Письмо Росархива от 01.09.2020 № 4/2340-А

«О планировании работы архивных учреждений Российской Федерации на 2021 г. и их отчетности за 2020 г.»

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АРХИВНОЕ АГЕНТСТВО

ПИСЬМО

от 1 сентября 2020 г. № 4/2340-А

Сохраняющаяся неопределенность в отношении возможных сценариев дальнейшего распространения коронавирусной инфекции обуславливает необходимость планирования работы архивных учреждений Российской Федерации на 2021 г., исходя из эпидемической ситуации в каждом конкретном регионе. В случае ее стабилизации — возвращение к деятельности в обычном режиме с соблюдением рекомендаций уполномоченных органов санитарно-эпидемического надзора, в том числе Рекомендаций по организации работы читальных залов государственных и муниципальных архивов Российской Федерации в условиях сохранения рисков распространения COVID-19 (МР 3.1/2.1.0199-20), при ухудшении — организация работы с учетом ограничений, устанавливаемых нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации, на территории которых находятся соответствующие архивы, в том числе с переходом, в необходимых случаях, на дистанционный режим.

При этом считаем важным, чтобы в обоих случаях планы предусматривали мероприятия по цифровой трансформации, включенной Указом Президента Российской Федерации от 21.07.2020 № 474 в число национальных целей развития Российской Федерации на период до 2030 г., которые бы обеспечивали повышение удовлетворенности граждан государственными услугами, снижение трудозатрат, доступность, надежность и безопасность используемых информационных систем, информационно-технологической инфраструктуры, последовательный переход на отечественное программное обеспечение.

В этой связи считаем целесообразным предусмотреть при планировании работы на 2021 г.:

- незамедлительное информирование Росархива и уполномоченных органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации в сфере архивного дела о фактах необнаружения дел (документов) (предположительно по причине хищения);

- оперативное представление материалов о снятии с учета необнаруженных документов для рассмотрения соответствующей комиссией Росархива (только федеральные архивы);

- продолжение формирования Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации и региональных реестров;

• продолжение работы по ликвидации последствий чрезвычайного происшествия в РГАЛИ (РГАЛИ, РГАНТД);
• ввод в эксплуатацию лабораторного корпуса РГАКФД (Московская область, г. Красногорск), продолжение строительства архивного комплекса ГАРФ (Калужская область, г. Обнинск);

в сфере комплектования:

• продолжение внедрения в практику работы архивов и организаций — источников их комплектования:
• Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения и Инструкции по его применению, утвержденных соответственно приказами Росархива от 20.12.2019 № 236 и 20.12.2019 № 237;
• Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления, утвержденных приказом Росархива от 22.05.2019 № 71;
• Примерного положения о центральном архиве федерального органа государственной власти, иного федерального государственного органа, утвержденного приказом Росархива от 25.02.2019 № 30;
• Примерного положения о центральной экспертной комиссии федерального органа государственной власти, иного федерального государственного органа, утвержденного приказом Росархива от 25.02.2019 № 31;
• организацию и проведение паспортизации организаций — источников комплектования государственных и муниципальных архивов по состоянию на 01.12.2021;
• проведение мероприятий по обеспечению сохранности и приему на хранение архивных документов ликвидируемых органов государственной власти, органов местного самоуправления, подведомственных им организаций;
• продолжение изучения практики работы с электронными документами в системах электронного документооборота органов и организаций, выступающих источниками комплектования архивов, а также практики приема электронных документов в государственные и муниципальные архивы;

в сфере использования архивных документов:

• совершенствование информационного обслуживания государственных органов, органов местного самоуправления и граждан, прежде всего в части исполнения социально-правовых запросов на основе организации электронного взаимодействия с территориальными органами ПФР посредством Единой государственной информационной системы социального обеспечения и внедрения в практику работы Базы данных о местах хранения архивных документов по личному составу;
• организацию рассекречивания архивных документов в соответствии с Планом деятельности Межведомственной комиссии по защите государственной тайны по рассекречиванию документов КПСС и Правительства СССР (МВК) на 2021 — 2025 годы (только федеральные архивы) и планами работы межведомственных экспертных комиссий, созданных в субъектах Российской Федерации для рассекречивания архивных документов ликвидированных организаций, не имеющих правопреемников, комиссий ведомств и архивных учреждений по рассекречиванию документов;
• проведение мероприятий патриотической направленности, в том числе участие в реализации проектов, включенных в государственную программу «Патриотическое воспитание граждан Российской Федерации на 2021 — 2025 годы» и соответствующий План Росархива (только федеральные архивы);
• участие в реализации мероприятий, посвященных 80-летию начала Великой Отечественной войны 1941 — 1945 гг., 60-летию полета Ю.А. Гагарина, 100-летию Рижского мирного договора, 300-летию Российской империи;
• 800-летию со дня рождения Александра Невского, 350-летию со дня рождения Петра I, 200-летию со дня рождения Ф.М. Достоевского и Н.А. Некрасова;
• подготовку сборников документов: «Оборонно-промышленный комплекс СССР. 1946 — 1963 гг.» (серия «История создания и развития оборонно-промышленного комплекса России и СССР. 1900 — 1963»). Т. 6 (РГАЭ, ГАРФ, РГАСПИ, РГАНИ, РГА в г. Самаре), «Советский Союз и польское военно-политическое подполье. Апрель 1943 г. — декабрь 1945 г.». Т. 2, части 2 — 3 (август 1944 — январь 1945 гг.) (ГАРФ, РГАСПИ, РГВА), «Восстание в Варшавском гетто. Апрель — май 1943 г.» (ГАРФ, РГАСПИ, РГАКФД), «Восстановление промышленности Белоруссии. 1944 — 1950 гг.» (РГАЭ, ГАРФ, РГАСПИ), «Монголия и СЭВ: на пути евразийской экономической интеграции» (РГАЭ, ГАРФ), «Советская модель экономики: Союзный центр и республики Прибалтики. 1975 — 1991 гг.» (РГАЭ, ГАРФ, РГАНИ), «Голод в Казахстане и России в 1928 — 1934 гг.» (РГАЭ, ГАРФ, РГВА, РГАСПИ, РГАНИ), «Казахстан в годы Великой Отечественной войны» (РГАСПИ, ГАРФ, РГАЭ, РГАЛИ), «Коминтерн и Венгрия» (РГАСПИ), «СССР и Вьетнам в годы второй Индокитайской войны. Международная конференция по Вьетнаму. Париж, 1973 г.» (РГАСПИ, РГАНИ), «Политические отношения между СССР и МНР в 1952 — 1966 гг.» (РГАНИ, ГАРФ, РГАЭ, РГАСПИ, РГАКФД), «Встречи и переговоры на высшем уровне руководителей СССР и Венгрии в 1956 — 1980-х гг.» (РГАНИ), «Секретариат ЦК КПСС. Протокольные рабочие записи и стенограммы заседаний. Том 3. 1970 — 1971 гг.» (РГАНИ), «Письма и бумаги императора Петра Великого». Т. XIV, вып. 2 (РГАДА), «Переписка гетманов Левобережной Украины с Москвой и Санкт-Петербургом в 1654 — 1764 гг.» (Вып. 2. Гетманство И.О. Выговского и Ю.Б. Хмельницкого) (РГАДА), «Россия и белорусские земли XVII — первой половины XVIII вв.». Т. 2 «Шляхта и воинские подразделения Великого княжества Литовского на царской службе в 1654 — 1667 гг.» (РГАДА);
• проведение историко-документальных выставок в выставочных залах федеральных государственных архивов и на иных площадках (по специальному плану);
• создание и пополнение Интернет-проектов «Победа. 1941 — 1945», «Архивы — школе», «Польско-советская война. 1919 — 1921», к 800-летию со дня рождения Александра Невского, к 200-летию со дня рождения Ф.М. Достоевского и других по заданиям директивных органов;
• продолжение оцифровки и представления в сети Интернет наиболее востребованных комплексов исторических источников, в том числе участие в подготовке и пополнении федерального архивного Интернет-проекта «Преступления нацистов и их пособников против мирного населения СССР в годы Великой Отечественной войны 1941 — 1945 гг.»;
• пополнение документального комплекса «Вторая мировая война в архивных документах», размещенного на базе информационных ресурсов Президентской библиотеки имени Б.Н. Ельцина (только федеральные архивы);
• участие в реализации соглашения между Росархивом и Россотрудничеством; мероприятий совместно с Российским историческим обществом, предусмотренных планами (программами) совместных действий с архивистами Белоруссии, Венгрии, Вьетнама, Казахстана, Китая и Монголии;

в сфере информационных ресурсов и технологий:

• продолжение автоматизации основных направлений архивной деятельности на базе внедрения информационных систем архивов;
• ввод в ПК «Архивный фонд» заголовков архивных дел, находящихся на открытом хранении, в объемах, позволяющих завершить эту работу до конца 2023 г.;
• пополнение Общероссийской справочно-информационной системы (ОСИС) «База данных по местам хранения документов по личному составу» сведениями о местах хранения таких документов организаций государств — участников СНГ (РГАНТД) и сведениями о российских организациях, документы по личному составу которых на хранение не поступали и пути розыска которых исчерпаны;
• пополнение Базы данных рассекреченных дел и документов (только федеральные архивы);
• техническое сопровождение переноса информационных систем Росархива в государственную единую облачную платформу (ГЕОП) в рамках эксперимента, проводимого в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 28.08.2019 № 1114 (РГАНТД);

в части организационного, кадрового, научно-методического и информационного обеспечения:

• внедрение Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях, утвержденных приказом Росархива от 02.03.2020 № 24;
• повышение квалификации должностных лиц и работников архивов, в том числе в области пожарной безопасности, антитеррористической защищенности, ГО и ЧС;
• участие:
• в работе Совета по архивному делу при Федеральном архивном агентстве (г. Нижний Новгород) <1> и очередных заседаниях НМС архивных учреждений федеральных округов;
• во Всероссийском совещании муниципальных архивистов (г. Нижний Новгород) <2>;
• в совещании-семинаре главных хранителей фондов федеральных и государственных архивов Уральского федерального округа по обмену опытом работы в сфере обеспечения сохранности документов (г. Екатеринбург) <3>;
• во II Всероссийском кинофестивале архивных фильмов «Российский хронограф» (г. Екатеринбург, март — апрель) <4>;
• в организации и проведении очередных заседаний Российско-Китайской подкомиссии по сотрудничеству в области архивов (РГАЛИ, РГИА ДВ, Комитет по делам ЗАГС и архивов Правительства Хабаровского края, Управление архивами Свердловской области); Российско-Венгерской совместной комиссии по сотрудничеству в области архивов (Россия; РГАЭ, РГАСПИ, РГВИА), Российско-Казахстанской комиссии по сотрудничеству в области архивов (ГАРФ, РГАЭ, Министерство культуры Омской области, Комитет по делам архивов Оренбургской области); совместной Российско-Монгольской комиссии по сотрудничеству в области архивов (Монголия; РГАЭ, РГАНИ, ВНИИДАД, Министерство культуры Республики Бурятия, Архивное агентство Иркутской области, Управление архивами Свердловской области); встреч архивистов России и Белоруссии (федеральные архивы, ВНИИДАД), российских и армянских архивистов (Армения; федеральные архивы, ВНИИДАД) <5>;
• в XXI Общей конференции Евро-Азиатского регионального отделения Международного совета архивов (ГАРФ, РГИА, ВНИИДАД, Государственный комитет Республики Татарстан по архивному делу, Комитет по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики) <6>;
• в XIX конгрессе Международного совета архивов (ОАЭ, г. Абу-Даби, октябрь; федеральные архивы, ВНИИДАД, уполномоченные органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации в сфере архивного дела) <7>;
• в XXVIII международной научно-практической конференции «Документация в информационном обществе» (г. Москва, ноябрь) <8>;
• в отраслевом конкурсе научных работ в области архивоведения, документоведения и археографии, выполненных в 2018 — 2020 гг.

<1> Точная дата проведения будет сообщена дополнительно.

<2> Точная дата проведения будет сообщена дополнительно.

<3> Точная дата проведения будет сообщена дополнительно.

<4> Точная дата проведения будет сообщена дополнительно.

<5> Точная дата и место проведения будут сообщены дополнительно.

<6> Точная дата и место проведения будут сообщены дополнительно.

<7> Точная дата проведения будет сообщена дополнительно.

<8> Точная дата проведения будет сообщена дополнительно.

При планировании деятельности НМС архивных учреждений федеральных округов предлагаем предусмотреть обсуждение на очередных заседаниях вопроса о выдвижении на отраслевой конкурс научных работ в области архивоведения, документоведения и археографии, выполненных в 2018 — 2020 гг.

В текстовой части годовых отчетов просим подробно отразить:

• работу по взаимодействию с органами местного самоуправления и муниципальными архивами;
• участие в реализации различных региональных программ развития;
• изменения, произошедшие в сети архивных учреждений субъектов Российской Федерации, указав их названия, подчиненность, организационно-правовую форму, штатную численность;
• работу по подготовке к отправке в ЦХСФ микрофильмов страхового фонда во исполнение решения коллегии Росархива от 25.12.2019 (ГАРФ, РГИА, РГАСПИ, РГВА, РГАВМФ);
• работу по рассекречиванию архивных документов, указав название комиссий по рассекречиванию, количество дел и документов, подготовленных к рассекречиванию, количество дел и документов, рассекреченных в плановом порядке, вне плана полностью, частично, из каких фондов, хронологические рамки, количество оставленных на секретном хранении; проблемы работы по рассекречиванию и пути их решения (только уполномоченные органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации в сфере архивного дела);
• обобщенную информацию о выполнении Плана мероприятий Федерального архивного агентства по патриотическому воспитанию граждан Российской Федерации на 2016 — 2020 годы (только федеральные архивы).

Просим оперативно представлять в Росархив информацию о произошедших кадровых изменениях в руководстве уполномоченных органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации в сфере архивного дела и подведомственных архивах, а также обеспечить своевременную актуализацию контактной информации на странице соответствующего архива на портале «Архивы России» и регулярное размещение новостной информации о деятельности в соответствии с письмом Росархива от 09.02.2016 № 8/281-А.

Напоминаем, что планово-отчетная документация представляется в сроки и формах согласно приложениям: № 1 - федеральные государственные архивы, № 2 - уполномоченные органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации в сфере архивного дела, № 3 - базовые органы НМС архивных учреждений федеральных округов. Обращаем внимание федеральных архивов, что заполнение статистической формы № 1 на сайте Росархива посредством электронного сервиса необходимо осуществить до 31 декабря 2020 г. для плановых показателей и до 15 февраля 2021 г. — для отчетных показателей.

Руководитель Федерального архивного агентства А. Н. Артизов

Приложение 1 к письму Росархива от 1 сентября 2020 г. № 4/2340-А

ТАБЛИЦА ПРЕДСТАВЛЕНИЯ ФЕДЕРАЛЬНЫМИ АРХИВАМИ ПЛАНОВО-ОТЧЕТНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ 2020/2021

Приложение 2 к письму Росархива от 1 сентября 2020 г. № 4/2340-А

ТАБЛИЦА ПРЕДСТАВЛЕНИЯ УПОЛНОМОЧЕННЫМИ ОРГАНАМИ ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ СУБЪЕКТОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ В СФЕРЕ АРХИВНОГО ДЕЛА ПЛАНОВО-ОТЧЕТНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ 2020/2021

Приложение 3 к письму Росархива от 1 сентября 2020 г. № 4/2340-А

ТАБЛИЦА ПРЕДСТАВЛЕНИЯ БАЗОВЫМИ ОРГАНАМИ НМС АРХИВНЫХ УЧРЕЖДЕНИЙ ФЕДЕРАЛЬНЫХ ОКРУГОВ ПЛАНОВО-ОТЧЕТНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ 2020/2021