Статья 33. СертификацияПриказ Минпромторга России от 28.10.2014 № 2160

ПРИКАЗ

В целях совершенствования документационного обеспечения и повышения его эффективности в Министерстве промышленности и торговли Российской Федерации приказываю:

1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в Министерстве промышленности и торговли Российской Федерации (далее — Инструкция), согласованную с Федеральным архивным агентством.

2. Возложить на Административный департамент методическое руководство организацией делопроизводства и контроль за соблюдением в Минпромторге России требований Инструкции.

3. Руководителям структурных подразделений обеспечить неукоснительное исполнение положений Инструкции.

4. Признать утратившим силу приказ Минпромторга России от 19 июня 2011 г. № 965 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству Министерства промышленности и торговли Российской Федерации».

5. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на первого заместителя Министра Г.С. Никитина.

Министр

ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В МИНИСТЕРСТВЕ ПРОМЫШЛЕННОСТИ И ТОРГОВЛИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

I. Общие положения

1.1. Инструкция по делопроизводству в Министерстве промышленности и торговли Российской Федерации (далее — Инструкция) разработана в целях установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию документов, совершенствования делопроизводства.

1.2. Настоящая Инструкция разработана в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477 «Об утверждении правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти», постановлением Правительства Российской Федерации от 7 сентября 2011 г. № 751 «О внесении изменений в правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти», постановлением Правительства Российской Федерации от 19 января 2005 г. № 30 «О типовом регламенте взаимодействия федеральных органов исполнительной власти», ГОСТом Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», введенным в действие постановлением Государственного комитета Российской Федерации по стандартизации и метрологии 3 марта 2003 г. № 65-ст и согласована с Федеральным архивным агентством (далее — Росархив).

1.3. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов, осуществляемую с помощью информационных технологий. Система электронного документооборота, применяемая в Министерстве промышленности и торговли Российской Федерации (далее — Министерство), должна обеспечивать выполнение требований Инструкции.

Положения Инструкции не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.

Требования Инструкции к работе с бухгалтерской, научно-технической и другой специальной документацией распространяются лишь в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение.

1.4. Организация делопроизводства в Министерстве осуществляется в соответствии с Регламентом электронного документооборота с использованием электронной подписи, утвержденным приказом Минпромторга России от 2 июня 2014 г. № 1050 (далее — Регламент), и настоящей Инструкцией с использованием автоматизированной поисковой системы электронного документооборота (далее — СЭДО) и системы межведомственного электронного документооборота (далее — МЭДО).

1.5. Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в Министерстве осуществляется Административным департаментом.

Порядок приема, учета, подготовки, оформления, размножения, контроля за исполнением документов, их хранения и использования, устанавливаемый настоящей Инструкцией, указания Административного департамента по вопросам документационного обеспечения управления и архивного дела обязательны для всех сотрудников.

1.6. Ответственность за организацию и ведение делопроизводства, соблюдение установленного настоящей Инструкцией порядка работы с документами и сохранность документов в структурных подразделениях Министерства возлагается на их руководителей.

Руководители структурных подразделений назначают государственных гражданских служащих (далее — сотрудники), ответственных за ведение делопроизводства в подразделении (далее — ответственные за делопроизводство). Списки ответственных за делопроизводство готовятся Административным департаментом на основе сведений, представленных подразделениями. Примерный перечень функций, выполняемых ответственными за делопроизводство, приведен в приложении № 1.

1.7. Сотрудники Министерства несут персональную ответственность за соблюдение требований настоящей Инструкции и сохранность находящихся у них служебных документов.

1.8. О случае утраты документов исполнитель обязан немедленно доложить руководителю подразделения и сообщить об этом в Административный департамент. По распоряжению директора департамента проводится служебная проверка, о результатах которого информируется Административный департамент. При необходимости о принятых решениях докладывается руководству Министерства.

Информация, содержащаяся в документах Министерства, может использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями должностных лиц, работающих или знакомящихся с этой информацией.

1.9. При временном отсутствии (отпуск, болезнь, командировка и др.), увольнении или переходе на работу в другое подразделение государственный служащий обязан передать по акту, оформленному в произвольной форме, находящиеся у него служебные документы своему непосредственному руководителю или другому сотруднику, устно определенному руководителем структурного подразделения (начальником отдела в составе структурного подразделения).

Если уволившийся (переведенный) сотрудник являлся ответственным за ведение делопроизводства в структурном подразделении, руководитель структурного подразделения должен сообщить в Административный департамент фамилию сотрудника, на которого возлагаются обязанности ответственного за делопроизводство в подразделении.

1.10. Рассматриваемые и подготавливаемые в Министерстве проекты документов, а также принятые по ним решения, до их официального опубликования в установленном порядке относятся к материалам, содержащим служебную информацию, используемую в соответствии с полномочиями должностных лиц.

Работа с секретными документами, шифротелеграммами, другими документами ограниченного доступа, а также обработка секретной и другой информации ограниченного доступа осуществляется в соответствии со специальными инструкциями.

Порядок работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется в соответствии с Положением о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 г. № 1233 «Об утверждении Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти и уполномоченном органе управления использованием атомной энергии» и приказом Минпромторга России от 10 апреля 2014 г. № 666 «Об упорядочении обращения со служебной информацией ограниченного распространения в Министерстве промышленности и торговли Российской Федерации».

Особенности работы с документами, содержащими конфиденциальную информацию (служебную или иную тайну, персональные данные), регулируются специальными правовыми актами (инструкциями, положениями, правилами).

1.11. Взаимодействие с представителями средств массовой информации, ответы на запросы СМИ, подготовка материалов к публичным мероприятиям руководства Минпромторга осуществляются в установленном Министром порядке, его заместителями, уполномоченным на это департаментом, через сотрудников отдела пресс-службы Департамента информационных технологий и общественных связей. В отдельных случаях — иными должностными лицами по разрешению (указанию, поручению) Министра, его заместителей, а также директора департамента.

Ответы на запросы СМИ предоставляются, согласно Закону Российской Федерации от 27.12.1991 № 2124-1 «О средствах массовой информации» и Федеральному закону от 09.02.2009 № 8-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления», отказ в предоставлении запрашиваемой информации возможен, только если она содержит сведения, составляющие государственную, коммерческую или иную специально охраняемую законом тайну. Уведомление об отказе вручается представителю редакции в трехдневный срок со дня получения письменного запроса информации.

Отсрочка в предоставлении запрашиваемой информации допустима, если требуемые сведения не могут быть представлены в семидневный срок. Уведомление об отсрочке вручается представителю редакции в трехдневный срок со дня получения письменного запроса информации. В уведомлении должны быть указаны:

• причины, по которым запрашиваемая информация не может быть представлена в семидневный срок;
• дата, к которой будет представлена запрашиваемая информация;
• должностное лицо, установившее отсрочку;
• дата принятия решения об отсрочке.

1.12. Вести переписку между департаментами (отделами) по вопросам, которые могут быть решены в оперативном порядке и не требуют документального оформления, не рекомендуется.

II. Правила подготовки и оформления документов

2.1. Общие требования

2.1.1. Документы Министерства оформляются на бланках, соответствующих стандарту, на бумаге формата A3 (420 x 297 мм), A4 (210 x 297 мм), A5 (210 x 148 мм) и A6 (105 x 148 мм) или в виде электронных документов.

На бумаге формата A3 могут оформляться отдельные виды документов, содержательная часть которых включает таблицы, сметы, схемы либо оформлена в виде специального трафарета.

Бумагу форматов A6 и A5 допускается использовать для оформления указания по исполнению документа должностного лица.

2.1.2. Каждый вид служебного документа имеет свой состав обязательных реквизитов, отсутствие или неправильное указание которых делает документ недействительным. Набор реквизитов, характеризующих документы, определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного документа, способом документирования.

Требования к оформлению реквизитов служебных документов определяет ГОСТ Р 6.30-2003.

2.1.3. При подготовке документов применяется текстовый редактор, представляющий собой программное обеспечение для просмотра, создания, редактирования и сохранения электронного документа, в том числе в форматах Open Document Format (ГОСТ Р ИСО/МЭК 26300-2010) и Office Open XML (OOXML, DOCX) с использованием шрифта Times New Roman размером № 14, для многостраничных документов (положения, инструкции и другие) — № 13. Для оформления некоторых реквизитов писем допускается уменьшение размера шрифта до № 12, для оформления таблиц — до № 10.

(в ред. Приказа Минпромторга России от 23.01.2019 № 147)

Отдельные внутренние документы (заявления, объяснительные записки и т.д.), авторами которых являются сотрудники Министерства, могут быть написаны от руки.

2.1.4. Строки в многострочных реквизитах документа (кроме текста) печатаются через 1 межстрочный интервал (12 пт), отделяя реквизиты друг от друга 2 — 3 межстрочными интервалами (24 — 36 пт).

Составные части реквизитов «Адресат», «Гриф утверждения документов», «Отметка о наличии приложения», «Гриф согласования» отделяют друг от друга 1,5 — 2 межстрочными интервалами (18 — 24 пт).

Текст документов печатается через 1,5 межстрочных интервала (18 пт) на расстоянии 2 — 3 межстрочных интервалов от заголовка в установленных границах полей. Через 2 интервала печатаются тексты документов для устного прочтения (доклады), а также тексты, подлежащие редактированию, телеграммы.

Строки реквизитов «Адресат», «Гриф утверждения» и «Гриф согласования» центрируются по отношению к самой длинной строке, а строки реквизита «Адресат» могут выравниваться по левой границе рабочего поля.

Не допускается выравнивание текста по левой границе рабочего поля, а реквизитов «Адресат», «Гриф утверждения» и «Гриф согласования» — по правой границе.

2.1.5. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля, в мм:

левое — 20;

правое — 10;

верхнее — 20;

нижнее — 20.

2.1.6. Документы на двух и более страницах нумеруются в центре верхнего поля листа арабскими цифрами без знаков препинания, на первом листе номер не ставится.

Приложения к документам имеют самостоятельную нумерацию.

2.2. Бланки документов

2.2.1. Документы Министерства оформляются на бланках с изображением Государственного герба Российской Федерации (далее — гербовые) установленной формы, изготовленных на листах белой бумаги формата A4 (210 x 297 мм) в соответствии с требованиями ГОСТ Р.6.30-2003. При переписке между подразделениями бланки не используются.

2.2.2. Состав видов гербовых бланков, применяемых в Министерстве, утверждается Министром по представлению Административного департамента.

В Министерстве применяются следующие бланки (приложение № 2):

а) бланк Министра промышленности и торговли Российской Федерации с угловым расположением реквизитов;

б) бланк первого заместителя Министра промышленности и торговли Российской Федерации с угловым расположением реквизитов;

в) бланк статс-секретаря — заместителя Министра промышленности и торговли Российской Федерации;

г) бланк заместителя Министра промышленности и торговли Российской Федерации с угловым расположением реквизитов;

д) бланк приказа, протокола Министерства промышленности и торговли Российской Федерации с продольным расположением реквизитов;

е) бланк письма Министерства промышленности и торговли Российской Федерации с угловым расположением реквизитов;

ж) бланк письма Министерства промышленности и торговли Российской Федерации с продольным расположением реквизитов.

Введение в обращение новых видов бланков документов осуществляется по мере необходимости по решению Министра на соответствующее предложение директора Административного департамента.

2.2.3. Гербовые бланки изготавливаются полиграфическими предприятиями, имеющими лицензию на соответствующий вид деятельности, нумеруются и подлежат учету.

Не разрешается использование и изготовление гербовых бланков с помощью компьютерной и копировальной техники.

Порядок использования, учета, хранения и уничтожения гербовых бланков определен приказом Минпромторга России от 15 января 2014 г. № 17.

2.2.4. При изготовлении бланков (в зависимости от вида) используются следующие реквизиты: Государственный герб Российской Федерации, основной государственный регистрационный номер, идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет, наименование федерального органа исполнительной власти, справочные данные, наименование вида документа, дата документа, регистрационный номер документа, ссылка на регистрационный номер и дату документа, место составления.

2.3. Оформление реквизитов документов

2.3.1. Государственный герб Российской Федерации

Государственный герб Российской Федерации помещается на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации».

2.3.2. Основной государственный регистрационный номер

Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

2.3.3. Наименование федерального органа исполнительной власти

Наименование должно соответствовать наименованию, закрепленному в Положении о Министерстве промышленности и торговли Российской Федерации, утвержденном постановлением Правительства Российской Федерации от 05 июня 2008 г. № 438. Сокращенное наименование помещается в скобках ниже полного: (Минпромторг России).

При оформлении внутренних документов (докладные и служебные письма, справки и т.д.) может использоваться как полное, так и сокращенное наименование Министерства.

2.3.4. Справочные данные

Справочные данные о Министерстве включают в себя: почтовый адрес, номера телефонов, номер факса, адрес электронной почты.

2.3.5. Наименование вида документа

Наименование вида документа должно соответствовать содержанию документируемого действия, печатается прописными буквами вразрядку (ПРИКАЗ, ПРОТОКОЛ) и выравнивается по центру.

В письме наименование вида документа не указывается.

2.3.6. Дата документа

Датой документа является дата его подписания (распорядительные документы, письма) или события, зафиксированного в документе (протокол, акт); для документа, принимаемого коллегиальным органом, — дата его принятия; для утверждаемого документа (план, регламент, инструкция, положение, отчет) — дата его утверждения.

Документы, изданные совместно двумя или более федеральными органами исполнительной власти, должны иметь одну (единую) дату. При этом датой документа является наиболее поздняя дата подписания.

Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ, либо лицом, осуществляющим регистрацию документа (письма, приказы и др.).

При подготовке проекта документа печатается только обозначение месяца и года, для числа оставляется место (без кавычек).

Способ написания даты зависит от характера документа.

В нормативных правовых актах, правовых актах, документах, определяющих права граждан и организаций, а также содержащих сведения финансового характера, дата оформляется словесно-цифровым способом, при этом день месяца не заключается в кавычки и оформляется двумя цифрами.

Например: 09 апреля 2014 г.

В остальных случаях, в том числе в заголовках документов, при регистрации служебных писем, доверенностей, соглашений (договоров, контрактов) и иных документов (кроме приказов), используется цифровой способ оформления даты: день и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенных точкой, год — четырьмя арабскими цифрами; буква «г» после цифр не ставится. Если число или порядковый номер месяца являются однозначными, то перед цифрой ставится ноль.

Например: 09.02.2014.

Если предложение после даты не заканчивается, точка после указания года не ставится.

Дата на документах, оформленных на бланках, проставляется в специально отведенном месте. На документах, оформленных на стандартных листах бумаги (за исключением договоров, контрактов, соглашений и совместных приказов), дата проставляется под наименованием должности лица, подписавшего документ, и печатается от левой границы текстового поля на расстоянии 2 межстрочных интервалов (24 пт) от предыдущего реквизита.

Все служебные отметки на документе, подготовленном на бумажном носителе, связанные с его прохождением и исполнением, в том числе указания по исполнению документа и визы согласования, необходимо датировать и подписывать.

2.3.7. Регистрационный номер документа

При регистрации документа ему присваивается определенный регистрационный номер, который состоит из его порядкового номера и возможных дополнительных индексов, содержащих информацию о корреспонденте, исполнителях и т.д. Индексация документов осуществляется, как правило, в пределах календарного года.

Регистрационный номер проставляется на бланках в специально отведенном месте. На документах, оформленных на стандартных листах бумаги (за исключением служебных и докладных записок, а также совместных писем и приказов), номер печатается под реквизитом «Дата» от левой границы текстового поля с тем же межстрочным интервалом, с каким печатался документ.

2.3.8. Ссылка на регистрационный номер и дату документа

Ссылка на регистрационный номер и дату документа (далее — ссылка на номер) используется в тех видах документов, которые являются ответами на запрос (письмо, справка, докладная или служебная записка), и включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ.

Ссылка на номер и дату документа проставляется на бланках в специально отведенном месте. На документах, оформленных на стандартных листах бумаги (докладная, служебная записка), — на 18 пт (1,5 межстрочных интервала) ниже реквизитов «дата» и «регистрационный номер» (исходящий) документа-ответа.

При заполнении регистрационной карточки в СЭДО ссылка на номер и дату документа указывается во вкладке «Связи».

Наличие этого реквизита исключает необходимость упоминания даты и индекса поступившего документа в тексте ответа, освобождая текст от вспомогательной справочной информации.

2.3.9. Место составления

Место составления или издания документа указывается с учетом принятого административно-территориального деления в том случае, если затруднено его определение по реквизитам бланка документа «Наименование организации» и «Справочные данные об организации». Оно включает только общепринятые сокращения.

2.3.10. Адресат

Документ адресуется организации, ее структурному подразделению, должностному или частному (физическому) лицу.

Адрес печатается от центра текстового поля в правом верхнем углу документа через 1 межстрочный интервал. Как правило, все строки реквизита центрируются по отношению к самой длинной строке (не более 8 см). При направлении письма нескольким адресатам все строки реквизита «Адрес» выравниваются по левой границе рабочего поля.

Наименование организации, ее структурного подразделения указывается в именительном падеже, например:

При направлении документа в однородные организации их названия указываются обобщенно, например:

Если документ направляется в некоторые из однородных организаций, то адресование оформляется в следующей редакции:

При направлении документа конкретному должностному лицу наименование организации, ее структурного подразделения указывается в именительном падеже, а наименование должности и фамилия лица, которому адресован документ, в дательном падеже. Инициалы и фамилия печатаются после наименования должности через 1,5 межстрочных интервала, например:

При адресовании документа руководителю организации или его заместителю наименование организации входит в наименование должности адресата, например:

или

При адресовании документов лицам, имеющим звания (военным или ученым), эти звания указываются перед фамилией:

В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указываются через запятую в последовательности, установленной п. 23 постановления Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. N 221 "Об утверждении правил оказания услуг почтовой связи":

• для юридических лиц - полное или краткое наименование, для гражданина - фамилия, имя, отчество;
• название улицы, номер дома, номер квартиры;
• название населенного пункта (города, поселка и т.п.);
• название района;
• название республики, края, области, автономного округа (области);
• название страны (для международных почтовых отправлений);
• почтовый индекс.

Почтовый адрес не указывается на документах, направляемых в федеральные органы государственной власти, территориальные органы Министерства, подведомственные организации и другим постоянным корреспондентам.

При адресовании документа должностному лицу инициалы указываются перед фамилией, при адресовании документа физическому лицу - после нее.

Если письмо адресуется должностному лицу организации, в реквизите "Адресат" указывают ее наименование, а затем почтовый адрес, например:

При адресовании документа физическому лицу сначала указывают фамилию и инициалы получателя в дательном падеже, а затем почтовый адрес.

Например:

При оформлении документа, содержащего от двух до четырех адресов, оформлении допускается уменьшение размера шрифта адресатов до N 12.

Например:

При направлении документа более чем в четыре адреса составляется указатель рассылки, в котором отмечается, кому направлен документ и дата отправки.

Исключение составляют оформляемые в связи с судебными делами документы, в которых может указываться больше адресов в соответствии с действующим законодательством.

2.3.11. Утверждение документа

Гриф утверждения документа - это реквизит, указывающий нормативный или правовой характер его содержания.

Утверждение документа осуществляется двумя способами, имеющими одинаковую юридическую силу: должностным лицом (Министром, его заместителями, руководителями структурных подразделений, в компетенцию которых входит решение вопросов, изложенных в утверждаемых документах) или изданием приказа (при необходимости дополнительных предписаний и разъяснений, утверждении ряда документов), иногда протоколом.

Если документ издается отдельно от утверждающего распорядительного документа, на нем проставляется гриф утверждения.

Гриф утверждения проставляется в правом верхнем углу первого листа документа. Все составные части реквизита центрируются относительно самой длинной строки, не превышающей 10 см и ограниченной правым полем документа. Слово УТВЕРЖДАЮ (УТВЕРЖДЕНО), расшифровка подписи (инициалы и фамилия) и дата утверждения отделяются 1,5 межстрочными интервалами (18 пт), остальные строки реквизита печатаются через 1 межстрочный интервал.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.

20 сентября 2014 г.

При утверждении документа постановлением, решением (комиссии, собрания и т.д.), приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН(О), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера.

Например:

Слово УТВЕРЖДЕНО согласуется в роде и числе с первым словом наименования документа: положение - УТВЕРЖДЕНО, план - УТВЕРЖДЕН, мероприятия - УТВЕРЖДЕНЫ, программа - УТВЕРЖДЕНА.

При наличии нескольких грифов утверждения их располагают на одном уровне и первым слева - гриф организации-инициатора издания или ответственного исполнителя документа.

Например:

2.3.12. Указание по исполнению документа

В состав указания по исполнению документа входят следующие элементы: фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись автора указания, дата.

В случаях, когда указание по исполнению документа дано нескольким лицам, равным по должности, основным исполнителем является лицо, указанное в указании первым.

Указание по исполнению документа на бумажном носителе может оформляться на бланке для указаний по исполнению документа должностного лица (формат A6) с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому оно относится, или в верхней части самого документа, на свободном от текста месте.

2.3.13. Заголовок к тексту

Заголовок составляется исполнителем к любому документу формата A4, содержащему более одного абзаца текста, кроме телефонограмм, телеграмм, извещений.

Заголовок к тексту - краткое изложение содержания документа, формулируется одной фразой. Он должен быть максимально кратким, точно передавать смысл текста и грамматически согласовываться с наименованием вида документа. Например: приказ (о чем?) "о порядке работы...", протокол (чего?) "заседания экспертной комиссии", акт (чего?) "передачи имущества" и т.д.

В заголовке допускается применять общепринятые аббревиатуры, сокращения слов и словосочетаний.

Если в документе отражено несколько вопросов, заголовок должен быть сформулирован обобщенно.

Заголовок печатается с прописной буквы, через 1 межстрочный интервал (12 пт), без точки в конце фразы.

Заголовок к документам с продольным расположением реквизитов выравнивается по центру.

Заголовок к тексту документов с угловым расположением реквизитов, в том числе писем, печатается от левой границы текстового поля. Допускается все строки реквизита центрировать по отношению к самой длинной строке (не более 30 печатных знаков). Если заголовок к тексту письма превышает 90 знаков (3 строки), допускается уменьшение размера шрифта до 12 - 13 пт. Заголовок, превышающий 150 знаков (5 строк), разрешается продлевать до границы правого поля документа с выравниванием по центру.

2.3.14. Текст документа

Служебные документы должны быть написаны деловым стилем, к основным чертам которого относятся: нейтральный тон изложения, достоверность и аргументированность информации, точность и ясность формулировок, не допускающих различных толкований, лаконичность и краткость текста при полноте информации.

При подготовке документов по однотипным, повторяющимся ситуациям (приказы по личному составу, договоры, претензии, некоторые сопроводительные письма и т.д.) рекомендуется использовать трафаретные части текста.

Рекомендуется составлять документы по одному вопросу, что ускоряет их рассмотрение, исполнение и способствует правильному формированию дел.

Текст документа оформляется в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.

Связный текст содержит грамматически и логически согласованную информацию об управленческих действиях.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой (констатирующей) части указываются причины, цели, основания создания документа. В этой части при необходимости должна быть установлена взаимосвязь с другими, ранее изданными документами по данному вопросу.

В тексте документа, подготовленного на основании или во исполнение ранее изданного документа, указывают его реквизиты: наименование документа и организации-автора, дату, регистрационный номер, заголовок к тексту.

При ссылке на даты выпуска документов не допускается использование таких сокращений как с.г. (сего года), т.г. (того года).

На протяжении всего текста следует придерживаться одного способа оформления даты. Не допускается разрыв даты при ее переносе на другую строку.

При ссылке на межправительственные соглашения, протоколы, контракты и другие совместные документы следует указывать стороны, их подписавшие.

Во второй (заключительной) части текста излагаются решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Если содержание документа не нуждается в пояснении или обосновании, текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей, письма - просьбу без пояснения, справки, служебные записки - оценку фактов, выводы).

Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., его можно разбить на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами, разделенными точками. Разделы и подразделы могут иметь заголовки (подзаголовки), которые пишутся с прописной буквы, точка в конце заголовка не ставится.

При подготовке служебных документов применяются только общепринятые сокращения слов (или аббревиатуры). Рекомендуется при первом употреблении сокращения в скобках давать его расшифровку, например: ОРД (организационно-распорядительная документация). Написание сокращений ведется в соответствии с требованиями п. 4.12 "Сокращения" государственного стандарта ГОСТ Р 1.5-2002 "Государственная система стандартизации Российской Федерации. Общие требования к построению, изложению, оформлению, содержанию стандартов".

При употреблении сокращенных наименований федеральных органов исполнительной власти необходимо руководствоваться Перечнем полных и сокращенных наименований федеральных органов исполнительной власти, утвержденным распоряжением Администрации Президента Российской Федерации и Аппарата Правительства Российской Федерации от 16 июля 2008 г. N 943/788.

В распорядительных документах (приказ) и внутренних документах (объяснительные, большинство служебных и докладных записок), адресованных руководству, текст излагается от первого лица единственного числа ("приказываю", "предлагаю", "прошу").

В документах коллегиальных органов текст излагается от третьего лица единственного числа ("постановляет", "решил"),

В совместных документах текст излагается от первого лица множественного числа ("приказываем", "решили").

Текст протокола излагается от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "решили").

В письмах используются следующие формы изложения:

от первого лица множественного числа ("просим предоставить...", "направляем в Ваш адрес");

от первого лица единственного числа ("прошу выслать", "считаю необходимым");

от третьего лица единственного числа ("Министерство не возражает").

В документах, устанавливающих права и обязанности подразделений, сотрудников Министерства (положения, инструкции, регламенты), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акты, справки) используется форма изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа ("отдел осуществляет функции", "комиссия установила", "члены комиссии пришли к выводу").

Не допускается разрыв и перенос на другую строку текста дат, знака N и самого номера, фамилии и инициалов.

Если в тексте документа имеются примечания или выделенная в самостоятельный абзац ссылка на документ, послуживший основанием к его изданию, то слова "Примечание" и "Основание" печатаются от левой границы текстового поля.

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени (имеете, были, находились и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.

Для наглядности и удобства сравнения цифровых показателей, характеристики объектов по ряду признаков в документах могут использоваться таблицы.

Название таблицы, точно и кратко отражающее ее содержание, помещается над таблицей посередине.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками.

Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы нумеруются, и на следующих страницах печатаются только номера этих граф.

2.3.15. Отметка о наличии приложений к документу

Приложения к документу могут быть трех видов:

утверждаемые или вводимые в действие соответствующим распорядительным документом (приказом);

поясняющие или дополняющие содержание основного документа;

являющиеся самостоятельными документами, направляемыми с сопроводительным письмом.

Приложения оформляются на стандартных листах и должны иметь необходимые для документа реквизиты (вид документа, заголовок, подписи лиц, ответственных за их содержание, отметку о согласовании - визы, самостоятельную нумерацию страниц и т.п.).

Отметка о наличии приложения, названного в тексте, включает в себя сведения о количестве листов одного экземпляра приложения и количестве прилагаемых экземпляров, печатается с красной строки, всегда в единственном числе, отделяется от текста 2 межстрочными интервалами (24 пт) и оформляется следующим образом:

Приложение: на 18 л. в 1 экз.

или

Приложение: на 8 л. в 3 экз.

При отсутствии наименования приложения в тексте документа оно указывается в реквизите "Приложение"; при наличии нескольких приложений они нумеруются. Названия приложений отделяют друг от друга 1,5 межстрочными интервалами. Если название приложения занимает несколько строк, оно печатается через 1 межстрочный интервал.

Например:

Приложение: 1. Бухгалтерский баланс ОАО "Электрод" за 2013 год на 4 л. в 2 экз.

            2. <a id="p100247"></a>Справка о результатах проверки... на 3 л. в 1 экз.

В том случае, если к документу прилагается другой документ, имеющий приложение, отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:

Приложение: Заключение Экспертно-проверочной комиссии от 22.02.2013 № 14 и приложение к нему, всего на 15 л. в 2 экз.

Если приложения направляются не во все указанные в документе адреса, отметка о наличии приложений имеет следующее оформление:

Приложение: на 3 л. в 2 экз. во второй адрес.

или

Приложение: на 10 л. в 1 экз. в первый адрес.

В том случае, если приложения сброшюрованы, указывается только количество экземпляров (без указания количества листов) одним из двух способов, в зависимости от того, имеется ссылка на приложение в тексте или нет:

Приложение: брошюра в 2 экз.

или

Приложение: Техническое задание на разработку системы «Электронный архив» в 2 экз.

Если приложение к документу представлено на съемном носителе информации (дискета, flash-диск, cd-диск, dvd-диск и т.п.), то оно оформляется следующим образом:

Приложение: 1 дискета.

Порядок оформления приложений к распорядительным документам изложен в п. 3.2.7 настоящей Инструкции.

2.3.16. Подпись документа

Приказы Министерства подписываются Министром или его заместителями в соответствии с распределением обязанностей.

Документы, направляемые в вышестоящие органы, федеральные органы государственной власти и судебной власти, в адрес глав субъектов Российской Федерации, подписываются Министром, лицом, его замещающим, либо, по его поручению, заместителями Министра в соответствии с распределением обязанностей.

Документы, направляемые подведомственным и сторонним организациям, гражданам, подписываются Министром, его заместителями в соответствии с распределением обязанностей, а также руководителями структурных подразделений и их заместителями в соответствии с их компетенцией в пределах предоставленных должностных прав.

Утверждаемые документы (штатные расписания, инструкции, положения и т.д.) подписывает должностное лицо, ответственное за их подготовку (как правило, руководитель подразделения — исполнителя).

Подпись отделяется от последней строки текста 2 — 3 межстрочными интервалами (24 — 36 пт).

В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное — на документе, оформленном на бланке Министерства); личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия).

Например:

или

Наименование должности лица, подписавшего документ, печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал. Допускается все строки реквизита центрировать по отношению к самой длинной строке.

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией (инициалы пишутся перед фамилией). Последняя буква фамилии в расшифровке подписи ограничивается правым полем.

В документах (письмах), оформленных на бланке должностного лица (Министра, первого заместителя Министра, статс-секретаря — заместителя Министра, заместителя Министра), наименование должности лица, подписавшего документ, не указывается. Подпись оформляется следующим образом:

Если документ, оформленный на общем бланке письма Министерства, подписывает руководитель структурного подразделения, то в состав наименования должности лица, подписывающего документ, входит наименование подразделения, например:

При подписании документа несколькими должностными лицами он оформляется на общем бланке письма Министерства, подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. Подписи отделяются одна от другой 1 — 2 интервалами (12 — 24 пт).

Например:

При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, документ оформляется без бланка на стандартном листе бумаги формата A4, подписи располагаются на одном уровне вертикальными рядами, которые ограничиваются соответственно левой и правой границами текстового поля, а расшифровки подписи располагаются под наименованиями должностей через 1,5 межстрочных интервала, например:

В документах комиссий (протоколы, акты) указываются не должности лиц, подписывающих документ, а распределение обязанностей в составе комиссии.

При отсутствии должностного лица, подпись которого заготовлена на проекте документа, документ подписывается лицом, исполняющим его обязанности, или его заместителем. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия (исправления можно внести от руки или машинописным способом, например: врио, заместитель).

Не допускается ставить предлог «за» или косую черту перед наименованием должности.

2.3.17. Согласование (визирование) документа

При необходимости оценки целесообразности документа, его обоснованности, соответствия действующему законодательству и ранее принятым решениям проводится согласование документа. В соответствии с Регламентом согласование документа может проходить как в электронном виде, так и на бумажном носителе.

Согласование проводится как внутри Министерства (внутреннее), так и вне его (внешнее) и оформляется соответственно визой на документе или грифом согласования.

Согласование документа осуществляется в следующей последовательности:

• с должностными лицами и структурными подразделениями Министерства;
• с руководителями подведомственных организаций, интересы которых затрагиваются в документе;
• с федеральными органами государственной власти, интересы которых затрагивает содержание документа;
• при необходимости с органами, осуществляющими государственный надведомственный контроль (надзор) в определенной области (экологический, пожарный и т.п.), с общественными организациями;
• с вышестоящими органами — в случаях, когда законодательством предусматривается возможность совершения управленческих действий только с согласия этих органов.

Проекты распорядительных документов (приказов, протоколов), договоров (соглашений, контрактов) на бумажных носителях визируются на оборотной стороне в нижней части последнего листа подлинника, остающегося в Министерстве.

Каждое приложение к приказу, подготовленному на бумажном носителе, также визируется в нижней части оборотной стороны последнего листа.

Допускается полистное визирование документа и его приложений.

На проекте законодательного акта, на копии отправляемого документа (письма, телеграммы), докладной (служебной) записки, на других внутренних документах (планы, объяснительная записка, заявление, заявка и т.п., подготовленных на бумажном носителе визы проставляются ниже подписи на лицевой стороне документа.

Внутреннее согласование на бумажном носителе (с подразделениями и должностными лицами Министерства) оформляется визой, которая включает в себя личную подпись, ее расшифровку (инициалы, фамилия), дату визирования и, при необходимости, должность визирующего.

Представляемые на подпись Министру документы визируются исполнителем и руководителем подразделения, подготовившего проект документа, руководителями структурных подразделений и должностными лицами, в компетенцию которых входят рассматриваемые вопросы или которым предусматриваются задания и поручения, помощниками заместителей Министра, заместителями Министра в соответствии с распределением обязанностей, помощниками и советниками Министра.

Обязательному рассмотрению и согласованию корректором подлежат следующие проекты документов:

• проекты писем в адрес Правительства Российской Федерации и именные обращения в адрес Председателя и членов Правительства Российской Федерации, Президента Российской Федерации, руководства Администрации Президента Российской Федерации, Государственной Думы и Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, Счетной палаты Российской Федерации, Совета Безопасности Российской Федерации, Генеральной прокуратуры Российской Федерации, высших должностных лиц субъектов Российской Федерации и организаций;
• подготовленные Министерством для направления на согласование в заинтересованные федеральные органы исполнительной власти проекты федеральных законов, проекты актов (указов и распоряжений) Президента Российской Федерации, проекты актов (постановлений и распоряжений) Правительства Российской Федерации;
• проекты приказов Министерства.

Проекты документов представляются на редактирование только после их проработки на уровне руководителей структурных подразделений Министерства и с визами исполнителя и руководителя соответствующего структурного подразделения, ответственного за их подготовку.

Проекты распорядительных документов Министерства обязательно визируются директором Административного департамента или его заместителем в целях осуществления контроля правильности оформления и согласования документов, а также в случае утверждения новых форм документов или изменения существующих форм документов.

Обязательному согласованию с Юридическим департаментом подлежат (за исключением случаев, специально предусмотренных приказами Министерства):

• проекты нормативных правовых актов Российской Федерации, включая проекты указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации;
• проекты приказов Министерства, в том числе по кадровым вопросам (об увольнении сотрудников по инициативе Министерства, наложении дисциплинарных взысканий, перемещении с понижением в должности);
• проекты договоров (контрактов, соглашений);
• проекты положений, правил, инструкций, методических рекомендаций Министерства;
• проекты документов разъяснительного и методического характера по правовым вопросам;
• проекты доверенностей на предоставление интересов и совершение действий от имени Министерства;
• иные документы в случаях, установленных актами Министерства.

Обязательному согласованию с Административным департаментом подлежат проекты приказов по вопросам, отнесенным законодательством и внутренними документами Министерства к кадровой работе и вопросам прохождения государственной гражданской службы, вопросам деятельности по противодействию коррупции, кадровым вопросам территориальных органов Министерства, вопросам социально-медицинского обеспечения и мобилизационной работы сотрудников центрального аппарата Министерства.

Разногласия структурных подразделений Министерства по проекту документа могут сниматься в рабочем порядке.

При отсутствии согласованной позиции структурное подразделение Министерства, являющееся ответственным исполнителем, готовит служебное письмо, содержащее обоснованное мнение, с приложением служебных писем, содержащих различные мнения соисполнителей по данному документу, и докладывает Министру или заместителю Министра (в соответствии с распределением обязанностей) для принятия соответствующего решения.

Если в процессе согласования в проект документа вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит повторному визированию.

Повторного согласования не требуется, если при доработке в проект документа внесены уточнения, не меняющие сущности его содержания, в том числе изменения редакционного характера (определяется руководителем структурного подразделения Министерства, являющегося ответственным исполнителем). В этом случае к проектам документов, представляемым на подпись Министру, заместителям Министра, прилагается лист документа с визами ответственных должностных лиц или «Лист согласования», завизированный до внесения в документ изменений, не требующих повторного визирования.

Внешнее согласование (с заинтересованными органами управления и организациями) оформляется соответствующим грифом согласования, состоящим из слова СОГЛАСОВАНО (без кавычек), наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи и даты согласования.

Гриф согласования располагается ниже реквизита «Подпись» в левом нижнем углу на лицевой стороне последнего листа документа и оформляется аналогично грифу утверждения (п. 2.3.11), например:

Если согласование осуществляется письмом, решением, протоколом и т.д., гриф согласования оформляется по следующей форме:

или

Если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций, то при наличии двух (трех) грифов согласования их располагают на одном уровне, при большем количестве — двумя вертикальными рядами, либо на отдельном «Листе согласования», на котором указывается, к какому документу он относится: наименование, автор, дата, номер. В этом случае на документе перед подписью делается отметка «Лист согласования прилагается».

2.3.18. Отметка об исполнителе

Отметка об исполнителе документа включает инициалы, фамилию исполнителя и номер его служебного телефона.

Отметка об исполнителе располагается на лицевой или оборотной стороне последнего листа подлинника документа в левом нижнем углу и печатается от левой границы текстового поля шрифтом № 8.

Например:

Н.С. Максимова (495) 698-88-15

На документе, подготовленном группой исполнителей, указывается фамилия основного исполнителя.

2.3.19. Гриф ограничения доступа к документу

Гриф ограничения доступа к документу проставляется без кавычек в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к такому документу. Номер экземпляра печатается на 1,5 интервала (18 тп) ниже грифа и центрируется по отношению к нему, например:

2.3.20. Отметка о контроле

Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой «К», словом или штампом «Контроль» в верхнем левом углу указания по исполнению документа с указанием даты исполнения документа в тексте.

В СЭДО отметка о контроле и срок отображаются в пункте поручения

2.3.21. Отметка об исполнении документа

Отметка об исполнении документа и направлении (списании) его в дело размещается в левой части нижнего поля первого листа (при отсутствии свободного места — в нижнем поле оборотной стороны последнего листа) исполненного документа и включает в себя: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа — краткие сведения об исполнении; слова «В дело», номер дела, в котором будет храниться документ. Отметка об исполнении документа подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ. При исполнении электронного документа отметка об исполнении проставляется в регистрационной карточке документа аналогичным образом.

Например:

Направлены предложения в Правительство Российской Федерации от 00.00.2013 N .... В дело № 05-22. (или: «В дело .... Служебная записка прилагается».)

При оперативном решении вопросов (документ не требует письменного ответа, ответ корреспонденту дан при личной встрече или по телефону или вопрос решен иным способом) указываются результаты работы по документу. В этом случае отметка об исполнении документа может быть оформлена следующим образом:

«Директор Департамента ... Фамилия И.О. 20.03.2014 участвовал в совещании по данному вопросу в Минэкономразвития России. В дело ...» (или: «Документ согласован в рабочем порядке 20.03.2014 Директором Департамента ... Фамилия И.О. В дело ....)»

Документы, содержащие поручения Министра или его заместителей, списываются «в дело» руководителем подразделения по согласованию с соответствующим секретариатом Министра или его заместителей.

2.3.22. Отметка о заверении копии документа

При оформлении дел, касающихся приема граждан на работу, формировании личных дел допускается заверение копий документов, выданных другими организациями и необходимых для решения соответствующих вопросов (копии дипломов, свидетельств об образовании, свидетельств о браке и т.д.) в соответствии с действующим законодательством. На копиях принимаемых документов возможно проставление заверительной надписи «Верно».

Копия заверяется лицом, удостоверяющим ее полное соответствие подлиннику документа. На первом листе копии документа (в верхнем правом поле) ставится отметка «Копия» либо «Архивная копия» (на копиях документов, прошедшим полную научно-техническую обработку).

Копии исходящих и организационно-распорядительных документов заверяются в отделе организационного обеспечения Административного департамента, документов, переданных на архивное хранение, — в отделе архива Административного департамента, документов по вопросам трудовых отношений и кадрового обеспечения — в отделе государственной службы и кадров Административного департамента по служебным письмам с указанием даты и номера документа и количества необходимых копий.

Сотрудники других структурных подразделений Министерства могут заверять копии документов, подлинники которых находятся в данном подразделении.

Право заверения копий документов должно быть прописано в должностных регламентах сотрудников Министерства.

Отметка о заверении состоит из слова «Верно» (с большой буквы без кавычек и знаков препинания), наименования должности сотрудника, осуществляющего заверение (не более 28 печатных знаков в строке), личной подписи, расшифровки подписи и даты заверительной надписи и пишется от левой границы текстового поля.

Например:

При заверении копии документа заверительная надпись располагается, как правило, под реквизитом «Подпись» на лицевой стороне листа и отделяется от него 2 — 3 межстрочными интервалами. Допускается расположение отметки о заверении на оборотной стороне последнего листа копии.

При пересылке копий документов в другие организации или выдаче на руки гражданам заверительную надпись на копиях рассылаемых документов следует заверять печатью.

При необходимости копия документа, состоящего из нескольких листов, прошивается (по центру левого поля в пределах 8 см), листы нумеруются карандашом в правом верхнем углу и на обороте последнего листа, захватывая окончание нити, приклеивается заверительная надпись (допускается размер шрифта от № 12 до № 10).

Например:

2.3.23. Отметка о поступлении документа

Отметка о поступлении документа в Министерство содержит очередной порядковый номер и дату поступления (при необходимости — время поступления) и проставляется в левом нижнем поле первого листа документа или на его обороте. При приеме документов в экспедиции на обороте последнего листа документа проставляется штамп с отметкой о дате поступления документа в Министерство.

2.4. Оттиск печати

Министерство в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации» и Положением о Министерстве промышленности и торговли Российской Федерации, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 5 июня 2008 г. № 438, применяет печать с изображением Государственного герба Российской Федерации (далее — гербовая). В Министерстве промышленности и торговли Российской Федерации используются две равнозначные гербовые печати.

Кроме гербовых печатей в Министерстве используются иные печати.

На документах, удостоверяющих права должностных лиц, фиксирующих факты, связанные с движением финансовых средств и материальных ценностей, и других документах, требующих особого заверения их подлинности, подпись должностного лица (Министра, его заместителей и др.) заверяется оттиском гербовой печати.

Порядок применения гербовой печати и перечень документов, на которых проставляется оттиск гербовой печати, утверждены приказом Министерства от 2 июня 2014 г. № 1065 «Об утверждении Положения о порядке изготовления, использования и хранения печатей с изображением Государственного герба Российской Федерации в Министерстве промышленности и торговли Российской Федерации».

Письма, выполняемые на бланках (кроме гарантийных), не требуют удостоверения печатью.

Копии рассылаемых документов (заверительные надписи на копиях документов), имеющих юридическую силу (приказы, инструктивные письма), заверительные надписи при прошивке многостраничных документов заверяются оттиском печати Министерства с дополнительным текстом внутри печати «Административный департамент. Для документов».

Архивные копии и, в ряде случаев, заверительные надписи при прошивке документов (по требованию регистрирующих органов) заверяются оттиском гербовой печати.

Оттиск печати проставляется таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ, и был хорошо читаемым.

III. Состав управленческих документов Министерства, особенности подготовки и оформления отдельных видов документов

3.1. Состав управленческих документов

Деятельность Министерства обеспечивается комплексом управленческих документов. Их состав определяется действующим законодательством, компетенцией Министерства, порядком разрешения вопросов, объемом и характером взаимосвязей с вышестоящими, подведомственными и сторонними организациями.

По вопросам, требующим рассмотрения и подготовки проекта решения Министерства, Министр и его заместители дают письменные поручения (в том числе в форме указаний по исполнению документа), поручения, оформляемые протоколом проведенного у них совещания.

Министерство издает следующие распорядительные документы: приказы, инструкции, положения, регламенты.

По вопросам, представляющим взаимный интерес и входящим в компетенцию различных органов и организаций, принимаются совместные распорядительные документы.

Установленные распорядительными документами требования и правила могут быть отменены (изменены) только путем издания новых распорядительных документов.

Запрещается применять в этих целях такой вид документа, как письмо.

3.2. Приказы по основной деятельности

3.2.1. Приказ по основной деятельности — распорядительный документ, издаваемый по основным вопросам деятельности Министерства.

Приказ по основной деятельности не имеет срока действия, если иное не предусмотрено самим приказом.

Приказами по основной деятельности утверждаются регламенты, положения, правила, инструкции, структура, штатное расписание Министерства и вносимые в них изменения, вносятся изменения в ранее изданные приказы и т.д.

В форме приказов по основной деятельности могут оформляться совместные документы с учетом требований п. 3.3.

3.2.2. Проекты приказов готовят и вносят структурные подразделения Министерства на основании планов работы Министерства, поручений Министра, заместителя Министра либо в инициативном порядке в соответствии с компетенцией, устанавливаемой положениями о них.

Обеспечение качественной и своевременной подготовки проектов приказов и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на руководителей подразделений, которые подготавливают и вносят проект.

При подготовке приказов следует изучить ранее изданные по соответствующим вопросам распорядительные документы как вышестоящих органов, так и Министерства.

Проект приказа должен соответствовать действующему законодательству, исключать противоречия и дублирования с ранее изданными распорядительными документами, возможность различного понимания изложенных в документе положений и поручений, а содержащиеся в нем поручения не должны превышать компетенцию и права Министерства.

3.2.3. Проект приказа печатается в одном экземпляре на бланке установленного образца шрифтом размера № 14.

3.2.4 Приказ имеет следующие реквизиты:

Государственный герб Российской Федерации.

Наименование организации — Министерство промышленности и торговли Российской Федерации (Минпромторг России)

Наименование вида документа — приказ.

Дата и номер печатаются центрованным способом. Датой приказа является дата его подписания. Дата оформляется словесно-цифровым способом, номер состоит из знака «N» и порядкового номера приказа в пределах календарного года.

Например: 5 июня 2014 г. № 1080.

Заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста приказа и соответствовать перечню действий, предписываемых в распорядительной части текста. Заголовок начинается с предлога «О» (о чем?). Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается полужирным шрифтом через 1 межстрочный интервал, выравнивается по центру, например:

О переоформлении лицензии

Текст отделяется от заголовка 2 — 3 межстрочными интервалами и печатается размером шрифта № 14 через 1,5 интервала от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текст приказа состоит, как правило, из двух взаимозависимых частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.

В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами «в целях», «в соответствии», «во исполнение», «в связи» и т.д. Если приказ издается на основании или во исполнение другого документа, то в констатирующей части указывается наименование вида этого документа в родительном падеже, его автор, дата, номер и заголовок.

При подготовке приказов во исполнение документов вышестоящих органов текст этих документов, как правило, не приводится, а поручения в адрес Министерства конкретизируются в распорядительной части приказа.

Свободный пересказ документа вышестоящего органа не допускается, возможно только точное дословное изложение текста отдельных пунктов.

При необходимости издания приказа в дополнение или во изменение ранее изданного документа в констатирующей части пишется: «Во изменение...» или «В дополнение...» и указывается дата, номер и заголовок дополняемого или изменяемого приказа.

Констатирующая часть приказа должна быть лаконичной или может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в пояснении или обосновании.

Преамбула в проектах приказов завершается словом «приказываю», которое печатается без выделения шрифтом вразрядку (с увеличенным интервалом между буквами до 3 пунктов), в совместных приказах — «приказываем».

Если содержание приказа не нуждается в пояснении, текст может содержать только распорядительную часть, которая излагается в повелительной форме.

Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых управленческих действий с указанием исполнителя и сроков исполнения каждого действия. Сроки исполнения должны быть реальными, с учетом времени, необходимого на издание, рассылку и доведение приказа до исполнителя.

Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте.

Формулировки распорядительной части приказа должны быть конкретными, краткими, четкими, не допускающими различных толкований, не противоречащими ранее изданным распорядительным документам.

При указании в качестве исполнителя структурного подразделения Министерства его наименование указывается в дательном падеже, а фамилия руководителя этого подразделения указывается в скобках в именительном падеже (инициалы в тексте ставятся после фамилии).

Например:

«Административному департаменту (Фамилия И.О.) ...»

Если исполнение управленческого действия предписывается конкретному должностному лицу, соответствующий пункт приказа должен начинаться с указания должности и фамилии исполнителя в дательном падеже, например:

«Директору Административного департамента Фамилия И.О. ...»

В одном пункте может содержаться одно и то же указание в адрес нескольких исполнителей, например:

«Руководителям территориальных управлений Минпромторга России ...»

Наименования упоминаемых в приказах органов, организаций, других объектов и структурных подразделений Министерства приводятся в соответствии с их официальными наименованиями. Допускается употребление официально принятых сокращенных наименований.

Утверждение документа приказом происходит, как правило, в тех случаях, когда требуются дополнительные предписания и разъяснения.

Если по данному вопросу издано несколько документов, следует, по возможности, предусматривать в проекте нового документа объединение действующих норм с одновременной отменой ранее изданных по этому вопросу актов.

Не допускается размещение в распорядительной части текста приказа таблиц, инструкций, правил, порядков, положений, схем, эмблем, поясняющих слов (предложений), определений, неофициальных сокращений названий, ссылок и другой информации, не обладающей императивным стилем властных предписаний. Указанные части текста оформляются как приложения к приказу, юридически связанные с распорядительной частью текста, о чем в распорядительной части текста приказа делается ссылка.

При необходимости внесения изменений в ранее изданный приказ, в проекте приказа дается новая редакция соответствующих пунктов (подпунктов) действующего приказа, например:

«Абзац четвертый пункта 12.1 изложить в следующей редакции: ...».

или

«Абзац пятый пункта 3 после слов »...» дополнить словами «...».

Если приказ отменяет ранее изданный приказ, какие-то его положения или приложения, то в одном из пунктов распорядительной части текста должна быть ссылка на отменяемый документ (пункт документа, номер приложения) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами «Признать утратившим силу ...». При большом количестве документов, подлежащих признанию утратившими силу или изменению, их перечни оформляются в виде приложения к приказу.

Если приказ предполагается ввести в действие не с момента его подписания, необходимо указать срок введения его в действие.

В текст не следует включать пункт «Приказ довести до сведения ...». Подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится приказ, указываются в указателе рассылки, подготовленном исполнителем вместе с проектом приказа.

В последнем пункте распорядительной части, как правило, указывается должностное лицо, обладающее достаточными властными полномочиями в отношении исполнителей поручений (заданий) приказа, на которое возлагается контроль за исполнением приказа. Этим лицом не может быть один из исполнителей поручений (заданий) приказа.

Подпись отделяется от последней строки текста 2 — 3 межстрочными интервалами (24 — 36 пт), состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия).

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля, инициалы и фамилия — от правой границы текстового поля с пробелом перед фамилией.

3.2.5. Приказы подписывает Министр, а в его отсутствие — лицо, его замещающее, заместители Министра подписывают приказы по основной деятельности в соответствии с распределением обязанностей и на основании приказов Министра.

3.2.6. Перечни, списки, положения, уставы, таблицы, графики, образцы документов и т.п. оформляются как приложения к приказу, о чем в соответствующих пунктах текста приказа делаются ссылки в скобках «(приложение N)» или без скобок «согласно приложению» (если приложение одно).

Приложения являются неотъемлемой частью распорядительного документа.

В одном приказе могут присутствовать как приложения, утверждаемые данным приказом (правила, положения, инструкции, регламенты, планы мероприятий и т.д.), так и документы информационно-справочного характера (таблицы, графики, образцы документов и т.п.). Как правило, сначала помещаются утверждаемые приложения, а затем приложения справочного характера.

При этом в тексте приказа употребляются формулировки «утвердить» (положение, устав, программу, план и т.д.), «ввести в действие» (типовые требования, форму бланка, нормативы, правила, форму отчетности и т.д.) или «организовать работу в соответствии с Положением ... (приложение N ...)».

3.2.7. На первой странице приложения в правом верхнем углу пишется слово «Приложение», через 1,5 межстрочных интервала дается ссылка на приказ Министерства. При этом возможно использование как полного, так и краткого наименования Министерства, а также цифрового способа написания даты. Все составные части реквизита центрируются относительно самой длинной строки, длина которой не должна превышать 10 см и ограничивается правым полем документа.

При наличии нескольких приложений они последовательно, по мере ссылки на них в тексте проекта приказа, нумеруются.

от 15.01.2014 № 17

При утверждении приказом только одного документа, оформленного приложением к этому приказу, слово «Приложение» на лицевой части его первого листа может быть заменено на слово «УТВЕРЖДЕНО» (УТВЕРЖДЕН(А), УТВЕРЖДЕНЫ), согласованное по роду и числу с видом утверждаемого документа (положение, инструкция, правила, регламент и т.п.).

Если данные, приведенные в приложении, утверждены документом другой организации, указание на это помещается в правом верхнем углу ниже обозначения приложения к приказу, например:

Каждое приложение оформляется как самостоятельный документ, имеет название, точно соответствующее тексту, содержащемуся в пункте приказа, самостоятельную нумерацию.

Заголовок к тексту приложения печатается центрованным способом относительно границ текста. Наименование вида документа (первое слово заголовка) выделяется прописными буквами, полужирным шрифтом и может быть напечатано вразрядку (ПОЛОЖЕНИЕ, ПЕРЕЧЕНЬ, СПИСОК и т.д.). Интервал между первой и последующими строками заголовка может быть увеличен на 0,5 интервала (6 пт).

Заголовок приложения отделяется от даты и номера приказа 4 интервалами, от текста приложения - 2 - 3 межстрочными интервалами.

При наличии в тексте приложения нескольких разделов их заголовки печатаются центрованным способом. Допускается выделять заголовки разделов полужирным шрифтом.

Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании текста приложения идентичны применяемым при оформлении приказа.

3.2.8. В Минюст России приказы представляются в виде подлинника на бумажном носителе с визами и собственноручной подписью Министра или лица, исполняющего его обязанности.

3.2.9. Проекты приказов визируются в следующей последовательности: исполнитель и руководитель подразделения, внесшего проект, руководители структурных подразделений, которым в проекте предусматриваются задания и поручения или в компетенцию которых входят рассматриваемые вопросы, Юридический департамент, корректор, директор Административного департамента, заместители Министра, координирующие деятельность заинтересованных подразделений в соответствии с распределением обязанностей, помощники (советники) Министра.

Визы на бумажных носителях включают в себя личные подписи, дату и расшифровку подписи с указанием инициалов и фамилии, а при необходимости - должности визирующих.

Возражения или замечания по проекту приказа, возникающие при согласовании, излагаются в справке, прилагаемой к проекту, о чем делается отметка на проекте документа. Подразделение - автор проекта приказа учитывает замечания или составляет в произвольной форме протокол разногласий.

При внесении изменений принципиального характера приказ подлежит повторному согласованию.

Не допускается использование корректирующей жидкости и исправления в тексте приказа и его приложениях.

Только при наличии всех виз приказ считается согласованным и передается в Административный департамент, осуществляющий контроль за правильностью его оформления, для представления на подпись Министру.

Пример оформления приказа приведен в приложении N 3.

3.2.10. Проекты приказов, подготовленные с нарушением установленного порядка, к подписи Министра не принимаются и возвращаются Административным департаментом на доработку.

Запрещается представлять проекты приказов на подпись Министру на личных докладах без визы Административного департамента.

Проекты приказов, при необходимости, представляются на подпись с пояснительной запиской, которая должна содержать:

• обоснование необходимости его издания;
• перечень должностных лиц, с которыми проект должен быть согласован;
• сведения о согласовании (отсутствии согласования);
• мотивированные возражения по проекту (при наличии);
• протокол согласительного совещания (при наличии мотивированных возражений).

К проекту приказа прилагаются:

• материалы, послужившие основанием к его изданию (федеральные законы, акты Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации или копии статей указанных актов);
• ссылка на ранее изданные приказы, подлежащие изменению, или признанию утратившими силу;
• указатель рассылки, подготовленный исполнителем.

3.2.11. Подписанный заместителем Министра приказ с указателем рассылки и материалами, послужившими основанием для его издания, передается для регистрации в отдел организационного обеспечения Административного департамента, где формируется в соответствующее дело и хранится до передачи на архивное хранение.

Изменения или дополнения в подписанный приказ могут быть внесены только последующим приказом.

3.2.12. Приказ вступает в силу с момента его подписания, если в тексте документа не указан другой срок.

3.2.13. Копии приказов заверяются печатью Административного департамента и направляются адресатам в соответствии с указателем рассылки.

3.3. Совместные приказы

Проекты приказов, издаваемых совместно с другими федеральными органами исполнительной власти, оформляются на бумажном носителе без бланка на стандартных листах бумаги формата A4 (приложение N 4).

При оформлении совместного документа:

наименования федеральных органов исполнительной власти - авторов документа располагаются на одном уровне;

наименование вида документа располагается центрованно;

дата документа - единая, соответствует дате более поздней подписи, располагается центрованно;

регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе;

подписи руководителей федеральных органов исполнительной власти - авторов документа располагаются ниже текста на одном уровне.

Последовательность подписания и регистрации совместного документа должна соответствовать последовательности расположения наименований федеральных органов исполнительной власти - авторов документа. Первыми слева, как правило, располагают наименование, номер и подпись руководителя федерального органа исполнительной власти - инициатора издания документа.

На подпись представляются первые экземпляры проекта совместного документа по количеству организаций, издающих его, так как каждая организация должна получить экземпляр документа с подлинными подписями.

Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании текста совместных распорядительных документов идентичны размерам, используемым при оформлении проектов приказов по основной деятельности (п. 3.2).

Визирование совместных распорядительных документов со стороны Министерства осуществляется в соответствии с п. 3.2.9. Оформление виз совместного приказа может осуществляться отдельным листом согласования.

3.4. Приказы по кадровым вопросам

3.4.1. Приказ по личному составу - распорядительный документ, издаваемый по вопросам, связанным со служебной деятельностью конкретного лица (лиц).

В виде приказов по личному составу оформляются распорядительные действия руководства Министерства по назначению на должности государственной гражданской службы и увольнению государственных гражданских служащих, установлению надбавок к должностному окладу, поощрениям и взысканиям, предоставлению отпусков и другим вопросам.

3.4.2. Проекты приказов по кадровым вопросам центрального аппарата Министерства готовит и вносит отдел государственной службы и кадров Административного департамента и отдел формирования и профессиональной подготовки кадрового состава Административного департамента на основании представлений, заявлений и других документов, поступивших от заинтересованных структурных подразделений Министерства.

Проекты приказов по личному составу (руководитель и его заместители) территориальных органов Министерства готовит и вносит отдел государственной службы и кадров Административного департамента.

3.4.3. Приказы по кадровым вопросам оформляются на бланках приказов аналогично приказам по основной деятельности (п. 3.2 настоящей Инструкции).

В приказах по кадровым вопросам констатирующая часть может быть исключена при отсутствии необходимости в обосновании и разъяснении их издания. В этом случае распорядительные слова исключаются.

Распорядительная часть начинается словами "назначить ...", "уволить ..." и т.п. Фамилия, имя и отчество лица, на которое готовится приказ, указываются, как правило, полностью. Следует указывать также должность, наименование структурного подразделения.

3.4.4. Проекты приказов по кадровым вопросам визируются исполнителем, начальником отдела государственной службы и кадров Административного департамента, начальником отдела формирования и профессиональной подготовки кадрового состава Административного департамента и директором Административного департамента.

Проекты приказов по вопросам об увольнении сотрудников Министерства по инициативе представителя нанимателя, наложении дисциплинарных взысканий, визируются исполнителем, начальником отдела государственной службы и кадров Административного департамента, начальником отдела формирования и профессиональной подготовки кадрового состава Административного департамента и директором Административного департамента.

3.4.5. Приказы по кадровым вопросам подписываются представителем нанимателя.

3.5. Положения, правила, инструкции

3.5.1. Положение принимается в случае необходимости установления системно связанных между собой правил по вопросам, отнесенным к компетенции Министерства.

В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения.

В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных и иных нормативных актов. Инструкция является документом длительного действия (до замены новой).

Методические рекомендации принимаются с целью установления единообразной правоприменительной практики и оказания методической помощи структурным подразделениям при решении вопросов, связанных с основной сферой деятельности Министерства.

3.5.2. Положения, правила, инструкции, методические рекомендации утверждаются путем издания приказа об их утверждении или проставлением грифа утверждения должностным лицом.

Приказ, как правило, издается в случае, если требуется оговорить срок введения в действие инструкции (правил, положения), перечислить необходимые организационные мероприятия, указать исполнителей и сроки исполнения, лиц, ответственных за контроль выполнения.

3.5.3. Порядок подготовки и оформления проекта положения, правил и инструкции соответствует общему порядку подготовки и оформления проектов приказов (п. 3.2).

В том случае, если проект положения (правил, инструкции) утверждается приказом, текст проекта положения (правил, инструкции) печатается на стандартном листе бумаги формата A4. Если же положение (правила, инструкция) утверждается как самостоятельный документ (кроме должностных инструкций), то его текст печатается на общем бланке Министерства шрифтом N 13 через 1,5 межстрочных интервала.

3.5.4. Заголовок к тексту положения (правил) отвечает на вопрос "О чем?"; заголовок к инструкции, содержащей должностные требования и порядок проведения работ, отвечает на вопрос "Кого? Чего?".

Заголовок должен четко очерчивать круг вопросов, объектов и лиц, на который распространяются требования разрабатываемого документа.

3.5.5. Текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова: "должен", "следует", "необходимо", "запрещается", "не допускается", "имеет право", "рекомендуется".

Констатирующей частью положения (правил, инструкции) служит раздел "Общие положения", в котором указываются основания разработки, основное назначение документа и сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил и технологий.

Основной текст положения (правил, инструкции) по определенной логической схеме может делиться на разделы (главы), пункты и подпункты. Главы (разделы) нумеруются римскими цифрами, пункты и подпункты - арабскими.

Пункты нумеруют в пределах раздела. Номер пункта должен состоять из номера раздела и пункта, разделенных точками (например, 2.3.). Пункты при необходимости могут подразделяться на подпункты, которые должны иметь порядковую нумерацию в пределах каждого пункта (например, 1.2.2.).

Главы должны иметь названия. Заголовки печатаются центрованным способом относительно границ текста и могут быть выделены полужирным шрифтом.

3.5.6. Положения о структурных подразделениях утверждаются приказами Министерства.

Положения о внутренних подразделениях в составе департаментов утверждают руководители указанных структурных подразделений (приложение N 5).

3.6. Протокол

3.6.1. Протокол - организационно-распорядительный документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на совещаниях, собраниях, конференциях, заседаниях коллегиальных органов, комиссий (приложение N 6).

3.6.2. Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и других материалов.

Ведение записей в ходе заседания, сбор материалов и подготовка текста протокола возлагается на подразделение, готовившее вопросы к обсуждению.

Протокол должен быть оформлен не позднее чем через 3 дня со дня заседания.

3.6.3. Проект протокола совещания у Министра (заместителя Министра) готовится подразделением, ответственным за проведение совещания, визируется его руководителем или лицом, его замещающим, и представляется Министру (заместителю Министра), как правило, в течение суток (если им не установлен иной срок подготовки документа) после окончания совещания.

3.6.4. Протоколы могут издаваться в полной или краткой форме, при которой опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение.

3.6.5. Текст полного протокола состоит, как правило, из вводной и основной частей.

Во вводной части указываются:

Председатель (председательствующий) - инициалы и фамилия.

Секретарь - инициалы и фамилия.

Присутствовали (подчеркивается) - список присутствовавших (при необходимости указываются их должности) или отсылка к прилагаемому списку присутствовавших, если их количество превышает 15 человек (указывается их общее количество и делается пометка "список прилагается"). Многострочные наименования должностей присутствующих указываются через один межстрочный интервал.

Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня.

Повестка дня - перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости, с указанием докладчика по каждому пункту повестки дня. Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой, его наименование начинается с предлога "О" ("Об"), печатается от границы левого поля.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня, печатается через 1,5 межстрочных интервала.

В протоколах используется форма изложения текста от третьего лица множественного числа. Текст каждого раздела строится по схеме:

СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).

Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола (кратко) или прилагается к нему; в последнем случае в тексте делается сноска "Текст выступления прилагается".

Постановление (решение) в тексте протокола печатается полностью, оформляется по образцу текста приказа (п. 3.2.4); при необходимости приводятся итоги голосования.

При принятии решения об утверждении какого-либо документа в тексте протокола должна содержаться ссылка на этот документ, а сам документ прилагается к протоколу.

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).

3.6.6 Текст краткого протокола также состоит из двух частей.

Во вводной части указываются инициалы и фамилии председательствующего (председателя), а также должности, инициалы, фамилии лиц, присутствовавших на заседании. Многострочные наименования должностей присутствующих указываются через 1 межстрочный интервал.

Слово "Присутствовали" печатается от границы левого поля, подчеркивается, после слова ставится двоеточие. Ниже указываются наименования должностей, инициалы и фамилии присутствующих. Наименования должностей могут указываться обобщенно, например:

Список отделяется от основной части протокола сплошной чертой.

Основная часть протокола включает рассматриваемые вопросы и принятые по ним решения. Наименование вопроса нумеруется римской цифрой и начинается с предлога "О" ("Об"), печатается центрованно размером шрифта N 15 и подчеркивается одной чертой ниже последней строки на расстоянии не более одного интервала. Под чертой указываются фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса. Фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал.

Затем указывается принятое по вопросу решение.

3.6.7. Протоколы печатаются на бланке протокола Министерства либо стандартном листе бумаги формата A4 (с воспроизведением реквизитов бланка) шрифтом размером N 14 и имеют следующие реквизиты:

Наименование документа - слово ПРОТОКОЛ печатается от границы верхнего поля прописными буквами вразрядку полужирным шрифтом N 17 и выравнивается по центру.

Вид заседания, совещания - отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается полужирным шрифтом через 1 межстрочный интервал и выравнивается по центру.

Место проведения совещания (заседания) - указывается (при необходимости), у кого проводится совещание или где - в том случае, если оно происходило не на обычном месте (например: г. Саратов); печатается через 2 межстрочных интервала после реквизита "вид заседания, совещания", отделяется от него линейкой и выравнивается по центру.

Датой протокола является дата заседания. Дата оформляется словесно-цифровым способом и печатается через 2 межстрочных интервала после предыдущего реквизита.

Номер протокола. Протоколам присваиваются порядковые номера (арабскими цифрами; могут прибавляться буквенные коды) в пределах календарного года.

Протоколы совместных заседаний федеральных органов исполнительной власти оформляются на чистом листе бумаги формата A4 и имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании, написанные через косую черту.

Текст протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной (см. п. 3.6.5 и п. 3.6.6).

Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами, включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилия) и оформляется в соответствии с п. 2.3.16.

3.6.8. На протоколе, содержащем информацию ограниченного распространения, в правом верхнем углу первого листа проставляется пометка "Для служебного пользования".

Номер экземпляра печатается ниже грифа через 1,5 межстрочных интервала и центрируется по отношению к нему.

3.6.9. Подлинники протоколов за подписью Министра, или лица, его замещающего, хранятся в Административном департаменте, за подписью заместителя Министра и руководителя структурного подразделения Министерства в структурном подразделении-исполнителе в соответствии с номенклатурой дел.

3.6.10. К проекту протокола совещания прилагается указатель рассылки, подготовленный и подписанный руководителем структурного подразделения, готовившего рассмотрение вопроса.

В указатель рассылки протокола совещания у Министра (заместителя Министра), содержащего решения по вопросам, относящимся к их компетенции, в обязательном порядке включаются: заместители Министра, руководители структурных подразделений, а также иные должностные лица Министерства, определенные председательствующим.

3.6.11. Копии протоколов, заверенные печатью Административного департамента, рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки.

Копии протоколов совещаний, проводимых Министром, его заместителем, рассылаются исполнителям (в том числе заинтересованным федеральным органам исполнительной власти), как правило, в течение суток, а содержащие срочные или оперативные поручения - незамедлительно.

В случае проведения межведомственного совещания протоколы направляются руководителям соответствующих федеральных органов исполнительной власти и организаций.

3.7. Поручения Министра и его заместителей

3.7.1. Поручение Министра и его заместителей - это индивидуальный акт организационно-распорядительного характера, обязательный для исполнения государственными гражданскими служащими Министерства, а также руководством агентства, координацию деятельности которого осуществляет Министерство.

3.7.2. Проекты поручений готовят и вносят подразделения (на основании распоряжений Министра, его заместителя либо в инициативном порядке) или советники Министра.

3.7.3. Обеспечение качественной подготовки проектов поручений по основной деятельности Министерства и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на руководителей подразделений, которые готовят и вносят проект.

3.7.4. Проекты поручений Министра и приложения к ним визируются исполнителем и руководителем структурного подразделения, внесшим проект, руководителями подразделений, которым в проекте даются поручения, корректором, директором Административного департамента, а также советниками Министра в установленной сфере деятельности.

Перечень лиц, визирующих проект поручения, может быть скорректирован по указанию руководителя, подписывающего данное поручение.

3.7.5. Направленный на согласование проект поручения Министра в СЭДО или на бумажном носителе визируется в течение суток. В случае несоблюдения сроков согласования проект поручения Министра передается на подпись без виз.

3.7.6. Если в процессе согласования в проект поручения вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит переоформлению и повторному согласованию.

3.7.7. Проекты поручений печатаются на бланках поручений установленной формы (приложение N 7).

3.7.8. Поручения Министра регистрируются в отделе организационного обеспечения Административного департамента по порядку номеров в пределах календарного года.

3.7.9. Поручения заместителей Министра регистрируются в соответствующих секретариатах заместителей Министра по порядку номеров в пределах календарного года.

3.7.10. Копии поручений Министра на бумажном носителе Административный департамент заверяет печатью и направляет адресатам в соответствии с указанием по исполнению документа.

3.7.11. Отчеты по исполнению поручений Министра подлежат обязательному согласованию с советниками Министра в установленной сфере деятельности.

3.7.12. Контроль за исполнением поручений Министра возлагается на Административный департамент.

3.7.13. Контроль за исполнением поручений заместителей Министра возлагается на соответствующие секретариаты заместителей Министра.

3.8. Договоры, соглашения, контракты

3.8.1. Проекты заключаемых Министерством договоров (контрактов, соглашений) готовятся и оформляются структурными подразделениями Министерства в рамках их компетенции в соответствии с законодательными и иными нормативными правовыми актами, международными договорами, а также поручениями Министра или его заместителя.

Текст договоров (соглашений, контрактов) фиксирует соглашение сторон об установлении каких-либо отношений и регулирует эти отношения.

Текст подразделяется на разделы, пункты и подпункты.

3.8.2. Проект договора (соглашения, контракта) готовится по правилам и образцам, установленным нормативными правовыми актами для конкретных видов договоров и подписывается в двух или более (в соответствии с количеством сторон, участвующих в договорных отношениях) экземплярах, каждый из которых имеет одинаковую юридическую силу.

Один экземпляр проекта договора (соглашения, контракта) визируется в нижней части оборотной стороны последнего (подписного) листа документа исполнителем, руководителем структурного подразделения, подготовившего проект, заместителем Министра, курирующим подразделение-исполнитель (в случае, если договор подписывается Министром), руководителями заинтересованных подразделений, а также Юридическим департаментом.

Проект договора (соглашения, контракта, дополнительного соглашения к контракту), требующего финансового обеспечения (на оказание услуг, поставку товаров и др.), визируется также директором или иным уполномоченным сотрудником структурных подразделений в соответствии с Порядком взаимодействия контрактной службы Министерства промышленности и торговли Российской Федерации со структурными подразделениями Министерства промышленности и торговли Российской Федерации, утвержденным приказом Минпромторга России от 1 сентября 2014 г. N 1719.

3.8.3. Договоры (соглашения, контракты) подписывает Министр. Иные лица вправе подписывать договоры (соглашения, контракты) на основании доверенности, оформленной в установленном порядке и подписанной Министром.

Подпись на договоре (соглашении, контракте) заверяется оттиском гербовой печати Министерства, после чего все экземпляры договора передаются на регистрацию в Административный департамент, за исключением договоров (соглашений, контрактов), предусматривающих финансовые обязательства со стороны Министерства.

3.8.4. В целях обеспечения сохранности документов и защиты служебной информации в процессе их обработки, использования и хранения договоры (соглашения, контракты) прошиваются с оформлением заверительной надписи.

Например:

Пронумеровано, прошнуровано и скреплено печатью 10 (десять) листов Дата

При необходимости, по требованию органов, регистрирующих факт совершения сделки, заверительная надпись подтверждается оттиском гербовой печати.

3.8.5. Подлинники договоров (контрактов, соглашений) направляются исполнителем сторонам, заключившим договор (контракт, соглашение) с Министерством.

3.8.6. Порядок и сроки хранения договоров (соглашений, контрактов) устанавливаются в соответствии с утвержденной номенклатурой дел Министерства.

Подлинники договоров (соглашений, контрактов) хранятся в отделе организационного обеспечения Административного департамента. Оригиналы договоров (соглашений, контрактов), предусматривающие финансовые обязательства со стороны Министерства, регистрируются и хранятся в Департаменте бюджетной политики и финансов.

3.9. Доверенности

3.9.1. Текст доверенности фиксирует факт предоставления права на совершение каких-либо действий от лица доверителя (организации или физического лица) перед третьими лицами.

3.9.2. Официальные (служебные) доверенности, выдаваемые Министерством своему представителю на совершение сделок, представление интересов государства и Министерства или выполнение других действий, готовятся и оформляются структурными подразделениями.

Доверенность составляется в произвольной форме, должна иметь дату составления и номер.

В тексте доверенности указываются, как правило, должность и паспортные данные доверенного лица; организация, в которой проводятся действия по доверенности; вид производимого действия; срок действия доверенности; образец подписи лица, получившего доверенность. Доверенность может содержать разрешение или запрет на дальнейшее передоверие.

Доверенности представляются на подпись Министру или его заместителям в соответствии с распределением обязанностей.

Проекты доверенностей визируются в нижнем поле лицевой стороны второго экземпляра (визового) документа исполнителем, руководителем структурного подразделения, подготовившего проект, заместителем Министра, курирующим подразделение (в случае если документ подписывается Министром), директором или иным уполномоченным сотрудником Юридического департамента.

Подпись на доверенности заверяется оттиском гербовой печати Министерства, после чего подлинник документа передается на регистрацию в Административный департамент.

Порядок и сроки хранения доверенностей устанавливаются в соответствии с утвержденной номенклатурой дел Министерства.

После оформления новой доверенности предыдущая доверенность, находившаяся у должностных лиц и сотрудников Министерства, подлежит передаче в Административный департамент, где подшивается в дела вместе с имеющимися там визовыми экземплярами.

3.10. Выписки из документов

Выписка - заверенная копия части текста подлинного документа, необходимой для работы или подтверждения какого-либо факта, события, оформленная в соответствии с действующими правилами (приложение N 8).

Выписка оформляется в случае отсутствия необходимости в копировании всего содержания документа, либо исходя из конфиденциальности содержащейся в нем информации.

Выписка из документа должна содержать следующие реквизиты:

наименование организации - автора документа;

наименование вида документа, из которого делается выписка (ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА; ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА и т.д.);

дата и номер подлинного документа, из которого делается выписка;

место составления (если указано в документе);

заголовок;

часть текста; при оформлении выписки из приказа констатирующая часть, если она есть, записывается, как правило, полностью, а из постановляющей - тот пункт, который необходим;

подпись - наименование должности лица, подписавшего подлинный документ; вместо личной подписи - слово "Подпись", инициалы и фамилия лица, подписавшего документ;

заверительная надпись, оформляемая в соответствии с п. 2.3.22.

3.11. Служебные письма

3.11.1 Служебные письма готовятся как:

• доклады о выполнении поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации;
• ответы о выполнении поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации по обращениям граждан по вопросам, относящимся к компетенции Министерства;
• сопроводительные письма к проектам законодательных актов Российской Федерации, проектам актов Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации;
• ответы на парламентские или депутатские запросы;
• ответы на обращения граждан и различных организаций;
• инициативные письма.

По содержанию и назначению письма могут быть инструктивными (директивными), гарантийными, информационными, рекламными, письмами-запросами, письмами-ответами, письмами-извещениями, письмами-приглашениями и др.

3.11.2. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются указанием по исполнению документа на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора указания по исполнению документа.

Сроки подготовки инициативных писем определяются руководителями структурных подразделений.

3.11.3. Служебные письма печатаются на стандартных бланках Министерства с изображением Государственного герба Российской Федерации.

Порядок применения бланков Министерства при подготовке служебных писем и распорядительных документов, перечень документов, подписываемых Министром, заместителя Министра и руководителями структурных подразделений представлены в приложении N 9.

3.11.4. Служебные письма, подписываемые руководителями двух и более федеральных органов исполнительной власти, оформляются на стандартном листе бумаги формата A4. При этом данные о наименовании федеральных органов исполнительной власти, подписавших письмо, включаются в наименование должности в реквизите "подпись".

При оформлении совместных писем в каждой организации под подписью ее руководителя проставляется свой регистрационный номер и дата регистрации.

Например:

3.11.5. На письме указывается не более четырех адресатов. Каждый экземпляр документа (по количеству адресов) должен быть оформлен и подписан, а адрес, по которому направляется конкретный экземпляр, отмечен. Слово "Копия" перед вторым, третьим и четвертым адресатами не пишется.

При направлении документа более чем в четыре адреса подписывается один экземпляр письма. После присвоения ему номера письмо размножается в необходимом количестве экземпляров и отправляется в соответствии с указателем рассылки, содержащим список почтовых адресов.

Если необходимо, чтобы адресат знал, кому еще был направлен документ, ему направляется копия указателя рассылки.

3.11.6 Адресование писем оформляется согласно п. 2.3.10.

Служебное письмо адресуется должностному лицу в случае, если именно это должностное лицо будет рассматривать и принимать решения по вопросам, поставленным в направляемом ему документе, либо если это письмо - ответ на обращение (запрос), подписанное данным должностным лицом.

Документы, подготовленные во исполнение указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации или направляемые на рассмотрение в Правительство Российской Федерации, адресуются без указания конкретного должностного лица.

На прямое поручение Президента Российской Федерации Министру, по обращению заявителя в адрес Президента Российской Федерации, исполнитель готовит три самостоятельных ответа - доклад Президенту Российской Федерации, доклад Правительству Российской Федерации и ответ в адрес заявителя о рассмотрении поставленного вопроса и об итогах проделанной работы.

В соответствии с Регламентом Правительства Российской Федерации, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 1 июня 2004 г. N 260, проекты законодательных актов вносятся в Правительство Российской Федерации за подписью Министра, либо лицом, его замещающим.

В том случае, если Министерство является ответственным исполнителем, документы, подготовленные во исполнение поручений Президента Российской Федерации, Председателя Правительства Российской Федерации или его заместителей, направляются лицу, давшему поручение.

Например:

При оформлении документа на имя лица, занимающего несколько должностей, в реквизите "Адресат" проставляется та должность, которую данное лицо занимает в организации, куда направляется документ.

Например:

или

Датой письма является дата его подписания.

Заголовок к тексту письма оформляется согласно п. 2.3.13. К тексту документа, состоящего менее чем из десяти строк, заголовок не составляется.

В письме-ответе на специальной строке бланка ниже даты и индекса (исходящего номера) обязательно дается ссылка на номер и дату документа-запроса. Наличие этого реквизита исключает упоминание номера и даты поступившего документа в тексте письма.

При подготовке документов на основании поручений Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации ссылка на поручение с указанием его даты и номера располагается ниже заголовка документа и отделяется от него сплошной чертой относительно самой длинной строки заголовка.

Например:

О .......

Поручение Правительства Российской Федерации от 00.00.0000 N АА-П5-0000

Текст письма отделяется от заголовка 2 - 3 межстрочными интервалами (24 - 36 тп) и печатается через 1,5 межстрочных интервала.

Текст должен быть точным, не допускать различных толкований. Основные требования к тексту изложены в п. 2.3.14.

Текст письма, как правило, должен касаться одного вопроса или нескольких взаимосвязанных вопросов, если они будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата. При необходимости обращения одновременно по нескольким разнородным вопросам рекомендуется составлять отдельные письма по каждому из них.

Тексты ответных писем должны точно соответствовать заданиям, зафиксированным в указании по исполнению документа руководителя, и четко отвечать на конкретно поставленный вопрос.

Следует употреблять только официально принятые сокращения, обозначения, термины. Недопустимо употребление сокращения "РФ" вместо "Российская Федерация". Наименования учреждений, организаций, званий, должностей, географические названия должны точно соответствовать официальным названиям.

Текст письма излагается от третьего лица единственного числа, так как должностное лицо, подписавшее письмо, выступает от имени Министерства, либо от первого лица множественного числа. Например: "Министерство промышленности и торговли Российской Федерации рассмотрело... ", "Минпромторг России считает ...", "Сообщаем ...", "Направляем ...".

Если письмо оформлено на бланке должностного лица или носит конфиденциальный характер, то возможно изложение текста от первого лица единственного числа: "прошу ... ", "направляю ... ", "считаю необходимым".

Первая часть - обоснование, изложение причин написания письма, констатация фактов, сложившейся ситуации, ссылка на другие документы.

Допускается начинать текст с уважительного обращения к адресату, которое печатается центрированным способом через 1,5 межстрочных интервала как и весь текст, например:

Уважаемый Петр Петрович!

Если письмо подготовлено в дополнение к ранее направленному, то следует указать дату и номер ранее направленного письма.

При ссылке в тексте на какой-либо документ указываются его реквизиты в следующей последовательности: название вида документа, автор, дата, номер документа, заголовок.

Вторая часть, начинающаяся с абзаца, содержит заключения, выводы, предложения, просьбу или отказ и т.д.

Письмо, состоящее из одной части, - это просьба без пояснения, напоминание без преамбулы, сообщение без обоснования.

В заключительной части могут использоваться слова: "просит" (письмо-запрос), "направляет", "представляет" (сопроводительное письмо), "сообщает" (информационное письмо).

Заключительная часть письма может заканчиваться формулой вежливости, которая отделяется от названия должности запятой и пишется, как правило, от руки должностным лицом, подписывающим письмо.

Приложения к письмам оформляются в соответствии с п. 2.3.15. Отметка о наличии приложения печатается с красной строки в единственном числе, отделяется от текста 2 межстрочными интервалами.

Приложения справочного характера, подготовленные на бумажных носителях, подписываются руководителем структурного подразделения, подготовившего документ, в двух экземплярах (один прикладывается к визовому экземпляру письма).

Подпись отделяется от последней строки текста 2 - 3 межстрочными интервалами (24 - 36 пт) и оформляется согласно п. 2.3.16.

Отметка об исполнителе оформляется в соответствии с п. 2.3.18.

На документах, направляемых в судебные органы: отзывы, ходатайства, возражения, заявления, доверенности отметка об исполнителе может проставляться только на визовом экземпляре.

3.11.7. Служебные письма должны быть краткими, как правило, не превышать двух страниц, а в случае, когда требуется по излагаемому вопросу дать глубокий анализ или обоснование предложения, - пяти страниц.

При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются по середине верхнего поля листа арабскими цифрами.

3.11.8. Право подписи служебных писем устанавливается в инструкциях, положениях, регламентах, в том числе положениях о структурных подразделениях и должностных регламентах, в которых должен предусматриваться и порядок подписания документов при отсутствии руководящих должностных лиц.

3.11.9. Второй экземпляр проекта письма, подготовленного на бумажном носителе, визируется в нижней части лицевой стороны листа.

Проекты писем визируются исполнителем, руководителем структурного подразделения, в котором оно готовилось, руководителями подразделений-соисполнителей (согласно указанию по исполнению документа руководства Министерства), а также корректором, уполномоченным лицом Административного департамента и заместителем Министра в соответствии с распределением обязанностей, если оно будет подписываться Министром.

3.11.10. Служебные письма за подписью Министра или его заместителей, оформляющиеся на бумажном носителе, готовятся не менее чем в трех экземплярах: адресату, Административному департаменту и подразделению, готовившему документ (исполнителю). Третий экземпляр также визируется исполнителем и его непосредственным руководителем.

Проект письма представляется на подпись вместе с материалами, на основании которых оно готовилось.

3.11.11. После подписания и регистрации визовые экземпляры писем, подписанных Министром или его заместителями, а также первые экземпляры информационных (инструктивных) писем формируются в дела в отделе организационного обеспечения Административного департамента, где хранятся до передачи в архив.

Письма, подписанные руководителями структурных подразделений Министерства или их заместителями, регистрируются в отделе организационного обеспечения Административного департамента. Визовые экземпляры писем вместе с основаниями формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел делопроизводителями этих подразделений.

(в ред. Приказа Минпромторга России от 06.10.2015 N 3080)

Образец оформления письма приведен в приложении N 10.

3.12. Телеграммы

3.12.1. Телеграммы направляются иногородним адресатам в исключительных случаях, когда другим способом передать информацию нельзя, и по срочным вопросам (с запрещением передачи информации ограниченного распространения).

3.12.2. Оформление телеграмм производится в соответствии с Правилами предоставления услуг телеграфной связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. N 222.

Телеграмма печатается прописными буквами на специальном бланке шрифтом N 14 без переноса слов, красных строк и абзацев, а также поправок и исправлений.

3.12.3 Реквизиты телеграммы излагаются в следующем порядке:

Наименование документа - ТЕЛЕГРАММА.

Категория телеграммы (правительственная, срочная и т.д.) указывается в верхнем левом углу перед адресатом; при подаче телеграммы категории "обыкновенная" отметка о категории не указывается.

Наименование телеграфного пункта места назначения с указанием номера отделения связи.

Адрес получателя (печатается через 1 межстрочный интервал перед текстом под словом "Телеграмма") - подробный адрес и точное наименование адресата (если адресатом является гражданин - фамилия, имя и отчество или инициалы адресата; если адресатом является должностное лицо - наименование организации, должность, фамилия и инициалы должностного лица; если адресатом является организация - наименование организации).

В адресе телеграммы наименование населенного пункта (город Владивосток, село Никольское, деревня Новая и т.д.) указывается в именительном падеже, а наименование республики, края, области и района, на территории которых находится населенный пункт, - в родительном падеже. Перед номерами строений, корпусов и квартир слова "строение", "корпус" и "квартира" пишутся полностью или сокращенно: "стр", "корп" и "кв". Такие слова, как "проспект", "проезд", "подъезд", "квартал", "бульвар" и т.п. пишутся полностью. Слова "край", "область", "район", "село", "деревня", "улица", "переулок" и "дом" можно писать полностью или сокращенно ("кр", "обл", "рн", "с", "дер", "ул", "д") либо не писать, если это не приведет к неопределенности или неточности адреса.

Наименование организации печатается в именительном падеже и отделяется от телеграфного адреса 1,5 межстрочным интервалом (18 пт).

При направлении телеграммы должностному или частному лицу должность и фамилия получателя печатаются в дательном падеже.

Телеграмма может быть адресована в один или несколько адресов.

При подаче телеграммы в четыре и более адресов готовится количество экземпляров телеграммы, соответствующее числу адресатов, плюс необходимое количество копий. В адресе на каждом экземпляре телеграммы указывается только тот пункт, куда следует доставить телеграмму.

К многоадресной телеграмме оформляется список рассылки, подписанный руководителем структурного подразделения или его заместителем, с указанием не более 20 адресов. Если адресов более 20, готовится несколько списков. К каждому списку прилагается экземпляр подписанной телеграммы.

Ссылка на номер и дату. Текст ответной телеграммы начинается с указания номера и даты документа, на который дается ответ, без добавления слов "номер", "Ваш", "на Ваш".

Текст телеграммы отделяется от предыдущего реквизита 2 - 3 межстрочными интервалами и печатается через 1,5 - 2 интервала.

Текст телеграммы должен содержать конкретную информацию, излагаться четко, кратко, без союзов и предлогов (если при этом не искажается его содержание), без знаков препинания (или с их сокращенным обозначением).

Содержащиеся в тексте телеграммы числовые значения, точность передачи которых важна, указываются полными словами. Сочетание цифр и букв используется в заводских и торговых знаках и марках, в нумерации домов, индексах документов. Наименования номерных улиц и номерных организаций пишутся словами.

Знаки "точка", "запятая", "кавычки", "скобка" могут указываться либо полными словами, либо сокращенными словами ("тчк", "зпт", "квч", "скб" соответственно), либо соответствующими символьными знаками.

Знаки "вопросительный знак", "тире" ("минус"), "плюс", "дробная черта" могут указываться либо полными словами, либо соответствующими символьными знаками.

Знак "номер" указывается либо полным словом, либо сокращенным словом "нр".

Другие знаки могут указываться только полными словами.

Текст телеграммы не должен превышать 300 слов и заканчивается точкой - "гчк". Текст телеграммы не должен заканчиваться цифрой.

После текста телеграммы (в конце текста) проставляется регистрационный номер и дата регистрации.

Подпись отделяется от предыдущего реквизита межстрочным интервалом 36 пт, оформляется согласно п. 2.3.16 и заверяется печатью Административного департамента.

Телеграммы категории "Правительственная" подписываются Министром или его заместителями в соответствии с распределением обязанностей.

В телеграммах, подписываемых руководителями нескольких организаций, каждая подпись заверяется печатью соответствующей организации.

Наименование и адрес отправителя указываются под чертой и включают в себя сведения, не подлежащие передаче: наименование и адрес Министерства, должность и фамилия лица, подписавшего телеграмму, структурное подразделение, фамилия, инициалы и телефон исполнителя.

Телеграмма подписывается в двух местах (над и под чертой).

3.12.4. К проектам телеграмм прилагаются их копии, завизированные аналогично письму на лицевой стороне последнего листа в нижней его части (п. 3.1.9), а также материалы, на основании которых они подготовлены. Визовой экземпляр телеграммы категории "правительственная" после отправки помещается в дело в отделе организационного обеспечения Административного департамента.

Образец оформления телеграммы приведен в приложении N 11.

3.13. Акты

3.13.1. Акт составляется несколькими лицами и подтверждает установленные факты и события. Акт может быть составлен как постоянно действующей, так и специально созданной, в том числе по устному распоряжению руководства, комиссией (в составе не менее трех человек).

3.13.2. Акт оформляется на чистом листе бумаги формата A4, печатается, как правило, шрифтом N 14 (приложение N 12) и имеет следующие реквизиты:

Наименование автора документа - полное наименование Министерства.

Название вида документа печатается прописными буквами (АКТ).

Дата и место составления, проставляемые в акте, должны соответствовать дате и месту актируемого факта (события). Дата оформляется цифровым способом.

Регистрационный номер при актировании единичных фактов может отсутствовать.

Заголовок акта отражает цель его составления, отвечает на вопрос "О чем?" и начинается с предлога "О" ("Об"): "О списании оборудования"; "О приеме-передаче дел по должности ...". Заголовок отделяется 2 - 3 интервалами от реквизита "Место составления".

Текст акта состоит из двух частей: вводной и констатирующей.

Вводная часть акта не является связанным текстом. Основание, которое закрепляет полномочия, цель работы и состав комиссии (распорядительный документ, на основании которого актируется факт или событие, его номер и дата), печатается через 1 межстрочный интервал от границы левого поля 2 - 3 межстрочными интервалами ниже заголовка. Оборот текста "Составлен" или "Составлен комиссией" располагается через 2 межстрочных интервала после слова "Основание" и заканчивается двоеточием.

Через 2 межстрочных интервала от границы левого поля оформляется состав комиссии с указанием должностей ее членов и распределением обязанностей между ними. Строка с обозначением председателя комиссии отделяется 2 межстрочными интервалами. Список членов комиссии нумеруется арабскими цифрами и печатается через 1,5 межстрочных интервала. Фамилии членов комиссии располагаются по алфавиту. В необходимых случаях приводятся сведения о документах, удостоверяющих личность и полномочия составителей акта, их адреса.

Ниже могут быть указаны лица, присутствовавшие при проверке, участвовавшие в работе, но не являющиеся членами комиссии (проверяемые, сдающие дела и т.п.).

Слова "Основание", "Председатель", "Члены комиссии", "Присутствовали" пишутся с прописной буквы от левого поля.

Констатирующая часть акта отражает цели составления акта и результаты работы, а при необходимости - выводы, решения или рекомендации комиссии, составившей акт, представляет собой связный текст и отделяется от вводной части тремя межстрочными интервалами. Констатирующая часть может быть оформлена в виде таблицы.

Завершается текст акта сведениями о количестве экземпляров и месте их нахождения, которые проставляются через 2 - 3 межстрочных интервала после текста. Эта часть акта необязательна.

Количество экземпляров акта определяется количеством заинтересованных в этом документе сторон или нормативными документами, регламентирующими составление акта в конкретном случае. Каждый экземпляр подписывается всеми членами комиссии и имеет одинаковую юридическую силу.

Особое мнение члена комиссии может быть изложено на отдельном листе бумаги и оформлено как приложение к акту.

При наличии приложений к акту на них дается ссылка в тексте. Отметка о наличии приложения к акту помещается после отметки о количестве экземпляров и оформляется в соответствии с п. 2.3.15.

Подписи отделяются от текста 3 межстрочными интервалами и оформляются согласно п. 2.3.16. Подпись председателя отделяется 2 межстрочными интервалами от подписей других членов комиссии.

3.13.3. Акты утверждаются Министром или его заместителями в соответствии с распределением обязанностей. В отдельных случаях, если это оговорено соответствующими нормативными или методическими документами, иными должностными лицами Министерства. Гриф утверждения оформляется в соответствии с п. 2.3.11 настоящей Инструкции.

При необходимости на акте может быть проставлен гриф ограничения доступа к документу.

3.14. Служебные, докладные, объяснительные записки

3.14.1. Докладные, служебные, объяснительные записки, справки, представления относятся к внутренним документам. Они используются для документального оформления различных решений, в том числе кадровых, служат основанием для издания организационно-распорядительных документов.

3.14.2. Докладные и служебные записки создаются по инициативе сотрудника или по заданию его непосредственного руководителя.

Докладные записки обеспечивают связь объектов управления на вертикальном уровне - снизу вверх, то есть направляются от нижестоящего должностного лица вышестоящему должностному лицу, а служебные записки - на горизонтальном.

3.14.3. Докладная записка - документ, адресованный руководителю вышестоящего уровня (Министру, его заместителю, руководителю структурного подразделения) с изложением конкретной проблемы или постановкой вопроса и содержащий выводы и предложения с целью информировать руководство об имевших место фактах, событиях, сложившейся ситуации, требующих принятия определенного решения, либо о выполнении распоряжений или о завершении каких-либо работ, побудить руководителя принять конкретное решение.

Докладная записка составляется в случаях, когда компетенции сотрудника или руководителя подразделения недостаточно для разрешения какой-либо уже сложившейся ситуации или для предупреждения возможной негативной ситуации: проведение различных проверок, награждение, поощрение, выделение новых штатных единиц, командирование сотрудников, нарушение требований Инструкции по делопроизводству и т.д.

Докладные записки могут носить и чисто информационный характер: о ходе выполнения или выполнении какого-либо поручения, заданий, планов, указаний, работ.

3.14.4. Служебная записка - документ внутренней деловой переписки между структурными подразделениями организации или должностными лицами, не находящимися в прямом подчинении, т.е. внутреннее деловое письмо.

Служебная записка предназначена для координации действий подразделений и сотрудников внутри Министерства, оперативного обмена документированной служебной информацией. Служебные записки составляются по тем вопросам деятельности, решение которых входит в компетенцию подразделения или должностного лица и не требует обращения к вышестоящему должностному лицу, но находится в зависимости от выполнения своих функций смежным подразделением или должностным лицом.

Переписка между подразделениями по вопросам, которые могут быть решены в оперативном порядке и не требуют документального оформления, не допускается.

3.14.5. Докладную и служебную записки оформляют на стандартном листе бумаги формата A4.

В целях унификации служебных документов в соответствии с требованиями к оформлению организационно-распорядительных документов оба документа имеют одинаковый состав необходимых реквизитов, которые отделяются друг от друга интервалами в соответствии с п. 2.1 настоящей Инструкции:

наименование вида документа;

дата;

регистрационный номер;

адресат;

заголовок к тексту (если текст имеет более 10 строк);

текст;

визы (в необходимых случаях);

подпись составителя (с указанием должности).

Наименование вида документа пишется прописными буквами (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА или СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА) и располагается через 2 межстрочных интервала после наименования подразделения.

Адресат: наименование должности, И.О. Фамилия (в дательном падеже).

Дата и регистрационный номер пишутся на одной строке. Датой является дата составления и подписания записки. Дата, как правило, оформляется арабскими цифрами, например: 02.02.2014. Регистрационный номер оформляется согласно п. 6.6 настоящей Инструкции.

Заголовок кратко раскрывает содержание документа, формулируется по общим правилам составления заголовков к документам (п. 2.3.13). Например: "О проведении проверки ...".

Текст по оформлению, структуре и содержанию аналогичен построению и изложению делового письма, излагается от первого лица единственного числа и может состоять из двух или трех частей. В первой части (констатирующей) излагаются причины, факты или события, послужившие поводом для составления документа, во второй - анализ сложившейся ситуации, возможные варианты решения, а в третьей - конкретные выводы, просьбы и предложения. Вторая, аналитическая, часть может отсутствовать.

Документ может быть составлен в текстовом и табличном вариантах или их сочетании.

Отметка о наличии приложения и подпись автора документа оформляются согласно п. 2.3.15 и п. 2.3.16 настоящей Инструкции.

Докладная записка визируется исполнителем документа, его руководителем, а также при необходимости сотрудниками заинтересованных подразделений.

Служебная записка визируется исполнителем документа, при необходимости его непосредственным руководителем, а также (в зависимости от ситуации) сотрудниками заинтересованных подразделений.

Докладная записка подписывается исполнителем, если она представляется руководителю структурного подразделения, и руководителем структурного подразделения, если она представляется Министру или его заместителю.

Служебная записка подписывается руководителем подразделения или соответствующим должностным лицом.

Как и в служебном письме, на документе следует проставлять отметку об исполнителе (п. 2.3.18).

Образцы оформления служебной и докладной записок приведены в приложениях N 13 и N 14.

3.14.6. Не допускается направление докладных и служебных записок в сторонние организации.

3.14.7. Объяснительная записка - документ, объясняющий руководителю причины невыполнения какого-либо поручения, нарушения правил внутреннего трудового распорядка, трудовой или технологической дисциплины (опоздание на работу, прогул, отсутствие на рабочем месте и др.), поясняющий какое-либо действие, факт, поступок, происшествие, сложившуюся ситуацию, поступок или поведение отдельных сотрудников.

Объяснительная записка может быть оформлена рукописным способом на стандартном листе бумаги.

По структуре, построению и оформлению реквизитов объяснительная записка аналогична докладной записке:

наименование структурного подразделения - автора документа;

адресат: наименование должности, И.О. Фамилия (в дательном падеже);

наименование вида документа - ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА;

заголовок к тексту;

текст объяснительной записки состоит из двух частей: первая часть содержит факты, послужившие поводом к ее написанию, вторая - причины, объясняющие сложившуюся ситуацию, действия, происшествия; текст должен быть объективным, убедительным, давать четкие разъяснения;

подпись - объяснительная записка подписывается составителем с указанием должности;

дата подписания составителем: 00.00.0000.

3.15. Подготовка документов, направляемых представителям иностранных государств

3.15.1. В Министерстве приняты следующие виды документов международной переписки, различные по содержанию и техническому оформлению:

• личное письмо;
• письмо организации

3.15.2. Документы, направляемые в посольства, торговые представительства, а также в другие иностранные организации, находящиеся в Москве и за границей, составляются на русском языке на бланке Министерства, предназначенном для оформления иностранной почты. В необходимых случаях к подлинному документу прилагается его неофициальный перевод на языке адресата. Неофициальный перевод печатается на чистом листе бумаги, не подписывается, не имеет печати, сверху в правом углу перед текстом печатается: "Неофициальный перевод".

3.15.3. Форма ответа должна соответствовать форме присланного документа: на письмо организации отвечают письмом организации, на личное письмо - личным письмом и т.п.

3.15.4. Все исходящие документы печатаются исполнителем в том количестве экземпляров, которое требуется для рассылки во все заинтересованные организации. На экземпляре, предназначенном для передачи иностранцам, не проставляются фамилия и телефон исполнителя, количество отпечатанных экземпляров, рассылка и др. Все эти реквизиты помещаются на визовом экземпляре документа, остающемся в деле.

3.15.5. На копии документа, врученного иностранному представителю на беседе, делается отметка в левом нижнем углу последнего листа: кто, кому и когда передал документ.

3.15.6. Конверты для писем подготавливает исполнитель. Адрес на конвертах для отправки за границу пишется на русском языке, языке страны назначения (или на английском языке).

Регистрацию и отправку документов осуществляют сотрудники Департамента внешнеэкономических отношений Министерства.

3.15.7. Личное письмо является самым распространенным документом в переписке Министерства с иностранными посольствами, миссиями, торговыми представительствами и другими иностранными организациями.

В личном письме излагаются вопросы самого разнообразного характера. Личное письмо составляется от имени подписывающего письмо.

Текст письма начинается с обращения к адресату по должности или фамилии. В обращении принято слово "Уважаемый".

Например:

Уважаемый господин И.Фамилия или Уважаемая госпожа И.Фамилия

Письмо заканчивается комплиментом, то есть выражением уважения.

Например:

С глубоким уважением, или С уважением,

Реквизит "Подпись" отделяется от текста 3 межстрочными интервалами, состоит из имени и фамилии, должности и печатается от правого поля. Под текстом письма ставится личная подпись лица, от имени которого написано письмо.

Адрес в письме печатается на первой странице в левом нижнем углу независимо от количества страниц письма.

В адресе указываются инициалы, фамилия, полная официальная должность адресата, названия страны и города, которые пишутся каждый с новой строки и с прописной буквы, при этом слово "Господин" пишется полностью.

Исходящий номер на подлиннике не указывается, он проставляется на конверте. Образец оформления личного письма представлен в приложении N 15.

3.15.8. Письмо организации посылается в иностранное посольство в случае, когда перед ним ставится официальный вопрос, или в ответ на письмо организации.

Оно печатается на международном бланке, имеет исходящий номер, который обычно пишется от руки.

Текст таких писем составляется в третьем лице и начинается с обращения, содержащего комплимент.

"Министерство промышленности и торговли Российской Федерации свидетельствует свое уважение (или "почтение") Посольству Исландии и имеет честь ..." (далее идет текст ноты).

Исходя из принципа взаимности и на основе общепринятой международной протокольной практики, необходимо употребление формулы вежливости и в конце нот, посылаемых Министерством.

"Министерство пользуется случаем, чтобы возобновить Посольству уверения в своем весьма высоком уважении (почтении)".

Письмо организации не подписывается, на ней ставится гербовая печать Министерства.

Адрес в письме указывается в левом нижнем углу на первой странице документа, независимо от количества страниц.

IV. Общие требования к подготовке проектов законодательных и нормативных актов

4.1. Подготовка и оформление проектов законодательных актов Российской Федерации

4.1.1. Министерство, осуществляющее функции по выработке государственной политики и нормативно-правовому регулированию в установленной сфере деятельности, разрабатывает проекты федеральных законов во исполнение актов законодательства Российской Федерации, планов законопроектной деятельности Правительства Российской Федерации и соответствующих поручений, а также по собственной инициативе.

4.1.2. Законопроекты, подготавливаемые для внесения в Правительство Российской Федерации, печатаются шрифтом N 15 на стандартных листах бумаги формата A4.

На первой странице законопроекта в пределах верхней и правой границ текстового поля проставляется пометка: "Вносится Правительством Российской Федерации". Пометка печатается через 1 интервал и выравнивается по левой границе.

На расстоянии межстрочного интервала 24 пт от пометки у правой границы текстового поля печатается слово "Проект".

4.1.3 Законопроект имеет следующие реквизиты.

Наименование государства - РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ - печатается прописными буквами и выделяется полужирным шрифтом. Выравнивается по центру.

Наименование вида акта - ФЕДЕРАЛЬНЫЙ КОНСТИТУЦИОННЫЙ ЗАКОН или ФЕДЕРАЛЬНЫЙ ЗАКОН - отделяется от первого реквизита межстрочным интервалом 24 пт, печатается прописными буквами размером шрифта не более N 17 и может быть выделено полужирным шрифтом. Выравнивается по центру.

Заголовок отделяется от предыдущего реквизита межстрочным интервалом 36 пт, печатается через 1 интервал, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Пишется с прописной буквы и отвечает на вопрос: "О чем?" издан закон или в нем приводится название кодекса (например: Арбитражный процессуальный кодекс Российской Федерации). Точка в конце заголовка не ставится.

В заголовке законопроекта о внесении изменений в действующие законы необходимо называть причины внесения изменений или конкретную норму, в которую вносятся изменения, а в случае неоднократного изменения одной и той же нормы дополнительно указывать, в какой именно части она изменяется.

Например:

О внесении изменений в законодательные акты Российской Федерации об административных правонарушениях в связи с принятием Земельного кодекса Российской Федерации

или

О внесении изменений в пункт 2 статьи 855 Гражданского кодекса Российской Федерации в части платежей в бюджет и во внебюджетные фонды

Текст отделяется от заголовка межстрочными интервалами 36 - 48 пт и печатается через межстрочный интервал 24 пт.

Текстовая часть законопроекта может подразделяться на преамбулу и основную часть.

Основная часть текста законопроекта может подразделяться на части, разделы, подразделы, главы, параграфы, статьи.

Заголовки частей и разделов печатаются прописными буквами полужирным шрифтом и выравниваются по центру. Точка в конце заголовка не ставится. Номера проставляются римскими цифрами.

Например:

Подраздел имеет порядковый номер, обозначенный римскими цифрами, и наименование. Обозначение подраздела печатается с прописной буквы с абзацного отступа. Наименование подраздела печатается полужирным шрифтом.

Например:

Подраздел I. Общие положения об обязательствах

Главы нумеруются арабскими цифрами и имеют заголовки. Обозначение главы печатается с прописной буквы, с абзацного отступа. Заголовок главы печатается полужирным шрифтом, как правило, в одну строку с обозначением номера, после которого ставится точка.

Например:

Глава 5. Права, обязанности и ответственность

Параграф обозначается знаком §, имеет порядковый номер, обозначенный арабскими цифрами, и заголовок. Заголовок параграфа пишется с прописной буквы полужирным шрифтом, как правило, в одну строку с обозначением номера параграфа, после которого ставится точка.

Например:

§ 1. Хозяйственные товарищества и общества

Статьи имеют единую сквозную нумерацию. Порядковый номер статьи обозначается арабскими цифрами. Обозначение статьи печатается с прописной буквы с абзацного отступа. Заголовок статьи печатается с прописной буквы полужирным шрифтом, как правило, в одну строку с обозначением номера.

Например:

В исключительных случаях статья может не иметь заголовка. При его отсутствии слово "статья" и номер выделяют полужирным шрифтом.

В зависимости от содержания статья может подразделяться на части, пункты, подпункты, абзацы. Части обозначаются арабскими цифрами, после которого ставится точка. Нумерация пунктов осуществляется арабскими цифрами с закрывающей круглой скобкой. Подпункты обозначаются буквами русского алфавита с закрывающей круглой скобкой.

Подпись отделяется от текста межстрочным интервалом 36 пт и состоит из слов "Президент Российской Федерации". Слова "Президент" и "Российской Федерации" печатаются в 2 строки через один межстрочный интервал. Слова "Российской Федерации" печатаются от левой границы текстового поля, а слово "Президент" выравнивается по центру относительно этих слов.

Инициал имени и фамилия Президента Российской Федерации указываются при оформлении принятого закона в Государственной Думе Федерального Собрания Российской Федерации.

Визы проставляются на последнем листе законопроекта в нижней его части.

Образец оформления законопроекта приводится в приложении N 17.

4.1.4 Требования к оформлению пояснительной записки к законопроекту.

Пояснительная записка к законопроекту печатается шрифтом N 14 на стандартных листах бумаги формата A4 и имеет следующие реквизиты.

Наименование вида документа - печатается прописными буквами ниже границы верхнего поля страницы на 24 пт, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру.

Заголовок отделяется от предыдущего реквизита межстрочным интервалом 24 пт, печатается строчными буквами через 1 интервал, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Точка в конце заголовка не ставится.

В заголовке к тексту указывается полное название законопроекта, к которому подготовлена пояснительная записка.

Например:

Текст отделяется от заголовка межстрочным интервалом 24 - 36 пт и печатается через интервал 18 пт на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текст должен содержать обоснование необходимости принятия законопроекта, включающее развернутую характеристику законопроекта, его целей, основных положений, места в системе действующего законодательства, а также прогноз социально-экономических и иных последствий его принятия.

4.2.1. Подготовка и оформление проектов актов (указов и распоряжений) Президента Российской Федерации производится Министерством в соответствии с порядком, установленным Президентом Российской Федерации, Администрацией Президента Российской Федерации, Правительством Российской Федерации и настоящей Инструкцией.

4.2.2. Проекты актов Президента Российской Федерации и приложения к ним печатаются на стандартных листах бумаги A4 (210 x 297) шрифтом N 15. Верхнее поле документа устанавливается границами бланка. Левое поле - 2,75 см, правое - 2,25 см и нижнее - не менее 2 см. При оформлении проекта акта на двух и более страницах верхнее поле второй и последующих страниц составляет не менее 2,5 см.

4.2.3. Проекты актов Президента Российской Федерации имеют следующие реквизиты: наименование вида акта (Указ Президента Российской Федерации или распоряжение Президента Российской Федерации), заголовок и текст.

Заголовок печатается на расстоянии не менее 9 см от верхнего края листа, пишется с прописной буквы, выделяется полужирным шрифтом. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал.

Начало и конец каждой строки заголовка центрируются относительно слов "Президент Российской Федерации". В отдельных распоряжениях Президента Российской Федерации заголовок может отсутствовать.

Текст отделяется от заголовка дополнительным интервалом 24 пт и печатается через интервал 18 пт.

Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текстовая часть может подразделяться на констатирующую часть - преамбулу и постановляющую часть (в распоряжении - распорядительную часть).

Преамбула в указах Президента Российской Федерации завершается словом "постановляю", которое печатается вразрядку.

Пункты в тексте нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.

Пункты могут разделяться на подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами или строчными буквами с закрывающей круглой скобкой.

Все изменения и дополнения, вносимые в ранее принятый указ (распоряжение), должны соответствовать структуре основного нормативного акта.

При наличии приложений к указу (распоряжению) Президента Российской Федерации в тексте на них обязательно делается ссылка.

Допускается печатать прописными буквами и выделять шрифтом другой насыщенности фамилии при подготовке проектов указов (распоряжений) Президента Российской Федерации по вопросам награждения государственными наградами, присвоения почетных, воинских и специальных званий Российской Федерации (в других случаях не рекомендуется).

Подпись отделяется от текста дополнительным интервалом 32 пт и состоит из слов "Президент Российской Федерации", инициала имени и фамилии Президента Российской Федерации.

Слова "Президент" и "Российской Федерации" печатаются в две строки через 1 межстрочный интервал. От границы левого поля печатаются слова "Российской Федерации", а слово "Президент" центрируется относительно этих слов. Инициал имени и фамилия Президента Российской Федерации печатаются у правой границы текстового поля.

Место издания отделяется от подписи, как правило, дополнительным межстрочным интервалом 48 пт и печатается от границы левого поля: Москва, Кремль. На распоряжениях место издания не печатается.

Дата проставляется после подписания документа, оформляется словесно-цифровым способом и отделяется от реквизита "Место издания" межстрочным интервалом 18 пт. Печатается от левой границы текстового поля.

Номер проставляется после подписания, печатается от левой границы текстового поля и отделяется от реквизита "Дата" межстрочным интервалом 18 пт.

К порядковому номеру распоряжения Президента Российской Федерации через дефис добавляются строчные буквы "рп".

Приложения к проектам указов и распоряжений Президента Российской Федерации оформляются на отдельных листах бумаги.

Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании приложений идентичны размерам, применяемым при печатании текстов указов (распоряжений).

Приложениями являются положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и др. Приложения визируются руководителем органа, внесшего проект.

Если в тексте дается ссылка "согласно приложению", то на первой странице приложения в правом верхнем углу пишется слово ПРИЛОЖЕНИЕ, ниже через межстрочный интервал 18 пт дается ссылка на указ или распоряжение Президента Российской Федерации. Все составные части реквизита центрируются относительно самой длинной строки и печатаются через 1 межстрочный интервал. При наличии нескольких приложений они нумеруются.

Например:

Приложения заканчиваются чертой, расположенной по центру текста на расстоянии примерно 3 межстрочных интервалов. Длина черты составляет 2 - 3 см.

При наличии в тексте акта формулировки "Утвердить" (прилагаемое положение, состав комиссии, перечень мероприятий и т.д.) на самом приложении в правом верхнем углу располагается слово УТВЕРЖДЕНО или УТВЕРЖДЕН со ссылкой на нормативный акт, его дату, номер.

Например:

Слова УТВЕРЖДЕНО и УТВЕРЖДЕН в приложениях согласуются в роде и числе с видом утверждаемого документа: положение - УТВЕРЖДЕНО, программа - УТВЕРЖДЕНА, мероприятия - УТВЕРЖДЕНЫ.

Заголовок к тексту приложения выравнивается по центру. Наименование вида документа - приложения (первое слово заголовка приложения) выделяется прописными буквами, полужирным шрифтом и может быть напечатано вразрядку (ПОЛОЖЕНИЕ, ПЕРЕЧЕНЬ, СПИСОК и т.д.). Межстрочный интервал между первой строкой заголовка и последующими строками может быть увеличен на 6 пт.

Заголовок приложения отделяется от даты и номера акта дополнительным интервалом 70 пт, интервалами от текста приложения - дополнительным интервалом 24 пт.

При наличии в тексте приложения нескольких разделов их заголовки печатаются центрованным способом (относительно границ текста). Точка в конце заголовка не ставится. Допускается выделять заголовки разделов полужирным шрифтом.

Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками.

Если таблицу печатают более чем на одной странице, заголовочная часть таблицы (наименование граф) повторяется на каждой странице.

Листы приложения нумеруются самостоятельно начиная со второго листа.

При наличии в тексте приложений ссылки на сноску она оформляется звездочкой или цифрой со скобкой. Текст сноски печатается через 1 межстрочный интервал в конце каждой страницы или после приложений в целом под чертой. После символа сноски ее текст печатается с прописной буквы. В конце текста сноски ставится точка.

На одной странице не должно проставляться более трех сносок.

В положениях, программах, уставах и других подобных документах разделы и главы нумеруются, как правило, римскими цифрами, а пункты и подпункты - так же, как и в тексте указа (распоряжения) Президента Российской Федерации. В указанных документах их составные части (разделы, подразделы, пункты, подпункты) можно также нумеровать арабскими цифрами. Подразделы нумеруют в пределах раздела. Номер подраздела должен состоять из номера раздела и номера подраздела, разделенных точкой.

Например:

1.2.

Номер пункта должен состоять из номера раздела, подраздела и пункта, разделенных точками.

Например:

2.3.1.

Пункты при необходимости могут подразделяться на подпункты, которые должны иметь порядковую нумерацию в пределах каждого пункта.

Например:

1.2.2.1.

Визы проставляются на последнем листе проекта указа (распоряжения) в нижней его части.

На приложениях к проектам указов (распоряжений) визы проставляются также на последнем листе приложения.

Образец оформления проекта указа Президента Российской Федерации приведен в приложении N 18.

4.3.1. Подготовка и оформление проектов актов (постановлений и распоряжений) Правительства Российской Федерации производится Министерством в соответствии с порядком, устанавливаемым Правительством Российской Федерации.

4.3.2. Проект постановления или распоряжения Правительства Российской Федерации печатается на стандартном листе бумаги формата A4 шрифтом размером N 14. Проект акта имеет следующие реквизиты:

Наименование вида акта - постановление Правительства Российской Федерации или распоряжение Правительства Российской Федерации.

Дата акта отделяется от наименования вида акта, как правило, межстрочным интервалом 24 пт, оформляется словесно-цифровым способом, выравнивается по центру, проставляется при подписании акта.

Индекс (номер) печатается арабскими цифрами и состоит из знака "N" и порядкового номера документа.

Например:

N 143

К порядковому номеру распоряжения через дефис добавляется буква "р".

Например:

N 153-р

Место издания - отделяется от реквизитов "Дата" и "Номер" межстрочным интервалом 24 пт и выравнивается по центру.

Заголовок - порядок оформления заголовка аналогичен оформлению этого реквизита в проектах указов (распоряжений) Президента Российской Федерации.

Текст отделяется от заголовка межстрочным интервалом 24 - 36 пт и печатается шрифтом размером N 14 с интервалом 18 пт.

Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы поля.

Текст может подразделяться на констатирующую часть (преамбулу) и постановляющую часть (в распоряжениях - распорядительную).

Преамбула в проектах постановлений Правительства Российской Федерации завершается словами "Правительство Российской Федерации постановляет", последнее слово печатается полужирным шрифтом вразрядку.

Преамбула может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении.

Постановляющая (распорядительная) часть проектов постановлений (распоряжений) Правительства Российской Федерации, как правило, подразделяется на пункты.

Пункты нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.

При наличии приложений к постановлению (распоряжению) Правительства Российской Федерации в тексте на них обязательно делается ссылка.

Подпись отделяется от текста межстрочным интервалом 36 пт и состоит из слов "Председатель Правительства Российской Федерации", инициала имени и фамилии Председателя Правительства Российской Федерации. Слова "Председатель Правительства" и "Российской Федерации" печатаются в две строки через 1 межстрочный интервал. Слова "Председатель Правительства" печатаются от левой границы текстового поля, а слова "Российской Федерации" центрируются относительно первой строки реквизита. Инициал имени и фамилия Председателя Правительства Российской Федерации печатаются у правой границы текстового поля.

Приложения к проектам актов (постановлений и распоряжений) Правительства Российской Федерации печатаются на отдельных листах бумаги и визируются.

Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании текста идентичны размерам, применяемым при оформлении текстов постановлений (распоряжений).

Порядок оформления приложений к проекту постановления (распоряжения) Правительства Российской Федерации аналогичен оформлению приложений к проектам указов (распоряжений) Президента Российской Федерации.

Визы проставляются на последнем листе первого экземпляра (подлинника) проекта постановления (распоряжения) в нижней его части.

Образец оформления проекта постановления Правительства Российской Федерации приведен в Приложении N 19.

4.3.3. Если в тексте проекта акта Правительства Российской Федерации упоминаются ранее принятые акты Президента Российской Федерации или Правительства Российской Федерации, то делается ссылка на соответствующий официальный источник их опубликования.

Например:

(Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 3, ст. 6)

Если подготавливаемый акт Правительства Российской Федерации влечет за собой внесение изменений или дополнений в другие акты Правительства Российской Федерации, эти изменения или дополнения включаются в проект подготавливаемого акта или представляются в виде самостоятельного акта одновременно с ним.

Проект акта Правительства Российской Федерации по организации исполнения федерального закона или акта Президента Российской Федерации должен содержать ссылку на соответствующий федеральный закон или акт Президента Российской Федерации.

4.3.4. В проектах постановлений Правительства Российской Федерации употребляются полные официальные наименования органов и организаций, в проектах распоряжений - их сокращенные официальные наименования.

4.3.5. Документы (программы, положения, регламенты, планы, нормы и т.п.), которые предлагается утвердить подготавливаемым проектом акта Правительства Российской Федерации, в обязательном порядке прилагаются к данному проекту акта.

4.3.6. Справка к проекту постановления (распоряжения) оформляется на стандартных листах бумаги формата A4 и имеет следующие реквизиты.

Наименование вида документа - печатается прописными буквами 2 межстрочными интервалами ниже верхней границы текстового поля, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру.

Заголовок отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается строчными буквами через 1 интервал, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Точка в конце заголовка не ставится.

В заголовке указывается полное название проекта постановления (распоряжения), к которому подготовлена справка.

Текст отделяется от заголовка 3 межстрочными интервалами, печатается шрифтом размером N 14 через 1,5 интервала.

Первая строка абзаца печатается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

В тексте кратко излагаются мотивы внесения проекта, обоснование и суть проекта, наличие разногласий, результаты проработки и экспертизы.

Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами.

Подпись включает наименование должности лица, подписывающего справку, его личную подпись и расшифровку подписи (инициалы и фамилию).

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки.

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.

При наличии нескольких подписей они располагаются одна под другой в соответствии с занимаемыми должностями.

Подписи отделяются одна от другой 1 - 2 пустыми строками.

4.4.1. Нормативные правовые акты издаются Министерством в пределах его компетенции в соответствии с Положением о Министерстве в виде приказов.

4.4.2. Издание нормативных правовых актов в Министерстве в виде писем и телеграмм не допускается.

4.4.3. Порядок подготовки и оформления Министерством нормативных правовых актов осуществляется в соответствии с Правилами подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 13 августа 1997 г. N 1009.

Движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот.

Все документы Министерства делятся на три документопотока:

входящие - документы, поступающие из сторонних организаций;

исходящие - документы, отправляемые в другие организации;

внутренние - документы, разрабатываемые в структурных подразделениях и не направляемые за пределы Министерства.

Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в Министерстве, регламентируются постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти", приказом Минпромторга России от 2 июня 2014 г. N 1050 "Об утверждении Регламента электронного документооборота с использованием электронной подписи в Министерстве промышленности и торговли Российской Федерации", настоящей Инструкцией, табелем унифицированных форм документов, положениями о департаментах, должностными регламентами.

Доставка документов в Министерство осуществляется, как правило, средствами почтовой, фельдъегерской и специальной связи на основании заключенных договоров (контрактов), а также электрической связи, непосредственно нарочными (курьерами) самих отправителей и по системе межведомственного электронного документооборота (МЭДО).

Почтовой связью доставляется письменная корреспонденция в виде простых, заказных и ценных писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания.

По каналам электрической связи поступают: телеграммы, факсограммы, телефонограммы, электронные документы.

По системе межведомственного электронного документооборота поступают: постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации, поручения Правительства Российской Федерации, письма Аппарата Правительства Российской Федерации, письма из федеральных органов исполнительной власти, государственных органов и организаций, включенных в указанную систему.

5.3.1. Поступающие в Министерство документы принимаются, проходят первичную обработку, регистрацию, предварительное рассмотрение и распределение, осуществляемые централизованно отделом организационного обеспечения Административного департамента.

Документы, поступившие фельдсвязью по окончании рабочего дня, в выходные и праздничные дни, принимаются в приемной Министра сотрудниками секретариата Министра или дежурными Административного департамента.

Корреспонденция, поступившая фельдъегерской связью, принимается по описи. Сотрудник отдела организационного обеспечения, принимающий фельдъегерскую почту, расписывается на каждом листе описи, представленной фельдъегерями, сверяя корреспонденцию по количеству и адресам отправителей. Номера на конвертах должны совпадать с номерами в описи. В случае обнаружения поврежденных пакетов в почтовом реестре (описи) делается соответствующая запись.

Первый экземпляр описи возвращается фельдъегерю, визовой подшивается в дело отдела организационного обеспечения. Расписка в реестре (описи) за получение корреспонденции заверяется оттиском печати Министерства с текстом внутри "Административный департамент. Для документов" или "Административный департамент. Для пакетов".

При приеме нарочной корреспонденции после проверки на обороте последнего листа каждого документа ставится штамп с указанием даты поступления документа в Министерство.

5.3.2. Служебные документы, поступившие в приемную Министра, его заместителей или непосредственно в структурные подразделения, минуя Административный департамент, подлежат обязательной передаче в отдел организационного обеспечения указанного Департамента для регистрации.

Служебная корреспонденция, полученная сотрудниками Министерства на совещаниях в федеральных органах исполнительной власти, собраниях акционеров, заседаниях советов директоров или судебных заседаниях либо поступившая по факсу, подлежит обязательной передаче в течение суток на регистрацию в отдел организационного обеспечения Административного департамента. При этом на обороте первого листа документа в левом нижнем углу делается отметка, в которой указываются дата и обстоятельства получения документа, должность, подпись, инициалы, фамилия сотрудника, получившего документ, и дата записи.

Например:

При отсутствии входящего регистрационного номера на документе, послужившем основанием для подготовки структурным подразделением исходящего письма, исходящий документ к регистрации и отправке по официальным каналам связи Министерства не принимается.

5.3.3. В процессе первичной обработки конверты (бандероли) проверяются на целостность упаковки, правильность доставки (адреса). Все конверты (бандероли), за исключением имеющих пометку "вручить лично", вскрываются.

Ошибочно присланные документы пересылаются по принадлежности или возвращаются отправителю с приложением соответствующего акта (приложение N 20).

При нарушении целостности упаковки документов сотрудник отдела организационного обеспечения Административного департамента проставляет на упаковке отметку "Поступило в поврежденном виде", которую заверяет своей подписью с расшифровкой и указанием даты. В этом случае почтовое отправление направляется на исполнение с упаковкой.

Конверты (упаковка) от поступившей корреспонденции, как правило, уничтожаются через 2 рабочих дня.

Конверты (упаковка) сохраняются и прилагаются к поступившим документам в следующих случаях:

обязательно - к обращениям граждан;

к документам, связанным с рассмотрением дел в судах общей юрисдикции и арбитражных судах (претензии, иски, повестки, решения, определения, постановления судов и т.д.);

к уведомлениям о собраниях акционеров акционерных обществ;

если в документе не указан адрес отправителя и (или) соответствующие реквизиты (номер, дата);

если дата, проставленная на документе, расходится с датой, указанной в почтовом штемпеле на конверте более чем на два рабочих дня;

если проставленная в почтовом штемпеле на конверте дата отправления или получения имеет значение в качестве доказательства времени отправки или получения данных документов.

Затем проверяется наличие документов, включая приложения, а также соответствие номеров документов номерам, указанным на конвертах, правильность (полнота) оформления документа.

5.3.4. При отсутствии приложений либо отсутствии необходимых реквизитов документа (подпись, дата и регистрационный номер) документ возвращается отправителю с приложением соответствующего акта (приложение N 20).

При обнаружении повреждений или отсутствии документов составляется акт об отсутствии (или повреждении) документов (приложений) в почтовом отправлении в двух экземплярах (приложение N 20). Один экземпляр акта направляется отправителю документа, второй подшивается в соответствующее дело.

5.3.5. Поступающие документы распределяются на регистрируемые и нерегистрируемые.

Не подлежат регистрации:

• повестки дня заседания коллегии Министерства и материалы к заседаниям;
• материалы к заседаниям Правительства Российской Федерации и комиссий Правительства Российской Федерации;
• задания и отчеты сотрудников по командировкам;
• сводки и справки по контролю исполнения поручений;
• поздравительные и благодарственные письма, телеграммы, пригласительные билеты;
• программы семинаров, конференций, симпозиумов и подобных мероприятий;
• бюллетени и другие периодические издания научно-исследовательских институтов;
• работы научно-исследовательских институтов, присланные для сведения;
• коммерческие предложения;
• печатные издания (книги, журналы, бюллетени, вырезки из газет);
• статистические сборники и информационные справочники;
• счета организаций;
• образцы проспектов, каталогов и других рекламных материалов иностранных организаций и фирм, международных ярмарок и выставок;
• месячные и квартальные бухгалтерские отчеты;
• документы по материально-техническому обеспечению;
• формы статистической отчетности;
• бухгалтерские документы по внутренним расчетам;
• унифицированные формы;
• бланки документов;
• графики распределения отпусков, заявления, списки, сводки об использовании отпусков;
• сводки о движении личного состава;
• извещения об отпусках и командировках;
• учебные планы и программы учебных заведений Министерства;
• документы (заявки, наряды, списки) по хозяйственному, культурно-бытовому и медицинскому обслуживанию;
• заявления о предоставлении путевок в дома отдыха, оздоровительные лагеря, детские сады.

5.3.6. Работа с незарегистрированными документами не допускается, за исключением документов, указанных в п. 5.3.5.

На каждый документ в СЭДО заводится регистрационная карточка. Регистрация документов производится в соответствии с п. 6.2.

В том случае, если в поступившем документе имеется ссылка на другие документы, в его регистрационной карточке в СЭДО осуществляется связка с ними.

В правой нижней части лицевой стороны первого листа документа проставляется регистрационный штамп.

5.3.7. После присвоения поступившим документам регистрационного номера и нанесения штрих-кода документы сканируются.

Электронный образ документа (далее - сканобраз) присоединяется к его регистрационной карточке.

Не подлежат сканированию следующие документы:

• содержащие информацию ограниченного доступа, в том числе с пометками "Для служебного пользования" и "конфиденциально";
• содержащие кадровую информацию и персональные данные, в том числе о государственных гражданских служащих Минпромторга России;
• первичные учетные документы бюджетного учета, указанные в графике документооборота к Учетной политике Минпромторга России;
• прилагаемые к письмам нотариально заверенные, а также сшитые документы, заверенные подписью должностного лица и печатью организации (свыше 15 листов);
• объемные приложения к документам (брошюры, книги и т.д.) свыше 50 листов;
• оформленные на листах иного, кроме A4, формата;
• оформленные на бумаге нестандартной толщины (менее 57 г/м или более 120 г/м).

5.3.8. Зарегистрированные документы на имя Министра или в адрес Министерства передаются в отдел контроля и обращений граждан Административного департамента для рассмотрения и подготовки проектов указаний по исполнению документа.

5.3.9. Документы, адресованные на имя заместителя Министра после регистрации передаются для рассмотрения и подготовки проектов указаний по исполнению документов в соответствующие секретариаты заместителей Министра.

5.3.10. Остальные документы на бумажном носителе, в том числе указанные в п. 2.3.5 Регламента электронного документа оборота с использованием электронной подписи, утвержденного приказом Минпромторга России от 2 июня 2014 г. N 1050, а также иные документы в соответствии с требованиями действующего законодательства Российской Федерации (в том числе связанные с финансированием, а также финансовая и бюджетная отчетность) передаются группой входящей документации Административного департамента через ячейки установленного образца по аналогичным маршрутам в секретариаты соответствующих заместителей Министра, а также ответственным за делопроизводство в структурных подразделениях Министерства.

5.3.11. Рассмотренные руководством Министерства документы в СЭДО с применением ЭП автоматически направляются на исполнение указанным в указании по исполнению документа должностным лицам.

5.3.12. Документы на бумажных носителях (ДСП) после рассмотрения Министром вновь возвращаются в отдел организационного обеспечения и передаются на исполнение заместителям Министра и структурные подразделения. При этом, исходя из указания по исполнению, документ копируется в необходимом количестве экземпляров согласно количеству соисполнителей.

5.3.13. Обработка и передача документов на бумажных носителях исполнителям осуществляется в день их поступления в Министерство либо в первой половине следующего рабочего дня при поступлении документов после 17:00 или в нерабочее время (срочные - немедленно).

Лица, ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях, обязаны забирать поступившую корреспонденцию не реже двух раз в день.

5.3.14. Входящие документы передаются исполнителям в течение рабочего дня, срочные документы - немедленно. Для получения зарегистрированных документов с указанием по исполнению документа Министра с отметками срочности доставки "Вручить немедленно" и "Срочно", а также с контрольным сроком исполнения менее 3 дней сотрудник отдела организационного обеспечения Административного департамента вызывает сотрудника соответствующего секретариата заместителей Министра или ответственного за делопроизводство структурных подразделений.

5.3.15. Заместитель Министра, получивший адресованную ему корреспонденцию по вопросам, не относящимся к его компетенции в соответствии с распределением обязанностей, по договоренности (либо со служебной запиской), передает ее через Административный департамент заместителю Министра, к сфере ведения которого относятся вопросы, затрагиваемые в документе.

5.3.16. Переадресация (переметка) и передача документов по принадлежности вопроса из одного структурного подразделения в другое подразделение, к сфере ведения которого относятся вопросы, затрагиваемые в документе, осуществляется со служебной запиской через отдел организационного обеспечения Административного департамента.

Документ должен быть переадресован в течение 3 дней со дня поступления в секретариат заместителя Министра или в структурное подразделение, если срок его исполнения более 10 дней, и в течение одного дня при сроке его исполнения менее 10 дней.

Документы с просроченным сроком исполнения могут быть переадресованы только после продления срока их исполнения в установленном порядке.

5.3.17. Подлинник документа на бумажном носителе, исполняемого несколькими подразделениями, получает ответственный (головной) исполнитель, остальным исполнителям передаются копии.

Отдел организационного обеспечения Административного департамента осуществляет направление подлинника документа в адрес основного исполнителя и копий документа в адрес соисполнителей в необходимом количестве, исходя из указания по исполнению документа Министра или его заместителей.

5.3.18. В случае если поступившие документы не требуют исполнения, Министр, его заместители, руководители структурных подразделений делают на них пометки об ознакомлении и списании в дело (на бланк указания по исполнению документа ставится отметка: "В дело", подпись и дата).

5.3.19. Поступившие телеграммы принимаются под расписку сотрудниками отдела организационного обеспечения Административного департамента с проставлением даты и времени приема, регистрируются, а затем передаются на рассмотрение руководству и исполнение.

5.3.20. Документы, полученные на официальные номера Министерства по каналам факсимильной связи, регистрируются в установленном порядке и передаются адресатам в день их приема, срочные - немедленно.

5.3.21. Поступающая в Министерство корреспонденция на иностранных языках передается без регистрации в СЭДО по журналу в Департамент внешнеэкономических отношений, которым в течение трех суток организуется подготовка аннотации для Министра и его заместителей с переводом текста документа на русский язык. После доклада соответствующему должностному лицу эти документы передаются на регистрацию (регистрируется аналогично остальной входящей корреспонденции и передается должностному лицу, которому она адресована.)

5.4.1. Исходящие документы, предназначенные для передачи на подпись Министру и требующие согласования с его заместителями в соответствии с распределением обязанностей, либо подготовленные за подписью заместителя Министра, передаются ответственными за делопроизводство структурных подразделений сотрудникам секретариатов соответствующих заместителей Министра.

Исходящие документы, предназначенные для передачи на подпись Министру, передаются ответственными за делопроизводство структурных подразделений или сотрудниками секретариатов заместителей Министра уполномоченному лицу Административного департамента.

5.4.2. Исходящие документы передаются для подписания (визирования) с подлинниками входящих и внутренних документов, на основании которых они подготовлены (далее - документы-основания). При этом к исходящему документу в хронологической последовательности прикладываются входящий документ-основание с указаниями по исполнению документа руководства Министерства и структурного подразделения-исполнителя, докладные записки о переносе сроков исполнения поручения, служебные записки, представляющие собой переписку между структурными подразделениями-соисполнителями в процессе подготовки документа и другие документы, связанные с его подготовкой.

5.4.3. Документы, поступающие на подпись (согласование) заместителю Министра, просматриваются и визируются помощником заместителя Министра. При этом обращается внимание на наличие документов, послуживших основанием для написания письма, наличие указаний по исполнению документа Министра, его заместителей, руководителей структурных подразделений, правильность и полнота выполнения указания по исполнению документа, наличие приложений, правильность оформления проекта письма (в том числе правильность указания адресата, наличие виз исполнителей и соисполнителей, указание исполнителя и др.).

5.4.4. Уполномоченное лицо Административного департамента проверяет наличие оригиналов документов, послуживших основанием для написания письма, наличие указаний по исполнению документа Министра, его заместителей, руководителей структурных подразделений, правильность и полнота выполнения указаний по исполнению документа, наличие виз руководителей структурных подразделений-исполнителей и соисполнителей, заместителей Министра, корректора (если письмо передается на подпись Министру), правильность оформления проекта письма, наличие приложений.

5.4.5. Неправильно или не полностью оформленные и содержащие грамматические ошибки документы возвращаются исполнителю для доработки и визирования у соисполнителей и повторного представления на подпись Министру или его заместителю.

5.4.6. Все исходящие документы Министерства подлежат обязательной регистрации в соответствии с п. 6.3 настоящей Инструкции. Не прошедший регистрацию документ не является официальным документом Министерства и на отправку не принимается.

5.4.7. Исходящие документы, подписанные Министром, заместителями Министра, руководителями структурных подразделений и их заместителями, регистрируются централизованно в отделе организационного обеспечения Административного департамента.

(п. 5.4.7 в ред. Приказа Минпромторга России от 06.10.2015 N 3080)

5.4.8. Исходящие документы печатаются в количестве, необходимом для направления адресатам, плюс два экземпляра.

Второй экземпляр является визовым, который в процессе согласования текста документа визируется исполнителем, начальником отдела, руководителем структурного подразделения, соисполнителями, заместителями Министра и корректором (если документ подписывается Министром).

Исходящие документы регистрируются только при наличии копий всех отправляемых приложений к визовому экземпляру (за исключением копий законов, актов Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, приказов Министерства).

После регистрации исходящие документы направляются адресатам, визовые экземпляры документов, подписанных Министром или его заместителями, вместе с приложениями формируются сотрудниками отдела организационного обеспечения в дела согласно утвержденной номенклатуре дел, третьи экземпляры передаются структурному подразделению-исполнителю, визовые экземпляры документов, подписанных руководителями структурных подразделений или их заместителями, вместе с приложениями формируются делопроизводителями этих подразделений в дела согласно утвержденной номенклатуре дел.

(в ред. Приказа Минпромторга России от 06.10.2015 N 3080)

5.4.9. Вторая и третья копии зарегистрированного исходящего документа заверяются путем проставления пометки (или оттиска штампа) "Верно" и подписи сотрудника, осуществляющего регистрацию документа и удостоверяющего полное соответствие копии подлиннику документа.

5.4.10. Отправка исходящей корреспонденции осуществляется централизованно отделом организационного обеспечения Административного департамента.

5.4.11. На отправку принимаются, в основном, документы, имеющие дату текущего дня (за исключением копийных экземпляров документов) либо дату предыдущего дня. Документы с датой давности двух или более дней к отправке не принимаются.

5.4.12. Утратил силу. - Приказ Минпромторга России от 06.10.2015 N 3080.

5.4.13. На участке отправки отдела организационного обеспечения проверяется правильность оформления исходящих документов (адрес, заголовок, подпись, необходимость проставления печати, наличие приложений, отметка об исполнителе, соответствие количества экземпляров количеству адресатов) и производится сортировка документов по форме отправления (простая, заказная, международная).

Абзац исключен. - Приказ Минпромторга России от 06.10.2015 N 3080.

5.4.14. Документы, направляемые по списку рассылки, принимаются только при наличии оформленного (подписанного руководителем подразделения) указателя рассылки. Копия указателя рассылки, при необходимости, направляется всем указанным адресатам. Срочная корреспонденция отправляется в первую очередь. Документы, отправленные с нарочным (сотрудником структурного подразделения), передаются организациям-адресатам под расписку.

Документы, отправляемые одновременно в один адрес, вкладываются в один конверт.

Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляется по указанию должностного лица, подписавшего документ, или директора Административного департамента.

5.4.15. Если подлинный экземпляр документа получает исполнитель для передачи непосредственно адресату, то на копии документа (визовом экземпляре), остающейся в деле, исполнитель расписывается за полученный документ и указывает дату получения (возможно использование штампа "Подлинный экземпляр получил на руки").

При получении подлинного экземпляра документа непосредственно заявителем или его доверенным лицом, кроме подписи и даты получения указываются паспортные данные заявителя либо делается отметка "по доверенности" и доверенность подшивается вместе с копией документа в дело.

5.4.16. Документы, отправляемые Министерством, передаются фельдъегерской, почтовой или электрической связью (телеграммы, факсограммы, телефонограммы, электронные сообщения), а также по системе межведомственного электронного документооборота (далее - МЭДО). При отправке документов фельдъегерской и почтовой (заказные письма) связью составляется реестр на отправляемые документы в 3 экземплярах, один из которых остается в Административном департаменте.

Фельдъегерской связью осуществляется отправка документов только адресатам, включенным в перечень федеральных органов исполнительной власти.

Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными соответствующим постановлением Правительства Российской Федерации.

Отправка телеграмм осуществляется в соответствии с Правилами предоставления услуг телеграфной связи, утвержденными соответствующим постановлением Правительства Российской Федерации.

Телеграмма сдается на отправку не менее чем в трех экземплярах аналогично письму: на бланке установленного образца и два экземпляра (в т.ч. визовой) - на стандартном листе бумаги формата A4. При направлении в несколько адресов к телеграмме прикладывается указатель рассылки.

Отправка документов в Правительство Российской Федерации, Аппарат Правительства Российской Федерации, другие федеральные органы исполнительной власти, государственные органы и организации осуществляется по МЭДО. Переписка по МЭДО происходит только с федеральными органами исполнительной власти, государственными органами и организациями, включенными в указанную систему и имеющими специальные настройки.

Не подлежат отправке по системе МЭДО:

• документы с пометкой "Для служебного пользования";
• документы, имеющие в приложении брошюры, книги, газеты, журналы, карты, текстовые и иные материалы формата, превышающего A4;
• документы, содержащие приложения объемом более 200 листов.

5.4.17. При передаче и приеме текстов документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями:

объем передаваемого документа (текста, схемы, графического изображения), выполненного на бумаге формата A4 черным цветом, не должен превышать 5 листов;

ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего подразделения;

факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, осуществлявшим перевод;

запрещается передавать текст документов с пометкой "Для служебного пользования".

Подлинники документов, отправляемых по каналам факсимильной связи, как правило, досылаются адресату почтовой связью или, по согласованию с ним, подшиваются в дела с отметкой о времени и способе отправки.

Контроль за использованием факсимильной техники, установленной в подразделениях, осуществляется их руководителями.

Вопросы между подразделениями Министерства решаются путем личного общения и/или переписки, если решение требует документального оформления.

Внутренние документы готовятся, оформляются и исполняются (используются) в пределах Министерства. Внутренние документы оперативного характера, в том числе докладные и служебные записки, оформляются на чистом листе бумаги формата A4.

Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления должно соответствовать прохождению отправляемых документов, а на этапе исполнения (использования) - поступающих документов.

Порядок подготовки, оформления и согласования проектов распорядительных документов определен п. 3.2 настоящей Инструкции. Подписанные распорядительные документы регистрируются в Административном департаменте и рассылаются в подразделения, в ведении которых находятся рассматриваемые вопросы.

Протоколы и приказы, содержащие поручения отдельным лицам или подразделениям, могут быть переданы адресатам в виде копий или выписок из них.

Докладные записки на имя руководства Министерства или структурного подразделения, служебные записки и другие внутренние документы оперативного характера после рассмотрения должностными лицами, которым они были направлены по указанию по исполнению документа, в общем порядке передаются для исполнения в подразделения или помещаются в соответствующие дела.

5.6.1. Учет общего количества документов (объема документооборота) за определенный период времени (год, месяц) проводится по регистрационным формам по месту регистрации документов как по отдельным структурным подразделениям, так и по Министерству в целом.

5.6.2. За единицу учета количества документов принимается сам документ, с учетом размноженных экземпляров.

По каждой группе (входящие, исходящие, распорядительные, внутренние) учитывается количество подлинников документов и отдельно их копии (тираж) (цифры проставляются через косую черту или в отдельных графах).

5.6.3. Сотрудники, ответственные за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, учитывают документы ежедневно при их получении и подготовке к отправке.

5.6.4. Документы, в том числе и обращения (предложения, заявления, жалобы) граждан, рассмотрение которых входит в компетенцию нескольких структурных подразделений Министерства, учитываются в том подразделении, которое является ответственным исполнителем. Служебные записки, справки и другие документы соисполнителей учитываются в группе документов "внутренние".

При учете документов, направляемых в другие организации и ведомства, сопроводительное письмо и прилагаемые к нему документы учитываются как один документ.

5.7.1. Прием и учет входящих документов в структурном подразделении осуществляется сотрудником, отвечающим за делопроизводство в данном подразделении, по заполняемым в Административном департаменте регистрационным карточкам в СЭДО. Информация о поступлении и прохождении докладных записок и служебных записок других структурных подразделений заносится в СЭДО ответственными за делопроизводство в подразделениях.

Ошибочно поступившая в подразделение корреспонденция немедленно возвращается в Административный департамент для направления ее по принадлежности вопроса в соответствующее структурное подразделение.

5.7.2. Поступившие в подразделение документы докладываются руководителю подразделения. В первую очередь должны обрабатываться документы с пометками, свидетельствующими о срочности их исполнения или доставки.

5.7.3. При рассмотрении корреспонденции руководитель подразделения выделяет документы, требующие срочного исполнения. Документы, присланные для согласования, рассматриваются в день их поступления.

Руководители структурных подразделений Министерства обеспечивают оперативное рассмотрение документов, доведение их до исполнителей (как правило - в день поступления), контроль за качественным исполнением документов и их сохранность.

5.7.4. Ответственные за делопроизводство передают документы исполнителю согласно указанию по исполнению документа руководителя подразделения, с занесением указания по исполнению документа в регистрационную карточку в СЭДО.

5.7.5. Передача документов по принадлежности из одного подразделения в другое осуществляется в соответствии с п. 5.3.16 настоящей Инструкции.

5.7.6. Исполнение документа предусматривает: сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подписание (утверждение) руководству Министерства или руководителями структурных подразделений, подготовку к пересылке адресату.

Исполнитель определяет необходимое количество экземпляров документа, вид доставки документа, передает документ на тиражирование. На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит указатель на рассылку.

5.7.7 До передачи документов на отправку исполнитель обязан:

указать в регистрационной карточке в СЭДО связи со всеми документами, на которые есть ссылки в тексте письма;

приложить к исходящему письму подлинник документа, послужившего основанием для его подготовки;

на письме-ответе указать номер и дату документа, на который дается ответ;

проверить полноту оформления документа (правильность указания адресата и почтового адреса, наличие подписи, виз, приложений, а также фамилии и номера телефона исполнителя);

на письмах, отправляемых в несколько адресов, отметить адрес того корреспондента, кому посылается данный экземпляр письма;

при отправке документа более чем в четыре адреса составить список его рассылки.

5.7.8. При оперативном решении вопросов без составления дополнительных документов исполнитель делает отметки на исполняемом документе: о дате поступления (если образовался интервал времени между поступлением документа и его доставкой исполнителю), о датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и т.д.), о дате и результатах окончательного исполнения.

5.7.9. Исполнитель несет ответственность за соблюдение требований исполнительской дисциплины, за неисполнение действующих нормативных актов по подготовке, оформлению, представлению и срокам исполнения документов.

5.7.10. Подготовленные исполнителями документы регистрируются в соответствии с требованиями, изложенными в разделе VI.

5.7.11. Ответственные за делопроизводство в подразделении контролируют правильность формирования исполненных документов в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

5.7.12. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения ответственный за ведение делопроизводства в данном подразделении в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет и передает дела подразделению-правопреемнику по акту (приложение N 21) или по описям дел, один экземпляр которых направляется в отдел архива Административного департамента.

5.8.1. Подготовка ответов на парламентские запросы, запросы и обращения членов Совета Федерации и депутатов Государственной Думы, а также обращения комитетов и комиссий Федерального Собрания Российской Федерации осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации о статусе члена Совета Федерации и статусе депутата Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации.

5.8.2. Парламентские запросы поступают в виде постановления соответствующей палаты Федерального Собрания Российской Федерации с сопроводительным письмом председателя палаты или его заместителя.

В качестве запроса или обращения рассматривается письмо на бланке члена Совета Федерации или депутата Государственной Думы, имеющее соответствующую подпись и дату, а депутатский запрос, кроме этого, имеет заголовок "Депутатский запрос" или в тексте содержит ссылку на статью 14 Федерального закона "О статусе члена Совета Федерации и статусе депутата Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации".

5.8.3. По запросам и обращениям в подразделениях готовятся проекты ответов в соответствии с указаниями руководства Министерства.

5.8.4. Срок представления ответа Министерства на запросы и обращения членов Совета Федерации и депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации не должен превышать 30 дней, а на парламентские запросы - 15 дней от даты поступления документа в Министерство.

Запросы и обращения членов Совета Федерации и депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, поступившие с поручением Правительства Российской Федерации, выполняются в порядке, определенном для поручений Правительства.

Если запрос или обращение требуют дополнительной проверки или дополнительного изучения связанных с ним материалов, автору необходимо сообщить об этом письменно в 3-дневный срок со дня поступления запроса (обращения).

5.8.5. Ответ на запрос должен быть подписан тем должностным лицом, которому направлен запрос (обращение), либо лицом, его замещающим. При этом в ответе члену Совета Федерации или депутату Государственной Думы указывается, что ответ лицу, по письму которого было составлено обращение (запрос), направлен и его копия прилагается.

5.8.6. Запросы и обращения и документы по их рассмотрению формируются в дела в соответствии с номенклатурой в Административном департаменте.

6.1.1. Основой построения поисковых систем является регистрация документов - запись учетных данных о документе, фиксирующая факт его создания, поступления или отправления.

Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях, независимо от способа их доставки, передачи или создания.

Регистрируются документы, поступающие из других организаций и от физических лиц, а также создаваемые: внутренние и отправляемые.

Документы регистрируются один раз: поступающие в Министерство - в соответствии с п. 6.2, создаваемые в Министерстве - в соответствии с п. 6.3 и п. 6.4. При передаче документа из одного подразделения в другое повторная регистрация не производится.

6.1.2. Регистрация документов осуществляется путем создания электронной регистрационной карточки в СЭДО, которой автоматически присваивается регистрационный номер, как правило, в пределах календарного года.

6.1.3. Для обеспечения учета, контроля исполнения и анализа документов, информационной совместимости регистрационных данных и создания поисковых систем устанавливается обязательный минимум реквизитов регистрации: наименование организации-автора или корреспондента; наименование вида документа; дата и регистрационный номер документа; дата и индекс (регистрационный номер) поступления; заголовок к тексту или краткое содержание документа; указание по исполнению документа (исполнитель, содержание поручения, автор, дата); количество листов документа; наличие приложений; срок исполнения документа; отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

6.1.4. Состав обязательных реквизитов регистрации в зависимости от характера документа и задач использования информации может быть дополнен другими реквизитами (гриф ограничения доступа к документу; способ передачи документа (почтой, факсом) и т.д.).

Для удобства регистрации, облегчения поиска создаваемых документов руководству Министерства и структурным подразделениям присваивается условный индекс. Классификатор индексов разрабатывается Административным департаментом на начало каждого календарного года в соответствии со структурой Министерства.

6.2.1. Регистрация поступающих документов производится централизованно в отделе организационного обеспечения Административного департамента.

На каждый входящий документ в отделе организационного обеспечения заполняется регистрационная карточка в СЭДО, в которой отмечается движение документа с момента поступления до его помещения в дело после исполнения. Информация о зарегистрированных входящих документах передается в соответствующие подразделения.

6.2.2. Регистрация входящих документов осуществляется путем присвоения документу порядкового регистрационного номера, ввода оператором в СЭДО данных в регистрационную карточку реквизитов поступившего документа и нанесения штрих-кода.

В правом нижнем углу (при отсутствии свободного места - на свободном месте правого поля) лицевой стороны первого листа поступившего документа печатается штамп, содержащий краткое наименование организации (Минпромторг России) с указанием даты поступления и регистрационного номера, который автоматически присваивается СЭДО.

Телеграммы, факсограммы, телефонограммы и сообщения по электронной почте регистрируются, как и другая входящая корреспонденция.

6.2.3. Регистрационный номер входящего документа соответствует порядковому номеру в общем массиве входящей документации.

Например:

N МП-54789 от 09.06.2014

Обращения юридических и физических лиц, содержащие информацию о нарушении их прав, регистрируются как жалобы в отделе контроля и обращения граждан Административного департамента.

Например:

N ПГ-25698 от 09.06.2014

6.2.4. При сканировании документа его сканобраз присоединяется оператором к регистрационной карточке посредством считывателя штрих-кода.

В случае регистрации документа, поступившего в Министерство по электронной почте, к регистрационной карточке документа оператором прикрепляется файл документа.

6.2.5. Документы, поступающие в Министерство на магнитных носителях, регистрируются только при наличии сопроводительного письма.

6.3.1. Регистрация исходящих писем, подписанных Министром и его заместителями, руководителями структурных подразделений и их заместителями, осуществляется в отделе организационного обеспечения Административного департамента.

(п. 6.3.1 в ред. Приказа Минпромторга России от 06.10.2015 N 3080)

6.3.2. Регистрация исходящих документов осуществляется в электронной базе данных путем внесения соответствующих реквизитов документа в регистрационную карточку документа в СЭДО после их подписания.

При регистрации исходящих документов вводятся следующие реквизиты:

основания - указываются номер и дата письма, на которое дается ответ;

гриф (отметка) ограничения доступа к документу (при наличии);

адресаты - учреждения, куда направляется документ;

вид доставки;

номер бланка;

количество листов документа;

должность и фамилия должностного лица, которому направляется документ;

содержание - краткое содержание документа;

визы - фамилии должностных лиц, завизировавших документ;

отметка о внешнем согласовании (при наличии);

подпись - фамилия должностного лица, подписавшего документ;

исполнитель - фамилия исполнителя, готовившего документ, и его телефон.

Порядковый регистрационный номер и дата документа присваиваются СЭДО автоматически и с регистрационной карточки переносятся на документ сотрудниками отдела организационного обеспечения Административного департамента.

6.3.3. При регистрации исходящих документов, подписанных Министром и его заместителями, используются начальные буквы фамилии и имени должностного лица, подписавшего документ, порядковый номер документа в общем массиве данной группы документов и код структурного подразделения-исполнителя.

Например: МД-2341/04, где:

"МД" означают начальные буквы фамилии и имени должностного лица, подписавшего документ (Мантуров Денис),

2341 - порядковый номер исходящего документа

04 - код структурного подразделения.

6.3.4. Регистрация исходящих документов, подписанных руководителями структурных подразделений и их заместителями, осуществляется с использованием порядкового регистрационного номера документа и кода (индекса) структурного подразделения-исполнителя.

Например: 673/01, где:

673 - порядковый номер исходящего документа,

01 - код структурного подразделения.

(п. 6.3.4 в ред. Приказа Минпромторга России от 06.10.2015 N 3080)

6.4.1. Регистрация распорядительных документов ведется порядковыми номерами в соответствующей группе документов в пределах календарного года в отделе организационного обеспечения Административного департамента.

При регистрации приказов в регистрационные карточки вводятся следующие реквизиты:

основания - указываются номера и даты документов, послуживших основанием для издания распорядительного документа;

гриф (отметка) ограничения доступа к документу (при наличии);

содержание - краткое содержание документа;

номер бланка;

количество листов документа;

визы - фамилии должностных лиц, завизировавших документ;

отметка о внешнем согласовании (при наличии);

подпись - фамилия должностного лица, подписавшего документ;

исполнитель - фамилия исполнителя, готовившего документ;

адресаты рассылки документа;

отметка о внесении изменений ранее изданного документа или его отмене.

Порядковый регистрационный номер и дата документа присваиваются СЭДО автоматически и с регистрационной карточки переносятся на документ сотрудниками отдела организационного обеспечения Административного департамента.

6.4.2. Регистрация приказов по кадровым вопросам осуществляется в отделе государственной службы и кадров Административного департамента.

Приказы по личному составу: о приеме гражданина на государственную гражданскую службу, о переводе в другие федеральные органы исполнительной власти Российской Федерации, об установлении надбавки к должностному окладу, о прекращении (расторжении) служебного контракта с сотрудником (увольнении), об изменении фамилии, премировании, - регистрируются в массиве приказов по личному составу порядковыми номерами с буквенным индексом "к" и хранятся в отделе государственной службы и кадров Административного департамента до передачи в архив.

Копии приказов Министерства по вопросам о приеме на государственную гражданскую службу и увольнении заместителей Министра, руководителей структурных подразделений подлежат обязательному направлению для сведения заместителям Министра, всем структурным подразделениям Министерства.

Приказы о предоставлении отпуска (ежегодного оплачиваемого, учебного и т.п.), об отзыве из очередного отпуска регистрируются в самостоятельном массиве порядковыми номерами с буквенным индексом "о" и хранятся в отделе государственной службы и кадров Административного департамента до истечения установленного срока хранения, а затем уничтожаются в установленном порядке.

Приказы о направлении сотрудников в командировку регистрируются в самостоятельных массивах следующим образом:

• о краткосрочных внутрироссийских командировках - порядковыми номерами с буквенным индексом "к/р" хранятся в отделе государственной службы и кадров Административного департамента до истечения установленного срока хранения, а затем уничтожаются в установленном порядке;
• о загранкомандировках - порядковыми номерами с буквенным индексом "кз"; хранятся в отделе государственной службы и кадров Административного департамента до передачи в архив.

Копии приказов передаются в Департамент бюджетной политики и финансов.

6.5.1. Регистрационный номер документов, создаваемых совместно с другими организациями, в том числе договоров (соглашений, контрактов), как правило, состоит из регистрационных номеров каждой из сторон, подписавших документ, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов. Договоры имеют единую дату, соответствующую наиболее поздней дате подписания.

6.5.2. Договоры, соглашения, контракты, заключенные от имени Министерства, регистрируются в Административном департаменте в СЭДО в общем массиве данной группы документов независимо от содержания.

При этом регистрационный номер договора состоит из буквенного индекса "Д", порядкового номера документа в пределах своей группы и индекса подразделения, подготовившего документ.

Например: Д231/09, где

"Д" - указание вида документа - договор,

231 - порядковый номер документа в массиве данной группы документов,

09 - код структурного подразделения-исполнителя.

При регистрации контрактов вместо индекса "Д" используется буквенный индекс "К" и регистрационный номер оформляется следующим образом: N К232/09, где

"К" - указание вида документа - контракт,

232 - порядковый номер документа в массиве данной группы документов,

09 - код структурного подразделения-исполнителя.

Регистрационный номер соглашений состоит из буквенного индекса "С", порядкового номера документа в пределах своей группы и индекса подразделения, подготовившего документ.

Например: С233/09, где

"С" - указание вида документа - соглашение,

233 - порядковый номер документа в массиве данной группы документов,

09 - код структурного подразделения-исполнителя.

6.6.1. Поручения Министра (врио Министра) регистрируются в отделе организационного обеспечения Административного департамента.

При регистрации поручений, подписанных Министром (врио Министра), используются начальные буквы фамилии и имени должностного лица, подписавшего документ, и порядковый номер документа в общем массиве данной группы документов.

Например: МД-46, где

"МД" означают начальные буквы фамилии и имени должностного лица, подписавшего документ (Мантуров Денис),

46 - порядковый номер поручения.

6.6.2. Протоколы совещаний у руководства Министерства, заседаний комиссий и другие регистрируются раздельно порядковыми номерами в соответствующей группе документов в пределах календарного года (см. п. 3.7.8 и п. 3.7.9). Протоколы совещаний у Министра (врио Министра) регистрируются в отделе организационного обеспечения Административного департамента.

При регистрации протоколов, подписанных Министром (Врио Министра), используются начальные буквы фамилии и имени должностного лица, подписавшего документ, порядковый номер документа в общем массиве данной группы документов и код структурного подразделения-исполнителя.

Например: МД-38/01, где:

"МД" означают начальные буквы фамилии и имени должностного лица, подписавшего документ (Мантуров Денис),

38 - порядковый номер протокола,

01 - код структурного подразделения.

6.6.3. Внутренние документы: справки, докладные записки (на имя руководителя подразделения), служебные записки и другие - регистрируются ответственными за делопроизводство по месту их создания в структурных подразделениях в СЭДО.

Регистрационный номер состоит из индекса подразделения, подготовившего документ, и порядкового номера документа в данной группе.

Например: 10-234, где

10 - индекс подразделения,

234 - порядковый номер документа.

6.6.4. Докладные записки на имя Министра, подготовленные от имени его заместителей, служебные записки, служащие для обмена информацией между заместителями Министра, регистрируются в секретариатах соответствующих заместителей Министра.

Исходящий регистрационный номер документов при этом состоит из буквенного индекса, соответствующего инициалам заместителя Министра, и порядкового номера в массиве данной группы документов, зарегистрированных в данном секретариате.

Например: НГ-234, где

"НГ" означают начальные буквы фамилии и имени заместителя Министра (Никитин Глеб),

234 - порядковый номер исходящего документа.

Основой построения поисковых систем является регистрация документов - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.

Для осуществления поиска документа используется атрибутивная папка в СЭДО "Поиск документов", где указаны основные реквизиты документа или указания по исполнению документа.

В СЭДО поиск конкретного документа или подборки материалов осуществляется по реквизитам (заголовок, вид документа, дата принятия, номер документа и т.п.) или по контексту (по любому слову или фразе, содержащимся в искомом документе).

Поисковый запрос может содержать любую комбинацию реквизитов и элементов текста.

7.1. Организация контроля и сроки исполнения документов в Министерстве определяются Порядком исполнения поручений и указаний Президента Российской Федерации, утвержденным Указом Президента Российской Федерации от 28 марта 2011 г. N 352, Регламентом Правительства Российской Федерации, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 1 июня 2004 г. N 260, Типовым регламентом взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 19 января 2005 г. N 30, и Типовым регламентом внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 28 июля 2005 г. N 452.

7.2. Контроль исполнения документов включает в себя: постановку поручений на контроль, организацию сбора информации по выполнению контрольных поручений в структурных подразделениях Министерства, подготовку справок предупредительного контроля за исполнением поручений, подготовку аналитических материалов по результатам контроля выполнения поручений, еженедельное информирование руководства Министерства о состоянии исполнения контрольных документов, снятие исполненных документов с контроля.

7.3. Документы, поступившие на имя Министра и в адрес Министерства из высших органов государственной власти, контролируются отделом контроля и обращения граждан Административного департамента. Документы, адресованные заместителям Министра или руководителям структурных подразделений Министерства, контролируются соответствующими секретариатами или специально назначенными в департаментах сотрудниками, ответственными за контроль.

7.4. Ответственность за своевременность, полноту и качество исполнения документов возлагается на заместителей Министра и руководителей структурных подразделений.

Сотрудники Министерства, допустившие несвоевременное или некачественное исполнение документов и поручений, могут быть привлечены к дисциплинарной ответственности в соответствии с действующим законодательством.

7.5. В случаях если поручение дано нескольким исполнителям, ответственным (головным) исполнителем является лицо, указанное первым или обозначенное словом "отв.". Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координации работы по выработке согласованного решения и подготовке итогового документа (определение сроков представления предложений от соисполнителей, порядка подготовки и согласования итогового документа).

Соисполнители в равной степени несут ответственность за своевременное и качественное исполнение документа (поручения).

7.6. На сотрудников структурных подразделений Министерства, осуществляющих контроль за исполнением документов, возлагаются обязанности:

• по справочно-информационной работе об исполнении документов, поступивших в структурные подразделения;
• по подготовке сводок об исполнении контрольных документов для руководства структурных подразделений;
• по проверке исполнения сотрудниками структурных подразделений Министерства контролируемых документов.

Учет и контроль по исполнению поручений, поступивших непосредственно в секретариаты заместителей Министра, осуществляются сотрудниками секретариатов.

• внешний контроль;
• министерский контроль;
• самостоятельный контроль в департаментах Министерства и секретариатах заместителей Министра.

Определение контрольных сроков и постановку поручений на "внешний контроль" и "министерский контроль" в СЭДО осуществляют сотрудники отдела контроля и обращений граждан Административного департамента. Поручения заместителей Министра, не подлежащие "министерскому контролю", ставятся на самостоятельный контроль в секретариатах заместителей Министра и контролируются сотрудниками секретариата заместителей Министра.

7.8. Категории документов, подлежащих постановке на контроль, приведены в Перечне документов, подлежащих контролю (приложение N 22). По указанию руководства Министерства на контроль могут быть поставлены и другие документы, не включенные в указанный перечень.

типовыми, установленными соответствующими нормативными правовыми актами Российской Федерации, указаниями вышестоящих органов (приложение N 23);

индивидуальными, установленными в тексте документа и (или) указании по исполнению документа руководителя.

Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях: поступивших из Правительства Российской Федерации и издаваемых в Министерстве - от даты подписания (утверждения) документа, а поступивших из других организаций - от даты их поступления в Министерство. Срок исполнения поручений устанавливается за 2 рабочих дня до даты исполнения поручения.

Если последний день срока исполнения документа (поручения) приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению в предшествующий ему рабочий день.

7.10. Приостанавливать или отменять исполнение документа имеет право вышестоящая организация или организация - автор документа.

Изменение срока исполнения документа (поручения) при наличии мотивированной просьбы производится лицом или вышестоящим органом (организацией), установившим этот срок.

Сроки исполнения поручений с пометками "срочно" и "оперативно" не продлеваются.

По документам, изданным в Министерстве, допускается продление срока исполнения должностным лицом, подписавшим документ или давшим поручение, по письменной просьбе руководителя подразделения Министерства о продлении, направленной исполнителем не позднее чем за три дня до истечения установленного срока.

7.11. Переадресация (переметка) и передача документов по принадлежности вопроса из одного структурного подразделения в другое осуществляется через отдел контроля и обращения граждан Административного департамента в соответствии с п. 5.3.16.

В этом случае ответственность за исполнение возлагается на должностное лицо, которому документ переадресован.

Документ должен быть переадресован в течение 3 дней со дня поступления в секретариат заместителя Министра или в структурное подразделение, если срок исполнения более 10 дней, и в течение 1 дня при сроке исполнения менее 10 дней.

Просроченные документы могут быть переадресованы только после продления срока их исполнения в установленном порядке (доклад о причинах несвоевременного исполнения Министру или заместителю Министра, давшему поручение, направление промежуточного ответа в адрес автора обращения (поручения).

7.12. Документы считаются исполненными и снимаются с контроля после фактического выполнения поручения (задания, запроса, обращения) по существу и сообщения результатов всем заинтересованным организациям (лицам) или другого письменного подтверждения исполнения.

Документ, поставленный на контроль в соответствии с поручениями руководства Министерства, снимается с контроля по его решению, принимаемому по результатам рассмотрения доклада об исполнении поручения. Доклад должен содержать предложение о снятии поручения с контроля.

Промежуточный ответ или запрос по исполняемому документу не является основанием для снятия его с контроля.

7.13. Представляемые для снятия с контроля документы должны иметь все необходимые визы (п. 2.3.21).

Датой исполнения документа (снятия его с контроля) является дата регистрации документа-ответа, а при недокументированном решении вопроса - дата списания документа в дело (его фактического исполнения), подтвержденного руководителем структурного подразделения-исполнителя.

7.14. Электронная контрольная картотека документов систематизируется в СЭДО по срокам исполнения документов по департаментам или категориям документов (поручения Президента Российской Федерации, поручения Председателя Правительства Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации, Федеральные Законы и др.).

7.15. При выполнении своих должностных обязанностей сотрудники отдела контроля и обращений граждан Административного департамента запрашивают сведения об исполнении поручений у сотрудников, ответственных за контроль, у исполнителей в структурных подразделениях и при необходимости у руководителей структурных подразделений.

8.1. Работа с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, в Министерстве осуществляется в порядке, установленном для несекретных документов, с учетом особенностей, изложенных в данном разделе.

8.2. К служебной информации ограниченного распространения относится несекретная информация, ограничения на распространение которой диктуются служебной необходимостью.

Перечень сведений ограниченного распространения, порядок отнесения служебной информации к разряду информации ограниченного распространения и снятия грифа ограничения доступа к информации предусматриваются приказом Минпромторга России от 10.04.2014 N 666.

8.3. На документах (в необходимых случаях и на их проектах), содержащих служебную информацию ограниченного распространения, в соответствии с п. 2.3.19 настоящей Инструкции проставляется гриф ограничения доступа к документу ("Для служебного пользования" или "ДСП") и номер экземпляра.

Указанная пометка проставляется также на первой странице сопроводительного письма к документу, на обложке и титульном листе изданий.

При необходимости (по усмотрению руководства Министерства) под грифом ограничения доступа (до номера экземпляра) помещают срок ограничения доступа к документу.

8.4. Отметка о наличии приложения к документу с грифом ограничения доступа оформляется в соответствии с п. 2.3.15 настоящей Инструкции.

8.5. Печатание проектов документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется, как правило, в подразделении.

На обороте последнего листа каждого экземпляра документа указывается количество отпечатанных экземпляров и фамилия исполнителя. Черновики и варианты, файлы с текстом указанных документов уничтожаются.

8.6. Прием и учет (регистрация) входящих документов, а также регистрация исходящих документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, осуществляются отделом организационного обеспечения Административного департамента.

При получении открытого документа, имеющего приложения с грифом ограничения доступа к нему, он учитывается как документ с грифом "ДСП".

8.7. Отправка документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, сторонним организациям осуществляется отделом организационного обеспечения Административного департамента фельдъегерской связью, заказными или ценными почтовыми отправлениями и только в тех случаях, если в них существует служба, ведущая учет этих документов.

При отправке документа, содержащего служебную информацию ограниченного распространения, нескольким адресатам (более 4) исполнитель составляет указатель рассылки, в котором около каждого адресата проставляется номер экземпляра. Указатель рассылки подписывается исполнителем и руководителем подразделения, готовившего документ.

8.8. Передача документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, и их копий сторонним организациям допускается только с письменного разрешения Министра, его заместителей в соответствии с распределением обязанностей.

Передача документов с пометкой "ДСП" сотрудникам подразделений осуществляется по служебной записке с разрешения соответствующего руководителя.

8.9. Копирование документов с пометкой "Для служебного пользования" производится только Административным департаментом с обязательной отметкой в соответствующих регистрационных карточках. Учет размноженных документов осуществляется поэкземплярно.

8.10. Исполненные документы с пометкой "Для служебного пользования" формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел. На обложке дела, в которое помещены такие документы, также проставляется отметка "ДСП".

8.11. Ознакомление сотрудников подразделений с документами и делами, имеющими пометку "ДСП" и находящимися на архивном хранении, осуществляется с согласия руководства Министерства (в соответствии с распределением обязанностей) или руководителей подразделений, готовивших документы (сформировавших дела). При этом указанные документы могут быть выданы сотрудникам подразделений во временное пользование под расписку на срок не более 10 дней.

8.12. Уничтожение документов с пометкой "Для служебного пользования" с истекшими сроками хранения, утративших практическое значение и не имеющих исторической ценности, производится в структурных подразделениях в установленном порядке по акту (с указанием номеров экземпляров). Копии акта направляются в Административный департамент и Отдел безопасности.

8.13. В случае утраты документов или дел, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, на утраченные документы и дела с пометкой "ДСП" составляется акт, на основании которого делаются соответствующие отметки в регистрационных карточках.

8.14. При снятии грифа ограничения доступа на документах, делах или изданиях, а также в регистрационных карточках делаются соответствующие отметки и информируются все адресаты, которым эти документы (издания) направлялись.

Гриф погашается штампом или от руки с указанием номера и даты акта или протокола комиссии, послужившего основанием для снятия грифа. Запись подтверждается подписью сотрудника Административного департамента, занимающегося учетом и хранением документов с грифом "Для служебного пользования".

8.15. При смене сотрудника, ответственного за учет документов с пометкой "Для служебного пользования", составляется акт приема-сдачи этих документов, который утверждается руководителем соответствующего подразделения.

Результаты проверки оформляются актом.

8.16. В случае ликвидации Министерства решение о дальнейшем использовании служебной информации ограниченного распространения принимает ликвидационная комиссия.

Организация работы с документами в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел и передачу их на ведомственное хранение в отдел архива Административного департамента Министерства (далее - отдел архива) в соответствии с требованиями, установленными государственными стандартами на документы, нормативно-методическими документами Минкультуры России и Росархива, а также соответствующими нормативно-методическими документами по архивному делу и делопроизводству Министерства.

Документальный фонд Министерства - совокупность документов, образующихся в процессе деятельности. Формирование документального фонда Министерства осуществляется путем составления номенклатуры дел, формирования и оформления дел, обеспечения их сохранности, учета и передачи дел в отдел архива.

9.1.1. Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень наименований дел, заводимых в департаментах Министерства, с указанием сроков их хранения, по установленной форме.

Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

9.1.2. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться Положением о Министерстве, положениями о структурных подразделениях, штатным расписанием и другими документами, регламентирующими деятельность Министерства и порядок ее документирования, а также номенклатурой дел организации за прошлый год, описями дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, типовыми перечнями документов с указанием сроков их хранения. Изучаются документы, образующиеся в процессе деятельности Министерства, их виды, состав и содержание.

9.1.3. В Министерстве составляются номенклатуры дел структурных подразделений (приложение N 24) и на их основе сводная номенклатура Министерства (приложение N 25).

9.1.4. Номенклатура дел структурного подразделения на следующий год составляется делопроизводителем по установленной форме, подписывается руководителем подразделения, согласовывается с отделом архива и предоставляется до 1 ноября текущего года в отдел архива, в том числе в электронном виде, для ввода в СЭДО, который оформляет сводную номенклатуру дел Министерства, обеспечивает ее согласование с Центральной экспертной комиссией Министерства (далее - ЦЭК) и 1 раз в 5 лет с Экспертно-проверочной комиссией Государственного архива Российской Федерации (далее - ЭПК), в который передаются образующиеся в процессе деятельности Министерства документы Архивного фонда Российской Федерации.

Вновь созданное структурное подразделение обязано в месячный срок разработать проект номенклатуры дел и представить его на предварительное рассмотрение в отдел архива.

Ответственность за организацию своевременного составления номенклатуры дел и представление на согласование в отдел архива возлагается на руководителей структурных подразделений. Руководители структурных подразделений обязаны своевременно утвердить номенклатуру дел.

9.1.5. Сводная номенклатура дел Министерства составляется отделом архива.

Номенклатура дел Министерства визируется лицом, ответственным за архив, подписывается директором Административного департамента и после одобрения ЦЭК направляется на согласование с ЭПК, после чего утверждается руководством Министерства.

Сводная номенклатура дел печатается в 4 экземплярах. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения и включается в номенклатуру дел Административного департамента, второй - используется в Административном департаменте в качестве рабочего, третий - применяется в отделе архива, четвертый - передается в Государственный архив Российской Федерации.

После утверждения сводной номенклатуры дел Министерства структурные подразделения получают выписки соответствующих ее разделов для использования в работе.

Номенклатура дел Министерства на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале текущего года.

Согласованная с ЭПК сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

В случае изменений функций и структуры Министерства сводная номенклатура дел Министерства подлежит переработке и согласованию с ЭПК.

9.1.6. В номенклатуру дел структурных подразделений (отделов) Министерства включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы подразделений, дела и справочные материалы с пометкой "Для служебного пользования", картотеки и журналы.

В номенклатуру дел не включаются периодические издания.

Если в течение года организуются новые документированные участки работы или возникнут новые дела, то они дополнительно включаются в номенклатуру дел, для этого в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.

9.1.7. Названиями разделов сводной номенклатуры дел Министерства являются названия структурных подразделений. В сводной номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой Министерства.

9.1.8 Графы сводной номенклатуры дел, номенклатуры структурного подразделения заполняются следующим образом:

В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в Министерстве цифрового обозначения структурного подразделения и отдела, порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах отдела подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами.

Например: 01-07-03, где 01 - обозначение структурного подразделения, 07 - отдела, 03 - порядкового номера заголовка дела по номенклатуре.

В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений (отделов); для переходящих дел индекс сохраняется. Например: 07-01-03; 14-01-03; 31-01-03 - приказы Минпромторга России по основной деятельности. Копии.

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).

Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью.

В начале номенклатуры дел располагаются заголовки дел, содержащих нормативно-правовую и организационно-распорядительную документацию. Далее - заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы, переписку и т.д.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные документы", "справочные материалы", "общая, оперативная переписка" и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов.

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности:

название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (приказы, протоколы и т.д.);

название Министерства или структурного подразделения (автор документа);

название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа);

краткое содержание документов дела;

название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которым относятся документы дела; указания на копийность документов дела.

При составлении заголовков дел используются формулировки статей перечней типовых архивных документов с указанием сроков их хранения.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.).

Например:

Документы о проведении смотра оборонно-промышленной безопасности (планы, отчеты, переписка)

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название. Например:

Переписка с федеральными государственными унитарными предприятиями по энергосбережению в промышленности

В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются.

Например:

Переписка по участию в деятельности ООН в области энергетики и промышленности

В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним.

Например:

Переписка с Правительством Москвы о представлении жилья сотрудникам Министерства

При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название.

Например:

Переписка с главами администраций регионов по вопросам экспертизы предметов народных промыслов признанного художественного достоинства

Если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела.

Например:

Переписка с администрацией Челябинской области по вопросам функционирования наукоградов

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год) на (за) который составлены планы (отчеты).

Например:

Годовой отчет ЗАО "Болшевский текстиль" о производстве продукции (форма 1-п)

Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

В графе 3 номенклатуры дел указывается количество дел или томов (частей); заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей в соответствии с Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. N 558, или указывается согласованный с ЭПК срок хранения.

Сроки хранения электронных документов соответствуют срокам хранения документов на бумажных носителях.

В графе 5 проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах (например, переходящее с 2012 г.), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другое министерство или ведомство для продолжения делопроизводства и др.

По окончании делопроизводственного года в конце номенклатуры дел заменяется итоговая запись о количестве заведенных дел (томов) отдельно постоянного и временного срока хранения. Сведения, содержащиеся в итоговой записи номенклатуры дел:

• структурного подразделения - в обязательном порядке сообщаются ответственным за делопроизводство в отдел архива до 1 февраля, с проставлением отметки с указанием должности лица, сделавшего отметку и расшифровки его подписи;
• сводной номенклатуры дел - в обязательном порядке сообщаются в Государственный архив Российской Федерации, с проставлением отметки с указанием должности лица, сделавшего отметку и расшифровки его подписи.

Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел структурного подразделения. Дела подлежат оформлению при их заведении и по завершении года.

9.2.1. Дела формируются ответственным за ведение делопроизводства в структурном подразделении.

Исполненные документы должны в 10-дневный срок сдаваться исполнителем, ответственным за ведение делопроизводства в структурных подразделениях для формирования их в дела. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет руководитель структурного подразделения или исполнитель в соответствии с номенклатурой дел.

Формирование дел ведется под непосредственным методическим руководством отдела архива, а при необходимости - Государственного архива Российской Федерации.

9.2.2 При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требования:

а) документы постоянного и временного срока хранения необходимо группировать в отдельные дела;

б) включать в дело по одному экземпляру каждого документа;

в) в дело помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела, при этом запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры документов (за исключением особо ценных), а также документы, подлежащие возврату;

д) группировать в дело документы одного календарного года, исключение составляют: переходящие дела, личные дела;

е) дело должно содержать не более 250 листов, при толщине не более 4 см. При большем объеме дела необходимо формировать несколько томов. В этом случае к номеру (индексу) и заголовку дела на каждом томе добавляют пометки "Т.1", "Т.2" и т.д.

9.2.3. Внутри дела документы должны быть расположены так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы. При этом документы располагаются в хронологическом порядке (входящие - по датам поступления, исходящие - по датам отправления) или по алфавиту авторов и корреспондентов.

9.2.4. Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

В отдельные дела по хронологии, в зависимости от вида документов, формируются копии принятых федеральных законов, актов Президента Российской Федерации, актов Правительства Российской Федерации и выписки из соответствующих протоколов заседаний Правительства Российской Федерации или его Президиума. Поручения высших органов государственной власти Российской Федерации располагают в деле по хронологии в порядке номеров поручений. К каждому поручению прикладываются документы по исполнению поручений;

Все документы отчетного и информационного характера по исполнению акта Президента Российской Федерации или Правительства Российской Федерации, находящиеся на контроле, подшиваются в заведенное на этот акт дело.

Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в отдельные дела;

Протоколы и документы к ним располагаются в деле в хронологическом порядке по номерам протоколов. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.

Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу;

Приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения. Целесообразно при больших объемах документов приказы по личному составу, касающиеся различных сторон деятельности Министерства (прием на работу, увольнение и перемещение, командировки и т.д.), группировать в отдельные дела;

Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от их проектов;

Документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления;

Лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате группируются в отдельные дела и располагаются в них по алфавиту фамилий;

Предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы Министерства и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам;

Переписка группируется, как правило, за календарный год и систематизируется в хронологической последовательности, документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года. Документ, зарегистрированный в конце года, а исполненный в новом году, подшивается вместе с ответом в дело предыдущего года.

Запросы и обращения депутатов Государственной Думы формируются в отдельные дела по алфавиту фамилий депутатов.

Личные дела формируются в течение всего срока работы государственного служащего в Министерстве и в соответствии с Указом Президента Российской Федерации от 1 июня 1998 г. N 640 "О порядке ведения личных дел лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации в порядке назначения и государственные должности федеральной государственной службы" (приложение N 26).

9.2.5. Контроль за соблюдением правил формирования дел осуществляет Административный департамент.

9.2.6. Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, прошивке, нумерации листов, составлению внутренней описи и заверительной надписи.

Руководители подразделений обязаны организовать работу по подготовке, оформлению и описанию дел для последующего хранения в архиве Министерства.

9.2.7. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

9.2.8. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.

Полное оформление дел предусматривает:

подшивку или переплет дела;

нумерацию листов дела;

составление листа-заверителя (приложение N 27);

составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов (приложение N 28);

оформление реквизитов обложки дела по установленной форме (приложение N 29);

внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (регистрационного индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела).

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: допускается не проводить систематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

9.2.9. Документы, составляющие дела, подшиваются на 4 прокола в твердую обложку из картона с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и указаний по исполнению документа. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

9.2.10. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы этого дела (кроме листа-заверителя и внутренней описи) нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу листа простым карандашом или нумератором. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно.

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или по каждой части отдельно.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне на верхнем поле листа.

Сложенный лист (формата A3, A2) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист; лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.

Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и т.п.) нумеруется как один лист. Если к документу подклеены одним краем другие документы (вставки текста, переводы, вырезки и т.п.), то каждый документ нумеруется отдельно.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются; при этом вначале нумеруется сам конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.

Подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов (включая печатные издания) могут нумероваться в общем порядке или сохранять собственную нумерацию, если она соответствует порядку расположения листов в деле.

В случаях обнаружения большого числа ошибок в нумерации листов дела проводится их перенумерация. При перенумерации листов старые номера зачеркиваются и рядом ставится новый номер листа; в конце дела составляется новый лист-заверитель, при этом старый лист-заверитель зачеркивается, но сохраняется в деле.

При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах при подготовке их архивом Министерства к передаче на государственное хранение допускается по согласованию с государственным архивом употребление литерных номеров листов.

Лист-заверитель составляется в деле на отдельном листе, в книгах - на оборотной стороне последнего чистого листа, в картотеках - на отдельном чистом листе формата карточки.

Лист-заверитель дела составляется по установленной форме (приложение N 27), в которой указываются цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела, количество листов внутренней описи, оговариваются особенности нумерации номеров дела (наличие литерных номеров дела, пропущенных номеров, номеров листов с наклеенными фотографиями, номеров крупноформатных листов, конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов), а также указывается наличие в деле типографских экземпляров брошюр с количеством листов в них, если они не были отмечены в общей валовой нумерации в деле.

Лист-заверитель дела подписывается его составителем. Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения, замена подлинных документов) отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт.

Запрещается выносить лист-заверитель на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа. Если дело подшито или переплетено без бланка листа-заверителя, он наклеивается за верхнюю часть листа на внутренней стороне обложки дела.

9.2.11. Внутренняя опись документов дела составляется для учета документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные, судебные, следственные дела и т.д.), а также для учета дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документа.

Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме (приложение N 28), в которой содержатся сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись подписывается ее составителем. Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме опись подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела.

Изменения состава документов дела (изъятия, включения документов, замена их копиями и т.д.) отражаются в графе "Примечания" со ссылками на соответствующие акты. При необходимости составляется новая итоговая запись к внутренней описи и заверительная надпись дела.

9.2.12. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме (приложение N 29) и имеет следующие реквизиты:

наименование Министерства - указывается полностью, в именительном падеже, с указанием официально принятого сокращенного наименования, которое указывается в скобках после полного наименования;

наименование структурного подразделения - записывается наименование структурного подразделения в соответствии с утвержденной структурой;

индекс дела - проставляется цифровое обозначение дела по номенклатуре дел Министерства;

заголовок дела - переносится из номенклатуры дел;

дата дела - указывается год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также для дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами.

В заголовок дела с приказами или протоколами вносятся их порядковые номера, например: "Приказы N 1 - 50 Минпромторга России по основной деятельности". Если дело состоит из нескольких томов, то на обложку каждого тома выносится соответствующий заголовок дела из номенклатуры и проставляется порядковый номер тома. В заголовках дел, содержащих копии документов, указывается их копийность, подлинность документов не оговаривается.

Датой личного дела являются даты подписания приказов о назначении и увольнении лица, на которое заведено дело.

Количество листов выносится на обложку из заверительной надписи в деле.

Реквизит "срок хранения дела" переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне типовых документов с указанием сроков хранения.

На делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно".

Архивный шифр дела (номера фонда, описи, дела) на обложках дел постоянного хранения проставляется в отделе архива чернилами только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей, утвержденных ЭПК Государственного архива Российской Федерации (до этого он проставляется карандашом).

На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования федерального архива, в который будут передаваться дела (Государственный архив Российской Федерации), кодов федерального архива и Министерства по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) и Общероссийскому классификатору органов государственной власти и управления (ОКОГУ).

По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.

9.3.1. Дела временного хранения со сроками хранения до 10 лет передаче в отдел архива, как правило, не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях Министерства и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению на основании акта о выделении к уничтожению (приложение N 30).

Руководители структурных подразделений Министерства и сотрудники, отвечающие за делопроизводство, обязаны контролировать правильное использование документов и дел, а также обеспечивать их сохранность.

Дела, находящиеся в рабочих комнатах и специально отведенных для этой цели помещениях, располагаются в вертикальном положении корешками наружу в шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.

В целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.

На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре.

Завершенные дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу хранятся по месту их формирования в структурных подразделениях и не позднее чем через три года передаются в отдел архива.

9.3.2. Выдача дел другим структурным подразделениям разрешается с разрешения руководителя подразделения и под расписку.

На выданное дело заводится карта-заместитель (приложение N 31).

Дела выдаются сотрудникам структурных подразделений на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.

9.3.3. Выносить служебные дела из здания Министерства категорически запрещается. Сторонним организациям дела и документы, в том числе и в электронном виде, выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководства Министерства по актам.

Изъятие документов постоянного хранения из дел допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководства Министерства с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.

Лица, виновные в утрате, порче или самовольном уничтожении служебных документов, несут ответственность в установленном порядке.

9.4.1. Документы Министерства являются федеральной собственностью. После проведения экспертизы ценности по истечении 15 лет документы постоянного хранения подлежат обязательной передаче на постоянное хранение в Государственный архив Российской Федерации как часть Архивного фонда Российской Федерации.

Хранение документов постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, имеющих практическое значение, и документов по личному составу Министерства, их учет, использование, а также отбор и подготовку к передаче на постоянное хранение в Государственный архив Российской Федерации документов Архивного фонда Российской Федерации осуществляет отдел архива Административного департамента.

Подготовка документов к передаче на хранение в отдел архива предусматривает проведение экспертизы ценности документов, формирование и оформление дел, составление описей дел и актов о выделении документов к уничтожению.

9.4.2. Организация проведения и оформление результатов экспертизы ценности документов.

Экспертиза ценности документов - это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на постоянное хранение.

Экспертиза ценности документов на традиционных носителях и электронных документов производится по одинаковым принципам, на основе действующего законодательства и правовых актов Российской Федерации по архивному делу и документационному обеспечению управления, Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. N 558, номенклатуры дел Министерства, нормативных правовых актов Минкультуры России, методических пособий и рекомендаций Росархива и Государственного архива Российской Федерации.

Экспертиза ценности проводится: в делопроизводстве - при составлении номенклатур дел, в процессе формирования дел и при подготовке дел к передаче в отдел архива Административного департамента; в отделе архива - в процессе подготовки к передаче дел на постоянное хранение.

Для организации и проведения экспертизы ценности документов, отбору и подготовке к передаче на постоянное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации создается постоянно действующая центральная экспертная комиссия (далее - ЦЭК).

9.4.3. Функции и права ЦЭК, а также организация ее работы определяются положением, согласованным с Федеральным архивным агентством и утвержденным руководством Министерства (приказ Минпромторга России от 24 февраля 2014 г. N 257).

Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в структурных подразделениях Министерства непосредственно лицами, ответственными за ведение делопроизводства совместно с ЦЭК под непосредственным методическим руководством отдела архива.

Постоянно действующая ЦЭК Министерства и отдел архива осуществляют методическое руководство, а также координацию и контроль за проведением экспертизы ценности документов в структурных подразделениях.

9.4.4. Экспертиза ценности документов осуществляется ежегодно сотрудниками структурных подразделений, ответственных за ведение делопроизводства совместно с ЦЭК Министерства под методическим руководством отдела архива.

При проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив; отбор дел с временными сроками хранения, подлежащих хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли. При этом одновременно проверяются качество и полнота номенклатуры дел организации, правильность определения сроков хранения дел.

Отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения проводится путем полистного просмотра дел. Не допускается отбор документов для хранения и уничтожения только на основании заголовков дел.

Дела с отметкой "ЭПК" подвергаются полистному просмотру с целью определения и выделения из их состава документов, подлежащих постоянному хранению.

Дела с отметкой "ЭПК", содержащие документы постоянного хранения, подлежат переформированию. Выделенные из их состава документы постоянного хранения присоединяются к однородным делам или оформляются в самостоятельные дела.

Сроки хранения дел, содержащих оставшиеся документы временного хранения, определяются по перечню документов с указанием сроков их хранения или по номенклатуре дел организации.

Подшивка вновь сформированных дел производится только после завершения экспертизы ценности документов.

Отдел архива проводит экспертизу ценности документов при отборе их на постоянное хранение под методическим руководством Государственного архива Российской Федерации.

9.4.5. По результатам экспертизы ценности документов в Министерстве составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению (приложение N 30).

В архиве Министерства в зависимости от состава и объема электронных документов, отнесенных к составу Архивного фонда Российской Федерации, составляются описи электронных документов постоянного хранения, описи дел по личному составу (приложение N 32).

ЭПК Государственного архива Российской Федерации утверждает описи дел постоянного хранения и согласовывает описи дел по личному составу (включая описи дел электронных документов).

Описи и акты рассматриваются на заседании ЦЭК Министерства одновременно. Описи и акты, одобренные ЦЭК, утверждаются руководителем организации только после утверждения ЭПК архивного учреждения описей дел постоянного хранения; после этого Министерство имеет право уничтожать дела, включенные в данные акты.

Дела включаются в акт, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составляется акт. Например, законченные дела с трехлетним сроком хранения в 2001 г. могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 2005 г.

Акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению, составляется на все дела Министерства. Если в акте указаны дела нескольких структурных подразделений, то название каждого структурного подразделения указывается перед группой заголовков дел этого подразделения. Заголовки однородных дел, отобранных к уничтожению, вносятся в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе.

Государственный архив Российской Федерации проверяет правильность отбора дел на постоянное хранение и при необходимости имеет право потребовать включить в опись дел постоянного хранения дела, отобранные на временное хранение или к уничтожению.

Дела, подлежащие уничтожению, передаются на переработку (утилизацию). Передача дел оформляется приемо-сдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры.

Погрузка и вывоз на утилизацию осуществляются под контролем сотрудника, ответственного за обеспечение сохранности документов архива.

9.4.6 Составление описей дел.

Для обеспечения комплектования архива в Министерстве на все завершенные в делопроизводстве дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, составляются описи.

Опись - это архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда и предназначенный для их учета и раскрытия содержания.

Описи составляются отдельно: на дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу.

Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) нумерацией.

В Министерстве, в каждом структурном подразделении описи составляются ежегодно под непосредственным методическим руководством отдела архива. По этим описям документы передаются в отдел архива. Описи, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи дел Министерства, которую готовит отдел архива и по которой он сдает дела на постоянное хранение в Государственный архив Российской Федерации.

Описи дел структурных подразделений составляются по установленной форме (приложение N 33) в трех экземплярах и представляются в архив организации через год после завершения дел в делопроизводстве.

9.4.7 Описательная статья описи дел структурного подразделения включает в себя следующие элементы:

порядковый номер дела (тома, части) по описи;

индекс дела (тома, части);

заголовок дела (тома, части), полностью соответствующий его заголовку на обложке дела;

даты дела (тома, части);

количество листов в деле (томе, части);

срок хранения дела.

9.4.8 При составлении описи дел структурного подразделения соблюдаются следующие требования:

заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел;

каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть вносятся в опись под самостоятельным номером);

порядок нумерации дел в описи - валовый за несколько лет; порядок присвоения номеров описям структурных подразделений устанавливается по согласованию с отделом архива;

графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "То же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);

графа описи "Примечания" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.

Если при составлении описи обнаружено отсутствие дел, числящихся по номенклатуре дел структурного подразделения, то принимаются меры по их розыску. Если принятые меры не дали результатов, то на необнаруженные дела составляется справка о причинах отсутствия дел, которая подписывается руководителем структурного подразделения и передается вместе с описью дел в отдел архива.

В конце описи вслед за последней описательной статьей заполняется итоговая запись, в которой указываются (цифрами и прописью) количество дел, первый и последний номера дел по описи дел, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (наличие литерных и пропущенных номеров).

Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием его должности и утверждается руководителем структурного подразделения.

По требованию отдела архива к описи могут составляться оглавление, список сокращений, указатели.

9.5.1. В отдел архива Министерства передаются дела с исполненными документами постоянного хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям дел не позднее чем через 3 года после завершения дел в делопроизводстве.

9.5.2. Дела временного (до 10 лет) хранения передаче в отдел архива не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

В исключительных случаях вопрос о передаче на архивное хранение отдельных категорий документов со сроком хранения 5 - 10 лет, значительные объемы которых образуются в подразделениях в течение года, решается директором Административного департамента, исходя из наличия свободных архивных площадей.

9.5.3. Передача дел в отдел архива осуществляется по графику, составленному отделом архива, согласованному с руководителем структурного подразделения и утвержденному директором Административного департамента.

9.5.4. В период подготовки структурным подразделением дел к передаче в отдел архива сотрудником отдела архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел департамента Министерства. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел сотрудники структурного подразделения обязаны устранить.

Дела в отдел архива доставляются сотрудниками структурных подразделений по установленным правилам.

9.5.5. Прием каждого дела производится сотрудником отдела архива в присутствии сотрудника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи начальника отдела и должностного лица, передавшего дела.

Вместе с делами в отдел архива передаются регистрационные картотеки на документы или программные средства и базы данных, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов. Заголовок каждой картотеки или базы данных включается в опись.

Если отдельные дела необходимо оставить в структурном подразделении для текущей работы, то после внесения их в опись дел отдел архива оформляет выдачу дел во временное пользование не более чем на шесть месяцев по акту.

В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения Министерства сотрудник, ответственный за ведение делопроизводства данного структурного подразделения, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в структурное подразделение-правопреемник или в отдел архива независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел, номенклатуре дел и актам приема-передачи дел.

Дела с постоянным сроком хранения по завершении установленного срока хранения передаются из отдела архива в Государственный архив Российской Федерации.

1. Получение в Административном департаменте и учет поступившей корреспонденции, зарегистрированной в СЭДО, а также учет и регистрация поступивших в подразделение документов, не подлежащих регистрации в Административном департаменте.

2. Подготовка проектов указаний по исполнению документа к входящим документам, передача документов на рассмотрение руководителю подразделения и после получения соответствующего указания по исполнению документа - исполнителю.

3. Информирование руководства подразделения о ходе и результатах исполнения документов и внесение информации в регистрационные карточки в СЭДО.

4. Проверка наличия документов, находящихся на исполнении у сотрудников подразделения.

5. Проверка правильности оформления создаваемых в подразделении документов в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству Министерстве промышленности и торговли Российской Федерации (наличие заголовка, виз, приложений, ссылки на номер и дату документа, на который дается ответ, фамилии и номера телефона исполнителя и т.п.).

6. Передача документов в другие подразделения, на подпись руководству структурного подразделения и руководству Министерства, а также в отдел организационного обеспечения Административного департамента для регистрации и отправки.

7. Контроль за прохождением документов в подразделении.

8. Учет и регистрация служебных и докладных записок, подготовленных в структурном подразделении и подписанных его руководством, проверка правильности их оформления.

(п. 8 в ред. Приказа Минпромторга России от 06.10.2015 N 3080)

9. Получение, учет и передача на исполнение, в другие подразделения, на подпись руководству Министерства, а также в Административный департамент для регистрации и отправки документов с грифом ограничения доступа, обеспечение их хранения в подразделении.

10. Контроль за своевременным списанием в дела исполненных документов.

11. Разработка, согласование и ведение номенклатуры дел подразделения, составление итоговой записи к номенклатуре дел (ежегодно).

12. Формирование, оформление, обеспечение учета, сохранности и использования дел, находящихся в подразделении.

13. Подготовка и своевременная передача на архивное хранение завершенных делопроизводством дел постоянного и долговременного хранения, в том числе документов по личному составу, составление описи дел.

14. Справочно-информационная работа по прохождению и ходу исполнения документов в подразделении.

15. Ознакомление сотрудников подразделения с организационно-распорядительными документами и информационными материалами, поступившими в подразделение, Инструкцией по делопроизводству в Министерстве промышленности и торговли Российской Федерации.

16. Подготовка к уничтожению документов с истекшими сроками хранения (по согласованию с Административным департаментом), составление актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

17. Оформление для заверения комплектов копий документов, подлинники которых находятся в данном структурном подразделении, при необходимости, нотариального заверения копий документов.

18. Получение и учет бланков документов с изображением государственного герба Российской Федерации, используемых для подготовки документов в подразделении, выдача их исполнителям, учет испорченных бланков, подготовка актов об уничтожении бланков и уничтожение испорченных бланков в установленном порядке.

19. Прием и передача служебной информации средствами факсимильной связи и электронной почты, установленными в подразделении.

20. Копирование документов по указанию руководства подразделения.

к п. 2.2.2 д)

Воспроизведение Государственного герба Российской Федерации

              МИНИСТЕРСТВО ПРОМЫШЛЕННОСТИ И ТОРГОВЛИ
                       РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
                       (Минпромторг России)

ПРИКАЗ

_____________ 20__ г. N __________

                              Москва

Воспроизведение Государственного герба Российской Федерации

              МИНИСТЕРСТВО ПРОМЫШЛЕННОСТИ И ТОРГОВЛИ
                       РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Китайгородский пр., д. 7, Москва, 109074, Россия. Тел. (495) 710-48-88 Факс (495) 710-51-50 E-mail: pr@mte.gov.ru http://www.minpromtorg.gov.ru

_____________ 20__ г. N __________

В целях установления единого порядка использования печатей, штампов и обеспечения их хранения в Министерстве промышленности и торговли Российской Федерации приказываю:

1. Утвердить прилагаемое Положение о порядке изготовления, использования и хранения печатей в Министерстве промышленности и торговли Российской Федерации.

2. Внести в приказ Минпромторга России от ___ N ___ следующие изменения:

а) пункт 2 изложить в следующей редакции:

«2. ....»;

б) признать утратившим силу приложение № 3.

3. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

Министр Д.В. Мантуров

                                           приказом Минпромторга России
                                             от 2 июня 2014 г. N 1065

1.1. Настоящее Положение определяет порядок изготовления, использования и хранения печатей с изображением Государственного герба Российской Федерации в Министерстве промышленности и торговли Российской Федерации.

1.2. ....

В целях обеспечения эффективности работы Комиссии по ........, состав которой утвержден приказом Минпромторга России от 10 ноября 2008 г. № 352, приказываю:

1. Включить в состав Комиссии следующих лиц:

    Синева А.П.         - заместитель начальника отдела ...;

    Дмитриев К.А.       - советник отдела ......

2. Исключить из состава Комиссии Иванова И.И.

3. Контроль за настоящим приказом возложить на ..................

Министр Д.В. Мантуров

       МИНИСТЕРСТВО         МИНИСТЕРСТВО             МИНИСТЕРСТВО

      ПРОМЫШЛЕННОСТИ          ФИНАНСОВ              ЭКОНОМИЧЕСКОГО

   И ТОРГОВЛИ РОССИЙСКОЙ     РОССИЙСКОЙ                РАЗВИТИЯ

         ФЕДЕРАЦИИ            ФЕДЕРАЦИИ          РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

   (Минпромторг России)    (Минфин России)    (Минэкономразвития России)

                              Москва

О возмещении из федерального бюджета российским экспортерам промышленной продукции части затрат на уплату процентов по кредитам, полученным в российских кредитных организациях

В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 6

июня  2005  г.  N  357  "Об  утверждении  Правил возмещения из федерального
бюджета  российским  экспортерам  промышленной  продукции  части  затрат на
уплату   процентов   по   кредитам,   полученным   в  российских  кредитных

организациях» приказываем:

1.   <a id="p101735"></a>Возместить   из   федерального   бюджета   российским  экспортерам

промышленной  продукции  часть  затрат  на  уплату  процентов  по кредитам,
полученным   в  российских  кредитных  организациях,  по  перечню  согласно

приложению.

Министр промышленности   Министр финансов         Министр экономического
и торговли Российской    Российской Федерации     развития Российской
Федерации                                         Федерации

           И.О. Фамилия             И.О. Фамилия               И.О. Фамилия

Продолжение приложения № 4

Приложение к приказу Минпромторга России, Минфина России,

                                            Минэкономразвития России<br>
                                         от __ _____ 20__ г. N __/__/__

из федерального бюджета

Текст не приводится

                                             Директор Департамента<br>
                                       ________________________________

                                       ___________________ И.О. Фамилия

                                       __ _____________________ 2014 г.

         _________________________________________________<br>
             (наименование структурного подразделения)

Визы согласования

Форма и примерная структура положения об отделе Департамента

              МИНИСТЕРСТВО ПРОМЫШЛЕННОСТИ И ТОРГОВЛИ

                       РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ<br>
                       (Минпромторг России)

                             совещания
     у Министра промышленности и торговли Российской Федерации

                           И.О. ФАМИЛИЯ

__ _________ 20__ г. N ______

                              Москва

Присутствовали:

должность                             - И.О. Фамилия

должности                             - И.О. Фамилия,

                                    И.О. Фамилия, .........

Присутствовали от:

структурных подразделений — И.О. Фамилия, И.О. Фамилия, И.О. Фамилия

...........................................................................

I. О финансовой политике Министерства

            ___________________________________________
               (Фамилия, Фамилия, Фамилия, Фамилия,
                         Фамилия, Фамилия)

1. <a id="p101769"></a>Принять к сведению .................................................

2. <a id="p101770"></a>Поручить ...........................................................

Должность И.О. Фамилия

Продолжение приложения № 6

Воспроизведение Государственного герба Российской Федерации

              МИНИСТЕРСТВО ПРОМЫШЛЕННОСТИ И ТОРГОВЛИ<br>
                       РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ<br>
                       (Минпромторг России)

                 совещания у заместителя Министра

                           И.О. ФАМИЛИЯ

__ _________20 г. N _____

                              Москва

Присутствовали от:

структурных подразделений — И.О. Фамилия, И.О. Фамилия, И.О. Фамилия

.......................................................................

I. О ходе выполнения поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации ______________________________________________________________ (Фамилия, Фамилия)

1. <a id="p101778"></a>Принять к сведению .................................................

2.     <a id="p101779"></a>Директорам    департаментов    Министерства    и    руководителю

подведомственного федерального агентства подготовить ......................

II. Разное

             _________________________________________
                        (Фамилия, Фамилия)

Должность И.О. Фамилия

Продолжение приложения № 6

ПРОТОКОЛ заседания рабочей группы

                              Москва

__ ___________ 20__ г. N _____

Председательствующий — И.О. Фамилия. Секретарь — И.О. Фамилия.

Присутствовали: 25 человек (список прилагается).

ПОВЕСТКА ДНЯ:

1. <a id="p101788"></a>О мерах по реализации федеральной целевой программы....
Доклад  заместителя Руководителя Федерального агентства по техническому

регулированию

2. <a id="p101789"></a>О ...............

1. <a id="p101790"></a>СЛУШАЛИ:
И.О. Фамилия - текст доклада прилагается.
ВЫСТУПИЛИ:
И.О. Фамилия - краткая запись выступления
И.О. Фамилия - краткая запись выступления
РЕШИЛИ:

1.2.......

2. <a id="p101793"></a>СЛУШАЛИ:
ВЫСТУПИЛИ:
РЕШИЛИ:

2.1.......

Председатель                                                   И.О. Фамилия

Секретарь                                                      И.О. Фамилия

Продолжение приложения № 6

              МИНИСТЕРСТВО ПРОМЫШЛЕННОСТИ И ТОРГОВЛИ

                       РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

                       (Минпромторг России)

ПРОТОКОЛ ЗАСЕДАНИЯ КОЛЛЕГИИ

__ _____________ 20__ г. N ______

                              Москва

Председательствовал

      Министр промышленности и торговли Российской Федерации

                           И.О. ФАМИЛИЯ

Присутствовали:

члены Коллегии Минпромторга России — И.О. Фамилия, И.О. Фамилия, ......................... Организации по значимости — И.О. Фамилия

I. О комплексе мер по развитию лесной промышленности России ___________________________________________________________ (Фамилия, Фамилия, Фамилия, Фамилия, Фамилия)

Заслушав и обсудив доклад ............................................, Коллегия постановляет:

1. <a id="p101804"></a>....................................................................

Министр промышленности и торговли Российской Федерации И.О. Фамилия

      Секретарь коллегии

Министерства промышленности и торговли Российской Федерации И.О. Фамилия

                МИНИСТР ПРОМЫШЛЕННОСТИ И ТОРГОВЛИ<br>
                       РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

                              МОСКВА

__ ________________ 2014 г.                                       N _______

    В  целях  определения основных мероприятий рабочего графика руководства
Министерства,    а    также   организации   информационного   сопровождения

деятельности Минпромторга России в 2014 году:

                          1. <a id="p101810"></a>И.О. Фамилия
                             И.О. Фамилия
                             И.О. Фамилия

Подготовить и направить в отдел сопровождения деятельности Министра Административного департамента информацию о ......

Срок: 00.00.20__.

                          2. <a id="p101813"></a>И.О. Фамилия
                             И.О. Фамилия

                             +И.О. Фамилия

                                                           И.О. Фамилия

Образец оформления поручения Министра

О порядке учета, использования, хранения и уничтожения гербовых бланков в Министерстве промышленности и торговли Российской Федерации

    В   целях   обеспечения   оптимизации   учета  бланков  с  изображением
Государственного  герба  Российской  Федерации  и повышения ответственности

исполнителей при оформлении документов приказываю:

1.  <a id="p101821"></a>Установить,  что  документы  за  подписью  руководства  структурных

подразделений Министерства промышленности и торговли Российской Федерации оформляются на гербовых бланках.

2. <a id="p101822"></a>...

3.  <a id="p101823"></a>Руководителям  структурных  подразделений  Министерства  обеспечить

контроль учета, использования и хранения гербовых бланков, полученных в Административном департаменте.

    Внести   следующие   изменения   в   Инструкцию   по   делопроизводству
Министерства  промышленности  и торговли Российской Федерации, утвержденную
приказом  Министерства  промышленности  и  торговли   Российской  Федерации

от 19 июля 2011 г. № 965:

а) пункт 2.5.5 изложить в следующей редакции:

«2.5.5. Документы за подписью руководства структурных подразделений Министерства оформляются на гербовых бланках.»;

б) пункт 2.5.6 признать утратившим силу.

Продолжение приложения № 8

5. <a id="p101829"></a>...

6.  <a id="p101830"></a>Контроль  за  исполнением настоящего приказа возложить на директора

Административного департамента В.И. Бродского.

Министр Подпись Д.В. Мантуров

Верно: Ведущий советник отдела организационного обеспечения Административного департамента

Личная подпись И.О. Фамилия

15.06.2014

Образец оформления выписки из приказа

к п. 3.11.11

Правительство Российской Федерации

О проведении заседания российско-азербайджанской межправительственной комиссии

Поручение Правительства Российской Федерации

    В   соответствии   с   поручением  Правительства  Российской  Федерации
Минпромторг  России  совместно  с  заинтересованными  федеральными органами

                                                           И.О. Фамилия

И.О. Фамилия (495) 000-00-00

Продолжение приложения № 10

Министерство сельского хозяйства Российской Федерации

О проекте постановления Правительства Российской Федерации «О мерах по реализации...»

Поручение Правительства Российской Федерации от 15.01.2009 № ДМ-П9-1265

Минпромторг России рассмотрел проект постановления Правительства Российской Федерации «О мерах по реализации...» и сообщает ... ...

                                                           И.О. Фамилия

И.О. Фамилия (495)000-00-00

Продолжение приложения № 10

Председателю Правительства

                                                Российской Федерации

                                                    И.О. Фамилия

О проекте распоряжения Правительства Российской Федерации о внесении изменений в состав Правительственной комиссии

Уважаемый ...!

    Во   исполнение   ...................   Министерство  промышленности  и
торговли  Российской  Федерации  вносит  проект  распоряжения Правительства
Российской  Федерации  о  внесении  изменений  в  состав  Правительственной

комиссии.

Проект распоряжения Правительства Российской Федерации согласован с Министерством энергетики Российской Федерации.

Приложение: 1. Проект распоряжения Правительства Российской Федерации на 1 л. в 1 экз.

            2. <a id="p101956"></a>Пояснительная записка к проекту на 2 л. в 1 экз.

            3. <a id="p101957"></a>Письмо Минэнерго России от 12.05.2014 N ИИ-58/12 на 2 л.
            в 1 экз.

                                                           И.О. Фамилия

(495)000-00-00

Министерство промышленности и                Министерство энергетики
торговли Российской Федерации                 Российской Федерации

                                       Руководителям предприятий и
                                               организаций
                                               (по списку)

О направлении соглашения о....

Направляем вам соглашение о....

(далее текст не приводится)

Заместитель Министра                        Заместитель Министра энергетики
промышленности и торговли                   Российской Федерации

Российской Федерации

                И.О. Фамилия                                   И.О. Фамилия

от 15.03.2014 N НГ-______                         от 15.03.2014 N _______

Приложение № 11 к п. 3.12.4

ПРАВИТЕЛЬСТВЕННАЯ ТЕЛЕГРАММА

127994 МОСКВА РАХМАНОВСКИЙ ПЕРЕУЛОК Д 3/25

    СВЯЗИ  ПЕРЕХОДОВ  ЯНВАРЯ  2006  ГОДА  ФИНАНСИРОВАНИЕ  РАСХОДОВ  ДЕТСКИМ
ПОСОБИЯМ   СРЕДСТВ  ФЕДЕРАЛЬНОГО  БЮДЖЕТА  ПРИЧИНЕ  ОТСУТСТВИЯ  НОРМАТИВНЫХ
ДОКУМЕНТОВ   РЕГУЛИРУЮЩИХ   ПОРЯДОК  ФИНАНСИРОВАНИЯ  СВОЕВРЕМЕННАЯ  ВЫПЛАТА

ПОСОБИЙ НАШЕМ МИНИСТЕРСТВЕ ПРЕКРАЩЕНА ЧТО СОЗДАНИЕ СОЦИАЛЬНУЮ НАПРЯЖЕННОСТЬ

    ЦЕЛЯХ  СОХРАНЕНИЯ СТАБИЛЬНОЙ СИТУАЦИИ ПЕРМСКОЙ ОБЛАСТИ ПРОШУ ВАС РЕШИТЬ
ВОПРОС  МИНИСТЕРСТВОМ  ФИНАНСОВ  РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ФИНАНСИРОВАНИЯ ДАННЫХ
РАСХОДОВ  ФОНДА  КОМПЕНСАЦИЙ  НЕ  ПОЗДНЕЕ  10  ЧИСЛА  КАЖДОГО МЕСЯЦА ОБЪЕМЕ

МЕСЯЧНОЙ ПОТРЕБНОСТИ РАВНЫМИ ДОЛЯМИ

ВЫРАЖАЮ НАДЕЖДУ ПОЛОЖИТЕЛЬНОЕ РЕШЕНИЕ N ... ОТ ...

ДОЛЖНОСТЬ ФАМИЛИЯ

Минпромторг России 109074, Москва, Китайгородский проезд, 7

Должность Личная подпись И.О. Фамилия

                           Место печати

Образец оформления телеграммы

Приложение № 12 к п. 3.13.2

АКТ об уничтожении гербовых печатей

______________ 20__ г. N __________

1) <a id="p101979"></a>____________________________________________________________________<br>
                     (должность, фамилия и инициалы)<br>

2) <a id="p101980"></a>____________________________________________________________________<br>
                     (должность, фамилия и инициалы)<br>

3) <a id="p101981"></a>____________________________________________________________________<br>
                     (должность, фамилия и инициалы)<br>

Уничтожению подлежат следующие гербовые печати Министерства промышленности и торговли Российской Федерации:

Гербовые печати, указанные в данном акте, в количестве (цифрами и прописью) штук уничтожены путем ___________.

Председатель комиссии      ______________          (______________________)
                              (подпись)              (фамилия и инициалы)

                              (подпись)              (фамилия и инициалы)
                           ______________          (______________________)
                              (подпись)              (фамилия и инициалы)

Образец оформления акта

к п. 3.14.5

Директору Департамента ... И.О. Фамилия

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА от 19.08.2017 № 01-59

О номенклатуре дел на 2015 год

Уважаемый .....!

    Административный  департамент  напоминает,  что  в соответствии с п....
действующей  Инструкции по делопроизводству в Министерстве промышленности и
торговли  Российской  Федерации  "вновь созданное структурное подразделение
обязано  разработать  номенклатуру  дел  подразделения  в месячный срок", и
просит  до  19.09.2014  представить на согласование проект номенклатуры дел
Вашего  Департамента  на  2015  год  с  учетом  вновь  созданных внутренних

подразделений.

Директор Административного департамента И.О. Фамилия

И.О. Фамилия 000-00-00

Образец оформления служебной записки

                                                 И.О. Фамилия

от 12.02.2014 № 01-79

О ходе выполнения контрольных поручений

Уважаемый ............!

В соответствии с Вашим поручением докладываю о ходе выполнения контрольных поручений, данных по документам ..........

В связи с изложенным считаю необходимым ....

Прошу Вас ...

Директор Административного департамента И.О. Фамилия

И.О. Фамилия 000-00-00

Образец оформления докладной записки

______________ 201_ г. N ______

Ваше Превосходительство,

Настоящим сообщаю, что ________________________________________________

__________________________________________________________________________.

Примите, господин И. Фамилия, уверения в моем весьма высоком уважении.

                                                       И. Фамилия
                                                       Должность

Его Превосходительству Чрезвычайному и Полномочному Послу Объединенных Арабских Эмиратов в Российской Федерации

        И. Фамилия

         г. Москва

сроков   товарных   поставок   в  рамках  выполнения  межправительственного
соглашения  об  урегулировании взаимных финансовых обязательств, направлено

нами на исполнение по принадлежности в Минфин России.

Примите, господин О. Гобош, уверения в моем высоком уважении.

                                                      И. Фамилия
                                                       Должность

Его Превосходительству Чрезвычайному и Полномочному Послу Объединенных Арабских Эмиратов в Российской Федерации О. Гобашу

         г. Москва

_____________ 201_ г.                                          N _____

    Министерство    промышленности    и   торговли   Российской   Федерации

свидетельствует  свое уважение Посольству Турецкой Республики и имеет честь

подтвердить  получение  письма  Посольства  от  31  марта  2014  г. N 253 и

    Министерство  промышленности и торговли Российской Федерации пользуется

случаем,  чтобы возобновить Посольству Турецкой Республики уверения в своем

                                                      Место печати

Приложение № 17 к п. 4.1.3

Вносится Правительством Российской Федерации

Проект

РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ

Глава 1. Общие положения...

........

Глава 8. Международное сотрудничество