Постановление Секретариата ВЦСПС от 08.04.1980 № 6-24
Актуально на 08.11.2026.
Как цитировать: Постановление Секретариата ВЦСПС от 08.04.1980 N 6-24. 6-24. 08.04.1980. https://bukva.ai/docs/postanovlenie-6-24
«О введении единой системы организации работы с документами и унификации бланков, печатей, штампов и вывесок в профсоюзных органах»
(вместе с «Основными положениями по ведению делопроизводства в профсоюзных органах»)
СЕКРЕТАРИАТ ВСЕСОЮЗНОГО ЦЕНТРАЛЬНОГО СОВЕТА
ПРОФЕССИОНАЛЬНЫХ СОЮЗОВ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 8 апреля 1980 г. № 6-24
О ВВЕДЕНИИ ЕДИНОЙ СИСТЕМЫ ОРГАНИЗАЦИИ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ
И УНИФИКАЦИИ БЛАНКОВ, ПЕЧАТЕЙ, ШТАМПОВ И ВЫВЕСОК
В ПРОФСОЮЗНЫХ ОРГАНАХ
1. Утвердить: Основные положения по ведению делопроизводства в профсоюзных органах (приложение 1); Единые правила по оформлению и печатанию организационно-распорядительных документов и образцы бланков профсоюзных органов (приложение 2 — не приводится); Описание образцов печатей, штампов, вывесок профсоюзных органов (приложение 3 — не приводится).
2. Советам и комитетам профсоюзов в 1980 — 1981 годах:
разработать и утвердить инструкции по ведению делопроизводства и новые бланки профсоюзных органов с учетом требований, изложенных в документах, утвержденных п. 1 настоящего постановления;
привести печати, штампы и вывески профсоюзных органов в соответствие с утвержденным описанием образцов;
организовать обучение профсоюзных работников по оформлению документов, совершенствованию системы контроля за их исполнением и ведению делопроизводства в профсоюзных органах.
3. Контроль за выполнением настоящего постановления возложить на Управление делами ВЦСПС.
1.1. Основные положения по ведению делопроизводства в профсоюзных органах устанавливают общие требования по работе с документами в советах, комитетах профсоюзов и подведомственных профсоюзам организациях <1>.
<1> Советы, комитеты профсоюзов и подведомственные им организации в дальнейшем именуются «профсоюзные органы», если они не оговариваются особо.
Примечание. Порядок работы с документами закрытого характера и «Для служебного пользования» определяется специальными инструкциями.
1.2. В соответствии с настоящими Основными положениями профсоюзные органы разрабатывают и утверждают свои инструкции по делопроизводству применительно к конкретным условиям и с учетом специфики их деятельности.
1.3. Все нормативные и методические материалы по делопроизводству, изданные профсоюзными органами ранее, должны быть приведены в соответствие с настоящими Основными положениями.
1.4. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства возлагается на руководителей профсоюзных органов.
1.5. Ведение делопроизводства в профсоюзных органах осуществляется общими, административно-хозяйственными отделами, а где их нет (в организациях с небольшим документооборотом), — специально назначенными работниками <2>.
<2> Общие, административно-хозяйственные отделы и специально назначенные работники в дальнейшем именуются «службы делопроизводства».
Службы делопроизводства обеспечивают:
ведение и своевременное оформление протоколов заседаний, рассылку принятых постановлений;
учет, регистрацию и передачу по назначению входящей, внутренней и исходящей корреспонденции;
контроль за своевременным исполнением документов, а также предложений, заявлений и жалоб граждан; регулярное составление сводок о ходе исполнения документов;
организацию работы по составлению номенклатур дел, формированию дел, проведению экспертизы ценности документов;
централизованный учет и хранение образующихся дел в делопроизводстве;
подготовку дел к передаче на дальнейшее хранение в соответствующие архивные учреждения и уничтожение документов, срок хранения которых истек;
разработку инструкций, методических рекомендаций и других документов по ведению делопроизводства;
контроль за соблюдением требований настоящих положений и действующих инструкций всеми работниками профсоюзного органа;
проверку организации работы с документами, оказание постоянной методической и практической помощи подведомственным профсоюзным органам в совершенствовании делопроизводства;
организацию машинописных работ и размножение документов.
1.6. При увольнении или переводе на другую работу работника, отвечающего за организацию и ведение делопроизводства в профсоюзном органе, производится передача всех числящихся за ним дел и документов вновь назначенному на эту должность работнику по акту, утверждаемому руководителем профсоюзного органа.
1.7. При полной ликвидации профсоюзного органа без передачи его функций другим организациям все дела и документы подлежат упорядочению и передаче в объединенный архив совета профсоюзов или соответствующий государственный архив ликвидационной комиссией, утверждаемой руководством профсоюзного органа.
1.8. Организационно-методическую помощь и контроль по ведению номенклатур и формированию дел, обеспечению сохранности дел и документов, за правильностью отбора их для дальнейшего хранения и уничтожения осуществляют объединенные архивы советов профсоюзов и соответствующие государственные архивные учреждения.
2.1 Составление и оформление документов
2.1.1. При составлении и оформлении документов соблюдаются требования, установленные Едиными правилами по оформлению и печатанию организационно-распорядительных документов профсоюзных органов, и другие положения, обеспечивающие их юридическую силу.
2.1.2. Документы, подготавливаемые и направляемые в другие учреждения и организации, а также отдельным гражданам, печатаются на бланках следующих стандартных форматов (ГОСТ 9327-60):
A3 (297 x 420 мм) — для материалов, содержащих таблицы с большим числом граф;
A4 (210 x 297 мм) — для постановлений, распоряжений, справок, писем и других текстовых материалов;
A5 (148 x 210 мм) — для сопроводительных писем и других документов (до 7 строк машинописного текста).
2.1.3. Профсоюзные органы в союзных и автономных республиках, автономных областях и национальных округах изготавливают бланки постановлений, выписок из протоколов, распоряжений, писем с текстом на двух языках — национальном и русском.
В бланках писем состав постоянных реквизитов на национальном языке обозначается слева, на русском — справа.
Примечание. При отсутствии бланков писем, изготовленных типографским способом, допускается применение углового штампа.
2.1.4. Текст совместных и внутренних документов (справка, акт, докладная записка и т.п.) печатается на чистом листе бумаги или на бланках с указанием постоянных реквизитов.
2.1.5. Текст документа должен быть кратким, точным и не допускающим различных толкований. Рекомендуется составлять документы по одному вопросу, что ускоряет их рассмотрение, исполнение и способствует правильному формированию дел.
2.1.6. При необходимости разделения текста на составные части (разделы, подразделы, пункты, подпункты) каждая из них должна нумероваться арабскими цифрами. Допускается единая порядковая нумерация всех частей текста документа арабскими цифрами.
2.1.7. В тексте постановлений не рекомендуется применять сокращения наименований организаций, слов и словосочетаний за исключением общепринятых, таких, как ЦК КПСС, ВЦСПС, ЦК ВЛКСМ, Госплан СССР, Госстрой СССР, Госснаб СССР, ЦСУ СССР, Госбанк СССР, Стройбанк СССР, Внешторгбанк СССР, Центросоюз, а также Госкомсельхозтехника СССР и Госгортехнадзор СССР.
2.1.8. Заголовок составляется к тексту документа, если его объем превышает 7 строк. Заголовок должен быть кратким, точно отражать содержание документа и формулироваться в виде ответа на вопрос «О чем?»: «Об изменении...», «О выделении...», «Об отмене...» и т.п.
Примечание. К распорядительным документам (постановлениям и распоряжениям) заголовок составляется независимо от объема текста.
2.1.9 Приложение, названное в тексте, указывается в конце документа.
Если приложение не названо в тексте документа, то дается его наименование (при наличии нескольких приложений их нумеруют).
В тех случаях, когда у отправителя не остается документа и приложений к нему, присланных в его адрес, в отметке о наличии приложений печатаются слова «только в адрес», например:
Приложение: письмо т. Иванова И.А. на 3 л. только в адрес.
На приложении к документу должны указываться все необходимые реквизиты (наименование документа, заголовок, подписи).
2.1.10. Адресование документов возможно в организацию, ее структурные подразделения, а также конкретному лицу.
При адресовании документов в организацию или подразделение их названия указываются в именительном падеже: Ленинградский областной совет профсоюзов, Отдел охраны труда.
При адресовании документа должностному лицу наименование организации указывается в именительном падеже, а должность работника и структурное подразделение — в дательном падеже: Ленинградский областной совет профсоюзов, Заведующему отделом охраны труда т. Курочкину Г.И.
При массовом адресовании документа в однородные организации адресат обозначается обобщенно: Председателям республиканских, краевых, областных комитетов профсоюзов.
В состав реквизита «Адресат» должен входить также почтовый адрес: Воронежский машиностроительный завод им. В.И. Ленина, Заводской комитет профсоюза 441200, г. Воронеж, ул. Садовая, 17.
Если документ адресован частному лицу, то сначала следует указывать почтовый адрес: 197049, г. Ленинград, ул. Яблочковой, д. 8, кв. 15 т. (гр-ке) Николаевой И.В.
Почтовый адрес не проставляется на документах, для которых имеются заготовленные конверты с соответствующими адресами, а также направляемых в правительственные учреждения. На одном исходящем документе не должно быть более четырех адресов. При адресовании документа более чем в четыре адреса составляется список (разнарядка) рассылки.
Возможно составление списка рассылки документа на оборотной стороне последнего листа документа, остающегося в деле.
Если организациям, указанным в списке рассылки, необходимо сообщить о том, каким адресатам направлен данный документ, то такая информация дается в конце документа.
2.1.11. Согласование и визирование являются формой рассмотрения вопросов, содержащихся в проекте документа, всеми заинтересованными подразделениями и работниками.
Визирование согласованных документов перед представлением их на подпись производится:
руководителем структурного подразделения, в котором работает составитель документа;
заинтересованными в документе должностными лицами;
руководителями общественных организаций (при необходимости).
Исходящие документы визируются на экземплярах, остающихся в структурных подразделениях, остальные документы — на первом экземпляре. На совместных документах визы проставляются на всех экземплярах, подлинники которых остаются у составителей данного документа.
Визы проставляются в левом нижнем углу последней страницы документа, начиная от границы левого поля ниже реквизита «Подпись».
При оформлении совместных постановлений, решений, директивных писем и указаний, а также совместных документов аналогичного характера после их визирования на всех экземплярах делается расшифровка виз. Она проставляется на оборотной стороне последнего листа документа машинописным способом и состоит из названия должности, включая наименование организации (структурного подразделения), и фамилии с инициалами лица, визировавшего документ. При большом количестве виз к основному документу прилагается справка согласования.
В тех случаях, когда имеются замечания, они прилагаются на отдельном листе и подписываются руководством отдела, а проект документа визируется с отметкой «См. замечания».
Согласование правил, положений, инструкций и других нормативных документов может оформляться грифом согласования, который проставляется на последней странице документа слева ниже реквизита «Подпись» или на титульном листе.
Если документ согласован постановлением или решением коллегиального органа, то гриф «СОГЛАСОВАНО» располагают на одном уровне с грифом «УТВЕРЖДЕНО».
Гриф согласования включает в себя следующие элементы: слово «СОГЛАСОВАНО», наименование должности, личную подпись, инициалы и фамилию лица, с которым документ согласовывается, дату согласования. Слово «СОГЛАСОВАНО» печатают прописными буквами без кавычек.
При наличии нескольких грифов согласования их располагают на одном уровне или один под другим.
2.1.12. Подпись на документе, оформленном на бланке, состоит из указания должности лица, подписавшего его, личной подписи и расшифровки подписи.
Подпись на документах, составленных не на бланках, состоит из указания:
должности лица, подписывающего документ;
полного наименования отдела или его структурного подразделения;
расшифровки подписи, состоящей из инициалов и фамилии.
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, или на одном уровне, если должности одинаковы по занимаемому положению.
Документы, составленные на бланке с указанием названия профсоюзного органа (постановлений, писем), подписываются только руководством профсоюзного органа. Для документов, направляемых в подведомственные профсоюзные организации, возможно издание специального бланка с указанием реквизита «Отдел». В этом случае право подписи документов предоставляется соответствующему руководителю структурного подразделения.
При подписании документа, составленного комиссией, указываются не должности лиц, составивших документ, а распределение их обязанностей в составе комиссии.
В случае необходимости особого удостоверения подлинности документов на них проставляется печать.
2.1.13. Отдельные виды документов (положения, инструкции, акты и т.п.) приобретают юридическую силу с момента их утверждения.
Документ может быть утвержден конкретным лицом или распорядительным документом (постановлением, решением, распоряжением и др.).
В первом случае гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ», наименования должности лица, утверждающего документ, включая наименование организации, личной подписи, ее расшифровки и даты; во втором — из слова «УТВЕРЖДЕНО», названия вида документа, его даты и номера.
2.1.14. Датой документа является дата его подписания, утверждения или события (заседания, совещания и т.д.), которое зафиксировано в документе.
Например: датой справки является дата подписания;
датой протокола — дата заседания;
датой плана — дата его утверждения и т.д.
Устанавливаются два способа оформления даты в документах, например: 06.08.80 или 6 августа 1980 г.
В распорядительных документах, а также при утверждении, согласовании, визировании дату (день подписания) проставляет только лицо, подписавшее данный документ; в письмах дата проставляется в день регистрации документов для отправки.
Телеграмма (телетайпограмма), телефонограмма <1>
<1> Оформление телетайпограмм, подлежащих вводу в электронно-вычислительные машины, производится по специальной инструкции. Телетайпограмма, телефонограмма в дальнейшем именуются «телеграмма».
2.1.15. Телеграмма составляется только в случае необходимости, когда почтовое отправление по времени не обеспечивает срочного решения вопроса.
2.1.16. Телеграмма печатается в трех экземплярах прописными буквами через два интервала на одной стороне листа без переноса слов, а также без красных строк и абзацев. Два экземпляра телеграммы передаются на отправку, один остается в деле организации.
2.1.17. Текст телеграммы следует излагать четко, кратко, без союзов и предлогов, не искажая при этом его содержания. Перед текстом указывается пункт назначения, а в конце текста цифрами проставляется исходящий номер. Отметки «Правительственная», «Срочная» делаются в правом верхнем углу.
2.1.18. После текста телеграммы с новой строки печатается фамилия лица, подписывающего телеграмму.
2.1.19. После текста и подписи подводится черта, под которой указываются адрес отправителя, должность и фамилия лица, подписавшего телеграмму.
2.1.20. Телеграммы визируются исполнителем, руководителем структурного подразделения и подписываются руководством профсоюзного органа. Подпись заверяется печатью профсоюзного органа.
Примечание. На телетайпограммах печать не проставляется.
2.1.21. В ответных телеграммах перед текстом обязательно указываются номер и наименование того документа, на который дается ответ.
2.1.22. Если пункт назначения телеграммы является одноименным с несколькими пунктами, наряду с ним указывается наименование республики, края или области.
К наименованиям районных центров и городов, не являющихся республиканскими, краевыми и областными центрами, также необходимо добавлять наименование края или области.
2.1.23. На телеграммах, направляемых одновременно в несколько адресов, необходимо указывать количество адресов, по которым должна быть доставлена телеграмма. Например: «ДВА АДРЕСА СВЕРДЛОВСК ОБЛСОВПРОФ КОПИЯ ОБЛИСПОЛКОМ».
2.1.24. Телеграммы с одним и тем же текстом, отправляемые нескольким адресатам, сдаются на отправку в количестве экземпляров, равном числу пунктов назначения. В этих случаях подписывается только один экземпляр телеграммы, на котором указывается список адресатов, которым она направляется, остальные заверяются исполнителем. В аналогичном случае при отправлении телетайпограммы список рассылки сдается на отправку в двух экземплярах.
2.1.25 Исправление текста в телеграммах не разрешается.
2.1.26. Телефонограммы передаются и принимаются секретарем организации или работником структурного подразделения. В них, кроме адресата, номера и даты, необходимо указывать номер телефона, по которому передаются телефонограммы, и наименование структурного подразделения — отправителя.
Должно быть отмечено точное время (часы и минуты) передачи-приема, должность и фамилия работника, передавшего и принявшего телефонограмму.
2.2 Подготовка документов к печатанию и размножению
2.2.1. Документы, подготавливаемые к печатанию, должны быть написаны разборчиво черными, синими или фиолетовыми чернилами и тщательно отредактированы.
2.2.2. Черновик документа должен содержать все необходимые для данного документа реквизиты (заголовок, адрес, приложение, подпись и т.п.), индекс структурного подразделения, а также номер дела по номенклатуре, в котором будет храниться подлинник или копия документа.
2.2.3. В верхнем левом углу черновика (или в бланке заказа на печатание документа) составитель документа проставляет количество экземпляров, которое необходимо напечатать, вид документа (письмо, акт, справка и т.п.), фамилию, наименование или номер структурного подразделения, в котором он работает, номер своего телефона, межстрочный интервал, дату сдачи черновика на печатание.
2.2.4. Черновик сдается для печатания после визирования его лицом, имеющим право разрешать печатание документов (руководством профсоюзного органа, структурного подразделения).
2.2.5. При печатании документов соблюдаются требования Единых правил по оформлению и печатанию организационно-распорядительных документов профсоюзных органов.
2.2.6. На бланке печатают только первый лист документа. Последующий текст печатается на чистых листах бумаги стандартного формата.
2.2.7. В левом нижнем углу лицевой стороны последнего листа всех экземпляров документа указываются: фамилия составителя документа и номер его служебного телефона, первые буквы имени и фамилии машинистки, количество отпечатанных экземпляров и дата печатания, например:
2.2.8. На распорядительных документах (постановлениях, распоряжениях) эти данные печатаются на оборотной стороне последнего листа.
2.2.9. На документах, направляемых в партийные и правительственные органы, а также в ответах на жалобы отметка об исполнителе на первом экземпляре не проставляется.
2.2.10. Снятие копий с документов и их размножение в копировально-множительной службе оформляются в соответствии с Едиными правилами печатания документов, утвержденными Главным управлением по охране государственных тайн в печати при Совете Министров СССР.
2.2.11. Решение о снятии копий с документов и их размножении принимается руководителем профсоюзного органа. Тираж документа должен строго соответствовать действительной потребности.
2.2.12. Материалы, подлежащие размножению, передаются в копировально-множительную службу в двух экземплярах. На первой странице второго экземпляра документа должны быть следующие отметки: разрешение руководителя профсоюзного органа, количество экземпляров, дата и виза должностного лица, на которое возложена ответственность за размножение документов в профсоюзном органе.
2.2.13. Перед размножением на подлиннике документа на лицевой стороне последнего листа в левом нижнем углу делается отметка о размножении с указанием количества изготавливаемых экземпляров и номера заказа. После размножения подлинник документа возвращается заказчику.
2.2.14. Снятие копий и размножение изданных документов других учреждений и организаций возможны только с их письменного согласия.
2.2.15. На копиях или размноженных экземплярах, на которых отсутствует подпись, на последнем листе документа внизу производится заверительная подпись, которая состоит из отметки о подписании подлинника — «п/п», слова «Верно» и подписи лица, заверившего копийный экземпляр, а также даты заверения.
Если копии пересылаются в другие организации или выдаются на руки частным лицам, то заверительная подпись обязательно удостоверяется печатью организации, выдавшей копию документа.
2.2.16. При составлении выписок из документов на первом листе выписки на площади, отведенной под реквизиты «Адресат» и «Гриф утверждения», делается отметка «ВЫПИСКА». Оформление и заверение выписки производятся так же, как и копии.
3.1. Материалы к заседаниям профсоюзных органов подготавливаются соответствующими структурными подразделениями, подведомственными организациями и должны содержать:
краткую пояснительную записку с необходимыми расчетами и обоснованиями (по вопросам, требующим пояснения);
справку согласования (при необходимости) и сведения о разногласиях (если они имеются);
список лиц, приглашаемых на заседание по данному вопросу, с указанием их должности и места работы (фамилия, имя и отчество полностью);
список (разнарядку) на рассылку постановления, утвержденный руководством организации или структурного подразделения.
В проекте постановления указываются организации или лица, которым поручается исполнение решений или подготовка соответствующих предложений, а также сроки исполнения. Если проект постановления содержит поручения организациям или учреждениям, то при необходимости он визируется руководителями этих организаций и учреждений.
3.2. Проект постановления и материалы к нему должны быть оформлены в соответствии с п. п. 2.1.1 - 2.1.13 настоящих Основных положений и не должны превышать 2 — 3 страниц, а по наиболее крупным вопросам — 4 - 5 страниц машинописного текста через 1,5 интервала (проект и записка).
3.3. Материалы к заседаниям профсоюзных органов, как правило, представляются в установленные ими сроки, но не менее чем за 6 — 8 дней.
3.4. В тех случаях, когда по вопросам, предусмотренным планом работы профсоюзного органа, материалы не могут быть представлены в установленные сроки, руководитель структурного подразделения или подведомственной организации ставит об этом в известность руководство профсоюзного органа и руководство службы делопроизводства с представлением записки с обоснованием о переносе срока.
3.5. Рассмотрение вопроса может быть снято или перенесено только с разрешения руководства профсоюзного органа.
3.6. Подготовленные материалы не менее чем за 2 дня до заседания передаются членам профоргана (комитета, президиума), а также при необходимости — заинтересованным органам и подведомственным организациям для ознакомления.
3.7. Заседания профсоюзных органов протоколируются. В протоколе указываются: дата заседания, порядковый номер протокола <1>, председательствующий(ие), состав президиума и других избранных органов в алфавитном порядке, присутствовавшие (с указанием фамилии и инициалов), повестка дня.
<1> Нумерация протоколов собраний, конференций, пленумов, заседаний: советов, комитетов профсоюзов и их президиумов ведется в течение срока полномочий профсоюзного органа.
Примечание. Присутствовавшие могут быть указаны в тексте протокола по каждому вопросу или в списке, прилагаемом к протоколу. Персональный и количественный состав присутствовавших на собраниях, конференциях, пленумах, съездах указывается в соответствии с порядком, предусмотренным Уставом профсоюзов СССР и Инструкцией о проведении выборов профсоюзных органов.
3.8. В протоколы съездов, конференций, пленумов, собраний и других заседаний в хронологической последовательности, установленной повесткой дня, по каждому вопросу включаются текст доклада, содоклада, запись выступлений в прениях (с указанием фамилий, инициалов и должностей выступающих), заключительное слово докладчика и принятое постановление (решение).
3.9. Если вопрос не требовал дополнений и разъяснений или рассматривался без обсуждения, раздел протокола «Выступили» не оформляется.
3.10. Текст постановления печатается в протоколе, или указывается о том, что постановление прилагается.
3.11. Если в постановлениях имеются ссылки на приложения, то эти приложения должны быть соответствующим образом оформлены (наличие виз, дат, подписей и т.п.) и приобщены к протоколу.
3.12. Проекты постановлений, по которым в ходе обсуждения были сделаны замечания, внесены дополнения или изменения, дорабатываются соответствующими исполнителями не более чем в 2 — 3-дневный срок или в срок, установленный коллегиальным органом; снятые с повестки дня вопросы рассматриваются вновь в установленном порядке.
3.13. Протоколы заседаний профсоюзных органов и принятые ими постановления после оформления представляются на подпись председательствующему и рассылаются в установленные сроки.
3.14. По вопросам оперативного характера принимаются постановления в рабочем порядке без обсуждения их на заседаниях (визированием заинтересованными членами профсоюзного органа и должностными лицами). Перечень вопросов, по которым могут быть приняты постановления в рабочем порядке, определяется профсоюзным органом.
3.15. Постановлениям, принятым в период между заседаниями профсоюзного органа (комитета, президиума) присваивается очередной порядковый номер протокола. В этом случае протокол не оформляется, а принятые постановления и материалы к ним формируются в хронологической последовательности в зависимости от даты их подписания. Порядок рассылки постановлений и представления данного протокола (копий постановлений) в вышестоящие организации осуществляется по согласованию с ними.
3.16. Принятые постановления учитываются (в картотеке или журнале) в службе делопроизводства профсоюзного органа.
По отдельным вопросам высылаются выписки из протокола, заверенные подписью и печатью.
4.1 Прием поступающей корреспонденции
4.1.1. Вся поступающая в организацию корреспонденция принимается только службой делопроизводства.
4.1.2. В случае получения работниками документов при посещении ими других организаций или при приеме посетителей документы передаются в службу делопроизводства не позднее следующего дня с указанием даты их получения.
4.1.3. Поступившая корреспонденция вскрывается, проверяются правильность адресования документов, наличие перечисленных в них приложений, соответствие номеров документов номерам, указанным на пакете (конверте) наличие повреждений и т.д.
Примечание. Не подлежат вскрытию в службе делопроизводства пакеты, адресованные партийной, комсомольской и другим общественным организациям, пакеты, поступающие из-за рубежа, а также с отметкой «Лично».
4.1.4. При значительном повреждении пакетов и бандеролей они возвращаются в отделение связи для составления акта.
4.1.5. В случае обнаружения фактов неправильного оформления документа (отсутствие документа, приложения к нему, подписи на нем должностного лица и т.п.) пакет возвращается отправителю.
4.1.6. Ошибочно поступивший документ пересылается адресату или возвращается отправителю.
4.1.7. На пакетах, не подлежащих вскрытию, проставляется дата поступления.
На телеграммах и документах с отметкой «Срочно» наряду с датой проставляется время получения.
4.2 Регистрация корреспонденции
4.2.1 Поступившая в организацию корреспонденция сортируется на следующие категории:
подлежащая регистрации и централизованному контролю в службе делопроизводства (приложение 1 — не приводится);
не подлежащая регистрации (приложение 2 — не приводится).
4.2.2. Подлежат регистрации и наиболее важные внутренние документы (справки, докладные записки, информации и т.п.).
4.2.3. Основным принципом регистрации является однократность, то есть каждый поступивший документ регистрируется только один раз.
4.2.4. Регистрация документов осуществляется до передачи их на рассмотрение руководству организации или структурного подразделения.
4.2.5. В целях оперативной работы с документами и эффективного использования содержащейся в них информации в электронно-вычислительной технике структурным подразделениям организации присваиваются цифровые индексы.
4.2.6. Документы, подлежащие рассмотрению, учету и контролю, регистрируются на карточках (форма № 3 — формы не приводятся) или в журнале входящей корреспонденции (форма № 4).
Регистрационный номер и дата проставляются на первом листе документа внизу в правом углу. При отсутствии свободного места на письмах граждан возможно проставление штампа в правом верхнем углу.
4.2.7. При поступлении в профсоюзный орган ежегодно более 300 документов рекомендуется ведение карточной системы регистрации.
4.2.8. Нумерация документов (начиная с № 1) ведется в течение каждого календарного года.
4.2.9. Документы, которые не подлежат регистрации, передаются непосредственно в соответствующие структурные подразделения. На каждом таком документе проставляется штамп с указанием даты поступления (в правом нижнем углу первого листа документа).
4.3 Передача документов на рассмотрение и исполнение
4.3.1. Передача документов на рассмотрение руководству организации и в структурные подразделения производится, как правило, в день поступления.
Примечание. Документы, адресованные в организацию, если в них не указано «Согласно договоренности», направляются руководителю, в компетенцию которого входит разрешение поставленных вопросов.
4.3.2. В целях оперативного рассмотрения документов руководством профсоюзного органа рекомендуется составление перечня рассматриваемых документов (по вопросам) с учетом распределения обязанностей между руководящими работниками.
4.3.3. Передача рассмотренных руководителем документов исполнителям осуществляется под расписку в учетных формах (карточке или журнале) только через лицо, осуществляющее учет и регистрацию корреспонденции.
4.3.4. Передача документов из одного структурного подразделения в другое (с обязательной отметкой в карточке или журнале регистрации) производится:
с резолюцией руководства организации — только с разрешения автора резолюции;
без резолюции руководства организации — по договоренности между службой делопроизводства и руководителем соответствующего структурного подразделения.
4.3.5. Передача документов от одного исполнителя к другому в пределах структурного подразделения производится через службу делопроизводства профсоюзного органа с отметкой в карточке (журнале) регистрации о дате передачи.
4.4 Особенности регистрации, рассмотрения
и исполнения предложений, заявлений и жалоб граждан
4.4.1. Делопроизводство по документам с предложениями, заявлениями и жалобами граждан ведется с учетом требований, изложенных в настоящих Основных положениях, при этом письма граждан учитываются, регистрируются, контролируются и формируются в дела отдельно от других документов.
4.4.2 При приеме писем граждан работником службы делопроизводства проводятся:
проверка правильности адресования писем (ошибочно поступившее письмо возвращается отправителю или адресату) по назначению;
проверка наличия перечисленных в письме приложений;
проверка писем по картотеке (журналу) на повторность;
регистрация и проставление на письме даты поступления и регистрационного номера. К номеру документа через тире добавляется первая алфавитная буква фамилии автора письма. Например: № 108-К;
передача писем исполнителям с приложением конвертов, в которых они поступили;
4.4.3. Прием писем помимо службы делопроизводства недопустим. Письма, оставленные посетителями непосредственно в структурных подразделениях, передаются на регистрацию с указанием даты получения.
4.4.4. Письму, поступившему повторно от одного и того же лица, присваивается регистрационный номер предыдущего письма; проставляется дата поступления повторного письма. Отметка о факте поступления повторного письма делается в регистрационном журнале или регистрационной карточке.
4.4.5. Предложения, заявления и жалобы, высказанные трудящимися на личном приеме, регистрируются в карточке учета приема граждан по установленной форме.
4.4.6. Порядок и сроки рассмотрения предложений, заявлений и жалоб граждан определяются Указом Президиума Верховного Совета СССР от 12 апреля 1968 года с изменениями и дополнениями, внесенными Указом Президиума Верховного Совета СССР от 4 марта 1980 года и действующими постановлениями Президиума и Секретариата ВЦСПС.
4.4.7. Заявления и жалобы разрешаются в срок до одного месяца, а не требующие дополнительного изучения и проверки безотлагательно, но, во всяком случае, не позднее 15 дней со дня их поступления.
Примечание. В тех случаях, когда для разрешения заявления или жалобы необходимо проведение специальной проверки, истребование дополнительных материалов и принятие других мер, сроки разрешения заявления и жалобы могут быть в порядке исключения продлены руководством организации, но не более чем на один месяц с сообщением об этом лицу, подавшему заявление или жалобу.
4.4.8. Письма граждан, поступившие из партийных, правительственных органов и вышестоящих профсоюзных органов, а также заявления и жалобы граждан, в которых говорится о серьезных нарушениях законности, берутся на особый контроль и рассматриваются незамедлительно.
4.4.9. Исполнение письма считается законченным лишь после рассмотрения всех поставленных в нем вопросов и сообщения заявителю о результатах их рассмотрения.
Ответы на письма граждан подписываются руководством профсоюзного органа. Руководители структурных подразделений могут подписывать письма разъяснительного и информационного характера.
В документе, отправляемом из организации, указываются дата отправки и регистрационный номер, который был присвоен документу при его поступлении.
В тех случаях, когда к заявлениям и жалобам граждан были приложены подлинные документы (удостоверения, трудовые книжки, листок временной нетрудоспособности и т.п.), они возвращаются автору с указанием о приложениях в тексте документа.
4.5 Контроль за исполнением документов
4.5.1. Контролю за исполнением подлежат документы, включенные в Примерный перечень документов, подлежащих регистрации и контролю (приложение 1), а также документы, поставленные на контроль руководством профсоюзного органа или подразделения.
На данных документах проставляется штамп «Контроль».
4.5.2. Контроль за своевременным и правильным исполнением документов осуществляют руководители профсоюзных органов и тех структурных подразделений, в которых исполняются документы.
4.5.3. Контроль за сроками исполнения документов, указанных в Примерном перечне, осуществляется службой делопроизводства, а в структурных подразделениях — лицами, ответственными за этот участок работы.
4.5.4. В целях оперативного поиска и накопления необходимой информации, а также осуществления контроля за исполнением документов, являющихся основополагающими в деятельности организации, на постановления, указания, решения партийных, государственных и вышестоящих профсоюзных органов, а также поручения руководства организаций могут заводиться контрольные карточки (формы № 5, 6, 7, 8) или журнал (форма № 9) с теми же порядковыми регистрационными номерами, которые были присвоены документам при поступлении.
Примечание. Состав реквизитов и формат контрольных карточек могут изменяться в зависимости от их применения.
Если документ содержит несколько пунктов, требующих исполнения в разные сроки, то на каждый из них заполняется отдельная карточка.
Контрольные карточки в картотеках размещаются по схеме, наиболее удобной для осуществления контроля (по видам документов, корреспондентам, исполнителям, срокам исполнения и т.п.).
4.5.5 Сроки исполнения могут быть индивидуальными и типовыми.
Индивидуальные сроки исполнения указываются в самом документе или устанавливаются резолюцией руководителя.
Если в документе или в резолюции руководителя срок исполнения не указан, то устанавливается типовой срок исполнения документов, который не должен превышать 10 дней <2>.
<2> Срок исполнения писем, жалоб и заявлений граждан указан в п. п. 4.4.6 и 4.4.7 настоящих Основных положений.
По документам, требующим рассмотрения на заседаниях профсоюзных органов, срок исполнения не должен превышать 30 дней.
Сроки рассмотрения документов партийных, профсоюзных и хозяйственных органов, требующих решения совместно с другими органами устанавливаются руководством организации индивидуально для каждого документа.
При необходимости исполнения отдельных пунктов документа в различные сроки по каждому из них устанавливается свой срок исполнения.
4.5.6. Началом срока исполнения считается день регистрации документа, за исключением постановлений (решений), началом срока исполнения которых является дата заседания, если не указан другой срок.
4.5.7. Передача документов на рассмотрение руководству профсоюзного органа или структурных подразделений осуществляется в день регистрации документов, но не позднее следующего дня.
4.5.8. Резолюция проставляется руководителем на документе под реквизитом «Адресат». Если отведенного места недостаточно, то допускается расположение резолюции на любой, кроме полей, свободной площади первого листа документа.
Примечание. К письмам граждан, а также в тех случаях, когда резолюция носит характер предварительного рассмотрения документа или он должен быть возвращен, допускается прикрепление отдельного листка-поручения к основному документу, который является его составной частью.
4.5.9. В резолюции, как правило, должны быть указаны: фамилия и инициалы исполнителя(ей), которому(ым) направляется документ, предписываемое действие, способ, порядок и срок исполнения, подпись руководителя и дата подписания. Не разрешается написание на документах без указания порядка действия таких резолюций, как «Прошу переговорить», «Прошу зайти» и т.п.
4.5.10. На документе не должно быть много резолюций. Последующие резолюции необходимы только тогда, когда в них уточняется порядок исполнения документа.
4.5.11. Лицо, указанное в резолюции первым, является ответственным за исполнение документа. Ответственному исполнителю предоставляется право созыва соисполнителей, которые обязаны участвовать в исполнении документа и предоставить все необходимые для исполнения материалы.
4.5.12. Если для исполнения документа требуется срок более длительный, чем указано в самом документе или в резолюции, то исполнитель должен получить разрешение на продление срока от руководителя, установившего его.
Продление срока исполнения оформляет исполнитель сразу же по получении документа или не менее чем за два — три дня до истечения срока и сообщает об этом в службу делопроизводства.
4.5.13. После просмотра документов руководством профсоюзного органа и проставления резолюции на них документы возвращаются в службу делопроизводства и передаются на исполнение после переноса текста резолюции на регистрационную карточку (в журнал).
4.5.14. Все документы передаются на исполнение под расписку в учетных формах (регистрационном журнале или первом экземпляре карточки) с указанием даты получения документа на исполнение.
4.5.15. Документ считается исполненным после направления ответа корреспонденту по существу. В тех случаях, когда вопрос был разрешен устно, отметка об исполнении делается на самом документе и контрольной карточке.
4.5.16. После исполнения документы снимаются с контроля. Снять документ с контроля может только то должностное лицо, которое поставило его на контроль, при этом на документе и карточке делается отметка о снятии с контроля.
Примечание. В тех случаях, когда документ по ряду обстоятельств был возвращен в соответствующую организацию, информация об исполнении составляется на отдельном листе или на документе и подписывается руководителем структурного подразделения и исполнителем в зависимости от резолюции должностного лица.
4.5.17. Сведения об исполнении документа с указанием номера и даты получения ответа, а также номера дела, в которое он подшит, вносятся в учетные формы (карточки или журнал), находящиеся в службе делопроизводства. При карточной системе регистрации одна из контрольных карточек с данными о результатах рассмотрения передается работнику, отвечающему за контроль.
4.5.18. Лица, осуществляющие контроль за исполнением документов, ежедневно просматривают контрольную картотеку и за 2 — 3 дня до окончания срока исполнения документа информируют об этом соответствующего исполнителя.
4.5.19. Служба делопроизводства систематически представляет руководству организации справку о ходе исполнения находящихся на контроле:
документов, проходящих через службу делопроизводства, — на 1-е число каждого месяца;
писем, заявлений и жалоб граждан — по состоянию на 1-е и 15-е число каждого месяца.
Руководители структурных подразделений анализируют данные сведения и принимают меры к своевременному исполнению документов.
4.5.20. По итогам работы за год служба делопроизводства составляет отчет по всем документам, поступившим в организации, и делает анализ их исполнения.
4.6 Оформление и отправка исходящей корреспонденции
4.6.1. До передачи исходящих документов на подпись руководству, а затем на отправку исполнитель обязан проверить правильность их оформления и наличие:
ссылки на номер поступившего документа;
необходимых виз (неразборчивые расшифровать);
адресата (подчеркнуть адрес, по которому посылается данный экземпляр документа, если документ направляется нескольким адресатам);
копии документа и соответствия ее подлиннику;
материалов, послуживших основанием для составления документа.
4.6.2. После соответствующей проверки и подписания отправляемому документу присваивается исходящий номер.
4.6.3. Индекс исходящего документа состоит из индекса дела по номенклатуре и порядкового номера документа по регистрационному журналу исходящей корреспонденции (форма № 11), разделенных косой чертой, например № 4-04/145, где 4-04 — индекс дела по номенклатуре, 145 — порядковый номер документа.
Протоколы и постановления отправляются за теми же номерами, которые им были присвоены.
4.6.4. После подписания документа руководством профсоюзного органа или структурного подразделения все копии должны быть заверены работником службы делопроизводства в соответствии с п. 2.2.15 настоящих Основных положений. Дата документа проставляется в день отправки корреспонденции.
4.6.5. Вид отправления документа (заказное, ценное, авиа и др.) должен быть указан исполнителем.
4.6.6. Все документы, отправляемые из структурных подразделений профсоюзного органа, передаются в службу делопроизводства с последующей передачей их на отправку в отделение связи.
4.6.7. К постановлениям, указаниям, директивным письмам и другим документам, отправляемым массовым тиражом, необходимо приложить разнарядку (форма № 12), утвержденную руководством профсоюзного органа или структурного подразделения с указанием количества высылаемых экземпляров документа.
4.6.8. Из службы делопроизводства заказная корреспонденция отправляется по реестрам (форма № 13), составляемым в трех экземплярах, два из которых передаются в отделение связи, а третий хранится в течение года.
4.6.9. Службой делопроизводства устанавливаются часы приема-отправки корреспонденции.
4.6.10. Корреспонденция, отправляемая с нарочным, записывается в журнал доставки документов.
4.6.11. Телеграммы, заказные письма и бандероли отправляются в порядке, установленном органами Министерства связи СССР.
5.1 Составление номенклатуры дел
5.1.1. В целях установления единой системы формирования и учета дел в делопроизводстве профсоюзный орган ежегодно до 15 декабря составляет номенклатуру дел по установленной форме (форма № 14) и вводит ее в действие с 1 января.
5.1.2. Номенклатура дел представляет собой перечень конкретных наименований дел с указанием сроков их хранения, заводимых в делопроизводстве, систематизированных в определенной последовательности.
5.1.3. Номенклатура дел разрабатывается по участкам деятельности профсоюзной работы работниками структурных подразделений при методической помощи объединенного архива совета профсоюзов.
5.1.4. Сводная номенклатура дел организации согласовывается с соответствующим государственным архивом и утверждается постановлением профсоюзного органа.
Примечание. В тех случаях, когда номенклатура дел профсоюзного органа в течение ряда лет не изменяется, порядок ежегодного согласования определяется с архивными учреждениями.
5.1.5. При составлении номенклатуры дел необходимо руководствоваться как «Перечнем документов, образующихся в деятельности профсоюзных органов, с указанием сроков хранения», так и другими перечнями, утвержденными Главархивом СССР.
5.1.6. В номенклатуру дел включается весь объем документации, создаваемой в подразделениях профсоюзного органа, в том числе все регистрационные журналы и картотеки.
5.1.7. Не включаются в номенклатуру дел брошюры, справочники, реферативные журналы и другие информационные и периодические издания.
5.1.8. Каждое дело, включенное в номенклатуру, должно иметь строго установленный индекс (номер), состоящий из цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера дел.
Дела, переходящие на второй и последующие годы, вносятся в номенклатуру с сохранением индекса в течение всего периода, необходимого для решения вопросов.
5.1.9. Наименования дел должны быть краткими, конкретными и полно отражать состав находящихся в них документов. В номенклатуру не допускается включение дел с неконкретными заголовками: «Общая переписка», «Справочные материалы» и т.д.
5.1.10. Дела в номенклатуре располагаются по структурным подразделениям или направлениям деятельности профсоюзного органа. В структурных подразделениях систематизация дел осуществляется в следующем порядке: сначала дела по вопросам, касающимся деятельности всего структурного подразделения в целом (например, постановления, указания, инструкции, планы работы, переписка по организационным вопросам и т.д.), затем дела по отдельным участкам деятельности данного структурного подразделения.
5.1.11. При составлении номенклатуры дел структурных подразделений в каждом разделе следует оставлять несколько свободных номеров для дел, которые могут быть дополнительно заведены в течение года.
5.1.12. Отметки о заведении дел (томов) проставляются в номенклатуре дел текущего года не заранее, а при поступлении документов в дела.
5.1.13. По окончании года в номенклатуре дел делается итоговая запись о количестве дел, образовавшихся в деятельности всего профсоюзного органа, отдельно постоянного, долговременного и временного хранения, а также дел, переходящих на следующий год.
Заверяет итоговую запись в номенклатуре дел лицо, ответственное за делопроизводство.
5.1.14. Документы, группируемые в регистрах (скоросшивателях) в течение ряда лет, по завершении календарного года отделяются прокладкой от документов последующего года. В этом случае отметка в номенклатуре о заведении дел проставляется ежегодно при поступлении документов.
5.1.15. Документы хранятся в шкафах. В каждом шкафу должен быть перечень хранящихся в нем дел с указанием на обложках их номеров и названий в соответствии с номенклатурой дел.
5.2 Формирование дел
5.2.1. Оформленные и исполненные документы формируются в дела в строгом соответствии с номенклатурой.
5.2.2. Расположение документов внутри дел производится по вопросному, хронологическому, алфавитному и другим принципам. Преимущество при формировании дел имеет вопросный принцип систематизации, предусматривающий расположение документов в логической последовательности решения вопросов.
5.2.3. Документы группируются в дела со всеми приложениями и дополнительными материалами. Приложения большого объема группируются в отдельные тома. Небольшие приложения присоединяются непосредственно к документам.
5.2.4. Документы постоянного и временного хранения должны группироваться раздельно.
5.2.5. Документы — приложения к протоколам советов и комитетов профсоюзов формируются в последовательности принятых постановлений. По окончании года дела с протоколами закрываются. В новом календарном году дело открывается с продолжением очередного порядкового номера протокола.
6.1 Организация проведения экспертизы ценности документов
в делопроизводстве
6.1.1. В целях качественного и правильного отбора документов для дальнейшего хранения и уничтожения по окончании календарного года проводится экспертиза научной и практической ценности документов, сформированных в дела.
6.1.2. Непосредственный отбор документов для дальнейшего хранения и уничтожения проводится работниками структурных подразделений профсоюзного органа при методической помощи работников службы делопроизводства и объединенного архива.
6.1.3. Экспертиза ценности документов осуществляется под руководством постоянно действующих экспертных комиссий (ЭК) профсоюзного органа <1>.
<1> Типовое положение об экспертной комиссии профсоюзного органа утверждено постановлением Секретариата ВЦСПС от 22.08.79 № 18-3.
6.1.4. В состав ЭК включаются руководители структурных подразделений и наиболее опытные профсоюзные работники.
6.1.5. В экспертную комиссию профсоюзного органа включаются представители соответствующего государственного архива, объединенного архива совета профсоюзов и работник, ответственный за ведение делопроизводства в профсоюзном органе.
6.1.6. Председателем экспертной комиссии является один из руководителей профсоюзного органа.
6.1.7. Постоянно действующая экспертная комиссия является совещательным органом, ее решения оформляются протоколом.
6.1.8. В своей работе экспертные комиссии руководствуются правилами и инструкциями по ведению делопроизводства, утвержденными постановлениями Секретариата ВЦСПС, постановлениями соответствующих профсоюзных органов, «Перечнем документов, образующихся в деятельности профсоюзных органов, с указанием сроков хранения», а также номенклатурой дел профсоюзного органа.
6.1.9. Экспертиза ценности документов проводится путем полистного просмотра каждого дела.
6.1.10. Срок хранения каждого документа должен определяться в строгом соответствии с действующим «Перечнем документов, образующихся в деятельности профсоюзных органов, с указанием сроков хранения».
6.1.11. Члены экспертной комиссии с участием работников структурных подразделений профсоюзного органа проверяют правильность отбора документов путем просмотра описей, актов и самих документов.
6.2 Оформление и описание дел
6.2.1. Дела, отобранные для постоянного и долговременного (10 лет и свыше) хранения, подшиваются в твердую обложку согласно ГОСТ 17914-72 или переплетаются.
6.2.2 При оформлении обложки дел на ней указываются:
наименование вышестоящего профсоюзного органа;
полное наименование профсоюзного органа и структурного подразделения;
индекс структурного подразделения;
номер тома (если дело состоит из нескольких томов);
наименование дела (переносится из номенклатуры);
дата начала и окончания заведенного дела (даты самого раннего и позднего из документов, подшитых в дело);
срок хранения и ссылка на статью «Перечня документов, образующихся в деятельности профсоюзных органов, с указанием сроков хранения»;
количество листов в деле (цифрами и прописью).
Перечисленные сведения оформляются на обложке дела без сокращений черными (синими) чернилами или черной тушью.
6.2.3. Документы внутри дела должны систематизироваться в соответствии с положениями, предусмотренными в п. п. 5.2.1 - 5.2.5 настоящих Основных положений.
6.2.4. Нумеруются все листы, имеющие на лицевой или оборотной стороне записи, относящиеся к решению вопросов, поставленных в документах. Если дело состоит из нескольких томов, то листы каждого тома нумеруются отдельно. Чистые листы и лист с заверительной надписью не нумеруются. Каждое дело должно содержать не более 250 листов (30 — 40 мм толщиной).
6.2.5. В конце дела на отдельном листе (в книгах — на оборотной стороне последнего листа) делаются заверительная подпись, в которой цифрами и прописью указывается количество пронумерованных листов в деле и дата ее составления, а также подпись работника, ответственного за формирование дела, с указанием его должности и фамилии.
6.2.6. Дела, содержащие документы временного срока хранения (до 10 лет), хранятся в скоросшивателях без нумерации листов и заверительной подписи.
6.3 Оформление результатов экспертизы ценности документов
6.3.1. На все дела, отобранные при проведении экспертизы ценности документов на постоянное и долговременное (10 лет и свыше) хранение, составляются описи по установленной форме (приложение 4 — не приводится).
6.3.2. На дела постоянного и долговременного хранения, а также на дела с материалами по личному составу составляются самостоятельные описи.
6.3.3. В описи (годовые разделы описей) одновременно включаются дела всех структурных подразделений, которые завершены делопроизводством. Дела, которые по своему характеру и составу документации не могут быть закрыты (переходящие дела), включаются в описи каждого последующего года, а в описи указывается: «Документы по данному делу см. также в разделе за год N __».
6.3.4. Дела в описях рекомендуется располагать в соответствии с номенклатурой дел. В необходимых случаях в систематизацию дел в описи могут быть внесены уточнения. Каждое дело (том) имеет в описи свой порядковый номер.
6.3.5. На дела временного срока хранения (до 10 лет), не подлежащие передаче к архив, описи могут не составляться. В этом случае они учитываются по номенклатуре дел до включения их в акт на уничтожение.
6.3.6. По истечении срока хранения на дела, отобранные для уничтожения, составляется акт (приложение 5 — не приводится).
6.3.7. Описи на дела постоянного, долговременного хранения и акты на дела, отобранные для уничтожения, представляются на рассмотрение экспертной комиссии профсоюзного органа.
6.3.8. Описи, протокол рассмотрения описей и решение экспертной комиссии представляются на дальнейшее рассмотрение и утверждение экспертно-проверочной комиссии государственного архива, в который по истечении установленного срока документы должны быть переданы на постоянное хранение.
6.3.9. Акт на документы, подлежащие уничтожению, утверждается руководством профсоюзного органа после утверждения описей за этот же период на дела с постоянным и долговременным сроком хранения.
6.4 Порядок передачи дел на дальнейшее хранение
6.4.1. Дела постоянного и долговременного (10 лет и свыше) срока хранения после завершения их в делопроизводстве передаются не позднее чем через 3 года в объединенный архив совета профсоюзов, а затем — в соответствующий государственный архив в сроки, установленные Положением о Государственном архивном фонде СССР.
6.4.2. Дела передаются в государственные и объединенные архивы по описям (годовым разделам описи).
6.4.3. Факт передачи дел удостоверяется подписями принимающего и сдающего с указанием их должностей, фамилий и даты приема-передачи дел. Один экземпляр описи остается в профсоюзном органе для справочной работы.
6.4.4. Во всех экземплярах описей указывается фактическое количество переданных дел (цифрами и прописью).
6.4.5. Отдельные дела могут быть оставлены в профсоюзном органе для практической работы после оформления требования на их выдачу.
6.4.6. Подлежащие уничтожению документы передаются на переработку по акту. В акте указываются номер накладной, дата приема, должность и фамилия лица, принявшего документы для дальнейшей переработки.
7.1. В текущем делопроизводстве дела выдаются работникам под расписку в карточке-заместителе (форма № 15).
7.2. Дела из объединенного архива совета профсоюзов выдаются работникам во временное пользование по заявкам руководителей подразделений с разрешения руководства профсоюзного органа или руководителя службы делопроизводства.
7.3. Не реже одного раза в год объединенным архивом производится проверка наличия дел, выданных во временное пользование.
7.4. За правильность использования и сохранность выданных дел отвечают получившие их сотрудники и руководители профсоюзных органов.
7.5. Изъятие отдельных документов из дел, выданных во временное пользование, не разрешается.
7.6. Использование документов при подготовке публикаций, информационных справочников для экспонирования на выставках и в других целях возможно только с письменного разрешения руководства профсоюзного органа.
7.7. Снятие копий с документов производится с разрешения руководства профсоюзного органа или службы делопроизводства.
8.1. Печати, штампы, бланки документов и бланки строгой отчетности должны храниться в сейфах или закрывающихся металлических шкафах.
8.2. Лица, персонально ответственные за хранение и применение печатей, штампов, бланков строгой отчетности, назначаются распорядительным документом (постановлением, распоряжением) профсоюзного органа.
8.3. Заказ и изготовление печатей и штампов производится в соответствии с порядком, установленным органами Министерства внутренних дел СССР.
8.4. Учет имеющихся и вновь изготовленных печатей, штампов ведется службой делопроизводства в журнале (форма № 2). Выдача их лицам, ответственным за хранение и использование, производится под расписку в журнале, который включается в номенклатуру дел. Листы журнала прошнуровываются и опечатываются.
8.5. Печати и штампы, изготовленные по разрешению органов Министерства внутренних дел СССР, по миновании надобности или при замене новыми передаются на уничтожение этим органам.
8.6. При утрате печатей и штампов ответственный за их хранение обязан немедленно сообщить об этом руководству организации или в вышестоящий профсоюзный орган.
8.7. Удостоверения личности, командировочные удостоверения, все виды пропусков, справок учитываются в журнале (форма № 1). Их выдача производится под расписку в соответствующих учетных формах.
Выдача этих бланков незаполненными запрещается.
Уничтожение бланков производится по акту с отметкой об этом в журнале.
8.8. Бланки постановлений, распоряжений, писем организаций хранятся в запирающихся металлических шкафах, сейфах и выдаются под расписку.
8.9. Единовременная проверка наличия и условий хранения печатей, штампов и бланков производится ежегодно комиссией, назначаемой руководством профсоюзного органа.