Постановление ЦИК России от 24.04.1997 № 125/931-II

(ред. от 21.11.2005)

«Об утверждении Положения об Архиве Центральной избирательной комиссии Российской Федерации»

ЦЕНТРАЛЬНАЯ ИЗБИРАТЕЛЬНАЯ КОМИССИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

от 24 апреля 1997 г. № 125/931-II

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛОЖЕНИЯ ОБ АРХИВЕ ЦЕНТРАЛЬНОЙ

В соответствии со статьей 12 Федерального закона «Об основных гарантиях избирательных прав граждан Российской Федерации» и руководствуясь Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах, Положениями об Архивном фонде Российской Федерации и о Государственной архивной службе России, а также Примерным положением об архиве государственного учреждения, организации, предприятия, Центральная избирательная комиссия Российской Федерации постановляет:

(в ред. Постановления Центризбиркома РФ от 09.07.1999 № 7/44-III)

2. Опубликовать настоящее Постановление в журнале «Вестник Центральной избирательной комиссии Российской Федерации».

Председатель Центральной избирательной комиссии

Постановлением Центральной избирательной комиссии Российской Федерации

ПОЛОЖЕНИЕ О ЦЕНТРАЛЬНОМ АРХИВЕ ЦЕНТРАЛЬНОЙ ИЗБИРАТЕЛЬНОЙ КОМИССИИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

1. Общие положения

1.1. Документы Центральной избирательной комиссии Российской Федерации (далее — Комиссия), Федерального центра информатизации при Центральной избирательной комиссии Российской Федерации (далее — ФЦИ) и Российского центра обучения избирательным технологиям при Центральной избирательной комиссии Российской Федерации (далее — РЦОИТ), включая избирательную, управленческую, техническую, машиночитаемую и другую документацию, которые имеют историческое, культурное, научное, социальное, экономическое и политическое значение, составляют государственную часть Архивного фонда Российской Федерации, являются собственностью государства и подлежат постоянному хранению в Государственном архиве Российской Федерации (далее — ГА РФ).

До передачи на хранение в ГА РФ эти документы в соответствии с Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации» хранятся в течение 15 лет в Центральном архиве Центральной избирательной комиссии Российской Федерации (далее — Архив).

1.2. Комиссия, ФЦИ и РЦОИТ обеспечивают сохранность, учет, отбор, упорядочение и использование документов государственной части Архивного фонда Российской Федерации, образующихся в процессе их деятельности, а также своевременную передачу этих документов в ГА РФ на хранение в соответствии с правилами, установленными Федеральным архивным агентством (далее — Росархив).

Все работы, связанные с подготовкой, транспортировкой и передачей архивных документов, производятся силами и за счет средств Комиссии, ФЦИ и РЦОИТ.

1.3. Для хранения документов государственной части Архивного фонда Российской Федерации и законченных делопроизводством документов практического значения, их отбора, учета, использования и подготовки к передаче на хранение в ГА РФ Комиссия создает Архив и обеспечивает его необходимыми помещениями, оборудованием и кадрами.

1.4. Архив является структурным подразделением (отделом) Управления документационного и кадрового обеспечения Аппарата Комиссии (далее — Управление).

1.5. В своей работе Архив руководствуется федеральным законодательством, Положением об Архивном фонде Российской Федерации, Регламентом Центральной избирательной комиссии Российской Федерации, постановлениями Комиссии, распоряжениями Председателя и заместителя Председателя Комиссии, нормативно-методическими документами Росархива и ГА РФ, Инструкцией по делопроизводству в Центральной избирательной комиссии Российской Федерации, типовыми и ведомственными перечнями документов с указанием сроков их хранения, положением об Управлении, а также настоящим Положением.

1.6. Положение об Архиве после согласования с Росархивом утверждается постановлением Комиссии.

1.7. Методическое руководство работой Архива осуществляет в пределах своей компетенции ГА РФ.

2. Состав документов Архива

Архив хранит следующие документы:

2.1. Документы, связанные с подготовкой и проведением референдума Российской Федерации, выборов Президента Российской Федерации, депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации.

2.2. Законченные делопроизводством документы постоянного хранения Комиссии, ФЦИ и РЦОИТ, имеющие историческое, культурное, научное, социальное, экономическое и политическое значение.

2.3. Документы по личному составу членов Комиссии, работников Аппарата Комиссии, ФЦИ и РЦОИТ.

2.4. Законченные делопроизводством документы временного (5 лет и более) срока хранения, необходимые в практической работе Комиссии, ФЦИ и РЦОИТ.

2.5. Документы постоянного хранения и по личному составу организаций при Комиссии, которые были ликвидированы.

2.6. Личные фонды членов Комиссии, работников Аппарата Комиссии, ФЦИ и РЦОИТ, поступившие в Архив.

2.7. Страховой фонд особо ценных документов Архивного фонда Российской Федерации, электронные и другие копии документов, необходимые для практической работы Комиссии, ФЦИ и РЦОИТ.

2.8. Научно-справочный аппарат к документам Архива и соответствующие учетные документы.

2.9 Служебные ведомственные издания Комиссии, ФЦИ и РЦОИТ.

3. Основные задачи и функции Архива

3.1 Основными задачами Архива являются:

3.1.1. Комплектование Архива документами, перечисленными в разделе 2 настоящего Положения.

3.1.2. Учет, обеспечение сохранности, научное описание документов, создание и совершенствование научно-справочного аппарата к ним, использование документов, хранящихся в Архиве.

3.1.3. Подготовка и своевременная передача документов, относящихся к Архивному фонду Российской Федерации, в ГА РФ на постоянное хранение в соответствии со сроками и требованиями, установленными Росархивом.

3.1.4. Методическое руководство работой ответственных за делопроизводство, осуществляющих хранение документов в подразделениях Аппарата Комиссии, ФЦИ, РЦОИТ, оказание методической помощи работникам избирательных комиссий, отвечающим за документационное обеспечение их деятельности.

3.1.5. Внедрение в практику новых архивных технологий с применением средств электронно-вычислительной техники.

3.1.6. Подготовка проектов нормативных и методических документов по организации делопроизводства в части, касающейся деятельности Архива.

3.1.7. Создание страхового фонда и научно-справочного аппарата к документам Архива на электронных носителях.

3.2. В соответствии с возложенными на него задачами Архив осуществляет следующие функции.

3.2.1. Участвует совместно с отделом прохождения документации Управления в подготовке Сводной номенклатуры дел Комиссии.

3.2.2. Разрабатывает совместно со структурными подразделениями Аппарата Комиссии, ФЦИ и РЦОИТ и согласовывает с ГА РФ графики представления описей на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии ГА РФ и передачи документов государственной части Архивного фонда Российской Федерации на государственное хранение.

3.2.3. Оказывает структурным подразделениям Аппарата Комиссии, ФЦИ, РЦОИТ, избирательным комиссиям методическую и практическую помощь в работе с документами текущего делопроизводства, подлежащими сдаче в архивы, контролирует правильность формирования и оформления дел в делопроизводстве.

3.2.4. В соответствии с графиком, утвержденным руководителем Аппарата Комиссии, принимает от структурных подразделений Аппарата Комиссии, от ФЦИ и РЦОИТ документы, упорядоченные в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству в Центральной избирательной комиссии Российской Федерации, не позднее чем через 2 года после завершения их делопроизводством.

3.2.5. Осуществляет прием электронных документов, обеспечивает их сохранность, учет, отбор и использование, а также передачу их на постоянное хранение.

3.2.6. Принимает документы личных фондов членов Комиссии и работников ее Аппарата.

3.2.7. Осуществляет сводный учет хранящихся в Архиве фондов, дел и документов, совершенствует его формы и методы, обеспечивает полную сохранность дел и документов, не реже одного раза в 5 лет проводит проверку наличия и состояния дел в Архиве.

3.2.8 Выявляет особо ценные дела и документы, осуществляет их учет.

3.2.9. Организует работу по сканированию документов для создания страхового фонда копий особо ценных дел и документов, обеспечивает сохранность и ведет учет этих копий.

3.2.10. Составляет и передает сводные годовые разделы описей дел постоянного хранения и дел по личному составу на рассмотрение постоянно действующей Центральной экспертной комиссии Центральной избирательной комиссии Российской Федерации (далее — ЦЭК) и Экспертно-проверочной комиссии ГА РФ (далее — ЭПК ГА РФ).

3.2.11. Осуществляет систематизацию документов Архива и их научное описание.

3.2.12. Создает и поддерживает в актуальном состоянии научно-справочный аппарат к документам Архива.

3.2.13 Организует использование документов:

информирует Комиссию, работников ее Аппарата, ФЦИ и РЦОИТ о составе и содержании документов Архива, готовит по поручению руководства Комиссии информационно-аналитические записки и справки по документам Архива;

выдает в установленном порядке дела, документы или копии документов в целях служебного и научного использования;

рассматривает запросы организаций и заявления граждан, в установленном порядке выдает копии документов и архивные справки, консультирует организации и граждан по вопросам местонахождения документов, необходимых для наведения архивных справок;

ведет учет использования документов, хранящихся в Архиве;

участвует в публикации документов Архива и подготовке выставок документов.

3.2.14. Проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в Архиве, представляет на рассмотрение ЦЭК описи дел, подлежащих хранению, и акты на дела, выделенные к уничтожению в связи с истечением сроков их хранения, участвует в работе ЦЭК.

3.2.15. Готовит заключения на документы, представленные на рассмотрение ЦЭК и ЭПК ГА РФ.

3.2.16. Участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации работников Архива, соответствующих работников структурных подразделений Аппарата Комиссии, ФЦИ, РЦОИТ, избирательных комиссий.

3.2.17. В установленном порядке представляет в ГА РФ сведения о составе и объеме документов.

3.2.18. Подготавливает и в установленном порядке передает на хранение в ГА РФ документы государственной части Архивного фонда Российской Федерации и страховые копии особо ценных дел и документов.

3.2.19. Участвует в разработке нормативных и методических документов по архивному делу и документационному обеспечению деятельности Комиссии.

4. Права Архива

Для выполнения возложенных задач и функций Архив имеет право:

4.1. Вносить в установленном порядке предложения по совершенствованию организации хранения, учета и использования архивных документов.

4.2. Участвовать в контроле за выполнением установленных Инструкцией по делопроизводству в Центральной избирательной комиссии Российской Федерации правил работы с документами в структурных подразделениях Аппарата Комиссии, ФЦИ и РЦОИТ.

4.3. Требовать от структурных подразделений Аппарата Комиссии, ФЦИ и РЦОИТ своевременной передачи в Архив документов в упорядоченном состоянии.

4.4. По согласованию с начальником Управления запрашивать и получать от структурных подразделений Аппарата Комиссии, ФЦИ и РЦОИТ документы, необходимые для выполнения Архивом поручений руководства Комиссии в пределах компетенции Архива.

4.5. По поручению начальника Управления, согласованному с Председателем Комиссии, запрашивать и получать из государственных и ведомственных архивов копии архивных документов, справки и другие материалы, необходимые для работы Комиссии.

4.6. По поручению начальника Управления участвовать в мероприятиях, проводимых Росархивом, по вопросам архивного дела и документационного обеспечения управления.

4.7. Участвовать в разработке проектов планов, программ, иных нормативных и методических документов по вопросам делопроизводства и архивного дела, вносимых в установленном порядке на рассмотрение Комиссии.

4.8. Привлекать в установленном порядке для консультаций по вопросам деятельности Архива ученых и специалистов научно-исследовательских и других организаций, в том числе на договорной основе.

4.9 Пользоваться базами данных Комиссии, ФЦИ и РЦОИТ.

5. Штаты Архива

5.1. Штаты Архива утверждаются в установленном порядке с учетом обеспечения выполнения основных задач и функций Архива.

5.2. Архив возглавляет начальник отдела, который назначается и освобождается от должности распоряжением Председателя Комиссии в соответствии с федеральным законодательством о государственной гражданской службе.

6. Ответственность

6.1. Начальник отдела несет ответственность в соответствии с действующим законодательством за несоблюдение обеспечения сохранности документов, утрату и несанкционированное уничтожение документов, необоснованный отказ в приеме на хранение документов постоянного хранения и по личному составу, нарушение правил использования документов, а также за выполнение других задач и функций Архива.

6.2. Обязанности и ответственность работников Архива определяются их должностными регламентами.

---