Приказ Росграницы от 29.12.2007 № 4

«О Временном порядке делопроизводства и документооборота в Федеральном агентстве по обустройству государственной границы Российской Федерации»

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБУСТРОЙСТВУ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ГРАНИЦЫ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ПРИКАЗ от 29 декабря 2007 г. № 4

О ВРЕМЕННОМ ПОРЯДКЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА И ДОКУМЕНТООБОРОТА В ФЕДЕРАЛЬНОМ АГЕНТСТВЕ ПО ОБУСТРОЙСТВУ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ГРАНИЦЫ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

В целях упорядочения делопроизводства и документооборота на этапе становления Агентства и впредь до утверждения Инструкции по делопроизводству в Федеральном агентстве по обустройству государственной границы Российской Федерации приказываю:

1. Утвердить прилагаемый Временный порядок делопроизводства и документооборота в Агентстве.

2. Установить, что Временный порядок делопроизводства и документооборота в Агентстве обязателен для применения всеми государственными гражданскими служащими аппарата Агентства и лицами, временно исполняющих их обязанности.

3. Управлению делами обеспечивать ознакомление вновь назначаемых государственных гражданских служащих аппарата Агентства и лиц, временно исполняющих обязанности таких служащих.

4. Контроль исполнения настоящего Приказа оставляю за собой.

И.о. Руководителя А. И. Башков

Приложение к Приказу Росграницы от 29 декабря 2007 г. № 4

ВРЕМЕННЫЙ ПОРЯДОК ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА И ДОКУМЕНТООБОРОТА В АГЕНТСТВЕ

1. Общие положения

1.1. На период формирования Агентства устанавливается следующий порядок делопроизводства и документооборота в Агентстве (далее — Порядок).

1.2. Порядок подлежит безусловному исполнению всеми государственными гражданскими служащими Агентства и лицами, исполняющими их обязанности.

1.3. При приеме на работу каждый вновь принятый государственный гражданский служащий должен быть ознакомлен с данным Порядком под роспись.

2. Служебные записки

2.1. Все организационные вопросы требуют оформления в форме служебных записок.

2.2 Служебные записки должны содержать:

а) должность, фамилию, имя и отчество адресата;

б) содержание поставленного вопроса;

в) дату, подпись и должность подписавшего руководителя;

г) фамилию, инициалы и контактный телефон ответственного исполнителя.

2.3. Подписанные служебные записки передаются в общий отдел Управления делами для регистрации и направления лицу, которому они адресованы.

2.4. Служебные записки с резолюциями соответствующих руководителей подлежат возврату в общий отдел Управления делами для учета резолюций и направления копий ответственным исполнителям и соисполнителям.

3. Входящая корреспонденция

3.1. Вся входящая корреспонденция подлежит обязательной передаче в общий отдел Управления делами для регистрации и направления по принадлежности.

3.2. Входящие документы с резолюциями соответствующих руководителей возвращаются в общий отдел Управления делами для учета резолюций и направления копий ответственным исполнителям и соисполнителям. Резолюции оформляются на специальных бланках резолюций. Запрещается нанесение надписей на оригиналы документов.

3.3. Оригиналы входящих документов хранятся в общем отделе Управления делами, который обеспечивает формирование дел.

4. Вывод на бланк и отправка исходящей корреспонденции

4.1. Проекты ответов на входящие документы и проекты инициативных писем готовятся ответственными исполнителями. Соисполнители направляют ответственным исполнителям служебные записки со своим мнением или визируют проекты исходящих документов ответственных исполнителей. Для подписания исходящего документа у руководителя Агентства требуются следующие визы: подпись исполнителя (с указанием фамилии и телефона), подписи соисполнителей (при их наличии), подпись руководителя структурного подразделения, подпись курирующего заместителя руководителя Агентства. Для подписания документа у заместителя руководителя Агентства требуются следующие визы: подпись исполнителя (с указанием фамилии и телефона), подписи соисполнителей (при их наличии), подпись руководителя структурного подразделения.

4.2. Для вывода на бланк проекты исходящих документов с визами ответственных исполнителей, соисполнителей и соответствующих руководителей вместе с копией основания представляются в общий отдел Управления делами одновременно с направлением проектов исходящих документов по электронной почте.

4.3. Проект исходящего документа с приложением визового экземпляра и основания передается общим отделом Управления делами на подпись соответствующему руководителю либо при наличии замечаний возвращается ответственному исполнителю для доработки.

4.4. Исходящий документ, подписанный соответствующим руководителем, возвращается в общий отдел Управления делами для регистрации, снятия с контроля и отправки.

4.5 Общий отдел Управления делами:

• направляет копию исходящего документа с копией основания ответственному исполнителю;
• направляет копию исходящего документа с визовым экземпляром в дело;
• организует отправку оригинала исходящего документа адресату.

4.6. Общий отдел Управления делами осуществляет снятие с контроля исполненных входящих документов при наличии соответствующих исходящих документов.

4.7. Головные исполнители по входящим документам обязаны информировать общий отдел Управления делами о ходе исполнения этих документов. Общий отдел Управления делами ежедневно по состоянию на 18.00 составляет справку о ходе исполнения контрольных документов и представляет ее руководству Агентства.

---