VI. Оформление проектов законодательных актов Российской Федерации
Статья 33. СертификацияПриказ ФСКН России от 14.07.2010 № 282
Документ утратил силу 14.07.2010.
Актуально на 11.11.2026.
Как цитировать: Статья 33. Сертификация. Приказ ФСКН России от 14.07.2010 N 282. 282. 14.07.2010. https://bukva.ai/docs/prikaz-282-2010-fskn-rossii-federalnaya/statya-33
ПРИКАЗ
от 14 июля 2010 г. № 282
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ОРГАНАХ ПО КОНТРОЛЮ ЗА ОБОРОТОМ НАРКОТИЧЕСКИХ СРЕДСТВ И ПСИХОТРОПНЫХ ВЕЩЕСТВ
(в ред. Приказов ФСКН России от 18.03.2011 № 87,
от 12.09.2011 № 392, от 30.12.2011 № 589,
от 05.03.2012 № 83, от 26.04.2012 № 171,
от 19.06.2013 № 250, от 18.11.2013 № 483)
В соответствии с Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» приказываю:
1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в органах по контролю за оборотом наркотических средств и психотропных веществ (далее — Инструкция).
2. Руководителям подразделений ФСКН России, начальникам территориальных органов и организаций ФСКН России организовать изучение Инструкции сотрудниками, федеральными государственными гражданскими служащими и работниками органов по контролю за оборотом наркотических средств и психотропных веществ, работающими с документами.
3. Ответственность за организацию и ведение делопроизводства в подразделениях ФСКН России, территориальных органах и организациях ФСКН России возложить на соответствующих руководителей подразделений ФСКН России, начальников территориальных органов и организаций ФСКН России.
Приказ ФСКН России от 8 февраля 2008 г. № 44 «Об утверждении Инструкции по организации и ведению делопроизводства в органах по контролю за оборотом наркотических средств и психотропных веществ»;
Приказ ФСКН России от 10 сентября 2008 г. № 295 «О внесении изменений в Приказ ФСКН России от 8 февраля 2008 г. № 44 „Об утверждении Инструкции по организации и ведению делопроизводства в органах по контролю за оборотом наркотических средств и психотропных веществ“;»
Приказ ФСКН России от 5 ноября 2009 г. № 486 «О внесении изменений в Приказ ФСКН России от 8 февраля 2008 г. № 44 „Об утверждении Инструкции по организации и ведению делопроизводства в органах по контролю за оборотом наркотических средств и психотропных веществ“;»
пункт 7 приложения к Приказу ФСКН России от 19 ноября 2008 г. № 402 «О внесении изменений в некоторые нормативные правовые акты федеральной службы Российской Федерации по контролю за оборотом наркотиков».
5. Настоящий Приказ вступает в силу по истечении двух месяцев с даты подписания.
6. Приказ довести до сотрудников, федеральных государственных гражданских служащих и работников органов по контролю за оборотом наркотических средств и психотропных веществ в части, их касающейся.
7. Контроль за исполнением настоящего Приказа возложить на руководителя Организационно-административного департамента ФСКН России.
ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ОРГАНАХ ПО КОНТРОЛЮ ЗА ОБОРОТОМ НАРКОТИЧЕСКИХ СРЕДСТВ И ПСИХОТРОПНЫХ ВЕЩЕСТВ
(в ред. Приказов ФСКН России от 18.03.2011 № 87,
от 12.09.2011 № 392, от 30.12.2011 № 589,
от 05.03.2012 № 83, от 26.04.2012 № 171,
от 19.06.2013 № 250, от 18.11.2013 № 483)
I. Общие положения
1. Настоящая Инструкция устанавливает единые требования к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в деятельности органов по контролю за оборотом наркотических средств и психотропных веществ (далее — органы наркоконтроля) документов.
2. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая их подготовку, обработку, хранение и использование, осуществляемые с помощью применяемой в органах наркоконтроля системы по автоматизации делопроизводства (далее — САД).
3. Особенности организации работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну, определяются нормативными правовыми актами Российской Федерации и Федеральной службы Российской Федерации по контролю за оборотом наркотиков.
4. Особенности работы с процессуальными документами определяются Уголовно-процессуальным кодексом Российской Федерации.
5. Требования настоящей Инструкции к работе с процессуальными документами, бухгалтерской, научно-технической и другой специальной документацией распространяются в части, касающейся общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение.
6. Правила работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, установлены в Положении о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, утвержденном Постановлением Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 г. № 1233.
7. Организация работы с обращениями граждан определяется Федеральным законом от 2 мая 2006 г. № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» и нормативным правовым актом ФСКН России.
8. Организация, непосредственное ведение делопроизводства в органах наркоконтроля и совершенствование делопроизводства на основе единой политики, методическое руководство и контроль за соблюдением установленных требований порядка к подготовке, обработке, хранению и использованию документов в органах наркоконтроля осуществляется:
в ФСКН России — Управлением делами Организационно-административного департамента ФСКН России (далее — УД 1 Департамента ФСКН России), секретариатами подразделений ФСКН России;
в территориальных органах и организациях ФСКН России — режимно-секретными подразделениями территориальных органов и организаций ФСКН России;
в структурных подразделениях территориальных органов и организаций ФСКН России — делопроизводствами структурных подразделений территориальных органов и организаций ФСКН России (при их наличии). В территориальных органах и организациях ФСКН России ведение делопроизводства в структурных подразделениях, в которых штатами не предусмотрены делопроизводства, может возлагаться на специально назначенных приказом территориального органа, организации ФСКН России сотрудников, федеральных государственных гражданских служащих и работников (далее — сотрудники, государственные служащие, работники) территориального органа, организации ФСКН России, совмещающих выполнение обязанностей по ведению делопроизводства с должностными обязанностями. Права, должностные обязанности и ответственность указанных сотрудников, государственных служащих и работников закрепляются в их должностных инструкциях (регламентах).
9. Подготовка, обработка, хранение и использование документов в межрайонных городских (районных) органах наркоконтроля, входящих в состав территориальных органов ФСКН России, осуществляется в порядке, предусмотренном настоящей Инструкцией для структурных подразделений территориальных органов ФСКН России.
10. Задачи, функции, полномочия и ответственность УД 1 Департамента ФСКН России, секретариатов подразделений ФСКН России, режимно-секретных подразделений (делопроизводств) территориальных органов ФСКН России, организаций ФСКН России (далее — секретариат, РСП) определяются положениями об этих подразделениях. Должностные обязанности сотрудников, государственных служащих и работников секретариатов, РСП устанавливаются должностными инструкциями (регламентами).
11. В секретариатах, РСП предусматривается время для выполнения внутренних работ, не связанных с приемом и выдачей документов исполнителям.
12. Сотрудникам, государственным служащим и работникам органов наркоконтроля разрешается работать с документами только после изучения ими нормативных правовых актов Российской Федерации и ФСКН России, регламентирующих вопросы делопроизводства.
Сотрудники, государственные служащие и работники секретариата, РСП допускаются к работе с документами на основании составленной начальником соответствующего секретариата, РСП справки в произвольной форме, которая приобщается к личному делу сотрудника, государственного служащего и работника секретариата, РСП.
13. Содержание служебных документов не подлежит разглашению. Передача служебных документов, их копий, подготовленных в органах наркоконтроля, другим органам государственной власти, органам местного самоуправления и организациям допускается только с письменного разрешения: директора ФСКН России или лица, исполняющего его обязанности, — по документам, подписанным директором ФСКН России и его заместителями; руководства подразделения ФСКН России, начальника территориального органа и организации ФСКН России — по документам, подготовленным в подразделениях ФСКН России, территориальных органах и организациях ФСКН России.
Поступивший в орган наркоконтроля запрос органа государственной власти, органа местного самоуправления и организации о передаче служебных документов (их копий) направляется соответственно в подразделение ФСКН России, структурное подразделение территориального органа, организации ФСКН России, подготовивших запрашиваемый документ, для подготовки и доклада в установленном порядке рапорта о целесообразности передачи запрашиваемого служебного документа (его копии).
При принятии положительного решения о передаче запрашиваемых служебных документов рапорт направляется в УД 1 Департамента ФСКН России или РСП соответственно для подготовки копий запрашиваемых служебных документов. Изготовленные копии служебных документов передаются УД 1 Департамента ФСКН России (РСП) в соответствующее подразделение ФСКН России, территориального органа и организации ФСКН России (исполнитель документа) для направления в установленном порядке автору запроса.
О передаче документов делаются отметки в соответствующих регистрационно-контрольных формах, указанных в приложении 2 (не приводится) к настоящей Инструкции (далее — РКФ), с указанием должностного лица, разрешившего передачу документов.
14. Сотрудники, государственные служащие и работники несут персональную ответственность за сохранность находящихся у них служебных документов. Им запрещается:
выносить без служебной необходимости и разрешения непосредственного начальника служебные документы из зданий органов наркоконтроля;
знакомить со служебными документами лиц, не имеющих к ним прямого отношения;
подготавливать проекты служебных документов вне служебных помещений органов наркоконтроля;
передавать и принимать служебные документы без росписи и соответствующей отметки в РКФ;
уничтожать служебные документы без отметки в соответствующих РКФ.
15. Сотрудники, государственные служащие и работники органов наркоконтроля несут дисциплинарную ответственность за несоблюдение требований настоящей Инструкции.
16. При уходе сотрудника, государственного служащего или работника в отпуск, выезде в командировку или длительном его отсутствии по другим причинам все не исполненные им документы передаются по указанию непосредственного начальника через секретариат, РСП другому сотруднику, государственному служащему, работнику с соответствующей отметкой в РКФ, остальные документы (дела), дискеты и другие носители информации хранятся в установленном порядке.
17. При увольнении со службы, переводе сотрудника, государственного служащего, работника на другую должность (работу), отстранении от исполнения должностных обязанностей сотрудник, государственный служащий, работник сдает числящиеся за ним документы (дела), дискеты и другие носители информации в секретариат, РСП либо передает их по указанию непосредственного начальника другому сотруднику, государственному служащему, работнику. Передача документов и дел осуществляется по акту приема-передачи документов (форма 69). Печати и штампы сдаются в секретариат, РСП. Акт приема-передачи документов (форма 69) приобщается в отдельное дело с актами приема-передачи документов, ведущееся в секретариате, РСП, при этом в РКФ вносятся соответствующие отметки.
Непосредственный начальник обязан принять меры к своевременной сдаче сотрудником, государственным служащим, работником документов.
18. При уходе сотрудника, государственного служащего, работника секретариата, РСП в отпуск, выезде в командировку или длительном его отсутствии по другим причинам начальник секретариата, РСП в установленном порядке возлагает обязанности по ведению делопроизводства на другого сотрудника, государственного служащего, работника секретариата, РСП.
19. В случае утраты служебных документов сотрудники, государственные служащие, работники органов наркоконтроля обязаны сообщить о факте утраты непосредственному начальнику и начальнику соответствующего секретариата, РСП.
II. Основные понятия, применяемые в Инструкции
20. В настоящей Инструкции используются следующие основные понятия, определенные в Правилах делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477, и Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных Приказом Федерального архивного агентства от 23 декабря 2009 г. № 76:
документирование — фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;
делопроизводство — деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в органах наркоконтроля;
документ — официальный документ, созданный в органах наркоконтроля, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот органа наркоконтроля;
электронный документ — документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме;
электронная подпись — реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе;
автор документа — физическое или юридическое лицо, создавшее документ;
вид документа — принадлежность документа к определенной группе документов по признакам содержания и целевого назначения;
оформление документа — проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования;
реквизит документа — обязательный элемент оформления документа;
бланк документа — набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа;
подлинник документа — первый или единственный экземпляр документа;
копия документа — документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;
заверенная копия — копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу;
обращение гражданина — направленные в орган наркоконтроля или должностному лицу органа наркоконтроля письменные предложение, заявление или жалоба, а также устное обращение гражданина в орган наркоконтроля;
юридическая сила документа — свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа наркоконтроля и установленным порядком оформления;
унифицированная форма документа — совокупность реквизитов и типовых фрагментов текста документа, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации;
документооборот — движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;
объем документооборота — количество документов, поступивших в орган наркоконтроля и созданных в нем за определенный период (месяц, год);
регистрация документа — присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;
номенклатура дел — систематизированный перечень наименований дел, в том числе и электронных, формируемых в органе наркоконтроля, с указанием сроков их хранения (сроки хранения определяются в соответствии с перечнем документов, образующихся в процессе деятельности органов по контролю за оборотом наркотических средств и психотропных веществ, с указанием сроков их хранения);
экспертиза ценности документов — изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации;
дело — совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности органа наркоконтроля;
формирование дела — группировка исполненных документов, в том числе и электронных, в дело в соответствии с номенклатурой дел;
межведомственный запрос — документ на бумажном носителе или в форме электронного документа о представлении документов и информации, необходимых для предоставления государственной услуги или муниципальной услуги, направленный органом, предоставляющим государственную услугу, органом, предоставляющим муниципальную услугу, либо многофункциональным центром в государственный орган или орган местного самоуправления, подведомственную государственному органу или органу местного самоуправления организацию, участвующую в предоставлении государственных или муниципальных услуг, на основании запроса заявителя о предоставлении государственной услуги или муниципальной услуги и соответствующий требованиям, установленным Федеральным законом от 27 июля 2010 г. № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных или муниципальных услуг;»
электронный образ документа — электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе;
сканирование документа — получение электронного образа документа;
система электронного документооборота или система автоматизированного документооборота — информационная система, обеспечивающая сбор документов (включение документов в систему), их обработку, управление документами и доступ к ним;
электронный документооборот — документооборот с применением информационной системы.
III. Бланки документов
21. Документы, создаваемые в ФСКН России, подразделениях ФСКН России, территориальных органах ФСКН России, организациях ФСКН России, оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата А4 (210 x 297 мм), А5 (148 x 210 мм) или в виде электронных документов и должны иметь установленный состав реквизитов. Документы печатаются на одной стороне листа.
22. В органах наркоконтроля используются следующие виды бланков документов (приложение 1 — не приводится):
бланк приказа ФСКН России, подразделения ФСКН России, территориального органа, организации ФСКН России;
бланк распоряжения ФСКН России, территориального органа ФСКН России, организации ФСКН России;
бланк указания ФСКН России, территориального органа ФСКН России, организации ФСКН России;
бланк протокола ФСКН России, подразделения ФСКН России, территориального органа, организации ФСКН России;
бланк письма ФСКН России, департамента ФСКН России, территориального органа ФСКН России, организации ФСКН России;
бланк письма директора ФСКН России, первого заместителя директора ФСКН России, статс-секретаря — заместителя директора ФСКН России, заместителя директора ФСКН России, заместителя директора ФСКН России — руководителя аппарата Государственного антинаркотического комитета, заместителя директора ФСКН России — руководителя Оперативно-разыскного департамента (далее — руководство ФСКН России);
бланк письма ФСКН России для ведения международной переписки;
бланк письма Государственного антинаркотического комитета;
бланк письма аппарата Государственного антинаркотического комитета.
23. На бланках документов ФСКН России помещается Государственный герб Российской Федерации в одноцветном варианте (красного цвета). Изображение Государственного герба Российской Федерации помещается на верхнем поле бланка документа посередине зоны, занятой реквизитом «Наименование органа наркоконтроля».
На бланках документов подразделений ФСКН России, территориальных органов ФСКН России, организаций ФСКН России помещается эмблема ФСКН России в одноцветном варианте. Изображение эмблемы помещается на верхнем поле бланка документа посередине зоны, занятой реквизитом «Наименование органа наркоконтроля».
На бланках писем Государственного антинаркотического комитета помещается эмблема Государственного антинаркотического комитета в одноцветном варианте (красного цвета). Изображение эмблемы помещается на верхнем поле бланка документа посередине зоны, занятой реквизитом «наименование» — «Государственный антинаркотический комитет».
На бланках писем аппарата Государственного антинаркотического комитета помещается эмблема Государственного антинаркотического комитета в одноцветном варианте. Изображение эмблемы помещается на верхнем поле бланка документа посередине зоны, занятой реквизитом «наименование» — «Государственный антинаркотический комитет».
24. Бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации изготавливаются в соответствии с Постановлением Правительства Российской Федерации от 27 декабря 1995 г. № 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации».
25. Для подразделений ФСКН России бланки руководства ФСКН России, писем ФСКН России, приказов ФСКН России, распоряжений ФСКН России, указаний ФСКН России, Государственного антинаркотического комитета изготавливаются средствами оперативной полиграфии в УД 1 Департамента ФСКН России по нарядам на размножение документов (форма 45). Изготовленные бланки выдаются в секретариаты подразделений ФСКН России.
26. Бланк письма подразделения ФСКН России, территориального органа ФСКН России и организации ФСКН России изготавливается с помощью компьютерной техники.
27. Устанавливаются два варианта расположения реквизитов на бланках: угловой или продольный: при угловом варианте реквизиты бланка располагаются в верхнем левом углу, при продольном — посередине листа вдоль верхнего поля.
28. Состав реквизитов бланков документов:
для бланка приказа, распоряжения, указания, протокола ФСКН России:
Государственный герб Российской Федерации;
полное и сокращенное наименование Федеральной службы Российской Федерации по контролю за оборотом наркотиков;
место составления (издания) документа;
отметки для проставления даты и регистрационного номера;
для бланка приказа, протокола подразделения ФСКН России, территориального органа ФСКН России, организации ФСКН России, распоряжения территориального органа ФСКН России:
полное и сокращенное наименование Федеральной службы Российской Федерации по контролю за оборотом наркотиков и наименование подразделения ФСКН России, территориального органа ФСКН России, организации ФСКН России;
место составления (издания) документа;
отметки для проставления даты и регистрационного номера;
для бланка письма ФСКН России:
Государственный герб Российской Федерации;
полное и сокращенное наименование Федеральной службы Российской Федерации по контролю за оборотом наркотиков;
справочные данные (почтовый адрес, номер телефона, телефона-факса, адрес электронной почты);
отметки для проставления даты и регистрационного номера;
отметки для ссылки на номер и дату исходящего документа адресанта;
для бланка письма руководства ФСКН России:
Государственный герб Российской Федерации;
полное и сокращенное наименование Федеральной службы Российской Федерации по контролю за оборотом наркотиков;
должность лица, подписавшего документ;
справочные данные (почтовый адрес, номера телефона, телефона-факса, адрес электронной почты);
отметки для проставления даты и регистрационного номера;
отметки для ссылки на номер и дату исходящего документа адресанта;
для бланка письма подразделения ФСКН России, территориального органа ФСКН России, организации ФСКН России:
полное и сокращенное наименование Федеральной службы Российской Федерации по контролю за оборотом наркотиков;
наименование подразделения ФСКН России, территориального органа ФСКН России, организации ФСКН России (координационного или <...>);
справочные данные о подразделении ФСКН России, территориальном органе ФСКН России, организации ФСКН России (координационном или совещательном органе) (почтовый адрес, номера телефона, телефона-факса, адрес электронной почты);
отметки для проставления даты и регистрационного номера;
отметки для ссылки на номер и дату исходящего документа адресанта;
для бланка письма Государственного антинаркотического комитета:
эмблема Государственного антинаркотического комитета;
наименование «Государственный антинаркотический комитет»;
справочные данные (почтовый адрес, номера телефона, телефона-факса, адрес электронной почты);
отметки для проставления даты и регистрационного номера;
отметки для ссылки на номер и дату исходящего документа адресанта;
для бланка аппарата Государственного антинаркотического комитета:
эмблема Государственного антинаркотического комитета в одноцветном варианте;
наименование «аппарат Государственного антинаркотического комитета»;
справочные данные об управлении аппарата Государственного антинаркотического комитета (почтовый адрес, номера телефона, телефона-факса, адрес электронной почты и др. сведения);
отметки для проставления даты и регистрационного номера;
отметки для ссылки на номер и дату исходящего документа адресанта.
29. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля: левое — от 20 до 25 мм; правое — от 10 до 15 мм; верхнее — не менее 20 мм; нижнее — не менее 20 мм.
IV. Оформление реквизитов документов
30. Каждый вид документа должен иметь установленные реквизиты, расположенные в определенном порядке.
Состав реквизитов документов: Государственный герб Российской Федерации или эмблема ФСКН России, эмблема Государственного антинаркотического комитета; наименование органа наркоконтроля; должность лица, подписавшего документ; подпись должностного лица; вид документа; место составления (издания) документа; справочные данные об органе наркоконтроля; адресат; дата документа; регистрационный номер документа; наименование документа; текст документа; ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта; отметка о наличии приложений; гриф согласования; гриф утверждения; виза; оттиск печати; отметка о заверении копии; отметка об исполнителе; указания по исполнению документа; отметка о контроле документа; отметка об исполнении документа; пометка «Для служебного пользования».
Состав реквизитов конкретного документа определяется его видом и назначением.
31. Кроме перечисленных реквизитов, при подготовке документов и в процессе работы с документами могут использоваться другие реквизиты, например отметка о поступлении документа; отметки «Срочно», «Оперативно», «Подлежит возврату» и др.
На документах, с содержанием которых необходимо ознакомить строго ограниченный круг лиц, и документах, подлежащих направлению (передаче) лично адресатам, проставляется ограничительная пометка «Лично» или специально установленные литеры, серии и т.п., которые проставляются в правом верхнем углу документа выше номера экземпляра и пометки «Для служебного пользования» (если она имеется).
При необходимости в документе указывается, кто из должностных лиц должен (может) быть ознакомлен с ним.
32. Наименование Федеральной службы Российской Федерации по контролю за оборотом наркотиков (полное и сокращенное) указывается в соответствии с Указом Президента Российской Федерации от 28 июля 2004 г. № 976 «Вопросы Федеральной службы Российской Федерации по контролю за оборотом наркотиков».
Сокращенное наименование ФСКН России помещают в скобках под полным наименованием.
Наименование подразделения ФСКН России, территориального органа ФСКН России располагается ниже наименования Федеральной службы Российской Федерации по контролю за оборотом наркотиков.
Наименование организаций ФСКН России указывается в соответствии с их учредительными документами.
33. Наименование должности лица, подписавшего документ, указывается в бланках писем должностных лиц (бланк письма руководства ФСКН России).
Наименование должности лица указывается под наименованием (полным, сокращенным) Федеральной службы Российской Федерации по контролю за оборотом наркотиков.
34. Справочные данные об органе наркоконтроля указываются в бланках писем и включают в себя: почтовый адрес органа наркоконтроля, номер телефона, телефона-факса, адрес электронной почты.
35. Вид документа (ПРИКАЗ, ПРОТОКОЛ, АКТ и др.) включается в бланк соответствующего вида документов или указывается исполнителем при подготовке документа.
Наименование вида документа не указывается в письмах.
36. Место составления или издания документов указывается в бланках документов, за исключением бланков писем.
37. Датой документа является дата его подписания (приказы, распоряжения, письма, докладные, служебные записки, акты и др.), утверждения (инструкция, положение, правила, регламент, план, отчет и др.) или события, зафиксированного в документе (протокол, акт).
Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ, или в секретариате, РСП при регистрации документа, или непосредственно исполнителем при подготовке документа (докладная, служебная записка, заявление и др.). При подготовке проекта документа печатается только обозначение месяца и года.
Датой документа, издаваемого совместно двумя или более органами государственной власти Российской Федерации, является дата более поздней подписи, если иное не предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации.
Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год — четырьмя арабскими цифрами: 18.01.2010.
Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например: 18 января 2010 г.
Способ написания даты зависит от характера документа: в распорядительных документах и документах, содержащих сведения финансового характера, используется словесно-цифровой способ оформления даты, например: 15 июля 2011 г., а в остальных случаях — цифровой в следующей последовательности: день, месяц, год (например: 15.07.2011).
Если документ готовится на бланке, дата указывается в специально отведенном месте или соответствующей графе. Дата документа, оформленного не на бланке, проставляется в левом нижнем углу ниже реквизита «Подпись должностного лица».
Все отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, подписываются и датируются.
38. Регистрационный номер документа состоит из порядкового номера, который может дополняться буквенным или цифровым индексом структурного подразделения. Составные части регистрационного номера отделяются друг от друга косой чертой. При учете документов в РКФ при поступлении документа с пометкой «Для служебного пользования» после регистрационного номера проставляются буквы «дсп».
Регистрационный номер присваивается документу после его подписания (утверждения).
Регистрационный номер документа, изданного совместно двумя или более органами государственной власти Российской Федерации, состоит из разделенных косой чертой регистрационных номеров, присвоенных органами государственной власти Российской Федерации — авторами документа и расположенных в последовательности, соответствующей обозначению наименований органов государственной власти Российской Федерации в заголовочной части документа.
39. Ссылка на исходящий регистрационный номер и дату документа включается в состав реквизитов бланка письма. При оформлении документа не на бланке ссылка на исходящий регистрационный номер и дату документа проставляется в левом верхнем углу документа ниже реквизита «Адресат». Ссылка на регистрационный номер и дату документа проставляется исполнителем при подготовке письма-ответа.
Реквизит «Ссылка на исходящий номер и дату документа» используется в тех видах документов, которые являются ответами на запрос (письмо, справка, докладная записка, акт, заключение, обзор и др.). Сведения в указанный реквизит переносятся с поступившего документа (указывается подписной номер документа и дата).
Наличие этого реквизита исключает необходимость упоминания номера и даты поступившего документа в тексте ответа.
Документы адресуют органам государственной власти Российской Федерации, органам местного самоуправления, государственным и иным организациям, их структурным подразделениям, должностным или физическим лицам.
При адресовании документа органам государственной власти Российской Федерации, органам местного самоуправления, государственным и иным организациям, их структурным подразделениям (без указания должностного лица) их наименования пишутся в именительном падеже, например:
Правительство Российской Федерации
Правительство
Российской Федерации
Департамент делопроизводства и архива
При адресовании документа руководителю организации наименование организации входит в состав наименования должности адресата, наименование должности указывается в дательном падеже.
При адресовании документов в органы государственной власти Российской Федерации, государственным организациям, их структурным подразделениям, в которых предусмотрены специальные или воинские звания, указываются должность и специальное или воинское звание лица, которому адресован документ, например:
Начальнику УФСКН России по Московской области _______________________ (специальное звание)
И.О. Фамилия
В реквизите «Адресат» допускается использовать официально принятые сокращенные наименования органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций.
Если документ отправляется в несколько однородных организаций, подразделений, их наименования указываются обобщенно, например:
Руководителям департаментов ФСКН России Заместителям руководителя аппарата ГАК — начальникам управлений по федеральным округам Начальникам территориальных органов ФСКН России Начальникам организаций ФСКН России
В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес, который указывается в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. № 221.
Почтовый адрес не указывается в документах, направляемых в высшие органы государственной власти, другие федеральные органы исполнительной власти, территориальные органы федерального органа исполнительной власти в субъектах Российской Федерации, постоянным адресатам.
При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при адресовании физическому лицу — после фамилии.
Строки реквизита «Адресат» центрируются относительно самой длинной строки или выравниваются по левому краю реквизита.
41. Наименование либо аннотация документа — краткое содержание (заголовок к тексту) документа — составляется ко всем документам, за исключением документов, имеющих текст небольшого объема (до 4 — 5 строк).
Заголовок к тексту документа должен быть кратким, точно передавать содержание документа. Заголовок к тексту согласовывается с наименованием вида документа.
Письмо (о чем?): «О рассмотрении проекта приказа»
Заголовок проставляется исполнителем, готовящим проект документа.
Заголовок к тексту документа размещается через 2 — 3 интервала ниже реквизитов бланка документа и печатается от левой границы текстового поля или по ширине страницы над текстом центрированным способом. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок может занимать не более 4 — 5 строк по 28 — 30 знаков в строке.
Заголовок не проставляется на телеграммах, телефонограммах, извещениях, а также других документах, текст которых печатается на бланке формата А5.
42. Документ составляется на русском языке, являющемся государственным языком Российской Федерации. Текст документа излагается русским литературным языком с учетом особенностей официально-делового стиля, вида документа и его назначения в управленческой деятельности. Содержание документа должно быть изложено кратко, логично, точно и ясно, не допускать двоякого толкования. Текст должен содержать достоверную и аргументированную информацию.
При подготовке документов рекомендуется применять текстовый редактор Word for Windows версии от 6.0 и выше с использованием шрифта Times New Roman размером № 12 (для оформления табличных материалов), 13, 14, Times DL размером № 12, 13, 14 через 1 — 2 интервала.
Текст документа на бумаге формата А5 может печататься через один интервал. Текст документа, подготавливаемого к изданию типографским способом, печатается через два межстрочных интервала.
Другие реквизиты документа, состоящие из нескольких строк, печатаются через один межстрочный интервал.
При подготовке документа на пишущей машинке текст печатается через полтора межстрочных интервала.
Отдельные документы допускается писать от руки (заявление, рапорт, объяснительная записка и другие документы).
При оформлении текста документа на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Порядковые номера страниц проставляются посередине верхнего поля страницы с использованием текстового редактора Word for Windows версии от 6.0 и выше с использованием шрифта Times New Roman размером № 12.
Текст документа оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.
Тексты документов излагаются от:
1-го лица единственного числа: «приказываю... подготовить и представить на рассмотрение»; «прошу рассмотреть вопрос об...»;
3-го лица единственного числа: «департамент считает возможным...»;
1-го лица множественного числа: «просим представить данные о...»; «представляем на рассмотрение и утверждение...»; в протоколах: «слушали...»; «выступили...»; «решили (постановили)».
В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа: «приказываем...», «решили...».
В текстах законодательных и нормативных правовых актов используются глаголы в форме настоящего времени, придающие тексту предписывающий характер, например:
«Виза включает в себя наименование должности руководителя органа наркоконтроля или его заместителя и личную подпись визирующего, расшифровку подписи и дату»;
«Нормативные предписания оформляются в виде пунктов, которые нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют».
В тексте документа, подготовленного на основании законодательных, иных нормативных правовых актов, указывается наименование вида документа, наименование органа, издавшего документ, дата принятия или утверждения документа, его регистрационный номер, а также заголовок документа, заключенный в кавычки, например:
«В соответствии с Постановлением Правительства Российской Федерации от 13 августа 1997 г. № 1009 „Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации“...»;
«В соответствии с Положением о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия, утвержденным Приказом Росархива от 19 января 1995 г. № 2...».
Если текст содержит несколько поручений, решений, выводов и др., в тексте выделяются разделы, подразделы, пункты, подпункты.
Анкета — это форма представления унифицированного текста документа, в котором характеризуется один объект по определенным признакам. Анкета применяется при изложении цифровой или словесной информации в организационно-распорядительных, финансовых и других документах.
Таблица — форма представления унифицированного текста, содержащего информацию, являющуюся характеристикой нескольких объектов по ряду признаков. Таблица применяется при изложении цифровой или словесной информации о нескольких объектах по ряду признаков. Табличные тексты применяются в отчетно-статистических, бухгалтерских, организационно-распорядительных документах (структура и штатная численность, штатное расписание, план работы, перечень).
Графы, строки таблицы должны иметь заголовки и подзаголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже единственного числа. Подзаголовки граф и строк должны согласовываться с заголовками. Заголовки граф пишутся с прописных букв, а подзаголовки — со строчных, если они составляют одно целое с заголовком, т.е. поясняют его. Если подзаголовок имеет самостоятельное значение, то он пишется с прописной буквы. В заголовках, подзаголовках строк и граф таблицы употребляются только общепринятые условные обозначения. Точки в заголовках и подзаголовках граф не проставляются.
Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах печатаются только номера этих граф.
Связный текст состоит из двух частей. В первой, констатирующей, части указываются причины, основания, цели составления документа. Во второй, заключительной, части излагаются решения, распоряжения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.
Сплошной связный текст документа содержит грамматически и логически согласованную информацию об управленческих действиях и применяется при подготовке положений, инструкций, правил, приказов, распоряжений, протоколов, актов, договоров, контрактов, соглашений, докладных записок, писем, справок и других документов.
При подготовке документов, составленных по однотипным, повторяющимся ситуациям (приказов по личному составу, договоров, контрактов, актов, сопроводительных и гарантийных писем, претензий, заявок, заключений и других), используются унифицированные формы документов с трафаретным текстом.
При составлении текста документа следует использовать прямой порядок слов, устойчивые словосочетания, соответствующие нормам русского языка.
43. Отметка о наличии приложений используется при оформлении сопроводительных писем и приложений к приказам, распоряжениям, планам, программам, отчетам, договорам, положениям, правилам, инструкциям и др. документам.
В сопроводительных письмах отметка о приложении оформляется под текстом письма от границы левого поля.
При наличии к документу приложений в реквизите «Отметка о наличии приложений» указываются наименование каждого документа, их регистрационные номера (в скобках — входящий номер — при отправке поступившего документа), номера экземпляров, количество листов и гриф (пометка) ограничения доступа к документу. Когда приложение сброшюровано, количество листов допускается не указывать.
При отправке документов, поступивших в качестве приложения к документу, в сопроводительном письме в реквизите «Приложение» указываются наименование каждого из них, их подписные номера и в скобках входящий номер документа, с которым они поступили, номера экземпляров, количество листов и грифы секретности. Например: исх. № 2/133 от 10.12.2010 (к вх. № 444 от 22.12.2010), экз. № 1, на 10 л., несекретно. В РКФ указывается, куда и за каким номером направлено приложение.
При направлении документа, в том числе шифртелеграммы, нескольким адресатам, а приложения к нему — отдельным из них в реквизите «Приложение» указывается, кому оно направляется. Например: «Только в 1 Департамент ФСКН России.»
Если наименование приложения упоминается в тексте документа, то в реквизите «Отметка о наличии приложений» оно не повторяется, а указывается лишь его номер, номер экземпляра, количество листов и гриф (пометка) ограничения доступа к документу.
При большом количестве приложений на них составляется отдельная опись, а в самом документе указывается: «Приложение: согласно описи рег. N ____ на _____ л.».
Если прилагаемый документ имеет свое приложение, то после основной записи дополнительно указывается: «... и приложение к нему, всего на ____ л.», без указания его регистрационных номеров и даты.
При направлении документа нескольким адресатам, а приложения к нему — отдельным из них в реквизите «Отметка о наличии приложения» указывается, кому оно направляется. Например: «Приложение:..., только в первый адрес».
Приложения подписываются (визируются) руководством структурного подразделения департамента ФСКН России, аппарата Государственного антинаркотического комитета (далее — ГАК), территориального органа, организации ФСКН России, подготовившего приложение. Приложения к документам, подписанным руководством ФСКН России, подписываются (визируются) руководством подразделения ФСКН России или его структурного подразделения, подготовившего документ.
На приложениях справочного характера к правилам, инструкциям, положениям, планам, программам, договорам и другим подобным документам отметка о приложении проставляется на первом листе приложения в правом верхнем углу. Если приложений несколько, они нумеруются (приложение 1, приложение 2). Если приложение одно, оно не нумеруется. В отметке о приложении указывается наименование вида основного документа, его дата и номер:
Приложение к приказу ФСКН России от 15 марта 2011 г. № 35
Если приложением к документу (например, к приказу) является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция, регламент и др.), в верхнем правом углу проставляется отметка о приложении, ниже — гриф утверждения документа.
Согласование проекта документа с другими органами государственной власти и организациями, интересы которых в нем затрагиваются, оформляется грифом согласования. Проект документа может быть согласован непосредственно должностным лицом, протоколом коллегиального органа или служебным письмом.
Согласование проводится до утверждения документа.
СОГЛАСОВАНО Заместитель Министра юстиции Российской Федерации
Подпись И.О. Фамилия
Дата
СОГЛАСОВАНО
Письмо Минкультуры России
от 26.09.2011 N 01-18/115
Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО (без кавычек), наименования должности лица, согласовывающего документ (включая наименование организации), его личной подписи, расшифровки подписи и даты согласования или наименования документа, подтверждающего согласование, его даты и номера.
Гриф согласования располагается на лицевой стороне документа ниже реквизита «Подпись должностного лица» в левом нижнем углу документа или на отдельном листе; если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций, грифы согласования могут располагаться на отдельном листе согласования. На основном документе в месте, предусмотренном для расположения грифов согласования, делается отметка «Лист согласования прилагается».
Если документ имеет два грифа согласования, то они располагаются на одном уровне, при большем количестве их размещают двумя вертикальными рядами.
Согласование документа осуществляется с:
вышестоящими органами в случаях, предусмотренных законодательством;
органами государственной власти Российской Федерации, интересы которых затрагивает содержание документа;
при необходимости с органами, осуществляющими государственный контроль (надзор) в определенной области (экологический, пожарный и т.п.), с общественными организациями;
подведомственными организациями.
45. Согласование проекта документа с должностными лицами органов наркоконтроля оформляется визой.
Виза включает в себя личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату. При необходимости указывается наименование должности лица, визирующего документ, например:
Начальник ФЭУ 10 Департамента ФСКН России
_____________ _________________________
(подпись) (инициалы, фамилия)
Дата
На проектах законодательных актов визы проставляются на лицевой стороне проекта документа. На проектах актов Президента Российской Федерации, актов Правительства Российской Федерации визы проставляются на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра проекта документа.
На документах, подлинники которых помещаются в дела органа наркоконтроля, визы проставляются на оборотной стороне последнего листа документа (приказы, распоряжения и др.).
Визы проставляются на лицевой стороне последнего листа (ниже реквизита «Подпись должностного лица») второго экземпляра документа (письма), остающегося в органе наркоконтроля (без учета приложений), или на оборотной стороне последнего листа подлинника.
Инициалы, фамилии, даты, должности лиц, визирующих проект документа, печатаются машинописным текстом с использованием текстового редактора Word for Windows версии от 6.0 и выше с использованием шрифта Times New Roman размером № 12.
На внутренних информационно-справочных документах (докладных, служебных, аналитических записках, справках и др.) визы проставляются на лицевой стороне последнего листа документа под подписью, ближе к нижнему полю.
Допускается полистное визирование документа и его приложений.
При наличии замечаний и предложений к проекту документа виза дополняется соответствующим указанием, например:
Имеются замечания (Согласен с учетом замечаний и др.) Начальник ФЭУ 10 Департамента ФСКН России
_____________ _________________________
(подпись) (инициалы, фамилия)
Дата
Замечания и предложения оформляются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу.
Если в процессе визирования в проект документа вносятся существенные изменения, он подлежит повторному визированию. Повторного визирования не требуется, если при доработке в проект документа внесены уточнения, не меняющие его сути.
В состав реквизита «Подпись должностного лица» входят: наименование должности лица, подписавшего документ, специальное звание (воинское звание, классный чин), личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия).
Заместитель руководителя департамента ______________________ Подпись И.О. Фамилия (специальное звание)
47. При оформлении документа на бланке с указанием должности должность этого лица в подписи не указывается. Так, в состав реквизита «Подпись должностного лица» документов, оформленных на бланке должностного лица, входят: специальное звание (классный чин), личная подпись и ее расшифровка.
Не допускается подписывать документы с предлогом «За» или проставлением косой черты перед наименованием должности. Если должностное лицо, подпись которого оформлена на проекте документа, отсутствует, документ подписывает заместитель руководителя (начальника), имеющий право подписывать документы за руководителя (начальника), или иное должностное лицо, имеющее право подписи в соответствии с приказом о распределении обязанностей, при этом указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия. Исправления в подготовленный документ могут быть внесены от руки лицом, подписывающим документ.
При подписании документа (на бланке без указания должности) лицом, исполняющим обязанности начальника органа наркоконтроля, реквизит «Подпись должностного лица» должен содержать слова:
И.о. начальника управления __________________________ Подпись И.О. Фамилия (специальное звание) или:
Исполняющий обязанности
начальника управления
__________________________ Подпись И.О. Фамилия
(специальное звание)
В состав реквизита «Подпись должностного лица» документов, оформленных на бланке, входят: сокращенное наименование должности лица, подписывающего документ, специальное звание (воинское звание, классный чин), личная подпись и ее расшифровка. При сокращенном наименовании слова «департамент, управление» пишутся со строчной буквы.
Руководитель департамента __________________________ Подпись И.О. Фамилия (специальное звание)
Начальник управления
__________________________ Подпись И.О. Фамилия
(специальное звание)
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей иерархии должностей.
При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, их подписи располагают на одном уровне.
В документах, подписанных комиссией, подписи проставляют с учетом распределения обязанностей в составе комиссии и располагают вертикально.
В случае подписи служебных писем начальником структурного подразделения, входящего в подразделение ФСКН России, служебное письмо оформляется на бланке подразделения ФСКН России, в реквизите «Подпись должностного лица» указывается наименование должности и специальное звание (классный чин) лица, подписавшего документ.
Начальник Финансово-экономического управления __________________________ Подпись И.О. Фамилия (специальное звание)
48. Гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения. Гриф утверждения проставляется в верхнем правом углу первого листа документа.
При утверждении документов, направляемых в органы государственной власти Российской Федерации, государственным организациям, их структурным подразделениям, в которых предусмотрены специальные или воинские звания, в грифе утверждения указываются должность и специальное или воинское звание лица, утверждающего документ.
УТВЕРЖДАЮ Начальник УФСКН России по Ростовской области ______________________ (специальное звание) (личная подпись) И.О. Фамилия Дата
При утверждении документа несколькими должностными лицами грифы утверждения располагаются на одном уровне.
При утверждении документа приказом, распоряжением, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера, например:
УТВЕРЖДЕНО приказом ФСКН России от 15 июля 2011 г. № 88 или УТВЕРЖДЕН приказом УФСКН России по Тульской области от 15 июля 2011 г. № 54
Печать является способом подтверждения подлинности подписи должностного лица на документе. Печать ставится на документах в случаях, предусмотренных законодательными или иными нормативными правовыми актами. Печать ставится на свободном от текста месте, не захватывая личной подписи должностного лица. Печать может захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ.
В документах, подготовленных на основе унифицированных форм, печать ставится в месте, обозначенном отметкой «МП» или иным образом.
Для удостоверения подлинности документов или свидетельствования верности соответствия копий документов (выписок из них) подлинникам документов в органах наркоконтроля используются печати с изображением Государственного герба Российской Федерации и иные печати.
Оттиск проставляемой печати должен быть хорошо читаемым.
Орган наркоконтроля, а также его структурные подразделения заверяют копии только тех документов (выписок из них), которые создаются в этих органах (его структурных подразделениях).
Копии (выписки) из нормативно-правовых актов Российской Федерации и документов других органов государственной власти и организаций в органах наркоконтроля не заверяются.
Для свидетельствования верности копии (выписки из документа) подлиннику документа на последнем листе копии (выписки из документа), на свободном месте под текстом оформляется реквизит «Отметка о заверении копии», включающий: указание о месте нахождения подлинника документа, слово «Верно», наименование должности лица, заверившего копию; личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения; печать (при предоставлении копии или выписки из документа в другую организацию), например:
Подлинник документа находится в деле ФСКН России № 1/12 за 2008 г. Верно Ведущий инспектор 7 отдела
УД 1 Департамента ФСКН России Подпись И.О. Фамилия
Дата Печать
Листы многостраничных копий (выписок из документа) нумеруются, отметка о заверении копии дополняется указанием количества листов копии (выписки из документа): «Всего в копии ____ л.». Допускается заверять отметкой «Верно» каждый лист многостраничной копии документа.
По запросам органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций отметка о заверении копии проставляется:
по документам ФСКН России — УД 1 Департамента ФСКН России;
по документам подразделений ФСКН России — секретариатами подразделений ФСКН России;
по документам территориального органа ФСКН России — режимно-секретным подразделением территориального органа ФСКН России;
по документам организации ФСКН России — режимно-секретным подразделением организации ФСКН России.
При изготовлении экземпляра документа с использованием средств вычислительной техники текст документа распечатывается полностью, включая элементы бланка.
На экземпляре подготовленного документа, остающегося в органе наркоконтроля, ниже реквизита «Подпись должностного лица» проставляются отметка «Верно», должность лица, заверившего экземпляр документа, личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия), дата заверения. Отметка о заверении экземпляра документа проставляется исполнителем.
Верно Ведущий инспектор 5 отдела УК 8 Департамента ФСКН России Подпись И. О. Фамилия
23.07.2011
При оформлении копий документов, касающихся прав и интересов граждан, на документе, с которого снята копия, делается отметка о том, кому и когда она выдана (направлена).
Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем углу лицевой стороны последнего листа каждого экземпляра документа, за исключением документов, имеющих пометку «Для служебного пользования» или направляемых в адрес Президента Российской Федерации.
На служебных письмах, направляемых в адрес Президента Российской Федерации, отметка об исполнителе проставляется в левом нижнем углу оборотной стороны последнего листа каждого экземпляра документа.
Отметка включает инициалы, фамилию исполнителя и номер его телефона, например:
На обороте экземпляра документа, остающегося в деле, наряду с другими необходимыми данными указывается количество отпечатанных экземпляров, куда они адресуются, фамилия и инициалы печатавшего документ.
В документах, имеющих пометку «Для служебного пользования», отметка об исполнителе проставляется на обороте последнего листа каждого экземпляра документа и включает в себя: указание количества отпечатанных экземпляров, расчет рассылки, фамилию и инициалы исполнителя, фамилию и инициалы отпечатавшего документ и дату печатания документа, например:
При направлении документа с одинаковым текстом более чем в четыре адреса расчет рассылки оформляется на обороте экземпляра документа, который направляется для приобщения в дело или прикладывается к документу.
Расчет рассылки подписывается:
в ФСКН России — начальником структурного подразделения департамента ФСКН России (аппарата ГАК) или его заместителем, в котором исполнен документ;
в территориальных органах и организациях ФСКН России — начальником структурного подразделения территориального органа, организации ФСКН России, межрайонного, городского (районного) органа наркоконтроля, в котором исполнен документ.
52. Указания по исполнению документа
Указания по исполнению документа оформляются непосредственно на документе (в заголовочной части документа) или на отдельном листе.
Указания по исполнению включают: фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись руководителя (начальника) и дату, например:
Петрову Н.В., Федосеевой Н.А. Прошу подготовить проект ответа к 05.12.2011 Подпись И.О. Фамилия Дата
53. Отметка о контроле документа
На документах, поручения по которым необходимо взять на контроль, проставляется пометка «К» или штампы «На контроле», «На контроле статс-секретаря — заместителя директора ФСКН России», «На контроле заместителя директора ФСКН России». Пометку или штамп проставляют на верхнем поле документа справа. Организация контроля за исполнением поручений осуществляется в соответствии с Инструкцией об организации и осуществлении контроля за исполнением поручений в органах по контролю за оборотом наркотических средств и психотропных веществ, утвержденной Приказом ФСКН России от 22 июня 2011 г. № 287.
54. Отметка об исполнении документа
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело свидетельствует о том, что работа над документом завершена. Документ считается исполненным, если изложенный в нем вопрос разрешен полностью и переписка по нему закончена.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело проставляется на первом листе документа и включает следующие данные: ссылка на дату и номер документа, свидетельствующие о его исполнении, а при отсутствии такого документа — краткие сведения об исполнении, слова «В дело», номер дела, в котором будет храниться документ, дата, подпись лица, направившего документ в дело.
Издан приказ от 28 октября 2011 г. № 120
«О создании экспертной комиссии».
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна быть подписана непосредственным начальником подразделения, в котором исполнен документ. Документы, не имеющие отметок об исполнении, считаются неисполненными и в дело не подшиваются.
55. Отметка о поступлении документа
Отметка о поступлении документа в орган наркоконтроля содержит очередной входящий порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости время поступления документа — часы и минуты).
Допускается отметку о поступлении документа проставлять в виде штампа.
56. Отметка о конфиденциальности (пометка «Для служебного пользования»)
На документах, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, проставляется пометка «Для служебного пользования» в соответствии с Положением о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения, утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 г. № 1233. Отметка проставляется в верхнем правом углу первого листа документа и дополняется указанием номера экземпляра документа.
Если приложение к документу имеет пометку «Для служебного пользования», то на сопроводительном письме (не содержащем служебной информации ограниченного распространения) проставляется пометка «Для служебного пользования» и под ней указывается: «(без приложения — несекретно)». В этом случае номер экземпляра проставляется ниже, через 1,5 межстрочных интервала.
V. Подготовка проектов законодательных и иных нормативных правовых актов Российской Федерации
57. ФСКН России осуществляет нормативно-правовое регулирование в сфере оборота наркотических средств, психотропных веществ и их прекурсоров и в области противодействия их незаконному обороту на основании и во исполнение Конституции Российской Федерации, федеральных конституционных законов, федеральных законов.
58. В рамках нормативно-правового регулирования в сфере оборота наркотических средств, психотропных веществ и их прекурсоров и в области противодействия их незаконному обороту ФСКН России разрабатывает проекты федеральных законов, проекты указов и распоряжений Президента Российской Федерации (далее — акты Президента Российской Федерации), постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации (далее — акты Правительства Российской Федерации).
Проекты федеральных законов разрабатываются во исполнение актов и поручений Президента Российской Федерации, планов законопроектной деятельности Правительства Российской Федерации иных актов и поручений Правительства Российской Федерации, а также по инициативе ФСКН России.
Проекты актов Президента Российской Федерации и проекты Правительства Российской Федерации разрабатываются во исполнение поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, а также по инициативе ФСКН России.
59. Порядок подготовки проектов федеральных конституционных законов, федеральных законов, актов Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации (далее — проекты актов) определен Регламентом Правительства Российской Федерации, утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 1 июня 2004 г. № 260 (далее — Регламент Правительства Российской Федерации), Типовым регламентом взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 19 января 2005 г. № 30, Типовым регламентом внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 28 июля 2005 г. № 452, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.
60. Подготовка проектов актов осуществляется в соответствии с поручениями руководства ФСКН России одному или нескольким подразделениям ФСКН России в соответствии с компетенцией.
61. Подразделение ФСКН России — головной исполнитель (далее — головной исполнитель) при подготовке проекта акта организует работу и несет ответственность за качественную и своевременную подготовку, согласование, а также внесение в Правительство Российской Федерации проекта акта.
62. В целях качественной и своевременной подготовки проекта акта головной исполнитель вправе образовывать рабочие группы в составе представителей подразделений ФСКН России — соисполнителей поручения, а также представителей других заинтересованных подразделений ФСКН России или проводить совещания с указанными представителями.
63. Подразделения ФСКН России — соисполнители представляют предложения по исполнению поручения головному исполнителю в течение первой половины срока исполнения поручения.
64. До направления проекта акта на согласование в заинтересованные федеральные органы исполнительной власти и организации головной исполнитель согласовывает проект акта с заинтересованными подразделениями ФСКН России, после чего направляет проект акта в Международно-правовой департамент ФСКН России на согласование.
65. Согласование проектов актов с заинтересованными федеральными органами исполнительной власти и организациями осуществляет головной исполнитель.
66. Проекты актов до их внесения в Правительство Российской Федерации подлежат обязательному согласованию:
с федеральными министрами (их заместителями) — по вопросам, отнесенным к сферам деятельности соответствующих министерств и к сферам деятельности находящихся в их ведении иных федеральных органов исполнительной власти;
с руководителями иных федеральных органов исполнительной власти (их заместителями), руководство деятельностью которых осуществляет Президент Российской Федерации или Правительство Российской Федерации, — по вопросам, отнесенным к сферам деятельности этих органов;
при необходимости — с другими государственными органами и иными организациями.
67. Состав органов и организаций, с которыми требуется дополнительное согласование, определяется директором ФСКН России (лицом, исполняющим его обязанности).
68. Проекты актов, оказывающих влияние на доходы или расходы федерального бюджета, бюджетов субъектов Российской Федерации, местных бюджетов и бюджетов государственных внебюджетных фондов, направляются головным исполнителем с сопроводительным письмом за подписью руководства ФСКН России и с приложением протоколов согласительных совещаний (при их наличии) и замечаний на заключение в Министерство финансов Российской Федерации для оценки финансовых последствий принятия соответствующих решений для указанных бюджетов и внебюджетных фондов.
69. Проекты актов, регулирующих отношения субъектов предпринимательской деятельности или их отношения с государством, а также оказывающих влияние на макроэкономические показатели развития страны, направляются головным исполнителем с сопроводительным письмом за подписью руководства ФСКН России с приложением протоколов согласительных совещаний (при их наличии) и замечаний на заключение в Министерство экономического развития Российской Федерации для оценки влияния соответствующих решений на макроэкономические показатели и их последствий для субъектов предпринимательской деятельности.
70. Проекты актов, регулирующих отношения в области организации и осуществления государственного контроля (надзора), отношения по взиманию налогов и сборов в Российской Федерации, отношения, возникающие в процессе осуществления налогового контроля, обжалования актов налоговых органов, действий (бездействия) их должностных лиц и привлечения к ответственности за совершение налогового правонарушения, отношения в области установления, применения и исполнения обязательных требований к продукции или связанным с ними процессам проектирования (включая изыскания), производства, строительства, монтажа, наладки, эксплуатации, хранения, перевозки, реализации и утилизации, к выполнению работ и оказанию услуг, в области порядка и правил регулирования таможенного дела в Российской Федерации, в области оценки соответствия и в области безопасности процессов производства, подлежат оценке регулирующего воздействия, которая проводится федеральными органами исполнительной власти в порядке, определяемом Правительством Российской Федерации.
Проекты актов, указанные в абзаце первом настоящего пункта, вносятся в Правительство Российской Федерации с заключением об оценке регулирующего воздействия, подготовленным Министерством экономического развития Российской Федерации.
71. При направлении проектов актов в указанные федеральные органы исполнительной власти следует принимать во внимание, что согласно требованиям пункта 60 Регламента Правительства Российской Федерации заключения подписываются соответствующими федеральными министрами или их заместителями и представляются в 7-дневный срок с даты поступления проектов актов. По договоренности между соответствующими руководителями или по указанию руководителей их заместителями может быть установлен иной срок подготовки заключений, который для наиболее объемных и сложных проектов актов не может превышать 30 дней.
72. При наличии разногласий по проекту акта Правительства Российской Федерации головной исполнитель в установленном порядке должен обеспечить обсуждение проекта акта с руководителями согласующих органов и организаций или по указанию руководителей с их заместителями с целью поиска взаимоприемлемого решения. Проект акта может быть внесен в Правительство Российской Федерации с разногласиями только вместе с протоколом согласительного совещания и подлинниками замечаний, подписанными соответствующими руководителями или по указанию руководителей — их заместителями.
73. Проекты федеральных законов, указов Президента Российской Федерации нормативного характера и постановлений Правительства Российской Федерации после их согласования с заинтересованными федеральными органами исполнительной власти, иными государственными органами и организациями до внесения в Правительство Российской Федерации головным исполнителем с сопроводительным письмом за подписью директора ФСКН России или статс-секретаря — заместителя директора ФСКН России с приложением протоколов согласительных совещаний (при их наличии) и замечаний направляются на правовую экспертизу и антикоррупционную экспертизу в Министерство юстиции Российской Федерации для оценки проекта акта на предмет его соответствия актам более высокой юридической силы, отсутствия внутренних противоречий и пробелов в правовом регулировании соответствующих отношений и соблюдения правил юридической техники, а также наличия либо отсутствия в нем коррупциогенных факторов.
74. После согласования с заинтересованными федеральными органами исполнительной власти и организациями, получения документов, предусмотренных пунктами 68 - 70, 72 настоящей Инструкции, проект акта вносится на рассмотрение в Правительство Российской Федерации. При этом в соответствии с пунктом 61 Регламента Правительства Российской Федерации проекты актов вносятся в Правительство Российской Федерации с приложением заключений по результатам независимой антикоррупционной экспертизы (при их наличии).
75. В сопроводительном письме, направляемом в Правительство Российской Федерации, указываются основание внесения, сведения о содержании и согласовании проекта акта. Письмо подписывается директором ФСКН России или лицом, исполняющим его обязанности.
76. Оформление проектов законодательных актов Российской Федерации (законопроектов), актов Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации осуществляется в соответствии с главами VI, VII, VIII настоящей Инструкции.
VI. Оформление проектов законодательных актов Российской Федерации
77. Законопроекты, подготавливаемые для внесения в Правительство Российской Федерации, печатаются шрифтом № 15 на стандартных листах бумаги формата А4.
78. На первой странице законопроекта в пределах верхней и правой границ текстового поля проставляется пометка: «Вносится Правительством Российской Федерации». Пометка печатается через 1 интервал и выравнивается по левой границе.
79. На расстоянии межстрочного интервала 24 пт от пометки у правой границы текстового поля печатается слово «Проект».
80. Законопроект имеет следующие реквизиты:
Наименование вида акта — ФЕДЕРАЛЬНЫЙ КОНСТИТУЦИОННЫЙ ЗАКОН или ФЕДЕРАЛЬНЫЙ ЗАКОН — отделяется от слова «Проект» межстрочным интервалом 42 пт, печатается прописными буквами размером шрифта № 22 и может быть выделено полужирным шрифтом. Выравнивается по центру.
Заголовок отделяется от предыдущего реквизита межстрочным интервалом 38 пт и печатается через 1 интервал, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Пишется с прописной буквы и отвечает на вопрос, о чем издан закон, или в нем приводится название кодекса (например: Арбитражный процессуальный кодекс Российской Федерации). Точка в конце заголовка не ставится.
В заголовке законопроекта о внесении изменений в действующие законы необходимо называть причины внесения изменений или конкретную норму, в которую вносятся изменения, а в случае неоднократного изменения одной и той же нормы — дополнительно указывать, в какой именно части она изменяется.
О внесении изменений в отдельные законодательные акты
Российской Федерации в связи с принятием
Земельного кодекса Российской Федерации
или
О внесении изменений в пункт 2 статьи 855
Гражданского кодекса Российской Федерации в части платежей
в бюджет и во внебюджетные фонды
Текст отделяется от заголовка межстрочными интервалами 36 — 48 пт и печатается через межстрочный интервал 24 пт.
Текстовая часть законопроекта может подразделяться на преамбулу и основную часть.
Основная часть текста законопроекта может подразделяться на части, разделы, подразделы, главы, параграфы, статьи.
Заголовки частей и разделов печатаются прописными буквами полужирным шрифтом и выравниваются по центру. Точка в конце заголовка не ставится. Номера проставляются римскими цифрами.
ПРАВО СОБСТВЕННОСТИ И ДРУГИЕ ВЕЩНЫЕ ПРАВА
Подраздел имеет порядковый номер, обозначенный римскими цифрами, и наименование. Обозначение подраздела печатается с прописной буквы с абзацного отступа. Наименование подраздела печатается полужирным шрифтом.
Подраздел I. Общие положения об обязательствах
Главы нумеруются арабскими цифрами и имеют заголовки. Обозначение главы печатается с прописной буквы, с абзацного отступа. Заголовок главы печатается полужирным шрифтом в одну строку с обозначением номера, после которого ставится точка.
Глава 5. Права, обязанности и ответственность
Параграф обозначается знаком §, имеет порядковый номер, обозначенный арабскими цифрами, и заголовок. Заголовок параграфа пишется с прописной буквы полужирным шрифтом в одну строку с обозначением номера параграфа, после которого ставится точка.
§ 1. Хозяйственные товарищества и общества
Статьи имеют сквозную нумерацию. Порядковый номер статьи обозначается арабскими цифрами. Обозначение статьи печатается с прописной буквы с абзацного отступа. Заголовок статьи печатается с прописной буквы полужирным шрифтом в одну строку с обозначением номера, после которого ставится точка.
В исключительных случаях статья может не иметь заголовка. При его отсутствии слово «статья» и номер выделяют полужирным шрифтом.
В зависимости от содержания статья может подразделяться на части, пункты, подпункты, абзацы. Части обозначаются арабскими цифрами с точкой. Нумерация пунктов осуществляется арабскими цифрами с закрывающей круглой скобкой. Подпункты обозначаются буквами русского алфавита с закрывающей круглой скобкой.
Подпись отделяется от текста межстрочным интервалом 36 пт и состоит из слов «Президент Российской Федерации». Слова «Президент» и «Российской Федерации» печатаются в 2 строки через один межстрочный интервал. Слова «Российской Федерации» печатаются от левой границы текстового поля, а слово «Президент» выравнивается по центру относительно этих слов.
Инициал имени и фамилия Президента Российской Федерации указываются при оформлении принятого закона в Государственной Думе.
Визы проставляются на лицевой стороне последнего листа законопроекта в нижней его части.
Оформление пояснительной записки к законопроекту. Пояснительная записка к законопроекту печатается шрифтом № 14 на стандартных листах бумаги формата А4 и имеет следующие реквизиты.
Наименование вида документа печатается прописными буквами ниже границы верхнего поля страницы на 24 пт, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру.
Заголовок отделяется от предыдущего реквизита межстрочным интервалом 24 пт, печатается строчными буквами через 1 интервал, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Точка в конце заголовка не ставится.
В заголовке к тексту указывается полное название законопроекта, к которому подготовлена пояснительная записка.
К проекту Федерального закона «О внесении изменений в статью 1 Закона Российской Федерации „О подоходном налоге с физических лиц“»
Текст отделяется от заголовка межстрочным интервалом 24 — 36 пт и печатается через интервал 18 пт на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.
Текст должен содержать обоснование необходимости принятия законопроекта, включающее развернутую характеристику законопроекта, его целей, основных положений, места в системе действующего законодательства, а также прогноз социально-экономических и иных последствий его принятия.
81. Оформление проектов актов (указов и распоряжений) Президента Российской Федерации осуществляется в соответствии с порядком, установленным Президентом Российской Федерации, Администрацией Президента Российской Федерации, Правительством Российской Федерации.
82. Проекты актов Президента Российской Федерации и приложения к ним печатаются на стандартных листах бумаги А4 (210 x 297) шрифтом № 15. Верхнее поле документа устанавливается границами бланка. Левое поле — 2,75 см, правое — 2,25 см и нижнее — не менее 2 см. При оформлении проекта акта на двух и более страницах верхнее поле второй и последующих страниц составляет не менее 2,5 см.
83. Проекты актов Президента Российской Федерации имеют следующие реквизиты: наименование вида акта (Указ Президента Российской Федерации или распоряжение Президента Российской Федерации), заголовок и текст.
84. Заголовок печатается на расстоянии не менее 9 см от верхнего края листа, пишется с прописной буквы, выделяется полужирным шрифтом. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал.
85. Начало и конец каждой строки заголовка центрируются относительно слов «Президент Российской Федерации». В отдельных распоряжениях Президента Российской Федерации заголовок может отсутствовать.
86. Текст отделяется от заголовка дополнительным интервалом 24 пт и печатается через интервал 18 пт. Допускается уменьшение интервалов между реквизитами «Заголовок», «Текст», «Подпись» и «Место издания» при необходимости размещения текста проекта указа, распоряжения Президента Российской Федерации на одной странице.
87. Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.
88. Текстовая часть может подразделяться на констатирующую часть — преамбулу и постановляющую часть (в распоряжении — распорядительную часть).
89. Преамбула в указах Президента Российской Федерации завершается словом «п о с т а н о в л я ю», которое печатается вразрядку.
90. Пункты в тексте нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.
91. Пункты могут разделяться на подпункты, которые могут нумероваться арабскими цифрами или строчными буквами с закрывающей круглой скобкой.
92. Все изменения и дополнения, вносимые в ранее принятый указ (распоряжение), должны соответствовать структуре основного нормативного акта.
93. При наличии приложений к указу (распоряжению) Президента Российской Федерации в тексте на них обязательно делается ссылка.
94. Допускается печатать прописными буквами и выделять шрифтом другой насыщенности фамилии при подготовке проектов указов (распоряжений) Президента Российской Федерации по вопросам награждения государственными наградами, присвоения почетных, воинских и специальных званий Российской Федерации (в других случаях не рекомендуется).
95. Подпись отделяется от текста дополнительным интервалом 32 пт и состоит из слов «Президент Российской Федерации», инициала имени и фамилии Президента Российской Федерации.
96. Слова «Президент» и «Российской Федерации» печатаются в две строки через 1 межстрочный интервал. От границы левого поля печатаются слова «Российской Федерации», а слово «Президент» центрируется относительно этих слов. Инициал имени и фамилия Президента Российской Федерации печатаются у правой границы текстового поля.
97. Место издания отделяется от подписи, как правило, дополнительным межстрочным интервалом 48 пт и печатается от границы левого поля: Москва, Кремль.
98. На распоряжениях место издания не печатается.
99. Дата проставляется после подписания документа, оформляется словесно-цифровым способом и отделяется от реквизита «Место издания» межстрочным интервалом 18 пт. Печатается от левой границы текстового поля.
100. Номер проставляется после подписания, печатается от левой границы текстового поля и отделяется от реквизита «Дата» межстрочным интервалом 18 пт.
101. К порядковому номеру распоряжения Президента Российской Федерации через дефис добавляются строчные буквы «рп».
102. Приложения к проектам указов и распоряжений Президента Российской Федерации оформляются на отдельных листах бумаги.
103. Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании приложений идентичны размерам, применяемым при печатании текстов указов (распоряжений).
104. Приложениями являются положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и др. Приложения визируются руководителем органа, внесшего проект.
105. Если в тексте дается ссылка «согласно приложению», то на первой странице приложения в правом верхнем углу пишется слово ПРИЛОЖЕНИЕ, ниже через межстрочный интервал 18 пт дается ссылка на указ или распоряжение Президента Российской Федерации. Все составные части реквизита центрируются относительно самой длинной строки и печатаются через 1 межстрочный интервал. При наличии нескольких приложений они нумеруются.
ПРИЛОЖЕНИЕ № 1 к Указу Президента Российской Федерации от N
Приложения заканчиваются чертой, расположенной по центру текста на расстоянии примерно 3 межстрочных интервалов. Длина черты составляет 2 — 3 см.
При наличии в тексте акта формулировки «Утвердить» (прилагаемое положение, состав комиссии, перечень мероприятий и др.) на самом приложении в правом верхнем углу располагается слово УТВЕРЖДЕНО или УТВЕРЖДЕН со ссылкой на нормативный акт, его дату, номер.
УТВЕРЖДЕНО Указом Президента Российской Федерации от N
Слова УТВЕРЖДЕНО и УТВЕРЖДЕН в приложениях согласуются в роде и числе с видом утверждаемого документа: положение — УТВЕРЖДЕНО, программа — УТВЕРЖДЕНА, мероприятия — УТВЕРЖДЕНЫ.
Заголовок к тексту приложения печатается центрованным способом. Наименование вида документа — приложения (первое слово заголовка приложения) выделяется прописными буквами, полужирным шрифтом и может быть напечатано вразрядку (ПОЛОЖЕНИЕ, ПЕРЕЧЕНЬ, СПИСОК и др.). Межстрочный интервал между первой строкой заголовка и последующими строками может быть увеличен на 6 пт.
Заголовок приложения отделяется от даты и номера акта дополнительным интервалом 70 пт, интервалами от текста приложения — дополнительным интервалом 24 пт.
При наличии в тексте приложения нескольких разделов их заголовки печатаются центрованным способом (относительно границ текста). Точка в конце заголовка не ставится. Допускается выделять заголовки разделов полужирным шрифтом.
Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками.
Если таблицу печатают более чем на одной странице, заголовочная часть таблицы (наименование граф) повторяется на каждой странице.
Листы приложения нумеруются самостоятельно начиная со второго листа.
При наличии в тексте приложений ссылки на сноску она оформляется звездочкой или цифрой со скобкой. Текст сноски печатается через 1 межстрочный интервал в конце каждой страницы или после приложения в целом под чертой. После символа сноски ее текст печатается с прописной буквы. В конце текста сноски ставится точка.
На одной странице не должно проставляться более трех сносок.
В положениях, программах, уставах и других подобных документах разделы и главы нумеруются, как правило, римскими цифрами, а пункты и подпункты так же, как и в тексте указа (распоряжения) Президента Российской Федерации. В указанных документах их составные части (разделы, подразделы, пункты, подпункты) можно также нумеровать арабскими цифрами. Подразделы нумеруют в пределах раздела. Номер подраздела должен состоять из номера раздела и номера подраздела, разделенных точкой (например, 1.2). Номер пункта должен состоять из номера раздела, подраздела и пункта, разделенных точками (например, 2.3.1). Пункты при необходимости могут подразделяться на подпункты, которые должны иметь порядковую нумерацию в пределах каждого пункта (например, 1.2.2.1).
Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа проекта указа (распоряжения) в нижней его части.
На приложениях к проектам указов (распоряжений) визы проставляются также на оборотной стороне последнего листа приложения.
106. Оформление проектов актов (постановлений и распоряжений) Правительства Российской Федерации производится в соответствии с порядком, устанавливаемым Правительством Российской Федерации.
107. Проект постановления или распоряжения Правительства Российской Федерации печатается на стандартном листе бумаги формата А4 шрифтом размером № 14. Проект акта имеет следующие реквизиты:
108. Наименование вида акта — постановление Правительства Российской Федерации или распоряжение Правительства Российской Федерации.
109. Дата акта отделяется от наименования вида акта, как правило, межстрочным интервалом 24 пт, оформляется словесно-цифровым способом, печатается центрованным способом, проставляется при подписании акта.
110. Номер печатается сразу после даты арабскими цифрами и состоит из знака № и порядкового номера, присваиваемого документу после его подписания, например № 143.
111. К порядковому номеру распоряжения через дефис добавляется буква «р», например: № 153-р.
112. Место издания отделяется от реквизитов «Дата» и «Номер» межстрочным интервалом 24 пт и оформляется центрованным способом.
113. Заголовок печатается на расстоянии не менее 10 см от верхнего края листа с прописной буквы, через один межстрочный интервал и выделяется полужирным шрифтом. Заголовок, как правило, отвечает на вопрос, о чем (о ком) издан документ. Точка в конце заголовка не ставится.
114. Текст отделяется от заголовка межстрочным интервалом 24 — 36 пт и печатается с интервалом 18 пт.
115. Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы поля.
116. Текст может подразделяться на констатирующую часть (преамбулу) и постановляющую часть (в распоряжениях — распорядительную).
117. Преамбула в проектах постановлений Правительства Российской Федерации завершается словами «Правительство Российской Федерации п о с т а н о в л я е т», последнее слово печатается полужирным шрифтом вразрядку.
118. Преамбула может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении.
119. Постановляющая (распорядительная) часть проектов постановлений (распоряжений) Правительства Российской Федерации, как правило, подразделяется на пункты.
120. Пункты нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.
121. При наличии приложений к постановлению (распоряжению) Правительства Российской Федерации в тексте на них обязательно делается ссылка.
122. Подпись отделяется от текста межстрочным интервалом 36 пт и состоит из слов «Председатель Правительства Российской Федерации», инициала имени и фамилии Председателя Правительства Российской Федерации. Слова «Председатель Правительства» и «Российской Федерации» печатаются в две строки через 1 межстрочный интервал. Слова «Председатель Правительства» печатаются от левой границы текстового поля, а слова «Российской Федерации» центрируются относительно первой строки реквизита. Инициал имени и фамилия Председателя Правительства Российской Федерации печатаются у правой границы текстового поля.
123. Приложения к проектам актов (постановлений и распоряжений) Правительства Российской Федерации печатаются на отдельных листах бумаги и визируются.
124. Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании текста идентичны размерам, применяемым при оформлении текстов постановлений (распоряжений).
125. Порядок оформления приложений к проекту акта Правительства Российской Федерации аналогичен порядку оформления приложений к проектам актов Президента Российской Федерации.
126. Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра (подлинника) проекта постановления (распоряжения) в нижней его части.
127. Если в тексте проекта акта Правительства Российской Федерации упоминаются ранее принятые акты Президента Российской Федерации или Правительства Российской Федерации, то делается ссылка на соответствующий официальный источник их опубликования, например: «(Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, № 3, ст. 6)».
128. Если подготавливаемый акт Правительства Российской Федерации влечет за собой внесение изменений или дополнений в другие акты Правительства Российской Федерации, эти изменения или дополнения включаются в проект подготавливаемого акта или представляются в виде самостоятельного акта одновременно с ним.
129. Проект акта Правительства Российской Федерации по организации исполнения федерального закона или акта Президента Российской Федерации должен содержать ссылку на соответствующий федеральный закон или акт Президента Российской Федерации.
130. В проектах постановлений Правительства Российской Федерации употребляются полные официальные наименования органов и организаций, в проектах распоряжений — их сокращенные официальные наименования.
131. Документы (программы, положения, регламенты, планы, нормы и др.), которые предлагается утвердить подготавливаемым проектом акта Правительства Российской Федерации, в обязательном порядке прилагаются к данному проекту акта.
132. Проекты приказов (распоряжений) ФСКН России издаются во исполнение федеральных конституционных законов, федеральных законов, указов, распоряжений и поручений Президента Российской Федерации, постановлений, распоряжений и поручений Правительства Российской Федерации, а также по решению руководства ФСКН России.
133. Подготовка, согласование, подписание и при необходимости государственная регистрация приказов (распоряжений) ФСКН России осуществляются в соответствии с Постановлением Правительства Российской Федерации от 13 августа 1997 г. № 1009 «Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации», Приказом Министерства юстиции Российской Федерации от 4 мая 2007 г. № 88 «Об утверждении Разъяснений о применении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации» (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 14 мая 2007 г., регистрационный № 9449) с изменениями, внесенными Приказом Министерства юстиции Российской Федерации от 26 мая 2009 г. № 155 (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 28 мая 2009 г., регистрационный № 14021) и нормативным правовым актом ФСКН России, определяющим порядок издания приказов, распоряжений и указаний в органах наркоконтроля.
134. Проекты приказов (распоряжений) ФСКН России должны иметь следующие реквизиты:
текст (преамбула и распорядительная часть);
135. Титульная часть включает:
изображение Государственного герба Российской Федерации (выравнивается по центру);
слова: «Федеральная служба Российской Федерации по контролю за оборотом наркотиков», «ФСКН России» и «ПРИКАЗ» («РАСПОРЯЖЕНИЕ»), которые выравниваются по центру;
дату и номер, которые проставляются при подписании и выпуске приказа, при этом дата выравнивается по левой границе текстового поля, номер — по правой. Номер и дата располагаются на одном уровне;
при необходимости гриф секретности с указанием пункта Перечня сведений, подлежащих засекречиванию, Федеральной службы Российской Федерации по контролю за оборотом наркотиков, утвержденного приказом ФСКН России, или пометку «Для служебного пользования»;
номер экземпляра (размещается в правом верхнем углу);
136. Заголовок должен кратко и точно отражать содержание проекта приказа, формулироваться при помощи отглагольных существительных в предложном падеже. Например: «Об организации...», «О проведении...». Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 интервал. Заголовок к приказам оформляется с продольным расположением реквизитов, выравнивается по центру текстового поля на расстоянии 2 — 3 интервалов от титульной части. Заголовок выделяется полужирным шрифтом.
137. Текст проекта нормативного правового акта ФСКН России печатается на расстоянии 2 — 3 интервалов от заголовка. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см (5 знаков при машинописи) от левой границы текстового поля.
138. В преамбуле проекта нормативного правового акта ФСКН России кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основаниями для издания приказа. Например: «Во исполнение Указа Президента Российской Федерации...», «В целях установления причин допущенных нарушений...». Преамбула проекта приказа должна завершаться словом «п р и к а з ы в а ю:». Допускается издание приказов без использования преамбулы. Если преамбула отсутствует, слово «п р и к а з ы в а ю:» не употребляется.
139. Распорядительная часть проекта приказа должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и при необходимости сроков исполнения.
140. Распорядительная часть проекта приказа может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами.
141. Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о возложении контроля за исполнением приказа.
142. В распорядительной части проекта нормативного правового акта ФСКН России предусматривается обязательное доведение приказа до сотрудников, государственных служащих и работников органов наркоконтроля в части, их касающейся.
143. В нормативных правовых актах ФСКН России используется словесно-цифровой способ оформления даты (4 сентября 2003 г.).
Печатание проекта приказа осуществляется на одной стороне листа бумаги формата А4 (210 x 297 мм) с использованием, как правило, текстового редактора Word for Windows версии от 2.0 и выше шрифтом Times New Roman размером № 14 через 1 — 2 межстрочных интервала, с соблюдением размеров свободных от текста полей.
144. При оформлении проекта приказа ФСКН России на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы арабскими цифрами в верхней части от центра текста проекта приказа без употребления каких-либо знаков и слов. Номер страницы проставляется, как правило, с использованием текстового редактора Word for Windows версии 2.0 и выше шрифтом Times New Roman размером № 12. На первой странице проекта приказа номер страницы не проставляется.
145. Проекты совместных приказов печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 x 297 мм) без бланка.
146. При оформлении проекта совместного приказа:
дата совместного приказа единая, соответствует дате более поздней подписи;
регистрационный номер совместного приказа состоит из регистрационных номеров каждого из федеральных органов исполнительной власти, проставляемых через косую черту в порядке указания федеральных органов исполнительной власти;
подписи руководителей федеральных органов исполнительной власти располагаются ниже текста совместного приказа.
Проект совместного приказа ФСКН России и других федеральных органов исполнительной власти представляется на подпись в количестве, соответствующем числу подписей. Каждый из экземпляров имеет одинаковую юридическую силу, и федеральный орган исполнительной власти, подписавший приказ, самостоятельно определяет перечень рассылки приказа подведомственным органам и организациям.
При подписании проекта совместного приказа подразделение ФСКН России, которому поручено его рассмотрение, обеспечивает согласование проекта приказа с заинтересованными подразделениями, Международно-правовым департаментом ФСКН России и заместителями директора ФСКН России. После подписания проекта совместного приказа во всех заинтересованных федеральных органах исполнительной власти подразделение ФСКН России, которому поручено его рассмотрение, обеспечивает оформление экземпляра, направленного в ФСКН России, в порядке, установленном в органах наркоконтроля, и подготовку рассылки данного приказа.
147. Допускается представление на подпись директору ФСКН России проектов совместных приказов, оформленных по правилам, принятым в федеральном органе исполнительной власти, указанном первым в титульной части приказа.
148. Утверждаемые приказом ФСКН России формы документов оформляются как приложения к нему.
от ___ __________ 20___ г. N ____».
149. В случае необходимости оформления приложения к инструкции, положению, правилам и т.п., являющимся приложением к приказу (распоряжению), в реквизите приложения указываются пункты, в которых идет речь об указанном приложении.
утвержденной приказом ФСКН России
от ___ __________ 20___ г. N ____».
150. При оформлении реквизита приложения используется текстовый редактор Word for Windows версии 2.0 и выше шрифтом Times New Roman размером № 14.
151. Приложения являются неотъемлемой частью приказа. Если приказ имеет несколько приложений, приложения нумеруются по мере ссылки на них в проекте приказа (приложение 1, приложение 2 и т.д.). Приказ с приложениями должен иметь сквозную нумерацию страниц. Реквизит «Приложение» располагается в правом верхнем углу первого листа приложения.
152. В проектах приложений к приказам гриф секретности (пометка «Для служебного пользования») проставляется выше слова «Приложение».
153. Текст приложения к проекту приказа (инструкции, положения) излагается от третьего лица единственного или множественного числа.
154. Текст положения (инструкции) может делиться на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия. Главы нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами. Проект положения (инструкции) должен иметь сквозную нумерацию пунктов.
155. На объявляемых приказами решениях коллегии ФСКН России, а также на прилагаемых к приказам актах прямого действия реквизит «Приложение» не ставится, в проекте приказа не упоминается о наличии приложения.
156. Служебная переписка — различные виды официальных документов информационно-справочного характера, используемых для обмена информацией в деятельности органов государственной власти, организаций и граждан.
служебное письмо — документ информационно-справочного характера, направляемый адресату по почтовой связи;
телеграмма — документ информационно-справочного характера, направляемый адресату по телеграфной сети общего пользования;
телекс (телетайпограмма) — телеграмма, передаваемая по абонентской телеграфной (телексной) сети;
факсограмма (факс) — получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), переданного по каналам факсимильной связи;
телефонограмма — документ информационного характера, передаваемый и получаемый по телефонной связи;
электронное письмо (электронное сообщение) — документ информационно-справочного характера, передаваемый и получаемый по электронной почте. Электронное письмо имеет статус документа, если оно заверено электронной подписью.
158. Служебные письма готовятся как:
доклады о выполнении поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации;
доклады подразделений ФСКН России, территориальных органов и организаций ФСКН России по поручениям руководства ФСКН России;
ответы на обращения и запросы, в том числе межведомственные, федеральных органов исполнительной власти, органов государственной власти субъектов Российской Федерации, обращения граждан по вопросам, относящимся к компетенции органов наркоконтроля;
сопроводительные письма к проектам законодательных актов Российской Федерации, проектам актов Президента Российской Федерации и актов Правительства Российской Федерации;
ответы на запросы различных организаций и физических лиц;
159. Служебные письма финансового характера, а также служебные письма, содержащие обязательства, заверяются печатью органа наркоконтроля.
В служебных письмах, содержащих информацию ограниченного распространения, проставляется пометка «Для служебного пользования».
160. Служебные письма печатаются на бланках, установленных настоящей Инструкцией. Служебные письма, подписываемые руководителями двух и более федеральных органов исполнительной власти, оформляются на стандартном листе бумаги формата А4, при этом наименования органов власти — авторов документа указываются в реквизите «Подпись должностного лица».
161. Служебные письма в органах наркоконтроля оформляются в соответствии с требованиями настоящей Инструкции.
Образец оформления служебного письма приведен в приложении 1 к настоящей Инструкции.
162. Текст служебного письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы и т.п. Тексты ответных писем должны точно соответствовать данным поручениям, поступившим запросам, указаниям по исполнению документа начальника органа наркоконтроля.
163. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются в соответствии с указанием по исполнению документа начальника органа наркоконтроля на основании установленных сроков исполнения поручений, запросов или в соответствии с указанием по исполнению документа.
В случае поступления межведомственного запроса о представлении документов и (или) информации в целях предоставления государственных услуг срок представления таких документов и (или) информации составляет не более 5 рабочих дней со дня получения указанного запроса, если законодательством Российской Федерации не установлен иной срок.
164. К служебным письмам составляется реквизит «Наименование документа» (заголовок к тексту), отвечающий на вопрос «О чем?» и формулирующий в краткой форме тему письма.
165. В служебных письмах используются фразы этикетного характера «Уважаемый..!» — в начале письма над текстом и «С уважением,» в заключительной части письма, перед подписью; этикетные фразы печатаются, как правило, исполнителем при подготовке проекта письма.
166. Служебные письма согласовываются с заинтересованными подразделениями органа наркоконтроля.
167. Документы, подготовленные для доклада директору ФСКН России, согласовываются руководителями подразделений ФСКН России в течение одного рабочего дня.
168. Документы, подготовленные для доклада первому заместителю директора ФСКН России, заместителям директора ФСКН России, согласовываются руководителями подразделений ФСКН России в течение трех рабочих дней.
169. Служебное письмо, направляемое в пределах территории Российской Федерации, составляется на русском языке. Текст служебного письма, как правило, должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата.
170. Сопроводительные письма составляются только к документам, требующим дополнительных указаний или пояснений.
171. Служебные письма на бланках без указания должности излагаются: от 1-го лица множественного числа («Просим предоставить информацию...», «Направляем на заключение проект...» и др.), от 3-го лица единственного числа («ФСКН России считает возможным...», «Международно-правовой департамент ФСКН России предлагает рассмотреть возможность...»), на должностных бланках — от 1-го лица единственного числа («Прошу Вас представить данные о...», «Считаю возможным принять участие в...»).
172. В ФСКН России служебные письма подписываются:
Президенту Российской Федерации, Руководителю и заместителям Руководителя Администрации Президента Российской Федерации, Секретарю Совета Безопасности Российской Федерации, полномочным представителям Президента Российской Федерации в федеральных округах;
Председателю и заместителям Председателя Правительства Российской Федерации;
в Правительство Российской Федерации с представлением проектов федеральных законов, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации;
Председателю Конституционного Суда Российской Федерации, Председателю Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации, Председателю Верховного Суда Российской Федерации, Генеральному прокурору Российской Федерации, Председателю Центрального банка Российской Федерации, Председателю Счетной палаты Российской Федерации;
руководителям федеральных органов исполнительной власти и главам субъектов Российской Федерации;
Председателю Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации и Председателю Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации.
Другие документы, подписание которых директором ФСКН России вызвано служебной необходимостью.
Указанные выше письма допускается направлять за подписью лица, исполняющего обязанности директора ФСКН России.
172.2. Первым заместителем директора ФСКН России, статс-секретарем — заместителем директора ФСКН России, заместителем директора ФСКН России, заместителем директора ФСКН России — руководителем аппарата Государственного антинаркотического комитета, заместителем директора ФСКН России — руководителем Оперативно-разыскного департамента в пределах предоставленных директором ФСКН России полномочий в соответствии с распределением обязанностей для направления:
в Администрацию Президента Российской Федерации, заместителям Секретаря Совета Безопасности Российской Федерации и в аппарат Совета Безопасности Российской Федерации, заместителям полномочных представителей Президента Российской Федерации в федеральных округах;
в Правительство Российской Федерации, Генеральную прокуратуру Российской Федерации, Счетную палату Российской Федерации, Конституционный Суд Российской Федерации, Высший Арбитражный Суд Российской Федерации, Верховный Суд Российской Федерации, Центральный банк Российской Федерации;
в федеральные органы исполнительной власти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации, органы местного самоуправления;
в комитеты и комиссии Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации и Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, депутатам Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации и членам Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации;
организациям и гражданам на запросы, поступившие в адрес ФСКН России.
172.3. Руководителями подразделений ФСКН России и их заместителями только от имени подразделений ФСКН России в пределах установленных полномочий для направления:
в территориальные органы ФСКН России, в подразделения федеральных органов исполнительной власти и органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации;
организациям и гражданам на запросы, поступившие в адрес ФСКН России.
173. Руководители подразделений ФСКН России могут предоставить право подписи по отдельным вопросам оперативно-служебной деятельности своим заместителям и начальникам структурных подразделений, входящих в состав подразделения ФСКН России.
Руководители департаментов ФСКН России могут также предоставить право подписи межведомственных запросов о представлении документов и (или) информации в целях предоставления государственных услуг и ответов на них заместителям начальников структурных подразделений департаментов ФСКН России.
Служебные письма, подготовленные в соответствии с подпунктами 172.1 и 172.2 настоящей Инструкции, до представления на подпись руководству ФСКН России в обязательном порядке проходят редакторско-корректорскую проработку в УД 1 Департамента ФСКН России и визируются в Договорно-правовом управлении Международно-правового департамента ФСКН России.
Ответственность за содержание, соответствие текста правилам русского языка, правильную подготовку и оформление документов в органах наркоконтроля возлагается на сотрудников, государственных служащих, работников, подготовивших, завизировавших и подписавших документ.
174. В территориальных органах и организациях ФСКН России:
обращения, направляемые руководству ФСКН России и в адрес ФСКН России, в органы исполнительной власти соответствующих субъектов Российской Федерации, подписываются начальником территориального органа, организации ФСКН России. Допускается направлять эти обращения за подписью лица, исполняющего обязанности начальника территориального органа, организации ФСКН России;
обращения, направляемые руководству подразделений ФСКН России, допускается подписывать заместителю начальника территориального органа, организации ФСКН России, курирующему соответствующее направление деятельности, либо лицу, которому такое право предоставлено приказом начальника территориального органа ФСКН России;
документы, направляемые в территориальные органы и организации ФСКН России и сторонние организации, подписываются начальником территориального органа, организации ФСКН России или по их поручению заместителем начальника территориального органа, организации ФСКН России.
175. Начальники территориальных органов и организаций ФСКН России могут предоставлять право подписи документов по отдельным вопросам, в том числе право подписи межведомственных запросов и ответов на межведомственные запросы, начальникам структурных подразделений. Право подписи служебных документов предусматривается в положении о структурном подразделении территориального органа, организации ФСКН России или в приказе территориального органа, организации ФСКН России.
176. Ответ на поступивший документ, адресованный непосредственно начальнику структурного подразделения органа наркоконтроля, может подписываться начальником структурного подразделения органа наркоконтроля.
177. Документы, поступающие в адрес ФСКН России, направляются в зависимости от содержащихся в них вопросов по компетенции в соответствующие подразделения ФСКН России. В случае если такие обращения поступили в подразделения ФСКН России без учета их компетенции, они в соответствии с указанием по исполнению документа руководителя подразделения ФСКН России передаются секретариатом в подразделение ФСКН России, к ведению которого относятся содержащиеся в обращениях вопросы.
178. Подготовленные к подписи документы должны быть правильно оформлены, иметь необходимые приложения и визы. К ним прикладываются материалы, на основании которых они подготовлены.
Передача подготовленных на подпись проектов документов, как правило, производится:
директору ФСКН России — через заместителей директора ФСКН России, руководителей подразделений ФСКН России, УД 1 Департамента ФСКН России;
заместителям директора ФСКН России — через их помощников (референтов);
начальникам территориальных органов и организаций ФСКН России — через соответствующие РСП.
178.1. При передаче электронных документов в другие государственные органы документы заверяются электронной подписью должностного лица, подписавшего (утвердившего) документ, в соответствии с Федеральным законом от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи».
При обработке, рассмотрении, согласовании и подписании электронных документов в САД во внутреннем документообороте ФСКН России могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых электронная подпись не используется, т.е. подтверждение действий с электронными документами производится программными средствами САД.
179. С помощью средств электросвязи осуществляется передача телеграмм (телетайпограмм, телексов), факсограмм, телефонограмм, электронных сообщений, передаваемых по системам межведомственного (ведомственного) электронного документооборота федерального органа исполнительной власти (далее — межведомственный (ведомственный) электронный документооборот) и межведомственного электронного взаимодействия.
(дополнен — Приказ ФСКН России от 30.12.2011 № 589)
180. Документы, предназначенные для отправки по факсимильной связи, передаются в секретариат, РСП с указанием номера телефона-факса адресата.
Электронные документы, предназначенные для отправки по системам межведомственного (ведомственного) электронного документооборота и межведомственного электронного взаимодействия, передаются в секретариат, РСП с указанием электронного адреса.
181. По незащищенным каналам электрической связи передача документов, имеющих пометку «Для служебного пользования» ограничения доступа, запрещается.
182. Порядок подготовки телеграмм
Телеграммы применяются только для передачи кратких сообщений и указаний срочного характера.
183. Не принимаются для передачи телеграммы в виде форм, таблиц, ведомостей, графиков.
184. Поступившие телеграммы принимаются под роспись с проставлением даты и времени приема, регистрируются в том же порядке, что и служебные письма, а затем передаются на рассмотрение руководству органа наркоконтроля.
185. Поздравительные телеграммы принимаются на передачу только за подписью руководства ФСКН России, начальников территориальных органов, организаций ФСКН России.
186. Составление и оформление телеграмм производится с соблюдением требований настоящей Инструкции и Правил предоставления услуг телеграфной связи, утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. № 222.
187. Телеграмма печатается прописными буквами с двумя интервалами между строк или пишется от руки разборчивым почерком на одной стороне чистого листа бумаги или специального бланка. Начало текста телеграммы и подпись пишутся с красной строки, остальной текст — без абзацев. Перенос слов и исправления в телеграмме не допускаются.
Текст телеграммы излагается кратко, ясно, по возможности без предлогов, союзов, местоимений. Цифровые данные рекомендуется писать словами.
188. Реквизиты телеграммы располагаются в определенной последовательности. Кроме текста, телеграмма должна включать: обозначение категории и вида (если это необходимо), индекс почтового отделения, адрес и наименование получателя, ссылку на номер документа (если телеграмма — ответ), исходящий номер, фамилию лица, подписавшего телеграмму. Все эти реквизиты помещаются над чертой (при направлении телеграммы в другие органы наркоконтроля через подразделения специальной связи органов наркоконтроля номер индекса почтового отделения адресата допускается не указывать).
189. Адрес и наименование адресата должны содержать все необходимые сведения, обеспечивающие доставку телеграммы адресату. Ответственность за полноту и точность написания адреса возлагается на исполнителя телеграммы.
190. В нижней части бланка телеграммы (под чертой) указываются: адрес отправителя телеграммы, должность, специальное (воинское) звание, фамилия должностного лица, подписавшего телеграмму, его подпись и дата подписания.
Телеграммы за подписью руководства ФСКН России оформляются на бланках категории «правительственная». Подписанные руководством ФСКН России телеграммы регистрируются УД 1 Департамента ФСКН России, руководителями подразделений ФСКН России — соответствующими секретариатами подразделений ФСКН России.
191. При направлении телеграммы с одинаковым текстом не более четырем адресатам они пишутся в адресной части, в других случаях к ней прилагается расчет рассылки, который подписывается руководством подразделения — исполнителя телеграммы.
192. Телеграммы принимаются сотрудником, государственным служащим, работником, осуществляющим их отправку, подписанными и датированными.
193. Приему к отправке подлежат телеграммы, в которых содержится не более 300 слов. За одно слово в телеграмме считается:
каждое слово, написанное в соответствии с правилами грамматики и имеющее самостоятельный смысл, включая частицы и предлоги;
каждый отдельно стоящий знак, цифра или буква;
знак, написанный полным или сокращенным словом;
цифра, написанная полным словом;
не разделенная символьным знаком «-» группа знаков, состоящая из цифр, букв, или смешанная группа.
Слова, группы цифр и букв, разделенные символьным знаком «-», считаются за отдельные слова.
ТЕЛЕГРАММА Срочная вручить лично КАЛУГА НАЧАЛЬНИКУ УПРАВЛЕНИЯ ФСКН РОССИИ ПЕТРОВУ МАГАДАН НАЧАЛЬНИКУ РЕГИОНАЛЬНОГО УПРАВЛЕНИЯ ФСКН РОССИИ КОЛПАКОВУ 115273 ПЕРМСКАЯ ОБЛАСТЬ АЛЕКСАНДРОВСК УЛИЦА ПЕРВОМАЙСКАЯ 3 ГЛАВЕ АДМИНИСТРАЦИИ АЛЕКСАНДРОВСКА НИКОЛАЕВУ Текст телеграммы НР 11/1111 (Фамилия)
Директор ФСКН России (подпись) (Ф.И.О.)
Дата
194. Порядок подготовки и регистрации документов, передаваемых по каналам факсимильной связи.
Составление и оформление документов, передаваемых по каналам факсимильной связи, производится с соблюдением требований настоящей Инструкции.
195. Кроме обязательных реквизитов, на документе, подлежащем передаче по каналам факсимильной связи, дополнительно проставляется номер телефона факсимильной связи адресата и производится запись о необходимости передачи информации по каналу факсимильной связи, заверенная лицом, подписавшим документ, или руководством подразделения-исполнителя.
196. При передаче и приеме текстов служебных документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями:
объем передаваемого документа (текста, схемы, графического изображения), выполненного на бумаге формата А4 черным цветом, не должен превышать 5 листов;
документ для передачи по каналу факсимильной связи или по системам межведомственного (ведомственного) электронного документооборота, межведомственного электронного взаимодействия передается на отправку с разрешения начальника структурного подразделения органа наркоконтроля. Разрешение оформляется на передаваемом документе или на отдельном листе;
ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и начальника соответствующего подразделения органа наркоконтроля;
факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму;
запрещается передавать текст документов с пометкой «Для служебного пользования»;
подлежащий передаче документ учитывается в Журнале регистрации документов, передаваемых по факсимильной связи (форма 10). Подлинники документов после передачи возвращаются исполнителям с отметкой о времени отправки;
поступившие факсограммы учитываются в Журнале регистрации документов, передаваемых по факсимильной связи (форма 10). Сотрудник, получивший факсограмму, изготавливает ксерокопию на листах формата А4, которая в установленном порядке регистрируется в секретариате, РСП или УД 1 Департамента ФСКН России. Ксерокопии факсограмм передаются адресатам в установленном порядке в день их приема, срочные — немедленно. Ксерокопии факсограмм, рассмотренные руководством ФСКН России, подразделения ФСКН России, территориального органа или организации ФСКН России, после исполнения приобщаются в соответствующие дела, а поступившие факсограммы уничтожаются в установленном порядке;
факсограммы на иностранных языках доставляются адресату без перевода.
197. Средства факсимильной связи устанавливаются в приемных руководителей (начальников) органов наркоконтроля, подразделений органов наркоконтроля, подразделениях связи, секретариатах, РСП, дежурных частях.
198. Контроль за использованием средств факсимильной связи возлагается на начальников подразделений, в которых они установлены.
199. После передачи информации по каналу факсимильной связи на обороте последнего листа документа проставляется штамп «Передано по факсу», заверяется подписью передавшего с проставлением даты, времени передачи и регистрационного номера по Журналу регистрации документов, передаваемых по факсимильной связи (форма 10).
200. В необходимых случаях передаваемые по факсимильной связи документы могут быть продублированы путем отправки их почтой.
201. Документы, поступающие в орган наркоконтроля в электронном виде, при необходимости регистрируются в порядке, определенном настоящей Инструкцией для служебных писем.
202. Докладная записка (рапорт) — документ, адресованный руководству органа наркоконтроля, подразделения органа наркоконтроля и информирующий о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, выполненной работе, содержащий выводы и предложения.
Докладная записка готовится по поручению руководства органа наркоконтроля или по инициативе подразделения органа наркоконтроля.
Докладная записка, адресованная руководству ФСКН России, подписывается руководителем подразделения ФСКН России либо лицом, исполняющим его обязанности. В случае, когда в соответствии с распределением обязанностей руководства ФСКН России деятельность структурных подразделений департамента ФСКН России координируется разными заместителями директора ФСКН России, подписание такой докладной записки допускается также заместителем руководителя соответствующего департамента ФСКН России. Должностные лица, допустившие нарушение указанного требования, привлекаются в порядке, установленном нормативными правовыми актами Российской Федерации и ФСКН России, к дисциплинарной ответственности.
203. Служебные записки применяются для решения вопросов, возникающих в управленческой деятельности структурных подразделений департаментов ФСКН России, управлений аппарата ГАК, территориальных органов, организаций ФСКН России (запросы, уточнение заданий, информация по запросам, разъяснения и др.). Указанные записки составляются только по тем вопросам, которые требуют обязательного документального подтверждения. Переписка между структурными подразделениями департаментов ФСКН России, управлений аппарата ГАК, территориальных органов, организаций ФСКН России по вопросам, которые могут быть решены в оперативном порядке и не требуют документального оформления, не допускается.
204. Объяснительная записка — документ, объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка.
Объяснительная записка может составляться от руки на чистом листе бумаги.
205. Внутренние документы, представляемые подразделениями органов наркоконтроля руководству органа наркоконтроля, а также документы, направляемые руководству ФСКН России территориальными органами и организациями ФСКН России, оформляются в виде докладных записок (рапортов).
206. Переписка между структурными подразделениями департаментов ФСКН России, управлений аппарата ГАК, территориальных органов, организаций ФСКН России оформляется в виде служебных записок.
207. Обязательные реквизиты докладной, служебной записки:
адресат (должностное лицо органа наркоконтроля);
заголовок к тексту, если текст более 4 — 5 строк;
подпись, включающая наименование структурного подразделения — автора документа.
Образцы докладной, служебной записки приведены в приложении 1 к настоящей Инструкции.
208. Внутренние документы (докладные (рапорты), служебные записки и др.), представляемые на доклад руководству ФСКН России и содержащие поручения для подразделений ФСКН России или затрагивающие их компетенцию, согласовываются с руководителями таких подразделений ФСКН России, а также с заместителями директора ФСКН России, координирующими их деятельность.
Внутренние документы (докладные (рапорты), служебные записки и др.), представляемые на доклад руководству ФСКН России и содержащие поручения для подразделений ФСКН России или затрагивающие их компетенцию, координация деятельности которых осуществляется директором ФСКН России, согласовываются с руководителями таких подразделений ФСКН России.
Внутренние документы (докладные (рапорты), служебные записки и др.), представляемые на доклад руководству органов наркоконтроля и содержащие поручения для структурных подразделений органов наркоконтроля или затрагивающие их компетенцию, согласовываются с руководителями таких структурных подразделений органов наркоконтроля.
Докладные записки (рапорты) с ходатайствами о проведении служебных расследований по фактам разглашения сведений, составляющих государственную тайну, утраты носителей, содержащих такие сведения, и иных нарушений режима секретности, которые ведут или могут привести к утечке секретных сведений, до представления их на доклад директору ФСКН России либо в соответствии с компетенцией руководителям подразделений ФСКН России должны согласовываться с УД 1 Департамента ФСКН России.
Внутренние документы (докладные (рапорты), служебные записки и др.) согласовываются в срок до трех рабочих дней.
При наличии разногласий по указанным в настоящем пункте документам к ним дополнительно прилагаются письменные мотивированные возражения.
209. В зависимости от объема документооборота, территориального размещения органа наркоконтроля и его подразделений делопроизводство организуется централизованно или частично централизованно.
210. УД 1 Департамента ФСКН России организует и совместно с секретариатами, РСП осуществляет управление документооборотом в органах наркоконтроля в соответствии с настоящей Инструкцией с учетом внедрения САД.
211. Организация документооборота в ФСКН России осуществляется с использованием САД. Организация (технология) работы в САД регламентируется отдельным нормативным правовым актом ФСКН России.
212. В территориальных органах и организациях ФСКН России до внедрения САД организация документооборота осуществляется с использованием РКФ.
213. Документооборот органа наркоконтроля охватывает поступающие, отправляемые и внутренние документы.
214. Регистрация документов производится с целью обеспечения учета, контроля и оперативного поиска документов.
215. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях, независимо от способа их доставки, передачи или создания. Документы регистрируются в САД (при ее наличии) или в РКФ.
216. При регистрации указывается, когда и сколько изготовлено экземпляров, копий, выписок и их местонахождение.
217. Основным принципом регистрации документов является однократность. При передаче документа из одного подразделения в другое, имеющие общий секретариат, РСП, он повторно не регистрируется.
218. При учете документов с пометкой «Для служебного пользования» после регистрационного номера проставляются буквы «дсп».
219. Прием и передача документов на всех этапах их прохождения в органах наркоконтроля осуществляется только под роспись с соответствующей отметкой в РКФ. Прием и передача документов на постоянное хранение производится через секретариат, РСП, а во временное пользование от одного сотрудника государственного служащего, работника другому внутри структурного подразделения органа наркоконтроля — по Реестру для временной передачи документов (форма 25).
220. Передача служебных документов в другие органы наркоконтроля, а также между подразделениями органа наркоконтроля, ведущими самостоятельное делопроизводство, производится только через секретариат, РСП соответствующего органа наркоконтроля. Подпись сотрудника, государственного служащего, работника секретариата, РСП, получившего документы, заверяется печатью «Для пакетов».
221. В РКФ отражаются полные данные о движении документа (дела) с момента его поступления (подготовки) до приобщения к делу, направления адресату, уничтожения или перерегистрации.
Отметки о местонахождении документа должны содержать ссылки:
при приобщении в дело — на номер дела (с кратким указанием его вида), тома и листов;
при направлении — на номер сопроводительного письма или реестра и дату. В случае передачи документа в другой орган наркоконтроля без реестра и сопроводительного письма — на расписку, заверенную печатью (штампом), с расшифровкой фамилии и даты получения документа;
при уничтожении — на номер и дату акта об уничтожении;
при перерегистрации — на номер учетной формы и новый регистрационный номер.
Указанные отметки в РКФ должны производиться только после того, как документ будет подшит в дело, направлен адресату, передан в другое подразделение, уничтожен или перерегистрирован. Делать в РКФ подчистки и исправления с использованием корректирующей ленты и жидкости запрещается. Допущенные неточные записи перечеркиваются одной чертой, а внесенные исправления заверяются подписью сотрудника, государственного служащего, работника органа наркоконтроля, ведущего учет.
222. Контроль за прохождением документов с момента их регистрации до завершения исполнения (направления адресатам, подшивки в дело или уничтожения) осуществляется сотрудниками, государственными служащими, работниками секретариата, РСП путем периодической сверки их наличия с учетными данными.
223. Доставка и отправка корреспонденции адресатам осуществляется через почтовую, фельдъегерскую, специальную связь, а также сотрудниками, государственными служащими и работниками органов наркоконтроля с разрешения начальника органа наркоконтроля, в том числе за пределы населенного пункта, при условии соблюдения мер, обеспечивающих ее сохранность.
224. С помощью почтовой связи доставляется письменная корреспонденция в виде простых и регистрируемых писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания. По каналам электронной связи поступают телеграммы (телетайпограммы), факсограммы, телефонограммы, сообщения по электронной почте.
225. Для получения и отправления корреспонденции органами наркоконтроля по месту расположения в установленном порядке заключаются контракты (договоры) с учреждениями фельдъегерской и специальной связи.
226. Сведения о заключенных контрактах (договорах) начальники территориальных органов, организаций ФСКН России представляют в УД 1 Департамента ФСКН России. При этом обязательно указываются: наименование, точный почтовый адрес, служебные телефоны начальника и дежурного учреждения фельдъегерской, специальной связи.
227. При изменении места нахождения или наименования территориального органа, организации ФСКН России их начальники обязаны проинформировать об этом учреждения фельдъегерской, специальной связи, с которыми были заключены контракты (договоры), и в течение 10 дней сообщить об этом в письменном виде в УД 1 Департамента ФСКН России.
228. Прием и первичная обработка поступающих документов в органах наркоконтроля осуществляется секретариатом, РСП.
229. Поступающая в рабочее время корреспонденция принимается:
в ФСКН России — УД 1 Департамента ФСКН России;
в подразделениях, территориальных органах, организациях ФСКН России — секретариатом, РСП.
230. Документы, поступившие в орган наркоконтроля в рабочее время, проходят первичную обработку и передаются на регистрацию в день поступления, при поступлении в нерабочее время — на следующий рабочий день. Документы, поступившие с отметками «Срочно», «Оперативно» и с другими отметками о срочности, передаются на регистрацию незамедлительно.
231. Все поступающие документы сортируются на регистрируемые и нерегистрируемые. Регистрации не подлежат:
поздравительные открытки, телеграммы, пригласительные билеты;
периодические печатные издания (книги, газеты, журналы, бюллетени, справочники);
232. Корреспонденция, адресованная непосредственно структурным подразделениям органа наркоконтроля, передается на регистрацию в структурные подразделения, имеющие самостоятельное делопроизводство, под роспись в Пакетно-контрольном журнале (форма 40) или в Реестрах на корреспонденцию (форма 67).
Поступившие из судов общей юрисдикции и арбитражных судов (кроме Верховного Суда Российской Федерации и Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации) документы с исковыми или иными требованиями к органу наркоконтроля направляются в правовое подразделение и в подразделения в соответствии с вопросами, отнесенными к сферам их ведения.
Если требования, содержащиеся в исковом заявлении, относятся непосредственно к сотруднику, государственному гражданскому служащему, работнику, то документ, содержащий исковое заявление, направляется в подразделение, в котором работает сотрудник.
233. В нерабочее время корреспонденция принимается:
в ФСКН России — Дежурной службой ФСКН России;
в территориальных органах, организациях ФСКН России — ответственным дежурным по органу наркоконтроля.
234. Дежурная служба ФСКН России, дежурный по органу наркоконтроля передают документы соответственно в УД 1 Департамента ФСКН России, РСП территориального органа, организации ФСКН России под роспись в Журнале учета пакетов (форма 39).
235. При получении пакетов с отметками «Вручить немедленно», «Весьма срочно», не имеющих ограничительных отметок «Лично», ответственный дежурный вскрывает пакет и знакомится с содержанием полученного документа. Если из текста следует, что решение по его выполнению следует принимать незамедлительно, до начала рабочего дня, то о получении документа информируется:
в ФСКН России — начальник УД 1 Департамента ФСКН России;
в территориальных органах, организациях ФСКН России — начальник РСП.
Дальнейшее информирование должностных лиц органа наркоконтроля осуществляется по указанию соответственно начальника УД 1 Департамента ФСКН России, начальника РСП.
236. Если немедленного исполнения не требуется, поступившие пакеты утром следующего рабочего дня передаются в УД 1 Департамента ФСКН России, РСП территориального органа, организации ФСКН России соответственно.
237. При получении пакетов с отметками «Вручить немедленно», «Весьма срочно», имеющих ограничительную отметку «Лично», ответственный дежурный информирует:
в ФСКН России — начальника УД 1 Департамента ФСКН России;
в территориальных органах, организациях ФСКН России — начальника территориального органа, организации ФСКН России.
Дальнейшие действия с пакетом осуществляются по указанию начальника УД 1 Департамента ФСКН России, начальника территориального органа, организации ФСКН России соответственно.
238. Первичная обработка поступающих документов заключается в проверке целостности упаковки, вскрытии конвертов, проверке наличия вложенных документов, правильности направления.
239. Сотрудник, государственный служащий, работник, принимающий корреспонденцию, обязан тщательно проверить правильность адресования, целостность упаковки и оттисков печатей, соответствие их наименованию отправителя, сверить номера пакетов с номерами, указанными в реестре (журнале, расписке), и расписаться, с расшифровкой подписи в сопроводительных документах, за их получение, указав прописью общее количество принятых пакетов, дату и время получения. Подпись заверяется печатью или штампом, содержащим наименование органа наркоконтроля.
240. В случае повреждения упаковки или несоответствия печатей, которыми опечатан пакет, наименованию отправителя пакет принимается с составлением акта, который подписывается лицом, доставившим пакет, и сотрудником, государственным служащим, работником, принимающим его, о чем в реестре (форма 67) (журнале, расписке) делается соответствующая запись.
241. Один экземпляр акта и упаковка направляются в учреждение связи, доставившее пакет, или отправителю корреспонденции для выяснения обстоятельств нарушения и принятия соответствующих мер.
242. Поступившая в секретариат, РСП корреспонденция вскрывается, за исключением пакетов, имеющих пометки «Лично» или специально установленные литеры и серии. В первую очередь вскрываются пакеты с пометкой «Срочно» и «Шифртелеграмма».
243. Сотрудник, государственный служащий, работник, вскрывающий пакет, разрезает его с трех сторон, развертывает и вынимает из него все вложения. Проверяет наличие вложенных документов и приложений к ним, сверяет номера документов с номерами, указанными на пакете.
244. В случаях, когда адресат отправителя или другие необходимые данные можно установить только по конверту, последний прилагается к документу.
245. При приеме пакета с внутренним полиэтиленовым покрытием дополнительно проверяются целостность рельефного тиснения и наружной сплошной кромки сварных швов, а также наличие соответствующих контрольных знаков.
246. Вскрывая пакет с трех сторон, необходимо убедиться в том, что прерывистость сварных швов с внутренней стороны соответствует точечной структуре рисунка шва.
247. Уничтожение пакетов производится после доклада должностному лицу, которому адресован документ.
Пакеты, в которых поступили документы из негосударственных организаций, после доклада должностному лицу, которому адресованы документы, передаются исполнителям вместе с документами и хранятся до завершения рассмотрения документов, после чего уничтожаются.
248. При обнаружении недостачи, лишних документов или расхождения их учетных данных сотрудник, государственный служащий, работник, вскрывший пакет, докладывает об этом непосредственному начальнику и составляет акт в трех экземплярах (один акт остается в секретариате, РСП, второй — приобщается к поступившему документу, третий — направляется отправителю документа). При недостаче документов или отдельных листов упаковка сохраняется до выяснения причин недостачи.
249. Пакеты с ограничительной пометкой «Лично» передаются адресату в законвертованном виде и вскрываются лично адресатом. Пакеты со специально установленными литерами, сериями и т.д. передаются на доклад начальнику органа наркоконтроля без вскрытия. Дальнейшая передача осуществляется в законвертованном виде в соответствии с указанием по исполнению документа в порядке, исключающем неоправданное ознакомление с ними.
250. Руководители подразделений ФСКН России, начальники территориальных органов, организаций ФСКН России для вскрытия и конвертования пакетов с ограничительной отметкой «Лично» могут назначать приказом органа наркоконтроля уполномоченных для этих целей лиц из числа начальников (заместителей начальников) секретариатов, РСП, помощников начальников органов наркоконтроля.
251. Начальники Центрального оперативного архива ФСКН России, оперативного архива территориального органа ФСКН России (далее — оперативный архив) могут иметь уполномоченных для вскрытия и конвертования пакетов с ограничительной отметкой «Лично», которые назначаются в аналогичном порядке, указанном в пункте 249 настоящей Инструкции.
252. Срочный пакет с пометкой «Лично» при отсутствии адресата и сотрудника, государственного служащего, работника, уполномоченного для вскрытия конвертов, может быть вскрыт другим должностным лицом с разрешения адресата или отправителя пакета. Дальнейшая передача осуществляется в порядке, исключающем неоправданное с ним ознакомление.
253. В целях выделения из всего массива поступившей корреспонденции документов, требующих обязательного рассмотрения руководством органа наркоконтроля, секретариат, РСП проводит их предварительное рассмотрение. Документы, поступившие в орган наркоконтроля, по вопросам, не требующим рассмотрения руководством, направляются секретариатом, РСП непосредственно в структурные подразделения. Основанием для принятия решения в ходе предварительного рассмотрения является содержание документа, а не адресование документа соответствующему должностному лицу.
254. После предварительного рассмотрения документы передаются на доклад руководителю (начальнику) органа наркоконтроля или его заместителям в соответствии с распределением обязанностей и иным должностным лицам.
255. Передача на доклад, рассмотрение, ознакомление и исполнение документов до их регистрации запрещается.
256. В органах наркоконтроля регистрация поступивших документов осуществляется в Журнале учета входящих документов (форма 27), а также с использованием САД. При журнальной форме учета для регистрации входящих документов с пометкой «Для служебного пользования» заводится отдельный журнал (форма 27).
Соответствующие сведения о поступающем электронном документе вносятся в заводимую в САД регистрационную электронную карточку документа. Перечень сведений о документе, включаемых в САД, порядок регистрации, сканирования документов, поступивших на бумажном носителе, и порядок включения электронных образов документов и электронных документов в САД определяется Инструкцией по организации делопроизводства в подразделениях ФСКН России с использованием системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота «ДЕЛО», утвержденной Приказом ФСКН России от 6 июля 2010 г. № 270.
257. Поступившие документы регистрируются только после их предварительного рассмотрения в секретариате, РСП.
258. Документы, поступившие в адрес:
руководства ФСКН России или ФСКН России — регистрируются УД 1 Департамента ФСКН России;
руководства подразделения ФСКН России или подразделения ФСКН России — регистрируются секретариатом соответствующего подразделения ФСКН России;
руководства территориального органа и организации ФСКН России — регистрируются РСП.
259. Поступившие документы регистрируются в день их поступления в секретариат, РСП или на следующий рабочий день, если документ поступил в конце предыдущего рабочего дня или в нерабочее время. Правительственная и служебная корреспонденция с пометками «Вручить немедленно», «Срочно», «Весьма срочно» регистрируется незамедлительно, а в случае поступления в нерабочее время может быть доложена соответствующему должностному лицу без регистрации. Обращения граждан регистрируются в порядке, установленном для этой категории документов.
260. Копии и переводы регистрируются за теми же номерами, что и документы, с которых они изготовлены. Выписки из служебных документов регистрируются за отдельным номером.
261. Копии с поступившего документа нумеруются с первого номера с сохранением номера экземпляра документа, с которого изготовлена копия документа. В этом случае в правом верхнем углу ниже номера экземпляра документа проставляется слово «Копия».
Например: получен документ, экз. № 4. Копии этого документа будут иметь нумерацию:
экз. N 4 экз. N 4 ________ ________ Копия N 1; Копия N 2; и т.д.
262. При регистрации поступившего документа на первой странице (как правило, с правой стороны нижнего поля) проставляется штамп, в оттиске которого указывается наименование органа наркоконтроля, входящий номер, дата регистрации документа, количество листов, а при необходимости и индекс (цифровой, буквенный), присвоенный корреспонденту.
263. На приложении к поступившему документу проставляется штамп «Приложение к вх. N ___ от »« _______ 20 г.», в оттиске которого проставляется входящий номер и дата регистрации документа, при котором оно поступило. На поступивших при сопроводительных письмах приказах, изданиях и других документах, регистрируемых в отдельных учетных формах, указанный штамп не ставится.
264. Все документы со штампом «Подлежит возврату в УД 1 Департамента ФСКН России», направленные для исполнения или ознакомления, подлежат обязательному возврату.
265. Зарегистрированная поступившая корреспонденция периодически в течение рабочего дня из секретариата, РСП передается в структурные подразделения органа наркоконтроля или исполнителям под роспись в соответствующих РКФ с указанием даты и времени передачи документов.
266. Порядок доклада и рассмотрения документов устанавливается руководителями (начальниками) органов наркоконтроля в соответствии с компетенцией должностных лиц и учетом характера и важности документов.
Предварительное рассмотрение поступивших документов и подготовку проектов указаний по исполнению документа для доклада руководству органов наркоконтроля осуществляют:
УД 1 Департамента ФСКН России — по документам, поступившим в адрес директора ФСКН России и ФСКН России;
помощники (референты) заместителей директора ФСКН России — по документам, поступившим в адрес соответствующего заместителя директора ФСКН России;
начальники РСП, секретариата — по документам, поступившим в соответствующий территориальный орган, организацию ФСКН России, подразделение ФСКН России.
В отдельных случаях документы могут направляться секретариатом, РСП начальникам соответствующих структурных подразделений органов наркоконтроля для рассмотрения и внесения предложений по затрагиваемым в документах вопросам и последующего доклада руководству органа наркоконтроля.
267. В процессе подготовки документов к докладу наводятся необходимые справки. В случаях, когда в документе имеется ссылка на другие документы, последние подбираются и передаются на доклад руководству вместе с поступившим документом, а при их отсутствии на основе учетных данных составляется справка или эта информация докладывается устно.
268. Документы передаются на рассмотрение руководству органа наркоконтроля только после их регистрации. После рассмотрения документы возвращаются в УД 1 Департамента ФСКН России, секретариат, РСП для перенесения указаний по исполнению документа в РКФ или регистрационную карточку в САД.
269. За оставленные для ознакомления документы соответствующее должностное лицо органа наркоконтроля расписывается в Реестре временной передачи документов (форма 25). По возвращении документов сотрудник, государственный служащий, работник, их получивший, расписывается в графе 7 указанного реестра.
270. Документы, которые исполняются несколькими структурными подразделениями органа наркоконтроля, передаются им поочередно или одновременно в копиях. Подлинник передается ответственному исполнителю, указанному в указании по исполнению документа первым. Целесообразность размножения документов и количество копий определяются начальниками УД 1 Департамента ФСКН России, секретариата, РСП и должностным лицом, организующим исполнение, в соответствии с указанием по исполнению документа, исходя из сроков исполнения и служебной необходимости. При необходимости безотлагательного исполнения поступившего документа допускается ознакомление исполнителя с его содержанием до рассмотрения документа руководством органа наркоконтроля.
271. В указании по исполнению документа определяется характер и срок исполнения документа, а также ответственный исполнитель и должностные лица, участвующие в работе с ним.
С учетом установленной компетенции подразделений органа наркоконтроля и в соответствии с результатами предварительного рассмотрения документов в проект указания по исполнению документа вносится предложение по определению ответственного исполнителя, который указывается в указании по исполнению документа первым, и соисполнителей. По документам, затрагивающим компетенцию нескольких подразделений органа наркоконтроля, при подготовке проектов указаний по исполнению документа проводятся предварительные консультации с руководством соответствующих подразделений.
Изменить указание по исполнению документа вправе только автор данного решения или вышестоящее должностное лицо.
Текст указания по исполнению документа вводится в РКФ или регистрационную карточку в САД.
272. Передача документов на исполнение без регистрации и указания по исполнению документа не допускается.
273. Документы с указаниями по исполнению документа руководства ФСКН России передаются исполнителям только через УД 1 Департамента ФСКН России, с указаниями по исполнению документа руководителей подразделений ФСКН России, начальников территориальных органов, организаций ФСКН России — через секретариаты, РСП.
274. Ответственность за составление и оформление проекта документа в соответствии с требованиями настоящей Инструкции, а также согласование с заинтересованными органами государственной власти и организациями (внешнее согласование) и должностными лицами органов наркоконтроля (внутреннее согласование) возлагается на структурное подразделение органа наркоконтроля — исполнителя документа.
До представления на подпись исполнитель проверяет правильность оформления проектов документов, адресования, наличие необходимых виз, приложений, при необходимости — справок, пояснительных записок, разъясняющих содержание подготовленных проектов документов, расчет рассылки.
275. Проекты документов визируются исполнителем (руководителем подразделения или его заместителем), при необходимости должностными лицами других структурных подразделений; визы проставляются на лицевой стороне последнего листа документа в нижней его части, на втором экземпляре (копии) документа или на листе согласования.
276. Документы подразделений ФСКН России, отправляемые в подразделения федеральных органов исполнительной власти и органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации, до их представления на подпись и отправку просматриваются в секретариате подразделения ФСКН России, подготовившего документ, где проверяется правильность их составления и оформления.
Документы территориального органа, организации ФСКН России, отправляемые в ФСКН России, органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации, до их представления на подпись и отправку просматриваются в РСП, где проверяется правильность их составления и оформления.
277. В органах наркоконтроля регистрация отправляемых документов осуществляется в Журнале учета исходящих документов (форма 27) или с использованием САД. При журнальной форме учета для регистрации исходящих документов с пометкой «Для служебного пользования» заводится отдельный журнал (форма 27).
278. Документы, подписанные руководством ФСКН России, передаются на регистрацию в УД 1 Департамента ФСКН России. Документы, подписанные руководителями подразделений ФСКН России, начальниками их структурных подразделений, регистрируются в секретариатах подразделений ФСКН России и передаются:
направляемые внешним адресатам в законвертованном виде на отправку — в УД 1 Департамента ФСКН России;
документы, адресованные в подразделения ФСКН России, — в секретариат соответствующего подразделения ФСКН России.
Документы, подписанные начальником территориального органа, организации ФСКН России, регистрируются в РСП.
Документы, подписанные начальником структурного подразделения территориального органа, организации ФСКН России, регистрируются в РСП или делопроизводстве.
В случае отправки документа УД 1 Департамента ФСКН России с использованием системы межведомственного электронного документооборота первый экземпляр документа сканируется и прикрепляется к регистрационной карточке в САД, после чего передается в подразделение ФСКН России, подготовившее документ, а второй экземпляр приобщается в соответствующее дело УД 1 Департамента ФСКН России.
279. Принимая отправляемые документы, сотрудник, государственный служащий, работник секретариата, РСП обязан убедиться в правильности их оформления, сверить регистрационные номера, номера экземпляров, количество листов основного документа и приложений к нему с записями в РКФ и в присутствии передающего лица разборчиво расписаться в РКФ за каждый документ с проставлением даты, а при необходимости и времени получения. В случае неправильного оформления документов их прием и передача производится только после устранения допущенных нарушений.
280. Регистрация отправляемых документов осуществляется в день их подписания (утверждения) или на следующий рабочий день. Сведения о регистрируемых документах вносятся в РКФ или в САД.
281. Регистрационный номер документа и дата регистрации проставляются на подлиннике документа в реквизитах бланка и на экземплярах документа, остающихся в деле.
282. Досылка дополнительных экземпляров ранее разосланного документа осуществляется по указанию руководства подразделения органа наркоконтроля, подготовившего документ. Дополнительный экземпляр нумеруется в нарастающем порядке с учетом количества ранее подготовленных экземпляров.
283. В случае размножения дополнительных экземпляров непосредственно исполнителем на документе, остающемся в деле, исполнитель делает запись о количестве дополнительно изготовленных экземпляров с указанием адресатов и передает в секретариат, РСП для отправки и внесения соответствующих данных в РКФ.
284. В РКФ указывается, когда и сколько изготовлено экземпляров, копий, выписок и их местонахождение.
285. Копия (дополнительный экземпляр) документа, зарегистрированного в РКФ, законченного производством, регистрируется в формах текущего делопроизводства за новым номером как документ, подготовленный в органе наркоконтроля. В случае возврата документов, направленных каким-либо адресатам в истекшем году, они также регистрируются за новыми номерами.
286. С целью оперативного поиска информации о прохождении, исполнении и местонахождении документов в секретариатах, РСП могут вестись картотеки и классификационные справочники.
287. Копировально-множительные работы в органах наркоконтроля осуществляются централизованно:
в ФСКН России — подразделением УД 1 Департамента ФСКН России, осуществляющим копировально-множительные работы;
в территориальных органах, организациях ФСКН России — РСП (делопроизводством).
288. На размножение в УД 1 Департамента ФСКН России документы передаются секретариатами подразделений ФСКН России только зарегистрированными и оформленными в установленном порядке. Наряды на размножение документов (форма 45) (далее — наряды) выполняются в порядке очередности их поступления.
Вне очереди исполняются наряды с пометкой «срочно» по решению руководства подразделения ФСКН России. В нерабочее время срочные документы размножаются по указанию руководства ФСКН России.
На размножение сдаются, как правило, первые экземпляры (подлинники) документов, отвечающие необходимым техническим требованиям.
289. На документ, подлежащий размножению, оформляется Наряд на размножение документов (форма 45), который подписывается руководством соответствующего подразделения органа наркоконтроля и начальником секретариата, РСП этого органа. При размножении документов через УД 1 Департамента ФСКН России наряд подписывается руководством подразделения ФСКН России или его структурного подразделения, начальником секретариата, визируется начальником подразделения УД 1 Департамента ФСКН России, осуществляющего копировально-множительные работы, и вместе с документами сдается в соответствующее подразделение УД 1 Департамента ФСКН России под роспись в Пакетно-контрольном журнале (форма 40) или Реестре временной передачи документов (форма 25).
В ФСКН России наряды на размножение иллюстративных материалов визируются руководством УД 1 Департамента ФСКН России.
Наряды регистрируются в секретариате, РСП в Журнале учета нарядов (форма 50). Наряд и документы, подлежащие размножению, регистрируются в Журнале учета выполнения работ по нарядам (форма 51).
290. При размножении через УД 1 Департамента ФСКН России изданий (методических рекомендаций, обзоров) указываются выходные данные: где отпечатано, тираж, номер наряда.
291. Документы информационного, справочного и методического характера, значительные по объему (издания, приказы, а также массовый тираж), размножаются, как правило, на обеих сторонах листа, с уменьшением текста или в виде брошюр (при значительном объеме). Копирование материалов на одной стороне листа и без уменьшения текста может осуществляться в случаях служебной необходимости. При размножении документов с приложениями номер дополнительно размноженного экземпляра проставляется на основном документе. В случае если размножаются только приложения, номер дополнительно размноженного экземпляра проставляется на каждом размноженном экземпляре приложения.
292. Разрешение на размножение входящих документов оформляется на обороте документа и визируется руководством подразделения органа наркоконтроля. После размножения изготовленные копии (дополнительные экземпляры) регистрируются в секретариате, РСП в РКФ или САД.
Размножение документов с пометкой «Для служебного пользования» осуществляется на копировально-множительных аппаратах, отвечающих требованиям по безопасности информации и установленных непосредственно в секретариатах, РСП.
293. Передача нарядов и документов между сотрудниками, государственными служащими, работниками, выполняющими работы по размножению, производится под расписку в графе 5 Журнала учета выполнения работ по нарядам (форма 51).
294. Размноженные документы должны быть подобраны сотрудником, государственным служащим, работником, выполнившим работы по размножению, по листам, скреплены или сшиты и пронумерованы поэкземплярно. На обороте последнего листа документа, с которого производилось снятие копий (размножение дополнительных экземпляров), ставится штамп, в оттиске которого указывается количество изготовленных копий или выписок. Отметка заверяется подписью сотрудника, государственного служащего, работника, выполнившего работы по размножению, с указанием даты.
295. Изготовленные копии (дополнительные экземпляры) вместе с подлинником передаются в секретариат, РСП или исполнителю под роспись в Журнале учета выполнения работ по нарядам (форма 51).
296. Регистрация копий (дополнительно размноженных экземпляров) и выписок осуществляется по правилам, предусмотренным настоящей Инструкцией.
297. Отправка исходящих документов производится:
в ФСКН России — УД 1 Департамента ФСКН России. Исходящая корреспонденция подразделений ФСКН России оформляется в порядке, установленном настоящей Инструкцией, конвертуется в секретариатах подразделений ФСКН России и передается на отправку в УД 1 Департамента ФСКН России;
в территориальных органах, организациях ФСКН России — РСП территориального органа, организации ФСКН России (делопроизводством межрайонного (городского, районного) органа наркоконтроля, делопроизводством управления аппарата ГАК по федеральному округу). Исходящая корреспонденция структурных подразделений территориального органа ФСКН России, имеющих самостоятельные делопроизводства, оформляется в порядке, установленном настоящей Инструкцией, конвертуется в делопроизводствах структурных подразделений территориального органа, организации ФСКН России и передается на отправку в РСП территориального органа, организации ФСКН России.
298. Сотрудник, государственный служащий, работник, принимающий документы на отправку, проверяет правильность оформления исходящих документов, производит сортировку документов по способу отправления (простая, заказная и др.). Неправильно оформленные документы и корреспонденция неслужебного характера к отправке не принимаются и возвращаются исполнителю.
299. Документы подлежат отправке в день их регистрации или на следующий рабочий день, срочная корреспонденция отправляется в первую очередь.
300. Документы, подписанные руководством ФСКН России, направляемые в Администрацию Президента Российской Федерации, Правительство Российской Федерации, Аппарат Правительства Российской Федерации, Совет Федерации и Государственную Думу Федерального Собрания Российской Федерации, Совет Безопасности Российской Федерации, Счетную палату Российской Федерации, как правило, отправляются через УД 1 Департамента ФСКН России фельдъегерской связью.
301. Отправляемая средствами почтовой связи корреспонденция проходит упаковку, адресование, проставление стоимости почтовых услуг и передачу на отправку в отделение связи.
302. Документы, направляемые почтовой связью в один адрес, вкладываются в один конверт.
303. На заказную корреспонденцию, корреспонденцию, направляемую в адрес компетентных органов иностранных государств и международных организаций, документы с пометкой «Для служебного пользования» составляется реестр, который затем возвращается в секретариат, РСП с распиской работников почтового отделения связи.
304. Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. № 221, документов, предназначенных для отправки телеграфной связью, — в соответствии с Правилами оказания услуг телеграфной связи, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. № 222.
305. Отправка документов производится через секретариаты, РСП с отражением в РКФ. Ответственность за правильное оформление и адресование документов возлагается на исполнителей документов, должностных лиц органа наркоконтроля, подписавших документы, и лиц, осуществляющих их отправку.
306. Отправка незарегистрированных документов запрещается.
307. Возврат поступившего документа осуществляется только за его подписным номером с пометкой «Возврат». При необходимости в скобках указывается его входящий номер. Например: «N 2/175/вх. 1735/ — возврат».
308. Ошибочно направленные документы возвращаются отправителю или, по согласованию с ним, пересылаются по назначению в новых пакетах (упаковках) за регистрационными номерами отправителя (без взятия на основной учет в секретариате, РСП) с приложением части пакета отправителя, содержащей все надлежащие пометки. В Пакетно-контрольном журнале (форма 40) в этом случае проставляются номер и дата реестра отправки документов.
309. На лицевой стороне конверта должны быть разборчиво указаны: пункт назначения (край, область, город); адресат; регистрационный (подписной) номер документа; номера экземпляров, если направляется несколько экземпляров документа (номера приложения, указанного в основном документе, на конверт не выносятся); ниже, под чертой — пункт отправления и наименование отправителя. В написании наименований адресатов допускаются только общепринятые сокращения.
310. Пересылка документов осуществляется в запечатанных конвертах. При отправке несекретной корреспонденции на пакете в местах склейки проставляется оттиск мастичной печати «Для пакетов» с таким расчетом, чтобы были захвачены все клапаны конверта.
311. Оформление пакетов с корреспонденцией.
В правом верхнем углу конверта проставляются пометки «Служебное», «Для служебного пользования», под ними указывается пометка «Лично», литер, серия и другие (при необходимости).
При необходимости в центре пакета вверху делаются пометки «Срочно», «Вручить немедленно».
Отметка «Двойной пакет» проставляется в левом верхнем углу.
312. Пересылка корреспонденции с пометкой «Для служебного пользования» может осуществляться средствами почтовой связи общего пользования заказными отправлениями или отправлениями с объявленной ценностью.
313. На корреспонденцию, пересылаемую через фельдъегерскую и специальную связь, составляется Реестр на корреспонденцию (форма 67) в 3-х экземплярах.
314. Сдача корреспонденции непосредственно адресатам производится под роспись в Реестре на корреспонденцию (форма 67), составляемом в двух экземплярах, в Пакетно-контрольном журнале (форма 40) и, в исключительных случаях, по отдельным распискам, в которых также производятся записи о реквизитах корреспонденции, аналогичные вносимым в Реестр на корреспонденцию (форма 67) или Пакетно-контрольный журнал (форма 40).
315. Реестры на сдачу корреспонденции (форма 67) нумеруются, подписываются составителем с проставлением даты, заверяются печатью «Для пакетов».
316. Реестры (расписки) на корреспонденцию, сданную непосредственно адресатам, а также копии реестров на корреспонденцию, направленную через фельдъегерскую и специальную связь, с росписями в получении, заверенные печатью или штампом, возвращаются в секретариат, РСП для приобщения в дело.
317. Выдача корреспонденции сотруднику, государственному служащему, работнику, доставляющему ее адресатам или в учреждение фельдъегерской и специальной связи, производится под роспись на копии реестра (расписки), которая после представления указанным сотрудником, государственным служащим, работником в секретариат, РСП документа (реестра, расписки), подтверждающего сдачу корреспонденции, уничтожается.
318. Сотрудник, государственный служащий, работник, получающий корреспонденцию для доставки, должен проверить ее попакетно, убедиться в целостности упаковки, правильности оформления и опечатывания пакетов, сличить адрес и номер каждого пакета с записями в реестре (Пакетно-контрольном журнале (форма 40), расписке).
319. Сотрудник, государственный служащий, работник, доставляющий корреспонденцию в адрес организаций, должен хорошо знать их местонахождение и порядок вручения документов.
320. Общее количество выдаваемой корреспонденции на каждого сотрудника, государственного служащего, работника не должно превышать одного места (портфеля, чемодана, мешка).
321. Указанные лица обеспечиваются прочными, запирающимися портфелями и при необходимости служебным автотранспортом.
322. Сотрудник, государственный служащий, работник, доставляющий корреспонденцию, несет ответственность за ее сохранность и своевременную доставку по назначению.
323. Сотрудник, государственный служащий, работник, доставляющий корреспонденцию, обязан:
твердо знать и точно выполнять требования настоящей главы настоящей Инструкции;
бережно обращаться с корреспонденцией, не допускать повреждения упаковки, печатей и в любых условиях обеспечивать ее сохранность;
в чрезвычайных ситуациях (обстоятельствах), создавшихся при доставке корреспонденции, принимать все необходимые меры по ее сохранности.
324. Сотруднику, государственному служащему, работнику, доставляющему корреспонденцию, запрещается:
делать какие-либо личные записи об органах наркоконтроля, воинских частях, режимных объектах, в которые доставляется корреспонденция, и сообщать о них кому-либо;
при случайном повреждении оболочки пакета (упаковки) знакомиться с содержанием вложенных в него документов;
доставлять корреспонденцию открыто, в сумках, карманах, завернутой в бумагу;
заходить куда-либо по делам, не связанным с доставкой корреспонденции.
325. Корреспонденция сдается в секретариат, РСП органа наркоконтроля. Получатель корреспонденции должен расписаться с расшифровкой подписи в сопроводительных документах (реестре, журнале, расписке), указать прописью количество принятых пакетов, дату, время приема и заверить свою подпись печатью «Для пакетов» или штампом подразделения органа наркоконтроля.
326. Получив обратно реестр или другой сопроводительный документ, сотрудник, государственный служащий, работник, доставивший корреспонденцию, обязан проверить правильность их оформления, а также убедиться в том, что на месте сдачи не остались случайно какие-либо пакеты или сопроводительные документы.
327. Сотрудники, государственные служащие, работники секретариата, РСП обязаны следить за своевременной доставкой документов по назначению, проверять правильность оформления сопроводительных документов.
328. К внутренним документам органов наркоконтроля относятся документы, составленные, подписанные и используемые внутри соответствующего органа наркоконтроля (приказы, распоряжения, указания, протоколы, инструкции, регламенты, докладные записки (рапорты), служебные и объяснительные записки, акты, заявки, сводки и т.д.).
329. Подготовка и регистрация внутренних документов осуществляется в порядке, установленном настоящей Инструкцией для регистрации отправляемых документов (составление, оформление проекта документа, согласование, подписание, регистрация, направление адресату), исполнение осуществляется в порядке, предусмотренном для поступающих документов (прием, рассмотрение, резолюция, направление исполнителю).
330. Приказы (распоряжения, указания) органа наркоконтроля, протоколы заседаний коллегии органа наркоконтроля, совещаний у руководства органа наркоконтроля регистрируются в порядке, установленном настоящей Инструкцией, в УД 1 Департамента ФСКН России либо секретариате, РСП соответствующего территориального органа или подразделения ФСКН России.
331. Передача внутренних документов осуществляется между подразделениями только через соответствующие секретариаты, РСП.
332. Докладные записки (рапорты) на имя руководства органа наркоконтроля с результатами их рассмотрения в обязательном порядке доводятся до лиц, подписавших указанный документ.
333. Учет и хранение распорядительных документов ведется централизованно на обособленном участке, в секретариате, РСП. Их регистрация осуществляется в переходящем Журнале учета распорядительных документов (форма 42). Нумерация ежегодно начинается с первого номера.
334. Хранение, систематизация и выдача для использования в оперативно-служебной деятельности органов наркоконтроля копий нормативных правовых и иных актов Российской Федерации, нормативных правовых и иных актов субъектов Российской Федерации после регистрации и доклада руководству ФСКН России, а также копий ведомственных и межведомственных нормативных правовых и иных актов ФСКН России в контрольном состоянии, в том числе соглашений (договоров, протоколов) долговременного действия, осуществляется фондом Договорно-правового управления Международно-правового департамента ФСКН России в порядке, установленном нормативными правовыми актами ФСКН России.
335. Распорядительные документы выдаются сотрудникам, государственным служащим, работникам органов наркоконтроля во временное пользование. Выдача производится под расписку в Карточке выдачи (форма 24). При необходимости дополнительно на каждого исполнителя может заводиться Лицевая карточка учета выдачи распорядительных документов (форма 34).
336. Дела с подлинниками нормативных правовых актов ФСКН России, актов подразделений ФСКН России, территориальных органов и организаций ФСКН России, а также подлинные экземпляры отдельных актов могут выдаваться сотрудникам, государственным служащим, работникам органов наркоконтроля в исключительных случаях и только с письменного разрешения руководства органа наркоконтроля, которое оформляется в произвольной форме и приобщается к делу по организации делопроизводства в органе наркоконтроля.
337. Ознакомление с распорядительными документами производится под расписку на специальном листе ознакомления. Листы ознакомления хранятся с распорядительными документами. Контроль за доведением распорядительных документов до подчиненных сотрудников, государственных служащих и работников возлагается на соответствующих должностных лиц по письменному указанию руководства ФСКН России, подразделений ФСКН России и их структурных подразделений, а также руководства территориальных органов, организаций ФСКН России и их структурных подразделений.
338. В территориальных органах и организациях ФСКН России разрешается снятие копий с несекретных распорядительных документов ФСКН России, в том числе имеющих пометку «Для служебного пользования». Количество необходимых экземпляров копий определяет начальник территориального органа и организации ФСКН России.
339. В случае если дела с первыми и вторыми экземплярами нормативных правовых актов ФСКН России, актов органов наркоконтроля сданы в оперативный архив, то дополнительные экземпляры изготавливаются оперативным архивом, осуществляющим их хранение, а нормативных правовых актов ФСКН России — Центральным оперативным архивом ФСКН России.
340. Для обеспечения оперативного поиска распорядительных документов и эффективного использования при принятии решений информации, содержащейся в них, создаются и ведутся, в том числе с использованием средств вычислительной техники, картотеки или классификационные справочники.
341. В органе наркоконтроля ведется контрольный экземпляр каждого изданного правового акта с внесенными изменениями и с указанием реквизитов нормативных правовых актов, которыми они внесены.
342. Подлинные (первые) и вторые экземпляры нормативных правовых актов ФСКН России, актов подразделений ФСКН России, территориальных органов и организаций ФСКН России систематизируются в отдельных делах в порядке их номеров по годам и разделам регистрации в РКФ.
Остальные экземпляры изданных или экземпляры полученных распорядительных документов систематизируются в папках-регистраторах (скоросшивателях) в порядке их номеров по годам и разделам регистрации в РКФ. Секретные и несекретные распорядительные документы формируются отдельно.
343. Подлинные (первые) экземпляры и вторые экземпляры всех нормативных правовых актов ФСКН России, актов подразделений ФСКН России, территориальных органов и организаций ФСКН России подлежат направлению на хранение в оперативный архив в течение сроков, установленных Перечнем документов, образующихся в процессе деятельности органов по контролю за оборотом наркотических средств и психотропных веществ, с указанием сроков хранения, утвержденным Приказом ФСКН России от 23 марта 2007 г. № 020 (далее — Перечень документов и сроков их хранения).
344. Сдача подлинных (первых) и вторых экземпляров нормативных правовых (правовых) актов ФСКН России, подразделения ФСКН России, территориального органа и организации ФСКН России в соответствующий оперативный архив, осуществляющий их хранение, производится секретариатом, РСП.
345. Копии утративших силу (отмененных) нормативных правовых актов Российской Федерации, относящихся к деятельности органов наркоконтроля, сдаются на хранение в оперативный архив.
346. Подлинные (первые) экземпляры и вторые экземпляры распорядительных документов, подлежащие сдаче в оперативный архив, брошюруются в дела, которые оформляются и учитываются в соответствии с требованиями настоящей Инструкции.
347. Утратившие силу копии распорядительных документов, если они не требуются в дальнейшей работе, копии приказов по личному составу (по ознакомлении с ними), а также лишние копии действующих распорядительных документов (после оставления необходимого их количества) периодически, но не реже одного раза в год сверяются с учетами и уничтожаются в установленном настоящей Инструкцией порядке. В органе наркоконтроля один экземпляр поступившего распорядительного документа, утратившего силу, остается для ведения справочной работы.
348. В случаях износа журналов учета поступивших распорядительных документов (форма 42), а также когда большинство зарегистрированных в них распорядительных документов направлено по предназначению, определено в дела или уничтожено, с разрешения руководителя подразделения ФСКН России, начальника территориального органа и организации ФСКН России может производиться их перерегистрация в новые журналы учета распорядительных документов (форма 42).
Перерегистрация производится лицом, ответственным за учет и хранение распорядительных документов. При этом в новый Журнал учета распорядительных документов (форма 42) переносятся записи в отношении всех экземпляров перерегистрируемого распорядительного документа, в том числе разосланных, определенных в дела или уничтоженных. В предыдущем Журнале учета распорядительных документов (форма 42) делается отметка со ссылкой на новый регистрационный номер. На распорядительных документах прежний регистрационный номер зачеркивается и пишется новый с указанием даты перерегистрации.
349. Проверка правильности перерегистрации распорядительных документов производится комиссией, которая назначается приказом подразделения ФСКН России, территориального органа и организации ФСКН России. При этом проверяются: наличие всех числящихся по учетам распорядительных документов, а также материалы, подтверждающие их рассылку, возврат, уничтожение, и сверяются все записи в предыдущих и новых Журналах учета распорядительных документов (форма 42). Правильность перерегистрации члены комиссии подтверждают записью в новом Журнале учета распорядительных документов (форма 42).
350. Учет и хранение изданий осуществляется библиотекой секретных документов, РСП или сотрудником, государственным служащим, работником, назначенным приказом подразделения ФСКН России, территориального органа и организации ФСКН России.
351. Учет и хранение изданий, относящихся к работе какого-либо одного подразделения, может осуществляться в этом подразделении.
Издания изготавливаются в необходимом количестве экземпляров и направляются в те органы наркоконтроля, которым они необходимы.
352. Титульный лист издания оформляется согласно форме 70. Проекты изданий регистрируются в установленном порядке в Журнале учета исходящих документов (форма 27).
353. После соответствующего утверждения издания регистрируются в Журнале учета изданий (форма 54) (журнал ведется как переходящий). В РКФ, где был зарегистрирован проект издания, производится отметка со ссылкой на присвоенный ему номер по Журналу учета изданий (форма 54). Нумерация ведется по нарастающей.
354. Издания рассматриваются соответствующим секретариатом, РСП на предмет соответствия требованиям настоящей Инструкции.
355. Подготовленные и поступившие издания (в том числе дополнительно размноженные или поступившие) регистрируются за одним номером в Журнале учета изданий (форма 54) с перечислением, при необходимости, каждого номера экземпляра отдельно в графе 8 указанного Журнала.
356. Нумерация дополнительно изготовленных экземпляров производится с учетом количества ранее изготовленных экземпляров данного издания.
357. Нумерация издания, изготовленного в УД 1 Департамента ФСКН России, типографии, начинается, как правило, с первого экземпляра.
358. На обложке и титульном листе каждого экземпляра издания проставляется гриф (пометка) ограничения доступа к документу (при наличии), номер по Журналу учета изданий (форма 54) и номер экземпляра. Страницы (листы) издания нумеруются. На обороте титульного листа указывается общее количество страниц (листов) издания и количество листов пронумерованных вставок.
359. Расчет рассылки издания подписывается в ФСКН России руководством подразделения ФСКН России — исполнителя или его структурного подразделения, в территориальном органе, организации ФСКН России — руководством территориального органа, организации ФСКН России.
360. Об отправке и возвращении изданий в Журнале учета изданий (форма 54) делаются отметки со ссылкой на номера и даты сопроводительных писем или реестров, при которых издания направлены или возвращены.
361. При направлении в один и тот же адрес нескольких экземпляров изданий, не подлежащих возврату, в РКФ напротив этих экземпляров разрешается делать одну общую запись об их направлении.
362. При направлении изданий, подлежащих возврату, на самом издании производится запись: «Подлежит возврату».
363. Если издание поступило с сопроводительным письмом, то сопроводительное письмо учитывается в РКФ входящих документов и передается под расписку сотруднику, государственному служащему, работнику, осуществляющему регистрацию изданий, при этом в графе «Наименование или краткое содержание документа» Журнала учета входящих документов (форма 27) производится запись: «Сопроводительное письмо к изданиям».
Если поступившие издания при одном сопроводительном письме передаются на регистрацию в разные подразделения органа наркоконтроля, то каждое из них в РКФ входящих документов записывается отдельной строкой и передается под расписку сотруднику, государственному служащему, работнику, ответственному за учет изданий. Сопроводительное письмо в этом случае передается с первым приложением.
364. Поступившие издания передаются сотруднику, государственному служащему, работнику, ответственному за учет изданий, под роспись в Пакетно-контрольном журнале (форма 40), в Реестре на корреспонденцию (форма 67), с которым поступило издание.
365. Регистрационный номер по Журналу учета изданий (форма 54) проставляется на обложке и титульном листе издания и переносится в РКФ учета входящих документов или в Пакетно-контрольный журнал (форма 40), в Реестр на корреспонденцию (форма 67).
366. Передача изданий на доклад и в пользование производится только после их регистрации в Журнале учета изданий (форма 54) под роспись в Карточке выдачи (форма 24).
367. С целью выявления не имеющих практической и исторической ценности изданий приказом подразделения ФСКН России, территориального органа, организации ФСКН России назначается комиссия. По итогам работы комиссии издания, признанные не имеющими практической и исторической ценности, а также издания, не подлежащие возврату, уничтожаются в установленном порядке.
368. Перерегистрация изданий в новых журналах учета изданий (форма 54) осуществляется в соответствии с требованиями настоящей Инструкции по перерегистрации распорядительных документов.
369. Для обеспечения оперативного поиска изданий и эффективного их использования создаются и ведутся, в том числе с использованием САД, картотеки или классификационные справочники.
370. Протокол совещания — документ информационного характера, предназначенный для фиксации хода рассмотрения вопросов и принятия решений на коллегиях во время совещания, совещательных, координационных, экспертных органов и других совещаниях.
Порядок подготовки и проведения оперативных совещаний определяется отдельным нормативным правовым актом ФСКН России.
371. Протокол совещания составляется на основании записей, произведенных во время совещания, представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и других материалов.
В органах наркоконтроля протоколы могут издаваться в полной или краткой форме, при которой опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение.
372. Текст полного протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной. В вводной части указываются инициалы, фамилии председателя, секретаря, присутствовавших на заседании, и, при необходимости, лиц, приглашенных на совещание. Если количество присутствующих превышает 15 человек, в вводной части протокола делается ссылка на список, являющийся неотъемлемой частью протокола, например:
Присутствовали: 25 чел. (список прилагается).
373. Если в совещании принимают участие представители разных органов государственной власти и организаций, указывается место работы и должность каждого лица. Многострочные наименования должностей присутствующих лиц печатаются через один межстрочный интервал.
374. Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня, содержащей перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости, с указанием докладчика по каждому рассматриваемому вопросу. Вопросы повестки дня формулируются с предлогом «О» («Об»), печатаются от границы левого поля и нумеруются арабскими цифрами.
Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:
375. Основное содержание докладов и выступлений включается в текст протокола или прилагается к нему в виде отдельных материалов; в последнем случае в тексте протокола делается отметка: «Текст выступления прилагается». Постановление (решение) в текст протокола вносится полностью в той формулировке, которая была принята на заседании; при необходимости приводятся итоги голосования: «За — ___, против — ___, воздержалось — ___».
Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего решения.
376. Текст краткого протокола также состоит из двух частей. В вводной части указываются инициалы и фамилии председательствующего (председателя), секретаря, а также инициалы и фамилии присутствовавших лиц.
Слово «Присутствовали» печатается от границы левого поля, подчеркивается, после слова ставится двоеточие. Ниже печатаются наименования должностей присутствующих, а справа от наименования должностей присутствующих — их инициалы и фамилии. Наименования должностей могут указываться обобщенно, например:
Присутствовали: Заместитель Министра экономического
развития Российской Федерации И.О. Фамилия
Заместители руководителя Росархива И.О. Фамилия
Список отделяется от основной части протокола сплошной чертой. В основной части протокола указывается номер вопроса в соответствии с повесткой дня, содержание вопроса и принятые решения.
Наименование вопроса нумеруется римской цифрой и начинается с предлога «О» («Об»), печатается центрованно размером шрифта № 15 и подчеркивается одной чертой ниже последней строки на расстоянии не более одного интервала. Под чертой указываются фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса. Фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал.
Затем указывается принятое по вопросу решение.
Протокол подписывается председательствующим на совещании. Датой протокола является дата совещания.
377. Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний коллегии, протоколы координационных, экспертных советов и др. органов. Протоколы совместных совещаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании.
Номера решений, принятых на совещаниях, состоят из номера протокола, номера рассматриваемого вопроса в повестке дня и порядкового номера решения в пределах вопроса.
К номерам протоколов и решений могут прибавляться буквенные коды в соответствии с поисковой системой, принятой в органах наркоконтроля.
378. Копии протоколов, при необходимости, рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с расчетом рассылки; расчет рассылки составляет и подписывает руководитель подразделения органа наркоконтроля, подготовившего протокол. Копии протоколов заверяются печатью секретариата, РСП.
Принятые решения могут доводиться до исполнителей в виде выписок из протоколов, которые оформляются на соответствующем бланке и заверяются печатью секретариата, РСП.
379. Протоколы печатаются на бланке протокола или стандартном листе бумаги формата А4 и имеют следующие реквизиты:
наименование органа наркоконтроля;
вид документа — ПРОТОКОЛ (если протокол оформляется на бланке протокола или стандартном листе бумаги, слово П Р О Т О К О Л печатается прописными буквами вразрядку, полужирным шрифтом размером № 17 и выравнивается по центру);
вид заседания, совещания — отделяется от предыдущего реквизита двумя межстрочными интервалами, печатается полужирным шрифтом через один интервал и выравнивается по центру (например: оперативного совещания у руководителя Следственного департамента);
место проведения заседания, совещания — указывается (при необходимости), у кого проводится совещание или в каком месте; печатается через два межстрочных интервала после реквизита «вид заседания, совещания», отделяется от него линейкой и выравнивается по центру;
дата и номер протокола. Дата оформляется словесно-цифровым способом и печатается через два межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита; номер протокола обозначается арабскими цифрами, может включать буквенные индексы.
Основная часть протокола печатается через 1,5 межстрочных интервала.
Подпись отделяется от текста тремя межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилия).
Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через один межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки.
Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. Последняя буква фамилии в расшифровке подписи ограничивается правым полем.
380. Особенности подготовки, учета и хранения гражданско-правовых договоров (государственных контрактов) определяются нормативными правовыми актами Российской Федерации и ФСКН России.
381. Обработка и учет иностранной корреспонденции осуществляется в порядке, установленном настоящей Инструкцией для регистрации поступивших и отправляемых документов. Особенности обращения с иностранной корреспонденцией определяются отдельным нормативным правовым актом ФСКН России.
382. Поступающая из-за рубежа корреспонденция по вопросам развития международного сотрудничества ФСКН России с компетентными органами иностранных государств и международными организациями регистрируется и докладывается директору ФСКН России или его заместителям в порядке, установленном настоящей Инструкцией. При необходимости перед докладом корреспонденции организуется ее перевод на русский язык. Перевод документа регистрируется за тем же номером, что и поступивший документ.
383. Корреспонденция после рассмотрения руководством ФСКН России передается в подразделения ФСКН России в соответствии с указаниями по исполнению документа.
384. Направляемая за рубеж корреспонденция подготавливается и регистрируется в порядке, установленном настоящей Инструкцией для исходящих документов, представляется в установленном порядке на доклад директору ФСКН России или его заместителям, а затем передается для организации отправки в порядке, установленном нормативными правовыми актами ФСКН России.
385. Документы, направляемые в адрес иностранных организаций и граждан, подписываются директором ФСКН России, заместителями директора ФСКН России и иными должностными лицами, которым данное право предоставлено нормативными правовыми актами ФСКН России.
386. Отправка международной корреспонденции:
доставка служебных отправлений до адресатов, расположенных в столицах государств — участников Содружества Независимых Государств, осуществляется Государственной фельдъегерской службой Российской Федерации по действующим маршрутам Межправительственной фельдъегерской связи;
доставка международной корреспонденции в страны дальнего зарубежья осуществляется Департаментом дипломатическо-курьерской связи Министерства иностранных дел Российской Федерации (далее — ДДКС) согласно ежемесячному графику приема и отправки дипломатической почты. При этом подготовленная к отправке международная корреспонденция должна соответствовать следующим требованиям ДДКС:
дипломатическая почта отправляется в двойных конвертах;
адрес получателя и отправителя корреспонденции (печатается на русском и английском языках), номер документа, гриф секретности (заверяется печатью подразделения и подписью конвертовавшего с расшифровкой фамилии), номер бланка отправки ДДКС МИД России (по предварительному согласованию с УД 1 Департамента ФСКН России) печатаются на листе бумаги, который приклеивается на конверт, либо печатаются на конверте.
387. Решение о направлении документов с пометкой «Для служебного пользования» в рамках международной переписки принимается директором ФСКН России, первым заместителем директора ФСКН России или заместителями директора ФСКН России в соответствии с распределением обязанностей. В территориальном органе ФСКН России — начальником территориального органа ФСКН России.
388. Учет объемов документооборота ведется в целях совершенствования организации работы с документами и расчета оптимальной численности сотрудников, государственных служащих, работников, занятых в делопроизводстве.
Учет и анализ объема документооборота организуют и проводят УД 1 Департамента ФСКН России, секретариаты, РСП, по результатам которого составляется отчет об объеме документооборота по формам, утвержденным нормативным правовым актом ФСКН России.
Руководители подразделений ФСКН России, начальники территориальных органов, организаций ФСКН России обязаны принимать меры по сокращению излишней переписки.
389. УД 1 Департамента ФСКН России обобщает результаты анализа документооборота и при необходимости докладывает руководству ФСКН России вместе с предложениями по совершенствованию работы с документами.
390. Анализ объемов документооборота, структуры документопотоков и содержания документов, поступающих в орган наркоконтроля и создаваемых им, ведется в целях рационального распределения документопотоков, повышения исполнительской дисциплины, качества и эффективности принимаемых решений.
391. Данные о количестве документов обобщаются, анализируются секретариатом, РСП и представляются руководству органа наркоконтроля в установленном порядке в виде справок (сводок, отчетов) статистического и аналитического характера.
392. Учет количества документов проводится по регистрационным данным РКФ, САД в местах регистрации документов.
393. За единицу учета количества документов принимается экземпляр документа (подлинник или копия, если это единственный экземпляр документа). Экземпляры (копии) документа, получаемые в результате копирования или тиражирования документа, в объеме документооборота не учитываются.
394. Учет копируемых и тиражируемых документов может вестись отдельно по учетным данным копировально-множительного бюро.
395. При учете исходящих документов сопроводительное письмо и прилагаемые к нему документы принимаются за один документ.
396. В целях обеспечения оперативного поиска документов по их видам и содержанию, обеспечения их учета и сохранности производится классификация документов в делопроизводстве. Классификация документов закрепляется в номенклатуре дел (форма 38).
397. Номенклатура дел является основой формирования документального фонда органа наркоконтроля. Документальный фонд органа наркоконтроля — совокупность документов, образующихся в процессе его деятельности. Документальный фонд органа наркоконтроля составляют документы, созданные в органе наркоконтроля и полученные им в результате взаимодействия с другими органами управления, организациями и гражданами.
398. В подразделениях ФСКН России, территориальных органах и организациях ФСКН России составляется единая номенклатура дел для секретных и несекретных документов, в том числе электронных.
При формировании номенклатуры дел в наименовании электронного дела указывается, что дело ведется в электронном виде.
399. Вновь созданные подразделение ФСКН России, территориальный орган, организация ФСКН России в месячный срок разрабатывают номенклатуру дел.
400. Методическую помощь секретариатам подразделений ФСКН России при составлении номенклатуры дел оказывают Центральный оперативный архив ФСКН России и Центральная экспертная комиссия ФСКН России.
401. Номенклатура подразделения ФСКН России составляется и подписывается начальником секретариата соответствующего подразделения ФСКН России, согласовывается с Отделом регистрации и архивных фондов Организационно-административного департамента ФСКН России (далее — ОРАФ), Центральной экспертной комиссией ФСКН России и утверждается руководителем соответствующего подразделения ФСКН России.
402. В территориальном органе, организации ФСКН России РСП на основании номенклатур дел структурных подразделений территориального органа, организации ФСКН России составляет сводную номенклатуру дел.
403. Номенклатура дел структурных подразделений территориального органа, организации ФСКН России составляется сотрудником, государственным служащим, работником делопроизводства, подписывается начальником соответствующего структурного подразделения, согласовывается с РСП, оперативным архивом территориального органа ФСКН России и не позднее 15 ноября текущего года направляется в РСП территориального органа, организации ФСКН России по месту их нахождения для составления сводной номенклатуры.
404. В управлениях аппарата ГАК по федеральным округам сводная номенклатура дел подписывается сотрудником делопроизводства, направляется для согласования в РСП, оперативный архив территориального органа ФСКН России по месту его нахождения до 15 ноября текущего года и утверждается начальником соответствующего управления аппарата ГАК по федеральному округу.
405. Сводная номенклатура дел территориального органа и организации ФСКН России подписывается начальником РСП, согласовывается с оперативным архивом, экспертной комиссией территориального органа, организации ФСКН России (по их месту нахождения) и утверждается начальником соответствующего территориального органа, организации ФСКН России.
406. После утверждения сводной номенклатуры дел начальник РСП направляет в структурные подразделения территориального органа, организации ФСКН России номенклатуры дел структурных подразделений, имеющих самостоятельное делопроизводство.
407. Изменения и дополнения в сводную номенклатуру дел вносятся по согласованию с начальником РСП. Внесенные изменения в конце года, перед закрытием номенклатуры, согласовываются с экспертной комиссией территориального органа и организации ФСКН России и оперативным архивом (для подразделений ФСКН России — соответственно с Центральной экспертной комиссией и Центральным оперативным архивом ФСКН России).
408. По окончании года структурные подразделения, входящие в состав подразделения ФСКН России, территориального органа или организации ФСКН России, имеющие самостоятельное делопроизводство, вносят в соответствующую номенклатуру дел все необходимые данные и направляют ее в секретариат, РСП, а копия номенклатуры дел остается и хранится в деле структурного подразделения.
409. В секретариате, РСП поступившие номенклатуры дел структурных подразделений территориального органа, организации ФСКН России приобщаются в отдельное дело с единой номенклатурой.
410. В номенклатуру дел включаются все дела органа наркоконтроля. Дела систематизируются по степени важности и взаимосвязанности включенных в них документов. Помимо дел, в номенклатуру вносятся журналы инвентарного учета журналов, картотек и законченных производством дел (форма 28), журналы учета журналов и картотек (форма 28).
411. Названиями разделов сводной номенклатуры дел территориального органа и организации ФСКН России являются названия их структурных подразделений.
412. Графы номенклатур дел заполняются следующим образом.
413. В графе 1 проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в органе наркоконтроля цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 12-15, где 12 — обозначение структурного подразделения, 15 — порядковый номер заголовка дела по номенклатуре. Для переходящих дел индекс сохраняется.
414. В графу 3 включаются заголовки дел (томов, частей).
415. Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.
416. Заголовок приложения к делу, сформированному в отдельный том, должен соответствовать заголовку помещенного в этот том документа.
417. Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию.
418. Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.
419. В графе 10 указываются срок хранения дела, номера статей по перечню.
420. В графе 15 проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах (например, переходящее с 2004 г.), о передаче дел в другой орган наркоконтроля для продолжения и др.
421. В номенклатуру включаются все вновь заводимые дела, а также дела, поступившие из других органов наркоконтроля для продолжения их ведения. Журналы и картотеки включаются в Журнал учета журналов и картотек (форма 28). Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера. Для регистрации последующих томов журналов предусматриваются свободные места в Журнале учета журналов и картотек (форма 28).
422. Переходящие дела включаются в номенклатуру каждого года в течение всего периода, необходимого для их полного завершения, за номерами, которые были им присвоены при заведении. По каждому из них под заголовком в скобках указывается: «Переходящее, ведется с 20__ г.».
423. Если в текущем году переходящее дело состояло из двух и более томов, то в номенклатуру следующего года последовательно включаются все тома. При этом каждый из них записывается отдельной строкой.
424. Вторые и последующие тома дел включаются в номенклатуру по мере окончания ведения предыдущих. Для этого в номенклатуре предусматриваются свободные места. Вторые и последующие тома журналов включаются в Журнал учета журналов и картотек (форма 28) по мере окончания ведения предыдущих за тем же номером. Одновременное заведение нескольких томов номенклатурных дел или журналов запрещается.
425. Дела комиссий включаются в номенклатуру органа наркоконтроля, при котором они созданы.
426. По делам, журналам и картотекам, которые по каким-либо причинам в течение года не велись, в номенклатуре (Журнале учета журналов и картотек формы 28) делаются соответствующие записи, например: «Документы в дело не поступали» («Журнал не заводился»), которые удостоверяются подписями сотрудника, государственного служащего, работника секретариата, РСП и сотрудника, государственного служащего, работника, ответственного за ведение дел, журналов, картотек.
427. Ведение дел, журналов и картотек, не учтенных в установленном порядке, запрещается.
428. Заголовки дел в номенклатуре должны кратко и четко отражать состав и содержание документов, которые предполагается группировать в дела.
429. В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, справки, списки, доклады и другие документы).
Документы (планы, справки, доклады, заключения) о проведении служебных проверок В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.
Переписка с правоохранительными органами по вопросам оперативно-розыскной деятельности
В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним.
Переписка с ГУВД по Московской области по вопросам оперативно-розыскной деятельности
В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты).
Годовые отчеты УФСКН России по Московской области по организации и ведению оперативно-розыскной деятельности
430. Заголовки дел «Оперативная (общая) переписка», «Переписка по общим вопросам», «Руководящие материалы» и аналогичные не допускаются.
431. Сроки хранения дел, журналов и картотек определяются в соответствии с Перечнем документов и сроков их хранения, а также Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 г. № 558.
432. По окончании года в номенклатуре делаются отметки о постановке дел на инвентарный учет по Журналу инвентарного учета журналов, картотек и законченных производством дел (форма 28) или перенесении их в номенклатуру следующего года и итоговая запись, заверенная подписью лица, ответственного за ведение номенклатуры.
433. По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).
434. Дела формируются в структурных подразделениях органов наркоконтроля.
435. Исполненные и законченные делопроизводством документы должны в 10-дневный срок сдаваться исполнителем в секретариат, РСП для приобщения в соответствующее дело или передачи лицу, ответственному за ведение дела, для последующего приобщения в дело. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяется исполнителем или руководством структурного подразделения в соответствии с номенклатурой дел.
436. Контроль за правильным формированием дел осуществляется секретариатом, РСП.
437. Оперативный архив оказывает методическую помощь в формировании и оформлении дел в делопроизводстве.
438. Номенклатурные дела формируются по следующим признакам:
тематическому — по содержанию документов (теме, вопросу);
номинальному — по видам документов (акты, приказы и другие документы);
корреспондентскому — группируется переписка с одним или несколькими органами наркоконтроля, ведомствами.
Указанные признаки могут быть дополнены и сочетаться между собой.
439. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила: помещать в дело только исполненные и правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения; помещать в дела ксерокопии факсограмм, телефонограммы на общих основаниях; в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; по объему дело не должно превышать 250 листов. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением «т. 1», «т. 2» и т.д.
440. Документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.
441. Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.
442. В отдельные дела по хронологии, в зависимости от вида документов, формируются копии федеральных конституционных законов, федеральных законов, актов Президента Российской Федерации, актов Правительства Российской Федерации и выписки из соответствующих протоколов заседаний Правительства Российской Федерации, координационных и совещательных органов под председательством Председателя Правительства Российской Федерации, одного из заместителей Председателя Правительства Российской Федерации или Руководителя Аппарата Правительства Российской Федерации — заместителя Председателя Правительства Российской Федерации.
443. Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.
444. Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.
445. Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.
446. Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты и другие документы группируются отдельно от проектов.
447. Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.
448. Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.
449. Документы с ограничительной пометкой «Лично» при необходимости могут приобщаться в номенклатурные дела в опечатанном пакете, на котором указывается наименование и номер документа, в скобках — входящий номер, пометка «Для служебного пользования», номер экземпляра, количество листов, фамилия лица, конвертовавшего документ, и делается запись, с чьего разрешения можно знакомиться с этим документом. Документ вносится в опись дела, а номера страниц выносятся на пакет.
450. Листы согласования документов, а также листы с указаниями по исполнению документа заносятся во Внутреннюю опись (форма 43) отдельной строкой, нумеруются и подшиваются в дело вместе с документами.
451. Ведение и хранение дел с наиболее важными документами (планы и отчеты о работе, сообщения в органы государственной власти и другие) поручается сотрудникам, государственным служащим, работникам, имеющим к ним непосредственное отношение.
452. В случае если в деле (томе) имеются документы с пометкой «Для служебного пользования», то делу (тому) присваивается пометка «Для служебного пользования».
453. Дела подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дела — подготовка дела к хранению, которая включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению Итоговой заверительной надписи (форма 44а). Оформление дел проводится при методической помощи и под контролем оперативного архива.
454. Оформление обложек номенклатурных дел (формы 68, 68а) и журналов осуществляют сотрудники, государственные служащие, работники секретариата, РСП.
455. Оформленные обложки дел и журналы после регистрации выдаются исполнителям к началу календарного года под расписку в номенклатуре дел. В таком же порядке выдаются оформленные обложки и журналы для ведения последующих томов. В обложку помещается Внутренняя опись документов (форма 43).
456. При заведении журнала на оборотной стороне последнего пронумерованного листа делается запись о количестве пронумерованных в нем листов, заверенная сотрудником, государственным служащим, работником секретариата, РСП и скрепленная печатью «Для пакетов».
457. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (сдаваемые на хранение в оперативный архив) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: оформление обложки дела по установленной форме; нумерацию листов в деле; составление листа-заверителя дела; составление внутренней описи документов дела; подшивку и переплет дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.
458. Обложка дела постоянного, временного (сдаваемые на хранение в оперативный архив) хранения и по личному составу оформляется по форме 68а. На обложке дела указываются реквизиты: наименование органа наркоконтроля; наименование структурного подразделения органа наркоконтроля; индекс дела; заголовок дела; дата дела (тома); количество листов в деле (томе); срок хранения дела; архивный шифр дела.
459. Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом: полное наименование органа наркоконтроля, в именительном падеже, с указанием в скобках после полного наименования официально принятого сокращенного наименования; наименование в соответствии с утвержденной структурой структурного подразделения органа наркоконтроля; индекс дела — проставляется цифровое обозначение дела по номенклатуре; заголовок дела — переносится из номенклатуры; дата дела — указывается год заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также дел, состоящих из нескольких томов, являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами.
460. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа-заверителя и внутренней описи, нумеруются. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз, цифры проставляются в правом верхнем углу листа. Лист внутренней описи нумеруется отдельно.
461. Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.
462. Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, являющиеся самостоятельными листами в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.
463. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.
464. Лист любого формата, пришитый за один край, нумеруется как один лист; сложенный и пришитый за середину изгиба — как два.
465. Если при нумерации листов были допущены пропуски, нумерация листов не исправляется. При этом на непронумерованных листах ставится номер предыдущего пронумерованного листа с прибавлением индекса «а», «б», «в» и т.д. Если на очередном листе был проставлен внеочередной номер, то исправления в нумерацию также не вносятся.
466. Если при объединении или разъединении дела меняется нумерация листов, то прежние номера не затушевываются, а перечеркиваются и проставляются новые номера.
467. Обо всех ошибках, допущенных при нумерации листов дела (тома), производятся записи во внутренней описи, в Итоговой заверительной надписи (форма 44а) в конце дела, а также в РКФ.
468. После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела на отдельном листе-заверителе, в журнале — на чистом листе после окончания записей с указанием количества использованных листов и регистрационных номеров, а в картотеке — на отдельной чистой карточке с проставлением печати «Для пакетов».
469. В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и другие).
470. Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью.
471. Если в деле (журнале, картотеке) содержатся листы (карточки) с прибавлением к номеру индекса или имеются некоторые особенности в физическом состоянии отдельных документов (листов, карточек), это оговаривается в заверительной надписи.
472. Реквизит «срок хранения дела» переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры после сверки его со сроком хранения, указанным в Перечне документов и сроков их хранения.
473. На делах постоянного хранения пишется: «Хранить постоянно».
474. Архивный шифр дела (номера фонда, описи, дела) на обложках дел постоянного хранения проставляется в оперативном архиве.
475. По окончании года в надписи на обложках дел (формы 68, 68а), журналов, картотек вносятся необходимые уточнения, проверяется соответствие грифа (пометки) ограничения доступа к документам, указанного на обложке, степени секретности документов, находящихся в деле, и сведениям, изложенным в журнале, картотеке, и при их несоответствии проставляется новый гриф (пометка). Если название органа наркоконтроля или его структурного подразделения изменилось, на обложке дописывается новое название. При наличии в деле документов за более ранние годы, чем год ведения дела, под датой делается запись: «Имеются документы за _____ год».
476. Для учета документов на отдельном листе составляется Внутренняя опись документов дела (форма 43), которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К Внутренней описи документов дела составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.
477. Изъятие документов из дела, находящихся на текущем хранении в структурном подразделении, допускается только с разрешения начальника подразделения, в котором ведется это дело, с обязательным оставлением в деле заверенной копии изъятого документа или Справки-заместителя (форма 44).
478. Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается с разрешения начальника подразделения, в котором ведется это дело, с обязательным оставлением в деле заверенной копии изъятого документа или акта о причинах выдачи подлинника.
479. На обороте копии, помещенной в дело вместо изъятого документа, указывается: кто дал разрешение об изъятии документа, с какой целью он изъят, когда и куда направлен или как учтен и где находится.
480. При разобщении дела справки-заместители не составляются, а отметки о местонахождении изъятых документов производятся в описи разобщенного дела.
481. При изъятии документов из переходящих дел, не законченных производством, справки-заместители также не составляются. При этом изъятые документы перерегистрируются. Во внутренней описи этого дела по каждому изъятому документу производится отметка с указанием его нового регистрационного номера и даты, а также даты и номера акта об уничтожении. Отметка заверяется подписью сотрудника, государственного служащего, работника, изъявшего документ.
482. При изъятии документов из дела исправление общего количества листов не производится.
483. Для выдачи дел заводится Карточка выдачи (форма 24), которая хранится в конверте, приклеенном к внутренней стороне обложки, и сдается в оперативный архив вместе с делом. При сдаче в оперативный архив она подшивается, вносится во внутреннюю опись дела ниже итоговой записи, но не нумеруется и листом дела не считается.
484. Выданное для работы дело подлежит возврату в тот же день. Сотрудник, государственный служащий, работник, выдавший дело, обязан проследить за своевременным его возвратом и, принимая дело, в присутствии сдающего проверить наличие подшитых в нем документов.
485. Дела, ведущиеся с использованием папок-регистраторов, в пользование не выдаются, при необходимости исполнителям могут выдаваться только отдельные документы по Карточке выдачи (форма 24).
486. В тех случаях, когда сотруднику, государственному служащему, работнику необходимо ознакомиться только с отдельными документами дела, ознакомление с ними производится в присутствии сотрудника, государственного служащего, работника, который ведет или хранит это дело, под роспись в Карточке выдачи (форма 24).
487. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.
488. В течение года дела допускается хранить в папках-регистраторах (скоросшивателях). Дела заводятся на один календарный год. Исключение составляют переходящие дела (дела, в которых объединяются документы по вопросам, требующим решения в течение нескольких лет или обобщения и использования в комплексе).
489. При передаче дела (тома) для ведения другому сотруднику, государственному служащему, работнику в конце внутренней описи делается соответствующая заверительная надпись. Сотрудник, государственный служащий, работник, получивший дело (том), расписывается с проставлением даты в соответствующих РКФ.
490. При возобновлении ведения дела (тома) нумерация его листов продолжается в нарастающем порядке.
491. Изъятие внутренних описей из дел, их пересоставление и перенумерация листов дела запрещается. При объединении нескольких дел или разобщении материалов дела могут составляться новые описи, в которые вносятся все документы, подшитые в дела. При этом старые описи с отметками о новом местонахождении документов вносятся в новые и подшиваются в объединенное дело.
492. В делах с реестрами на отправленную (поступившую) корреспонденцию описи разрешается не вести. По окончании ведения этих дел на специально подшитом листе или на внутренней стороне обложки дела указывается количество находящихся в деле документов и листов. Итоговая надпись подписывается и датируется сотрудником, государственным служащим, работником, который вел дело. При поступлении в дело дополнительных материалов производится новая итоговая запись.
493. По окончании года все номенклатурные дела, журналы (кроме переходящих) оформляются в порядке, установленном настоящей Инструкцией, и регистрируются (берутся на инвентарный учет) в переходящем Журнале инвентарного учета журналов, картотек и законченных производством дел (форма 28). Эта работа должна быть завершена не позднее I квартала года, следующего за годом окончания ведения дел.
494. Инвентарные номера по годам не подразделяются, а продолжаются в нарастающем порядке. Каждый том дела, журнала регистрируется за отдельным номером. На учет берутся одновременно все тома законченного производством дела, журнала (после окончания ведения последнего тома).
495. Дела, которые заканчиваются производством или направляются в другой орган наркоконтроля до окончания календарного года, ставятся на инвентарный учет сразу же при их закрытии.
496. О постановке дел на инвентарный учет в номенклатуре дел производится отметка со ссылкой на присвоенные им инвентарные номера, которые проставляются также на обложке дел, журналов и титульных листах картотек.
497. Законченные производством дела, журналы и картотеки в течение установленного срока (до сдачи в оперативный архив или уничтожения) хранятся непосредственно у исполнителей в подразделениях, если иной порядок не определен актом органа наркоконтроля.
498. Подготовка документов к передаче на хранение в оперативные архивы включает работу секретариатов, РСП по проведению экспертизы ценности документов, формированию и оформлению дел, составлению описей дел и актов об уничтожении дел и документов.
499. Экспертиза ценности документов в органах наркоконтроля проводится при составлении номенклатуры, в процессе формирования дел и проверки правильности отнесения документов к делам, а также при подготовке дел к передаче на постоянное хранение в соответствующий государственный архив.
500. Ответственность за правильность формирования дел возлагается на лиц, ответственных за их ведение, и начальников структурных подразделений, по направлениям деятельности которых ведутся эти дела.
501. Для организации и проведения экспертизы ценности документов создается постоянно действующая Центральная экспертная комиссия ФСКН России (далее — ЦЭК ФСКН России) и экспертные комиссии территориальных органов ФСКН России (далее — ЭК), при необходимости в организациях ФСКН России, подразделениях ФСКН России, структурных подразделениях территориальных органов ФСКН России, управлениях аппарата ГАК по федеральным округам могут создаваться экспертные комиссии, работающие под методическим руководством ЦЭК ФСКН России.
502. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в структурных подразделениях органов наркоконтроля сотрудниками, государственными служащими, работниками секретариатов, РСП совместно с ЦЭК, ЭК под непосредственным методическим руководством соответствующего оперативного архива.
503. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор дел постоянного и временного (сдаваемые на хранение в оперативный архив) хранения для передачи в оперативные архивы; отбор документов временного хранения и с пометкой «До минования надобности», подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.
504. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании законодательных и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного руководителем Федеральной архивной службы России 6 октября 2000 г., Перечня документов и сроков их хранения и номенклатуры дел органа наркоконтроля.
505. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (сдаваемые на хранение в оперативный архив) хранения и по личному составу, а также акты об уничтожении дел.
506. Сотрудники, государственные служащие, работники секретариатов, РСП проверяют правильность оформления дел при подготовке их к сдаче в оперативный архив. Сдача дел в оперативный архив осуществляется по сдаточным описям в соответствии с Инструкцией о порядке приема, учета, систематизации, хранения и использования архивных документов в оперативных архивах органов по контролю за оборотом наркотических средств и психотропных веществ, утвержденной Приказом ФСКН России от 9 ноября 2009 г. № 048.
507. Документы, в том числе электронные, с истекшими сроками хранения, утратившие практическое значение и не имеющие исторической и иной ценности, подлежат уничтожению.
508. Результаты отбора документов к уничтожению, сроки хранения которых истекли, за соответствующий период времени оформляются актом об уничтожении документов и дел (форма 35) (далее — акт об уничтожении).
509. Дела включаются в акт уничтожения, если установленный срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт (например, законченные в 2004 году дела с 3-летним сроком хранения могут быть включены в акт, составленный не ранее 1 января 2008 года).
510. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению производятся после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период. Указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЦЭК (ЭК) одновременно. Согласованные ЦЭК (ЭК) акты утверждаются начальником органа наркоконтроля.
511. Архивные и законченные производством номенклатурные дела, журналы и картотеки уничтожаются после заключения ЭК и утверждения акта на уничтожение документов и дел.
512. Исключение составляют дела с реестрами, подтверждающими отправку корреспонденции адресатам, дела с сопроводительными письмами к приказам и изданиям, картотеки с карточками, отражающими ход осуществления контроля за исполнением поручений, тематические картотеки на приказы и издания, вспомогательные журналы учета передачи документов.
513. Несекретные документы уничтожаются после получения разрешения начальника (заместителя) подразделения структурного подразделения Департамента ФСКН России, аппарата ГАК, подразделения территориального органа, организации ФСКН России. Разрешение оформляется на первом листе документа.
514. Уничтожение номенклатурных дел, а также документов с пометкой «Для служебного пользования» производится комиссией в составе не менее трех человек из числа лиц, допущенных к работе с соответствующей категорией уничтожаемых документов, и оформляется актом об уничтожении. Отобранные к уничтожению по акту документы и дела хранятся отдельно от других документов, разрывать их до уничтожения запрещается. Производить уничтожение отобранных документов разрешается только после утверждения соответствующих актов.
Непосредственно перед уничтожением комиссия проверяет наличие всех документов, включенных в акт, сверяет их наименования, регистрационные номера и даты, номера экземпляров, количество листов с записями в акте.
515. Уничтожение печатей и штампов с действительным наименованием органа наркоконтроля производится по Акту об уничтожении печатей и штампов (форма 35а).
516. Уничтожение производится в присутствии всех членов комиссии. При выбытии одного из них в состав комиссии назначается новое лицо. Члены комиссии имеют равные права и несут одинаковую ответственность за неправильное составление акта, проверку и полное уничтожение документов (печатей, штампов), включенных в акт.
517. Уничтожение документов (пакетов) производится в расположении органа наркоконтроля путем переработки на бумагорезательных машинах или путем сожжения в специально оборудованных печах, дымоходы которых должны быть перекрыты металлическими сетками.
518. В помещении, где производится уничтожение, могут находиться только члены комиссии и лицо, обслуживающее бумагорезательную машину или печь.
519. По окончании уничтожения члены комиссии должны тщательно осмотреть машину (печь) и лично убедиться, что все документы уничтожены полностью.
520. Уничтожение документов удостоверяется отметкой в акте с указанием, когда и каким способом произведено уничтожение, и подписями всех членов комиссии с указанием даты.
521. В актах об уничтожении запрещаются исправления, а также дописки и вычеркивания. В исключительных случаях, при необходимости внесения изменений в акты прежняя запись зачеркивается одной чертой и производится новая запись, которая заверяется подписями всех членов комиссии.
522. В РКФ сотрудником, государственным служащим, работником, осуществляющим учет документов, производятся отметки об их уничтожении со ссылкой на номер акта и дату.
523. Дела уничтожаются вместе с внутренними описями. Наличие документов в деле перед уничтожением сверяется с внутренней описью.
524. В случае изъятия из уничтожаемого дела отдельных документов в акте указывается, какие документы изъяты, их регистрационные номера, даты, номера экземпляров, количество листов. Изъятые документы регистрируются в регистрационных формах текущего делопроизводства, о чем также делается запись в акте.
525. Акты об уничтожении документов приобщаются в отдельное дело (дела).
526. Без оформления актом разрешается уничтожать:
корешки блокнотов, использованных для подготовки документов, бланков шифртелеграмм и заданий на проведение оперативно-технических мероприятий (ОТМ), а также испорченные бланки шифртелеграмм и заданий на проведение ОТМ;
испорченные бланки строгой отчетности;
несекретные документы (копии) и несекретные приложения к секретным документам.
Уничтожение перечисленных в настоящем пункте документов и отметки об этом в соответствующих РКФ или корешках производятся двумя сотрудниками, государственными служащими, работниками, ответственными за учет, и исполнителем. В отметке указываются количество экземпляров (прописью), их номера, дата уничтожения, при необходимости и другие данные. Отметка заверяется подписями сотрудников, государственных служащих, работников, уничтоживших документы.
527. После производства отметок, если документы сразу не уничтожены, они разрываются на части, хранятся отдельно от других документов и по мере накопления уничтожаются.
528. В оперативный архив передаются дела, журналы и картотеки постоянного, временного (сдаваемые на хранение в оперативный архив) хранения и по личному составу.
529. Передача документов в оперативный архив производится по утвержденным описям дел.
530. Дела постоянного и временного (сдаваемые на хранение в оперативный архив) хранения передаются в оперативный архив через 2 года после года, в котором документы были помещены в дело для хранения.
531. В оперативный архив дела, журналы и картотеки сдаются по графику, составленному оперативным архивом органа наркоконтроля и согласованному с подразделениями ФСКН России, являющимися источниками комплектования, РСП территориального органа и организации ФСКН России. При сдаче документов в оперативный архив по требованию оперативного архива представляется номенклатура дел и Журнал инвентарного учета журналов, картотек и законченных производством дел (форма 28).
532. Сроки хранения дел, журналов и картотек исчисляются с 1 января года, следующего за годом окончания их производством.
533. Составление описей и сдача дел, журналов и картотек в оперативный архив производится в соответствии с требованиями нормативных правовых актов Российской Федерации и ФСКН России, регламентирующих порядок приема, учета, систематизации, хранения и использования архивных документов в оперативных архивах Российской Федерации, ФСКН России.
534. Дела и описи на сдаваемые документы доставляются сотрудниками, государственными служащими и работниками секретариатов, РСП с сопроводительным письмом, в котором указывается количество дел и описей, передаваемых в оперативный архив. Ответственность за сохранность документов при транспортировке и сдачу их в оперативный архив несут сотрудники, государственные служащие и работники секретариатов, РСП.
535. Первые и вторые экземпляры описей вместе с документами передаются в соответствующий оперативный архив, а из третьих экземпляров в секретариате, РСП формируется номенклатурное дело.
536. О сданных в оперативный архив или уничтоженных делах, журналах и картотеках в Журнале инвентарного учета журналов, картотек и законченных производством дел (форма 28) делаются отметки с указанием номера сдаточной описи, архивного шифра или номера и даты акта об уничтожении материалов.
537. Дела, журналы и картотеки, не подлежащие сдаче в оперативный архив, по истечении срока их хранения уничтожаются по акту. Запрещается уничтожать неправильно оформленные дела, журналы и картотеки, в которых отсутствуют отметки о местонахождении зарегистрированных в них документов.
538. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения органа наркоконтроля сотрудники, государственные служащие, работники, ответственные за ведение дел, в период проведения ликвидационных мероприятий формируют все имеющиеся документы в дела, оформляют дела и передают их в установленном порядке в оперативный архив независимо от сроков хранения. Сотрудники, государственные служащие, работники секретариатов, РСП проверяют правильность оформления дел при подготовке их к сдаче в оперативный архив.
539. Для обеспечения эффективного использования информации при организации документооборота в ФСКН России используется САД.
540. Информация о документах, полученная при их регистрации, систематизируется в САД. При этом поиск сведений о конкретном документе осуществляется по реквизитам документа (заголовок, вид документа, номер документа и т.д.). САД обеспечивает оперативный поиск информации о поступивших, отправленных и внутренних документах.
Особенности создания, получения, обработки, хранения и использования электронных документов в условиях применения САД, порядок отправки, получения и регистрации электронных сообщений, а также регистрация (учет) и включение в систему электронных сообщений САД, отправляемых и поступающих по системам межведомственного электронного документооборота и межведомственного электронного взаимодействия, определяются Инструкцией по организации делопроизводства в подразделениях ФСКН России с использованием системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота «ДЕЛО», утвержденной Приказом ФСКН России от 6 июля 2010 г. № 270.
541. Работа исполнителей с документами в органах наркоконтроля осуществляется на основании указаний по исполнению документа, проставляемых на документах соответствующим руководителем.
542. Документы, поступившие в подразделение ФСКН России с указанием по исполнению документа руководства ФСКН России, передаются исполнителям только после их рассмотрения руководителем подразделения ФСКН России. Подразделение-исполнитель получает документы в возможно короткие сроки (в день их рассмотрения соответствующим руководителем или на следующий рабочий день), срочные документы передаются исполнителю незамедлительно.
543. Исполнитель при работе с документами руководствуется требованиями, установленными настоящей Инструкцией.
В подразделениях органов наркоконтроля исполнители в процессе исполнения документа осуществляют:
сбор и обработку необходимой информации;
подготовку проекта документа и всех необходимых приложений с соблюдением правил документирования, установленных в органах наркоконтроля;
согласование проекта с заинтересованными должностными лицами;
доработку проекта документа по замечаниям, полученным в ходе согласования;
в необходимых случаях — подготовку расчета рассылки документа;
представление проекта документа на подпись (утверждение) руководству;
определение места хранения документа (копии документа) проставлением отметки с указанием номера дела по номенклатуре дел, в которое должен быть помещен документ.
544. Печатание документов производится непосредственно в служебных помещениях подразделений органов наркоконтроля с использованием средств вычислительной техники. Печатание документов осуществляется непосредственными исполнителями. Порядок подготовки документов, содержащих информацию ограниченного распространения, с использованием средств вычислительной техники определяется нормативными правовыми актами Российской Федерации и ФСКН России.
545. Если исполнение документа поручено нескольким исполнителям, головным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым или обозначенное словами «созыв» или «ответственный». Ему дано право созыва соисполнителей и координации их работы (основной исполнитель обязан назначить соисполнителям конкретные сроки предоставления необходимых документальных материалов и обеспечить своевременное их получение, учитывая при этом необходимость дальнейшего обобщения и подготовки итогового документа в установленные сроки).
Соисполнители поручения подготавливают и в течение первой половины срока, отведенного на исполнение поручения, представляют головному исполнителю необходимые материалы.
Соисполнители несут ответственность за своевременное и качественное исполнение поручений наряду с основным исполнителем, а также за качество проработки и своевременность представления своих предложений. В случае несвоевременного представления предложений соисполнителем головной исполнитель информирует об этом руководителя, давшего поручение.
546. Исполнитель несет ответственность за сохранность документов и не должен разглашать содержание поступивших к нему документов, подготовленных проектов служебных документов, с ними могут быть ознакомлены только лица, имеющие отношение к их исполнению.
547. Если исполнение документа не требует документального оформления, то исполнитель делает отметки на документе: дата получения документа, дата промежуточного исполнения (устный запрос сведений, получение справок, разъяснений и т.д.), дата и результат окончательного исполнения документа.
Все отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны исполнителем датироваться и подписываться. Отметки размещаются на свободных от текста местах или оборотной стороне документа.
548. По завершении исполнения поручения исполнитель проставляет на документе отметку о направлении в дело и подшивает документ в дело или передает документ через секретариат, РСП для приобщения в дело.
После завершения работы с документами с пометкой «Подлежит возврату в Управление делами», «Подлежит возврату в РСП» исполнитель возвращает документы в указанные подразделения в установленном порядке.
549. Печати и штампы хранятся в надежно запираемых шкафах.
550. Передача печатей и штампов посторонним лицам запрещается. Вынос печатей и штампов (за исключением личных номерных металлических печатей) из помещений, занимаемых органами наркоконтроля, не допускается.
551. Ответственность за законность использования и надлежащее хранение печатей с изображением Государственного герба Российской Федерации возлагается на руководителей подразделений ФСКН России, начальников территориальных органов и организаций ФСКН России.
552. Сотрудники, государственные служащие, работники органов наркоконтроля несут ответственность за нарушение порядка применения печатей и штампов, утерю печатей и штампов.
553. Иные вопросы обращения (изготовления, учета, использования) печатей и штампов определяются отдельным нормативным правовым актом ФСКН России.
554. В целях обеспечения порядка использования бланков документов ведется учет бланков. Соответствующее подразделение УД 1 Департамента ФСКН России в журнале (форма 38б) ведет учет выданных в подразделения ФСКН России следующих бланков документов:
бланк письма должностного лица ФСКН России;
бланк письма Государственного антинаркотического комитета.
555. Для ведения учета выдачи бланков в подразделения ФСКН России бланки документов нумеруются типографским способом или нумератором в УД 1 Департамента ФСКН России. Порядковый номер проставляется в нижней части оборотной стороны бланка. Учет бланков ведется раздельно по видам бланков в журнале учета выдачи бланков (форма 38б). Журнал учета выдачи бланков (форма 38б) по окончании года закрывается, ставится на инвентарный учет и хранится 3 года. В территориальных органах, организациях ФСКН России бланки учитываются в РСП (делопроизводствах).
556. В подразделениях ФСКН России указанные бланки подлежат учету в секретариатах. Учет ведется раздельно по видам бланков в Журнале учета выдачи бланков (форма 38б) в порядке, определенном настоящей Инструкцией.
557. В органах наркоконтроля бланки выдаются исполнителям под роспись в журнале учета выдачи бланков, который ведется в секретариате, РСП.
558. В органах наркоконтроля бланки документов используются строго по назначению и хранятся в надежно запираемых шкафах.
559. Передача бланков другим организациям и лицам не допускается.
560. Ответственность за обеспечение сохранности бланков и правильность их использования несут исполнители и руководители соответствующих структурных подразделений органов наркоконтроля.
561. Испорченные и невостребованные бланки возвращаются в секретариат, РСП, осуществляющие учет бланков, для уничтожения.
562. Проверка наличия и состояния документов и дел проводится при перемещении дел, при возврате дел, при смене руководителя подразделения ФСКН России, начальника территориального органа и организации ФСКН России, начальника секретариата, РСП (или сотрудника, государственного служащего, работника, ответственного за делопроизводство), при реорганизации и ликвидации органа наркоконтроля или подразделения органа наркоконтроля, ведущего самостоятельное делопроизводство.
Проверка наличия проводится путем сверки статей номенклатуры дел с описанием дел на обложке, а физическое состояние дел определяется путем их визуального просмотра. Все обнаруженные недостатки фиксируются в акте проверки наличия и состояния документов и дел.
563. Проверка наличия служебных документов в органе наркоконтроля проводится ежегодно в течение I квартала в порядке, установленном нормативными правовыми актами Российской Федерации и ФСКН России.
Для проведения проверки приказом руководителя подразделения ФСКН России, начальника территориального органа, организации ФСКН России создается комиссия (комиссии).
Наличие законченных производством дел, РКФ (кроме находящихся в оперативных архивах на хранении), а также приказов, изданий, технических документов, блокнотов, тетрадей, магнитных носителей информации и бланков строгой отчетности проверяется за все годы, а остальных документов — за истекший год.
Проверке подлежат также документы, не приобщенные к делам на момент предыдущей проверки.
Проверка проводится путем сверки записей в регистрационных формах с фактическим наличием документов.
564. Проверка состояния делопроизводства осуществляется в целях изучения и оценки организации и состояния работы с документами, выявления недостатков и нарушений, установления их причин и выработки предложений, направленных на их устранение и предупреждение, а также оказания необходимой методической помощи.
565. Проверки состояния делопроизводства осуществляют:
УД 1 Департамента ФСКН России — в подразделениях ФСКН России, территориальных органах и организациях ФСКН России в плановом порядке или по поручениям руководства ФСКН России;
руководители подразделений ФСКН России, начальники территориальных органов и организаций ФСКН России, секретариаты, РСП — в структурных подразделениях департаментов ФСКН России, аппарата ГАК, территориальных органов и организаций ФСКН России на плановой основе, не реже одного раза в два года.
566. Лица, осуществляющие проверку, имеют право знакомиться с документами, РКФ и требовать представления справок, разъяснений по всем вопросам, относящимся к проводимой проверке.
567. О выявленных в ходе проверок нарушениях и недостатках информируется начальник проверяемого подразделения (территориального органа, организации ФСКН России) для принятия мер по их устранению.
568. Руководители подразделений ФСКН России, начальники территориальных органов и организаций ФСКН России и сотрудники, государственные служащие, работники при проверке состояния оперативно-служебной деятельности обязаны уделять внимание вопросам организации и состояния работы с документами, проверять порядок подготовки, рассмотрения, хранения документов и принимать меры к устранению нарушений и недостатков.