Постановление ЦИК России от 25.12.2019 № 236/1759-7

«Об утверждении Положения об Архиве Центральной избирательной комиссии Российской Федерации»

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

В соответствии с Федеральным законом от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» и в целях совершенствования работы по комплектованию, обеспечению сохранности, учету и использованию архивного фонда документов, созданных в результате деятельности Центральной избирательной комиссии Российской Федерации, Центральная избирательная комиссия Российской Федерации постановляет:

1. Утвердить Положение об Архиве Центральной избирательной комиссии Российской Федерации, согласованное с Федеральным архивным агентством (прилагается).

2. Признать утратившими силу постановления Центральной избирательной комиссии Российской Федерации от 24 апреля 1997 года № 125/931-II «Об утверждении Положения об Архиве Центральной избирательной комиссии Российской Федерации», от 9 июля 1999 года № 7/44-III «О внесении изменений и дополнений в Положение „Об Архиве Центральной избирательной комиссии Российской Федерации“ и от 21 ноября 2005 года № 160/1056-4 „О внесении изменений в Положение о Центральном архиве Центральной избирательной комиссии Российской Федерации“.»

3. Передать документы из Архива Центральной избирательной комиссии Российской Федерации в ведомственные архивы федерального государственного казенного учреждения «Федеральный центр информатизации при Центральной избирательной комиссии Российской Федерации», федерального казенного учреждения «Российский центр обучения избирательным технологиям при Центральной избирательной комиссии Российской Федерации» в порядке и сроки, утвержденные распоряжением Председателя Центральной избирательной комиссии Российской Федерации.

4. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на секретаря Центральной избирательной комиссии Российской Федерации М.В. Гришину.

5. Опубликовать настоящее постановление в официальном печатном органе Центральной избирательной комиссии Российской Федерации — журнале «Вестник Центральной избирательной комиссии Российской Федерации» и официальном сетевом издании «Вестник Центральной избирательной комиссии Российской Федерации».

ПОЛОЖЕНИЕ ОБ АРХИВЕ ЦЕНТРАЛЬНОЙ ИЗБИРАТЕЛЬНОЙ КОМИССИИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

1. Общие положения

1.1. Положение об Архиве Центральной избирательной комиссии Российской Федерации (далее — Архив) разработано в соответствии с Примерным положением об архиве организации, утвержденным приказом Федерального архивного агентства от 11 апреля 2018 года № 42.

1.2. Архив создается в целях осуществления хранения, комплектования, учета и использования документов Центральной избирательной комиссии Российской Федерации, включая избирательную, управленческую, техническую и другую документацию, имеющую историческое, культурное, научное, социально-политическое значения, составляющую часть Архивного фонда Российской Федерации и подлежащую постоянному хранению в Государственном архиве Российской Федерации (далее — ГАРФ), документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, образовавшихся в процессе деятельности ЦИК России, а также в целях подготовки документов к передаче на постоянное хранение в ГАРФ.

1.3. Положение об Архиве подлежит согласованию с Федеральным архивным агентством и утверждается постановлением ЦИК России.

1.4. Архив в своей деятельности руководствуется Федеральными законами «Об архивном деле в Российской Федерации», «Об основных гарантиях избирательных прав и права на участие в референдуме граждан Российской Федерации», «О выборах Президента Российской Федерации», «О выборах депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации», Регламентом Центральной избирательной комиссии Российской Федерации, постановлениями ЦИК России, распоряжениями Председателя ЦИК России, Инструкцией по делопроизводству в Центральной избирательной комиссии Российской Федерации, перечнем типовых управленческих архивных документов с указанием сроков их хранения, правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации, настоящим Положением.

1.5. Функции Архива исполняет отдел прохождения документов и ведения архива Управления по работе с обращениями и документационного обеспечения Аппарата ЦИК России.

2. Состав документов Архива

2.1 Архив хранит:

2.1.1. Документы, связанные с подготовкой и проведением референдума Российской Федерации, выборов Президента Российской Федерации, депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации.

2.1.2. Документы ЦИК России по основной деятельности постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения.

2.1.3. Документы по личному составу членов ЦИК России с правом решающего голоса, федеральных государственных гражданских служащих Аппарата ЦИК России.

2.1.4. Архивные фонды личного происхождения членов ЦИК России, федеральных государственных гражданских служащих Аппарата ЦИК России.

2.1.5. Страховой фонд особо ценных документов Архивного фонда Российской Федерации, электронные и другие копии документов, необходимые для практической работы ЦИК России.

2.1.6. Справочно-поисковые средства к документам и учетные документы Архива.

2.1.7 Служебные издания ЦИК России.

2.2. Дела с пометкой «До минования надобности» и со сроками хранения 1 год, 5 лет, 5 лет ЭПК <1>, 10 лет, 10 лет ЭПК передаче в Архив не подлежат. Они хранятся в управлениях Аппарата ЦИК России до истечения сроков хранения и либо переводятся на постоянное хранение по решению постоянно действующей Центральной экспертной комиссии Центральной избирательной комиссии Российской Федерации (далее — ЦЭК), либо уничтожаются на основании акта установленной формы.

---

<1> Отметка «ЭПК» (экспертно-проверочная комиссия) означает, что часть документов может быть отнесена к сроку хранения «постоянно».

2.3. Дела постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, включая документы по личному составу, передаются управлениями Аппарата ЦИК России в Архив через три года после их завершения в делопроизводстве.

2.4. Дела постоянного хранения в Архиве хранятся в течение 15 лет, затем передаются на постоянное хранение в ГАРФ.

3. Задачи Архива

К задачам Архива относятся:

3.1. Организация хранения документов, состав которых предусмотрен разделом 2 настоящего Положения.

3.2. Комплектование Архива документами, образовавшимися в деятельности ЦИК России.

3.3. Учет и обеспечение сохранности документов, находящихся на хранении в Архиве.

3.4 Использование документов, находящихся на хранении в Архиве.

3.5. Подготовка проектов нормативных и методических документов по организации делопроизводства в части, касающейся деятельности Архива, передачи документов в Архив из управлений.

3.6. Подготовка и своевременная передача документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в ГАРФ.

3.7. Подготовка к уничтожению документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения.

3.8. Составление и передача сводных годовых разделов описей дел постоянного хранения и дел по личному составу на рассмотрение ЦЭК и Экспертно-проверочной комиссии Государственного архива Российской Федерации (далее — ЭПК ГАРФ).

3.9. Проведение экспертизы ценности документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения, находящихся на хранении в Архиве, в целях отбора документов для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации, а также выявления документов, не подлежащих дальнейшему хранению.

3.10. Представление на рассмотрение ЦЭК описи дел, подлежащих хранению, и актов на дела, выделенные к уничтожению в связи с истечением сроков их хранения, участие в работе ЦЭК.

3.11. Методическое руководство и контроль за формированием и оформлением дел в управлениях Аппарата ЦИК России и своевременной передачей их в Архив.

3.12. Оказание методической помощи работникам избирательных комиссий субъектов Российской Федерации, работникам подведомственных учреждений ЦИК России, отвечающим за документационное обеспечение их деятельности.

3.13 Создание научно-справочного аппарата к документам Архива.

3.14. Создание страхового фонда на электронных носителях на особо ценные и уникальные документы Архива.

3.15. Внедрение в практику новых архивных технологий с применением средств электронно-вычислительной техники.

4. Функции Архива

Архив осуществляет следующие функции:

4.1. Организует в соответствии с утвержденным Руководителем Аппарата ЦИК России графиком прием упорядоченных документов управлений Аппарата ЦИК России постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, подлежащих передаче в Архив, в том числе по личному составу.

4.2. Осуществляет учет находящихся на хранении в Архиве дел и документов, совершенствует его формы и методы, обеспечивает полную сохранность дел и документов, не реже одного раза в пять лет проводит проверку наличия документов и состояния дел в Архиве.

4.3. Систематизирует и размещает документы, поступающие на хранение в Архив.

4.4 Осуществляет подготовку и представляет:

а) на рассмотрение и согласование ЦЭК описи дел постоянного хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов, акты о переводе документов на постоянное хранение;

б) на утверждение ЭПК ГАРФ описи дел постоянного хранения;

в) на согласование ЭПК ГАРФ описи дел по личному составу, акты об утрате документов, о неисправимых повреждениях архивных документов;

г) на утверждение секретарю Центральной избирательной комиссии Российской Федерации описи дел постоянного хранения, описи временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе описи дел по личному составу, акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов, акты о переводе документов на постоянное хранение, согласованные в установленном порядке с ЦЭК, а также согласованные либо утвержденные в установленном законом порядке ЭПК ГАРФ.

4.5. Организует и обеспечивает передачу документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в ГАРФ.

4.6. Организует информирование руководства ЦИК России о составе и содержании документов Архива.

4.7 Организует выдачу документов и дел во временное пользование.

4.8 Ведет учет использования документов Архива.

4.9. Осуществляет ведение справочно-поисковых средств к документам Архива.

4.10. Участвует в разработке документов ЦИК России по вопросам архивного дела и делопроизводства.

4.11. Оказывает методическую помощь управлениям Аппарата ЦИК России в составлении номенклатуры дел, формировании и оформлении дел, подготовке документов к передаче в Архив, выдает архивные копии документов.

4.12. Организует работу по сканированию документов для создания страхового фонда копий особо ценных дел и документов, обеспечивает сохранность и ведет учет этих копий.

4.13. Участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации работников Аппарата ЦИК России, избирательных комиссий субъектов Российской Федерации, отвечающих за документационное обеспечение.

5. Права Архива

Архив имеет право:

5.1. Представлять в установленном порядке предложения по совершенствованию организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов.

5.2. Запрашивать в управлениях Аппарата ЦИК России сведения, необходимые для работы Архива.

5.3. Давать рекомендации управлениям Аппарата ЦИК России по вопросам, относящимся к компетенции Архива.

5.4. Информировать управления Аппарата ЦИК России о необходимости передачи документов в Архив в соответствии с утвержденным графиком.

5.5. Принимать участие в заседаниях Центральной экспертно-проверочной комиссии при Федеральном архивном агентстве, ЦЭК.

5.6. Участвовать в мероприятиях, проводимых Федеральным архивным агентством, органами управления архивным делом субъектов Российской Федерации, иными организациями, по вопросам архивного дела и документационного обеспечения.

5.7. Участвовать в разработке проектов планов, программ, иных нормативных и методических документов по вопросам делопроизводства и архивного дела, вносимых в установленном порядке на рассмотрение ЦИК России.

5.8. Привлекать в установленном порядке для консультаций по вопросам деятельности Архива ученых и специалистов научно-исследовательских и других организаций, в том числе на договорной основе.

5.9. Пользоваться информационными ресурсами Государственной автоматизированной системы Российской Федерации «Выборы».

---