Приказ Минпромторга России от 20.09.2019 № 3535

«Об утверждении Регламента ведения делопроизводства в торговых представительствах Российской Федерации в иностранных государствах»

ПРИКАЗ

В целях установления единого порядка ведения делопроизводства в торговых представительствах Российской Федерации в иностранных государствах приказываю:

1. Утвердить прилагаемый Регламент ведения делопроизводства в торговых представительствах Российской Федерации в иностранных государствах.

2. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

РЕГЛАМЕНТ ВЕДЕНИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ТОРГОВЫХ ПРЕДСТАВИТЕЛЬСТВАХ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ В ИНОСТРАННЫХ ГОСУДАРСТВАХ

I. Общие положения

1.1. Регламент ведения делопроизводства в торговых представительствах Российской Федерации в иностранных государствах (далее — Регламент) сотрудником, ответственным за делопроизводство, или работником, выполняющим соответствующие виды работ по договору, разработан на основании Инструкции по делопроизводству в Министерстве промышленности и торговли Российской Федерации, утвержденной приказом Минпромторга России от 28 октября 2014 г. № 2160 (далее — Инструкция), Порядка обращения со служебной информацией ограниченного распространения в Министерстве промышленности и торговли Российской Федерации, утвержденного приказом Минпромторга России от 10 апреля 2014 г. № 666, Регламента электронного документооборота Министерства промышленности и торговли Российской Федерации, утвержденного приказом Минпромторга России от 20 августа 2018 г. № 3260, Регламента организации контроля за подготовкой и исполнением документов в Министерстве промышленности и торговли Российской Федерации, утвержденного приказом Минпромторга России от 20 августа 2018 г. № 3250, порядка учета, использования, хранения и уничтожения гербовых бланков в Министерстве промышленности и торговли Российской Федерации, утвержденного приказом Минпромторга России от 15 января 2014 г. № 17, Положения о порядке изготовления, использования и хранения печатей с изображением Государственного герба Российской Федерации в Министерстве промышленности и торговли Российской Федерации, утвержденного приказом Минпромторга России от 2 июня 2014 г. № 1065.

1.2. Цель Регламента — формирование единого подхода к подготовке, обработке, хранению и использованию поступивших и образующихся в результате деятельности торгового представительства Российской Федерации в иностранных государствах (далее — Торгпредство) документов.

1.3. Непосредственное ведение делопроизводства в Торгпредстве осуществляется сотрудником, ответственным за делопроизводство, или работником, выполняющим соответствующие виды работ по договору возмездного оказания услуг (далее — делопроизводитель). Права и обязанности делопроизводителя определяются его должностным регламентом.

II. Прием и отправка документов

Прием документов

2.1. Прием несекретной корреспонденции (далее — документы) осуществляется делопроизводителем Торгпредства.

2.2. Документы в Торгпредство поступают по каналам дипломатическо-курьерской связи (далее — диппочта), электронной связи, почтовой связи.

2.3. Документы, поступившие диппочтой, делопроизводитель получает под расписку в соответствующем разделе журнала учета сдачи пакетов для отправки дипломатической почтой после проведенной им проверки.

В Торгпредствах, где в штатном расписании ответственный сотрудник отсутствует, диппочту получает Торговый представитель Российской Федерации (далее — Руководитель Торгпредства) под роспись в описи ответственного сотрудника Посольства Российской Федерации и передает ее делопроизводителю Торгпредства под роспись в журнале сдачи документов (пакетов) диппочты (приложение № 1 к Регламенту), который ежегодно заводится и хранится у делопроизводителя.

2.3.1. Делопроизводитель проверяет соответствие поступивших документов учетным данным описей и расписывается в получении документов.

2.3.2. В случае если учетные данные поступивших документов не соответствуют записям, указанным в описи, об этом докладывается Руководителю Торгпредства, делается соответствующая отметка в описи или составляется акт.

2.4. Документы с пометкой «Для служебного пользования» поступают в Торгпредство по каналам диппочты.

2.5. По каналам электронной связи в адрес Торгпредства поступают: письма, электронные сообщения, факсограммы.

2.5.1 Электронные сообщения поступают на:

электронный адрес Торгпредства и (или) Руководителя Торгпредства в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет»;

электронный адрес Торгпредства корпоративной электронной почты (при ее наличии).

2.5.2 Прием электронных сообщений осуществляет делопроизводитель.

2.5.3 Факсограммы получают по каналам факсимильной связи.

2.6 Документы, поступившие почтовой связью, принимаются делопроизводителем:

непосредственно на почте;

через пункт приема почтовой корреспонденции (почтовый ящик);

от курьера почтового отделения государства пребывания, обслуживающего район расположения Торгпредства;

от курьера экспресс-почты.

2.7. Делопроизводитель принимает конверты под расписку в журнале приема документов (пакетов) - приложение № 2 к Регламенту.

2.8. Полученные конверты делопроизводитель вскрывает, кроме конвертов с отметкой «Лично».

Пакеты (конверты), которые могут быть использованы для подтверждения адреса отправителя или даты отправления (получения) документов, не уничтожаются, а прилагаются к документам.

2.9. Документы, ошибочно присланные в Торгпредство, направляются по принадлежности соответствующему адресату или возвращаются отправителю.

Отправка документов

2.10. Отправка документов Торгпредства осуществляется делопроизводителем. Документы отправляются по каналам диппочты, электронной связи, почтовой связи.

2.11. Перед отправкой документов делопроизводитель проверяет правильность указания адресата, наличие подписи, регистрационного номера и даты, количество листов документа, а также всех приложений, указанных в документе (при наличии). На документах с несколькими адресатами подчеркивается адрес того корреспондента, которому посылается данный экземпляр.

2.12. При отправке документов по каналам диппочты (служебные документы, пересылка которых по международным каналам связи нежелательна и с целью обеспечения их сохранности и беспрепятственной доставки по назначению) делопроизводителем составляется опись в трех экземплярах - приложение № 3. Первый и второй экземпляры описи направляются вместе с пакетом документов в Минпромторг России (далее — Министерство). Во втором экземпляре описи, возвращенном из Министерства, делопроизводителем проставляется соответствующая отметка и подпись. Третий (контрольный) экземпляр описи остается у делопроизводителя.

Делопроизводитель Торгпредства проверяет соответствие отправляемых диппочтой документов с учетными данными описи и заполняет графы 1 - 4 журнала приема документов (пакетов) (приложение № 2 к Регламенту).

2.13. По каналам электронной связи отправляются письма, электронные сообщения, факсограммы, описи.

2.14. Отправка документов по факсимильной связи осуществляется делопроизводителем. Подлинник отправленного документа с отметкой «Отправлено факсом» с указанием даты подшивается в дело (если не требуется в дальнейшей работе) или отправляется почтой.

2.15. При отправке документов по каналам почтовой связи делопроизводитель конвертует документы и проставляет на конверте реквизиты, установленные для оформления почтовой корреспонденции в государстве пребывания. Подготовленный к отправке конверт (пакет) передается делопроизводителем на почту либо курьеру почтового отделения государства пребывания, обслуживающего район расположения Торгпредства, либо курьеру экспресс-почты.

III. Регистрация документов

3.1. Документы, поступившие в Торгпредство, образующиеся в процессе деятельности и отправляемые из Торгпредства, подлежат регистрации.

3.2. К документам, не подлежащим регистрации, относятся документы, не требующие исполнения и не содержащие информации, используемой в справочных целях (например: пригласительные, поздравительные письма, билеты, планы, программы семинаров, конференций, симпозиумов и других подобных мероприятий, рекламные документы, печатные издания, унифицированные формы и бланки документов).

Перечень документов, не подлежащих регистрации, утверждается Руководителем Торгпредства.

3.3. Регистрация документов осуществляется делопроизводителем. Каждый документ регистрируется отдельно.

Регистрация входящих документов

3.4. Поступившая корреспонденция регистрируется делопроизводителем в журналах (картотеках) регистрации входящих документов - приложение № 4 к Регламенту.

При регистрации в правом нижнем углу первого листа документа проставляется входящий регистрационный номер, который состоит из порядкового номера в пределах календарного года, даты (число, месяц, год), количества листов документа.

На нерегистрируемых документах проставляется только дата поступления.

3.5. Поступившие в Торгпредство документы с пометкой «Для служебного пользования» (далее — ДСП) регистрируются в журнале учета документов (изданий) «Для служебного пользования» - приложение № 5 к Регламенту. В регистрационный номер документа с пометкой «Для служебного пользования» добавляются буквы «дсп».

3.6. Зарегистрированные документы передаются делопроизводителем Руководителю Торгпредства, который в форме резолюции дает письменное поручение по исполнению этих документов с указанием исполнителя (исполнителей) и сроков исполнения.

3.7. Делопроизводитель в соответствии с резолюцией передает документы на исполнение под расписку в журнале (картотеке) регистрации входящих документов с указанием даты вручения исполнителю, а также срока исполнения и отметки о контроле, обозначаемой буквой «К» или словом «Контроль».

Регистрация внутренних документов

3.8. К внутренним документам Торгпредства, подлежащим регистрации, относятся организационно-распорядительные документы (приказы, распоряжения, протоколы, докладные записки, служебные записки).

3.9. Присвоение регистрационных номеров внутренним документам осуществляется делопроизводителем по видам документов в пределах календарного года:

приказы по основной деятельности — N-о;

приказы по личному составу — N-л;

приказы о командировках, отпусках — N-к;

приказы по административно-хозяйственной деятельности (о закреплении автотранспорта, создании комиссий и другое) — N-ах;

протоколы — N-ИФ <1>;

<1> ИФ — инициалы имени и фамилии подписавшего лица (Торгового представителя Российской Федерации в иностранном государстве либо лица, его замещающего).

протоколы комиссии — N-XX <2>.

<2> XX — первые буквы наименования комиссии (например, экспертная комиссия — ЭК, автотранспортная комиссия — АК и так далее).

3.10 Информация о регистрации приказов вносится делопроизводителем в соответствующие журналы:

журнал (картотека) регистрации приказов Торгпредства по основной деятельности;

журнал (картотека) регистрации приказов Торгпредства по личному составу;

журнал (картотека) регистрации приказов Торгпредства о командировках, отпусках;

журнал (картотека) регистрации приказов Торгпредства по административно-хозяйственной деятельности о закреплении автотранспорта, создании комиссий и другие.

Образец оформления журналов регистрации приказов Торгпредства приведен в приложении № 7 к Регламенту.

Регистрация исходящих документов

3.11. Исходящие документы после подписания Руководителем Торгпредства регистрируются делопроизводителем в журнале регистрации исходящих документов Торгпредства - приложение № 8 к Регламенту.

3.12. Регистрационный номер исходящего документа состоит из делопроизводственного индекса Торгпредства (список делопроизводственных индексов Торгпредств - приложение № 6 к Регламенту) и порядкового номера в пределах календарного года (например, Т203-1, где Т203 — делопроизводственный индекс Торгпредства, 1 — порядковый номер исходящего документа) и проставляется в отведенном на бланке Торгпредства месте.

3.13. Перед регистрацией исходящих документов делопроизводитель проверяет оформление на соответствие Инструкции, правильность указания адресата, наличие подписи, всех приложений, указанных в документе (при наличии).

3.14. Всем экземплярам одного и того же исходящего документа присваивается один регистрационный исходящий номер. В журнале регистрации исходящих документов Торгпредства каждый экземпляр документа записывается отдельно с указанием адресата согласно рассылке.

3.15. Экземпляры исходящих документов, предназначенные для отправки, направляются адресатам, а визовые экземпляры подшиваются делопроизводителем в соответствующие дела согласно номенклатуре дел, с отметкой в журнале регистрации исходящих документов.

3.16. Информация о способе доставки (отправки) документов (диппочта, почта) вносится делопроизводителем в журнал регистрации исходящих документов.

IV. Ведение журналов регистрации документов, контроль за исполнением документов

Ведение журналов регистрации документов

4.1. Журналы регистрации документов ведутся делопроизводителем раздельно по видам документов (приказы по основной деятельности, по личному составу) и по годам. По окончании каждого календарного года регистрация документов в журнале завершается и под последним регистрационным номером подводится черта. Под чертой указывается, каким порядковым номером закончена регистрация. Запись заверяется подписью делопроизводителя с указанием даты.

4.2. Записи в журналах учета ведутся разборчиво и аккуратно. Исправления заверяются подписью лица, производившего исправления.

4.3. Законченные журналы регистрации документов, имеющие срок хранения до 10 лет, хранятся в архиве Торгпредства в течение установленного номенклатурой дел срока, после чего уничтожаются по акту.

4.4. Законченные журналы регистрации документов, имеющие срок хранения свыше 10 лет, хранятся в архиве Торгпредства.

4.5. Журналы регистрации документов могут вестись делопроизводителем в электронном виде.

Контроль за исполнением документов

4.6. Контроль исполнения документов возложен на делопроизводителя, который осуществляет организационные мероприятия с целью обеспечения контроля за своевременным и качественным исполнением контрольных документов, с момента поступления и постановки Руководителем Торгпредства документа на контроль.

4.7. Обязательному контролю подлежат приказы и поручения руководства Министерства промышленности и торговли Российской Федерации (далее — Министерство), письма Министерства, приказы Торгпредства, требующие ознакомления сотрудников, а также документы, требующие срочного ответа, либо исходящие инициативные документы, содержащие запросы, и на которые ожидаются ответы.

4.8. Контроль за исполнением документов ведется на контрольных карточках контроля исполнения документов - приложение № 9 к Регламенту или в электронном виде. Отметка о контроле — буква «К» или слово «Контроль» — проставляется в левом поле карточки и на первом листе документа.

Информация, содержащаяся на электронных контрольных карточках, распечатывается и представляется Руководителю Торгпредства.

4.9. Карточки группируются в специальной контрольной картотеке по срокам исполнения. На исходящие документы, требующие контроля, заводится отдельная контрольная картотека или выделяется специальный раздел в общей контрольной картотеке. Карточки в них располагаются по срокам исполнения задания или по ожидаемым датам получения ответов.

4.10. Сроки исполнения документов определяются Руководителем Торгпредства исходя из срока, установленного вышестоящим органом, или срока, установленного законодательством Российской Федерации.

4.11 Сроки исполнения документов могут быть:

типовыми — установленными соответствующими нормативными правовыми актами Российской Федерации;

индивидуальными — установленными в тексте документа, указаниями вышестоящих органов и (или) резолюцией руководителя.

В случае если в тексте поручения вместо даты исполнения или периода времени имеется указание «срочно», «незамедлительно», поручение подлежит исполнению не позднее 3 дней с даты подписания поручения.

Указание «оперативно», «в сжатые сроки» предусматривает 10-дневный срок исполнения.

В случае если срок исполнения в поручении не указан, оно подлежит исполнению в течение 1 календарного месяца (до соответствующего числа следующего месяца, а если в следующем месяце такой даты нет, то до последнего дня месяца).

4.12. Контрольные документы считаются исполненными и снимаются с контроля на основании документированного подтверждения фактического исполнения по существу указанных поручений (при недокументированном решении вопроса — на основании соответствующей служебной записки ответственного исполнителя), а также письменного информирования заявителей об исполнении поручения ответственным исполнителем (далее — основание). Промежуточный ответ или запрос по исполняемому контрольному документу не является основанием для снятия его с контроля.

4.13. Делопроизводитель обеспечивает ежедневную подготовку отчета об исполнении контрольных документов и регулярно докладывает Руководителю Торгпредства о случаях задержки их выполнения.

V. Составление и оформление документов

5.1. Документы, создаваемые в Торгпредстве, оформляются в соответствии с разделом II Инструкции.

5.2. Документ, подготовленный Тогпредством на иностранном языке и представляемый в Министерство, должен иметь перевод на русский язык (для документов большого объема — описательную справку на русском языке).

5.3. Образцы оформления отдельных видов документов Торгпредства: приказ - приложения № 10 и № 10.1 к Регламенту, протокол - приложение № 11 к Регламенту.

5.4. Образец бланка Торгпредства - приложение № 12 к Регламенту.

VI. Организация экспертизы ценности документов

6.1. Для организации работы по экспертизе ценности документов в Торгпредстве создается постоянно действующая экспертная комиссия (далее — ЭК).

6.2. Под руководством и контролем ЭК проводится работа по своевременному составлению номенклатуры дел Торгпредства, не реже одного раза в год осуществляется отбор документов и подготовка их к передаче на архивное хранение, а также выделение документов с истекшими сроками хранения к уничтожению.

6.3. В состав ЭК на основании решения Руководителя Торгпредства включаются бухгалтер, юрист, сотрудник, занимающийся административно-хозяйственными вопросами, делопроизводитель (секретарь ЭК). Председателем ЭК назначается один из заместителей Руководителя Торгпредства.

6.4. Состав и положение ЭК утверждается приказом Торгпредства по административно-хозяйственной деятельности.

6.5. Все заседания ЭК протоколируются. Образец оформления протокола (приложение № 11 к Регламенту).

6.6. По окончании служебной командировки кого-либо из членов ЭК соответствующие изменения состава ЭК утверждаются приказом Торгпредства.

6.7. Примерное положение об экспертной комиссии Торгпредства - приложение № 13 к Регламенту.

VII. Номенклатура дел

7.1. В целях правильного формирования документов в дела текущего делопроизводства, их учета, обеспечения сохранности и быстрого поиска документов ежегодно составляется номенклатура дел Торгпредства на следующий календарный год. При подготовке номенклатуры дел целесообразно руководствоваться Инструкцией.

7.2. Составление и техническое оформление номенклатуры дел (печатание, внесение дополнений) осуществляет делопроизводитель (форма номенклатуры дел и итоговой записи - приложение № 14 к Регламенту). В каждом разделе номенклатуры дела располагаются по степени важности.

7.3. В 1-й графе указывается индекс каждого дела, состоящий из делопроизводственного индекса Торгпредства, номера раздела номенклатуры и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре дел.

Например, индекс дела Т203-01-02, где Т203 — делопроизводственный индекс Торгпредства России в Чехии, 01 — номер раздела номенклатуры «Руководство», 02 — порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.

7.4. Во 2-й графе номенклатуры указываются заголовки дел. Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок («входящая переписка», «исходящая переписка», «разные документы»). Не допускается употребление сокращенных слов и сокращенных наименований федеральных органов исполнительной власти и учреждений, за исключением официально принятых.

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется. Не допускается употребление в заголовке неконкретных формулировок: «переписка по общим или разным вопросам».

В заголовках дел, содержащих копии документов, после названия дела указывается — «Копии».

Не включаются в номенклатуру дел печатные издания, брошюры, всевозможные справочники, экспресс-информация и другие подобные документы.

7.5. В 3-й графе номенклатуры дел по окончании делопроизводственного года проставляется количество заведенных дел (томов). На основании указанного количества заведенных дел (томов) заполняется итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в Торгпредстве, с разбивкой по срокам хранения.

7.6. В 4-й графе номенклатуры указываются сроки хранения дел, установленные на основании Примерной номенклатуры дел.

Кроме постоянного и временного сроков хранения для отдельных дел устанавливается срок «До минования надобности» (ДМН). Такие документы в основном копийные и присланные для сведения хранятся до минования практической надобности или до замены новыми. Отметка ДМН означает, что документы имеют только практическое значение и срок их хранения определяется Торгпредством, но он не может быть менее одного года.

7.7. В 5-й графе номенклатуры дел указываются дополнительные сведения об особенностях формирования дел, месте их хранения, дополнительные примечания к срокам хранения дел, а также специальные пояснения к отдельным видам документов, проставляются дополнительные отметки для обозначения некоторых категорий документов.

7.8. Утвержденная Руководителем Торгпредства номенклатура дел высылается для согласования в Административный департамент Министерства в двух экземплярах не позднее 15 ноября текущего года вместе с итоговой записью о категориях и количестве дел, заведенных в текущем году. После согласования один экземпляр номенклатуры дел возвращается в Торгпредство.

7.9. Делопроизводитель выдает исполнителям для работы размноженный экземпляр номенклатуры или выписку из нее, относящуюся к их деятельности. Наличие номенклатуры у исполнителей позволяет правильно формировать исполненные документы в дела.

7.10. Номенклатура дел вступает в силу с 1 января следующего года, на ее основании делопроизводителем заводятся дела в текущем делопроизводстве Торгпредства.

XIII. Требования к формированию документов в дела

8.1 При формировании дел делопроизводителю следует руководствоваться следующими требованиями:

группировать документы в дело в соответствии с номенклатурой;

раздельно группировать в дела документы постоянного и временного хранения, документы по личному составу (подлинники отделять от копий);

включать в дело по одному экземпляру каждого документа;

группировать в дело документы одного календарного года (за исключением переходящих дел);

группировать в дело исполненные документы, имеющие отметку об исполнении;

соблюдать состав документов, которые должны помещаться в данное дело;

приложения независимо от их дат присоединяются к документам тех дел, к которым относятся. Приложения большого объема могут составлять отдельный том;

располагать документы внутри дела с учетом вопросно-логического (в переписке), хронологического (в приказах, протоколах), алфавитного (в лицевых счетах) и других признаков.

8.2. В течение года документы комплектуются в дела (папки или регистры), заведенные делопроизводителем. На корешке дела оформляется заголовок согласно номенклатуре дел с указанием индекса дела и срока хранения.

8.3. Приказы Торгпредства по основной деятельности, по личному составу, об отпусках и командировках, о закреплении автотранспорта имеют различные сроки хранения, поэтому они должны комплектоваться в разные папки. Основания к приказам комплектуются отдельно.

8.4. Копии приказов Министерства, Торгпредства, инструкции, нормативные акты и другие руководящие указания по общим вопросам длительного действия формируются в специальное дело.

8.5. Переписка группируется в дела за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности по инициативному документу, документ-ответ помещается за документом-запросом независимо от даты подготовленного ответа.

8.6. Исполненные документы с пометкой «Для служебного пользования» формируются в одно или несколько самостоятельных дел и хранятся в закрытых металлических шкафах.

IX. Передача дел на архивное хранение

9.1. Перечень документов, подлежащих отправке на архивное хранение в Министерство, определяется номенклатурой дел Торгпредства и включает дела с постоянными и временными сроками хранения (от 10 лет и выше). Дела со сроками хранения от одного года до 5 лет включительно хранятся в Торгпредстве до истечения срока хранения, после чего включаются в акт на уничтожение или ЭК принимает решение о продлении срока хранения.

9.2. Передача дел на архивное хранение в Министерство производится не позднее чем через два года после завершения их в текущем делопроизводстве Торгпредства.

9.3. Подготовку и оформление дел к передаче на архивное хранение осуществляет делопроизводитель. Допускается формирование бухгалтерских документов (ведомости на выдачу заработной платы, лицевые счета и другие) в дела при подготовке к передаче на архивное хранение бухгалтером.

9.4 Подготовка и оформление дел к передаче на архивное хранение должна соответствовать следующим требованиям:

документы формируются за каждый год в отдельное дело;

объем дела — не более 250 листов;

листы документов нумеруются в правом верхнем углу простым карандашом;

составляется внутренняя опись документов дела - приложение № 15 к Регламенту, которая подшивается в начале дела. На документы со сроком хранения 10 лет внутренняя опись может не составляться;

на документы дела составляется лист-заверитель - приложение № 16 к Регламенту, который подшивается в конце дела;

дело прошивается на 4 прокола в твердую обложку;

на обложку дела выносится заголовок согласно номенклатуре - приложение № 17 к Регламенту.

9.5 Документы внутри дела группируются следующим образом:

приказы располагаются по номерам в хронологическом порядке;

лицевые счета по расчетам с сотрудниками Торгпредства и работниками по договорам, подписанные Руководителем Торгпредства, главным бухгалтером и заверенные печатью, группируются по дате окончания служебной командировки сотрудника (либо по последней дате окончания работ работника по договору) и располагаются в алфавитном порядке;

ведомости на выдачу заработной платы сотрудникам Торгпредства и работникам по договорам должны быть изъяты из кассовых бухгалтерских документов, сформированы по хронологии и прошиты в отдельные дела.

9.7. Дела сдаются на архивное хранение в Министерство по описям (форма описи - приложение № 18 к Регламенту).

9.8 При составлении описи дел необходимо соблюдать следующие требования:

каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов, то каждый том также должен иметь порядковый номер), сформированное в отдельный том приложение к делу вносится в опись также под самостоятельным номером;

дела в описи нумеруются по порядку;

графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

при внесении в опись дел с одинаковыми заголовками заголовок каждого дела пишется полностью;

графа описи «Примечание» используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о наличии копий.

9.9. Описи составляются отдельно на дела постоянного срока хранения, по личному составу (75 лет) и на дела временного срока хранения (от 10 лет и выше) в 2-х экземплярах, подписываются составителем (делопроизводителем), согласуются с экспертной комиссией (номер протокола), утверждаются Руководителем Торгпредства.

9.10. Подготовленные к сдаче на архивное хранение дела вместе с описями передаются делопроизводителем на отправку диппочтой в Министерство.

9.11. Сотрудники архива Министерства проверяют правильность оформления сдаваемых дел, описей, расписываются о приеме дел на всех экземплярах описи. Один экземпляр описи остается на хранении в архиве Министерства, другой экземпляр возвращается диппочтой и хранится в Торгпредстве.

X. Уничтожение дел и документов

10.1. Дела, не подлежащие сдаче на архивное хранение в Министерство, находятся в Торгпредстве в течение установленного для них срока хранения.

10.2. Исчисление сроков хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания документов в текущем делопроизводстве.

10.3. Ежегодно на дела с истекшими сроками хранения делопроизводителем составляется акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, - приложение № 19 к Регламенту.

10.4. Экземпляры копий документов Торгпредства, а также копий документов, присланных для сведения (приказов, инструкций, соглашений, договоров, отчетов), хранятся как справочный материал в течение срока, необходимого для их использования в оперативной работе, после чего включаются в акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

10.5. На однородные дела (кассовые и мемориальные ордера, приказы, отчеты и другие), отобранные к уничтожению, в акте указывается общий для них заголовок, номера дел по номенклатуре, количество дел, томов, отнесенных к данной группе.

10.6. Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (далее — акт), составляется в двух экземплярах, рассматривается членами ЭК и, при отсутствии замечаний, подписывается ими, а затем утверждается Руководителем Торгпредства.

10.7. Экземпляры акта включаются делопроизводителем в опись документов и передаются ответственному сотруднику или Руководителю Торгпредства для отправки диппочтой в Министерство на согласование. После согласования один экземпляр акта возвращается в Торгпредство, а другой остается в архиве Министерства.

10.8. Дела физически уничтожаются после получения согласованного Административным департаментом Министерства экземпляра акта.

10.9. На документы с ограничительной пометкой «Для служебного пользования» с истекшими сроками хранения делопроизводителем составляется акт о выделении к уничтожению документов с ограничительной пометкой «Для служебного пользования», не подлежащих хранению, - приложение № 19.1 к Регламенту.

10.10. Уничтожение внесенных в акт дел производится делопроизводителем путем измельчения документов с использованием бумагорезательной машины. В акте делопроизводителем делается отметка о дате фактического уничтожения дел. Акт заверяется подписями сотрудников, проводивших уничтожение документов. Акт о выделении к уничтожению документов с ограничительной пометкой «Для служебного пользования», не подлежащих хранению, заверяется подписями членов ЭК Торгпредства, проводивших уничтожение документов.

10.11. Копия акта о выделении к уничтожению документов с ограничительной пометкой «Для служебного пользования», не подлежащих хранению, с отметкой об уничтожении направляется в Административный департамент Министерства.

XI. Обеспечение сохранности и организация архивного хранения документов в Торгпредстве

11.1. Работу архива Торгпредства организует и осуществляет делопроизводитель.

11.2. Все дела с документами за истекший год, законченные делопроизводством, размещаются в архиве Торгпредства (специальное помещение).

11.3. Хранение законченных делопроизводством дел с документами текущего года запрещается.

11.4. Для архивного хранения документов и дел Торгпредства (с большим документооборотом) использовать специальную изолированную комнату, которая должна иметь прочную дверь с надежным замком, решетки и (или) внутренние ставни на окнах и стеллажи для размещения документов и дел. При незначительном объеме документооборота документы и дела могут храниться в металлических шкафах или сейфах. Дверь помещения архива, а также шкафы и сейфы с документами архивного хранения должны быть закрыты на ключ и опечатаны делопроизводителем или другим сотрудником, назначенным Руководителем Торгпредства.

11.5. Документы и дела в архиве размещаются на стеллажах по годам. На каждом стеллаже составляется топографический указатель, в котором указываются за какой год дела, номер шкафа, номер полки, на которой размещены дела.

11.6. Выдача сотрудникам Торгпредства во временное пользование документов и дел из архива производится с разрешения Руководителя Торгпредства или его заместителя под расписку в журнале учета выдачи дел и документов - приложение № 20 к Регламенту. Делопроизводитель следит за своевременным возвратом выданных документов и дел.

XII. Составление отчета о состоянии делопроизводства и архива в Торгпредстве

12.1. Делопроизводитель ежегодно составляет отчет о состоянии делопроизводства и архива в Торгпредстве.

12.2. В отчет включается информация о составе и объеме документооборота Торгпредства, номенклатуре дел, работе экспертной комиссии, порядке регистрации документов, передаче документов и дел на архивное хранение в Министерство, порядке и условиях уничтожения документов.

XIII. Передача документов при смене делопроизводителей, а также при ликвидации Торгпредства

13.1. При замене делопроизводителя производится передача документов и дел текущего делопроизводства, а также находящихся на архивном хранении в Торгпредстве (кроме бухгалтерских документов) вновь назначенному сотруднику (либо лицу, временно исполняющему соответствующие обязанности до прибытия вновь назначенного сотрудника) по акту приема — передачи документов и дел - приложение № 21 к Регламенту. Акт приема — передачи документов и дел печатается в 2-х экземплярах, утверждается Руководителем Торгпредства. Первый экземпляр акта приема — передачи документов и дел хранится в делах Торгпредства не менее 3-х лет, второй экземпляр представляется в Административный департамент Министерства для учета.

13.2. При ликвидации Торгпредства делопроизводителем проводится проверка наличия документов и дел в соответствии с номенклатурой, при этом дела, не подлежащие дальнейшему хранению, уничтожаются по акту, дела с не истекшими сроками хранения, длительными (от 10 лет и выше) сроками хранения и постоянными сроками хранения направляются в архив Министерства. Уничтожение и отправка дел и документов осуществляется в установленном выше порядке.

Приложение N 2 к Регламенту ведения делопроизводства в торговых представительствах Российской Федерации

Приложение N 3 к Регламенту ведения делопроизводства в торговых представительствах Российской Федерации в иностранных государствах

                       "__" ________ 20   г.

    Сдал(а): ____________________           Принял(а): ____________________
              (фамилия, подпись)                        (фамилия, подпись)

    "__" ________ 20   г.                   "__" ________ 20   г.

Приложение № 4 к Регламенту ведения делопроизводства в торговых представительствах Российской Федерации в иностранных государствах

ЖУРНАЛ (КАРТОТЕКИ) РЕГИСТРАЦИИ ВХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ

Приложение № 7 к Регламенту ведения делопроизводства в торговых представительствах Российской Федерации в иностранных государствах

ЖУРНАЛ РЕГИСТРАЦИИ ПРИКАЗОВ ТОРГОВОГО ПРЕДСТАВИТЕЛЬСТВА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ В ИНОСТРАННОМ ГОСУДАРСТВЕ

Приложение N 8

Приложение N 9

в торговых представительствах

Приложение N 10

в торговых представительствах Российской Федерации в иностранных государствах

(образец)

ТОРГОВОЕ ПРЕДСТАВИТЕЛЬСТВО РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ В .....

П Р И К А З

____________________ Место составления N ___________________ /\

                                │ Примерно 2 см

                                \/

Об Иванове В.П.

В связи с прибытием Иванова Владимира Петровича в _______________ (страна) для работы в должности ведущего специалиста-эксперта экономического

Левое отдела торгового представительства сроком на _____ года с должностным

поле  окладом ___________ долларов  США   в   месяц,  пересечением  границы
2 см  Российской Федерации _________________________ (семья прибудет позже)

<────> (число, месяц, год) приказываю:

1 полуторный /\

интервал     \/
      процентов должностного оклада в иностранной валюте,  а также суточные

  за ____ дня с ___________________ по ___________________.
                (число, месяц, год)    (число, месяц, год)

            2. <a id="p100551"></a>Предоставить  Иванову В.П.  2-комнатную  квартиру  общей
  площадью  до  60 кв   метров  с  мебелью  за  счет  сметы   Торгового
  представительства Российской Федерации в .... в жилом доме по адресу:
  ___________________________________

Правое

      Основание: аттестат N ______ от __________________.       поле 1 см
                                      (число, месяц год)        <───────>

                    /\

           3 полуторных │
<pre class="legal-pre">           межстрочных  │
           интервала    │</pre>
                        │

                    \/
  Торговый представитель
  Российской Федерации                                     И.О. Фамилия

Приложение № 10.1

в торговых представительствах Российской Федерации в иностранных государствах

(образец)

ТОРГОВОЕ ПРЕДСТАВИТЕЛЬСТВО РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ В ВЕЛИКОБРИТАНИИ

П Р И К А З

_______________________ N ______________________

Лондон

О создании экспертной комиссии Торгового представительства Российской Федерации в Великобритании

    В  целях организации и проведения методической и практической работы по
экспертизе  ценности  документов,  отбору  и  подготовке  на  ведомственное
хранение  документов Архивного фонда Российской Федерации, образовавшихся в
деятельности    Торгового    представительства   Российской   Федерации   в

Великобритании, приказываю:

1.   <a id="p100563"></a>Создать   постоянно   действующую  экспертную  комиссию  Торгового

представительства Российской Федерации в Великобритании в составе согласно приложению.

2.  <a id="p100564"></a>Утвердить  прилагаемое Положение о постоянно действующей экспертной

комиссии Торгового представительства Российской Федерации в Великобритании.

3.   <a id="p100565"></a>Признать   утратившим   силу  приказ  Торгового  представительства

Российской Федерации в Великобритании от ... N «О создании экспертной комиссии ........».

4. <a id="p100566"></a>Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

Торговый представитель Российской Федерации И.О. Фамилия

Приложение № 11

в торговых представительствах Российской Федерации в иностранных государствах

(образец)

ТОРГОВОЕ ПРЕДСТАВИТЕЛЬСТВО РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ В ........

П Р О Т О К О Л

                   совещания экспертной комиссии

« » ____________ N ____________

Присутствовали:

Наименование должности (по значимости)                         И.О. Фамилия
Наименование должности (по значимости)                         И.О. Фамилия
Наименование должности (по значимости)                         И.О. Фамилия

                / |

    ┌──────────────/  └───────────────────┐
    │Многострочные наименования должностей│
<pre class="legal-pre">    │  присутствующих указываются через   │
    │        1 межстрочный интервал       │</pre>
    └─────────────────────────────────────┘

I. О подготовке номенклатуры дел на следующий год .....

  1. <a id="p100575"></a>Внести уточнения...

  2. <a id="p100576"></a>Передать на утверждение...

Левое поле

2 см II. О рассмотрении акта о выделении к уничтожению документов, <───> не подлежащих хранению

  1. <a id="p100579"></a>Принять к сведению...

  2. <a id="p100580"></a>Поручить...                                            Правое
                                                            поле 1 см

Председатель экспертной комиссии                               И.О. Фамилия

Секретарь экспертной комиссии                                  И.О. Фамилия

Приложение № 12

Российской Федерации

МИНИСТЕРСТВО ПРОМЫШЛЕННОСТИ И ТОРГОВЛИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ (МИНПРОМТОРГ РОССИИ)
ТОРГОВОЕ ПРЕДСТАВИТЕЛЬСТВО РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ В КОРОЛЕВСТВЕ МАРОККО		REPRESENTATION COMMERCIALE DE LA FEDERATION DE RUSSIE AU ROYAUME DU MAROC
9, ул. Кетама, 4 км Авеню Мухаммеда VI Суиссии-Рабат, Марокко п/я 1455 — п/и 10000 Тел: (212) 537-75-44-81; 75-40-85 Факс: (212) 537-75-21-06 E-mail: traderus@mail.ru		9, Rue Ketama, 4km Avenue Mohammed VI Souissi-Rabat, Maroc BP1455 — recette principale 10000 Tel: 212) 537-75-44-81; 75-40-85 Fax: (212) 537-75-21-06 E-mail: traderus@mail.ru
№ Т-000/00-д «__» _______ 20__ г.

в иностранных государствах

1. Общие положения.

Постоянно действующая экспертная комиссии (ЭК) Торгового представительства Российской Федерации в иностранном государстве (далее — Торгпредство) создается для организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке на ведомственное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, образовавшихся в деятельности Торгпредства.

Постоянно действующая ЭК является совещательным органом при Руководителе Торгпредства.

Персональный состав ЭК назначается приказом Торгпредства. В состав ЭК включаются: председатель комиссии, секретарь комиссии — сотрудник, ответственный за ведение делопроизводства, члены комиссии — наиболее квалифицированные сотрудники Торгпредства.

Положение об ЭК утверждается и вводится в действие приказом Торгпредства.

2. Задачи ЭК.

Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и формировании дел.

Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии подготовки их к архивному хранению.

Организация передачи документов на архивное хранение в Административный департамент Минпромторга России.

3. Функции ЭК.

Организует и проводит работу по ежегодному отбору документов Торгпредства для дальнейшего хранения и к уничтожению.

Рассматривает и выносит решения о согласовании:

номенклатуры дел Торгпредства;

актов о выделении к уничтожению документов Торгпредства, не подлежащих хранению;

описей дел постоянного и долговременного (10 лет и выше) срока хранения и по личному составу.

4. Права ЭК.

Запрашивать от исполнителей:

информацию об условиях хранения и обеспечении сохранности документов, о причинах утраты документов;

письменные объяснения о причинах утраты, порчи или незаконного уничтожения документов постоянного и долговременного хранения, в том числе документов по личному составу;

информацию, необходимую для определения сроков хранения документов.

Информировать Руководителя Торгпредства по вопросам своей компетенции.

5. Организация работы ЭК.

Вопросы, относящиеся к компетенции ЭК, рассматриваются на ее заседаниях, которые проводятся по мере необходимости. Все заседания ЭК протоколируются.

Заседание считается правомочным, если на нем присутствует более половины ее состава. Решения ЭК принимаются по каждому вопросу (документу) отдельно большинством голосов присутствующих. При разделении голосов поровну решение принимает председатель ЭК по согласованию с Руководителем Торгпредства.

Ведение делопроизводства ЭК, хранение и использование ее документов, ответственность за их сохранность возлагаются на секретаря ЭК.

Приложение № 14

Форма номенклатуры дел и итоговой записи

в (государство пребывания)

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ                                      УТВЕРЖДАЮ

Дата         N ____                             Торговый представитель
___________________                              Российской Федерации
(место составления)                           в (государство пребывания)
                                           Личная подпись      И.О. Фамилия
На ____________ год                            "__" __________ 201.. г.

Должность составителя номенклатуры дел Личная подпись И.О. Фамилия Дата

СОГЛАСОВАНО                                    СОГЛАСОВАНО
Начальник отдела архива Административного      Протокол Постоянно
департамента Минпромторга России               действующей экспертной

                                           комиссии торгового

Личная подпись                  И.О. Фамилия   представительства
Дата                                           Российской Федерации

                                           в иностранном государстве
                                           от ______ N ___________

Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в _____ году в Торговом представительстве Российской Федерации в (государство пребывания)

Должность составителя итоговой записи Личная подпись И.О. Фамилия Дата

Итоговые сведения переданы в отдел архива Административного департамента Минпромторга России

в иностранных государствах

Итого _________________________________________________________ документов. (цифрами и прописью)

Количество листов внутренней описи _______________________________________. (цифрами и прописью)

Наименование должности лица, составившего внутреннюю опись документов дела Личная подпись И.О. Фамилия

Дата

в иностранных государствах

ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА N ____

В деле подшито и пронумеровано __________________________________ лист(ов), (цифрами и прописью) в том числе литерные листы ___________, пропущенные номера ________________

• листов внутренней описи _________________________________________________

Наименование должности Личная подпись И.О. Фамилия

Дата

Российской Федерации в иностранных государствах

Номенклатура

Код федерального архива ____

Код Министерства ______

____________________________________________ (Наименование федерального архива)

МИНИСТЕРСТВО ПРОМЫШЛЕННОСТИ И ТОРГОВЛИ -------------------------------------- РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ --------------------

ТОРГОВОЕ ПРЕДСТАВИТЕЛЬСТВО РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ----------------------------------------------- В (ГОСУДАРСТВО ПРЕБЫВАНИЯ) -------------------------- (Наименование Министерства и торгового представительства)

ДЕЛО N ___ ТОМ N ____

ПРИКАЗЫ ТОРГОВОГО ПРЕДСТАВИТЕЛЬСТВА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ В ---------------------------------------------------------- (ГОСУДАРСТВО ПРЕБЫВАНИЯ) ------------------------ ПО ОСНОВНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ------------------------ (заголовок дела)

с 1 января 2011 г. по 31 декабря 2011 г. ---------------------------------------- (дата)

На 50 листах --

Хранить постоянно ---------

┌──────────────────┐
│ Ф N ____________ │
│                  │
│ Оп. N __________ │
│                  │
│ Д. N ___________ │
└──────────────────┘

Российской Федерации в иностранных государствах

Министерство промышленности и торговли Российской Федерации

Торговое представительство Российской Федерации в (государство пребывания)

УТВЕРЖДАЮ Торговый представитель Российской Федерации в (государство пребывания)

                                                __________ И.О. Фамилия
                                                "__"           201_ г.

ОПИСЬ N ____

В данную опись внесено _______________________________ дел с N ____________ (цифрами и прописью) по N _________________, в том числе:

литерные номера:

пропущенные номера:

Наименование должности составителя описи Личная подпись И.О. Фамилия Дата

СОГЛАСОВАНО                                    СОГЛАСОВАНО
Начальник отдела архива Административного      Протокол ЭК Торгпредства
департамента Минпромторга России               от _____________ N _________
Личная подпись               И.О. Фамилия

Дата

Передал _______________________________________________________________ дел (цифрами и прописью)

Наименование должности сотрудника подразделения Личная подпись И.О. Фамилия Дата

Принял ____________________________ дел и _________________________________ (цифрами и прописью) (цифрами и прописью) регистрационно-контрольных картотек к документам.

Начальник отдела архива Административного департамента Минпромторга России Личная подпись И.О. Фамилия Дата

в иностранных государствах

Министерство промышленности и торговли Российской Федерации

Торговое представительство Российской Федерации в (государство пребывания)

УТВЕРЖДАЮ Торговый представитель Российской Федерации в (государство пребывания)

                                                __________ И.О. Фамилия
                                                "__"           201  г.

АКТ о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению

"  " _________ 20  г.                город                     N _________

На   основании   Примерной  номенклатуры  дел  загранаппарата  Министерства
промышленности   и   торговли   Российской   Федерации,   номенклатур   дел

Торгпредства

 (название и выходные данные перечня документов с указанием сроков
                           их хранения)

отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение документы фонда N ____ (название фонда)

Итого ____________________________ дел за ____________________________ годы (цифрами и прописью)

Документы постоянного хранения и по личному составу за ______ годы переданы на архивное хранение в Минпромторг России

Наименование должности лица, проводившего экспертизу ценности документов Подпись И.О. Фамилия

Дата

Председатель экспертной комиссии     Подпись             И.О. Фамилия

Члены экспертной комиссии            Подпись             И.О. Фамилия

СОГЛАСОВАНО Протокол ЭК Торгпредства от __________ N ____

СОГЛАСОВАНО Начальник отдела архива Административного департамента Минпромторга России И.О. Фамилия

Документы в количестве ________________________________________________ дел (цифрами и прописью) уничтожены ________________________________________________________________ (путем сожжения, переработки)

Наименование должности работника, уничтожившего документы Подпись И.О. Фамилия

Изменения в учетные документы внесены

Наименование должности работника, внесшего изменения в учетные документы Подпись И.О. Фамилия Дата

в иностранных государствах

Министерство промышленности и торговли Российской Федерации

Торговое представительство Российской Федерации в (государство пребывания)

УТВЕРЖДАЮ Торговый представитель Российской Федерации в (государство пребывания)

                                                __________ И.О. Фамилия
                                                "__"           201_ г.

АКТ о выделении к уничтожению документов с ограничительной пометкой «Для служебного пользования», не подлежащих хранению

"  " _________ 20  г.                город                     N _________

На   основании   Примерной  номенклатуры  дел  загранаппарата  Министерства
промышленности   и   торговли   Российской   Федерации,   номенклатур   дел

Торгпредства

 (название и выходные данные перечня документов с указанием сроков
                           их хранения)

отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение документы фонда N ____ (название фонда)

Итого ____________________________ дел за ____________________________ годы (цифрами и прописью)

Наименование должности лица, проводившего экспертизу ценности документов Подпись И.О. Фамилия

Дата

Председатель экспертной комиссии     Подпись             И.О. Фамилия

Члены экспертной комиссии            Подпись             И.О. Фамилия

СОГЛАСОВАНО Протокол ЭК Торгпредства от __________ N ____

СОГЛАСОВАНО Начальник отдела архива Административного департамента Минпромторга России И.О. Фамилия

Документы в количестве ________________________________________________ дел (цифрами и прописью) уничтожены ________________________________________________________________ (путем сожжения, переработки)

Наименование должностей членов ЭК,

уничтоживших документы                         Подпись         И.О. Фамилия
                                               Подпись         И.О. Фамилия

Изменения в учетные документы внесены

Наименование должности работника, внесшего изменения в учетные документы Подпись И.О. Фамилия Дата

в иностранных государствах

учета выдачи дел и документов

Приложение N 21 к Регламенту ведения делопроизводства в торговых представительствах Российской Федерации в иностранных государствах

                    в (государство пребывания)

УТВЕРЖДАЮ Торговый представитель Российской Федерации в (государство пребывания)

                                                __________ И.О. Фамилия
                                                "__"           201  г.

АКТ приема-передачи документов и дел

В связи с (указать основание, причину) ----------------------------------------------------------------------- (И.О. Фамилия, должность работника, передающего документы и дела) передает,

а (И.О. Фамилия, должность работника, принимающего документы и дела) принимает документы и дела:

В акт приема - передачи внесено _____ (цифрой и прописью) дел (документов).

(если передаются отдельные документы, то указываются их количество и количество листов документов)

              Передал:                                 Принял:
  Должность, подпись, И.О. Фамилия         Должность, подпись, И.О. Фамилия

       "__"           201  г.                   "__"           201  г.

Акт приема — передачи составил(и): (должность, подпись, И.О. Фамилия, дата)

Вложения

• $334106_010T.RTF
• $334106_020T.RTF
• $334106_030T.RTF
• $334106_040T.RTF
• $334106_050T.RTF
• $334106_070T.RTF
• $334106_080T.RTF
• $334106_090T.RTF
• $334106_140T.XLS
• $334106_150T.RTF
• $334106_160T.RTF
• $334106_170T.RTF
• $334106_180T.RTF
• $334106_190T.RTF
• $334106_191T.RTF
• $334106_200T.RTF
• $334106_210T.RTF