Приказ Госкомрыболовства РФ от 30.08.2000 № 238

(ред. от 09.09.2002)

«Об учете и государственной регистрации баз и банков данных»

(вместе с «Временным положением об учете, регистрации, экспертизе и сертификации баз и банков данных в рыбном хозяйстве»)

ГОСУДАРСТВЕННЫЙ КОМИТЕТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ПО РЫБОЛОВСТВУ

ПРИКАЗ от 30 августа 2000 г. № 238

ОБ УЧЕТЕ И ГОСУДАРСТВЕННОЙ РЕГИСТРАЦИИ

В соответствии с Постановлением Правительства Российской Федерации от 28.02.96 № 226 «О государственном учете и регистрации баз и банков данных» и письмом Министерства Российской Федерации по связи и информатизации (от 30.06.2000 № 3880) Госкомрыболовству России поручено организовать работы по учету и регистрации в Государственном регистре баз и банков данных, входящих в состав информационного ресурса отрасли. Обязательному учету и регистрации подлежат базы и банки данных, приобретаемые, разрабатываемые или накапливаемые научно-исследовательскими организациями отрасли за счет или с привлечением средств федерального бюджета.

1. Утвердить прилагаемое «Временное положение об учете, регистрации, экспертизе и сертификации баз и банков данных в рыбном хозяйстве» (прилагается).

2. Поручить ВНИЭРХ (Я.М. Азизову) проведение работ по учету, регистрации, экспертизе и сертификации баз и банков данных в рыбном хозяйстве.

3. Управлению науки (С.Е. Дягилеву):

3.1. Обеспечить включение в договоры на выполнение НИОКР требований об обязательном представлении во ВНИЭРХ сведений о базах и банках данных, приобретение, разработка и ведение которых осуществляются в рамках договора.

3.2. Обеспечить финансирование работ по учету, регистрации, экспертизе и сертификации баз и банков данных согласно прилагаемому Временному положению.

4. АтлантНИРО (К.Г. Кухоренко), ПИНРО (Ф.М. Трояновскому), ТИНРО (А.Н. Бочарову), КамчатНИРО (С.А. Синякову), АзНИРХ (Э.В. Макарову), КаспНИИРХ (В.П. Иванову), ВНИРО (Б.Н. Котеневу), Гипрорыбфлот (В.А. Романову), СевПИНРО (С.А. Стасенкову), СахНИРО (Ф.Н. Рухлову), НТФ «Комплексные системы» (В.М. Мишкину), ОАО «Компьютерные технологии» (Е.И. Лангеру), ФГУП «Камчатский центр связи и мониторинга» (В.Ю. Резникову) в срок до 1 октября 2000 года представить во ВНИЭРХ сведения о созданных ранее за счет средств федерального бюджета (средств господдержки) баз и банков данных и предложения по их регистрации.

5. Контроль за выполнением настоящего Приказа возложить на первого заместителя Председателя комитета Дементьева М.В.

Председатель Комитета

ВРЕМЕННОЕ ПОЛОЖЕНИЕ ОБ УЧЕТЕ, РЕГИСТРАЦИИ, ЭКСПЕРТИЗЕ И СЕРТИФИКАЦИИ

1.1. Настоящее Временное положение подготовлено в соответствии с Временным положением о государственном учете и регистрации баз и банков данных, утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 28.02.96 № 226.

1.2. Настоящее Временное положение определяет порядок учета, регистрации, экспертизы и сертификации баз и банков данных в рыбном хозяйстве.

1.3 Учет и регистрация баз и банков данных в рыбном хозяйстве осуществляются в целях:

информирования предприятий и организаций отрасли о содержащихся в базах и банках данных информационных ресурсах, а также о порядке доступа к ним;

организации информационного обеспечения органов государственной власти Российской Федерации, предприятий и организаций рыбного хозяйства;

создания единого информационного регистра баз данных Госкомрыболовства России как части государственного информационного ресурса;

обеспечения эффективного использования баз данных, рационального использования государственных средств на создание и эксплуатацию баз данных в отрасли рыбного хозяйства;

защита прав собственности отраслевых баз данных, отраслевых информационных продуктов.

1.4. Под базой данных понимается совокупность организованных взаимосвязанных данных на машинных носителях. Под банком данных понимается совокупность баз данных, а также программные, языковые и другие средства, предназначенные для накопления данных и их использования с помощью компьютерной техники.

1.5. Под государственной базой данных понимается база данных, созданная, приобретенная или накапливаемая за счет или с привлечением средств федерального бюджета.

1.6. В рыбном хозяйстве к государственным базам данных относятся те базы данных, которые сформированы в рамках договоров НИОКР между Госкомрыболовством России и разработчиками.

1.7. Государственные базы данных подлежат обязательному государственному учету и регистрации. Государственный учет баз данных осуществляется на этапе их разработки, регистрация — после передачи баз данных в эксплуатацию. Государственная регистрация негосударственных баз данных осуществляется на добровольной основе.

1.8. Учет, регистрация, экспертиза и сертификация баз и банков данных в рыбном хозяйстве возложены на Всероссийский научно-исследовательский и проектно-конструкторский институт экономики, информации и автоматизированных систем управления рыбного хозяйства (ВНИЭРХ). Организации и предприятия рыбного хозяйства все материалы, необходимые для учета, регистрации, экспертизы и сертификации баз и банков данных, направляют во ВНИЭРХ по адресу: 101925, Москва, ГСП, Б. Спасоглинищевский пер., 4/2.

2.1. Все разработчики государственных баз данных в рыбном хозяйстве обязаны выслать во ВНИЭРХ извещения или регистрационные заявки по установленным формам в 30-дневный срок со дня начала разработки.

2.2. Регистрационные заявки направляются во ВНИЭРХ для регистрации баз данных в 30-дневный срок с момента сдачи их в эксплуатацию или выполнения договора на их поставку (в случае приобретения баз данных).

2.3. Государственные базы данных, находящиеся в эксплуатации к моменту утверждения настоящего Временного положения, должны быть зарегистрированы в течение 6 месяцев со дня его утверждения.

2.4. Оформление заявок на регистрацию негосударственных баз данных производится на любом этапе их эксплуатации на добровольной основе.

2.5 Учет и регистрация баз и банков данных производится в соответствии с прилагаемыми документами:

а) инструкция по заполнению регистрационной заявки (Приложение 1);

б) регистрационная заявка (Приложение 2);

в) карта регистрации базы данных (Приложение 3);

г) извещение о разработке базы данных (Приложение 4).

2.6. По данным регистрационных документов ВНИЭРХ производит предварительную регистрацию базы данных в отраслевом реестре баз данных.

2.7. ВНИЭРХ по мере поступления регистрационных документов от владельцев баз данных передает в НТЦ «Информрегистр» регистрационные заявки и по необходимости реестр заявок, представленных на регистрацию.

2.8. Государственную регистрацию баз данных, ведение фонда регистрационных заявок и подготовку регистрационных свидетельств производит НТЦ «Информрегистр».

2.9. ВНИЭРХ получает от НТЦ «Информрегистр» подготовленные регистрационные свидетельства с присвоенными номерами. Производит окончательную регистрацию базы данных в отраслевом реестре баз данных.

2.10. В 30-дневный срок ВНИЭРХ направляет организации — владельцу базы данных регистрационное свидетельство.

2.11. Организация — владелец базы данных, получившая регистрационное свидетельство, ежегодно направляет во ВНИЭРХ полное актуализированное описание базы данных или сообщение о прекращении ведения базы данных.

Актуализированное описание базы данных подготавливается в соответствии с «Порядком использования схем подачи документов на актуализацию сведений о базах данных, зарегистрированных в Государственном регистре баз данных, и подготовки Карты актуализированного описания баз данных организациями рыбного хозяйства».

Сообщение о прекращении ведения базы данных подготавливается в произвольной форме.

(п. 2.11 в ред. Приказа Госкомрыболовства РФ от 09.09.2002 № 357)

2.12. Ежегодно, в срок до 1 июня текущего года, ВНИЭРХ обеспечивает направление в НТЦ «Информрегистр» сведений об актуализации или прекращении ведения зарегистрированных отраслевых баз данных.

2.13. В случае непоступления актуализированного описания зарегистрированной базы данных или сообщения о прекращении ведения базы данных в срок, указанный в п. 2.12, ВНИЭРХ сообщает Госкомрыболовству России о невыполнении организацией — владельцем базы данных требований настоящего Положения.

2.14. По запросам ВНИЭРХ и НТЦ «Информрегистр» организация — владелец базы данных направляет дополнительную информацию о зарегистрированных базах данных на предмет уточнения состава или содержания регистрационных сведений.

2.15. На основании поступающей информации от организаций — владельцев баз данных ВНИЭРХ проводит актуализацию данных в отраслевом реестре баз данных.

3.1. Экспертиза и сертификация баз и банков данных проводится ВНИЭРХом.

3.2 Экспертиза отраслевых баз и банков данных проводится в целях:

определения возможностей и целесообразности использования баз и банков данных в информационно-компьютерной сети Госкомрыболовства России, на сайте Госкомрыболовства России во всемирной сети Интернет;

контроля соблюдения правовых, технологических и экономических нормативов на проведение работ по формированию и использованию баз и банков данных, предназначенных для использования в информационно-компьютерной сети Госкомрыболовства;

определения уровня научно-технических разработок, использованных при создании баз и банков данных;

определения эффективности использования бюджетных средств на создание баз и банков данных.

3.3. Организация-владелец направляет во ВНИЭРХ программное, информационное обеспечение, техническую документацию по базам и банкам данных.

3.4. ВНИЭРХ производит проверку представленной технической документации, программного и информационного обеспечения на комплектность, соответствие регламентирующей нормативно-технической документации. Затем производятся технологические испытания и проверка работоспособности временных параметров работы программного обеспечения, актуальности и полноты данных.

3.5. По результатам экспертизы ВНИЭРХ подготавливает заключение (Приложение 5) и проект акта экспертизы базы (банка) данных (Приложение 6), которые направляются в Управление науки Госкомрыболовства России. После утверждения один экземпляр акта направляется владельцу базы (банка) данных.

3.6. Сертификации подлежат базы данных и программные продукты, рассмотренные ВНИЭРХ и предложенные для тиражирования или использования в информационно-компьютерной сети Госкомрыболовства России, всемирной сети Интернет.

3.7. Сертификация баз данных и программных продуктов в отрасли будет возложена на ВНИЭРХ после его аккредитации в Госстандарте России и получения соответствующего аттестата.

3.8. Положение о сертификации баз данных и программных продуктов в рыбном хозяйстве подготавливается ВНИЭРХ и вступает в силу после его утверждения и рассылки организациям.

ИНСТРУКЦИЯ ПО ЗАПОЛНЕНИЮ РЕГИСТРАЦИОННОЙ ЗАЯВКИ

Настоящая Инструкция определяет порядок заполнения и представления информационных документов для ввода и актуализации сведений Государственного регистра баз данных.

Для регистрации и актуализации сведений о базах данных <*> (далее — БД) в Государственном регистре используется единый документ — регистрационная заявка.

<*> Под базой данных понимается совокупность организованных взаимосвязанных данных на машиночитаемых носителях. Под банком данных понимается совокупность баз данных, а также программные, языковые и другие средства, предназначенные для централизованного накопления данных и их использования с помощью электронных вычислительных машин.

Регистрационная заявка представляется на каждую регистрируемую БД в одном экземпляре в 30-дневный срок с момента сдачи базы данных в эксплуатацию или выполнения договора на ее поставку.

При заполнении заявки в соответствии с требованиями настоящей Инструкции сведения о БД включаются в Государственный регистр баз данных, ей присваивается регистрационный номер, а владельцу в течение месяца высылается регистрационное свидетельство.

Владелец БД, получивший регистрационное свидетельство, ежегодно направляет полное актуализированное описание БД (по форме регистрационной заявки) или сообщение о прекращении ведения БД (в произвольной форме).

Заявка заполняется и заверяется руководителем организации-заявителя (юридическим лицом) или частным лицом — владельцем БД, Нужное обозначение подчеркивается на заявке, указывается фамилия, имя и отчество. Название представленной на регистрацию или актуализацию БД заносится в соответствующую графу регистрационной заявки.

Регистрационная заявка с картой регистрации БД содержит сведения о владельце, общие сведения, пользовательские характеристики и данные об источниках финансирования создания или эксплуатации БД. Каждая группа сведений представлена реквизитными зонами. Значения реквизитных зон заполняются в свободной форме, выбираются из настоящей Инструкции или подчеркиваются, если возможные значения указаны в заявке. Заявка заполняется на русском языке. Допускается использование иностранных наименований в разделе «Пользовательские характеристики» и официальном названии БД. Заполнение всех полей обязательно.

При актуализации сведений о БД владелец подчеркивает «актуализация» и указывает регистрационный номер актуализируемой БД в поле «? регистрации» карты регистрации базы данных.

При регистрации или актуализации единовременно нескольких БД одним владельцем допускается заполнение сведений о владельце на одной заявке с указанием количества представляемых БД в графе «Прошу зарегистрировать» и их перечня в сопроводительном письме.

Название. Указываются полное и сокращенное наименования организации — владельца БД.

Ведомство. Указывается полное или официальное сокращенное наименование министерства или ведомства, которому подчинен владелец БД.

Организационно-правовая форма. Дается характеристика владельца БД по отношению к собственности: орган государственной власти, орган местного самоуправления, государственное предприятие, муниципальное предприятие, общественная организация, коммерческая структура, некоммерческая структура, предприятие с долей иностранного капитала.

Адрес. Указывается полный почтовый адрес организации или частного лица (индекс, республика, область, город, улица, дом, квартира).

Тел. Приводятся номера (до трех) телефонов владельца (с указанием кода города).

Факс. Приводятся номера (до двух) факсов (с указанием кода города).

E-mail. Приводятся коды электронной почты.

Дополнительные сведения. Указываются любые дополнительные сведения о владельце БД. Например, для организации — сфера деятельности и тип предприятия (НИИ, учебное заведение, архив, библиотека, промышленное предприятие, банк, биржа, финансово-кредитное, страховое учреждение, орган массовой информации, информационное агентство, торговое предприятие, сбытовая организация и т.д.).

Администратор БД. Указываются фамилия, имя, отчество и номера телефонов администратора БД <*>.

<*> Администратор БД — лицо, ответственное за ведение или сопровождение базы данных, назначенное приказом по организации.

Сведения о владельце заверяются подписью руководителя организации (частного лица). Подпись руководителя организации скрепляется печатью организации.

Наименование. Указываются полное и сокращенное наименования БД (без слов «база данных»).

Назначение. Указывается назначение или область применения БД. Например: исследовательская, учебная, производственно-техническая, проектно-конструкторская, управленческая, финансовая, справочная, адресная, статистическая, архивная, НТИ, коммерческая и др. Для правовых баз данных указывается «правовая информация».

Содержание и особенности. Дается подробное описание информации, содержащейся в БД, указывается тип БД (полнотекстовая, библиографическая, фактографическая, комбинированная), дается перечисление объектов.

Источники / виды документов. Для документографических БД указываются виды описываемых документов, для фактографических — источники сведений (данные экспериментов, полевые наблюдения, статистические сборники и т.д.). При описании правовых БД поле не заполняется.

Входит в состав АС, БнД, электронного издания. Указываются наименования автоматизированной системы, банка данных или электронного издания, в рамках которого функционирует описываемая БД.

Объем БД. Проставляются число записей и количество Мб. При описании правовых БД в поле указывается количество документов, включенных в БД.

Число реквизитов. Указывается среднее количество фактически заполненных реквизитов (элементов) данных одной записи.

Язык записей. Указывается естественный язык (языки), используемый для представления текстовых данных в БД (например: рус., анг., нем.).

Год создания. Указывается год создания БД.

Ретроспектива. Указываются сведения о времени, за которое собраны документы (с какого года).

Обновление. При наличии режима обновления БД владельцем подчеркивается «да», при его отсутствии — «нет».

Период обновления. Указывается периодичность обновления (год, полугодие, квартал, месяц, неделя, день).

ЭВМ. Указываются типы и марки ЭВМ, на которых ведутся БД.

ОС. Указываются наименования операционных систем.

СУБД/ППП. Указываются наименования используемых программных комплексов.

Удаленный доступ. Наименование сети. Сетевой адрес. При наличии удаленного доступа (подчеркивается «да») указывается наименование сети и адрес сервера, обеспечивающих доступ к БД.

Услуги. Подчеркиваются соответствующие позиции:

Разовое обращение — выдача сведений из БД пользователям по запросам различного характера.

Фрагмент БД — предоставление части БД (в том числе с ПО).

Поставка БД — передача всей БД (с ПО, с сопровождением и без).

Другое — избирательное распространение информации, обзоры, печатные издания, копии документов и т.п.

Поставка.

Формат — указывается наименование формата поставки БД (например: ASCII-файл, TCP/IP, МЕКОФ, ЭДИФАКТ, формат СУБД и т.д.).

Носитель — указывается вид носителя при поставке БД (возможные значения: дискета, МЛ, кассеты с МЛ, компактные оптические диски, распечатки).

Количество пользователей / запросов. Приводится среднее количество пользователей, обратившихся к БД за год, и число запросов, обработанных БД за год.

Ограничения по доступу к информации. В случае ограничений подчеркивается «да» и указывается наличие ограничений на доступ к информации, устанавливаемых по категориям пользователей: коммерческая тайна, следственная тайна, персональные данные, патентная заявка, профессиональная тайна, служебная тайна. При отсутствии ограничений подчеркивается «нет».

Дополнительные сведения. Указываются специфические требования по используемым техническим и программным средствам, другие данные, касающиеся пользовательских характеристик регистрируемой БД.

Указываются (подчеркиваются) источники финансирования работ по созданию и ведению БД. При смешанном финансировании указываются все источники финансирования.

Структура, информационное наполнение и правила заполнения извещения о разработке БД совпадают в основном с требованиями по заполнению регистрационной заявки.

Документ подписывается руководителем организации, лицом, ответственным за проведение работ (руководителем работ), и скрепляется печатью.

Аннотация. Кроме перечисленных позиций, могут быть включены сведения о предполагаемых программных и технических средствах.

Сроки выполнения работ. Проставляются год и месяц начала и окончания работы.

Источники и объемы финансирования. Объемы финансирования приводятся в тыс. рублей. При смешанном финансировании указываются все источники финансирования.

РЕГИСТРАЦИОННАЯ ЗАЯВКА

Я, _______________________________________________________________

(Ф.И.О. руководителя организации / Ф.И.О. владельца БД)

Прошу зарегистрировать / актуализировать БД ______________________

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

Сведения о владельце

Название организации

Полное _______________________________________________________

__________________________________________________________________

Сокращенное __________________________________________________

__________________________________________________________________

Ведомство ________________________________________________________

Организационно — правовая форма ______________________________

Индекс Область, город, ул., дом

<pre class="legal-pre">     ┌──────────┬───────────┬─────────────┐      ┌───────┬───────┐
Тел. │          │           │             │ Факс │       │       │
     └──────────┴───────────┴─────────────┘      └───────┴───────┘</pre>

Дополнительные сведения __________________________________________

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

                               Ф.И.О.                   Тел.

        М.П.                          _________________ __________

КАРТА РЕГИСТРАЦИИ БАЗЫ ДАННЫХ

Общие сведения

Наименование _____________________________________________________

__________________________________________________________________

Назначение _______________________________________________________

_______________________________________________________

Содержание и особенности _________________________________________

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

Виды документов / источников _________________________________

Входит в состав АС, БнД, электронного издания ____________________

__________________________________________________________________

Объем БД в записях ______ в Мб _____ Число реквизитов _________

Язык записей _________ Год создания ______ Ретроспектива ______

Пользовательские характеристики

ЭВМ _______________________________________ ОС __________________

СУБД/ППП _________________________________________________________

Удаленный доступ Наименование сети ___________________________

Поставка: формат _____________________, носитель _________________

Количество: пользователей _______________, запросов ______________

Ограничения

Дополнительные сведения __________________________________________

__________________________________________________________________

Источники финансирования

ИЗВЕЩЕНИЕ О РАЗРАБОТКЕ БД

Сведения о разработчике

Название организации

Полное _______________________________________________________

__________________________________________________________________

Сокращенное __________________________________________________

Ведомство ________________________________________________________

Организационно-правовая форма ____________________________________

Индекс Область, город, ул., дом

<pre class="legal-pre">     ┌──────────┬───────────┬─────────────┐      ┌───────┬───────┐
Тел. │          │           │             │ Факс │       │       │
     └──────────┴───────────┴─────────────┘      └───────┴───────┘</pre>

Сведения о БД

Наименование _____________________________________________________

__________________________________________________________________

Аннотация (назначение, содержание, особенности,

виды источников данных, возможные области применения, услуги)

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

Ограничения по доступу к информации Сроки выполнения работ

Источники и объемы финансирования (в тыс. руб.)

Утверждаю

Директор ВНИЭРХ

"__" _________ 200_ г.

ПРОТОКОЛ

ТЕХНОЛОГИЧЕСКОЙ ЭКСПЕРТИЗЫ БАЗЫ (БАНКА) ДАННЫХ

от "__" __________ 200_ г. N

1. _______________________________________________________________

(наименование базы (банка) данных)

__________________________________________________________________

2. _______________________________________________________________

(наименование, почтовый адрес, телефон владельца)

__________________________________________________________________

3. _______________________________________________________________

(место проведения экспертизы)

__________________________________________________________________

4. Общие сведения ________________________________________________

(назначение, содержание и особенности)

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

5. Пользовательские характеристики _______________________________

__________________________________________________________________

(используемые ОС, СУБД/ППП, языки программирования, сетевое

__________________________________________________________________

обеспечение, необходимая оперативная и внешняя память, наличие

__________________________________________________________________

аналогов, новизна, ограничения)

6. Источники финансирования ______________________________________

__________________________________________________________________

7. Результаты испытания __________________________________________

(основные характеристики, функциональные

__________________________________________________________________

возможности, надежность, практичность, эффективность,

__________________________________________________________________

сопровождаемость, мобильность, интеграционные возможности)

Результаты технологической экспертизы прилагаются (приложения к

данному протоколу).

8. Заключение

__________________________________________________________________

(база, банк данных (наименование)

__________________________________________________________________

соответствует (не соответствует) требованиям ПТД)

Подписи: ____________________

____________________

____________________

Утверждаю

Начальник Управления науки

Госкомрыболовства России

__________________________

(подпись)

"__" _____________ 200_ г.

АКТ N

ЭКСПЕРТИЗЫ БАЗЫ (БАНКА) ДАННЫХ

от "__" _________ 200_ г. N

1. _______________________________________________________________

(наименование базы (банка) данных)

2. _______________________________________________________________

(наименование, почтовый адрес, телефон владельца)

3. Краткое описание базы (банка) данных __________________________

(назначение, функции,

__________________________________________________________________

сфера применения, используемые ОС, СУБД/ППП, языки

__________________________________________________________________

программирования, сетевое обеспечение, необходимая оперативная

__________________________________________________________________

и внешняя память, наличие аналогов, новизна, ограничения)

4. _______________________________________________________________

(технологическая экспертиза базы (банка) данных проведена

__________________________________________________________________

ВНИЭРХом (наименование, дата и N протокола))

5. Результаты технологической экспертизы базы (банка) ____________

__________________________________________________________________

(основные показатели: удобство применения, эффективность,

__________________________________________________________________

универсальность, интеграционные возможности)

6. Заключение, рекомендации ______________________________________

(заключение, рекомендации

__________________________________________________________________

и предложения по базе (банку) данных)

    Директор ВНИЭРХ                   ___________ ________________
                                       (подпись)      (Ф.И.О.)

ПОРЯДОК ИСПОЛЬЗОВАНИЯ СХЕМ ПОДАЧИ ДОКУМЕНТОВ НА АКТУАЛИЗАЦИЮ СВЕДЕНИЙ О БАЗАХ ДАННЫХ, ЗАРЕГИСТРИРОВАННЫХ В ГОСУДАРСТВЕННОМ РЕГИСТРЕ БАЗ ДАННЫХ, И ПОДГОТОВКИ КАРТЫ АКТУАЛИЗИРОВАННОГО ОПИСАНИЯ БАЗ ДАННЫХ ОРГАНИЗАЦИЯМИ РЫБНОГО ХОЗЯЙСТВА

(введено Приказом Госкомрыболовства РФ от 09.09.2002 № 357)

1.1. Настоящий Порядок использования схем подачи документов на актуализацию сведений о базах данных, зарегистрированных в Государственном регистре баз данных, и подготовки Карты актуализированного описания баз данных организациями рыбного хозяйства (далее — Порядок) вводится в развитие существующего регламента подачи актуализированного описания на базы данных, зарегистрированные в Государственном регистре баз данных.

1.2. Настоящий Порядок направлен на оптимизацию и снижение массы бумажного документооборота в системе учета и регистрации баз и банков данных в рыбной отрасли.

1.3 Настоящий Порядок определяет:

• применение схем подачи на актуализацию сведений о базах данных, зарегистрированных в Государственном регистре баз данных;
• особенности заполнения документов на актуализацию;
• правила оформления, подачи Карты актуализированного описания баз данных.

Схему подачи документов на актуализацию сведений о базах данных (далее — актуализация), зарегистрированных в Государственном регистре баз данных, отраслевая организация (владелец базы данных) выбирает на свое усмотрение.

2.1 Схемы подачи документов при актуализации одной базы данных.

2.1.1 Типовая схема.

Включает в себя заполненные:

• регистрационную заявку;
• карту регистрации базы данных.

2.1.2 Упрощенная схема.

Состоит из одной регистрационной заявки, заполненной в соответствии с п. 3.1.2 настоящего Порядка.

2.2. Схемы подачи документов при актуализации нескольких баз данных одновременно.

2.2.1 Обобщенная схема.

Включает в себя заполненные:

• регистрационную заявку;
• список баз данных, подлежащих актуализации;
• карту регистрации базы данных (на каждую базу данных).

2.2.2 Оптимальная схема.

Включает в себя заполненные:

• регистрационную заявку;
• список баз данных, подлежащих актуализации;
• Карту актуализированного описания баз данных.

Заполнение форм документов на актуализацию производится в соответствии с действующей инструкцией по заполнению регистрационной заявки, карты регистрации базы данных с учетом нижеприведенных особенностей заполнения документов на актуализацию.

3.1 Особенности заполнения регистрационной заявки.

3.1.1. Для всех схем актуализации (п. п. 2.1.1, 2.1.2, 2.2.1, 2.2.2) необходимо подчеркнуть назначение заявки:

Прошу зарегистрировать/актуализировать БД.

3.1.2. Для упрощенной схемы актуализации (п. 2.1.2) необходимо в раздел «Дополнительные сведения» вписать фразу-уведомление и значения параметров базы данных, которые претерпели изменения за прошедшее время:

изменились следующие параметры базы данных:

Объем БД в записях 364000 в Мб 240

Ретроспектива 1976

Количество пользователей 19

Запросов 300.

3.1.3. Для обобщенной и оптимальной схем актуализации (п. п. 2.2.1, 2.2.2) необходимо после раздела: «Прошу зарегистрировать/актуализировать БД» сделать запись, указывающую количество актуализируемых баз данных (прописью), со ссылкой на прилагаемый список:

Три базы данных согласно прилагаемому списку.

3.2. Особенности составления списка баз данных, подлежащих актуализации.

Список баз данных, подлежащих актуализации, подготавливается в произвольной форме.

Количество баз данных в списке должно соответствовать количеству баз данных, указанных в регистрационной заявке на актуализацию.

В заголовке списка необходимо указать наименование организации, заявившей базы данных к актуализации.

3.3 Особенности заполнения карты регистрации базы данных.

В прямоугольник (N регистрации), расположенный в верхнем правом углу карты регистрации базы данных, необходимо вписать десятизначный номер базы данных в Государственном регистре.

3.4. Особенности заполнения Карты актуализированного описания баз данных.

Карта актуализированного описания баз данных используется в оптимальной схеме актуализации (п. 2.2.2).

Под наименованием Карты актуализированного описания баз данных указывается сокращенное наименование организации, заявившей базы данных к актуализации.

В сегментах Карты актуализированного описания баз данных, отведенных для актуализации баз данных, необходимо:

• указать наименование актуализируемой базы данных;
• в прямоугольнике (N регистрации) вписать десятизначный номер базы данных в Государственном регистре;
• заполнить строки таблицы, вписать параметры базы данных, которые претерпели изменения, и их новое значение.

Пример оформленной таблицы измененных параметров базы данных приводится ниже.

В таблице измененных параметров базы данных количество строк может меняться в зависимости от количества вписываемых параметров.

4.1. Карта актуализированного описания баз данных представляет собой оптимизированный формат карты регистрации базы данных, прилагаемый к регистрационной заявке отраслевой организацией (владельцем базы данных) при ежегодной актуализации.

4.2. Карта актуализированного описания баз данных предназначена для одновременной подачи актуальных сведений о нескольких базах данных одновременно.

4.3. Обязательные параметры Карты актуализированного описания баз данных — наименование организации, наименование базы данных, номер базы данных в Государственном регистре, наименование изменившихся параметров и их новые значения или состояние.

4.4. Карта актуализированного описания баз данных заполняется и подписывается администратором базы данных.

4.5 Форма Карты актуализированного описания баз данных.

КАРТА АКТУАЛИЗИРОВАННОГО ОПИСАНИЯ БАЗ ДАННЫХ

 _______________________________________________________
          (сокращенное наименование организации,
         ответственной за актуализацию сведений)

Администратор базы данных _______________ ____________ ___________ (Ф.И.О.) (подпись) (дата)

Администратор базы данных _______________ ____________ ___________ (Ф.И.О.) (подпись) (дата)

Администратор базы данных _______________ ____________ ___________ (Ф.И.О.) (подпись) (дата)