Основные правила работы государственных архивов с кинофотофонодокументами

(утв. Главархивом СССР 21.05.1979)

(с изм. от 29.12.2001)

(вместе с «Методикой определения стабильности нитроосновы»)

ОСНОВНЫЕ ПРАВИЛА

Впервые в едином нормативном документе изложены основные правила, регламентирующие комплекс вопросов работы архивов с кинофотофонодокументами: комплектование и экспертиза ценности, учет, обеспечение сохранности, создание и совершенствование научно-справочного аппарата, организация использования. С современных научных позиций освещаются принципы классификации кинофотофонодокументов. Правила рассчитаны на работников союзных, республиканских и местных государственных архивов, хранящих кинофотофонодокументы, могут быть использованы в работе ведомственных кинофотофоноархивов, а также в учебных целях.

Одобрены объединенным заседанием Комиссии по координации научно-исследовательской и методической работы и Междуведомственной комиссии по проблемам научно-технической и кинофотофонодокументации при Главном архивном управлении при Совете Министров СССР 27 марта 1978 г.

Составители: канд. ист. наук В.М. Магидов (руководитель темы и ответственный исполнитель), Л.А. Кобелькова, Е.П. Тараканова.

кандидатов исторических наук В.Н. Автократова, Д.Д. Голованова, А.В. Елпатьевского, В.М. Жигунова, кандидата философских наук А.П. Курантова, Т.Н. Долгоруковой, К.В. Крестовской, В.М. Мамонова, А.П. Пшеничного, В.В. Хмелевой.

ВВЕДЕНИЕ

Основные правила работы государственных архивов с кинофотофонодокументами подготовлены в развитие «Основных правил работы государственных архивов» (М., 1962).

Разработка специальных Правил обусловлена:

• значением кинофотофонодокументов как исторических источников и одного из важнейших средств массовой информации и пропаганды;
• возрастающим объемом кинофотофонодокументов, образующихся в деятельности учреждений, организаций и предприятий <1>;

<1> В дальнейшем вместо слов «учреждение, организация, предприятие» употребляется слово «учреждение».

• спецификой кинофотофонодокументов и особенностями работы с этими документами в государственных архивах;
• наличием разветвленной сети государственных архивов союзного, республиканского и местного значения, хранящих кинофотофонодокументы.

Особое значение эти вопросы приобретают в свете решений XXV съезда КПСС, указавшего на необходимость дальнейшего развития телевидения и радиовещания, улучшения качества телевизионных и радиопрограмм, увеличения выпуска научно-популярных, учебных и хроникально-документальных фильмов <2>. Положения об охране, преумножении и широком использовании духовных ценностей закреплены в новой Конституции СССР (ст. 27, 68) <3>. Большую роль в выполнении этих решений призван сыграть принятый Верховным Советом СССР 29 октября 1976 г. Закон СССР «Об охране и использовании памятников истории и культуры».

<2> Материалы XXV съезда КПСС. М., 1976.

<3> См. Конституция (Основной закон) Союза Советских Социалистических республик. М., 1977.

Согласно этому Закону, кинофотофонодокументы являются памятниками истории и культуры, представляют историческую, научную и культурную ценность, находятся под охраной государства и подлежат государственному учету в порядке, определяемом советским законодательством <4>.

<4> См. Закон СССР «Об охране и использовании памятников истории и культуры». М., 1976.

Охрана кинофотофонодокументов как памятников истории и культуры — важная задача государственных органов и общественных организаций, состоящая в обеспечении сохранности кинофотофонодокументов для нынешнего и будущих поколений, эффективного их использования для научного изучения и пропаганды в интересах коммунистического воспитания трудящихся.

Действующие ныне нормативы не отражают в полной мере основные направления работы с кинофотофонодокументами. В настоящих Правилах по-новому, с современных научных позиций излагаются некоторые положения, касающиеся организации хранения и использования кинофотофонодокументов в государственных архивах. Впервые в рамках единого нормативного документа освещаются вопросы классификации кинофотофонодокументов ГАФ СССР, регламентируется порядок контроля за работой ведомственных кинофотофоноархивов, комплектования, экспертизы ценности, учета кинофотофонодокументов, обеспечения их сохранности, создания и развития системы научно-справочного аппарата к ним и организации их использования. Правила ориентируют архивистов на активное комплектование государственных архивов кинофотофонодокументами, имеющими историческое, научное и культурное значение.

Отдельные вопросы организации кинофотофонодокументов ГАФ СССР, обеспечения их сохранности и научно-информационной деятельности государственного архива рассматриваются составителями с учетом особенностей каждого вида документов.

Вопросы организации научно-исследовательской и методической работы, планирования и отчетности, касающиеся кинофотофонодокументов, в основе своей не отличаются от аналогичных направлений работы других государственных архивов и будут освещены в разрабатываемых в настоящее время Основных правилах работы государственных архивов.

Основными источниками для создания Правил явились Конституция СССР, Закон СССР «Об охране и использовании памятников истории и культуры», «Положение о Государственном архивном фонде Союза ССР» (1980), «Положение о музейном фонде Союза ССР» (1965), «Основные правила работы государственных архивов» (1962), нормативные и методические документы Главархива СССР, ВНИИДАД и государственных архивов.

При подготовке был учтен опыт практической работы с кинофотофонодокументами ЦГАКФД СССР, ЦГАЗ СССР, ряда республиканских и местных государственных архивов.

Правила регламентируют работу союзных, республиканских и местных государственных архивов, хранящих кинофотофонодокументы, и могут быть использованы в работе ведомственных кинофотофоноархивов.

К тексту Правил прилагаются формы документов. Соответствующие изменения форм будут предусмотрены унифицированной системой документации по архивному делу (УСДАД) после введения ее в действие.

Непосредственная работа по составлению и подготовке к печати настоящих Правил осуществлена сотрудниками сектора комплексных проблем научно-технической и специальной документации ВНИИДАД Магидовым В.М. (руководитель темы и ответственный исполнитель), Кобельковой Л.А., Таракановой Е.П.

В подготовке материалов к разделам 1, 3 принимали участие сотрудники ЦГАКФД СССР (Н.Д. Виноградова, Н.И. Ермакова, М.Б. Зак, Н.С. Кальсина, В.Г. Фролов, Т.В. Шуваева), к разделам 1, 2, 3 — сотрудники ЦГАЗ СССР (А.П. Горяева, Н.И. Елисеева, Г.Л. Пахомова, Г.Ф. Прохорова, В.М. Цветков); в подготовке подразделов 2.1, 2.2, 2.3 и части 3.2 - сотрудники НИЦТД СССР (Г.А. Баженова, Ф.А. Гедрович, А.В. Кашигина, Л.И. Смирнова, В.Н. Успенская, В.А. Устинов).

Ценные советы и указания при разработке Правил дали Базанова М.Н., Пилькевич Л.Б. (ЦГАКФФД УССР), Буданов О.А. (ЦГАЗ СССР), доцент Рошаль Л.М. (МГИАИ), профессор Рудельсон К.И. (ВНИИДАД), Бедов Е.Н., Нефедова С.В., Санина В.В., Саулевич Ф.Э., Сиротинская И.П., Смирнова Р.Ф., Сняткова Н.В., Соколова И.С. (Главархив СССР).

1. ОРГАНИЗАЦИЯ КИНОФОТОФОНОДОКУМЕНТОВ ГОСУДАРСТВЕННОГО АРХИВНОГО ФОНДА СССР

1.1. КЛАССИФИКАЦИЯ КИНОФОТОФОНОДОКУМЕНТОВ ГАФ СССР

1.1.1. Кинодокументом является изобразительный или аудиовизуальный документ, фиксирующий посредством кинематографической техники предметы, события, явления в виде последовательно расположенных их изображений, а также звуковую информацию о тех же предметах, событиях, явлениях в виде речи, музыки, шумов.

Фотодокументом является изобразительный документ, фиксирующий посредством фотографической техники предметы, события, явления действительности в виде отдельных изображений.

Фонодокументом является документ, содержащий звуковую информацию (устную речь, музыку, шумы), полученную посредством какой-либо системы звукозаписи: механической (фонографической, шоринофонной, граммофонной), фотографической (оптической), магнитной.

1.1.2 Различают оригиналы и копии кинофотофонодокументов.

Оригиналами кинофотодокументов являются документы, полученные на светочувствительной пленке и других носителях информации в результате авторской съемки и химико-фотографической обработки.

Оригиналы кинофотодокументов: негатив, позитив на обращаемой пленке, диапозитив (слайд).

Негатив — оригинал кино- и фотодокумента, предназначенный для изготовления позитивов.

Позитив на обращаемой пленке — оригинал кинодокумента, предназначенный для непосредственного воспроизведения информации.

Диапозитив (слайд) — оригинал фотодокумента на обращаемой или специальной диапозитивной пленке или фотопластинке, предназначенный для непосредственного воспроизведения информации.

Оригиналами фонодокументов являются документы, полученные в результате записи звуковой информации, поступившей от первоисточника.

Оригиналы фонодокументов: восковой валик, шоринофонная запись, граммофонный оригинал, негатив фотографической (оптической) записи, запись на магнитной ленте.

Восковой валик — оригинал фонодокумента, полученный с помощью фонографической записи на полом цилиндре из воскоподобной массы.

Шоринофонная запись — оригинал фонодокумента, полученный с помощью механической записи на фотографической ленте.

Граммофонный оригинал — оригинал фонодокумента, полученный с помощью механической записи на металлическом диске.

Негатив фотографической (оптической) записи — оригинал фонодокумента на фотографической ленте, предназначенный для изготовления позитива.

Запись на магнитной ленте — оригинал фонодокумента, полученный с помощью магнитной записи.

Копиями кинофотофонодокументов являются документы, возникшие в результате одно- или многократного копирования оригинала, содержащего изобразительную и (или) звуковую информацию.

Копии кинофотодокументов: позитив и промежуточный позитив, контратип (дубль-негатив).

Позитив — копия кино- и фотодокумента, изготовленная с негатива.

Промежуточный позитив — копия документа, изготовленная с негатива на специальной пленке и предназначенная для печати контратипа.

Контратип (дубль-негатив) — копия кино- и фотодокумента, изготовленная с промежуточного позитива или непосредственно с негатива и предназначенная для печати кино- и фотодокументов.

Копии фонодокументов: грампластинка, позитив фотографической (оптической) записи, запись на магнитной ленте.

Грампластинка — позитивная копия граммофонного оригинала, изготовленная путем прессования, штамповки или литья и имеющая форму диска.

Позитив фотографической (оптической) записи — копия фонодокумента, изготовленная путем фотографической печати с негатива фотографической записи.

Запись на магнитной ленте — копия фонодокумента, изготовленная с оригинала или копии фонодокумента любой системы звукозаписи с помощью магнитной записи.

1.1.3 Кинодокументы классифицируются по видам кино (документальное, научно-популярное, учебное, игровое и др.);

формам организации снятого материала (фильмы, спецвыпуски, киножурналы; кинодокументы, не использованные в фильме, спецвыпуске, киножурнале; отдельные кино- и телесюжеты);

носителям информации.

Примечание. Фильм — кинодокумент, представляющий собой законченное кинопроизведение определенного жанра с единым замыслом, темой, идеей и построением.

Спецвыпуск — кинодокумент, представляющий собой оперативную киноинформацию о наиболее значительном текущем событии.

Киножурнал — кинодокумент, представляющий собой периодический киновыпуск, содержанием которого обычно является оперативная киноинформация о различных событиях. Киножурнал состоит из нескольких самостоятельных сюжетов или целиком посвящен одной теме.

Кино-, телесюжет:

1. кинодокумент, представляющий собой часть киножурнала с самостоятельным смысловым содержанием;

2. кинодокумент, представляющий собой связанную единым замыслом и идеей съемку отдельного эпизода, события.

1.1.4 Фотодокументы (хроникальные фотодокументы, портреты, пейзажи) классифицируются по

формам организации снятого материала (отдельные фотодокументы, имеющие самостоятельное смысловое значение, фотоочерки);

носителям информации (негативы на фотопленке и стекле; позитивы на фотопленке, стекле, фотобумаге).

Хроникальные фотодокументы классифицируются по тематике (общественно-политическая, народнохозяйственная, научная, культурная, спортивная и др.).

Портреты классифицируются по объекту и месту съемки (индивидуальные, групповые; студийные, внестудийные).

Пейзажи классифицируются по объекту и месту съемки (сельские, городские, индустриальные и др.).

1.1.5 Фонодокументы классифицируются по

содержанию и целевому назначению (записи событий, воспоминаний, интервью; произведений литературы и искусства; учебные, научно-образовательные, художественно-образовательные и др.);

организации записанного материала (записи событий общественно-политической и культурной жизни; радиопередачи; отдельные выступления, воспоминания, интервью и др.);

месту записи (студийные, внестудийные, трансляционные);

системам записи звуковой информации (механическая — фонографическая, шоринофонная, граммофонная; фотографическая — оптическая; магнитная);

носителям информации (восковые валики, металлические граммофонные оригиналы, граммофонные пластинки из пластических масс, фотографические ленты, магнитные ленты).

1.1.6. Кинофотофонодокументы ГАФ СССР подразделяются на документы всесоюзного, республиканского и местного значения.

В основу классификации положены значение содержания зафиксированного события, объекта, места и автора съемки или записи, а также значение кинофотофоноучреждения, осуществлявшего съемку или запись, и его месторасположение. Значение кинофотофонодокументов не всегда зависит от месторасположения учреждения — создателя документа. Кинофотофонодокументы всесоюзного значения в отдельных случаях могут создаваться в республиканских и местных учреждениях и наоборот.

В соответствии с классификацией кинофотофонодокументов ГАФ СССР осуществляется распределение кинофотофонодокументов между государственными архивами с учетом их профиля.

К кинофотофонодокументам всесоюзного значения относятся документы, отображающие деятельность высших партийных органов страны, высших органов государственной власти и государственного управления и общественных организаций СССР, развитие отраслей народного хозяйства, науки, техники, здравоохранения, народного образования, культуры и искусства, спорта, отдых трудящихся в СССР, а также международные, дипломатические, экономические и культурные связи СССР с иностранными государствами, основные события в зарубежных странах, деятельность зарубежных политических и общественных организаций.

К кинофотофонодокументам республиканского значения относятся документы, отображающие деятельность высших партийных органов республики, высших органов государственной власти и государственного управления, общественных организаций республики, развитие отраслей народного хозяйства, науки, техники, здравоохранения, народного образования, культуры и искусства, спорта, отдых трудящихся в республике, а также участие представителей республики в работе высших органов КПСС и Советского государства, визиты деятелей КПСС и Советского государства, зарубежных государственных, политических деятелей, деятелей науки и культуры в республику, пребывание представителей республики в различных районах страны и зарубежных странах.

К кинофотофонодокументам местного значения относятся документы, отображающие деятельность краевых, областных, окружных, городских и районных партийных органов, местных органов государственной власти, общественных организаций, развитие отраслей народного хозяйства, науки, техники, здравоохранения, народного образования, культуры и искусства, спорта, отдых трудящихся в краях, областях, округах, городах и районах, а также участие их представителей в работе высших органов КПСС и Советского государства, пребывание руководителей КПСС и Советского государства в краях, областях, округах, городах, районах, а также их представителей в других республиках, краях, областях, округах, городах и районах, зарубежных странах.

1.1.7. Систематизация кинодокументов в государственном архиве осуществляется по видам: фильмы, спецвыпуски, киножурналы, отдельные кино-, телесюжеты. Внутри видов кинодокументы располагаются по названиям фильмов, спецвыпусков, киножурналов, отдельных кино- и телесюжетов; годам производства фильмов, спецвыпусков, киножурналов; производственным номерам отдельных кино- и телесюжетов; единицам учета (комплектам); цветности (цветные, черно-белые); формату пленки (8 мм, 16 мм, 35 мм, 70 мм и др.).

Под видом кинодокументов следует понимать фильмы, спецвыпуски, киножурналы, кино- и телесюжеты определенной цветности.

За единицу учета кинодокументов принимается комплект фильма, спецвыпуска, киножурнала, отдельного кино-, телесюжета.

Комплект кинодокумента состоит из оригиналов и копий, относящихся к одному фильму, спецвыпуску, киножурналу, кино- и телесюжету.

За единицу хранения кинодокументов принимается физически обособленный рулон пленки кинодокумента. Единицы хранения располагаются по элементам комплекта, а внутри них по порядку номеров частей кинодокумента.

1.1.8. Систематизация фотодокументов в государственном архиве осуществляется по видам: негативы, позитивы, фотоальбомы, диапозитивы (слайды). Внутри видов негативы, диапозитивы (слайды) располагаются по цветности (цветные, черно-белые), негативы — по размерам.

Примечание. Принято восемь основных размеров негативов, которые обозначаются цифрами от 0 до 7 и буквами от А до З:

При систематизации небольших объемов негативов фотодокументов 3(Г) — 7(З) размеров допускается их объединение в одну группу.

Под видом фотодокументов следует понимать негативы определенной цветности и размера, диапозитивы (слайды) определенной цветности, позитивы, фотоальбомы.

За единицу хранения фотодокументов принимается негатив, контратип (дубль-негатив), поступивший в государственный архив на правах оригинала, или несколько негативов одной панорамной съемки; позитив, поступивший в государственный архив на правах оригинала; фотоальбом, состоящий из группы позитивов; диапозитив (слайд).

1.1.9. Систематизация фонодокументов в государственном архиве осуществляется по видам: фонографическая, граммофонная, шоринофонная, фотографическая (оптическая), магнитная записи. Внутри видов фонодокументы располагаются по единицам учета и комплектам.

Под видом фонодокументов следует понимать фонодокументы определенной системы записи звуковой информации.

За единицу учета фонодокументов принимается комплект фонодокумента, содержащего запись определенного события; одного или нескольких (объединенных по автору, исполнителю, тематическому и другим признакам) выступлений, художественных произведений; радиопередачи.

Комплект фонодокумента состоит из оригиналов и копий, относящихся к определенной единице учета.

За единицу хранения фонодокументов принимается физически обособленный фонодокумент (рулон магнитной ленты, граммофонный оригинал, грампластинка, рулон ленты с фотографической или шоринофонной записью, восковой валик). Единицы хранения внутри единицы учета располагаются в порядке производственных номеров, обозначенных на этикетках, а внутри комплекта в следующей последовательности: оригиналы, копии.

В случае отсутствия производственных номеров взаимосвязь между отдельными единицами хранения и их принадлежность к определенной единице учета устанавливается по заголовкам, датам записи и другим сведениям, содержащимся на этикетках и начальных ракордах фонодокументов.

1.2. ОРГАНИЗАЦИОННО-МЕТОДИЧЕСКОЕ РУКОВОДСТВО И КОНТРОЛЬ ГОСУДАРСТВЕННОГО АРХИВА ЗА РАБОТОЙ ВЕДОМСТВЕННЫХ КИНОФОТОФОНОАРХИВОВ

1.2.1. В соответствии с Положением о ГАФ СССР, положениями о ЦГА СССР, республиканских и местных государственных архивах на них возложены функции организационно-методического руководства и контроля за работой ведомственных кинофотофоноархивов <5> по обеспечению сохранности, учету, описанию, организации использования и передаче кинофотофонодокументов на государственное хранение.

<5> Под ведомственными кинофотофоноархивами имеются в виду фильмотеки, фототеки, фонотеки учреждений.

1.2.2. Организационно-методическое руководство и контроль за работой ведомственных кинофотофоноархивов осуществляется в форме комплексных и целевых проверок, совещаний, семинаров, методических консультаций.

Комплексная проверка предполагает анализ основных направлений деятельности (обеспечение сохранности, учет кинофотофонодокументов, создание научно-справочного аппарата, организация использования кинофотофонодокументов и подготовка их к передаче на постоянное хранение) одного или нескольких ведомственных кинофотофоноархивов и проводится не реже одного раза в два — три года.

Целевая проверка включает в себя анализ отдельных сторон деятельности ведомственных кинофотофоноархивов, проводится в процессе подготовки нормативно-методических документов, совещаний и т.д.

Перед проверкой на основании изучения наблюдательных дел <6> и нормативно-методических документов, которыми руководствуются в своей работе кинофотофоноархивы (ОСТы, ведомственные инструкции, методические разработки архивных учреждений), составляется конкретный план проверки, в котором определяются объемы работы, последовательность проведения проверки, ее сроки и задачи.

<6> См. п. 1.2.5.

План согласовывается с руководством государственного архива и доводится до сведения руководства учреждения.

Проверку следует начинать с изучения состава, содержания кинофотофонодокументов, определения общего количества, времени создания, комплектности кинофотофонодокументов, хранящихся в ведомственном кинофотофоноархиве.

1.2.3. При проверке необходимо обратить внимание на порядок приема документов в ведомственный кинофотофоноархив, на условия хранения документов и их соответствие нормативам, техническое состояние кинофотофонодокументов, наличие в ведомственном архиве средств хранения и обеспечения длительной сохранности кинофотофонодокументов (стеллажей, сейфов, шкафов и т.п.), оборудование в хранилищах (установки искусственного климата, средства пожарно-охранной сигнализации и пожаротушения и т.п.), на порядок учета и описания кинофотофонодокументов, состояние и перспективы развития научно-справочного аппарата. В ходе проверки определяется порядок организации использования кинофотофонодокументов (наличие читального зала, комнат прослушивания, аппаратуры и т.п.); проверяется правильность и порядок выдачи кинофотофонодокументов сотрудникам учреждения, представителям других организаций; анализируется состояние информационной работы в ведомственном архиве, участие сотрудников в подготовке и издании информационных документов, сборников, каталогов и других справочников, позволяющих эффективно использовать кинофотофонодокументы учреждений; выясняется состояние работы по отбору кинофотофонодокументов на государственное хранение и правильность оформления результатов экспертизы ценности документов; выявляется полнота комплектов, правильность оформления описей кинофотофонодокументов и актов о выделении к уничтожению кинофотофонодокументов, не подлежащих хранению, случаи утраты кинофотофонодокументов, факты их незаконного уничтожения без согласования с архивными учреждениями.

Результаты проверки доводятся до сведения руководства государственного архива, осуществляющего контроль за деятельностью ведомственных кинофотофоноархивов.

1.2.4 Итоговым документом проверки является акт.

В акте должны быть отражены следующие вопросы:

• дата образования учреждения и кинофотофоноархива (фильмотеки, фототеки, фонотеки);
• наличие положения о фильмотеке, фототеке, фонотеке;
• штат ведомственного кинофотофоноархива, наличие должностных инструкций;
• краткая характеристика помещения, наличие рабочих комнат для сотрудников;
• условия хранения кинофотофонодокументов;
• организация учета кинофотофонодокументов;
• основные сведения о хранящихся кинофотофонодокументах (краткое содержание, количество, крайние даты и др.);
• наличие и состояние научно-справочного аппарата;
• работа экспертных комиссий;
• организация использования кинофотофонодокументов;
• передача кинофотофонодокументов в государственные архивы;
• положительные стороны в работе кинофотофоноархива;
• изменения, происшедшие в работе кинофотофоно архива со времени предыдущей проверки;
• недостатки в работе, если таковые имеются, и конкретные меры по их устранению.

Итоговые документы проверки составляются в двух экземплярах и подписываются их составителем. Первый экземпляр остается в государственном архиве, второй передается руководству учреждения.

Итоговые документы проверки обсуждаются на совещании у руководителя учреждения в присутствии руководителя ведомственного архива и участников проверки.

Для ликвидации упущений в работе ведомственного кинофотофоноархива государственный архив совместно с руководством учреждения намечает план мероприятий по устранению замеченных недостатков, устанавливает сроки его исполнения и ответственных.

1.2.5. Учет работы государственного архива по контролю за деятельностью ведомственных кинофотофоноархивов осуществляется с помощью журнала проверок, наблюдательных дел, картотек учета учреждений, кинофотофонодокументы которых относятся к профилю данного государственного архива <7>.

<7> См. п. 1.3.1.5.

В журнале проверок фиксируются основные выводы и рекомендации по итогам целевых и комплексных проверок, а также сведения о выполнении их ведомственными кинофотофоноархивами.

В государственном архиве ведутся наблюдательные дела учреждений, кинофотофонодокументы которых подлежат передаче на хранение в данный архив. Наблюдательное дело заводится на каждое учреждение. В состав наблюдательного дела входят копия положения о фильмотеке, фототеке, фонотеке, переписка с данным учреждением, документы проверок и паспорта кинофотофоноархива учреждения.

1.2.6. Паспорт кинофотофоноархива учреждения (прил. 1 - 3) составляется с целью учета и обеспечения сохранности кинофотофонодокументов, образующихся в результате его деятельности. Паспорт заполняется ежегодно в двух экземплярах ведомственным кинофотофоноархивом. Один экземпляр паспорта остается в учреждении, другой к 1 декабря направляется в соответствующий государственный архив.

1.3. КОМПЛЕКТОВАНИЕ ГОСУДАРСТВЕННОГО АРХИВА И ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ КИНОФОТОФОНОДОКУМЕНТОВ

1.3.1 Комплектование государственного архива кинофотофонодокументами.

1.3.1.1. Процесс комплектования государственного архива кинофотофонодокументами складывается из определения источников комплектования архива, состава документов, подлежащих передаче на хранение, и организации приема кинофотофонодокументов.

1.3.1.2. Источниками комплектования государственного архива кинофотофонодокументами являются специализированные учреждения, для которых создание кинофотофонодокументов является основным видом деятельности; учреждения, для которых создание кинофотофонодокументов не является профилирующим; объединения кинофотолюбителей (клубы, студии, секции и т.п.) и частные лица.

Источники комплектования государственного архива кинофотофонодокументами подразделяются на две группы: основные и возможные, исходя из функциональной специфики учреждений, а также объема и значения создаваемых ими кинофотофонодокументов.

1.3.1.3. Основными источниками комплектования государственного архива кинофотофонодокументами являются учреждения, в процессе деятельности которых постоянно создаются кинофотофонодокументы.

К основным источникам комплектования государственного архива кинодокументами относятся специализированные учреждения Госкино СССР, республиканских государственных комитетов по кинематографии, Гостелерадио СССР, республиканских государственных комитетов по телевидению и радиовещанию, а также киноотделы и лаборатории научно-исследовательских учреждений, учебных заведений, министерств и ведомств.

К основным источникам комплектования государственного архива фотодокументами относятся специализированные учреждения (Фотохроника ТАСС, республиканские и местные отделения информационных агентств); редакции центральных, республиканских и местных газет и журналов; выставки достижений народного хозяйства; фотоотделы и лаборатории общественных организаций, научно-исследовательских учреждений, учебных заведений, предприятий и строительных организаций.

К основным источникам комплектования государственного архива фонодокументами относятся специализированные учреждения Гостелерадио СССР, республиканских государственных комитетов по телевидению и радиовещанию. Всесоюзная фирма грампластинок «Мелодия» Министерства культуры СССР.

1.3.1.4. Возможными источниками комплектования государственного архива кинофотофонодокументами являются учреждения, для которых создание кинофотофонодокументов не является профилирующим и носит эпизодический характер.

Возможные источники комплектования государственного архива кинодокументами: научно-исследовательские учреждения и ведомства, промышленные предприятия, учебные заведения, киностудии художественных фильмов и объединения кинолюбителей.

Возможные источники комплектования государственного архива фотодокументами: музеи, объединения фотолюбителей, фотолюбители и коллекционеры.

Возможные источники комплектования государственного архива фонодокументами: киностудии, музеи, библиотеки, дома творчества, общественные организации, учебные заведения и коллекционеры.

1.3.1.5. В целях планомерного и целенаправленного комплектования кинофотофонодокументами в государственном архиве составляются списки источников комплектования. Основные и возможные источники комплектования государственного архива кинофотофонодокументами вносятся соответственно в список № 1 и список № 2 источников комплектования. При небольшом количестве источников комплектования составляется один список, состоящий из двух разделов.

Списки источников комплектования государственного архива кинофотофонодокументами периодически уточняются. Списки и уточнения к ним рассматриваются и принимается решение об утверждении Центральной экспертно-проверочной комиссией Главархива СССР — для государственного архива союзного значения; Центральной экспертно-проверочной комиссией Главархива (Архивного управления) при Совете Министров республики, экспертно-проверочной комиссией Архивного управления (Архивного отдела) при Совете Министров автономной республики — для республиканского государственного архива; экспертно-проверочной комиссией архивного органа — для местного государственного архива.

В государственном архиве ведутся картотеки учета учреждений и частных лиц, кинофотофонодокументы которых относятся к профилю данного архива. На каждое учреждение заводится карточка, в которой фиксируются основные данные об учреждении, ведомственном кинофотофоноархиве и экспертной комиссии, составе и содержании документов, наличии ведомственных нормативно-методических документов по работе с кинофотофонодокументами. Карточки систематизируются в соответствии с классификацией учреждений — источников комплектования государственных архивов кинофотофонодокументами. Об этом учете государственный архив ставит в известность учреждения и частных лиц.

1.3.1.6. Прием кинофотофонодокументов в государственный архив осуществляется ежегодно по согласованию с учреждением не позднее пятилетнего срока со времени поступления документов в ведомственный кинофотофоноархив.

1.3.1.7 Фильмы и спецвыпуски принимаются в государственный архив в следующих комплектах:

черно-белые — негатив изображения, негатив фонограммы перезаписи, магнитный оригинал фонограммы; магнитная фонограмма шумов и музыки (совмещенная), промежуточный позитив изображения, эталонная копия;

цветные — негатив изображения, негатив фонограммы перезаписи, магнитный оригинал фонограммы, магнитная фонограмма шумов и музыки (совмещенная), промежуточный позитив изображения, эталонная копия, установочные ролики и паспорта.

Киножурналы принимаются в государственный архив в следующем комплекте:

черно-белые — негатив изображения, негатив фонограммы перезаписи, премежуточный позитив изображения, эталонная копия;

цветные — негатив изображения, негатив фонограммы перезаписи, промежуточный позитив изображения, эталонная копия, установочные ролики и паспорта.

Черно-белые и цветные кинодокументы, не использованные в фильме, спецвыпуске, киножурнале или прекращенные производством и не выпущенные на экран, а также отдельные киносюжеты принимаются в государственный архив в следующем комплекте: негатив изображения, негатив фонограммы перезаписи (при наличии), магнитный оригинал фонограммы (при наличии), промежуточный позитив (при наличии), позитивная копия, установочные ролики и паспорта (при наличии).

Отдельные телесюжеты на 16-мм кинопленке принимаются в государственный архив в следующем комплекте: позитив на обращаемой пленке и при наличии — контратип (дубль-негатив) или негатив изображения и при наличии — позитивная копия.

Все элементы комплекта кинодокумента должны быть между собой тождественны по содержанию и монтажу.

1.3.1.8 Текстовая сопроводительная документация к фильмам, спецвыпускам, киножурналам включает:

• разрешительное удостоверение отдела по контролю за кинорепертуаром Управления кинофикации и кинопроката Госкино СССР;
• аннотацию;
• режиссерский монтажный лист.

Примечание. Режиссерский монтажный лист представляет собой покадровое описание законченного кинопроизведения с указанием плана кадра, метража и др.;

• акт ОТК сдающей организации о фотографическом и техническом качестве элементов комплекта кинодокумента на момент передачи документа;
• записи цветовых паспортов по цветным кинодокументам;
• рекламу, рецензии.

Текстовая сопроводительная документация к отдельным киносюжетам и кинодокументам, не использованным в фильме, спецвыпуске, киножурнале, включает:

• аннотацию;
• машинописный текст выступления (для синхронных сюжетов);
• операторский монтажный лист.

Примечание. Операторский монтажный лист представляет собой описание произведенной кинооператором съемки с указанием следующих данных: автора, места, даты съемки, цветности, сведений о заснятых лицах и др.;

• рецензии, статьи и другие материалы, имеющие непосредственное отношение к принимаемым в государственный архив кинодокументам.

Текстовая сопроводительная документация к отдельным телесюжетам включает:

• аннотацию;
• дикторский текст.

Примечание. В случае отсутствия дикторского текста в государственном архиве составляется опись телесюжета;

• машинописный текст выступления (для синхронных сюжетов).

1.3.1.9. Фотодокументы принимаются в государственный архив в виде негатива с приложением контрольного отпечатка или позитива при отсутствии негатива.

1.3.1.10. Текстовая сопроводительная документация к фотодокументам включает: текстовки, очерки, статьи и другие материалы, имеющие непосредственное отношение к принимаемым в государственный архив фотодокументам.

1.3.1.11. Фонодокументы принимаются в государственный архив в следующих комплектах: граммофонная запись — граммофонные оригиналы (I и II), грампластинка или звукозапись на магнитной ленте; фотографическая (оптическая) запись — негатив, позитив.

Примечание. Копии на магнитной ленте могут создаваться в государственном архиве для фотодокументов всех систем записи в целях обеспечения их сохранности.

1.3.1.12. Текстовая сопроводительная документация к фонодокументам включает: технические паспорта граммофонных оригиналов, заключение ОТК на фонодокументы магнитной записи, машинописные тексты фонодокументов, каталоги грампластинок, списки выступающих, программы вечеров, концертов и другие материалы, имеющие непосредственное отношение к принимаемым в государственный архив фонодокументам.

1.3.1.13. Кинофотофонодокументы принимаются в государственный архив в специальной упаковке (кинодокументы — в коробках; фотодокументы — в отдельных конвертах; фонодокументы магнитной, фотографической, шоринофонной записи — в коробках, граммофонные оригиналы и грампластинки — в конвертах, восковые валики — в футлярах) с указанием производственных номеров. Этикетки коробок кино- и фонодокументов должны быть оформлены с учетом требований, изложенных в подразделе 3.1 настоящих Правил.

1.3.1.14. К принимаемым в государственный архив кинофотофонодокументам прилагается текстовая сопроводительная документация в одном экземпляре. При приеме кинофотофонодокументов в государственный архив осуществляется проверка их технического состояния и наличия необходимой текстовой сопроводительной документации. В случае обнаружения на кинофотофонодокументах устранимых дефектов документы возвращаются сдающей организации для устранения дефектов <8>.

<8> Вопросы контроля за техническим состоянием кинофотофотодокументов рассматриваются в подразделе 2.3.

Все работы, связанные с передачей кинофотофонодокументов в государственный архив (изготовление комплекта, контрольных отпечатков, подготовка текстовой сопроводительной документации, перезапись фонодокументов, транспортировка), проводятся силами и средствами учреждений, сдающих кинофотофонодокументы в государственный архив.

1.3.1.15. Прием кинофотофонодокументов в государственный архив оформляется актом сдачи-приема кинофотофонодокументов на постоянное хранение, в котором фиксируется общий объем принимаемых документов (прил. 4).

1.3.2 Экспертиза ценности кинофотофонодокументов

1.3.2.1. Методологическими принципами экспертизы ценности кинофотофонодокументов являются принципы историзма, коммунистической партийности, всесторонней и комплексной оценки. Применение при оценке документов принципа историзма предполагает изучение отраженных в них событий, явлений, предметов, а также анализ развития фотожурналистики, документального, научно-популярного кино и звукозаписи, условий создания кинофотофонодокументов в определенный исторический период. Оценка кинофотофонодокументов с позиций коммунистической партийности проявляется в глубоком анализе классовой сущности кинофотофонодокументов, их идеологической направленности. При оценке кинофотофонодокументов необходимо учитывать особое значение кинофотофонодокументов как средства агитации и пропаганды, их идейно-воспитательную роль в политике КПСС и Советского правительства, их место в системе органов массовой информации при освещении важнейших событий, происходящих внутри страны и за рубежом, наиболее актуальных для развития народного хозяйства, науки, техники и культуры. Принцип всесторонней и комплексной оценки кинофотофонодокументов предусматривает анализ одних и тех же событий и явлений в совокупности с другими событиями и явлениями во всех их проявлениях, нашедших отражение в различных видах документов (кино-, фото-, фоно-), в комплексе с другими видами документации.

1.3.2.2. Экспертиза ценности кинофотофонодокументов предполагает комплексное использование общих и специфических (характерных только для кинофотофонодокументов) критериев экспертизы ценности.

Общие критерии происхождения: время и место создания кинофотофонодокументов; авторство; обстоятельства появления документа; значение учреждения, лица создавшего документ; оригинальность (подлинность) документа.

Общие критерии содержания: значение объекта, зафиксированного в документе; полнота, достоверность и новизна сообщаемых сведений.

Общие критерии внешних особенностей: физико-химическое состояние документов и степень их сохранности.

Специфические критерии содержания кинофотофонодокументов, определяющие ценность кинофотофонодокументов как произведений искусства: художественные достоинства кинофотофонодокументов, композиционно-сюжетная целостность, выразительность и оригинальность кинофотофонодокументов.

Специфические критерии, характеризующие внешние особенности кинофотофонодокументов: своеобразие носителя информации, цветовое решение, способ записи и воспроизведения информации, техническое состояние.

При проведении отбора кинофотофонодокументов на государственное хранение учитывается полнота и степень сохранности комплекта, наличие и качество текстовой сопроводительной документации, возможности научного и практического использования кинофотофонодокументов.

1.3.2.3. При экспертизе ценности кинофотофонодокументов решаются вопросы повторяемости информации в кинофотофонодокументах: дублетности, поглощенности и вариантности документов.

Дублетные кинофотофонодокументы — документы, размноженные в нескольких экземплярах.

Поглощенные кино- и фонодокументы — одни и те же кинокадры и фрагменты фонодокументов, в различном объеме и интерпретации входящие в состав фильмов, теле- и радиопередач и др.

Варианты фото- и фонодокументов — два (или более) документа, различающиеся деталями, не изменяющими смысла и содержания документа.

При отборе дублетных, поглощенных и вариантов документов необходимо обращать внимание на следующие общие моменты:

• значение информации, повторяющейся в кинофотофонодокументах;
• степень полноты повторяемости информации в кинофотофонодокументах;
• периодичность создания кинофотофонодокументов;
• физико-химическое и техническое состояние кинофотофонодокументов.

Из дублетных кинофотофонодокументов отбираются на государственное хранение документы, имеющие более высокое качество изображения, записи, пленки, располагающие необходимым комплектом (для кино- и фонодокументов).

Поглощенные кино- и фонодокументы не рассматриваются обособленно, так как кинокадры и фрагменты фонодокументов несут благодаря монтажу различную смысловую нагрузку и не имеют самостоятельного значения. Их следует анализировать прежде всего в монтажной взаимосвязи со всем остальным материалом конкретного кино- и фонодокумента.

Из нескольких вариантов фото- и фонодокументов, имеющих научно-историческую и культурную ценность, принимаются на государственное хранение документы, отличающиеся более полным содержанием, лучшими композиционными, цветовыми решениями и удобным для использования размером (для фотодокументов).

1.3.2.4. Отбор кинофотофонодокументов на государственное хранение в учреждениях осуществляется на основе методологических принципов и критериев экспертизы ценности кинофотофонодокументов <9> сотрудниками ведомственных кинофотофоноархивов при методической помощи работников государственных архивов.

<9> См. п. п. 1.3.2.1 - 1.3.2.3.

1.3.2.5. Решение о приеме кинофотофонодокументов, отобранных на государственное хранение, и о выделении к уничтожению кинофотофонодокументов, не подлежащих хранению, принимает экспертная комиссия (ЭК) учреждения и экспертно-проверочная комиссия (ЭПК) архивного учреждения <10>.

<10> Экспертная комиссия учреждения и экспертно-проверочная комиссия архивного учреждения действуют на основании положений о них. См. Единая государственная система делопроизводства (основные положения). М., 1975; Типовые положения о постоянно действующей Центральной экспертной комиссии (ЦЭК) министерства (ведомства) СССР и союзной республики и о постоянно действующей экспертной комиссии (ЭК) учреждения. М., 1977; Типовое положение о экспертно-проверочной комиссии (ЭПК) архивного управления — отдела автономной республики, края, области. М., 1978.

В состав ЭПК входят руководящие и наиболее квалифицированные сотрудники архивных учреждений, а также учреждений, являющихся источниками комплектования государственного архива.

Заседание ЭПК оформляется протоколом, утверждаемым руководством архивного учреждения.

1.3.2.6. Кинофотофонодокументы, отобранные на государственное хранение, подлежат включению в описи кинофотофонодокументов постоянного хранения (прил. 5 - 11) <11>.

<11> См. п. 1.4.7 - 1.4.11, 3.1.2 - 3.1.6.

Описи составляются в трех экземплярах, подписываются представителями ЭК учреждения, согласовываются с руководителем учреждения. Два экземпляра описи направляются в соответствующий государственный архив на утверждение. Первый экземпляр описи после утверждения ЭПК архивного учреждения остается в государственном архиве как контрольный при приеме документов, а второй возвращается учреждению. При приеме кинофотофонодокументов в государственный архив передается третий экземпляр описи кинофотофонодокументов.

В соответствии с утвержденной описью учреждение обязано в установленные сроки <12> сдать, а государственный архив принять на хранение внесенные в опись документы.

1.3.2.7. Экспертиза ценности кинофотофонодокументов в государственном архиве проводится с целью выявления документов, не подлежащих дальнейшему хранению.

К уничтожению отбираются дублетные, поглощенные документы, различные варианты фотофонодокументов, а также документы, имеющие неисправимые повреждения.

Отбор кинофотофонодокументов к уничтожению в государственном архиве оформляется актом о выделении к уничтожению кинофотофонодокументов (прил. 12). Акт о выделении к уничтожению кинофотофонодокументов, не подлежащих хранению, рассматривается ЭПК архивного учреждения.

Кинофотофонодокументы на пленочной основе, выделенные к уничтожению, сжигаются, а зола передается на завод драгоценных вторичных металлов. Граммофонные оригиналы, предварительно превращенные в металлический лом, а также грампластинки передаются на соответствующие предприятия, производящие их утилизацию. Фонодокументы на магнитной ленте размагничиваются или сжигаются. Уничтоженные или переданные на переработку кинофотофонодокументы снимаются с учета в государственном архиве в соответствии с требованиями, изложенными в подразделе 1.4 настоящих Правил.

1.4. УЧЕТ КИНОФОТОФОНОДОКУМЕНТОВ

1.4.1. Учет кинофотофонодокументов закрепляет данные об их объеме и составе в учетных документах.

1.4.2. Учету в государственном архиве подлежат виды кино-, фото-, фонодокументов; единицы учета кино-, фонодокументов; единицы хранения кино-, фото-, фонодокументов <13>; планы или монтажные кадры, позитивы, выступления и художественные произведения, входящие в состав единицы хранения кино-, фото-, фонодокументов.

<13> См. п. 1.1.7 - 1.1.9.

1.4.3. Учет кинофотофонодокументов в государственном архиве ведется по книгам учета поступлений, листам учета, описям и их разновидностям (книгам учета и описания), внутренним описям (режиссерским и операторским монтажным листам, монтажным листам кинодокументов, описям кино-, телесюжетов, внутренним описям фотоальбомов) <14>.

<14> См. п. 3.1.8 - 3.1.12.

1.4.4 Для учета документов предназначаются

• книга учета поступлений — для учета каждого поступления документов в государственный архив;
• лист учета — для учета общего объема, учета и нумерации описей и учета изменений в объеме кинофотофонодокументов определенного вида;
• опись, книга учета и описания — для поединичного и суммарного учета единиц учета (для кинофонодокументов) и единиц хранения с раскрытием их содержания, закрепления порядка систематизации единиц хранения, учета изменений в составе и объеме документов определенного вида;
• внутренняя опись — для учета и раскрытия содержания планов или монтажных кадров кинодокументов, позитивов, входящих в состав фотоальбома.

Примечание. С помощью описи фонодокументов осуществляется учет и описание каждого выступления и художественного произведения, входящего в состав единицы хранения.

1.4.5. Книги учета поступлений ведутся раздельно на кино-, фото-, фонодокументы (прил. 13 — 15).

В книги учета поступлений последовательно вносятся все первичные и повторные поступления кинофотофонодокументов в государственный архив. Каждое поступление получает общий порядковый номер независимо от того, состоит ли оно из документов одного или нескольких видов кинофотофонодокументов. Если поступление состоит из нескольких видов документов, то данные по каждому виду записываются с новой строки.

1.4.6. Листы учета составляются раздельно на различные виды кино-, фото-, фонодокументов (прил. 16 — 18).

Лист учета подписывается составителем. Если лист учета заполняется на двух или более бланках, то на первом делается отметка «см. продолжение», на последующих — «продолжение N». Листы учета располагаются по порядку номеров внутри каждого вида документов.

В графе «Дата внесения записи» при каждой записи поступления или выбытия документов проставляется дата записи.

В графе «Номера описей п/п» фиксируются порядковые номера описей, которые присваиваются им по листу учета. Если принятые документы присоединяются к уже имеющейся и учтенной по листу учета описи, то в этой графе делается отметка «к описи N».

В графе «Наименование, дата документа» указывается название и дата документа, по которому кинофотофонодокументы приняты в государственный архив.

В графах «Количество единиц учета, единиц хранения» проставляется объем единиц учета (для кинофонодокументов), единиц хранения по каждой описи отдельно.

Порядок записи выбытия документов аналогичен порядку записи поступления.

В графе «Наличие (остаток)» при каждой записи указывается количество единиц учета (для кинофонодокументов), единиц хранения по описи, по которой произведена запись, а также по виду документов в целом.

Основанием для записи поступлений служат акты сдачи-приема, описи, акты об обнаружении неучтенных кинофотофонодокументов; основанием для выбытия — акты о выделении к уничтожению кинофотофонодокументов, не подлежащих хранению, акты передачи документов в другие государственные архивы, акты о необнаружении кинофотофонодокументов.

1.4.7. Описи кинодокументов составляются раздельно на черно-белые и цветные фильмы, спецвыпуски, киножурналы, кино-, телесюжеты (прил. 6).

Единицам учета присваиваются номера в валовом порядке внутри каждой описи. Полному комплекту кинодокумента, а также объединенным в одном рулоне нескольким кино-, телесюжетам небольшого метража, присваивается один номер единицы учета.

1.4.8. Описи фотодокументов составляются раздельно на черно-белые и цветные негативы, позитивы (поступившие на правах оригиналов), диапозитивы (слайды) и фотоальбомы.

Единицам хранения присваиваются номера в валовом порядке внутри каждой описи.

Опись негативов фотодокументов предназначается для учета негативов определенного размера (прил. 7). В описи негативов учитываются негативы-оригиналы и контратипы (дубль-негативы), поступившие в архив на правах оригинала. Описи позитивов и диапозитивов (слайдов) ведутся по той же форме и с соблюдением тех же требований, что и опись негативов (прил. 7).

Учет позитивов и диапозитивов (слайдов) осуществляется независимо от их размеров.

Для учета фотоальбомов предназначена опись фотоальбомов (прил. 8). Если фотоальбом состоит из нескольких частей, то каждый том учитывается как отдельная единица хранения.

1.4.9. Описи фонодокументов составляются раздельно на фонодокументы фонографической, граммофонной, шоринофонной, фотографической (оптической) и магнитной записи (прил. 9, 10). Единицам учета присваиваются номера в валовом порядке внутри каждой описи. Если единица учета состоит из нескольких единиц хранения, то каждой из них присваивается порядковый номер внутри данной единицы учета.

1.4.10. При выбытии единиц хранения против номера каждой из них в графе «Примечания» ставится отметка «Выбыл» и указывается наименование и дата документа, на основании которого кинофотофонодокумент снят с учета. Номера выбывших единиц хранения остаются свободными и другим единицам хранения не присваиваются.

1.4.11. Опись состоит из заглавного листа, описательных статей, итоговой записи и заверительного листа (прил. 5 - 11) <15>.

<15> О методике составления описей и внутренних описей см. также п. 3.1.2 - 3.1.6, 3.1.8 - 3.1.12.

Государственный архив должен иметь не менее двух экземпляров описей кинофотофонодокументов. Первый экземпляр описи хранится в отделе, ведущем учет кинофотофонодокументов, второй — в хранилище.

Описи, относящиеся к определенному виду кинофотофонодокументов, хранятся по порядку присвоенных им номеров. Уничтожение описей после их пересоставления запрещается. На заглавном листе пересоставленной описи делается отметка: «Опись пересоставлена. Дата, См. опись N». Пересоставленные описи кинофотофонодокументов хранятся отдельно от новых описей.

1.4.12. В государственном архиве описи кинофотофонодокументов могут быть переведены в книжную форму — книги учета и описания кинофотофонодокументов. Книги учета и описания, составленные в государственном архиве до выхода настоящих Правил, сохраняют силу учетных документов и архивных справочников.

Книга учета и описания представляет собой разновидность описи кинофотофонодокументов. Порядок составления книг учета и описания кинофотофонодокументов аналогичен составлению описей кинофотофонодокументов.

1.4.13. В государственном архиве составляется реестр описей кинофотофонодокументов с целью учета общего количества описей. В реестре описей указываются следующие сведения по каждой описи в отдельности: порядковый номер, номер описи, наименование вида кинофотофонодокументов, объем документов, годы документов, количество экземпляров описи.

1.4.14. В государственном архиве заводится дело учреждения для хранения документов по истории учреждения — источника комплектования государственного архива кинофотофонодокументами и учетных документов. В него включаются историческая справка, акты сдачи-приема кинофотофонодокументов в государственный архив, документы, оформляющие изменения в объеме кинофотофонодокументов и т.д.

1.4.15. В государственном архиве на каждый фильм, спецвыпуск, киножурнал и отдельный кино-, телесюжет заводится дело. В его состав входят документы, отражающие состав, содержание, техническое состояние и использование кинодокументов.

В дело фильма (спецвыпуска) включаются: разрешительное удостоверение, аннотация, режиссерский монтажный лист, документы, отражающие использование фильма в государственном архиве.

В дело киножурнала включаются: разрешительное удостоверение, режиссерский монтажный лист, документы, отражающие использование киножурнала в государственном архиве.

В дело киносюжета включаются: аннотация, машинописный текст выступления (для синхронных сюжетов), операторский монтажный лист, вырезки из газет и журналов и т.п., документы, отражающие использование киносюжета в государственном архиве.

В дело телесюжета включаются: аннотация, дикторский текст, машинописный текст выступления (для синхронных сюжетов), документы, отражающие использование телесюжета в государственном архиве.

Дела фильмов (спецвыпусков), киножурналов, отдельных кино- и телесюжетов хранятся в шкафах или на стеллажах в порядке архивных номеров кинодокументов.

1.4.16. Паспорт государственного архива содержит сведения о количестве, состоянии, условиях хранения кинофотофонодокументов, составе научно-справочного аппарата к ним и кадрах архива. В паспорт государственного архива, вносятся на основании учетных документов (листов учета, описей) данные об объеме документов архива по видам, единицам учета (для кинофонодокументов), единицам хранения.

Паспорт государственного архива, составляемый ежегодно, направляется через Архивное управление (Архивный отдел) автономной республики, края, области в Главное архивное управление (Архивное управление) союзной республики. ЦГА СССР направляет паспорт в Главное архивное управление при Совете Министров СССР.

1.4.17. Учет движения кинофотофонодокументов внутри архива ведется в архивохранилищах в соответствии с требованиями, изложенными в п. 2.2.1 настоящих Правил.

1.4.18. Документами, служащими основанием для снятия кинофотофонодокументов с учета в государственном архиве, являются акты о выделении к уничтожению кинофотофонодокументов (прил. 12); акты передачи кинофотофонодокументов в другой государственный архив; акты о необнаружении кинофотофонодокументов <16>.

На всех названных документах должны быть письменные указания директора государственного архива о снятии с учета выбывших кинофотофонодокументов.

2. ОБЕСПЕЧЕНИЕ СОХРАННОСТИ КИНОФОТОФОНОДОКУМЕНТОВ

Комплекс мероприятий по обеспечению сохранности включает различные виды работ на следующих этапах организации государственного хранения кинофотофонодокументов:

• проектирование, строительство и реконструкция сооружений государственного архива с учетом необходимого состава и характеристики помещений;
• техническое оснащение государственного архива;
• прием кинофотофонодокументов на государственное хранение;
• создание температурно-влажностного режима хранения кинофотофонодокументов;
• выдача кинофотофонодокументов из хранилищ;
• проведение контроля технического и физико-химического состояния кинофотофонодокументов;
• проверка наличия и состояния кинофотофонодокументов.

2.1. СОЗДАНИЕ ОПТИМАЛЬНЫХ УСЛОВИЙ ХРАНЕНИЯ КИНОФОТОФОНОДОКУМЕНТОВ

2.1.1. Кинофотофонодокументы в целях обеспечения сохранности размещаются в специально построенных или приспособленных для хранения этих документов зданиях с регулируемым климатом.

Проектирование, строительство и реконструкция зданий государственных архивов, а также планировка территории, объемно-планировочные и конструктивные решения сооружений государственного архива проводятся в соответствии с действующими строительными нормами и правилами, утвержденными Госстроем СССР, и требованиями настоящих Правил.

2.1.2. В государственном архиве должны строго соблюдаться требования «Правил противопожарной безопасности в центральных государственных архивах СССР» (Главархив СССР, 1973), а также «Типовых правил пожарной безопасности для промышленных предприятий» (Главное управление пожарной охраны МВД СССР, 1975).

2.1.3. В государственном архиве кинофотофонодокументов предусматриваются отдельные помещения, предназначенные для приема, предварительной разборки и временного хранения кинофотофонодокументов; проведения технического контроля; хранения кинофотофонодокументов (хранилища); производственных лабораторий (фотолабораторий, кинолабораторий, звукотехнических лабораторий); научно-справочного аппарата; сотрудников архива; исследователей (читальный зал, комната прослушивания); просмотрового зала и административного аппарата.

Количественный состав помещений определяется характером и объемом кинофотофонодокументов, хранящихся в государственном архиве.

Во всех помещениях государственного архива предусматривается приточно-вытяжная вентиляция, а в хранилищах и помещениях, где проводятся работы с кинофотофонодокументами, — кондиционирование воздуха.

Материалы, используемые для покрытия пола, стен и потолков, не должны собирать пыль и быть ее источником. Содержание пыли в воздухе, определенное по методике Всесоюзного научно-исследовательского института телевидения и радиовещания (ВНИИТР), не должно превышать 10 пылинок/см2 размером не более 10 мкм.

2.1.4. В зависимости от состава документов в государственном архиве предусматриваются хранилища для кинодокументов черно-белых на нитрооснове, цветных на нитрооснове, черно-белых на триацетатной основе, цветных на триацетатной основе, магнитных фонограмм; для фотодокументов черно-белых на нитрооснове, черно-белых на стеклянной, триацетатной и бумажной основе, цветных на триацетатной и бумажной основе; для фонодокументов на магнитной ленте, на нитрооснове, фотографической (оптической) и шоринофонной записи, металлических граммофонных оригиналов, грампластинок и восковых валиков.

2.1.5 К хранилищам кинофотофонодокументов предъявляются следующие общие требования:

• хранилища должны быть отделены от рабочих помещений и лабораторий архива и состоять из изолированных камер (боксов);
• в помещения хранилищ не допускается попадание солнечного света. Окна необходимо плотно занавешивать светонепроницаемым материалом или применять стекла, рассеивающие свет. Хранилища должны освещаться лампами дневного света. Источники искусственного света в хранилищах следует закрыть плафонами с гладкой наружной поверхностью. Освещенность в хранилищах должна быть не ниже 50 люкс для проходов и 25 люкс — для стеллажей;
• в помещениях хранилищ необходимо не реже одного раза в неделю проводить сухую уборку всего помещения (пылесосом); не реже одного раза в месяц — влажную уборку; ежедневно — влажную уборку полов;
• в хранилищах документов на нитрооснове должна быть предусмотрена дополнительная вытяжка воздуха из нижней зоны помещений. Эти хранилища изолируются от хранилищ документов на триацетатной основе.

В целях обеспечения сохранности фонодокументов к помещениям хранилищ предъявляются следующие требования: максимальная герметизация; небольшое по сравнению с соседними помещениями избыточное давление воздуха (порядка 0,1 — 0,2 атм); напряженности магнитных полей не более 400 а/м (для хранилищ фонодокументов на магнитной ленте).

Сотрудники архива должны иметь в предназначенном для обслуживающего персонала помещении возможность переодеться и хранить халаты и обувь для работы.

Обслуживающий персонал перед входом в хранилище обязан надевать халаты из легкостирающегося белого материала.

2.1.6. Помещения хранилищ кинофотофонодокументов должны оборудоваться стеллажами или специальными шкафами различной конструкции в зависимости от вида хранящихся документов. При этом стеллажи и шкафы должны обеспечивать хранение кинодокументов, фонодокументов фотографической (оптической) и шоринофонной записи в рулонах — в горизонтальном положении; фотодокументов, фонодокументов на магнитной ленте шириной 6,25 мм в рулонах, грампластинок, граммофонных оригиналов, восковых валиков — в вертикальном положении.

При установке стеллажей в хранилищах и их обслуживании следует пользоваться следующими правилами:

• стеллажи должны отстоять от стен не менее, чем на 700 мм;
• расстояние между стеллажами должно быть не менее 1000 мм;
• стеллажи должны быть установлены параллельно друг другу;
• нижняя полка стеллажа должна находиться на расстоянии не менее 250 мм от пола;
• односторонние стеллажи, используемые для временного хранения документов вне помещений хранилищ располагаются вплотную к стенам;
• высота стеллажей не должна превышать 2200 мм;
• длина стеллажей определяется размерами хранилищ с выполнением условия обеспечения оперативного поиска документов;
• высота стремянки или подставки, предназначенной для работы в хранилище, не должна превышать 500 мм;
• стеллажи для хранения фонодокументов на магнитной ленте изготавливаются из немагнитного материала;
• при двухрядном хранении коробок с документами для обеспечения циркуляции по всему объему помещения должно быть фиксированное расстояние:

Хранение фотодокументов должно осуществляться в ящиках (фотодокументы 0 — 3 размера) и на полках шкафов (фотодокументы 4 — 7 размера и фотоальбомы).

Для фотодокументов на стеклянной основе рекомендуются шкафы с откидными дверцами и полками, разделенными на отсеки вместимостью до 30 — 40 негативов 2 — 5 размера.

Для хранения фонодокументов полки стеллажей разделяются на отдельные ячейки перегородками с вентиляционными отверстиями. В каждой ячейке должно свободно размещаться 50 — 80 коробок с фонодокументами на магнитной ленте.

Для хранения восковых валиков государственный архив должен быть укомплектован шкафами-сейфами или деревянными шкафами с выдвижными ящиками.

2.1.7. В соответствии с принятым в государственном архиве порядком хранения кинофотофонодокументов (с учетом их вида) составляются планы размещения кинофотофонодокументов в хранилищах, которые представляют собой схему или таблицу, предусматривающую и последующие поступления документов. Планы размещения кинофотофонодокументов в хранилищах утверждаются директором государственного архива.

Примечание. В пределах каждого отдельного хранилища нумеруются боксы, сейфы, шкафы, стеллажи, стеллажные полки. Нумерация проводится с первого номера слева направо от входа. Полки в стеллажах (шкафах) нумеруются сверху вниз в каждом стеллаже (шкафу) отдельно.

2.1.8. В целях оперативного поиска кинофотофонодокументов в хранилище создаются топографические указатели.

Топографические указатели имеют карточную форму и хранятся в тех хранилищах, на кинофотофонодокументы которых они составлены.

Карточка топографического указателя кино- и фонодокументов (прил. 19, 20) составляется на каждую единицу учета и содержит указание о ее местонахождении (хранилище, бокс, сейф, шкаф, стеллаж, полка). Карточка топографического указателя фотодокументов составляется на каждый вид (прил. 21) и служит для указания его местонахождения (хранилище, бокс, сейф, шкаф, стеллаж, полка).

Карточки в топографическом указателе кинофотофонодокументов располагаются в соответствии с систематизацией документов в государственном архиве.

Постеллажный топографический указатель служит для указания местонахождения кинофотофонодокументов на определенных стеллажах.

В карточке постеллажного топографического указателя вначале приводятся данные о местонахождении кинофотофонодокументов (хранилище, бокс, сейф, шкаф, стеллаж, полка), а затем против обозначения шкафа, стеллажа, полки указываются вид и крайние номера единиц хранения кинофотофонодокументов по каждой описи в отдельности.

Карточки в постеллажном топографическом указателе располагаются в порядке номеров стеллажей в пределах каждого хранилища.

Примечание. Карточки постеллажного топографического указателя могут размещаться непосредственно на стеллажах, где хранятся указанные в них кинофотофонодокументы.

В целях проверки полноты топографического указателя его данные сверяются с учетными документами (описями кинофотофонодокументов, листами учета). В топографическом указателе отражается любое изменение в составе и размещении кинофотофонодокументов. Старые карточки топографического указателя сохраняются до первой после перемещения проверки наличия и состояния кинофотофонодокументов для сверки с вновь составленными карточками.

2.1.9 В производственных лабораториях государственного архива должны быть предусмотрены основные помещения:

кинолаборатории для консервационно-профилактической и реставрационной обработки, проверки технического состояния, фунгицидной обработки, подготовки документов к копированию, копирования, химико-фотографической обработки, приготовления и регенерации растворов, хранения химикатов и пленки, контрольно-измерительных работ, хранения документов, предназначенных для смыва эмульсионного слоя, а также для администрации и обслуживающего персонала;

фотолаборатории для консервационно-профилактической и реставрационной обработки, приготовления и регенерации растворов, проверки технического состояния и контрольно-измерительных работ, фунгицидной обработки, печати и химико-фотографической обработки, хранения химикатов и пленки и хранения документов, предназначенных для смыва эмульсионного слоя, репродукционной съемки, дополнительной отделки, а также для администрации и обслуживающего персонала;

звукотехнической лаборатории для консервационно-профилактической и реставрационной обработки, проверки технического состояния, фунгицидной обработки, очистки и перемотки документов, хранения магнитной ленты, хранения документов на магнитной ленте, подлежащих размагничиванию, аппаратных, а также для администрации и обслуживающего персонала.

В помещениях кино- и фотолабораторий должна быть предусмотрена гидроизоляция стен и полов; в аппаратных звукотехнической лаборатории — звукоизоляция.

В помещениях для фунгицидной обработки должна быть предусмотрена местная приточно-вытяжная вентиляция с кратностью обмена, обеспечивающей содержание в воздухе трихлорфенолята натрия не более 0,5 мг/м3.

2.1.10. Для выполнения всего комплекса работ по обеспечению сохранности кинофотофонодокументов в государственном архиве необходимо предусмотреть следующее оборудование для

• контроля технического состояния поверхности кинофотофонодокументов (просветные и монтажные с ручным приводом столы, лупы, микроскопы) и геометрических размеров кинофотофонодокументов (метромеры, компараторы и т.д.);
• контроля изобразительных характеристик документов и общесенситометрических свойств светочувствительных кинофотопленок (кинопроекторы, сенситометры, денситометры);
• контроля концентрационного состава растворов в процессах химико-фотографической и реставрационной обработки (pH-метр, аргентометр, набор химической лабораторной посуды, дистиллятор, вытяжной шкаф, аналитические весы и т.д.);
• регламентации цветосветового режима просмотра и печати кинофотодокументов (люксметры, экспозиметры, приборы для измерения цветовой температуры источников света и т.п.);
• контроля параметров звуковоспроизводящей и звукозаписывающей аппаратуры (осциллографы, генераторы низкой частоты, измерители нелинейных искажений, ламповые вольтметры, ленты измерительные);
• контроля температуры и влажности (термометры и психрометры).

2.1.11. Для выполнения работ по обеспечению сохранности, описанию и использованию кинофотофонодокументов необходимо предусмотреть технологическое оборудование в производственных лабораториях, комнатах для работы сотрудников и исследователей, просмотровом зале государственного архива.

В кинолаборатории необходимо предусмотреть для подготовки к копированию монтажные с ручным приводом столы, склеечные полуавтоматы, цветоанализаторы, машину для сшивания паспортов и т.д.; для копирования кинодокументов — кинокопировальные аппараты; для химико-фотографической обработки — проявочные машины, баки для изготовления и хранения растворов, установки для регенерации растворов, для реставрационной обработки — ультразвуковую фильмоочистительную машину, фильмореставрационные машины для консервационно-профилактической обработки, склеечные полуавтоматы; для уничтожения кинодокументов, не подлежащих дальнейшему хранению — эмульсионно-смывочную машину или специально оборудованное место для сжигания.

В фотолаборатории необходимо предусмотреть для репродукционной съемки — репродукционные установки, фотоаппараты; для печати фотодокументов — фотоувеличители, контактно-копировальные приборы; для химико-фотографической обработки — проявочные устройства, емкости для приготовления и хранения растворов, сушильный шкаф, автоматический прибор для сушки и глянцевания отпечатков и т.д.; для реставрационной обработки — устройства и приспособления для реставрации фотодокументов; для уничтожения фотодокументов, не подлежащих дальнейшему хранению — эмульсионно-смывочную машину или специально оборудованное место для сжигания.

В звукотехнической лаборатории необходимо предусмотреть для прослушивания, копирования и монтажа фонодокументов — звукозаписывающую и звуковоспроизводящую аппаратуру (профессиональные магнитофоны для магнитной ленты шириной 6,25 мм, электропроигрывающие устройства, контрольные агрегаты для прослушивания, микшерский пульт, звукомонтажные столы); для реставрационной обработки — устройства для очистки и перемотки фонодокументов на магнитной ленте; для уничтожения фонодокументов, не подлежащих дальнейшему хранению — специально оборудованное место для сжигания.

В комнатах для работы сотрудников архива и исследователей необходимы звукомонтажные и монтажные столы с ручным приводом, просветные столы, магнитофоны и другая звуковоспроизводящая аппаратура.

В просмотровом зале необходим комплект кинопроекционного и звуковоспроизводящего оборудования.

2.1.12. Все кинофотофонодокументы, принятые в государственный архив, должны быть подготовлены к передаче в хранилище.

2.1.12.1. В процессе подготовки осуществляется оформление кинодокументов и фонодокументов фотографической (оптической) записи стандартными ракордами, ремонт перфораций и склеек, после чего документы подлежат общей консервационно-профилактической обработке в соответствии с требованиями действующей нормативно-технической документации.

Консервационно-профилактическая обработка, представляющая собой ряд последовательных операций, должна обеспечивать:

• переход нерастворимых серебряно-тиосульфатных комплексных солей фотографического слоя в водорастворимые соединения с помощью дополнительного фиксирования;
• вымывание из фотографического слоя тиосульфата натрия и его растворимых комплексных соединений, а также других веществ, сорбируемых в процессе химико-фотографической обработки;
• устранение общего загрязнения и поверхностных повреждений фотослоя (царапины, потертость) в процессе набухания желатинового фотослоя, его полировки в набухшем состоянии и последующей поверхностной сушки;
• устранение «солей жесткости» и других водорастворимых загрязнений со стороны основы.

Для предотвращения или приостановки плесневых поражений эти документы должны быть подвергнуты фунгицидной обработке в соответствии с требованиями действующей нормативно-технической документации <17>.

<17> Межреспубликанские технические условия МРТУ 55-4-69 «Хранение и консервационно-реставрационная обработка кинофотофонодокументов и микрофильмов». М., 1969.

Кинофотофонодокументы, прошедшие консервационно-профилактическую обработку, подлежат техническому контролю. Результаты контроля заносятся в документацию о техническом состоянии (прил. 22 - 25).

Кинофотофонодокументы с влагосодержанием, равновесным 70 — 90% относительной влажности воздуха, перед упаковкой и закладкой в хранилище с плюсовой температурой требуют предварительного кондиционирования в помещениях, имеющих комнатную температуру и влажность не более 60%.

Для кино- и фонодокументов на 35-мм пленке продолжительность кондиционирования составляет 10 суток. Во время кондиционирования коробки должны быть открыты, а документы вынуты из полиэтиленовых пакетов.

2.1.12.2. Подготовка фонодокументов на магнитной ленте к передаче в хранилище включает очистку от пыли и грязи, выдерживание в условиях повышенной относительной влажности воздуха, склеивание частей фонодокумента или замену старых склеек новыми, подклейку ракордов в случае их отсутствия.

Склейки должны быть произведены с помощью специальной склеивающей ленты. Склеиваемые концы магнитной ленты и ракорда срезаются под углом 45° к осевой линии ленты. Допускается склейка с помощью жидкого клея, при этом склеивающие концы срезаются под углом 45° и соединяются внахлест таким образом, чтобы при движении ленты во время воспроизведения слева направо видимый уступ склейки находился у левого края ее рабочей стороны. Длина склейки должна быть не более 5 мм.

В местах склеек не должно быть неровностей, отрезки склеивающей ленты не должны иметь поперечного смещения и перекосов.

Цвет ракорда должен соответствовать требованиям ГОСТ 8304-69.

Длина начального ракорда должна соответствовать учетверенной длине наибольшего витка ленты. Длина конечного ракорда должна быть не менее 2,0 м.

На начальном ракорде с нерабочей стороны фонодокумента необходимо нанести следующие обозначения:

• производственный и архивный номер единицы хранения,
• общее количество единиц хранения в фонодокументе,
• продолжительность звучания данной единицы хранения (сек., мин.).

Конец обозначений на ракорде должен отстоять от места склейки ракорда с магнитной лентой на 300 +/- 50 мм. Между началом и концом записи и местом склейки ракорда должен быть оставлен незаписанный участок ленты длиной, соответствующий длительности звучания около 1 сек.

Перемотку фонодокумента проводят на специальной перематывающей аппаратуре, имеющей заданный закон натяжения, например, на аппарате для перемотки фонограмм АПФ-1, разработанном ВНИИТР.

Перемотку необходимо производить на сердечнике типа 1Б ГОСТ 12796-67 рабочим слоем наружу.

Высота выступающих витков, определенная по специальной методике (прил. 26), не должна превышать 0,05 мм.

Направление намотки фонодокумента следует делать таким, чтобы при воспроизведении на магнитофонах, удовлетворяющих требованиям ГОСТ 12107-74, сматываемый рулон вращался против часовой стрелки; начало записи при этом должно приходиться на внешние витки рулона.

2.1.12.3. Подготовка грампластинок к передаче в хранилище включает обработку поверхности влажной неворсистой мягкой тканью, пропитанной 2% водным раствором антистатика.

2.1.13 Кинофотофонодокументы перед передачей в хранилища должны быть упакованы следующим образом:

• каждый фотодокумент вложен в пакет из полиэтиленовой пленки по ГОСТ 10354-73 соответствующего размера и уложен в конверт из светонепроницаемой бумаги (например, марки Б по ГОСТ 4665-62). Для склеивания конвертов применяется поливинилацетатная эмульсия. Воспрещается использование казеинового, силикатного и другого клея, содержащего вредные примеси;
• каждый кинодокумент и фонодокумент фотографической (оптической) или шоринофонной записи, а также на магнитной ленте шириной 16 и 35 мм намотан на сердечники по ГОСТ 3917-64 рабочим слоем наружу (направление намотки с конца на начало) и уложен в металлическую коробку по ГОСТ 4097-64;
• каждый фонодокумент на магнитной ленте шириной 6,25 мм (диаметр рулона не более 290 мм) вложен в пакет из полиэтиленовой пленки по ГОСТ 10354-73 и в коробку из глянцевого картона. Коробки должны иметь пластмассовые или алюминиевые держатели для поддержания рулона ленты в коробке в подвешенном состоянии, свободный конец ракордной ленты рулона должен быть надежно закреплен с помощью склеивающей ленты, специального зажима или держателя;
• каждый граммофонный оригинал обернут в конденсаторную бумагу и уложен в картонный конверт. Для предохранения оригинала от механических повреждений одна из внутренних сторон картонного конверта должна иметь подкладку из мягкого материала (фланель, байка и т.п.);
• каждая грампластинка упакована в мешок из полиэтиленовой пленки по ГОСТ 10354-73 и уложена в бумажный конверт;
• каждый восковой валик уложен в картонный цилиндрический футляр. Для предохранения валика от механических повреждений внутренняя сторона футляра должна иметь мягкую матерчатую подкладку.

2.1.14. Температурно-влажностные параметры воздуха при постоянном хранении кинофотофонодокументов, соответствующие действующей нормативно-технической документации систем Главархива СССР, Госкино СССР и Гостелерадио СССР, приведены в табл. 1.

Таблица 1

ТЕМПЕРАТУРНО-ВЛАЖНОСТНЫЕ ПАРАМЕТРЫ ВОЗДУХА ПРИ ПОСТОЯННОМ ХРАНЕНИИ КИНОФОТОФОНОДОКУМЕНТОВ

Примечание. До завершения полной реконструкции действующих хранилищ и строительства новых хранилищ допускается хранение кинофотофонодокументов при температуре не выше +15 °C и относительной влажности воздуха в пределах 40 — 55%.

2.1.14.1. Контроль температуры и относительной влажности воздуха необходимо осуществлять с помощью регистрирующих приборов, число которых должно быть не менее 1 комплекта на 25 м2 площади хранилища.

Для контроля используются следующие типы приборов в соответствии с «Руководством по определению и поддержанию температурно-влажностного режима в архивохранилищах» (Главархив СССР, ВНИИДАД, 1971):

а) для определения относительной влажности воздуха — гигрограф типа М-21С (суточный) или М-21Н (недельный);

б) для определения температуры воздуха — термограф типа М-16С (суточный) или М-16Н (недельный).

Регистрирующие приборы, используемые для контроля температуры и влажности в хранилищах, должны проходить проверку путем установления сходимости результатов, полученных на этих приборах и аспирационном психрометре, например, типа МВ-4М.

2.2. ВЫДАЧА КИНОФОТОФОНОДОКУМЕНТОВ ИЗ ХРАНИЛИЩ

2.2.1 Кинофотофонодокументы из хранилищ государственного архива выдаются:

• в помещения, предназначенные для работы сотрудников архива;
• в помещения, предназначенные для проведения технического контроля;
• в читальный, просмотровый залы и комнату прослушивания для работы исследователей;
• в производственные лаборатории для реставрации и копирования;
• во временное пользование учреждениям <18>.

<18> См. п. 3.2.17.

Оригиналы кинофотофонодокументов выдаются сотрудникам для научной работы, в отдел технического контроля для проверки технического состояния, в лабораторию для реставрации и других работ. В остальных случаях оригиналы могут быть выданы из хранилища с особого разрешения директора государственного архива.

Выдача кинофотофонодокументов для работы сотрудников и исследователей оформляется требованием (прил. 27). Все исполненные требования находятся у хранителя фондов до истечения сроков их хранения по перечню документов и уничтожаются по акту.

С целью учета движения кинофотофонодокументов в хранилище и контроля за их возвращением заводится книга учета выдачи документов из хранилища (прил. 28).

Выдача кинофотофонодокументов в производственные лаборатории государственного архива оформляется заказом (прил. 29). Кинофотофонодокументы вносятся в книгу учета выдачи документов в лабораторию (прил. 30). Номером заказа является регистрационный номер по книге учета выдачи документов в лабораторию.

В целях контроля за поединичным движением документов в хранилищах государственного архива создаются картотеки движения кинофотофонодокументов. Карточки учета движения кинофотофонодокументов составляются на каждую единицу хранения и располагаются в порядке их архивных номеров по каждой описи в отдельности (прил. 31).

2.2.2. Правила обращения с кинофотофонодокументами распространяются на все виды работ, которые проводятся с этими документами. Все лица, которым предоставляются кинофотофонодокументы, должны быть ознакомлены с правилами обращения с ними, правилами пожарной безопасности, а также с другими аналогичными материалами инструктивного и методического характера.

2.2.3. Для траспортирования вне помещений государственного архива кинофотофонодокументы должны быть упакованы следующим образом: кинодокументы в упаковке укладываются в ящик по ГОСТ 4430-66; фотодокументы в упаковке — в коробки жесткой конструкции соответствующего размера в вертикальном положении; фонодокументы в упаковке — в коробки жесткой конструкции, обернутые во влагонепроницаемую ткань.

При транспортировании должна быть исключена возможность перемещения кинофотофонодокументов внутри упаковки, ударов и различных сотрясений, проникновения влаги, пыли и солнечных лучей, а также образования конденсационной влаги внутри упаковки.

Внутри помещения государственного архива кинофотофонодокументы переносятся только в упаковке, в которой они хранятся; для транспортирования кинофотофонодокументов используются передвижные тележки.

2.2.4. Кинофотодокументы и фонодокументы фотографической (оптической) записи, хранящиеся при низкой температуре и влажности, необходимо выдерживать в термогигрометрическом режиме рабочего помещения (температура — +18 — 25 °C, относительная влажность — 60%) для предотвращения конденсации влаги на пленке, обусловленной разностью температур в хранилище и рабочем помещении, и во избежание механических повреждений.

Сроки выдержки в кондиционных условиях.

Прогрев в закрытой упаковке — 4 - 6 часов для рулонов 70 мм кинодокументов; 2 — 4 часа для рулонов 35 и 16 мм кинофонодокументов; 1 час для фотодокументов.

Увлажнение в открытой упаковке — 25 — 30 суток для рулонов 70 мм кинодокументов; 10 — 16 суток для рулонов 35 мм кинофонодокументов; 5 суток для рулонов 16 мм кино-документов; сутки для фотодокументов.

Все виды работ с кинофотофонодокументами должны проводиться в чистом помещении, оснащенном системой кондиционирования воздуха. В помещениях, где проводится работа с кинофотофонодокументами, нельзя находиться в верхней одежде, грязной и мокрой обуви, держать продукты питания, курить и т.д.

Работа с кинофотофонодокументами должна проводиться в чистых неворсистых перчатках и белых халатах. В целях предупреждения появления на документах механических повреждений запрещается касаться кинофотофонодокументов какими-либо предметами, а также руками без перчаток.

2.2.5. Лица, работающие с кинодокументами, должны быть проинструктированы о порядке работы за монтажными и звукомонтажными столами.

При работе с кинодокументами и фонодокументами фотографической (оптической) записи необходимо выполнять следующие требования:

• монтажный или звукомонтажный стол, на котором проводится работа с документами, должен быть сухим, чистым и свободным от посторонних предметов;
• брать документ следует только за края, не касаясь поля изображения;
• перемотку документа необходимо осуществлять равномерно, без рывков, не допуская образования выступающих витков, которые могут служить причиной повреждения перфорации. Не допускается выравнивание выступающих витков пленки ударом по рулону;
• не допускается при перемотке опускать конец и свободные петли пленки на пол и проводить уплотнение (затяжку) рулона;
• необходимо следить, чтобы во время перемотки пленка на терлась о шерсть, кожаные и костяные предметы;
• нельзя оставлять документы (особенно цветные) продолжительное время не защищенными от воздействия дневного и электрического света;
• запрещается делать на документах пометки, вырезки, надрезы и т.д.;
• оставлять в рулонах закладки можно только в тех случаях, когда необходимо копирование. Закладки делаются на позитивной копии из бумаги, на которой карандашом проставляются стрелки, указывающие копируемые фрагменты; белыми нитками — для снятия фотокопий с отдельных кадров или планов. Одновременно делается узелок в перфорационном отверстии каждого начального и конечного кадра плана, с которого должна быть сделана копия.

2.2.6. Лица, работающие с фотодокументами, должны быть проинструктированы о порядке работы за просветными столами.

При работе с фотодокументами необходимо выполнять следующие требования:

• стол для работы с фотодокументами должен быть сухим, чистым и свободным от посторонних предметов;
• брать негативы и диапозитивы (слайды) следует только за противоположные края, не касаясь поля изображения;
• запрещается делать на фотодокументах какие-либо отметки чернилами, краской или карандашом, а также производить негативную ретушь;
• во время работы с фотоальбомами запрещается делать отметки на полях, оставлять между страницами листы бумаги, закладки и т.д.;
• не следует оставлять фотодокументы (особенно цветные) продолжительное время не защищенными от солнечного и электрического света.

2.2.7. Лица, работающие с фонодокументами, должны быть проинструктированы о порядке работы на звуковоспроизводящей аппаратуре.

При работе с фонодокументами необходимо выполнять следующие требования:

• звуковоспроизводящая аппаратура должна содержаться в чистоте, с рабочих поверхностей аппарата ежедневно удаляется пыль;
• после окончания работы аппаратуру следует закрыть;
• на рабочей поверхности аппаратов не должны находиться посторонние предметы;
• работать с фонодокументами необходимо осторожно, не допуская появления каких-либо повреждений;
• запрещается делать на фонодокументах пометки, надрезы, вырезки, оставлять закладки в рулоне и пр.;
• недопустимо сматывать магнитную ленту на пол;
• не разрешается оставлять на рабочей поверхности фонодокумента отпечатки пальцев;
• зарядку магнитофона следует проводить только защитной ракордной лентой;
• не разрешается оставлять фонодокументы на магнитной ленте под прямыми солнечными лучами и вблизи источников электромагнитных полей (электромоторов, трансформаторов и т.п.);
• после окончания работы рулон ленты необходимо перемотать на левый диск магнитофона. Перемотка должна быть ровной, без выступления витков на боковой поверхности рулона.

2.3. КОНТРОЛЬ ТЕХНИЧЕСКОГО И ФИЗИКО-ХИМИЧЕСКОГО СОСТОЯНИЯ КИНОФОТОФОНОДОКУМЕНТОВ

2.3.1. Контроль технического и физико-химического состояния кинофотофонодокументов в государственном архиве осуществляется в целях своевременного выявления дефектов, определения вида реставрационно-профилактических работ и устранения дефектов документов. Такой контроль проводится при приеме их на государственное хранение, в процессе хранения, при выдаче во временное пользование и возврате в хранилище, после проведения реставрационных и консервационно-профилактических работ.

2.3.2. При приеме кинофотофонодокументов на государственное хранение в порядке, установленном п. 1.3.1.6 - 1.3.1.15 настоящих Правил, осуществляется контроль их технического и физико-химического состояния.

При проведении контроля кинодокументов и фонодокументов магнитной записи проверяется соответствие их характеристик акту ОТК сдающей организации.

2.3.3. Контроль негатива изображения, контратипа (дубль-негатива), негатива фонограммы перезаписи осуществляется путем просмотра на монтажном столе и выполнения необходимых измерений на контрольно-измерительных приборах; контроль промежуточного позитива изображения, позитивной копии — путем просмотра изображения на отражательном экране в условиях оптической проекции и прослушивания фонограммы позитивной копии с последующим просмотром на монтажном столе и выполнением необходимых измерений на контрольно-измерительных приборах; контроль магнитного оригинала фонограммы, магнитной фонограммы шумов и музыки — в соответствии с требованиями п. 2.3.5.

При контроле кинодокументов на монтажном столе проверяются основные геометрические размеры приборами, обеспечивающими погрешность измерения не более 5 мкм (ширина — инструментальным микроскопом типа МИР-12 или компаратором ИЗА-2, шаг перфорации — линейкой типа УЛШ, длина каждой части — при помощи счетчика-метромера). Оформление каждой части стандартными ракордами, наличие отпечатка контрольной шкалы в каждой части проверяется визуально; величина диффузной оптической плотности в отпечатке контрольной шкалы при измерении на денситометрах — в соответствии с требованиями ГОСТ 10.691.0-73 — 10.691.4-73 — для черно-белого изображения; ГОСТ 9160-59 — для цветного изображения; техническое состояние поверхности и перфораций — визуально и при необходимости с помощью проектора контроля перфорации ПКП-2 или дефектоскопа; расположение и качество изображения — визуально; размеры и расположение фотографической фонограммы — при помощи прибора типа РИФ; величина оптической плотности фонограммы — на денситометре.

При контроле кинодокументов на отражательном экране в условиях оптической проекции необходимо проверить качество изображения, ровность планов по плотности и цвету внутри части и ровность частей внутри копии — визуально; синхронность фонограммы с изображением — визуально и по слуховой оценке; устойчивость кадра, резкость изображения и отсутствие дефектов изображения — визуально.

Результаты контроля кинодокументов фиксируются в актах о результатах проверки технического состояния кинодокумента, а обнаруженные дефекты — в дефектных ведомостях (прил. 22, 23).

Графа «Отпечатан с» акта о результатах проверки технического состояния кинодокумента не заполняется для оригиналов кинодокументов (негатива и позитива на обращаемой пленке). Таблица 1 заполняется для черно-белых и цветных кинодокументов. Измерение шага перфорации и усадки в процентах осуществляется в соответствии с требованиями п. 2.3.3 настоящих Правил. Таблица 2 заполняется только для цветных кинодокументов.

В дефектную ведомость № 1 вносят сведения о наличии дефектов, обнаруженных при приеме кинодокумента на государственное хранение, с указанием номера плана кинодокумента, на котором обнаружен дефект <19>. В конце ведомости дается заключение о необходимости проведения реставрационно-профилактической обработки с указанием вида работ.

<19> О дефектах кинодокументов см.: Инструкция по обеспечению сохранности кинофотофонодокументов в государственных архивах СССР. М., 1964.

2.3.4. Контроль фотодокументов проводится путем просмотра фотодокументов и контрольных отпечатков на монтажном или просветном столе. При этом определяется техническое состояние поверхности (отсутствие царапин, грязи, потертости и других дефектов); фотографическое качество (резкость, контрастность, диапазон оптических плотностей, отсутствие вуали, наличие пропечатывающихся дефектов и т.д.).

В тех случаях, когда визуально бывает трудно определить разновидности дефектного образования, фотодокумент просматривается под лупой или микроскопом.

Результаты контроля фотодокумента фиксируются в карточке учета технического состояния фотодокумента (прил. 24).

В графе «Фотографическое качество» приводится перечень дефектов фотографического происхождения, имеющихся на фотодокументе <20>, и дается оценка фотографического состояния (хорошее, удовлетворительное или неудовлетворительное).

<20> О дефектах фотодокументов см. там же.

В графе «Техническое состояние поверхности» приводится перечень дефектов механического, физико-химического и биологического происхождения, имеющихся на фотодокументе, и дается оценка технического состояния поверхности (хорошее, удовлетворительное или неудовлетворительное).

В графе «Заключение о необходимости реставрационно-профилактической обработки» дается заключение о целесообразности и необходимости проведения реставрационно-профилактической обработки с указанием вида работ (например, промывание, фунгицидная обработка, обеспыливание и т.д.).

В графе «Вид реставрационно-профилактической обработки» указывается дата проведения и вид проведенных реставрационных работ.

В графе «Результаты реставрационно-профилактической обработки» приводятся результаты технического контроля с указанием наличия или исчезновения после обработки имевшихся на фотодокументе дефектов.

2.3.5. Контроль фонодокументов на магнитной ленте, граммофонных оригиналов и грампластинок осуществляется путем прослушивания на профессиональных звуковоспроизводящих устройствах, отвечающих требованиям действующей нормативно-технической документации, и просмотра в отраженном свете; фонодокументов фотографической (оптической) и шоринофонной записи — в соответствии с п. 2.3.3 настоящих Правил.

При прослушивании фонодокументов на звуковоспроизводящем устройстве проверяются физико-химические и электроакустические свойства носителя записи, качество звучания записи.

При визуальном просмотре фонодокументов в отраженном свете проверяется наличие на поверхности механических повреждений и следов загрязнений химического или биологического происхождения, наличие начальных и конечных ракордов и качество выполнения склеек для фонодокументов на магнитной ленте.

Результаты контроля фонодокумента фиксируются в карточке учета технического состояния фонодокумента (прил. 25).

В графе «Характеристика качества звучания» дается оценка качества звучания фонодокумента.

В графе «Характеристика физико-механического состояния носителя записи» делаются отметки о наличии дефектов на поверхности носителя записи <21>.

<21> См. Перечень основных дефектов, встречающихся на фонодокументах (прил. 32).

В графе «Заключение о необходимости реставрационно-профилактической обработки» указывается вид обработки, которому следует подвергнуть фонодокумент, или даются рекомендации о замене носителя записи.

В графе «Вид реставрационно-профилактической обработки» перечисляются виды проведенных реставрационно-профилактических работ.

Карточки систематизируются в порядке архивных номеров фонодокументов.

2.3.6. Акты, дефектные ведомости и карточки технического состояния (прил. 22 - 25) в случае обнаружения на кинофотофонодокументах устранимых дефектов являются основанием для возвращения документов на реставрацию сдающему учреждению.

Примечание. При обнаружении устранимых дефектов на кинофотофонодокументах, полученных от частных лиц и неспециализированных учреждений, эти документы с актами, дефектными ведомостями или карточками учета технического состояния передаются в производственные лаборатории архива для устранения дефектов.

2.3.7. Контроль технического и физико-химического состояния кинофотофонодокументов в процессе хранения проводится со следующей периодичностью: для кинофотофонодокументов на нитрооснове — один раз в 3 года; для остальных кинофотофонодокументов — один раз в пять лет.

Примечание. Фонодокументы на магнитной ленте должны подвергаться профилактической перемотке один раз в 1 — 2 года.

При контроле кинофотофонодокументов определяются состояние поверхностей (эмульсионного слоя, основы, ферромагнитного покрытия и т.д.), состояние перфорационных дорожек (надрывы, надколы, разрывы и т.д.), стабильность нитроосновы, геометрические размеры, изобразительные характеристики кино- и фотодокументов, электроакустические характеристики фонодокументов.

Состояние поверхностей, перфорационных дорожек, геометрические размеры, изобразительные характеристики кинофотодокументов и электроакустические характеристики фонодокументов определяются в соответствии с требованиями п. 2.3.3 - 2.3.5 настоящих Правил.

Стабильность нитроосновы кинофотофонодокументов определяется согласно методике (прил. 33). По результатам проверки стабильности нитроосновы устанавливаются дальнейшие сроки хранения кинофотофонодокументов на нитрооснове.

Документы с нестабильной основой должны быть изъяты из хранилища. Для сохранения содержащейся в них информации должны быть изготовлены копии этих документов на пленке с триацетатной основой.

2.3.8. Результаты контроля технического и физико-химического состояния кинофотофонодокументов в процессе хранения фиксируются в следующих документах: дефектных ведомостях кинодокумента (прил. 23); книгах учета технического состояния фотодокументов (прил. 34); карточках учета технического состояния фонодокумента (прил. 25).

В случае обнаружения на кинодокументе дефектов составляются дефектные ведомости, которые нумеруются в валовом порядке и учитываются по описи дефектных ведомостей (прил. 23). Дефектные ведомости кинодокумента № 1, № 2, № 3 и т.д. являются вкладышами в акт о результатах проверки технического состояния кинодокумента <22>.

<22> О порядке заполнения акта о результатах проверки технического состояния кинодокумента см. п. 2.3.3.

Книги учета технического состояния фотодокументов ведутся раздельно на каждый вид фотодокументов <23>.

<23> О порядке систематизации фотодокументов по видам см. п. 1.1.8.

Сведения, приведенные в карточке учета технического состояния фотодокумента <24>, вносятся в соответствующие графы книги учета технического состояния фотодокументов, а карточка уничтожается.

<24> О порядке заполнения карточек учета технического состояния фотодокумента см. п. 2.3.4.

В графе «Повторные проверки» приводятся даты и результаты повторных проверок с указанием изменений технического состояния фотодокументов в процессе хранения (прил. 34).

При контроле технического состояния фонодокумента заполняется оборотная сторона карточки учета технического состояния фонодокумента <25>.

<25> О порядке заполнения карточек учета технического состояния фонодокументов см. п. 2.3.5.

По результатам контроля кинофотофонодокументов делается заключение о необходимости проведения их реставрационно-профилактической обработки и устанавливаются сроки следующей проверки.

2.3.9. При контроле кинофотофонодокументов, выдаваемых и возвращаемых после выдачи во временное пользование, а также после проведения реставрационных и консервационно-профилактических работ определяются состояние поверхностей (эмульсионного слоя, основы, ферромагнитного покрытия и т.д.), состояние перфорационных дорожек (надрывы, надколы, разрывы и т.д.), геометрические размеры (метраж, усадка), целостность документа (отсутствие вклеек, наличие ракордов и т.д.).

При контроле кинофотофонодокументов проверяется состояние их упаковки. При обнаружении повреждений упаковка подлежит немедленной замене. Результаты контроля фиксируются в соответствующей документации о техническом состоянии документа (прил. 23, 25, 34).

В случае, если в возвращаемых кинофотофонодокументах обнаружены повреждения, составляется акт (прил. 35), который представляется директору государственного архива для принятия соответствующих мер.

Примечание. Проверка состояния кинофотофонодокументов, выдаваемых и возвращаемых в хранилище сотрудниками государственного архива, осуществляется хранителем фондов.

2.4. ПРОВЕРКА НАЛИЧИЯ И СОСТОЯНИЯ КИНОФОТОФОНОДОКУМЕНТОВ

2.4.1. Проверка наличия и состояния кинофотофонодокументов как действенное средство контроля за их сохранностью является постоянной плановой работой государственного архива.

В соответствии с планами (долгосрочным, пятилетним, годовым) проверка наличия и состояния проводится не реже одного раза в 5 лет.

Примечание. В случае утраты документов в результате стихийных бедствий, массовых перемещений и т.п. возможно проведение внеочередных единовременных проверок наличия и состояния всех кинофотофонодокументов архива или отдельных их групп.

Периодически, в установленные сроки (один раз в год, в квартал), рекомендуется проводить проверку наличия документов, выдававшихся из хранилища в течение соответствующего периода времени.

2.4.2 Методическое обеспечение работы по проверке наличия и состояния кинофотофонодокументов включает:

• подбор и изучение нормативно-методической литературы по вопросам проверки наличия и состояния документов, научно-справочного аппарата к документам, подлежащим проверке, документов предыдущих проверок и т.д.;
• подготовку рабочих инструкций по проведению работы по проверке наличия и состояния кинофотофонодокументов, проведению розыска недостающих документов и внесению изменений в учетные документы;
• выверку описей кинофотофонодокументов, подлежащих проверке наличия и состояния.

2.4.2.1. В ходе проверки наличия и состояния кинофотофонодокументов следует руководствоваться «Методическими указаниями по организации проведения проверки наличия и состояния дел и уточнению учетных документов в государственных архивах» (М., 1977), «Инструкцией по обеспечению сохранности кинофотофонодокументов в государственных архивах СССР» (М., 1964) и настоящими Правилами.

2.4.2.2. Перед проверкой наличия и состояния кинофотофонодокументов сотрудники государственного архива проводят выверку описей кинофотофонодокументов: выявляют правильность нумерации документов, соответствие итоговой записи фактически числящимся по описи номерам документов, литерные и пропущенные номера и т.д. Обнаруженные недостатки фиксируются в сводных графах листа и акта проверки наличия и состояния кинофотофонодокументов (прил. 36, 37), акта о технических ошибках, допущенных в учетных документах (прил. 38).

Примечание. Выверка учетных документов может проводиться как самостоятельный вид работы.

2.4.3. Проверка наличия кинофотофонодокументов проводится путем сверки фактического наличия кинофотофонодокументов с данными описи. При этом сверяется описательная статья описи с описанием на этикетке (для кино- и фонодокументов) и с изображением (для фотодокументов).

Проверка наличия фотоальбомов включает в себя сверку фактического наличия в них фотодокументов с описью фотоальбомов и сопоставление содержащихся в фотоальбоме фотодокументов с внутренней описью фотоальбома.

Для проведения проверки наличия кинофотофонодокументов исполнителям выдаются описи кинофотофонодокументов. Запрещается вносить в описи пометки или записи. После завершения проверки по данной описи в конце после итоговой записи проставляется штамп «Проверено в 19__ г.» и подписи исполнителей.

Одновременно путем просмотра кинофотофонодокументов проверяется их физическое состояние в соответствии с требованиями, изложенными в подразделе 2.3 настоящих Правил.

Примечание. Проверка физического состояния кинофотофонодокументов проводится и как самостоятельный вид работы.

2.4.4. В ходе проверки наличия и состояния исполнители обязаны строго сохранять установленный порядок расположения документов (в конвертах, папках, ящиках, коробках, на стеллажах), а также поставить на место обнаруженные во время проверки неправильно размещенные документы, изъять не внесенные в описи кинофотофонодокументы и передать их заведующему архивохранилищем, изъять документы, снятые с учета, но своевременно не изъятые из хранилища, выявить кинофотофонодокументы, имеющие физические дефекты.

Обнаруженные в ходе проверки наличия и состояния неучтенные документы вносятся в акт об обнаружении неучтенных кинофотофонодокументов (прил. 39), который подписывается исполнителями и согласовывается с заведующим архивохранилищем.

Примечание. Если не внесенные в описи кинофотофонодокументы учтены, проводится сверка их общего количества с объемом, указанным в учетных документах (актах, паспортах и др.). Внесение в опись кинофотофонодокументов проводится только после завершения розыска необнаруженных кннофотофонодокумеятов, когда выяснится, что данные документы не входят в число необнаруженных.

2.4.5. Кинофотофонодокументы, выданные в читальные залы, комнаты прослушивания, сотрудникам архива и во временное пользование, считаются имеющимися в наличии. Кинофотофонодокументы, выданные в читальные залы, комнаты прослушивания и сотрудникам архива, проверяются на общих основаниях, документы, выданные во временное пользование, проверяются по книгам и актам выдачи (прил. 58, 59) <26>.

<26> См. п. 3.2.17.

2.4.6. Результаты проверки наличия и состояния кинофотофонодокументов отражаются в листах и актах проверки наличия и состояния кинофотофонодокументов, актах об обнаружении неучтенных кинофотофонодокументов и других документах.

2.4.6.1. В листе проверки (прил. 36) фиксируются номера единиц хранения, единиц учета, не обнаруженных на месте во время проверки, содержание которых не совпадает с описанием, и имеющих дефекты. Лист проверки подписывается исполнителями. Листы проверки нумеруются по порядку в пределах каждой проверки и брошюруются в отдельный том.

2.4.6.2. На основании итоговых записей в листах проверки составляется акт проверки наличия и состояния кинофотофонодокументов, содержащий три раздела (прил. 37).

В первом разделе акта указывается объем внесенных в описи кинофотофонодокументов, во втором - не внесенных, в третьем - кинофотофонодокументов, подвергшихся проверке наличия и состояния в целом.

Акт проверки наличия и состояния кинофотофонодокументов подписывается исполнителями и визируется заведующим архивохранилищем.

Акты проверки наличия и состояния кинофотофонодокументов нумеруются по порядку номеров проверок.

Акты проверки наличия и состояния кинофотофонодокументов с приложением соответствующих документов (актов об обнаружении неучтенных кинофотофонодокументов, о технических ошибках и др.) утверждаются директором государственного архива.

2.4.6.3. Учет не обнаруженных при проверке наличия и состояния единиц хранения ведется с помощью картотеки, которая находится у заведующего архивохранилищем или ответственного хранителя фондов, а также у лица, ведущего учет документов по архиву в целом. Карточки (прил. 40) составляются в необходимом количестве экземпляров и систематизируются по архивным номерам единиц хранения.

2.4.7.2 Документами, подтверждающими отсутствие кинофотофонодокументов в государственном архиве, являются:

• распоряжение вышестоящего архивного органа о снятии с учета ранее утраченных кинофотофонодокументов;
• акты о необнаружении документов;
• акты об обнаружении непрофильных документов;
• акты передачи документов в другие государственные архивы, учреждения;
• справки учреждений о том, что необнаруженные документы не были переданы государственному архиву;
• другие материалы, в соответствии с которыми документы были изъяты из хранилища, но своевременно не были сняты с учета.

2.4.7.3. В карточках необнаруженных кинофотофонодокументов делается отметка о причинах отсутствия документов в государственном архиве с ссылкой на соответствующий документ.

2.4.7.4. На кинофотофонодокументы, пути розыска которых исчерпаны, составляется акт о необнаружении кинофотофонодокументов (прил. 42).

К акту прилагается подробная справка о проведении розыска, где указываются виды отсутствующих кинофотофонодокументов, их объем по учетным документам, меры, предпринятые по розыску необнаруженных документов, отражение последних в оставшихся на хранении документах, установленные и предполагаемые причины отсутствия, выводы. Справка подписывается заведующим архивохранилищем и ответственным хранителем фондов.

2.4.7.5. После завершения работы по розыску кинофотофонодокументов составляется акт о завершении розыска (прил. 43), которым подводится итог проведенной работы.

2.4.8. Документы о результатах розыска утверждаются директором государственного архива и передаются вместе с актом проверки наличия и состояния кинофотофонодокументов на рассмотрение вышестоящего архивного органа, на основании решения которого директор государственного архива издает приказ о снятии с учета необнаруженных кинофотофонодокументов.

2.4.9. После утверждения акта проверки наличия и состояния кинофотофонодокументов или на основании приказа о снятии с учета необнаруженных кинофотофонодокументов необходимые изменения вносятся в учетные документы.

2.4.9.1. Изменения в учетные документы государственного архива вносятся на основании следующих документов: акта о технических ошибках, допущенных в учетных документах; актов сдачи-приема кинофотофонодокументов в государственный архив; передачи кинофотофонодокументов в другой государственный архив, выделения кинофотофонодокументов к уничтожению, об обнаружении неучтенных кинофотофонодокументов, о необнаружении кинофотофонодокументов.

2.4.9.2. Изменения вносятся во все экземпляры описей кинофотофонодокументов: делаются отметки «Выбыл» против выбывших и необнаруженных документов; после штампа «Проверено...» составляется новая итоговая запись, в которой перечисляются внесенные в опись изменения с ссылкой на соответствующие документы и указывается фактическое количество документов.

На основании новых итоговых записей в описях соответствующие изменения вносятся в листы учета кинофотофонодокументов и составляются сведения об изменениях в составе и объеме кинофотофонодокументов государственного архива.

2.4.9.3. Если при проведении проверки наличия и состояния кинофотофонодокументов не обнаружено никаких изменений, то в учетных документах проставляется штамп о проверке данных документов.

2.4.9.4. Карточки на необнаруженные кинофотофонодокументы, розыск которых будет продолжен, подлежат дальнейшему хранению, а остальные могут быть уничтожены.

2.4.9.5. Если снятые с учета кинофотофонодокументы будут в дальнейшем найдены, составляется акт об обнаружении кинофотофонодокументов, на основании которого они берутся на учет как вновь поступившие.

2.4.9.6. На документах, послуживших основанием для внесения изменений в учетные документы, делается отметка: «Внесено в учетные документы». Дата. Должность. Подпись. После этого документы подшиваются в дело.

3. НАУЧНО-ИНФОРМАЦИОННАЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ ГОСУДАРСТВЕННОГО АРХИВА

3.1. СОЗДАНИЕ И РАЗВИТИЕ СИСТЕМЫ НАУЧНО-СПРАВОЧНОГО АППАРАТА

К архивным справочникам относятся описи (книги учета и описания), внутренние описи, каталоги, указатели к ним, тематические обзоры, путеводители <28>.

Описание кинофотофонодокументов в описях проводится на основании данных текстовой сопроводительной документации и сведений, содержащихся на этикетках кино-, фонодокументов (прил. 44, 45) <29> и титульном листе фотоальбома. В необходимых случаях проводится просмотр кинофотодокументов и прослушивание фонодокументов.

Примечание. Опись фонодокументов содержит описание каждого выступления и художественного произведения, входящего в состав единицы хранения.

3.1.3. Описание кинодокумента в описи дается в виде названия фильма, спецвыпуска, киножурнала, кино-, телесюжета (прил. 6).

В графе «Количество единиц хранения, метраж» количество единиц хранения указывается в числителе, а метраж данной единицы хранения — в знаменателе. В случае объединения в одном рулоне нескольких различных кино-, телесюжетов в этой же графе последовательно указывается метраж каждого кино-, телесюжета.

В графе «Примечания» делается отметка о выбытии единиц хранения, о разделении рулонов, не вошедших в стандартные коробки.

3.1.4. Описание фотодокумента в описи дается в виде аннотации (прил. 7).

Аннотация фотодокумента представляет собой краткое изложение сведений о событиях, предметах, лицах, изображенных на фотодокументе.

При составлении аннотаций необходимо руководствоваться следующими правилами:

• в аннотации необходимо указывать название события, явления, фамилии и инициалы всех изображенных на фотодокументе лиц, их общественное или служебное положение, почетные звания и т.п. В отдельных случаях можно не перечислять все данные о широко известных партийных, государственных и общественных деятелях, а указывать сведения, являющиеся определяющими для конкретного фотодокумента.

Примеры: «Председатель Советского комитета защиты мира писатель Н.С. Тихонов на митинге солидарности со странами Азии»; «Писатель Н.С. Тихонов в президиуме II съезда советских писателей»;

• аннотацию к портрету следует начинать с инициалов и фамилии лица, а затем указать должность, звание и т.п.

Пример. «К.Е. Котельникова, мастер смены цеха нормально-осветительных ламп Московского электролампового завода, Герой Социалистического Труда, депутат Верховного Совета СССР. (Портрет)»;

• при составлении аннотации на фотодокумент, отражающий событие с участием конкретных лиц, берется во внимание основное содержание изображения (событие или лицо).

Примеры: «Митинг протеста трудящихся Свердловского района г. Москвы против агрессии США во Вьетнаме; среди присутствующих слева направо: народный артист СССР М.И. Царев, композитор С.И. Туликов, поэт Е.М. Винокуров»;

«Выступление поэтессы, члена Комитета Советских женщин Ю.С. Друниной на митинге протеста трудящихся Свердловского района г. Москвы против агрессии США во Вьетнаме;»

• перечисление изображенных на фотодокументе лиц проводится в последовательности их размещения слева направо, сверху вниз. При необходимости выделения одного лица из всей группы или при наличии сведений только о нескольких лицах их расположение на фотодокументе указывается следующим образом: «второй слева поэт И.И. Петров», «в центре группы депутат Верховного Совета СССР, генерал-майор И.И. Иванов» и т.п.;
• в аннотацию включаются следующие сведения о месте съемки события: название района, города, села <30>. При изменении административно-территориального деления или названия населенного пункта к моменту описания фотодокумента в аннотации указывается название, существовавшее во время съемки.

<30> Название республики, края, области указывается в соответствующей графе описи фотодокументов.

В целях унификации описания однородных фотодокументов применяется составление типовых аннотаций.

Примеры: «Председатель Совета Народных Комиссаров РСФСР В.И. Ленин, поэт Демьян Бедный и делегат VIII съезда РКП(б) от Украины Ф.Д. Панфилов (справа) во время работы VIII съезда РКП(б)»;

«Общий вид зала заседания VII сессии Верховного Совета СССР VI созыва в Большом Кремлевском Дворце»;

«Демонстрация трудящихся г. Киева на Крещатике в честь празднования 47-й годовщины Великой Октябрьской социалистической революции»;

«Сев озимых на полях колхоза „Ленинский луч“ Ржаксинского района»;

«Общий вид строительства Братского лесопромышленного комплекса»;

«Сцена из спектакля „Живой труп“ по одноименной драме Л.Н. Толстого в Академическом театре им. Евг. Вахтангова; в ролях: Протасов — народный артист РСФСР Н.О. Гриценко, цыганка Маша — артистка Л.В. Максакова».

В графе «Производственные номера» проставляется номер, присвоенный фотодокументу в ведомственном архиве. Для фотодокументов, поступивших от учреждений или лиц, в фототеках которых нумерация негативов не ведется, эта графа остается свободной.

В графе «Место съемки» указывается название республики, края, области, города.

В графе «Оригинальность, вид основы» оригинальность фотодокумента указывается только в том случае, если вместо негатива-оригинала на хранение принят контратип (дубль-негатив). Указывается вид основы негатива — стекло, пленка. Если вид основы совпадает для всех негативов данного размера (например, негативы нулевого размера только на пленке), то эта графа заполняется один раз, а далее делается прочерк.

В графе «Количество единиц хранения» указывается арабскими цифрами количество негативов, составляющих единицу хранения, («1 нег.»; «панорама из 2-х нег.» и т.п.).

Графа «Примечания» используется для сведений о выбытии единиц хранения из государственного архива.

При описании значительного объема фотодокументов (свыше 200 единиц хранения) аннотации могут составляться на группы фотодокументов, объединенных по тематическому, хронологическому или другим признакам. В качестве приложения к описи дается перечень производственных номеров фотодокументов, включенных в опись.

3.1.5. Описание фотоальбома в описи дается в виде названия (прил. 8).

В графе «Названия альбомов» указывается название каждого фотоальбома, взятое с его титульного листа. На титульном листе проставляется номер альбома, его название, крайние даты фотодокументов.

Автор и место съемки на титульном листе и в описи фотоальбомов указываются только в тех случаях, когда все позитивы фотодокументов, включенные в фотоальбом, принадлежат одному автору, относятся к одному городу, области и т.п.

В графу «Количество позитивов» вносятся данные на основании итоговой записи к фотоальбому.

В итоговой записи к фотоальбому, заверяемой ее составителем, указывается общее количество позитивов, входящих в его состав. В пределах каждого фотоальбома порядок расположения позитивов закрепляется внутренней нумерацией слева направо сверху вниз. Порядковый номер проставляется под позитивом; всем позитивам панорамной съемки присваивается один номер и каждому дается буквенное обозначение.

3.1.6. Описание фонодокументов в описи дается в виде заголовков и аннотаций (прил. 9, 10).

Заголовок фонодокумента включает в себя сведения о содержании документа, официальное или авторское название.

Заголовок следует начинать с указания официального или авторского названия, если фонодокумент его имеет. При отсутствии официального или авторского названия заголовок фонодокументу дается в процессе его описания.

Заголовок фонодокумента включает официальное название отраженного в фонодокументе события общественной, политической или культурной жизни; место события (город, село, район, область, республика); дату события в случае ее несовпадения с датой создания фонодокумента; название, жанр фонодокумента. При отсутствии названия вслед за жанром указывается основное содержание теле- или радиопередачи, выступления, беседы и т.д.

Примеры: «Образ коммуниста в литературе и искусстве», вечер, посвященный 70-летию создания РСДРП»;

«Наука, техника, изобретения», радиокалендарь»;

«Телепередача, посвященная творчеству советского поэта А.Я. Яшина»;

«Выступление летчика, Героя Советского Союза В.В. Чкалова перед колхозниками-земляками в селе Васильевском Горьковской области».

В целях унификации описания однородных фонодокументов применяются типовые заголовки.

Примеры: «Радиорепортаж о военном параде и демонстрации трудящихся в честь 50-летия Великой Октябрьской социалистической революции, г. Москва, Красная площадь, 07.11.67»;

«Телерепортаж о военном параде и демонстрации трудящихся в честь Международного Дня солидарности трудящихся 1 Мая, г. Москва, Красная площадь, 01.05.64».

Заголовок фонодокумента, содержащего запись произведения литературы и искусства, включает название художественного произведения и его жанр; первую строку текста, которая заключается в кавычки, если фонодокументом является не имеющее авторского названия и не опубликованное ранее в печати произведение; инициалы и фамилии авторов музыки, обработки, переложения, текста, перевода произведения.

При описании не полностью сохранившихся фонодокументов после заголовка указывается степень его полноты: отрывок (или фрагмент), без начала, без конца и т.д.

Аннотация фонодокумента представляет собой краткое изложение сведений о выступающих или исполнителях, а также о содержании выступлений, если оно не отражено в заголовке.

Аннотация фонодокумента включает инициалы, фамилии и звания исполнителей художественного произведения; тембр голоса исполнителя вокального произведения (бас, баритон, сопрано и др.); название музыкального инструмента, если произведение исполняется одним солистом или несколькими музыкантами; название музыкального коллектива, инициалы, фамилию и звание художественного руководителя и дирижера, а также инициалы, фамилию и звание солиста, если произведение исполняется хором, ансамблем или оркестром; название театра, в постановке которого произведение записано, перечень действующих лиц, инициалов, фамилий и званий исполнителей при описании произведений крупных форм (опер, оперетт, драматических спектаклей и т.д.); названия частей при описании многочастных произведений; первую и последнюю строки, между которыми ставится многоточие, в круглых скобках и кавычках при описании отрывков литературных произведений.

Примеры: «Воспоминания бывшего заместителя оперативного отдела Наркомвоенмора, члена Реввоенсовета Республики С.И. Аралова о работе В.И. Ленина по созданию Красной Армии. Об одном из первых заседаний Реввоенсовета в марте 1918 г., о руководстве В.И. Лениным оперативным отделом Наркомвоенмора и беседе с В.И. Лениным о положении на фронтах в марте 1919 г.»;

«Музыка А.Т. Гречанинова, слова Д. Ратгауза. „В полусне“, романс.»

А.П. Огнивцев, народный артист СССР (бас), М.В. Корольков (фортепьяно)»;

«Музыка С.С. Прокофьева. „Война и мир“, опера. Ария Кутузова.»

А.Ф. Ведерников, народный артист РСФСР (бас). Образцовый оркестр Военно-Морского Флота. Дирижер Н. Михайлов»;

«Музыка Б. Горбульскиса, слова А. Хургинаса. „Пока Земля вертится“, песня (на литовском языке).»

Э. Иванаускас в сопровождении оркестра легкой музыки Литовского телевидения и радио под управлением А. Кончюса».

В графе «Номер единицы хранения» описи фонодокументов граммофонной записи указывается арабскими цифрами сторона граммофонного оригинала, грампластинки <31> (прил. 9).

<31> Нумерация сторон грампластинки обозначена, как правило, на ее этикетке.

В графе «Количество единиц хранения» описи сведения о количестве единиц хранения проставляются арабскими цифрами против описания каждой единицы хранения (прил. 9, 10).

В графе «Грампластинки» описи фонодокументов граммофонной записи (прил. 9) количество граммофонных пластинок указывается только против описания нечетной (1, 3, 5 и т.д.) стороны грампластинки. Против описания четной (2, 4, 6 и т.д.) стороны пишется слово «спарка» с указанием номера единицы хранения, соответствующего нечетной ее стороне.

Пример.

Учет фонодокументов фотографической (оптической) и шоринофонной записи дополнительно проводится по метражу, а магнитной записи — по времени звучания.

При описании единицы хранения указывается продолжительность звучания (в секундах и минутах) каждого выступления и художественного произведения, входящего в ее состав. Эти учетные данные вносятся в графу «Метраж, время звучания» (прил. 10).

В графе «Вид, размер, материал носителя записи» описи фонодокументов граммофонной записи (прил. 9) указываются следующие данные: вид граммофонного оригинала римскими цифрами (I, II); размер диаметра граммофонного оригинала; металл, из которого изготовлен или которым покрыт граммофонный оригинал (медь, никель и т.д.).

В графе «Скорость записи» описи фонодокументов магнитной записи указывается скорость движения магнитной ленты во время записи (воспроизведения): 76, 38, 19, 9,4 см/сек. <32> (прил. 10).

<32> См. п. 2.1.12.2.

В графе «Примечания» проставляются отметки об объединении, разъединении, выбытии единиц хранения (прил. 9, 10).

3.1.7. Описи, книги учета и описания кинофотофонодокументов могут усовершенствоваться в тех случаях, когда они не отвечают требованиям, изложенным в п. 3.1.3 - 3.1.6 настоящих Правил.

В задачи усовершенствования входят проверка правильности описания, систематизации единиц хранения, устранение обнаруженных в описи ошибок и неточностей, внесение дополнений в описательную статью описи и литературная правка текста описи.

Все исправления и дополнения, внесенные в описи кинофотофонодокументов, переносятся на этикетки кинофонодокументов и титуальные листы фотоальбомов.

3.1.8. Внутренние описи (режиссерские и операторские монтажные листы, монтажные листы кинодокументов, описи кино-, телесюжетов, внутренние описи фотоальбомов) создаются в процессе описания планов или монтажных кадров кинодокументов и позитивов, входящих в состав фотоальбома.

Описание кинодокументов в монтажных листах и описях кино-, телесюжетов проводится по позитиву. В случае расхождения в метраже между элементами комплекта кинодокумента описание также проводится по позитиву.

Примечание. Проведение описания и расшифровка кинодокумента по негативу-оригиналу допускается в исключительных случаях.

3.1.9 Описанию кинодокументов предшествует их стартовка.

Стартовка — это нумерация каждого плана негатива изображения или заменяющей его копии внутри отдельной единицы хранения, закрепляющая порядок расположения планов в фильмах, спецвыпусках, киножурналах, отдельных кино-, телесюжетах и кинодокументах, не вошедших в фильм, спецвыпуск, киножурнал.

План (или монтажный кадр) — составная часть кинодокумента, представляющая собой непрерывно снятое изображение отдельного момента события или явления. В зависимости от величины видимого изображения планы могут быть общими, средними или крупными. Каждый план негатива при монтаже кинодокумента соединяется с другим планом при помощи склейки. В отдельных случаях планы разделяются между собой световой просечкой.

Примечание. Стартовка кинодокументов проводится несмывающимися черными чернилами или специальной тушью арабскими цифрами по порядку расположения планов. Цифры ставятся в межкадровом пространстве после третьего кадра от начала плана. В тех случаях, когда в одной коробке хранятся несколько сюжетов небольшого метража, каждый сюжет стартуется отдельно.

При поступлении кинодокументов в государственный архив проверяется правильность стартовки всех элементов комплекта. При обнаружении ошибок или неточностей старые номера зачеркиваются и кинодокумент стартуется вновь. Обнаруженным непростартованным планам присваивается номер предыдущего плана с прибавлением литерного обозначения «а», «б» и т.д.

3.1.10. Монтажный лист кинодокумента создается в государственном архиве в случае отсутствия режиссерского монтажного листа и включает в себя покадровое описание законченного произведения (фильма, спецвыпуска, киножурнала).

Монтажный лист кинодокумента составляется в соответствии с первоначальным монтажом всех элементов комплекта кинодокумента.

Монтажный лист кинодокумента состоит из следующих элементов: заглавных надписей, описательных статей и итоговой записи (прил. 46).

В графе «Определение плана» дается определение плана кинодокумента (общий, средний, крупный).

Метраж плана устанавливается с помощью метромера или кадрированной линейки. При измерении плана метромером его длину следует указывать с точностью до одной десятой кадра, а при измерении линейкой — с точностью до одного кадра (в одном метре кинопленки содержится 52,4 кадра).

В графе «Наличие надписей, специфических приемов киносъемки, виды междукадровых переходов отмечаются сокращенно специфические приемы съемки, виды междукадровых переходов и наличие надписей: „панорама“ — „ПНР“, „с движения“ — „СДВ“, „в затемнение“ — „ВЗТ“, „из затемнения“ — „ИЗТ“, „диафрагма“ — „ДФР“, „надпись“ — „НДП“ и т.п.»

В графе «Содержание изображения» приводятся полностью надписи, встречающиеся в кинодокументе. Описание лиц проводится в порядке их расположения в кадре слева направо сверху вниз.

В той же графе монтажного листа, составляемого на киножурнал, указывается название каждого сюжета, места съемки и фамилии кинооператоров, снимавших сюжет.

В графе «Текст фонограммы» приводится синхронно текст фонограммы против описания тех планов изображения, к которым относятся слова диктора.

В случае отсутствия отдельных планов в единицах хранения после описания последнего плана делается отметка «В позитиве отсутствуют планы N....».

В итоговой записи монтажного листа кинодокумента указывается общий метраж кинодокумента по каждому элементу комплекта в отдельности, должность и фамилия составителя монтажного листа, дата составления.

3.1.11. Опись кино-, телесюжета включает в себя покадровое описание отдельных кино-, телесюжетов и кинодокументов, не использованных в фильме, спецвыпуске, киножурнале.

Опись кино-, телесюжета оформляется аналогично монтажному листу киножурнала (прил. 47).

К описям отдельных кино-, телесюжетов прилагается машинописный текст фонограммы (прил. 48).

3.1.12. Внутренняя опись фотоальбома помещается в начале фотоальбома (прил. 49). Листы внутренней описи фотоальбома нумеруются отдельно; их количество обозначается в итоговой записи к фотоальбому <33> после общего количества фотодокументов через знак + (плюс).

3.1.13. В государственном архиве создаются следующие основные виды каталогов: систематический; предметный (именной, географический) и его разновидности (фильмовый, журнальный, авторский, исполнительский).

3.1.14. Комплекс работ по созданию каталогов кинофотофонодокументов, включающий составление схемы классификации, описание документов на карточках и ведение каталогов, называется каталогизацией кинофотофонодокументов.

3.1.15. Схема классификации закрепляет систему расположения карточек в каталоге кинофотофонодокументов.

Для закрепления схемы классификации в целом и каждого понятия в ней применяется система условных обозначений — индексов.

Основой схемы классификации систематического каталога кинофотофонодокументов в государственном архиве является «Схема единой классификации документной информации в систематических каталогах государственных архивов СССР (советский период)». В процессе каталогизации классификационная схема уточняется и детализируется <34>.

<34> Схема единой классификации документной информации в систематических каталогах государственных архивов СССР (советский период). М., 1978

3.1.16. Описание кинофотофонодокументов на каталожной карточке проводится на основании сведений, содержащихся в описях кинофотофонодокументов <35>. Отметки о проведении каталогизации делаются на заверительных листах описей.

<35> См. п. 3.1.2 - 3.1.6.

3.1.17. Карточка систематического каталога кинодокументов (прил. 50) составляется на каждый фильм, спецвыпуск, киножурнал, отдельный кино-, телесюжет.

В графе «Название кинодокумента» указывается полностью название фильма, спецвыпуска, киножурнала.

В графе «Содержание» дается краткое и конкретное описание содержания кинодокумента, отражающего определенное событие или отдельные моменты одного и того же события.

Карточка фильмового каталога составляется на каждый хранящийся в архиве фильм и спецвыпуск (прил. 51).

Карточка журнального каталога составляется на каждый номер киножурнала (прил. 51).

3.1.18. Карточка систематического каталога фотодокументов (прил. 52) составляется на каждую единицу хранения, отдельный позитив, входящий в состав фотоальбома, и снабжается контрольным отпечатком.

При составлении карточек на фотодокументы, входящие в состав фотоочерка, следует, помимо карточек на каждый отдельный фотодокумент, составить карточку на фотоочерк в целом. В карточку вносится название фотоочерка, инициалы и фамилия автора и крайние архивные номера фотодокументов, составляющих фотоочерк.

Пример. «Фотоочерк М.В. Альперта „Семья Коробовых“, оп. 1,0, № 2864 — 2884».

3.1.19. Карточка систематического каталога фонодокументов (прил. 53, 54) составляется на группу единиц хранения, единицу хранения, отдельное выступление и художественное произведение, входящее в состав единицы хранения.

В графе «Индекс, производственный номер» в карточке, составленной на фонодокумент граммофонной записи, может быть указан вид граммофонного оригинала и сведения о наличии грампластинки.

Пример. «Д-7755, оригинал I, II, пластинка есть».

При описании фонодокументов, текст которых опубликован в печати, в карточку вносится отметка об опубликованности.

Пример. «Опубликован: „Правда“, 1974, 28 октября».

3.1.20. Карточки именного каталога и его разновидностей составляются по той же форме, что и карточки систематического каталога. Графа «Индекс» в карточках именных каталогов не заполняется, в графе «Рубрика» указывается полностью фамилия, имя, отчество лица.

В государственном архиве составляется перечень лиц, сведения о которых подлежат включению в именной каталог.

3.1.21. Под ведением каталога следует понимать комплекс работ, обеспечивающий функционирование каталога как информационно-поисковой системы, включающий подготовку карточного массива для индексирования (прием, объединение, редактирование, перепечатка карточек), индексирование, дублирование, систематизацию, расстановку карточек в каталоге, составление отсылочного аппарата к каталогу, оформление каталожных ящиков, разделителей, выверку полноты, ревизию, редактирование каталога и ведение учетных форм каталога.

Карточки объединяют, если обнаруживают их идентичность, при этом все необходимые недостающие сведения переносятся на одну карточку.

При редактировании карточек обращают внимание на стиль заголовков и аннотаций кинофотофонодокументов, уточняют полноту и правильность изложенной в них информации, унифицируют текст, исправляют допущенные неточности в датировании событий, наименовании рубрик и подрубрик.

Индексирование проводится путем анализа содержания каталожной карточки и отнесения ее к определенному структурному подразделению по Схеме классификации.

Дублирование осуществляется путем составления нескольких экземпляров карточек, тождественных оригиналу, для включения в различные разделы каталога. Дублирование проводится в тех случаях, когда кинофотофонодокумент отражает две или несколько тем, предусмотренных Схемой классификации.

При систематизации карточки с одинаковыми индексами группируются и расставляются в соответствии со Схемой классификации. Систематизация карточек внутри каждой группы проводится по рубрикам и подрубрикам, соответствующим конкретному содержанию кинофотофонодокументов, которое невозможно предусмотреть Схемой. Группировка карточек внутри подрубрик проводится по хронологическому, географическому и другим признакам.

Карточки в именном, авторском и исполнительском каталогах систематизируются в алфавитном порядке фамилий, имен, отчеств (инициалов). Карточки, содержащие сведения об одном лице, систематизируются по хронологическому, алфавитному и другим признакам или в логической последовательности.

Карточки в фильмовом и журнальном каталогах систематизируются в алфавитном порядке названий фильмов, спецвыпусков и киножурналов.

В целях эффективного использования кинофотофонодокументов расстановка карточек в каталогах должна осуществляться регулярно. Карточки размещаются в каталожных ящиках соответствующего размера. Ящики нумеруются в валовом порядке и снабжаются этикетками с указанием индексов и названий классификационных делений каталога. Внутри ящика классификационные деления фиксируются с помощью разделителей. Для делений каждого уровня (раздел, подраздел, рубрика, подрубрика и т.д.) следует использовать разделители различной формы и цвета. На разделителе указывается индекс и название соответствующего классификационного деления.

Составление отсылочного аппарата к каталогу кинофотофонодокументов проводится для взаимосвязи систематического каталога с другими каталогами, имеющимися в государственном архиве. Отсылочный аппарат каталога кинофотофонодокументов состоит из отсылочных карточек и отметок на разделителях каталога. В отсылочных карточках и на разделителях каталога пишется «см. также» и указываются индексы и названия делений каталога, к которым дается отсылка.

С целью выявления выбывших кинофотофонодокументов проводится выверка полноты каталога путем сверки описей кинофотофонодокументов с карточками каталога. В процессе ревизии каталога проверяется правильность оформления надписей на ящиках и разделителях каталога, величина карточных массивов между разделителями и необходимость введения новых разделителей, наличие карточек, не расставленных в каталоге. При необходимости проводится редактирование, а также пересистематизация карточек в соответствующих подразделениях каталога.

Учет поступлений карточек в каталоги кинофотофонодокументов осуществляется постоянно по форме, утвержденной Главархивом СССР. В государственном архиве следует вести систематический учет обращения к каталогам по единой форме <36>.

<36> О форме регистрации обращений к систематическому каталогу см.: Схема единой классификации документной информации в систематических каталогах государственных архивов СССР...

3.1.22. В целях повышения эффективности поиска информации, содержащейся в каталогах кинофотофонодокументов, к ним составляются предметные указатели в карточной форме. Предметный указатель можно составлять к одному систематическому каталогу или к системе каталогов архива в целом.

В связи с небольшими затратами на создание указателей (по сравнению с каталогами) и реальными возможностями повышения эффективности поиска предметный каталог и его разновидности в системе научно-справочного аппарата государственного архива могут быть заменены соответствующими указателями к систематическому каталогу.

В карточку указателя вносятся сведения о предметах (географических названиях, лицах и т.д.) с ссылкой на соответствующие классификационные деления каталога и с указанием номеров каталожных ящиков (прил. 55). Карточки в предметном указателе располагаются в алфавитном порядке наименований предметов.

3.1.23. Тематический обзор кинофотофонодокументов включает систематизированные сведения о составе и содержании кинофотофонодокументов по определенной теме. Основной частью тематического обзора являются аннотации кинофотофонодокументов с указанием поисковых данных. Аннотации располагаются в соответствии со схемой построения обзора. Внутри самых мелких делений схемы аннотации располагаются в порядке значимости вопросов или документов, по хронологическому или географическому признакам.

К тематическому обзору составляется научно-справочный аппарат, который строится по следующей схеме: введение, в котором указывается цель составления обзора, объясняется порядок его построения, степень полноты выявления документов, дается характеристика кинофотофонодокументов по данной теме, находящихся в других государственных архивах; указатели, библиография и оглавление.

3.1.24. Путеводитель по кинофотофонодокументам государственного архива представляет собой архивный справочник, содержащий характеристики или краткие сведения о кинофотофонодокументах в систематизированном порядке и предназначенный для общего ознакомления с составом и содержанием документов государственного архива.

Основной частью путеводителя являются аннотации кинофотофонодокументов. Внутри аннотации сведения о кинофотофонодокументах располагаются в порядке их значимости, по хронологическому, географическому, алфавитному или другим признакам. Важнейшие события и факты, упоминаемые в аннотации, датируются.

Аннотации кинофотофонодокументов группируются по разделам и подразделам. Наиболее приемлемой является систематизация аннотаций в соответствии со схемой классификации систематического каталога кинофотофонодокументов государственного архива. Внутри самых мелких делений схемы аннотации кинофотофонодокументов располагаются по видам документов.

К путеводителю составляется научно-справочный аппарат: предисловие, указатели, приложения, оглавление. В предисловии к путеводителю обычно даются сведения об истории создания государственного архива, объеме, составе кинофотофонодокументов, научно-справочном аппарате к ним. Дается характеристика комплектования и возможностей использования документов архива, указываются задачи путеводителя, излагается его структура. К путеводителю составляется предметный, именной, географический и другие указатели. Указатели могут быть краткими (содержащими обозначение понятия со ссылочными данными) и развернутыми (содержащими, кроме обозначения понятия и ссылочных данных, пояснения). В качестве приложений к путеводителю могут быть даны списки фильмов, спецвыпусков, киножурналов, фотоальбомов, магнитофильмов, хранящихся в государственном архиве, опубликованы фотодокументы и отдельные кадры кинодокументов.

3.2. ОРГАНИЗАЦИЯ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ КИНОФОТОФОНОДОКУМЕНТОВ

3.2.1. Использование кинофотофонодокументов организуется по инициативе государственного архива и по запросам учреждений как самостоятельно государственным архивом, так и совместно с другими учреждениями.

Примечание. Учреждения, организации и предприятия при использовании кинофотофонодокументов ГАФ СССР обязаны указывать на принадлежность этих документов определенному государственному архиву.

3.2.2. Кинофотофонодокументы ГАФ СССР используются в народнохозяйственных, агитационно-пропагандистских, культурно-просветительных, научных и учебных целях.

3.2.3. Основные формы использования кинофотофонодокументов: подготовка информационных документов, организация фотовыставок, подготовка фотоподборок, фотоальбомов, публикация кинофотофонодокументов, подготовка теле- и радиопередач, проведение вечеров-встреч с общественностью, организация экскурсий в государственный архив, подготовка лекций и докладов, кинопрограмм, киносборников и программ прослушивания фонодокументов, предоставление документов исследователям в читальном зале (просмотровом зале, комнате прослушивания), исполнение тематических запросов, выдача документов во временное пользование.

3.2.4. Государственный архив осуществляет подготовку следующих информационных документов: информационных писем, тематических перечней, тематических справок.

Информационные документы готовятся по запросам учреждений или инициативе государственного архива и предназначаются для быстрого и целенаправленного информирования заинтересованных учреждений о кинофотофонодокументах государственного архива.

3.2.4.1. Информационное письмо представляет собой официальный документ, содержащий сведения о наличии и кратком содержании кинофотофонодокументов государственного архива, интересующих адресата, а также рекомендации по их использованию.

3.2.4.2. Тематический перечень кинофотофонодокументов представляет собой список названий кинодокументов, аннотаций фотодокументов и заголовков фонодокументов по определенной теме с указанием их дат и поисковых данных.

Тематический перечень может быть полным (если в его состав войдут все кинофотофонодокументы по данной теме) или выборочным (если включает документы, наиболее интересные по содержанию, лучшие в композиционном отношении, относящиеся к какому-либо одному периоду и т.п.). В него могут быть включены рекомендации по использованию кинофотофонодокументов. В графах приводятся следующие данные: архивные номера, название фильма, спецвыпуска, киножурнала, кино-, телесюжета, дата выпуска, аннотация фотодокумента, дата и место съемки, заголовок фонодокумента, дата записи. Описательные статьи включенных в перечень документов располагаются по определенному принципу: по значимости документов, хронологическому, географическому и другим признакам. Выбор принципа определяется целевым назначением перечня.

3.2.4.3. Тематическая справка представляет собой сообщение о наличии в государственном архиве кинофотофонодокументов по определенной теме с указанием архивных номеров, а также общего количества единиц хранения по данной теме, крайних дат событий, освещенных в документах, времени записи и звучания для фонодокументов. Порядок изложения сведений, содержащихся в кинофотофонодокументах, определяется целевым назначением тематической справки. Тематическая справка может содержать рекомендации по использованию названных в них документов.

3.2.4.4. Учет информационных документов осуществляется с помощью картотеки. В карточке указывается тема, по которой проводилось выявление документов, степень полноты выявления (полное или частичное), наименование информационного документа, дата его составления, фамилия составителя, номер дела по номенклатуре, наименование и адрес учреждения, которому направляется информационный документ.

3.2.5. Фотовыставки, организуемые государственным архивом, бывают стационарными (предназначенными для продолжительного экспонирования в одном учреждении) и передвижными (предназначенными для экспонирования в различных учреждениях и на определенный срок).

Работа по подготовке и организации фотовыставок включает в себя следующие основные этапы: выбор темы выставки, составление рабочего плана, изучение литературы по теме, составление тематического плана, выявление документов по теме выставки, составление экспозиционного плана, подготовку фотодокументов для экспонирования, монтаж и художественное оформление выставки.

3.2.5.1. Выбор темы выставки осуществляется с учетом знаменательных дат, анализа текущих событий и фактов в стране и за рубежом, а также состава и содержания кинофотофонодокументов, хранящихся в государственном архиве. Фотовыставки могут быть подготовлены по специальному распоряжению вышестоящих органов, по просьбе учреждений, отмечающих свои юбилеи, и т.д.

При выборе темы выставки необходимо определить, возможно ли подготовить выставку силами государственного архива или следует привлечь другие учреждения; установить, какими документами по данной теме располагает государственный архив, и определить целесообразность использования документов других архивов, музеев и личных коллекций; установить связи с учреждениями, в которых предполагается открыть фотоэкспозицию, и выяснить, имеется ли для этой цели экспозиционный зал, стенды, определить их размер, формат, установить срок экспонирования, условия организации экспозиции документов государственного архива (на общественных началах или за определенную плату); договориться, кто явится оформителем выставки (архив или учреждение) и т.п.

3.2.5.2. Организация работы по подготовке фотовыставки регламентируется рабочим планом, в котором указываются основные виды и этапы работы, сроки их выполнения и ответственные исполнители.

Примечание. При подготовке выставок совместно с другими учреждениями государственный архив согласовывает с ними условия работы и распределение обязанностей.

3.2.5.3. Для правильной интерпретации событий и фактов, отображенных в документах, полного раскрытия темы выставки и ее целевого назначения необходимо изучение источников и литературы по теме (работ классиков марксизма-ленинизма, документов КПСС, исторических и других исследований и т.п.).

3.2.5.4. Тематический план фотовыставки, составляемый на основании изучения литературы, подробно раскрывает ее тему и намечает структуру экспозиции (разделы и подразделы выставки, примерное количество документов, необходимых для каждого подраздела).

3.2.5.5. Выявление и отбор кинофотодокументов проводится по каталогам государственного архива. Кинодокументы просматриваются на монтажном столе. При отборе кинофотодокументов для выставки учитывается политическая, государственная значимость и научная ценность документов, их изобразительные и фотографические качества, композиционная выразительность. При этом следует отдавать предпочтение ранее не использованным кинофотодокументам. С отобранных фотодокументов и отдельных кадров кинодокументов изготавливаются контрольные отпечатки, необходимые для составления экспозиционного плана. Документы, отобранные для экспонирования, снабжаются аннотациями с указанием даты, места и автора съемки, наименования государственного архива. Контрольные отпечатки и аннотации размещаются в соответствии с тематическим планом на стенде или его макете для зрительного представления будущей экспозиции. После этого контрольные отпечатки нумеруются на каждом стенде в отдельности.

3.2.5.6. Экспозиционный план выставки, закрепляющий проведенную систематизацию, представляет собой подробный перечень всех фотодокументов, аннотаций, фотокопий с текстовых документов, которые решено включить в состав выставки. Перечисление документов проводится в той последовательности, в какой они должны быть размещены на стендах.

3.2.5.7. Одновременно с подготовкой экспозиционного плана устанавливается размер экспонируемых фотокопий в зависимости от характера выставки, ее объема, размера стендов, помещения, в котором предполагается ее экспонировать. Монтаж и художественное оформление выставки проводится на основании экспозиционного плана.

3.2.6. Фотоподборки готовятся государственным архивом к знаменательным историческим событиям и юбилейным датам в виде комплекта фотокопий с фотодокументов (а при необходимости — с кинодокументов) этого архива в соответствии с выбранной темой и установленным тиражом.

Подготовка фотоподборок осуществляется согласно требований, изложенных в п. 3.2.5.1 - 3.2.5.5 настоящего раздела. Фотоподборка должна быть небольшой по объему (30 — 40 фотодокументов) и доступной по стоимости. Каждый комплект фотоподборки сопровождается списком аннотаций. Тираж фотоподборки зависит от количества поступивших от учреждений запросов на приобретение фотоподборок, значимости темы, технических возможностей фотолаборатории государственного архива.

3.2.7. Фотоальбомы, предназначенные для использования в читальном зале государственного архива, для демонстрации во время экскурсий, лекций, вечеров-встреч и т.п., а также юбилейные альбомы, подготовленные по заказам учреждений, готовятся государственным архивом самостоятельно в одном или нескольких экземплярах. Подготовка тиражированных фотоальбомов к важным юбилейным датам осуществляется государственным архивом на договорных началах совместно с издательствами, фотокомбинатами и другими учреждениями в соответствии с требованиями, изложенными в п. 3.2.5.1 - 3.2.5.6 настоящего раздела Правил.

3.2.8. Подготовка кинофотофонодокументов к публикации (выявление и отбор, археографическое оформление) проводится в соответствии с «Правилами изданий исторических документов в СССР» (М., 1969).

Публикация фотодокументов, а также отдельных кинокадров осуществляется в периодической печати, в непериодических изданиях (научных, научно-популярных, учебных, справочных и др.).

Публикуемые фотодокументы или отдельные кинокадры снабжаются аннотациями с указанием даты, места и автора съемки, наименования государственного архива.

Публикация фонодокументов может осуществляться в виде звуковых сборников, фонохрестоматий. Фонодокументы (или отдельные фрагменты фонодокументов) могут издаваться в качестве приложения к печатному изданию, иллюстративно-звукового журнала.

3.2.9. Теле- и радиопередачи готовятся государственным архивом совместно с теле- и радиостудиями по инициативе учреждений или государственного архива.

Работа по подготовке теле- и радиопередач включает в себя следующие основные этапы: выбор темы передачи, изучение источников и литературы по теме, выявление, изучение кино-, фото-, фонодокументов и их предварительный отбор, подготовку творческой заявки, выявление и отбор документов из фондов других архивов, музеев, отбор выявленных документов для копирования, подготовку сценарного плана и текста режиссерского сценария передачи, монтаж кинофотофонодокументов.

Государственный архив предварительно согласовывает с соответствующей редакцией студии тему и авторов передачи, обязанности архива и студии, продолжительность передачи, срок ее подготовки и т.п. После выбора темы передачи и установления контактов с определенной редакцией теле- или радиостудии государственный архив проводит выявление, изучение и предварительный отбор необходимых для раскрытия выбранной темы кино-, фото-, фонодокументов и готовит творческую заявку, направляемую на студию. В ней определяется цель передачи, раскрывается ее содержание и называются кинофотофонодокументы, отобранные для использования при подготовке передачи. Отбор необходимых для передачи кинофотофонодокументов, письменных документов из фондов других государственных архивов и музеев проводится на основании изучения научно-справочного аппарата, источников и литературы по теме. При подготовке сценарного плана используются монтажные листы, описи кино-, телесюжетов, аннотации фотодокументов, тексты фонодокументов и т.п. На основании сценарного плана готовится режиссерский сценарий, в соответствии с которым проводится монтаж копий документов. Подготовленная теле- и радиопередача предварительно просматривается и прослушивается на студии с целью окончательной корректировки дикторского текста и изобразительного ряда передачи. Время звучания фонодокумента, включенного в передачу, указывается в машинописном тексте документа. Работа по подготовке теле- и радиопередач регистрируется в журнале (картотеке) учета, в котором указывается номер по порядку, название передачи, количество использованных кинофотофонодокументов (в единицах хранения и часах звучания), название теле- или радиостудии, дата проведения передачи, фамилии авторов передачи.

3.2.10. Для ознакомления общественности с составом и содержанием кинофотофонодокументов государственный архив проводит вечера-встречи. Работа по подготовке вечера-встречи начинается с определения тематики, состава аудитории, времени и места его проведения. Затем составляется программа вечера-встречи, которая определяет тематику выступлений и состав кинофотофонодокументов, предназначенных для демонстрации и прослушивания, фамилии ведущих, выступающих и лиц, ответственных за подготовку просмотровой кинопрограммы, программы звукового оформления вечера-встречи, фотовыставки <37>, продолжительность вечера-встречи и порядок его проведения. Документы по организации вечеров-встреч (запрос учреждения на проведение вечера-встречи, программа, тексты выступлений, перечень кинофотофонодокументов, предназначенных для демонстрации, пригласительный билет и др.) включаются в дело.

<37> См. п. 3.2.5.1 - 3.2.5.7; 3.2.13; 3.2.14.

3.2.11. Экскурсии для коллективов учреждений организуются государственным архивом по предварительной договоренности с руководством учреждения и официального письма на имя директора архива. Экскурсия готовится на основании плана, в котором указывается тема экскурсии, ее содержание, порядок проведения, ответственные за подготовку. При этом определяется целесообразность составления просмотровой кинопрограммы, программы прослушивания фонодокументов, организации фотовыставки и подготовки фотоальбома <38>, устанавливается день и время проведения экскурсии.

<38> См. п. 3.2.5.1 - 3.2.5.7; 3.2.7; 3.2.13; 3.2.14.

3.2.12. Лекции и доклады с использованием кинофотофонодокументов готовятся как по инициативе государственного архива, так и по запросам учреждений и проводятся непосредственно в архиве и в других учреждениях. В зависимости от темы лекции, доклада кинофотофонодокументы могут служить иллюстрацией к текстовой части или составлять основное содержание лекции, доклада. Кинодокументы используются в лекциях, докладах путем показа на экране просмотровых кинопрограмм и соответствующих теме фильмов, фотодокументы — путем демонстрации хранящихся в государственном архиве и изготовленных специально для демонстрации диапозитивов (слайдов), организации фотовыставок или фотостенда, фонодокументы — путем их прослушивания. Помимо эпизодических лекций и докладов государственный архив может организовывать тематические циклы вечеров с демонстрацией кинофотодокументов и прослушиванием фонодокументов.

3.2.13. Кинопрограммы и киносборники готовятся государственным архивом в целях ретроспективного показа кинодокументов. Кинопрограмма предназначается для одноразового показа или неоднократной демонстрации на экране во время мероприятий, проводимых государственным архивом.

Кинопрограмма составляется из позитивных копий при наличии в государственном архиве полного комплекта фильма, спецвыпуска или киножурнала. В программу могут быть включены отдельные части фильмов, сюжеты киножурналов и отдельные киносюжеты. При составлении кинопрограмм запрещается изменять порядок монтажа фильма, спецвыпуска или журнала, проводить вырезки отдельных планов, монтировать другие сюжеты и т.п. Тематика кинопрограммы, состав и содержание кинодокументов, которые предполагается в нее включить, определяются темой лекционного выступления, вечера-встречи и других мероприятий государственного архива.

Киносборники предназначаются для использования государственным архивом при проведении различных мероприятий и выдаются учреждениям во временное пользование <39>. Киносборники монтируются из копий позитивных фрагментов фильмов, спецвыпусков, киножурналов, отдельных киносюжетов. Выбор темы киносборника осуществляется аналогично выбору темы фотовыставки, фотоподборки, телевизионных и радиопередач и т.п. Одновременно с выбором темы устанавливается объем киносборника и сроки его подготовки. На основании изучения источников и литературы по теме проводится выявление кинодокументов по каталогам государственного архива и монтажным листам. Окончательный отбор кинодокументов проводится во время их просмотра на экране или звукомонтажном столе. Копии кинодокументов, полученные из лаборатории, просматриваются на экране с целью составления сценарного плана, на основании которого осуществляется монтаж киносборника. Подготовленные киносборники просматриваются на экране и обсуждаются членами методической комиссии (совещания) и дирекции государственного архива. Учет киносборников ведется по книге учета киносборников.

<39> См. п. 3.2.17.

3.2.14. Программы прослушивания фонодокументов готовятся государственным архивом для использования в архиве и в других учреждениях по тематическому плану, в соответствии с которым проводится выявление фонодокументов, их отбор, систематизация и расположение в пределах программы. При подготовке программы используются копии фрагментов фонодокументов. Прослушивание проводится сотрудником государственного архива, ответственным за программу, и сопровождается вступительным словом и комментариями.

3.2.15. Работа исследователей с кинофотофонодокументами осуществляется в читальном зале, просмотровом зале (для кинодокументов), комнате прослушивания (для фонодокументов) государственного архива. Порядок работы исследователей с кинофотофонодокументами и научно-справочным аппаратом архива определяется правилами работы исследователей в архиве, разрабатываемыми государственным архивом, и «Основными правилами работы государственных архивов».

3.2.15.1. К работе с кинофотофонодокументами допускаются исследователи, имеющие письмо-отношение от направившего их учреждения, в котором указывается тема, хронологические рамки исследования и конечная цель использования кино-, фото- или фонодокументов государственного архива. При изменении темы работы в архив представляется новое письмо.

Исследователи зарубежных стран допускаются к работе с кинофотофонодокументами в установленном Главархивом СССР порядке.

Разрешение на пользование кинофотофонодокументами дается директором государственного архива на срок, определяемый темой работы, но не превышающий одного года.

3.2.15.2. В государственном архиве осуществляется раздельный учет использования определенных видов кинофотофонодокументов. На каждый вид документов заводится дело, в которое включаются следующие документы: отношение от направившего исследователя учреждения, требование на выдачу документов для работы, список архивных номеров кинофотофонодокументов, отобранных для копирования. Документы размещаются в хронологическом порядке. Каждое дело снабжается указателем фамилий исследователей.

3.2.15.3. В обязанности сотрудника государственного архива, отвечающего за работу с исследователями, входит оформление документов на право работы в архиве и организация учета этой работы; консультирование исследователей о составе и содержании документов и научно-справочного аппарата архива, правилах пользования кинофотофонодокументами <40>; организация просмотра и прослушивания кинофотофонодокументов; оформление заказа на изготовление копий кинофотофонодокументов.

<40> См. п. 2.2.5 - 2.2.7.

3.2.15.4. Выявление кинофотофонодокументов проводится исследователем с помощью научно-справочного аппарата государственного архива: каталогов и всех имеющихся к ним указателей, монтажных листов, описей киносюжетов (телесюжетов), внутренних описей фотоальбомов, путеводителей, тематических обзоров, перечней.

Негативы кинофотодокументов и оригиналы фонодокументов в читальный зал не выдаются.

Отбор кинодокументов проводится исследователями путем просмотра позитивных копий на звукомонтажном или монтажном столе, в необходимых случаях — на экране просмотрового кинозала государственного архива. С помощью временных бумажных закладок исследователь отмечает на позитиве те планы, которые подлежат копированию. Для изготовления позитивной копии сотрудник читального зала переносит эти отметки (делает перезакладку) на контратип (дубль-негатив) кинодокумента; для изготовления контратипа закладки переносятся на промежуточный позитив.

Отбор фотодокументов проводится путем просмотра исследователями контрольных фотоотпечатков на карточках каталогов государственного архива.

Отбор фонодокументов проводится путем прослушивания исследователями копий фонодокументов (временем звучания не более трех часов в день). Имеющийся в государственном архиве текст фонодокумента выдается исследователям для ознакомления.

3.2.15.5. Заказы на изготовление копий кинофотофонодокументов (или отдельных фрагментов кинофонодокументов) оформляются исследователями при наличии письма, содержащего гарантию оплаты заказа (номер расчетного счета учреждения, подписи руководителя и главного бухгалтера учреждения-заказчика). Для изготовления копий кинофотофонодокументов исследователь заполняет бланк заказа (прил. 29). Изготовленные копии кинофотофонодокументов проверяются сотрудником, отвечающим за работу с исследователями или специально выделенным сотрудником, осуществляющим контроль за содержанием выдаваемых из государственного архива копий.

3.2.16. Исполнение тематических запросов на кинофотофонодокументы проводится государственным архивом в установленном порядке. Запрос поступает к сотруднику архива, который выявляет имеющиеся в архиве кинофотофонодокументы по теме запроса, заполняет бланк заказа на изготовление необходимых копий и осуществляет описание копий, выданных заказчику. Изготовление копий кинофотофонодокументов и их пересылка по почте осуществляется государственным архивом за определенную плату. За правильность использования копий кинофотофонодокументов несут ответственность руководители учреждений, получившие копии документов государственного архива, а также исследователи, работавшие в архиве. Учет работы исследователей и исполнения тематических запросов ведется по книге учета работы исследователей с кинофотофонодокументами (прил. 56) и книге учета исполнения тематических запросов на кинофотофонодокументы (прил. 57).

3.2.17. Государственный архив осуществляет выдачу кинофотофонодокументов во временное пользование с разрешения руководства архивного учреждения:

• для осуществления копирования вне государственного архива (при отсутствии в архиве собственной лаборатории и для изготовления цветных копий);
• отдельным учреждениям для просмотров по специальному разрешению вышестоящих архивных органов.

Для копирования черно-белых кинодокументов выдаются промежуточные позитивные копии и контратипы (дубль-негативы). Для копирования цветных кинодокументов выдаются цветные негативы в установленном комплекте. Фотодокументы выдаются во временное пользование для осуществления копирования вне государственного архива только при отсутствии в лаборатории архива необходимых технических средств.

Фонодокументы выдаются во временное пользование:

• для снятия копий с фонограмм фотографической (оптической) и механической записи на кинопленке (при отсутствии в архиве своей кинолаборатории);
• для снятия копий с оригиналов граммофонной записи (при перезаписи грампластинок).

Кинофотофонодокументы выдаются во временное пользование на основании официального запроса учреждения, в котором указывается название кинодокумента, аннотация фотодокумента, заголовок фонодокумента и дается гарантия своевременного их возвращения и обеспечения сохранности. Выдача кинофотофонодокументов во временное пользование проводится на срок до одного месяца по доверенности учреждения, скрепленной печатью и оформляется актом (прил. 58), составляемым в двух экземплярах (один экземпляр после подписания представителями обеих сторон остается в государственном архиве, другой — вручается вместе с документами получателю).

Учет выдачи кинофотофонодокументов во временное пользование осуществляется по книге учета выдачи кинофотофонодокументов во временное пользование (прил. 59). Регистрационный номер документа по книге учета выдачи присваивается акту.

Приложение 1 к п. 1.2.6

ФОРМА ПАСПОРТА КИНО-ФИЛЬМОТЕКИ (АРХИВА) УЧРЕЖДЕНИЯ

Лицевая сторона

                                              Статистическая отчетность
                                               Форма N 2 - архив кино
                                                 Утверждена ЦСУ СССР
                                            17 октября 1967 г. N 17-101

                                           ПОЧТОВАЯ ГОДОВАЯ
                                Высылается к 1 декабря кино-фильмотекой
                                 учреждения, организации, предприятия
                                в соответствующий государственный архив

ПАСПОРТ кино-фильмотеки (архива) учреждения, организации, предприятия

I. Сведения о кинодокументах

			Всего ед. хр. (короб.) - в числителе; в знаменателе - крайние даты	Кинодокументы собственного производства, в том числе:					Поступающие из любительских студий и от отдельных кинолюбителей	Прочие не собственного производства
				Хроникально-документальные	Научно-популярные	Заказные	Кинолетопись	Прочие
1			2	3	4	5	6	7	8	9
Комплектность		Кинодокументов
		Негатив изображения
		Негатив фонограммы
		Промежуточный позитив
		Контратип
		Позитив
Виды кинопленок		Черно-белая
		цветная
		магнитная
		обратимая

1. Паспорт служит целям учета, обеспечения сохранности кинодокументов в учреждениях, их создающих.

2. Паспорт заполняется только теми учреждениями, которые обязаны сдавать создаваемые ими кинодокументы в государственный архив.

3. Паспорт составляется в двух экз. Один экз. паспорта остается в учреждении, другой к 1 декабря направляется в соответствующий государственный архив.

II. Помещение кино-фильмотеки (архива)

III. Сведения о кадрах

___________________________________________________ (адрес и номер телефона учреждения) ___________________________________________________ (адрес и номер телефона кино-фильмотеки (архива))

Подпись руководителя учреждения, организации, предприятия ____________________

Дата составления __________________

                                                              Формат А4

Приложение 2 к п. 1.2.6

ФОРМА ПАСПОРТА ФОТОАРХИВА УЧРЕЖДЕНИЯ

Лицевая сторона

                                              Статистическая отчетность
                                               Форма N 2 - архив фото
                                                 Утверждена ЦСУ СССР
                                              17 октября 67 г. N 17-101

                                           ПОЧТОВАЯ ГОДОВАЯ
                                   Высылается к 1 декабря фотоархивом
                                  учреждения, организации, предприятия
                                в соответствующий государственный архив

ПАСПОРТ фотоархива учреждения, организации, предприятия

I. Сведения о фотодокументах

Оборотная сторона

УКАЗАНИЯ к заполнению формы паспорта

1. Паспорт служит целям учета, обеспечения сохранности фотодокументов в учреждениях, их создающих.

2. Паспорт заполняется только теми учреждениями, которые обязаны сдавать создаваемые ими фотодокументы в государственный архив.

3. Паспорт составляется в двух экз. Один экз. паспорта остается в учреждении, другой к 1 декабря направляется в соответствующий государственный архив.

II. Помещение фотоархива

III. Сведения о кадрах

___________________________________________________________________________ (адрес и номер телефона учреждения)

                (адрес и номер телефона фотоархива)

Подпись руководителя учреждения, организации, предприятия ____________________

Дата составления __________________

                                                              Формат А4

Приложение 3 к п. 1.2.6

ФОРМА ПАСПОРТА ФОНОТЕКИ УЧРЕЖДЕНИЯ

Лицевая сторона

                                              Статистическая отчетность
                                               Форма N 2 - архив фоно
                                                 Утверждена ЦСУ СССР
                                              17 октября 67 г. N 17-101

                                           ПОЧТОВАЯ ГОДОВАЯ
                                   Высылается к 1 декабря фонотекой
                                 учреждения, организации, предприятия
                                в соответствующий государственный архив

I. Сведения о звукозаписях

					Всего ед. хр. (роликов, пластинок, рулонов; в числит. — ед. хр.; в знаменат. — крайние даты)	В том числе звукозаписей собственного производства		Прочие
						хроникально-документальных	музыкально-художественных
1					2	3	4	5
1. Звукозаписи
В том числе:		магнитная
		граммофонная		оригинал
				пластинка
		оптическая
		прочие

1. Паспорт служит целям учета, обеспечения сохранности звукозаписей в учреждениях, их создающих.

2. Паспорт составляется в двух экз. Один экз. паспорта остается в учреждении, другой к 1 декабря направляется в соответствующий государственный архив.

3. За единицу хранения звукозаписи принимается: один ролик магнитной ленты, граммофонная пластинка, матрица, грамморигинал, один рулон кинопленки с фонограммой.

II. Помещение фонотеки и ее оснащение

III. Сведения о кадрах

___________________________________________________________________________

                (адрес и номер телефона учреждения)<br>

                 (адрес и номер телефона фонотеки)

Дата составления __________________

                                                              Формат А4

Приложение 4 к п. 1.3.1.15

(Наименование Директор государственного архива

сдачи-приема на постоянное хранение _______________________________________

                             (наименование вида кинофотофонодокументов)

                (наименование должностей, инициалы, фамилии)

Документы приняты _________________________________________________________

                              (наименование учреждения)<br>

Сдал:

(наименование должности) (подпись) (расшифровка подписи)

Принял:

                               М.П.

                                                              Формат А4

                     (наименование ведомства)

    (наименование учреждения и его структурного подразделения)

(переименование и годы существования учреждения под каждым наименованием)

ОПИСЬ N _____

            (наименование вида кинофотофонодокументов)

                       постоянного хранения

                                                за _______________ годы

                                                              Формат А3

Приложение 6 к п. 1.3.2.6; 1.4.7; 1.4.11; 3.1.3

ФОРМА ОПИСИ КИНОДОКУМЕНТОВ

(Наименование ведомства) (Наименование учреждения и структурного подразделения)

                                 УТВЕРЖДЕНО<br>

__________________________________ (наименование архивного

за __________ год ____________________ N _______________

                                        (дата)

В опись включено _____________________ единиц учета _______________________ (цифрами, прописью) (цифрами, прописью) единиц хранения с N _____ по N _____

(Наименование должности составителя) (подпись) (расшифровка подписи)

Итоговую запись к описи за ____ год заверяю:

(Наименование должности)                    (подпись) (расшифровка подписи)

Председатель экспертной комиссии            (подпись) (расшифровка подписи)

                                                              Формат А3

Приложение 7 к п. 1.3.2.6; 1.4.8; 1.4.11; 3.1.4

ФОРМА ОПИСИ НЕГАТИВОВ ФОТОДОКУМЕНТОВ

(Наименование ведомства) (Наименование учреждения и структурного подразделения) УТВЕРЖДЕНО

ОПИСЬ N _____                        протоколом ЭПК _______________________
__________________________________   ______________________________________
(наименование вида фотодокументов)     (наименование архивного учреждения)

                                 ____________________ N _______________

за __________ год (дата)

В опись включено ___________________ единиц хранения ______________________ (цифрами, прописью) (цифрами, прописью) негативов с N _____ по N _____ (наименование должности составителя) (подпись) (расшифровка подписи)

Итоговую запись к описи за ____ год заверяю:

(наименование должности)                    (подпись) (расшифровка подписи)

Председатель экспертной комиссии            (подпись) (расшифровка подписи)

СОГЛАСОВАНО (наименование должности руководителя учреждения) (дата) (подпись) (расшифровка подписи)

                                                              Формат А3

1.4.11; 3.1.5

(Наименование ведомства) (Наименование учреждения и структурного подразделения) УТВЕРЖДЕНО

ОПИСЬ N _____                        протоколом ЭПК _______________________
__________________________________   ______________________________________
(наименование вида фотодокументов)    (наименование архивного учреждения)

за __________ год                    ____________________ N _______________

                                        (дата)

(наименование должности)                    (подпись) (расшифровка подписи)

Председатель экспертной комиссии            (подпись) (расшифровка подписи)

СОГЛАСОВАНО (наименование должности руководителя учреждения) (дата) (подпись) (расшифровка подписи)

                                                              Формат А3

Приложение 9 к п. 1.3.2.6; 1.4.9; 1.4.11; 3.1.6

и структурного подразделения)

                                 УТВЕРЖДЕНО

ОПИСЬ N _____                        протоколом ЭПК _______________________
__________________________________   ______________________________________
(наименование вида фонодокументов)    (наименование архивного учреждения)

                                 ____________________ N _______________

за __________ год (дата)

В опись включено _____________________ единиц учета _______________________ (цифрами, прописью) (цифрами, прописью) единиц хранения с N _____ по N _____ (наименование должности составителя) (подпись) (расшифровка подписи)

Итоговую запись к описи за ____ год заверяю:

(наименование должности)                    (подпись) (расшифровка подписи)

Председатель экспертной комиссии            (подпись) (расшифровка подписи)

СОГЛАСОВАНО (наименование должности руководителя учреждения) (дата) (подпись) (расшифровка подписи)

                                                              Формат А3

1.4.11; 3.1.6

(ОПТИЧЕСКОЙ), ФОНОГРАФИЧЕСКОЙ И МАГНИТНОЙ ЗАПИСИ

(Наименование ведомства) (Наименование учреждения и структурного подразделения) УТВЕРЖДЕНО

ОПИСЬ N _____                        протоколом ЭПК _______________________
__________________________________   ______________________________________
(наименование вида фонодокументов)    (наименование архивного учреждения)

                                 ____________________ N _______________

В опись включено _____________________ единиц учета _______________________ (цифрами, прописью) (цифрами, прописью)

(наименование должности)                    (подпись) (расшифровка подписи)

Председатель экспертной комиссии            (подпись) (расшифровка подписи)

                                                              Формат А3

(цифрами и прописью) единиц учета, единиц хранения, негативов, позитивов

за __________ годы

(наименование должности) (подпись) (расшифровка подписи)

                               М.П.

(дата)

                                                              Формат А3

ФОРМА АКТА О ВЫДЕЛЕНИИ К УНИЧТОЖЕНИЮ КИНОФОТОФОНОДОКУМЕНТОВ

(Наименование государственного            Директор  государственного архива
архива)                                   (подпись)   (расшифровка подписи)

                                      (дата)

АКТ

(дата) N _____

о выделении к уничтожению _________________________________________________

                         (наименование вида кинофотофонодокументов)

Всего _____________________________________________________ единиц хранения (цифрами, прописью)

    Примечание.   Для   документов,   имеющих   неустранимые   повреждения,
прилагаются    акты   о   результатах   проверки   технического   состояния

кинодокументов и дефектные ведомости, карточки учета технического состояния фотофонодокументов.

Председатель комиссии         (подпись)               (расшифровка подписи)

Члены комиссии:               (подписи)              (расшифровки подписей)

Документы сданы для уничтожения ___________________________________________

                                              (куда)<br>

                                    (дата)

Председатель комиссии (подпись) (расшифровка подписи)

                                                              Формат А4

Приложение 13 к п. 1.4.5

ФОРМА КНИГИ УЧЕТА ПОСТУПЛЕНИЙ КИНОДОКУМЕНТОВ

(Наименование государственного архива)

КНИГА УЧЕТА ПОСТУПЛЕНИЙ КИНОДОКУМЕНТОВ

к п. 1.4.5

ФОРМА КНИГИ УЧЕТА ПОСТУПЛЕНИЙ ФОТОДОКУМЕНТОВ

(Наименование государственного архива)

КНИГА УЧЕТА ПОСТУПЛЕНИЙ ФОТОДОКУМЕНТОВ

(Наименование государственного архива)

                                                              Формат А4

ЛИСТ УЧЕТА ____________________________________ (наименование вида фотодокументов)

(наименование должности) (подпись) (расшифровка подписи)

                                                              Формат А4

(Наименование государственного архива)

        (наименование вида фонодокументов)

(наименование должности) (подпись) (расшифровка подписи)

                                                              Формат А4

(Наименование ведомства) (Наименование государственного архива)

АКТ

(дата) N ____

О результатах проверки технического состояния кинодокумента

Основание: Составлен _________________________________________________________________ (наименование должностей, инициалы, фамилии) Кинодокумент ______________________________________________________________ (архивный, производственный номер,

                             название)

часть N ______________________, метраж ____________________________________

(негатив, контратип, промежуточный позитив с указанием цветной или

                 черно-белый, звуковой или немой)

вид основы ________________________________________________________________ (нитро- или триацетатная) тип пленки ________________________________________________________________ (с указанием отечественная или импортная) отпечатан с _______________________________________________________________ (негатива, контратипа и др., когда) проверен __________________________________________________________________ (наименование вида работ) Результаты проверки следующие:

(наименование должности) (подпись) (расшифровка подписи)

                                                              Формат А4

(Наименование государственного архива)

ДЕФЕКТНАЯ ВЕДОМОСТЬ КИНОДОКУМЕНТА _________________________________________ (архивный номер единицы хранения) (дата) N __________

(наименование должности) (подпись) (расшифровка подписи)

(Наименование государственного архива)

ОПИСЬ ДЕФЕКТНЫХ ВЕДОМОСТЕЙ КИНОДОКУМЕНТА _____________________________________________________________

                        (архивный номер единицы хранения)

к п. 2.1.12.1; 2.3.4

(Наименование государственного архива)

КАРТОЧКА УЧЕТА ТЕХНИЧЕСКОГО СОСТОЯНИЯ ФОТОДОКУМЕНТА _____________________________________________________________ (архивный номер единицы хранения) Вид фотодокумента _________________________________________________________ (негатив, контратип, позитив, диапозитив, черно-белый, цветной) Производственный номер ____________________________________________________ Дата съемки _____________________________

Фотографическое качество __________________________________________________

Техническое состояние поверхности _________________________________________

Заключение о необходимости реставрационно-профилактической обработки ______

(наименование должности) (подпись) (расшифровка подписи)

(дата)

_____________________________ Вид реставрационно-профилактической обработки (дата)

(наименование должности) (подпись) (расшифровка подписи)

(дата)

Результаты реставрационно-профилактической обработки ______________________

(наименование должности) (подпись) (расшифровка подписи)

(дата)

                                                 Согласно ГОСТ 21550-76

Приложение 25 к п. 2.1.12.1; 2.3.5; 2.3.8; 2.3.9

ФОНОДОКУМЕНТА _____________________________________________________________

                        (архивный номер единицы хранения)

Вид фонодокумента _________________________________________________________ (граммофонный оригинал, грампластинка, запись на магнитной ленте и др.) Производственный номер ____________________________________________________ Элемент комплекта _________________________________________________________ (оригинал, копия) Дата записи ________________ Дата перезаписи __________________ Название организации, в которой произведена запись ________________________

Носитель записи ________________ Скорость записи ________________ Время звучания _________________ Паспорт технического состояния граммофонного оригинала ____________________

(наименование должности) (подпись) (расшифровка подписи)

(дата)

Оборотная сторона

ИНСТРУКЦИЯ ПО ИЗМЕРЕНИЮ ВЫСОТЫ ВЫСТУПАЮЩЕЙ ЧАСТИ ВИТКОВ

Измерение высоты выступающей части витков должно проводиться на двойном микроскопе МИС-11 с объективом, имеющим фокусное расстояние 25 мм, апертуру 0,13, и с окуляр-микрометром АМ-9-2 или МОВ-1-15. Рулон ленты располагают горизонтально на предметном столике микроскопа так, чтобы витки были перпендикулярны линии щели.

При измерении совмещают перекрестие окуляр-микрометра последовательно с выступающим витком и соседним запавшим витком и определяют разность их высот в делениях шкалы окуляр-микрометра. Высота выступающей части витка определяется путем умножения полученной разности на цену деления. Цена деления окуляр-микрометра определяется с помощью объект-микрометра.

Измерения должны проводиться в 5 точках по радиусу рулона в секторе наиболее неравномерной намотки. За результат принимается наибольшее из пяти измерений.

(Наименование государственного архива)

ТРЕБОВАНИЕ на выдачу

            (наименование вида кинофотофонодокументов)

Заведующему _______________________________________________________________ (наименование хранилища) От кого ___________________________________________________________________ Для какой цели или темы ___________________________________________________

                                                              Формат А4

(Наименование государственного архива)

ИЗ ХРАНИЛИЩА ______________________________________________________________ (наименование вида кинофотофонодокументов)

(Наименование ведомства)

(Наименование государственного архива)

ЗАКАЗ на изготовление копий кинофотофонодокументов

        (наименование отдела архива, учреждения-заказчика)

Общее количество __________________________________________ единиц хранения (цифрами, прописью) Метраж __________________ Время звучания __________________

Заведующий лабораторией (подпись) (расшифровка подписи) (дата)

Заказ выполнен и сдан в количестве ________________________ единиц хранения (цифрами, прописью) (наименование должности сотрудника, принявшего заказ) (подпись) (расшифровка подписи) (дата)

                                                              Формат А4

(Наименование государственного архива)

КНИГА УЧЕТА ВЫДАЧИ В ЛАБОРАТОРИЮ _____________________________________________________________ (наименование вида кинофотофонодокументов)

(Наименование государственного архива)

КАРТОЧКА УЧЕТА ДВИЖЕНИЯ

__________________________________________    _____________________________
(наименование вида кинофотофонодокументов)           (архивный номер

                                                единицы хранения)

1. Запись на магнитной ленте

1.1. Дефекты физико-механического происхождения

1.1.1. Потеря эластичности основы, хрупкость. Появляется при несоблюдении температурно-влажностного режима хранения (увеличением температуры и уменьшением влажности).

1.1.2. Растянутость (сабельность, корытообразность), магнитная лента плохо прилегает к головкам, плохо поддается перемотке.

1.1.3. Повышенное необратимое остаточное удлинение при нагрузке объясняется изменением температурно-влажностного режима хранения (повышенная влажность окружающей среды действует на основу ленты в качестве дополнительного пластификатора).

1.1.4. Коробление, скручивание появляется при несоблюдении температурно-влажностного режима хранения, допускаются резкие изменения температуры и влажности.

1.1.5. Снижение адгезионной прочности объясняется прочностью сцепления рабочего слоя с основой.

1.1.6. Повреждения основы (перегибы, помятость, обрывы, наличие большого количества склеек).

1.1.7. Абразивность объясняется степенью износа лентой магнитных головок и других неподвижных деталей лентопротяжного механизма магнитофона, с которыми соприкасается лента в процессе движения.

1.2. Дефекты электроакустического происхождения

1.2.1. Неоднородность чувствительности (больше +/- 1 дБ) объясняется изменением уровня записи.

1.2.2. Неравномерность частотной характеристики — завал высоких частот (от 3 кГц и выше) — придает записи тусклость, ухудшает разборчивость речи: подъем высоких частот приводит к подчеркиванию шипящих и свистящих звуков — к неестественно резкому, раздражающему слух звучанию; завал низких частот (100 — 200 Гц и ниже) лишает запись сочности, нарушает окраску тембра.

1.2.3. Заметные на слух нелинейные искажения характеризуются изменением тембра звучания, затруднением раздельного восприятия звуков инструментов и голосов (при малой величине нелинейных искажений), а также появлением неприятных хрипов и дребезжанием (при большой величине нелинейных искажений).

1.2.4. Повышенный уровень контактного шума вызывается колебаниями ленты у рабочих зазоров головок из-за шероховатости поверхности ее рабочего слоя, неровности поверхности сердечников магнитных головок, жесткости ленты и неравномерности трения ленты о направляющие стойки лентопротяжного механизма магнитофона.

1.2.5. Повышенный уровень модуляционного шума возникает из-за хаотической паразитной амплитудной и частотной модуляции записываемого сигнала. Модуляционный шум хорошо прослушивается при воспроизведении записи одиночных, бедных обертонами, инструментов или высокого голоса. Он частично маскируется записываемым сигналом (чем меньше скорость движения ленты, тем маскировка сильнее). При малой скорости модуляционный шум воспринимается как быстрые изменения уровня громкости.

1.2.6. Повышенный шум паузы — шум размагниченной ленты, подвергнутой действию после подмагничивания, создаваемого головкой записи. Он вызывается неоднородностью частиц порошка и неравномерным распределением их в рабочем слое.

1.2.7 Повышенный уровень переменного тока.

1.2.8. Копирэффект. Сущность копирэффекта заключается в том, что при хранении магнитной ленты, намотанной в рулон, сильно намагниченные участки ленты намагничивают смежно расположенные с ними участки, особенно если последние соответствуют паузе между записываемыми сигналами. При воспроизведении записи копирэффект прослушивается как многократное повторяющееся эхо. Сигналы «копии» возникают как до основного сигнала (опережающее эхо), так и после него (запаздывающее эхо). При перемотке ленты на начало рабочим слоем наружу — опережающий сигнал-копия слабее соответствующего запаздывающего сигнала.

1.2.9. Эффект «плавания» звука. «Плавание» звука или явление детонации представляет собой изменение тональности звука, наблюдаемое при прослушивании фонодокумента. «Плавание» звука возникает в результате колебания скорости передвижения ленты лентопротяжным механизмом магнитофона.

1.2.10. Затухание звука, понижение уровня записи при длительном хранении.

1.2.11. Запись произведена с повышенным уровнем. Объясняется появлением нелинейных искажений звука.

Примечание. Максимальный уровень записи должен соответствовать эффективному значению остаточного потока ленты 256 нвб на 1 м длины дорожки записи для синосидульного сигнала частотой 400 гц.

1.2.12. Запись произведена с пониженным уровнем. Минимальный уровень записи фонограмм по показателям индикатора уровня импульсивного типа с временем возврата от 1,5 до 2 сек. (типа РИ-54, РИ-58, РИ-60) должен составлять:

1. для музыкальных записей — (-25 дБ),

2. для речевых художественных записей — (-14 дБ),

3. для речевых информационных записей (-10 дБ).

Допускается уменьшение уровня записи ниже приведенных значений, если они продолжаются не более 3 сек.

1.2.13 Прослушиваются щелчки, трески (электростатические).

2. Граммофонные оригиналы

2.1. Дефекты механического происхождения (по внешнему виду)

2.1.1 Выдавки. На граммофонном оригинале видны выступы, бугорки.

2.1.2. Вдавки и вмятины. Вдавки — это небольшие вдавленности со стороны рабочей поверхности граммофонного оригинала, вмятины — тоже вдавленности, но продолговатой формы.

2.1.3. Царапины и забоины. На граммофонном оригинале видна одна или несколько царапин, идущих в радиальном направлении. Забоины — механические повреждения в виде точек. Причиной брака является неаккуратное обращение с граммофонным оригиналом.

2.1.4. Коробление. Граммофонный оригинал имеет выпукло-вогнутую форму, иногда пропеллерообразно искривленную. Причиной брака может служить неправильное хранение граммофонных оригиналов на стеллажах.

2.1.5 Узорчатость диска.

2.1.6 Гофр.

2.1.7 Круговые штрихи на поле.

2.2. Дефекты электроакустического происхождения, обнаруживаемые слуховым контролем

2.2.1 Щелчки, трески, стуки.

2.2.2 Глухие стуки образуются от наличия выдавок.

2.2.3 Повышенное шипение.

2.2.4 Посторонние звуки.

2.2.5 Потрескивание.

2.2.6 Опережающее эхо.

2.2.7 Последующее эхо.

2.3. Дефекты физико-химического происхождения

2.3.1. Тусклые, матовые и коричневые пятна и полосы окислов образуются в результате окисления рабочей поверхности.

2.3.2. Язвочки, черные пятна коррозии — результат сильного окисления, приведшего к разъеданию (коррозии) металла рабочей поверхности.

2.3.3. Масляные пятна. На поверхности граммофонного оригинала видны характерные коричневые пятна, жирные на ощупь.

3. Грампластинки

3.1. Дефекты электроакустического происхождения, обнаруживаемые слуховым контролем

3.1.1 Повышенное шипение пластинки.

3.1.2 Стуки образуются от наличия на пластинке царапин, забоин.

3.1.3. Глухие стуки при проигрывании долгоиграющих пластинок — от наличия выдавок.

3.1.4. Опережающее эхо (при проигрывании до основного звучания слышится несильный короткий звук).

3.1.5. Последующее эхо (при проигрывании после основного звучания слышится короткий звук).

3.2. Дефекты механического происхождения (по внешнему виду)

3.2.1. Бой центра обычных пластинок, трещины у центрового отверстия пластинки.

3.2.2. Выдавши. Мелкие воронкообразные углубления на поверхности пластинки.

3.2.3. Вырывки. Местные нарушения поверхности пластинки, расположенные вдоль канавки и имеющие вид серых полос.

3.2.4. Забоины и царапины. Точечные или продолговатые выступы, ощутимые пальцем на поверхности пластинки, при проигрывании дают стуки.

3.2.5. Зашлифовка. На глянцевом борту пластинки, иногда на первых канавках, серые круговые полосы.

3.2.6. Коробление. Пластинка имеет выпукло-вогнутую форму, иногда пропеллероподобно искривлена.

3.2.7. Однобокость. Один край пластинки тонкий, другой — толстый (равнотолщенность пластинок в каждой зоне не должна превышать 0,25 мм).

3.2.8 Плохая шлифовка. Борт пластинки неровный, с наплывами.

3.2.9. Пузырь. Вздутие на поверхности пластинки, на обычной пластинке иногда пузырь лопается и на этом месте образуется раковина.

3.2.10. Сыпь. Точечные или продолговатые вздутия на поверхности пластинки.

3.2.11. Пятна. Серые (дымчатые) пятна в виде налета неопределенной формы на поле записи пластинки с фиолетовым оттенком.

3.2.12. Расширенное центровое отверстие пластинки. Диаметр центрового отверстия пластинки больше 7,33 мм.

3.2.13. Трещины (на обычных пластинках). Серновидные трещины на пластинке вдоль канавок с выходом через борт, иногда концентрические трещины, образующиеся на пластинках. В отраженном свете на зеркале пластинки видна небольшой длины трещина (ее часто называют микротрещиной), на обратной стороне пластинки напротив видимой трещины заметно серое точечное пятно.

3.2.14 Шипаный край пластинки имеет сколы, выщербинки.

3.2.15. Зеркало пластинки покрыто пылью, грязью, просматриваются жировые пятна от пальцев рук.

4. Фотографическая (оптическая) запись

4.1 Пониженный уровень записи (недостаточная громкость звучания).

4.2 Неразборчивость звучания.

4.3 Смещение звуковой дорожки в сторону перфорации или кадра.

4.4 Не полностью отпечатана звуковая дорожка в позитиве записи.

4.5 Заметные на слух нелинейные искажения.

4.6. Дефекты механического, физико-химического, биологического происхождения подобны дефектам на кинодокументах.

МЕТОДИКА ОПРЕДЕЛЕНИЯ СТАБИЛЬНОСТИ НИТРООСНОВЫ

(по РТМ-КИНО 234-68. Кинофильмы. Условия долгосрочного хранения исходных фильмовых материалов в специализированных госфильмоархивах; МРТУ 55-4-69. Хранение и консервационно-реставрационная обработка кинофотодокументов и микрофильмов).

Стабильность нитроосновы определяется с помощью красителя ализаринового красного, используемого в качестве индикатора.

Сущность метода состоит в обесцвечивании окрашенной индикатором фильтровальной бумаги под действием окислов азота, выделяющихся при нагревании нестабильной нитроосновы.

1. Применяемая посуда, приборы, реактивы и растворы

1.1 Посуда и приборы.

Пробирка с притертой пробкой вместимостью 10 мл по ГОСТ 10515-75 — 2 шт.

Баня — глицериновая или воздушная.

1.2 Применяемые реактивы и растворы.

Краситель ализариновый красный по ГОСТ 10945-74, 0,05%-й водный раствор.

Глицерин по ГОСТ 6824-54.

Вода дистиллированная по ГОСТ 6709-72.

Бумага фильтровальная по ГОСТ 12026-66.

2. Подготовка к испытанию

2.1 Отбор кинодокументов для испытаний.

Кинодокументы, подлежащие проверке на стабильность нитроосновы, подвергаются визуальному контролю, в результате которого они разделяются по степени разложения нитроосновы на следующие группы:

а) видимые дефекты не обнаружены;

б) фотослой пожелтел и изображение частично выцвело;

в) эмульсионный слой липкий, витки пленки во время намотки склеиваются (гидролиз желатина);

г) в рулонах пленки обнаруживаются размягченные участки, выделяются окислы азота, легко распознаваемые по запаху;

д) вся пленка стала мягкой, витки слиплись в сплошную массу, поверхность покрылась пеной, сильный запах окислов азота;

е) пленка частично или полностью превратилась в коричневую порошкообразную массу с едким запахом окислов азота.

2.2. Кинодокументы с дефектами, относящимися к группам «а», «б», «в» (п. 2.1) следует испытать на стабильность нитроосновы, при этом кинодокументы группы «в» подвергаются испытанию в первую очередь, а затем испытываются кинодокументы группы «б» и в последнюю очередь — кинодокументы группы «а».

Во избежание самовоспламенения нитроосновы кинодокументы с дефектами, относящимися к группам «г», «д», «е», подлежат немедленному изъятию из хранилища для уничтожения.

2.3. Из отобранных для проверки на стабильность нитроосновы кинодокументов вырезают из каждой части по два образца диаметром 6,5 мм. Если в одной части отдельные планы резко отличаются по степени разложения нитроцеллюлозы, то образцы берутся из каждого плана.

2.4. Готовится водный 0,05%-й раствор индикатора и водный раствор глицерина (2 части глицерина на 1 часть воды).

2.5 Нарезается полосками фильтровальная бумага.

3. Проведение испытания

3.1. Образцы помещаются на дно пробирок. Полоски фильтровальной бумаги пропитываются раствором индикатора, а затем смачиваются водно-глицериновым раствором. Пробки пробирок обертываются этими влажными полосками индикаторной бумаги так, чтобы под их нижним краем бумага выступала на 3 — 5 мм. Пробирки с образцами плотно закрываются пробками и помещаются в воздушную или глицериновую баню, в которой поддерживается температура 130 — 136 °C.

3.2. Время от начала нагревания образца до побеления нижнего выступающего под пробкой края индикаторной бумаги характеризует стабильность нитроосновы.

Если между двумя параллельными испытаниями расхождение более 5 минут, то опыт следует повторить. В зависимости от степени разложения нитроосновы, определяемой временем, в течение которого произошло обесцвечивание индикаторной бумаги, кинодокументы подлежат различным срокам хранения и повторному испытанию на стабильность нитроосновы.

Зависимость между временем, за которое произошло обесцвечивание индикаторной бумаги, сроками хранения, и повторными испытаниями на стабильность нитроосновы указана в таблице.

Примечание. В случае невозможности проведения испытания на стабильность нитроосновы по истечении 6 месяцев или одного года кинодокументы подлежат изъятию из общего хранилища и дальнейшее их хранение должно осуществляться при низкой температуре (не выше +15 °C) и относительной влажности 40 — 50%.

ФОРМА ЗАПИСИ РЕЗУЛЬТАТОВ ИСПЫТАНИЙ НИТРОЦЕЛЛЮЛОЗНОЙ ОСНОВЫ

Формат А4

(Наименование государственного архива)

КНИГА УЧЕТА ТЕХНИЧЕСКОГО СОСТОЯНИЯ

(наименование вида фотодокументов)

(Наименование ведомства) УТВЕРЖДАЮ Директор государственного

(Наименование государственного              архива
архива)                                     (подпись) (расшифровка подписи)

                                        (дата)

АКТ

(дата) N ______

об обнаружении повреждений ________________________________________________ (наименование вида кинофотофонодокументов)

Основание: Составлен _________________________________________________________________ (наименования должностей, инициалы, фамилии)

Документ(ы) _______________________________________________________________ (архивные номера документов)

проверен(ы) _______________________________________________________________ (наименования видов работ, учреждений и структурных

             подразделений, в которых они проводились)

При возврате обнаружены следующие повреждения:

(Заключение о пригодности к дальнейшему хранению)

(наименования должностей) (подписи) (расшифровки подписей)

                                                             Формат А4

(Наименование государственного архива)

ЛИСТ ПРОВЕРКИ НАЛИЧИЯ И СОСТОЯНИЯ _________________________________________

            (наименование вида кинофотофонодокументов)

(Наименования должностей) (подписи) (расшифровки подписей)

(дата)

                                                              Формат А4

(Наименование ведомства)                 УТВЕРЖДАЮ

(Наименование государственного           Директор государственного
архива)                                  архива

                                         (подпись)    (расшифровка подписи)

                                     (дата)

АКТ

(дата) N __________

проверки наличия и состояния кинофотофонодокументов

Основание: Составлен комиссией в составе: Председатель комиссии _____________________________________________________ (наименование должности, инициалы, фамилия) Члены комиссии: ___________________________________________________________ (наименования должностей, инициалы, фамилии)

Присутствовали: ___________________________________________________________ (наименования должностей, инициалы, фамилии)

Проверка проводилась с ________________________ по ________________________ (дата) Проверены с N _____________ по N _____________ Проверкой установлено:

1. Всего по описям ________________________________________ единиц хранения (цифрами)

1.1 Всего не оказалось в наличии ______________________ единиц хранения

                                       (цифрами)

1.2 Имеют литерные номера:

1.2.1. не учтенные в итоговых записях _____________________ ед. хр. (цифрами)

1.2.2. учтенные в итоговых записях ________________ единиц хранения (цифрами)

1.3 Пропущено архивных номеров:

1.3.1. не учтенных в итоговых записях _____________________ ед. хр. (цифрами)

1.3.2. учтенных в итоговых записях ________________ единиц хранения (цифрами)

1.4 Неправильно подложенных ___________________________ единиц хранения

                                     (цифрами)

1.5. Оказалось в наличии внесенных в описи _____________________ ед. хр. (цифрами) Из них:

1.5.1. требующих реставрации ______________________ единиц хранения (цифрами)

1.5.2. требующих технической обработки ____________________ ед. хр. (цифрами)

1.5.3. неисправимо поврежденных ___________________ единиц хранения (цифрами)

1.5.4. содержание которых не соответствует описанию _____________________ единиц хранения (цифрами)

1.6. __________________________________________________________________

1.7. __________________________________________________________________

1.8. __________________________________________________________________

1.9. __________________________________________________________________

2. Имеется не внесенных в описи ___________________________ единиц хранения (цифрами)

3. Всего имеется в наличии ________________________________ единиц хранения (цифрами)

4. Характеристика состояния документов и условий их хранения. Отрицательные явления в состоянии и условиях хранения.

Председатель комиссии        (подпись)                (расшифровка подписи)

Члены комиссии:              (подписи)               (расшифровки подписей)

СОГЛАСОВАНО

Начальник отдела или заведующий архивохранилищем

(подпись) (расшифровка подписи) (дата)

                                                              Формат А4

(Наименование ведомства)                 УТВЕРЖДАЮ

(Наименование государственного           Директор государственного
архива)                                  архива

                                         (подпись)    (расшифровка подписи)

                                     (дата)

АКТ

(дата) N __________

о технических ошибках, допущенных в учетных документах

Основание: Составлен комиссией в составе: Председатель комиссии _____________________________________________________ (наименование должности, инициалы, фамилия) Члены комиссии: ___________________________________________________________ (наименования должностей, инициалы, фамилии)

Присутствовали: ___________________________________________________________ (наименования должностей, инициалы, фамилии)

В  ходе  проверки наличия и состояния кинофотофонодокументов обнаружены

ошибки, допущенные ________________________________________________________ (в каких документах,

             в чем заключаются ошибки, причины ошибок)
В учетные документы ___________________________________________________
                                     (указать какие)

следует внести исправления ________________________________________________ (указать какие)

Председатель комиссии        (подпись)                (расшифровка подписи)

Члены комиссии:              (подписи)               (расшифровки подписей)

СОГЛАСОВАНО

Начальник отдела или заведующий архивохранилищем (подпись) (расшифровка подписи) (дата)

(Отметка о внесении изменений в учетные документы)

                                                              Формат А4

(Наименование ведомства) УТВЕРЖДАЮ

архива)                                  архива

                                         (подпись)    (расшифровка подписи)

                                     (дата)

АКТ

(дата) N __________

об обнаружении неучтенных кинофотофонодокументов

Основание: Составлен комиссией в составе: Председатель комиссии _____________________________________________________ (наименование должности, инициалы, фамилия) Члены комиссии: ___________________________________________________________ (наименования должностей, инициалы, фамилии)

Присутствовали: ___________________________________________________________ (наименования должностей, инициалы, фамилии)

В   ходе  проверки  наличия  и  состояния  были  обнаружены  неучтенные

кинофотофонодокументы в количестве ________________________________________ __________________________________________________________ единиц хранения. (цифрами, прописью)

Председатель комиссии        (подпись)                (расшифровка подписи)

Члены комиссии:              (подписи)               (расшифровки подписей)

Кинофотофонодокументы внесены в учетные документы в количестве ____________ ___________________________________________________________ единиц хранения (цифрами, прописью)

СОГЛАСОВАНО

Начальник отдела или заведующий архивохранилищем

(подпись) (расшифровка подписи) (дата)

(Отметка о внесении изменений в учетные документы)

                                                              Формат А4

(Наименование ведомства)                 УТВЕРЖДАЮ

(Наименование государственного           Директор государственного
архива)                                  архива

                                         (подпись)    (расшифровка подписи)

                                     (дата)

АКТ

(дата) N __________

об обнаружении кинофотофонодокументов

Основание: Составлен: ________________________________________________________________

           (наименования должностей, инициалы, фамилии)

При ______________________________________________________________ были
                 (указать, при каких обстоятельствах)

обнаружены следующие кинофотофонодокументы:

Итого обнаружено __________________________________________ единиц хранения (цифрами, прописью)

Начальник отдела или

заведующий архивохранилищем            (подпись)      (расшифровка подписи)

Хранитель фондов                       (подпись)      (расшифровка подписи)

                                                              Формат А4

(Наименование ведомства)                 УТВЕРЖДАЮ

(Наименование государственного           Директор государственного
архива)                                  архива

                                         (подпись)    (расшифровка подписи)

                                     (дата)

АКТ

(дата) N __________

о необнаружении кинофотофонодокументов

Основание: Составлен: ________________________________________________________________ (наименования должностей, инициалы, фамилии)

В результате проведения _______________________________________________
                                (указать когда и какой работы)

было  установлено  отсутствие  перечисленных  ниже  кинофотофонодокументов.
Предпринятые  архивом  меры по розыску положительных результатов не дали, в

связи с чем считаем возможным снять с учета:

Итого _____________________________________________________ единиц хранения (цифрами и прописью)

Характеристика кинофотофонодокументов (их значимость, возможность восполнения информации, содержащейся в документах)

Начальник отдела или

заведующий архивохранилищем            (подпись)      (расшифровка подписи)

Хранитель фондов                       (подпись)      (расшифровка подписи)

(Отметка о внесении изменений в учетные документы)

                                                              Формат А4

(Наименование ведомства) УТВЕРЖДАЮ

архива) руководителя вышестоящего архивного органа)

                                    (подпись)    (расшифровка подписи)
                                    (дата)

АКТ

(дата) N __________

о завершении розыска кинофотофонодокументов

Основание: Составлен: ________________________________________________________________ (наименования должностей, инициалы, фамилии) Комиссией в составе: ______________________________________________________ (наименования должностей, инициалы, фамилии)

с __________________ по ___________________ 19__ г. была проведена проверка наличия и состояния кинофотофонодокументов. В ходе проверки было установлено:

1. <a id="p102040"></a>Имеется в наличии __________________________________ единиц хранения
                            (цифрами, прописью)

2. <a id="p102041"></a>Не обнаружено ______________________________________ единиц хранения
                          (цифрами, прописью)

В результате проведенного розыска было:

1. <a id="p102042"></a>Найдено в наличии __________________________________ единиц хранения
                             (цифрами, прописью)

2. <a id="p102043"></a>____________________________________________________ единиц хранения
      (перечень документов и итог по каждому из них)

3. <a id="p102044"></a>Составлены акты о необнаружении кинофотофонодокументов _____________
   ____________________________________________________ единиц хранения
                    (цифрами, прописью)

В результате проведенной работы на ____________________________ имеются
                                              (дата)
в наличии _____________________________________________ единиц хранения
                      (цифрами и прописью)

Начальник отдела или

заведующий архивохранилищем            (подпись)      (расшифровка подписи)

Хранитель фондов                       (подпись)      (расшифровка подписи)

СОГЛАСОВАНО Директор государственного архива (дата) (подпись) (расшифровка подписи)

                                                              Формат А4

(Наименование государственного архива) _________________________________ (архивный номер единицы хранения)

                         Скорость записи ______________________________

Заголовок, аннотация ______________________________________________________

Дата записи __________________________ Элемент комплекта __________________ Дата перезаписи ___________________________________________________________

  Название учреждения,                     Индекс _________________________
  в котором произведена                    Производственный
  запись _______________________________   номер __________________________

                                       Редактор _______________________

  ______________________________________   Звукорежиссер __________________
  ______________________________________   Звукооператор __________________
  Всего рулонов ________________________   Общее звучание _________________
  Рулон ________________________________   Звучание рулона ________________

Качество звучания _________________________________________________________

Тип магнитной ленты _______________________________________________________

  (Штамп государственного                  Звукооператор  государственного
  архива)                                  архива _________________________

                                                              Формат А4

(Наименование государственного архива)

МОНТАЖНЫЙ ЛИСТ ____________________________________________________________ (архивный номер единицы учета)

(звуковой, немой, цветной, черно-белый фильм, спецвыпуск, киножурнал)

Название фильма, спецвыпуска, киножурнала _________________________________ Наименование студии _______________________________________________________ Режиссер, оператор ________________________________________________________ Дата производства _________________________________________________________ Производственный номер ____________________________________________________ Количество частей _____________________________ Номер части _____________________________

Метраж негатива или контратипа ____________________ позитива ______________ фонограммы __________________ промежуточного позитива _____________________

(наименование должности) (подпись) (расшифровка подписи) (дата)

                                                              Формат А4

(Наименование государственного архива)

ОПИСЬ КИНОСЮЖЕТА (ТЕЛЕСЮЖЕТА) ______________________________________________________________ (архивный номер единицы учета)

(звуковой, немой, цветной, черно-белый)

Название сюжета ___________________________________________________________ Наименование студии _______________________________________________________ Оператор __________________________________________________________________ Дата съемки ____________________ Производственный номер ____________________

Метраж негатива или контратипа ____________________ позитива ______________ фонограммы __________________ промежуточного позитива _____________________

(наименование должности) (подпись) (расшифровка подписи) (дата)

                                                              Формат А4

Приложение к описи киносюжета (телесюжета)

Запись содержания фонограммы ______________________________________________ (номер единицы учета)

Метраж фонограммы _________________________________________________________

(наименование должности) (подпись) (расшифровка подписи) (дата)

                                                              Формат А4

(Наименование государственного архива)

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ ФОТОАЛЬБОМА _______________________________________________________________ (архивный номер единицы учета)

(наименование должности) (подпись) (расшифровка подписи) (дата)

                                                              Формат А4

Согласно ГОСТ 21550-76

Согласно ГОСТ 21550-76

Приложение 54 к п. 3.1.19

Приложение 55 к п. 3.1.22

Согласно ГОСТ 21550-76

Формат А4

Приложение 57 к п. 3.2.16

Формат А4

ФОРМА АКТА О ВЫДАЧЕ КИНОФОТОФОНОДОКУМЕНТОВ ВО ВРЕМЕННОЕ ПОЛЬЗОВАНИЕ

(Наименование ведомства)

(Наименование государственного архива)

АКТ

(дата) N _______

о выдаче кинофотофонодокументов во временное пользование

               (наименование учреждения, его адрес)

Основание: Составлен _________________________________________________________________ (наименования должностей, инициалы, фамилии)

Всего выдано во временное пользование _________________________________ (цифрами и прописью)

документов общим метражом _______________________________________________ м временем звучания ________________________ мин. (час) Срок возврата документов ___________________________ (дата) Учреждение-получатель обязуется:

1. Хранить выданные ему документы в помещениях, обеспечивающих полную их сохранность.

2. Не производить изъятие каких-либо частей из выданных во временное пользование документов и не предоставлять их для просмотра, прослушивания и использования другим учреждениям и посторонним лицам.

3. Соблюдать установленные технические правила обращения с кинофотофонодокументами.

Выдал:

(наименование должности) (подпись) (расшифровка подписи)

Принял:

(наименование должности) (подпись) (расшифровка подписи)

                                                              Формат А4

к п. 3.2.17

(Наименование государственного архива)

КНИГА УЧЕТА ВЫДАЧИ КИНОФОТОФОНОДОКУМЕНТОВ

ВО ВРЕМЕННОЕ ПОЛЬЗОВАНИЕ