Типовые нормы времени на работы по комплектованию и учету кадров

(утв. Постановлением Госкомтруда СССР, ВЦСПС от 11.04.1985 № 95/9-18)

ТИПОВЫЕ НОРМЫ ВРЕМЕНИ

Сборник содержит нормы времени на работы по оформлению документов: при приеме на работу рабочих и служащих; при увольнении рабочих и служащих; по учету движения кадров; нормы времени на работы по составлению статистической отчетности, по учету личного состава; составлению справок, участие в разработке планов, расчете численности; на работы по табельному учету, в бюро пропусков и пр.

В сборнике освещены вопросы организации труда работников, занятых комплектованием и учетом кадров.

Типовые нормы времени на работы по комплектованию и учету кадров утверждены Постановлением Государственного комитета СССР по труду и социальным вопросам и Секретариата ВЦСПС от 11 апреля 1985 г. № 95/9-18.

Сборник разработан Центральным бюро нормативов по труду Государственного комитета СССР по труду и социальным вопросам с участием министерств: химической промышленности; связи; тракторного и сельскохозяйственного машиностроения; станкостроительной и инструментальной промышленности; приборостроения, средств автоматизации и систем управления; медицинской промышленности; электротехнической промышленности; энергетики и электрификации СССР; рыбного хозяйства СССР; Госагропрома СССР; министерства лесной, целлюлозно-бумажной и деревообрабатывающей промышленности СССР и др.

Типовые нормы времени предназначены для определения затрат рабочего времени на работы по комплектованию и учету кадров в научно-производственных, производственных объединениях (комбинатах) и на предприятиях отраслей народного хозяйства.

ОБЩАЯ ЧАСТЬ

1. Типовые нормы времени предназначены для определения затрат рабочего времени на работы по комплектованию и учету кадров, установления нормированных заданий, а также обоснования необходимой численности работников, занятых этими работами в научно-производственных, производственных объединениях (комбинатах), на предприятиях и в организациях отраслей народного хозяйства.

Типовые нормы времени могут быть использованы для расчета комплексных норм при внедрении бригадной формы организации труда в соответствии с «Методическими основами бригадной формы организации и стимулирования труда в промышленности» (М.: НИИ труда, 1981).

2. При разработке типовых норм использованы:

фотографии (самофотографии) рабочего времени и данные хронометражных наблюдений, проведенных на предприятиях;

материалы изучения существующей организации труда и передового опыта работников, занятых комплектованием и учетом кадров, а также табельным учетом.

3. Сборник разработан в соответствии с «Положением о порядке разработки нормативных материалов для нормирования труда», утвержденным Постановлением Госкомтруда и ВЦСПС от 28 июня 1968 г. № 185/П-13.

4. Сборником предусматривается применение типовых форм первичного учета в промышленности и строительстве, разработанных ЦСУ СССР (по учету личного состава предприятий), и форм документации, рекомендованных сборником. Образцы рекомендуемых форм приведены в Приложении 2.

5. Нормами сборника охвачены следующие виды работ: оформление документов при приеме на работу и увольнении с работы рабочих и служащих, оформление и учет трудовых книжек, составление статистической отчетности по учету личного состава, составление справок, разработка планов и расчет численности, табельный учет, работа в бюро пропусков и пр.

6. Работы по комплектованию и учету кадров выполняет инспектор по кадрам, по табельному учету — табельщик, в бюро пропусков — дежурный бюро пропусков.

7. Выполнение работ исполнителями другого должностного наименования не может служить основанием для каких-либо изменений типовых норм времени.

8. Содержание работ, единицы измерения, наименования и количественные значения факторов, влияющих на затраты труда, а также нормы времени по каждому виду работ приводятся в соответствующих параграфах нормативной части сборника.

9. Под количеством самостоятельных структурных подразделений на предприятии понимается общее число отделов, секторов, бюро, служб, цехов и других самостоятельных подразделений, находящихся под непосредственным подчинением у директора предприятия или его заместителей.

10. В типовых нормах учтено время, затрачиваемое на получение заданий, консультации, согласования и другие работы, связанные с выполнением задания.

11. Типовые нормы времени в сборнике даны в часах на принятую единицу измерения.

12. Приведенные в сборнике числовые значения с указанием «до» следует понимать включительно.

13. <a id="p100024"></a>Расчет норм времени по видам работ (Н  ) произведен по формуле:
                                         вр

                                        К

                            Н   = Т   (1 + ---),
                             вр    оп      100

где:

Т — оперативное время; оп

К — сумма времени на подготовительно-заключительные работы, организационно-техническое обслуживание рабочего места, отдых (включая физкультурные паузы) и личные надобности, % от оперативного времени (типовыми нормами учтено в размере 10%).

14. Нормами времени предусмотрено заполнение трудовых книжек, личных карточек и других документов только на одном языке.

15. При внедрении на предприятии более совершенной, чем предусмотрено в типовых нормах, организации труда, повышающей эффективность работы исполнителей, следует разрабатывать местные нормы методами технического нормирования.

16. При расчете нормативной численности работников, занятых комплектованием и учетом кадров, кроме трудоемкости нормируемых работ, рассчитанных по типовым нормам времени, учитываются затраты труда на не охваченные сборником работы, величина которых не должна превышать 25% трудоемкости нормируемых работ. К работам, не предусмотренным сборником, относятся такие, трудоемкость которых отражает отраслевую специфику или особенности производства, а также составление различных справок местного значения, участие в разработке форм техпромфинплана, проведение работы с подростками и молодыми специалистами, и все работы, связанные с укреплением трудовой дисциплины и общественного порядка, нормы времени на которые устанавливаются на основе данных фотохронометражных наблюдений.

Нормативная численность работников (Ч), необходимых для выполнения всех работ по комплектованию и учету кадров, определяется по формуле:

                              Т  x К
                               1    1

Ч = -------, Ф п

где:

Т — суммарная трудоемкость нормируемых работ, рассчитанная по данным 1 нормам за год (квартал), ч;

К — коэффициент, учитывающий затраты времени на выполнение работ, не 1 предусмотренных в нормативной части сборника (К принимается равным до 1 1,25);

Ф — полезный фонд рабочего времени одного работника за год (квартал), п ч.

Пример расчета численности работников, занятых комплектованием и учетом кадров, приводится в Приложении 1.

17. Нормами времени не учитывается выполнение работ, не входящих в должностные обязанности исполнителей (канцелярские, машинописные работы).

18. В случаях, когда на предприятиях действуют более прогрессивные нормы времени и работы выполняются меньшим количеством работников, чем это предусмотрено настоящими типовыми нормами, и при этом соблюдаются технология и качество работ, сохраняется фактическая численность работников.

19. С введением настоящего сборника действующие «Типовые нормы времени на техническое оформление документов по учету личного состава на производственных предприятиях отраслей народного хозяйства» (М.: НИИ труда, 1970; 1972; 1973; 1976; 1977) отменяются.

ОРГАНИЗАЦИЯ ТРУДА

Деятельность работников, занятых комплектованием и учетом кадров, регламентируется должностными инструкциями, разработанными в соответствии с Квалификационным справочником должностей служащих, часть II, и утвержденными руководителем предприятия.

В основу сборника положен Типовой проект организации труда служащих по функции «Комплектование и подготовка кадров», разработанный НИИ труда. В Типовом проекте предусматриваются содержание, методы, приемы и средства выполнения работ, используемые в процессе работы документы.

При больших объемах работ за работниками закрепляются определенные виды работ по комплектованию и учету кадров (прием на работу, увольнение с работы, оформление пенсий и т.д.).

При распределении работ (операций) между исполнителями следует учитывать их квалификацию, опыт и деловые качества, что должно способствовать приобретению необходимых навыков и ускорению выполнения заданий работниками.

Оформление и учет личного состава осуществляется в соответствии с краткими указаниями по применению и заполнению типовых форм, утвержденными ЦСУ СССР.

Оформление и учет трудовых книжек и вкладышей к ним осуществляется в соответствии с Инструкцией о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях, утвержденной Постановлением Совета Министров СССР и ВЦСПС от 6 сентября 1973 г. № 656 «О трудовых книжках рабочих и служащих».

Учет явок на работу и ухода с нее рекомендуется вести по табелям (табельным карточкам), отказавшись, где это возможно и целесообразно, от учета фактически отработанного времени по первичным документам.

Учет явок на работу и ухода с нее организуется в централизованном или децентрализованном порядке (в нескольких проходных, по цехам, производственным участкам) и осуществляется путем отметки в табеле всех явившихся, неявившихся, опоздавших, сверхурочных часов и т.д. или путем регистрации лишь отклонений (неявок, опозданий, сверхурочных часов и т.д.). Учет ведется табельщиками (нарядчиками) или по заранее заготовляемым табельщиками ведомостям бригадирами, мастерами под руководством начальников смен, отделов.

Контроль за своевременным приходом работающих на рабочее место и уходом с него, а также правильным использованием рабочего времени в течение всего рабочего дня (смены) возлагается на мастера. При рапортно-ведомостной системе табельного учета мастер сообщает табельщику отдела кадров по телефону или в письменном виде о количестве неявившихся или опоздавших работников.

Организационно-техническими условиями, принятыми в сборнике, предусматривается:

рациональная организация рабочих мест;

своевременное получение работающими необходимой информации, консультации и инструктажа;

соблюдение рационального режима труда и отдыха;

обеспечение установленных санитарных норм.

Рабочее место инспектора по кадрам оборудуется однотумбовым столом с приставкой, обеспечивающим удобное размещение на нем оргтехники и предметов труда, а в ящиках стола — хранение соответствующей документации и канцелярских принадлежностей.

Выдвижные ящики стола следует оборудовать приспособлениями для удобного расположения папок. Желательно, чтобы на каждом ящике укреплялась карточка с перечнем находящихся в нем папок.

Дела и папки должны иметь ясную маркировку, различную расцветку, кодовые отметки, чтобы после использования можно было вернуть их на прежнее место.

На столе должно находиться минимально необходимое количество документов для оперативной работы в течение рабочего дня.

Для хранения специальной и справочной литературы, а также папок с отчетными и другими документами должен быть шкаф.

Рекомендуемая схема организации рабочего места инспектора по кадрам показана на рис. 1 (рисунки здесь и далее не приводятся).

Инспектору по кадрам регулярно приходится принимать посетителей. С этой целью на предприятии следует разработать график, предусматривающий прием посетителей в утренние часы и перед окончанием работы.

Рекомендуемая схема организации рабочего места табельщика показана на рис. 2.

Рабочее место табельщика оснащается однотумбовым столом, подъемно-поворотным стулом, сейфом для хранения бланков.

Работники, занятые комплектованием и учетом кадров, должны соблюдать режим труда и отдыха исходя из установленного распорядка дня и регламентации всех обязательных работ с выполнением наиболее трудоемких из них в первой половине дня, когда у работающих отмечается высокая устойчивая работоспособность. Наряду с этим необходимо проведение физкультурных пауз продолжительностью 5 — 10 мин. за 1 — 1,5 ч до обеда и за 1 — 1,5 ч до окончания работы.

НОРМАТИВНАЯ ЧАСТЬ

§ 1. ОФОРМЛЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ ПРИ ПРИЕМЕ НА РАБОТУ РАБОЧИХ И СЛУЖАЩИХ

Ознакомление с соответствующими документами (паспортом, трудовой книжкой, дипломом или свидетельством об образовании и пр.) и на их основании заполнение приказа (распоряжения) о приеме на работу (форма № Т-1).

На основании соответствующих документов (паспорта, трудовой книжки, диплома или свидетельства об образовании, личного листка (у служащих), военного билета (у военнообязанных), приказа (распоряжения о приеме на работу)) заполнение личной карточки (форма № Т-2).

Заполнение алфавитной карточки (форма № Т-3) (фамилии, имени, отчества, цеха (отдела) или участка, занимаемой должности или профессии и табельного номера) и размещение в картотеке.

Заполнение учетной карточки специалиста с высшим образованием (форма № 206) и ее размещение в картотеке.

Заполнение учетной карточки специалиста со средним специальным образованием (форма № 210) и ее размещение в картотеке.

Составление приказа (распоряжения) о зачислении на работу, в котором указывается фамилия, имя, отчество работника, принимаемого на работу, занимаемая должность (профессия), разряд или оклад, цех (отдел), дата зачисления и при необходимости — период испытательного срока.

На основании приказа (распоряжения) в трудовой книжке запись даты зачисления на работу, профессии или должности, цеха (отдела), даты и номера приказа (распоряжения) о приеме на работу. Отметка о приеме на работу в журнале (книге) о приеме (форма № 1, Приложение 2).

Оформление личного дела на служащего. Подшивка в папку-скоросшиватель личного листка по учету кадров, заявления о приеме на работу, автобиографии и других документов, относящихся к служебной деятельности работника. Составление описи документов, находящихся в личном деле. Нумерация, регистрация (форма № 3, Приложение 2) и укладка личного дела в сейф. Составление отчета о приеме на работу. Ознакомление работника с правилами трудового распорядка. Заполнение контрольного листка по технике безопасности.

ПРИ ПРИЕМЕ НА РАБОТУ РАБОЧИХ И СЛУЖАЩИХ

§ 2. ОФОРМЛЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ ПРИ УВОЛЬНЕНИИ РАБОЧИХ И СЛУЖАЩИХ

На основании заявления об увольнении и личной карточки работника заполнение бланка приказа (распоряжения) о прекращении трудового договора (форма № Т-8).

В соответствии с резолюцией руководителя предприятия составление проекта приказа об увольнении, в котором указывается фамилия, имя, отчество, занимаемая должность (профессия), дата и причина увольнения работника.

На основании оформленного приказа (распоряжения) запись в личной карточке работника даты, причины увольнения, номера приказа об увольнении.

На основании приказа (распоряжения) о прекращении трудового договора запись в трудовой книжке даты и причины увольнения и номера приказа об увольнении. Выдача трудовой книжки под расписку увольняемому. Запись о выдаче трудовой книжки в книге учета движения трудовых книжек (форма № Т-10).

Изъятие личного дела из картотеки, запись в личном деле об увольнении и в журнале уволенных (форма № 2, Приложение 2). Комплектовка документов для передачи в архив. Перемещение личной карточки в картотеку уволенных.

Составление отчета об увольнении с работы.

Таблица 2

ПРИ УВОЛЬНЕНИИ РАБОЧИХ И СЛУЖАЩИХ

§ 3. ОФОРМЛЕНИЕ И УЧЕТ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК

3.1. Выписка новой трудовой книжки или вкладыша к ней с отметкой в книге учета или выписка дубликата трудовой книжки

Запись в бланк трудовой книжки или вкладыша: на первой странице — фамилии, имени, отчества, года рождения, профессии или должности и даты заполнения книжки; на второй развернутой странице — простановка штампа предприятия или указание его наименования и запись числа, месяца, года зачисления на работу, профессии (должности), разряда, даты и номера приказа (распоряжения).

Отметка в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним (форма № Т-10). Простановка на первой странице трудовой книжки штампа с надписью «Выдан вкладыш» <*>.

<*> Вкладыш в трудовую книжку вшивается в тех случаях, когда все страницы одного из разделов заполнены.

Подготовка невостребованных трудовых книжек для сдачи в архив.

Ознакомление работников с записями в трудовой книжке.

Таблица 3

<**> В норму времени включены затраты времени на получение трудовых книжек с места их хранения.

3.2. Запись в трудовую книжку (вкладыш) сведений о работе, поощрениях и награждениях

Подборка трудовой книжки. На основании соответствующих документов (паспорта, записи о переводе, приказа, распоряжения и т.д.) внесение в трудовую книжку или вкладыш изменений по работе (перевод в другое подразделение, перемещение в должности, изменение разряда или оклада), поощрения и награждения, изменения фамилии и других сведений.

Укладка трудовой книжки в сейф.

Таблица 4

3.3. Снятие копии трудовой книжки

Подборка в сейфе трудовой книжки, заполнение копии, проставление печати, регистрация копии трудовой книжки в журнале (форма № 4, Приложение 2).

Таблица 5

§ 4. ОФОРМЛЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ ПО УЧЕТУ ДВИЖЕНИЯ КАДРОВ

4.1. Оформление перевода в другое подразделение или на другую должность

На основании приказа (форма № Т-5) запись о переводе в трудовой книжке, личной карточке (форма № Т-2), алфавитной карточке (форма № Т-3), в личном деле и в журнале переводов (форма № 5, Приложение 2). Составление приказа о переводе.

Таблица 6

4.2. Отметка о приеме на работу, о перемещении или увольнении в плане обеспечения дополнительной потребности в рабочих кадрах

Внесение изменений в план в связи с приемом нового работника, перемещением или увольнением.

Таблица 7

4.3. Перевод рабочего, получившего высшее или среднее специальное образование, на должность служащего

На основании документа об образовании, заявления, приказа (форма № Т-5) запись о переводе на должность служащего в личной алфавитной карточке, трудовой книжке и журнале. Подшивка приказа (распоряжения) в «дело». Составление приказа и внесение изменения в штатное расписание.

Таблица 8

4.4. Составление и корректировка графика отпусков

Получение графика отпусков от подразделений, составление сводного графика и его корректировка, доведение графиков до руководителей подразделений, контроль за соблюдением графиков отпусков в течение года. Составление и корректировка графика отпусков руководящих работников.

Таблица 9

4.5. Оформление отпуска

На основании записки о предоставлении отпуска (форма № Т-6) запись в личной карточке даты поступления на предприятие, вида отпуска, даты ухода и возвращения из отпуска и за какой период он предоставлен. Подсчет продолжительности дополнительного отпуска. Составление приказа на отпуск. Запись в журнале регистрации отпусков.

Таблица 10

4.6. Ведение картотеки работников по продолжительности стажа для выплаты годового вознаграждения и оформления листка нетрудоспособности

Заполнение карточек (указание фамилии, имени, отчества, цеха (отдела), продолжительности стажа). Пополнение картотеки и изъятие карточек. Внесение изменений в карточки.

Таблица 11

4.7. Проверка правильности проставления стажа в ведомостях (списках) на выплату годового вознаграждения

Проверка с помощью картотеки работников по продолжительности стажа правильности проставления стажа работника, выдвинутого на вознаграждение по итогам работы за год.

Таблица 12

4.8. Оформление листка нетрудоспособности

На основании личной карточки (форма № Т-2) или трудовой книжки определение длительности непрерывного стажа работы работника и заполнение соответствующих граф листка нетрудоспособности (стаж работы, количество нерабочих дней, дата заполнения листка). Регистрация листка в книге учета.

Таблица 13

4.9. Заполнение и выдача справки с места работы

На основании данных личной карточки запись в бланк справки: фамилии, имени, отчества, должности или профессии работника (при необходимости — месячный оклад или средний заработок). Указание даты выдачи, номера и места представления справки. Проставление печати. Выдача справки с места работы по просьбе работника или по требованию организации или учреждения.

Таблица 14

4.10. Заполнение и выдача справки на работу по совместительству

На основании заявления работника и резолюции начальника цеха запись на бланке: фамилии, имени, отчества, месячного оклада, алиментов (в случае наличия таковых), места представления справки, даты выдачи и номера. Проставление печати, регистрация в журнале и выдача справки работнику.

Таблица 15

4.11. Оформление взысканий

На основании приказа (распоряжения) запись в журнал учета нарушений трудовой дисциплины: фамилии, имени, отчества, профессии (должности), партийности, характера нарушения, вида наложенного взыскания, даты и номера приказа. Ознакомление работника с приказом. Подшивка выписки из приказа в «дело».

Таблица 16

4.12. Регистрация нарушений общественного порядка работником

Регистрация поступившего письма о нарушении работником общественного порядка в журнале. Передача письма в профсоюзную (партийную) организацию предприятия для принятия мер. Подготовка ответа на письмо. Сообщение в милицию о принятых мерах. Регистрация письма в журнале и подшивка копии в «дело».

Запись вида нарушения в личную карточку, личное дело, алфавитную карточку.

Таблица 17

4.13. Оформление изменения фамилии

На основании свидетельства о браке или другого документа изменение фамилии в личной и алфавитной карточках, трудовой книжке, карточке специалиста (форма № 206 или форма № 210), в личном деле служащего и штатной ведомости.

Выписка справки об изменении фамилии для бухгалтерии и замены пропуска. Возврат личной и алфавитной карточек и личного дела в картотеку и трудовой книжки в сейф.

Таблица 18

4.14. Составление списка работников, уходящих на пенсию

Просмотр личных карточек (форма № Т-2) и составление списка работников пенсионного возраста. Возврат карточек в картотеку.

Таблица 19

4.15. Оформление документов на работников-юбиляров и на поощрение уходящих на пенсию

Просмотр личных карточек (форма № Т-2) и составление списка работников-юбиляров. Возврат карточек в картотеку.

Просмотр трудовых книжек работников-юбиляров, оформление приказа на поощрение. Оформление памятных адресов.

Таблица 20

4.16. Оформление документов работников, уходящих на пенсию по старости или инвалидности

На основании списка работников пенсионного возраста подборка трудовых книжек. По данным личной карточки и трудовой книжки уточнение общего стажа работы, в том числе стажа непрерывного и льготного. Регистрация заявления работника. Консультация уходящего на пенсию. Запись в заявлении о предоставляемых документах. Заполнение и подпись «Представления». Комплектование документов для представления в органы социального обеспечения. Запись в книгу учета лиц, уходящих на пенсию.

Таблица 21

Примечание. Норма времени на оформление документов в органах социального обеспечения — 1,2 часа на одного работника, уходящего на пенсию.

4.17. Составление письма в органы социального обеспечения о приеме пенсионеров на работу

На основании заявления пенсионера и приказа (распоряжения) о приеме на работу составление письма в органы социального обеспечения о приеме пенсионера на работу.

Таблица 22

§ 5. СОСТАВЛЕНИЕ СТАТИСТИЧЕСКОЙ ОТЧЕТНОСТИ ПО УЧЕТУ ЛИЧНОГО СОСТАВА

5.1. Отчет о численности работников по полу и возрасту и рабочих по образованию (форма № 1)

Ознакомление с инструкцией по составлению отчета, раскладка и выверка личных карточек (форма № Т-2), выборка из личных карточек требуемых данных и запись их в отчет.

Таблица 23

НОРМА ВРЕМЕНИ НА СОСТАВЛЕНИЕ ОТЧЕТА (ФОРМА № 1)

5.2. Отчет о численности и составе специалистов, имеющих высшее образование (форма № 9)

Ознакомление с инструкцией по составлению отчета, раскладка и выверка карточек (форма № 206), выборка из карточек требуемых данных и запись их в отчет.

Таблица 24

НОРМА ВРЕМЕНИ НА СОСТАВЛЕНИЕ ОТЧЕТА (ФОРМА № 9)

5.3. Отчет о численности и составе специалистов, имеющих среднее специальное образование (форма № 9-ср.)

Ознакомление с инструкцией по составлению отчета, раскладка и выверка карточек (форма № 210), выборка из карточек требуемых данных и запись их в отчет.

Таблица 25

НОРМА ВРЕМЕНИ НА СОСТАВЛЕНИЕ ОТЧЕТА (ФОРМА № 9-СР.)

5.4. Отчет о численности и образовании работников, занимающих должности руководителей и специалистов, и о численности специалистов с высшим и средним специальным образованием, работающих рабочими (форма № 15/16)

Ознакомление с инструкцией по составлению отчета, раскладка и выверка личных карточек (форма № Т-2), выборка из личных карточек требуемых данных и запись их в отчет.

Таблица 26

НОРМА ВРЕМЕНИ НА СОСТАВЛЕНИЕ ОТЧЕТА (ФОРМА № 15/16)

5.5. Отчет о численности работников, получающих пенсию по старости, и пенсионеров по инвалидности (форма № 21-Т)

Ознакомление с инструкцией по составлению отчета, раскладка и выверка личных карточек (форма № Т-2), выборка из личных карточек требуемых данных и запись их в отчет.

Таблица 27

НОРМА ВРЕМЕНИ НА СОСТАВЛЕНИЕ ОТЧЕТА (ФОРМА № 21-Т)

5.6. Составление отчета о составе и движении работников, занимающих должности руководителей и специалистов (форма № 1-к)

Ознакомление с указаниями к составлению отчета, заполнение реквизитов формы.

Таблица 28

5.7. Составление отчета промышленного предприятия о численности и составе специалистов, занятых научной работой (форма № 10-Прк)

Ознакомление с формой отчета и заполнение реквизитов формы.

Таблица 29

§ 6. СОСТАВЛЕНИЕ СПРАВОК, УЧАСТИЕ В РАЗРАБОТКЕ ПЛАНОВ И ДРУГИЕ РАБОТЫ, ВЫПОЛНЯЕМЫЕ РАБОТНИКАМИ ПО КОМПЛЕКТОВАНИЮ И УЧЕТУ КАДРОВ

6.1. Составление справки (отчета) о текучести рабочих кадров

Сортировка массива карточек уволенных (форма № Т-2) по признакам «категория» и «причина увольнения». Подсчет уволенных работников определенной категории по определенной причине в абсолютном и процентном выражении (по предприятию). Запись результатов расчета в справку о текучести рабочих кадров (форма № 6, Приложение 2). Возврат карточек в картотеку.

По данным журнала регистрации увольнения с работы и справки о среднесписочной численности работников предприятия за отчетный период заполнение (под копирку) основных реквизитов справки о текучести рабочих кадров по подразделениям. Расчет текучести по предприятию в целом и запись в справку.

Передача справки руководителю предприятия, в отдел организации труда и заработной платы и в подразделения.

Таблица 30

О ТЕКУЧЕСТИ РАБОЧИХ КАДРОВ

Продолжение

Продолжение

6.2. Разработка плана дополнительной потребности в рабочих кадрах

На основании сведений о фактической численности работников на начало планируемого периода и плана по труду запись в «план дополнительной потребности в рабочих кадрах» численности на начало и конец планируемого периода. Определение и запись в план дополнительной потребности в рабочих кадрах на расширение объема промышленного производства. Расчет дополнительной потребности на замену работников, уходящих в армию, на пенсию, переводимых на должности специалистов по окончании учебного заведения, убывающих, временно работающих, на возмещение другой планируемой убыли; расчет процента уволенных, корректировка результата расчета; расчет дополнительной потребности на возмещение излишнего оборота рабочих кадров по подразделениям и в целом по предприятию. Распределение дополнительной численности по годам, кварталам и месяцам. Анализ обеспеченности предприятия рабочими кадрами. Изыскание возможностей восполнения недостающей численности.

Таблица 31

ДОПОЛНИТЕЛЬНОЙ ПОТРЕБНОСТИ В РАБОЧИХ КАДРАХ

6.3. Расчет дополнительной потребности в специалистах с высшим и средним специальным образованием

Запись общей численности работающих, в том числе фактической численности специалистов с высшим и средним специальным образованием. Определение удельного веса специалистов в общей численности работающих, дополнительной потребности специалистов с высшим и средним специальным образованием всего, в том числе на развитие производства и возмещение естественного выбытия специалистов, на частичную замену практиков. Запись численности молодых специалистов, направленных по плану распределения. Расчет дополнительной потребности в специалистах за счет оканчивающих учебные заведения без отрыва от производства.

Таблица 32

6.4. Отчет о выполнении плана распределения молодых специалистов, окончивших дневные высшие и средние специальные учебные заведения, и о прибытии их к месту назначения (форма № 22-Т)

Запись в форму количества специалистов, окончивших дневные высшие учебные заведения в отчетном году.

Запись в форму количества специалистов, окончивших дневные средние специальные учебные заведения в отчетном году.

Заполнение раздела III: запись о выбытии молодых специалистов, окончивших высшие и средние специальные учебные заведения в отчетном году, прибывших к месту назначения по направлению на работу.

Таблица 33

6.5. Участие в расчете среднесписочной численности работников предприятия

Проверка правильности заполнения документов о движении рабочих кадров по структурным подразделениям. Перенесение фактических данных в ведомость учета среднесписочной численности работников. Расчет среднесписочной численности работников по категориям. Запись в ведомость результатов расчета. Передача документа начальнику отдела кадров. Подшивка копии документа в «дело».

Таблица 34

ЧИСЛЕННОСТИ РАБОТНИКОВ ПРЕДПРИЯТИЯ

6.6. Оформление трудового договора

Запись адреса предприятия и даты подписания договора, фамилии, имени, отчества нанимаемого на работу, срока работы, месячного оклада или тарифной ставки и пр. Подписи нанимаемого работника и руководителя предприятия. Передача по одному экземпляру договора в подразделение, бухгалтерию и подшивка в «дело».

Таблица 35

6.7. Заключение договора об имущественной ответственности работника

Запись фамилии, имени, отчества материально ответственного лица, № паспорта, почтового адреса и обязательства работника по возмещению причиненного ущерба, даты подписания договора. Подписи работника и руководителя предприятия. Передача по одному экземпляру договора в подразделение, бухгалтерию и подшивка в «дело».

Таблица 36

6.8. Оформление подтверждения о приеме на работу работника для бюро по трудоустройству и информации населения

На основании приказа (распоряжения) о приеме на работу работника оформление подтверждения в бюро по трудоустройству и информации населения.

Таблица 37

6.9. Оформление подтверждения о приеме на работу молодого специалиста

Регистрация молодого специалиста.

На основании приказа (распоряжения) о приеме на работу работника составление письма и направление его в министерство (ведомство) и учебное заведение для подтверждения прибытия специалиста.

Таблица 38

6.10. Оформление инструктора-наставника к подростку

Отметка в списке о прикреплении подростка к инструктору-наставнику и запись в заявлении подростка фамилии наставника. Вызов наставника для знакомства с подростком. Подготовка приказа о назначении инструктора-наставника.

Таблица 39

6.11. Учет подростков и контроль за соблюдением законодательства по труду о работе подростков

Регистрация в журнале учета подростков. Контроль за соблюдением продолжительности рабочего дня и отпуска.

Таблица 40

6.12. Оформление справки на отъезжающего в заграничную командировку

На основании распоряжения, поступившего от руководства, и данных личного дела заполнение справки установленного образца. Сверка правильности заполнения. Подпись и проставление печати. Передача документов в вышестоящую организацию. Подготовка приказа на отъезжающего в заграничную командировку с указанием длительности ее и сроков. Передача приказа в канцелярию, бухгалтерию, подшивка приказа в «дело».

Таблица 41

6.13. Оформление выездного дела на отъезжающего в заграничную командировку

Проверка заполнения анкеты в соответствии с вопросами и правилами ее заполнения. Контроль за своевременным оформлением характеристики на отъезжающего работника. Формирование выездного дела согласно перечню документов, обязательно прилагаемых к анкете. Составление описи документов. Передача документов на проверку в вышестоящую организацию. Составление и утверждение приказа на отъезжающего, передача приказа в бухгалтерию и структурное подразделение, где работает отъезжающий за границу работник.

Таблица 42

6.14. Оформление заявки в бюро по трудоустройству и информации населения

Запись в заявке о потребности в рабочих и служащих, их количестве, профессии, специальности, системы оплаты, тарифного разряда (оклада).

Таблица 43

6.15. Подбор резерва на выдвижение

Разработка плана работы с резервом на выдвижение, составление списка работников на выдвижение, запись фамилии, имени, отчества, года рождения, национальности, партийности, года окончания учебного заведения и занимаемой должности. Проверка личных дел работников, внесенных в список на выдвижение. Составление письма на выдвижение работника на руководящую должность. Ведение карточек учета резерва кадров.

Таблица 44

6.16. Оформление документов на получение пенсии по случаю потери кормильца

На основании заявления лица, потерявшего кормильца, подборка в сейфе трудовой книжки. Заполнение «Представления», снятие копий со свидетельств о смерти, о рождении детей, о браке; комплектование документов для представления в органы социального обеспечения.

Таблица 45

6.17. Оформление пособий малообеспеченным семьям

Подборка личной карточки (форма № Т-2), получение справок о заработной плате работающих в семье, снятие копий свидетельства о рождении детей, регистрация документов, составление протокола о назначении пособия.

Таблица 46

6.18. Выдача бланка справки на медицинский осмотр работника

Заполнение и выдача бланка справки на медицинский осмотр при приеме на работу.

Таблица 47

6.19. Оформление исполнительного листа

На основании исполнительного листа, полученного из народного суда, внесение изменения в личную карточку о семейном положении. Запись табельного номера на исполнительном листе и направление его в бухгалтерию.

Таблица 48

6.20. Оформление приказа на поощрение работников

Получение списков победителей социалистического соревнования, представление на обсуждение профсоюзной организации, подготовка почетных грамот, оформление приказа о поощрении.

Таблица 49

6.21. Оформление приказа на начисление надбавки к заработной плате работникам, отработавшим установленные сроки в районах Крайнего Севера и в местностях, приравненных к ним

Определение стажа работы на Крайнем Севере и в местностях, приравненных к ним, по трудовым книжкам, проверка списка работников для начисления надбавки, оформление приказа.

Таблица 50

6.22. Обновление личных карточек формы № Т-2

Переписка изношенных личных карточек формы № Т-2 и их уничтожение.

Таблица 51

6.23. Оформление характеристики на работника

Получение характеристики от руководителя подразделения, ознакомление с личным делом работника, корректировка и редактирование характеристики и ее выдача.

Таблица 52

6.24. Подготовка документов к награждению работников медалями и орденами, в том числе медалью «Ветеран труда»

Получение материалов из подразделений для оформления награждения работников, подбор кандидатур на награждение (выверка анкетных данных из личной карточки (форма № Т-2) и трудовой книжки). Заполнение наградного листа, составление проекта Указа о награждении. Передача всех документов в вышестоящую организацию. На основании Указа о награждении заполнение учетной карточки. Составление отчета о награждении медалью «Ветеран труда».

Таблица 53

6.25. Оформление заявок на выдачу разовых и временных пропусков

Заполнение реквизитов заявки, проставление подписи и печати.

Таблица 54

6.26. Проверка табелей

Проверка правильности заполнения реквизитов табеля (количества отработанного времени, соответствия с должностным окладом, тарифным разрядом и др.).

Таблица 55

6.27. Аттестация и переаттестация ИТР и служащих

Составление графика проведения аттестации, доведение его до аттестационной комиссии, руководителей подразделений и аттестуемых, сбор материала, характеризующего аттестуемого. Заполнение аттестационных листов. Ведение протокола аттестационной комиссии и внесение в аттестационный лист выводов комиссии. Подведение итогов аттестации по каждому подразделению. Подготовка проекта приказа. Составление отчета о результатах аттестации работников.

Таблица 56

§ 7. РАБОТЫ ПО ТАБЕЛЬНОМУ УЧЕТУ

Проверка наличия работающих на рабочих местах, составление ежедневных рапортов о движении личного состава. Представление в установленном порядке табеля с указанием отработанного времени. Ведение учета неявок по причинам и нарушений трудовой дисциплины, связанных с использованием рабочего времени.

Таблица 57

НОРМЫ ОБСЛУЖИВАНИЯ ПО ТАБЕЛЬНОМУ УЧЕТУ

§ 8. РАБОТЫ В БЮРО ПРОПУСКОВ

8.1. Заполнение и выдача разового пропуска

На основании заявки и паспорта запись в бланк пропуска фамилии, имени, отчества, даты и времени выдачи, подпись и проставление печати. Регистрация в журнале.

Таблица 58

8.2. Оформление и выдача постоянного (временного) пропуска, вкладыша к нему или удостоверения личности

На основании приказа (распоряжения) о приеме на работу запись на бланке пропуска (удостоверения) установленного образца фамилии, имени, отчества, профессии (должности) и срока действия пропуска (удостоверения). Наклеивание фотокарточки работника, подпись и проставление печати.

Таблица 59

8.3. Заполнение регистрационной карточки к пропуску

Запись в регистрационную карточку фамилии, имени, отчества, цеха (отдела), должности (профессии), даты поступления, года рождения, адреса, номера паспорта, даты выдачи. Наклеивание фотокарточки. Размещение карточки в картотеке.

Таблица 60

8.4. Составление ежедневного отчета о выдаче и возврате пропусков

На основании журнала регистрации подсчет количества выданных и сданных пропусков. Запись результатов подсчета в отчет. Подшивка отчета в «дело».

Таблица 61

8.5. Оформление материального пропуска

На основании требования на выдачу материалов выписка пропусков на вывоз (вынос) с территории предприятия материалов. Регистрация пропуска в книге (журнале).

Таблица 62

8.6. Заполнение и выдача разовых пропусков на въезд (выезд) транспорта

На основании требования выписка разового пропуска на въезд на территорию предприятия транспорта других предприятий (организаций) или выезд транспорта с предприятия.

Таблица 63

8.7. Регистрация транспортных накладных

Запись в журнал порядкового номера, даты, места направления и отправления, наименования груза и номера накладной.

Таблица 64

8.8. Продление постоянных (временных) пропусков

Отметка в пропуске времени его действия, проставление штампа и запись в регистрационную карточку о его продлении.

Таблица 65

8.9. Учет посетителей предприятия

Запись фамилии, имени, отчества посетителя и подразделения, куда он направляется.

Таблица 66

8.10. Работа с картотекой уволенных работников

Исключение регистрационных карточек на уволенных работников из картотеки работающих и перенесение их в картотеку уволенных.

Таблица 67

§ 9. ПРОЧИЕ РАБОТЫ

9.1. Кодирование личной карточки (форма № Т-2)

и приказов по личному составу

Норма времени на 1 документ — 0,05 часа.

9.2. Подготовка документов и ответов на запросы предприятий, организаций и граждан о работе на предприятии

Норма времени на 1 документ (ответ) — 2,0 часа.

9.3. Оформление приказа на получение пособия матери, находящейся в отпуске без сохранения содержания по уходу за ребенком в возрасте до одного года

Норма времени на 1 приказ — 0,5 часа.

Приложение 1

1. Пример расчета численности инспекторов по кадрам.

Расчет численности инспекторов по кадрам производится исходя из трудоемкости работ, выполняемых в течение года.

Нормативная численность инспекторов по кадрам (Ч) определяется по формуле:

                              Т  x К
                               1    1

Ч = -------, Ф п

где:

Т — суммарная трудоемкость нормируемых работ, рассчитанная по данным 1 нормам за год, 8000 ч;

К — коэффициент, учитывающий затраты времени на выполнение работ, не 1 предусмотренных в нормативной части сборника; К принимается равным 1,15; 1

Ф — полезный фонд рабочего времени одного работника за год (1910). п

    8000 x 1,15

Ч = ----------- = 5 чел. 1910

2. Аналогично рассчитывается численность дежурных бюро пропусков.

3. Численность табельщиков определяется путем деления среднесписочной численности работников (включая подростков) на норму обслуживания.

Система табельного учета принята рапортно-ведомостная; форма организации табельного учета — децентрализованная.

    Ч
     сп    20500

Ч = ---- = ----- = 44 чел., Н 465 обс

где:

Ч — среднесписочная численность работников (20500 чел.); сп

Н — норма обслуживания (465 чел.). обс

Приложение 2

Форма 9

(на бланке предприятия)

СПРАВКА

Дана тов. _____________________________________________________________
                              (Ф.И.О. полностью)

в том, что он (она) действительно работает в ______________________________

в качестве _________________________ разряд _______________________________ Администрация и профком разрешают ему (ей) работать по совместительству в свободное от основной работы время. График работы _______________________ Средняя зарплата по месту основной работы составляет _____________________. Удержание по исполнительному листу в размере ___________________. За охрану труда и технику безопасности предприятие ответственности не несет. Справка дана для представления ________________________________________ на срок ___________________________________________________________________

Директор

Председатель профкома

Главный бухгалтер

Начальник отдела кадров

Просим  сообщить,  на  какую  должность  и  с  каким  окладом  зачислен

работник.

БИБЛИОГРАФИЯ

1. Нормирование труда служащих. Методические указания. М.: НИИ труда, 1979.

2. Квалификационный справочник должностей служащих. Утвержден Постановлением Госкомтруда от 8 октября 1969 г. № 400.

3. Функционально-процедурный справочник. Приложение 5 к Типовому проекту организации труда служащих по функции комплектование и подготовка кадров. М.: НИИ труда, 1976.