Приказ Минэкономразвития России от 06.04.2021 № 165

«Об организации работы по экспертизе ценности документов, образующихся в деятельности Министерства экономического развития Российской Федерации»

ПРИКАЗ

В целях организации работы по экспертизе ценности документов, образующихся в деятельности Министерства экономического развития Российской Федерации и его структурных подразделений, обеспечения сохранности документов приказываю:

1. Утвердить Положение о Центральной экспертной комиссии Министерства экономического развития Российской Федерации согласно приложению № 1.

2. Утвердить примерное положение об Экспертной комиссии структурного подразделения Министерства экономического развития Российской Федерации (далее — примерное положение) согласно приложению № 2.

3. Руководителям структурных подразделений привести положения об экспертных комиссиях структурных подразделений Министерства экономического развития Российской Федерации в соответствие с примерным положением.

4. Признать утратившими силу:

приказ Министерства экономического развития Российской Федерации от 1 августа 2008 г. № 231 «О передаче документов на архивное хранение и некоторых мерах по улучшению организации делопроизводства»;

приказ Министерства экономического развития Российской Федерации от 5 февраля 2018 г. № 35 «Об утверждении Положения о Центральной экспертной комиссии Министерства экономического развития Российской Федерации».

5. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя Министра Федулова В.В.

I. Общие положения

1. Центральная экспертная комиссия Министерства экономического развития Российской Федерации (далее соответственно — ЦЭК, Министерство) создается в целях организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов, образовавшихся в результате деятельности структурных подразделений центрального аппарата Министерства, Постоянного представительства Российской Федерации при Всемирной торговой организации и специалистов Министерства в постоянных представительствах Российской Федерации при международных организациях (далее — загранаппарат Министерства), по отбору и подготовке к передаче документов на постоянное хранение Архивному фонду Российской Федерации, а также осуществления методического руководства и координации деятельности экспертных комиссий структурных подразделений центрального аппарата Министерства и загранаппарата Министерства.

2. ЦЭК является постоянно действующим совещательным органом, создается приказом Министерства и действует на основании настоящего Положения.

Настоящее Положение подлежит согласованию с уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства.

3. В своей работе ЦЭК руководствуется Конституцией Российской Федерации, Федеральным законом от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», законодательством Российской Федерации в сфере архивного дела, правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, утвержденными уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства, нормативными правовыми актами Министерства, настоящим Положением.

II. Функции ЦЭК

4. ЦЭК осуществляет следующие функции:

4.1. Разрабатывает предложения и рекомендации по оптимизации состава документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов, образующихся в процессе деятельности структурных подразделений центрального аппарата и загранаппарата Министерства.

4.2. Организует ежегодный отбор дел, образующихся в деятельности структурных подразделений центрального аппарата Министерства, для хранения и уничтожения.

4.3 Рассматривает и принимает решения о согласовании:

а) описей дел постоянного хранения управленческой и иных видов документации;

б) описей дел по личному составу;

в) описей дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения;

г) номенклатуры дел Министерства и дополнений к ней;

д) актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению;

е) актов об утрате документов;

ж) актов о неисправимом повреждении архивных документов;

з) предложений об установлении (изменении) сроков хранения документов, не предусмотренных (предусмотренных) перечнями типовых архивных документов, а также перечнями документов, образующихся в процессе деятельности структурных подразделений центрального аппарата и загранаппарата Министерства, с последующим представлением их на согласование Центральной экспертно-проверочной комиссии при Федеральном архивном агентстве (далее — ЦЭПК при Росархиве);

и) проектов нормативных правовых актов и методических документов по делопроизводству и архивному делу;

к) перечня документов, образующихся в деятельности Министерства, с указанием сроков хранения.

4.4. Обеспечивает совместно со структурным подразделением Министерства, на которое возложены функции по архивному хранению документов, представление на утверждение экспертно-проверочной комиссии Государственного архива Российской Федерации или экспертно-проверочной комиссии Российского государственного архива экономики (далее соответственно — ЭПК ГА РФ, ЭПК РГАЭ) согласованных ЦЭК описей дел постоянного хранения.

4.5. Обеспечивает совместно со структурным подразделением центрального аппарата Министерства, на которое возложены функции по архивному хранению документов, представление на согласование ЭПК ГА РФ и ЭПК РГАЭ согласованных ЦЭК:

а) номенклатуры дел Министерства и дополнений к ней;

б) описей дел по личному составу;

в) актов об утрате документов;

г) актов о неисправимых повреждениях архивных документов.

4.6. Организует и координирует работу по подготовке нормативных и методических документов по экспертизе ценности документов, отбору их в состав Архивного фонда Российской Федерации.

4.7. Совместно со структурными подразделениями центрального аппарата Министерства, на которые возложены функции по архивному хранению документов, функции по организации ведения делопроизводства, функции по кадровому обеспечению деятельности Министерства, организует для работников центрального аппарата и загранаппарата Министерства консультации по вопросам работы с документами, оказывает им методическую помощь, участвует в подготовке и проведении мероприятий по повышению их квалификации.

III. Права ЦЭК

5. ЦЭК имеет право:

5.1. Давать рекомендации в пределах своей компетенции структурным подразделениям центрального аппарата и загранаппарату Министерства по вопросам разработки номенклатур дел и формирования дел в делопроизводстве, экспертизы ценности документов, розыска недостающих дел постоянного хранения и дел по личному составу, упорядочения и оформления документов.

5.2 Запрашивать у руководителей структурных подразделений центрального аппарата и загранаппарата Министерства:

а) письменные объяснения о причинах утраты, порчи или несанкционированного уничтожения документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе документов по личному составу;

б) предложения и заключения, необходимые для определения сроков хранения документов;

в) информацию о ходе подготовки передачи документов на хранение в структурное подразделение центрального аппарата Министерства, на которое возложены функции по архивному хранению документов, об условиях хранения и обеспечения сохранности документов, в том числе документов Архивного фонда Российской Федерации, о причинах утраты документов.

5.3. Приглашать на заседания ЦЭК в качестве консультантов и экспертов представителей научных, общественных и иных организаций.

5.4. Не принимать к рассмотрению и возвращать на доработку документы, подготовленные с нарушением правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях.

5.5. Информировать руководство Министерства по вопросам, относящимся к компетенции ЦЭК.

IV. Организация работы ЦЭК

6. ЦЭК взаимодействует с ЭПК ГА РФ, ЭПК РГАЭ, ЦЭПК при Росархиве, Государственным архивом Российской Федерации и Российским государственным архивом экономики.

7. Персональный состав ЦЭК утверждается приказом Министерства.

В состав ЦЭК включаются: председатель ЦЭК, заместитель председателя ЦЭК, секретарь ЦЭК, представители структурных подразделений Министерства, на которые возложены функции организации ведения делопроизводства в Министерстве и функции архивного хранения документов, иных структурных подразделений центрального аппарата Министерства, представитель Государственного архива Российской Федерации (по согласованию).

Председателем ЦЭК назначается руководитель структурного подразделения Министерства, на которое возложены функции по архивному хранению документов. Секретарем ЦЭК назначается работник указанного подразделения.

8. Вопросы, относящиеся к компетенции ЦЭК, рассматриваются на заседаниях ЦЭК, которые проводятся по мере необходимости.

Решения ЦЭК оформляются протоколами, которые подписываются председателем ЦЭК (в случае его временного отсутствия — заместителем председателя ЦЭК) и секретарем ЦЭК (в случае его временного отсутствия — одним из членов ЦЭК, являющимся работником структурного подразделения Министерства, на которое возложены функции по архивному хранению документов).

9. Заседание ЦЭК и принятые решения считаются правомочными, если в заседании принимает участие более половины ее состава.

10. Решения ЦЭК принимаются по каждому вопросу (документу) отдельно большинством голосов членов комиссии, принимающих участие в заседании (голосовании).

При равном количестве голосов решение принимает председатель ЦЭК.

Право решающего голоса имеют только члены ЦЭК. Приглашенные консультанты и эксперты имеют право совещательного голоса.

11. Заседания ЦЭК могут проводиться в очной форме или в форме заочного голосования. Заочное голосование осуществляется путем согласования членами ЦЭК направляемого секретарем ЦЭК проекта протокола заседания ЦЭК (с указанием срока, до которого они могут согласовать протокол или представить особое мнение по вынесенным на голосование вопросам) в Системе электронного документооборота Министерства (далее — СЭДО) и письмом представителя Государственного архива Российской Федерации.

Лист согласования проекта протокола, распечатанный из СЭДО и письмо представителя Государственного архива Российской Федерации, особые мнения членов ЦЭК в письменном виде (не отраженные в протоколе или листе согласования) являются его неотъемлемой частью и хранятся вместе с протоколом заседания ЦЭК.

12. Ведение делопроизводства ЦЭК возлагается на секретаря ЦЭК.

I. Общие положения

1. Экспертная комиссия структурного подразделения Министерства экономического развития Российской Федерации (далее соответственно — ЭК, Министерство) создается в целях организации и проведения практической работы по экспертизе ценности документов, образовавшихся в деятельности структурного подразделения, для передачи дел в структурное подразделение Министерства, на которое возложены функции архивного хранения документов.

2. ЭК является постоянным совещательным органом структурного подразделения, создается распоряжением структурного подразделения и действует на основании индивидуального положения, разработанного на основе настоящего Положения.

Положение об ЭК подлежит согласованию со структурным подразделением Министерства, на которое возложены функции архивного хранения документов.

3. В своей работе ЭК руководствуется Конституцией Российской Федерации, Федеральным законом от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», законодательством Российской Федерации в сфере архивного дела, правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, утвержденными уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства, правовыми актами Министерства, настоящим Положением.

II. Функции ЭК

4. ЭК осуществляет следующие функции:

4.1. Разрабатывает предложения и рекомендации по оптимизации состава документов, образующихся в процессе деятельности структурного подразделения.

4.2. Организует ежегодный отбор дел, образовавшихся в деятельности структурного подразделения Министерства, для передачи в структурное подразделение Министерства, на которое возложены функции по архивному хранению документов, для последующего хранения или организации уничтожения по истечении сроков хранения.

4.3 Рассматривает и принимает решения о согласовании:

а) описей дел структурного подразделения постоянного хранения;

б) описей дел структурного подразделения по личному составу (при наличии);

в) описей дел структурного подразделения временных (свыше 10 лет) сроков хранения;

г) описей дел структурного подразделения временных (до 10 лет включительно) сроков хранения;

д) предложений структурного подразделения в акт о выделении к уничтожению документов по истечении сроков их хранения;

е) актов об утрате документов;

ж) актов о неисправимом повреждении документов.

4.4. Вносит предложения в Центральную экспертную комиссию Министерства (далее — ЦЭК) об изменении сроков хранения документов, предусмотренных действующими нормативными правовыми актами, а также об установлении сроков хранения документов, не предусмотренных нормативными правовыми актами.

III. Права ЭК

5. ЭК имеет право:

5.1 Запрашивать у начальников отделов структурного подразделения, работников структурного подразделения:

а) письменные объяснения о причинах утраты, порчи или несанкционированного уничтожения документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе документов по личному составу;

б) информацию, необходимую для определения сроков хранения документов.

5.2. Заслушивать на заседаниях начальников отделов структурного подразделения и работников структурного подразделения о ходе подготовки документов к передаче на хранение в структурное подразделение Министерства, на которое возложены функции по архивному хранению документов, об условиях хранения и обеспечения сохранности документов, о причинах утраты документов.

5.3. Приглашать на заседания ЭК в качестве консультантов и экспертов работников структурного подразделения Министерства, на которое возложены функции по архивному хранению документов, а также представителей научных, общественных и иных организаций.

5.4. Не принимать к рассмотрению и возвращать на доработку некачественно подготовленные документы.

5.5. Информировать руководство структурного подразделения по вопросам, относящимся к компетенции ЭК.

IV. Организация работы ЭК

6. ЭК взаимодействует с ЦЭК и структурным подразделением Министерства, на которое возложены функции по архивному хранению документов.

7. Персональный состав ЭК утверждается распоряжением структурного подразделения.

В состав ЭК включаются: председатель ЭК, заместитель председателя ЭК, секретарь ЭК, наиболее квалифицированные работники структурного подразделения.

Председателем ЭК назначается один из заместителей руководителя структурного подразделения.

8. Вопросы, относящиеся к компетенции ЭК, рассматриваются на заседаниях ЭК, которые проводятся по мере необходимости. Решения ЭК оформляются протоколами, которые подписываются председателем ЭК (в случае его временного отсутствия — заместителем председателя ЭК) и секретарем ЭК (в случае его временного отсутствия — одним из членов ЭК).

9. Заседание ЭК и принятые решения считаются правомочными, если участие в заседании принимает более половины ее состава.

10. Решения ЭК принимаются по каждому вопросу (документу) отдельно большинством голосов членов комиссии, принимающих участие в заседании. При равном количестве голосов решение принимает председатель ЭК по согласованию с руководителем структурного подразделения.

Право решающего голоса имеют только члены ЭК. Приглашенные консультанты и эксперты имеют право совещательного голоса.

11. Заседания ЭК могут проводиться в очной и заочной формах. В заочной форме заседания проводятся путем согласования проекта протокола заседания ЦЭК в Системе электронного документооборота Министерства (далее — СЭДО). Лист согласования, распечатанный из СЭДО, является неотъемлемой частью протокола заседания ЭК и хранится вместе с протоколом.

12. Ведение делопроизводства ЭК возлагается на секретаря ЭК.

---