Приказ Росжелдора от 17.04.2007 № 101

«О создании постоянно действующей Центральной экспертной комиссии Федерального агентства железнодорожного транспорта»

МИНИСТЕРСТВО ТРАНСПОРТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ЖЕЛЕЗНОДОРОЖНОГО ТРАНСПОРТА

ПРИКАЗ

от 17 апреля 2007 г. № 101

О СОЗДАНИИ ПОСТОЯННО ДЕЙСТВУЮЩЕЙ ЦЕНТРАЛЬНОЙ ЭКСПЕРТНОЙ

В соответствии с Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации» и в целях организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов, образующихся в процессе деятельности Федерального агентства железнодорожного транспорта, отбору и подготовке их к передаче на постоянное хранение в Государственный архив Российской Федерации приказываю:

1. Образовать постоянно действующую Центральную экспертную комиссию Федерального агентства железнодорожного транспорта.

2. Утвердить Положение о постоянно действующей Центральной экспертной комиссии Федерального агентства железнодорожного транспорта согласно Приложению № 1 к настоящему Приказу.

3. Утвердить состав постоянно действующей Центральной экспертной комиссии Федерального агентства железнодорожного транспорта согласно приложению № 2 (не приводится) к настоящему Приказу.

4. Руководителям подведомственных организаций в месячный срок создать постоянно действующие экспертные комиссии и организовать их работу.

5. Руководителям структурных подразделений и подведомственных организаций ежегодно, не позднее 20 декабря, направлять в Центральную экспертную комиссию номенклатуру дел и к 20 января следующего года — описи дел постоянного и долговременного хранения, образующихся в течение года, а также акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих дальнейшему хранению.

6. Контроль за исполнением настоящего Приказа возложить на начальника Административно-кадрового управления А.М. Беспалова.

И. В. Ромашов

ПОЛОЖЕНИЕ О ПОСТОЯННО ДЕЙСТВУЮЩЕЙ ЦЕНТРАЛЬНОЙ ЭКСПЕРТНОЙ КОМИССИИ

1. Общие положения

1.1. Постоянно действующая Центральная экспертная комиссия (далее — ЦЭК) Федерального агентства железнодорожного транспорта (далее — Агентство) создается для:

организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности, отбору и подготовке к передаче на государственное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, включая управленческую и специальную документацию, находящуюся на ведомственном хранении в Агентстве, его структурных подразделениях и подведомственных организациях;

осуществления методического руководства и координации деятельности экспертных комиссий подведомственных организаций.

1.2. Постоянно действующая ЦЭК является совещательным органом при руководителе Агентства.

Решения ЦЭК вступают в силу после их утверждения руководителем Агентства. В отдельных случаях решения ЦЭК вступают в силу только после их согласования или утверждения соответствующим учреждением системы Федерального архивного агентства (далее — Росархив).

1.3. Персональный состав ЦЭК назначается приказом руководителя Агентства из наиболее квалифицированных сотрудников структурных подразделений под председательством руководителя структурного подразделения Агентства, в функции которого входит работа с архивными документами.

В состав ЦЭК включаются: начальник отдела документационного обеспечения и архивов Административно-кадрового управления, начальник отдела финансов и бухгалтерского учета, специалисты структурных подразделений Агентства.

В качестве экспертов и консультантов к работе комиссии могут привлекаться специалисты научных, общественных и других сторонних организаций.

1.4. В своей работе ЦЭК руководствуется Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации», распорядительными документами Министерства транспорта Российской Федерации, Агентства, нормативно-методическими документами Росархива, Государственного архива Российской Федерации (далее — ГАРФ) и настоящим Положением.

1.5. Настоящее Положение согласовывается с Росархивом и утверждается приказом руководителя Агентства.

2. Функции ЦЭК

ЦЭК осуществляет следующие функции:

2.1. Разрабатывает предложения и рекомендации по оптимизации состава документов Архивного фонда Российской Федерации, образующихся в процессе деятельности Агентства и подведомственных организаций.

2.2. Рассматривает предложения и в установленном порядке представляет свои решения об изменении или уточнении сроков хранения документов, предусмотренных действующими нормативно-методическими пособиями, а также об установлении сроков хранения документов, не предусмотренных нормативно-методическими пособиями.

2.3. Осуществляет методическое руководство работой экспертных комиссий структурных подразделений и подведомственных организаций.

2.4. Рассматривает предложения и выносит рекомендации по методическим и практическим вопросам экспертизы ценности документов, образующихся в процессе деятельности Агентства и подведомственных организаций.

2.5. Координирует работу по подготовке нормативно-методических пособий по экспертизе ценности документов и отбору их в состав Архивного фонда Российской Федерации (в том числе специальной документации) в Агентстве и подведомственных организациях.

2.6 Рассматривает и выносит решение об одобрении:

сводных описей дел постоянного срока хранения;

актов о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения;

актов об утрате или неисправимом повреждении документов постоянного и долговременного сроков хранения, документов по личному составу;

описей документов по личному составу;

графиков подготовки и передачи на государственное хранение документов, согласованных с ГАРФ;

нормативно-методических пособий по работе с документами (перечни документов со сроками хранения, классификаторы, инструкции по делопроизводству, номенклатуры дел, памятки и правила по работе с документами);

списков подведомственных организаций, являющихся и не являющихся источниками комплектования Архивного фонда Российской Федерации.

2.7 Представляет в Росархив на рассмотрение:

предложения ЦЭК об установлении, уточнении или изменении сроков хранения отдельных категорий документов;

перечни документов со сроками хранения;

списки подведомственных организаций, являющихся и не являющихся источниками комплектования Архивного фонда Российской Федерации;

положение о ЦЭК и об архиве Агентства;

примерные и типовые номенклатуры дел;

инструкции по делопроизводству.

2.8 Представляет в ГАРФ на утверждение и согласование:

описи дел постоянного срока хранения;

перечни документов, подлежащих передаче в госархивы на согласование;

сводную номенклатуру дел Агентства;

описи дел по личному составу.

2.9. Проводит консультации и оказывает методическую помощь специалистам Агентства и подведомственных организаций по вопросам работы с документами.

3. Права ЦЭК

При выполнении возложенных на нее задач ЦЭК имеет право:

3.1. В пределах своей компетенции давать рекомендации структурным подразделениям Агентства и подведомственным организациям по вопросам разработки номенклатур дел и формирования дел в делопроизводстве, экспертизы ценности документов, розыска недостающих дел постоянного хранения и дел по личному составу, порядка упорядочения и оформления документов.

3.2 Запрашивать от руководителей структурных подразделений Агентства и подведомственных организаций:

письменные объяснения о причинах утраты, порчи или незаконного уничтожения документов постоянного и долговременного хранения, в том числе по личному составу;

документы, необходимые для определения сроков хранения документов.

3.3. Заслушивать на своих заседаниях руководителей структурных подразделений Агентства и руководителей подведомственных организаций о качестве и сроках подготовки документов к архивному хранению, об условиях хранения и обеспечении сохранности документов, о причинах утраты документов.

3.4. Приглашать на заседания ЦЭК в качестве консультантов и экспертов специалистов структурных подразделений Агентства и подведомственных организаций, представителей соответствующих архивных организаций.

3.5. Информировать руководство Агентства и подведомственных организаций по вопросам своей компетенции.

3.6. Представлять в установленном порядке Агентство в организациях Росархива и других ведомствах по вопросам деятельности ЦЭК.

4. Организация работы ЦЭК

4.1. ЦЭК Агентства взаимодействует с Центральной экспертно-проверочной комиссией при Росархиве и экспертно-проверочной комиссией ГАРФ.

4.2 ЦЭК работает по плану, утверждаемому руководителем Агентства.

4.3. Вопросы, относящиеся к компетенции ЦЭК, рассматриваются на ее заседаниях, которые проводятся по мере необходимости. Все заседания комиссии протоколируются.

4.4. Заседания ЦЭК и принятые на них решения считаются правомочными, если в голосовании приняли участие не менее половины членов ЦЭК. Право решающего голоса имеют только члены ЦЭК. Приглашенные консультанты и эксперты имеют право совещательного голоса, в голосовании не участвуют.

Решение принимается простым большинством голосов. При разделении голосов поровну решение принимает председатель ЦЭК и руководитель Агентства.

4.5. ЦЭК в лице ее председателя, его заместителя и секретаря комиссии имеет право не принимать к рассмотрению и возвращать для доработки некачественно и небрежно подготовленные документы.

4.6. Ведение делопроизводства ЦЭК, хранение и использование ее документов, ответственность за их сохранность возлагаются на секретаря комиссии.

---