Порядок ведения книг учета заявок. ГЗК-1-Т.О-12-01-01

(утв. Росземкадастром 10.04.2001)

ПОРЯДОК ВЕДЕНИЯ КНИГ УЧЕТА ЗАЯВОК

ГЗК-1-Т.О-12-01-01

Общие положения

В соответствии со ст. 13 Федерального закона «О государственном земельном кадастре» <*> в состав вспомогательных документов государственного земельного кадастра (ГЗК) входят книги учета документов, предназначенные для регистрации <**> поступающих в орган кадастрового учета документов.

---

<*> Федеральный закон «О государственном земельном кадастре» от 02.01.2000 № 28-ФЗ (Собрание законодательства РФ, 10.01.2000, № 2, ст. 149).

<**> Регистрация документа — запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его получения (создания, отправления) (Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. ГОСТ Р 51141-98).

Порядок ведения книг учета устанавливается индивидуальной инструкцией по делопроизводству, утверждаемой руководителем органа (организации), осуществляющего кадастровый учет. Индивидуальные инструкции по делопроизводству разрабатываются в соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти <*>, а также Инструкцией по делопроизводству Росземкадастра <**>.

---

<*> Утверждена Приказом Федеральной архивной службы России от 27.11.2000 № 68, зарегистрирована в Минюсте РФ 26 декабря 2000 г., № 2508 (Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, № 4, 22.01.2001).

<**> Утверждена Приказом Росземкадастра от 09.12.2000 № 63.

Для регистрации полученных документов, необходимых для:

• формирования и постановки на государственный кадастровый учет земельных участков;
• формирования и учета частей земельных участков; вводятся отдельные книги учета заявок, порядок ведения которых устанавливается настоящим документом.

Факт получения документов (заявок, правоустанавливающих документов, документов о межевании земельных участков) подтверждается регистрационной записью в книге учета заявок и простановкой оттиска штампа «Зарегистрировано» на всех принятых документах, а также на экземпляре правоустанавливающего документа, предназначенного для представления в учреждение юстиции для регистрации прав. Вид оттиска штампа «Зарегистрировано» приведен на рис. 1.

Кроме того, книги учета заявок могут использоваться для осуществления контроля выполнения заявки.

                 ┌────────────────────────────┐
<pre class="legal-pre">                 │       ЗАРЕГИСТРИРОВАНО     │
                 │   N _____________________  │
                 │                            │
                 │   "__" __________ 20__ г.  │</pre>
                 └────────────────────────────┘

Книги учета заявок открываются на текущий календарный год и состоят из последовательно заполняемых томов. При заполнении всех листов тома до истечения календарного года открывается следующий том книги. По окончании календарного года текущие книги учета заявок закрываются для новых записей, в них допускается только дополнение уже существующих записей. Каждая книга идентифицируется уникальным в пределах кадастрового округа номером. Номер книги записывается на титульном листе следующим образом: уникальный номер книги, открытой в пределах кадастрового округа, и через косую черту — последние две цифры года, в котором осуществляется ведение книги: 34/01.

Кроме этого, на титульном листе записывается номер кадастрового округа, наименование книги, номер тома, первый и последний регистрационные номера, присвоенные принятым документам. Примерная форма титульного листа приведена в Приложении 1.

Состав реквизитов в книге учета заявок

Книга учета заявок содержит оформленные в виде таблицы основные, дополнительные и вспомогательные реквизиты.

К основным реквизитам относятся:

(1) лист;

(2) дата приема документов;

(3) номер заявки;

(4) количество документов / количество листов;

(5) заявитель;

(6) отметка о получении расписки.

Дополнительные реквизиты вводятся для контроля выполнения заявок, в зависимости от схемы организации документационного обеспечения применяется реквизит (7) или реквизиты (8) и (9):

(7) результат рассмотрения заявки (составной);

(7.1) приостановление учета;

(7.2) снятие приостановления учета;

(7.3) отказ в учете;

(7.4) государственный кадастровый учет;

(8) отметка об исполнении;

(9) примечания.

В случае применения несброшюрованных книг учета заявок вводится вспомогательный реквизит (10) — «отметка о введении следующего листа».

Примерное расположение реквизитов на листе книги приведено в Приложениях 2, 3.

Общие правила оформления книг учета заявок

Записи в книге учета заявок осуществляются ручным способом. Все записи производятся чернилами или пастой синего цвета, разборчиво. Записи, за исключением оговоренных случаев, производятся на русском языке. Числа, за исключением чисел в наименованиях, записываются арабскими цифрами. Неоговоренные исправления не допускаются.

При исправлении технических ошибок неверно выполненные записи перечеркиваются одной линией красного цвета. Исправление подтверждается надписью «Исправлено» на свободном месте листа и заверяется подписью должностного лица с указанием даты.

Правила заполнения реквизитов в книге учета заявок

Реквизит		Комментарий по заполнению
номер	наименование
1	2	3
(1)	Лист	Заносится порядковый номер листа в пределах тома книги
(2)	Дата приема документов	Заносится ежедневно (за исключением нерабочих дней). Оформляется словесно — цифровым способом в первой свободной строке после последней записи о принятых заявках в предыдущий рабочий день (в виде разделительной строки): 5 апреля
(3)	Номер заявки	Заносится порядковый номер записи о регистрации принятых документов
(4)	Количество документов / количество листов	Заносится общее количество принятых документов и общее количество листов в них, включая заявку и доверенность (при наличии), например: 4/6
(5)	Заявитель	Заносятся сведения о заявителе: фамилия, инициалы физического лица или сокращенное наименование юридического лица
(6)	Отметка о получении расписки	Заносится подпись заявителя, подтверждающая получение расписки. В случае представления документов доверенным лицом или полномочным представителем заявителя записывается текст «по доверенности» или «в соответствии с полномочиями» и ставится его личная подпись
(7)	Результат рассмотрения заявки
(7.1)	Приостановление учета	Заносится регистрационный номер извещения о приостановлении государственного кадастрового учета по книге учета выданных сведений. В качестве дополнительных сведений может вноситься дата получения извещения
(7.2)	Снятие приостановления учета	Заносится общее количество дополнительно полученных документов и через косую черту «/» общее количество листов в них. В качестве дополнительных сведений может вноситься дата получения дополнительных документов
(7.3)	Отказ в учете	Заносится регистрационный номер решения об отказе в проведении государственного кадастрового учета по книге учета выданных сведений. В качестве дополнительных сведений может вноситься дата регистрации решения об отказе в книге учета выданных сведений
(7.4)	Государственный кадастровый учет	Заносится регистрационный номер КПЗУ по книге учета выданных сведений. В качестве дополнительных сведений может вноситься дата регистрации КПЗУ в книге учета выданных сведений. Если по данной заявке образуется несколько земельных участков, указываются регистрационные номера всех КПЗУ (перечислением или в виде интервала номеров). Для этого при внесении последующих записей в книгу учета заявок рекомендуется предусмотреть свободные строки по количеству образуемых земельных участков
(8)	Отметка об исполнении	Заносится регистрационный номер КПЗУ (в соответствии с правилами заполнения реквизита (7.4)) или регистрационный номер решения об отказе в проведении государственного кадастрового учета по книге учета выданных сведений
(9)	Примечания	Заносится регистрационный номер извещения о приостановлении государственного кадастрового учета по книге учета выданных сведений, а также общее количество дополнительно полученных документов и через косую черту «/» общее количество листов в них
(10)	Отметка о введении следующего листа <*>	Заносится номер следующего вводимого листа. Запись удостоверяется должностным лицом, осуществляющим регистрацию документа на вновь вводимом листе, при этом в строку последовательно заносятся дата внесения сведений, подпись должностного лица, фамилия и инициалы должностного лица или личный код (в скобках)

---

<*> Не используется для сброшюрованных книг с пронумерованными листами.

            ┌────────────────────────────────────────┐
<pre class="legal-pre">            │ Номер кадастрового округа ___________  │
            │                                        │
            │           КНИГА УЧЕТА ЗАЯВОК           │
            │              N __________              │
            │              Том N _____               │
            │                                        │
            │       NN заявок с _____ по ______      │</pre>
            └────────────────────────────────────────┘

КНИГА УЧЕТА ЗАЯВОК						1		Лист ____
№ п/п	Кол-во доктов / листов	Заявитель (Ф.И.О. физического лица или сокращенное наименование юридического лица)	Получение расписки	Результат рассмотрения заявки
			(подпись)	приостановление учета	снятие приостановления		отказ в учете		учет
3	4	5	6	7.1	7.2		7.3		7.4
10	Лист N _____ ввел _________________ (подпись)

КНИГА УЧЕТА ЗАЯВОК					1		Лист ___
№ п/п	Кол-во док-тов / листов	Заявитель (Ф.И.О. физического лица или сокращенное наименование юридического лица)	Получение расписки (подпись)	Отметка об исполнении		Примечания
3	4	5	6	8		9
10	Лист N _____ ввел _________________ (подпись)

---