Статья 33. СертификацияПриказ Минфина России от 15.05.2008 № 258

ПРИКАЗ

от 15 мая 2008 г. № 258

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ

1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в Министерстве финансов Российской Федерации.

2. Директорам департаментов обеспечить изучение работниками Минфина России Инструкции по делопроизводству в Министерстве финансов Российской Федерации, а также выполнение ее требований в практической работе.

3. Признать утратившими силу:

Приказ Министерства финансов Российской Федерации от 16 августа 2001 г. № 229 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в центральном аппарате Министерства финансов Российской Федерации»;

Приказ Министерства финансов Российской Федерации от 21 марта 2006 г. № 104 «О доверенностях»;

Приказ Министерства финансов Российской Федерации от 27 декабря 2007 г. № 793 «О внесении изменений в Приказ Министерства финансов Российской Федерации от 21 марта 2006 г. № 104 „О доверенностях“;»

Приказ Министерства финансов Российской Федерации от 6 января 2000 г. № 5 «О порядке подписания обращений в Администрацию Президента Российской Федерации и Правительство Российской Федерации, а также приказов, решений и договоров Министерства финансов Российской Федерации по кадровым вопросам»;

Приказ Министерства финансов Российской Федерации от 2 июня 2000 г. № 153 «О порядке подписания обращений в Администрацию Президента Российской Федерации и Правительство Российской Федерации, а также приказов, решений и договоров Министерства финансов Российской Федерации по кадровым вопросам».

4. Контроль за исполнением настоящего Приказа возложить на Департамент управления делами и контроля (А.А. Афанасьев).

Заместитель

Утверждена

ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В МИНИСТЕРСТВЕ ФИНАНСОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

I. Общие положения

1.1. Инструкция по делопроизводству в Министерстве финансов Российской Федерации (далее — Инструкция) разработана в соответствии с Постановлением Правительства Российской Федерации от 19 января 2005 г. № 30 «О Типовом регламенте взаимодействия федеральных органов исполнительной власти» и на основе Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 8 ноября 2005 г. № 536 (далее — Типовая инструкция).

Автоматизированные технологии обработки документной информации, применяемые в Министерстве финансов Российской Федерации (далее — Министерство), должны отвечать требованиям Инструкции.

1.3. Порядок работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, установлен в Положении о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, утвержденном Постановлением Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 г. № 1233 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, № 30, ст. 3165).

1.4. Порядок работы с секретными документами определен в Инструкции по обеспечению режима секретности в Российской Федерации, утвержденной Постановлением Правительства Российской Федерации от 5 января 2004 г. № 3-1.

1.5. Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в подразделениях Министерства осуществляются Департаментом управления делами и контроля.

II. Правила подготовки и оформления документов

2.1. Подготовка и оформление проектов законодательных актов Российской Федерации

2.1.1. Законопроекты, подготавливаемые для внесения в Правительство Российской Федерации, печатаются шрифтом № 15 на стандартных листах бумаги формата А4 (210 x 297).

На первой странице законопроекта в пределах верхней и правой границ текстового поля проставляется пометка: «Вносится Правительством Российской Федерации». Пометка печатается через 1 интервал и выравнивается по левой границе.

На расстоянии межстрочного интервала 24 пт от пометки у правой границы текстового поля печатается слово «Проект».

2.1.2 Законопроект имеет следующие реквизиты:

Наименование государства — РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ — печатается прописными буквами и выделяется полужирным шрифтом. Выравнивается по центру.

Наименование вида акта — ФЕДЕРАЛЬНЫЙ КОНСТИТУЦИОННЫЙ ЗАКОН или ФЕДЕРАЛЬНЫЙ ЗАКОН — отделяется от первого реквизита межстрочным интервалом 24 пт, печатается прописными буквами размером шрифта не более № 17 и может быть выделено полужирным шрифтом. Выравнивается по центру.

Заголовок отделяется от предыдущего реквизита межстрочным интервалом 36 пт, печатается через 1 интервал, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Пишется с прописной буквы и отвечает на вопрос: «О чем?» издан закон или в нем приводится название кодекса (например: Арбитражный процессуальный кодекс Российской Федерации). Точка в конце заголовка не ставится.

В заголовке законопроекта о внесении изменений в действующие законы необходимо называть причины внесения изменений или конкретную норму, в которую вносятся изменения, а в случае неоднократного изменения одной и той же нормы — дополнительно указывать, в какой именно части она изменяется.

Например:

О внесении изменений в законодательные акты Российской Федерации об административных правонарушениях в связи с принятием Земельного кодекса Российской Федерации

О внесении изменений в пункт 2 статьи 855

в бюджет и во внебюджетные фонды

Основная часть текста законопроекта может подразделяться на части, разделы, подразделы, главы, параграфы, статьи.

Заголовки частей и разделов печатаются прописными буквами полужирным шрифтом и выравниваются по центру. Точка в конце заголовка не ставится. Номера проставляются римскими цифрами.

Например:

РАЗДЕЛ I ПРАВО СОБСТВЕННОСТИ И ДРУГИЕ ВЕЩНЫЕ ПРАВА

Подраздел I. Общие положения об обязательствах

Главы нумеруются арабскими цифрами и имеют заголовки. Обозначение главы печатается с прописной буквы, с абзацного отступа. Заголовок главы печатается полужирным шрифтом в одну строку с обозначением номера, после которого ставится точка.

Например:

Глава 5. Права, обязанности и ответственность

Параграф обозначается знаком §, имеет порядковый номер, пишется с прописной буквы полужирным шрифтом в одну строку с обозначением номера параграфа, после которого ставится точка.

Например:

§ 1. Хозяйственные товарищества и общества

Статьи имеют единую сквозную нумерацию. Порядковый номер статьи обозначается арабскими цифрами. Обозначение статьи печатается с прописной буквы с абзацного отступа. Заголовок статьи печатается с прописной буквы полужирным шрифтом в одну строку с обозначением номера, после которого ставится точка.

Например:

В исключительных случаях статья может не иметь заголовка. При его отсутствии слово «статья» и номер выделяют полужирным шрифтом.

В зависимости от содержания статья может подразделяться на части, пункты, подпункты, абзацы. Части обозначаются арабскими цифрами с точкой. Нумерация пунктов осуществляется арабскими цифрами с закрывающей круглой скобкой. Подпункты обозначаются буквами русского алфавита с закрывающей круглой скобкой.

Подпись отделяется от текста межстрочным интервалом 36 пт и состоит из слов «Президент Российской Федерации». Слова «Президент» и «Российской Федерации» печатаются в 2 строки через один межстрочный интервал. Слова «Российской Федерации» печатаются от левой границы текстового поля, а слово «Президент» выравнивается по центру относительно этих слов.

Инициал имени и фамилия Президента Российской Федерации указываются при оформлении принятого закона в Государственной Думе.

Визы проставляются на лицевой стороне последнего листа законопроекта в нижней его части.

Образец оформления законопроекта приводится в Приложении № 1.

2.1.2.1. Направление проектов нормативных правовых актов на правовую экспертизу в Совет при Президенте Российской Федерации по кодификации и совершенствованию гражданского законодательства подлежит обязательному согласованию с Правовым департаментом.

(п. 2.1.2.1 введен Приказом Минфина России от 09.02.2012 № 23)

2.1.3 Требования по оформлению пояснительной записки к законопроекту.

Пояснительная записка к законопроекту печатается шрифтом № 14 на стандартных листах бумаги формата А4 и имеет следующие реквизиты.

Наименование вида документа — печатается прописными буквами ниже границы верхнего поля страницы на 24 пт, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру.

Заголовок отделяется от предыдущего реквизита межстрочным интервалом 24 пт, печатается строчными буквами через 1 интервал, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Точка в конце заголовка не ставится.

В заголовке к тексту указывается полное название законопроекта, к которому подготовлена пояснительная записка.

Например:

К проекту федерального закона «О внесении изменений в статью 1 Закона Российской Федерации „О подоходном налоге с физических лиц“»

2.2.1. Подготовка и оформление проектов актов (УКАЗОВ и РАСПОРЯЖЕНИЙ) Президента Российской Федерации производится в соответствии с порядком, установленным Президентом Российской Федерации, Администрацией Президента Российской Федерации, Правительством Российской Федерации, Типовой инструкцией.

2.2.2. Проекты актов Президента Российской Федерации и приложения к ним печатаются на стандартных листах бумаги А4 (210 x 297) шрифтом № 15. Верхнее поле документа устанавливается границами бланка. Левое поле — 2,75 см, правое — 2,25 см и нижнее — не менее 2 см. При оформлении проекта акта на двух и более страницах верхнее поле второй и последующих страниц составляет не менее 2,5 см.

2.2.3. Проекты актов Президента Российской Федерации имеют следующие реквизиты: наименование вида акта (Указ Президента Российской Федерации или распоряжение Президента Российской Федерации), заголовок и текст.

Заголовок печатается на расстоянии не менее 9 см от верхнего края листа, пишется с прописной буквы, выделяется полужирным шрифтом. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал.

Начало и конец каждой строки заголовка центрируются относительно слов «Президент Российской Федерации». В отдельных распоряжениях Президента Российской Федерации заголовок может отсутствовать.

Текст отделяется от заголовка дополнительным интервалом 24 пт и печатается через интервал 18 пт <*>.

<*> Допускается уменьшение интервалов между реквизитами «Заголовок», «Текст», «Подпись» и «Место издания» при необходимости размещения текста проекта указа, распоряжения Президента Российской Федерации на одной странице.

Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текстовая часть может подразделяться на констатирующую часть — преамбулу и постановляющую часть (в распоряжении — распорядительную часть).

Преамбула в указах Президента Российской Федерации завершается словом «постановляю», которое печатается вразрядку.

Пункты в тексте нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.

Пункты могут разделяться на подпункты, которые могут нумероваться арабскими цифрами или строчными буквами с закрывающей круглой скобкой.

Все изменения и дополнения, вносимые в ранее принятый указ (распоряжение), должны соответствовать структуре основного нормативного акта.

При наличии приложений к указу (распоряжению) Президента Российской Федерации в тексте на них обязательно делается ссылка.

Допускается печатать прописными буквами и выделять шрифтом другой насыщенности фамилии при подготовке проектов указов (распоряжений) Президента Российской Федерации по вопросам награждения государственными наградами, присвоения почетных, воинских и специальных званий Российской Федерации (в других случаях не рекомендуется).

Подпись отделяется от текста дополнительным интервалом 32 пт и состоит из слов «Президент Российской Федерации», инициала имени и фамилии Президента Российской Федерации.

Слова «Президент» и «Российской Федерации» печатаются в две строки через 1 межстрочный интервал. От границы левого поля печатаются слова «Российской Федерации», а слово «Президент» центрируется относительно этих слов. Инициал имени и фамилия Президента Российской Федерации печатаются у правой границы текстового поля.

Место издания отделяется от подписи, как правило, дополнительным интервалом 48 пт межстрочными интервалами и печатается от границы левого поля: Москва, Кремль.

На распоряжениях место издания не печатается.

Проекты любых актов Президента Российской Федерации визируются Министром финансов Российской Федерации (далее — Министр) или лицом, исполняющим его обязанности.

Приложения к проектам указов и распоряжений Президента Российской Федерации оформляются на отдельных листах бумаги.

Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании приложений идентичны размерам, применяемым при печатании текстов указов (распоряжений).

Приложениями являются положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и др. Приложения визируются Министром или лицом, исполняющим его обязанности.

Если в тексте дается ссылка «согласно приложению», то на первой странице приложения в правом верхнем углу пишется слово ПРИЛОЖЕНИЕ, ниже через межстрочный интервал 18 пт дается ссылка на указ или распоряжение Президента Российской Федерации. Все составные части реквизита центруются относительно самой длинной строки и печатаются через 1 межстрочный интервал. При наличии нескольких приложений они нумеруются.

Например:

ПРИЛОЖЕНИЕ № 1 к Указу Президента Российской Федерации ____ N _____________

Приложения заканчиваются чертой, расположенной по центру текста на расстоянии примерно 3 межстрочных интервалов. Длина черты составляет 2 — 3 см.

При наличии в тексте акта формулировки «Утвердить» (прилагаемое положение, состав комиссии, перечень мероприятий и т.д.) на самом приложении в правом верхнем углу располагается слово УТВЕРЖДЕНО или УТВЕРЖДЕН со ссылкой на нормативный акт, его дату, номер.

Например:

УТВЕРЖДЕНО Указом Президента Российской Федерации ________ N _________

Слова УТВЕРЖДЕНО и УТВЕРЖДЕН в приложениях согласуются в роде и числе с видом утверждаемого документа: положение — УТВЕРЖДЕНО, программа — УТВЕРЖДЕНА, мероприятия — УТВЕРЖДЕНЫ.

Заголовок к тексту приложения печатается центрованным способом. Наименование вида документа — приложения (первое слово заголовка приложения) выделяется прописными буквами, полужирным шрифтом и может быть напечатано вразрядку (ПОЛОЖЕНИЕ, ПЕРЕЧЕНЬ, СПИСОК и т.д.). Межстрочный интервал между первой строкой заголовка и последующими строками может быть увеличен на 6 пт.

Заголовок приложения отделяется от даты и номера акта дополнительным интервалом 70 пт, интервалами от текста приложения — дополнительным интервалом 24 пт.

При наличии в тексте приложения нескольких разделов их заголовки печатаются центрованным способом (относительно границ текста). Точка в конце заголовка не ставится. Допускается выделять заголовки разделов полужирным шрифтом.

Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками.

Если таблицу печатают более чем на одной странице, заголовочная часть таблицы (наименование граф) повторяется на каждой странице.

Листы приложения нумеруются самостоятельно, начиная со второго листа.

При наличии в тексте приложений ссылки на сноску она оформляется звездочкой или цифрой со скобкой. Текст сноски печатается через 1 межстрочный интервал в конце каждой страницы или после приложения в целом под чертой. После символа сноски ее текст печатается с прописной буквы. В конце текста сноски ставится точка.

На одной странице не должно проставляться более трех сносок.

В положениях, программах, уставах и других подобных документах разделы и главы нумеруются, как правило, римскими цифрами, а пункты и подпункты — так же, как и в тексте указа (распоряжения) Президента Российской Федерации. В указанных документах их составные части (разделы, подразделы, пункты, подпункты) можно также нумеровать арабскими цифрами. Подразделы нумеруют в пределах раздела. Номер подраздела должен состоять из номера раздела и номера подраздела, разделенных точкой (например, 1.2). Номер пункта должен состоять из номера раздела, подраздела и пункта, разделенных точками (например, 2.3.1.). Пункты при необходимости могут подразделяться на подпункты, которые должны иметь порядковую нумерацию в пределах каждого пункта (например, 1.2.2.1).

Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа проекта указа (распоряжения) в нижней его части.

На приложениях к проектам указов (распоряжений) визы проставляются также на оборотной стороне последнего листа приложения.

Образец оформления проекта указа Президента Российской Федерации приведен в Приложении № 2 к Инструкции.

2.3.1. Подготовка и оформление проектов актов (ПОСТАНОВЛЕНИЙ и РАСПОРЯЖЕНИЙ) Правительства Российской Федерации производится в соответствии с порядком, устанавливаемым Правительством Российской Федерации.

2.3.2. Проект постановления или распоряжения Правительства Российской Федерации печатается на бумаге формата А4 шрифтом размером № 14. Проект акта имеет следующие реквизиты:

Наименование вида акта — постановление Правительства Российской Федерации или распоряжение Правительства Российской Федерации.

Место издания — отделяется от реквизитов «Дата» и «Номер» межстрочным интервалом 24 пт и оформляется центрованным способом.

Заголовок — порядок оформления заголовка аналогичен оформлению этого реквизита в проектах указов (распоряжений) Президента Российской Федерации.

Текст отделяется от заголовка межстрочным интервалом 24 — 36 пт и печатается шрифтом размером № 14 с интервалом 18 пт.

Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы поля.

Текст может подразделяться на констатирующую часть (преамбулу) и постановляющую часть (в распоряжениях — распорядительную).

Преамбула в проектах постановлений Правительства Российской Федерации завершается словами «Правительство Российской Федерации „постановляет“, последнее слово печатается полужирным шрифтом вразрядку.»

Преамбула может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении.

Постановляющая (распорядительная) часть проектов постановлений (распоряжений) Правительства Российской Федерации, как правило, подразделяется на пункты.

Пункты нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.

При наличии приложений к постановлению (распоряжению) Правительства Российской Федерации в тексте на них обязательно делается ссылка.

Подпись отделяется от текста межстрочным интервалом 36 пт и состоит из слов «Председатель Правительства Российской Федерации», инициала имени и фамилии Председателя Правительства Российской Федерации. Слова «Председатель Правительства» и «Российской Федерации» печатаются в две строки через 1 межстрочный интервал. Слова «Председатель Правительства» печатаются от левой границы текстового поля, а слова «Российской Федерации» центрируются относительно первой строки реквизита. Инициал имени и фамилия Председателя Правительства Российской Федерации печатаются у правой границы текстового поля.

Приложения к проектам актов (постановлений и распоряжений) Правительства Российской Федерации печатаются на отдельных листах бумаги и визируются.

Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании текста идентичны размерам, применяемым при оформлении текстов постановлений (распоряжений).

Порядок оформления приложений к проекту постановления (распоряжения) Правительства Российской Федерации аналогичен оформлению приложений к проектам указов (распоряжений) Президента Российской Федерации.

Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра (подлинника) проекта постановления (распоряжения) в нижней его части.

Образец оформления постановления Правительства Российской Федерации приведен в Приложении № 3.

2.3.3. Если в тексте проекта акта Правительства Российской Федерации упоминаются ранее принятые акты Президента Российской Федерации или Правительства Российской Федерации, то делается ссылка на соответствующий источник официального их опубликования, например: (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, № 3, ст. 6).

Если подготавливаемый акт Правительства Российской Федерации влечет за собой внесение изменений или дополнений в другие акты Правительства Российской Федерации, эти изменения или дополнения включаются в проект подготавливаемого акта или представляются в виде самостоятельного акта одновременно с ним.

Проект акта Правительства Российской Федерации по организации исполнения федерального закона или акта Президента Российской Федерации должен содержать ссылку на соответствующий федеральный закон или акт Президента Российской Федерации.

2.3.4. В проектах постановлений Правительства Российской Федерации употребляются полные официальные наименования органов и организаций, в проектах распоряжений — их сокращенные официальные наименования.

2.3.5. Документы (программы, положения, регламенты, планы, нормы и т.п.), которые предлагается утвердить подготавливаемым проектом акта Правительства Российской Федерации, в обязательном порядке прилагаются к данному проекту акта.

2.3.6. Справка к проекту постановления (распоряжения) оформляется на стандартных листах бумаги формата А4 и имеет следующие реквизиты:

Наименование вида документа — печатается прописными буквами 2 межстрочными интервалами ниже верхней границы текстового поля, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру.

Заголовок отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается строчными буквами через 1 интервал, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Точка в конце заголовка не ставится.

В заголовке указывается полное название проекта постановления (распоряжения), к которому подготовлена справка.

Текст отделяется от заголовка 3 межстрочными интервалами, печатается шрифтом размером № 14 через 1,5 интервала.

Первая строка абзаца печатается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

В тексте кратко излагаются мотивы внесения проекта, обоснование и суть проекта, наличие разногласий, результаты проработки и экспертизы.

Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами.

Подпись включает наименование должности лица, подписывающего справку, его личную подпись и расшифровку подписи (инициалы и фамилию).

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки.

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.

При наличии нескольких подписей они располагаются одна под другой в соответствии с занимаемыми должностями.

Подписи отделяются одна от другой 1 — 2 пустыми строками.

В соответствии с Положением о Министерстве финансов Российской Федерации, утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 30 июня 2004 г. № 329 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, № 31, ст. 3258), Министерство издает приказы, имеющие нормативный характер, а по оперативным и другим текущим вопросам организации деятельности Министерства — приказы ненормативного характера.

Порядок подготовки и оформления приказов Министерства нормативного характера устанавливается Правилами подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 13 августа 1997 г. № 1009 (Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, № 33, ст. 3895), Постановлением Правительства Российской Федерации от 19 января 2005 г. № 30 «О Типовом регламенте взаимодействия федеральных органов исполнительной власти», Постановлением Правительства Российской Федерации от 28 июля 2005 г. № 452 «О Типовом регламенте внутренней организации федеральных органов исполнительной власти» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, № 31, ст. 3233) и Регламентом Министерства финансов Российской Федерации, утвержденным Приказом Министерства финансов Российской Федерации от 23 марта 2005 г. № 45н (зарегистрирован в Минюсте России 19 апреля 2005 г., регистрационный № 6518; Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, 2005, № 17).

2.4.1 Подготовка приказов нормативного характера

2.4.1.1. Проекты приказов нормативного характера разрабатывают работники департаментов Министерства на основании поручений Министра, его заместителей либо в инициативном порядке.

2.4.1.2. Проекты приказов печатаются на бланках установленной формы (Приложение № 4). При подготовке приказов и приложений к ним используется текстовый редактор Word for Windows версии 6.0 и выше с использованием шрифтов Times New Roman Cyr размером № 12 (для оформления табличных материалов), 13, 14, 15, Times DL размером № 12, 13, 14 через 1 — 2 интервала.

2.4.1.3 Приказ имеет следующие реквизиты:

Герб Российской Федерации.

Полное и сокращенное название Министерства.

Наименование вида документа — приказ.

Дата и номер приказа. Дата оформляется словесно-цифровым способом, номер состоит из знака «N» и порядкового номера приказа.

Заголовок. Заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста приказа. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок печатается полужирным шрифтом через 1 межстрочный интервал.

Например:

Об утверждении Инструкции по бюджетному учету

Текст отделяется от заголовка 2 — 3 межстрочными интервалами и печатается шрифтом размером № 14 через 1,5 интервала от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами «в целях», «во исполнение» и т.д. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа в родительном падеже, его автор, дата, номер и заголовок, источник официального опубликования.

Преамбула в проектах приказов завершается словом приказываю, которое печатается вразрядку.

Распорядительная часть проекта приказа должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются соответствующие департаменты или конкретные должностные лица. Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о департаменте или должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа.

Если приказ изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный приказ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера, заголовка и источника официального опубликования. Текст пункта должен начинаться словами «Признать утратившим силу...».

В приказ не следует включать пункт «Приказ довести до сведения...». Департаменты (должностные лица), до сведения которых доводится приказ, перечисляются в указателе рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа.

Визы включают должности визирующих, личные подписи, расшифровку подписей и дату. Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа проекта приказа в нижней его части.

Подпись состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия).

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля, инициалы и фамилия — от правой границы текстового поля.

Приказы нормативного характера подписывает Министр, а в его отсутствие — лицо, исполняющее его обязанности.

2.4.1.4. Обеспечение качественной подготовки проектов приказов и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на директоров департаментов, разработавших проект. Контроль за правильностью оформления проектов приказов осуществляет Департамент управления делами и контроля.

Проекты приказов и приложения к ним визируются исполнителем и директором департамента, разработавшим проект, директорами департаментов и (или) руководителями федеральных служб, находящихся в ведении Министерства, которым в проекте приказа предусматриваются поручения или задания, а также уполномоченным работником Департамента управления делами и контроля. При наличии нескольких приложений приложения нумеруются. После согласования со всеми заинтересованными сторонами проект приказа визируется директором Правового департамента. Визирование проектов приказов директором Правового департамента осуществляется полистно (на обороте каждого листа проекта приказа).

(в ред. Приказа Минфина России от 30.09.2013 № 266)

В случае наличия возражений по проекту приказа, возникших при его согласовании, данные возражения, подписанные директором соответствующего департамента, прилагаются к проекту.

Если в процессе согласования в проект приказа вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит перепечатке и повторному согласованию.

Проекты приказов, представляемые на подпись Министру, предварительно визируются заместителем Министра в соответствии с распределением обязанностей.

Подписанный приказ нормативного характера подлежит обязательной регистрации в Отделе архивного дела и нормативных актов Департамента управления делами и контроля. Датой приказа является дата его подписания. Внесение изменений в подписанный приказ, а также в согласованный проект приказа не допускается.

Приказы нормативного характера нумеруются в порядке валовой нумерации в пределах календарного года, с добавлением буквы Н.

2.4.1.5. В ходе рассмотрения представленных на визирование в Правовой департамент проектов приказов на основании положений Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации, утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации от 13 августа 1997 г. № 1009, принимается решение о необходимости (отсутствии необходимости) направления проекта приказа на государственную регистрацию в Минюст России. В случае принятия положительного решения Правовым департаментом на проекте приказа проставляется штамп «Подлежит госрегистрации».

Подлежащие государственной регистрации приказы нормативного характера направляются исполнителем в Министерство юстиции Российской Федерации не позднее 10 дней со дня их подписания в 6 экземплярах (подлинник и 5 копий, одна из которых может быть представлена на магнитном носителе). Приказы нормативного характера, содержащие сведения, составляющие государственную тайну, или сведения конфиденциального характера, представляются в 2 экземплярах (подлинник и 1 копия).

В случае если приказ подписан лицом, исполняющим обязанности Министра, копия распорядительного документа о возложении на него соответствующих обязанностей прилагается к приказу.

Копии нормативных правовых актов должны быть заверены в Отделе архивного дела и нормативных актов Департамента управления делами и контроля. Данные копии должны быть четкими для прочтения, текст должен располагаться на листе без оборота и без уменьшения масштаба.

К приказу прилагается справка (в одном экземпляре), подготовленная департаментом, разработавшим приказ, которая подписывается директором Правового департамента Министерства. В справке необходимо указать телефон и фамилию специалиста и директора департамента Министерства, ответственного за прохождение государственной регистрации акта в Министерстве юстиции Российской Федерации.

2.4.1.6. Зарегистрированный Минюстом России приказ, а также его копия на магнитном носителе (с внесенными, при необходимости, изменениями и дополнениями, а также с указанием регистрационного номера) передаются департаментом, разработавшим проект, в Отдел архивного дела и нормативных актов Департамента управления делами и контроля в день их получения из Минюста России. К приказу прилагается указатель рассылки, подготовленный исполнителем.

Приказы нормативного характера печатаются типографским способом на основании заполненного исполнителем и подписанного директором департамента указателя рассылки.

При получении двух сигнальных экземпляров приказа исполнитель сверяет текст с оригиналом, подписывает оба экземпляра у директора департамента, разработавшего приказ, или лица, его замещающего, и возвращает их в день подписания в Отдел архивного дела и нормативных актов Департамента управления делами и контроля.

Копии приказов или их размноженные экземпляры заверяются и направляются адресатам работниками Отдела архивного дела и нормативных актов Департамента управления делами и контроля в соответствии с указателем рассылки.

Один экземпляр копии приказа в обязательном порядке направляется в Правовой департамент для осуществления систематизированного учета актов Министерства.

2.4.1.7. Нормативные правовые акты могут издаваться Министерством совместно с другими заинтересованными федеральными органами исполнительной власти (организациями).

Совместные приказы федеральных органов исполнительной власти печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм).

При оформлении совместного приказа:

наименования федеральных органов исполнительной власти располагаются на одном уровне;

наименование вида документа — приказ — располагается центрованно;

дата совместного приказа — единая, соответствует дате более поздней подписи;

регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более федеральными органами исполнительной власти (организациями), состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе;

подписи руководителей федеральных органов исполнительной власти располагаются ниже текста на одном уровне.

Представление на государственную регистрацию нормативных правовых актов, изданных совместно несколькими федеральными органами исполнительной власти, возлагается на федеральный орган исполнительной власти, который указан первым в числе подписавших акт.

Справка, прилагаемая к нормативно-правовому акту, подписанному руководителями нескольких федеральных органов исполнительной власти, подписывается руководителями юридических служб федеральных органов исполнительной власти (организаций).

2.4.2 Подготовка приказов ненормативного характера

2.4.2.1. К приказам ненормативного характера относятся приказы по оперативным, организационным, кадровым и другим текущим вопросам деятельности Министерства.

2.4.2.2. Указанная категория приказов не нуждается в государственной регистрации.

2.4.2.3. Подготовка проектов приказов ненормативного характера осуществляется в порядке, предусмотренном пунктами 2.4.1.2, 2.4.1.3, 2.4.1.4 Инструкции.

2.4.2.4. Приказы по личному составу и о командировании работников Министерства готовятся соответственно Отделом кадров центрального аппарата и государственной службы и Отделом кадров по работе со службами и организациями, находящимися в ведении Минфина России, Административного департамента.

Приказы регистрируются в Отделе архивного дела и нормативных актов Департамента управления делами и контроля, нумеруются в порядке валовой нумерации в пределах календарного года с добавлением соответственно букв л/с, К.

2.4.2.5. Приказы по личному составу и о командировании работников Министерства подписываются заместителем Министра в соответствии с распределением обязанностей.

2.4.2.6. Приказы, содержащие служебную информацию ограниченного распространения, имеют гриф «Для служебного пользования». На каждой копии приказа ставится номер экземпляра. Рассылка адресатам осуществляется согласно номерам экземпляров, указанным в указателе рассылки.

2.5.1 Протокол

2.5.1.1 В Министерстве протоколы издаются в краткой форме.

Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др.

2.5.1.2. Текст протокола, как правило, состоит из двух частей. Во вводной части указываются инициалы и фамилии председательствующего (председателя), а также должности, инициалы, фамилии лиц, присутствовавших на заседании.

Слово «Присутствовали» печатается от границы левого поля, подчеркивается, в конце слова ставится двоеточие. Ниже указываются наименования должностей, инициалы и фамилии присутствующих. Наименования должностей могут указываться обобщенно, например:

заместители Министра финансов Российской Федерации;

заместители Руководителя Федеральной налоговой службы.

Многострочные наименования должностей присутствующих указываются через 1 межстрочный интервал.

Список отделяется от основной части протокола сплошной чертой.

Основная часть протокола включает рассматриваемые вопросы и принятые по ним решения. Наименование вопроса нумеруется римской цифрой и начинается с предлога «О» («Об»), печатается центрованно размером шрифта № 15, подчеркивается одной чертой ниже последней строки. Под чертой указываются фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса. Фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал.

Затем указывается принятое по вопросу решение.

2.5.1.3. Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Датой протокола является дата заседания.

Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний коллегии Министерства, протоколы технических, научных и экспертных советов и др. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании.

Номера решений, принятых на заседаниях, состоят из номера протокола, номера рассматриваемого вопроса в повестке дня и порядкового номера решения в пределах вопроса.

К номерам протоколов и решений могут прибавляться буквенные коды.

2.5.1.4. Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным департаментам, организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки; указатель составляет и подписывает ответственный исполнитель департамента, готовившего рассмотрение вопроса. Копии протоколов заверяются печатью Отдела по обеспечению деятельности Министра и заместителей Министра Департамента управления делами и контроля Министерства.

2.5.1.5. Протоколы печатаются на стандартном бланке протокола формата А4 размером шрифта № 14 и имеют следующие реквизиты:

Наименование документа — слово ПРОТОКОЛ печатается от границы верхнего поля прописными буквами вразрядку, полужирным шрифтом размером № 17 и выравнивается по центру;

Вид заседания, совещания — отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается полужирным шрифтом через 1 интервал и выравнивается по центру.

Место проведения заседания, совещания — указывается (при необходимости), у кого проводится совещание, выравнивается по центру и отделяется от реквизитов «дата» и «номер» протокола линейкой.

Дата и номер протокола. Дата оформляется словесно-цифровым способом и печатается через 2 межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита. Номер протокола печатается арабскими цифрами и состоит из знака «N» и порядкового номера протокола.

Основная часть протокола печатается через 1,5 межстрочных интервала.

Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личной подписи, расшифровки подписи (инициалы и фамилия).

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки.

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. При оформлении расшифровки подписи, включающей только инициал имени и фамилию, пробел между точкой после инициала имени и фамилией не ставится. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.

Образец оформления протокола приведен в Приложении № 5.

2.5.2 Служебные письма

2.5.2.1 Служебные письма Министерства готовятся:

как ответы о выполнении поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации;

как исполнение поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации по обращениям граждан по вопросам, относящимся к компетенции Министерства;

как сопроводительные письма к проектам законодательных актов Российской Федерации, проектам актов Президента Российской Федерации и актов Правительства Российской Федерации;

как ответы на запросы различных организаций и физических лиц;

как инициативные письма.

2.5.2.2. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией Министра или его заместителей на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора резолюции.

Тексты ответных писем должны точно соответствовать поручениям, зафиксированным в резолюции руководителя. Сроки подготовки инициативных писем определяются директорами департаментов.

2.5.2.3. Служебные письма печатаются на стандартных бланках формата А4; изготовление бланков писем с изображением Государственного герба Российской Федерации средствами электронно-вычислительной техники запрещается.

Служебные письма, подписываемые руководителями двух и более федеральных органов исполнительной власти, оформляются на стандартном листе бумаги формата А4. При этом данные о наименовании федеральных органов исполнительной власти, подписавших письмо, включаются в наименование должности в реквизите «подпись».

При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами.

2.5.2.4 Текст письма излагается от 3-го лица единственного числа.

Например:

«Министерство полагает...», «Департамент... рассмотрел...»

Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то его текст излагается от 1-го лица единственного числа: «прошу...», «направляю».

Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.

2.5.2.5. Дата письма — дата принятия решения, зафиксированного в тексте. Датой письма является дата его подписания.

Право подписи служебных писем устанавливается в положениях о департаментах и должностных регламентах работников Министерства; в названных документах должен быть предусмотрен порядок подписания писем при отсутствии директора департамента.

2.5.3 Документы Коллегии и совещаний

2.5.3.1. Документы к заседаниям коллегии подготавливаются департаментами Министерства в соответствии с планом работы коллегии и должны состоять из материалов по обсуждаемому вопросу и проекта решения коллегии. В необходимых случаях прилагаются проекты нормативных и других документов. Проекты решений коллегии должны быть согласованы с директорами департаментов и руководителями федеральных служб, которым даются поручения.

Указанные документы визируются курирующим заместителем Министра, директором соответствующего департамента (руководителем федеральной службы) и передаются в срок не позднее недели до даты проведения заседания коллегии в Отдел по обеспечению деятельности Министра и заместителей Министра Департамента управления делами и контроля для подготовки и оформления материалов и решений коллегии. Копии документов направляются в соответствующие департаменты в соответствии с указателем рассылки.

2.5.3.2. В Отделе по обеспечению деятельности Министра и заместителей Министра Департамента управления делами и контроля подлинники протоколов заседаний и решений коллегии Министерства и документы к ним оформляются, регистрируются и хранятся.

2.5.3.3. Совещания, проводимые у Министра и заместителей Министра, готовятся соответствующими департаментами и оформляются протоколами. Подлинник протокола совещания передается в Отдел по обеспечению деятельности Министра и заместителей Министра Департамента управления делами и контроля для регистрации и последующего хранения.

Подлинники протоколов совещаний у директоров департаментов хранятся в делах департаментов.

2.5.3.4. Справки и другие материалы, подготовленные для Министра к совещаниям, визируются соответствующим директором департамента и курирующим заместителем Министра.

2.5.4 Договоры (соглашения, государственные контракты)

2.5.4.1. Проекты договоров (государственных контрактов, соглашений) подготавливаются соответствующими департаментами на основании законодательных и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, международных договоров, плана-графика размещения заказов для государственных нужд Министерства, а также поручений Министра или заместителей Министра (в соответствии с распределением обязанностей).

Проект договора (соглашения, государственного контракта) визируется (на оборотной стороне последнего листа, с указанием даты визирования) директором департамента, подготовившего этот проект, директорами заинтересованных департаментов и руководителями (или лицами, исполняющими их обязанности) заинтересованных федеральных служб, подведомственных Министерству. На оборотной стороне последнего листа исполнитель указывает свою фамилию, инициалы и телефон. Согласованный проект договора (соглашения, государственного контракта) с приложениями необходимых документов представляется на согласование в Правовой департамент и заместителю Министра, в соответствии с распределением обязанностей.

Директор Правового департамента в случае отсутствия замечаний осуществляет постраничное (на оборотной стороне листа) визирование документа. При наличии разногласий правового характера директор Правового департамента докладывает о них лично Министру или лицу, исполняющему его обязанности.

Подписанный в необходимом количестве экземпляров договор (соглашение, государственный контракт) передается исполнителем на регистрацию в Отдел по обеспечению деятельности Министра и заместителей Министра Департамента управления делами и контроля, где ему присваивается номер и проставляется дата, соответствующая дню регистрации договора (соглашения, государственного контракта).

Например:

01-01-06/05-20, где 01-01-06 — номер дела по номенклатуре Отдела по обеспечению деятельности Министра и заместителей Министра Департамента управления делами и контроля, 05 — номер департамента, подготовившего договор, 20 — порядковый номер договора по журналу регистрации.

Все экземпляры подлинника договора (соглашения, государственного контракта) скрепляются гербовой печатью Министерства.

Подлинный экземпляр договора (соглашения, государственного контракта) хранится в Отделе по обеспечению деятельности Министра и заместителей Министра Департамента управления делами и контроля в течение трех лет, затем передается для дальнейшего хранения в архив Министерства.

Для оперативной работы в департаментах используются копии договоров (соглашений, государственных контрактов).

2.5.4.2. В архиве Министерства хранятся подлинники договоров (соглашений, государственных контрактов).

2.5.5 Доверенности

2.5.5.1. Для представления интересов Министерства перед третьими лицами (совершение сделок и иных юридически значимых действий, заключение договоров (соглашений)) могут выдаваться доверенности: работникам Министерства; юридическим лицам; физическим лицам, не являющимся работниками Министерства.

2.5.5.2. Доверенности на подписание от имени Министерства договоров и других гражданско-правовых документов могут быть выданы директорам департаментов, руководителям управлений Федерального казначейства по субъектам Российской Федерации (за исключением Управления Федерального казначейства по г. Москве).

2.5.5.3. Доверенности оформляются заинтересованными департаментами Министерства, визируются директором соответствующего департамента и директором Правового департамента.

2.5.5.4. Доверенности для представления интересов Министерства перед третьими лицами, выдаваемые работникам Министерства и федеральных служб, находящихся в ведении Министерства, подписываются заместителями Министра, статс-секретарем — заместителем Министра в соответствии с распределением обязанностей между ними в зависимости от вопросов, в связи с которыми выдается доверенность.

2.5.5.5. Доверенности для представления интересов Министерства перед третьими лицами, выдаваемые юридическим лицам и физическим лицам, не являющимися работниками Министерства и федеральных служб, находящихся в ведении Министерства, подписываются Министром.

2.5.5.6. Доверенности, выдаваемые в соответствии с пунктом 10.3 Регламента Министерства финансов Российской Федерации, утвержденного Приказом Министерства финансов Российской Федерации от 23 марта 2005 г. № 45н, подписываются Министром.

2.5.5.7. Доверенности оформляются в соответствии с требованиями, предусмотренными законодательством Российской Федерации.

2.5.5.8. Доверенности на получение или выдачу денежных средств и имущественных ценностей, необходимых для обеспечения хозяйственной деятельности Министерства, оформляются по форме, утверждаемой в установленном законодательством Российской Федерации порядке.

2.5.5.9. Доверенности на получение имущественных ценностей в виде облигаций государственных целевых беспроцентных займов 1990 года, целевых расчетных чеков с правом приобретения легковых автомобилей в 1991 — 1995 годах наряду с лицами, указанными в пункте 2.5.5.4 Инструкции, подписываются главным бухгалтером Министерства.

2.5.5.10. Доверенности оформляются на продольном бланке Министерства, за исключением случаев, предусмотренных пунктом 2.5.5.8 Инструкции, и заверяются гербовой печатью Министерства.

2.5.5.11. Подписанные доверенности передаются на регистрацию в Отдел архивного дела и нормативных актов Департамента управления делами и контроля Министерства.

2.5.5.12. Департамент, осуществивший подготовку доверенностей, обеспечивает возврат доверенностей, действие которых прекращено, соответственно в Административный департамент (доверенностей, выданных на получение или выдачу денежных средств и имущественных ценностей, необходимых для обеспечения хозяйственной деятельности Министерства) или в Департамент управления делами и контроля (иных доверенностей).

2.5.5.13. Административный департамент обеспечивает учет доверенностей, выданных на получение или выдачу денежных средств и имущественных ценностей, необходимых для обеспечения хозяйственной деятельности Министерства, и контроль за возвратом прекращенных доверенностей.

2.5.5.14. Департамент управления делами и контроля обеспечивает учет иных выданных доверенностей и контроль за возвратом прекращенных доверенностей.

2.6.1. Документы Министерства оформляются на бланках, имеют установленный комплекс обязательных реквизитов и порядок их расположения.

Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги форматов А4 (210 х 297 мм), А5 (148 х 210 мм).

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля:

20 мм — левое;

10 мм — правое;

20 мм — верхнее;

20 мм — нижнее.

2.6.2. В Министерстве применяются бланки с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, которые изготавливаются полиграфическими предприятиями, имеющими лицензии на соответствующий вид деятельности по заказам Министерства.

2.6.3 В Министерстве применяются следующие бланки:

общий продольный бланк письма (Приложение № 6);

бланки должностных лиц (Приложения № 7, 8, 9);

бланки приказов (Приложение № 4).

2.6.4. Бланки документов должны использоваться строго по назначению и без соответствующего разрешения не могут передаваться другим организациям и лицам.

2.6.5. Бланки документов подлежат учету. На гербовых бланках типографским способом или нумератором проставляются порядковые номера.

2.6.6. Введение в обращение по мере необходимости новых бланков документов осуществляется по поручению Министра. Соответствующие предложения вносятся директором Департамента управления делами и контроля вместе с образцами предлагаемых бланков.

Реквизиты на документах Министерства оформляются с учетом ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов <1>.

<1> По заключению Минюста России ГОСТ Р 6.30-2003 признан не нуждающимся в государственной регистрации (письмо Минюста России от 04.04.2003 № 07/3276-ЮД).

2.7.1 Государственный герб Российской Федерации.

Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, № 52, ст. 5021).

2.7.2 Наименование Министерства.

Указывается полное название — Министерство финансов Российской Федерации, в скобках указывается сокращенное наименование (Минфин России) и помещают его ниже полного.

2.7.3 Справочные данные о Министерстве.

Справочные данные о Министерстве включают почтовый адрес, номера телефонов, факсов.

2.7.4 Наименование вида документа.

Наименование видов документов, создаваемых в Министерстве, должно соответствовать видам документов, предусмотренных Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД).

2.7.5 Дата документа.

Датой документа является дата его подписания (распорядительные документы, письма) или события, зафиксированного в документе (протокол, акт). Для утверждаемого документа (регламент, план, инструкция, положение, отчет) — дата утверждения.

Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. При подготовке проекта документа печатается только обозначение месяца и года.

Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться.

Документы, изданные совместно двумя или более федеральными органами исполнительной власти, должны иметь одну (единую) дату.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год — четырьмя арабскими цифрами.

Например:

14.03.2005

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты.

Например:

14 марта 2005 г.

2.7.6 Регистрационный номер документа.

Регистрационный номер документа состоит из номера по номенклатуре дел и через дробь его порядкового номера.

Например:

01-06-17/5.

Регистрационный номер документа, составленного несколькими юридическими лицами, состоит из присвоенных ими регистрационных номеров документа, перечисленных в порядке перечисления авторов документа через косую черту.

2.7.7 Ссылка на регистрационный номер и дату документа.

Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.

2.7.8 Адресат.

Документы адресуют организациям, их структурным подразделениям, должностным или физическим лицам.

При адресовании документа организации, ее структурному подразделению без указания должностного лица его наименование пишется в именительном падеже.

Допускается центрировать все строчки реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке.

Например:

Министерство финансов Российской Федерации

                                        Департамент управления делами
                                                  и контроля

При направлении документа конкретному должностному лицу наименование организации и подразделения указывается в именительном падеже, а должность и фамилия — в дательном.

Например:

Министерство финансов Российской Федерации Департамент управления делами и контроля Директору Департамента

                                                        А.А. Афанасьеву

При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата.

Например:

Руководителю Федерального казначейства Р.Е. Артюхину

В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.

При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес.

Например:

Федеральная налоговая служба

                                   Неглинная ул., д. 23, Москва, 127381

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес:

Например:

Бельдовой М.В.

                                  Новоясеневский просп., д. 12, кв. 32,
                                             Москва, 175748

При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при адресовании физическому лицу — после нее.

2.7.9 Утверждение документа.

На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения проставляется справа на верхнем поле первого листа документа.

Гриф утверждения оформляется следующим образом:

УТВЕРЖДАЮ

                                          Заместитель Министра финансов
                                               Российской Федерации
                                   ________________ ___________________
                                   (личная подпись) (инициалы, фамилия)

                                                00.00.0000

При утверждении документа решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слов УТВЕРЖДЕНО (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕН), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера. Слово «УТВЕРЖДЕНО» согласуется в роде и числе с видом утверждаемого документа.

УТВЕРЖДЕНО

                                                приказом Минфина России
                                                 от 16.03.2005 N 1505

2.7.10 Резолюция.

В состав резолюции входят следующие элементы: фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись, дата.

В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам, равным по должности, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координация их работы.

Основной исполнитель и соисполнитель вправе давать поручения в виде резолюций лицам, непосредственно им подчиненным.

На документах, не требующих указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указываются исполнитель, подпись автора резолюции, дата.

Резолюция может оформляться на отдельном листе с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится.

2.7.11 Заголовок к тексту документа.

Заголовок к тексту документа должен быть кратким, точно передавать содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа.

Заголовок должен отвечать на вопросы:

«О чем?» («О ком?»), например:

ПРИКАЗ Об изменении штатного расписания

Должностная инструкция

главного бухгалтера

Заголовок составляется лицом, готовящим проект документа.

2.7.12 Текст документа.

Текст документа оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени (имеете, были, находились и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указываются причины, цели, основания создания документа; во второй (заключительной) — решения, выводы, просьбы, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы — распорядительную часть без констатирующей, письма — просьбу без пояснения). В тексте документа, подготовленного на основании или во исполнение ранее изданного документа, указывают его реквизиты: наименование документа и организации-автора, дату, регистрационный номер, заголовок к тексту.

Если текст не содержит несколько решений, выводов и т.д., его можно разбить на разделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

В приказах Министерства, а также во внутренних документах, адресованных руководству, текст излагают от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю», «прошу»).

В документах коллегии текст излагают от третьего лица единственного числа («постановляет», «решила»).

В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»).

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «решили»).

В письмах используют следующие формы изложения:

от первого лица множественного числа («просим предоставить...», «направляем в Ваш адрес»);

от первого лица единственного числа («прошу выслать», «считаю необходимым»);

от третьего лица единственного числа («министерство не возражает»).

2.7.13 Отметка о наличии приложений.

Если письмо имеет приложения, не названные в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют,

например:

Приложение: 1. Справка о... на 3 л. в 2 экз.

            2. Проект... на 8 л. в 3 экз.

Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают. Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: письмо Росархива от 05.06.2005 № 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.

В приложении к распорядительному документу (приказы, правила, инструкции, положения, решения) на первом его листе в правом верхнем углу пишут «Приложение N» с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:

Приложение № 2 к приказу Минфина России от 16.03.2005 № 261

Допускается выражение «ПРИЛОЖЕНИЕ N » печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например:

ПРИЛОЖЕНИЕ № 2 к приказу Минфина России от 18.03.2005 № 234

2.7.14 Подпись.

Документы, направляемые в государственные органы исполнительной и законодательной власти и в органы судебной власти, подписываются Министром или его заместителем в соответствии с распределением полномочий между Министром и заместителями Министра.

Министр своим приказом предоставляет в необходимых случаях полномочия представлять Министерство в отношениях с государственными органами, в том числе с федеральными службами, находящимися в ведении Министерства, с другими организациями и гражданами только директорам департаментов.

В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ (при использовании должностного бланка наименование должности не указывается), личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия).

Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ может быть подписан лицом, исполняющим его обязанности, или его заместителем. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия (исправления можно внести от руки или машинописным способом, например: «и.о.», «зам.»). Не допускается подписывать документы с предлогом «за» или проставлением косой черты перед наименованием должности.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне или одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, подписи располагают на одном уровне.

2.7.15 Согласование проекта документа.

Согласование проекта документа проводится при необходимости оценки обоснованности документа, соответствия его нормативным правовым актам и ранее принятым решениям.

Представляемые на подпись документы визируются исполнителем (ответственным исполнителем) и директором департамента, где готовился проект документа.

Документы, содержащие поручения работникам Министерства, ими должны быть завизированы.

Согласование проекта документа оформляется визой на документе (внутреннее согласование) или грифом согласования (внешнее согласование).

Виза включает в себя должность лица, визирующего документ, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату.

Виза проставляется в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника приказа Министерства. На проекте законодательного акта, на внутреннем документе и на копии отправляемого документа визы проставляются на лицевой стороне документа.

Замечания и дополнения к проекту документа оформляются на отдельном листе. В этом случае виза оформляется следующим образом:

Замечания прилагаются Директор Правового департамента Личная подпись Н.Н. Захарова Дата

Согласование проекта документа с федеральными органами исполнительной власти и организациями, интересы которых в нем затрагиваются, — внешнее согласование.

Внешнее согласование документа оформляется грифом согласования, который включает в себя слово СОГЛАСОВАНО, наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись, расшифровку подписи и дату согласования.

Например:

СОГЛАСОВАНО Заместитель Министра финансов Российской Федерации

(личная подпись) (инициалы, фамилия)

00.00.0000

Гриф согласования располагается ниже реквизита «Подпись» в левом нижнем поле документа.

Грифы согласования могут располагаться на отдельном «Листе согласования», если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций. На документе делается отметка «Лист согласования прилагается».

Согласование документа осуществляется в следующей последовательности:

с должностными лицами Министерства;

с руководителями подчиненных организаций, интересы которых затрагиваются в документе;

с федеральными органами исполнительной власти, интересы которых затрагивает содержание документа;

при необходимости с органами, осуществляющими государственный надведомственный контроль (надзор) в определенной области (экологический, пожарный и т.п.), с общественными организациями;

с Правительством Российской Федерации — в случаях, когда законодательством предусматривается возможность совершения управленческих действий только с согласия Правительства Российской Федерации.

2.7.16 Оттиск печати.

Министерство имеет печать с изображением Государственного герба Российской Федерации и простые круглые печати.

Оттиск печати с изображением Государственного герба Российской Федерации ставится на документах, требующих особого удостоверения их подлинности. Простые круглые печати (без изображения государственной символики) ставятся на копиях документов для удостоверения их соответствия подлинникам. Оттиск печати должен захватывать окончание наименования должности лица, подписавшего документ.

2.7.17 Отметка о заверении копии.

Для заверения соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись «Верно», должность лица, заверившего копию, личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения.

Например:

Верно Заместитель начальника Отдела архивного дела и нормативных актов Департамента управления делами и контроля Личная подпись А.П. Петрова Дата

Отметка о заверении копии удостоверяется оттиском простой круглой печати департаментов Министерства при их наличии.

2.7.18 Отметка об исполнителе.

Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

Отметка включает инициалы, фамилию исполнителя и номер его телефона, например:

Н.С. Максимова 334 46 46

На документе, подготовленном по поручению руководителя группой исполнителей, в отметке об исполнителе указывается фамилия основного исполнителя.

2.7.19 Отметка об исполнении документа.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или директором департамента, в котором исполнен документ.

2.7.20 Идентификатор электронной копии документа.

Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в федеральном органе исполнительной власти.

3. Организация документооборота

Движение документов в Министерстве с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот.

3.1.1. Доставка документов в Министерство осуществляется, как правило, средствами почтовой, фельдъегерской и электрической связи.

С помощью почтовой связи в Министерство доставляется письменная корреспонденция в виде простых и регистрируемых писем, почтовых карточек, бандеролей, а также печатные издания.

3.1.2. По каналам электрической связи поступают: телеграммы (телетайпограммы), факсограммы, телефонограммы, электронные документы.

3.2.1. Документы, поступающие в Министерство на бумажных носителях, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.

Прием и первичная обработка документов осуществляются работниками Департамента управления делами и контроля.

Конверты с документами вскрываются (за исключением конвертов с пометкой «лично»), проверяется правильность доставки, целостность упаковки документов. Ошибочно доставленные документы пересылаются по принадлежности или возвращаются отправителю. При отсутствии на документе адреса отправителя конверт прилагается к документу.

Полученный документ регистрируется в автоматизированной электронной системе «Учет и контроль исполнения документов». На полученном документе проставляется регистрационный штамп. Регистрационный штамп проставляется в правой нижней части лицевой стороны первой страницы документа. Регистрационный штамп содержит наименования отделов Департамента управления делами и контроля Министерства, дату и регистрационный номер. При постановке документа на контроль в регистрационном штампе также указывается слово «Контроль» и дата исполнения документа.

3.2.2. Документы, адресованные Министру или его заместителям, а также без указания конкретного лица или департамента Министерства предварительно рассматриваются в Департаменте управления делами и контроля, а затем направляются руководству или в соответствующий департамент.

Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения руководством Министерства и направляемые непосредственно в соответствующие департаменты и ответственным исполнителям.

Предварительное рассмотрение осуществляется исходя из оценки их содержания, в соответствии с полномочиями, возложенными на департаменты.

Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно в департаменты или должностным лицам.

Рассмотренные руководством Министерства документы возвращаются в соответствующий отдел Департамента управления делами и контроля, где в автоматизированной электронной системе «Учет и контроль исполнения документов» вносится содержание резолюции, а документ передается на исполнение.

Подлинник документа, который исполняется несколькими департаментами, Департамент управления делами и контроля направляет ответственному исполнителю, остальным исполнителям — копии.

3.2.3. Поступившие в Министерство телеграммы принимаются уполномоченным работником Отдела делопроизводства Департамента управления делами и контроля под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются в журнале учета телеграмм, а затем передаются на рассмотрение руководству и исполнение.

3.2.4 При составлении и оформлении телеграмм должны соблюдаться следующие правила:

телеграммы печатаются прописными буквами в двух экземплярах через два интервала на одной стороне листа, без переноса слов, красных строк и абзацев, а также без поправок и исправлений. Текст телеграммы излагается четко, кратко, без союзов, предлогов и знаков препинания, если при этом не искажается их содержание. При необходимости допускаются знаки: точка (тчк), запятая (зпт), двоеточие (двтч), скобка (скб), восклицательный знак (воскл). Текст не должен заканчиваться цифрами. При адресовании телеграммы указывается город, область, край, адрес, наименование организации, фамилия адресата. После текста телеграммы с новой строки печатается слово «Минфин России» и фамилия лица, подписавшего телеграмму, подпись должна соответствовать напечатанной фамилии.

3.2.5. Телеграмма категории «Правительственная» подписывается Министром или заместителем Министра, а также директорами департаментов при наделении их соответствующими полномочиями.

3.2.6. В телеграмме слева под чертой указывается дата отправки, полное наименование должности лица, подписавшего телеграмму, фамилия и номер телефона исполнителя.

3.2.7. При передаче и приеме документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями:

объем передаваемого документа (текста, схемы, графического изображения), выполненного на бумаге формата А4 черным цветом, не должен превышать 5 листов;

ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и директора соответствующего департамента;

факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму;

запрещается передавать текст документов с пометкой «Для служебного пользования»;

подлежащий передаче документ регистрируется уполномоченным работником Отдела делопроизводства Департамента управления делами и контроля в журнале регистрации факсограмм. Подлинники документов после передачи возвращаются исполнителям с отметкой о времени отправки;

поступившие факсограммы регистрируются уполномоченным работником Отдела делопроизводства Департамента управления делами и контроля в журнале регистрации факсограмм, передаются адресатам под расписку в день их приема, срочные — немедленно;

поступивший вслед за факсограммой подлинник документа направляется в соответствующее подразделение-исполнитель;

факсограммы на иностранных языках доставляются адресату без перевода.

Контроль за использованием факсимильной техники, установленной в департаментах, осуществляется их директорами.

Документы, отправляемые Министерством, передаются почтовой и электрической связью.

Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется Отделом делопроизводства и архива Департамента управления делами и контроля в соответствии с действующими правилами оказания услуг почтовой связи.

С помощью средств электрической связи Отдел делопроизводства и архива Департамента управления делами и контроля осуществляет передачу телеграмм, факсограмм, телефонограмм, электронных документов.

Документы для отправки передаются полностью оформленными, зарегистрированными с указанием почтового адреса (номера телефона), электронного адреса или с указанием на рассылку.

Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться и отправляться в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня.

Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляется по указанию лица, подписавшего документ.

3.4.1. Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления должно соответствовать прохождению отправляемых документов, а на этапе исполнения — поступающих документов.

3.4.2. Проекты приказов Министерства после подготовки и согласования с заинтересованными департаментами передаются в Департамент управления делами и контроля, который осуществляет контроль за правильностью их оформления, после чего направляются на визирование в Правовой департамент.

Оформленные документы передаются на подпись Министра или его заместителей в соответствии с правом подписи документов и распределением обязанностей. После подписания документы регистрируются в Отделе делопроизводства и архива Департамента управления делами и контроля.

3.4.3. Размноженные экземпляры подписанных Министром и его заместителями и зарегистрированных приказов Министерства в обязательном порядке рассылаются в департаменты Министерства, в ведении которых находятся рассматриваемые вопросы, в соответствии с указателем рассылки.

3.4.4. Передача документов между департаментами Министерства осуществляется через лиц, ответственных за ведение делопроизводства в конкретном департаменте. Документы передаются с соответствующей отметкой в автоматизированной электронной системе «Учет и контроль исполнения документов».

3.5.1. Исполнение документа предусматривает: сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подписание (утверждение) руководством Министерства или директорами департаментов, подготовку к пересылке адресату.

Исполнитель определяет необходимое количество экземпляров документа, передает документ на тиражирование. На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит указатель на рассылку.

3.5.2. При оперативном решении вопросов без составления дополнительных документов исполнитель делает отметки на документе: о дате поступления (если образовался интервал времени между поступлением документа и его доставкой исполнителю), о датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и т.д.), о дате и результатах окончательного исполнения.

Все отметки размещаются на свободных от текста местах.

4.1.1. Основой построения поисковой системы является регистрация документов — запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.

4.1.2. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях.

Регистрируются документы, поступающие из других организаций и от физических лиц, а также создаваемые — внутренние и отправляемые.

Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.

4.1.3. Документы регистрируются один раз: поступающие — в день поступления, создаваемые — в день подписания или утверждения. При передаче документа из одного департамента в другой новый регистрационный номер на документе не проставляется.

4.1.4. Регистрация документов производится в пределах групп, в зависимости от названия вида документа, автора и содержания. Например, отдельно регистрируются документы, поступившие из Правительства Российской Федерации, приказы Министерства, служебная переписка, обращения граждан.

4.1.5. Документы, полученные из Правительства Российской Федерации, Администрации Президента Российской Федерации, поступающие на рассмотрение Министра и его заместителей, распорядительные документы и переписка за подписью Министра и его заместителей, протоколы и решения Коллегии Министерства регистрируются в соответствующих отделах Департамента управления делами и контроля. Регистрация иных отправляемых документов производится в департаментах Министерства.

Документы, передаваемые или принимаемые по каналам факсимильной связи, регистрируются в Отделе делопроизводства Департамента управления делами и контроля.

4.1.6. Документы регистрируются в автоматизированной электронной системе «Учет и контроль исполнения документов».

4.1.7. Для создания поисковых систем и достижения информационной совместимости регистрационных данных устанавливается следующий состав основных реквизитов регистрации:

наименование организации (автора или корреспондента);

наименование вида документа;

дата и регистрационный номер документа;

дата поступления;

заголовок к тексту (краткое содержание документа);

резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);

срок исполнения документа;

отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

внутренняя переадресация документов по исполнителям;

наличие приложений;

промежуточные сроки исполнения;

перенос сроков исполнения.

4.1.8. Регистрация документов-ответов осуществляется в автоматизированной электронной системе «Учет и контроль исполнения документов». Документу-ответу присваивается порядковый номер в пределах соответствующего регистрационного массива.

4.2.1. Для обеспечения эффективного использования информации при принятии решений в Министерстве существует поисковая система по документам. Поисковая система по документам создана в электронном виде.

4.2.2. Информация о документах, полученная при их регистрации, поступает в поисковую систему, которая включает в себя картотеки и справочники.

При традиционной карточной регистрации печатается необходимое количество регистрационно-контрольных карточек, которые могут составлять следующие картотеки: справочные (по корреспондентам, видам документов, авторам документов и др.), контрольно-справочные, кодификационные, по обращениям граждан, алфавитные и другие в зависимости от задач поиска информации (Приложения № 10, 11, 12, 13).

В автоматизированных массивах поиск конкретного документа или подборки материалов осуществляется по реквизитам (заголовок, вид документа, дата принятия, номер документа и т.п.) или по контексту (по любому слову или фразе, содержащимся в искомом документе).

Поисковый запрос может содержать любую комбинацию реквизитов и элементов текста.

5.1. Порядок контроля и сроки исполнения документов в Министерстве определяются Регламентом Министерства финансов Российской Федерации, утвержденным Приказом Министерства финансов Российской Федерации от 23 марта 2005 г. № 45н (зарегистрирован в Минюсте России 19 апреля 2005 г., регистрационный № 6518, Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, 2005, № 17).

5.3. Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения.

При постановке документа на контроль в регистрационном штампе, который проставляется в правой нижней части лицевой стороны первой страницы документа, указывается слово «Контроль» и дата исполнения документа.

5.4. Контроль исполнения обеспечивается Отделами по контролю и ведомственной корреспонденции и по работе с обращениями граждан Департамента управления делами и контроля.

5.5. Отделы Департамента управления делами и контроля не реже одного раза в месяц направляют директорам департаментов информацию о находящихся на контроле документах с данными о неисполненных в срок документах и аналогичную информацию руководителям федеральных служб, находящихся в ведении Министерства.

5.6. Контроль исполнения документов строится на базе регистрационных данных.

Контрольная картотека систематизируется по срокам исполнения документов, по исполнителям, группам документов.

Организация работы с документами в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел на делопроизводственной стадии и их передачу в архив Министерства (далее — архив) в соответствии с требованиями, установленными нормативно-методическими документами по архивному делу и делопроизводству Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации, Федерального архивного агентства и Инструкцией.

6.1.1. Номенклатура дел — систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в Министерстве, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел предназначена для организации группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

6.1.2. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться положением о Министерстве и его департаментах, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, Перечнем документов, образующихся в деятельности Министерства финансов Российской Федерации, организаций, находящихся в его ведении, а также финансовых органов субъектов Российской Федерации, с указанием сроков хранения (далее — Перечень), номенклатурами дел за предшествующие годы. Изучаются документы, образующиеся в деятельности Министерства, их виды, состав и содержание.

6.1.3. В Министерстве составляются номенклатуры дел департаментов (Приложение № 14) и сводная номенклатура дел (Приложение № 15).

6.1.4. Номенклатура дел департамента составляется лицом, ответственным за ведение делопроизводства, подписывается его директором, согласовывается с Отделом делопроизводства и архива Департамента управления делами и контроля и представляется в Департамент управления делами и контроля Министерства.

Вновь созданное структурное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел и представить ее в архив.

6.1.5. Сводная номенклатура дел составляется начальником Отдела делопроизводства и архива Департамента управления делами и контроля на основе номенклатур дел департаментов при методической помощи Государственного архива Российской Федерации.

6.1.6. Сводная номенклатура дел подписывается директором Департамента управления делами и контроля, согласовывается с Центральной экспертной комиссией (далее — ЦЭК) Министерства, с экспертно-проверочной комиссией (далее — ЭПК) Государственного архива Российской Федерации (далее — ГАРФ) и утверждается (не позднее конца текущего года) Министром. Согласовывается номенклатура дел с ГАРФ не реже одного раза в 5 лет, если не было коренных изменений в функциях и структуре Министерства.

6.1.7. После утверждения сводной номенклатуры дел департаменты Министерства получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.

6.1.8. Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

6.1.9. Сводная номенклатура дел составляется и согласовывается заново в случае коренных изменений функций и структуры Министерства.

6.1.10. Названиями разделов номенклатуры дел Министерства являются названия департаментов. В сводной номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой Министерства.

6.1.11. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы Министерства.

В номенклатуру дел не включаются периодические издания.

6.1.12 Графы номенклатур дел заполняются следующим образом.

В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из цифрового обозначения департамента, номера отдела и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами.

Например:

12-05-01, где 12 — обозначение департамента, 05 — порядковый номер отдела, 01 — порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.

В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных департаментов Министерства; для переходящих дел индекс сохраняется.

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов).

Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Не допускается употребление в заготовке дела неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка» и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов. Не допускается употребление сокращенных слов и сокращенных наименований федеральных органов исполнительной власти и учреждений.

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.); название Министерства или департамента (автор документа); название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которым относятся документы дела.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.).

Например:

«Документы о проведении тематических выставок (планы, списки, доклады, характеристики экспонатов)»

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название.

Например:

«Переписка с финансовыми органами о проведении денежных зачетов»

В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются.

Например:

«Переписка об организации семинаров и совещаний по вопросам бухгалтерского учета и отчетности»

В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним.

Например:

«Переписка со Счетной палатой Российской Федерации о проведении ревизий и проверок»

При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название.

Например:

«Переписка с главами администраций областей о социальной защите населения»

Если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела.

Например:

«Переписка с Департаментом финансов г. Москвы об исполнении государственных финансовых операций»

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты).

Например:

«Годовой отчет Алтайского края об исполнении бюджета за 2005 год»

Если дело будет состоять из нескольких томов, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома, уточняющие содержание заголовка дела.

Заголовок приложения к делу, сформированного в отдельный том, должен соответствовать заголовку помещенного в этот том документа.

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по перечню, а при его отсутствии — по типовой или примерной номенклатуре дел или согласованный с центральной экспертно-проверочной комиссией Федерального архивного агентства срок хранения.

В графе 5 «Примечание» указываются названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах (например, переходящее с 2005 г.), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другой федеральный орган исполнительной власти для продолжения и др.

6.1.13. Если в течение года в Министерстве возникают новые документированные участки работы, непредусмотренные дела, в номенклатуру вносятся дополнения. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.

6.1.14. По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).

6.2.1. Формирование дел — группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

6.2.2 Дела формируются в департаментах Министерства.

6.2.3. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет директор департамента или исполнитель в соответствии с номенклатурой дел.

6.2.4. Контроль за правильным формированием дел осуществляется Отделом архивного дела и нормативных актов Департамента управления делами и контроля.

6.2.5. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила: помещать в дело только исполненные документы, в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения; помещать в дела ксерокопии факсограмм, телефонограммы на общих основаниях; в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; по объему дело не должно превышать 250 листов. При наличии в деле нескольких томов номер (индекс) и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением «т. 1», «т. 2» и т.д.

6.2.6. Документы внутри дела располагаются сверху вниз в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.

Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

В отдельные дела по хронологии, в зависимости от вида документов, формируются копии принятых федеральных законов, актов Президента Российской Федерации, актов Правительства Российской Федерации и выписки из соответствующих протоколов заседаний Правительства Российской Федерации или его Президиума.

Все документы отчетного и информационного характера по исполнению акта Президента Российской Федерации или Правительства Российской Федерации, находящегося на контроле, подшиваются в заведенное на этот акт дело. Если на акт дело не заводилось, то отчетные документы подшиваются в дело переписки постоянного срока хранения за текущий год.

Если имеется документ о снятии с контроля нескольких актов, подшитых в разные дела, то следует подшить необходимое количество копий этого документа в соответствующие дела с указанием номера дела, в котором подшит подлинник этого документа.

Документы коллегии группируются в два дела: протоколы и решения коллегии; документы к заседаниям коллегии.

Положения, инструкции и т.п., утвержденные приказами Министерства, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.

Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.

Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов.

Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.

Ведение личных дел государственных служащих осуществляется в соответствии с Указом Президента Российской Федерации от 30 мая 2005 г. № 609 «Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, № 23, ст. 2242).

Предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы Министерства и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам.

Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

6.2.7. Дела Министерства подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дела — подготовка дела к хранению. Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи. Оформление дел проводится работниками соответствующих департаментов Министерства, в обязанность которых входит заведение и формирование дел при методической помощи и под контролем работников архива Министерства.

6.2.8. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки дела по установленной форме (Приложение № 16); нумерацию листов в деле; составление листа-заверителя дела (Приложение № 17); составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела (Приложение № 18); подшивку и переплет дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.

6.2.9. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме. На обложке дела указываются реквизиты: наименование Министерства; наименование департамента; номер (индекс) дела; заголовок дела; дата дела (тома); количество листов в деле; срок хранения дела; архивный шифр дела.

Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом: наименование Министерства указывается полностью, в именительном падеже, с указанием официально принятого сокращенного наименования, которое указывается в скобках после полного наименования; наименование департамента — записывается название департамента в соответствии с утвержденной структурой; номер дела — проставляется цифровое обозначение (индекса) дела по номенклатуре дел Министерства; заголовок дела — переносится из номенклатуры дел, согласованной с ЭПК Государственного архива Российской Федерации; дата дела — указывается год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также для дел, состоящих из нескольких томов, являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется полностью словами.

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа заверителя и внутренней описи, нумеруются. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз, цифры проставляются в правом верхнем углу листа.

Лист большого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист в правом верхнем углу.

Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке.

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.

После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела. В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле.

Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с итоговой надписью.

Реквизит «срок хранения дела» переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в Перечне.

На делах постоянного хранения пишется: «Хранить постоянно».

По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дела на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.

6.2.10. Для учета документов определенных категорий постоянного и временного сроков (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (документы проверок, личные дела и т.д.) составляется внутренняя опись документов дела.

Внутренняя опись документов дела составляется также на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов.

Внутренняя опись составляется на отдельном листе, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи. Заверенная составителем внутренняя опись документов дела подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.

6.2.11. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

6.3.1. С момента заведения и до передачи в архив Министерства дела хранятся по месту их формирования.

Директора департаментов и работники, отвечающие за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.

Дела, находящиеся в рабочих комнатах и специально отведенных для этой цели помещениях, располагаются в вертикальном положении корешками наружу в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.

В целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются в шкафах в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.

На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре.

Завершенные дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение трех лет, а затем сдаются в архив Министерства.

6.3.2. Выдача дел работникам департаментов Министерства для работы осуществляется под расписку в картотеке выдачи дел.

Дела выдаются во временное пользование работникам департаментов Министерства на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.

Сторонним организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения Министра или лица, его замещающего, по акту.

Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации, и производится с разрешения директора Департамента управления делами и контроля с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.

Документы Министерства являются федеральной собственностью и после проведения экспертизы их ценности в порядке, установленном Федеральным архивным агентством, подлежат обязательной передаче на постоянное хранение в Государственный архив Российской Федерации как часть Архивного фонда Российской Федерации.

Для хранения документов Архивного фонда Российской Федерации, относящихся к государственной собственности, и документов временного (свыше 10 лет) срока хранения, имеющих практическое значение, а также документов по личному составу, их учета, использования, отбора и подготовки к передаче на постоянное хранение в Министерстве образован архив.

Подготовка документов к передаче на хранение в архив Министерства включает работу работников архива и лиц, ответственных в департаментах Министерства за ведение делопроизводства, по проведению экспертизы ценности документов, формированию и оформлению дел, составлению описей дел и актов о выделении к уничтожению документов и дел.

7.1.1. Экспертиза ценности документов — изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации.

7.1.2. Экспертиза ценности документов в Министерстве на стадии делопроизводства проводится: при составлении номенклатуры дел; в процессе формирования дел и проверки правильности отнесения документов к делам; при подготовке дел к передаче в архив Министерства.

7.1.3. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в Министерстве создана постоянно действующая Центральная экспертная комиссия (далее — ЦЭК).

7.1.4. Функции и права ЦЭК, а также организация ее работы определяются положением о Центральной экспертной комиссии Министерства, утвержденным приказом Министерства и согласованным с Федеральным архивным агентством.

7.1.5. Экспертиза ценности документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения осуществляется ежегодно в департаментах Министерства непосредственно лицами, ответственными за ведение делопроизводства, совместно с ЦЭК и под непосредственным методическим руководством архива.

7.1.6. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив Министерства; отбор дел с временными сроками хранения и с пометкой «До минования надобности», подлежащих дальнейшему хранению в департаментах Министерства; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

7.1.7. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании Перечня и номенклатуры дел Министерства путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЦЭК Министерства.

7.1.8. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.

7.1.9. Опись дела — архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией.

7.1.10. Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения, дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу; на дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.

7.1.11. В Министерстве в каждом департаменте описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно под непосредственным методическим руководством архива Министерства. По этим описям документы сдаются в архив.

Описи дел, подготовленные департаментами Министерства, служат основой для подготовки сводной описи дел Министерства, которую готовит архив Министерства и по которой он сдает дела на государственное хранение в Государственный архив Российской Федерации.

7.1.12. Описи дел департаментов Министерства составляются по установленной форме (Приложение № 19) и представляются в архив Министерства через три года после завершения дел в делопроизводстве.

7.1.13. Описательная статья описи дел департамента Министерства имеет следующие элементы: порядковый номер дела (тома) по описи; индекс дела (тома); заголовок дела (тома); дата дела (тома); количество листов в деле (томе); срок хранения дела.

7.1.14. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования: каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов, то каждый том вносится в опись под самостоятельным номером; порядок нумерации дел в описи — валовый; графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела; при внесении в опись дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами «то же», при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью); графа описи «примечание» используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.

7.1.15. В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера и пропущенные номера).

7.1.16. Опись дел департамента Министерства подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается с начальником Отдела архивного дела и нормативных актов Департамента управления делами и контроля и утверждается директором соответствующего департамента Министерства.

7.1.17. Опись дел департамента Министерства составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в архив Министерства, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в департаменте.

7.1.18. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению (Приложение № 20) производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период. Указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЦЭК Министерства одновременно. Согласованные ЦЭК акты утверждаются Министром только после утверждения экспертно-проверочной комиссией (далее — ЭПК) Государственного архива Российской Федерации описей дел постоянного хранения; после этого Министерство имеет право уничтожить дела, включенные в данные акты в соответствии с установленным порядком.

7.2.1. В архив Министерства передаются дела с исполненными документами постоянного, временного хранения (свыше 10 лет) и по личному составу. Их передача производится только по описям дел.

7.2.2. Дела с исполненными документами постоянного и временного хранения (свыше 10 лет) передаются в архив Министерства не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве.

7.2.3. Передача дел в архив Министерства осуществляется по графику, составленному архивом, согласованному с начальниками отделов департаментов и утвержденному директором Департамента управления делами и контроля.

7.2.4. В период подготовки дел департаментом к передаче в архив Министерства работниками архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел Министерства. Все выявленные при проверке недостатки в формировании дел отделов департаментов Министерства работники обязаны устранить.

7.2.5. Прием каждого дела производится работниками архива Министерства в присутствии работника отдела соответствующего департамента. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи работника архива Министерства и лица, передавшего дела.

7.2.6. В случае ликвидации или реорганизации департамента Министерства лицо, ответственное за ведение делопроизводства данного департамента Министерства, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив Министерства, независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется только по описям дел.

Согласовано Руководитель Федерального архивного агентства В. П. Козлов

                                                Вносится Правительством
                                                   Российской Федерации

                                                                 Проект

                       РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ

ФЕДЕРАЛЬНЫЙ ЗАКОН

Об архивном деле в Российской Федерации

Глава 1. Общие положения

Глава 8. Международное сотрудничество