Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации
Актуально на 09.11.2026.
Как цитировать: "Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации". https://bukva.ai/docs/tipovaya-instruktsiya-po-deloproizvodstvu-v
(утв. Роскомархивом 06.07.1992)
(Зарегистрировано в Минюсте РФ 05.08.1993 № 321)
Внимание
Утратил силу в связи с изданием Приказа Росархива от 27.11.2000 № 68. Документ утратил силу в связи с изданием Приказа Росархива от 27.11.2000 № 68.
Зарегистрировано в Минюсте РФ 5 августа 1993 г. № 321
Утверждаю по распоряжению Правительства Российской Федерации от 24.06.92 № 1118-р
Председатель Комитета по делам архивов при Правительстве
Российской Федерации
Р. Г. Пихоя
6 июля 1992 года
ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В МИНИСТЕРСТВАХ И ВЕДОМСТВАХ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
1.1. Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации подготовлена и утверждена Государственной архивной службой России (Росархивом) в соответствии с распоряжением Правительства Российской Федерации от 24 июня 1992 года № 1118-р с целью совершенствования на единой основе документационного обеспечения управления и повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов и технологии работы с ними <1>.
Типовая инструкция устанавливает общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в министерствах и ведомствах Российской Федерации.
1.2. Документы министерств и ведомств являются собственностью государства, и вопросы работы с ними регулируются законодательными актами Российской Федерации, актами Президента Российской Федерации, Совета Министров — Правительства Российской Федерации; нормативно — методическими документами Государственной архивной службы России, положениями о министерствах и ведомствах.
1.3. Министерства и ведомства организуют и ведут делопроизводство на основании самостоятельно разрабатываемых индивидуальных инструкций и других нормативно — методических документов, не противоречащих настоящей Типовой инструкции.
1.4. Инструкции по делопроизводству министерств, ведомств <2> утверждаются их руководителями после согласования с Росархивом. Согласование проводится с целью соблюдения министерствами действующего законодательства, нормативных и методических документов, регулирующих вопросы документационного обеспечения управления; единого учета и обеспечения сохранности документов министерств, как составной части Архивного фонда Российской Федерации <3>.
1.5. Положения Типовой инструкции распространяются как на традиционное делопроизводство, так и на организацию работы с документами, создаваемыми при помощи средств вычислительной техники, машиночитаемые и др., независимо от их носителей.
Компьютерные (автоматизированные) технологии обработки документной информации должны отвечать требованиям инструкции по делопроизводству.
1.6. Документационное обеспечение управления, контроль за соблюдением в структурных подразделениях министерства единой системы делопроизводства, методическое руководство работой с документами и обучение работников основам делопроизводства возлагаются на службу Документационного обеспечения управления (службу ДОУ (Приложение 1) <4>.
Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами в структурных подразделениях министерств возлагается на их руководителей.
Руководитель структурного подразделения определяет ответственного за ведение делопроизводства, который обеспечивает учет и прохождение документов в установленные сроки, информирует руководство о состоянии их исполнения, осуществляет ознакомление работников с нормативными и методическими документами по делопроизводству.
Передача документов, их копий работникам сторонних организаций допускается с разрешения руководства министерства или структурных подразделений.
При уходе работника в отпуск, выбытии в командировку, увольнении или перемещении имеющиеся у него документы по указанию руководителя структурного подразделения передаются другому работнику.
1.7. Задачи, функции, порядок работы подразделений службы ДОУ регламентируются положениями.
Права, обязанности и ответственность работников делопроизводства определяются должностными инструкциями.
<1> Под документационным обеспечением управления понимается создание документированной информационной базы на различных носителях для использования управленческим аппаратом в процессе реализации его функций.
<3> Порядок работы с секретными документами, письмами, заявлениями и жалобами граждан регламентируется специальными инструкциями.
<4> Наименование и структура службы ДОУ устанавливаются в соответствии с утвержденной структурой министерства и положением о службе ДОУ (Управление делами, Управление по обеспечению работы аппарата, Административно-контрольное управление и др.).
2.1. Деятельность министерства обеспечивается системой взаимоувязанных управленческих документов, составляющих его документационную базу. Состав документационной базы определяется компетенцией министерства, порядком разрешения вопросов (единоначальный или коллегиальный), объемом и характером взаимосвязей между министерством и вышестоящими подчиненными и сторонними организациями.
2.2. Министерства и ведомства Российской Федерации издают следующие распорядительные документы: приказы, указания, инструкции, постановления <1>, иные акты в соответствии с их компетенцией <2>.
2.3. Нормативные акты министерств, затрагивающие права и законные интересы граждан или носящие межведомственный характер, в соответствии с действующим законодательством подлежат государственной регистрации в Министерстве юстиции Российской Федерации.
2.4. В целях эффективного использования средств вычислительной техники (ВТ) устанавливаются единые правила оформления документов и их реквизитов, проводится унификация состава, форм документов, а также процессов работы с документами.
Для сокращения количества применяемых форм документов министерство разрабатывает унифицированные формы документов (УФД), представляющие совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации.
УФД включаются в «Табель унифицированных форм документов министерства» — перечень разрешенных к применению форм документов (приложение 2).
Табель утверждается руководителем министерства.
Ведение табеля, внесение в него изменений, контроль за применением осуществляется службой ДОУ министерства. Примерный состав задач системы ведения Табеля унифицированных форм документов определен в приложении (приложение 3).
<1> Постановление может применяться в составе протокола.
<2> Правила подготовки ведомственных нормативных актов утверждены Постановлением Совета Министров — Правительства Российской Федерации от 23.07.93 г. № 722.
3. Правила подготовки и оформления документов
3.1 Документирование управленческой деятельности
Документирование управленческой деятельности заключается в фиксации на бумаге или других носителях по установленным правилам управленческих действий, т.е. в создании управленческих документов.
Документирование осуществляется на естественном языке (рукописные, машинописные документы, в том числе телеграммы, телефонограммы, телетайпограммы и т.д.), а также при использовании вычислительной техники — на машинном языке.
Документ должен иметь следующие обязательные реквизиты: наименование министерства — автора документа; название вида документа <1> или унифицированной формы документа, заголовок к тексту, дата, индекс, текст, визы, подпись, отметка об исполнении документа и направлении его в дело.
В процессе подготовки и оформления состав реквизитов может быть дополнен другими реквизитами <2>, если того требует назначение документа, его обработка и т.д. Например, ведомственные нормативные акты, подлежащие государственной регистрации, должны иметь реквизит «номер государственной регистрации».
<1> Не указывается на письмах.
<2> Дополнительными реквизитами документа являются: наименование структурного подразделения — автора документа; резолюция; гриф утверждения, отметка о заверении копии; печать; гриф внешнего согласования, отметка о наличии приложения; адресат; индекс предприятия связи; почтовый и телеграфный адрес, номер абонентского телеграфа, номер телефона, место составления или издания; фамилия исполнителя и номер его телефона (для писем обязательно); отметка о поступлении; ссылка на индекс и дату входящего документа; отметка о переносе данных на машинный носитель и др.
3.2 Бланки документов
Документы должны, как правило, оформляться на бланках и иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и стабильный порядок их расположения <1>.
Бланки документов изготавливаются на бумаге форматом — А3 (297 х 420 мм), А4 (210 х 297 мм), А5 (148 х 210 мм).
Документы, создаваемые от имени двух или более организаций, оформляются без бланка.
<1> Расположение реквизитов на бланках организационно — распорядительных документов должно соответствовать ГОСТ 6.38-90 «Унифицированные системы документации. Система организационно — распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
3.3 Оформление реквизитов документов
3.3.1 Изображение государственного герба
Изображение государственного герба помещается на верхнем поле распорядительных документов (постановление, приказ, указание) и письма.
3.3.2 Наименование министерства — автора документа
Наименование министерства указывается в точном соответствии с положением о нем. Сокращенное наименование применяется только в том случае, если оно официально зафиксировано в положении о министерстве. Сокращенное наименование помещается на бланке вслед за полным.
3.3.3 Название вида документа
Название вида документа должно соответствовать компетенции министерства, содержанию документируемого управленческого действия, а также Табелю унифицированных форм документов.
3.3.4 Заголовок к тексту документа
Заголовок к тексту документа — краткое изложение содержания документа. Он должен быть максимально кратким, точно передавать смысл текста.
Заголовок должен грамматически согласовываться с названием документа. Например: приказ (о чем?) о создании предприятия; карточка (чего?) учета движения основных средств. Допускается не указывать заголовок к тексту на документе формата А5. При составлении документа на основании унифицированной формы постоянная часть заголовка, входящая в название формы, дополняется переменной информацией, конкретизирующей его содержание.
3.3.5 Дата документа
Датой документа является дата его подписания; для документа, принимаемого коллегиальным органом, — дата его принятия; для утверждаемого документа — дата утверждения. Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ.
Документы вступают в силу с момента их подписания (или утверждения), если в тексте или законодательством не предусмотрена другая дата.
Документы, подлежащие государственной регистрации в Министерстве юстиции Российской Федерации, вступают в силу в сроки, установленные актами законодательства. <1>
Даты подписания, утверждения, согласования документа, а также даты, содержащиеся в тексте, должны оформляться цифровым способом. Элементы даты приводятся арабскими цифрами в одну строку в последовательности: число, месяц, год. Например: 30.03.93. В текстах документов, содержащих сведения финансового характера, применяется словесно-цифровой способ оформления дат: 30 марта 1993 года. При ссылке в тексте на правовой акт или иной документ дата оформляется следующим образом: письмо... от 03.12.93.
<1> Указ Президента Российской Федерации «О нормативных актах центральных органов государственного управления Российской Федерации» от 21 января 1993 г. № 104; Постановление Совета Министров — Правительства Российской Федерации «О регистрации и опубликовании ведомственных нормативных актов» от 13 апреля 1993 г. № 307.
3.3.6 Индекс документа
Индекс документа состоит из порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов, который, исходя из задач поиска, дополняется индексами дел (индекс дела п. 7.7), кодами вопроса, корреспондента, должностного лица, подписавшего документ, исполнителя, номером государственной регистрации и др.
Составные части индекса отделяются.
Для индексирования документов и информации в министерстве разрабатываются классификаторы: названий документов, вопросов деятельности, корреспондентов, структурных подразделений, ответственных исполнителей, вопросов, содержащихся в письмах.
Рекомендуется разработка отраслевых классификаторов для достижения совместимости информационных массивов.
Для кодирования стран мира, продукции, услуг, валют и др. следует пользоваться международными классификаторами.
3.3.7 Текст документа
Текстом управленческого документа является выраженное средствами делового языка содержание управленческих действий.
Текст документа должен содержать достоверную и аргументированную информацию.
Содержание должно быть увязано с ранее изданными по данному вопросу документами.
Текст документа оформляют в виде связного текста, анкеты, таблицы или соединения этих форм.
Сплошной связный текст документа содержит грамматически и логически согласованную информацию об управленческих действиях и применяется при составлении правил, положений, писем, распорядительных документов.
Форма анкеты применяется при изложении цифровой или словесной информации об одном объекте по определенному набору признаков.
Форма таблицы применяется при изложении цифровой или словесной информации о нескольких объектах по ряду признаков.
3.3.8 Визирование документа
При необходимости оценки целесообразности документа, его обоснованности, соответствия действующему законодательству и правовым актам проводится согласование документа.
Согласование может проводиться как внутри министерства, так и вне его.
Внутреннее согласование оформляется путем визирования проекта документа должностным лицом. Виза включает в себя личную подпись, ее расшифровку и дату визирования; при необходимости указывается должность визирующего.
Замечания, особые мнения и дополнения к проекту документа излагаются на отдельном листе, о чем при визировании ставится отметка: «Замечания прилагаются». Замечания обязательно докладываются лицу, подписывающему документ.
Визы проставляются на экземплярах документов, остающихся в министерстве, ниже реквизита «подпись» на лицевой стороне последнего листа документа. Проекты приказов, указаний, постановлений и другие акты визируются на первом экземпляре на оборотной стороне последнего листа документа.
3.3.9 Подпись документа
Документы, направляемые министерством в вышестоящие органы, подписываются руководителем или в его отсутствие его заместителями.
Документы, направляемые сторонним организациям <1> от имени министерства, подписываются руководителем или его заместителями.
Документы,направляемые организациям отрасли, подписываются руководителем, его заместителями, а также руководителями структурных подразделений министерства в соответствии с их компетенцией.
Подписание руководителями структурных подразделений министерства нормативных актов не допускается.
В состав подписи входят: наименование должности лица, подписывающего документ, личная подпись и ее расшифровка. <2>
заместитель министра подпись И. И. Иванов
Документы коллегиальных органов подписываются председательствующим на заседании коллегиального органа и секретарем.
В документах, подготовленных комиссией, указываются не должности лиц, составивших их, а распределение обязанностей в составе комиссии.
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.
При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне.
Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ должен подписываться лицом, исполняющим его обязанности, или его заместителем. При этом необходимо указывать фактическую должность лица, подписавшего документ, и его фамилию (исправления «и.о.», «зам.» вносятся машинописным способом или от руки). Не допускается подписывать документы с предлогом «за» или проставлением косой черты перед наименованием должности.
<1> В данном пункте и последующем тексте организация — обобщенное название учреждений, государственных и иных предприятий, банков, др. структур.
<2> В документах, оформленных не на бланках, наименование министерства, структурного подразделения в реквизите «подпись» включается в состав наименования должности.
3.3.10 Отметка об исполнении документа
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает: краткие сведения об исполнении, если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении, или, при наличии такого документа, ссылку на его дату и номер; отметку «В дело», номер дела, в котором будет храниться документ; дата; подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения, в котором исполнен документ.
3.3.11 Внешнее согласование документа
Внешнее согласование документа оформляется соответствующим грифом. Гриф согласования располагается ниже подписи на лицевой стороне документа и включает в себя слово «СОГЛАСОВАНО», наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись, расшифровку подписи и дату согласования; или название документа, подтверждающего согласование, его дату и индекс.
Заместитель Министра транспорта
________________ ___________________ (личная подпись) (инициалы, фамилия)
(наименование коллегиального органа)
30.03.93 № 5
30.12.93 № 02-15/1247-Т
Грифы согласования могут располагаться на отдельном «Листе согласования», если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций. На документе делается отметка «Лист согласования прилагается».
Согласование в зависимости от содержания документа может осуществляться в следующей последовательности:
с министерствами, интересы которых затрагивает содержание документа;
при необходимости с органами, осуществляющими государственный надведомственный контроль (надзор) в определенной области (экологический, пожарный и т.п.), с общественными организациями;
с вышестоящими органами — в случаях, когда законодательством предусматривается возможность совершения управленческих действий только с согласия этих органов.
3.3.12 Утверждение документа
Документы утверждаются руководителем министерства или его заместителем.
Утверждение документов производится проставлением грифа утверждения или изданием распорядительного документа (в тех случаях, когда требуются дополнительные предписания и разъяснения).
Грифы утверждения оформляются следующим образом:
по статистике ________________ ___________________ (личная подпись) (инициалы, фамилия)
3.3.13 Адресование документа
Документы адресуют в организации, их структурные подразделения или конкретному должностному лицу.
При адресовании документа в организацию или ее структурное подразделение без указания должностного лица их наименования пишут в именительном падеже. Например:
При направлении документа должностному лицу название организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия адресата — дательном. Например:
При адресовании документа руководителю организации наименование ее входит в состав наименования должности адресата. Например:
При адресовании документа в несколько однородных организаций их названия следует указывать обобщенно. Например:
Начальникам финансовых отделов
организаций Комитета Российской
Полный почтовый адрес указывается при направлении документа разовым корреспондентам в соответствии с Почтовыми правилами.
Документ не должен содержать более четырех адресатов: каждый экземпляр такого документа должен быть подписан.
При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список на рассылку и на каждом документе проставляется только один адресат.
Адрес не проставляется на документах, направляемых в вышестоящие органы и постоянным корреспондентам; в этих случаях могут применяться конверты с заранее напечатанными адресами.
3.3.14 Резолюция
В резолюции даются указания по исполнению документа.
В состав резолюции должны входить следующие элементы: фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись, дата. В случаях, когда поручение дано нескольким должностным лицам, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым, если не оговорено иное. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координации их работы.
На документах, не требующих дополнительных указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указываются исполнитель, подпись автора резолюции, дата.
3.3.15 Оформление приложений к документу.
Если документ имеет приложения, названные в тексте, то отметка о них оформляется по следующей форме:
Если приложения в тексте не названы, то необходимо перечислить их названия, количество листов и экземпляров каждого.
Приложения: 1. Штатное расписание ... на 4 л. в 3 экз.
2. <a id="p100181"></a>Смета расходов ... на 3 л. в 3 экз.
Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывается.
При наличии нескольких приложений они нумеруются.
Приложения должны оформляться на стандартных листах и иметь все необходимые для документа реквизиты.
На приложении к распорядительному документу в правом верхнем углу следует делать отметку с указанием названия распорядительного документа, его даты и номера.
Приложение к приказу Министерства путей сообщения Российской Федерации
3.4 Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов
3.4.1. Проекты законодательных актов Российской Федерации, Указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Совета Министров — Правительства Российской Федерации.
Проекты законодательных актов Российской Федерации, Указов и распоряжений Президента Российской Федерации, распоряжений вице — президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Совета Министров — Правительства Российской Федерации разрабатываются министерствами в соответствии с поручениями и в инициативном порядке. <1>
В министерстве подготовка проектов документов осуществляется структурными подразделениями, в компетенции которых находится рассматриваемый вопрос. Первый экземпляр проекта документа визируется министром (руководителем ведомства), второй экземпляр — заместителем министра (заместителем руководителя ведомства), курирующим соответствующие структурные подразделения, начальниками структурных подразделений, ответственными за подготовку проекта, с которыми согласовывается проект, а также руководителями юридической службы и службы ДОУ. К проекту документа прилагается лист согласования его с заинтересованными организациями.
<1> Общий порядок подготовки названных документов определен Постановлением Совета Министров РСФСР «О порядке подготовки проектов законодательных актов РСФСР и решений Правительства РСФСР» от 26.01.91 г. № 47; Положением о подготовке проектов постановлений и распоряжений Совета Министров — Правительства Российской Федерации (утверждено Постановлением Совета Министров — Правительства Российской Федерации от 28.01.93 г. № 74); распоряжением Президента Российской Федерации от 05.02.93 г. № 85-рп.
Доклады о ходе и результатах исполнения поручений Верховного Совета Российской Федерации, Президента Российской Федерации, Совета Министров — Правительства Российской Федерации подписываются руководителями, которым даны поручения, или лицами, исполняющими их обязанности.
Проекты Указов и распоряжений Президента Российской Федерации должны проходить юридическую экспертизу и редактирование в Государственно-правовом управлении Президента Российской Федерации.
Проекты законодательных актов, Указов Президента Российской Федерации нормативного характера, а также проекты решений Совета Министров — Правительства Российской Федерации нормативного характера должны согласовываться с Министерством юстиции Российской Федерации.
Проект документа направляется в вышестоящие органы с сопроводительным письмом, в котором обосновывается необходимость принятия решения и его содержание.
На оборотной стороне последнего листа сопроводительного письма указываются наименование структурного подразделения министерства, фамилия и номер телефона ответственного исполнителя.
Проекты документов печатаются на листах формата А4, через полтора межстрочных интервала в трех экземплярах. Первый экземпляр направляется адресату; второй — остается в службе ДОУ; третий — у ответственного исполнителя.
3.4.2 Приказ
Приказ — распорядительный документ министерства.
Проекты приказов разрабатываются структурными подразделениями министерства по поручению руководства или по собственной инициативе.
Текст приказа состоит, как правило, из констатирующей и распорядительной частей.
В констатирующей части излагаются цели и задачи предписываемых действий. Если основанием к изданию приказа является законодательный, иной правовой акт или поручение вышестоящих органов, то в констатирующей части указываются его вид, дата, номер, заголовок и передается содержание той его части, которая непосредственно касается данного министерства.
Распорядительная часть начинается словом «ПРИКАЗЫВАЮ».
В пунктах распорядительной части приказа указываются исполнители, конкретные действия и сроки исполнения предписываемых действий.
Если приказ дополняет, отменяет или изменяет ранее изданные приказы или их отдельные пункты, это оговаривается в тексте приказа.
В последнем пункте распорядительной части приказа указывается должностное лицо, на которое возлагается контроль за исполнением приказа в целом.
Проекты приказов представляются на подпись руководителем службы ДОУ, который несет ответственность за правильность их оформления.
Приказ подписывает министр (руководитель ведомства) или по его поручению заместитель министра (заместитель руководителя ведомства).
Приказы нумеруются порядковыми номерами в пределах календарного года.
3.4.3 Указание
Указание — распорядительный документ, издаваемый министерством преимущественно по вопросам информационно-методического характера, по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов министерства и вышестоящих органов.
Указания подписывает министр (руководитель ведомства) или по его поручению заместитель министра (заместитель руководителя ведомства), руководители структурных подразделений в пределах их компетенции.
Подготовка и оформление указаний проводится в соответствии с установленным порядком подготовки и оформления приказов.
Распорядительная часть указания начинается словом ПРЕДЛАГАЮ (ОБЯЗЫВАЮ).
Указания нумеруются порядковыми номерами в пределах календарного года.
3.4.4 Инструкция
Инструкция — документ, в котором излагаются правила, регулирующие специальные стороны деятельности министерства.
В заголовке к тексту инструкции обозначается объект или круг вопросов, на которые распространяются ее требования.
Текст инструкции состоит из разделов, внутри которых делится на пункты и подпункты.
В тексте инструкции используются слова: «должен», «следует», «необходимо», «запрещается», «не допускается» и т.п.
Инструкция визируется руководителем структурного подразделения — разработчика и утверждается министром (руководителем ведомства) или по его поручению заместителем министра (заместителем руководителя ведомства) путем издания приказа об утверждении инструкции или проставлением грифа утверждения (п. 3.3.12).
3.4.5 Протокол
Протокол — документ, в котором фиксируется ход обсуждения вопросов и принятия решений на заседаниях коллегиальных органов, совещаниях, конференциях.
Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. В вводной части заполняются следующие реквизиты: председатель; секретарь; присутствовали; повестка дня. На бланке протокола эти реквизиты могут иметь типографское исполнение.
Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме: СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ). Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола <1>; постановление (решение) печатается полностью. Текст постановления строится по образцу текста приказа (п. 3.4.2).
Документ, утверждаемый коллегиальным органом, прилагается к протоколу.
Содержание особого мнения записывается в протоколе после соответствующего протокольного решения.
Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем (п. 3.3.9).
Протоколы нумеруются порядковыми номерами в пределах календарного года. Протоколы совместных заседаний (совещаний) должны иметь составные номера, включающие порядковые номера протоколов министерств (организаций, принимавших участие в работе коллегиального органа).
<1> Краткая форма протокола применяется в том случае, когда к протоколу прилагаются тексты докладов и выступлений.
Порядок подготовки и выпуска протоколов и решений коллегиальных органов определяется в положениях об этих органах или регламентах их работы.
3.5 Тираж документов
При определении тиража для рассылки документов следует исходить из необходимости обеспечить своевременное доведение их до организаций, которых касаются эти документы.
Тираж определяется ответственным исполнителем по согласованию с делопроизводственной службой.
3.6 Автоматизация документирования
Для подготовки документов могут применяться автоматизированные технологии. При этом создаются базы данных: корреспондентов, форм документов, трафаретных текстов и текстовых заготовок, машинные редакторские программы и др.
Порядок разработки, эксплуатации и пользования такими системами определяется стандартами в области автоматизированных информационных технологий.
Машинограмма — документ, изготовленный при помощи средств вычислительной техники (ВТ), — оформляется на основании единых правил, изложенных в настоящей инструкции, и используется на равных основаниях с машинописными документами.
4. Поисковые системы по документам
4.1 Регистрация документов
4.1.1. Регистрация документов — фиксация факта создания или поступления в министерство документа путем проставления на нем регистрационного индекса с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах.
4.1.2. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях (распорядительные, учетные, статистические, бухгалтерские, кадровые и др.), как создаваемые в министерстве, так и поступающие из других организаций и от частных лиц.
Регистрации подлежат как традиционные письменные документы, так и создаваемые средствами ВТ (машинограммы и машиночитаемые документы).
Информация о документах, полученная при их регистрации, поступает в поисковую систему.
4.1.3. Документы могут регистрироваться при помощи средств ВТ или машинописного заполнения форм в зависимости от наличия технических средств. Для достижения информационной совместимости регистрационных данных и поисковых систем и создания условий для последующего перехода к построению отраслевых, территориальных и иных информационных систем обеспечивается совместимость программных и технических средств, устанавливается следующий обязательный минимум реквизитов регистрации: автор (корреспондент); название вида документа; дата документа; индекс документа, дата поступления; индекс поступления; заголовок документа или краткое содержание; резолюция; срок исполнения; отметка об исполнении, отметка о направлении документа в дело.
4.1.4. Состав обязательных регистрационных реквизитов в зависимости от характера документов и задач использования информации может быть дополнен другими реквизитами: дата и номер государственной регистрации; расписка исполнителя о получении документа; отметка об исполнителе (для писем обязательно) <1>; количество листов документа, наличие приложений; промежуточные сроки исполнения; перенос сроков исполнения; отметки о прохождении документа; значимость вопроса, отраженного в документе; оценка исполнения; срок хранения документа и др.
4.1.5. Документы целесообразно регистрировать в министерстве один раз: поступающие — в день поступления, создаваемые — в день утверждения или подписания.
Регистрация документов производится в пределах групп, в зависимости от названия вида документа, автора и содержания документов. Например, отдельно регистрируются правительственные документы, приказы руководителя по основной деятельности, приказы по личному составу, постановления коллегии, заявки на материально — техническое снабжение и др.
Регистрация поступающих и создаваемых документов проводится, в основном, децентрализованно в местах создания и исполнения документов.<2> Например, снабженческая документация — в управлении (отделе) снабжения, протоколы и решения (постановления) коллегии, распорядительные документы по основной деятельности, подписанные руководителем министерства, документы, поступающие из вышестоящих организаций или направляемые им — в службе документационного обеспечения управления.
<1> Включает фамилию исполнителя, номер его служебного телефона и помещает на лицевой или, при отсутствии места, на оборотной стороне последнего листа документа.
<2> В отдельных случаях при ограниченном объеме документооборота и компактном расположении подразделений министерства возможна централизованная регистрация документов.
Письма регистрируются в службе ДОУ или в структурных подразделениях министерства в зависимости от адресата.
Место регистрации документа закрепляется в инструкции по делопроизводству.
Документы регистрируются на карточках (приложение 4) или на машинных носителях.
4.1.6. Автоматизированная регистрация документов производится децентрализованно в местах регистрации документов на автоматизированных рабочих местах или на автоматизированных пунктах обработки информации. Запись производится непосредственно с документа с использованием установленного набора обязательных реквизитов, единой структуры индекса. Запись на машинном носителе дублируется машинограммой карточки («твердая копия»), которая используется в качестве вспомогательной справочной картотеки по месту регистрации в целях страховки информации и для предотвращения повторной регистрации при передаче документа в другие структурные подразделения.
При автоматизированной регистрации формируется банк регистрационных данных (а при наличии сети — Центральный банк регистрационных данных) и организуется эффективное его использование при учете документов, поиске, контроле исполнения, отборе документов для хранения и уничтожения, анализе информационного массива, анализе исполнительской деятельности и др. (п. 5.3.2).
Автоматизированные банки данных обеспечивают информацией о всех документах и месте их нахождения работников аппарата управления при помощи вывода информации на дисплей и изготовления машинограмм. При частичной автоматизации поисковых операций должна соблюдаться совместимость традиционной и автоматизированной систем регистрации и поиска.
Поиск информации производится централизованно на автоматизированных рабочих местах или автоматизированных пунктах обработки информации. Пользователь должен иметь возможность получить информацию по всем или нескольким реквизитам регистрации и точный адрес местонахождения документа в данный момент.
4.2 Построение поисковой системы
4.2.1. Поисковые системы (традиционные карточные и автоматизированные) строятся на основе регистрационных карточек или банков регистрационных данных (в автоматизированных поисковых системах). Поиск дел может осуществляться также по номенклатуре заводимых дел (разд. 7).
4.2.2. При традиционной карточной регистрации печатается необходимое количество экземпляров карточек, которые могут составлять следующие картотеки: справочные, контрольные, кодификационные, по письмам граждан, алфавитные и другие, в зависимости от задач поиска.
При автоматизированной регистрации поиск осуществляется по каждому из обязательных реквизитов или их совокупности.
4.2.3. При передаче документов на хранение в центральный архив министерства передаются и поисковые системы.
При автоматизированной поисковой системе из банка регистрационных данных изымаются сведения о документах, сроки оперативного хранения которых истекли, выводятся на печать и передаются в архив раздельно регистрационные блоки на документы, подлежащие и не подлежащие последующей передаче на государственное хранение. При традиционной карточной регистрации передается картотека с полностью заполненными реквизитами.
4.2.4. Поисковые системы должны обеспечивать доступ к информации, не относящейся к категории ограниченного доступа, сотрудникам министерства, гражданам, государственным органам и общественным организациям. Граждане, в соответствии с законодательством, имеют право на доступ к информации о них, на уточнение информации и знание целей сбора.
Порядок доступа к ведомственным документам должен быть доведен до сведения организаций и граждан.
4.3 Подсчет объема документооборота
4.3.1. Под объемом документооборота понимается количество документов, полученных и созданных министерством за выбранный отрезок времени (год, месяц).
Показатели объема документооборота используются для определения технологической оснащенности процессов работы с документами, а также для анализа различных аспектов управленческой деятельности. При подготовке Табеля унифицированных форм документов подсчет и анализ объема документооборота обязателен.
Результаты учета объема документооборота обобщаются службой документационного обеспечения управления и представляются руководству министерства для выработки мер по совершенствованию работы с документами.
4.3.2. Подсчет количества документов производится по регистрационным формам в местах их регистрации.
За единицу подсчета принимается сам документ, без учета копий, создаваемых при печатании и размножении.
Размноженные экземпляры подсчитываются отдельно по журналам работ в машинописном и копировально-множительном бюро. По ним определяют расход бумаги и затраты времени на операции по экспедиционной обработке документов.
Машинограммы подсчитываются на общих основаниях по месту регистрации.
Поступающие документы и создающиеся в министерстве подсчитываются отдельно.
4.3.3. Подсчет объема документооборота целесообразно проводить по группам документов: распорядительные, статистические, переписка, письма граждан, финансовые, договорные и др.
Подсчет документооборота может проводиться по министерству, по отдельному подразделению.
Итоговые данные подсчета представляются в табличной форме. По каждой группе учитывается количество документов и отдельно их тираж; цифры проставляются через косую черту или в отдельных графах.
Работа проводится специально выделенной группой сотрудников службы ДОУ.
5. Контроль исполнения документов
5.1 Задачи контроля исполнения
Целью контроля является обеспечение своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах. Контролю подлежат все зарегистрированные документы.
Контроль осуществляют руководители, служба ДОУ и ответственные исполнители. Контроль исполнения организационно-распорядительных документов осуществляется группой контроля службы документационного обеспечения управления министерства. Контроль исполнения документов других систем документации (плановой, снабженческой, финансовой и т.д.) ведется по поручению руководителей в соответствующих структурных подразделениях ответственными за документационное обеспечение управления.
5.2 Сроки исполнения документов
5.2.1. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а поступивших из других организаций — с даты их поступления.
Сроки исполнения документов определяются руководителем, исходя из срока, установленного организацией, направившей документ, или сроков, установленных законодательством.
Конечная дата исполнения указывается в тексте документа или в резолюции руководителя.
Изменение срока исполнения производится лицом, установившим этот срок. Изменение документируется — проставляется новый срок, дата изменения и подпись. Изменения вносятся в регистрационные формы — регистрационную карточку или банк регистрационных данных. Приостанавливать исполнение документов, а также отменять их имеют право только вышестоящие органы или министерство (организация) — автор документа.
5.2.2. Документ считается исполненным и снимается с контроля после выполнения заданий, запросов, сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или другого документированного подтверждения исполнения.
На документе и в регистрационных формах проставляется отметка об исполнении (пп. 3.3.10; 4.1.3), подпись лица, подтверждающего исполнение (ответственный исполнитель), дата.
5.3 Организация контроля исполнения
5.3.1. Контроль исполнения строится на базе регистрационных данных: регистрационных картотек или автоматизированных банков регистрационных данных. Введение специальных форм контрольных карточек не рекомендуется.
Контрольная картотека систематизируется по срокам исполнения документов, по исполнителям, группам документов (приказы министерства, решения коллегии и др.).
5.3.2. Проверка хода исполнения осуществляется до истечения сроков исполнения (предварительный контроль) в следующем порядке: задания последующих лет — не реже одного раза в год; задания последующих месяцев текущего года — не реже одного раза в месяц; задания текущего месяца — каждые десять дней и за пять дней до истечения срока.
Если документ пересылается на исполнение в подведомственную организацию с последующим информированием о результатах рассмотрения, вместе с документом пересылаются два экземпляра регистрационной карточки. После исполнения один экземпляр карточки возвращается с указанием даты и содержания исполнения.
Служба документационного обеспечения управления учитывает и обобщает не реже одного раза в месяц данные о ходе и результатах исполнения документов. Справки о состоянии исполнительской дисциплины передаются в службу ДОУ и руководителям структурных подразделений (приложение 5).
5.3.3. Автоматизированный контроль исполнения строится на базе данных автоматизированной регистрации и обеспечивает оперативное информирование исполнителей и контрольной службы о состоянии исполнения всех видов документов, поручений и заданий, а также предварительный контроль сроков подготовки и исполнения документов, анализ исполнительской дисциплины.
Контрольные действия осуществляются в контрольных службах и в местах регистрации документов с использованием автоматизированных рабочих мест или автоматизированных пунктов обработки информации. Напоминания исполнителям о сроках исполнения, сводки состояния исполнения, сведения о переносе сроков, завершении исполнения и др. выводятся на экран дисплея; рассылка машинограммы допускается лишь при отсутствии в структурных подразделениях соответствующих технических средств.
После завершения исполнения и записи всех необходимых данных в банк регистрационных данных изготавливается машинограмма полностью заполненной карточки, которая используется в справочном дублирующем массиве, подлежащем передаче на хранение в ведомственный архив одновременно с документами.
6. Работа исполнителей с документами
6.1. Руководители структурных подразделений министерства обеспечивают оперативное рассмотрение документов, доведение их до исполнителей в день поступления, контроль за качественным исполнением документов по существу вопросов.
6.2. При рассмотрении документов руководитель подразделения выделяет документы, требующие срочного исполнения. Документы, присланные для согласования, рассматриваются в первую очередь.
Исполнитель получает документы в день их регистрации или на следующий день в соответствии с указанием руководителя структурного подразделения.
Срочные документы передаются немедленно.
При необходимости размножения документа или других задержках исполнителю передается регистрационная карточка или используется иная форма его информирования.
6.3. Исполнение документа предусматривает: сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подписание (утверждение) руководством министерства или руководителями структурных подразделений, подготовку к пересылке адресату.
Исполнитель определяет необходимое количество экземпляров документа, передает документ на тиражирование. На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит список на рассылку (п. 3.3.13).
6.4. При оперативном решении вопросов без составления дополнительных документов исполнитель делает отметки на документе: о дате поступления (если образовался интервал времени между поступлением документа в министерство и его доставкой исполнителю), о датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и т.д.), о дате и результатах окончательного исполнения.
Все отметки размещаются на свободных от текста местах.
6.5. При наличии ответственного исполнителя все остальные исполнители ответственны за своевременный и качественный анализ информации и представление ответственному исполнителю в установленные им сроки необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений и т.д.).
Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа.
6.6. В ходе оформления документов исполнитель использует стандарты на документы, Табель унифицированных форм документов (разрешенных к применению в министерстве), номенклатуры дел структурных подразделений, пользуется средствами вычислительной и организационной техники.
6.7. Исполнителям должен быть обеспечен доступ к автоматизированным банкам данных министерства и традиционным массивам документов, законодательным актам, актам Президента, правительственным, ведомственным актам, справочно-информационным фондам и библиотекам для получения необходимой информации.
7. Составление номенклатур дел
7.1. Номенклатура дел — систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в министерстве, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения. Номенклатура дел используется при построении информационно-поисковой системы и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения; в центральном архиве министерства используется для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
7.2. Номенклатура дел министерства составляется службой ДОУ на основе номенклатур дел структурных подразделений при методической помощи центрального архива министерства (приложение 6).
Номенклатура дел министерства, предварительно согласованная с центральной экспертной комиссией (ЦЭК) министерства, согласовывается с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) государственного архива, в который документы передаются на государственное хранение, и утверждается руководителем министерства (приложение 7).
7.3. При составлении номенклатур дел следует руководствоваться положениями о министерстве и его структурных подразделениях, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел министерства за прошлые годы. Изучаются документы, образующиеся в деятельности министерства, их виды и состав.
7.4. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы министерства, в том числе справочные и контрольные картотеки, личные дела <1>, документы, образующиеся в деятельности вычислительного центра.
7.5. Названиями разделов номенклатуры дел министерства являются названия структурных подразделений; разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой. Первый раздел номенклатуры дел включает заголовки дел службы ДОУ.
7.6. После утверждения номенклатуры дел министерства структурные подразделения получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.
<1> Личные дела вносятся в номенклатуру дел под общим заголовком и единым индексом.
7.7. Графы номенклатуры дел министерства, его структурных подразделений заполняются следующим образом.
В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в министерстве цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 12-05, где 12 — обозначение структурного подразделения, 05 — порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.
В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений; для переходящих дел индекс сохраняется.
В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).
Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, содержащих распорядительную документацию.
Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.
Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка» и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов.
Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.
Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности:
название вида дела (переписка, документы к заседаниям коллегии и т.д.) или видов документов (протоколы, приказы и т.д.);
название министерства или структурного подразделения;
краткое содержание документов дела.
Заголовок может быть дополнен следующими элементами:
название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа);
название территории, с которой связано содержание документов дела;
даты (хронологические рамки), к которым относятся документы дела;
указание на копийность документов дела (если в деле подшиты копии) и др.
Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.
В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по перечню, а при его отсутствии — по типовой или примерной номенклатуре дел или согласованный с Росархивом срок хранения.
В графе 5 «Примечание» указываются названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другое министерство для продолжения и др.
7.8. При наличии в министерстве вычислительной техники утвержденная номенклатура дел министерства вводится и хранится в памяти ЭВМ для упрощения ее ведения, корректировки, а в необходимых случаях переработки.
8.1. Формирование дел — группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.
Дела в министерствах формируются децентрализованно, т.е. в структурных подразделениях <1>.
Формированием дел занимаются лица, ответственные за делопроизводство.
Контроль за правильным формированием дел в министерстве осуществляется службой ДОУ.
8.2. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила: помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса; группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; раздельно группировать в дела документы постоянного хранения и временных сроков хранения; помещать в дела машинограммы на общих основаниях. В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; дело не должно превышать 250 листов.
8.3. Документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.
Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.
<1> В отдельных случаях при ограниченном документообороте и компактном расположении подразделений министерства возможно централизованное формирование дел в службе ДОУ.
Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в самостоятельные дела.
Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.
Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.
Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов.
Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.
Лицевые счета рабочих и служащих группируются в самостоятельные дела и располагаются в них в порядке строгого алфавита по фамилиям, именам и отчествам.
Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.
9. Экспертиза ценности документов
9.1. Экспертиза ценности документов — определение ценности документов с целью отбора их на государственное хранение и установления сроков хранения.
9.2. Экспертиза ценности документов в министерстве проводится: при составлении номенклатур дел; при формировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам; при подготовке дел к последующему хранению.
9.3. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в министерстве создается постоянно действующая центральная экспертная комиссия (ЦЭК).
Экспертиза ценности документов ежегодно осуществляется в структурных подразделениях министерства с привлечением соответствующих специалистов. Окончательное решение принимает ЦЭК министерства.
Функции и права центральной экспертной комиссии министерства, а также организация ее работы определяются положением, которое утверждается руководителем.
9.4. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел министерства путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения.
По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению (приложение 8).
10.1. Дела министерства подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дел включает комплекс работ по их технической обработке и проводится сотрудниками соответствующих структурных подразделений при методической помощи и под контролем центрального архива министерства.
10.2. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.
Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает:
подшивку или переплет дела; нумерацию листов в деле; составление заверительной надписи дела (приложение 9);
составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов дела (приложение 10); внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, индекса и заголовка дела, даты дела и др.).
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: дела допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.
В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы его, кроме листов заверительной надписи и внутренней описи, нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу, не задевая текста документа, простым графическим карандашом или нумератором.
10.3. Обложка дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения оформляется по установленной форме (приложение 11).
По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: проверяется соответствие заголовков дел на обложке содержанию подшитых документов, в необходимых случаях в заголовок дела вносятся дополнительные сведения (проставляются номера приказов, протоколов, виды и формы отчетности и т.п.).
11.1. На завершенные дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, оформленные в соответствии с настоящими требованиями, ежегодно составляются описи (приложение 12). На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.
Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу; дела со специальной документацией (научные отчеты по темам, судебные и следственные дела, рационализаторские предложения и т.п.).
11.2. В министерстве в каждом структурном подразделении описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно под непосредственным методическим руководством центрального архива. По этим описям документы сдаются в центральный архив. Описи, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи министерства, которую готовит центральный архив и по которой он сдает дела на государственное хранение.
11.3. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования: заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел; каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть вносятся в опись под самостоятельным номером); порядок нумерации дел в описи — валовый за несколько лет; порядок присвоения номеров описям структурных подразделений устанавливается по согласованию с центральным архивом; графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела; при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами «То же», при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью); графа описи «Примечания» используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.
11.4. Описи дел составляются по установленной форме в трех экземплярах.
12. Оперативное хранение документов и дел
12.1. С момента заведения и до передачи в центральный архив министерства дела хранятся по месту их формирования.
Руководители структурных подразделений и сотрудники, отвечающие за делопроизводство, несут ответственность за сохранность документов и дел.
Дела находятся в рабочих комнатах и специально отведенных для этой цели помещениях, располагаются в запирающихся шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света. В целях повышения оперативности поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.
На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел.
Машинограммы, используемые в структурных подразделениях, формируются в дела и хранятся на общих основаниях.
12.2. Выдача дел другим подразделениям или сторонним организациям производится с разрешения руководства. На выданное дело заводится карта — заместитель дела. Сторонним организациям дела выдаются по актам.
Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя с обязательным оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.
13. Передача дел на архивное хранение
13.1. Документы, образовавшиеся и образующиеся в деятельности министерства, имеющие историческое, научное, социальное, экономическое, политическое, художественное или иное культурное значение, входят в состав Архивного фонда Российской Федерации и независимо от ведомственной принадлежности, времени происхождения, места хранения, техники и способа закрепления информации подлежат передаче на государственное хранение.
Для хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и документов временного (свыше 10 лет) срока хранения, имеющих практическое значение, а также документов по личному составу, их учета, использования, отбора и подготовки к передаче на государственное хранение министерство образует центральный архив.
13.2. В своей практической деятельности центральный архив министерства руководствуется законодательством Российской Федерации, приказами и указаниями министерства, нормативными и методическими документами Росархива, других организаций Государственной архивной службы Российской Федерации, положением о центральном архиве министерства.
13.3. Центральный архив министерства хранит документы центрального аппарата, организаций — предшественников министерства и, при необходимости, других организаций в соответствии со списком организаций — источников комплектования архива, утвержденным руководителем министерства.
13.4. В центральный архив передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям.
13.5. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в центральный архив, как правило, не подлежат; они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.
13.6. Передача дел в центральный архив осуществляется по графику, составленному архивом, согласованному с руководителями структурных подразделений и утвержденному руководителем службы ДОУ.
Прием каждого дела производится заведующим центральным архивом в присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел, а также подписи заведующего центральным архивом министерства и лица, передавшего дела.
Вместе с делами в центральный архив министерства передаются регистрационные картотеки на документы. Заголовок каждой картотеки включается в опись.
Приложение 1 к п. 1.6
1.1. Документационное обеспечение управления осуществляет служба Документационного обеспечения управления (ДОУ), действующая на правах самостоятельного структурного подразделения, подчиненного непосредственно руководителю министерства.
В состав службы ДОУ, как правило, включаются секретариат (приемная, секретариат министра (руководителя ведомства), секретариаты заместителей министра (заместителей руководителя ведомства), секретариат коллегии, протокольное бюро), инспекция при министре (руководителе ведомства), канцелярия (бюро правительственной переписки, бюро учета и регистрации, экспедиция, машинописное бюро, копировально-множительное бюро, телетайпная и др.), отдел писем (жалоб), отдел совершенствования работы с документами и внедрения технических средств, центральный архив.
1.2. Работа службы ДОУ регламентируется Положением о ней, которое разрабатывается на основе настоящего Примерного положения. Деятельность работников службы ДОУ регламентируется должностными инструкциями, которые закрепляют рациональное разделение труда, предусматривают равномерную загрузку работников, распределение работ по сложности выполнения и квалификации исполнителей. Должностные инструкции разрабатываются службой ДОУ и утверждаются ее руководителем или его заместителем. При изменении функций и задач службы ДОУ должностные инструкции пересматриваются.
1.3. Служба ДОУ в своей деятельности руководствуется законодательными актами Российской Федерации, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, распоряжениями вице-президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Совета Министров — Правительства Российской Федерации, правилами, инструкциями, методическими рекомендациями учреждений Государственной архивной службы Российской Федерации, действующими нормативами по вопросам документационного обеспечения управления.
1.4. Руководство службы ДОУ должно замещаться специалистами с высшим образованием или средним специальным образованием со стажем работы по делопроизводству не менее трех лет.
1.5. Служба ДОУ имеет круглую печать с обозначением своего наименования.
2.1. Основными целями службы ДОУ являются организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению управления. Служба ДОУ решает следующие задачи:
2.1.1 Совершенствование форм и методов работы с документами.
2.1.2. Обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами, построения поисковых систем, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в центральный архив в соответствии с действующими нормативами.
2.1.3 Сокращение документооборота, унификация форм документов.
2.1.4. Разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения в министерстве и подведомственной системе.
2.1.5. Участие в разработке и внедрении прогрессивных технологий документационного обеспечения управления на базе применения вычислительной и организационной техники.
3.1 В соответствии с возложенными задачами служба ДОУ осуществляет следующие функции:
3.1.1. Разработка, внедрение и ведение табеля и альбома унифицированных форм документов министерства, внесение в них изменений.
3.1.2. Осуществление экспедиционной обработки, регистрации документов и учетно-справочной работы по документам.
3.1.3. Организация своевременного рассмотрения и подготовки к докладу руководству поступающих документов, осуществление контроля за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству.
3.1.4. Контроль за прохождением, исполнением и оформлением документов в установленные сроки: обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов, систематическое информирование руководства по этим вопросам.
3.1.5. Организация машинописного изготовления, копирования и оперативного размножения документов; разработка и проектирование бланков документов.
3.1.6. Разработка номенклатуры дел министерства, обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации.
3.1.7. Организация работы по предложениям, заявлениям и жалобам граждан.
3.1.8. Организация контроля за работой с документами в структурных подразделениях.
3.1.9. Разработка (совместно с соответствующими структурными подразделениями министерства) мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами, а также по повышению исполнительской дисциплины.
3.1.10. Осуществление контроля за правильностью оформления и формирования структурными подразделениями министерства дел, подлежащих сдаче в архив.
3.1.11. Организация работы архива в соответствии с законодательством по архивному делу Российской Федерации, правилами, инструкциями и методическими рекомендациями учреждений ГАС Российской Федерации.
3.1.12. Повышение квалификации работников службы ДОУ, проведение совещаний и консультирование по вопросам, относящимся к их компетенции.
3.1.13 Организация рабочих мест, в том числе автоматизация.
4. Права и ответственность службы ДОУ
4.1 Служба ДОУ имеет право:
4.1.1. Осуществлять контроль за состоянием делопроизводства в организациях отрасли.
4.1.2. Контролировать и требовать от руководителей структурных подразделений выполнения установленных правил работы с документами в министерстве.
4.1.3. Запрашивать от структурных подразделений и организаций сведения, необходимые для работы.
4.1.4. Проводить проверки организации документального обеспечения управления в структурных подразделениях и доводить итоги проверок до руководителей структурных подразделений для принятия соответствующих мер.
4.1.5. Привлекать в установленном порядке специалистов структурных подразделений к подготовке проектов документов по поручению руководства.
4.1.6. Возвращать исполнителям на доработку документы, подготовленные с нарушением установленных требований.
4.1.7. Совместно с ВЦ определять задачи документационного обеспечения управления, подлежащие автоматизации.
4.1.8. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.
4.1.9. Разрабатывать положения о структурных подразделениях службы ДОУ и должностные инструкции работникам.
4.1.10. Вносить предложения руководству о привлечении к дисциплинарной ответственности во всех случаях нарушения подразделениями и должностными лицами установленных правил работы с документами.
4.1.11. Участвовать в обсуждении руководством вопросов, касающихся состояния работы с документами, а также совершенствования форм и методов работы с ними.
4.1.12. Вносить на рассмотрение руководства представления о назначении, перемещении и увольнении работников службы ДОУ, их поощрении и наложении на них взысканий.
4.2 Служба ДОУ несет ответственность за:
4.2.1. Обеспечение установленного порядка работы с документами в министерстве.
4.2.2. Выполнение указаний и поручений руководства и соблюдение необходимых условий труда работников.
5. Взаимоотношения службы ДОУ с другими структурными подразделениями
5.1. Со структурными подразделениями — по вопросам документационного обеспечения управления.
5.2. С юридической службой — по правовым вопросам, связанным с подготовкой документов.
5.3. Со службами кадров, труда и заработной платы и с соответствующими научно-исследовательскими организациями — по вопросам подбора и расстановки кадров и повышения их квалификации в условиях широкого использования вычислительной и организационной техники, разработки и внедрения мероприятий, связанных с научной организацией труда, совершенствования стиля и методов работы с документами.
5.4. Со службами хозяйственного обслуживания — по вопросам обеспечения средствами организационной и вычислительной техники, бланками документов, канцелярскими принадлежностями; бытового обслуживания работников службы ДОУ.
5.5. С вычислительным центром — по вопросам разработки и внедрения новых информационных технологий с применением средств вычислительной техники, оперативной обработки информации и соблюдению требований нормативно-методических документов.
Приложение 2 к п. 2.4
| NN | Наименование формы документа | Дата утверждения, наименование органа, утвердившего форму документа | Периодичность издания | Подразделение, ответственное за подготовку | Примечание |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
1. Документы могут быть систематизированы в табеле по структурным подразделениям аппарата или по функциям и задачам управления (организация системы управления, руководство, планирование, учет и т.п.)
2. Табель может быть дополнен другими графами, например: адресат, ответственный за контроль исполнения, код формы по классификатору, годовой тираж бланков и т.п.
3. В графе «Примечание» может помещаться дополнительная информация о форме документа, например, о порядке подписания, согласования или утверждения документа.
Приложение 3
к п. 2.4
1. Создание сети абонентов системы ведения.
2. Создание и ведение контрольного массива форм документов, входящих в табель, включая сбор, экспертизу, согласование и утверждение изменений и дополнений к формам документов, а также согласование и утверждение вновь разработанных форм документов.
3. Периодическое оповещение абонентов об изменениях и дополнениях к формам документов и ответы на разовые запросы.
4. Создание и поддержание в достоверном состоянии справочно — информационного аппарата к контрольному массиву форм документов.
5. Подготовка предложений по межотраслевой и отраслевой унификации форм документов.
6. Методическое обеспечение создания, внедрения и ведения табелей форм документов в подведомственных организациях.
Приложение 4
к п. 4.1.5
Реквизиты Пояснения по заполнению
Автор (корреспондент) При регистрации поступающего документа за- писывается название организации (лица)
- <a id="p100506"></a>автора документа. При регистрации
отправляемых документов записывается наз-
вание организации (лица) — корреспондента.
Допускается применение сокращенного назва-
Название вида документа Заполняется в соответствии с названием вида регистрируемого документа. При
регистрации писем графа не заполняется.
Дата документа Дата, присвоенная документу организацией- автором: число, месяц, год - тремя парами
Индекс документа Индекс, присвоенный документу
организацией-автором, переносится с посту-
пившего или отправляемого документа
Дата поступления Дата поступления документа в министерство
переносится с регистрационного штампа.
Индекс поступления Индекс, присвоенный документу министерст- вом-получателем, переносится из регистра-
После исполнения документа дополняется номером дела по номенклатуре дел или
Заголовок документа Переносится заголовок, сформулированный на или краткое содержание документе. Резолюция Переносится с документа основное содержа- ние поручения, автор и дата резолюции,
Срок исполнения Проставляется число, месяц, год - тремя парами арабских цифр. При регистрации отправляемого инициативного документа за-
писывается дата ожидаемого ответа.
Отметка об исполнении Краткая запись решения вопроса по существу
или дата и индекс ответного документа.
Отметка о направлении Индекс дела, в которое подшит документ, в документа в дело соответствии с номенклатурой дел ("В дело N ..."), дата, подпись ответственного ис-
Приложение 5
к п. 5.3.2
| № п/п | Название документа | Краткое содержание | Дата N | Срок исполнения | Фамилия исполнителя | Состояние исполнения | Причины невыполнения |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
Приложение 6
к п. 7.2
Наименование министерства (ведомства)
Наименование структурного подразделения
_______________________________________
| Название раздела | ||||
| Индекс дела | Заголовок дела (тома, части) | Кол-во дел (томов, частей) | Срок хранения дела (тома, части) и № статей по перечню 1 | Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
Наименование должности руководителя подпись инициалы, структурного подразделения фамилия
1. Название перечня и его выходные данные Формат А4 (210 х 297 мм)
Форма номенклатуры дел структурного
подразделения министерства, ведомства
Итоговая запись о категориях и количестве дел,
заведенных в ____ году в структурном подразделении
| По срокам хранения | Всего | В том числе | |
| переходящих | с отметкой «ЭПК» | ||
| 1 | 2 | 3 | 4 |
временного (до 10 лет включительно)
Наименование должности подпись инициалы, ответственного фамилия
Итоговые сведения переданы в службу документационного
обеспечения управления министерства, ведомства
Наименование должности подпись инициалы, передавшего сведения фамилия
Форма итоговой записи к номенклатуре дел структурного
подразделения министерства, ведомства
Приложение 7
к п. 7.2
Наименование министерства (ведомства) УТВЕРЖДАЮ
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ руководителя министерства _______________________ (ведомства) (место составления) подпись инициалы, на ________ год фамилия
| Название раздела | ||||
| Индекс дела | Заголовок дела (тома, части) | Кол-во дел (томов, частей) | Срок хранения (тома, части) и № статей по перечню 1) | Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
Наименование должности руководителя подпись инициалы, службы документационного фамилия
**СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО** Протокол ЦЭК министерства (ведомства) Протокол ЭПК ЦГА _______ N ______________ Российской Федерации
______________________________________________________
1. Название перечня и его выходные данные
Форма номенклатуры дел министерства, ведомства
Итоговая запись о категориях и количестве дел,
заведенных в ____ году в министерстве (ведомстве)
| По срокам хранения | Всего | В том числе | |
| переходящих | с отметкой «ЭПК» | ||
| 1 | 2 | 3 | 4 |
временного (до 10 лет включительно)
Наименование должности подпись инициалы, руководителя службы фамилия
Итоговые сведения переданы в центральный архив
Наименование должности передавшего сведения подпись
Форма итоговой записи к номенклатуре дел министерства
Приложение 8
к п. 9.4
Наименование министерства (ведомства) УТВЕРЖДАЮ
___________________ N ____________
О ВЫДЕЛЕНИИ К УНИЧТОЖЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ И ДЕЛ,
На основании _________________________________________________
(название и выходные данные перечня)
__________________________________________________________________
документов с указанием сроков их хранения)
отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической
ценности и утратившие практическое значение документы фонда N ____
| № п/ п | Заголовок дела или групповой заголовок дел | Дата дела или крайние даты дел | Номера описей (номенклатур) за год(ы) | Индекс дела (тома, части) по номенклатуре или № дела по описи | Кол-во дел (томов, частей) | Сроки хранения дела (тома, части) и номера статей по перечню | Примечание |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
Итого _____________________________ дел за ________ годы
Описи дел постоянного хранения за _____ годы, утверждены, а по
личному составу согласованы с ЭПК ________________________________
(наименование архивного учреждения)
(протокол от ________ N _____)
наименование должности подпись инициалы, лица, проводившего фамилия
Документы в количестве ____________________ дел, весом ____ кг
сданы в ______________________________________________________
на переработку по приемо-сдаточной накладной от ______________
Наименование должности работника, подпись инициалы, сдавшего документы фамилия
Изменения в учетные документы внесены
Наименование должности работника центрального архива (службы документационного обеспечения управления), внесшего изменения в учетные документы подпись инициалы,
Форма акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих
Приложение 9
к п. 10.2
ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА N _________
В деле подшито (вложено) и пронумеровано _______________ листа(ов)
в том числе: литерные листы ______________________________________
пропущенные номера _____________________ + листов внутренней описи
Особенности физического состояния и формирования дела Номера
Наименование должности лица, составившего подпись инициалы, заверительную надпись фамилия
Приложение 10
к п. 10.2
| № п/п | Индекс документа | Дата документа | Заголовок документа | Номера листов дела | Примечание |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
Итого _____________________________________________ документов
Количество листов внутренней описи ___________________________
Наименование должности лица, подпись инициалы, составившего внутреннюю опись фамилия
Форма внутренней описи документов дела
Приложение 11
к п. 10.3
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
________________________________________________________
________________________________________________________
________________________________________________________
__________________________________________________________________
(наименование учреждения и структурного подразделения)
ДЕЛО N ________________ том N ______________________
________________________________________________________
________________________________________________________
________________________________________________________
________________________________________________________
________________________________________________________
________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
Форма обложки дела постоянного и временного (свыше 10 лет)
Приложение 12
к п. 11.1
Наименование должности руководителя,
__________________________________________________________________
Название раздела структурного подразделения министерства,
| № п/п | Индекс дела | Заголовок дела (тома,части) | Дата дела (тома, части) | Кол-во листов в деле (томе, части) | Примечание |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
В данный раздел описи внесено ____________________________ дел
с N _____ по N ___ в том числе:
Наименование должности составителя описи подпись инициалы,
Заведующий центральным архивом подпись инициалы, (лицо, ответственное за архив) фамилия
СОГЛАСОВАНО УТВЕРЖДЕНО Протокол ЦЭК Протокол ЭПК министерства архивного учреждения (ведомства) ____________ N ______
Форма годового раздела сводной описи дел постоянного хранения