Письмо Росархива от 06.09.2011 № 4/1784-А

«О планировании работы архивных учреждений Российской Федерации на 2012 г. и их отчетности за 2011 г.»

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АРХИВНОЕ АГЕНТСТВО

ПИСЬМО от 6 сентября 2011 г. № 4/1784-А

О ПЛАНИРОВАНИИ РАБОТЫ АРХИВНЫХ УЧРЕЖДЕНИЙ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ НА 2012 Г. И ИХ ОТЧЕТНОСТИ ЗА 2011 Г.

В планируемом периоде работа архивных учреждений будет как и в предшествующие годы проходить в условиях определенного дефицита финансового и кадрового ресурсов; существенным фактором станет также необходимость внесения корректив в организацию финансово-хозяйственной деятельности государственных и муниципальных архивов в связи с их преобразованием в казенные и бюджетные учреждения согласно Федеральному закону от 8 мая 2010 г. № 83-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в связи с совершенствованием правового положения государственных (муниципальных) учреждений». Вместе с тем, ожидаемое с будущего года продолжение реализации федеральной целевой программы поддержки отечественной культуры должно обеспечить сохранение позитивных тенденций в развитии архивного дела.

С учетом этого основными задачами на 2012 г. будут поддержание надлежащего уровня безопасности архивных фондов, выполнение рекомендаций Совета по архивному делу при Федеральном архивном агентстве (сентябрь 2011 г., г. Казань) по информатизации архивной отрасли. Для их решения считаем необходимым в числе конкретных мероприятий разрабатываемых планов работы предусмотреть:

в сфере обеспечения сохранности и государственного учета:

• продолжение работ по повышению пожарной безопасности архивов, их технической укрепленности; соблюдение охранного режима;
• обеспечение нормативных требований по организации хранения и учету документов, в том числе организации выдачи документов из хранилищ;
• выявление уникальных документов в рамках формирования Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации и региональных реестров;
• рассмотрение хода и результатов работы по проверке наличия и состояния фондов, используя положения письма Росархива от 09.08.2011 № 8/1612-Т, и направление до 1 апреля 2012 г. предложений о сроках представления в Росархив материалов о снятии с учета необнаруженных документов для рассмотрения соответствующей комиссией Росархива (только федеральные архивы);
• внедрение четвертой версии ПК «Архивный фонд» и представление в установленном порядке в Росархив информационных массивов БД «Архивный фонд» и «Фондовый каталог»;

в сфере комплектования:

• продолжение работы по организации внедрения Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 № 477, и Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти; «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утвержденного Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, с учетом результатов мониторинга его внедрения в федеральных органах исполнительной власти, проведенного в 2011 г.;
• оказание методической помощи в организации хранения, учета и использования электронных документов, образовавшихся в деятельности организаций — источников комплектования государственных и муниципальных архивов;
• продолжение работы по заключению соглашений о сотрудничестве с территориальными органами федеральных органов исполнительной власти и федеральными организациями, расположенными на территории субъектов Российской Федерации;
• организацию работы по обеспечению сохранности документов ликвидированных организаций, в том числе в ходе банкротства, а также при приватизации организаций;

в сфере использования архивных документов:

• участие в мероприятиях, включенных в государственную программу «Патриотическое воспитание граждан Российской Федерации на 2011 — 2015 гг.», программу Федерального архивного агентства по патриотическому воспитанию граждан Российской Федерации на 2011 — 2015 годы;
• оперативное предоставление архивной информации в соответствии с решениями Комиссии при Президенте Российской Федерации по противодействию попыткам фальсификации истории в ущерб интересам России;
• участие в реализации планов основных мероприятий по подготовке и проведению празднования юбилейных дат: 1050-летия основания г. Белозерска Вологодской области, 1150-летия зарождения российской государственности, 200-летия победы России в Отечественной войне 1812 г., 200-летия со дня рождения И.А. Гончарова, 150-летия со дня рождения П.А. Столыпина, в том числе подготовку и размещение в сети Интернет виртуальных проектов: к 1150-летию зарождения российской государственности (ГАРФ, РГАДА, РГИА); «Преодоление Смуты (к. XVI — н. XVII вв.) и укрепление российской государственности» (Государственный архив Костромской области, РГАДА, РГАНТД); 150-летию со дня рождения П.А. Столыпина (РГИА, ГАРФ, РГАДА); тематической базы данных «Документы по истории Отечественной войны 1812 г.» (РГВИА, РГАНТД); подготовку и проведение международных научных конференций к 200-летию Отечественной войны 1812 г. (ГАРФ) и 400-летию окончания Смуты (РГАДА);
• участие в реализации мероприятий, связанных с использованием архивных документов, Плана совместных действий Федерального архивного агентства и Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь на 2011 — 2013 гг., Плана совместных мероприятий Федерального архивного агентства и Государственной архивной службы Украины на 2011 — 2013 годы, Программы мероприятий Российско-китайской рабочей группы по сотрудничеству в области архивов на 2011 — 2015 гг.;
• организацию рассекречивания архивных документов в соответствии с утвержденным Планом работы Межведомственной комиссии по защите государственной тайны на 2012 г., планами работы межведомственных экспертных комиссий, созданных в субъектах Российской Федерации для рассекречивания архивных документов ликвидированных организаций, не имеющих правопреемников, комиссий ведомств и архивных учреждений по рассекречиванию документов;
• подготовку сборников документов: «Из истории российско-грузинских связей: к 230-летию подписания Георгиевского трактата» (РГВИА, РГАДА, РГИА); «Переписка гетманов левобережной Украины с Москвой и Санкт-Петербургом в 1654 — 1764 гг.» (РГАДА); «Российский коллаборационизм: Вторая освободительная армия А.А. Власова» (РГАСПИ, ГАРФ, РГВА, РГАКФД); «Встречи и переговоры на высшем уровне руководителей СССР и Югославии в 1945 — 1980 гг.» (РГАНИ, РГАСПИ); «Экономические отношения союзного центра с прибалтийскими республиками. Т. 1. 1954 — 1964» (РГАЭ, ГАРФ, РГАНИ); «История создания и развития оборонно-промышленного комплекса России и СССР в 1900 — 1963 гг.», т. 4. 1938 — июнь 1941 гг., т. 5. 1941 — 1945 гг. (РГАЭ, ГАРФ, РГАСПИ, РГВА, РГАВМФ, РГАНТД); «Голод в СССР. 1929 — 1934 гг.», т. 3. (РГАЭ, ГАРФ, РГАСПИ, РГВА); «Румынские военнопленные в СССР. 1941 — 1955 гг.» (РГВА, ГАРФ); «Итальянские военнопленные в СССР» (РГВА); «Халхин-Гол. 1939 г.» (РГВА, РГАСПИ), «Преступления фашизма» (РГАСПИ); «Иван Александрович Гончаров: к 200-летию со дня рождения» (РГАЛИ); «Повесть пламенных лет Александра Довженко» (РГАЛИ); «Советские композиторы в годы Великой Отечественной войны 1941 — 1945 гг.» (РГАЛИ); фотоальбомов по истории Красной Армии 1920 — 1930-х годов (РГВА, РГАКФД); «Они защищали Россию (К 100-летию Первой мировой войны)» (РГВИА, РГАВМФ);
• в соответствии с заданиями МИД России выявление документов для подготовки сборников: «Советско-израильские отношения. 1954 — 1967 гг.»; «Советско-китайские отношения. 1949 — 1955 гг.», т. 2; «Советско-румынские отношения», т. 3. 1945 — 1947 гг.; «Холодная война. 1950 — 1960-е годы»;
• участие в создании сайта «Документы советской эпохи» (ГАРФ, РГАЭ, РГАСПИ, РГАНИ, РГВА, РГАВМФ, РГАЛИ, РГАНТД и его филиал в г. Самаре, РГАКФД, РГИА ДВ);
• подготовку и проведение историко-документальных выставок в выставочных залах федеральных государственных архивов (по специальному плану);
• информационное пополнение и поддержку Интернет-сайта «Победа. 1941 — 1945» (РГАКФД, РГАНТД);
• участие в реализации пилотного проекта «Архивы — школам» (ГАРФ, РГАДА, РГИА, РГАНТД);
• внедрение Правил работы пользователей в читальных залах государственных и муниципальных архивов Российской Федерации;

в сфере организационного, научно-методического и информационного обеспечения:

• организацию внедрения в практику работы «Регламента организации планирования, выполнения и приема результатов научно-исследовательских и опытно-конструкторских работ, выполняемых на основе государственного задания Федерального архивного агентства», утвержденного Приказом Росархива от 22.08.2011 № 64;
• продолжение внедрения в практику работы административных регламентов исполнения государственных функций и предоставления государственных услуг в области архивного дела, проведение работ по переводу в электронную форму;
• участие в работе Совета по архивному делу при Федеральном архивном агентстве <*>;
• участие в организации и проведении заседаний Российско-китайской рабочей группы по сотрудничеству в области архивов в г. Екатеринбурге (Управление архивами Свердловской области, РГАЭ, РГАСПИ, РГИА ДВ, ВНИИДАД, Управление по делам архивов Правительства Хабаровского края), Российско-монгольской комиссии по сотрудничеству в области архивов (РГАСПИ, РГВА, Управление по делам архивов Республики Бурятия, Архивное агентство Иркутской области, Управление архивами Свердловской области), Российско-венгерской комиссии по сотрудничеству в области архивов (РГАЭ, РГВИА), встречи российских и армянских архивистов «Архивное дело России и Армении на современном этапе» (федеральные архивы, ВНИИДАД), а также участие во встрече руководства архивных служб и государственных архивов Белоруссии, России и Украины (федеральные архивы, ВНИИДАД) <*>;
• участие в работе VII Форума научной и творческой интеллигенции стран — участников СНГ (федеральные архивы, ВНИИДАД) <*>;
• участие в работе XVII Международного конгресса архивов (август 2012 г., Австралия, Брисбен);
• участие в XIII Общей конференции Евро-Азиатского регионального отделения Международного совета архивов (Узбекистан; ГАРФ, РГИА, ВНИИДАД, Главное архивное управление при Кабинете Министров Республики Татарстан, Комитет по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики, Управление Алтайского края по культуре и архивному делу, Управление государственной архивной службы Новосибирской области) <*>;
• участие в XIX международной научно-практической конференции «Документация в информационном обществе» (г. Москва) <**>;
• участие в отраслевом конкурсе научных работ в области архивоведения, документоведения и археографии, выполненных в 2009 — 2011 гг.;
• продолжение работы по созданию и развитию архивных сайтов, регулярное предоставление информации для размещения на портале «Архивы России» в соответствии с Приказом Росархива от 25.05.2001 № 36 и письмом Росархива от 17.05.2001 № 6/513-К.

---

<*> Точная дата и место проведения будут сообщены дополнительно.

<**> Точная дата проведения будет сообщена дополнительно.

Обращаем внимание, что прием заявок на участие в реализации мероприятий федеральной целевой программы «Культура России (2012 — 2016 гг.)» в 2012 г. будет осуществляться до 1 ноября т.г. в порядке, установленном Приказом Росархива от 20.11.2006 № 66.

При планировании деятельности НМС архивных учреждений федеральных округов просим предусмотреть выдвижение на отраслевой конкурс научных работ в области архивоведения, документоведения и археографии, выполненных в 2009 — 2011 гг.

Напоминаем, что планово-отчетные документы представляются в сроки, определенные Приказом Росархива от 12.10.2006 № 59; планы работы НМС архивных учреждений федеральных округов — к 1 декабря т.г., отчеты о работе НМС в 2011 г. — к 15 января 2012 г.; заявочные карты на разработку научных тем в 2013 г. — в сроки, установленные Приказом Росархива от 22.08.2011 № 64.

В годовых отчетах об основной деятельности архивных учреждений просим по возможности более подробно отразить:

• информацию о реализации Федерального закона от 8 мая 2010 г. № 83-ФЗ, в том числе о преобразовании государственных и муниципальных архивов в бюджетные и казенные учреждения;
• работу по взаимодействию уполномоченных органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела с органами местного самоуправления и муниципальными архивами;
• изменения, произошедшие в сети архивных учреждений субъектов Российской Федерации, указав их названия, подчиненность, штатную численность;
• сведения об условиях оплаты труда в государственных архивах субъектов Российской Федерации;
• работу по рассекречиванию архивных документов, указав название комиссий по рассекречиванию, количество дел и документов, подготовленных к рассекречиванию, количество дел и документов, рассекреченных в плановом порядке, вне плана полностью, частично, из каких фондов, хронологические рамки, количество оставленных на секретном хранении;
• работу по оцифровке описей (не только сканирование, но и внесение информации в поля БД), указав количество внесенных в ПК «Архивный фонд» заголовков фондов, описей, единиц хранения, документов и их процент от общего числа имеющихся в архиве фондов, описей, единиц хранения;
• работу по сканированию архивных документов, указав помимо объемов (нарастающим итогом и за год) видовой состав документов, количество и модели используемого оборудования, применяемые технологии, в том числе практику оцифровки микроформ; технические характеристики: разрешение при сканировании, цветность, используемые форматы хранения (tiff; jpg и т.п.), объемы (абсолютные цифры (количество дел) и Мб) уже имеющейся цифровой информации; используемые носители для хранения информации;
• степень внедрения информационно-коммуникационных технологий (ИКТ) в деятельность уполномоченных органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела, а также федеральных, государственных и муниципальных архивов (количество персональных компьютеров и серверов, в том числе объединенных в локальную сеть, имеющих доступ в Интернет, используемое программное обеспечение, в том числе номер версии ПК «Архивный фонд»), а также наличие IT-специалистов;
• степень готовности к приему электронных документов на постоянное хранение и оказание государственных услуг в электронном виде, наличие подключения к системе СМЭВ;
• данные о заявках на получение грантов российских и международных фондов и сведения о полученных грантах по установленной форме (название архива, название проекта, тип проекта (исследовательский, издательский, научные мероприятия, создание информационных ресурсов, материально-техническое обеспечение), грантодатель, исполнители, соисполнители, годы осуществления проекта, запрашиваемая (полученная) сумма, наименование и характер создаваемого продукта (справочно-информационное издание, база данных, электронный ресурс в сети Интернет и т.п.), владелец продукта, виды и условия использования продукта (только федеральные архивы).

Вместе с годовыми отчетами за 2011 г. необходимо представить:

• статистические отчеты по формам № 1 (раздельно по государственным и муниципальным (районным/городским) архивам), № 4 <***> (на бумажном носителе и в электронном формате);
• акты инвентаризации дел, имеющих в оформлении или приложении к ним драгоценные металлы и камни (только федеральные архивы);
• по два экземпляра вышедших из печати за отчетный период сборников документов и справочно-информационных изданий, а также их библиографические описания и аннотации.

---

<***> Уточненная форма будет направлена уполномоченным органам исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела до 31 декабря т.г.

В связи с планируемым размещением в 2012 г. информации из Центрального фондового каталога в сети Интернет считаем обязательным выполнение Приказа Росархива от 23.10.2000 № 64 и предоставление в срок до 1 февраля 2012 г. копий массивов данных в формате БД «Фондовый каталог» (четвертая версия). Заархивированные копии передаются в Росархив на электронных носителях в 2-х экземплярах или пересылаются по адресу: kupriyanova_ov@gov.ru.

Так как «Фондовый каталог» (четвертая версия) работает только с массивами данных, созданными в ПК «Архивный фонд» (четвертая версия), необходимо завершение процесса перехода автоматизированного учета с ПК «Архивный фонд» (третья и более ранние версии) на использование ПК «Архивный фонд» (версия 4.3). При этом обращаем особое внимание на недопущение модификаций ПК «Архивный фонд», ведущих к изменению структуры БД, что делает невозможной загрузку массивов данных в ПК «Фондовый каталог» и затрудняет переход на новые версии ПК «Архивный фонд».

Просим также направить в Росархив:

• описание ошибок, возникающих при конвертации (переносе) БД «Архивный фонд» третьей версии в ПК «Архивный фонд» версии 4.3, с приложением файла отчета об ошибках, создаваемого утилитой конвертации БД из третьей в четвертую версию и, по возможности, заархивированной копии БД, при конвертации которой возникают ошибки, — до 15 декабря 2011 г.;
• замечания и предложения по доработке ПК «Архивный фонд» (версия 4.3) и «Фондовый каталог» (четвертая версия) — до 1 февраля 2012 г.;
• информацию о расходах регионального бюджета на содержание государственных архивов, утвержденных на 2012 г., с разбивкой по статьям экономической классификации — до 1 марта 2012 г.

---