Приказ Росземкадастра от 09.12.2000 № 63

«Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Росземкадастре»

ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА ЗЕМЕЛЬНОГО КАДАСТРА РОССИИ

ПРИКАЗ

от 9 декабря 2000 г. № 63

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ

В целях совершенствования работы с документами, повышения качества и установления единообразия при подготовке документов, а также для осуществления контроля за прохождением и исполнением документов в Росземкадастре приказываю:

1. Утвердить Инструкцию по делопроизводству в Федеральной службе земельного кадастра России.

2. Заместителям руководителя, руководителям структурных подразделений Росземкадастра организовать в структурных подразделениях изучение Инструкции и обеспечить ее безусловное выполнение всеми работниками Росземкадастра и подведомственных ему организаций.

3. Управлению делами (А.А. Шинкарев) обеспечить контроль за строгим выполнением положений Инструкции специалистами структурных подразделений Росземкадастра.

4. Приказ Госкомзема России от 18.01.99 № 5 считать утратившим силу.

5. Контроль за исполнением Приказа возложить на первого заместителя руководителя Росземкадастра Н.В. Комова.

Утверждена Приказом Федеральной службы

от 9 декабря 2000 г. № 63

ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ФЕДЕРАЛЬНОЙ СЛУЖБЕ ЗЕМЕЛЬНОГО КАДАСТРА РОССИИ

Введение

Настоящая Инструкция определяет порядок ведения делопроизводства в аппарате Росземкадастра в соответствии с требованиями Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации, утвержденной распоряжением Правительства Российской Федерации от 24.06.92 № 1118-р (М., Роскомархив, 1992), соответствует ГОСТам и другим нормативным актам в сфере делопроизводства.

1. Общие положения

1.1. Настоящая Инструкция является нормативным документом, регламентирующим организацию делопроизводства и рационального документооборота, подготовку документов, порядок работы с документами и обращениями граждан, контроль за их рассмотрением и исполнением.

К настоящей Инструкции прилагаются формы и образцы документов, применяемых в аппарате Федеральной службы земельного кадастра России (далее — Служба) (приложения № 1 — 9 - не приводятся). Включенные в Инструкцию примеры являются условными. Правила работы с секретными документами и документами с грифами «для служебного пользования» установлены специальными инструкциями.

1.2. Контроль за соблюдением работниками структурных подразделений Службы единой системы делопроизводства, методическое руководство работой с документами возлагается на Управление делами.

1.3. Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами в структурных подразделениях Службы возлагается на их руководителей.

Руководитель структурного подразделения назначает работника, ответственного за ведение делопроизводства, который обеспечивает учет и прохождение документов в установленные сроки, информирует руководителя об их исполнении, осуществляет ознакомление работников с нормативными и методическими документами по делопроизводству.

Передача документов, их копий работникам сторонних организаций допускается только с разрешения руководства Службы.

При уходе работника в отпуск, выбытии в командировку, увольнении или перемещении имеющиеся у него документы по указанию руководителя структурного подразделения передаются другому работнику.

1.4. Содержание служебных документов не подлежит разглашению. Использование сведений, содержащихся в документах Службы, для опубликования в средствах массовой информации допускается только с разрешения руководства Службы.

1.5. Внутренняя переписка на бланках Росземкадастра между структурными подразделениями не допускается.

2. Документация Службы

2.1. Деятельность Службы обеспечивается системой взаимоувязанных управленческих документов, составляющих его документационную базу.

2.2. В соответствии с действующим законодательством и в пределах своей компетенции Росземкадастр издает следующие документы: приказы, решения коллегии, распоряжения, инструкции, нормы, правила, протоколы совещаний.

2.3. Нормативные акты Службы, затрагивающие права и законные интересы граждан или носящие межведомственный характер, в соответствии с действующим законодательством подлежат государственной регистрации в Министерстве юстиции Российской Федерации.

3. Правила подготовки и оформления документов

3.1. Общие требования к оформлению документов

3.1.1. Документы, подготавливаемые в Службе, должны иметь определенный комплекс реквизитов и стабильный порядок их расположения в соответствии с ГОСТ 6.30-97 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации» (Требования к оформлению документов).

3.1.2. Документы, подготовленные работниками Службы, должны оформляться на бланках утвержденного образца.

В Росземкадастре применяются следующие утвержденные бланки:

Федеральная служба земельного кадастра России (приложение 2);

Руководитель Федеральной службы земельного кадастра России (приложение 3);

Первый заместитель руководителя Федеральной службы земельного кадастра России (приложение 4);

Приказ Федеральной службы земельного кадастра России (приложение 5);

Распоряжение Федеральной службы земельного кадастра России (приложение 6);

Протокол совещания (приложение 7).

Применение бланков обязательно при направлении документа в сторонние организации.

Документ, направляемый в сторонние организации, должен иметь следующие обязательные реквизиты: краткий заголовок к тексту; дату; номер; визы соисполнителей; подпись (ГОСТ Р 6.30-97).

В процессе подготовки и оформления документа состав реквизитов может быть дополнен, если того требует назначение документа, его обработка и т.д. Например: ведомственные нормативные акты, подлежащие государственной регистрации, должны иметь реквизит «номер государственной регистрации».

Дополнительными реквизитами документа являются: наименование структурного подразделения — автора документа; резолюция; гриф утверждения; отметка о заверении копий; печать; гриф внешнего согласования; отметка о наличии приложения; адресат; фамилия исполнителя и номер его телефона (для писем обязательно); отметка о поступлении; ссылка на номер и дату входящего документа и т.д.

3.2. Оформление основных реквизитов документов

3.2.1 Заголовок к тексту документа

Заголовок к тексту документа — краткое изложение содержания документа. Он должен быть максимально кратким, точно передавать смысл текста документа.

Заголовок должен грамматически согласовываться с наименованием вида документа.

Например: приказ (о чем?) о создании предприятия; карточка (чего?) учета движения основных средств.

3.2.2 Дата документа

Датой документа является дата его подписания; для документа, принимаемого коллегиальным органом, — дата его принятия; для утверждаемого документа — дата его утверждения. Дата проставляется должностным лицом, подписавшим или утвердившим документ.

Документ вступает в силу с момента его подписания или утверждения, если в тексте или законодательством не оговорена иная дата.

Документы, подлежащие государственной регистрации в Минюсте России, вступают в силу в сроки, установленные актами законодательства Российской Федерации.

Даты подписания, утверждения, согласования документа, а также даты, содержащиеся в тексте, должны оформляться цифровым способом. Элементы даты приводятся арабскими цифрами в одну строку в последовательности: число, месяц, год.

Например: 10.11.99.

В текстах документов, содержащих сведения финансового характера, применяется словесно-цифровой способ оформления дат: 10 ноября 1999 г.

При ссылке в тексте документа на правовой акт или иной документ дата оформляется следующим образом: постановление Правительства Российской Федерации от 03.02.98 № 254.

3.2.3 Регистрационный номер документа

Номер документа состоит из порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов, который, исходя из задач поиска, дополняется соответствующими индексами (индекс должностного лица, подписавшего документ; индекс подразделения-исполнителя; номер государственной регистрации и др.). Составные части индексов отделяются.

Для индексирования документов и информации в Службе разработан классификатор индексов руководства и структурных подразделений (приложение 1).

3.2.4 Текст документа

Текстом управленческого документа является выражение средствами делового языка содержания управленческих действий.

Подготавливаемые служебные документы должны быть краткими, обоснованными, конкретными, обеспечивающими точное и однозначное восприятие изложенной в них информации и логически последовательными. Текст должен излагаться простым языком, быть тщательно отредактирован и содержать достоверную и аргументированную информацию.

Поля на документах должны быть:

левое и верхнее — не менее 20, правое и нижнее — не менее 10 мм.

Расположение реквизитов документов и границы зон приведены в приложении 8.

Номера страниц проставляются по середине верхнего поля листа арабскими цифрами без знаков препинания.

3.2.5 Визирование документа

Для оценки целесообразности выпуска документа, его обоснованности, соответствия действующему законодательству и правовым актам проводится согласование документа.

Согласование может проводиться как внутри Службы, так и вне ее.

Внутреннее согласование оформляется путем визирования проекта документа должностным лицом. Виза включает в себя личную подпись, ее расшифровку и дату визирования, при необходимости указывается должность визирующего.

Замечания, особое мнение и дополнения к проекту документа излагаются на отдельном листе, о чем при визировании ставится отметка: «замечания прилагаются». Замечания обязательно докладываются лицу, подписывающему документ.

Визы проставляются на экземплярах документов, остающихся в Росземкадастре, ниже реквизита «подпись» на лицевой стороне последнего листа документа и приложения.

Проекты приказов, распоряжений и другие акты Службы визируются на первом экземпляре оборотной стороны последнего листа документа, а приложения — на лицевой (визы Юридического управления и Управления делами — обязательны). Образец листа согласования приведен в приложении 9.

Возможно оформление виз распорядительного документа на отдельном листе (лист согласования).

Документы визируются исполнителем, руководителем структурного подразделения или лицом, его замещающим, и заместителем руководителя по закрепленному за ним вопросу (если документ представляется на подпись руководителю).

Все письма за подписью руководителя или лица, его замещающего, заместителей руководителя должны до подписания визироваться управляющим делами или его заместителями.

3.2.6 Подпись документа

Документы, направляемые Роскомземом в вышестоящие органы власти и управления, проекты разрабатываемых Службой нормативных правовых актов, заключения на проекты нормативных правовых актов других министерств и ведомств, договоры всех видов, инструктивные письма и иные методические документы подписываются руководителем или, по его поручению, его заместителями.

Нормативные (ведомственные) правовые акты подписываются руководителем или лицом, исполняющим его обязанности.

Документы, направляемые сторонним организациям от имени Службы, подписываются как руководителем, так и его заместителями.

Документы, направляемые организациям отрасли, и ответы на обращения граждан и юридических лиц подписываются руководителем, его заместителями или руководителями структурных подразделений Службы в соответствии с их компетенцией.

Подписание руководителями структурных подразделений Службы правовых актов не допускается.

В состав подписи входят: наименование должности лица, подписывающего документ, личная подпись и ее расшифровка.

Например:

Первый заместитель руководителя подпись Н. В. Комов.

В документах, оформленных не на бланках, наименование Службы, структурного подразделения в реквизите «подпись» включается в состав наименования должности.

Например:

Управляющий делами Росземкадастра подпись А. А. Шинкарев.

Документы коллегиальных органов подписываются председательствующим на заседании и секретарем.

В документах, подготовленных комиссией, указываются не должности лиц, составивших их, а распределение обязанностей в составе комиссии.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне.

Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ может подписываться лицом, исполняющим его обязанности, или его заместителем. При этом необходимо указать фактическую должность лица, подписавшего документ, и его фамилию (исправления «и.о.», «зам.» вносятся машинописным способом или от руки). Не допускается подписывать документы с предлогом «за» или проставлением косой черты перед наименованием должности.

3.2.7 Отметка об исполнении документа

Документ считается исполненным и снимается с контроля только после полного решения всех поставленных в нем вопросов и уведомления об этом корреспондента (письменно или устно). На документе, исполненном в оперативном порядке и не требующем письменного ответа, исполнитель указывает, как и когда решены вопросы (по телефону, при выезде на место, личные переговоры и т.д.). Эти же данные переносятся и в контрольный носитель информации (карточку, машину). Промежуточный ответ, как и запрос по документу, не могут являться основанием для признания документа исполненным.

Снятие документа с контроля удостоверяется отметкой «В дело» с подписью и датой, проставляемой в нижнем правом углу лицевой стороны первого листа исполненного документа.

Отметку «В дело» проставляет управляющий делами или его заместитель на исполненных документах после визы руководителей структурных подразделений.

3.2.8 Внешнее согласование документа

Внешнее согласование документа оформляется соответствующим грифом. Гриф согласования располагается ниже подписи на лицевой стороне документа и включает в себя слово «Согласовано», наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись, расшифровку подписи и дату согласования; или название документа, подтверждающего согласование, его дату и номер.

Например: СОГЛАСОВАНО Заместитель Министра природных ресурсов Российской Федерации (личная подпись; И. О. Фамилия) (дата)

СОГЛАСОВАНО Приказ Минфина России 03.06.99 № 254

СОГЛАСОВАНО Письмо Минюста России 12.07.99 № ЭБ-2344.

Гриф согласования может располагаться на отдельном «Листе согласования», если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций. На документе делается отметка «Лист согласования прилагается».

3.2.9 Утверждение документа

Документы утверждаются руководителем или его заместителями, а также специально издаваемым документом.

Утверждение документов производится проставлением грифа утверждения или изданием распорядительного документа (в тех случаях, когда требуются дополнительные предписания и разъяснения).

Гриф утверждения оформляется следующим образом:

УТВЕРЖДАЮ Руководитель Федеральной службы земельного кадастра России (личная подпись; И. О. Фамилия) (дата)

УТВЕРЖДЕНО Приказ Росземкадастра

03.02.99 № 15.

Гриф утверждения располагают в правом верхнем углу документа.

3.2.10 Адрес документа

Документы адресуют в организации, их структурные подразделения или должностному лицу.

При адресовании документа в организацию или ее структурное подразделение без указания должностного лица их наименование пишут в именительном падеже.

Например:

Министерство юстиции Российской Федерации;

Управление делами.

При направлении документа должностному лицу название организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия адресата — в дательном.

Например:

Аппарат Правительства Российской Федерации

Начальнику Департамента экономики и управления собственностью

М.Ю. Копейкину.

При адресовании документа руководителю организации наименование ее входит в состав наименования должности адресата.

Например:

Президенту акционерного общества «Россевзапстрой»

Ю.Г. Лосеву.

При адресовании документа в несколько однородных организаций их названия следует указывать обобщенно.

Например:

Руководителям органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации

или:

Органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации.

Полный почтовый адрес указывается при направлении документа разовым корреспондентам в соответствии с почтовыми правилами.

Например:

Редакция журнала «Новый мир»

103806 ГСП, Москва, К-6,

Малый Путинковский пер., 1/2.

При адресовании документа физическому лицу указывают почтовый адрес, затем фамилию и инициалы получателя.

Например:

301264, Тульская обл.,

Киреевский район, г. Липки,

ул. Садовая, д. 5

И.И. Иванову.

Документ не должен содержать более четырех адресатов, каждый экземпляр такого документа должен быть оформлен на бланке и подписан.

При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список на рассылку и на каждом экземпляре документа проставляется только один адресат.

Адрес не проставляется на документах, направляемых в вышестоящие органы, в федеральные органы исполнительной власти, в органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации и постоянным корреспондентам. В этих случаях могут применяться конверты с заранее напечатанными адресами.

3.2.11 Резолюция

В резолюции даются указания по исполнению документа. В состав резолюции должны входить следующие элементы: фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись, дата, входящий регистрационный номер документа.

В случаях, когда поручение дано нескольким должностным лицам, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым, если не оговорено иное. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координации их работы.

На документах, не требующих дополнительных указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указывается исполнитель, подпись автора резолюции, дата, регистрационный номер документа.

3.2.12 Оформление приложений к документу

Если документ имеет приложения, названные в тексте, то отметка о них оформляется в следующей форме:

Приложение: на 10 л.

Если приложения в тексте не названы, то необходимо перечислить их названия, количество листов и экземпляров каждого, а при наличии нескольких приложений — нумеровать.

Например:

            2. <a id="p100156"></a>Смета расходов... на 5 л. в 3 экз.

Если приложение сброшюровано, количество листов не указывается, а указывается только количество экземпляров.

Приложения должны оформляться на стандартных листах и иметь все необходимые для документа реквизиты.

На приложении к документу в правом верхнем углу следует сделать отметку с указанием названия документа, его даты и номера.

Например:

Приложение к письму

Росземкадастра

от 16.11.98 № СС-1003.

3.3. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов

3.3.1. Проекты законодательных актов Российской Федерации, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации.

Проекты вышеуказанных документов разрабатываются Службой в соответствии с поручениями вышестоящих органов и в инициативном порядке.

В аппарате Службы подготовка проектов документов осуществляется структурными подразделениями, в компетенции которых находится рассматриваемый вопрос. Первый экземпляр проекта документа визируется руководителем; второй экземпляр — заместителем руководителя, курирующим соответствующее структурное подразделение, руководителем структурного подразделения, готовившего проект документа, руководителем Юридического управления и управляющим делами. К проекту документа прилагается лист согласования его с заинтересованными федеральными органами исполнительной власти.

Проекты указов и распоряжений Президента Российской Федерации должны проходить юридическую экспертизу и редактирование в Главном государственно-правовом управлении Президента Российской Федерации.

Проекты законодательных актов, указов Президента Российской Федерации, а также проекты решений Правительства Российской Федерации нормативного характера должны согласовываться с Минюстом России.

Проект документа направляется в вышестоящие органы с сопроводительным письмом, в котором обосновывается необходимость принятия решения и его содержание.

На последнем листе сопроводительного письма указывается фамилия и номер телефона ответственного исполнителя.

Проекты документов печатаются на листах формата А4 через полтора межстрочных интервала в двух экземплярах. Первый экземпляр направляется адресату, второй остается у исполнителя, а копия со второго экземпляра (с визами) остается в Управлении делами.

3.3.2 Приказ — распорядительный документ Росземкадастра.

Проекты приказов разрабатываются структурными подразделениями Службы по поручению руководства или по собственной инициативе.

Приказ должен иметь заголовок, отвечающий на вопрос «О чем?».

Текст приказа состоит, как правило, из констатирующей и распорядительной частей.

В констатирующей части излагаются цели и задачи предписываемых действий. Если основанием к изданию приказа является законодательный, иной правовой акт или поручение вышестоящих органов, то в констатирующей части указывается его вид, дата, номер, заголовок и передается содержание той его части, которая непосредственно касается Службы.

Распорядительная часть начинается словом «Приказываю».

В пунктах распорядительной части приказа указываются исполнители (структурные подразделения и руководители), конкретные действия и сроки исполнения предписываемых действий.

Если приказ дополняет, отменяет или изменяет ранее изданные приказы или их отдельные пункты, то это оговаривается в тексте приказа.

Если приказ имеет несколько приложений, то они номеруются порядковыми номерами, а в тексте указывают ссылки на эти приложения. Когда приложение одно, ему номер не присваивается. В приложении к приказу на первом его листе в правом верхнем углу необходимо писать «Приложение» с указанием наименования документа, даты и номера.

Например:

Приложение

к приказу Роскомзема

от 15.11.99 № 312.

В последнем пункте распорядительной части приказа указывается должностное лицо (руководитель или заместитель руководителя), на которого возлагается контроль за исполнением приказа в целом.

Секретарь соответствующего заместителя руководителя устанавливает постоянный контроль за реализацией исполнителями поручений, содержащихся в приказе, и систематически докладывает заместителю руководителя о соблюдении установленных сроков исполнения и нерешенных вопросах.

Составители проекта приказа обязаны согласовать его с заинтересованными структурными подразделениями Службы и курирующим заместителем руководителя и в обязательном порядке визируются до подписания в Юридическом управлении и Управлении делами. На обратной стороне последнего листа первого экземпляра проекта документа указывается структурное подразделение, готовившее проект, виза руководителя структурного подразделения и должностные лица, согласовавшие данный проект.

Проекты приказов представляются на подпись руководителю Службы управляющим делами, который несет ответственность за правильность их оформления.

Приказы подписывает руководитель или лицо, исполняющее его обязанности.

При подготовке приказа совместно с другими министерствами (ведомствами) приказ печатается не на бланке, подписывается столько экземпляров, сколько министерств и ведомств участвуют в подготовке приказа.

Распоряжения Росземкадастра оформляются аналогично приказу. (Распорядительная часть распоряжения начинается словами «обязать; рекомендовать».)

3.3.3 Протокол

Протокол — документ, в котором фиксируется ход обсуждения вопросов и принятия решений на заседаниях коллегиальных органов, совещаниях, конференциях.

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

Во вводной части заполняются следующие реквизиты: председатель, секретарь, присутствовали, повестка дня.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме: слушали, выступили, постановили (решили). Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола (краткая форма протокола применяется в том случае, когда к протоколу прилагается стенограмма или тексты докладов и выступлений). Постановление (решение) печатается полностью. Текст постановления строится по образцу текста приказа (п. 3.3.2).

Содержание особого мнения записывается в протоколе после соответствующего протокольного решения.

Протоколы совместных с другими организациями заседаний (совещаний) должны иметь составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций (ведомств), принимавших участие в работе коллегиального органа.

Порядок подготовки и выпуска протокола заседания коллегии Росземкадастра определяется Положением о работе коллегии.

3.4. Тиражирование документов

3.4.1. При определении тиража для рассылки документов следует исходить из необходимости обеспечения своевременного доведения их до структурных подразделений Службы и организаций, которых касаются эти документы.

3.4.2. Тираж определяется исполнителем, утверждается руководителем структурного подразделения (заместителем) и согласовывается с Управлением делами.

4. Поисковые системы по документам

4.1. Регистрация документов

4.1.1. Регистрация документов — фиксация факта создания или поступления в Службу документа путем проставления на нем регистрационного номера с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах.

4.1.2. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях, как создаваемые в Службе, так и поступающие из других организаций и от частных лиц.

Регистрации подлежат как традиционные письменные документы, так и создаваемые средствами вычислительной техники.

Информация о документах, полученная при их регистрации, поступает в поисковую систему.

4.2. Обработка входящих документов

4.2.1. Все поступающие в Службу документы принимаются и обрабатываются отделом делопроизводства Управления делами, а в нерабочее время — ответственными дежурными приемной руководителя, где они учитываются в специальном журнале, а затем передаются в отдел делопроизводства.

На все поступившие документы ставится штамп с указанием даты поступления документа. Почта сортируется и распределяется следующим образом:

документы, поступившие на имя руководителя и его заместителей, регистрируются в отделе делопроизводства, откуда передаются для подготовки резолюции помощникам руководителя и его заместителей;

документы, поступившие в Росземкадастр и не содержащие фамилии конкретного адресата, передаются управляющему делами, который в зависимости от значимости поставленных вопросов расписывает документы отделу делопроизводства (для доклада руководителю), секретариату соответствующего заместителя руководителя или соответствующему руководителю структурного подразделения (для регистрации и доклада);

документы, поступившие на имя заместителя руководителя, после регистрации в отделе делопроизводства передаются в секретариат соответствующего заместителя руководителя;

документы, поступившие в адрес структурного подразделения, помещаются в соответствующую ячейку сортировочного шкафа отдела делопроизводства, где их получают работники структурных подразделений, ответственные за делопроизводство, не реже чем два раза в день.

Документы, требующие решения и ответа, регистрируются на карточках установленного образца только один раз.

Не подлежат регистрации следующие документы:

копии писем, присылаемые для сведения;

копии счетов на оплату;

наряды и фондовые извещения;

копии уставов, положений и штатных расписаний;

информационные и рекламные материалы, пригласительные билеты, поздравительные письма и телеграммы, бюллетени и т.д.;

документы статистической и бухгалтерской отчетности;

печатные издания;

и т.п.

Если по указанным документам даны поручения, то такие документы подлежат регистрации. Перечень регистрируемых документов может при необходимости уточняться Управлением делами.

4.2.2 Входящие документы регистрируются:

Отделом делопроизводства — поступившие на имя руководителя и его заместителей.

Входящий регистрационный номер проставляется в правом нижнем углу документа в виде специального штампа, в который от руки вписываются непосредственно индекс, номер и дата регистрации документа. Одновременно на документ заводится учетно-контрольная карточка с введением реквизитов в компьютер. Индекс входящих документов состоит из буквенных и цифровых обозначений.

Например:

для правительственных поручений — ПП-251, где ПП — буквенное обозначение правительственного поручения, а 251 — порядковый номер;

для постановлений, указов, распоряжений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, законов — ДД-124, где ДД — директивный документ, 124 — порядковый номер;

Секретариатом (делопроизводителем) заместителя руководителя — поступившие из отдела делопроизводства в структурное подразделение. Регистрация может производиться как на учетно-контрольных карточках, так и в специальном журнале.

Работником (делопроизводителем) структурного подразделения, ответственным за делопроизводство, — поступившие из отдела делопроизводства и секретариата заместителя руководителя в структурное подразделение. Регистрация может производиться как на учетно-контрольных карточках, так и в специальном журнале.

4.2.3 После регистрации документы, адресованные:

руководителю — передаются помощнику руководителя для подготовки проектов поручений и доклада руководителю;

заместителям руководителя — передаются секретарю заместителя руководителя для подготовки поручений;

структурным подразделениям — передаются работнику подразделения, ответственному за делопроизводство, для доклада руководителю структурного подразделения.

4.2.4. Рассмотренная руководителем почта с его поручениями возвращается через помощника в отдел делопроизводства и после ее обработки направляется исполнителю с учетно-контрольной карточкой для контроля со стороны секретариатов заместителей руководителя и структурных подразделений за прохождением и исполнением документа.

Все документы с резолюцией руководителя приходят к исполнителю только через отдел делопроизводства и подлежат рассмотрению в установленные сроки.

4.2.5. Документы со штампом «Подлежит возврату в Управление делами» (подлинник) после исполнения или ознакомления необходимо вернуть в группу правительственной переписки.

4.2.6. В секретариатах заместителей руководителя и структурных подразделений формируется контрольно-справочная картотека по исполнителям, срокам исполнения, корреспондентам, исполненным и неисполненным документам. Закрытым (исполненным) документ может считаться только тогда, когда сделаны отметки об исполнении документа в отделе делопроизводства Управления делами, он снят с контроля и списан в дело.

4.3. Обработка исходящих документов

4.3.1. Проекты исходящих документов со всеми необходимыми визами и материалами, на основании которых они готовились, передаются на подпись руководителю и его заместителям через управляющего делами или его заместителя в двух экземплярах.

4.3.2. Подписанные документы возвращаются в отдел делопроизводства для оформления и отправки. Копия документа передается исполнителю для подшивки в дело и закрытия контрольной карточки.

В отделе делопроизводства кроме приказов, распоряжений, писем, подписанных руководителем, регистрируются исходящие письма, подписанные заместителями руководителя.

4.3.3. Для рассылки документа по нескольким адресам исполнитель представляет в отдел делопроизводства необходимое количество экземпляров документа и указатель рассылки, подписанный руководителем структурного подразделения.

4.3.4 Работник, регистрирующий исходящие документы, перед проставлением регистрационного номера обязан:

проверить правильность адресата;

при ответе на запрос проверить правильность ссылки на номер и дату запроса;

проверить наличие подписи и необходимых виз на документе, исполнителя и номера его телефона;

на копиях документа сделать все исправления и дополнения, внесенные в оригинал документа при его подписании; зарегистрировать исходящий документ, проставить регистрационный номер на оригинале и копии, копию заверить.

4.4. Регистрация исходящих документов

4.4.1 Регистрация исходящих документов:

за подписью руководителя, заместителей руководителя и управляющего делами производится в отделе делопроизводства.

Например:

СС-112/, где СС — индекс руководителя, подписавшего документ (С. Сай); 112 — порядковый регистрационный номер;

за подписью руководителя структурного подразделения регистрируются в структурном подразделении.

Например:

03/121, где 03 — индекс Управления бухгалтерского учета и отчетности; 121 — порядковый регистрационный номер.

4.4.2. После выполнения задания исполнитель обязан сдать делопроизводителю структурного подразделения документ со всеми относящимися к нему материалами для подшивки в дело (согласно номенклатуре) с копией ответного письма (с указанием даты, номера и лица, подписавшего письма) или с отметкой «как бездокументно решен вопрос». Отметки на документе выполняются только на пишущей машинке или чернилами. Эти же данные переносятся на карточку.

Экспедиция принимает почту на отправку до 11 часов. Срочные документы принимаются в течение всего рабочего дня.

4.5. Регистрация писем граждан

4.5.1. Все поступившие в Службу предложения, заявления и жалобы граждан, а также письма, направленные директивными органами, Советом Федерации, Государственной Думой, редакциями газет и журналов, государственными каналами телевидения и радио, связанные с предложениями, заявлениями и жалобами граждан (далее — письма граждан), в централизованном порядке регистрируются в отделе делопроизводства, как правило, в день их поступления. Письма граждан, поступившие по факсу или электронной почтой, регистрации не подлежат.

На поступивших письмах проставляется штамп, в котором указываются: регистрационный входящий номер, состоящий из буквы (первой буквы фамилии заявителя) и порядкового номера письма (например, Д-101), даты поступления.

Если от одного автора поступает два, три и более писем, то это отражается в регистрационном номере. Например: Д-101(2).

Если письмо подписано двумя и более гражданами, то буквенный индекс содержит буквы КОЛ (например, КОЛ-21).

Далее письма граждан обрабатываются так же, как и другие документы (см. раздел 4.2).

4.5.2. Номером ответного письма является входящий регистрационный номер, а остальные реквизиты должны соответствовать требованиям раздела 4.3.

4.5.3. Документы, связанные с рассмотрением писем граждан, формируются в дела в подразделениях в соответствии с номенклатурой дел.

4.5.4. Предложения, заявления и жалобы граждан (оригиналы) со всеми относящимися к ним материалами и копиями ответов должны быть после их рассмотрения подшиты в дела исполнителями в структурных подразделениях для дальнейшего централизованного формирования дел. В отделе делопроизводства хранятся копии ответов.

Документы в этих делах располагаются в алфавитном порядке. Каждое предложение, заявление, жалоба и все документы по их рассмотрению составляют в деле самостоятельную группу. В случае получения от заявителя повторного письма или появления дополнительных материалов они подшиваются к данной группе документов.

4.5.3. Письма граждан, на которые даются промежуточные ответы, с контроля не снимаются. Контроль завершается после решения поставленных в них вопросов и извещения заявителя о принятом решении. Решение о снятии с контроля писем граждан принимается в отделе делопроизводства.

Письма рассматриваются в срок до 1 месяца, за исключением случаев, когда требуется дополнительное изучение. Сроки рассмотрения могут быть продлены руководством Службы, но не более чем на один месяц, о чем должно быть сообщено лицу, подавшему заявление или жалобу. При обращении Службой за дополнительными сведениями в другие организации или территориальные органы может быть направлена только копия писем или жалоб.

Если решение вопроса входит в компетенцию территориальных или подведомственных органов системы Росземкадастра, разрешается переадресовать письмо граждан по принадлежности, но не позднее 5-дневного срока со дня его получения, о чем также сообщается автору (заявителю). При направлении писем граждан на рассмотрение территориальным органам отправляются оригиналы писем, а их копии вместе с копией письма Росземкадастра подшиваются в структурных подразделениях.

Запрещается направлять жалобы граждан на разрешение тем должностным лицам, действия которых обжалуются.

5. Контроль исполнения документов

5.1. Контроль исполнения включает: контроль за сроками исполнения; непосредственную проверку хода исполнения; проверку качества исполнения; учет и анализ результатов исполнения.

Контроль осуществляют ответственные исполнители, руководители структурных подразделений, ответственный сотрудник отдела делопроизводства управления делами.

5.2. Сроки исполнения заданий указываются в тексте документов либо поручениях (резолюциях) руководителей.

5.3. Сроки исполнения заданий могут изменяться руководителями, их установившими.

5.4. Снятие документов (поручений) с контроля производится после их полного исполнения и проверки качества исполнения. Свидетельством исполнения является наличие подготовленного исполнителем документа (если исполнение документировалось) или справки об исполнении.

5.5. Снять документ (поручение) с контроля может только руководитель, поставивший его на контроль, или другое лицо по его поручению. Снятие с контроля такого документа производится в отделе делопроизводства при наличии подписи руководителя, поставившего его на контроль.

5.6. В случае, когда исполнение поручения возложено на двух или более исполнителей, ответственность за исполнение несет основной исполнитель, указанный в документе первым, если нет других указаний.

5.7. Замена исполнителя или передача исполнения поручения другому лицу или подразделению могут быть осуществлены только с разрешения или по указанию руководителя или органа, давшего поручение.

5.8. Предупреждение о наступлении сроков исполнения осуществляется ответственным сотрудником отдела делопроизводства с помощью справок предупредительного контроля по документам, сроки исполнения которых истекли или истекают.

5.9. Исполнитель обязан не позднее чем за один рабочий день до истечения срока исполнения представить ответственному сотруднику отдела делопроизводства копии документов, подтверждающих исполнение поручений, взятых на контроль, либо объясняющих причины невыполнения.

5.10. Справки о невыполнении или частичном выполнении мероприятий и все представленные исполнителям материалы направляются руководителю Службы для рассмотрения и принятия одного из следующих решений:

установка нового срока исполнения или контроля;

снятие с контроля.

5.11. Ответственность за исполнение документов, поставленных на контроль, и своевременное снятие их с контроля несут как конкретные исполнители, так и заместители руководителя, курирующие данного исполнителя.

5.12 Контроль за исполнением документов и поручений в структурных подразделениях осуществляют:

секретариаты заместителей руководителя Службы — за документами и поручениями, поступившими на имя заместителя руководителя Службы;

ответственные за делопроизводство в подразделениях — за документами, поступившими непосредственно в адрес подразделений Службы.

Руководители подразделений периодически, но не реже одного раза в квартал, анализируют состояние исполнительской дисциплины.

6. Работа исполнителей с документами

6.1. Руководители структурных подразделений Службы обеспечивают оперативное рассмотрение документов, доведение их до исполнителей в день поступления, а также контроль за качественным исполнением документов по существу вопросов.

6.2. При рассмотрении документов руководитель подразделения выделяет документы, требующие срочного исполнения. Документы, поступившие на согласование, рассматриваются в первую очередь.

Исполнитель получает документы в день их регистрации или на следующий день в соответствии с указанием руководителя структурного подразделения. Срочные документы передаются немедленно.

6.3. Исполнение документа предусматривает: сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подпись (утверждение) руководством Службы или руководителями структурных подразделений, подготовку к пересылке адресату.

6.4. При оперативном решении вопросов без составления дополнительных документов исполнитель делает отметки на документе: о дате поступления, датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и т.п.), дате и результатах окончательного исполнения.

Все отметки размещаются на свободных от текста местах.

6.5. При наличии в резолюции руководства Росземкадастра нескольких исполнителей ответственным исполнителем является исполнитель, указанный первым, если иное не оговорено в резолюции. Все остальные исполнители ответственны за своевременный и качественный анализ информации и представление ответственному исполнителю в установленные им сроки необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений и т.п.).

Визы соисполнителей, указанных в резолюции на окончательном варианте проекта документа, представляемого на подпись руководству Службы, обязательны.

Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа.

7. Составление номенклатуры дел

7.1. Номенклатура дел — систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в делопроизводстве, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и индексации дел, определения сроков их хранения. Номенклатура дел является основным учетным документом в делопроизводстве и служит основой для составления описей дел постоянного хранения и по личному составу, используется для учета дел временного срока хранения.

7.2. Сводная номенклатура дел Службы составляется ежегодно в последнем квартале текущего года на последующий сотрудником отдела делопроизводства, ответственным за архив, утверждается руководителем Службы и вводится в действие с 1 января нового года.

7.3. Ответственность за разработку сводной номенклатуры дел Службы возлагается на отдел делопроизводства Управления делами.

7.4. Каждое дело, включенное в сводную номенклатуру дел Службы, должно иметь определенный индекс, состоящий из обозначения структурного подразделения и номера дела.

7.5. При составлении сводной номенклатуры дел Службы используются номенклатуры дел структурных подразделений Службы, которые должны содержать полный перечень дел и документов, заводимых в их делопроизводстве, в том числе справочные (регистрационные) картотеки и журналы.

7.6. Номенклатуры дел структурных подразделений Службы разрабатываются работниками, ответственными за делопроизводство, с привлечением руководителей и квалифицированных сотрудников, при помощи сотрудника отдела делопроизводства, ответственного за архив.

7.7. Номенклатура дел структурного подразделения Службы оформляется в соответствии с существующими формами, визируется руководителем подразделения и утверждается управляющим делами. Один экземпляр номенклатуры передается в отдел делопроизводства.

8. Формирование и хранение дел в делопроизводстве

8.1. Формирование дел — это группировка исполненных документов в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

8.2. Формированием дел в структурных подразделениях занимаются лица, ответственные за делопроизводство.

8.3. Контроль за правильным формированием дел в Службе осуществляет сотрудник отдела делопроизводства, ответственный за архив.

8.4 При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:

помещать в дела только исполненные, правильно оформленные документы, т.е. с наличием необходимых подписей, дат и номеров, отметок об исполнении, подписей, заверяющих копии, и т.п.;

в дела помещать документы по виду и содержанию в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;

помещать вместе все документы, относящиеся к решению одного вопроса;

документы постоянного и временного сроков хранения группировать в разные дела;

группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел.

В дело не подшиваются документы, подлежащие возврату, неисполненные, лишние экземпляры, черновики. Сформированное дело не должно превышать 250 листов (если дело превышает установленные нормы, следует формировать документы, относящиеся к данному делу, в два или несколько томов (частей) под одним и тем же индексом).

8.5. Номер дела, в которое будет подшит документ, определяет исполнитель. На документе проставляется отметка «В дело N ___», дата, подпись руководителя структурного подразделения.

8.6. На обложках дел (папок) должны указываться названия документов (заголовки дел), подшитых в данное дело, согласно номенклатуре дел, а на корешках обложек проставляются их цифровые обозначения (индексы).

8.7. По истечении срока хранения дел в структурных подразделениях Службы по месту их заведения (через 2 года после окончания дел) документы постоянного и временного (5 лет и свыше) хранения передаются в архив Росземкадастра.

Дела временного хранения (до 5 лет) хранятся до истечения срока в структурных подразделениях.

8.8. Ответственность за сохранность документов и дел в структурных подразделениях Росземкадастра несут руководители соответствующих подразделений и сотрудники, ответственные за делопроизводство.

9. Подготовка документов к архивному хранению

9.1. Подготовка документов к архивному хранению включает экспертизу научной и практической ценности документов, оформление дел, описание дел, обеспечение сохранности документов, передачу дел в архив Росземкадастра.

9.2. Дела постоянного, временного хранения (свыше 10 лет) и по личному составу подлежат полистному просмотру с целью изъятия черновиков, документов временного срока хранения, неоформленных копий документов.

9.3. Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, подшивке или переплету, нумерации листов, составлению заверительной надписи.