Приказ Минтранса РФ от 18.07.2007 № 100

(ред. от 30.09.2008)

«Об утверждении Инструкции по делопроизводству в центральном аппарате Министерства транспорта Российской Федерации»

МИНИСТЕРСТВО ТРАНСПОРТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ПРИКАЗ от 18 июля 2007 г. № 100

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ЦЕНТРАЛЬНОМ АППАРАТЕ МИНИСТЕРСТВА ТРАНСПОРТА

В соответствии с п. 11.1 Типового регламента взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, утвержденного Постановлением Правительства Российской Федерации от 19 января 2005 г. № 30 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, № 4, ст. 305), приказываю:

2. Заместителям Министра, директорам департаментов обеспечить строгое соблюдение требований Инструкции всеми сотрудниками Министерства.

3. Признать утратившим силу Приказ Министерства транспорта Российской Федерации от 31 марта 2005 г. № 25 «Об утверждении Временной инструкции по делопроизводству в центральном аппарате Министерства транспорта Российской Федерации».

4. Контроль за исполнением настоящего Приказа возложить на статс-секретаря — заместителя Министра С.А. Аристова.

Министр

Утверждена Приказом Минтранса России

ТРАНСПОРТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

I. Общие положения

1.1. Инструкция по делопроизводству в центральном аппарате Министерства транспорта Российской Федерации (далее — Инструкция) разработана в соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной Приказом Минкультуры России от 8 ноября 2005 г. № 536 <*>, в целях совершенствования документационного обеспечения управления и повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов, технологий работы с ними и обеспечения контроля исполнения документов и с учетом опыта работы с документами в центральном аппарате Министерства транспорта Российской Федерации (далее — Министерство).

---

1.2. Выполнение требований настоящей Инструкции обязательно для сотрудников центрального аппарата Министерства. При подготовке сотрудниками федеральной службы и федеральных агентств, находящихся в ведении Министерства, проектов документов, представляемых на подпись Министру или заместителям Министра (далее — руководство Министерства), необходимо руководствоваться положениями настоящей Инструкции.

1.3. Делопроизводство в Министерстве организуется с использованием компьютерной документальной системы (далее — КДС), предназначенной для автоматизированного учета, сопровождения и контроля исполнения документов.

1.4. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, организацию исполнения, учет и контроль, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.

Автоматизированные (компьютерные) технологии обработки документной информации, применяемые в Министерстве, должны отвечать требованиям настоящей Инструкции.

1.5. Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения на основе единой информационно-технической политики и применения современных технических средств по работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в Министерстве осуществляется Департаментом управления делами.

1.6. Ответственность за организацию и ведение делопроизводства в департаментах Министерства (далее — департаменты), своевременное и качественное исполнение документов, а также их сохранность возлагается на директоров этих департаментов.

1.7. Непосредственная работа по документационному обеспечению в департаментах осуществляется сотрудниками, ответственными за ведение делопроизводства.

На сотрудников, ответственных за ведение делопроизводства в департаментах, возлагаются следующие функции:

прием и регистрация поступающих в департамент документов;

регистрация исходящих из департамента документов, проверка правильности их оформления и передача на отправку;

контроль за прохождением документов в департаменте;

выполнение справочно-информационной работы по вопросам прохождения и исполнения документов;

подготовка для руководства департамента сводок об исполненных и о находящихся на исполнении документах;

ввод в КДС информации о ходе и результатах исполнения документов;

проверка наличия документов, находящихся на исполнении у сотрудников департамента;

контроль за своевременным списанием в дела исполненных документов;

контроль за возвратом правительственных документов;

разработка номенклатуры дел департамента;

подготовка и своевременная передача дел на архивное хранение;

проведение инструктажа вновь принятых в департамент сотрудников по вопросам основ делопроизводства.

Права, обязанности и ответственность сотрудников, ответственных за ведение делопроизводства, определяются должностными регламентами, разрабатываемыми с учетом положений настоящей Инструкции.

1.8. Сотрудники департаментов персонально отвечают за соблюдение требований настоящей Инструкции, сохранность находящихся у них документов и неразглашение содержащейся в них служебной информации.

В случае утраты документа исполнителем немедленно докладывается об этом директору департамента и сообщается в Департамент управления делами, если документ зарегистрирован в отделе документационного обеспечения Департамента управления делами (далее — Канцелярия). По распоряжению директора департамента проводится служебное расследование, о результатах которого он информирует директора Департамента управления делами, а в необходимых случаях с учетом важности содержащейся в документах служебной информации — Министра или заместителя Министра (в соответствии с распределением обязанностей).

1.9. Перед уходом в отпуск или выездом в командировку сотрудник департамента обязан передать через сотрудника, ответственного за ведение делопроизводства, находящиеся у него на исполнении документы другому сотруднику по указанию директора департамента.

При увольнении или переходе на работу в другой департамент сотрудник должен сдать все числящиеся за ним документы сотруднику, ответственному за ведение делопроизводства в департаменте.

1.10. При переходе на другую работу или увольнении сотрудников, ответственных за ведение делопроизводства в департаментах, все числящиеся за ними служебные документы, печати, штампы, бланки, средства оргтехники должны быть переданы по акту, согласованному с директором или заместителем директора департамента (далее — руководство департамента).

Вновь принятые сотрудники, на которых возлагаются обязанности по ведению делопроизводства, обязаны в течение трех дней, начиная с даты поступления на работу, пройти инструктаж в Департаменте управления делами по ведению делопроизводства.

1.11. С содержанием служебных документов могут быть ознакомлены только сотрудники, имеющие отношение к их рассмотрению. Информация, содержащаяся в документах, может использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями сотрудников, работающих или знакомящихся с этой информацией.

1.12. Передача в связи со служебной необходимостью заверенных копий архивных документов Министерства работникам сторонних организаций допускается по согласованию с Департаментом управления делами на основании письменного запроса, а документов (копий документов) департаментов — на основании решения руководства этих департаментов.

1.13. Передача служебной информации или документов Министерства представителям средств массовой информации осуществляется Департаментом управления делами, а в отдельных случаях — по разрешению (поручению) руководства Министерства.

Передача актов Министерства, признанных Минюстом России не нуждающимися в государственной регистрации, представителям средств массовой информации осуществляется Департаментом правового обеспечения и законопроектной деятельности.

1.14. Переписка между отделами (сотрудниками) внутри департамента не допускается.

1.15. Правила работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, установлены в Положении о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, утвержденном Постановлением Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 г. № 1233 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, № 30 (ч. II), ст. 3165).

1.16. Правила работы с секретными документами регламентируются специальной инструкцией.

II. Документация Министерства

2.1. Управленческая деятельность Министерства в соответствии с законодательством Российской Федерации обеспечивается системой взаимоувязанных организационно-распорядительных документов, издаваемых в Министерстве в пределах своей компетенции, в том числе совместно с другими федеральными органами государственной власти (приказы, распоряжения, положения, правила, инструкции, протоколы, акты, письма, телеграммы и другие служебные документы), и составляющих документационную базу Министерства.

2.2. Документы разрабатываются Министерством на основании и во исполнение федеральных законов, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, иных распорядительных документов органов государственной власти, а также по собственной инициативе.

2.3. Документы организационного и информационно-аналитического характера (протоколы, акты, доклады, справки, письма и т.п.) издаются Министерством и департаментами в пределах их компетенции (полномочий) и сферы ведения вопросов, предусмотренных в соответствии с положениями о них.