Приказ Росархива от 08.08.2022 № 111
Актуально на 11.11.2026.
Как цитировать: Приказ Росархива от 08.08.2022 N 111. 111. 08.08.2022. https://bukva.ai/docs/prikaz-111-2022-rosarhiv-federalnoe-arhivnoe
«Об утверждении типовых норм времени и выработки на работы (услуги), выполняемые (оказываемые) государственными и муниципальными архивами»
(Зарегистрировано в Минюсте России 27.09.2022 № 70238)
Примечание
Начало действия документа — 08.10.2022.
Зарегистрировано в Минюсте России 27 сентября 2022 г. № 70238
ПРИКАЗ
от 8 августа 2022 г. № 111
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ТИПОВЫХ НОРМ ВРЕМЕНИ И ВЫРАБОТКИ НА РАБОТЫ (УСЛУГИ), ВЫПОЛНЯЕМЫЕ (ОКАЗЫВАЕМЫЕ) ГОСУДАРСТВЕННЫМИ И МУНИЦИПАЛЬНЫМИ АРХИВАМИ
В соответствии с подпунктом 14 пункта 6 Положения о Федеральном архивном агентстве, утвержденного Указом Президента Российской Федерации от 22 июня 2016 г. № 293 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2016, № 26, ст. 4034), и пунктом 2 Правил разработки и утверждения типовых норм труда, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 11 ноября 2002 г. № 804 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2002, № 46, ст. 4583), приказываю:
Утвердить прилагаемые Типовые нормы времени и выработки на работы (услуги), выполняемые (оказываемые) государственными и муниципальными архивами.
Утверждены приказом Росархива от 08.08.2022 № 111
ТИПОВЫЕ НОРМЫ ВРЕМЕНИ И ВЫРАБОТКИ НА РАБОТЫ (УСЛУГИ), ВЫПОЛНЯЕМЫЕ (ОКАЗЫВАЕМЫЕ) ГОСУДАРСТВЕННЫМИ И МУНИЦИПАЛЬНЫМИ АРХИВАМИ
I. Общие положения
1. Настоящие Типовые нормы времени и выработки на работы (услуги), выполняемые (оказываемые) государственными и муниципальными архивами (далее — Нормы), предназначены для определения оптимальных показателей трудоемкости выполняемых работ (оказываемых услуг) при планировании деятельности государственных и муниципальных архивов (далее — архив), их структурных подразделений и конкретных исполнителей, учета и анализа фактических затрат рабочего времени, расчета и обоснования необходимой штатной численности основного персонала.
2. С учетом специфики деятельности вся совокупность работ (услуг), выполняемых (оказываемых) архивом, разделена на нормируемую (A) и ненормируемую (B) части, согласно приложению к Нормам.
3. Количественные значения нормируемой части (A) Норм установлены путем расчета средних гармонических величин на основе проведения выборочных замеров времени (фотографии рабочего времени и хронометража) на рабочих местах, с учетом данных отраслевой статистической отчетности. Для работ (услуг), трудоемкость которых в значительной степени зависит от исторического периода и (или) свойств (вида, формата, языка и другие) архивных документов, предусмотрены повышающие или понижающие коэффициенты.
4. Трудозатраты по работам (услугам), включенным в ненормируемую часть (B) Норм, определяются по фактически отработанному времени.
5. Количественные значения Норм установлены в соответствии с Общероссийским классификатором единиц измерения (ОК 015-94 (МК 002-97) (далее — ОК).
В случае невозможности использования ОК в качестве единиц измерения используются понятия: фонд пользования, бюкс (комплект микрофиш), кадр (негатив, дубль-негатив, позитив, слайд (диапозитив), хранилище (просмотровый зал, комнаты прослушивания фонодокументов).
II. Организация труда
6. Архив осуществляет свою деятельность на основании устава, зарегистрированного в соответствии с законодательством Российской Федерации, а также в соответствии с Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004. № 43, ст. 4169; 2021, № 24, ст. 4188), Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях, библиотеках, научных организациях, утвержденными приказом Росархива от 02.03.2020 № 24 (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 20.05.2020, регистрационный № 58396) (далее — Правила), Порядком использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации, утвержденным приказом Росархива от 01.09.2017 № 143 (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 01.11.2017, регистрационный № 48765), с изменениями, внесенными приказом Федерального архивного агентства от 09.06.2021 № 51 (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 19.08.2021, регистрационный № 64708).
7. Трудовые функции работников архива регламентируются должностными инструкциями, разработанными в соответствии с приказом Министерства здравоохранения и социального развития Российской Федерации от 11.04.2012 № 338н «Об утверждении единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих, раздел „Квалификационные характеристики должностей работников государственных архивов, центров хранения документации, архивов муниципальных образований, ведомств, организаций, лабораторий обеспечения сохранности архивных документов“ (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 28.05.2012, регистрационный № 24339), а также приказом Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 18.03.2021 № 140н „Об утверждении профессионального стандарта „Специалист архива“ (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 21.04.2021, регистрационный № 63193).»
8. Организационно-техническими условиями в архиве предусматривается рациональная организация рабочих мест в служебных помещениях, соблюдение рационального режима труда и отдыха работников и установленных санитарных норм. Режим труда и отдыха работников архивов устанавливается в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка.
9. Условия работы в архиве должны соответствовать:
в архивохранилищах — требованиям, предусмотренным главой III «Требования к зданию и помещениям архива» и пунктами 5.12 - 5.16, 5.19, 5.21 Правил;
в рабочих комнатах (кабинетах) - СанПиН 1.2.3685-21 «Гигиенические нормативы и требования к обеспечению безопасности и (или) безвредности для человека факторов среды обитания», утвержденным постановлением Главного государственного санитарного врача Российской Федерации от 28.01.2021 № 2 (зарегистрировано Минюстом России 29.01.2021, регистрационный № 62296), действующим до 01.03.2027.
10. Рабочие места работников архива оснащаются оборудованием и мебелью, предусмотренными главой IV «Оборудование для хранения архивных документов» и пунктом 6.1 Правил, а также нормативами затрат, утвержденными в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 13.10.2014 № 1047 «Об общих правилах определения нормативных затрат на обеспечение функций государственных органов, органов управления государственными внебюджетными фондами и муниципальных органов, определенных в соответствии с Бюджетным кодексом Российской Федерации наиболее значимых учреждений науки, образования, культуры и здравоохранения, включая соответственно территориальные органы и подведомственные казенные учреждения, а также Государственной корпорации по атомной энергии „Росатом“, Государственной корпорации по космической деятельности „Роскосмос“ и подведомственных им организаций» (Собрание законодательства Российской Федерации 2014, № 42, ст. 5753; 2019, № 30, ст. 4330).
11. При выполнении погрузочно-разгрузочных работ, транспортировке, размещении и хранении документов, справочно-поисковых средств к ним необходимо руководствоваться приказом Минтруда России от 28.10.2020 № 753н «Об утверждении Правил по охране труда при погрузочно-разгрузочных работах и размещении грузов» (зарегистрирован Минюстом России 15.12.2020, регистрационный № 61471), действующим до 31.12.2025.
Общий вес размещаемых документов, справочно-поисковых средств к ним в течение рабочей смены не должен превышать предельно допустимые нормы нагрузок для женщин при подъеме и перемещении тяжестей вручную, утвержденные приказом Минтруда России от 14.09.2021 № 629н «Об утверждении предельно допустимых норм нагрузок для женщин при подъеме и перемещении тяжестей вручную» (зарегистрирован Минюстом России 25.11.2021, регистрационный № 65973), действующим до 01.03.2028.
III. Описание условий выполнения работ
12. Нормы разработаны применительно к типовым технологическим (трудовым) процессам и типовым организационно-техническим условиям на работы (услуги) архива, предусматривающим минимальные затраты времени на их выполнение при соблюдении необходимого качества, обеспечение содержательности и оптимальной степени интенсивности труда, безопасность работы и нормальные условия труда, соответствие трудового процесса современному уровню применяемого оборудования и технологии, организации труда и управления.
13. Нормы применяются при выполнении предусмотренных Правилами работ (услуг) с архивными документами XVIII — XXI вв. на бумаге, магнитной ленте, кино- и фотопленке, фотобумаге, стекле, а также с грампластинками, граморигиналами, CD, DVD, флэш-картами.
14. Для управленческой и научно-технической документации, документов по личному составу на бумажном носителе стандартной единицей хранения является дело объемом 150 листов формата A4 +/- 20%, для документов личного происхождения — объемом 50 листов +/- 20%, крупноформатной единицей хранения — объемом больше 500 листов и (или) формата A3 и более.
Фотодокументы дифференцируются по формату негатива или фотоотпечатка: размер 0 — 2,5 X 3,5 см; размер 1 — 6 X 6(9) см; размер 2 — 9 X 12 см; размер 3 — 10 X 15 см; размер 4 — 13 X 18 см; размер 5 — 18 X 24 см; а также в зависимости от содержания информации, необходимой для выявления элементов описания, предусмотренных пунктом 41.2 Правил: не менее 50% — содержащие частичную информацию; менее 50% — содержащие минимальную информацию.
15. В Нормы включены только работы по ведению основных (обязательных) учетных документов. Нормирование работ по ведению вспомогательных учетных документов осуществляется архивом самостоятельно.
16. Нормы установлены исходя из 40-часовой рабочей недели при продолжительности рабочего дня 8 часов и учитывают также время на подготовительно-заключительные, вспомогательные работы и организацию обслуживания рабочего места, на отдых и личные надобности в размере не менее 30 минут в течение рабочего дня (без учета времени на регламентированные перерывы).
17. При выполнении работ (оказании услуг) с использованием компьютерной техники и копировально-множительного оборудования продолжительность рабочей смены должна быть установлена с учетом их производительности согласно техническому паспорту.
IV. Нормативная часть
18. Архив вправе по согласованию с соответствующим уполномоченным органом исполнительной власти в сфере архивного дела на основе хронометражных наблюдений и самофотографии рабочего времени, при наличии особых факторов и условий деятельности архива, в том числе при использовании стеллажей высотой более 2,5 метров; двухъярусном и (или) трехъярусном хранении документов, функционировании в приспособленных зданиях; хранении значительных объемов специфической документации или документов за период до XVIII в., не подлежащих типизации; наличии в архиве информационной системы, функционал которой позволяет автоматизировать работы (услуги), отмеченные в Нормах значком (*); появления необходимости в проведении работ (оказании услуг), не предусмотренных Правилами, — разрабатывать локальные нормы времени и выработки. Локальные нормы могут быть более детализированными, учитывать опыт и уровень квалификации исполнителей, сложность работы, условия хранения документов, производительность оборудования и другие факторы, влияющие на количественные показатели норм. Значения количественных показателей норм могут быть ниже или выше установленных Нормами.
19. Применение типовых отраслевых норм труда при работе с музейными предметами, с хранящимися в архиве кинодокументами осуществляется на основе приказа Минкультуры России от 30.12.2014 № 2478 «Об утверждении типовых отраслевых норм труда на работы, выполняемые в зоопарках, фильмофондах, музеях и других организациях музейного типа» (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 07.05.2015, регистрационный № 37153).
Применение типовых отраслевых норм труда при работе с печатными изданиями и справочно-информационным фондом архива осуществляется на основе приказа Минкультуры России от 30.12.2014 № 2477 «Об утверждении типовых отраслевых норм труда на работы, выполняемые в библиотеках» (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 12.05.2015, регистрационный № 37244).
20. Нормирование работ с поступающими из систем электронного документооборота организаций-источников комплектования электронными документами архив осуществляет самостоятельно, с учетом проведения приема электронных документов, проверки их наличия и технического контроля в автоматическом режиме с помощью программно-аппаратных средств.
21. Архив руководствуется Нормами при формировании годового плана работы и составлении расчетной части к нему, а также при необходимости определения штатной численности работников.
Приложение
к Типовым нормам времени и выработки на работы (услуги), выполняемые (оказываемые) государственными
и муниципальными архивами,
утвержденным приказом Росархива
от 08.08.2022 № 111
I. Нормируемая часть (A)
1. Обеспечение сохранности документов
| № п/п | Наименование работы | Содержание работы | Единица измерения | Норма времени, в чел. дн | Норма выработки на 1 чел. дн | Применение коэффициента |
| 1.1 | Контроль соблюдения режимов хранения документов: | |||||
| 1.1.1 | охранного и противопожарного | обход с визуальным осмотром хранилища (помещения) — отключение имеющегося в нем освещения и электрооборудования — закрытие и опечатывание хранилища (помещения) — внесение отметки в регистрационный журнал и/или составление акта об обнаруженных нарушениях режима | хранилище (помещение) | 0,04 (20 мин.) | ||
| 1.1.2 | температурно-влажностного | снятие показаний контрольно-измерительных приборов — регистрация показаний в регистрационном журнале или базе данных (далее — БД) — информирование службы эксплуатации в случае нарушения режима | хранилище (помещение) | 0,03 (15 мин.) | ||
| 1.1.3 | санитарно-гигиенического и светового (осуществляется в ходе проведения запланированных санитарных дней) | обход с визуальным осмотром хранилища (помещения) — составление акта об обнаруженных нарушениях режима (при необходимости) | хранилище (помещение) | X | ||
| 1.2 | Разработка плана (схемы) размещения архивных фондов | определение приоритетности размещения фондов — визуальный осмотр помещения — изучение особенностей расположения дверей, стеллажного оборудования, систем жизнеобеспечения и безопасности — составление плана (схемы) с учетом требований Правил | хранилище (помещение) | 3 | ||
| 1.3 | Составление и ведение топографического указателя *: | внесение записи в БД (написание карточки) на фонд или стеллаж по установленной форме — включение карточки в картотеку (при ведении указателя в традиционной форме) — систематизация карточек по порядку номеров фондов или по порядку номеров стеллажей в пределах одного помещения (при ведении указателя в традиционной форме) | X | |||
| 1.3.1 | пофондового | запись (карточка) | 80 | |||
| 1.3.2 | постеллажного | запись (карточка) | 50 | |||
| 1.4 | Размещение документов, описей в хранилище при приеме на хранение | расстановка первичных средств хранения документов, описей или связок документов на стеллажных полках в соответствии с планом (схемой) размещения архивных фондов | ||||
| 1.4.1 | с рабочей поверхности | ед. хр. | 1080 | |||
| 1.4.2 | с пола | ед. хр. | 540 | |||
| 1.5. | Перемещение документов, описей внутри архива: | ручное или с использованием средств малой механизации перемещение документов, описей на другое место — размещение на стеллажных полках в соответствии с планом (схемой) размещения архивных фондов | ||||
| 1.5.1 | с рабочей поверхности | ед. хр. | 1080 / X, где X — расстояние, на которое производится перемещение (м) | |||
| 1.5.2 | с пола | ед. хр. | 540 / X, где X — расстояние, на которое производится перемещение (м) | |||
| 1.6. | Картонирование документов, описей | помещение единиц хранения в средство первичного хранения (коробку, папку с клапанами, конверт, ячейку микротеки) по порядку номеров — фиксация номера архивного фонда, номера описи дел, документов, крайние номера единиц хранения, находящихся в первичном средстве хранения — помещение негативов фотодокументов в светонепроницаемый конверт или конверт из кальки (для фотодокументов) — размещение первичного средства хранения на стеллаже (в шкафу) | X | |||
| 1.6.1 | на бумажном носителе | ед. хр. | 450 | Для несброшюрованных документов применяется коэффициент 0,4, крупноформатных — 0,5 | ||
| 1.6.2 | аудиовизуальных | ед. хр. | 350 | |||
| 1.6.3 | микроформ | бюкс (комплект микрофиш) | 800 | |||
| 1.7 | Перекартонирование документов, описей: | выемка единиц хранения из старой коробки (связки, конверта) — помещение в новую коробку (конверт) по порядку номеров — фиксация номера архивного фонда, номера описи дел, документов, крайних номеров единиц хранения, находящихся в коробке (конверте) — размещение коробки (конверта) на стеллаже (в шкафу) | X | |||
| 1.7.1 | на бумажном носителе | ед. хр. | 300 | Для несброшюрованных документов применяется коэффициент 0,4, крупноформатных — 0,5 | ||
| 1.7.2 | аудиовизуальных | ед. хр. | 350 | |||
| 1.7.3 | микроформ | бюкс (комплект микрофиш) | 700 | |||
| 1.8 | Формирование связок дел | группировка дел по порядку номеров — написание ярлыка с номером архивного фонда, номера описи дел, документов, крайних номеров единиц хранения — упаковка дел в оберточную бумагу — перевязывание дел — прикрепление (вкладывание) ярлыка к связке | шт. | 55 | ||
| 1.9 | Оформление ярлыка *: | |||||
| 1.9.1 | на первичном средстве хранения документов | написание на ярлыке номеров фонда и описи, первого и последнего номеров размещенных в коробке (папке, связке) единиц хранения (при необходимости — номеров отсутствующих дел и номера коробки (папки, связки)) | шт. | 105 | ||
| 1.9.2 | на обложку единицы хранения | нанесение на печатную форму ярлыка номеров фонда, описи, единицы хранения | ед. хр. | 200 | ||
| 1.10 | Простановка архивного шифра на обложке единицы хранения документов: | выемка единицы хранения из коробки — удаление старого шифра (при необходимости) — нанесение надписи или штампа «Ф. N, Оп. N, Д. N» — сверка заголовка единицы хранения с описью — заполнение (нанесение) архивного шифра | X | |||
| 1.10.1 | на бумажном носителе | ед. хр. | 280 | Для крупноформатных документов применяется коэффициент 0,7 | ||
| 1.10.2 | аудиовизуальных, электронных на физически обособленных носителях | ед. хр. | 200 | Для фонодокументов применяется коэффициент 0,5, видеодокументов — 0,15 | ||
| 1.10.3 | микроформ | бюкс (комплект микрофиш) | 100 | |||
| 1.11 | Оформление обложки единицы хранения | разлиновка (разметка) обложки — написание на обложке названий архива, фонда (фондообразователя), структурной части, заголовка единицы хранения, крайних дат документов, количества листов в единице хранения | ед. хр. | 50 | ||
| 1.12 | Наклейка ярлыка на первичное средство хранения документов, обложку единицы хранения | нанесение клея на оборотную сторону ярлыка — приклеивание ярлыка на обложку — удаление излишков клея с поверхности обложки — разглаживание ярлыка | шт. | 170 | ||
| 1.13 | Нумерация листов в единице хранения: | нанесение номеров листов в правом верхнем углу страницы единицы хранения или в месте, не нарушающем восприятие документа — заполнение по установленной форме листа-заверителя — его подклейка к единице хранения | X | Для документов в плохой физической сохранности применяется коэффициент 0,75 | ||
| 1.13.1 | стандартной | л. | 2250 | |||
| 1.13.2 | крупноформатной или имеющей особенности оформления | л. | 900 | |||
| 1.13.3 | документов личного происхождения | л. | 1700 | |||
| 1.13.4 | имеющей в составе изобразительные материалы, в том числе фотоальбомы | л. | 600 | |||
| 1.14 | Перенумерация листов в единице хранения: | зачеркивание имеющихся номеров листов — нанесение новых номеров листов в правом верхнем углу страницы единицы хранения или в месте, не нарушающем восприятие документа — заполнение по установленной форме листа-заверителя — его подклейка к единице хранения | X | |||
| 1.14.1 | стандартной | л. | 1900 | |||
| 1.14.2 | крупноформатной или имеющей особенности оформления | л. | 700 | |||
| 1.14.3 | документов личного происхождения | л. | 1200 | |||
| 1.14.4 | имеющей в составе изобразительные материалы, в том числе фотоальбомы | л. | 450 | |||
| 1.15 | Проверка нумерации листов в единице хранения (применяется, когда Правилами предусмотрен полистный просмотр документов): | полистный просмотр единиц хранения — выявление и фиксация в листе-заверителе отсутствующих (пропущенных) и литерных листов, ошибок в нумерации, наличия особенностей в оформлении (марок, фотографий и других) — простановка в листе-заверителе штампа «Проверено», даты проверки и подписи проверяющего | X | |||
| 1.15.1 | стандартной | л. | 4000 | Для документов досоветского периода применяется коэффициент 0,75 | ||
| 1.15.2 | крупноформатной или имеющей особенности оформления | л. | 1800 | |||
| 1.15.3 | документов личного происхождения | л. | 3000 | |||
| 1.15.4 | в альбоме с изобразительными материалами или фотодокументами | л. | 1000 | |||
| 1.16 | Систематизация карточек в картотеке, хранящейся на правах подлинников | размещение карточек в пределах картотечного ящика (коробки) в соответствии с установленным принципом систематизации | шт. | 450 | ||
| 1.17 | Нумерация карточек в картотеке, хранящихся на правах подлинников | проверка правильности размещения карточек в пределах картотечного ящика (коробки) — нанесение на карточку порядкового номера в установленном месте | шт. | 900 | ||
| 1.18 | Простановка служебных отметок об отнесении к особо ценным документам, страховом копировании, наличии фонда пользования, каталогизации, рассекречивании: | |||||
| 1.18.1 | на первичном средстве хранения, обложке единицы хранения | сверка вынесенных на ярлык коробки (обложку дела) номеров единиц хранения с соответствующим актом — нанесение отметки на ярлык (обложку) | коробка (ед. хр.) | 300 | ||
| 1.18.2 | в описи, в том числе внутренней | нанесение соответствующего штампа напротив описательной статьи (и на обложке описи при ее полном рассекречивании и (или) полном страховом копировании) во всех экземплярах описи | описательная статья | 350 | ||
| 1.19 | Фальцовка чертежей в составе научно-технической документации: | |||||
| 1.19.1 | - формата менее A1 | л. | 300 | |||
| 1.19.2 | - формата более A1 | л. | 100 | |||
| 1.20 | Проверка наличия и состояния документов, описей | |||||
| 1.20.1 | Выверка учетных документов перед проведением проверки наличия | установление полноты учетных документов — сверка сопоставимых показателей | описательная статья | 1000 | ||
| 1.20.2 | Проверка наличия и состояния документов на бумажной основе: | выемка единицы хранения из первичного средства хранения — сверка заголовка (этикетки) и шифра единицы хранения на обложке (карточке) с описательной статьей описи — визуальный осмотр единицы хранения — возврат единицы хранения в первичное средство хранения — сверка фактического наличия единиц хранения дел с итоговой записью в описи — проставление штампа и даты проверки, пересоставленные (в случае необходимости) итоговой записи в конце всех экземпляров описи — оформление результатов в акте и листе проверки наличия и состояния документов | X | |||
| 1.20.2.1 | - сброшюрованных в единицу хранения | ед. хр. | 300 | Для документов досоветского периода применяется коэффициент 0,5, крупноформатных — 0,3 | ||
| 1.20.2.2 | - несброшюрованных | л. | 2000 | |||
| 1.20.2.3 | - с полистным просмотром | ед. хр./ л. | 10/ 1500 | |||
| 1.20.2.4 | - карточек в картотеке, хранящихся на правах подлинников | шт. | 1100 | |||
| 1.20.3 | Проверка наличия аудиовизуальных документов: | X | ||||
| 1.20.3.1 | фотодокументов | выемка единицы хранения из конверта — сверка изображения с описью (книгой учета и описания), соответствия архивного шифра на негативе с архивным шифром на конверте и по описи (книге учета и описания) — выявление видимых дефектов на негативе — запись рекомендаций по реставрации в журнал проверки наличия | ед. хр. | 250 | Для размера «1» и «2» применяется коэффициент 0,8; размера «3» и «4» — 0,36, размера «5» — 0,28 | |
| 1.20.3.2 | фонодокументов | сверка фактического наличия фонодокумента с описью (книгой учета и описания), архивного шифра и заголовка описи с описанием на этикетке и шифром на упаковке — определение необходимости замены упаковки — выемка фонодокумента из упаковки — визуальное определение его физического состояния — укладка фонодокумента в упаковку, забандероливание, упаковка — заполнение листа проверки наличия и состояния документов по установленной форме | ед. хр. | 100 | ||
| 1.20.4 | Проверка наличия страхового фонда и фонда пользования: | X | ||||
| 1.20.4.1 | - на микроформах | сверка описи страхового фонда и фонда пользования, картотеки фонда пользования с поисковыми данными на бюксах (катушках, конвертах с микрофишами) — проверка соответствия поисковых данных на ракордах микрофильмов и на бюксах — составление листа проверки наличия микрофильмов (микрофиш) — ведение БД (составление карточек) на микрофильмы (микрофиши), имеющие повреждения | рулон (бюкс, комплект микрофиш) | 230 | ||
| 1.20.4.2 | - на физически обособленных носителях (электронного фонда пользования) | проверка правильности ведения книги учета носителей электронного фонда пользования — сверка книги учета носителей электронного фонда пользования с поисковыми данными электронных копий, записанных на физически обособленных носителях — составление листа проверки наличия физически обособленных носителей — выявление носителей, требующих перезаписи | ед. носителя | 150 | ||
| 1.20.5 | Проверка наличия описей | сверка заголовка и шифра описи на обложке (карточке) с реестром описей — возврат описи в коробку (картотечный ящик) — проставление отметки в реестре описей о наличии экземпляров описи | экз. описи | 200 | ||
| 1.21 | Оценка (проверка) физического и технического состояния документов при приеме, в процессе хранения, после физико-химической и технической обработки, в целях признания документов в неудовлетворительном физическом состоянии: | поединичный просмотр единиц хранения — составление заключения о необходимости проведения обработки/экспертное заключение о признании документа находящемся в неудовлетворительном состоянии — оформление заказа на обработку документов | X | |||
| 1.21.1 | - на бумажном носителе с применением единой буквенно-цифровой индексации | ед. хр. | 32 | |||
| 1.21.2 | - фотодокументов | ед. хр. | 70 | Для документов размером более 1 применяется коэффициент 0,65 | ||
| 1.21.3 | - фонодокументов | час звучания | 5 | |||
| 1.21.4 | - видеодокументов | ед. хр./ час воспроизведения | 8/ 2,5 | |||
| 1.21.5 | - электронных документов на физически обособленных носителях | ед. носителя | 30 | |||
| 1.21.6 | - микроформ | рулон/ бюкс/ комплект микрофиш | 6 30 550 | При приеме микрофиш применяется коэффициент 0,5 | ||
| 1.22 | Ведение учета физического состояния документов: | заполнение карточки установленной формы (внесение записи в книгу или БД) — включение карточки в картотеку (при ведении картотеки в традиционной форме) — систематизация карточек по порядку номеров фондов (при ведении картотеки в традиционной форме) | X | |||
| 1.22.1 | - на бумажном носителе | запись (карточка) | 50 | |||
| 1.22.2 | - фотодокументов | ед. хр. | 85 | |||
| 1.22.3 | - фонодокументов | запись (карточка) | 75 | |||
| 1.22.4 | - электронных на физически обособленных носителях | запись (карточка) | 110 | |||
| 1.22.5 | - микроформ | запись (карточка) | 60 | |||
| 1.23 | Технический контроль: | |||||
| 1.23.1 | фонодокументов: | поединичный визуальный осмотр фонодокумента — выявление физических повреждений — написание заключения о необходимости и сроках проведения консервационно-профилактических мероприятий и сроках следующего контроля | X | |||
| 1.23.1.1 | - с прослушиванием на звуковоспроизводящей аппаратуре | час звучания | 4 | |||
| 1.23.1.2 | - без прослушивания на звуковоспроизводящей аппаратуре | ед. хр. | 40 | |||
| 1.23.2 | страхового фонда и фонда пользования: | X | ||||
| 1.23.2.1 | - с использованием контрольной аппаратуры | визуальный (или с использованием соответствующих приборов) осмотр состояния упаковки микроформы (рулона, бюксы, микрофиши), соответствия маркировки на ракордах, упаковке (этикетках, бортах, верхней крышке коробки) и данных в акте технического состояния и описи страхового фонда — проверка наличия защитных и стандартных ракордов, шага перфорации, нумерации планов, длины единицы хранения, качества склеек, технического состояния перфорационного ряда (надколы, надсечки, выстриги и другие), качества фотографического изображения, стабильности триацетатной основы пленки, состояния эмульсионного слоя (наличие царапин, сдиров, отпечатков пальцев, локальных повреждений), состояния основы (наличие царапин, различных капель, разводов) — описание выявленных дефектов согласно «Классификации основных дефектов фильмовых материалов и микроформ» — проведение необходимой ручной реставрации (удаление масляных пятен, обеспыливание, ремонт перфорационного ряда, укрепление склеек и другие.) — намотка прошедшие контроль страховых копий на сердечник — укладка в металлическую или пластиковую коробку — проверка соответствия данных на этикетке упаковки — составление акта технического состояния — составление карточек дефектов | кадр | 10000 | ||
| 1.23.2.2 | - без использования контрольной аппаратуры | поединичный визуальный осмотр микроформы (рулона, бюксы, микрофиши) — выявление физических повреждений — написание заключения о необходимости и сроках проведения консервационно-профилактических мероприятий и сроках следующего контроля | кадр | 10250 | ||
| 1.24 | Опечатывание коробок с малоиспользуемыми фондами, прошедшими проверку наличия | проставление на листе бумаги (бумажной ленте) даты опечатывания, подписи исполнителя — наклеивание бумаги (бумажной ленты) на коробку | коробка | 120 | ||
| 1.25 | Составление и оформление заявки (заказа) на проведение физико-химической и технической обработки | предварительное согласование с исполнителем объема и состава документов на обработку — заполнение бланка заявки (заказа) в необходимом количестве экземпляров — визирование бланка заявки (заказа) | ед. хр./ лист | 100/ 15000 | ||
| 1.26 | Прием документов после физико-химической и технической обработки: | поединичный прием единиц хранения — выборочная или сплошная проверка их физического и/или технического состояния — размещение на места хранения — проставление соответствующих отметок в учетных документах и книге выдачи (БД) | X | |||
| 1.26.1 | с выборочным просмотром | ед. хр. | 75 | |||
| 1.26.2 | с полистным просмотром | ед. хр./ л. | 30/ 1500 | |||
| 1.27 | Выдача/возврат подлинников документов, фонда пользования, описей (норма времени установлена исходя из высоты стеллажей, не требующей дополнительных средств выемки и подкладки документов, и расстояния их доставки к местам выдачи и хранения не превышающего 200 метров) | |||||
| 1.27.1 | Выдача/возврат документов из архивохранилища *: | ознакомление с заказом (требованием) на выдачу документов на предмет ограничения доступа, наличия фонда пользования — регистрация заказа в книге выдачи (БД) — уточнение мест хранения единиц хранения по топографическому указателю (в случае необходимости) — заполнение карт заместителей — выемка заказанных единиц хранения из первичных средств хранения — проверка соответствия шифра и заголовка на обложке единицы хранения и в заказе (требовании) — визуальная оценка физического состояния — оформление и подклейка листа использования (при необходимости) — перемещение до соответствующего структурного подразделения — получение подписи заказчика за каждую единицу хранения в книге выдачи или заказе (требовании) — возврат отработанных единиц хранения на места хранения — проверка заполнения листов использования — проверка физического состояния дел — выемка карт-заместителей и размещение их в первичные средства хранения — регистрация приема возвращенных единиц хранения в книге выдачи (БД) | X | |||
| 1.27.1.1 | - на бумажном носителе | ед. хр. | 100 | Для документов досоветского периода, документов личного происхождения применяется коэффициент 0,8, крупноформатных — 0,65 | ||
| 1.27.1.2 | - фонодокументов | ед. хр. | 100 | |||
| 1.27.1.3 | - фотодокументов | ед. хр. | 120 | |||
| 1.27.2 | Выдача/возврат фонда пользования *: | |||||
| 1.27.2.1 | аналогового | ознакомление с заказом (требованием) на выдачу микроформ — регистрация заказа в книге выдачи (БД) — заполнение и размещение карт заместителей — выемка заказанных микроформ — визуальная оценка физического состояния — оформление и вкладывание листа использования (при необходимости) — перемещение до читального зала — получение подписи за каждую микроформу в книге выдачи или заказе (требовании) — перемещение отработанных микроформ до места хранения — проверка заполнения листов использования — проверка физического состояния микроформ — выемка карт-заместителей и размещение их в первичные средства хранения — регистрация приема возвращенных микроформ в книге выдачи (БД) | рулон (бюкс, комплект микрофиш) | 150 | ||
| 1.27.2.2 | электронного (на физически обособленных носителях) | ед. носителя | 100 | |||
| 1.27.3 | Выдача/возврат описей | ознакомление с заказом (требованием) — регистрация заказа в книге выдачи — заполнение карт заместителей — выемка заказанных описей из первичных средств хранения — проверка соответствия шифра и заголовка на обложке описи и в заказе (требовании) — перемещение до места нахождения заказчика — получение подписи заказчика за каждую опись в книге выдачи описей — перемещение отработанных описей до места хранения — выемка карт-заместителей и размещение их в первичные средства хранения — регистрация приема возвращенных описей в книге выдачи | ед. | 170 | ||
| 1.27.4 | Оформление акта о выдаче во временное пользование | оформление акта о выдаче во временное пользование по установленной форме | позиция акта | 24 | ||
| 1.27.5 | Выверка книг выдачи документов * | постраничный просмотр один раз в квартал незаконченных книг (БД) выдачи документов из хранилища — выявление ед. хранения с просроченными сроками возврата — принятие мер по возврату или осуществление переоформления выдачи в случае фактического отсутствия ед. хранения на месте хранения | запись | 650 | ||
| 1.28 | Работа с особо ценными документами | |||||
| 1.28.1 | Выявление особо ценных и уникальных документов: | составление перечня фондов, предположительно содержащих особо ценные документы — изучение истории фонда и фондообразователя, научно-справочного аппарата (далее — НСА) к документам — полистный визуальный просмотр описей или документов (аннотаций с одновременным просмотром фотонегативов) — определение ценности документов на основании соответствующих критериев — подготовка предложений об отнесении документов к особо ценным или уникальным для рассмотрения экспертно-проверочной комиссии (далее — ЭПК) | X | |||
| 1.28.1.1 | - по описям | описательная статья | 550 | Для описей документов личного происхождения досоветского периода применяется коэффициент 0,6 | ||
| 1.28.1.2 | - по документам на бумажном носителе | л. | 800 | Для дел досоветского периода применяется коэффициент 0,5, документов личного происхождения — 0,8 | ||
| 1.28.1.3 | - по фотодокументам | ед. хр. | 250 | Для документов размером более 2 применяется коэффициент 0,5 | ||
| 1.28.1.4 | - по фонодокументам, видеодокументам | X | ||||
| - с прослушиванием (просмотром) на воспроизводящей аппаратуре | час звучания | 2 | ||||
| 1.28.2 | Составление описи на особо ценные дела, документы: * | формирование описи особо ценных дел, документов — оформление описи по установленной форме — составление титульного листа, итоговой записи — нумерация листов описи — составление листа-заверителя | X | |||
| 1.28.2.1 | - на бумажном носителе | описательная статья | 60 | |||
| 1.28.2.2 | - фонодокументы | описательная статья | 35 | |||
| 1.28.2.3 | - фотодокументы | описательная статья | 100 | |||
| 1.28.2.4 | - видеодокументы | описательная статья | 150 | |||
| 1.28.3 | Составление листа учета и описания уникального документа | проводится согласно Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях, библиотеках, научных организациях <1>, | документ | 3 | ||
| 1.29 | Передача страхового фонда на специальное хранение | доставка микроформ страхового фонда из хранилища на рабочее место — сверка описи страхового фонда с поисковыми данными на средствах первичного хранения — проверка соответствия поисковых данных на ракордах пленки и на бюксах — подготовка пакета документов, предусмотренных Правилами - маркировка транспортной тары — помещение микроформ в транспортную тару — передача по накладной организации-перевозчику | кадр | 20000 | ||
| 1.30 | Создание электронного фонда пользования в ручном режиме: | |||||
| 1.30.1 | на документы на бумажном носителе: | расправление листов и подложка под них белых листов (при необходимости) — оцифровка — маркировка полученных файлов — размещение в информационную систему архива | X | Для крупноформатных документов применяется коэффициент 0,75, документов в плохой физической сохранности — 0,4 | ||
| 1.30.1.1 | - текстовые (с разрешением 300/600 dpi TIFF) | л. <2> | 800 | |||
| 1.30.1.2 | - картографическая, конструкторская документация, изобразительные материалы (с разрешением 600 dpi TIFF) | л. <2> | 300 | |||
| 1.30.2 | на фонодокументы (в формате WAV, 96 кГц и 24 бит) | получение и визуальный осмотр фонодокумента — выявление физических повреждений — промывка фонодокумента грамзаписи (перемотка фонодокумента на магнитной ленте) — оцифровка — создание мета-данных на оцифрованный фонодокумент | час звучания | 4 | Для грамзаписи применяется коэффициент 0,75, электронных фонодокументов на обособленных носителях — 1,5 | |
| 1.30.3 | на фотодокументы (с разрешением 2400/3200 dpi TIFF) | получение и визуальный осмотр негатива фотодокумента — оцифровка — создание мета-данных на оцифрованный фотодокумент | ед. учета | 240 | ||
| 1.31 | Страхование документов | определение категории ценности документа и величины его страховой оценки в соответствии с отраслевыми методическими разработками — оформление акта страховой оценки по установленной форме | позиция акта | 10 | ||
<1> Приказ Росархива от 02.03.2020 № 24 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях» (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 20.05.2020, регистрационный № 58396).
<2> Образ, скан-листа без оборота.
2. Ведение учета архивных документов
3. Комплектование
4. Описание архивных документов и создание справочно-поисковых средств к ним
| № п/п | Наименование работы | Содержание работы | Единица измерения | Норма времени, в чел. дн | Норма выработки на 1 чел. дн | Применение коэффициента |
| 4.1 | Описание архивных документов | |||||
| 4.1.1 | Подготовка к описанию документов (1 архивный фонд объемом до 500 единиц хранения) | изучение исторической и справочной литературы, истории фондообразователя — предварительное ознакомление с состоянием, составом и содержанием документов фонда — определение степени их упорядочения | чел. дн | 4 | ||
| 4.1.2 | Разработка схемы систематизации документов в пределах 1-го архивного фонда объемом до 500 единиц хранения: | изучение методической литературы — выбор принципов систематизации на основании результатов подготовки к описанию документов — составление схемы систематизации | X | |||
| 4.1.2.1 | - управленческой документации | чел. дн | 3 | |||
| 4.1.2.2 | - научно-технической документации | чел. дн | 6 | |||
| 4.1.2.3 | - документов личного происхождения | чел. дн | 3 | |||
| 4.1.2.4 | - документов по личному составу | чел. дн | 1,5 | |||
| 4.1.3 | Систематизация дел в пределах 1-го архивного фонда: | предварительная систематизация единиц хранения в соответствии со схемой систематизации фонда | ед. хр. | 250 | Для документов личного происхождения применяется коэффициент 0,8 | |
| 4.2 | Формирование и описание единицы хранения из россыпи документов | изучение документов — выявление непрофильных и дублетных документов — удаление пластиковых обложек и файлов, скрепок — группировка их в единицу хранения в соответствии с выбранным принципом формирования — систематизация листов — определение крайних дат документов — составление заголовка | ||||
| 4.3 | Описание архивных документов, сформированных в единицу хранения: | полистный просмотр единицы хранения — удаление пластиковых обложек и файлов, скрепок — выявление непрофильных и дублетных документов — определение крайних дат документов — составление заголовка | X | |||
| 4.3.1 | управленческой документации | ед. хр. | 25 | Для документов досоветского периода применяется коэффициент 0,5 | ||
| 4.3.2 | научно-технической документации | ед. хр. | 8 | |||
| 4.3.3 | документов личного происхождения | ед. хр. | 4 | |||
| 4.3.4 | документов по личному составу | ед. хр. | 90 | |||
| 4.3.5 | составление внутренней описи единицы хранения в случаях установленных Правилами * | составление и внесение в опись по порядку расположения в единице хранения заголовков документов с указанием номеров листов — составление итоговой записи | описательная статья | 60 | ||
| 4.4 | Составление описи дел/документов *: | группировка заголовков единиц хранения/учета в соответствии с выбранной схемой систематизации (по структурному/тематическому/номинальному/хронологическому/алфавитному признакам) — оформление описи по установленной форме — составление титульного листа со списком переименований фондообразователя, оглавления (содержания), списка сокращений, итоговой записи — нумерация листов описи — составление листа-заверителя | X | |||
| 4.4.1 | управленческой документации | ед. хр. | 65 | |||
| 4.4.2 | научно-технической документации | ед. хр. | 48 | Для графической научно-технической документации применяется коэффициент 0,5 | ||
| 4.4.3 | документов личного происхождения | ед. хр. | 30 | |||
| 4.4.4 | документов по личному составу | ед. хр. | 110 | |||
| 4.4.5 | фонодокументов | ед. уч. | 45 | Для хроникально-документальных фильмов и звукозаписей на иностранных языках применяется коэффициент 0,6 | ||
| 4.4.6 | фотодокументы | ед. хр. | 50 | |||
| 4.4.7 | видеодокументы | ед. уч. | 50 | |||
| 4.5 | Составление научно-справочного аппарата к описи: | изучение исторической и справочной литературы, истории фондообразователя — определение дат его возникновения, реорганизации, переименования и ликвидации — изучение структуры, функций и места в иерархии организаций, времени поступления и характера документов фонда — написание предисловия к описи или исторической справки к фонду | X | |||
| 4.5.1 | предисловия объемом до 0,25 авторского листа | чел. дн | 1,5 | |||
| 4.5.2 | исторической справки к фонду объемом до 0,5 авторского листа | чел. дн | 3 | |||
| 4.6 | Усовершенствование описи дел/документов | анализ качества заголовков — уточнение и (или) редактирование заголовков с просмотром дел — изучение справочной литературы — унификация понятий, терминов, персоналий — составление недостающих элементов справочного аппарата к описи — внесение изменений во все экземпляры описи (либо ее перепечатка) | описательная статья | 50 | Для документов досоветского периода, документов личного происхождения, фонодокументов применяется коэффициент 0,5 | |
| 4.7 | Переработка описи дел/документов | изучение единиц хранения — экспертиза ценности документов — уточнение фондовой принадлежности — изучение справочной литературы — уточнение или пересоставление заголовков — уточнение крайних дат — разработка новой схемы систематизации единиц хранения в описи — систематизация документов в соответствии со схемой — составление переводной таблицы шифров дел и недостающих элементов справочного аппарата к описи — составление акта переработки описи — оформление описи по установленной форме | описательная статья | 30 | Для документов досоветского периода, документов личного происхождения, фонодокументов применяется коэффициент 0,5 | |
| 4.8 | Описание аудиовизуальных документов | |||||
| 4.8.1 | Составление аннотации (описания) на фотодокумент: | X | ||||
| 4.8.1.1 | - фотоснимок | визуальный просмотр фотодокумента — составление аннотации с изложением сведений об изображенных событиях, предметах и (или) лицах — поиск (при необходимости) дополнительных сведений по НСА и справочной литературе | ед. хр. | 20 | Для фотодокументов, имеющих частичную информацию, применяется коэффициент 0,75, имеющих минимальную информацию — 0,3 | |
| 4.8.1.2 | - фотоальбом | визуальный просмотр фотоальбома — составление аннотации, включающей в себя название фотоальбома, краткую характеристику снимков, автора, даты и места событий, количество листов, количество снимков, характеристику внешних особенностей фотоальбома | ед. хр. | 12 | ||
| 4.8.3 | Составление аннотации (описания) на фонодокумент | прослушивание фонодокумента — составление аннотации с указанием названия и жанра фонодокумента, названия, места и даты отраженного события, фамилии и инициалов автора(ов), языка фонодокумента и других. | час звучания | 2 | ||
| 4.8.4 | Составление монтажного листа на видеодокумент | просмотр видеодокумента на соответствующей формату записи аппаратуре — описание в монтажном листе с помощью справочных материалов последовательно каждого плана в соответствии с тайм-кодами в начале каждого плана — описание (при необходимости) особенностей съемок (панорамная съемка (далее — ПНР), рапид, мультипликация и другие) | мин. воспроизведения | 15 | ||
| 4.8.5 | Составление аннотации (описания) на видеодокумент: | X | ||||
| 4.8.5.1 | - развернутой | просмотр видеодокумента на соответствующем оборудовании — расшифровка с помощью справочного материала событий, фактов и персоналий — группировка и описание однородных групп планов в порядке последовательного монтажа видеодокумента — описание (при необходимости) особенностей съемок (ПНР, рапид, мультипликация и другие) | мин./ пог. метр | 10/ 300 | ||
| 4.8.5.2 | - краткой | изучение монтажного листа или развернутой аннотации видеодокумента — группировка и описание однородных групп планов в порядке последовательного монтажа видеодокумента — формирование списка ключевых слов | мин./ пог. метр | 52/ 1500 | ||
| 4.9 | Составление архивных справочников на уровне фонда * | |||||
| 4.9.1 | Написание характеристики (описательной статьи) фонда (группы фондов) | изучение НСА, учетных документов — изучение истории фондообразователя и фонда — составление аннотаций о составе и содержании документов, входящих в фонд — написание характеристики по утвержденной структуре (схеме) с указанием названия фонда, крайних дат, внесение справочных данных о фонде — составление библиографии к фонду — составление исторической справки к фонду — составление информации об условиях доступа и использования документов фонда | фонд | 1,5 | ||
| 4.9.2 | Составление краткого справочника по фондам | ознакомление с НСА архива — подготовка описательных статей фондов (групп фондов) и/или списка неаннотируемых фондов — систематизация описательных статей — составление справочного аппарата и общей библиографии | фонд | 3 | ||
| 4.10 | Создание справочно-поисковых средств (каталогов, указателей, БД) *: | |||||
| 4.10.1 | - без просмотра документов | просмотр описи — выявление заголовков, подлежащих каталогизации — заполнение реквизитов карточки (полей БД) по установленной форме — включение карточки в каталог (для традиционного каталога) | карточка (запись) | 48 | Для фонодокументов применяется коэффициент 0,75 | |
| 4.10.2 | - с просмотром документов | просмотр описи на предмет отбора единиц хранения для каталогизации — полистный просмотр единицы хранения — выявление документов, подлежащих каталогизации — заполнение реквизитов карточки (полей БД) по установленной форме — включение карточки в каталог (для традиционного каталога) | карточка (запись) | 18 | Для документов досоветского периода, документов личного происхождения и на иностранных языках применяется коэффициент 0,5 | |
| 4.10.3 | Проверка систематизации карточек в каталоге | поединичный просмотр карточек в каталожном ящике — перестановка (в случае необходимости) карточки на другое место согласно ее индексу | карточка | 500 | ||
| 4.11 | Перевод традиционного НСА (описей, каталогов) в машиночитаемую форму: | заполнение соответствующих полей БД информацией (индексация) из описи или каталожной карточки | X | |||
| - без просмотра документов | карточка (запись) | 100 | ||||
| - с просмотром документов | карточка (запись) | 72 | ||||
5. Организация использования
| № п/п | Наименование работы | Содержание работы | Единица измерения | Норма времени, в чел. дн | Норма выработки на 1 чел. дн | Применение коэффициента |
| 5.1 | Информационное обслуживание пользователей | |||||
| 5.1.1 | Консультирование по составу и содержанию документов архива, организации работы архива: | прием пользователя — просмотр справочников и НСА по запрашиваемой тематике — предоставление соответствующих рекомендаций — ведение учета обратившихся пользователей | X | |||
| 5.1.1.1 | - при очном обращении в архив | консультация | 0,06 (30 мин.) | |||
| 5.1.1.2 | - по каналам связи | консультация | 0,04 (20 мин.) | |||
| 5.1.2 | Обработка поступившего в архив запроса: | X | ||||
| 5.1.2.1 | - прием | разбор запроса — проверка на повторность — регистрация запроса (внесение в учетную БД) — сканирование запроса — распечатка электронного запроса (при необходимости) — направление на исполнение | ед. | 60 | ||
| 5.1.2.2 | - отправка ответа | регистрация (простановка отметки об исполнении) ответа — сканирование ответа (при необходимости) — прикрепление файла с ответом или приложениями (при необходимости) — направление результатов исполнения запроса инициатору на бумажном носителе или в электронной форме | ед. | 40 | ||
| 5.1.3 | Исполнение запроса по документам (на один факт, лицо, документ): | изучение запроса — просмотр НСА — заказ необходимых дел — их полистный просмотр для выявления сведений по теме запроса — написание и оформление архивной справки, информационного письма, или отрицательного ответа по установленной форме — организация изготовления копий документов (при необходимости) — передача ответа на запрос для снятия с контроля и отправки инициатору | X | |||
| 5.1.3.1 | - тематический | запрос | 3 | При исполнении запроса по НСА применяется коэффициент 0,08 | ||
| 5.1.3.2 | - социально-правовой: | X | При исполнении запроса по НСА применяется коэффициент 4 | |||
| о подтверждении стажа работы (службы) | запрос | 3 | При необходимости подтверждения льготных периодов применяется коэффициент 0,33 | |||
| о размере заработной платы (до 5 лет включительно) | запрос | 4 | При необходимости разбивки по шифрам начислений применяется коэффициент 0,25 | |||
| о переименовании организации-работодателя | запрос | 8 | ||||
| о награждении | запрос | 3 | ||||
| о поиске архивной информации для назначения льгот и компенсаций | запрос | 2 | ||||
| 5.1.3.3 | - на рассекречивание | изучение запроса — просмотр НСА — заказ необходимых дел — их полистный просмотр для выявления документов с грифом секретности — написание и оформление заключения о возможности рассекречивания для представления в соответствующую комиссию или ведомство — составление ответа заявителю о результатах рассмотрения запроса | запрос | 3 | ||
| 5.1.4 | Составление ответа при отсутствии на хранении документов по предмету запроса *: | изучение запроса — просмотр справочной литературы и НСА — написание и оформление ответа (сопроводительного письма) | X | |||
| 5.1.4.1 | без рекомендаций по дальнейшему поиску места их хранения | запрос | 15 | |||
| 5.1.4.2 | - с рекомендациями по дальнейшему поиску места их возможного хранения | запрос | 8 | |||
| 5.1.4.3 | - с пересылкой непрофильного запроса по принадлежности | запрос | 50 | |||
| 5.1.5 | Подготовка тематического перечня документов (объемом до 0,5 авторского листа) *: | изучение НСА — заказ необходимых дел — их полистный просмотр — выявление документов по теме — аннотирование их содержания — составление перечня заголовков документов с указанием поисковых данных — написание информационного письма | X | |||
| 5.1.5.1 | - краткий | чел. дн | 2 | Для документов досоветского периода, документов личного происхождения, документов на иностранных языках применяется коэффициент 1,25 | ||
| 5.1.5.2 | - аннотированный | чел. дн | 5 | |||
| 5.1.6 | Подготовка обзора (объемом 1 авторский лист) *: | изучение НСА — заказ необходимых единиц хранения — их полистный просмотр — выявление документов — их систематизация — написание текста обзора — оформление титульного листа — составление оглавления, предисловия, списка сокращений, указателей — составление, списка фондов, информация о которых включена в обзор, библиографии по теме (для тематического обзора) | X | |||
| 5.1.6.1 | - фонда | чел. дн | 20 | |||
| 5.1.6.2 | - тематического | чел. дн | 30 | |||
| 5.2 | Организация копирования документов по заказам пользователей | |||||
| 5.2.1 | Организация выполнения договора (заказа) на копирование документов силами архива | прием заказа на исполнение — проверка наличия копий документов в фонде пользования — определение возможности и способа копирования документов — рассмотрение руководством архива или уполномоченным должностным лицом для определения возможности его исполнения — оформление бланка заказа — передача заказа на исполнение — получение исполненного заказа — сверка бланка заказа с изготовленными копиями — простановка архивных шифров и штампа «Рассекречено» (при необходимости) на листах копий — оформление акта сдачи-приемки оказанных услуг — выдача (пересылка) копий заказчику | л. <2> | 150 | ||
| 5.2.2 | Выполнение договора (заказа) на цифровое копирование документов: | расправление листов и подложка под них белых листов (при необходимости) — сканирование документов с использованием планетарного сканера — размещение в локальной папке — маркировка (переименование) полученных файлов — проверка качества сканирования — запись на внешний носитель информации или распечатка на бумажном носителе с проставлением архивного шифра (согласно договору на копирование) — формирование отчета о количестве отсканированных документов | X | Для документов форматом более A3 применяется коэффициент 0,75, документов в плохой физической сохранности — 0,4 | ||
| 5.2.2.1 | на документы на бумажном носителе: | X | При выборочном копировании применяется коэффициент 0,75 | |||
| - текстовые (с разрешением 300 dpi JPEG) | л. <2> | 440 | ||||
| - текстовые (с разрешением 600 dpi JPEG) | л. <2> | 400 | ||||
| - текстовые (с разрешением 900 dpi JPEG) | л. <2> | 360 | ||||
| - текстовые (с разрешением 1200 dpi JPEG) | л. <2> | 324 | ||||
| - картографическая, конструкторская документация, изобразительные материалы (с разрешением 600 dpi JPEG) | л. <2> | 120 | ||||
| 5.2.2.2 | на фонодокументы (в формате WAV, 96 кГц и 24 бит) | час звучания | 4 | Для грамзаписи применяется коэффициент 0,75, электронных на обособленных носителях — 1,5 | ||
| 5.2.2.3 | на фотодокументы (с разрешением 300 dpi TIFF) | ед. учета | 65 | |||
| 5.2.3 | Организация исполнения договора на самостоятельное копирование документов пользователем | прием заказа на исполнение — рассмотрение заказа руководством архива или уполномоченным должностным лицом для определения возможности его исполнения — оформление договора и счета на оплату услуги — размещение трафарета «рассекречено» (при необходимости) — консультирование пользователя по правилам самостоятельного копирования, работе с оборудованием архива, лучшему расположению документов — ведение графика очередности копирования на оборудовании архива — контроль за соблюдением условий договора и сохранностью документов — оформление акта сдачи-приемки оказанных услуг | заказ | 4 | ||
| 5.3 | Оформление и ведение личного дела пользователя в читальном зале * | просмотр заявления пользователя (письма организации) — проверка правильности заполнения им анкеты — ознакомление пользователя с условиями использования документов и режимом работы читального зала — разъяснение о порядке заказа документов и НСА — внесение сведений в БД (журнал) регистрации пользователей и их личных дел — оформление временного пропуска на проход — формирование и ведение личного дела пользователя | чел. | 20 | ||
| 5.4 | Подготовка каталога историко-документальной выставки (объемом 1 авторский лист) | разработка концепции — разработка структуры, подготовка плана-проспекта, расчет объемов и параметров издания — отбор документов и музейных экспонатов для включения — редактирование аннотированного перечня с научным описанием документов и экспонатов с указанием мест хранения — подготовка текстов научных статей, приветствия и предисловия — составление списка организаторов и участников выставки — заключение договоров со сторонними организациями на право публикации — сканирование и фотосъемка документов и экспонатов с записью на электронный носитель — формирование рукописи каталога и электронного контента изображений для передачи в издательство — совместная работа с издательством по подготовке макета каталога, вычитка и доработка макета | чел. дн | 40 | ||
| 5.5 | Подготовка виртуальной выставки, интернет-проекта: | организационно-техническая работа (составление списка организаторов и участников выставки, заключение договоров со сторонними организациями, переговоры и переписка об отборе и предоставлении экспонатов) — определение круга фондов по теме — изучение НСА — разработка научной концепции — заказ необходимых дел — просмотр дел для выявления и отбора документов, иллюстративного материала — составление сводного перечня отобранных документов — описание и аннотирование документов — составление предисловия и НСА — изготовление и обработка электронных копий документов — осуществление привязки электронных копий к перечню — разработка дизайн-проекта — размещение контента на интернет-сайте | X | Для документов досоветского периода применяется коэффициент 1,25, фонодокументов — 2,0 | ||
| 5.5.1 | самостоятельной с количеством электронных образов документов: | X | ||||
| 5.5.1.1 | свыше 50 | чел. дн | 30 | |||
| 5.5.1.2 | до 50 | чел. дн | 15 | |||
| 5.5.2 | электронной версии историко-документальной выставки | изготовление и обработка электронных копий документов — осуществление привязки электронных копий к перечню — разработка дизайн-проекта — размещение контента на интернет-сайте | чел. дн | 20 | ||
| 5.6 | Использование документов в средствах массовой информации | |||||
| 5.6.1 | Подготовка публикации в СМИ, сайте, социальной сети, лекции, доклада на основе архивных документов (объемом 1 авторский лист) | ознакомление с литературой по теме — определение круга фондов по теме — изучение НСА — заказ необходимых документов — полистный просмотр единиц хранения для выявления и отбора документов, иллюстративного материала — составление плана статьи — написание текста — работа с редактором | чел. дн | 18 | Для документов досоветского периода применяется коэффициент 1,3 | |
| 5.6.2 | Подготовка теле- или радиопередачи (продолжительностью 10 минут эфирного времени) | ознакомление с литературой по теме — определение круга фондов по теме — изучение НСА — заказ необходимых документов — полистный просмотр единиц хранения для выявления и отбора документов — составление плана передачи — написание дикторского текста — работа с редактором — запись передачи | чел. дн | 10 | Для документов досоветского периода применяется коэффициент 1,3 | |
| 5.7 | Проведение информационных мероприятий с использованием документов | |||||
| 5.7.1 | Подготовка экскурсии: | подготовка плана экскурсии — согласование с задействованными структурными подразделениями архива маршрута и времени проведения экскурсии — определение круга фондов по теме — изучение НСА — заказ необходимых документов — полистный просмотр единиц хранения для выявления и отбора документов, иллюстративного материала для демонстрации — подготовка текста экскурсии | X | |||
| 5.7.1.1 | обзорной по архиву (продолжительностью до 90 минут) | чел. дн | 3 | |||
| 5.7.1.2 | тематической или по выставке, подготовленной архивом (продолжительностью до 60 минут) | чел. дн | 10 | |||
| 5.7.2 | Проведение экскурсии по архиву или выставке, подготовленной архивом | мероприятие | 3 | |||
| 5.7.3 | Подготовка и проведение встречи с общественностью, дня открытых дверей, презентаций, тематических вечеров и других | подготовка плана мероприятия — определение круга фондов по теме — изучение НСА — заказ необходимых документов — полистный просмотр единиц хранения для выявления и отбора документов, иллюстративного материала для использования — написание авторского текста — проведение мероприятия | чел. дн | 7 | ||
| 5.8 | Договорная работа с пользователями *: | |||||
| 5.8.1 | подготовка и заключение договора (заказа) | прием заказа на оказание услуг (выполнение работ) — согласование условий договора — оформление договора — регистрация договора в БД (журнале учета) — передача заказа на исполнение | договор | 0,366 (3 часа) | Для договоров с иностранными пользователями применяется коэффициент 1,5 | |
| 5.8.2 | сопровождение и учет договора (заказа) | контроль за сроками исполнения договора (заказа) — проверка соответствия условий договора (заказа) выполненной работе — оформление акта сдачи-приемки оказанных услуг — передача результатов выполнения договора (заказа) — простановка отметки о выполнении в БД (журнале учета) | договор | 0,5 | Для договоров с иностранными пользователями применяется коэффициент 1,5 | |
| 5.9 | Информационное сопровождение (в течение года): | |||||
| 5.9.1 | веб-страницы архива на официальном сайте государственных и муниципальных учреждений (www.bus.gov.ru) | чел. дн | 2 | |||
| 5.9.2 | официального сайта архива | размещение на сайте информационных материалов согласно Рекомендациям по созданию архивного сайта в Интернет — редактирование разделов сайта и поддержание их в актуальном состоянии — модерация форума — подготовка аналитических сведений о количестве пользователей и просмотров страниц сайта | чел. дн | 56 | ||
| 5.9.3 | страницы архива в социальной сети | формирование контент-плана публикаций — разработка стратегии страницы — медиапланирование — размещение публикации — модерирование — администрирование — продвижение страницы | чел. дн | 28 | ||
| 5.10 | Учет использования документов * | внесение сведений о факте использования документов в БД (картотеку) по установленной в архиве форме | запись | 40 | ||
6. Работа с архивными документами, являющимися носителями сведений, составляющих государственную тайну
| № п/п | Наименование работы | Содержание работы | Единица измерения | Норма времени, в чел. дн | Норма выработки на 1 чел. дн | Применение коэффициента |
| 6.1 | Организация работы по рассекречиванию документов | |||||
| 6.1.1 | просмотр описей с целью рассекречивания | определение состава документов с истекающим сроком секретности — просмотр заголовков дел — составление списка дел на рассекречивание | описательная статья | 350 | ||
| 6.1.2 | полистный просмотр дел с целью выявления документов с грифами секретности | определение состава документов с истекающим сроком секретности — оформление заказа на выдачу дел — сверка внутренней описи с документами дела — полистный просмотр дела на наличие в нем документов с грифом секретности — составление списка сигнатур листов документов, имеющих гриф секретности | л. | 1100 | ||
| 6.1.3 | подготовка перечня документов для проведения рассекречивания | информирование фондообразователя секретных документов или его правопреемника о составе и объемах документов с истекающим сроком секретности — составление и согласование с уполномоченными на рассекречивание организациями плана рассекречивания документов — составление перечня единиц хранения (документов) на рассекречивание | позиция перечня | 30 | ||
| 6.1.2 подготовка экспертного заключения для комиссии, уполномоченной на рассекречивание | ||||||
| подготовка экспертного заключения о возможности рассекречивания/продлении срока засекречивания/изменении грифа секретности документов с мотивированной аргументацией принятых решений — представление заключения на комиссию по рассекречиванию | позиция перечня | 24 | 6.2. | Исполнение запроса на рассекречивание <3> | ||
| 6.3 | Ведение учета рассекреченных документов <4> | |||||
| 6.4 | Простановка штампов или отметок о рассекречивании <5> | |||||
| 6.5 | Информирование о результатах рассекречивания (по итогам года) | |||||
| подготовка на основе перечней документов на рассекречивание информации для размещения на сайте архива или в соответствующей БД — информирование уполномоченного органа исполнительной власти в сфере архивного дела о результатах рассекречивания | чел. дн | 2 | -------------------------------- | |||
<3> Подпункт 5.1.3.3 раздела «Организация использования».
<4> Пункт 2.4 раздела «Ведение учета архивных документов».
<5> Пункт 1.18 раздела «Обеспечение сохранности документов».
7. Организационная и научно-методическая работа
Розыск документов, не обнаруженных в ходе проверки наличия и состояния документов
изучение дела фонда и описи — просмотр книг выдачи — поединичный просмотр единиц хранения в соседних коробках и фондах со схожими номерами — направление запросов фондообразователю, фондосдатчику (при необходимости) — составление акта об необнаружении архивных документов, возможности розыска которых исчерпаны и справки по результатам розыска — заполнение карточки на отсутствующую единицу хранения — ведение картотеки необнаруженных документов
Трудозатраты определяются по фактически затраченному бюджету рабочего времени
Участие в проводимой уполномоченным органом проверке соблюдения организацией-источником комплектования архива обязательных требований в сфере архивного дела
участие в проводимом контрольном мероприятии — подготовка предложений по его результатам (при необходимости)
Трудозатраты определяются по фактически затраченному бюджету рабочего времени
Обслуживание пользователей в читальном зале архива
подготовка читального зала к приему пользователей — включение (выключение) оборудования — профилактическая проверка их технического состояния — контроль за соблюдением пользователем Порядка использования, противопожарным состоянием, сохранностью документов и оборудования — консультирование пользователя по составу и содержанию документов — выдача/прием НСА и документов — оказание помощи при работе с электронным НСА
Трудозатраты определяются согласно режиму работы читального зала
Обеспечение проведения в архиве кинофотосъемки
консультирование по лучшей визуализации архива и его документов — заключение договора — заказ необходимых документов — контроль за соблюдением условий договора и сохранностью документов
Трудозатраты определяются по фактически затраченному бюджету рабочего времени
Обеспечение деятельности эксперта комиссии, уполномоченной на рассекречивание
организация рабочего места эксперта — предоставление ему документов или их копий, учетной документации, НСА к документам — консультирование
Трудозатраты определяются по фактически затраченному бюджету рабочего времени
Подготовка и проведение историко-документальных выставок с экспонированием подлинников архивных документов
организационно-техническая работа, в том числе, составление списка организаторов и участников выставки, заключение договоров со сторонними организациями, переговоры и переписка об отборе и предоставлении экспонатов — определение круга фондов и научной литературы по теме — разработка научной и художественной концепций — составление тематико-экспозиционного плана — составление позального (повитринного) плана выставки и топографических описей экспозиции — изучение НСА — заказ и просмотр документов для отбора на экспонирование — описание и аннотирование документов — разработка и согласование архитектурного эскиза, дизайна стендов, плана зонирования, фирменного стиля — художественное оформление — монтаж/демонтаж — контроль за соблюдением режимов (светового, температурно-влажностного) во время проведения выставки — написание пояснительных текстов к разделам выставки — составление и подготовка (форматирование) этикетажа выставки — прием/сдача музейных и архивных экспонатов от сторонних организаций
Работы выполняются в рамках проектной деятельности, трудозатраты по которым определяются в зависимости от масштаба и особенностей проведения выставки
Подготовка историко-документальных сборников
составление библиографии по теме публикации — изучение литературы по теме — подготовка перечня архивов и фондов для выявления документов — формирование плана-проспекта — выявление документов (просмотр описей, полистный просмотр дел), по опубликованным источникам и периодическим изданиям — подготовка перечня документов — формирование разделов сборника — ввод текста документов с археографической обработкой — проверка документов на опубликованность — сверка набранного текста с оригиналами — авторская правка рукописи — разметка и написание примечаний по содержанию (комментариев) — подготовка указателей и списка сокращений, исторического и археографического предисловий — подготовка рукописи сборника к Научному совету — организация рецензирования и обсуждения на Научном совете — доработка сборника по замечаниям рецензентов и членов Научного совета — подготовка рукописи сборника к сдаче в издательство — работа по замечаниям редактора издательства — сверка верстки с рукописью — просмотр сигнального экземпляра
Работы выполняются в рамках проектной деятельности, трудозатраты по которым определяются в зависимости от типа (научная, научно-популярная, учебная), вида (пофондовая, тематическая, одной разновидности), формы (серия, сборник, альбом) и способа издания (бумажная, электронная) планируемой публикации.