Статья 297. РАСПОРЯЖЕНИЕ ИМУЩЕСТВОМ КАЗЕННОГО ПРЕДПРИЯТИЯПриказ Минздрава РФ от 30.10.1998 № 320

ПРИКАЗ

В целях внедрения Государственного стандарта Р 6.30-97 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» и организации единого порядка работы с документами в центральном аппарате Министерства здравоохранения Российской Федерации, приказываю:

1. Ввести в действие Инструкцию по делопроизводству в аппарате Министерства здравоохранения Российской Федерации (далее — Инструкция) с 1 января 1999 г. (приложение 1).

2. Возложить персональную ответственность за соблюдение требований Инструкции на руководителей структурных подразделений Минздрава России.

3. Управлению делами Минздрава России:

3.1. До 15 ноября 1998 г. размножить Инструкцию в количестве, необходимом для обеспечения ею всех работников центрального аппарата Минздрава России;

3.2. С 1 по 31 декабря 1998 г. провести семинары для работников структурных подразделений Минздрава России по вопросам работы с документами;

3.3. В первом полугодии 1999 г. обеспечить проведение регулярных занятий для работников структурных подразделений Минздрава России по изучению положений Инструкции в соответствии с планом (приложение 2).

4. Руководителям структурных подразделений Минздрава России:

4.1. В месячный срок ознакомить с настоящей Инструкцией всех работников своих подразделений и обеспечить надлежащий порядок работы с документами;

4.2. До 15 ноября 1998 г. назначить лиц, ответственных за ведение делопроизводства и осуществление контроля за исполнением документов, и представить информацию в Управление делами.

5. Считать утратившими силу приказ Министерства здравоохранения Российской Федерации от 23 декабря 1992 г. 341 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Министерстве здравоохранения Российской Федерации» и указание Министерства здравоохранения Российской Федерации от 16 июля 1997 г. № 430-у «О совершенствовании работы с документами в центральном аппарате Министерства».

6. Контроль за выполнением приказа оставляю за собой.

1. Общие положения

Инструкция по делопроизводству в аппарате Министерства здравоохранения Российской Федерации (далее — Инструкция) подготовлена на основе Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации (Росархив, 1992), в соответствии с основными положениями Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ) (М., 1991) и Государственного стандарта на организационно-распорядительную документацию (ГОСТ Р 6.30-97).

Документы Минздрава России являются собственностью государства, включаются в состав его имущества, и вопросы работы с ними регулируются законодательством Российской Федерации, нормативно-методическими документами Федеральной архивной службы России (Росархива), Положением о Министерстве здравоохранения Российской Федерации.

Делопроизводство в Минздраве России организовано и ведется на основе настоящей Инструкции и других нормативно-методических документов, не противоречащих ей.

Инструкция устанавливает общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в Минздраве России: порядок приема, учета, подготовки, оформления, размножения (тиражирования), контроля исполнения, хранения и использования документов.

Порядок работы с секретными документами регламентируется специальными инструкциями.

Положения Инструкции распространяются как на традиционное делопроизводство, так и на организацию работы с документами, создаваемыми средствами вычислительной техники, машиночитаемыми и другими, независимо от их носителей. Компьютерные (автоматизированные) технологии обработки документной информации должны отвечать требованиям настоящей Инструкции.

Документационное обеспечение управления, контроль за соблюдением в структурных подразделениях Министерства единой системы делопроизводства методическое руководство работой с документами и обучение работников основам делопроизводства возлагаются на Управление делами.

Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами в структурных подразделениях Министерства возлагается на их руководителей.

Руководитель структурного подразделения назначает ответственного за ведение делопроизводства, который обеспечивает учет и прохождение документов в установленные сроки, информирует руководство о состоянии их исполнения, осуществляет ознакомление работников с нормативными и методическими документами по делопроизводству.

Работники структурных подразделений несут персональную ответственность за выполнение требований Инструкции по делопроизводству, сохранность находящихся у них служебных документов.

Передача документов, их копий работникам сторонних организаций допускается с разрешения руководства Министерства или структурных подразделений центрального аппарата.

Права, обязанности и ответственность работников, участвующих в документационном обеспечении деятельности Министерства и его структурных подразделений, определяются должностными инструкциями.

Указания Управления делами по вопросам делопроизводства являются обязательными для сотрудников Министерства.

Общее методическое руководство по вопросам документационного обеспечения управления и архивного дела осуществляет Росархив.

2. Организация документооборота

2.1. Общие правила организации документооборота

Движение документов в Министерстве с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки образует документооборот Министерства.

Организация документооборота должна отвечать следующим требованиям:

• прохождение документов должно быть оперативным и целенаправленно регулироваться;
• каждое перемещение документа должно быть оправданным: следует исключать или ограничивать возвратные перемещения документов, инстанции прохождения и действия с документами, необусловленные деловой необходимостью;
• в порядке прохождения и в процессе обработки основных категорий документов должно быть максимальное единообразие.

2.2. Порядок обработки входящей корреспонденции

Документы, поступающие в Министерство, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.

Прием и первичная обработка документов осуществляется Управлением делами.

Документы, доставляемые спецсвязью, принимаются общим отделом Управления делами, а после окончания рабочего дня, в выходные и праздничные дни — в приемной Министра.

Конверты с документами, в том числе и заказные, вскрываются. При этом проверяется правильность доставки, целостность упаковки документов, наличие указанных в документах приложений.

Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается по принадлежности или возвращается отправителю.

Конверты с письмами, поступившими в адрес структурных подразделений, а также с пометкой «лично», передаются по назначению без вскрытия.

Конверты от поступившей служебной корреспонденции, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда только по конверту можно определить адрес отправителя, время доставки и получения документа, а также при поступлении личных или платных документов. Сохраняются и прилагаются конверты к письмам, полученным от граждан.

Посылки и бандероли с наложенным платежом выкупаются только с разрешения финансово-хозяйственного отдела Управления делами.

Корреспонденция, поступившая в Министерство, разбирается на документы, адресованные Министру, первым заместителям Министра, заместителям Министра, Министерству (без указания конкретного должностного лица и структурного подразделения), структурным подразделениям до 10 часов.

Документы, адресованные Министру, первым заместителям Министра, заместителям Министра, Министерству, раскладываются в папки для передачи в Управление делами.

Документы, адресованные структурным подразделениям Министерства, раскладываются по ячейкам и передаются по назначению с 10 до 12 часов и с 15 до 17 часов.

Письма граждан передаются в организационный отдел Управления делами.

Документы, поступившие из-за рубежа и иностранных представительств в России, а также на иностранных языках передаются в Управление международного сотрудничества.

Документы для подразделений Министерства, находящихся в здании на Вадковском пер., передаются секретарю Управления делами до 12 часов для дальнейшей передачи курьеру.

2.3. Рассмотрение документов

Документы на имя Министра, первых заместителей Министра, заместителей Министра и в адрес Министерства передаются в общий отдел Управления делами, где они сортируются на регистрируемые и нерегистрируемые в соответствии с Перечнем документов, не подлежащих регистрации (приложение 1). Нерегистрируемые документы передаются в структурные подразделения по назначению.

Документы, адресованные Министру, первым заместителям Министра, заместителям Министра, Министерству после регистрации не позднее 12 часов передаются руководству Управления делами для предварительного рассмотрения.

Документы, доставленные спецсвязью, регистрируются и передаются руководству Управления делами в первую очередь.

Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения Министром, первыми заместителями Министра, заместителями Министра и направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям.

Предварительное рассмотрение документов осуществляется, исходя из оценки их содержания, на основе установленного в Министерстве распределения обязанностей между Министром и заместителями Министра по руководству подразделениями Министерства, а также с учетом вопросов, отнесенных к сферам ведения структурных подразделений.

Если в поступившем документе имеется ссылка на другие документы, последние подбираются и передаются руководству вместе с поступившим документом или соответствующей справкой (отметкой).

После регистрации в общем отделе Управления делами руководством Управления передаются для доклада Министру документы, поступившие от:

• Администрации Президента Российской Федерации;
• Правительства Российской Федерации и Аппарата Правительства Российской Федерации;
• Федерального Собрания Российской Федерации;
• руководителей (и их первых заместителей) министерств, ведомств и федеральных служб;
• руководителей субъектов Российской Федерации;
• другие документы, содержащие информацию по принципиальным вопросам деятельности Министерства, в зависимости от степени значимости вопроса.

Документы на имя заместителей Министра регистрируются в Управлении делами и передаются на рассмотрение заместителям Министра через секретарей не позднее 14 час.

Результаты предварительного рассмотрения документов отражаются в резолюциях (п. 7.8.).

После рассмотрения документов Министром, первыми заместителями Министра и заместителями Министра документы возвращаются в общий отдел Управления делами для перенесения текста резолюции в электронную карточку и постановки на контроль. При этом, если срок исполнения документа (поручения) не зафиксирован в резолюции или самом документе, то действует типовой срок (п. 4.2.).

Обработка и передача документов исполнителям осуществляется в день их поступления в Министерство или в первый рабочий день при поступлении документов в нерабочее время.

Документы, исполняемые несколькими структурными подразделениями передаются им поочередно или одновременно в копиях, если срок исполнения ограничен. Подлинник передается ответственному исполнителю, названному в резолюции первым. Необходимость размножения документов и количество копий определяется лицом, организующим исполнение.

При необходимости безотлагательного исполнения поступившего документа допускается ознакомление исполнителя с его содержанием до рассмотрения документа руководством Министерства.

2.4. Обработка и отправка исходящей корреспонденции

Обработка и отправка документов осуществляется централизованно в Управлении делами в соответствии с Почтовыми правилами.

Документы, предназначенные для отправки, принимаются Управлением делами полностью оформленными, подписанными и зарегистрированными с отметкой о категории почтового отправления (кроме простых отправлений).

Перед упаковкой проверяется правильность оформления документов, наличие приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов. Неоформленные или неправильно оформленные документы подлежат возврату исполнителю на доработку.

Обработка отправляемой корреспонденции включает сортировку и вложение в конверты, определение и проставление стоимости отправления, составление списка на заказную почту и сдачу в отделение связи. Отправлять документы заказной почтой без крайней необходимости не рекомендуется.

Документы, отправляемые одновременно в один адрес, вкладываются в один конверт.

Документы, поступающие для отправки, должны обрабатываться и отправляться в тот же день или не позднее следующего рабочего дня.

Документы, направляемые Президенту Российской Федерации, Правительству Российской Федерации, в Администрацию Президента Российской Федерации и Аппарат Правительства Российской Федерации, Федеральное Собрание, а также в структурные подразделения Министерства, расположенные по адресу: Вадковский пер., д. 18/20, передаются через Управление делами курьеру.

2.5. Передача документов внутри Министерства

Сотрудники, ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях, два раза в день забирают почту из Управления делами. Срочная корреспонденция по сообщению общего отдела Управления делами получается адресатом немедленно.

Передача документов между структурными подразделениями осуществляется через лиц, ответственных за делопроизводство. Управление делами контролирует ход ознакомления с документами и их перемещение. Документы должны передаваться от одного исполнителя другому с учетом срока исполнения документов.

Прием и передача документов на всех этапах прохождения осуществляется без расписок, но с обязательной отметкой в регистрационной карточке или ЭВМ кому передан документ. При этом документы, прошедшие регистрацию в Управлении делами, передаются в другие структурные подразделения только через него или с обязательным уведомлением о передаче.

Каждый работник Министерства непосредственно отвечает за сохранность документов, находящихся у него на исполнении.

В случае увольнения, ухода в отпуск, отъезда в командировку или болезни исполнители по указанию руководителя подразделения передают документы другому исполнителю с обязательной отметкой об этом в регистрационной карточке.

Документы с поручениями руководства Министерства, имеющие штамп «подлежит возврату», вместе с копиями ответов и материалами по исполнению должны быть возвращены в общий отдел Управления делами. Наличие упоминаемых в документах приложений обязательно.

Нормативно-распорядительные документы, присланные из вышестоящих органов (законы Российской Федерации, указы, распоряжения Президента Российской Федерации, постановления, распоряжения Правительства Российской Федерации и другие), подлежат обязательному возврату в Управление делами.

Документы с поручениями руководства Министерства, направленные в структурные подразделения, после их исполнения за подписью руководства подразделения остаются в данном подразделении и формируются в соответствующие дела.

Подшивать в дела неисполненные документы и документы, не имеющие отметки об исполнении, запрещается.

2.6. Внутренние документы

Внутренние документы готовятся, оформляются и исполняются (используются) в пределах самого Министерства. Внутренние документы оперативного характера оформляются не на бланках.

Разрешение различных вопросов между структурными подразделениями Министерства, как правило, осуществляется путем личного общения или по телефону. Только в исключительных случаях допускается переписка между ними.

Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления организуется в соответствии с общим порядком обращения исходящих документов, а на этапе исполнения (использования) — входящих документов.

Проекты распорядительных документов после подготовки и подписания регистрируются и передаются для исполнения или ознакомления в структурные подразделения, а при необходимости — за пределы Министерства.

Протоколы, приказы, указания, содержащие поручения отдельным должностным лицам или подразделениям, передаются адресатам в виде копий или выписок.

Докладные записки на имя руководства Министерства или структурного подразделения, справки, сводки и другие внутренние документы оперативного характера рассматриваются должностными лицами, которым они направлены, после чего в общем порядке передаются для исполнения (использования в работе) в соответствующие структурные подразделения или помещаются в соответствующие дела.

2.7. Учет объема документооборота

Учет объема документооборота в Министерстве включает в себя подсчет общего количества входящих, исходящих и внутренних документов за определенный период времени.

Показатели объема документооборота используются для определения технологической оснащенности процессов работы с документами, а также анализ различных аспектов управленческой деятельности.

Подсчет количеств документов производится по регистрационным формам в местах их регистрации.

Подсчет количества входящих и исходящих документов, поступивших на имя Министра, первых заместителей Министра, заместителей Министра, в адрес Министерства, докладных записок руководству Министерства, писем граждан осуществляется Управлением делами.

При проведении учета документов раздельно подсчитывается количество основных документов и количество экземпляров (копий), изготовленных средствами оперативного размножения.

Раздельно учитывается количество входящих, исходящих и внутренних документов, а также писем граждан.

Подсчет документооборота проводится по структурным подразделениям и по Министерству в целом.

В структурном подразделении учет документов следует производить по видам документов и по корреспондентам.

Итоговые данные подсчета представляются в табличной форме (приложение 2). По каждой группе учитывается количество документов и отдельно их тираж.

Результаты учета объема документооборота обобщаются Управлением делами и представляются руководству Министерства для выработки мер по совершенствованию работы с документами.

3. Регистрация документов и построение справочного аппарата

3.1. Общие правила регистрации

Регистрация документов — это фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем индекса с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах.

Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях (распорядительные, плановые, отчетные, учетно-статистические и др.), как создаваемые внутри Министерства (приказы, указания, протоколы, докладные записки, письма и др.), так и поступающие из других организаций и от физических лиц.

При помощи регистрации сведения о документах поступают в поисковую систему.

Входящие документы регистрируются в день поступления, исходящие и внутренние — в день подписания или утверждения.

Основным принципом регистрации документов является однократность. Каждый документ должен регистрироваться в Министерстве только один раз. При передаче зарегистрированного документа из одного подразделения в другое он повторно не регистрируется.

Регистрация документов производится в пределах групп в зависимости от названия вида документа, автора и содержания документов. Например, отдельно регистрируются правительственные документы, приказы Министерства по основной деятельности, приказы по личному составу, протоколы, инструкции, письма граждан и т.д. Порядковые номера присваиваются документам в пределах каждой регистрируемой группы. Документы регистрируются в пределах календарного года.

Регистрация поступающих и создаваемых документов проводится децентрализованно в местах создания и исполнения документов, но регистрацию основных групп документов производит Управление делами.

Документы регистрируются при помощи средств вычислительной техники, машинописного или рукописного заполнения карточек единого образца (приложения 3, 4) и в журналах. Сведения, внесенные в карточку, должны обеспечить учет, справочно-информационный поиск, контроль исполнения и анализ документов.

Для удобства регистрации, облегчения поиска документов руководству Министерства и каждому структурному подразделению, а также группам корреспондентов присваивается условный индекс.

Классификатор индексов руководства и структурных подразделений строится в соответствии со структурой Министерства. Он разрабатывается на начало календарного года и доводится Управлением делами до сведения каждого структурного подразделения Министерства.

Классификатор корреспондентов представляет собой перечень органов власти и управления, учреждений, организаций и предприятий, с которыми Министерство связано в своей деятельности (приложение 5).

3.2. Регистрация входящих и исходящих документов

3.2.1. Устанавливается следующий обязательный минимум реквизитов регистрации: автор (корреспондент); название вида документа; дата документа; индекс документа; дата поступления; индекс поступления; заголовок документа или краткое содержание; резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата); срок исполнения; отметка об исполнении (краткая запись решения вопроса по существу, дата фактического исполнения и номер документа-ответа); номер дела.

Состав обязательных регистрационных реквизитов в зависимости от характера документов и задач использования информации может быть дополнен другими реквизитами.

Правила заполнения основных реквизитов регистрационной карточки указаны в приложении 4.

Регистрационный номер и дата поступления документа проставляются в правом нижнем углу лицевой стороны первого листа документа.

Входящий номер документов, подлежащих регистрации в общем отделе Управления делами, состоит из индекса руководства Министерства (Министра, первых заместителей Министра, заместителей Министра), на чье имя поступил документ, или индекса Министерства, если в документе не указан конкретный адресат; через тире — индекса корреспондента (раздела картотеки); через косую черту — порядкового номера документа, например: 01-6/234 (01 — индекс Министра, 6 — индекс корреспондента (раздел картотеки), 234 — порядковый номер).

Входящий номер для документов, регистрируемых в структурных подразделениях Министерства, состоит из индекса структурного подразделения; через тире — индекса корреспондента (раздела картотеки); через косую черту — порядкового номера. Например: 10-2/154, где 10 — индекс структурного подразделения; 2 — индекс корреспондента (раздел картотеки); 154 — порядковый номер.

На все виды нормативно-распорядительных документов (приказы, протоколы и решения коллегии, инструкции, указания и т.п.) в структурных подразделениях Министерства должны заполняться регистрационно-контрольные карточки (без присвоения входящих номеров).

При поступлении этих документов в структурное подразделение в карточке указывается наименование документа, его дата и номер, дата поступления в структурное подразделение и далее заполняются все графы карточки.

Документы-ответы самостоятельно не регистрируются, отметки об их поступлении делаются на оборотной стороне регистрационных карточек инициативных исходящих документов.

При регистрации документов в общем отделе Управления делами (карточки с красной полосой) для подразделений-исполнителей распечатывается одна карточка. Эти документы повторно в структурных подразделениях не регистрируются, их дальнейшее движение отражается в карточке, приложенной к документу. В структурных подразделениях карточки заполняются в количестве экземпляров, необходимых для создания справочных и контрольных картотек <*>.

<*> Карточки на документы, переданные на рассмотрение руководству структурного подразделения, хранятся отдельно и их расстановка по разделам картотеки производится после того, как документы возвращены и в карточки перенесены резолюции.

При наличии ссылки на ранее поступившие документы работник, регистрирующий документ, указывает на карточке номера этих документов и дел, в которые они подшиты, фамилию исполнителя.

На документах, подлежащих возврату в Управление делами, ставится штамп «подлежит возврату».

В регистрационно-контрольной карте на ЭВМ отмечается движение документа с момента поступления до его помещения в дело после исполнения.

3.2.2. Исходящий номер документов, подлежащих регистрации в общем отделе Управления делами, состоит из индекса руководства Министерства (Министра, первых заместителей Министра, заместителей Министра), подписавших документ, индекса корреспондента (раздела картотеки); порядкового номера; индекса структурного подразделения, подготовившего документ, и номера дела по номенклатуре, например 01-6/234-10-12 (01 — индекс Министра, 6 — индекс корреспондента (раздел картотеки), 114 — порядковый номер, 10 — индекс структурного подразделения, 12 — номер дела по номенклатуре).

На инициативный документ в структурных подразделениях заполняется отдельная регистрационная карточка, которая помещается в справочную картотеку в раздел «Исходящие документы» соответствующей группы корреспондентов. При регистрации номер документа состоит из индекса структурного подразделения; через тире — номера корреспондента (раздела картотеки); через косую черту — порядкового номера по картотеке данной группы корреспондентов и через тире — номера дела, в котором находится копия этого документа; например 10-8/42-12.

Исходящим номером документа-ответа является входящий номер документа, на который дается ответ, и через тире указывается номер дела по номенклатуре, в которое будет подшита копия ответа. В регистрационной карточке делается лишь отметка об исполнении документа.

Порядковый номер документа в элементах регистрационного индекса всегда проставляется за косой чертой.

3.3. Регистрация нормативно-распорядительных документов

Регистрация приказов, указаний, постановлений Главного государственного санитарного врача Российской Федерации и заместителя Главного государственного санитарного врача Российской Федерации, инструкций, протоколов заседаний и решений коллегии ведется в журнальной форме и ЭВМ.

В Управлении делами регистрируются:

• приказы по основной деятельности, в том числе о внесении изменений в структуру и штатное расписание центрального аппарата Министерства;
• приказы по личному составу руководителей учреждений, организаций и предприятий федерального подчинения (готовятся Управлением кадровой политики на основании представлений структурных подразделений) с добавлением к порядковому номеру индекса «л»;
• приказы по аттестации врачей и провизоров учреждений здравоохранения федерального подчинения (готовятся Управлением кадровой политики) с добавлением к порядковому номеру индекса «л»;
• приказы по аттестации медицинских работников санаторно-курортных учреждений (готовятся Отделом санаторно-курортной помощи) с добавлением к порядковому номеру индекса «л»;
• приказы о награждении нагрудным знаком «Почетный донор Российской Федерации» (готовятся Департаментом организации медицинской помощи населению) с добавлением к порядковому номеру индекса «л»;
• приказы о награждении работников здравоохранения ведомственными наградами, почетными грамотами, об объявлении благодарности и т.п. (готовятся Управлением кадровой политики) с добавлением к порядковому номеру индекса «л»;
• приказы о направлении работников учреждений здравоохранения на работу по контракту за границей (готовятся Управлением кадровой политики) с добавлением к порядковому номеру индекса «л»;
• приказы о командировках сотрудников центрального аппарата Министерства по Российской Федерации (готовятся Управлением делами на основании представлений структурных подразделений) с добавлением к порядковому номеру индекса «к»;
• приказы о краткосрочных заграничных командировках сотрудников центрального аппарата Министерства (готовятся Управлением международного сотрудничества) с добавлением к порядковому номеру индекса «к»;
• указания (готовятся структурными подразделениями Министерства) с добавлением к порядковому номеру индекса «у»;
• постановления Главного государственного санитарного врача Российской Федерации (готовятся Департаментом госсанэпиднадзора);
• инструкции, утвержденные Министром, первыми заместителями Министра, заместителями Министра.

В Управлении кадровой политики регистрируются:

• приказы по личному составу сотрудников центрального аппарата Министерства (прием на работу, увольнение, перевод на другую должность, поощрение, взыскание) (готовятся Управлением кадровой политики на основании представлений структурных подразделений) с добавлением к порядковому номеру индекса «л/а»;
• приказы о предоставлении отпусков сотрудникам центрального аппарата Министерства (готовятся Управлением кадровой политики) с добавлением к порядковому номеру индекса «о».

В Департаменте государственного санитарно-эпидемиологического надзора регистрируются:

• постановления заместителя Главного государственного врача Российской Федерации.

3.4. Регистрация внутренних документов

Регистрация внутренних документов (докладные записки, справки, сводки, и др.) осуществляется на единых регистрационных карточках по месту их подготовки. Состав регистрационного номера этих документов аналогичен исходящему регистрационному номеру.

Протоколы заседаний коллегии Министерства регистрируются секретарем коллегии порядковыми номерами.

Подписанные экземпляры протоколов совещаний у руководства Министерства учитываются в Управлении делами.

Протоколы совещаний у руководства структурного подразделения учитываются делопроизводственной службой подразделения и нумеруются порядковыми номерами в пределах календарного года.

Поручения Министра, оформленные на бланках, регистрируются в информационно-аналитическом отделе Управления делами порядковыми номерами в пределах календарного года.

Инициативные докладные записки на имя Министра, первых заместителей Министра и заместителей Министра регистрируются в общем отделе Управления делами. Поручения по этим документам переносятся в автоматизированную базу данных и ставятся на контроль.

3.5. Регистрация договоров, соглашений, контрактов

3.5.1. Договоры и контракты, заключенные от имени Министерства и подписанные Министром, первыми заместителями Министра и заместителями Министра регистрируются в Управлении делами порядковыми номерами в данной группе документов с добавлением буквенного индекса «д».

3.5.2. Соглашения о научно-практическом сотрудничестве в области здравоохранения с субъектами Российской Федерации и т.п., подписанные Министром здравоохранения, регистрируются в Управлении делами. Регистрационный номер соглашения состоит из регистрационных номеров каждой из сторон, подписавших документ, и проставляется через косую черту в порядке указания авторов.

3.5.3. Протоколы о намерениях по сотрудничеству в области здравоохранения, подписанные от имени Минздрава России Министром, первыми заместителями Министра, заместителями Министра регистрируются в Управлении делами порядковыми номерами в данной группе документов.

3.6. Построение поисковых систем

Поисковые системы (традиционные карточные и автоматизированные) строятся на основе регистрационных карточек или банков регистрационных данных (в автоматизированных поисковых системах). Поиск документов может осуществляться также по номенклатуре заводимых дел.

При традиционной карточной регистрации печатается необходимое количество экземпляров регистрационных карточек, которые могут составлять следующие картотеки: справочные, контрольные, по письмам граждан, алфавитные и другие, в зависимости от задач поиска.

При автоматизированной регистрации поиск осуществляется по каждому из обязательных реквизитов или их совокупности.

При передаче документов на архивное хранение передаются и поисковые системы.

При автоматизированной поисковой системе из банка регистрации данных изымаются сведения о документах, сроки оперативного хранения которых истекли, выводятся на печать и передаются в архив раздельно регистрационные блоки картотеки на документы, подлежащие и не подлежащие передаче на государственное хранение. При традиционной карточной регистрации передается картотека с полностью заполненными реквизитами.

Поисковые системы обеспечивают доступ к информации, не относящейся к категории ограниченного доступа, работникам Министерства, гражданам, государственным органам и общественным организациям.

4. Организация контроля исполнения документов

4.1. Система контроля исполнения

Целью контроля является обеспечение своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах. Контролю подлежат наиболее важные входящие, исходящие и внутренние документы.

Контроль исполнения документов, а также зафиксированных в них или данных по ним поручений, включает постановку на контроль, проверку своевременного доведения документа или поручения до исполнителя, проверку хода его выполнения, учет и анализ результатов исполнения контролируемых документов, формирование информационно-аналитического массива и информирование руководства.

Контроль исполнения документов строится на базе автоматизированных банков данных и регистрационных картотек.

Обязательному особому контролю исполнения подлежат:

• законы, постановления Федерального Собрания;
• указы, распоряжения, поручения Президента Российской Федерации;
• постановления, распоряжения и поручения Правительства Российской Федерации;
• протоколы заседаний Правительства Российской Федерации и его Президиума;
• запросы и обращения членов Совета Федерации и депутатов Государственной Думы Федерального Собрания;
• письма и документы из министерств и ведомств на имя руководства Министерства, требующие ответа Министра или заместителей Министра;
• письма граждан, поступившие из Администрации Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, Федерального Собрания Российской Федерации, от депутатов;
• другие документы по указанию руководства Министерства.

За исполнением остальных документов устанавливается общий контроль.

Ответственность за организацию контроля и своевременное исполнение поручений, содержащихся в документах, возлагается на заместителей Министра, руководителей структурных подразделений и Управление делами.

Руководители структурных подразделений Министерства обеспечивают оперативное рассмотрение документов, доведение их до исполнителей в день поступления, контроль за качественным исполнением документов по существу вопросов и еженедельное рассмотрение на совещаниях состояния исполнительской дисциплины.

Руководители структурных подразделений являются ответственными исполнителями поручений по контрольным документам. В отдельных случаях по протоколам заседаний (решениям) коллегии ответственными исполнителями могут быть заместители Министра.

Ответственный исполнитель обеспечивает своевременное исполнение поручений и качество подготавливаемого документа.

Непосредственными исполнителями поручений по документам являются начальники отделов и специалисты структурных подразделений Министерства, которые отвечают за фактическое исполнение документов в установленные сроки.

Контроль за исполнением документов осуществляется с момента рассмотрения их Министром, заместителями Министра или руководителями структурных подразделений.

Контроль за исполнением документов в Министерстве осуществляют:

• входящих документов, адресованных руководству Министерства — общий отдел Управления делами;
• приказов, указаний, протоколов совещаний у Министра, протоколов заседаний (решений) коллегии; планов основных организационных мероприятий Министерства — отдел контроля и информации Управления делами;
• писем граждан — организационный отдел Управления делами.

Контроль по существу решения поставленных в документах вопросов осуществляют руководители структурных подразделений Министерства.

Непосредственный контроль за сроками исполнения документов, поступающих в структурные подразделения, осуществляется работником, назначенным руководителем подразделения.

Контроль за своевременным решением вопросов, поставленных в документах, возлагается на исполнителей.

4.2. Сроки исполнения документов

Сроки исполнения документов могут быть типовыми и индивидуальными. Типовые сроки исполнения установлены на основании актов вышестоящих органов государственной власти и управления России, а также центральных отраслевых органов управления. Индивидуальные сроки устанавливаются руководителями.

Документы, подлежащие контролю, исполняются в следующие сроки:

• поручения, содержащиеся в актах Президента Российской Федерации и актах Правительства Российской Федерации — в указанные в них сроки или в срок не более 30 дней;
• поручения Президента Российской Федерации, Председателя Правительства Российской Федерации и его заместителей, а также поручения, содержащиеся в протоколах заседания Правительства Российской Федерации и его Президиума — в указанные в них сроки или в срок не более 30 дней; с пометкой в тексте «срочно» — в 3-дневный срок, с пометкой в тексте «оперативно» — в 10-дневный срок;
• поручения Правительства Российской Федерации по запросам членов Совета Федерации и депутатов Государственной Думы — в течение 10 дней;
• проекты решений Правительства Российской Федерации, иные материалы по вопросам, включенным в план заседаний Правительства Российской Федерации и его Президиума, вносятся Министерством не позднее, чем за 15 дней до даты заседания;
• подготовка заключений по материалам к заседаниям Правительства Российской Федерации — строго в установленный срок с обязательным представлением справки на имя Министра с визами руководителя структурного подразделения, готовившего материал, и курирующего его заместителя Министра;
• запросы депутатов Совета Федерации и депутатов Государственной Думы — в течение 15 дней;
• обращения депутатов Совета Федерации и депутатов Государственной Думы — в течение 20 дней;
• проекты федеральных законов — в течение 15 дней;
• поручения, содержащиеся в приказах, указаниях, протоколах заседаний и решениях коллегии Министерства — в указанные в них сроки;
• поручения Министра, первых заместителей Министра и заместителей Министра — в указанные в них сроки;
• письма Министерства иностранных дел Российской Федерации, не требующие согласования с другими ведомствами, — в течение 15 дней; требующие согласования — 30 дней;
• письма предприятий, учреждений, организаций — в течение 30 дней;
• телеграммы, требующие срочного решения — до 2 дней, остальные — в течение 10 дней.

Сроки исполнения писем граждан определены в разделе 13 «Особенности работы с письмами граждан».

Более длительные сроки исполнения могут быть установлены Министром для документов, сложных по характеру исполнения, требующих проработки и согласования с другими организациями.

Индивидуальные сроки устанавливаются руководством Министерства (руководителями подразделений) в резолюциях или указываются в тексте документа. В случаях, когда срок исполнения документа не указан, он должен быть исполнен не более, чем в месячный срок.

Если индивидуальный срок исполнения документа отличается от срока, установленного настоящей Инструкцией, временем исполнения считается индивидуальный срок.

Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях с даты подписания или утверждения документа (приказы, указания, постановления), решений коллегии — с даты проведения заседания; документов, поступивших из других организаций, — с даты их поступления в Министерство.

Сроки исполнения поручений Президента Российской Федерации, Председателя Правительства Российской Федерации и его заместителей, а также поручений, содержащихся в актах Президента Российской Федерации и актах Правительства Российской Федерации, протоколах заседания Правительства Российской Федерации и его Президиума исчисляются в календарных днях с даты подписания поручения или акта.

Изменение срока исполнения производится лицом, установившим этот срок, при наличии объективных причин, изложенных исполнителем. Исполнитель документа должен не менее чем за три дня до истечения срока обратиться к лицу, установившему срок, с просьбой о продлении срока, представив обоснование. Изменение срока должно быть также согласовано с организацией, установившей его, если срок установлен в документе.

Решение о продлении срока исполнения поручения Президента Российской Федерации принимает Президент Российской Федерации, а также Руководитель Администрации Президента Российской Федерации и заместитель Руководителя Администрации Президента Российской Федерации — начальник Главного контрольного управления Президента Российской Федерации. Для этого на имя Президента Российской Федерации должен быть представлен не позднее, чем за 7 дней до истечения срока доклад с мотивированной просьбой о продлении срока исполнения. В докладе должны указываться аргументированные причины внесенного предложения, а также конкретные меры, принимаемые для выполнения поручения. Главное контрольное управление Президента Российской Федерации информирует исполнителей о принятом решении.

Порядок продления срока исполнения поручений Правительства Российской Федерации аналогичен изложенному выше. Вносимые в необходимых случаях предложения о продлении сроков исполнения поручений должны представляться в Правительство Российской Федерации не позднее, чем за 7 дней до их истечения. Решение по продлению срока исполнения оформляется новым поручением Правительства Российской Федерации, после получения которого срок исполнения продлевается.

Продление срока исполнения запросов членов Совета Федерации и депутатов Государственной Думы Российской Федерации предполагает наличие промежуточного ответа автору запроса с аргументированным обоснованием необходимости продления срока.

Изменение срока документируется: проставляется новый срок, дата изменения и подпись. Изменения вносятся в регистрационные формы — регистрационную карточку или ЭВМ. Приостанавливать исполнение документов, а также отменять их имеет право только вышестоящая организация, организация — автор документа и органы госнадзора.

Отсутствие своевременной информации о необходимости переноса срока исполнения понимается как подтверждение нормального хода исполнения, обеспечивающего выполнение задания в установленный срок.

Запрещается увеличивать срок исполнения, установленный руководством Министерства, или определять его с момента поступления документа в структурное подразделение.

4.3. Организация и технология контроля исполнения

Постановка документов на контроль осуществляется Министром, первыми заместителями Министра, заместителями Министра и начальниками структурных подразделений.

На входящем документе, подлежащем контролю, при регистрации в Управлении делами ставится штамп «Контроль Министра», «Контроль заместителя Министра», «Контроль» и указывается срок исполнения. Затем документы передаются в структурные подразделения Министерства с регистрационными карточками.

На поручения, содержащиеся в распорядительных документах Министерства (приказы, указания, протоколы заседаний (решения) коллегии), в структурных подразделениях в день получения документа по каждому пункту, подлежащему исполнению в данном подразделении, заполняется регистрационно-контрольная карточка с указанием исполнителей и сроков исполнения.

Контрольные карточки в структурных подразделениях группируются в специальной контрольной картотеке или в соответствующем разделе справочной картотеки по срокам исполнения.

Для контролируемых исходящих инициативных документов, по которым ожидается получение ответа, заводится специальная контрольная карточка или выделяется специальный раздел в справочной картотеке по срокам исполнения. Приблизительный срок ожидаемого ответа на инициативный документ проставляется на его копии при регистрации (если этот срок не указан в самом тексте документа). Контроль за исполнением инициативного документа осуществляет исполнитель.

В структурных подразделениях Министерства ответственный за ведение контроля исполнения документов обязан:

• ежедневно проверять контрольные карточки в ячейках текущего и двух последующих дней и напоминать исполнителям о приближении срока исполнения;
• выяснять состояние исполнения документов, перечисленных в сводках Управления делами;
• докладывать руководителю подразделения о всех случаях возможных задержек и нарушений сроков исполнения документов;
• фиксировать в контрольной карточке факты напоминаний о приближении или наступлении срока исполнения и необходимые сведения о ходе исполнения;
• передавать информацию о ходе исполнения документов в Управление делами.

Ход исполнения документа и результат его выполнения вводится в базу данных автоматизированной регистрации Управления делами.

Для проверок хода исполнения поручений и документов, поставленных на контроль, общий отдел Управления делами делает еженедельные распечатки с напоминаниями руководителям подразделений о приближении сроков исполнения (предупредительный контроль) и о документах, не выполненных в срок.

Руководители подразделений обязаны лично рассматривать указанные сводки и принимать необходимые меры для своевременного исполнения документов.

4.4. Организация исполнения

При рассмотрении документов руководитель подразделения выделяет документы, требующие срочного исполнения.

Обработка и передача документов непосредственным исполнителям должна осуществляться в день поступления документа в подразделение или, в крайнем случае, на следующий рабочий день. Срочные документы должны передаваться немедленно.

Исполнение документа предусматривает сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование со всеми соисполнителями, представление на подписание (утверждение) руководству Министерства или руководителю структурного подразделения, подготовку к пересылке адресату.

Документы по вопросам, относящимся к компетенции аппарата Министерства, не должны пересылаться на исполнение в подведомственные организации и учреждения.

Запрещается направлять на исполнение в подведомственные организации подлинники документов, поступивших из вышестоящих органов.

Исполнитель определяет необходимое количество экземпляров документа и передает документ на тиражирование. На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель составляет список на рассылку.

При оперативном решении вопроса без составления дополнительных документов исполнитель делает отметки на документе о датах поступления (если образовался интервал времени между поступлением документа в Министерство и к исполнителю), промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и т.д.), дате и результатах окончательного исполнения. Все отметки делаются на свободных от текста местах.

В случае, когда документ (поручение) должен исполняться несколькими подразделениями совместно, ответственным за исполнение является лицо, названное в качестве исполнителя в резолюции или документе первым. Ответственный исполнитель обязан организовать исполнение документа в установленный срок путем ознакомления с документом (в течение двух дней) всех исполнителей для принятия совместного решения, которое докладывается руководителю. Ответственному исполнителю предоставляется право созыва соисполнителей, которые обязаны по требованию ответственного исполнителя представить все необходимые материалы.

Соисполнители в равной мере несут ответственность за своевременное и качественное исполнение документов.

Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа.

При исполнении документов несколькими исполнителями с документа могут сниматься копии. Подлинник документа передается основному исполнителю (п. 2.3.).

4.5 Организация контроля исполнения распорядительных и других документов, издаваемых Министерством

Автоматизированный контроль за соблюдением сроков исполнения приказов, указаний, протоколов совещаний у Министра, первых заместителей Министра и заместителей Министра, протоколов заседаний (решений) коллегии, планов основных организационных мероприятий Министерства возлагается на отдел контроля и информации Управления делами.

Ответственность за выполнение распорядительных документов Министерства по существу поставленных в них вопросов возлагается, как правило, на заместителей Министра, о чем делается запись в тексте соответствующего распорядительного документа (приказа, указания, протокола заседания (решения) коллегии) с указанием конкретной даты выполнения задания.

Оперативный контроль за соблюдением сроков исполнения конкретных порученческих пунктов распорядительных документов Министерства возлагается на руководителей структурных подразделений, ответственных за контроль, и исполнителей, которые несут персональную ответственность за своевременность исполнения.

В случаях, когда в распорядительных документах задания даются руководителям органов и учреждений здравоохранения и санитарно-эпидемиологической службы, контроль за их выполнением возлагается на соответствующие структурные подразделения, в компетенцию которых входят указанные вопросы.

Для проверок хода и сроков исполнения распорядительных и других документов, издаваемых Министерством, находящихся на контроле, Управление делами еженедельно готовит напоминания руководителям структурных подразделений и сводки о документах, не исполненных в срок.

Руководители структурных подразделений обязаны еженедельно и ежемесячно информировать Управление делами о состоянии выполнения контрольных заданий и поручений.

Специалисты, ответственные за контроль в структурных подразделениях, обязаны еженедельно информировать Управление делами о состоянии исполнения отдельных документов или контрольных пунктов.

4.6. Снятие документов с контроля

После исполнения документы снимаются с контроля. На документах лицом, снявшим их с контроля, делается отметка: «В дело; подпись и дата».

Документ считается исполненным и снимается с контроля только после полного решения всех поставленных в нем вопросов и уведомления об этом всех заинтересованных организаций и лиц.

Промежуточный ответ, как и запрос по исполняемому документу, не является основанием для снятия документа с контроля и признания его исполненным.

Документы, представленные на подпись руководству Министерства и возвращенные на доработку, не считаются исполненными в срок.

Исполненные входящие контрольные документы представляются в общий отдел Управления делами вместе с копией ответа или другими документами, свидетельствующими об исполнении.

Основанием для снятия с контроля поручений руководства Министерства является справка о выполнении поручения. Справка подписывается руководителем структурного подразделения с указанием даты и представляется в отдел контроля и информации Управления делами.

Для снятия с контроля распорядительных документов Министерства на имя заместителя Министра, на которого возложен контроль, представляется краткая докладная записка (справка) о проделанной работе конкретно по каждому контрольному пункту за подписью руководителя структурного подразделения или копия исполненного документа. Документ снимается с контроля Управлением делами в соответствии с резолюцией заместителя Министра.

Документ снимается с контроля, если он признан утратившим силу.

Руководители структурных подразделений обязаны регулярно проверять состояние исполнительской дисциплины, рассматривать случаи нарушения установленных сроков исполнения.

Данные о состоянии исполнительской дисциплины докладываются на аппаратных совещаниях у руководства Министерства.

5. Состав управленческих документов Министерства

Деятельность Министерства обеспечивается системой взаимоувязанных управленческих документов, составляющих его документационную базу.

Состав документационной базы определяется компетенцией Министерства, кругом управленческих функций; порядком разрешения вопросов (на основе коллегиальности или единоначалия); объемом и характером взаимосвязей с вышестоящими, подчиненными и сторонними организациями.

В соответствии с действующим законодательством и компетенцией, Министерство издает следующие правовые акты: приказы, указания, инструкции, правила, положения, постановления Главного государственного санитарного врача.

Приказы издаются во всех случаях, когда необходимо принять нормативный или индивидуальный акт по основным вопросам деятельности Министерства. Указания издаются по оперативным вопросам.

По вопросам, представляющим взаимный интерес и входящим в компетенцию различных государственных органов и общественных организаций, принимаются совместные распорядительные документы.

Нормативно-распорядительные документы вышестоящих органов доводятся до сведения подведомственных учреждений посредством:

• издания самостоятельных распорядительных документов (приказов), в которых излагается содержание документа вышестоящего органа применительно к задачам Министерства и намечаются конкретные мероприятия, подлежащие осуществлению;
• издания информационного письма за подписью руководства Министерства, если нормативный правовой акт вышестоящего органа имеет обязательное значение, но в нем нет порученческих пунктов, во исполнение которых Минздрав России предпринял бы конкретные действия.

В пределах своей компетенции Министерство направляет письма при осуществлении оперативных связей с вышестоящими органами, подведомственными и другими организациями и отдельными гражданами.

Постановления, приказы, инструкции и письма министерств и ведомств, имеющие обязательное значение и не имеющие порученческих пунктов, доводятся до подведомственной сети информационными письмами, подписанными руководством структурного подразделения.

При необходимости срочной передачи информации составляются телеграммы и телефонограммы.

В целях эффективного использования средств вычислительной техники устанавливаются единые правила оформления документов и их реквизитов, проводится унификация состава, форм документов, процессов работы с документами.

6. Оформление управленческих документов

Составление и оформление документов необходимо осуществлять с соблюдением ряда правил, которые обеспечивают им юридическую силу и способствуют оперативному и качественному исполнению документов.

6.1. Бланки документов

Для составления документов используются бланки следующих стандартных размеров (ГОСТ 9327. Бумага потребительская. Форматы):

• для материалов, содержащих таблицы с большим числом граф

• для документов, объемом более 15 строк машинописного текста

• для сопроводительных писем и др. документов объемом до 15 строк машинописного текста (вместе с подписью)

• для бланков резолюций и поручений руководства Министерства

Бланки документов должны быть изготовлены на белой бумаге или бумаге светлых тонов. При изготовлении бланков используется черная краска.

Бланки документов должны иметь поля не менее, мм: 20 — левое; 10 — правое; 20 — верхнее; 10 — нижнее.

Бланки документов Министерства разрабатываются в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

В Министерстве установлены следующие виды бланков документов:

• бланк Министра;
• бланк Главного государственного санитарного врача;
• бланк заместителя Главного государственного санитарного врача;
• общий бланк Министерства;
• бланк письма Министерства;
• бланки конкретных видов документов — приказа, указания, постановления Главного государственного санитарного врача, постановления заместителя Главного государственного санитарного врача, решения коллегии.

Общий бланк используется для изготовления любых видов документов кроме письма.

Бланки, перечисленные выше, (кроме бланков решения коллегии) изготавливаются с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации (далее — гербовые бланки).

Структурные подразделения Министерства могут иметь бланки для писем в том случае, если это закреплено в положении о подразделении (Государственный герб Российской Федерации на них не воспроизводится).

Документы, создаваемые от имени двух или более организаций, оформляются без бланка, на стандартных листах бумаги формата А4.

Для заявлений, объяснительных записок, докладных записок, справок и т.п. используется стандартный лист бумаги, на котором в установленном месте прописными буквами впечатывается вид документа. Указание вида должно быть на каждом документе за исключением письма.

Все виды бланков заказываются Управлением делами только в типографии. Употребление ксерокопий гербовых бланков и бланков произвольной формы не допускается. Гербовые бланки, изготовленные с помощью компьютера или ксерокса, не имеют юридической силы.

6.2. Учет и хранение бланков

Гербовые бланки Министерства подлежат учету. При изготовлении бланков в типографии производится их поэкземплярная нумерация на оборотной стороне листа.

Учет гербовых бланков Министерства ведется раздельно по видам бланков в журналах учета.

Лица, персонально ответственные за учет, использование и хранение гербовых бланков назначаются приказом Министерства.

Гербовые бланки выдаются по заявкам, подписанным руководителями структурных подразделений. При выдаче бланков в журнале учета записывается:

• наименование номерного бланка;
• количество экземпляров;
• номера бланков;
• наименование структурного подразделения, фамилия и инициалы должностного лица — получателя гербовых бланков;
• расписка в получении;
• примечание (отметка об уничтожении и т.д.).

Бланки для составления необходимых документов выдаются строго по назначению только сотрудникам Министерства.

Гербовые бланки хранят в надежно запираемых и опечатываемых шкафах.

Уничтожение гербовых бланков осуществляют по акту с отметкой в журналах учета бланков.

Контроль за изготовлением, использованием и хранением гербовых бланков осуществляет Управление делами.

Журналы учета бланков включают в номенклатуру дел.

Проверку наличия, использования и хранения гербовых бланков проводят не реже одного раза в год комиссией, назначаемой руководством Министерства. О проведенных проверках делают отметки в журналах учета бланков после последней записи. В случае обнаружения нарушений в изготовлении, учете, хранении и использовании гербовых бланков комиссия проводит служебное расследование, результаты которого оформляют актом и доводят до сведения руководства Министерства.

7. Оформление обязательных реквизитов документов

Организационно-распорядительные документы имеют строго определенный комплекс обязательных реквизитов и стабильный порядок их расположения.

Обязательными реквизитами документов всех систем являются наименование организации — автора документа; код организации — автора документа; название вида документа или унифицированной формы документа (включая заголовок); заголовок к тексту; код формы документа; дата документа; индекс; текст; визы; подпись; отметка об исполнении документа и направлении его в дело. Полный перечень реквизитов документов приведен в приложении 6.

7.1. Наименование организации — автора документа

Наименование Министерства должно соответствовать наименованию, закрепленному в Положении о нем — Министерство здравоохранения Российской Федерации (Минздрав России). Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного.

Наименование структурного подразделения Министерства указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования Министерства.

Автором документа может быть должностное лицо, представляющее Министерство: Министр, Главный государственный санитарный врач Российской Федерации.

Если документ подготавливается совместно двумя и более организациями, то он составляется не на бланках. В этом случае наименования организаций следует располагать, в соответствии с рангом. В случае оформления документов организаций одного ранга, их наименования располагают на одном уровне. Наименование нижестоящей организации располагают ниже наименования вышестоящей организации.

7.2. Наименование вида документа

Наименование вида документа, составленного или изданного Министерством, регламентируется Положением о Министерстве и должно соответствовать видам документов, предусмотренных Унифицированной системой организационно-распорядительной документации. В письме наименование вида документа не указывают. Наименование вида документа (приказ, докладная записка, отчет и т.д.) обуславливает особенности изложения содержания и построения текста.

7.3. Дата документа

Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола — дата заседания (принятия решения), для акта — дата события. Если авторами документа являются несколько организаций, то датой документа является наиболее поздняя дата подписания.

В документах даты оформляют цифровым способом, тремя парами арабских цифр в следующей последовательности: день, месяц, год. Например, дату 17 декабря 1996 г. следует писать 17.12.96. Если число или порядковый номер месяца являются однозначными, то перед цифрой ставится ноль. Например: дату 5 января 1997 г. следует писать 05.01.97. Если предложение после даты не заканчивается, то точка после года не ставится: 20.04.97 (после цифр обозначения года буква «г» не ставится).

В нормативных документах, определяющих права граждан и организаций, а также содержащих сведения финансового характера допускается применять словесно-цифровой способ оформления даты (без кавычек), например: 15 апреля 1997 г. (образец написания дат и чисел приведен в приложении 7).

7.4. Регистрационный номер документа

Требования к оформлению регистрационных номеров изложены в разделе 3. «Регистрация документов и построение справочного аппарата».

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе (слева направо).

7.5. Ссылка на номер и дату

Ссылка на регистрационный номер и дату документа используется только в тех видах документов, которые являются ответами на запрос, и включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ. Она помещается в специально отведенном для этого верхнем углу левого поля документа.

Наличие этого реквизита исключает необходимость упоминания номера и даты поступившего документа в тексте письма.

7.6. Адресование документа

В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица.

Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже, например:

                                 Министерство юстиции
                                 Российской Федерации

                                 или

                                 Государственная Дума
                                 Российской Федерации

                                 Комитет по труду и социальной
                                 поддержке

Служебное письмо адресуется должностному лицу в случае, если именно это должностное лицо будет рассматривать и принимать решения по вопросам, поставленным в направляемом документе.

При этом наименование должности адресата и фамилия пишутся в дательном падеже, например:

                                    Исполнительному директору
                                    Федерального фонда
                                    обязательного медицинского
                                    страхования
                                    Таранову А.М.

                                    или

                                    Аппарат Правительства
                                    Российский Федерации

                                    Начальнику Департамента
                                    социального развития
                                    Гонтмахеру Е.Ш.

                                    или

                                    Государственная Дума
                                    Российской Федерации

                                    Председателю Комитета
                                    по охране здоровья
                                    Герасименко Н.Ф.

                                    или

                                    Министерство финансов
                                    Российской Федерации
                                    Управление делами

                                    Начальнику общего отдела
                                    Петрову А.И.

Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например:

                                Руководителям органов
                                управления здравоохранением
                                субъектов Российской Федерации

При направлении документа всем учреждениям системы здравоохранения федерального подчинения адресование оформляется следующим образом:

                                 Руководителям учреждений
                                 системы здравоохранения
                                 федерального подчинения

Если документ будет направлен части однородных учреждений, то адресат излагается в следующей редакции:

                                  Руководителям учреждений
                                  системы здравоохранения
                                  федерального подчинения
                                  (по списку)

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим и четвертым адресатами не ставится. При этом каждый экземпляр документа должен быть оформлен и подписан, а адрес, по которому направляется конкретный экземпляр, отмечен.

При направлении письма более чем в четыре адреса подписывается первый экземпляр письма, ему присваивается номер, письмо размножается в необходимом количестве экземпляров и отправляется в соответствии со списком рассылки. При этом на каждом документе указывают только одного адресата.

В состав реквизита «Адресат» при необходимости может входить почтовый адрес. Элементы адреса указывают в последовательности, установленной Почтовыми правилами. Если письмо адресуется организации, почтовый адрес печатается после ее наименования, например:

                           Научный центр сердечно-сосудистой
                           хирургии

                           117049, Москва,
                           Ленинский пр., д. 8

Почтовый адрес на документе не указывается при направлении документа в вышестоящие органы (Правительство Российской Федерации, Аппарат Правительства Российской Федерации, Администрация Президента Российской Федерации, Федеральное Собрание Российской Федерации и др.), постоянным корреспондентам (министерствам, Федеральному фонду обязательного медицинского страхования, Пенсионному фонду и др.) и организациям системы Минздрава России.

При адресовании документа частному лицу сначала указывают почтовый адрес, а затем фамилию и инициалы получателя в дательном падеже, например:

                                    630077, г.Новосибирск,
                                    ул.Садовая, д.31, кв.24

                                    Леонову В.Д.

Каждая составная часть реквизита адресата печатается с новой строки.

7.7. Утверждение документов

Особым способом введения документа в действие, санкционирующим распространение его на определенный круг организаций, должностных лиц и граждан, является его утверждение.

Документы утверждаются Министром, первыми заместителями Министра и заместителями Министра, руководителями структурных подразделений Министерства, вышестоящими или межведомственными органами, общественными организациями, в компетенцию которых входит решение вопросов, изложенных в утверждаемых документах.

Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом (в тех случаях, когда требуются дополнительные предписания и разъяснения).

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова утверждаю (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов фамилии и даты утверждения, например:

                                  УТВЕРЖДАЮ

                                  Заместитель Министра
                                  здравоохранения
                                  Российской Федерации

                                  Личная подпись Т.И.Стуколова

                                  00.00.00 N

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, указанием гриф утверждения состоит из слова — утверждено (без кавычек), наименования утверждающего документа в именительном падеже, его даты и номера, например:

                                  УТВЕРЖДЕНО

                                  Приказ Министерства
                                  здравоохранения
                                  Российской Федерации
                                  от 06.01.98 N 4

Примерный перечень документов, подлежащих утверждению, дан в приложении 8.

7.8. Резолюция

В резолюции даются указания по исполнению документа.

Резолюции к документам записываются на бланках установленного образца (п. 6.1.) или на самих документах. На документе резолюция пишется от руки соответствующим руководителем на лицевой стороне первого листа на свободном от текста месте.

Резолюция включает фамилию исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату.

7.9. Заголовок к тексту

Краткое изложение содержания документа указывают в заголовке к тексту. Заголовок составляется к документу формата А4 (210 х 297 мм) независимо от его назначения.

Наличие заголовка сокращает время прохождения документа при регистрации и исполнении.

Заголовок должен быть максимально кратким и емким, точно передавать смысл текста. Заголовок должен грамматически согласовываться с наименованием вида документа, например: приказ (о чем?) «О создании аттестационной комиссии»; протокол (чего?) «Заседания Ученого совета»; акт (чего?) «Передачи материальных ценностей»; письмо (о чем?) «О рассмотрении законопроекта».

Формулируется заголовок, как правило, одной общей фразой.

Заголовок формулируется составителем документа.

Заголовок не указывается на телеграммах (телетайпограммах) телефонограммах, извещениях и на документах, текст которых печатается на бумаге формата А5 (148 х 210 мм).

7.10. Оформление приложений к документу

Приложения к документу могут быть трех видов:

• утверждаемые или вводимые в действие соответствующими распорядительными документами (приложения к правовым актам, имеющие самостоятельное значение);
• поясняющие или дополняющие содержание основного документа;
• являющиеся самостоятельными документами, направляемыми с сопроводительным письмом.

Приложения к документу должны иметь все необходимые для документа элементы (наименование, заголовок, подписи лиц, ответственных за их содержание, дату, отметки о согласовании, утверждении и т.д.).

О наличии приложений к документу указывается в тексте или ниже текста перед подписью.

В распорядительных документах (приказах, указаниях, постановлениях, решениях) сведения о наличии приложений указываются в тексте в скобках (приложение 1)» или без скобок — «согласно приложению».

В приложении к распорядительному документу и приложениях, дополняющих или поясняющих содержание другого документа, на первом его листе в правом верхнем углу пишут «Приложение» с указанием названия распорядительного документа, его даты и номера, например:

                                        Приложение

                                        к приказу Министерства
                                        здравоохранения
                                        Российской Федерации
                                        от 25.07.98 N 143

Сведения о наличии приложений к планам, отчетам, протоколам извещениям, письмам и т.д. оформляются в следующем порядке.

Отметка о наличии приложения, названного в тексте, оформляется следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 4 экз.

Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывается его наименование, количество листов и количество экземпляров, например:

Приложение: Проект  ответа  в  Государственную Думу Российской
            Федерации на 1 л. в 1 экз.

При наличии нескольких приложений они нумеруются арабскими цифрами: Приложение 1, Приложение 2 и т.д. Знак № перед цифровым обозначением не ставится.

    Приложение: 1.  Проект постановления Правительства  Российской
                Федерации "О    выделении   средств   на   закупку
                противотуберкулезных препаратов" на 2 л.  в 1 экз.

            2. Лист согласования на 1 л. в 1 экз.

Если приложения к документу сброшюрованы, то указывается только количество экземпляров одним из двух способов, в зависимости от того, имеется ссылка на приложение в тексте или нет:

Приложение: в 2 экз.
или
Приложение: Техническое   задание   на   разработку    системы
            "Электронная канцелярия" в 2 экз.

Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

    Приложение: Проект  указа  Президента  Российской Федерации "О
                мерах государственной   поддержки   лиц,   больных

            сахарным диабетом" и приложение к нему, всего на 3
            л. в 1 экз.

Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, то отметку о наличии приложения оформляют по форме:

Приложение: на 3 л. в 2 экз. в первый адрес.

7.11. Подпись документа

Документы, направляемые министерствам, ведомствам и другим организациям (включая подведомственные) от имени Министерства, подписываются Министром или его заместителями в соответствии с распределением обязанностей, Главным государственным санитарным врачом или его заместителем; а исходящие от имени подразделения — руководителями структурных подразделений Министерства в соответствии с их компетенцией (п. 9.10.).

Документы, составленные комиссией, подписывают все члены комиссии, при этом указываются не должности лиц, составивших их, а распределение обязанностей в составе комиссии (председатель и члены).

Документы коллегиальных органов подписываются председателем и секретарем.

Утверждаемые документы (инструкции, положения, уставы и др.) подписывает должностное лицо, ответственное за их подготовку.

Докладные записки и другие документы в адрес руководства Министерства подписываются руководителем подразделения (а в его отсутствие — его заместителем).

Доклады, докладные записки, справки и другие документы информационного, справочного или аналитического характера могут быть подписаны исполнителем, если разрешаемые в них вопросы не выходят за пределы его прав и компетенции, установленных должностной инструкцией.

В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное — на документе, оформленном на бланке), личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

В документах (письмах), оформленных на бланке должностного лица (Министра, Главного государственного санитарного врача) наименование должности в подписи не указывают. Подпись оформляется следующим образом:

                       личная подпись           В.И.Стародубов

В документах (письмах) оформленных на бланке Министерства указывается наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись, инициалы и фамилия, например:

Министр                личная подпись           В.И.Стародубов

Документы (письма) структурных подразделений Министерства подписываются их руководителями.

В документах, оформленных не на бланке, наименование организации в реквизите «подпись» включается в состав наименования должности, например:

Министр здравоохранения
Российской Федерации        личная подпись      В.И.Стародубов

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне вертикальными рядами, а подпись и ее расшифровка помещаются под наименованием должности, например:

    Министр здравоохранения           Министр внутренних дел
    Российской Федерации              Российской Федерации

    Личная         В.И.Стародубов     Личная          С.В.Степашин
    подпись                           подпись

При подписании документа несколькими лицами разных должностей их подписи располагают одну под другой в последовательности соответственно занимаемой должности, например:

    Генеральный директор         личная подпись        С.В.Беляков

    Главный бухгалтер            личная подпись       Т.М.Тимошина

Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии. При этом не допускается ставить предлог «за», надпись от руки «зам.» или косую черту перед наименование должности.

Подпись располагают ниже текста документа и отметки о наличии приложения.

7.12. Согласование (визирование) документа

Согласование документов проводится для оценки целесообразности издания документа, его обоснованности и соответствия действующему законодательству и правовым актам.

Согласование может проводиться как внутри Министерства (подразделениями и должностными лицами), так и вне его (с подчиненными и сторонними заинтересованными организациями).

Перечень согласующих организаций определяется составителем документа, исходя из его содержания, или предусматривается законодательными и нормативными актами.

Внутреннее согласование оформляется путем визирования проекта документа должностным лицом и включает личную подпись, ее расшифровку и дату визирования, при необходимости указывается должность визирующего, например:

Начальник
Юридического отдела      личная подпись         Л.С.Харитонова

23.04.98

Замечания и дополнения к проекту документа излагаются на отдельном листе, а на проекте документа делается надпись:

Замечания прилагаются

Личная подпись   А.И.Орлов

25.08.97

Отказ от визирования документа не допускается.

Замечания и предложения даются в виде четко сформулированных пунктов для включения в проект. Замечания обязательно докладываются лицу, подписывающему документ.

Перед представлением на подпись Министру и его заместителям документов, содержащих показатели здоровья населения Российской Федерации, они должны быть завизированы Отделом медицинской статистики и информатики.

Визы проставляются на экземплярах документов, остающихся в Министерстве, ниже подписи на лицевой стороне последнего листа документа. Проекты приказов, указаний, решений коллегиальных органов визируются на первом экземпляре по установленной форме.

Внешнее согласование оформляется соответствующим грифом. Гриф согласования располагается в левой части документа, ниже подписи на лицевой стороне документа и включает в себя слово СОГЛАСОВАНО, наименование должности должностного лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись, расшифровку подписи и дату согласования, например:

СОГЛАСОВАНО
Ректор Финансовой академии
при Правительстве Российской Федерации

личная подпись            А.Г.Грязнова

23.04.97

Если согласование осуществляется письмом, решением, актом и др., гриф согласования оформляют по следующей форме:

СОГЛАСОВАНО

Письмо Российской академии
медицинских наук
от 30.10.97 N 541-802

или

СОГЛАСОВАНО

Решение заседания
Правления страховой
компании "Юнит"
Протокол от 21.07.97 N 10

Грифы согласования могут располагаться на отдельном «Листе согласования», если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций. На документе делается отметка: «Лист согласования прилагается».

7.13. Удостоверение документов печатью

На документах, требующих особого удостоверения их подлинности, ставится печать.

Министерство имеет печать с изображением Государственного герба Российской Федерации и со своим наименованием, а также иные печати и штампы. Печати с наименованием структурного подразделения (без изображения государственной символики) могут иметь только те подразделения, которые получили это право от Министра и зафиксировали его в положении о подразделении.

Гербовой печатью Минздрава России удостоверяются личные подписи Министра, первых заместителей Министра и заместителей Министра в случаях, если их подпись требует заверения. Примерный перечень документов, на которые ставится печать, приведен в приложении 9.

Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ.

На документах финансового характера печать проставляется на специально отведенном месте. Как правило, это место нанесения печати обозначается символом «М.П.», без захвата наименования должности и подписи.

Оттиск проставляемой печати должен быть хорошо читаемым.

Разрешения на изготовление печатей и штампов, необходимых для обеспечения деятельности Министерства утверждаются Министром по представлению Управляющего делами.

Все изготовленные печати и штампы учитываются в Управлении делами и выдаются под расписку работникам структурных подразделений, отвечающим за их использование и сохранность.

Печати и штампы должны храниться в сейфах или металлических шкафах у должностных лиц, на которых возложена ответственность за их правильное использование и надлежащее хранение.

Об утере печати или штампа незамедлительно ставится в известность Управление делами.

Пришедшие в негодность и утратившие значение печати и штампы подлежат возврату в Управление делами, где они уничтожаются, о чем составляется акт.

Контроль за использованием печатей и штампов возлагается на руководителей структурных подразделений Министерства.

При оставлении должности сотрудником, которому была выдана печать или штамп, он обязан сдать их в Управление делами.

7.14. Заверение копий документов

Заверение копии документа производится для придания ей юридической силы.

Министерство может выдать копии только тех документов, которые создаются в аппарате (это положение не распространяется на архив Министерства).

При решении дел, касающихся приема граждан на работу, удовлетворения их трудовых и других прав, при формировании личных дел допускается изготовление копий документов, выданных другими организациями и необходимых для решения соответствующих вопросов (копии дипломов, свидетельств об образовании, свидетельств о браке и т.д.) в соответствии с действующим законодательством.

При оформлении копии с документа, касающегося прав и интересов граждан, на документе, с которого снята копия, делают отметку о том, кому и когда она выдана, а на самой копии отметку, что подлинник хранится в данной организации.

Копия с документа воспроизводится рукописным, машинописным способами или на ксероксе. При изготовлении копии рукописным или машинописным способами текст документа перепечатывается полностью, включая элементы бланка подлинника. На первом листе копии документа ставится отметка «Копия».

При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют отметку о заверении, которая состоит из заверительной надписи «Верно», должности лица, заверившего копию, его личной подписи, расшифровки подписи (инициалы, фамилия) и даты заверения, например:

Подпись
Верно
Ведущий специалист
Отдела санаторно-курортной
помощи                         личная подпись      А.К.Иванова

07.02.98

На копиях исходящих писем и телеграмм (телетайпограмм), остающихся в деле, дату заверения и должность сотрудника, заверившего копию, допускается не указывать.

При пересылке копии документа в другие организации или выдаче ее на руки заверительную подпись удостоверяют печатью.

Печати ставятся на копиях документов (включая ксерокопии) для удостоверения их соответствия подлинникам. При рассылке копий документов, изготовленных на гербовых бланках и имеющих юридическую силу (постановления, приказы, указания, инструкции и т.д.), тиражированных средствами оперативной полиграфии Министерства, каждая копия документа должна быть заверена гербовой печатью Министерства.

7.15. Отметка об исполнителе документа

Отметка об исполнителе документа включает фамилию, имя, отчество исполнителя и номер его телефона, которая располагается в левом нижнем углу на лицевой или оборотной стороне последнего (подписного) листа, например:

    Соловьева            или                Петров Иван Васильевич
    927 25 24                               924 45 67

На информационных письмах, направляемых в несколько адресов и подлежащих тиражированию, сведения об исполнителе указываются на лицевой стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

7.16. Отметка об исполнении документа

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или, при отсутствии такого документа, краткие сведения об исполнении, слова «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ.

Отметка об исполнении документа должна быть подписана и датирована исполнителем документа, а о направлении его в дело — руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

8. Правила подготовки нормативных правовых актов Минздрава России и их государственной регистрации <*>

<*> Составлены в соответствии с «Правилами подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации» (Утверждены постановлением Правительства Российской Федерации от 13 августа 1997 г. № 1009).

Разъяснения о применении «Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации» дает Министерство юстиции Российской Федерации.

Нормативный правовой акт — это письменный официальный документ принятый (изданный) в определенной форме правотворческим органом в пределах его компетенции и направленный на установление, изменение или отмену правовых норм. Предписания нормативных актов обычно носят более или менее общий характер и направлены на регулирование определенного вида общественных отношений и применяются неоднократно.

Нормативные правовые акты Минздрава России издаются на основе и во исполнение федеральных законов, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российский Федерации, а также по своей инициативе в пределах компетенции.

Нормативные правовые акты издаются Министерством в виде постановлений, приказов, правил, инструкций и положений.

Акты, изданные в ином виде (например, указания и др.), не должны носить нормативный правовой характер.

Издание нормативных правовых актов в виде писем и телеграмм не допускается.

Структурные подразделения Министерства не вправе издавать нормативные правовые акты.

Нормативный правовой акт может быть издан совместно с другими федеральными органами исполнительной власти.

Проект нормативного правового акта подлежит согласованию с заинтересованными министерствами и ведомствами, если такое согласование является обязательным в соответствии с законодательством Российской Федерации, а также если в нормативном правовом акте содержатся положения, нормы и поручения, касающиеся других министерств и ведомств. Согласование проекта нормативного правового акта оформляется визами.

Виза включает в себя наименование должности руководителя министерства (ведомства) или его заместителя и личную подпись визирующего, расшифровку подписи и дату.

Визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника нормативного правового акта.

Проект нормативного правового акта должен быть завизирован руководителями соответствующих структурных подразделений Министерства. При несогласии с положениями проекта нормативного правового акта руководители визируют данный документ, а свои возражения излагают в справке, которая прилагается к проекту документа.

Срок подготовки проекта и издания нормативного правового акта во исполнение федеральных законов, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, как правило, не должен превышать одного месяца, если не установлен другой срок.

Для подготовки проектов наиболее важных и сложных нормативных правовых актов, а также актов, издаваемых совместно несколькими министерствами (ведомствами), создаются рабочие группы.

В процессе работы над проектом нормативного правового акта должны быть изучены относящиеся к теме проекта законодательство Российской Федерации договоры о разграничении предметов ведения и полномочий между органами государственной власти Российской Федерации и органами государственной власти субъектов Российской Федерации.

Одновременно с разработкой проекта нормативного правового акта должны быть подготовлены предложения об изменении и дополнении или признании утратившими силу соответствующих ранее изданных актов или их частей.

Нормативные правовые акты, изданные совместно или по согласованию с другими министерствами и ведомствами, изменяются, дополняются или признаются утратившими силу по согласованию с этими министерствами и ведомствами.

Положения об изменении, дополнении или признании утратившими силу ранее изданных актов или их частей включаются в текст нормативного правового акта.

Если при подготовке нормативного правового акта выявилась необходимость внесения существенных изменений и дополнений в ранее изданные нормативные правовые акты или наличие по одному и тому же вопросу нескольких актов, то в целях их упорядочения разрабатывается единый новый акт. В проект такого акта включаются новые, а также содержащиеся в ранее изданных актах нормативные предписания, которые сохраняют свою силу.

Подготовленный проект нормативного правового акта до его подписания (утверждения) должен быть проверен на соответствие законодательству Российской Федерации, а также правилам русского языка и завизирован начальником Юридического отдела Министерства. В Юридический отдел Минздрава России проекты нормативных правовых актов направляются перед визированием курирующего заместителя Министра.

В случае несоответствия действующему законодательству представленных на подпись руководству проектов нормативных правовых актов начальник Юридического отдела, не визируя проекты этих документов, дает соответствующее заключение с предложениями о законном порядке разрешения рассматриваемых вопросов.

Нормативные правовые акты подписываются (утверждаются) Министром или лицом, исполняющим его обязанности.

Если нормативные правовые акты затрагивают права, свободы и обязанности человека и гражданина, устанавливают правовой статус организации или имеют межведомственный характер, независимо от срока их действия, в том числе акты, содержащие сведения, составляющие государственную тайну, или сведения конфиденциального характера, то они подлежат государственной регистрации.

Государственная регистрация нормативных правовых актов осуществляется Министерством юстиции Российской Федерации, которое ведет Государственный реестр нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти.

Подлежащие государственной регистрации нормативные правовые акты не позднее 5 дней со дня их подписания (утверждения) представляются в 4 экземплярах (подлинник и 3 копии) в Министерство юстиции Российской Федерации.

Представление на государственную регистрацию нормативного правового акта, изданного совместно несколькими министерствами и ведомствами, возлагается на орган, который указан первым в числе подписавших (утвердивших) акт.

К нормативному правовому акту прилагается справка, подготовленная соответствующим структурным подразделением, которая должна содержать: основания издания нормативного правового акта;

сведения о всех действующих нормативных правовых актах по данному вопросу и информацию о сроках их приведения в соответствие с принятым актом;

сведения о согласовании акта с заинтересованными министерствами, ведомствами и другими государственными органами, если такое согласование является обязательным.

Представленный на государственную регистрацию нормативный правовой акт должен быть завизирован, а прилагаемая справка подписана начальником Юридического отдела Министерства.

При рассылке нормативного правового акта указание на номер и дату государственной регистрации является обязательным.

Изменения и дополнения, вносимые в нормативные правовые акты, прошедшие государственную регистрацию, подлежат регистрации в порядке, установленном настоящими Правилами.

Министерство здравоохранения Российской Федерации направляет для исполнения нормативные правовые акты, подлежащие государственной регистрации, только после их регистрации и официального опубликования.

При нарушении указанных требований нормативные правовые акты, как не вступившие в силу, применяться не могут.

В Юридический отдел в обязательном порядке представляются копии всех издаваемых Министерством постановлений, приказов, правил, инструкций и Положений, носящих нормативный характер.

9. Порядок, особенности подготовки и оформления отдельных видов документов

9.1. Проекты актов Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации

Проекты указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации разрабатываются в соответствии с поручениями и в инициативном порядке и вносятся Министром, а в его отсутствие — первым заместителем Министра, исполняющим обязанности Министра, в порядке, установленном другими органами.

Ответственность за качество подготовки проектов актов Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, их согласование с заинтересованными органами государственной власти и организациями несет Министр.

Подготовка проектов указанных актов осуществляется структурными подразделениями Министерства, в компетенции которых находится рассматриваемый вопрос.

Проекты актов Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации печатаются на листах формата А4 через полтора межстрочных интервала в трех экземплярах. Первый экземпляр направляется адресату; второй — остается в Управлении делами; третий — у ответственного исполнителя.

На проекте документа в правом верхнем углу пишется «Проект». Первый экземпляр проекта визируется Министром, второй экземпляр — заместителем Министра, начальниками структурных подразделений, с которыми согласовывается проект, а также Юридическим отделом и Управлением делами.

Проекты указов и распоряжений Президента Российской Федерации вносятся письмом с пояснительной запиской, содержащей краткое изложение существа проекта, необходимые обоснования, справочные и аналитические материалы.

Письмо с пояснительной запиской подписывается Министром, а в его отсутствие — первым заместителем Министра, исполняющим обязанности Министра.

Проекты актов Президента Российской Федерации визируются руководителями федеральных органов исполнительной власти или лицами, их замещающими, которые представили проект и которым в документе предусматриваются задания или поручения, а также руководителями других заинтересованных федеральных органов исполнительной власти.

Проекты актов Президента Российской Федерации, содержащие вопросы распределения зданий и помещений, находящихся в федеральной собственности, подлежат обязательному согласованию с Министерством государственного имущества Российской Федерации, а находящихся на балансе Управления делами Президента Российской Федерации, — с Управлением делами Президента Российской Федерации.

Проекты указов Президента Российской Федерации, имеющих нормативный характер, подлежат до их внесения в Правительство Российской Федерации обязательному согласованию с Министерством юстиции Российской Федерации.

Проекты актов Президента Российской Федерации, предусматривающие принятие актов Правительства Российской Федерации, вносятся с приложением к представляемому проекту акта Президента Российской Федерации соответствующих связанных с ним проектов актов Правительства Российской Федерации.

Проекты указов и распоряжений Президента Российской Федерации в необходимых случаях должны содержать пункт о возложении контроля за их выполнением.

Проекты постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации и иных актов, требующих решения Правительства Российской Федерации, вносятся Министерством после проведения необходимой, в том числе юридической, экспертизы с пояснительной запиской, содержащей необходимые расчеты, обоснования и прогнозы социально-экономических и иных последствий их реализации.

Сопроводительное письмо подписывается Министром, а в его отсутствие первым заместителем Министра, исполняющим обязанности Министра.

Проекты постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации и иных актов, требующих решения Правительства Российской Федерации, до их внесения в Правительство Российской Федерации подлежат обязательному согласованию с заинтересованными органами государственной власти, а при необходимости — с государственными и другими организациями. Согласованные проекты актов визируются руководителями указанных органов и организаций. К проекту документа прилагается лист согласования с заинтересованными организациями (приложение 10).

При наличии разногласий по проекту Министр должен обеспечить его обсуждение с заинтересованными органами и организациями с целью поиска взаимоприемлемого решения. В случае, если такое решение не найдено, проект может быть направлен в Правительство Российской Федерации только Министром, с обязательным приложением к нему протокола согласительного совещания, перечня разногласий с их мотивировками и подлинников замечаний, подписанных руководителями соответствующих органов и организаций.

Проекты постановлений Правительства Российской Федерации и других актов, имеющих нормативный характер, после их согласования с заинтересованными органами и организациями и до внесения в Правительство Российской Федерации должны в обязательном порядке согласовываться с Министерством юстиции Российской Федерации.

Проекты постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, предусматривающие расходы из федерального бюджета, подлежат согласованию с Министерством финансов Российской Федерации.

Внесение проектов актов Правительства Российской Федерации, влекущих за собой расходы из федерального бюджета, не предусмотренные в нем на текущий финансовый год или сокращающие его доходную базу, в том числе предоставляющие льготы по уплате налогов, таможенных и других обязательных платежей в федеральный бюджет, осуществляется в исключительных случаях в порядке, установленном федеральным законодательством.

Если в тексте проекта акта Правительства Российской Федерации упоминаются ранее принятые акты Президента Российской Федерации или Правительства Российской Федерации, то делается ссылка на соответствующий официальный источник их опубликования, например: «(Собрание законодательства Российской Федерации, 1998, № 5, ст. 615)».

Если подготавливаемый акт Правительства Российской Федерации влечет за собой изменения или дополнения других актов Правительства Российской Федерации, эти изменения или дополнения включаются в проект подготавливаемого акта или представляются в виде отдельного акта одновременно с последним.

Документы (программы, положения, планы, нормы и т.п.), которые предлагается утвердить подготавливаемым проектом акта Правительства Российской Федерации, в обязательном порядке прилагаются к данному акту.

Проект акта Правительства Российской Федерации по организации исполнения федерального закона или акта Президента Российской Федерации должен содержать ссылку на соответствующий федеральный закон или акт Президента Российской Федерации.

При внесении в Правительство Российской Федерации предложения требующего принятия федерального закона или акта Президента Российской Федерации, одновременно должны представляться также проект соответствующего акта и документы к нему.

В проектах постановлений Правительства Российской Федерации употребляются полные официальные наименования органов и организаций, в проектах распоряжений — их сокращенные официальные наименования.

Если проект акта отправлен на доработку и в процессе доработки в проект вносятся существенные изменения, он подлежит повторному визированию руководством Министерства и заинтересованных органов и организаций. Повторное визирование не требуется, если при доработке в проект документа внесены уточнения, не изменившие его содержания.

Акты Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации имеют следующие реквизиты:

наименование вида акта: указ Президента Российской Федерации, распоряжение Президента Российской Федерации, постановление Правительства Российской Федерации, распоряжение Правительства Российской Федерации;

заголовок, в краткой форме обозначающий предмет, регулируемый актом (распоряжения Правительства Российской Федерации заголовка, как правило, не имеют);

текст.

Текстовая часть актов может подразделяться на констатирующую часть — преамбулу и постановляющую часть (в распоряжении — распорядительную часть).

Преамбула служит для обоснования принятия акта. В ней указываются фактические обстоятельства и мотивы, послужившие причиной или поводом для издания акта, а также могут содержаться ссылки на законы или иные акты, в соответствии с которыми принимается данный документ. В преамбулу включаются положения нормативного характера. В распоряжениях преамбула, как правило, отсутствует.

Преамбула в указах Президента Российской Федерации завершается словом «постановляю», которое печатается вразрядку. Преамбула в проектах постановлений Правительства Российской Федерации завершается словами «Правительство Российской Федерации постановляет:», последнее слово печатается полужирным шрифтом вразрядку.

Постановляющая часть актов Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации может подразделяться на пункты, пункты на подпункты, абзацы, а утверждаемые этими актами положения, уставы и т.п. на разделы, главы, пункты, подпункты, абзацы.

Пункты в тексте, как правило, имеют единую (сквозную) нумерацию для всего акта, нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.

Подпункты могут нумероваться арабскими цифрами или строчными буквами с закрывающейся круглой скобкой, после которых текст нужно начинать со строчной буквы и отделять точкой с запятой. Если подпункт состоит из нескольких абзацев, то они отделяются друг от друга точками.

После цифровых перечислений с точкой абзацы следует начинать с прописных букв, а последние строки абзацев заканчивать точками. Абзацы нумерации не имеют.

Все изменения и дополнения, вносимые в ранее принятый документ должны соответствовать структуре основного нормативного акта.

При наличии приложений к актам Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации в тексте на них обязательно делается ссылка.

В приложениях помещаются положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и др.

Если в тексте дается ссылка «согласно приложению», то на первой странице приложения в правом верхнем углу пишется слово «Приложение», ниже дается ссылка на акт Президента Российской Федерации или Правительства Российской Федерации. При наличии нескольких приложений они нумеруются.

Например:

Приложения заканчиваются чертой, расположенной по центру текста на расстоянии примерно 3 межстрочных интервала. Длина черты 2 — 3 см.

При наличии в тексте акта формулировки «УТВЕРДИТЬ» (прилагаемое приложение, состав комиссии, перечень мероприятий и т.д.) на самом приложении в правом верхнем углу располагается слово «УТВЕРЖДЕНО» или «УТВЕРЖДЕН» со ссылкой на нормативный акт (в творительном падеже), его дату, номер.

Например: УТВЕРЖДЕНО

Слова «УТВЕРЖДЕНО» и «УТВЕРЖДЕН» согласуются в роде и числе с первым словом наименования приложения: положение — УТВЕРЖДЕНО, программа — УТВЕРЖДЕНА, мероприятия — УТВЕРЖДЕНЫ.

Заголовок к тексту приложения печатается центрованным способом. Наименование вида документа — приложения (первое слово заголовка приложения) выделяется прописными буквами, полужирным шрифтом и может быть напечатано в разрядку (ПОЛОЖЕНИЕ, ПЕРЕЧЕНЬ, СПИСОК и т.д.).

При наличии в тексте приложения нескольких разделов их заголовки печатают центрованным способом (относительно границ текста). Точка в конце заголовка не ставится. Допускается выделять заголовки разделов полужирным шрифтом.

Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками.

Листы приложения нумеруются самостоятельно начиная со второго листа.

При наличии в тексте приложений ссылки на сноску она оформляется звездочкой или цифрой со скобкой: * или 1). Текст сноски печатается через 1 межстрочный интервал в конце каждой страницы или после приложения в целом под чертой. После символа сноски ее текст печатается с прописной буквы. В конце текста сноски ставится точка.

На одной странице не должно проставляться более трех сносок.

В положениях, программах, уставах и других подобных документах разделы и главы нумеруются, как правило, римскими цифрами, а пункты и подпункты — так же, как и в тексте акта Президента Российской Федерации или Правительства Российской Федерации. В указанных документах их составные части (разделы, подразделы, пункты, подпункты) можно также нумеровать арабскими цифрами. Подразделы нумеруют в пределах раздела. Номер подраздела должен состоять из номера раздела и номера подраздела, разделенных точкой (например, 1.1., 1.2., 1.3.). Номер пункта может состоять из номера раздела, подраздела и пункта, разделенных точками (например, 2.3.1.). Пункты при необходимости могут подразделяться на подпункты, которые должны иметь порядковую нумерацию в пределах каждого пункта (например, 1.2.2.1.).

9.2. Законопроекты

Разработка проектов федеральных законов (далее именуются — законопроекты) осуществляется Министерством по поручениям Правительства Российской Федерации в соответствии с принимаемыми им программами и планами законопроектной деятельности.

Законопроекты вносятся в Правительство Российской Федерации с приложением следующих сопроводительных материалов:

пояснительной записки, содержащей изложение предмета законодательного регулирования и концепции прилагаемого законопроекта;

финансово-экономического обоснования принимаемых решений (в случае внесения законопроекта, предусмотренного частью 3 статьи 104 Конституции Российской Федерации);

перечня актов федерального законодательства, подлежащих признанию утратившими силу, приостановлению, изменению, дополнению или принятию в связи с данным законом;

проекта распоряжения Правительства Российской Федерации о внесении законопроекта в Государственную Думу и назначении официального представителя Правительства Российской Федерации при рассмотрении законопроекта палатами Федерального Собрания;

проекта письма Правительства Российской Федерации в Государственную Думу;

заключения Министерства юстиции Российской Федерации о соответствии законопроекта законодательству Российской Федерации;

в случае, если объем законопроекта более 5 страниц — текста законопроекта в электронной форме (текстовый редактор WinWord 2.0 или другой, совместимый с ним) на дискете 3,5 дюйма.

Ответственность за качество подготовки и оформления вносимых в Правительство Российской Федерации законопроектов (приложение 11) и сопроводительных материалов, их согласование с заинтересованными организациями несет Министр.

Законопроект, представленный в Правительство Российской Федерации, должен быть завизирован Министром или лицом, его замещающим, руководителем Министерства юстиции Российской Федерации, а также Руководителями других заинтересованных органов и организаций.

При подготовке законопроектов не допускается их представление в палаты Федерального Собрания, минуя Правительство Российской Федерации. Взаимодействие с палатами Федерального Собрания по участию в парламентских слушаниях, в составе рабочих групп, разработке законопроектов, подготовке заключений осуществляется по согласованию со статс-секретарем и Отделом законодательства и взаимодействия с Федеральным Собранием Министерства.

Законопроект, принятый Государственной Думой в первом чтении и поступивший в Правительство Российской Федерации в соответствии с решением Государственной Думы, направляется с поручением Председателя Правительства или его Заместителя в заинтересованные федеральные органы исполнительной власти для его рассмотрения и подготовки и представления в Правительство Российской Федерации проекта согласованных поправок к законопроекту. Срок выполнения поручения не должен превышать 15 календарных дней.

При подготовке изменений и дополнений в законопроекты при изменении одного или нескольких слов на другое (другие), а также дополнении текста отдельными словами или словосочетаниями двоеточие перед вносимыми в качестве изменения (дополнения) словами, заключенными в кавычки, ставить не рекомендуется, например:

в пункте 5 после слов «настоящего Кодекса» включить слова «включая путевки (курсовки) в санаторно-курортные и оздоровительные учреждения, учреждения отдыха»;

статью 2 дополнить словом «здравоохранение»;

Изменения и дополнения рекомендуется вносить вместе со знаком препинания, постановку которого влечет за собой вносимое изменение или дополнение, например:

«, сырья, оборудования для их производства».

9.3. Ответы на запросы и обращения членов Совета Федерации и депутатов Государственной Думы

Запросы, как правило, поступают в Министерство на бланках членов Совета Федерации и депутатов Государственной Думы с сопроводительным письмом председателя (или его заместителя) соответствующей палаты Федерального Собрания.

Ответ на запрос члена Совета Федерации или депутата Государственной Думы, принятый палатой Федерального Собрания, дается не позднее чем через 15 дней со дня получения запроса или в иной, установленный палатой срок.

В качестве обращения рассматривается письмо, написанное на бланке члена Совета Федерации или депутата Государственной Думы, имеющее соответствующую подпись (подписи) и дату.

Ответ представляется автору обращения безотлагательно. В случае необходимости проведения в связи с обращением депутата дополнительной проверки или дополнительного изучения каких-либо вопросов, Министерство обязано сообщить об этом депутату в 3-дневный срок со дня получения обращения депутата. Окончательный ответ представляется депутату не позднее чем через 20 дней со дня поступления обращения в Министерство за подписью того должностного лица, на чье имя поступил документ.

В ответе члену Совета Федерации или депутату Государственной Думы обязательно должно быть отмечено, что ответ лицу, по письму которого было составлено обращение, направлен.

По обращениям комитетов и комиссий палат Федерального Собрания по вопросам своего ведения к членам Правительства Российской Федерации и руководству Министерства, поступившим из Правительства Российской Федерации, ответы направляются в соответствующий комитет или комиссию. При необходимости копия ответа направляется в Правительство Российской Федерации.

9.4. Приказы по основной деятельности

9.4.1 Общие положения

Приказ — распорядительный документ Министерства.

Проекты приказов разрабатываются структурными подразделениями по поручению руководства Министерства и в соответствии с планами организационных мероприятий Министерства. Приказы должны издаваться только в случаях действительной необходимости воздействия на события в приказной форме.

Проект приказа должен соответствовать действующему законодательству, а содержащиеся в нем распоряжения не должны превышать компетенции и прав Министерства.

Ответственность за своевременную и качественную подготовку проекта приказа и представление его на подпись в установленный срок возлагается на руководителей структурных подразделений.

В тех случаях, когда подготовка проекта приказа поручается нескольким структурным подразделениям свод материалов, согласование проекта и своевременное представление его на подпись возлагается на руководителя структурного подразделения, указанного в поручении первым.

Срок подготовки проекта приказа во исполнение документов вышестоящих органов, как правило, не должен превышать одного месяца, если в самом документе или руководством Министерства не установлен другой срок.

Вопрос о продлении срока подготовки проекта приказа может быть решен только руководителем, давшем указание о подготовке данного документа.

Контроль за соблюдением сроков подготовки проектов приказов осуществляет Управление делами.

В подписанный приказ запрещается вносить изменения или дополнения. Опечатки и неточности редакционного характера, выявленные в приказе после его подписания Министром или первым заместителем Министра, вносятся после согласования с Управлением делами.

Размножение приказов осуществляется типографией Минздрава России в первую очередь. Срок изготовления тиража не должен превышать двух дней.

Рассылку приказов осуществляет Управление делами в день поступления тиража согласно разнарядке, составленной исполнителем и подписанной руководителем структурного подразделения.

9.4.2 Порядок подготовки приказов

Все приказы обязательно должны иметь заголовок к тексту, в котором кратко и точно формулируется его содержание. Заголовок начинается с предлога «О» (О чем?). Например: «О мерах по реализации Федеральной целевой программы „Сахарный диабет“.»

Текст приказа состоит, как правило, из двух частей: констатирующей и распорядительной.

В первой части указываются причины, окончания, цели составления приказа.

Констатирующая часть приказа начинается словами «С целью ...», «В связи ...», «В соответствии ...», «Во исполнение ...» и т.п.

Формулировка «Во исполнение ...» пишется в том случае, когда решения вышестоящих органов обязывают Министерство выполнить определенные действия.

Формулировка «В соответствии ...» пишется, если в документе вышестоящего органа нет прямого указания Минздраву России, но содержится порядок или нормы, в соответствии с которыми необходимо решать те или иные вопросы, относящиеся к деятельности Министерства.

При необходимости издания приказа в дополнение или во изменение ранее изданного приказа, в констатирующей части пишется: «Во изменение ...» или «В дополнение ...» и указывается дата, номер, заголовок дополняемого или изменяемого приказа.

В тексте приказов, подготовленных на основании или в развитие документов вышестоящих органов, указываются их реквизиты: название вида документа, автор, дата, номер, заголовок. Например:

«Во исполнение постановления Правительства Российской Федерации от 6 марта 1996 г. № 257 „О неотложных мероприятиях по защите населения Российской Федерации от воздействия последствий чернобыльской катастрофы на 1996 — 1997 годы ...“.»

Констатирующая часть приказа должна быть лаконичной и может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в пояснении или обосновании.

Так, при утверждении уставов подведомственных учреждений, предприятий и других организаций, а также при утверждении проектно-сметной документации текст приказа начинается с распорядительной части (без слова ПРИКАЗЫВАЮ).

Распорядительная часть приказа начинается словом ПРИКАЗЫВАЮ.

Формулировки распорядительной части приказа должны быть конкретными, не противоречить по смыслу ранее изданным распорядительным документам, четкими, ясными, не допускающими различных толкований.

Распорядительная часть делится на пункты, а пункты на подпункты, если исполнение приказа предполагает выполнение различных по характеру действий.

Действия однородного характера перечисляются в одном пункте.

Каждый самостоятельный пункт должен иметь полностью законченное содержание и сформулирован так, чтобы в случае извлечения его из приказа, было понятно содержащееся в нем поручение.

Каждый пункт, как правило, должен начинаться указанием исполнителя и конкретного действия, выраженного глаголом в неопределенной форме, и срока исполнения, оформленного тремя парами арабских цифр, например:

«Руководителю Национального органа контроля медицинских иммунобиологических препаратов Медуницыну Н.В. разработать программу ... до 10.04.96».

В качестве исполнителей могут быть указаны структурные подразделения центрального аппарата Министерства и подведомственные организации.

Если в приказе в качестве исполнителя называется структурное подразделение Министерства, то фамилия руководителя этого подразделения, ответственного за организацию работы по выполнению приказа, не указывается, например:

«Управлению организации обеспечения лекарствами и медицинской техникой...».

В том случае, если исполнение действия предписывается конкретному лицу, соответствующий пункт приказа должен начинаться с указания должности и фамилии исполнителя (инициалы в тексте ставятся после фамилии) в дательном падеже, например:

«Начальнику Управления охраны здоровья матери и ребенка Зелинской Д.И.»

В одном пункте может содержаться одно и то же указание в адрес нескольких исполнителей, например:

«Департаменту научно-исследовательских и образовательных медицинских учреждений, Управлению кадровой политики принять необходимые меры по ...».

В одном пункте могут содержаться различные указания в адрес разных исполнителей только в том случае, когда эти указания тесно взаимосвязаны, например:

«Руководителям структурных подразделений Министерства до 15.10.98 представить ...».

При подготовке проекта приказа во исполнение документов вышестоящих органов текст этих нормативных актов, как правило, не приводится, а поручения в адрес Минздрава России должны быть конкретизированы в распорядительной части приказа.

Не допускается свободный пересказ документа вышестоящего органа. При необходимости дать изложение указанных документов допускается только точное, дословное изложение текста отдельных пунктов или полностью всего акта.

Утверждение документа изданием приказа происходит в тех случаях, когда требуются дополнительные предписания и разъяснения. Исключение составляют приказы об утверждении уставов подведомственных учреждений, предприятий и других организаций.

Если при подготовке проекта приказа выявляется необходимость внесения изменений в ранее изданный приказ, в проекте приказа дается новая редакция соответствующих пунктов (подпунктов) действующего приказа.

Специальным (предпоследним) пунктом перечисляются документы, ранее изданные Министерством по содержащемуся в приказе вопросу и подлежащие отмене в связи с выходом данного приказа.

Как правило, в последнем пункте распорядительной части приказа указывается фамилия должностного лица, на которое возложен контроль за исполнением приказа в целом. Ответственность за выполнение приказа возлагается Министром на одного из своих заместителей в соответствии с распределением обязанностей.

В случае ликвидации отдельных учреждений системы Минздрава России, в приказах о ликвидации необходимо предусматривать порядок передачи документов ликвидируемого учреждения на государственное хранение или правопреемнику.

Проект приказа должен быть написан ясно, доходчиво, с соблюдением всех грамматических правил. Следует избегать сложных придаточных предложений и большого числа причастных и деепричастных оборотов.

Специальные медицинские термины нужно употреблять в пределах необходимости и только лишь общепризнанные. Нельзя употреблять произвольные сокращения.

Если в тексте приказа требуется неоднократно упомянуть тот или иной объем или то или иное понятие, при первом упоминании о таком объекте (понятии) приводится его полное и в скобках сокращенное наименование (по форме — «далее — ...») или аббревиатура, а в последующем тексте употребляется только его сокращенное наименование, например:

«Центру научно-методического обеспечения лицензирования и аккредитации НПО „Медсоцэкономинформ“ Минздрава России (далее — Центр) ...»;

«Разрешить применение медицинских иммунобиологических препаратов (далее — МИБП) ...».

Недопустимо применение разных, хотя и равнозначных терминов для обозначения одного и того же понятия в одном документе.

Наименования упоминаемых в приказах органов, организаций и других объектов, структурных подразделений Министерства приводятся в полном соответствии с их официальным названием.

Употребление их сокращенных наименований допускается в тех случаях, когда такие сокращения являются официальными.

Перечни, списки, положения, уставы, таблицы, графики, образцы документов, бланков, и т.п. оформляются как приложения к приказу. О наличии приложений к приказу обязательно указывается в распорядительной части.

Каждое приложение должно иметь название, точно соответствующее тексту содержащемуся в пункте приказа, и подписано руководителем структурного подразделения, подготовившего проект приказа.

Если в тексте приказа дается ссылка («согласно приложению») или (приложение)», то в правом верхнем углу первого листа приложения должна быть отметка с указанием номера приказа и даты по форме:

                                  Приложение

                                  к приказу Министерства
                                  здравоохранения
                                  Российской Федерации
                                  от 10.09.96 N 335

Если данные, приведенные в приложении, были утверждены документом другой организации, указание на это помещается в правом верхнем углу ниже обозначения приложения к приказу, например:

                                  Приложение

                                  к приказу Министерства
                                  здравоохранения
                                  Российской Федерации
                                  от 17.09.96 N 338

                                  УТВЕРЖДЕНО

                                  постановлением Правительства
                                  Российской Федерации
                                  от 17 июня 1996 г. N 822

Такое приложение не подписывается, а визируется на оборотной стороне документа руководителем структурного подразделения, подготовившего приказ.

При наличии в тексте приказа формулировки «Утвердить» (положение, устав, программу, план и т.д.); «Ввести в действие» (типовые требования, форму бланка, нормативы, правила, форму донесения и т.д.) или, в случае создания новой организации, «Организовать работу в соответствии с Положением» на приложении в правом верхнем углу пишется слово УТВЕРЖДЕНО со ссылкой на приказ, его дату, номер, например:

                                  УТВЕРЖДЕНО

                                  Приказ Министерства
                                  здравоохранения
                                  Российской Федерации
                                  от 12.11.97 N 330

Если приложение одно, то номер приложения не указывается. При наличии нескольких приложений на них проставляется порядковый номер: Приложение 1, Приложение 2 и т.д.

До представления на подпись проект приказа визируется исполнителем (с обязательным указанием номера телефона); начальником отдела и начальником Управления, подготовившего документ; Управлением делами; заинтересованными подразделениями; Юридическим отделом; заместителем Министра, курирующим данный вопрос.

Проект приказа, носящего нормативный характер, должен быть согласован с заинтересованными министерствами и ведомствами, если такое согласование является обязательным в соответствии с законодательством Российской Федерации, а также, если в нем содержатся положения и нормы, касающиеся других министерств и ведомств.

Управление делами определяет целесообразность оформления управленческих действий распорядительным документом, проверяет правильность оформления проекта приказа и соответствие требованиям, предъявляемым к составлению приказов, вносит редакционные правки и уточнения, не меняющие его сути.

Руководители структурных подразделений при визировании проекта приказа проверяют достоверность отраженных в нем фактов, целесообразность и реальность устанавливаемых поручений, соответствие устанавливаемых заданий ранее принятым решениям, а также другие вопросы, входящие в компетенцию подразделения.

Юридический отдел при визировании проекта приказа определяет соответствие проекта приказа действующему законодательству Российской Федерации, отсутствие противоречий ранее изданным приказам, указаниям и информационным письмам, необходимость направления данного приказа на государственную регистрацию в Министерство юстиции Российской Федерации (Раздел 8. «Правила подготовки нормативных правовых актов Минздрава России и их государственной регистрации»).

Проекты приказов, в которых есть пункты о назначении и освобождении работников, обязательно представляются на согласование в Управление кадровой политики.

Проекты приказов об организации, реорганизации и ликвидации учреждений и предприятий, об изменении штатов и фондов заработной платы и т.п. должны быть завизированы руководством Департамента экономики планирования и финансирования здравоохранения.

Проекты приказов, содержащие статистические данные, проекты учетных и отчетных форм, требования о представлении статистической информации должны быть согласованы с Отделом медицинской статистики и информатики.

При наличии замечаний к проекту приказа визирующий обязан изложить их за своей подписью в виде точно сформулированных предложений и приложить к проекту; на визовом экземпляре приказа делается отметка о наличии замечаний. Отказ от визирования проекта приказа не допускается.

При наличии замечаний визирующих изменение текста приказа должно обязательно согласовываться с исполнителем.

Если в процессе визирования проект приказа был существенно доработан и изменен, исполнитель обязан на окончательном варианте приказа вновь собрать все необходимые визы.

Проект приказа визируется на первом экземпляре на оборотной стороне последнего листа (подписного) документа (перед приложениями).

Виза включает в себя наименование структурного подразделения, должность визирующего, личную подпись, дату, расшифровку подписи.

Пример визирования приказа:

Проект вносит Управление охраны здоровья матери и ребенка

Исполнитель гл. специалист подпись дата В. В. Чумичева тел. 927 25 24

 Нач. отдела                     подпись    дата        С.Р.Конова

 Нач. Управления                 подпись    дата     Д.И.Зелинская

СОГЛАСОВАНО

Зам. Министра подпись дата Т. И. Стуколова

Департамент экономики, планирования и финансирования здравоохранения нач. Управления подпись дата Н. Н. Точилова

Управление кадровой политики нач. Управления подпись дата А. М. Анохин

Юридический

 отдел               нач. Отдела    подпись   дата  Л.С.Харитонова

 Управление          Управляющий
 делами              делами         подпись   дата       С.В.Белых

Только при наличии всех виз проект приказа считается согласованным.

Завизированный проект приказа передается в Управление делами для представления на подпись Министру.

Запрещается представлять проекты приказов на подпись Министру при личных докладах без визы Управления делами.

К проекту приказа должны быть приложены материалы, послужившие основанием к его изданию (федеральные законы, указы, распоряжения Президента Российской Федерации, постановления, распоряжения Правительства Российской Федерации); согласования с другими министерствами и ведомствами; ранее изданные приказы, подлежащие изменению, дополнению или признанию утратившими силу в связи с выходом данного приказа; а также другие материалы по требованию руководства Министерства, Юридического отдела и Управления делами.

Проект приказа представляется на подпись в одном экземпляре. К проекту приказа должен быть приложен список рассылки, подписанный руководителем структурного подразделения, ответственным за его подготовку.

Проект приказа должен быть отпечатан на бланке установленного образца (приложение 12), без помарок в соответствии с порядком расположения машинописного текста в организационно-распорядительных документах (п. 12.1.).

Проекты приказов, подготовленные с нарушением установленного порядка к подписи не принимаются и возвращаются Управлением делами для доработки.

Приказы по основной деятельности Министерства подписываются Министром и только в период его длительного отсутствия — первым заместителем Министра, исполняющим обязанности Министра.

Подпись располагают ниже текста приказа. В состав подписи входит: наименование должности подписывающего документ, личная подпись и ее расшифровка, например:

Министр                      (подпись)          В.И.Стародубов

9.4.3 Подготовка проектов приказов совместно с другими министерствами (ведомствами)

Приказы, издаваемые совместно с другими министерствами (ведомствами), готовятся и подписываются в двух или более экземплярах, имеют наименования и номера всех министерств (ведомств), руководители которых подписывают данный документ.

Приказы оформляются не на бланке, а на стандартном листе бумаги формата А4. Наименования, номера и подписи руководителей располагаются в соответствующем месте на одном уровне. Первыми слева располагаются наименование, номер и подпись руководителя министерства или ведомства — инициатора издания совместного приказа.

Распорядительная часть начинается словом ПРИКАЗЫВАЕМ.

Исполнители совместных документов визируют все экземпляры проекта, руководители структурных подразделений Минздрава России визируют те экземпляры, которые будут храниться в Министерстве.

На подпись представляются первые экземпляры проекта приказа по количеству министерств (ведомств), издающих этот приказ, так как каждое министерство (ведомство) должно получить первый экземпляр приказа с подлинными подписями.

Подпись каждого из авторов включает наименование организаций.

Последовательность подписания и регистрации приказа должна соответствовать последовательности расположения наименований министерств (ведомств), издающих совместный приказ.

Номера приказов проставляются через косую черту в порядке указания авторов. Дата совместного приказа должна быть одна.

9.5. Приказы по личному составу

Приказами по личному составу оформляются распорядительные действия руководства Министерства, связанные с трудовой деятельностью граждан: прием на работу и увольнение, перевод на другие должности, направление в заграничную командировку, поощрения и взыскания.

В приказах по личному составу констатирующая часть может отсутствовать. Распорядительная часть приказа начинается с указания фамилии, имени, отчества (полностью) лица, на которое издается приказ. Затем указывается должность, наименование структурного подразделения и далее — глагол, обозначающий действие: назначить, перевести, освободить, объявить благодарность и т.д. Текст заканчивается указанием основания для распорядительного действия.

Формулировки в приказах по личному составу должны точно соответствовать Кодексу законов о труде Российской Федерации.

Приказы по личному составу подписывают Министр и первый заместитель Министра, курирующий вопросы работы с кадрами.

Приказы по личному составу оформляются на бланке приказов Министерства.

9.6. Указания

По оперативным (проведение совещаний, конференций, симпозиумов, аттестаций и т.д.) и другим текущим вопросам Министерством издаются указания. Указания не должны носить нормативного характера. На основании указаний создаются различные группы, комиссии, советы.

Указание подписывает Министр, первые заместители Министра и заместители Министра в пределах их компетенции.

Порядок подготовки и оформления указаний аналогичен порядку подготовки и оформления приказов.

Проекты указаний должны иметь заголовок. Текст, как правило начинается краткой вводной частью, раскрывающей цели или причины издания указания. Если содержание указания не нуждается в пояснении, то его текст содержит только распорядительную часть.

В распорядительной части указания перечисляются предписываемые действия.

В случае необходимости в последнем пункте распорядительной части указывают конкретных лиц, на которых возлагается контроль за исполнением данного указания.

Если в тексте не указано должностное лицо, на которое возлагается контроль за выполнением данного указания, контроль осуществляет непосредственный исполнитель.

Указаниями нельзя дополнять, отменять, изменять какие-либо пункты приказов и приказы в целом.

9.7. Постановления Главного государственного санитарного врача Российской Федерации

Постановление Главного государственного санитарного врача Российской Федерации — нормативный правовой акт по применению мер пресечения нарушений санитарного законодательства, а также привлечения к ответственности граждан, индивидуальных предпринимателей и юридических лиц, их совершивших.

Постановления являются обязательными для исполнения на территории Российской Федерации министерствами, ведомствами, органами исполнительной власти, предприятиями, организациями, учреждениями, должностными лицами и гражданами.

Постановления оформляются на специальных бланках, подписываются первым заместителем Министра — Главным государственным санитарным врачом Российской Федерации или по его поручению заместителем Главного государственного санитарного врача Российской Федерации.

9.8. Инструкции

Инструкция — правовой акт, издаваемый органом государственного управления (или утверждаемый его руководителем) в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий (их подразделений и служб), должностных лиц и граждан.

Инструкция должна иметь заголовок, четко очерчивающий круг вопросов объектов и лиц, на которые распространяются ее требования.

Текст инструкции разбивается по определенной логической схеме на разделы, пункты и подпункты.

Начинается инструкция, как правило, с раздела «Общие положения», в котором указываются цели и причины ее издания, область распространения, основания для разработки, порядок пользования и другие сведения общего характера.

Текст инструкции должен быть типовым, если в инструкции изложены правила для групп однородных учреждений в определенной сфере деятельности.

В тексте инструкции рекомендуются четкие формулировки с распорядительными словами типа: «должен», «следует», «не допускается», «запрещается» и т.п. Текст излагается от третьего лица или в безличной форме.

Инструкция должна быть подписана руководителем структурного подразделения, разработавшим ее.

Утверждение инструкции производится двумя способами: изданием приказа или проставлением грифа утверждения. (п. 7.7.).

Приказ издается в том случае, если нужно специально оговорить срок введения инструкции, перечислить необходимые организационные мероприятия, указать ответственных исполнителей.

9.9. Протоколы

Протокол — документ, в котором фиксируется ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.

Протоколы оформляются на стандартных листах бумаги формата А4.

Текст протоколов состоит из двух частей: вводной и основной. Вводная часть строится по схеме:

Председатель — инициалы и фамилия;

Секретарь — инициалы и фамилия;

Присутствовали — инициалы и фамилии присутствующих лиц в алфавитном порядке. Если присутствующих на заседании более 10 человек, то указывается их общее количество, а список присутствующих оформляется как самостоятельный документ.

В протоколах совещаний у Министра и заместителей Министра председательствующий не указывается.

Повестка дня оформляется в составе протокола или отдельным документом. Каждый пункт повестки дня нумеруется и отвечает на вопрос «О чем?».

Текст основной части протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела включает три смысловые части: (СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ). Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола <*>; постановление (решение) печатается полностью. Текст постановления строится по образцу текста приказа (п. 9.4.2.).

<*> Краткая форма протокола применяется в том случае, когда к протоколу прилагаются тексты докладов и выступлений.

В протоколах используется форма изложения текста от третьего лица множественного числа. Содержание выступлений излагается от третьего лица единственного числа.

Разделы нумеруются арабскими цифрами и печатаются от нулевого положения табулятора.

При оформлении протоколов в краткой форме после цифры, обозначающей номер вопроса в повестке дня (порядковый номер раздела протокола), печатается пункт повестки дня. Последняя строка пункта повестки дня подчеркивается и под чертой в именительном падеже указываются фамилии выступающих в порядке их выступлений.

После этого записывается решение по рассмотренному вопросу. Протоколы совещаний у руководства Министерства подписываются Министром, первыми заместителями Министра или заместителями Министра, а совещаний у руководства структурного подразделения — начальником или его заместителем.

Протоколы советов, активов, и конференций подписываются председателем и секретарем.

Сроки исполнения принимаемых решений определяются со дня проведения совещания.

9.10. Письма

Письмо составляется в случае, если не существует других способов разрешения вопросов, кроме письменного.

Письма, как правило, печатаются на бланках формата А4 и А5 в зависимости от объема текста.

На бланках формата А5 оформляются письма, текст которых не превышает 15 машинописных строк (через 1 межстрочный интервал).

Письмо оформляется на бланке Министра в том случае, если оно является ответом на обращение непосредственно к Министру руководителей федеральных органов государственной власти, руководителей органов государственной власти субъектов Российской Федерации, членов Совета Федерации и депутатов Государственной Думы Российской Федерации.

Для писем, подготовленных за подписью Министра, первых заместителей Министра, заместителей Министра и руководителей структурных подразделений применяются бланки Министерства или бланки, в которых указано наименование структурного подразделения.

Служебные письма, подлежащие подписанию руководителями двух и более учреждений, печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 с указанием соответствующих реквизитов в установленном месте; подписываются с указанием полного наименования должностей подписывающих; подпись каждого ставится под наименованием должности в одну строку с фамилией. Подписи располагаются на одном уровне.

Адресование писем оформляется согласно п. 7.6. <*>

<*> Написание наименований федеральных органов государственной власти, органов государственной власти субъектов Российской Федерации, учреждений и организаций, должностных лиц указано в приложении 13.

Служебные письма подписываются:

направляемые в адрес Президента Российской Федерации, Федерального Собрания, Правительства Российской Федерации — только Министром, а в отсутствие Министра — первым заместителем Министра, исполняющим обязанности Министра;

направляемые в высшие органы власти России, высшие органы власти государств — участников СНГ, руководителям субъектов Российской Федерации, а также в адрес других министерств и ведомств — только Министром или заместителями Министра в соответствии с распределением обязанностей.

Запрещается направление ответов в высшие органы власти, руководству министерств и ведомств, на письма, адресованные руководству Минздрава России, за подписью руководителей структурных подразделений.

Подпись в служебных письмах оформляется в соответствии с п. 7.11.

Если письмо является ответным, то ниже даты и индекса (исходящего номера) обязательно указываются номер и дата документа, на который дается ответ, например: на № 25/31 от 05.02.98 (точка после даты не ставится).

Письма, подготовленные на бланках или стандартных листах бумаги формата А4, должны иметь заголовок к тексту согласно п. 7.9.

Письма рекомендуется составлять по одному вопросу. Текст должен состоять из двух логически взаимосвязанных частей. В первой приводятся причины, послужившие основанием к подготовке письма. Во второй части излагаются выводы, предложения, просьбы, решения.

Письмо может касаться нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата.

Служебные письма, направляемые в Правительство Российской Федерации должны быть краткими, не превышать двух страниц, а в случае, когда требуется по излагаемому вопросу дать глубокий анализ и обосновать предложения, размер письма не должен превышать пяти страниц.

В деловой переписке принята форма изложения текста от первого лица множественного числа («просим направить», «направляем на рассмотрение») и от третьего лица единственного числа («Министерство не возражает»), так как должностное лицо, подписавшее письмо, выступает от имени Министерства.

Форма изложения текста письма от первого лица единственного числа («считаю необходимым», «прошу выделить») возможна в двух случаях: если письмо оформляется на должностном бланке (Министра, Главного государственного санитарного врача), либо письмо носит конфиденциальный характер или содержит персональное обращение к адресату.

Во вступлении формулируется тема письма, объясняющая причины его написания. Вступление может содержать:

ссылку на документ (организационно-правовой, распорядительный, нормативный, договорный, информационный или справочно-аналитический) и (или) его отдельные пункты, послужившие основанием для письма;

констатацию факта, события, сложившейся ситуации.

При необходимости ссылок на документы их следует давать в тексте письма.

Если письмо направляется в дополнение к ранее посланному, в нем следует указать номер и дату ранее посланного письма.

При ссылке в тексте на какой-либо документ указываются его реквизиты в следующей последовательности: название вида документа, автор, дата, номер документа, заголовок, например:

«В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 26 июня 1995 г. № 610 „Об утверждении Типового положения об образовательном учреждении дополнительного профессионального образования (повышения квалификации) специалистов...“»

Основное содержание письма составляют описание события или ситуации, их анализ и приводимые доказательства.

Заключение представляет собой выводы в виде предложений, мнений, требований, просьб, отказов, напоминаний.

В письмах должны употребляться только официально принятые сокращения, обозначения и термины. Наименования учреждений организаций, должностей, званий, единиц измерения, географические названия и другие должны точно соответствовать официальным названиям.

В текстах указывается полное название Министерства: Министерство здравоохранения Российской Федерации или сокращенное: Минздрав России.

Не допускаются произвольные сокращения «РФ» вместо слов «Российская Федерация», «МЗ» вместо слов «Министерство здравоохранения» или «Минздрав».

В тексте документа слово «министерство» (в единственном числе) пишется с прописной буквы, когда подразумевается конкретное министерство, в выражениях типа: указанное Министерство; установленный Министерству план.

Во множественном числе пишутся со строчной буквы словосочетания типа государственные комитеты, министерства; указанные министерства.

При ссылке на конкретный указ Президента Российской Федерации слово «Указ» пишется с прописной буквы, например: «В соответствии с Указом Президента Российской Федерации от 30 апреля 1998 г. № 483 „О структуре федеральных органов исполнительной власти“ и далее в тексте — настоящий Указ.»

Слова «коллегия», «приказ» пишутся со строчной буквы, например: «... коллегия Министерства здравоохранения Российской Федерации», «... приказ Министерства здравоохранения Российской Федерации».

В тексте необходимо правильно употреблять предлоги. Предлог «по» в значении «после чего-нибудь» употребляется с предложным падежом, а не с дательным. Например: «... по истечении срока исполнения».

Предлоги благодаря, согласно, вопреки, подобно употребляются только с предложным падежом, а не с дательным. Например: «... благодаря своевременному обеспечению», «... согласно приказу Министерства», «... вопреки указанию».

Отметку о наличии приложений к письмам следует оформлять в соответствии с п. 7.10. Приложения к письмам подписываются ответственными за их подготовку должностными лицами.

Перед представлением на подпись проекта письма исполнитель обязан проверить наличие указанных приложений к письму, необходимых виз и количество экземпляров.

Проекты писем, представляемых на подпись заместителю Министра, должны иметь визы исполнителя, первого руководителя структурного подразделения, подготовившего документ, а в случае его отсутствия — заместителя руководителя, исполняющего его обязанности, руководителей заинтересованных структурных подразделений.

Проекты писем, представляемых на подпись Министру, кроме указанных виз, должны быть завизированы заместителями Министра, курирующими соответствующие направления. Проекты писем по финансовым вопросам должны иметь визу первого заместителя Министра, курирующего эти вопросы.

Письма по вопросам, вносимым на решение вышестоящих органов и затрагивающим интересы других министерств и ведомств должны быть предварительно согласованы с руководителями этих учреждений.

Отметка об исполнителе (составителе документа) помещается на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в соответствии с п. 7.15.

В письмах, оформленных на двух и более страницах, вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Номера страниц должны проставляться посередине верхнего поля листа арабскими цифрами без слова «страница» и знаков препинания.

Проект письма представляется на подпись с материалами, на основании которых оно готовилось. Передача проектов писем на подпись Министру производится только через руководство Управления делами, первым заместителям Министра и заместителям Министра — через секретарей.

Письмо, подготовленное за подписью руководства Министерства и направляемое в один адрес, представляется в трех экземплярах один из которых — на бланке. После подписи и регистрации он направляется адресату, второй (со всеми визами) — остается в деле Управления делами, третий — передается исполнителю.

Если перед текстом письма указано от двух до четырех адресатов, то на подпись руководству Министерства должно представляться соответственно от четырех до шести экземпляров письма. В этом случае количество подписанных экземпляров письма должно соответствовать количеству адресатов. Если письмо должно направляться по списку рассылки (более четырех адресатов), подписывается лишь один экземпляр, который потом размножается в количестве необходимом для рассылки всем заинтересованным учреждениям (п. 7.6.).

Копии документов, зарегистрированных в Управлении делами и переданные исполнителю, подшиваются в структурных подразделениях в дела в соответствии с номенклатурой дел. Управление делами справки по этим документам и визовые копии документов исполнителям не выдает.

10. Особенности оформления документов, передаваемых по каналам электросвязи

10.1 Телеграммы (телетайпограммы) <*>

<*> Далее по тексту читать телеграммы.

Телеграммы (телетайпограммы) обобщенное название различных по содержанию документов, выделенных в связи с особым способом передачи текста. Они направляются в случаях крайней необходимости, когда отправление документа почтой не обеспечит своевременного решения вопроса. Отправка телеграмм осуществляется с разрешения Управления делами.

Телеграммы делятся на следующие категории: «Вне категории», «Внеочередные», «Правительственные», «Международные», «Срочные», «Обыкновенные». Отметку о категории проставляют в первой строке телеграммы.

В телеграммах, подписанных Министром, в правом верхнем углу печатается слово «Правительственная».

Категория и вид телеграммы проставляются составителем и указываются перед адресом.

При оформлении телеграмм нужно указывать подробный адрес, полностью обеспечивающий доставку телеграммы адресату. Адресная часть телеграммы во всех случаях начинается с города или другого населенного пункта, а затем указывают номер отделения связи (последние три цифры почтового индекса), краткое (или условное телеграфное) название учреждения в именительном падеже, фамилию адресата в дательном падеже, например:

Санкт-Петербург 100 Литовская 2 НИИ Онкологии

Если город не является административным центром, а районного подчинения или сельская местность, то обязательно указание области, района, например:

Абакан Красноярского Хакасской...

Пос Сокол Магаданской...

Если телеграмма отправляется разовым адресам на ней указывается подробный адрес или номер телетайпного аппарата.

Текст телеграммы печатают на одной стороне стандартного листа бумаги формата А4 прописными буквами через два машинописных интервала без абзацев и переноса слов.

Текст излагают кратко и ясно, без союзов, предлогов, если при этом не искажается смысл телеграммы. Отрицание «не» в телеграммах опускать нельзя. Текст печатается без переноса слов, без абзацев, исправлений и не должен превышать 50 слов. Вставки в тексте делать нельзя. Знаки препинания ставятся лишь в том случае, если от них зависит смысл текста: точка — тчк, тире — тире, запятая — зпт, кавычки — квч, двоеточие — двтч, скобки — скб.

Текст ответной телеграммы следует начинать с номера и даты документа, на который дается ответ, без добавлений «На Ваше письмо», «На Ваш ...».

Текст телеграммы заканчивается точкой. Текст телеграммы не должен заканчиваться цифрой. Все цифровые данные пишутся в телеграмме словами. Сочетание цифр и букв допускается только в заводских и торговых знаках и марках, в нумерации домов, индексах документов. Словами следует писать и знаки: «N» — номер или HP, «+» — плюс, «%» — процент и т.д.

Телеграмма должна быть подписана. Подпись ставится в отдельной строке через два интервала от текста. Должность подписавшего телеграмму указывается одним словом, например:

    РОСМИНЗДРАВ                                         СТАРОДУБОВ

    ЗАМРОСМИНЗДРАВ                                       СТУКОЛОВА

В телеграммах, подписываемых руководителями нескольких организаций, каждая подпись заверяется печатью соответствующей организации.

После текста и подписи проводится черта, под которой указывается структурное подразделение, подготовившее телеграмму, фамилия и телефон исполнителя, регистрационный номер и дата телеграммы. Полное название и адрес Министерства указывается при передаче телеграммы по телеграфу.

Если один и тот же текст телеграммы направляется нескольким адресатам, то при передаче по телетайпу подписывается один экземпляр, на котором указаны адреса. При передаче телетайпограммы более, чем в четыре адреса, к телетайпограмме должен быть приложен лист рассылки, подписанный исполнителем, с указанием адресов. При передаче по телеграфу количество экземпляров должно соответствовать количеству адресатов. Подписывается только один экземпляр телеграммы, остальные — заверяются.

Подтверждением отправки телеграммы (телетайпограммы) является заверенная оператором копия отправленной телеграммы (телетайпограммы).

10.2. Факсограммы

По каналам факсимильной связи передаются документы, требующие срочной передачи информации. К передаче принимаются подлинники и заверенные копии документов.

Требования к составлению и оформлению сообщений, передаваемых с помощью факсимильной связи, определяются видом отправляемого документа-подлинника (письмо, договор, протокол и т.д.). Если документ послан на согласование, то на первом листе документа указывается «проект».

Отправляемые документы должны быть напечатаны четким, контрастным шрифтом или написаны шариковой ручкой черными или темно-синими чернилами.

В том случае, когда документ направляется в сторонние организации, на документе указывается номер факса (с кодом страны, города) получателя.

Регистрация факсограмм, предназначенных для отправки или поступивших в Министерство, осуществляется в журналах установленной формы.

Факсограммы, адресованные заместителям Министра, регистрируют и контролируют секретари по личному указанию заместителей Министра.

После передачи информации документы возвращаются исполнителю с отметкой о дате и времени отправки. Далее документ отправляется почтой.

Доставка факсограмм в структурные подразделения обеспечивается сотрудниками, ответственными за делопроизводство этих подразделений.

Подтверждением отправки факса является сообщение факсимильного аппарата об успешной его доставке.

10.3. Телефонограммы

Для оперативного решения вопросов с организациями, расположенными в пределах Москвы, рекомендуется использовать телефонограммы.

Текст телефонограммы передается устно по каналам телефонной связи.

Текст принятой телефонограммы перепечатывается получателем и передается на рассмотрение адресату.

Телефонограммами передаются несложные тексты (приглашения на совещания, заседания и т.д.).

Текст телефонограммы должен быть простым, не превышающим 30 слов. В тексте не должно быть труднопроизносимых слов и сложных речевых оборотов.

Телефонограмма составляется в одном экземпляре и после передачи подшивается в соответствующее дело.

Телефонограммы оформляются на стандартных листах бумаги и содержат следующие реквизиты: название документа, регистрационный номер, дату, текст, подпись, время приема-передачи телефонограммы, должность и номера телефонов передавшего и принявшего телефонограмму. Если телефонограмма передается нескольким адресатам, к ней прилагается список организаций, которым ее передают, и номера телефонов, по которым она должна быть передана.

Следует проверять правильность записи телефонограммы ее повторным чтением в конце передачи.

Телефонограмма регистрируется лицом, принявшим ее, в специальном журнале с отметкой о передаче.

10.4. Сообщения, передаваемые электронной почтой (ЭП)

Одним из средств передачи срочных сообщений является электронная почта.

Адресат электронной почты получает изображение документа (электронного сообщения) на экране ЭВМ или в виде копии на бумажном носителе, полученной при помощи печатающего устройства (принтера).

Для передачи сообщения исполнитель представляет в Управление делами установленным образом оформленный документ и указывает в каком виде документ должен быть отправлен: в виде изображения документа или его текста (к документу объемом более одной страницы должна прилагаться дискета с текстом документа). В случаях, когда документ направляется в сторонние организации, должен быть указан электронный адрес получателя.

11. Порядок оформления материалов на заседания коллегии

11.1. Формирование плана заседаний коллегии

Коллегия Министерства работает в соответствии с утвержденным Регламентом работы.

Коллегия проводит свою работу согласно планам, составляемым ежеквартально. Ее заседания проводятся, как правило, 2 раза в месяц.

В случае необходимости могут проводиться внеочередные заседания коллегии.

Заседания коллегии протоколируются.

Ответственность за организацию работы коллегии возлагается на Управление делами.

План работы коллегии формируется по предложениям заместителей Министра, членов коллегии, руководителей структурных подразделений Министерства. Предложения к плану работы коллегии на следующий квартал передаются секретарю коллегии к 5 числу последнего месяца текущего квартала.

Проект плана работы коллегии на предстоящий квартал представляется на рассмотрение и утверждение до 20 числа последнего месяца квартала.

План работы коллегии рассматривается на заседании коллегии и утверждается Министром. Перед рассмотрением плана работы коллегии на следующий квартал рассматриваются итоги выполнения плана работы коллегии текущего квартала.

План работы коллегии может быть дополнен или изменен в процессе его выполнения по представленной на имя председателя коллегии докладной записке.

11.2. Порядок внесения документов для рассмотрения на заседании коллегии

Руководители структурных подразделений, отвечающие за подготовку материалов на заседание коллегии, представляют в Управление делами справку, проект решения коллегии или приказа и список приглашенных для рассмотрения данного вопроса (как работников центрального аппарата Министерства, так и Представителей организаций, учреждений, предприятий и заинтересованных ведомств) на бумажном и электронном (Word) носителях за 2 недели до заседания коллегии.

Список приглашенных готовится ответственным исполнителем, согласовывается с секретарем коллегии и утверждается председателем коллегии — Министром. Список приглашенных на заседание коллегии по каждому вопросу должен быть утвержден председателем коллегии за три дня до заседания.

Объем справки не должен превышать 5 — 7 страниц машинописного текста, напечатанного через 2 интервала (без таблиц и графиков).

Справка должна освещать следующие стороны рассматриваемого вопроса:

• обоснование постановки вопроса на коллегию;
• содержание и анализ рассматриваемого вопроса;
• обоснование проекта решения вопроса.

При обосновании постановки вопроса на коллегию, кроме краткого изложения причин вынесения данного вопроса на заседание коллегии, отмечается, обсуждался ли этот вопрос ранее и какие документы были приняты по результатам обсуждения.

Содержание и анализ рассматриваемого вопроса должны освещаться приведением необходимых данных, характеризующих общее состояние проблемы или направления деятельности за рассматриваемый отрезок времени. Эти данные должны отражать только те стороны, которые требуют улучшения, изменения, корректировки или принятия нового решения и являются предметом рассмотрения на заседании коллегии.

Цифровые материалы, показывающие динамику развития рассматриваемого вопроса по нескольким показателям, целесообразно представлять в виде таблиц и графиков. Количество оценочных показателей должно быть ограничено.

При обосновании проекта решения вопроса приводятся доводы о необходимости осуществления мер для улучшения состояния обсуждаемого вопроса (направления деятельности), вносятся предложения о поощрении, а также, в случае необходимости, о наказании лиц, виновных в неудовлетворительном состоянии или невыполнении ранее принятых решений.

Справка должна быть завизирована заместителем Министра и подписана руководителем структурного подразделения Министерства.

11.3. Порядок подготовки решений коллегии

Решение коллегии — это, в первую очередь, управленческое действие, принимаемое простым большинством голосов на заседании коллегии. Решение коллегии, как документ, является неотъемлемой частью протокола заседания коллегии, который, зачастую, в связи с его особой значимостью, оформляется в виде самостоятельного документа. Между тем, реализация решения коллегии (как управленческого действия) осуществляется только посредством издания распорядительного документа (приказа, указания, инструкции).

Проект распорядительного документа может выноситься на обсуждение членов коллегии. В этом случае проект решения коллегии носит обобщенный (стратегический) характер: одобрить представленный проект приказа переработать или доработать представленный проект приказа, согласовать отдельные пункты приказа и т.п.

Решение коллегии Министерства оформляется на специальном бланке.

Решение начинается словом РЕШИЛА, напечатанным без разрядки отдельной строкой от нулевого положения табулятора (от границы левого поля) прописными буквами.

Поручения должны формулироваться так, чтобы не нарушать принципа структурной подчиненности. Вначале указываются заместители Министра, затем структурные подразделения Министерства.

Поручения должны формулироваться четко и конкретно: «Подготовить приказ ...», «Разработать рекомендации ...» и т.п. В поручении должен быть заложен механизм контроля его исполнения и обозначен конкретный управленческий выход. Это должен быть, как правило, документ, имеющий конкретное название. Например: «Департаменту научно-исследовательских и образовательных медицинских учреждений подготовить проект приказа о создании Комитета по биомедицинской этике Минздрава России». Срок исполнения указывается конкретной датой, состоящей из числа, месяца и года. Дата записывается тремя парами арабских цифр, разделенных точками: 13.11.97.

Обращение к центрам госсанэпиднадзора должно формулироваться так: «Департаменту государственного санитарно-эпидемиологического надзора дать указание главным врачам центров государственного санитарно-эпидемиологического надзора в субъектах Российской Федерации (собрать информацию и т.п.)...».

Обращения к руководителям органов управления здравоохранением субъектов Российской Федерации должны формулироваться в следующей форме: «Департаменту организации медицинской помощи населению рекомендовать руководителям органов управления здравоохранением субъектов Российской Федерации (собрать информацию и т.п.)...».

Все вопросы и предложения, содержащиеся в представленном проекте решения, должны быть проработаны и завизированы руководителями структурных подразделений Министерства, в адрес которых записаны порученческие пункты, Юридическим отделом, а также курирующим заместителем Министра, который несет ответственность за сроки и качество представляемых материалов. В случае разногласий должно быть представлено мотивированное обоснование, прилагаемое к проекту решения.

При необходимости материал может быть предварительно рассмотрен Министром.

Председатель коллегии может поручить ответственным за подготовку вопроса доработать проект решения с учетом высказанных на заседании предложений и замечаний. Срок доработки материалов не должен превышать 10 календарных дней.

Документы, принятые коллегией с изменениями, повторно визируются только заместителями Министра и руководителями структурных подразделений, в компетенцию которых входят внесенные изменения.

11.4. Порядок принятия решений коллегии и их подписания

Решение коллегии принимают простым открытым голосованием.

При разногласиях между Министром и членами коллегии, возникших в процессе обсуждения вопроса, окончательное решение принимает председатель коллегии (Министр), докладывая Правительству Российской Федерации о возникших разногласиях.

Решение коллегии подписывает председатель коллегии и секретарь. В состав подписи входит указание должности председателя, например:

Председатель коллегии,

 Министр                       личная подпись       В.И.Стародубов

    При проведении  заседания   коллегии   заместителем   Министра

подпись оформляется:

Председательствующий на коллегии,

 первый заместитель Министра   личная подпись         Г.Г.Онищенко

    При подготовке  проекта совместного решения коллегии в подписи

указывают:

 Председатель коллегии,                 Исполнительный директор
 Министр здравоохранения                Федерального фонда
 Российской Федерации                   обязательного медицинского

                                    страхования

            В.И.Стародубов                         А.М.Таранов

Проекты решений коллегии, подготавливаемые за подписями руководителей нескольких ведомств, оформляются на стандартных листах бумаги.

Датой решения является дата его принятия на заседании коллегии, а не дата его подписания.

Контроль за исполнением решений коллегии по существу поставленных вопросов осуществляет лицо, на которое возложена ответственность. Контроль за ходом и сроками исполнения решений коллегии осуществляет Управление делами.

11.5. Порядок подготовки заседаний коллегии

Проект повестки заседания коллегии готовит секретарь коллегии и докладывает председателю коллегии вместе с материалами. Окончательный вариант повестки утверждается на самом заседании коллегии.

Материалы к заседанию коллегии в полном комплекте рассылаются членам коллегии и в организации по списку не позднее, чем за 5 дней до заседания коллегии. Приглашенным на заседание коллегии рассылается только повестка дня и материалы по тому вопросу, в обсуждении которого они будут принимать участие.

Ответственность за тиражирование и рассылку материалов к заседанию коллегии возлагается на секретаря коллегии.

В повестку заседания коллегии включается не более двух крупных вопросов, по которым имеются качественно подготовленные материалы.

В случае непредставления материалов к заседанию коллегии в срок или при некачественно подготовленном материале вопрос может быть снят с обсуждения с соответствующей резолюцией председателя коллегии.

В случае невозможности по каким-либо причинам представить материал к заседанию коллегии в установленный срок или если необходимость в обсуждении вопроса на заседании коллегии отпала, лицо, ответственное за подготовку материала, обязано не позднее чем за 10 дней до заседания коллегии, доложить об этом председателю коллегии.

Доклад (отчет) по обсуждаемому вопросу должен содержать наиболее важные положения, меры по наиболее эффективному разрешению поставленной проблемы, не повторяя данных, изложенных в справке.

Время доклада (отчета) устанавливается членами коллегии открытым голосованием.

Желающие выступить по обсуждаемому вопросу из числа приглашенных на заседание должны до заседания записаться на выступление у секретаря коллегии или направить письменный запрос на выступление председателю коллегии. Повторение уже высказанных положений выступающими не допускается. Основным содержанием выступления (5 — 7 мин.) должны быть четко сформулированные изменения или дополнения к предложенному проекту документа.

11.6. Порядок оформления протоколов заседаний коллегии

Заседания коллегии оформляются протоколами. Протокол заседания коллегии — документ, в котором фиксируется ход обсуждения вопросов и принятия решений на заседаниях коллегии.

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. В вводной части протокола указывается председательствующий — Министр, а в его отсутствие — первый заместитель Министра, проводивший данное заседание.

В протоколе обязательно должен указываться состав присутствующих: пофамильно перечисляются члены коллегии, ответственные лица из других министерств и ведомств Российской Федерации и другие присутствующие лица с указанием структурного подразделения Министерства или организации, которую они представляют. К протоколам больших заседаний может прилагаться список присутствующих.

Вопросы, обсуждаемые на заседании коллегии, включаются в повестку заседания и формулируются отглагольным существительным в предложном падеже. Например: «О подготовке...».

Повестка заседания коллегии с внесенными в нее изменениями утверждается Министром и прилагается к протоколу.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. В них записываются рассмотренные вопросы с указанием фамилий докладчиков, содокладчиков и лиц, принявших участие в обсуждении каждого вопроса. Ход обсуждения вопросов протоколируется и по каждому вопросу записывается результат его обсуждения.

Разделы нумеруются арабскими цифрами и печатаются от нулевого положения табулятора.

Протоколы оформляются на основании стенограмм или магнитофонных записей хода заседания. В тех случаях, когда заседание стенографируется, содержание выступлений в протокол не включается. Оформленная соответствующим образом стенограмма прилагается к протоколу. При записи хода заседания на магнитной пленке тексты выступлений перепечатываются и включаются в протокол.

Постановляющая часть текста протокола печатается с новой строки после пяти печатных знаков.

Текст постановляющей части протокола должен быть лаконичным, не допускающим двоякого толкования, и оформляться как распорядительные документы (приказы, указания).

Пункты и подпункты этой части нумеруются арабскими цифрами 1.1.; 1.2.; 2.1.; 2.2. и т.д., где первым указывается номер рассматриваемого вопроса, вторым — номер пункта.

Несогласие по принятому решению член коллегии должен изложить в виде особого мнения и подписать на отдельном листе, который присоединяется к протоколу. Содержание особого мнения записывается в протокол после соответствующего протокольного решения.

Протокол подписывается председательствующим на заседании коллегии и секретарем коллегии. Протоколы представляются на подпись председателю коллегии в течение 10 дней, в отдельных случаях — в назначенный им срок.

Дата, проставленная на протоколе, должна соответствовать дню проведения заседания коллегии.

Протоколы должны иметь номера, которые присваиваются секретарем коллегии в пределах календарного года.

12. Печатание и размножение служебных документов

12.1. Правила печатания документов

Печатание служебных документов производится в структурных подразделениях Министерства на компьютерах или пишущей машинке. При необходимости допускается печатание документов с использованием оборотной стороны листа.

Документы должны печататься на пишущей машинке с четким шрифтом, а подготовленные с помощью компьютера — с применением шрифта Times New Roman Cyr № 14.

Текст документов должен быть напечатан аккуратно, без ошибок, пропусков, помарок и расположен в соответствии с ГОСТ Р 6.30-97.

Размеры полей устанавливаются в мм: левое и верхнее — не менее 20, правое и нижнее — не менее 10.

Текст документов, как правило, печатается через 1,5 межстрочных интервала на бланках формата А4 (210 х 297 мм).

Через 2 межстрочных интервала печатаются тексты документов для устного прочтения (например, доклады), телеграммы.

Допускается печатать через один межстрочный интервал текст документов формата А5 (148 х 210 мм).

Реквизиты документа (кроме текста) печатаются через один межстрочный интервал, составные части реквизитов — через 1,5 — 2 межстрочных интервала. Реквизиты документа отделяют друг от друга 2 — 3 межстрочными интервалами.

Строки в многострочных реквизитах печатают через один межстрочный интервал и выравнивают по левой вертикальной линии, например:

Реквизит «адресат» располагается в верхней правой части бланков и печатается без подчеркивания строчными буквами, за исключением начальных букв и инициалов, от четвертого положения табулятора (после 32 печатных знаков от границы левого поля).

Реквизит «гриф утверждения» печатается от пятого положения табулятора (после 40 печатных знаков от границы левого поля) в правом верхнем углу лицевой стороны первого листа документа. Слово УТВЕРЖДАЮ или УТВЕРЖДЕНО печатается прописными буквами без кавычек и подчеркивания.

Название вида документа печатается прописными буквами (АКТ, СПРАВКА, ОТЧЕТ и т.д.) от нулевого положения табулятора (от границы левого поля). На бланках с центрованным расположением реквизитов название вида документа должно печататься тоже центрованно.

На всех видах бланков дата печатается от нулевого положения табулятора (от границы левого поля).

Заголовок располагается перед текстом документа слева, печатается от границы левого поля строчными буквами (за исключением начальной буквы) без кавычек и подчеркивания через один межстрочный интервал. Точку в конце заголовка не ставят. Объем заголовка не должен превышать 5 строк. Количество знаков в строке не должно превышать 28. Если заголовок к тексту превышает 140 знаков (5 строк машинописного текста с длиной строки в 28 печатных знаков), его допускается продлевать до границы правого поля документа.

Текст располагается через два-четыре межстрочных интервала ниже реквизита «заголовок к тексту» и печатается от нулевого положения табулятора (границы левого поля). В многостраничном тексте документов нельзя оставлять в конце страницы первую строку следующего абзаца.

Первая строка каждого абзаца текста печатается, отступив пять знаков от границы левого поля.

Слова ПРИКАЗЫВАЮ (в приказах), СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ, РЕШИЛИ (в протоколах, решениях) печатаются прописными буквами без кавычек отдельной строкой от границы левого поля (нулевое положение табулятора) без пробелов между печатными знаками и подчеркивания.

Реквизит «отметка о наличии приложения» располагается через два-четыре межстрочных интервала ниже последней строки текста. Слово «Приложение» всегда печатается без подчеркивания в единственном числе (независимо от количества самих приложений) строчными буквами (за исключением первой) от нулевого положения табулятора (от границы левого поля). После слова «Приложение» ставится двоеточие.

На документе, являющемся приложением, должно быть напечатано в правом верхнем углу лицевой стороны первого листа слово «Приложение» срочными буквами кроме начальной без подчеркивания от пятого положения табулятора (после 40 печатных знаков от границы левого поля). После слова «Приложение» через полтора-два интервала печатается в дательном падеже с предлогом «к» название вида документа, его автора, дата и номер. Причем название вида, автор, дата и номер документа печатаются через один межстрочный интервал.

Реквизит «подпись» состоит из наименования должности лица, его личной подписи и ее расшифровки и печатается через два-четыре межстрочных интервала от последней строки текста документа или наименования приложения к нему начиная от нулевого положения табулятора (от границы левого поля). Личная подпись должна соответствовать ее расшифровке и наименованию должности подписавшего документ. Расшифровка подписи печатается на уровне наименования должности от шестого положения табулятора (после 48 печатных знаков от границы левого поля).

При наличии нескольких подписей, располагаемых одна под другой, наименования должностей и расшифровку подписей разделяют 2 — 4 межстрочными интервалами.

Когда документ подписывается несколькими лицами одной должности, их подписи располагают на одном уровне. Наименование второй подписи пишут от пятого положения табулятора (после 40 печатных знаков от границы левого поля), а расшифровку подписи от шестого положения (после 48 печатных знаков от границы левого поля). Расшифровку подписи в первой подписи пишут от второго положения табулятора (после 16 печатных знаков от границы левого поля).

Реквизит «гриф согласования» печатается через два — четыре межстрочных интервала после подписи от нулевого положения табулятора (от границы левого поля). Слово СОГЛАСОВАНО печатается прописными буквами без кавычек и подчеркивания.

При наличии нескольких грифов утверждения и согласования их располагают на одном уровне вертикальными рядами, начиная от нулевого и пятого положений табулятора.

Наименование должностей лиц подписывающих, утверждающих или согласовывающих документ (включая наименование организации), расшифровка подписи и дата печатаются через один межстрочный интервал строчными буквами за исключением инициалов, начальных букв фамилии, наименования должности и организации.

Расшифровка подписи в документах должна состоять из двух инициалов и фамилии.

Инициалы печатают перед фамилией в реквизитах «подпись», «гриф утверждения», «отметка о заверении копии», «гриф согласования». Пробелы между инициалами и фамилией не делают. Инициалы печатают после фамилии в тексте, в реквизите «адресат», при перечислении (в списках и т.д.).

От границы левого поля печатаются заверительная надпись «верно», фамилия исполнителя и номер его телефона.

Слова «Примечание», «Основание» печатают строчными буквами, кроме начальных от нулевого положения табулятора, через 2 — 3 интервала ниже последующей строки текста, а относящийся к ним текст — через один межстрочный интервал.

Если примечание одно, то печатается слово «Примечание», после которого ставится точка. Если примечаний два и более, то печатается слово «Примечания», после которого ставится двоеточие, а затем порядковый номер примечания с точкой. Текст примечаний начинается с прописной буквы.

В документах, размещенных на двух и более страницах, вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа арабскими цифрами без слова «страница» (стр.) и знаков препинания.

В проектах приказов, имеющих приложения, должна быть единая нумерация страниц, с охватом основного текста и всех приложений. Номера проставляются посередине верхнего листа арабскими цифрами без каких-либо знаков препинания.

Нумерация разделов, пунктов (подпунктов) в документах производится только арабскими цифрами.

Номера телефонов печатаются без дефиса и промежутков между группами цифр: 928 34 57.

При нумерации приложений, примечаний, таблиц знак № не печатается.

Сокращения слов при печатании документов должны соответствовать действующим правилам орфографии и пунктуации. В текстах используются только общепринятые сокращения. Сокращения не допускаются в заголовках и реквизитах, исполненных по типу заголовков: адресат, наименование должности в реквизите «подпись» и др.

12.2. Размножение документов

Размножению на множительных аппаратах всех типов подлежат служебные документы несекретных изданий.

Запрещается снятие и выдача копий с документов вышестоящих органов, имеющих гриф «Снятие копий запрещено».

Размножение служебных документов на множительных аппаратах тиражом до 100 экз. осуществляется согласно утвержденному лимиту для каждого структурного подразделения Министерства на основании карты-заявки, подписанной руководителем подразделения или его заместителем.

На размножение документов на ротапринте тиражом свыше 100 экз. оформляется заказ-наряд, подписанный руководителем структурного подразделения или его заместителем, начальником финансово-хозяйственного отдела Управления делами, Управляющим делами или его заместителем.

Документы тиражом свыше 1000 экз. печатаются с разрешения заместителя Министра.

Бланки структурных подразделений, бланки-формы статистической отчетности, карточки учета и другие бланочные работы выполняются с разрешения руководителей структурных подразделений и руководства Управления делами.

Размножение документов с грифом «Для служебного пользования» производится с разрешения Специального отдела.

13. Особенности работы с письмами граждан

Организация и обеспечение централизованного учета и своевременного рассмотрения писем граждан осуществляется организационным отделом Управления делами.

Контроль за своевременным и полным рассмотрением письменных обращений граждан, поступивших на исполнение в подразделения, осуществляют руководители этих подразделений.

Все письма граждан, поступающие в центральный аппарат Министерства здравоохранения Российской Федерации, подлежат обязательной регистрации в организационном отделе Управления делами, независимо от того, поступили они от заявителей по почте, на приеме или через организации. Рассмотрение, передача на исполнение незарегистрированных жалоб, заявлений, предложений граждан не допускается. Письменные обращения граждан, не требующие специального решения, рассматриваются в организационном отделе Управления делами.

Письма, содержащие вопросы, решение которых входит в компетенцию руководителей Минздрава России и его структурных подразделений, направляются организационным отделом Управления делами на рассмотрение соответствующим должностным лицам. При регистрации на эти письма заводится регистрационно-контрольная карточка (РКК).

Письма граждан, рассмотренные Министром, первыми заместителями Министра и заместителями Министра, передаются исполнителям через организационный отдел Управления делами вместе с регистрационно-контрольными карточками. Повторная регистрация писем граждан в подразделениях не допускается.

Повторными считаются письма, поступившие от одного или различных лиц, по одному вопросу, а также жалобы на несвоевременное рассмотрение писем.

На каждое повторное письмо заполняется новая регистрационная карточка.

В структурных подразделениях Министерства фиксируется ход исполнения писем. Их передача из одного подразделения в другое производится через организационный отдел Управления делами.

Ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях Министерства сообщают в организационный отдел Управления делами номер, дату исполнения жалоб, заявлений граждан.

Делопроизводство в структурных подразделениях по письмам граждан ведется отдельно от служебных документов.

Ответам на письма граждан присваивается номер, состоящий из индекса управления — исполнителя и номера регистрационно-контрольной карточки (через косую черту).

Письма граждан исполняются в следующие сроки:

• письма, направляемые для окончательного разрешения в другие органы, учреждения, предприятия, организации — 5 рабочих дней;
• письма, которые можно разрешить непосредственно в аппарате Минздрава России, направив разъяснения, отказав или удовлетворив просьбу заявителя — до 15 дней;
• письма, требующие для их разрешения комиссионной проверки с выездом на место, запроса документов, сведений, консультации специалистов или других дополнительных действий — до 30 дней. В особо сложных случаях, с разрешения курирующего заместителя Министра срок разрешения таких писем может быть продлен еще на 30 дней (в общей сложности не более 60 календарных дней).

Сроки рассмотрения писем исчисляются со дня регистрации в Управлении делами.

Еженедельно в структурные подразделения направляются сводки по контрольным письмам граждан, не исполненным в установленный срок.

Организационный отдел Управления делами анализирует поступившие в Минздрав России обращения граждан и ежеквартально представляет руководству Министерства сведения о поступлении и рассмотрении писем граждан.

Письма граждан считаются исполненными лишь после ответа заявителю о принятом решении по существу обращения.

Документы, связанные с рассмотрением письменных обращений граждан, формируются в дела в подразделениях в соответствии с номенклатурой дел.

Информационно-справочную работу по поступившим обращениям граждан ведет организационный отдел Управления делами.

13.1. Особенности рассмотрения и оформления писем граждан, взятых на контроль Администрацией Президента Российской Федерации, Аппаратом Правительства Российской Федерации, Федеральным Собранием Российской Федерации, депутатами

Все письма граждан, поступившие из вышестоящих органов, первично рассматриваются в организационном отделе Управления делами.

Письма, по которым необходимо информировать вышестоящие органы, Государственную Думу, Совет Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, направляются на рассмотрение руководству Министерства и контролируются организационным отделом Управления делами.

Сроки рассмотрения таких писем устанавливаются на общих основаниях, если иного срока не указано в сопроводительном письме вышестоящего органа, депутата, резолюции Министра или заместителей Министра, рассмотревших письмо.

В особо сложных случаях срок рассмотрения письма при истечении тридцатидневного срока продлевается Министром или его заместителями, о чем сообщается в вышестоящий орган письменно или испрашивается разрешение по телефону, о чем делается соответствующая запись в деле по переписке (фамилия, имя, отчество, телефон должностного лица, с которым согласован вопрос о продлении срока).

Ответы в вышестоящие органы, депутатам должны быть подписаны Министром, в его отсутствие — первым заместителем Министра.

В исключительных случаях, когда письма из вышестоящих органов, от депутатов адресованы лично заместителям Министра или руководителям структурных подразделений Министерства, ответ подписывается этими лицами.

Письма снимаются с контроля Управлением делами по указанию Министра или заместителей Министра после подписания окончательного ответа в вышестоящий орган, депутату.

Все ответы на контрольные письма направляются через организационный отдел Управления делами, где им присваивается исходящий номер.

Подлинники контрольных писем, копии сопроводительных документов и ответов в вышестоящие органы формируются в дела в управлении — исполнителе.

14. Составление номенклатур и формирование дел

14.1. Составление номенклатур дел

Номенклатура дел — это систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в структурных подразделениях, с указанием сроков их хранения. Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, индексации дел и определения сроков их хранения. Номенклатура дел является схемой построения справочной картотеки на использованные документы и основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения; в архиве Министерства используется для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

Номенклатура дел составляется в последнем квартале предшествующего года по установленной форме (приложение 14), согласовывается с общим отделом (архивом) Управления делами и вводится в действие с 1 января следующего года.

Номенклатуры дел разрабатываются руководителями структурных подразделений и лицами, ответственными за делопроизводство, с привлечением специалистов подразделений. Ответственность за разработку номенклатуры дел структурного подразделения несет его руководитель.

Номенклатура дел составляется на основе изучения состава, содержания и количества документов, образующихся в процессе деятельности структурного подразделения.

В номенклатуру дел включаются все документы, отражающие деятельность структурного подразделения, кроме печатных изданий. Ведение дел вне номенклатуры не допускается.

Номенклатура дел составляется в соответствии с утвержденной структурой. Разделами номенклатуры являются наименования отделов, секторов. Каждый раздел номенклатуры начинается с первого номера заводимого дела.

Каждое дело, включенное в номенклатуру, должно иметь строго определенный индекс. Индексы дел состоят из индекса структурного подразделения и порядкового номера дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений.

Если в течение года в структурном подразделении возникают новые документированные участки работы и непредусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для этого в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.

Для определения сроков хранения документов следует руководствоваться Перечнем документов со сроками хранения Минздрава СССР (М, 1974) и Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений (М., 1989). При отсутствии в перечнях документов, образующихся в деятельности структурного подразделения, срок их хранения определяется руководителями подразделений совместно со специалистами общего отдела (архива) Управления делами Министерства.

По окончании календарного года лицом, ответственным за ведение делопроизводства каждого структурного подразделения, составляется итоговая запись о количестве заведенных дел (томов, частей) отдельно постоянного и временного хранения. Эти сведения в обязательном порядке сообщаются в общий отдел (архив) Управления делами.

Номенклатура дел структурного подразделения печатается в двух экземплярах. Первый экземпляр сдается в общий отдел (архив) Управления делами Министерства, второй остается в подразделении.

Сводная номенклатура дел Министерства составляется Управлением делами на основе номенклатур дел структурных подразделений, согласовывается с Центральной экспертной комиссией (ЦЭК) Министерства, с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) Государственного архива Российской Федерации, в который документы передаются на государственное хранение, и утверждается руководством Министерства.

14.2. Требования к составлению заголовков дел

Заголовок дела должен четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. При составлении заголовков используются формулировки статей ведомственного и типового перечней документов со сроками хранения. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок: «разные материалы», «общая переписка», словосочетаний: «и т.д.», «и др.», «и пр.», а также вводных слов и сложных оборотов.

Заголовок дела должен начинаться с указания вида документа (приказы, протоколы, планы, отчеты, переписка и т.д.).

Если дело состоит из документов нескольких видов по одному вопросу, то при составлении заголовка употребляется термин «документы», а в скобках указываются 3 — 4 вида документов, которые вошли в дело.

Заголовки дел по вопросам, не разрешенным в течение одного года, являются переходящими и вносятся в номенклатуру следующего года с тем же индексом.

В номенклатуре дел должно быть предусмотрено дело для документов для служебного пользования, которое называется «Документы ДСП».

В заголовках, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается периодичность (месяц, квартал, год) и характер этой документации.

Если в дело подшиваются систематические отчеты по определенным формам, то в заголовке указывают название формы, ее номер или условное обозначение. Номер формы указывается в скобках, как дополнение к заголовку.

В заголовках дел, содержащих приказы, планы, отчеты, обязательно указывается дата: приказы ... за 1996 год.

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается с кем и по какому вопросу она ведется.

Заголовки дел в номенклатуре располагаются по степени важности документов. В начале располагаются заголовки дел, содержащие организационно-распорядительную документацию (приказы, указания, решения, инструкции).

Далее следуют заголовки, содержащие плановые и отчетные документы, затем — переписка и предложения, заявления, жалобы граждан по вопросам компетенции данного структурного подразделения.

14.3. Формирование дел

Формирование дел — это группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.

Формирование дел осуществляется в структурных подразделениях. Ответственность за формирование дел возлагается на специалистов структурных подразделений, ответственных за делопроизводство. Указания архива о необходимости переформирования дел являются обязательными для исполнения сотрудниками структурных подразделений.

Документы постоянного и временного сроков хранения следует группировать в отдельные дела (подлинники отделять от копий, годовые планы и отчеты от квартальных и месячных; утвержденные штатные расписания — от их проектов и переписки по утверждению штатов и т.д.).

В дело нужно включать по одному экземпляру каждого документа. Не допускается включение в дело не относящихся к нему документов, а также черновиков, вариантов, размноженных копий документов.

В дела формируются документы одного делопроизводственного года. Исключение составляют переходящие и личные дела. Личные дела формируются в течение работы данного лица в учреждении.

Каждое дело должно содержать не более 250 листов, при толщине не более 4 см.

Распорядительные документы формируются по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями. В делах постоянного хранения наиболее ранние документы располагаются в начале дела. Не допускается обратный хронологический порядок расположения документов.

Приказы группируются в дела в соответствии с их видами и установленными сроками хранения:

• приказы по основной деятельности Министерства;
• приказы по личному составу сотрудников центрального аппарата;
• приказы по личному составу руководящих работников учреждений и организаций, непосредственно подчиненных Минздраву, и других работников системы здравоохранения;
• приказы о предоставлении отпусков сотрудникам центрального аппарата Министерства;
• приказы о командировках по Российской Федерации сотрудников центрального аппарата Министерства.

Материалы коллегии группируются в четыре дела:

• квартальные планы работы коллегии;
• протоколы и решения коллегии;
• документы к заседаниям коллегии;
• перечень вопросов, рассмотренных на заседаниях коллегии.

Протоколы располагаются в прямом хронологическом порядке и по номерам. Документы к заседаниям, сгруппированные в отдельное дело, систематизируются по номерам протоколов, заседаний. Стенограммы заседаний группируются в отдельные дела, в порядке записей выступлений.

Поручения вышестоящих органов располагают в деле по хронологии в порядке номеров поручений. К каждому поручению прикладываются материалы по исполнению поручений.

Планы, отчеты, сметы группируются в дела отдельно от проектов этих документов и должны храниться в делах того года, на который они составлены. Перспективные планы формируются в деле первого года их действия. Отчеты о выполнении перспективных планов — в деле последнего года.

Документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления.

Лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате группируются в самостоятельные дела в пределах года и располагаются в алфавитом порядке по фамилиям.

Предложения, заявления и жалобы граждан по личным вопросам и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются раздельно от заявлений граждан по вопросам работы учреждения. В делах эти документы располагают в алфавитном порядке.

Переписка группируется за период календарного года в хронологической последовательности. Документ — ответ помещается за документом — запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

Дела, содержащие переписку с подведомственными и сторонними учреждениями, организациями и предприятиями, формируются, в основном, в структурных подразделениях. При регистрации исходящих писем в общем отделе Управления делами остается лишь копия письма, а все остальные документы возвращаются в подразделение — исполнитель.

15. Порядок подготовки и передачи дел на хранение в архив и на уничтожение

15.1. Проведение экспертизы ценности документов

Экспертиза ценности документов — определение ценности документов с целью отбора их на государственное хранение и установление сроков хранения.

Экспертиза ценности документов в Министерстве проводится:

• при составлении номенклатур дел;
• при формировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам;
• при подготовке дел к последующему хранению.

Для организации и проведения экспертизы ценности документов в Министерстве создается постоянно действующая Центральная экспертная комиссия (ЦЭК), а в структурных подразделениях — экспертные комиссии.

Экспертиза ценности документов ежегодно осуществляется в структурных подразделениях Министерства с привлечением соответствующих специалистов. Окончательное решение принимает ЦЭК.

Функции и права Центральной экспертной комиссии Министерства, а также организация ее работы определяются положением.

Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел Министерства путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения.

Одновременно с отбором документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив Министерства в структурных подразделениях проводится отбор дел и документов временного (до 10 лет) хранения с истекшими сроками хранения. При этом учитываются только отметки в номенклатуре дел «До минования надобности» и т.п.

По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временно (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.

15.2. Оформление дел

Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения после окончания календарного года, в котором они были заведены, для подготовки их к передаче в архив Министерства, подлежат оформлению и описанию в соответствии с требованиями Государственной системы документационного обеспечения управления.

Оформление дел проводится работниками структурных подразделений, в ведении которых находились заведение и формирование дел при методической помощи архива Министерства.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения оформляются упрощенно. Такие дела оставляются в скоросшивателях, листы в них не нумеруются.

Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения подлежат полному оформлению.

Полное оформление включает в себя подшивку или переплет дела, нумерацию листов в деле, составление заверительной надписи дела, внесение уточнений в заголовок дела, в даты дела и т.д. При необходимости составляется внутренняя опись документов дела.

Документы должны быть переплетены или подшиты на 4 прокола в твердую обложку суровыми нитками или шнурками. Металлические скрепки, булавки должны быть удалены из дела.

В начале каждого дела подшивается чистый лист.

Все листы дела, кроме чистых, а также листов заверительной надписи и внутренней описи, нумеруются простым графитным карандашом, в правом верхнем углу листа арабскими цифрами, не задевая текста документов. Нумеровать листы чернилами и цветными карандашами запрещается.

Листы дел, состоящих из нескольких томов, нумеруются по каждому тому отдельно.

При наличии отдельных ошибок в нумерации листов допускается употребление литерных номеров листов.

В конце дела на специальном листе-заверителе составляется заверительная надпись для учета количества листов в деле и фиксации особенностей их нумерации (приложение 15).

Запрещается вносить заверительную надпись на чистый оборот листа последнего документа или внутреннюю сторону обложки дела. Если дело подшито или переплетено без бланка листа-заверителя, то он наклеивается на внутренней стороне обложки дела.

Количество пронумерованных листов дела в заверительной надписи указывается цифрами и прописью.

На обложке дел (приложение 16) постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения указывается:

• наименование Министерства;
• наименование структурного подразделения;
• индекс дела;
• заголовок дела;
• крайние даты;
• количество листов в деле;
• срок хранения дела;
• номер фонда, описи, дела.

При оформлении обложки дел наименование Министерства указывается полностью в именительном падеже.

Заголовки дел переносятся на обложку из номенклатуры дел. В необходимых случаях в заголовок дела вносятся дополнительные сведения и уточнения (проставляются номера приказов, протоколов и т.д.).

В заголовках дел, содержащих копии документов, указывается их копийность. Подлинность документов в заголовке не оговаривается.

На обложке дела обязательно указывается дата дела. При оформлении даты дела проставляются крайние даты, т.е. даты самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело.

Датой дела, содержащего протоколы заседаний, являются даты первого и последнего заседания.

Датой личного дела являются даты подписания приказов о приеме-увольнении сотрудника, на которого оно заведено.

При обозначении даты документа сначала указывается число, затем месяц и год. Число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами.

На обложке дела обязательно указывается количество листов в деле, которое проставляется на основании заверительной надписи дела, и срок хранения дела, который переносится на обложку дела из номенклатуры дел. На делах постоянного срока хранения пишется «Хранить постоянно».

15.3. Составление и оформление описей дел

На дела, передаваемые в архив, после их оформления составляется опись. Опись дел — это систематизированный перечень заголовков дел, раскрывающий состав и содержание дел. Одновременно опись дел является учетным документом и основным видом научно-справочного аппарата к документам, обеспечивающим оперативный поиск дел в архиве.

Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения, дела временного (свыше 10 лет) хранения, дела по личному составу (приказы по личному составу, лицевые счета, личные дела).

Описи дел составляются сотрудниками структурных подразделений, ответственными за делопроизводство, под методическим руководством сотрудников архива. Ответственность за своевременное и качественное составление описей несут руководители структурных подразделений.

По этим описям документы сдаются в архив Министерства. Описи, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи Министерства, которую готовит архив. По сводной описи дела передаются на государственное хранение.

Описи дел составляются по установленным формам для дел постоянного хранения (приложение 17) и временного хранения (приложение 18). Опись дел по личному составу оформляется так же, как для дел постоянного хранения.

Перед внесением заголовков дел в описи проверяются качество формирования и оформления дел, соответствие количества дел, вносимых в опись, количеству заведенных дел по номенклатуре дел подразделения. В случае обнаружения отсутствия дел, числящихся по номенклатуре, принимаются меры по их розыску. На необнаруженные дела составляется справка о причинах отсутствия дел, которая подписывается руководителем структурного подразделения и передается вместе с описью дел в архив.

При составлении описи дел необходимо иметь в виду следующее:

• дела в описи располагаются в соответствии с утвержденной номенклатурой дел;
• каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером;
• если дело состоит из нескольких томов, то каждый том дела вносится в опись под самостоятельным номером;
• графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;
• при внесении в опись дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами «То же». При этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью. Например:

1. Приказы Минздрава России № 1 — 42. Том 1.;

2. То же, № 43 — 91. Том 2.

На каждом новом листе описи заголовок дела пишется полностью:

• порядок нумерации в описи — валовый за несколько лет;
• номера описи дел структурного подразделения устанавливаются архивом Министерства;
• графу описи «Примечания» используют для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям, о наличии копий и т.д.

В конце описи делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, внесенных в опись.

Опись дел подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается с архивом, рассматривается на заседании экспертной комиссии структурного подразделения и утверждается руководителем структурного подразделения.

Опись составляется в 3-х экземплярах, один из которых передается в архив, второй остается в структурном подразделении, третий экземпляр должен быть приложен к протоколу заседания экспертной комиссии, на котором она была рассмотрена и одобрена.

На обложках дел, внесенных в опись, указывается номер описи и дела.

15.4. Оперативное хранение документов и дел

С момента заведения и до передачи в архив Министерства дела хранятся по месту их формирования.

Руководители структурных подразделений и сотрудники, отвечающие за делопроизводство, несут ответственность за сохранность документов и дел.

Дела находятся в рабочих комнатах или специально отведенных для этой цели помещениях, располагаются в шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света. В целях повышения оперативности поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа. На корешках обложек дел указываются номера дел по номенклатуре.

Выдача дел другим подразделениям или сторонним организациям производится с разрешения руководства. На выданное дело заводится карта — заместитель дела. Сторонним организациям дела выдаются по актам.

15.5. Передача дел в архив

В архив Министерства принимаются дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения. Архив принимает дела только по описям. Дела должны быть увязаны в связки, на каждую связку прикрепляется ярлык, на котором указывается структурное подразделение, крайние даты дел, номера описи, дела связки, срок хранения. Вместе с делами передаются регистрационные картотеки на документы. Заголовок каждой картотеки вносится в опись.

Дела временного хранения (до 10 лет включительно) передаче в архив, как правило, не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

Передача дел в архив осуществляется по графику, составленному архивом, согласованному с руководителями структурных подразделений и утвержденному Управлением делами.

Сотрудники архива проверяют правильность формирования и оформления дел, соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел.

Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурных подразделений обязаны устранить.

Если отдельные дела необходимо оставить в структурном подразделении для текущей работы, архив оформляет выдачу таких дел во временное пользование.

Прием дел проводится сотрудниками архива в присутствии работника структурного подразделения, ответственного за сдачу дел в архив. В конце каждого экземпляра описи указывается цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема — передачи дел, а также подписи сотрудника архива и лица, передавшего дела.

15.6. Уничтожение дел с истекшими сроками хранения

После сдачи дел постоянного и долговременного хранения в архив, дела с истекшими сроками хранения за этот же период выделяются к уничтожению.

На отобранные к уничтожению дела составляется акт (приложение 19). В акте указываются все дела, выделенные к уничтожению. Дела включаются в акт о выделении к уничтожению, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт. Если в акт вносятся однородные дела за разные годы, то названия всех дел не перечисляются, а заголовок пишется один раз и указывается общее количество дел.

Акт о выделении дел к уничтожению составляется экспертной комиссией структурного подразделения, утверждается руководителем подразделения и передается в архив Министерства для рассмотрения на заседании ЦЭК Министерства.

Отбор документов к уничтожению и составление актов о выделении к уничтожению производится после составления годовых разделов сводных описей дел постоянного хранения за тот же период. Указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЦЭК одновременно.

Одобренные ЦЭК акты утверждаются руководством Министерства только после утверждения ЭПК Госархива Российской Федерации описей постоянного срока хранения. Только после этого Министерство имеет право уничтожать дела, включенные в данные акты.

Подлежащие уничтожению дела, увязанные в связки, передаются в контору по переработке сырья. Уничтожение документов без оформления соответствующих актов в структурных подразделениях не допускается.

16. Использование архивных документов

Основными формами использования архивных документов являются информирование руководства Министерства и структурных подразделений, других организаций о документах, находящихся на архивном хранении, и исполнение их запросов; исполнение запросов социально-правового характера; представление документов для изучения.

Для использования предоставляются документы, хранящиеся в архиве, кроме тех, которые могут нанести ущерб интересам государства или граждан. Использование документов производится только с разрешения руководства Министерства или Управления делами.

Информирование руководства и структурных подразделений Министерства, других заинтересованных организаций производится архивом по заданию руководства и запросам организаций путем составления информационных писем, архивной справки, путем выдачи архивных копий и архивных выписок, а также выдачи документов и дел во временное пользование.

16.1. Порядок выдачи, составление и оформление архивных справок

Архивная справка — официально заверенная справка, имеющая юридическую силу и содержащая сообщение (подтверждение) об имеющихся в документах архива сведениях, относящихся к предмету запроса, с указанием поисковых данных документов.

Архивные справки выдаются на основании запросов организаций по вопросам, соответствующим профилю их деятельности, и граждан — на основании их заявлений по вопросам, связанным с обеспечением их прав и законных интересов.

Архивные справки составляются на основании документов (подлинников и заверенных копий), хранящихся в архиве Министерства и относящихся к вопросу заявления. Использование незаверенных копий документов оговаривается в тексте справки («незаверенная копия»).

При отсутствии в архиве документов, содержащих сведения по запрашиваемому вопросу, архивная справка может быть выдана на основании имеющихся в архиве печатных материалов, если в них содержатся необходимые сведения.

Архивная справка составляется на общем бланке Министерства с обозначением названия документа «Архивная справка».

В справке приводятся названия документов, их даты и излагаются сведения имеющиеся в этих документах. При этом изложение дается в хронологической последовательности событий, а не документов, в которых они освещены.

После текста справки помещают архивные шифры документов, послуживших основанием для составления архивной справки (номера фондов, описей дел и листов дел).

Архивная справка подписывается Управляющим делами или его заместителем и сотрудником общего отдела Управления делами — заведующим архивом. Архивная справка заверяется гербовой печатью Министерства. Заверенная исполнителем копия справки остается в деле.

К архивной справке могут прилагаться копии документов и выписки из них, подтверждающие сведения, приведенные в архивной справке.

При отсутствии на архивном хранении документов, необходимых для подтверждения запрашиваемых сведений, составляется письмо на бланке с указанием причин отсутствия документов и рекомендациями, куда следует обратиться за справкой. При необходимости письмо, содержащее сведения об отсутствии документов в архиве вследствие их гибели или утраты, может быть заверено гербовой печатью.

16.2. Выдача и оформление архивных копий и выписок из документов

На основании хранящихся документов архив Министерства выдает организациям архивные копии и выписки из документов. Гражданам выдаются архивные копии и выписки из документов, содержащих сведения социально-правового характера, необходимые для обеспечения их прав и законных интересов.

Архивная копия — это дословное воспроизведение машинописным или другим способом всего текста документа, относящегося к определенному вопросу, факту или лицу, официально заверенное архивом.

Порядок выдачи архивных копий и архивных выписок аналогичен порядку выдачи архивных справок.

Машинописные архивные копии (выписки) оформляют на общих бланках Министерства с обозначением названия: «Архивная копия».

Название документа, его номер и дата воспроизводятся полностью. Содержание архивной копии (выписки) должно отвечать вопросу заявления. После текста архивной копии (выписки) указывается архивный шифр документа.

Архивные копии и выписки заверяются подписью заведующего архивом и гербовой печатью Министерства.

На архивных копиях, изготовленных фото- или электрографическим способом, поисковые данные проставляются на обороте каждого листа, заверительная надпись и печать — на обороте последнего листа заверяемого документа.

Подготовленные архивные копии и выписки направляются с сопроводительным письмом, подписанным Управляющим делами или его заместителем, заинтересованной организации или лицу с указанием, что они не могут быть размножены без разрешения Министерства.

16.3. Выдача документов во временное пользование

Архивные документы выдаются во временное пользование структурным подразделениям Министерства, организациям системы здравоохранения и сторонним организациям.

Дела из архива выдаются во временное пользование на срок, не превышающий:

• 10 дней — для работников структурных подразделений Министерства;
• 3 месяца — для сотрудников других организаций.

По истечении установленного срока при необходимости производится переоформление документов на выданные дела после ознакомления с их сохранностью.

Выдача дел из архива регистрируется в журналах учета выдачи дел.

Выдача дел в другие организации производится только на основании письменного запроса с разрешения Управляющего делами или его заместителя и оформляется актами о выдаче дел во временное пользование. Акт составляется в двух экземплярах на общем бланке Министерства: один остается в архиве, другой выдается получателю. Акт подписывается руководителем организации-получателя и руководством Министерства. Подписи скрепляются гербовыми печатями. После возвращения дел в двух экземплярах акта делается соответствующая отметка: один экземпляр остается в организации-получателе, другой хранится в архиве Министерства.

Перед выдачей дел из архива во временное пользование проверяется соответствие шифра и заголовка дела на обложке шифру и заголовку дела в описи. Перед выдачей и при возвращении дел в архив проверяются также нумерация листов и состояние документов каждого выданного дела. Состояние возвращаемых дел проверяется в присутствии лица, сдающего эти документы. При обнаружении недостачи дел или отдельных листов в них, а также повреждений дел и документов сотрудниками архива составляется акт в двух экземплярах, один из которых предъявляется руководителю организации-пользователя для привлечения виновных к ответственности или в соответствующие органы для привлечения организации к ответственности, другой — остается в архиве.

Управляющий делами С. В. Белых

6. Программы совещаний, конференций и т.п.

7. Поздравительные письма и телеграммы, пригласительные билеты.

8. Бухгалтерские документы.

9. Документы материального учета.

10. Печатные издания (газеты, журналы, книги).

11. Информационные и справочные материалы (бюллетени, брошюры, информационные листки, телефонные справочники, проспекты изданий, авторефераты и др.).

12. Научные отчеты по темам.

13. Формы статистической отчетности.

14. Месячные, квартальные, годовые отчеты.

15. Ответы на запросы Министерства

Примечания:

1. Документы, перечисленные в п.п. 2, 4, 8, 9, 12, 13, 14, 15, подлежат специальному учету в пределах структурных подразделений или у исполнителей.

2. Письма на имя Министра и его заместителей, поступившие из представительств и посольств иностранных государств, а также представительств иностранных фирм и от иностранных граждан, регистрируются в Управлении международного сотрудничества.

3. Структурные подразделения по согласованию с Управлением делами могут расширить перечень документов, не подлежащих регистрации.

Приложение № 2 к п. 2.7.

СВОДКА УЧЕТА ОБЪЕМА ДОКУМЕНТООБОРОТА

1. Совет Федерации, Государственная Дума Российской Федерации.

2. Президент Российской Федерации, Администрация Президента.

3. Правительство Российской Федерации, Аппарат Правительства.

4. Управления, комиссии при Президенте и при Правительстве Российской Федерации.

5. Органы государственной власти и управления субъектов Российской Федерации.

6. Местные органы государственной власти и управления (краевые, областные, городские, районные, сельские).

7. Органы государственной власти и управления СНГ.

8. Обращения членов Совета Федерации и депутатов всех уровней.

9. Министерства Российской Федерации, центральные республиканские банки, федеральные фонды.

10. Государственные комитеты, комитеты Российской Федерации, федеральные службы.

11. Российская Академия наук, Академия медицинских наук Российской Федерации, другие академии.

12. Органы управления здравоохранением всех уровней.

13. Центры госсанэпиднадзора.

14. Учреждения, предприятия и организации Минздрава России (институты, лечебные учреждения, предприятия, объединения).

15. Вузы, средние медицинские учебные заведения, институты усовершенствования врачей.

16. Учреждения, предприятия и организации, не входящие в систему Минздрава России (институты, объединения, фирмы, концерны и др.).

17. Общественные организации и общества.

18. Средства массовой информации.

19. Органы суда, прокуратуры.

20. Иностранные корреспонденты.

21. Предложения, заявления, жалобы граждан.

22. Информационные письма.

23. Инструкции (правила, рекомендации, методические указания).

24. Договоры, контракты, соглашения.

25. Копии приказов, постановлений, решений коллегии.

26. Телеграммы, телетайпограммы.

27. Структурные подразделения.

01 — Государственный герб Российской Федерации

02 — герб субъекта Российской Федерации

03 — эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)

04 — код организации

05 — код формы документа

06 — наименование организации

07 — справочные данные об организации

08 — наименование вида документа

09 — дата документа

10 — регистрационный номер документа

11 — ссылка на регистрационный номер и дату документа

12 — место составления или издания документа

13 — гриф ограничения доступа к документу

14 — адресат

15 — гриф утверждения документа

16 — резолюция

17 — заголовок к тексту

18 — отметка о контроле

19 — текст документа

20 — отметка о наличии приложения

21 — подпись

22 — гриф согласования документа

23 — визы согласования документа

24 — печать

25 — отметка о заверении копии

26 — отметка об исполнителе

27 — отметка об исполнении документа и направлении его в дело

28 — отметка о поступлении документа в организацию

29 — отметка для автоматического поиска документа <*>

<*> Для изготовления бланков документов используют следующие реквизиты: 01, 02, 03, 04, 05, 06, 07, 08, а также отметки для расположения реквизитов: 09, 10, 11, 12, 14, 17, 18, 19. Возможно использование реквизита 19 при применении трафаретных текстов документов.

При оформлении документов используют следующие реквизиты: 09, 10, 11, 13, 14, 15, 16, 17, 18, 19, 21, 22, 23, 24, 25, 26, 27, 28, 29.

Если в состав даты входит день месяца (число), месяц и год, то указанные документы могут иметь следующее написание:

15.04.97 (во всех документах, кроме финансовых)

15.04.1997

15 апреля 1997 г. (только в финансовых документах)

15 апреля 1997 года.

Если обозначение даты в тексте состоит только из года, слово «год» пишется полностью: план на 1995 год, смета на 1994 год.

Если дата в тексте состоит из месяца и года, квартала и года, полугодия и года, то она имеет следующее написание:

в марте 1997 г.

в марте — апреле 1997 г.

в первом полугодии 1997 г.

в I квартале 1997 г.

в III — IV кварталах 1997 г.

Календарные сроки в тексте пишутся следующим образом:

в марте 1997 г., за 3 месяца 1997 года, в 1997 году, с 1994 по 1996 год, в 1995 — 1997 годах.

Все виды не календарных лет (бюджетный, операционный, отчетный, учебный год, театральный сезон), т.е. начинающихся в одном году, а заканчивающихся в другом, пишут через косую черту: в 1993/94 учебном году. Отчетный 1992/93 год.

В остальных случаях между годами ставится тире, причем второй год пишут полностью. Например: освободить от взимания налога в 1993 — 1994 гг. Квартал обозначается римской цифрой, а полугодие пишется полностью:

I квартал 1993 г.; во втором полугодии 1994 г.

Порядковые числительные, обозначаемые арабскими цифрами, пишутся с наращением:

90-е годы.

Порядковые числительные, обозначаемые римскими цифрами, пишутся без наращения: II очередь строительства,

специалист II категории.

Денежные выражения, обозначающие суммы более одной тысячи рекомендуется писать цифрами и словами: 50 тыс. рублей, 10 млн. рублей, 15 млрд. рублей.

Сложные существительные и прилагательные, имеющие в своем составе числительные, пишутся:

850-летие, 3-месячный срок, 25-процентный, 3-дневный.

Акты (проверок и ревизий; приема законченных строительством объектов, оборудования; экспертизы; передачи дел; ликвидации организаций, учреждений, предприятий и т.д.);

Задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство; на проведение научно-исследовательских, проектно-конструкторских и технологических работ; технические и т.д.);

Инструкции (правила) — (должностные; по делопроизводству; технике безопасности, внутреннего трудового распорядка и т.д.);

Нормативы (расхода сырья, материалов, электроэнергии; технологического проектирования, численности работников и т.д.);

Отчеты (о производственной деятельности, командировках, научно-исследовательских работах и т.д.);

Перечни (должностей работников с ненормированным рабочим днем; предприятий, на которые распространяются определенные льготы; типовых документальных материалов, образующихся в деятельности министерств, ведомств и др., организаций с указанием сроков хранения материалов и т.д.);

Планы (производственные; строительно-монтажных, проектно-изыскательских, научно-исследовательских работ; внедрения новой техники; кооперированных поставок продукции; распределения продукции по установленной номенклатуре; доходов по жилищно-коммунальному ремонту; работы коллегии, научно-технического совета, ученого совета и т.д.);

Положения (об организации; структурном подразделении; премировании и т.д.);

Прейскуранты на лекарственные препараты и предметы медицинского назначения;

Программы (проведения работ и мероприятий; командировок; учебные);

Расценки на производство работ;

Сметы (расходов на содержание аппарата управления, зданий, помещений, сооружений; использования средств фонда Минздрава России; на освоение производства новых изделий; на капитальное строительство и т.д.);

Стандарты (государственные, фармакопейные статьи, технические условия);

Структура и штатная численность;

Тарифные ставки;

Уставы организаций;

Формы унифицированных документов;

Штатные расписания и изменения к ним.

Акты (приема законченных строительством объектов, оборудования, выполненных работ, списания, экспертизы и т.д.);

Архивные справки;

Архивные копии;

Грамоты;

Доверенности (на получение товаро-материальных ценностей, ведение дел в арбитраже и т.д.);

Договоры, соглашения, контракты;

Документы для оформления пенсионных дел;

Документы на получение и провоз грузов через таможню;

Документы, направляемые в ОВИР и УВИР;

Задания (на проектирование объектов, технических сооружений капитальное строительство, технические и т.д);

Заявки (на оборудование, изобретения, направляемые в МИД);

Заключения и отзывы;

Исполнительные листы;

Командировочные удостоверения;

Лицензии;

Нормы расхода на драгоценные металлы;

Образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций;

Представления и ходатайства (о награждении орденами и медалями Российской Федерации, присвоению почетных званий, премиями и т.д.);

Письма гарантийные (на выполнение работ, услуг и т.д.);

Планы капитальных вложений;

Планы учебные, программы усовершенствования врачей;

Поручения (бюджетные, банковские, пенсионные, платежные (сводные, в банки); на получение инвалюты со счета в банках; перевод валюты банкам; на импорт и т.д.);

Положения о Министерстве и организациях системы;

Прейскуранты;

Протоколы согласования;

Регистрационные удостоверения на зарубежные лекарственные и диагностические средства и изделия медицинского назначения и медицинскую технику;

Реестры (чеков; бюджетных поручений, представляемых в банки);

Сметы расходов (на содержание аппарата управления, на подготовку и освоение производства новых изделий; на калькуляцию к договору; на капитальное строительство и т.д.);

Справки (лимитные; о выплате страховых сумм; использования бюджетных ассигнований на зарплату; о начисленной и причитающейся зарплате и т.д.);

Спецификации (изделий, продукции и т.д.);

Титульные списки;

Трудовые книжки;

Удостоверения, дипломы, аттестаты;

Уставы предприятий (объединений);

Штатные расписания и изменения к ним.

ОФОРМЛЕНИЕ ПРОЕКТОВ ФЕДЕРАЛЬНОГО КОНСТИТУЦИОННОГО ЗАКОНА, ФЕДЕРАЛЬНОГО ЗАКОНА

Проект федерального конституционного закона или федерального закона (далее именуется - законопроект) печатается шрифтом размером N 14 на стандартных листах бумаги формата А4.

На первой странице законопроекта в пределах верхней и правой границ текстового поля печатается слово "Проект".

Законопроект имеет следующие реквизиты:

Наименование государства - Российская Федерация - печатается прописными буквами и выделяется полужирным шрифтом. Выравнивается по центру.

Наименование вида акта - Федеральный Конституционный закон или Федеральный закон - отделяется от первого реквизита 2 межстрочными интервалами и печатается прописными буквами размером шрифта не менее N 16 и может быть выделено полужирным шрифтом. Выравнивается по центру.

Заголовок отделяется от предыдущего реквизита 3 межстрочными интервалами и печатается через 1 интервал, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Пишется с прописной буквы и отвечает на вопрос: "О чем?" издан закон или в нем приводится название кодекса (например: Арбитражный процессуальный кодекс Российской Федерации). Точка в конце заголовка не ставится.

В заголовке законопроекта о внесении изменений в действующие законы необходимо называть причины внесения изменений или конкретную норму, в которую вносятся изменения, а в случае неоднократного изменения одной и той же нормы - дополнительно указывать, в какой именно части она изменяется.

Текст отделятся от заголовка 3 - 4 межстрочными интервалами и печатается через 2 интервала.

Текст законопроекта должен представлять собой нормативные предписания, изложенные в виде статей. Каждая статья начинается со слова

"Статья" с соответствующим порядковым номером, например:

"Статья 15". Статьи имеют единую сквозную нумерацию.

В зависимости от содержания и объема законопроект может быть подразделен на части (например, часть первая Гражданского кодекса Российской Федерации), разделы и главы, объединяющие несколько связанных между собой статей.

В статьи законопроекта, содержащие нормы, действие которых не ограничено сроком, не включаются нормы, имеющие временное значение.

При необходимости в законопроекте предусматривается порядок вступления закона в силу.

При составлении текста законопроекта следует соблюдать логическую последовательность изложения, применять во всех возможных случаях простые предложения, использовать прямой порядок слов в предложении, использовать устойчивые, соответствующие нормам права и языка слова и словосочетания.

К частям, разделам и главам законопроектов, а в некоторых случаях к статьям составляется заголовок, обозначающий предмет регулирования.

Заголовки частей, разделов и глав, если они имеются, печатаются прописными буквами, шрифтом размером N 14 и выравниваются по центру. Заголовки могут выделяться полужирным шрифтом. Точка в конце заголовка не ставится. Номера глав проставляются римскими цифрами.

Заголовки статей печатаются строчными буквами через 1 межстрочный интервал, выделяются полужирным шрифтом и выравниваются по левой границе. Точка в конце заголовка не ставится. Слово "статья" печатается с красной строки с прописной буквы в разрядку. Номер статьи проставляется арабскими цифрами.

При отсутствии заголовка слово "статья" и номер выделяются полужирным шрифтом. Текст статьи печатается в строку.

Например: Статья 81. Банк России осуществляет межбанковские расчеты через свои учреждения.

В зависимости от содержания текст статьи может подразделяться на части, пункты, подпункты, абзацы. Нумерация пунктов осуществляется арабскими цифрами в пределах каждой статьи.

Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и состоит из слов "Президент Российской Федерации". Слова "Президент" и "Российской Федерации" печатаются в 2 строки через 1 межстрочный интервал. Слова "Российской Федерации" печатаются от левой границы текстового поля, а слово "Президент" выравнивается по центру относительно этих слов.

Инициалы имени и фамилии Президента Российской Федерации не указываются.

Визы проставляются на лицевой стороне последнего листа законопроекта в нижней его части.

Требования по оформлению пояснительной записки к законопроекту

Пояснительная записка к законопроекту оформляется на стандартных листах бумаги формата А4 и имеет следующие реквизиты:

Наименование вида документа печатается прописными буквами 2 межстрочными интервалами ниже верхней границы текстового поля, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру.

Заголовок отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается строчными буквами через 1 интервал, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Точка в конце заголовка не ставится.

В заголовке к тексту указывается полное название законопроекта, к которому подготовлена пояснительная записка, например:

Текст отделяется от заголовка 3 межстрочными интервалами и печатается шрифтом размером N 13 через 1,5 интервала на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текст должен содержать обоснование необходимости принятия законопроекта, включающее развернутую характеристику законопроекта, его целей, основных положений, места в системе действующего законодательства, а также прогноза социально-экономических и иных последствий его принятия.

Образец оформления проекта федерального конституционного закона, федерального закона прилагается.

Образец

                               Вносится Правительством
                               Российской Федерации

                                                        Проект

                       РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ

                        ФЕДЕРАЛЬНЫЙ ЗАКОН

             ГРАЖДАНСКИЙ КОДЕКС РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

                           ЧАСТЬ ПЕРВАЯ

                    РАЗДЕЛ 1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

              ГЛАВА 1. ГРАЖДАНСКОЕ ЗАКОНОДАТЕЛЬСТВО

..................................................................

1. Казенное предприятие вправе отчуждать или иным способом распоряжаться закрепленным за ним имуществом лишь с согласия собственника этого имущества.

2. Порядок распределения доходов казенного предприятия определяется собственником его имущества. ..................................................................

      Президент
Российской Федерации

(герб)

    МИНИСТЕРСТВО ЗДРАВООХРАНЕНИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

                          ПРИКАЗ

    ________                  Москва                    N ________


   /"О (заголовок)           /

Текст констатирующей части приказа.
Распорядительная часть начинается со слова

ПРИКАЗЫВАЮ: (с   новой   строки,   от    нулевого    положения

табулятора).

1.

2.

2.1.

Министр                                      инициалы, фамилия

Президент Российской Федерации

Председатель Совета Безопасности Российской Федерации

Секретарь Совета Безопасности Российской Федерации

В наименованиях органов при Президенте Российской Федерации и при Правительстве Российской Федерации пишутся с прописной буквы первое слово и имена собственные:

Совет Безопасности Российской Федерации

Совет обороны Российской Федерации

Президентский совет

Политический консультативный совет

Совет по местному самоуправлению в Российской Федерации

Совет но кадровой политике при Президенте Российской Федерации

Администрация Президента Российской Федерации

Государственно-правовое управление Президента Российской Федерации

Медицинский центр при Правительстве Российской Федерации

Санитарно-противоэпидемическая комиссия Правительства Российской Федерации

С прописной буквы пишутся названия палат Федерального Собрания Российской Федерации, первое слово и имена собственные в полных названиях комитетов, комиссий палат, образованных ими рабочих органов, рабочих органов при Председателе Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, структурных подразделений Аппарата Совета Федерации и Аппарата Государственной Думы:

Совет Федерации

Государственная Дума

Счетная палата Российской Федерации

Председатель Счетной палаты Российской Федерации

Комитет Совета Федерации по науке, культуре, образованию, здравоохранению и экологии

Комитет Совета Федерации по делам Севера и малочисленных народов

Аппарат Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации

но:

аппарат Комитета Совета Федерации по вопросам экономической политики

Комитет по охране здоровья Государственной Думы Российской Федерации

Комитет по делам женщин, семьи и молодежи Государственной Думы Российской Федерации

Правовое управление Аппарата Государственной Думы

но:

аппарат Комитета Государственной Думы по обороне.

Названия депутатских объединений в Государственной Думе пишутся:

фракция «Коммунистическая партия Российской Федерации»

фракция «Либерально-демократическая партия России»

фракция «ЯБЛОКО»

Аграрная депутатская группа

депутатская группа «Народовластие»

депутатская группа «Российские регионы»

В наименованиях органов исполнительной власти Российской Федерации, а также субъектов Российской Федерации все слова пишутся с прописной буквы:

Правительство Российской Федерации

Правительство Республики Татарстан.

В наименованиях министерств и иных федеральных органов исполнительной власти, наименованиях государственных органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации пишется с прописной буквы первое слово:

Министерство здравоохранения Российской Федерации

Министерство экономики Российской Федерации

Министерство финансов Республики Карелия.

Слова министерство, государственный комитет, агентство, федеральная служба, комиссия во множественном числе или не в качестве имен собственных пишутся со строчной буквы. Если эти слова употребляются в документе вместо полного названия при повторении, их следует писать с прописной буквы.

Названия департаментов, главных управлений, управлений, самостоятельных отделов министерств и иных федеральных органов исполнительной власти пишутся с прописной буквы, названия отделов — со строчной:

Департамент государственного санитарно-эпидемиологического надзора

Министерства здравоохранения Российской Федерации

Управление охраны здоровья матери и ребенка Министерства здравоохранения Российской Федерации

общий отдел Управления делами Министерства здравоохранения Российской Федерации

При отсутствии полного наименования слова департамент, главное управление, управление, отдел пишутся со строчной буквы.

В наименованиях должностей в органах государственной власти с прописной буквы пишутся:

Председатель Совета Федерации Федерального Собрания

Руководитель Аппарата Совета Федерации Федерального Собрания

Председатель Государственной Думы Российской Федерации

Первый заместитель Председателя Государственной Думы Российской Федерации

Уполномоченный по правам человека в Российской Федерации

Руководитель Аппарата Государственной Думы Российской Федерации

Председатель Правительства Российской Федерации

Первый заместитель Председателя Правительства Российской Федерации

Заместитель Председателя Правительства Российской Федерации

Министр финансов Российской Федерации

Министр здравоохранения Российской Федерации

Главный государственный санитарный врач Российской Федерации

Генеральный прокурор Российской Федерации

Председатель Центрального банка Российской Федерации.

Со строчной буквы пишутся:

заместитель Председателя Совета Федерации Федерального Собрания председатель (заместитель председателя) Комитета Совета Федерации (наименование)

заместитель Председателя Государственной Думы Российской Федерации

председатель (заместитель председателя) Комитета Государственной Думы Российской Федерации (наименование)

полномочный представитель Президента Российской Федерации в Федеральном Собрании

первый заместитель Министра здравоохранения Российской Федерации заместитель Министра здравоохранения Российской Федерации.

В названиях документов органов власти и управления с прописной буквы пишутся:

Конституция Российской Федерации

но:

конституции республик

Декларация прав и свобод человека и гражданина

Федеральный конституционный закон (название)

Федеральный закон (название)

Федеративный договор

Закон Российской Федерации (название)

Основы законодательства Российской Федерации об охране здоровья граждан

Договор об общественном согласии

Указ Президента Российской Федерации (название)

но:

проект указа Президента Российской Федерации (название в кавычках)

указы Президента Российской Федерации (название)

Послание Президента Российской Федерации Федеральному Собранию (название)

Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях

Конституция Республики Башкортостан

Устав Красноярского края

Государственный бюджет Российской Федерации

Генеральный план развития Москвы.

В названиях документов, принятых совещаниями, конгрессами международных организаций и учреждений, с прописной буквы пишутся первое слово и имена собственные:

Всеобщая декларация прав человека

Итоговый документ Венской встречи.

В международных договорах, соглашениях, конвенциях с прописной буквы пишутся следующие слова и словосочетания:

Договор, Конвенция, Соглашение, Сторона, Стороны, Высокие Договаривающиеся Стороны, Российская Сторона.

Со строчной буквы пишутся:

законы Российской Федерации

федеральные законы

проект федерального конституционного закона (название)

проект федерального закона (название)

постановление Совета Федерации Федерального Собрания

постановление Государственной Думы Федерального Собрания

заявление Государственной Думы Федерального Собрания

обращение Государственной Думы Федерального Собрания

распоряжение Президента Российской Федерации

постановление Правительства Российской Федерации

распоряжение Правительства Российской Федерации.

Вид документов с предшествующим родовым словом (устав, инструкция), не включенным в заголовок, пишется со строчной буквы, а заголовок заключается в кавычки и начинается с прописной буквы: технологическая инструкция «Ввод информации».

В наименованиях учреждений, организаций и фондов единичного характера с прописной буквы пишутся первое слово и имена собственные, входящие в эти наименования:

Центральный банк Российской Федерации (Банк России)

Сберегательный банк Российской Федерации (Сбербанк России)

Банк внешней торговли (Внешторгбанк)

Российская государственная страховая компания (Росгосстрах)

Пенсионный фонд Российской Федерации

Федеральный фонд обязательного медицинского страхования

Российский детский фонд

Федерация независимых профсоюзов России (ФНПР)

ЦК профсоюза работников здравоохранения Российской Федерации

Совет профсоюза работников здравоохранения г. Москвы

Общество Красного Креста Российской Федерации

Ассоциация врачей России

С прописной буквы пишется первое слово в наименованиях предприятий, объединений, акционерных обществ:

Федеральное государственное предприятие «ФИДЭМ»

Московское предприятие по производству бактерийных препаратов.

Наименование предприятий, объединений, акционерных обществ с условным наименованием в кавычках пишутся со строчной буквы. С прописной буквы пишется первое из поставленных в кавычки слов:

акционерное общество «ГипроНИИздрав»

акционерное общество «Росфармация»

научно-производственное объединение «Витамины».

С прописной буквы пишется первое слово в сложных названиях, начинающихся словами «Государственный», «Всероссийский», «Центральный», «Международный» или порядковыми числительными (Первый, Второй и т.п.):

Всероссийский центр медицины катастроф «Защита»

Государственная авиационная корпорация «Туполев»

Российское акционерное общество «Газпром»

но:

государственное унитарное предприятие «Аллерген».

Наименование, указывающее специализацию, пишется со строчной буквы:

детская клиническая больница имени Н.Ф. Филатова

стоматологическая поликлиника № 1

поликлиника № 140

больница № 31

медико-санитарная часть № 10

центр государственного санитарно-эпидемиологического надзора.

В наименованиях академий, научных и высших образовательных учреждений с прописной буквы пишется первое слово, а также имена собственные, входящие в наименование:

Российская академия наук

Российская академия медицинских наук

Российская медицинская академия последипломного образования

Научно-исследовательский институт трансплантологии и искусственных органов

Московский городской научно-исследовательский институт скорой помощи им. Н.В. Склифосовского.

В наименованиях средних учебных заведений неединичного характера (техникумы, училища) пишутся со строчной буквы:

медицинское училище № 3

медицинский колледж № 1.

Наименования частей и отделов учреждений, организаций, а также слова типа: коллегия, президиум, ученый совет, научно-методический совет, факультет, отделение, сектор, группа пишутся со строчной буквы:

президиум Российской академии медицинских наук

учебно-методический отдел

факультет фундаментальной медицины

кафедра эндокринологии детского и подросткового возраста

сектор гигиены питания

отделение профилактической медицины.

Наименования должностей руководителей предприятий, учреждений, организаций пишутся со строчной буквы:

президент компании

генеральный директор

главный редактор «Медицинской газеты»

президент Российской академии наук

ректор Российского медицинского университета.

Наименования воинских и почетных званий, ученых степеней пишутся со строчной буквы:

генерал армии

действительный член Российской академии медицинских наук, академик

член-корреспондент Российской академии наук

доктор технических наук

лауреат Государственной премии

Высшее звание Российской Федерации пишется с прописной буквы: Герой Российской Федерации.

Почетные звания Российской Федерации пишутся в кавычках и с прописной буквы при их установлении и присвоении. В других случаях почетные звания пишутся без кавычек и со строчной буквы:

установить почетное звание «Народный артист Российской Федерации»

присвоить почетное звание «Заслуженный врач Российской Федерации»

но:

наградить народного артиста Российской Федерации.

Со строчной буквы пишутся:

администрация Нижегородской области

правительство Москвы

мэрия Санкт-Петербурга

мэрия г. Новгорода

глава администрации Красноярского края

губернатор Сахалинской области

премьер правительства Москвы

мэр Санкт-Петербурга.

Субъекты Российской Федерации: республики и автономные образования.

Республика Адыгея (Адыгея)

Республика Алтай

Республика Башкортостан

Республика Бурятия

Республика Дагестан

Республика Ингушетия

Кабардино-Балкарская Республика

Республика Калмыкия

Карачаево-Черкесская Республика

Республика Карелия

Республика Коми

Республика Марий Эл

Республика Мордовия

Республика Саха (Якутия)

Республика Северная Осетия — Алания

Республика Татарстан (Татарстан)

Республика Тыва

Удмуртская Республика

Республика Хакасия

Чеченская Республика

Чувашская Республика — Чаваш республики

Еврейская автономная область

Агинский Бурятский автономный округ

Коми-Пермяцкий автономный округ

Корякский автономный округ

Ненецкий автономный округ

Таймырский (Долгано-Ненецкий) автономный округ

Усть-Ордынский Бурятский автономный округ

Ханты-Мансийский автономный округ

Чукотский автономный округ

Эвенкийский автономный округ

Ямало-Ненецкий автономный округ

Государства — участники Содружества Независимых Государств:

Азербайджанская Республика

Республика Армения

Республика Белоруссия

Грузия

Республика Казахстан

Киргизская Республика

Республика Молдова

Российская Федерация

Республика Таджикистан

Туркменистан

Республика Узбекистан

Украина.

Со строчной буквы пишется первое слово в следующих словосочетаниях:

государственная граница Российской Федерации

государственная награда Российской Федерации.

Слово Государственный пишется с прописной буквы в следующих словосочетаниях:

Государственный герб Российской Федерации

Государственный гимн Российской Федерации

Государственный флаг Российской Федерации.

Приложение 14 к п. 14.1.

МИНИСТЕРСТВО ЗДРАВООХРАНЕНИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Наименование структурного подразделения

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
на _________ год

<*> Название перечня и его выходные данные

Наименование должности
руководителя структурного
подразделения                 Подпись      Расшифровка подписи

Дата

ЭК структурного подразделения      Начальник общего отдела
                                   Управления делами

Подписи                            Подпись Расшифровка подписи
                                   Дата

                                   Заведующий архивом

                                   Подпись Расшифровка подписи<br>
                                   Дата

Итоговая запись о количестве дел, заведенных в _________ году:

дел постоянного хранения -<br>
дел временного хранения -<br>
(свыше 10 лет)<br>
дел временного хранения -<br>
(до 10 лет включительно)

Итоговые сведения переданы в Управление делами (архив)

Должность ответственного за<br>
делопроизводство в структурном<br>
подразделении                   Подпись    Расшифровка подписи

Дата

<*> Для структурных подразделений, в которых созданы экспертные комиссии.

Приложение № 15 к п. 15.2.

В деле подшито и пронумеровано листов ________________________
                                        (цифрами и прописью)

В том числе:

Литерные ___________________________

Пропущенные ___________________________

Наименование должности
лица, составившего
заверительную запись        Подпись        Расшифровка подписи

Дата

Приложение № 16 к п. 15.2.

МИНИСТЕРСТВО ЗДРАВООХРАНЕНИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

        (наименование структурного подразделения)

Дело N _______                           Том N __________

                     (заголовок дела)

                                     Начато _______________ 19  г.

                                     Окончено _____________ 19  г.

Фонд N                           На ___________________ листах
Опись N
Дело N                           Хранить _____________________

Приложение № 17 к п. 15.3.

МИНИСТЕРСТВО ЗДРАВООХРАНЕНИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

______________________________________________________________
        (наименование структурного подразделения)

                                   УТВЕРЖДАЮ<br>
                                   Наименование должности<br>
                                   руководителя структурного<br>
                                   подразделения

                                   Подпись Расшифровка подписи
                                   Дата

                         ОПИСЬ N
             документов постоянного хранения
                за 19 ______________ годы

В данную опись внесено ___________________________________ дел
                               (цифрами и прописью)

с N __________ по N ___________

Наименование должности
составителя описи       Подпись            Расшифровка подписи

Зав. архивом                          Протокол ЭК структурного<br>
                                      подразделения

Подпись    Расшифровка подписи        от __________ N ________

Дата

ПЕРЕДАЛ

Наименование должности
сотрудника структурного
подразделения                Подпись       Расшифровка подписи

ПРИНЯЛ

Наименование должности
сотрудника архива            Подпись       Расшифровка подписи

<*> При наличии ЭК структурного подразделения.

                                 УТВЕРЖДАЮ<br>
                                 Наименование должности<br>
                                 руководителя структурного<br>
                                 подразделения

                                 Подпись   Расшифровка подписи
                                 Дата

                         ОПИСЬ N
              документов временного хранения
                за 19 ______________ годы

В данную опись внесено ___________________________________ дел
                               (цифрами и прописью)

с N __________ по N ___________

Наименование должности
составителя описи         Подпись          Расшифровка подписи

СОГЛАСОВАНО ОДОБРЕНО <*>

Зав. архивом                          Протокол ЭК структурного

                                      подразделения
Подпись       Расшифровка подписи     от __________ N ________

ПЕРЕДАЛ

Наименование должности
сотрудника структурного
подразделения             Подпись          Расшифровка подписи

ПРИНЯЛ

Наименование должности
сотрудника архива         Подпись          Расшифровка подписи

<*> При наличии ЭК структурного подразделения.

                                     Наименование должности<br>

    Наименование структурного            руководителя структурного

    подразделения                        подразделения

                                         Подпись       Расшифровка

    АКТ N _______                                        подписи

                                     Дата

о выделении к уничтожению документов,
не подлежащих хранению

На основании _________________________________________________
                         (название перечня, приказа)

отобраны  к  уничтожению  как  не имеющие  научно-исторической

ценности и утратившие практическое значение следующие документы

______________________________________________________________
 (наименование структурного подразделения, в деятельности
       которого отложились документы, не подлежащие
                  дальнейшему хранению)

Всего дел: ___________________________________________________<br>
                       (цифрами и прописью)

Председатель Экспертной комиссии Подпись Расшифровка подписи

Члены Экспертной <*> комиссии Подписи Расшифровка подписей

ОДОБРЕНО
Протокол ЦЭК
Минздрава России
от _________ N ________



Документы сданы   для   уничтожения   конторе   по   заготовке

вторичного сырья по приемо-сдаточной накладной от ________________ (дата)

Ответственный исполнитель     Подпись      Расшифровка подписи

Дата

<*> При наличии ЭК структурного подразделения.

При отсутствии ЭК опись подписывается специалистом, проводившим экспертизу и составившим опись, с указанием занимаемой должности.