Порядок организации обмена документами в электронном виде между Дирекцией Совета по железнодорожному транспорту и железнодорожными администрациями, между железнодорожными администрациями

(Утвержден 16.06.2020 на 72-ом заседании Совета по железнодорожному транспорту СНГ)

Настоящий порядок устанавливает регламент обмена документами и информацией в электронном виде между железнодорожными администрациями, участвующими в работе Совета по железнодорожному транспорту государств — участников Содружества, и Дирекцией Совета по железнодорожному транспорту государств — участников Содружества (далее — Дирекция Совета), также между железнодорожными администрациями.

1. Обмен документами и информацией в электронном виде (далее — электронные документы) между Дирекцией Совета и железнодорожными администрациями (далее также — ЖА), а также железнодорожными администрациями между собой осуществляется с использованием следующих ресурсов:

• Web-портал железнодорожных администраций (далее — Web-портал ЖА) в защищенной межгосударственной сети передачи данных «Инфосеть-21»;
• системы гарантированной доставки электронных документов (Electronic Document Delivery System) (далее — EDDS), в защищенной межгосударственной сети передачи данных «Инфосеть-21»;
• электронной почты;
• телеграфной и факсимильной связи.

1.1 Web-портал ЖА обеспечивает:

• размещение в разделе «Справочники» информации об официальных почтовых адресах ЖА, адресах электронной почты, телефонах и факсах, а также справочников с информацией о контактных лицах ЖА, ответственных за определенный круг вопросов взаимодействия;
• просмотр и скачивание с Web-портала ЖА документов из Электронного хранилища документов (раздел «ЭХД ЖА») нормативной документации, утвержденной на разных уровнях (Совет, Комиссии и т.п.), протоколов совещаний и документации для предварительного рассмотрения ЖА к назначенным совещаниям;
• предоставление отчетности и расчетно-статистической информации с возможностью скачивания отчетов в электронном виде (разделы «СПО ЖА», «ИБМУ/РСИ»);
• размещение, просмотр и скачивание извещений по корректировке классификаторов и справочников в Фонде классификаторов технико-экономической и нормативно-справочной информации железнодорожных администраций;
• размещение, просмотр, скачивание документов (телеграмм, извещений, уведомлений) в реализованных на Web-портале ЖА информационных системах (например, Автоматизированная система конвенционных запрещений межгосударственного уровня).

Регистрация пользователей и их прав доступа к разделам Web-портала ЖА осуществляется в соответствии с регламентирующими документами ведения Web-портала ЖА на основании заявок в адрес администратора Web-портала ЖА от имени администраторов ЖА.

ЖА обеспечивает своевременное внесение изменений в раздел «Справочники».

1.2 Система EDDS обеспечивает:

• прием и передачу электронных документов в любом формате с использованием различных средств доставки: FTP, e-mail, сетевого диска, ССП RWSOFT, системы СПФ;
• доставку документов от отправителя (Терминала отправителя) конечному пользователю (Терминалу получателя), включая возможность транзитной пересылки;
• формирование и отправку ответов-подтверждений между Терминалом получателя и Терминалом отправителя о получении и отправке документа;
• формирование и отправку ответов-подтверждений Терминалу отправителя о причинах недоставки документа (если таковая имела место);
• информирование Терминала отправителя о прочтении документа Терминалом получателя.

Настройка параметров пересылки и обработки с использованием Системы гарантированной доставки электронных документов EDDS осуществляется по согласованию сторон, участвующих в электронном обмене.

Контроль, регистрация и регламент использования электронного обмена в Дирекции Совета и на ЖА осуществляются на основании внутренних нормативных документов.

1.3. Электронная почта обеспечивает передачу и прием электронных документов, используя публичные сети передачи данных. Рекомендуется использовать официальные адреса, которые размещены на Web-портале ЖА в разделе «Справочники».

2. Для организации своевременного оперативного обмена информацией, ускорения доставки документов, сохранения конфиденциальности при передаче электронных документов и сокращения расходов на содержание телеграфных средств связи рекомендуется максимальное использование возможностей Web-портала ЖА и EDDS.

3. ЖА для обмена электронными документами выбирает один или два основных ресурса и один резервный ресурс, о чем официально информирует Дирекцию Совета для включения информации в таблицу по форме Приложения для каждой ЖА. Таблица размещается на Web-портале ЖА в разделе «Справочники». ЖА может менять ресурсы с предварительным информированием Дирекции Совета и ЖА.

4. При обмене электронными документами, которые подписываются уполномоченными представителями Дирекции Совета или ЖА, используются сканированные версии в формате Pdf файла, который должен быть защищен от редактирования паролем.

5. В случае необходимости при больших объемах передаваемой информации производится архивация сообщений в формате ZIP.

6. В Дирекцию Совета от ЖА документы в электронном виде направляются:

• на ввод, корректировку или отмену конвенционных запрещений;
• на ввод, корректировку или отмену режимов срочного возврата;
• на подсылку исправных порожних вагонов для обеспечения погрузки;
• на ввод, корректировку или отмену плана формирования;
• при форс-мажоре о наличии брошенных поездов;
• аренда вагонов инвентарного парка;
• согласование перевозки грузов на особых условиях;
• согласование изменений и порядка пропуска пассажирских поездов.

7. Настоящий Порядок утвержден _______ 20__ года на __________ заседании Совета по железнодорожному транспорту государств — участников Содружества.

железнодорожной администрации _________________

Электронные документы по теме:	Основной ресурс				Резервный ресурс
	1	2	3	4	1	2	3	4
Конвенционные запрещения	+ <*>	+					+
Срочный возврат грузовых вагонов		+					+
Подсылка порожних вагонов		+						+
Изменения плана формирования грузовых поездов	+						+
Форс-мажор		+						+
Аренда вагонов инвентарного парка		+
Согласование перевозки грузов на особых условиях			+
Согласование изменений и порядка пропуска пассажирских поездов					+

---

<*> — пример для заполнения

1 — Web-портал ЖА

2 — EDDS

3 — электронная почта

4 — телеграфная и факсимильная связь

---