Постановление Минтруда РФ от 25.11.1994 № 72

«Об утверждении Межотраслевых укрупненных нормативов времени на работы по документационному обеспечению управления»

МИНИСТЕРСТВО ТРУДА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

от 25 ноября 1994 г. № 72

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ МЕЖОТРАСЛЕВЫХ УКРУПНЕННЫХ НОРМАТИВОВ ВРЕМЕНИ НА РАБОТЫ ПО ДОКУМЕНТАЦИОННОМУ

Министерство труда Российской Федерации постановляет:

1. Утвердить Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по документационному обеспечению управления, разработанные Центральным бюро нормативов по труду при Всероссийском центре производительности Минтруда России и Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела Роскомархива.

2. Установить, что Межотраслевые укрупненные нормативы времени, утвержденные настоящим Постановлением, рекомендуются для применения в органах государственного управления, на предприятиях (объединениях) независимо от форм собственности.

3. Рекомендовать министерствам, ведомствам, предприятиям в трехмесячный срок с учетом потребности представить заявки Центральному бюро нормативов по труду на издание Межотраслевых укрупненных нормативов времени, утвержденных настоящим Постановлением.

4. Центральному бюро нормативов по труду обеспечить издание необходимого количества указанных Межотраслевых укрупненных нормативов времени.

МЕЖОТРАСЛЕВЫЕ УКРУПНЕННЫЕ НОРМАТИВЫ ВРЕМЕНИ НА РАБОТЫ ПО ДОКУМЕНТАЦИОННОМУ ОБЕСПЕЧЕНИЮ УПРАВЛЕНИЯ

1. Общая часть

1.1. Укрупненные нормативы времени предназначены для расчета норм времени и организации работы в службах документационного обеспечения управления (ДОУ), определения трудоемкости работ, численности работников и рекомендуются для применения в органах федеральной исполнительной власти, на предприятиях (в объединениях) независимо от форм собственности, в учреждениях и общественных организациях.

1.2. Функции службы ДОУ определены Типовой инструкцией по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации, Примерным положением о службе документационного обеспечения управления.

1.3. В основу разработки нормативов времени положены материалы изучения организации труда и передового опыта работников служб ДОУ, фотографии рабочего дня, самофотографии, данные оперативного учета и отчетности, результаты экспертных оценок специалистов служб ДОУ министерств и ведомств.

1.4 При подготовке нормативов времени использованы следующие нормативные и методические документы:

Положение об организации нормирования труда в народном хозяйстве. Утверждено Постановлением Госкомтруда СССР и Президиума ВЦСПС от 19 июня 1986 г. № 226/П-6;

Межотраслевые методические рекомендации по разработке нормативных материалов для нормирования труда в непроизводственных отраслях народного хозяйства. — М., 1988.

1.5. При нормировании труда работников службы ДОУ необходимо использовать межотраслевые типовые и единые нормы времени: Типовые нормы времени на работы по копированию и оперативному размножению документов. — М., 1990; Единые нормы времени (выработки) на машинописные работы. — М., 1988; так как «Укрупненные нормативы...» не учитывают затраты на машинописные работы, копирование и размножение.

1.6. Нормативная часть сборника содержит следующие разделы: затраты времени на работы по документационному обеспечению управления (составление и ведение номенклатур дел, обработка, регистрация, учет количества документов, работы по контролю исполнения документов, создание и ведение картотек, формирование и оформление дел в структурных подразделениях, экспертиза научной и практической ценности документов, составление годовых разделов описей дел, передача дел в ведомственный архив); затраты времени на работы архива организации (методическое и организационное обеспечение работы, создание научно-справочного аппарата к документам архива организации, каталогизация документов, использование документов, информационное обслуживание учреждений и граждан, проведение комплексной (тематической) проверки состояния и работы архива подведомственного учреждения, контроль за организацией документов в делопроизводстве структурных подразделений ведомства (организации) и в учреждениях системы, обеспечение сохранности документов, учет документов, техническое оформление работ).

1.7. Сборник содержит нормативы времени в часах на принятую единицу измерения объема работы.

1.8. Нормативы рассчитаны на основе результатов измерения затрат рабочего времени в течение рабочего дня продолжительностью 8 часов.

1.9. Нормативы предусматривают выполнение всех работ с документами на одном языке и распространяются на работы с документами общего делопроизводства.

1.10. Нормативы рассчитаны на выполнение каждой работы одним исполнителем.

1.11. В таблицах нормативной части сборника приведены наименование и содержание выполняемых работ и установленные на них нормативы времени.

1.12. В пределах таблицы нормативы расположены в логической последовательности выполняемых работ, но при этом работы, выполняемые с применением автоматизированных технологий располагаются после аналогичных работ, выполняемых по традиционной технологии.

1.13. Состав документов, правила их разработки и оформления устанавливаются в соответствии с требованиями Государственной системы документационного обеспечения управления, Основных правил работы ведомственных архивов, Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации (М., 1994).

1.14. Норма времени на выполнение единицы нормируемой работы рассчитывается по нормативу оперативного времени и определяется по формуле

Нвр = Н x К,

где Нвр — затраты времени на выполнение конкретного

нормируемого вида работы;

Н — норматив оперативного времени на выполнение данной

работы, установленный по сборнику, ч;

        К - коэффициент,     учитывающий   затраты   времени    на
организационно-техническое   обслуживание  рабочего  места,  отдых

(включая физкультурные паузы) и личные потребности, % оперативного

времени. По результатам анализа карт фотографии и самофотографии

рабочего времени работников К принимается равным 1,1.

1.15. Режим труда и отдыха операторов электронно-вычислительных и вычислительных машин и других специалистов, непосредственно работающих с персональными компьютерами, зависит от характера выполняемой работы (ввод данных, текстов, редактирование, чтение информации с экрана). Непрерывная продолжительность работы не должна превышать 4 часов, при этом после каждого часа работы перерыв 5 — 10 мин., а через 2 часа — 15 мин.

1.16. Под единицей измерения «дело» подразумевается дело в объеме 150 листов размером 210 х 297 мм (формат A4). Дела, содержащие больше или меньше 150 листов, пересчитываются на одно условное дело объемом 150 листов.

1.17. Работы с машинограммами в делопроизводственной службе нормируются по таблице 3.1.2. (нормативы 3.1.2.1, 3.1.2.2).

1.18. За единицу измерения объема работы — авторский лист — принимается материал, содержащий 40 тыс. печатных знаков, что составляет 16,7 машинописных страниц, напечатанных через 1,5 интервала, содержащих каждая 2450 знаков.

1.19. За единицу измерения объема работы — коробку — принимается коробка, вмещающая 10 дел.

1.20. По отдельным видам работ в качестве единицы измерения взята не 1, а 10, 100. Это необходимо учитывать при расчете величины трудозатрат по планируемым объемам работ.

1.21. В случае заключительных отклонений в содержании работ по сравнению с настоящим нормативным сборником и нецелесообразности изменения существующей организации труда могут быть рассчитаны местные нормы для конкретной службы документации.

1.22. Местные нормы на работы, не предусмотренные данным нормативным сборником, устанавливаются методом технического нормирования.

1.23. На основе Укрупненных нормативов времени производится расчет явочной численности работников службы документации.

1.23.1. С этой целью определяется годовая трудоемкость нормируемых работ (Тн) в часах с учетом каждого вида выполняемых работ по формуле:

Тн = Нвр x Vi,

где Нвр — затраты времени на выполнение конкретного

нормируемого вида работы, ч;

Vi — объем конкретного вида работы, выполняемой за год

(устанавливается по данным оперативного учета).

1.23.2. Годовая трудоемкость ненормируемых работ Тн.н в часах определяется методом экспертных оценок с учетом объема выполненных работ по формуле:

Тн.н = Тjнн x Vj,

где Тjнн — годовая трудоемкость ненормируемой работы

конкретного вида;

Vj — годовой объем ненормируемых видов работ.

1.23.3 Общая годовая трудоемкость То работ рассчитывается по формуле:

То = Тн + Тн.н.

1.23.4 Явочная численность работников Чяв определяется по формуле:

Тн + Тн.н То

Чяв = ------------ = ----,

                            Фп         Фп

    где Фп - полезный фонд рабочего  времени  одного работника  за

год, ч (принимается равным 2006 чел.-ч).

Пример расчета численности работников службы документации приведен в Приложении 2.

2. Организация труда

Служба документационного обеспечения управления учреждения независимо от формы собственности может действовать на правах самостоятельного структурного подразделения или выполняться одним лицом.

Функции работников службы ДОУ определяются должностными инструкциями, составленными в соответствии с «Тарифно-квалификационными характеристиками по общеотраслевым должностям служащих», Утвержденными Постановлением Министерства труда Российской Федерации 10 ноября 1992 г. № 30 (М., 1992), и «Тарифно-квалификационными характеристиками по должностям работников бюджетных учреждений и организаций системы государственной архивной службы Российской Федерации» (Приложение 5 к Приказу Роскомархива от 09.12.92 № 226). Этими же документами определяются наименования должностей работников служб ДОУ.

В функции службы ДОУ входят:

организационно-методическое обеспечение работ с документами в структурных подразделениях организации и подведомственных учреждениях;

внедрение стандартов на документационное обеспечение управления и других нормативно-методических документов;

прием документов;

обработка документов и учетно-справочная работа;

контроль исполнения документов;

оформление и рассылка документов;

формирование, хранение дел и их использование;

подготовка и передача дел в архив организации и другие.

В функции архива организации входят:

комплектование документами структурных подразделений организации;

учет и обеспечение сохранности принятых в архив документов;

фондирование принятых в архив документов;

составление научно-справочного аппарата к хранящимся в архиве документам;

проведение экспертизы научной и практической ценности документов, хранящихся в архиве, оказание методической помощи в проведении этой работы в делопроизводстве организации;

подготовка и передача документов на государственное хранение;

представление в государственный архив форм статистической отчетности:

форма № 5 «Паспорт архива учреждения, организации и предприятия, хранящего управленческую документацию, подлежащую передаче на государственное хранение на 1 декабря 19... года», форма № 6 «Паспорт архива учреждения, организации и предприятия, хранящего научно-техническую документацию, подлежащую передаче на государственное хранение на 1 декабря 19... года»;

форма № 7 «Паспорт архива учреждения, организации и предприятия, хранящего кинофотофонодокументы, подлежащие передаче на государственное хранение на 1 декабря 19... года»;

использование документов, хранящихся в архиве;

проверка сохранности, правильности формирования и оформления дел в делопроизводстве организации;

участие в разработке нормативно-методических документов (инструкций, рекомендаций, положений и т.п.) по архивному делу и организации документов в делопроизводстве.

Организационно-техническими условиями, принятыми в сборнике, предусматриваются:

рациональная организация рабочих мест;

своевременное получение работающими необходимой информации, консультации, инструктажа;

соблюдение рационального режима труда и отдыха;

обеспечение установленных санитарных норм.

Рабочие места работников службы документации оборудуются однотумбовым столом (с приставкой), обеспечивающим удобное размещение на нем оргтехники и предметов труда, а в ящиках стола — хранение соответствующих документов и канцелярских принадлежностей.

Ящики стола следует оборудовать приспособлениями для удобного расположения папок. Желательно, чтобы на каждом ящике укреплялась карточка с перечнем находящихся в нем папок.

Для хранения специальной, справочной литературы и документов должен быть шкаф.

Рабочее место работника службы документации, оснащенное ПЭВМ, показано на рис. 1 (не приводится).

Работники службы документации обеспечиваются необходимыми справочными материалами (в том числе: инструкциями по ведению делопроизводства и другими нормативно-методическими документами, справочниками по действующему законодательству, справочниками по административно-территориальному делению, орфографическим и терминологическим словарями, справочниками по написанию отдельных наименований слов, списками работников организации и ее структурных подразделений с указанием номеров телефонов и адресов, алфавитными книжками адресов и телефонов работников, связанных с деятельностью данной организации, картотеками — указателями к сборникам постановлений и приказов вышестоящего органа и другими).

В связи с внедрением в деятельность служб ДОУ автоматизированных технологий рабочие места специалистов должны быть оснащены профессиональными персональными компьютерами (ПЭВМ) типа IBM PC XT/AT со следующими основными параметрами: объем оперативной памяти 640 Кб и емкостью внешней памяти на винчестере не менее 20 Мб. Компьютер должен быть оснащен принтером с широкой печатью.

ПЭВМ оснащается стеклянным или пластмассовым оптическим фильтром. Экран большой разрешающей способности уменьшает напряжение зрения. Освещенность экрана должна равняться освещенности помещения. Экран компьютера располагается под прямым углом по отношению к окнам рабочей комнаты.

Режим труда и отдыха работников, занятых документационным обеспечением управления, устанавливается исходя из распорядка дня с учетом регламентации всех обязательных работ и выполнения наиболее сложных из них в первой половине дня, когда у работающих отмечается высокая устойчивая трудоспособность. Наряду с этим необходимо проведение физкультурных пауз продолжительностью 5 — 10 мин. за 1 — 1,5 ч до обеда и за 1 — 1,5 ч до окончания работы.

Режим труда и отдыха специалистов, работающих на ПЭВМ определяется «Временными санитарными нормами и правилами для работников вычислительных центров», утв. заместителем Главного государственного санитарного врача СССР 02.03.88 № 4559-88.

3. Нормативная часть

3.1. Затраты времени на работы по документационному обеспечению управления

3.1.1. Составление и ведение номенклатур дел

Исполнители — заведующий канцелярией, старший инспектор, инспектор, делопроизводитель, оператор электронно-вычислительных и вычислительных машин, документовед

-------------------------------

<*> Работа по контролю за формированием дел в делопроизводстве

ведется в течение года.

<*> Норматив применим также для определения затрат времени на составление и ведение номенклатуры дел крупного структурного подразделения (главного управления, управления и т.д.).

3.1.2. Обработка, регистрация, учет количества документов

Исполнители — заведующий канцелярией, заведующий экспедицией, инспектор, секретарь — машинистка, экспедитор, делопроизводитель, оператор электронно-вычислительных и вычислительных машин, документовед

-------------------------------

<*> В случае выполнения работ по подготовке к размножению РК и

документов для исполнителей норматив увеличивается на 0,45 чел.-ч.

на каждые 10 документов.

3.1.3. Работы по контролю исполнения документов

Исполнители — заведующий канцелярией, старший инспектор, инспектор, делопроизводитель, секретарь — машинистка, оператор электронно-вычислительных и вычислительных машин, документовед

3.1.4. Создание и ведение картотек

Исполнители — заведующий канцелярией, старший инспектор, инспектор, делопроизводитель, секретарь — машинистка, оператор электронно-вычислительных и вычислительных машин, документовед

3.1.5. Формирование и оформление дел в структурных подразделениях, экспертиза научной и практической ценности документов, составление годовых разделов описей дел, передача дел в ведомственный архив

Исполнители — заведующий канцелярией, старший инспектор, делопроизводитель, секретарь-машинистка, оператор электронно-вычислительных и вычислительных машин, документовед

3.2. Затраты на работы архива организации

3.2.1. Методическое и организационное обеспечение работы

Исполнители — заведующий архивом, архивист 1 категории, архивист 2 категории, архивист

3.2.2. Создание научно-справочного аппарата к документам архива организации

Исполнители — заведующий архивом, архивист 1 категории, архивист 2 категории, архивист

3.2.3. Каталогизация документов

Исполнители — заведующий архивом, архивист 1 категории, архивист 2 категории, архивист, оператор электронно-вычислительных и вычислительных машин

3.2.4. Использование документов. Информационное обслуживание учреждений и граждан

Исполнители — заведующий архивом, архивист 1 категории, архивист 2 категории, архивист, архивариус

-------------------------------

<*> Сведения выявляются за период не более 5 лет.

3.2.5. Проведение комплексной (тематической) проверки состояния и работы архива подведомственного учреждения

Исполнители — заведующий архивом, архивист 1 категории

3.2.6. Контроль за организацией документов в делопроизводстве структурных подразделений ведомства (организации) и в учреждениях системы

Исполнители — заведующий канцелярией, заведующий экспедицией, старший инспектор, инспектор, заведующий архивом, архивист 1 категории, архивист 2 категории

3.2.7. Обеспечение сохранности документов

Исполнители — заведующий архивом, архивист 1 категории, архивист 2 категории, архивист, старший хранитель фондов, хранитель фондов, архивариус

3.2.8. Учет документов

Исполнители — заведующий архивом, архивист 1 категории, архивист 2 категории, архивист, старший хранитель фондов, хранитель фондов, архивариус

3.2.9. Техническое оформление работ

Исполнители — старший хранитель фондов, хранитель фондов, архивариус

-------------------------------

    <*> Группы  сложности  текста  и количество знаков на страницу
определены "Едиными нормами времени  (выработки)  на  машинописные
работы". -  М., 1988. Стр. 4.

А. Расчет численности работников службы ДОУ (канцелярии) произведен исходя из фактической трудоемкости работ, выполненных в истекшем году

.................................................................

.................................................................

Тн — трудоемкость работ, рассчитанная по приведенным в сборнике нормативам времени с учетом коэффициента К = 1,1, учитывающего затраты времени на организационно-техническое обслуживание рабочего места, отдых (включая физкультурные паузы) и личные потребности — 11698,5 чел.-ч;

Тн.н — трудоемкость работ, не предусмотренных сборником — 96,8 чел.-ч (определена экспертным путем);

Фп — полезный фонд рабочего времени одного работника за год, ч (принимается в среднем равным 2006 ч)

11698,5 + 96,8

Ч = ------------------ = 5,8 чел., 6 чел.

2006

Б. Расчет численности работников архива организации произведен исходя из планируемой трудоемкости работ, выполненных в течение года

.................................................................

.................................................................

Тн — трудоемкость работ, рассчитанная по приведенным в сборнике нормативам времени с учетом коэффициента К = 1,1, учитывающего затраты времени на организационно-техническое обслуживание рабочего места, отдых (включая физкультурные паузы) и личные потребности — 3283,5 чел.-ч;

Тн.н — трудоемкость работ, не предусмотренных сборником — 47 чел.-ч (определена экспертным путем);

Фп — полезный фонд рабочего времени одного работника за год, ч (принимается в среднем равным 2006 ч)

Тн + Тн.н 3283,5 + 47

Ч = ----------- = ---------------- = 1,66 чел., 2 чел.

Фн 2006

ГАС — государственная архивная служба

ДОУ — документационное обеспечение управления

НСА — научно-справочный аппарат

ПЭВМ — персональная электронно-вычислительная машина

РК — регистрационная карточка

РКФ — регистрационно-контрольная форма

УЭК — центральная экспертная комиссия

ЭК — экспертная комиссия

ЭПК — экспертно-проверочная комиссия

«К» — контроль