Приказ Федеральной пробирной палаты от 28.02.2025 № 38

(ред. от 20.11.2025)

«Об утверждении Перечня документов, образующихся в процессе деятельности центрального аппарата Федеральной пробирной палаты, с указанием сроков хранения, создание, хранение и использование которых должно осуществляться в форме электронных документов»

МИНИСТЕРСТВО ФИНАНСОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Утвержден приказом Федеральной пробирной палаты от 28 февраля 2025 г. № 38

№ п/п	Вид документа	Срок хранения	Примечание
1	2	3	4
1	Федеральные конституционные законы, федеральные законы, акты Президента Российской Федерации (указы, распоряжения), Правительства Российской Федерации (постановления, распоряжения), федеральных органов исполнительной власти, иных государственных органов Российской Федерации (постановления, распоряжения, приказы)	ДМН (1), ст. 1	(1) — Относящиеся к деятельности — постоянно. Поступают по МЭДО
2	Постановления Конституционного Суда Российской Федерации. Постановления Пленума Верховного Суда Российской Федерации. Копии	ДМН (1), ст. 1	(1) — Относящиеся к деятельности — постоянно. Поступают по МЭДО
3	Нормативные правовые и методические документы (инструкции, регламенты, требования, порядки, классификаторы, рекомендации, правила, методические указания), относящиеся к компетенции Федеральной пробирной палаты	Пост., ст. 2	Поступают по МЭДО
4	Протоколы (выписки из протоколов) заседаний Правительства Российской Федерации, его Президиума, комиссий Правительства Российской Федерации, относящиеся к деятельности Федеральной пробирной палаты. Копии	Пост. (1), ст. 5	(1) — Присланные для сведения — ДМН. Поступают по МЭДО
5	Переписка с Администрацией Президента Российской Федерации, полномочными представителями Президента Российской Федерации, Правительством Российской Федерации, министерствами и ведомствами, законодательными и судебными органами Российской Федерации, государственными органами Российской Федерации, государственными органами субъектов Российской Федерации, органами местного самоуправления по основным (профильным) направлениям деятельности	5 л. ЭПК, ст. 6
6	Переписка с органами государственной власти и судебными органами по направлению деятельности Федеральной пробирной палаты	5 л. ЭПК, ст. 6
7	Переписка с министерствами и ведомствами по вопросам противодействия легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма	5 л. ЭПК, ст. 346
8	Документы (заключения, справки, переписка) по проведению правовой экспертизы локальных нормативных актов, их проектов и иных документов	5 л., ст. 8
9	Поручения (перечни поручений) Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, иных государственных органов Российской Федерации, протокольные поручения палат Федерального собрания Российской Федерации; документы (обзоры, доклады, расчеты, заключения, справки, переписка) по их выполнению	5 л. ЭПК, ст. 12	Поступают по МЭДО
10	Поручения Минфина России, документы (обзоры, доклады, предложения, расчеты, обоснования, заключения, справки, переписка) по их выполнению	Пост. (1), ст. 13	(1) — По оперативным, непрофильным вопросам — 5 л. ЭПК. Переписка — 5 л. ЭПК. Поступают по МЭДО
11	Поручения (перечни поручений) Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, иных государственных органов Российской Федерации, протокольные поручения палат Федерального собрания Российской Федерации; документы (обзоры, доклады, расчеты, заключения, справки, переписка) по их выполнению с пометкой «Для служебного пользования»	5 л. ЭПК, ст. 12	Поступают по МЭДО
12	Поручения руководства центрального аппарата Федеральной пробирной палаты, документы (справки, докладные, служебные записки, заключения) по их выполнению	5 л. ЭПК, ст. 14
13	Протоколы Межведомственной рабочей группы по обеспечению реализации проекта по оптимизации и автоматизации процессов в сфере лицензирования и разрешительной деятельности, документы (справки, доклады, информации, сводки, выписки, заключения) к ним	5 л. ЭПК, ст. 16 а)
14	Протоколы Межведомственной рабочей группы по внедрению клиентоцентричности в государственное управление, документы (справки, доклады, информации, сводки, выписки, заключения) к ним	5 л. ЭПК, ст. 16 а)
15	Протоколы заседаний рабочей группы Федеральной пробирной палаты по вопросам внедрения принципов клиентоцентричности в деятельности Федеральной пробирной палаты и документы (справки, доклады, информации, докладные записки, сводки, выписки, заключения) к ним	5 л. ЭПК, ст. 16 а)
16	Проекты приказов, распоряжений; документы к ним	1 г., ст. 18
17	Документы (информация, сведения, справки), подготовленные для размещения на сайте Федеральной пробирной палаты в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет»	3 г., ст. 181
18	Документы (доклады, обзоры, сводки, докладные, служебные записки, справки), представляемые структурными подразделениями руководству Федеральной пробирной палаты	5 л. ЭПК, ст. 38
19	Документы (доклады, обзоры, сводки, докладные, служебные записки, справки), представляемые структурными подразделениями руководству Федеральной пробирной палаты «Для служебного пользования»	5 л. ЭПК, ст. 38
20	Переписка с федеральными органами исполнительной власти, территориальными органами Федеральной пробирной палаты и иными организациями по основной деятельности (1)	5 л. ЭПК, ст. 41	(1) — Не указанная в отдельных статьях Перечня № 152
21	Переписка с иными организациями по иным вопросам (1)	5 л. ЭПК, ст. 41	(1) — Не указанная в отдельных статьях Перечня № 152
22	Обращения (заявления, жалобы) по результатам проверок, ревизий и документы (решения, переписка) по их рассмотрению	5 л. ЭПК (1), ст. 61	(1) — По результатам выездных, камеральных налоговых проверок — 10 л. Система защищенного электронного документооборота «Контур-Экстерн»
23	Обращения (жалобы); документы (справки, сведения, информации, переписка) по их рассмотрению	5 л. ЭПК, ст. 62	Ведется в ГИС ТОР КНД
24	Обращения граждан (предложения, заявления, жалобы, претензии); документы (справки, сведения, информации, переписка) по их рассмотрению	5 л. ЭПК, ст. 62
25	Документы (исковые заявления, заявления, доверенности, справки, определения, постановления, жалобы, ходатайства и документы к ним, судебные акты, решения третейских судов), представляемые в правоохранительные, судебные органы, третейские суды. Копии	5 л. (1), ст. 65	(1) — После принятия решения по делу
26	Переписка по вопросам делопроизводства и архивного дела	5 л., ст. 81
27	Журнал регистрации входящих документов, поступивших из организаций, министерств и ведомств	5 л., ст. 85 г)
28	Журнал регистрации входящих документов с пометкой «Для служебного пользования», поступивших из организаций, министерств и ведомств	5 л., ст. 85 г)
29	Журнал регистрации исходящих документов	5 л., ст. 85 г)
30	Журнал регистрации исходящих документов с пометкой «Для служебного пользования»	5 л., ст. 85 г)
31	Журнал регистрации приказов Федеральной пробирной палаты по основной деятельности	Пост. (1), ст. 85 а)	(1) — Хранятся в организации. При ликвидации организации передаются на хранение в государственные архивы, если могут быть использованы в качестве научно-справочного аппарата
32	Журнал регистрации приказов Федеральной пробирной палаты по основной деятельности с пометкой «Для служебного пользования»	Пост. (1), ст. 85 а)	(1) — Хранятся в организации. При ликвидации организации передаются на хранение в государственные архивы, если могут быть использованы в качестве научно-справочного аппарата
33	Журнал регистрации внутренних документов (поручений)	5 л., ст. 85 г) 3 г., ст. 85 к)
34	Журнал регистрации внутренних документов (поручений) с пометкой «Для служебного пользования»	5 л., ст. 85 г) 3 г., ст. 85 к)
35	Журнал регистрации исходящих документов, подписанных руководителем Федеральной пробирной палаты	5 л., ст. 85 г)
36	Журнал регистрации исходящих документов с пометкой «Для служебного пользования», подписанных руководителем Федеральной пробирной палаты	5 л., ст. 85 г)
37	Планы-графики закупок	3 г., ст. 102
38	Сводная бюджетная роспись, бюджетная роспись главных распорядителей (распорядителей) бюджетных средств на текущий финансовый год и плановый период (с изменениями)	Пост., ст. 110
39	Справки об изменении сводной бюджетной росписи и лимитов бюджетных обязательств	5 л., ст. 111
40	Справки, уведомления о лимитах бюджетных обязательств (бюджетных ассигнований), предельных объемах финансирования, доведенных получателю бюджетных средств, администратору источников финансирования дефицита бюджета, участвующему во внутриведомственной реорганизации	5 л., ст. 112
41	Бюджетная смета	Пост., ст. 113
42	Лимиты бюджетных обязательств	Пост., ст. 114
43	Кассовые планы: годовые	5 л., ст. 116 а)
44	Кассовые планы: квартальные	3 г, ст. 116 б)
45	Кассовые планы: месячные	1 г., ст. 116 в)
46	Бюджетная отчетность (балансы, отчеты, справки, пояснительные записки): годовая	Пост., ст. 127 а)
47	Бюджетная отчетность (балансы, отчеты, справки, пояснительные записки): квартальная	5 л. (1), ст. 127 б)	(1) — При отсутствии годовых — Пост.
48	Списки награжденных государственными и иными наградами, удостоенных государственных и иных званий, премий	Пост., ст. 226 а)
49	Списки работников Федеральной пробирной палаты, прошедших аттестацию	5 л., ст. 226 б)
50	Списки кандидатов на выдвижение по должности	ДЗН, ст. 226 в)
51	Списки совмещающих работу с получением образования	5 л., ст. 226 г)
52	Списки работников Федеральной пробирной палаты, вышедших на пенсию	5 л., ст. 226 д)
53	Базы данных информационных систем	В соответствии со сроком хранения данных, помещенных в базу, ст. 281
54	Журналы, базы данных учета носителей информации, программно-технических средств защиты информации ограниченного доступа	5 л., ст. 296
55	Переписка с Аппаратом Правительства Российской Федерации по вопросам цифровой трансформации	5 л. ЭПК, ст. 276
56	Переписка с министерствами и ведомствами по вопросам цифровой трансформации	5 л. ЭПК, ст. 277
57	Переписка по эксплуатации и модернизации локальных вычислительных сетей	5 л. ЭПК, ст. 284
58	Переписка по использованию, обслуживанию и совершенствованию информационных систем и программного обеспечения	5 л. ЭПК, ст. 285
59	Переписка о внедрении современных информационных технологий	5 л. ЭПК, ст. 289
60	Документы (переписка, отчеты) о работе уполномоченных лиц территориальных органов Федеральной пробирной палаты на производственных объектах, осуществляющих переработку драгоценных металлов и драгоценных камней	5 л. ЭПК, ст. 305
61	Документы (протоколы, анализы, докладные записки) технических комитетов по стандартизации	Пост., ст. 298	Ведется в электронной форме в ЕСЭД
62	Документы (справка, переписка и др.) по учету и уничтожению пробирных клейм	10 л. ЭПК, ст. 361
63	Переписка с территориальными органами (отделами, участками) Федеральной пробирной палаты по сдаче отходов драгоценных металлов	5 л. ЭПК, ст. 313
64	Заявки территориальных органов Федеральной пробирной палаты на драгоценные металлы, пробирные клейма, иглы и бланки, оборудование, приборы, расходные материалы	5 л., ст. 359, 360
65	Документы (предложения, заключения, справки, протоколы, переписка) по вопросам нормативно-правового регулирования отрасли драгоценных металлов и драгоценных камней	5 л. ЭПК, ст. 300
66	Переписка с федеральными органами исполнительной власти, территориальными органами Федеральной пробирной палаты и иными организациями по вопросам обеспечения сохранности, учета и использования драгоценных металлов и драгоценных камней	10 л. ЭПК, ст. 308
67	Переписка по основной (профильной) деятельности с федеральными органами исполнительной власти, территориальными органами Федеральной пробирной палаты и иными организациями по вопросам опробования, анализа и клеймения (1)	5 л. ЭПК, ст. 41	(1) — Не указанная в отдельных статьях Перечня № 152
68	Переписка с министерствами, ведомствами и организациями по вопросам работы ГИИС ДМДК	5 л. ЭПК, ст. 291, 292
69	Переписка по вопросам международного сотрудничества: с международными и иностранными организациями	5 л. ЭПК, ст. 175 а)
70	Переписка по вопросам международного сотрудничества: с органами государственной власти и иными государственными органами	10 л. ЭПК, ст. 175 б)
71	Документы (сведения, переписка, протоколы) по Кимберлийскому процессу	5 л. ЭПК, ст. 176	Ведется в электронной форме в ЕСЭД
72	Документы (предложения, заключения, справки, переписка и др.) по вопросам федерального государственного пробирного надзора	5 л. ЭПК, ст. 307
73	Переписка с территориальными органами Федеральной пробирной палаты по вопросам противодействия легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансирования терроризма	5 л. ЭПК, ст. 347
74	Переписка с юридическими и физическими лицами по вопросам противодействия легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма	5 л. ЭПК, ст. 346
75	Документы (докладные, служебные записки, сведения, справки, сводки, отчеты) об организации и результатах контроля исполнения документов	1 г. (1), ст. 70	(1) — После снятия с контроля
76	Заявки организаций, предприятий, индивидуальных предпринимателей на проведение государственного контроля при ввозе в Российскую Федерацию из государств, не входящих в Евразийский экономический союз, и вывозе из Российской Федерации в эти государства драгоценных металлов и сырьевых товаров, содержащих драгоценные металлы (далее — государственный контроль за ввозом и вывозом драгоценных металлов и сырьевых товаров)	5 л. ЭПК, ст. 330	В случае применения исключений из порядка, предусмотренных постановлением № 270, — в электронной форме в ЕСЭД
77	Заявки юридических лиц и физических лиц, зарегистрированных в качестве индивидуальных предпринимателей, на внесение изменений в акт государственного контроля при ввозе в Российскую Федерацию из государств, не входящих в Евразийский экономический союз, и вывозе из Российской Федерации в эти государства драгоценных металлов и сырьевых товаров, содержащих драгоценные металлы (далее — акт государственного контроля ввоза в Российскую Федерацию и вывоза из Российской Федерации драгоценных металлов и сырьевых товаров)	5 л. ЭПК, ст. 331	В случае применения исключений из порядка, предусмотренных постановлением № 270, — в электронной форме в ЕСЭД
78	Акты государственного контроля ввоза в Российскую Федерацию и вывоза из Российской Федерации драгоценных металлов и сырьевых товаров	Пост., ст. 333	В электронной форме в ГИИС ДМДК
79	Решения об отказе в выдаче акта государственного контроля за ввозом и вывозом драгоценных металлов и сырьевых товаров	5 л. ЭПК, ст. 338	В случае применения исключений из порядка, предусмотренных постановлением № 270, — в электронной форме в ЕСЭД
80	Переписка по вопросам государственного контроля ввоза в Российскую Федерацию и вывоза из Российской Федерации драгоценных металлов и сырьевых товаров	10 л. ЭПК, ст. 342
81	Переписка с Минфином России по вопросам государственного контроля за ввозом и вывозом драгоценных металлов и сырьевых товаров	10 л. ЭПК, ст. 341
82	Переписка с федеральными органами исполнительной власти, территориальными органами Федеральной пробирной палаты и иными организациями по вопросам лицензирования	5 л. ЭПК, ст. 352
83	Реестр специального учета юридических лиц, индивидуальных предпринимателей и художников-ювелиров, осуществляющих операции с драгоценными металлами и драгоценными камнями	Пост., ст. 355
84	Реестр именников — изготовителей ювелирных изделий	Пост., ст. 384
85	Реестр лицензий на осуществление деятельности по обработке (переработке) лома и отходов драгоценных металлов (за исключением деятельности по обработке (переработке) организациями и индивидуальными предпринимателями лома и отходов драгоценных металлов, образовавшихся и собранных ими в процессе собственного производства, а также ювелирных и других изделий из драгоценных металлов собственного производства, нереализованных и возвращенных производителю)	Пост. (1), ст. 350	(1) — Состав сведений и документов, содержащихся в реестрах, определяется федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации. Хранятся в организации, исполняющей функцию ведения реестров, передается на постоянное хранение после завершения ведения
86	Реестр лицензий на осуществление деятельности по скупке у физических лиц ювелирных и других изделий из драгоценных металлов и (или) драгоценных камней, лома таких изделий, заготовке лома и отходов драгоценных металлов и продукции (изделий), содержащей драгоценные металлы	Пост. (1), ст. 350	(1) — Состав сведений и документов, содержащихся в реестрах, определяется федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации. Хранятся в организации, исполняющей функцию ведения реестров, передается на постоянное хранение после завершения ведения
87	Приказы, распоряжения; документы (справки, сводки информации, доклады) к ним: по административно-хозяйственным вопросам	5 л., ст. 17
(п. 87 введен Приказом Федеральной пробирной палаты от 20.11.2025 № 187)
88	Правила, инструкции, регламенты (отраслевые), рекомендации	Пост., ст. 22	На государственное хранение передается посредством государственной информационной системы «Платформа „Центр хранения электронных документов“ (далее — ГИС „Платформа „ЦХЭД“)»
(п. 88 введен Приказом Федеральной пробирной палаты от 20.11.2025 № 187)
89	Положения о структурных подразделениях центрального аппарата Федеральной пробирной палаты и ее территориальных органов	Пост., ст. 32	На государственное хранение передается посредством ГИС «Платформа „ЦХЭД“»
(п. 89 введен Приказом Федеральной пробирной палаты от 20.11.2025 № 187)
90	Перечни документов Федеральной пробирной палаты с указанием сроков хранения	Пост., ст. 68	В гибридном виде. На государственное хранение передается посредством ГИС «Платформа „ЦХЭД“»
(п. 90 введен Приказом Федеральной пробирной палаты от 20.11.2025 № 187)
91	Номенклатура дел	Пост. (1), ст. 69	В гибридном виде. (1) — Структурных подразделений — 3 г.
(п. 91 введен Приказом Федеральной пробирной палаты от 20.11.2025 № 187)
92	Положения (регламенты) о контрактных управляющих; контрактной службе; закупках товаров, работ, услуг; комиссиях по осуществлению закупок товаров, работ, услуг для нужд Федеральной пробирной палаты	Пост., ст. 108	В гибридном виде. На государственное хранение передается посредством ГИС «Платформа „ЦХЭД“»
(п. 92 введен Приказом Федеральной пробирной палаты от 20.11.2025 № 187)
93	Документы (копии отчетов, заявления, списки работников, справки, выписки из протоколов, заключения, переписка) о выплате пособий, оплате листков нетрудоспособности, материальной помощи	5 л., ст. 145	В гибридном виде
(п. 93 введен Приказом Федеральной пробирной палаты от 20.11.2025 № 187)
94	Документы (заявления, решения, справки, переписка) об оплате дополнительных отпусков, предоставляемых работникам, совмещающим работу с получением образования	5 л., ст. 147	В гибридном виде
(п. 94 введен Приказом Федеральной пробирной палаты от 20.11.2025 № 187)
95	Приказы, распоряжения по личному составу; документы (докладные записки, справки, заявления) к ним:		В гибридном виде
	а) о ежегодно оплачиваемых отпусках, отпусках в связи с обучением, дежурствах, не связанных с основной (профильной) деятельностью;	5 л., ст. 209
	б) о направлении в командировку работников	5 л., ст. 209
(п. 95 введен Приказом Федеральной пробирной палаты от 20.11.2025 № 187)
96	Заявления работников о выдаче документов (личных документов, справок, приказов), связанных с работой, и их копий	1 г., ст. 222	В гибридном виде
(п. 96 введен Приказом Федеральной пробирной палаты от 20.11.2025 № 187)

Примечание:

в Перечне используются следующие сокращения:

ДМН — до минования надобности.

ЭПК — экспертно-проверочная комиссия.

Пост. — постоянно.

ДЗН — до замены новыми.

Постановление № 270 — Постановление Правительства Российской Федерации от 26 февраля 2021 г. № 270 «О некоторых вопросах контроля за оборотом драгоценных металлов, драгоценных камней и изделий из них на всех этапах этого оборота и внесении изменений в некоторые акты Правительства Российской Федерации».

Перечень № 152 — Приказ Федеральной пробирной палаты от 6 октября 2022 г. № 152 «Об утверждении Перечня документов, образующихся в процессе деятельности Федеральной пробирной палаты и ее территориальных органов, с указанием сроков хранения».

ГИИС ДМДК — государственная интегрированная информационная система в сфере контроля за оборотом драгоценных металлов, драгоценных камней и изделий из них на всех этапах этого оборота.

ЕСЭД — Единая система электронного документооборота Федеральной пробирной палаты.

МЭДО — система межведомственного электронного документооборота.

ГИС ТОР КНД — государственная информационная система «Типовое облачное решение по автоматизации контрольной (надзорной) деятельности».

---