Статья 33. СертификацияПриказ Минтранса РФ от 18.07.2007 № 100

2.4 При подготовке и оформлении документов необходимо соблюдать основные правила, обеспечивающие:

придание документу юридической силы (свойство официального документа, который соответствует законодательству Российской Федерации, компетенции издавшего его органа и установленному порядку оформления);

использование документа в качестве источника информации;

реальность исполнения документа;

обеспечение возможности оперативного поиска документа и контроля за его исполнением;

возможность обработки и размножения документа с помощью средств копировальной техники.

2.5. Издаваемые документы должны быть всесторонне обоснованы, согласованы с соответствующими департаментами и должностными лицами, а также оформленными согласно настоящей Инструкции.

Документ должен быть ясным, кратким и тщательно отредактированным, обеспечивающим точное и однозначное восприятие изложенной в нем информации.

2.6. При подготовке документов применяется текстовый редактор Word for Windows версии от 6.0 и выше с использованием шрифтов Times New Roman Cyr размером № 12 (для оформления табличных материалов), 13, 14, 15 через 1 — 2 межстрочных интервала (12 — 24 пт) <*>.

<*> Пт — единица измерения (1/72 дюйма), используемая в текстовом редакторе WinWord для определения величины интервала.

III. Общие правила оформления документов

Основные требования к оформлению документов

3.1. При подготовке и оформлении документов используются реквизиты, состав которых представлен в ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» <**>.

<**> По заключению Минюста России ГОСТ Р 6.30-2003 признан не нуждающимся в государственной регистрации (письмо Минюста России от 04.04.2004 № 07/3275-ЮД).

В процессе подготовки и оформления документов Министерства используются следующие реквизиты:

Государственный герб Российской Федерации;

наименование Министерства (наименование Министерства должно соответствовать его наименованию, указанному в Положении о Министерстве. Сокращенное наименование Министерства помещают в скобках ниже полного);

справочные данные о Министерстве (почтовый адрес, номер телефона и факса, адрес электронной почты);

наименование вида документа;

дата документа;

регистрационный номер документа;

ссылка на регистрационный номер и дату документа;

место составления или издания документа;

гриф ограничения доступа к документу;

адресат;

гриф утверждения документа;

резолюция;

заголовок к тексту документа;

отметка о контроле;

текст документа;

отметка о наличии приложений;

подпись;

гриф согласования документа, визы согласования документа;

оттиск печати;

отметка о заверении копии;

отметка об исполнителе;

отметка об исполнении документа;

отметка о поступлении документа;

идентификатор электронной копии документа.

3.2. Оформление реквизитов в процессе подготовки документов производится в соответствии с правилами, изложенными ниже.

Бланки документов

3.3. Документы Министерства должны, как правило, оформляться на бланках и иметь установленный комплект обязательных реквизитов и порядок их расположения.

Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги форматов А4 (210 х 297 мм), А5 (148 х 210 мм).

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля (если не оговорено иное, см. пункт 4.25 настоящей Инструкции):

10 мм — правое;

20 мм — верхнее;

20 мм — нижнее.

3.4 В Министерстве применяются следующие виды бланков:

с указанием наименования Министерства;

с указанием должности руководителей Министерства — Министр, статс-секретарь — заместитель Министра, заместитель Министра;

с указанием конкретного вида документа — приказ, распоряжение, постановление расширенного заседания коллегии, протокол, поручение;

с указанием наименования Министерства для зарубежной переписки.

В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков — угловой и продольный.

Реквизиты бланка и ограничительные отметки для реквизитов в пределах границ зон расположения реквизитов размещают центровано (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов) или флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).

Не допускается применение бланков иных видов, не предусмотренных настоящей Инструкцией.

3.5. Бланки с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации изготавливаются полиграфическими предприятиями, имеющими лицензии на соответствующий вид деятельности, по заказу Министерства.

Бланки без изображения Государственного герба Российской Федерации могут изготавливаться на компьютерных принтерах и копировально-множительных аппаратах.

3.6. Бланки с государственной символикой подлежат учету, на которых типографским способом проставляются порядковые номера.

3.7. Внутренние документы (служебные записки, заявления, отчеты и т.п.), а также переписка между департаментами оформляются, как правило, на стандартном листе бумаги формата А4 с соблюдением расположения реквизитов согласно установленному стандарту.

3.8. Документы, издаваемые Министерством совместно с другими органами государственной власти, оформляются на стандартных листах бумаги.

Образцы бланков приведены в Приложении № 1.

Наименование вида документа

3.9. На каждом документе, кроме письма, должно быть указано наименование вида документа: приказ, распоряжение, положение, правила, инструкция, протокол, акт, заключение, справка, служебная записка и т.п.

3.10. Наименование вида документа, подготавливаемого Министерством, должно соответствовать видам документов, предусмотренным Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД).

3.11. Датой документа является дата его подписания (приказы, распоряжения, служебные письма) или события, зафиксированного в документе (протокол, акт). Для утверждаемого документа (регламент, инструкция, положение) — дата утверждения приказа или распоряжения.

3.12. Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, датируются и подписываются.

3.13. Документы, издаваемые совместно двумя или более федеральными органами государственной власти, должны иметь одну (единую) дату.

Нормативные правовые акты Министерства, прошедшие государственную регистрацию в Министерстве юстиции Российской Федерации, в соответствии с законодательством Российской Федерации вступают в силу по истечении 10 дней после дня их официального опубликования, если самими актами не установлен другой порядок вступления их в силу.

3.15. В состав даты входят число, месяц и год. Даты документов оформляются словесно-цифровым и цифровым способами.

Словесно-цифровой способ применяется при оформлении даты на приказах, распоряжениях и финансовых документах, например:

05 марта 2006 г.

Проставлять ноль в обозначении дня месяца, если он содержит одну цифру, обязательно.

При оформлении даты других документов применяется цифровой способ, при котором датирование документа осуществляется в следующей последовательности: день и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год — четырьмя арабскими цифрами. Точка после года не ставится, например:

25.01.2006

3.16. В текстах приказов и распоряжений, финансовых документов и служебных писем (телеграмм) даты оформляются словесно-цифровым способом.

Ссылка на регистрационный номер и дату документа

3.17. Реквизит «Ссылка на регистрационный номер и дату документа» включает регистрационный номер и дату, указанные в документе организацией, подготовившей или издавшей документ, на который дается ответ.

3.18. В бланках для писем данный реквизит состоит из постоянной части в виде: «На N... от...», в рамках которой проставляются номер и дата документа, ответом на который является оформленное письмо.

3.19. Ссылка на регистрационный номер и дату поручения Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, при наличии заголовка к тексту документа, дается после него ниже черты, например:

О создании межведомственной комиссии по

совершенствованию механизмов финансирования

содержания и ремонта действующей сети

автомобильных дорог

____________________________________________

Поручение Правительства Российской Федерации

от 13.04.2006 № АЖ-П9-1563

Место составления или издания документа

3.20. Место издания документа указывается в том случае, если затруднено его определение по реквизитам общего бланка или бланка конкретного вида документа. Место составления или издания документа указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает только общепринятые сокращения.

Адресат

3.21. Документы могут быть адресованы органам государственной власти, организациям, их структурным подразделениям, руководителям или конкретным должностным лицам, а также гражданам при ответе на их обращения. В состав реквизита «Адресат» входит наименование органа государственной власти, организации (структурного подразделения), наименование должности, инициалы и фамилия получателя.

Каждая составная часть реквизита «Адресат» печатается с новой строки через 1 межстрочный интервал.

Инициалы и фамилия печатаются после наименования должности через 1,5 межстрочных интервала.

Все строчки реквизита «Адресат» центрируются по отношению к самой длинной строке, которая ограничивается правым полем, например:

Министерство обороны Российской Федерации Управление делами

3.23. При адресовании документа конкретному должностному лицу наименование органа государственной власти, организации их структурных подразделений печатаются в именительном падеже, а наименование должности, инициалы и фамилия в дательном падеже, например:

Министерство образования и науки Российской Федерации Департамент управления делами Главному специалисту

                                        А.А. Петрову

3.24. При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в наименование должности адресата, например:

Генеральному директору ОАО «Грузовая транспортная компания»

                                          М.А. Семенову

3.25. При адресовании документа в несколько однородных органов государственной власти, организаций их наименования указываются обобщенно, например:

Федеральные органы исполнительной власти

3.26. Документ, как правило, не должен содержать более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим и четвертым адресатами не печатается.

Если количество адресатов документа более четырех, то составляется указатель рассылки и на каждом экземпляре документа печатается только один адресат.

3.27. В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса печатают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.

При адресовании документа в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:

Государственное учреждение Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела

                        Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117393

Адрес не указывается на документах, направляемых органам законодательной, исполнительной и судебной властей Российской Федерации, а также органам государственной власти субъектов Российской Федерации.

3.28. При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:

Калинину А.В.

                          Новоясеневский просп., д. 12, кв. 32
                                      Москва, 115768

При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при адресовании физическому лицу — после нее.

3.29 При адресовании документа следует иметь ввиду, что:

наименование должности получателя и его фамилия указывается только в том случае, если известно, кто конкретно занимается данным вопросом;

не принято в адресате указывать только должность без указания инициалов и фамилии лица, к которому обращаются.

Гриф утверждения документа

3.30. В Министерстве подлежат утверждению положения, правила, инструкции, уставы, должностные регламенты, отчеты, структура и штатное расписание и т.д.

3.31. Документы утверждаются Министром и заместителями Министра (в соответствии с распределением обязанностей).

3.32. Утверждение документа производится путем издания приказа, распоряжения в тех случаях, когда требуются дополнительные предписания и разъяснения или проставлением реквизита «Гриф утверждения документа».

3.33. Реквизит «Гриф утверждения документа» располагается в правом верхнем углу первого листа документа и печатается от границы верхнего поля без кавычек прописными буквами.

Реквизит «Гриф утверждения документа» состоит из слова УТВЕРЖДАЮ, наименования должности лица, утверждающего документ (включая наименование Министерства), личной подписи, ее расшифровки (инициалы и фамилия) и даты (печатается словесно-цифровым способом), например:

                                      Министр транспорта
                                     Российской Федерации
                                 ________________ И.Е. Левитин
                                 (личная подпись)
                                  "__" _______________ 200_ г.

3.34. При утверждении документа приказом или распоряжением реквизит «Гриф утверждения документа» состоит из слов УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера. Слово УТВЕРЖДЕН согласуется в роде и числе с видом утверждаемого документа, например:

УТВЕРЖДЕН приказом Минтранса России от 18 марта 2005 г. № 15

3.35. Каждая составная часть реквизита «Гриф утверждения документа» печатается с новой строки через 1 межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки. Длина строки не должна превышать 9 — 10 см и ограничивается правым полем.

При наличии нескольких грифов утверждения документа их располагают на одном уровне.

Резолюция

3.36. В резолюции отражаются результаты рассмотрения документа руководителем и в ней содержатся указания (поручения) по исполнению документа. Резолюция должна быть краткой и конкретной.

3.37. В состав реквизита «Резолюция» входят следующие элементы: инициалы и фамилия исполнителя (исполнителей), которому направляется документ, содержание поручения, срок исполнения, подпись, дата.

3.38. На документе, как правило, должно быть не более одной резолюции. Недопустимо давать по одному и тому же документу противоречивые указания и поручения или дублировать их.

3.39. В качестве исполнителей в резолюции определяются должностные лица, в функции (обязанности) которых входит подготовка решений (предложений) по поставленным в документе вопросам.

В случаях, когда поручение дается двум или нескольким должностным лицам, головным исполнителем является должностное лицо, указанное в поручении первым после заместителя Министра или обозначенное словом «созыв», «обобщение» или «ответственный».

В резолюции могут быть указаны должностные лица, которым должен быть направлен документ (с поручением) для сведения, например:

3.40. На документах, не требующих дополнительных указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указывается исполнитель, подпись автора резолюции, дата.

3.41. Резолюция может оформляться как на бланках установленной формы, так и на отдельном листе бумаги с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится.

3.42. Резолюция Министра или заместителя Министра, носящая инициативный характер, оформляется в соответствии с пунктами 5.53 - 5.59 настоящей Инструкции.

Заголовок к тексту документа

3.43. Заголовок составляется ко всем документам формата А4, за исключением телефонограмм, телеграмм, а также к тексту документов, оформленных на бланках формата А5.

Заголовок должен кратко и точно отражать содержание документа (о чем составлен документ).

3.44. Формулировать заголовок рекомендуется, отвечая на вопрос «О чем?» («Об изменении...», «О выделении...», но «Протокол чего?» — заседания коллегии).

Заголовок составляется исполнителем документа.

3.45. В заголовке допускается применять общепринятые сокращения слов и словосочетания, соответствующие установленным требованиям.

3.46. Заголовок к служебным письмам печатается от левой границы текстового поля.

Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал шрифтом размером № 10. Точка в конце заголовка не ставится.

Оформление реквизита «Заголовок к тексту документа» для законопроектов, проектов актов Президента Российской Федерации, проектов актов Правительства Российской Федерации, приказов и распоряжений установлено в п. 4.28, п. 4.32, п. 4.35 и п. 5.32 настоящей Инструкции соответственно.

3.47. Отметка о контроле за исполнением документа обозначается буквой «К» или штампом «Контроль» с указанием даты исполнения документа. Соответствующая информация фиксируется в КДС.

Текст документа

3.48. Текст документа отражает основное смысловое содержание документа — управленческое действие, решение.

3.49. Текст документа должен содержать достоверную и аргументированную информацию, изложенную объективно, кратко и четко, без сложных словосочетаний. Содержание документа должно быть увязано с ранее изданными по данному вопросу документами. Рекомендуется составлять документы, как правило, по одному вопросу, что ускоряет их рассмотрение, исполнение и способствует правильному формированию дел. Текст документа должен быть точным, не допускающим различных толкований.

3.50. Текст документа может оформляться в виде связного текста (приказы, распоряжения, положения, правила, инструкция, письма и т.п.), таблицы (цифровая или словесная информация о нескольких объектах по ряду признаков), анкеты или сочетании этих видов.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строки должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф (если не оговорено иное, см. п. 4.32).

3.51. Связный текст документа, как правило, состоит из двух частей. В первой части указываются причины, цели, основания создания документа; во второй (заключительной) части — решения, выводы, просьбы, рекомендации. Текст документа может содержать одну заключительную часть (например, распоряжения — распорядительная часть без констатирующей, служебные письма — просьба без пояснения). В тексте документа, подготовленного на основании или во исполнение ранее изданного документа, указывают его реквизиты: наименование документа и организации-автора, дата, регистрационный номер, заголовок к тексту.

Заголовки разделов пишутся с прописной буквы или допускается их написание прописными буквами, подзаголовки — с прописной буквы.

Точка в конце заголовков и подзаголовков не проставляется. Пункты и подпункты нумеруются арабскими цифрами, разделенными точками с точкой на конце.

3.53. В приказах и распоряжениях, а также в документах, адресованных руководству Министерства, текст излагают от первого лица единственного числа (приказываю, обязываю, предлагаю, прошу).

В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа (приказываем, решили).

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа (слушали, выступили, решили).

3.54 В служебных письмах используют следующие формы изложения:

от первого лица множественного числа (просим предоставить..., направляем в Ваш адрес);

от первого лица единственного числа (прошу выслать..., считаю необходимым...);

от третьего лица единственного числа (министерство не возражает...).

Допускается начинать текст служебного письма с уважительного обращения к адресату, которое печатается центрованным способом с восклицательным знаком в конце обращения.

В служебных письмах за подписью Министра, заместителей Министра следует обращаться от имени Министерства, а в письмах за подписью руководства департамента — от имени департамента. Руководство департаментов имеет право подписи от имени Министерства в случае соответствующего поручения Министра или заместителя Министра.

Начальник отдела мобилизационной подготовки и гражданской обороны Департамента управления кадрами и сопровождения специальных программ имеет право вести служебную переписку по вопросам мобилизации и мобилизационной подготовки.

3.55. Текст документа печатается в установленных границах полей и отделяется от заголовка 3 межстрочными интервалами.

Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Отметка о наличии приложений

3.56. Отметка о наличии приложения к документу печатается с «красной» строки и отделяется от текста документа 2 межстрочными интервалами. Текст приложения печатается через 1 межстрочный интервал.

3.57. Если документ имеет приложение, названное в тексте, то отметка о нем включает в себя сведения о количестве листов и количестве экземпляров, например:

Приложение: на 10 л. в 2 экз.

3.58. Если документ имеет приложения, не названные в тексте, то наименования приложенных документов перечисляются с указанием количества листов и экземпляров каждого документа, например:

Приложение: 1. Проект федерального закона о... на 7 л. в 2 экз.

             2. Пояснительная записка к  проекту  федерального

                закона о... на 3 л.

3.59. Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, то отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:

Приложение: письмо Росархива от 05.06.2005 № 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л.

3.60 Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается, например:

Приложение: брошюра в 2 экз.

3.61. Если приложение направляется не во все указанные в письме адреса, то отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:

Приложение: на 2 л. в 1 экз. в первый адрес.

3.62. Порядок оформления реквизита «Отметка о наличии приложений» в приказах (распоряжениях) указан в пунктах 5.33 и 5.34 настоящей Инструкции.

Подпись

3.63. Документы подписываются должностными лицами Министерства в соответствии с их компетенцией (полномочиями), установленной законодательством Российской Федерации и нормативными актами Министерства.

3.64. Если документ оформляется на бланке с указанием должности руководства Министерства, то в состав реквизита «Подпись» входит личная подпись и ее расшифровка.

3.65. В случае, когда заместитель Министра временно исполняет обязанности Министра, документ оформляется на бланке с указанием наименования Министерства, при этом реквизит «Подпись» оформляется следующим образом:

И.о. Министра личная подпись И.О. Фамилия

3.66. Если документ, оформленный на бланке с указанием наименования Министерства, подписывает руководство департамента, то в состав реквизита «Подпись» входит наименование должности подписывающего, наименование департамента, личная подпись и ее расшифровка, например:

Директор Департамента

3.67. Если документ оформлен не на бланке, то в состав реквизита «Подпись» входит наименование должности лица, подписывающего документ, наименования департамента и Министерства (исключение: внутренние документы), например:

Заместитель Министра транспорта Российской Федерации личная подпись И.О. Фамилия

или

Директор Департамента международного сотрудничества Минтранса России личная подпись И.О. Фамилия

3.68. При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне или одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, подписи располагают на одном уровне.

3.69 Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами.

Наименование должности в реквизите «Подпись» печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал.

Расшифровка подписи в реквизите «Подпись» печатается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. При оформлении расшифровки подписи, включающей только инициал имени и фамилию, пробел между точкой после инициала имени и фамилией не ставится. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.

Согласование проекта документа

3.70. Согласование проекта документа проводится при необходимости оценки обоснованности документа, соответствия его правовым актам и ранее принятым решениям. Согласование может проводиться как внутри Министерства, так и вне его.

3.71. Формой внутреннего согласования является визирование проекта документа должностными лицами Министерства. Виза включает в себя личную подпись, ее расшифровку (инициалы, фамилия) и дату визирования. При необходимости указывается наименование должности визирующего.

Визирование производится до представления документа на подпись (утверждение).

Виза проставляется в нижней части оборотной стороны последнего листа документа, а также на приложениях к нему:

на проектах актов Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации;

на подлинниках приказа (распоряжения);

на внутреннем документе.

На проектах федеральных законов, кадровых приказах и на копии отправляемого документа визы проставляются на лицевой стороне последнего листа документа.

3.72 Визирование производится, как правило, в следующей последовательности:

исполнитель документа;

директора заинтересованных департаментов Министерства;

заместитель Министра, курирующий работу департамента-исполнителя;

заместитель Министра, в ведении которого находится рассматриваемый вопрос.

Проекты документов, представляемые на подпись заместителям Министра, визируются также лицом, выполняющим функции помощника заместителя Министра (далее — помощник заместителя Министра).

Проекты заключений, официальных отзывов и поправок на законопроекты подлежат обязательному визированию у статс-секретаря — заместителя Министра с последующим направлением ему и в Департамент правового обеспечения и законопроектной деятельности копий проектов.

Проекты документов, направляемые на подпись и/или визирование заместителям Министра, директорам департаментов, адресованные в Минюст России, должны быть завизированы директором Департамента правового обеспечения и законопроектной деятельности либо лицом, его замещающим.

Проекты документов по вопросам финансового характера должны быть представлены на рассмотрение и визирование в Департамент финансов.

Проекты документов по вопросам международного сотрудничества, направляемые на подпись Министру, должны быть завизированы директором Департамента международного сотрудничества либо лицом, его замещающим, а проекты документов по вопросам международного сотрудничества, носящие правовой характер, дополнительно визируются директором департамента Правового обеспечения и законопроектной деятельности либо лицом, его замещающим.

Проекты документов, направляемые на подпись и/или визирование заместителям Министра, директорам департаментов, адресованные в МИД России, должны быть завизированы директором Департамента международного сотрудничества либо лицом, его замещающим.

Проекты документов по вопросам управления находящимися в федеральной собственности акциями акционерных обществ транспортного комплекса, а также по вопросам приватизации государственного имущества и вопросам связанным с регулированием земельных правоотношений в сфере транспорта, геодезии и картографии, направляемые на подпись и визирование Министру, заместителям Министра, должны быть завизированы директором Департамента структурного реформирования или лицом, его замещающим.

Проекты документов, представляемые на подпись (согласование) Министру, визируются директором Департамента управления делами либо уполномоченным заместителем директора.

Соисполнители в течение первой половины срока, отведенного на исполнение поручения, представляют головному исполнителю предложения и замечания. В случае если предложений, замечаний по поручению не имеется, соисполнители обязаны письменно уведомить об этом головного исполнителя.

Соисполнители отвечают за своевременность представления своих предложений.

3.73. Согласование проекта документа Министерства органами государственной власти и организациями допускается в виде письма-согласования, которое прилагается к визовому экземпляру документа, за исключением проектов нормативно-правовых актов Министерства.

3.74. Лица, визирующие документ, наряду с исполнителем несут ответственность за его содержание по вопросам, относящимся к сфере их деятельности.

3.75. Особое мнение, замечания, дополнения, как правило, излагаются на отдельном листе, о чем делается отметка на проекте документа: «Замечания прилагаются». Замечания обязательно докладываются лицу, подписывающему (утверждающему) документ.

Если в ходе визирования проекта документа в него вносятся существенные изменения, то он подлежит повторному визированию должностными лицами.

Повторное визирование не требуется, если при доработке в проект документа внесены уточнения редакционного характера, не изменившие его содержания.

3.76. Внешнее согласование — это согласование документов по вопросам, затрагивающим интересы других министерств, ведомств и организаций.

Внешнее согласование документа может оформляться соответствующим грифом. Гриф согласования располагается на лицевой стороне последнего листа документа и включает в себя слово «СОГЛАСОВАНО», наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия), дату согласования или название документа, подтверждающего согласование, его дату и номер, например:

СОГЛАСОВАНО

Заместитель Министра юстиции Российской Федерации

_________________ И.О. Фамилия (личная подпись) «__» _________________ 200_ г.

Гриф согласования располагается ниже реквизита «Подпись» в левом нижнем поле документа.

3.77. Грифы согласования могут располагаться на отдельном «Листе согласования», если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций, о чем делается отметка на документе (на месте, предусмотренном для размещения грифа согласования) — «Лист согласования прилагается».

При двух грифах согласования они располагаются рядом, на одном уровне, при трех и более грифах — рядом и на нескольких уровнях.

3.78 Согласование документа осуществляется в следующей последовательности:

с должностными лицами органов государственной власти;

с руководителями организаций, интересы которых затрагиваются в документе.

Оттиск печати

3.79. Министерство имеет печать с изображением Государственного герба Российской Федерации и со своим наименованием, иные печати и штампы, установленного образца.

3.80. Оттиск печати с изображением Государственного герба Российской Федерации ставится на документах, удостоверяющих права должностных лиц, фиксирующих факт расходования денежных средств и материальных ценностей, а также в иных случаях, предусмотренных актами законодательства Российской Федерации. Простые круглые печати (без изображения государственной символики) ставятся на копиях документов для удостоверения их соответствия подлинникам. Оттиск печати должен захватывать окончание наименования должности лица, подписавшего документ.

Отметка о заверении копии

3.81. Для заверения соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись «Верно», указывают наименование должности лица, заверившего копию, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия), дату заверения, например:

Верно Директор Департамента управления делами личная подпись И.О. Фамилия

3.82. Отметка о заверении копии документа удостоверяется оттиском печати Министерства.

3.83. Департамент управления делами заверяет копии только тех документов, которые создаются в центральном аппарате Министерства.

3.84. Второй экземпляр (копия) исходящего документа печатается не на бланке. На нем проставляется виза исполнителя документа и визы лиц, с которыми документ согласован, в него вносятся все исправления, сделанные на подлиннике документа при его подписании, проставляется дата и номер.

3.85. На копиях исходящих документов, остающихся в деле, допускается не указывать наименование должности лица, заверившего документ.

Отметка об исполнителе

3.86. Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем углу лицевой стороны последнего листа исходящего документа.

3.87. Отметка включает фамилию, имя, отчество исполнителя, номер его телефона, печатается от границы левого поля шрифтом размером № 10 через 1 межстрочный интервал, например:

Корнеев Андрей Николаевич

626 98 99

Гриф ограничения доступа

3.88. Реквизит «Гриф ограничения доступа» свидетельствует об особом характере информации, ограничивающем круг лиц, имеющих доступ к документу. Пометка «Для служебного пользования», «Не для печати», «Конфиденциально» печатается без кавычек в правом верхнем углу первого листа документа выше реквизита «адресат» или «гриф утверждения», дополняется номером экземпляра документа, например:

Для служебного пользования

                                             экз. N 3

Отметка об исполнении документа

3.89 Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные:

краткие сведения об исполнении (если документ исполнен ответным документом, то дается ссылка на него; если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении, то дается краткая справка о его исполнении);

отметку «В дело», номер дела, в котором будет храниться документ;

дату направления документа в дело, подпись и расшифровку подписи (инициалы, фамилия) лица, производящего отметку.

Нумерация страниц

3.90. При оформлении текста документа на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Порядковые номера страниц проставляются посередине верхнего поля страницы арабскими цифрами.

Отметка о поступлении документа

3.91. Отметка о поступлении документа в Министерство содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости — время поступления). Допускается проставлять отметку о поступлении документа в виде штампа.

Идентификатор электронной копии документа

3.92. Идентификатор (имя файла на машинном носителе) проставляется в нижнем колонтитуле каждой страницы документа в левой его части шрифтом Times New Roman размером № 8.

IV. Требования к подготовке, оформлению и представлению проектов законодательных и иных нормативных правовых актов

4.1. Подготовка проектов федеральных законов (далее — законопроекты), проектов указов (распоряжений) Президента Российской Федерации, проектов постановлений (распоряжений) Правительства Российской Федерации осуществляется департаментами, к сфере ведения которых относятся затрагиваемые проектами актов вопросы.

4.2. Законопроекты, проекты указов (распоряжений) Президента Российской Федерации, проекты постановлений (распоряжений) Правительства Российской Федерации (далее — проекты актов) вносятся в Правительство Российской Федерации с пояснительной запиской, содержащей необходимые расчеты, обоснования и прогнозы социально-экономических, финансовых и иных последствий реализации предлагаемых решений.

4.3. Проект акта с пояснительной запиской, а также сопроводительное письмо, визируются исполнителем, директором департамента-исполнителя, руководством департаментов-соисполнителей, руководством федеральной службы и федеральных агентств, находящихся в ведении Министерства (при необходимости), директором Департамента правового обеспечения и законопроектной деятельности или лицом, его замещающим (за исключением пояснительной записки), заместителем Министра (в соответствии с распределением обязанностей) и вносятся в Правительство Российской Федерации в соответствии с требованиями, установленными Регламентом Правительства Российской Федерации. Проекты актов подлежат в обязательном порядке визированию статс-секретарем — заместителем Министра.

4.5. При наличии у сотрудника Министерства, визирующего проект акта, особого мнения (замечания), он делает отметку при визировании. Особое мнение (замечание) по проекту акта, как правило, излагается на отдельном листе бумаги и прилагается к проекту акта.

4.6. Если в процессе согласования в Министерстве в проект акта вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит повторному визированию. Повторное визирование не требуется, если при доработке в проект акта внесены уточнения редакционного характера, не изменившие его концепции.

4.7. При разработке законопроектов головной исполнитель готовит перечни правовых актов Президента Российской Федерации или Правительства Российской Федерации (далее — перечень актов), предусмотренных этими законопроектами, а также необходимых для их исполнения. Перечень актов должен содержать рабочие наименования проектов правовых актов, обоснование необходимости их подготовки, изложение предполагаемых правовых предписаний, срок подготовки, а также сведения о федеральных органах исполнительной власти — головных исполнителях и соисполнителях.

4.8. Законопроекты о согласии на обязательность международных договоров для Российской Федерации, предусматривающих временное применение договора или его части, представляются в Правительство Российской Федерации в срок не более пяти месяцев с даты начала временного применения таких международных договоров с учетом срока, необходимого для согласования с заинтересованными федеральными органами исполнительной власти.

4.9. Проекты актов по предметам совместного ведения Российской Федерации и субъектов Российской Федерации, а также по вопросам, касающимся полномочий, осуществляемых органами государственной власти субъекта Российской Федерации по предметам ведения Российской Федерации, подготавливаются в департаментах, согласовываются с Департаментом правового обеспечения и законопроектной деятельности и направляются (их копии) заместителями Министра (в соответствии с распределением обязанностей) в органы государственной власти субъектов Российской Федерации до их внесения в Правительство Российской Федерации.

Поступившие в Министерство служебные письма (оригиналы) с предложениями органов государственной власти субъектов Российской Федерации направляются на рассмотрение в Правительство Российской Федерации вместе с проектом акта.

4.14. Законопроекты и проекты указов Президента Российской Федерации нормативного характера и проекты постановлений Правительства Российской Федерации после их согласования в установленном порядке и до внесения в Правительство Российской Федерации направляются Министром или заместителем Министра (в соответствии с распределением обязанностей) на заключение в Министерство юстиции Российской Федерации.

4.15. В случаях, установленных Регламентом Правительства Российской Федерации, проекты актов направляются на заключение в Министерство финансов Российской Федерации и Министерство экономического развития и торговли Российской Федерации.

4.16. Если в тексте проекта акта упоминаются ранее принятые акты Президента Российской Федерации или Правительства Российской Федерации, то делается ссылка на соответствующий официальный источник их опубликования, например: «(Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, № 3, ст. 6)».

4.17. Подготавливаемый проект акта может носить комплексный характер и предусматривать внесение изменений в несколько нормативных актов одного уровня. При внесении изменений в разноуровневые нормативные акты соответствующие изменения оформляются проектами отдельных актов.

4.18. Проект акта Правительства Российской Федерации по организации исполнения федерального закона или акта Президента Российской Федерации должен содержать ссылку на соответствующий федеральный закон или акт Президента Российской Федерации.

4.19. Если проекты актов содержат поручения, в них должен быть указан срок их исполнения.

4.20. Проекты актов Президента Российской Федерации в случае необходимости должны содержать пункт о возложении контроля за их выполнением.

4.21. В проектах постановлений Правительства Российской Федерации употребляются полные официальные наименования государственных органов и организаций, в проектах распоряжений — их сокращенные официальные наименования.

4.22. Проекты актов, поступившие на рассмотрение в Министерство, должны быть рассмотрены департаментом-исполнителем в течение 10 календарных дней, следующих за днем их поступления в Министерство. Для департаментов — соисполнителей срок исполнения документа истекает в течение первой половины контрольного срока. Руководством Министерства может быть установлен иной срок исполнения.

В случае если замечания и предложения от департаментов-соисполнителей не будут получены в установленный срок, головной исполнитель информирует об этом руководителя, давшего поручение (или заместителя Министра, курирующего исполнение поручения) для принятия решения по дальнейшему исполнению поручения.

4.23. Возражения (замечания) по проектам актов, поступившим на согласование в Министерство, оформляются в соответствии с требованиями Регламента Правительства Российской Федерации.

4.24. Визы на проектах актов, а также на приложениях к ним, проставляются в соответствии с п. 3.71 настоящей Инструкции.

4.25. Проекты актов печатаются на стандартных листах бумаги формата А4. Верхнее поле документа должно составлять 2,0 см, левое поле — 2,75 см, правое — 2,25 см и нижнее — не менее 2 см. При оформлении проекта акта на двух и более страницах верхнее поле второй и последующих страниц составляет не менее 2,5 см.

Подготовка и оформление проектов законодательных актов Российской Федерации

4.26. Разработка законопроектов осуществляется Министерством во исполнение актов законодательства Российской Федерации, плана законопроектной деятельности Правительства Российской Федерации, соответствующих поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, плана законопроектной деятельности Министерства.

4.27. Законопроекты, подготавливаемые для внесения в Правительство Российской Федерации, печатаются шрифтом № 15 на стандартных листах бумаги формата А4.

На первой странице законопроекта в пределах верхней и правой границ текстового поля проставляется пометка «Вносится Правительством Российской Федерации». Пометка печатается через 1 межстрочный интервал и выравнивается по левой границе.

На расстоянии межстрочного интервала 24 пт от пометки у правой границы текстового поля печатается слово «Проект».

4.28 Законопроект имеет следующие реквизиты:

Наименование государства — РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ — отделяется от слова «Проект» межстрочным интервалом 36 пт, печатается прописными буквами, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру.

Наименование вида акта — ФЕДЕРАЛЬНЫЙ КОНСТИТУЦИОННЫЙ ЗАКОН или ФЕДЕРАЛЬНЫЙ ЗАКОН — отделяется от первого реквизита межстрочным интервалом 24 пт, печатается прописными буквами размером шрифта № 17 и выделяется полужирным шрифтом. Выравнивается по центру.

Заголовок отделяется от предыдущего реквизита межстрочным интервалом 36 пт и печатается через 1 интервал, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Пишется с прописной буквы и отвечает на вопрос: «О чем?» издан закон или в нем приводится название кодекса (например: Арбитражный процессуальный кодекс Российской Федерации). Точка в конце заголовка не ставится.

В заголовке законопроекта о внесении изменений в действующие законы необходимо называть причины внесения изменений или конкретную норму, в которую вносятся изменения, а в случае неоднократного изменения одной и той же нормы дополнительно указывать, в какой именно части она изменяется, например:

О внесении изменений в законодательные акты Российской Федерации об административных правонарушениях в связи с принятием Земельного кодекса Российской Федерации

О внесении изменений в статью 3 Федерального закона «О трудовых пенсиях в Российской Федерации»

или

О внесении изменений в пункт 2 статьи 855 Гражданского кодекса Российской Федерации в части платежей в бюджет и во внебюджетные фонды

Текст отделяется от заголовка межстрочным интервалом 36 — 48 пт и печатается через межстрочный интервал 24 пт.

ОБЩАЯ ЧАСТЬ; ОСОБЕННАЯ ЧАСТЬ

Раздел имеет порядковый номер, обозначаемый римскими цифрами, и наименование. Обозначение и наименование раздела печатаются прописными буквами по центру страницы одно под другим. Наименование раздела печатается полужирным шрифтом, например:

РАЗДЕЛ I

Подраздел имеет порядковый номер, обозначенный римскими цифрами, и наименование. Обозначение подраздела печатается с прописной буквы с абзацного отступа. Наименование подраздела печатается с прописной буквы полужирным шрифтом в одну строку с обозначением номера подраздела, после которого ставится точка, например:

Подраздел I. Общие положения об обязательствах

Глава 5. Права, обязанности и ответственность в области пожарной безопасности

Параграф обозначается знаком §, имеет порядковый номер, обозначенный арабскими цифрами и заголовок. Заголовок параграфа печатается с прописной буквы полужирным шрифтом в одну строку с обозначением номера параграфа, после которого ставится точка, например:

Статья законопроекта является его структурной единицей. Статьи имеют единую сквозную нумерацию. Порядковый номер статьи обозначается арабскими цифрами. Обозначение статьи печатается с прописной буквы с абзацного отступа. Заголовок статьи печатается с прописной буквы полужирным шрифтом в одну строку с обозначением номера, после которого ставится точка, например:

В исключительных случаях статья может не иметь заголовка. При его отсутствии слово «статья» и номер выделяют полужирным шрифтом.

В зависимости от содержания статья может подразделяться на части, пункты, подпункты, абзацы. Части обозначаются арабскими цифрами с точкой. Нумерация пунктов осуществляется арабскими цифрами с закрывающей круглой скобкой. Подпункты обозначаются строчными буквами русского алфавита с закрывающей круглой скобкой.

Подпись отделяется от текста межстрочным интервалом 36 пт и состоит из слов «Президент Российской Федерации». Слова «Президент» и «Российской Федерации» печатаются в 2 строки через 1 межстрочный интервал. Слова «Российской Федерации» печатаются от левой границы текстового поля, а слово «Президент» выравнивается по центру относительно этих слов.

Инициал имени и фамилия Президента Российской Федерации не указываются при внесении законопроекта в Правительство Российской Федерации, они указываются при оформлении принятого закона в Государственной Думе Федерального Собрания Российской Федерации.

Образец оформления законопроекта приводится в Приложении № 2.

Пояснительная записка к законопроекту печатается шрифтом № 14 на стандартных листах бумаги формата А4 и имеет следующие реквизиты.

Наименование вида документа — ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА — печатается прописными буквами ниже границы верхнего поля страницы на 24 пт, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру.

Заголовок отделяется от предыдущего реквизита межстрочным интервалом 24 пт, печатается строчными буквами через 1 интервал, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Точка в конце заголовка не ставится.

В заголовке к тексту указывается полное название законопроекта, к которому подготовлена пояснительная записка, например:

К проекту федерального закона «О внесении изменений в статью 1 Федерального Закона Российской Федерации „О минимальном размере оплаты труда“»

Текст отделяется от заголовка межстрочным интервалом 24 — 36 пт и печатается через межстрочный интервал 18 пт на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текст должен содержать обоснование необходимости принятия законопроекта, включающее развернутую характеристику законопроекта, его целей, основных положений, места в системе действующего законодательства, а также прогноз социально-экономических и иных последствий его принятия.

Подготовка и оформление проектов актов Президента Российской Федерации

4.30. Подготовка и оформление проектов актов (указов и распоряжений) Президента Российской Федерации осуществляется Министерством в соответствии с порядком, установленным Президентом Российской Федерации, Администрацией Президента Российской Федерации, Правительством Российской Федерации и настоящей Инструкцией.

4.31. Проекты актов Президента Российской Федерации печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 шрифтом размером № 15.

На первой странице проекта акта Президента Российской Федерации в пределах верхней и правой границ текстового поля печатается слово «Проект».

Наименование вида акта — указ Президента Российской Федерации или распоряжение Президента Российской Федерации. Наименование вида акта печатается в две строки через межстрочный интервал 24 пт прописными буквами, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. В первой строке печатаются слова «УКАЗ», «РАСПОРЯЖЕНИЕ», во второй — «ПРЕЗИДЕНТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ».

Заголовок печатается на расстоянии не менее 9 см от верхнего края листа, пишется с прописной буквы, выделяется полужирным шрифтом. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал. Точка в конце заголовка не ставится.

Начало и конец каждой строки заголовка центрируются относительно слов «Президент Российской Федерации». В отдельных распоряжениях Президента Российской Федерации заголовок может отсутствовать.

Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текстовая часть может подразделяться на констатирующую часть — преамбулу и постановляющую часть (в распоряжении — распорядительную часть).

Преамбула в указах Президента Российской Федерации завершается словом «постановляю», которое печатается вразрядку.

Все изменения и дополнения, вносимые в ранее принятый указ или распоряжение Президента Российской Федерации, должны соответствовать структуре основного нормативного акта.

При наличии приложений к указу или распоряжению Президента Российской Федерации в тексте на них обязательно делается ссылка.

Допускается печатать прописными буквами и выделять полужирным фамилии при подготовке проектов указов или распоряжений Президента Российской Федерации по вопросам награждения государственными наградами, присвоения почетных, воинских и специальных званий Российской Федерации (в других случаях не рекомендуется).

Подпись отделяется от текста межстрочным интервалом 32 пт и состоит из слов «Президент Российской Федерации», инициала имени и фамилии Президента Российской Федерации.

Слова «Президент» и «Российской Федерации» печатаются в две строки через 1 межстрочный интервал. От границы левого поля печатаются слова «Российской Федерации», а слово «Президент» центрируется относительно этих слов. Инициал имени и фамилия Президента Российской Федерации печатаются от правой границы текстового поля.

Место издания отделяется от подписи, как правило, межстрочным интервалом 48 пт и печатается от границы левого поля: Москва, Кремль.

На проектах распоряжений Президента Российской Федерации реквизит «Место издания» не печатается.

Дата проставляется после подписания документа, оформляется словесно-цифровым способом и отделяется от реквизита «Место издания» межстрочным интервалом 18 пт. Печатается от левой границы текстового поля.

Номер проставляется после подписания документа, печатается от левой границы текстового поля и отделяется от реквизита «Дата» межстрочным интервалом 18 пт.

К порядковому номеру распоряжения Президента Российской Федерации через дефис добавляются строчные буквы «рп».

Приложения к проектам указов или распоряжений Президента Российской Федерации оформляются на отдельных листах бумаги.

Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании приложений идентичны размерам, применяемым при печатании текстов указов (распоряжений) Президента Российской Федерации.

Приложениями являются положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и др. Приложения визируются лицом, вносящим проект.

Если в тексте дается ссылка «согласно приложению», то на первой странице приложения в правом верхнем углу от границы верхнего поля прописными буквами печатается слово «ПРИЛОЖЕНИЕ», ниже через межстрочный интервал 18 пт дается ссылка на указ или распоряжение Президента Российской Федерации. Все составные части реквизита центрируются относительно самой длинной строки и печатаются через 1 межстрочный интервал. Длина строки не должна превышать 8 см и ограничивается правым полем документа. При наличии нескольких приложений они нумеруются, например:

ПРИЛОЖЕНИЕ № 1 к Указу Президента Российской Федерации от __________ N _____

Приложения заканчиваются чертой, расположенной по центру текста на расстоянии межстрочного интервала 72 пт. Длина черты составляет 2 — 3 см.

При наличии в тексте проекта акта формулировки «Утвердить» (прилагаемое положение, состав комиссии, перечень мероприятий и т.д.) на приложении в правом верхнем углу от границы верхнего поля прописными буквами печатается слово «УТВЕРЖДЕНО» или «УТВЕРЖДЕН» со ссылкой на указ или распоряжение Президента Российской Федерации, его дату, номер, например:

УТВЕРЖДЕНО Указом Президента Российской Федерации от __________ N ____

Слова «УТВЕРЖДЕНО» и «УТВЕРЖДЕН» согласуются в роде и числе с первым словом наименования приложения: положение — «УТВЕРЖДЕНО», программа — «УТВЕРЖДЕНА», мероприятия — «УТВЕРЖДЕНЫ».

Заголовок к тексту приложения печатается центрованным способом. Наименование вида документа — приложения (первое слово заголовка приложения) выделяется прописными буквами, полужирным шрифтом и может быть напечатано вразрядку (ПОЛОЖЕНИЕ, ПЕРЕЧЕНЬ, СПИСОК и т.д.). Межстрочный интервал между первой строкой заголовка и последующими строками может быть увеличен на 6 пт.

Заголовок приложения отделяется от даты и номера акта дополнительным интервалом 70 пт, от текста приложения — дополнительным интервалом 24 пт.

При наличии в тексте приложения нескольких разделов их заголовки печатаются центрованным способом (относительно границ текста). Допускается выделять заголовки разделов полужирным шрифтом. Точка в конце заголовка не ставится.

Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками. Текст таблицы может быть напечатан через 1 межстрочный интервал.

Если таблицу печатают более чем на одной странице, заголовочная часть таблицы (наименование граф) повторяется на каждой странице.

Листы приложения нумеруются самостоятельно, начиная со второго листа.

При наличии в тексте приложений ссылки на сноску она оформляется звездочкой или цифрой со скобкой: * или 1). Текст сноски печатается через 1 межстрочный интервал в конце каждой страницы или после приложения в целом под чертой. После символа сноски ее текст печатается с прописной буквы. В конце текста сноски ставится точка.

На одной странице не должно проставляться более трех сносок.

В положениях, программах, уставах и других подобных документах разделы и главы нумеруются римскими цифрами, а пункты и подпункты — так же, как и в тексте указа (распоряжения) Президента Российской Федерации. В указанных документах их составные части (разделы, подразделы, пункты, подпункты) можно также нумеровать арабскими цифрами. Подразделы нумеруют в пределах раздела. Номер подраздела должен состоять из номера раздела и номера подраздела, разделенных точкой (например, 1.2.). Номер пункта должен состоять из номера раздела, подраздела и пункта, разделенных точками (например, 2.3.1.). Пункты при необходимости могут подразделяться на подпункты, которые должны иметь порядковую нумерацию в пределах каждого пункта (например, 1.2.2.1.).

Образец оформления проекта указа Президента Российской Федерации приведен в Приложении № 3.

Подготовка и оформление проектов актов Правительства Российской Федерации

4.33. Подготовка и оформление проектов актов (постановлений и распоряжений) Правительства Российской Федерации осуществляется Министерством в соответствии с порядком, устанавливаемым Правительством Российской Федерации и настоящей Инструкцией.

Акты, имеющие нормативный характер, издаются в форме постановлений Правительства Российской Федерации. Акты по оперативным и текущим вопросам, не имеющим нормативного характера, издаются в форме распоряжений Правительства Российской Федерации.

4.34. Проект постановления или распоряжения Правительства Российской Федерации печатается на стандартных листах бумаги формата А4 шрифтом размером № 14.

На первой странице проекта акта Правительства Российской Федерации в пределах верхней и правой границ текстового поля печатается слово «Проект».

Наименование вида акта — постановление Правительства Российской Федерации или распоряжение Правительства Российской Федерации. Наименование вида акта печатается в две строки прописными буквами и выравнивается по центру. Слова «ПРАВИТЕЛЬСТВО РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ» выделяется полужирным шрифтом. Слова «ПОСТАНОВЛЕНИЕ», «РАСПОРЯЖЕНИЕ» отделяются от первой строки межстрочным интервалом 24 пт.

Дата отделяется от наименования вида акта межстрочным интервалом 24 пт, оформляется словесно-цифровым способом, печатается центрованным способом, проставляется при подписании акта.

Номер печатается сразу после даты арабскими цифрами и состоит из знака «N» и порядкового номера документа, например: № 143.

К порядковому номеру распоряжения через дефис добавляется буква «р», например: № 153-р.

Место издания — Москва. Отделяется от реквизитов «Дата» и «Номер» межстрочным интервалом 24 пт, печатается прописными буквами и оформляется центрованным способом.

Заголовок — порядок оформления заголовка аналогичен оформлению этого реквизита в проектах указов или распоряжений Президента Российской Федерации.

Текст отделяется от заголовка межстрочным интервалом 24 — 36 пт и печатается с интервалом 18 пт.

Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы поля.

Текст может подразделяться на констатирующую часть (преамбулу) и постановляющую часть (в распоряжениях — распорядительную).

Постановляющая (распорядительная) часть проектов постановлений (распоряжений) Правительства Российской Федерации, как правило, подразделяется на пункты.

Пункты нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.

При наличии приложений к постановлению (распоряжению) Правительства Российской Федерации в тексте на них обязательно делается ссылка.

Подпись отделяется от текста межстрочным интервалом 36 пт и состоит из слов «Председатель Правительства Российской Федерации», инициала имени и фамилии Председателя Правительства Российской Федерации. Слова «Председатель Правительства» и «Российской Федерации» печатаются в две строки через 1 межстрочный интервал. Слова «Председатель Правительства» печатаются от левой границы текстового поля, а слова «Российской Федерации» центрируются относительно первой строки реквизита. Инициал имени и фамилия Председателя Правительства Российской Федерации печатаются у правой границы текстового поля.

Приложения к проектам актов (постановлений и распоряжений) Правительства Российской Федерации печатаются на отдельных листах бумаги.

Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании текста приложений идентичны размерам, применяемым при оформлении текстов постановлений (распоряжений) Правительства Российской Федерации.

Порядок оформления приложений к проекту постановления (распоряжения) Правительства Российской Федерации аналогичен оформлению приложений к проектам указов (распоряжений) Президента Российской Федерации.

Образец оформления проекта постановления Правительства Российской Федерации приведен в Приложении № 4.

Подготовка и оформление проектов нормативных правовых актов Министерства

4.36. Нормативные правовые акты Министерства издаются на основе и во исполнение федеральных законов, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, а также по инициативе Министерства в пределах его компетенции.

Издание нормативных правовых актов в Министерстве в виде писем и телеграмм не допускается.

Департаменты Министерства не вправе издавать нормативные правовые акты.

4.37. Порядок подготовки и оформления Министерством нормативных правовых актов устанавливается Правилами подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 13 августа 1997 г. № 1009 (Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, № 33, ст. 3895), Регламентом Министерства транспорта Российской Федерации, утвержденного Приказом Министерства от 3 марта 2006 г. № 27, разработанным на основании Типового регламента взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, утвержденного Постановлением Правительства Российской Федерации от 19 января 2005 г. № 30 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, № 4, ст. 305), и Типового регламента внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, утвержденного Постановлением Правительства Российской Федерации от 28 июля 2005 г. № 452 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, № 31, ст. 3233) и утвержденного руководителем Министерства.

V. Подготовка и оформление отдельных видов документов Министерства

Приказ, распоряжение

5.1. Приказами, как правило, оформляются решения нормативного и (или) правового характера, а также по кадровым вопросам.

По оперативным, организационным и другим вопросам внутренней работы Министерства издаются распоряжения.

Проекты приказов (распоряжений) готовят и вносят на подписание (утверждение) руководству Министерства департаменты на основании поручений Министра, заместителей Министра либо в инициативном порядке в пределах компетенции Министерства.

Проекты приказов по кадровым и наградным вопросам готовит Департамент управления кадрами и сопровождения специальных программ на основании соответствующих представлений.

Распоряжения Министерства подписываются (утверждаются) Министром или лицом, исполняющим его обязанности. Заместители Министра подписывают распоряжения по вопросам, входящим в их компетенцию.

5.3. Обеспечение качественной подготовки проектов приказов (распоряжений) и их согласование с заинтересованными департаментами, заместителями Министра, а в случае необходимости с иными органами государственной власти и организациями возлагается на директоров департаментов, которые готовят и вносят на утверждение руководству Министерства проект приказа (распоряжения).

законодательству Российской Федерации;

нормативным правовым актам министерств (ведомств) Российской Федерации;

ранее принятым актам Министерства, если документ не предусматривает их отмену или изменение.

<*> Зарегистрирован Минюстом России 14 мая 2007 г., регистрационный № 9449.

Правовую экспертизу и отбор приказов (распоряжений), издаваемых в Министерстве, для направления на государственную регистрацию осуществляет Департамент правового обеспечения и законопроектной деятельности.

На приказе (распоряжении), содержащем правовые нормы, Департамент правового обеспечения и законопроектной деятельности проставляет штамп о необходимости представления конкретного нормативного правового акта на государственную регистрацию.

В текст проекта приказа (распоряжения), содержащего правовые нормы и подлежащего государственной регистрации, не допускается включать нормы, направленные на внесение изменений и дополнений в приказы (распоряжения) Министерства, не прошедшие государственную регистрацию, а также делать ссылки на них.

5.5. Оригинал приказа (распоряжения), подписанного руководством Министерства и зарегистрированного в Канцелярии, выдается под личную роспись исполнителю либо иному сотруднику департамента-исполнителя для представления в Минюст России на государственную регистрацию.

Оформление необходимых документов для представления приказа (распоряжения) на государственную регистрацию осуществляется департаментом-исполнителем совместно с Департаментом правового обеспечения и законопроектной деятельности в течение 10 дней со дня регистрации приказа (распоряжения) в Канцелярии.

5.6. Представление на государственную регистрацию нормативного правового акта, изданного совместно несколькими федеральными органами исполнительной власти, возлагается на федеральный орган исполнительной власти, который указан первым в числе подписавших (утвердивших) акт.

основания издания нормативного правового акта;

сведения о всех действующих нормативных правовых актах по данному вопросу и информацию о сроках их приведения в соответствие с принятым актом;

сведения о согласовании акта с заинтересованными федеральными органами исполнительной власти и другими государственными органами, если такое согласование является обязательным.

Прилагаемая к приказу (распоряжению) справка должна быть подписана директором Департамента правового обеспечения и законопроектной деятельности.

5.8. На обороте каждого листа оригинала приказа (распоряжения) проставляется виза директора Департамента правового обеспечения и законопроектной деятельности.

5.9. После государственной регистрации (отказа в государственной регистрации, возврата без государственной регистрации) подлинник приказа (распоряжения) возвращается исполнителем в Канцелярию.

Контроль за своевременным возвратом подлинника приказа (распоряжения) в Канцелярию обеспечивает директор департамента-исполнителя.

5.10. Министерство направляет для исполнения приказы (распоряжения), подлежащие государственной регистрации, только после завершения процедуры государственной регистрации в Минюсте России.

При опубликовании и рассылке, а также в случае необходимости ссылки на приказ (распоряжение), прошедший процедуру государственной регистрации, указание на дату и номер государственной регистрации, а также на решение Минюста России о том, что документ не нуждается в государственной регистрации, является обязательным.

Ссылка на сноску оформляется звездочкой или цифрой со скобкой: * или 1). Текст сноски печатается через 1 межстрочный интервал шрифтом размером № 10 в конце каждой страницы или после приложения в целом под чертой. После символа сноски ее текст печатается с прописной буквы. В конце текста сноски ставится точка, например:

• Зарегистрирован Минюстом России 19 декабря 2006 г., регистрационный № 7734.

1 По заключению Минюста России от 20 января 2007 г. № 01/79-СВ в государственной регистрации не нуждается.

5.11. Департамент-исполнитель совместно с Департаментом правового обеспечения и законопроектной деятельности в течение 10 дней со дня получения отказа в государственной регистрации приказа (распоряжения) готовит проект соответствующего акта Министерства об отмене этого приказа (распоряжения) и после подписания (утверждения) руководством Министерства направляет его копию в Минюст России.

5.12. Проекты приказов (распоряжений), подготовленные на подпись (утверждение) Министру или лицу, исполняющему его обязанности (кроме приказов по кадровым и наградным вопросам), а также проекты распоряжений, подготовленные на подпись (утверждение) заместителям Министра, до их подписания проходят правовую экспертизу и редактирование в Департаменте правового обеспечения и законопроектной деятельности.

5.13. Оформленные на бланке проекты приказов (распоряжений) подлежат согласованиям, которые оформляются визами.

5.14. Визы включают в себя личную подпись, ее расшифровку (инициалы и фамилия) и дату визирования. При необходимости указывается должность визирующего.

Визы проставляются на подписном экземпляре на оборотной стороне последнего листа проекта приказа (распоряжения) в нижней его части.

На приложениях к проектам приказов (распоряжений) визы проставляются также на оборотной стороне последнего листа приложения в нижней его части.

На проектах приказов по кадровым и наградным вопросам визы проставляются на лицевой стороне последнего листа в нижней его части.

5.15. Проекты приказов (распоряжений), подготовленные на подпись (утверждение) Министру или лицу, исполняющему его обязанности, а также проекты распоряжений, подготовленные на подпись заместителям Министра, визируются в следующем порядке:

исполнителем, подготовившим проект документа;

директором департамента-исполнителя, подготовившего проект документа;

должностными лицами, которым в проекте документа предусматриваются задания и поручения;

руководителями федеральных служб и федеральных агентств, находящихся в ведении Министерства (при необходимости);

заместителем Министра, курирующим работу департамента-исполнителя;

директором Департамента правового обеспечения и законопроектной деятельности, определяющего соответствие подготовленных проектов приказов (распоряжений) законодательству Российской Федерации, наличие согласования их с заинтересованными департаментами и должностными лицами, а также четкость и грамотность редакции;

статс-секретарем — заместителем Министра.

Приложения к проектам приказов (распоряжений) визируются директором департамента-исполнителя.

Штамп редактора проставляется на обороте каждого листа проекта приказа (распоряжения), а на последнем листе документа и приложений к нему — на лицевой стороне в правом нижнем углу листа проекта документа.

(п. 5.15 в ред. Приказа Минтранса РФ от 30.09.2008 № 159)

5.16. При возникновении в процессе согласования особого мнения у лица, визирующего проект приказа (распоряжения), об этом делается отметка при визировании. Особое мнение, как правило, излагается на отдельном листе и прилагается к проекту приказа (распоряжения).

5.17. Если в процессе согласования в проект приказа (распоряжения) вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит перепечатке и повторному согласованию.

5.18. Повторного согласования не требуется, если при доработке в проект приказа (распоряжения) внесены изменения, не меняющие его существа.

В этом случае доработанный вариант проекта приказа (распоряжения) визируется директором Департамента правового обеспечения и законопроектной деятельности с пометкой «Визы прилагаются».

Доработанный вариант проекта кадрового приказа может быть завизирован директором Департамента управления кадрами и сопровождения специальных программ или лицом, его замещающим, с пометкой «Визы прилагаются».

5.19. Проекты приказов (распоряжений), подготавливаемые Министерством совместно либо по согласованию с другими органами государственной власти (организациями), направляются на подпись (согласование) в соответствующие органы государственной власти (организации) только после визирования проекта приказа (распоряжения) в порядке, предусмотренном пунктом 5.15 настоящей Инструкции.

5.20. Проекты приказов (распоряжений) представляются на визирование в Департамент правового обеспечения и законопроектной деятельности со всеми документами, необходимыми для их полного и всестороннего рассмотрения.

К проекту приказа (распоряжения), предусматривающего отмену ранее изданного приказа (распоряжения), а также к проекту приказа (распоряжения), издаваемого взамен действующего, прилагается краткая справка, которая готовится и подписывается директором департамента-исполнителя.

В справке указываются:

основания издания приказа: сведения об актах законодательства Российской Федерации (наименование, дата и номер), на основании которых Министерству поручается разработать приказ, а также дата и номер поручения Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации или Министерства (копия поручения прилагается к справке);

перечень актов законодательства Российской Федерации, использованных при разработке приказа (распоряжения);

сведения об актах Министерства, в том числе отмененных данным приказом (распоряжением), актах иных органов государственной власти (организаций), изданных по данному вопросу;

сведения о согласовании приказа (распоряжения) с департаментами и при необходимости с органами государственной власти (организациями).

5.21. Департаменты рассматривают проекты приказов (распоряжений) в срок до 7 рабочих дней, если иной срок не установлен Министром или заместителем Министра.

5.22. Проекты приказов (распоряжений), требующие последующей государственной регистрации, рассматриваются Департаментом правового обеспечения и законопроектной деятельности в срок до 15 рабочих дней, а значительные по объему проекты других ведомственных документов в срок до 30 дней, если иной срок не установлен Министром или заместителем Министра.

5.23. Проекты приказов (распоряжений), подготовленные на подпись Министру или лицу, исполняющему его обязанности, должны представляться исполнителем через директора Департамента управления делами или лица, его замещающего, на подпись заместителю Министра — через секретариат (помощника) заместителя Министра.

Проекты приказов (распоряжений) должны представляться на подпись Министру или лицу, исполняющему его обязанности, со всеми необходимыми материалами.

5.24. Проекты приказов (распоряжений), представленные с нарушением требований, предъявляемых к их подготовке и оформлению, возвращаются департаменту-исполнителю на доработку.

5.25. Внесение исправлений и поправок в подписанный приказ (распоряжение), а также в первый экземпляр согласованного проекта приказа (распоряжения) не допускается.

5.26. В подписанный приказ (распоряжение), находящийся на государственной регистрации, по предложениям Минюста России в первый экземпляр согласованного проекта приказа (распоряжения), а также в подписанный приказ (распоряжение) в исключительных случаях по решению руководства Министерства могут быть внесены поправки, не меняющие его существа.

заместителю Министра, курирующему работу департамента-исполнителя, докладываются причины вызвавшие необходимость внесения поправок и согласовывается с ним новая редакция документа;

новая редакция документа согласовывается с Департаментом правового обеспечения и законопроектной деятельности и статс-секретарем — заместителем Министра;

направляется докладная записка Министру о вносимых в документ изменениях.

5.28. Для подписанного (утвержденного) приказа (распоряжения) исполнителем заполняется указатель рассылки служебных документов Министерства, который подписывается руководством департамента-исполнителя, а также директором Департамента правового обеспечения и законопроектной деятельности или лицом, его замещающим.

5.29. Регистрация подписанных приказов (распоряжений) осуществляется в Канцелярии.

Датой приказа (распоряжения) является дата его подписания.

Приказы (распоряжения) нумеруются в пределах календарного года.

5.30. Копии приказов (распоряжений) заверяются печатью Департамента управления делами и направляются адресатам в соответствии с указателем рассылки.

Подлинники приказов (распоряжений) хранятся по месту их регистрации.

5.31. Проект приказа (распоряжения) печатается на бланке установленной формы шрифтом размером № 14.

Государственный герб Российской Федерации.

Наименование Министерства — Министерство транспорта Российской Федерации.

Наименование вида документа — приказ или распоряжение.

Место издания — Москва <*>.

<*> Первые 4 реквизита входят в состав бланка и печатаются при изготовлении бланка в типографии.

Дата и номер приказа (распоряжения). Дата оформляется словесно-цифровым способом. Номер приказа состоит из порядкового номера приказа, например: 06 декабря 2005 г. № 34. Номер распоряжения состоит из индекса, включающего первые буквы имени и фамилии Министра или заместителя Министра, подписавшего распоряжение, тире, порядковый номер и приставку «р», например: 15 января 2005 г. № ИЛ-7-р.

Заголовок приказа (распоряжения) должен отвечать на вопрос «о чем?» и кратко и точно отражать содержание текста приказа (распоряжения). Заголовок печатается на расстоянии не менее 9 см от верхнего края листа полужирным шрифтом через 1 межстрочный интервал. Точка в конце заголовка не ставится, например:

Об утверждении Регламента Министерства транспорта Российской Федерации

Текст отделяется от заголовка 3 межстрочными интервалами и печатается через 1 межстрочный интервал.

Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текст приказа, как правило, состоит из 2 частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной. Распоряжение преамбулы может не иметь.

В констатирующей части (преамбуле) кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания акта. Она может начинаться словами «в целях», «во исполнение» и т.д.

Если приказ (распоряжение) издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа в родительном падеже, наименование органа его издавшего, дата, номер и заголовок.

Констатирующая часть (преамбула) отделяется от распорядительной части 2 межстрочными интервалами и завершается словом «приказываю», которое печатается вразрядку.

Распорядительная часть приказа (распоряжения) должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения.

Распорядительная часть может делиться на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами с точкой и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами с закрывающей круглой скобкой.

Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей могут быть указаны департаменты или конкретные должностные лица. Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о руководителе Министерства, на которого возлагается контроль за исполнением приказа.

Если приказ (распоряжение) изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный приказ (распоряжение) или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части должен содержать ссылку на признаваемый утратившим силу, отменяемый приказ (распоряжение) или его пункт, либо приказ (распоряжение), в который предполагается внести изменения с указанием даты, номера и заголовка. Пункт должен начинаться словами «Признать утратившим силу...», «Отменить...», «Внести изменения...».

В приказ не следует включать пункт «Приказ довести до сведения...». Департаменты (должностные лица), до сведения которых доводится приказ (распоряжение), указываются в указателе рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа (распоряжения) .

В приказах (распоряжениях) употребляются только официальные наименования органов государственной власти (организаций), полные наименования департаментов, при этом в приложениях могут использоваться их сокращенные наименования.

Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами, состоит из наименования должности лица, подписавшего приказ (распоряжение), личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия).

5.33. Приложения к проектам приказов (распоряжений) печатаются на отдельных листах бумаги.

Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы текстов приложений идентичны размерам, применяемым при оформлении текстов приказов (распоряжений).

В качестве приложений, как правило, оформляются положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и т.д.

5.34. При наличии в приказах (распоряжениях) приложений ссылка на приложения дается в тексте. При этом на первом листе приложения в правом верхнем углу прописными буквами печатается слово «ПРИЛОЖЕНИЕ», ниже дается ссылка на приказ (распоряжение), его дату и номер. При наличии нескольких приложений они нумеруются, например:

ПРИЛОЖЕНИЕ № 1 к приказу Минтранса России от ___________ N _________

При наличии в приказах (распоряжениях) в качестве приложений утверждаемых документов, на которые дается ссылка в тексте приказа (распоряжения), на первом листе утверждаемого приказом (распоряжением) документа в правом верхнем углу прописными буквами печатается слово «УТВЕРЖДЕНО» или «УТВЕРЖДЕН», ниже дается ссылка на приказ (распоряжение), его дату и номер, например:

УТВЕРЖДЕНО приказом Минтранса России от __________ N _________

5.35. Совместные приказы Министерства с другими федеральными органами исполнительной власти печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм).

При оформлении совместного приказа:

наименования органов государственной власти располагаются на одном уровне;

наименование вида документа — приказ располагается центровано;

дата совместного приказа — единая, соответствует дате более поздней подписи руководителя органа государственной власти (организации);

регистрационный номер документа состоит из регистрационных номеров приказа (распоряжения) каждого из этих органов государственной власти (организаций), проставляемых через косую черту в порядке указания органов государственной власти (организаций) в документе;

подписи руководителей органов государственной власти (организаций) располагаются ниже текста на одном уровне;

отметка об исполнителе оформляется согласно пунктам 3.86 и 3.87 настоящей Инструкции.

Образец оформления приказа приведен в Приложении № 5.

Положение, правила, инструкции

5.36. Положение (правила) разрабатывается в том случае, если в нем устанавливаются системно связанные между собой нормы и требования по вопросам, отнесенным к компетенции Министерства.

В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения.

В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных и иных нормативных актов.

Положения (правила, инструкции) являются приложением к приказу или распоряжению, утверждение которых оформляется путем издания соответствующего документа.

5.37. Порядок подготовки проекта положения (правил, инструкции) соответствует общему порядку подготовки проектов нормативных актов.

5.38. Текст проекта положения (правил, инструкции) печатается на стандартном листе бумаги формата А4.

Текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова: «должен», «следует», «необходимо», «запрещается», «не допускается».

Заголовок к тексту положения (правил, инструкции) отвечает на вопрос «О чем?».

Констатирующей частью положения (правил, инструкции) служит, глава «Общие положения», в которой указываются основания разработки, основное назначение нормативного акта и сфера его распространения.

Основной текст положения (правил, инструкции) может делиться на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия.

Главы нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами.

Протокол, постановление коллегии

5.40. Решения коллегии Министерства оформляются в виде постановления, решения других коллегиальных органов Министерства (Научно-технический совет, Экспертный совет по государственно-частному партнерству и т.п.) — в виде протокола.

5.41. Проекты протоколов совещаний, проводимых Министром или заместителями Министра, составляются департаментами, ответственными за подготовку материалов к данному совещанию.

Проект документа представляется на подпись Министру (заместителю Министра), как правило, в течение суток после окончания совещания.

5.42. Проект протокола визируется исполнителем документа и директором департамента, ответственного за подготовку материалов к совещанию.

Проект протокола совещания, проводимого Министром, визируется заместителем Министра в соответствии с распределением обязанностей и ответственным должностным лицом Департамента управления делами.

Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа проекта протокола.

Визирование проекта постановления коллегии осуществляется аналогично визированию протоколов.

5.44. Если к протоколу прилагаются какие-либо материалы, то об этом производится соответствующая запись в решении.

за подписью Министра — в Департамент управления делами;

за подписью заместителя Министра — в соответствующий секретариат;

за подписью руководства Министерства (как председателей Советов, Комиссий) — в секретариаты этих Советов;

На протоколе, содержащем служебную информацию ограниченного распространения, проставляется пометка «Для служебного пользования» и номер экземпляра.

5.46. К протоколу совещания составляется указатель рассылки, подписанный исполнителем и директором департамента, ответственным за подготовку совещания.

После регистрации департамент, ответственный за проведение совещания и подготовивший протокол, осуществляет рассылку копий документа департаментам Министерства, федеральной службе и федеральным агентствам, находящимся в ведении Министерства, принимавшим участие в совещании, а также заинтересованным организациям и должностным лицам.

Рассылку постановления коллегии всем членам коллегии Министерства осуществляет Департамент управления делами Министерства.

Рассылка копий протокола осуществляется в течение суток после его регистрации, а при наличии в нем срочных или оперативных поручений — незамедлительно.

Рассылка копий постановления коллегии производится в пятидневный срок с момента его подписания.

5.47. После рассылки копий протокола совещания, проводимого Министром, указатель рассылки (копия) представляется в Департамент управления делами.

5.48. Оригиналы протоколов совещаний, проводимых Министром, а также постановлений коллегии хранятся в Департаменте управления делами, заместителями Министра — в соответствующих секретариатах.

Оригиналы протоколов совещаний, проводимых руководством Министерства как председателями Советов, Комиссий, хранятся в секретариатах этих Советов, Комиссий.

5.49. Порядок подготовки материалов, представляемых для рассмотрения на заседаниях коллегиальных органов Министерства, а также правила оформления их решений (протоколов, постановлений) определяются соответствующими положениями об этих органах. Правила их оформления должны соответствовать правилам, установленным настоящей Инструкцией.

5.50. Постановления коллегии печатаются на бланках установленной формы, протоколы печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 шрифтом размером № 14.

Наименование вида документа — протокол. Слово «ПРОТОКОЛ» печатается от границы верхнего поля прописными буквами вразрядку полужирным шрифтом размером № 17 и выравнивается по центру.

Вид совещания, заседания, например:

совещания у Министра транспорта Российской Федерации И.О. ФАМИЛИЯ

или

заседания Министерства транспорта Российской Федерации

Вид совещания отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается в родительном падеже через 1 межстрочный интервал полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Фамилия, имя и отчество печатается прописными буквами.

Место проведения совещания, заседания указывается при оформлении протоколов совещания у Министра, заместителя Министра, а также при оформлении совместного протокола совещания, заседания. Печатается через 2 межстрочных интервала после реквизита «Вид совещания», отделяется от него линейкой и выравнивается по центру.

Дата и номер протокола. Дата оформляется словесно-цифровым способом и печатается через 2 межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита.

Номер протокола совещания у Министра состоит из знака № и порядкового номера протокола в пределах календарного года.

Номер протокола совещания у заместителей Министра состоит из знака N, инициала имени и фамилии председательствовавшего и порядкового номера протокола в пределах календарного года.

Номер протокола заседания комиссий, советов состоит из знака № и порядкового номера протокола в пределах календарного года.

Текст протокола состоит из 2 частей: вводной и основной.

Список отделяется от основной части протокола сплошной чертой.

Основная часть протокола печатается через 1 межстрочный интервал и включает вопросы, рассматриваемые на совещании, и принятые по ним решения.

Каждый вопрос нумеруется римской цифрой и начинается с предлога «О» («Об»), печатается центровано шрифтом размером № 15 и подчеркивается одной чертой после последней строки. Под чертой в скобках указываются фамилии должностных лиц, выступавших на совещании при рассмотрении соответствующего вопроса. Фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал.

Затем указывается принятые по данному вопросу решения, включая соответствующие поручения, их нумерация производится арабскими цифрами. Поручения, предусматриваемые в принятом решении, адресуются департаментам, федеральной службе и федеральным агентствам, находящимся в ведении Министерства, и организациям и с указанием инициалов и фамилии соответствующего должностного лица, например: Департаменту управления делами (А.В. Крылову), или конкретным должностным лицам Министерства, например: Заместителю Министра А.С. Мишарину, либо общее поручение, например: Директорам департаментов/руководителям федеральных агентств.

Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на совещании, его личную подпись и расшифровку подписи (инициалы и фамилию).

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки.

Расшифровка подписи печатается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. При оформлении расшифровки подписи, включающей только инициал имени и фамилию, пробел между точкой после инициала имени и фамилией не ставится. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.

Отметка об исполнителе оформляется согласно пунктам 3.86 и 3.87 настоящей Инструкции.

Гриф ограничения доступа к документу оформляется согласно пункту 3.88 настоящей Инструкции.

Совместные протоколы с другими федеральными органами исполнительной власти печатаются на стандартных листах бумаги формата А4.

Протоколы совместных заседаний, подписанные несколькими руководителями органов государственной власти (организаций), имеют составные номера, включающие регистрационные номера протоколов каждого органа государственной власти (организации), проставляемые через косую черту в порядке расположения подписей руководителей. В зависимости от количества подписей протокол составляется в нескольких экземплярах (оригиналы). При этом если Министр указан первым, после подписи на оригиналах ставится регистрационный номер и косая черта. Копия подписанного протокола остается в Департаменте управления делами, а оригиналы направляются исполнителем в указанные ведомства на подпись руководителям. После присвоения протоколам дополнительного номера (либо нескольких номеров) исполнитель возвращает в Департамент управления делами один оригинал протокола (визовый экземпляр) со всеми подписями и номерами (остальные оригиналы остаются в соответствующих ведомствах).

Процедура сбора подписей и присвоения номеров в данном случае должна длиться не более 10 дней. За своевременность и правильность осуществления данной процедуры исполнитель несет персональную ответственность.

Образец оформления протокола приведен в Приложении № 6.

Поручение Министра (заместителя Министра)

5.52. Поручениями оформляются резолюции Министра и заместителей Министра, не носящие нормативного характера (не требующие правовой оценки), издаваемые по оперативным и информационно-методическим вопросам, а также в целях организации исполнения отдельных поручений руководства Министерства.

5.53. Проекты поручений печатаются на стандартных листах бумаги формата А4, подписываются Министром или заместителями Министра (в соответствии с распределением обязанностей).

5.54. Проекты поручений, подготовленные на подпись Министру или лицу, исполняющему его обязанности, визируются в следующем порядке:

исполнителем, подготовившим проект поручения;

директором департамента-исполнителя, подготовившего проект поручения;

заместителем Министра, курирующим работу департамента-исполнителя;

директором Департамента управления делами или лицом, его замещающим.

Проекты поручений, подготовленные на подпись заместителю Министра, визируются в следующем порядке:

исполнителем, подготовившим проект поручения;

директором департамента-исполнителя, подготовившего проект поручения;

помощником заместителя Министра.

В отдельных случаях возможно визирование иными должностными лицами в соответствии с указанием Министра или заместителя Министра.

Визы проставляются на подписном экземпляре проекта поручения на оборотной стороне последнего листа в нижней его части.

5.55. Проекты поручений, подготовленные на подпись Министру или лицу, исполняющему его обязанности, должны представляться через директора Департамента управления делами или лица, его замещающего, на подпись заместителю Министра через секретариат (помощника) заместителя Министра.

подписанные Министром — в Канцелярии;

подписанные заместителями Министра — в секретариатах заместителей Министра.

Датой поручения является дата его подписания.

Поручения нумеруются в пределах календарного года.

Копии поручения направляются адресатам департаментом, ответственным за подготовку проекта поручения.

Наименование Министерства — Министерство транспорта Российской Федерации (Минтранс России). Печатается в две строки центрованным способом от границы верхнего поля прописными буквами полужирным шрифтом размером № 14. Сокращенное название Министерства печатается ниже полного через 1 межстрочный интервал.

Наименование документа — поручение. Слово «ПОРУЧЕНИЕ» отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается прописными буквами вразрядку полужирным шрифтом размером № 17 и выравнивается по центру.

Дата и номер поручения. Дата оформляется словесно-цифровым способом. Номер состоит из знака «N», индекса, включающего первые буквы имени и фамилии руководителя, подписавшего поручение, через тире — номер дела по номенклатуре, через косую черту — порядковый номер, например: 07 марта 2006 г. № ИЛ-29/38.

Текст отделяется от адресата 3 межстрочными интервалами и печатается через 1 межстрочный интервал шрифтом размером № 14 от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Требования к оформлению реквизитов «Адресат», «Отметка о наличии приложений», «Подпись», «Отметка об исполнителе» аналогичны требованиям оформления служебных писем.

Служебное письмо

как ответы о выполнении поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации;

как исполнение поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации по обращениям граждан по вопросам, относящимся к компетенции Министерства;

как сопроводительные письма к проектам законодательных актов Российской Федерации, проектам актов Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации;

как ответы на запросы федеральных органов исполнительной власти, различных организаций, предприятий и частных лиц;

как инициативные письма.

К любому проекту документа, носящему инициативный характер, представленному на рассмотрение Министру, заместителю Министра и требующему их подписи (визирования), прикладывается сопроводительная служебная записка, содержащая краткую историю вопроса и обоснования необходимости подписания проекта документа.

5.60. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией руководства Министерства, а также руководством департамента на основании сроков исполнения поручений вышестоящих органов государственной власти исходя из сроков исполнения документов, предусмотренных в пунктах 8.11 - 8.13 настоящей Инструкции.

Тексты ответных служебных писем должны точно соответствовать заданиям, зафиксированным в резолюции руководства Министерства и департаментов.

Срок подготовки инициативных писем определяется директорами департаментов.

5.61. Служебные письма печатаются на бланках установленной формы. Изготовление бланков писем с изображением государственного герба Российской Федерации средствами электронно-вычислительной техники запрещается.

Служебные письма, подписываемые руководством Министерства совместно с руководителями федеральных органов государственной власти, а также с руководителями других организаций, оформляются на стандартном листе бумаги формата А4. При этом данные о наименовании Министерства и организации, подписавшей совместное служебное письмо, должны включаться в наименование должности в реквизите «Подпись».

Служебная переписка между департаментами, докладные записки в адрес Министра и заместителей Министра и другие аналогичные внутренние документы оформляются на стандартных листах бумаги формата А4.

Текст служебного письма, как правило, должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации — адресата.

Порядок оформления служебных писем зарубежным адресатам

5.62. Переписка Министерства с зарубежными странами, представительствами, посольствами, международными организациями и частными лицами иностранных государств ведется за подписью Министра или заместителей Министра на бланке, установленной формы (Приложение № 1).

5.63. Министр может делегировать право подписи служебных писем зарубежным адресатам руководителям федеральной службы и федеральных агентств, находящимся в ведении Министерства, по вопросам, находящимся в их компетенции. Данное право должно быть оговорено в поручении Министра.

5.64. Департаменты могут осуществлять переписку с зарубежными корреспондентами по оперативным вопросам, находящимся в их компетенции.

5.65. Служебные письма зарубежным корреспондентам (далее — письма) печатаются на русском языке с приложением текста неофициального перевода на иностранном языке. На тексте перевода в правом верхнем углу обязательно указывается: «Неофициальный перевод».

Письма печатаются в 2 экземплярах. Первый экземпляр — подлинник письма, оформленный на бланке, установленной формы, второй экземпляр — копия письма с визами.

5.66. Подготовленные письма обязательно визируются в Департаменте международного сотрудничества.

Реквизит «Адресат» включает инициал имени и фамилию; наименование должности адресата; наименование организации, номер дома; название улицы; населенного пункта; почтовый код (индекс) или номер почтового маршрута; название страны.

Если письмо адресуется организации, то сначала указывается ее наименование, затем почтовый адрес.

Если письмо адресуется должностному лицу организации, то сначала указывается его имя (инициал имени), фамилия, наименование должности, наименование организации, затем почтовый адрес.

Дата письма и регистрационный номер проставляются в соответствии с расположением этих реквизитов на бланке письма. Дата оформляется словесно-цифровым способом.

Адресат печатается в левом верхнем углу бланка через 3 межстрочных интервала ниже номера письма.

Заголовок к тексту в письмах к зарубежным адресатам не является обязательным реквизитом.

Текст письма принято составлять от первого лица. Местоимение «мы» не употребляется. Текст письма начинается с обращения/приветствия «Уважаемые господа» или «Уважаемый г-н/г-жа Министр» без указания фамилии. После приветствия восклицательный знак не ставится, а ставится запятая.

Текст письма принято заканчивать фразами вежливости, которые пишутся лично подписывающим письмо, например:

«С наилучшими пожеланиями»,

«Искренне Ваш».

При наличии приложения к письму отметка делается под текстом письма и оформляется так же, как и для служебных писем.

Подпись включает наименование должности лица, подписавшего письмо, личную подпись и расшифровку подписи. Реквизит «Подпись» печатается под текстом письма или под реквизитом «Отметка о наличии приложений».

Расшифровка подписи печатается на уровне последней строки наименования должности. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.

Реквизит «Отметка об исполнителе» на подлиннике письма не проставляется, а указывается на копии письма с визами, остающегося в деле.

5.68. Подписанные письма в адрес иностранных корреспондентов регистрируются в Департаменте международного сотрудничества при наличии визы директора Департамента международного сотрудничества либо лица, его замещающего. В случае если исполнитель не имеет точного и правильного адреса корреспондента на иностранном языке, он должен получить эти данные в Департаменте международного сотрудничества. Отправка писем почтой производится через Департамент управления делами.

Телеграмма

5.69. Отправка телеграмм осуществляется в соответствии с Правилами оказания услуг телеграфной связи, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. № 222 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, № 17, ст. 1557).

5.70. Телеграфная переписка допускается в исключительных случаях и по срочным вопросам с запрещением передачи информации ограниченного распространения.

5.71. Телеграммы категории «ПРАВИТЕЛЬСТВЕННАЯ» подписываются Министром или заместителями Министра.

5.72. Телеграммы должны оформляться на бланках установленной формы и иметь следующие обязательные реквизиты: отметка о категории (срочная, правительственная), адресат, текст, номер и дата, подпись, отметка об исполнителе.

Текст телеграммы печатается через 2 интервала прописными буквами шрифтом размером № 14, без абзацев, переноса слов, союзов и предлогов, если при этом не искажается содержание телеграммы.

Текст телеграммы должен быть кратким и точным.

Подпись на телеграмме отделяется от текста 3 межстрочными интервалами. В подписи указывается наименование должности, инициалы и фамилия лица, подписавшего телеграмму.

Под чертой, отделяющей текст телеграммы, указывается адрес отправителя, наименование должности и фамилия лица, подписавшего телеграмму, номер и дата, фамилия и номер телефона исполнителя.

5.73. Порядок визирования, подписания и регистрации телеграмм аналогичен порядку, установленному для служебных писем.

Телеграмма на подпись Министру и заместителю Министра готовится в двух экземплярах.

Если телеграмма содержит не более 4 адресатов, то подписывается каждый экземпляр.

При направлении телеграммы более чем в 4 адреса исполнитель прилагает к подписанной телеграмме необходимое количество копий с указанием на каждой из них адресата.

Подписанные телеграммы передаются в Канцелярию для регистрации. На подписанные телеграммы ставится печать, удостоверяющая подпись.

Передача телеграмм осуществляется через федеральное государственное унитарное предприятие «Главный центр связи и спутниковых систем» (далее — радиобюро).

Телефонограмма

5.74. Телефонограмма — это обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи со способом устной передачи текста по каналам телефонной связи.

5.75. Текст телефонограммы передается устно по каналам телефонной связи и записывается (печатается) получателем.

исходящим регистрационным номером отправляемой телефонограммы;

наименованием должности, фамилией, именем, отчеством и подписью лица, отправившего телефонограмму;

наименованием должности, фамилией, именем, отчеством и подписью лица, принявшего телефонограмму;

входящим регистрационным номером полученной телефонограммы.

5.77. Телефонограммы рекомендуется использовать для оперативного решения вопросов в случаях, когда сообщения передаваемые по телефону требуют документального оформления. Телефонограммами передаются несложные тексты (приглашения на совещания, заседания и т.д.).

5.78. Отправляемая телефонограмма составляется в одном экземпляре и подписывается руководством Министерства и департаментов.

5.79. Телефонограммы за подписью Министра и заместителей Министра передаются и поступающие на их имя принимаются соответствующими секретариатами. Телефонограммы, подписанные руководителями департаментов, передаются и поступающие на их имя принимаются сотрудниками, ответственными за ведение делопроизводства в департаментах.

5.80. Текст телефонограммы не должен превышать 30 слов и содержать трудно выговариваемые слова.

в графе «принял» указывается наименование должности, фамилия лица, принявшего телефонограмму, номер его телефона, время передачи телефонограммы (часы и минуты) и дата;

в графе «передал» указывается наименование должности, фамилия, номер телефона, по которому телефонограмма была передана, время передачи телефонограммы (часы и минуты) и дата.

5.83. Полученная телефонограмма должна быть отпечатана, считана и доложена руководителю в возможно короткий срок.

VI. Организация документооборота Министерства

Прохождение документов в центральном аппарате Министерства с момента получения или создания до завершения их исполнения или отправки образует документооборот.

Прием, учет, обработка и распределение поступающих документов

6.1. Прием всех поступающих в Министерство документов осуществляется централизованно в Канцелярии группой экспедиционной обработки документов (далее — Экспедиция).

Документы, доставляемые фельдъегерской связью из органов государственной власти, принимаются в Канцелярии.

Поступающие правительственные документы принимаются под расписку: в рабочее время — сотрудником Канцелярии, в вечернее время и в выходные дни — секретарем Министра либо ответственным дежурным по Министерству.

6.2. Доставка документов в Министерство осуществляется, как правило, средствами почтовой, фельдъегерской и электрической связи.

С помощью почтовой связи в Министерство доставляется корреспонденция в виде писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатных изданий.

По каналам электрической связи поступают телеграммы (телетайпограммы), факсограммы (получаемая на бумажном носителе копия документа, переданного по каналам факсимильной связи), телефонограммы, электронные сообщения.

6.3. При приеме корреспонденции проверяется соответствие адреса и целостность конвертов или другой упаковки, а также печатей (пломб).

Принятые Экспедицией конверты (пакеты) с документами вскрываются, проверяется наличие вложенных документов и приложений, соответствие адресов.

Не подлежат вскрытию в Экспедиции конверты (пакеты), адресованные должностным лицам Министерства с пометкой «Лично», департаментам.

Ошибочно поступившие документы немедленно пересылаются по принадлежности или возвращаются обратно отправителю с сопроводительным письмом.

6.4. Конверты после проверки уничтожаются в установленном порядке. В случаях, когда только по конверту можно установить адрес отправителя или когда дата почтового штемпеля может подтвердить время отправления и получения документа, конверты не уничтожаются.

Конверты с предложениями, заявлениями и письмами трудящихся, а также с материалами, направляемыми в Департамент правового обеспечения и законопроектной деятельности, сохраняются во всех случаях.

Письменные обращения граждан, адресованные Министерству (без указания должностного лица) и Министру, передаются в Контрольно-организационный отдел Департамента управления делами (далее — Инспекция).

Письменные обращения граждан, адресованные заместителям Министра, передаются в Канцелярию.

Письма (факсограммы) на иностранном языке (без перевода), адресованные Министерству (без указания должностного лица), Министру, после регистрации в Канцелярии передаются в Департамент международного сотрудничества для организации перевода. Дальнейший порядок исполнения письма (факсограммы) на иностранном языке определяется директором Департамента международного сотрудничества.

6.6. Поступившая в Министерство на имя руководства Министерства срочная корреспонденция с пометками «Весьма срочно», «Срочно», «Вручить немедленно» и телеграммы доставляются по назначению немедленно.

О поступлении срочной корреспонденции, адресованной департаментам, сообщается сотрудникам, ответственным за ведение делопроизводства этих департаментов.

Поступившие телеграммы принимаются в Экспедиции под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются по тем же правилам, что и служебные письма, а затем передаются на рассмотрение руководству Министерства для направления на исполнение.

Организация обработки и передачи исходящих документов

6.7. Исходящие документы Министерства отправляются (передаются) почтовой и электрической связью.

Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется Экспедицией в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. № 221 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, № 17, ст. 1556).

С помощью средств электрической связи осуществляется передача информации в виде телеграмм (телетайпограмм), телефонограмм, факсограмм, электронных сообщений.

Виды документов, содержание которых передается по каналам электрической связи, а также необходимость и порядок досылки их бумажного оригинала адресату определяются директором департамента, подготовившего документ, с учетом наличия функционирующих в Министерстве технических и программных средств.

Передача информации с помощью телефонограмм осуществляется устно по каналам телефонной связи и записывается (печатается) получателем.

6.8. Обработка Экспедицией документов, отправляемых из Министерства, включает их сортировку по корреспондентам и видам почтовых отправлений, адресование, фальцевание и вложение в конверты, заклеивание, определение и проставление стоимости отправления, составление реестра для простых почтовых отправлений, составление списка на заказную почту и передачу в отделение связи. Документы, направляемые одновременно в один адрес, вкладываются в один конверт.

6.9. Документы для отправки передаются в Экспедицию, оформленными согласно настоящей Инструкции, зарегистрированными, с указанием почтового адреса или указателем рассылки.

Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляется по указанию лица, подписавшего документ.

6.10. Сотрудники Экспедиции проверяют правильность оформления документов к отправке, включая проверку наличия приложений, указанных в основном документе.

Неправильно оформленные документы и корреспонденция неслужебного характера к отправке не принимаются и возвращаются исполнителям.

6.11. Исходящие документы, принятые Экспедицией в рабочие дни до 15 часов (в пятницу — до 14 часов), отправляются адресатам в день их приема.

6.12. Документы для отправки в адрес Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации принимаются Экспедицией в рабочие дни до 14 часов.

Документы, переданные в Экспедицию позже указанного времени, отправляются адресатам на следующий рабочий день.

6.13. В рабочие дни после 18 часов и в выходные дни документы особой срочности, подписанные руководством Министерства, отправляются исполнителем документа. Отправляемым письмам и телеграммам секретарем Министра или ответственным дежурным по Министерству присваивается исходящий номер.

Отправлять документы Министерства без присвоенных соответствующих исходящих номеров не допускается.

6.14. Документы отправляются, как правило, простыми почтовыми отправлениями. В отдельных случаях, когда требуется получить уведомление о получении документа, исполнитель должен указать порядок отправки.

Определение стоимости отправлений, маркирование конвертов, составление списка регистрируемых отправлений и передача в почтовое отделение связи производится в соответствии с установленными правилами.

Организация передачи документов с использованием средств факсимильной связи

6.15. Средства факсимильной связи предназначаются для оперативной передачи и приема текстов документов и служебных материалов организациям (от организаций), размещенных вне здания Министерства.

Факсимильные аппараты, имеющие официальные номера Министерства, установлены в радиобюро.

6.16. Передача с использованием средств факсимильной связи документов и материалов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, в том числе с пометкой «Для служебного пользования», не разрешается.

6.17. С использованием средств факсимильной связи могут быть переданы материалы текстового, табличного или графического характера, исполненные типографским, машинописным или рукописным способом в черном цвете с четким и контрастным изображением (первые экземпляры или их ксерокопии) на белой бумаге с минимальной высотой букв и цифр 2 мм.

Объем передаваемого в течение одного сеанса связи документа, выполненного на бумаге формата А4, не должен превышать 5 листов.

6.18. Факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии заверенного перевода.

6.19. Подлежащий передаче документ учитывается в журнале установленной формы и после передачи возвращается исполнителю с отметкой о времени отправки.

6.20. Поступившие в радиобюро факсограммы передаются в Экспедицию и учитываются в журнале установленной формы и передаются адресатам под расписку в день приема, срочные — немедленно.

адресованные Министерству (без указания должностного лица), Министру и заместителям Министра — в Канцелярию;

адресованные департаментам — в соответствующий департамент.

Поступившие вслед за факсограммой подлинник документа направляется в соответствующий департамент-исполнитель.

6.22. Поступающие через факсимильную связь служебные письма рассматриваются как официальный документ только при наличии следующих реквизитов: дата, исходящий номер, подпись и расшифровка подписи.

6.23. Основой построения поисковых систем является регистрация документов — запись необходимых сведений (данных) о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.

6.24. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях.

Регистрируются документы, поступающие из других организаций и от физических лиц, а также создаваемые — внутренние и отправляемые.

Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.

поступающие из органов государственной власти, а также документы, адресованные Министерству (без указания должностного лица), Министру и заместителям Министра, и исходящие документы за подписью Министра и заместителей Министра — в Канцелярии;

входящие документы, адресованные департаментам, и исходящие документы за подписью руководства департаментов — в департаментах сотрудниками, ответственными за ведение делопроизводства;

внутренние документы, подготовленные для доклада руководству Министерства, — в Канцелярии как входящие документы (в департаментах эти документы учитываются как исходящие);

внутренние документы за подписью заместителей Министра, подготовленные для доклада Министру, — в Канцелярии как входящие документы (исходящий номер не проставляется);

исходящие письма в адрес иностранных корреспондентов — в Департаменте международного сотрудничества;

приказы (распоряжения) по основной деятельности Министерства — в Канцелярии;

приказы по личному составу и приказы о награждениях — в Департаменте управления кадрами и сопровождения специальных программ;

протоколы совещаний у Министра — в Департаменте управления делами;

протоколы совещаний у заместителей Министра — в секретариатах заместителей Министра;

доверенности, выдаваемые от имени Министерства — в Департаменте правового обеспечения и законопроектной деятельности.

6.26. Входящие документы регистрируются в день их поступления до рассмотрения соответствующими должностными лицами.

Исходящие документы и внутренние документы регистрируются в день их подписания (утверждения).

Внутренние документы, подготовленные для доклада Министру, регистрируются после визирования руководства Департамента управления делами.

6.27. На входящих документах, подлежащих регистрации в Канцелярии, на поле в правой нижней части первого листа документа ставится соответствующий регистрационный штамп установленного образца и вписывается входящий номер и дата.

На каждом документе должен быть только штамп первоначальной регистрации. При передаче зарегистрированного документа из одного департамента в другой он повторно не регистрируется. Все последующие отметки делаются в КДС.

6.28. Возможность доступа к базе данных Канцелярии в КДС определяется Департаментом управления делами.

6.29. Автоматизированная регистрация документов производится децентрализовано в местах регистрации документов в КДС.

6.30. Запись производится непосредственно с документа с использованием установленного набора обязательных реквизитов.

При автоматизированной регистрации формируется банк регистрационных данных, которые используются при учете и поиске документов, контроле исполнения, отборе документов для хранения и уничтожения, подготовке и анализе информации и т.п.

6.31. В Канцелярии Министерства регистрационный номер входящего документа состоит из буквенного индекса, через тире — номера дела по номенклатуре, через косую черту — порядкового номера, например: К-10/1476, где: К — буквенный индекс, 10 — номер по номенклатуре, 1476 — порядковый номер.

Регистрационный номер исходящего документа, подписанного Министром или заместителем Министра, состоит из начальных букв его имени и фамилии, через тире — номера по номенклатуре, через косую черту — порядкового номера, например: ИЛ-15/836.

Порядок проставления регистрационного номера на приказах (распоряжениях) Министерства и протоколах прописан соответственно в пунктах 5.32 и 5.51 настоящей Инструкции.

6.32. В департаментах регистрационный номер входящего документа состоит из номера департамента и порядкового номера, например: 09-1245.

Регистрационные номера исходящих и внутренних документов департамента состоят из номера департамента, через тире — номера отдела-исполнителя департамента, через тире — номера дела по номенклатуре, через косую черту — порядкового номера, например: 03-01-15/697.

6.33. Регистрационными номерами документов, выпускаемых совместно двумя или более организациями, являются регистрационные номера этих организаций, разделенные косой чертой.

Расположение регистрационных номеров должно соответствовать порядку расположения подписей руководителей организаций, подписавших документ.

Прохождение корреспонденции в Канцелярии

6.34. Документы, адресованные Министерству (без указания должностного лица) или Министру, после сортировки, поиска ссылок на более ранние документы и регистрации передаются советнику Департамента управления делами для рассмотрения и подготовки проектов резолюций.

Документы, адресованные заместителям Министра, после регистрации передаются в секретариаты заместителей Министра.

6.35. Документы после рассмотрения директором Департамента управления делами и далее Министром возвращаются в Канцелярию для отметки в КДС и направлении документов на исполнение.

6.36. На документах, подлежащих контролю за исполнением, проставляется отметка о контроле.

6.37. Документы с резолюцией Министра, заместителей Министра и директора Департамента управления делами (уполномоченного заместителя директора), направляются головному исполнителю и в копии соисполнителям для подготовки соответствующих материалов.

6.38. Документы в процессе их исполнения (ознакомления) могут передаваться из одного департамента (или из секретариата заместителя Министра) в другой департамент только через Канцелярию с соответствующими отметками в КДС.

6.39. Документы отправляются из Министерства только после того, как им присвоены исходящие номера. Соответствующие данные вводятся в КДС.

6.40. Экземпляры документов с визами остаются в Канцелярии для формирования в соответствующие дела текущего архива. Одна заверенная копия этого документа выдается департаменту-исполнителю, вторая заверенная копия передается в Инспекцию (если исполненный документ находился на контроле), третья — в секретариат заместителя Министра (если документ подписан заместителем Министра).

6.41. Документы со штампом «Подлежит возврату в Канцелярию» после исполнения (ознакомления) возвращаются в Канцелярию.

Прохождение документов в секретариатах заместителей Министра

6.42. Входящая корреспонденция, адресованная заместителю Министра, поступает в его секретариат после регистрации в Канцелярии.

Корреспонденция по мере поступления просматривается помощником заместителя Министра, который готовит проект резолюции, и вносится в КДС секретариатом заместителя Министра. Контроль за исполнением поручения заместителя Министра осуществляет соответствующий секретариат заместителя Министра (помощник заместителя Министра).

6.43. Проекты исходящих служебных писем передаются на подпись заместителю Министра через его помощника.

Перед подписанием исходящего документа заместителем Министра помощник заместителя Министра обязан проверять четкость и грамотность редакции письма, наличие виз согласования и писем-согласования всех заинтересованных в исполнении документа и заверять своей подписью визовый экземпляр документа.

6.44. Подписанный документ передается исполнителю для передачи на регистрацию и отправку в Канцелярию. Вместе с подлинником документа представляется необходимое количество копий документа (одна копия с визами — для Канцелярии, по одной копии — для секретариата заместителя Министра и департамента-исполнителя).

Прохождение документов в департаментах

6.45. Вся корреспонденция, поступившая на исполнение в департамент, получается в Экспедиции сотрудником, ответственным за ведение делопроизводства в департаменте.

6.46. Сотрудник, ответственный за ведение делопроизводства в департаменте, просматривает поступившую корреспонденцию, сортирует ее по степени срочности, регистрирует и докладывает директору департамента.

На всех документах, адресованных департаменту и подлежащих регистрации, ставится регистрационный номер этого департамента.

При регистрации каждого документа необходимые данные вводятся в КДС.

6.47. Документы, прошедшие регистрацию в Канцелярии и направленные на исполнение в департамент, поступают в этот департамент с регистрационным штампом Канцелярии. В департаменте эти документы не регистрируются.

6.49. После рассмотрения документов директором департамента сотрудник, ответственный за ведение делопроизводства в департаменте, вносит его резолюцию в КДС, делает отметку о направлении документа на исполнение в соответствующий отдел департамента (конкретному сотруднику) и передает документ исполнителю.

6.50. Передача документа одним исполнителем другому исполнителю внутри департамента осуществляется через сотрудника, ответственного за ведение делопроизводства, с отметкой в КДС.

6.51. Подписанные руководством департамента документы передаются сотруднику, ответственному за ведение делопроизводства, для регистрации и подготовки на отправку. Документ регистрируется согласно пункту 6.32 настоящей Инструкции, заверяются его копии и производятся соответствующие отметки в КДС.

6.52. Сотрудник, ответственный за ведение делопроизводства, обязан вести количественный учет корреспонденции ежеквартально до 15 числа месяца, следующего за отчетным, направлять в Канцелярию сведения о поступивших в адрес департамента и отправленных за подписью руководства департамента документах за прошедший квартал по установленной форме. При этом учитывается только корреспонденция, зарегистрированная в данном департаменте.

Учет количества документов

6.53. Учет количества документов за определенный период времени (год, квартал, месяц) проводится по месту регистрации документов.

Под объемом документооборота понимается количество документов, полученных и созданных Министерством за соответствующий отрезок времени.

6.54. За единицу учета количества документов принимается сам документ без учета размноженных экземпляров.

6.55. Показатели учета количества документов (документооборота) используются для определения технологической оснащенности процессов работы с документами, а также для анализа различных аспектов управленческой деятельности.

Результаты учета количества документов обобщаются Канцелярией и представляются руководству Министерства с предложениями о принятии мер по совершенствованию работы с документами.

Принципы организации поисковой системы по документам

6.56. Поисковые системы по документам создаются в рамках КДС Министерства. При этом в поисковую систему поступает информация о документах, полученная при их регистрации.

6.57. В компьютерных поисковых массивах поиск информации о конкретном документе или группе документов осуществляется по регистрационным реквизитам (наименованию корреспондента, виду документа, номеру и дате документа и т.п.), а также по контексту (по слову или фразе, имеющимся в кратком содержании искомого документа).

6.58. Поисковые системы по документам должны обеспечивать поиск информации о поступивших, отправленных или созданных документах Министерства и его департаментах, не содержащих сведений, отнесенных к государственной тайне.

VII. Исполнение документов

Предварительное рассмотрение документов

7.1. В Канцелярии и департаментах производится предварительное рассмотрение поступивших документов и направление должностному лицу Министерства для дальнейшего рассмотрения и исполнения.

Все входящие документы должны быть рассмотрены в день поступления.

В первую очередь обрабатываются документы с пометками о срочности их исполнения или доставки.

7.2. Документы, поступающие в адрес Министерства (без указания должностного лица) и Министра, передаются советникам Департамента управления делами.

Министру докладываются документы Президента Российской Федерации, органов государственной власти, центральных учреждений Российской Федерации, а также другие документы по наиболее важным вопросам деятельности Министерства.

Документы, не требующие рассмотрения Министром, направляются директором Департамента управления делами или лицом, его замещающим, для рассмотрения заместителям Министра в соответствии с распределением обязанностей или директорам департаментов согласно их компетенции.

7.3. Документы доводятся до исполнителя в департаменте немедленно после их рассмотрения руководством департамента.

Директора департаментов или лица, их замещающие, рассматривают документы, по мере их поступления.

Документы, содержащие срочные поручения, а также поступившие для согласования (визирования), — немедленно.

7.4. При предварительном рассмотрении документов следует руководствоваться Положением о Министерстве, распределением обязанностей между заместителями Министра, положениями о департаментах и т.д.

7.5. Если в поступившем документе имеется ссылка на другие документы, то для доклада руководству подбираются и прикладываются к поступившему документу справочные данные из КДС.

Организация исполнения документов

7.7. Директор департамента, указанный в резолюции документа первым (головной исполнитель), является ответственным за организацию исполнения поручения и ему передается подлинник документа. Соисполнителям направляется копия документа.

Головной исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа.

Соисполнители отвечают за своевременный и качественный анализ информации и представление основному исполнителю в установленные им сроки необходимых материалов.

7.8. Срок исполнения документов определяется в резолюции руководителем исходя из сроков, установленных законодательством Российской Федерации (пункты 8.11 - 8.13 настоящей Инструкции), или с учетом срока установленного организацией, направившей документ.

7.9. Подготовленный на подпись Министру (заместителю Министра) проект документа директор Департамента управления делами или лицо, его замещающее, (помощник заместителя Министра), обязан проверить в присутствии исполнителя содержание документа, правильность его оформления и завизировать. Документ представляется на подпись вместе с подлинниками необходимых материалов.

7.10. Документ считается исполненным, если проведены предусмотренные в документе мероприятия или рассмотрены по существу поставленные в нем вопросы, даны соответствующие письменные (устные) указания и о результатах сообщено автору документа (когда это требуется по содержанию документа), а также, если поставленные в документе вопросы решены в оперативном порядке.

Запросы по исполняемому документу в подведомственные и сторонние организации, а также промежуточные доклады о ходе исполнения не могут являться основанием для признания документа исполненным.

7.11. Исполненные документы ответственным исполнителем незамедлительно представляются для снятия с контроля в Инспекции.

Правительственные документы с копией ответа или другого материала, которым исполнен документ, возвращаются в Канцелярию для формирования дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

Неправительственные документы хранятся в делах департамента, являющегося ответственным исполнителем.

7.12. После исполнения входящего документа на нем делается отметка об исполнении и направлении его в дело (пункт 3.89 настоящей Инструкции).

Об исполнении документа делается также отметка в КДС.

Регламентирующие нормативные правовые акты

Порядок контроля и сроки исполнения документов в Министерстве определяются Регламентом Правительства Российской Федерации, утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 1 июня 2004 г. № 260, Типовым регламентом взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 19 января 2005 г. № 30, Типовым регламентом внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 28 июля 2005 г. № 452, Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 8 ноября 2005 г. № 536 <*>, и Регламентом Министерства транспорта Российской Федерации, утвержденным Приказом Министерства транспорта Российской Федерации от 3 марта 2006 г. № 27.

<*> Зарегистрирован Минюстом России 27 января 2006 г., регистрационный № 7418.

Ответственные лица, осуществляющие контроль за исполнительской дисциплиной

8.1. Контроль за состоянием исполнительской дисциплины в Министерстве возложен на статс-секретаря — заместителя Министра транспорта Российской Федерации.

8.2. Контроль за исполнением правительственных поручений, поручений Министра по неправительственной корреспонденции, поручений, содержащихся в протоколах совещаний, проводимых Министром, и постановлений коллегии Министерства обеспечивается сотрудниками Инспекции.

8.3. Контроль за исполнением поручений заместителей Министра осуществляется соответствующими секретариатами заместителей Министра.

8.4. Контроль за исполнением поручений руководства Министерства, адресованных в департаменты, осуществляется непосредственно директорами этих департаментов.

В департаментах назначаются должностные лица, ответственные за исполнительскую дисциплину.

8.5. Контроль исполнения правительственных, неправительственных поручений, а также поручений, содержащихся в протоколах совещаний у Министра и постановлениях коллегии, включает постановку на контроль, регулирование хода исполнения, предупредительный контроль, снятие с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование руководителей о состоянии исполнения документов.

8.6. Постановка документов на контроль в Инспекции включает в себя отметку о контроле в соответствии с п. 3.47 настоящей Инструкции и внесении информации в КДС: краткое содержание поручения Министерству (обращения в Министерство), ответственный исполнитель (согласно резолюции Министра или заместителя Министра, давшего поручение) и контрольный срок исполнения документа.

8.7. Постановка протокола (постановления) на контроль представляет собой определение по каждому пункту документа ответственного исполнителя и установку контрольного срока исполнения с внесением соответствующей информации в КДС.

8.8. Постановке на контроль подлежат зарегистрированные в Канцелярии документы, адресованные руководству Министерства и поступившие в Министерство (без указания должностного лица), требующие исполнения по поручениям Президента Российской Федерации, вышестоящих органов государственной власти Российской Федерации или по резолюциям руководства Министерства.

обращения граждан (письменные заявления, предложения, жалобы и электронные сообщения (интернет-обращения)). Порядок работы с обращениями граждан осуществляется нормативным документом Министерства, определяющим правила организации работы по рассмотрению обращений граждан.

правительственных документов;

неправительственных документов, поступивших на имя Министра или в адрес Министерства (без указания должностного лица);

обращений граждан, поступивших на имя Министра или в адрес Министерства (без указания должностного лица);

поручений, содержащихся в протоколах оперативных совещаний у Министра или исполняющего обязанности Министра и постановлениях коллегии.

По указанию руководства Министерства могут быть поставлены на контроль и другие документы.

Департаменты, ответственные за исполнение и оперативный контроль, представляют информацию об исполнении поручений (ходе исполнения) в Инспекцию.

Сроки исполнения поручений руководства Министерства

поступивших из вышестоящих органов государственной власти, а также внутренних документах — с даты подписания (утверждения) документа;

поступивших из федеральных органов исполнительной власти, других организаций — с даты их поступления;

по письменным обращениям граждан — с даты регистрации.

8.12. Сроки исполнения документов определяются исходя из срока, установленного организацией, направившей документ, или нормативных сроков.

Документы подлежат исполнению в следующие сроки:

с конкретной (фиксированной) датой исполнения — в указанный срок;

без указания конкретной даты исполнения и имеющие в тексте пометку «срочно» — исполняются в 3-дневный срок;

имеющие в тексте пометку «оперативно» — в 10-дневный срок;

остальные — в срок до 1 месяца;

по парламентским запросам — не позднее чем через 15 дней со дня получения;

по депутатскому запросу, обращениям члена Совета Федерации или депутата Государственной Думы — не позднее чем в 30-дневный с даты поступления;

по поручениям Правительства Российской Федерации, данным федеральным органам исполнительной власти, по доработке проектов постановлений и распоряжений, рассмотренных на заседании Правительства Российской Федерации, а также по проектам постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, поступившим от ответственного исполнителя на согласование, — до 10 дней;

по письмам Министерства иностранных дел Российской Федерации без согласования с другими организациями — в течение 15 дней, с согласованием — 30 дней;

информация Министерства, необходимая при подготовке к слушанию в Конституционном Суде Российской Федерации, подлежит представлению полномочному представителю Правительства Российской Федерации в Конституционном Суде Российской Федерации в сроки, указанные в поручении. При поступлении запроса из Конституционного Суда Российской Федерации — срок представления проекта ответа полномочному представителю в Конституционном Суде Российской Федерации для согласования — 10 дней со дня получения запроса.

8.13. Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню.

8.14. Инспекция устанавливает контрольный срок исполнения документа, руководствуясь фиксированными сроками, указанными в поручении вышестоящего органа государственной власти Российской Федерации или в резолюции руководства Министерства.

8.15. По поручениям без указания конкретной даты исполнения контрольные сроки устанавливаются в соответствии с положениями Регламента Правительства Российской Федерации и иных нормативных актов, а также с учетом необходимости экспедиторской обработки исходящей корреспонденции и своевременной доставки ее адресату.

Ответственность за исполнение документов и поручений

8.16. Если поручение Министра или уполномоченных им заместителей Министра дано нескольким должностным лицам Министерства, федеральной службы и федеральных агентств, находящихся в ведении Министерства, и в резолюции не указан конкретный ответственный (головной) исполнитель, то должностное лицо, указанное в поручении первым после заместителя Министра, является ответственным исполнителем поручения (если не оговорено иное в соответствии с пунктом 3.39 настоящей Инструкции).

8.17. Головным исполнителем поручения Министра или уполномоченных им заместителей Министра также могут быть федеральная служба или федеральные агентства, находящиеся в ведении Министерства.

8.18. Контрольный срок исполнения документа является обязательным для ответственного исполнителя, который организует работу соисполнителей, определяет порядок согласования и подготовки итогового проекта документа.

за обеспечение оперативного рассмотрения поручений и доведение их до непосредственных исполнителей в день поступления документов;

за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа;

за выполнение поручения с момента поступления документа на исполнение до подписания и направления ответа адресату.

8.20. Соисполнители несут ответственность за своевременную и качественную подготовку необходимых материалов и представление их ответственному исполнителю в течение первой половины срока, отведенного на исполнение поручения. По срочным поручениям материалы предоставляются незамедлительно.

В случае непредставления (несвоевременного представления) замечаний и предложений соисполнителями головной исполнитель информирует об этом руководителя, давшего поручение, и Инспекцию.

8.21. Ответственные исполнители и соисполнители обязаны по первому требованию руководства Департамента управления делами, сотрудников Инспекции давать исчерпывающие данные о ходе исполнения и подготовке необходимых материалов по контролируемым документам.

Изменение головного исполнителя, сроков исполнения и снятие документов и поручений с контроля

Изменение головного исполнителя по поручению заместителя Министра осуществляется только по решению заместителя Министра давшего поручение.

После принятия решения Министром (заместителем Министра) первичный головной исполнитель незамедлительно информирует об этом соисполнителей и представляет оригинал новой резолюции в Инспекцию для внесения соответствующей корректировки в КДС.

8.23. При необходимости изменения контрольного срока исполнения поручения ответственный исполнитель не позднее 3-х дней до окончания контрольного срока обязан представить докладную записку на имя Министра (заместителя Министра), давшего поручение.

В докладной записке должны быть указаны причины необходимости переноса срока и предложения по установлению нового срока исполнения.

Секретариаты заместителей Министра (помощники заместителей Министра) своевременно информируют Инспекцию о принятом решении по докладной записке, представленной заместителю Министра.

8.24. Продление срока исполнения поручений Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации или Федерального Собрания Российской Федерации допускается в исключительных случаях.

Ответственный за исполнение поручения по согласованию с заместителем Министра (в соответствии с распределением обязанностей) не позднее чем в 10-дневный срок с даты подписания поручения представляет докладную записку на имя Министра с указанием объективных причин необходимости продления срока. Вместе с докладной запиской представляется проект обращения Министерства в соответствующий вышестоящий орган государственной власти, давший поручение, с просьбой о переносе срока исполнения поручения с указанием причин продления и планируемой даты исполнения.

Сроки исполнения по срочным и оперативным поручениям не продлеваются.

8.25. Поручения Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, не исполненные в установленные сроки и не продленные в установленном порядке, требуют особого внимания головного исполнителя. На эти документы представляется докладная записка на имя Министра о причинах неисполнения документов с указанием виновных должностных лиц и предлагаемых мерах ответственности в отношении сотрудников, виновных в неисполнении поручения с одновременным представлением проекта объяснения для направления соответствующей информации в Правительство Российской Федерации.

Объяснения, представленные Министру, визируются заместителем Министра (в соответствии с распределением обязанностей).

8.26. Снятие с контроля документов осуществляется Инспекцией и секретариатами заместителей Министра по поручениям руководства Министерства после представления ответственным исполнителем подлинника поручения и копий ответов адресатам.

Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения соответствующего поручения и документированного подтверждения исполнения.

Снятие документа с контроля оформляется отметкой об исполнении документа в регистрационной форме КДС: краткие сведения об исполнении или ссылка на документ (дата и номер), свидетельствующий об исполнении, реквизиты исполнителя (Ф.И.О., номер телефона) или департамента, в котором исполнен документ. На оригинале документа в штампе «Контроль» ставится отметка о снятии с контроля исполнения.

8.27. Основанием для снятия с контроля поручений, указанных в протоколах совещаний, проводимых Министром (постановлениях коллегии), является аргументированная информация головного исполнителя с представлением в Инспекцию материалов, подтверждающих факт исполнения.

8.28. Решение о возможности снятия с контроля не выполненного поручения (в том числе потерявшего актуальность), указанного в протоколе совещания, проводимого Министром (постановлении коллегии), принимается Министром. Головной исполнитель готовит соответствующую докладную записку на имя Министра. О принятом решении Министра головной исполнитель информирует Инспекцию.

По правительственным и неправительственным документам решение принимается Министром или заместителем Министра, давшим поручение.

Справки, напоминания, оперативные и аналитические отчеты

8.29. Инспекция еженедельно направляет департаментам, федеральной службе и федеральным агентствам, находящимся в ведении Министерства, напоминания о невыполненных в срок (приближении сроков исполнения) документах.

8.30. Инспекция ежемесячно направляет департаментам, федеральной службе и федеральным агентствам, находящимся в ведении Министерства, информацию о находящихся на контроле поручениях, указанных в протоколах совещаний, проводимых Министром (постановлениях коллегии).

8.31. Должностные лица департаментов, федеральной службы и федеральных агентств, находящихся в ведении Министерства, ответственные за исполнительскую дисциплину, представляют еженедельно и по итогам года (при необходимости поквартально) в Инспекцию информацию о ходе исполнения документов.

8.32. Инспекция формирует сводные данные о состоянии исполнительской дисциплины в департаментах, федеральной службе и федеральных агентствах, находящихся в ведении Министерства, для информирования руководства Министерства с периодичностью:

оперативные отчеты — еженедельно;

аналитические отчеты — по итогам истекшего года (при необходимости поквартально).

IX. Организация работы с документами в делопроизводстве

Составление номенклатуры дел

9.1. Номенклатура дел — систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в делопроизводстве Министерства, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

9.2. В целях обеспечения единого подхода к учету, систематизации, описанию дел, быстрого поиска документов, определения сроков их хранения в каждом департаменте составляется номенклатура дел и в Министерстве — сводная номенклатура дел Министерства.

При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться положениями о Министерстве и его департаментах, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, действующими перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы, описями дел постоянного и долговременного хранения. Изучаются документы, образующиеся в деятельности Министерства, их виды, состав и содержание.

Вновь созданный департамент обязан в месячный срок разработать номенклатуру дел департамента и представить ее в установленном порядке.

9.4. Сводная номенклатура дел составляется сотрудниками архива на основе номенклатур дел департаментов (Приложение № 10).

9.5. Сводная номенклатура дел Министерства визируется сотрудником архива, подписывается директором Департамента управления делами, согласовывается с Центральной экспертной комиссией (далее — ЦЭК) Министерства, с Экспертной проверочной комиссией (далее — ЭПК) федерального архива, в который документы передаются на государственное хранение, и утверждается (не позднее конца текущего года) Министром или лицом, его замещающим. Согласовывается номенклатура дел с федеральным архивом не реже одного раза в 5 лет, если не было коренных изменений в функциях и структуре Министерства.

9.6. После утверждения сводной номенклатуры дел департаменты получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.

9.7. Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

9.8. Сводная номенклатура дел составляется и согласовывается заново в случае коренных изменений функций и структуры Министерства.

9.9. Названиями разделов номенклатуры дел Министерства являются названия департаментов. В сводной номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой Министерства.

В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в Министерстве цифрового обозначения департамента, отдела и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах департамента. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 10-05-21, где 10 — обозначение департамента, 05 — обозначение отдела данного департамента, 21 — порядковый номер дела по номенклатуре.

В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных департаментов; для переходящих дел индекс сохраняется.

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).

Заголовок дела должен четко в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка» и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов. Не допускается употребление сокращенных слов и сокращенных наименований федеральных органов исполнительной власти и учреждений.

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности:

название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.);

название Министерства или департамента;

название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа);

краткое содержание документов дела;

название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;

дата (период), к которой относятся документы дела.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.), например:

Документы о проведении семинаров, конференций по вопросам деятельности Министерства транспорта Российской Федерации (планы, списки, доклады, информации).

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название, например:

Переписка с федеральными министерствами по вопросам подписания соглашения о сотрудничестве.

В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются, например:

Переписка о награждении работников, присвоении почетных званий.

В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним, например:

Переписка с Государственной финансовой академией при Правительстве Российской Федерации по вопросам подготовки кадров.

При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название, например:

Переписка с главами администраций областей о транспортном обслуживании населения.

Если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела, например:

Переписка с Учебным центром Федеральной налоговой службы (г. Нижний Новгород) по вопросам подготовки кадров.

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты), например:

Годовые планы финансовых мероприятий;

Годовые статистические отчеты о расходах на содержание автотранспорта.

Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.

Заголовок приложения к делу, сформированному в отдельный том, должен соответствовать заголовку, помещенного в этот том документа.

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по Перечню типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (М., 2004).

В графе 5 «Примечание» указываются название перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах (например, переходящее с 2004 года), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другой федеральный орган исполнительной власти для продолжения и др.

9.12. Если в течение года в Министерстве возникают новые документированные участки работы, непредусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру дел. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры дел оставляются резервные номера.

9.13. По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).

Формирование и оформление дел

9.14. Формирование дел — группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

9.15. Формирование дел в Министерстве осуществляют департаменты. Контроль за формированием дел в Министерстве осуществляет Департамент управления делами.

Исполненные и законченные делопроизводством документы должны в 10-дневный срок сдаваться исполнителем сотруднику, ответственному за ведение делопроизводства в департаменте, для формирования их в дела.

помещать в дело только исполненные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре дел;

группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения;

помещать в дела ксерокопии факсограмм, телефонограммы на общих основаниях;

не помещать в дела документы, подлежащие возврату в Канцелярию и Инспекцию, лишние экземпляры, черновики;

по объему дело не должно превышать 250 листов. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением «т. 1», «т. 2» и т.д.

9.17. Документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.

Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

В отдельные дела по хронологии в зависимости от вида документов формируются копии принятых федеральных законов, актов Президента Российской Федерации, актов Правительства Российской Федерации и выписки из соответствующих протоколов заседаний Правительства Российской Федерации или его Президиума.

Все документы отчетного и информационного характера по исполнению акта Президента Российской Федерации или Правительства Российской Федерации, находящегося на контроле, подшиваются в заведенное на этот акт дело. Если на акт дело не заводилось, то отчетные документы подшиваются в дело переписки постоянного срока хранения за текущий год.

Документы коллегий Министерства группируются в два дела: постановления (протоколы) и решения коллегии; документы к заседаниям коллегии.

Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.

Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.

Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов.

Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.

Предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы Министерства и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам.

Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

9.18. Дела Министерства подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дела — подготовка дела к хранению. Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи. Оформление дел проводится сотрудниками департаментов, в обязанность которых входит заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем архива Министерства.

9.19. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки дела по установленной форме (Приложение № 11); нумерацию листов в деле; составление листа-заверителя дела (Приложение № 12); составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела (Приложение № 13); подшивку и переплет дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.

9.20. Обложка дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме. На обложке дела указываются реквизиты: наименование Министерства, наименование департамента, номер (индекс) дела, заголовок дела, дата дела (тома, части), количество листов в деле, срок хранения дела, архивный шифр дела.

Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом:

полное наименование Министерства указывается в именительном падеже с указанием официально принятого сокращенного наименования, которое указывается в скобках после полного наименования;

наименование департамента — указывается в соответствии с утвержденной структурой;

номер дела — цифровое обозначение (индекс) дела по номенклатуре дел Министерства;

заголовок дела — переносится из номенклатуры дел Министерства, согласованной с ЭПК федерального архива;

дата дела — указывается год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. Датой приложения к делу, сформированному в отдельный том, является дата регистрации основного документа, приложение к которому помещено в этот том. При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами.

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа-заверителя и внутренней описи, нумеруются. Листы нумеруются простым карандашом, цифры проставляются в правом верхнем углу листа.

Лист большого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист в правом верхнем углу.

Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания нумеруются в общем порядке.

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.

Приложения к делу, поступившие в переплете, оформляются как самостоятельный том и нумеруются отдельно.

После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела. В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т.п.).

Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, наименованием должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с итоговой надписью.

Реквизит «срок хранения дела» переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне типовых документов или в перечне документов, образующихся в деятельности федерального органа исполнительной власти, с проставлением сроков хранения.

На делах постоянного хранения пишется: «Хранить постоянно».

Архивный шифр дела (состоит из номера фонда, номера описи и номера дела по описи) на обложках дел постоянного хранения проставляется в архиве Министерства чернилами только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей, утвержденных ЭПК соответствующего федерального архива (до этого он проставляется карандашом).

На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования федерального архива, в который будут передаваться дела, кодов федерального архива и Министерства по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) и Общероссийскому классификатору органов государственной власти и управления (ОКОГУ).

По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.

9.21. Для учета документов определенных категорий постоянного и временного сроков (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т.д.), составляется внутренняя опись документов дела.

Внутренняя опись документов дела составляется также на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов.

Необходимость составления внутренней описи документов дела определяется инструкцией по ведению делопроизводства в Министерстве. Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и листов внутренней описи.

Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с расшифровкой подписи, указанием наименования должности и даты составления описи. Если дело уже переплетено и подшито, то заверенная составителем внутренняя опись документов дела подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.

9.22. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения всех документов. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается хранить в скоросшивателях, а также допускается не проводить пересистематизацию документов, листы не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

Организация оперативного хранения документов

9.23. С момента заведения и до передачи в архив Министерства дела хранятся по месту их формирования.

Директора департаментов и сотрудники, ответственные за ведение делопроизводства, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.

9.24. Документы, письма, обращения граждан, поступившие непосредственно в департаменты, хранятся в этих департаментах.

В департаментах также хранятся и неправительственные документы, поступившие к ним на исполнение или ознакомление с поручениями руководства Министерства.

9.25. Приказы по личному составу хранятся в Департаменте управления кадрами и сопровождения специальных программ.

9.26. Дела, находящиеся в рабочих комнатах и специально отведенных для этой цели помещениях, располагаются в вертикальном положении корешками наружу в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.

В целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.

На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел.

Завершенные дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение трех лет, а затем сдаются в архив Министерства.

9.27. Исполнители хранят у себя только документы, находящиеся у них на исполнении. Эти документы хранятся в запирающихся на ключ ящиках рабочего стола или шкафу.

9.28. Выдача дел другим департаментам производится с разрешения руководителя Департамента управления делами. Выдача дел сотрудникам департамента для работы осуществляется под расписку. На выданное дело заводится карта-заместитель. В ней указывается департамент, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.

Дела выдаются во временное пользование сотрудникам департаментов на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.

Сторонним организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения Министра или заместителя Министра по актам.

9.29. Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководства Министерства с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.

X. Порядок передачи документов на хранение в архив

10.1. Документы, образующиеся в процессе деятельности Министерства, являются федеральной собственностью и после проведения экспертизы их ценности в порядке, установленном Федеральным архивным агентством, подлежат обязательной передаче на постоянное хранение в федеральный архив как часть Архивного фонда Российской Федерации.

10.2. Для хранения документов Архивного фонда Российской Федерации, относящихся к государственной собственности, и документов временного (свыше 10 лет) срока хранения, имеющих практическое значение, а также документов по личному составу, их учета, использования, отбора и подготовки к передаче на постоянное хранение Министерство образует архив.

10.3. Подготовка документов к передаче на хранение в архив Министерства включает работу Департамента управления делами и сотрудников, ответственных за ведение делопроизводства в департаментах, по проведению экспертизы ценности документов, формированию и оформлению дел, составлению описей дел и актов о выделении к уничтожению документов и дел.

Экспертиза ценности документов

10.4. Экспертиза ценности документов — это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации.

при составлении номенклатуры дел;

в процессе формирования дел и проверке правильности отнесения документов к делам;

при подготовке дел к передаче в архив Министерства.

10.6. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в Министерстве создается постоянно действующая Центральная экспертная комиссия (ЦЭК), назначаемая Министром, и при необходимости экспертные комиссии (далее именуется — ЭК) департаментов, назначаемые директорами департаментов.

10.7. Функции и права ЦЭК и организация ее работы определяются положением, которое утверждается Министром, функции, права и организация работы ЭК — руководителями структурных подразделений Министерства.

Положение о ЦЭК до его утверждения подлежит согласованию с Росархивом.

10.9. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в департаментах непосредственно сотрудниками, ответственными за ведение делопроизводства совместно с ЦЭК (ЭК) под непосредственным методическим руководством сотрудника архива.

10.10. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив Министерства; отбор документов с временными сроками хранения и с пометкой «До минования надобности», подлежащих дальнейшему хранению в департаментах; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

10.11. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел Министерства путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЦЭК.

10.12. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.

10.13. Опись дела — архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией.

10.15. В Министерстве в каждом департаменте описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно под непосредственным методическим руководством архива Министерства. По этим описям документы сдаются в архив Министерства.

Описи дел, подготовленные департаментами, служат основой для подготовки сводной описи дел Министерства, которую готовит архив Министерства и по которой он сдает дела на государственное хранение в соответствующий федеральный архив.

10.16. Описи дел структурных подразделений составляются по установленной форме (Приложение № 14) и представляются в архив Министерства не позднее чем через три года после завершения дел в делопроизводстве.

порядковый номер дела (тома, части) по описи;

индекс дела (тома, части);

заголовок дела (тома, части);

дата дела (тома, части);

количество листов в деле (томе, части);

срок хранения дела.

каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером, если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть), в том числе сформированное в отдельный том приложение к делу, вносится в опись под самостоятельным номером; порядок нумерации дел в описи — валовый;

графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами «то же», при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);

графа описи «Примечание» используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим департаментам со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.

10.19. В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера и пропущенные номера).

10.20. Опись дел департамента подписывается составителем с указанием наименования его должности, согласовывается с сотрудником архива и утверждается директором департамента.

10.21. Опись дел департамента составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в архив Министерства, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в департаменте. При наличии в департаменте ЭК, опись дел составляется в трех экземплярах, так как один экземпляр описи передается в ЭК для рассмотрения и согласования.

10.22. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению (Приложение № 15) производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период. Указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЦЭК (ЭК) одновременно. Согласованные ЦЭК (ЭК) акты утверждаются Министром только после утверждения экспертно-проверочной комиссией (далее именуется — ЭПК) соответствующего федерального архива, описей дел постоянного хранения; после этого дела, включенные в данные акты, уничтожаются в соответствии с установленным порядком.

10.23. Акт о выделении документов к уничтожению составляется, как правило, на дела всего Министерства. Если в акте указаны дела нескольких департаментов, то название каждого департамента указывается перед группой заголовков дел этого департамента.

Подготовка и передача документов в архив Министерства

10.24. В архив Министерства передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям дел.

10.25. Дела с исполненными документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив Министерства не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве.

10.26. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив Министерства, как правило, не подлежат. Они хранятся в департаментах и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

10.27. Передача дел в архив Министерства осуществляется по графику, составленному архивом, согласованному с директорами департаментов и утвержденному директором Департамента управления делами.

10.28. В период подготовки дел департаментов к передаче в архив Министерства сотрудником архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел Министерства. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел сотрудники департамента обязаны устранить.

10.29. Прием каждого дела производится заведующим архивом Министерства в присутствии сотрудника департамента. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также ставятся подписи заведующего архивом Министерства и сотрудника, передавшего дела.

10.30. В случае ликвидации или реорганизации департамента Министерства сотрудник, ответственный за ведение делопроизводства данного департамента, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив Министерства независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.

XI. Порядок выполнения копировально-множительных работ

11.1. Выполнение копировально-множительных работ в Министерстве производится в копировальном отделе Главного вычислительного центра Росморречфлота (далее именуется — ГВЦ) и на копировальных аппаратах, установленных в департаментах.

11.2. Основанием для централизованного выполнения копировальных работ является заказ, оформленный на бланке установленной формы.

Заказ может быть подписан:

руководством департамента;

советником Министра;

начальником Канцелярии.

Тираж размножаемых документов должен соответствовать действительной потребности. Ответственность за целесообразность размножения документов и использование полученных экземпляров несет должностное лицо Министерства, подписавшее заказ.

11.3. На копировальных аппаратах, установленных в департаментах, производится копирование срочных материалов небольшого объема и тиража.

Ответственность за правильное использование копировальной техники несет директор департамента.

11.4. Запрещается копирование правительственных и иных документов, поступивших в Министерство с пометкой «Снятие копий запрещается», «Не для печати», «Конфиденциально» и т.п.

XII. Изготовление, учет и хранение бланков Министерства с изображением Государственного герба Российской Федерации

12.1. Бланки документов и печать с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации (далее — гербовые бланки и гербовая печать) являются полиграфической продукцией строгой отчетности.

12.2. Департамент управления делами организует изготовление номерных бланков Министерства с изображением Государственного герба Российской Федерации.

12.3. Изготовление печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, печатей и штампов для центрального аппарата Министерства производится с разрешения директора Департамента управления делами и заказывается через отдел хозяйственного обеспечения.

12.4. Печать с изображением Государственного герба Российской Федерации ставится на документах, требующих особого удостоверения их подлинности.

Простые круглые печати без изображения государственной символики ставятся на копиях документов для удостоверения их соответствия подлинникам.

12.5. Гербовые номерные бланки Министерства подлежат централизованному учету в Канцелярии в специальных журналах по видам бланков и выдаются в департаменты под расписку.

12.6. Все изготовленные печати и штампы учитываются в Канцелярии в учетно-регистрационном журнале с регистрацией оттисков и выдаются под расписку сотрудникам департаментов, отвечающим за их использование и сохранность. Листы журналов нумеруются, прошиваются и опечатываются.

Учетно-регистрационный журнал включается в номенклатуру дел Департамента управления делами.

12.7. Гербовые бланки, печати и штампы должны храниться в сейфах или надежно запираемых шкафах.

12.8. Лица, ответственные за использование и сохранность гербовых бланков, печатей и штампов в департаментах, назначаются директорами департаментов. Гербовые бланки учитываются в отдельных журналах и выдаются исполнителям под расписку. Передача бланков другим организациям и лицам не допускается.

12.9. Директора департаментов, руководители федеральных служб и федеральных агентств, находящихся в ведении Министерства, ежеквартально представляют в Департамент управления делами отчет о количестве использованных гербовых бланков по установленной форме (Приложение № 16).

12.10. Проверка наличия, использования и хранения бланков, печатей и штампов производится не реже одного раза в год комиссией Департамента управления делами. О проведенных проверках делаются отметки в журналах после последней записи. В случае обнаружения нарушений в изготовлении, учете, хранении и использовании бланков, печатей и штампов комиссия проводит служебное расследование, результаты которого оформляются актом и доводятся до сведения руководства Министерства.

12.11. Уничтожение испорченных гербовых бланков производится по актам с отметкой в журналах. Акт подписывает директор департамента и сотрудник, ответственный за использование и сохранность гербовых бланков.

12.14. Ответственность за хранение и правильное использование бланков, печатей и штампов наряду с директорами департаментов несут сотрудники, в ведении которых находятся печати, штампы, бланки.

Контроль за использованием печатей и штампов возлагается на директоров департаментов.

Сотрудник, которому были выданы печать или штамп, при оставлении должности обязан сдать их в Канцелярию.

Согласовано Руководитель Федерального архивного агентства В. П. Козлов 6 июля 2007 года

Приложение № 1 к главе III Инструкции

Герб РФ

      МИНИСТЕРСТВО ТРАНСПОРТА

       РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ<br>
         (МИНТРАНС РОССИИ)

     http://www.mintrans.ru

_______________________ N ____________________ На N __________________ от ___________________

      МИНИСТЕРСТВО ТРАНСПОРТА

       РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
         (МИНТРАНС РОССИИ)

              МИНИСТР

Рождественка ул., д. 1, стр. 1, Москва, 109012 Тел.: (495) 626-10-00, факс: (495) 626-90-38 _______________________ N ____________________ На N __________________ от ___________________

Герб РФ

      МИНИСТЕРСТВО ТРАНСПОРТА
       РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
         (МИНТРАНС РОССИИ)

         СТАТС-СЕКРЕТАРЬ -
       ЗАМЕСТИТЕЛЬ МИНИСТРА

Рождественка ул., д. 1, стр. 1, Москва, 109012 Тел.: (495) 626-10-00, факс: (495) 626-90-38 _______________________ N ____________________ На N __________________ от ___________________

Герб РФ

      МИНИСТЕРСТВО ТРАНСПОРТА
       РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
         (МИНТРАНС РОССИИ)

       ЗАМЕСТИТЕЛЬ МИНИСТРА

Рождественка ул., д. 1, стр. 1, Москва, 109012 Тел.: (495) 626-10-00, факс: (495) 626-90-38 _______________________ N ____________________ На N __________________ от ___________________

Герб РФ

       МИНИСТЕРСТВО ТРАНСПОРТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
                    (МИНТРАНС РОССИИ)

                          ПРИКАЗ

_______________________ Москва N _____________________

Герб РФ

       МИНИСТЕРСТВО ТРАНСПОРТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
                    (МИНТРАНС РОССИИ)

                       РАСПОРЯЖЕНИЕ

_______________________ Москва N _____________________

Герб РФ

       МИНИСТЕРСТВО ТРАНСПОРТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
                    (МИНТРАНС РОССИИ)

                      ПОСТАНОВЛЕНИЕ

             расширенного заседания коллегии

_______________________ Москва N _____________________

Герб РФ

       МИНИСТЕРСТВО ТРАНСПОРТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
                    (МИНТРАНС РОССИИ)

                      ПОСТАНОВЛЕНИЕ

                    заседания коллегии

_______________________       Москва       N _____________________



               МИНИСТЕРСТВО                Герб РФ                 MINISTRY
                ТРАНСПОРТА                                       OF TRANSPORT
           РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ                            OF THE RUSSIAN FEDERATION

                 Our ref                                              Date
                  Наш N                                               Дата
           _____________________                            _______________________



            Российская Федерация                         1-1, Rozhdestvenka str.,
109012, Москва, ул. Рождественка, д. 1, стр. 1      109012, Moscow, Russia Federation,
 E-mail: mail(@)mintrans.ru, www.mintrans.ru    E-mail: mail(@)mintrans.ru, www.mintrans.ru
 Тел.: (495) 626-10-00, факс: (495) 626-90-38    Tel.: (495)626-10-00, fax: (495) 626-90-38

Приложение № 2 к главе IV Инструкции

ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ ЗАКОНОПРОЕКТА

                    верхнее поле 2 см
                            |

                               \/      |
                                      \/   Вносится Правительством

                                1 инт. Российской Федерации

                                      /\                     |
                                       |                    \/

                                                       24 пт
                                                        /\
                                                         |
                                                        Проект
                                                         |

                                                        \/<br>
                                                       36 пт<br>
                                                        /\

                                                         |

                                                ___________
                   РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ
                             |
                            \/
                           24 пт
                            /\
                             |

ФЕДЕРАЛЬНЫЙ ЗАКОН | / 36 пт /
|

Об архивном деле в Российской Федерации |

левое                          48 пт                              правое
поле                            /\                                поле
2,75 см                          |                                2,25 см

Глава 1. Общие положения ...

Глава 8. Международное сотрудничество