Письмо Наркомфина РСФСР от 28.07.1942 № 266

<О направлении для руководства инструкции по ревизии штатной работы городских и районных финансовых отделов>

(вместе с «Инструкцией...», утв. Наркомфином РСФСР 27.07.1942)

ПИСЬМО

Наркомфин РСФСР направляет при этом для руководства инструкцию по ревизии штатной работы городских и районных финансовых отделов.

ИНСТРУКЦИЯ ПО РЕВИЗИИ ШТАТНОЙ РАБОТЫ ГОРОДСКИХ И РАЙОННЫХ ФИНАНСОВЫХ ОТДЕЛОВ

1. Срок ревизии устанавливается руководством НКФ АССР, край(обл)фо, но он не должен быть менее 5 дней.

2. К участию в ревизии привлекаются работники рай(гор)фо и общественность, а также используется материал, имеющийся в учреждениях Госбанка.

3. При ревизии штатной работы горфо городов, имеющих районное деление, ревизией должны быть охвачены все райфо и в каждом районе не менее 5 учреждений, организаций и предприятий. При ревизии штатной работы горфо городов, не имеющих районного деления, а также сельских райфо должно быть обревизовано не менее 10 учреждений, организаций и предприятий.

4. Ревизор обязан в первую очередь проверить, как выполнены райгорфо предложения, приказ НКФ АССР, край(обл)фо и решение рай(гор)исполкома по предыдущей ревизии.

5. Правильность регистрации штатов и смет административно-управленческих расходов проверяется по всем учреждениям, предприятиям и организациям.

6. По результатам каждой ревизии составляется отдельный акт. В акте фиксируются как недочеты и нарушения, так и положительные стороны, имеющиеся в штатной работе ревизуемого рай(гор)фо и обобщаются результаты ревизий отдельных учреждений, организаций и предприятий.

7. При выявлении недочетов и нарушений ревизор должен установить причины, породившие их, и конкретных виновников.

8. Ревизор обязан в процессе ревизии инструктировать работников, на которых возложена штатная работа и, не дожидаясь окончания ревизии, принимать конкретные меры к устранению вскрываемых ревизией недочетов и нарушений.

9. При обнаружении растрат и хищений, а также других злоупотреблений, ревизор обязан, не ожидая окончания ревизии, передать материалы ревизии судебно-следственным органам.

10. Акт ревизии рай(гор)фо подписывается зав. рай(гор)фо и инспектором по штатам или работником рай(гор)фо, на которого возложена штатная работа.

Акты ревизий учреждений, предприятий и организаций подписываются их руководителями и гл. бухгалтерами.

При наличии возражений, они должны быть приложены к акту.

11. Каждому из обревизованных рай(гор)фо ревизор обязан дать выводы по результатам ревизии и конкретные предложения об устранении вскрытых ревизией недочетов и нарушений, с указанием сроков их устранения.

12. По согласованию акта ревизии с зав. рай(гор)фо результаты ревизии должны быть обсуждены на производственном совещании работников рай(гор)фо.

13. Результаты ревизии докладываются председателю рай(гор)исполкома или его заместителю, а в необходимых случаях вносятся на обсуждение в рай(гор)исполком.

При ревизии штатной работы подлежат обязательной проверке и освещению в ревизионном акте следующие вопросы:

I. Кадры

1. Полностью ли укомплектован штат инспекторов по штатам в рай(гор)фо, а также инспекторов бюджета в тех районах, где по штату не установлено должности инспектора по штатам.

Какие меры принимались к укомплектованию аппарата, текучесть его и причины этого.

2. Деловая и политическая квалификация инспекторов по штатам и инспекторов по бюджету, на которых возложена штатная работа.

3. Мероприятия по повышению квалификации работников, в частности: организована ли регулярная техническая учеба, проводились ли семинары, организовано ли заочное обучение.

II. Организация работы аппарата

1. Правильно ли распределены учреждения, предприятия и организации между райфо и горфо в городах, имеющих районное деление (п. 24 инструкции НКФ СССР от 31 марта 1941 г. № 246/36).

2. Правильно ли распределены обязанности между работниками по штатам.

3. Нет ли случаев отрыва работников на выполнение другой работы в ущерб для основной работы.

4. Созываются ли рай(гор)фо технические и производственные совещания по вопросам штатной работы. Приглашаются ли горфо на эти совещания работники подчиненных им райфо.

5. Обеспечены ли работники необходимым законодательным и руководящим материалом.

6. Организовано ли социалистическое соревнование и результаты его.

7. Своевременно ли составляются и утверждаются зав. рай(гор)фо планы работ, качество их и как они выполняются.

8. Своевременно ли представляются отчеты по штатной работе. Качество отчетов и объяснительных записок к ним.

9. Состояние учета и делопроизводства.

III. Руководство штатной работой райфо со стороны горфо в городах, имеющих районное деление

1. Проводились ли горфо совещания по вопросам штатной работы с зав. райфо и с работниками, на которых возложена штатная работа.

2. Своевременно ли горфо сообщает райфинотделам руководящие материалы по штатной работе.

3. Какие давались общие указания райфо по собственной инициативе горфо и правильность их.

Просмотреть переписку с райфо с целью установления своевременности и правильности ответов на запросы, правильности указаний дававшихся отдельным райфо и налаженности контроля исполнения.

4. Даются ли райфинотделам заключения по их планам работ и указания об устранении недочетов, выявляемых в результате рассмотрения отчетов по штатной работе.

5. Как организован обмен опытом между работниками райгорфо по штатам.

6. Как выполняется директива о проверке в течение года состояния штатной работы в каждом райфо не менее одного раза в год.

В каком количестве райфо проверено состояние штатной работы к моменту ревизии.

Качество проверок, в частности: по всем ли организациям проверена правильность регистрации штатов, ставок и фондов зарплаты, а также смет адмхозрасходов; обоснованность записанных в акты фактов; проверялось ли состояние штатной работы в отдельных учреждениях, предприятиях и организациях в момент ревизии; все ли участки штатной работы подвергались проверке и правильность и полнота выводов и предложения по результатам проверок.

7. Своевременно ли реализуются материалы проверок, ставятся ли они на обсуждение райгорисполкомов, вызываются ли руководством горфо зав. райфо и работники по штатам для обсуждения результатов проверок; издаются ли горфо приказы по результатам проверок и практикуется ли рассылка отдельных приказов всем райфо.

8. Сообщают ли райфо о выполнении предложений, решений исполкомов и приказов горфо по результатом проверок. Заведен ли учет выполнения их. Своевременно ли производятся проверки на месте выполнения предложений, решений и приказов по результатам проверок.

IV. Регистрация штатных расписаний, ставок заработной платы и смет административно-хозяйственных расходов

1. Какая была проведена подготовительная работа по регистрации штатных расписаний, ставок заработной платы и смет административно-хозяйственных расходов. Своевременно ли развернута работа по регистрации. Какое количество организаций было зарегистрировано в установленный срок и как обстоит дело с охватом организаций регистрацией к моменту ревизии.

Причины, по которым не закончена регистрация в установленный срок. Какие меры приняты в отношении организаций, незарегистрировавших своих штатов и смет в установленный срок.

2. Проверить отдельные организации, не прошедшие регистрацию с целью установления причин этого, а также каким путем они получают средства на выдачу зарплаты и адм. хоз. расходы, в частности, не допускают ли учреждения банка, а также не санкционируют ли рай(гор)фо выдачу им средств без предъявления регистрационных карточек.

3. Не нарушалось ли при первоначальной регистрации, а также при регистрации последующих изменений постановление СНК СССР от 5 июня 1941 г. № 1473 и телеграмма Государственной штатной комиссии при СНК СССР и НКФ СССР от 19 марта 1942 г. № 191, запрещающие регистрировать штаты вновь созданных учреждений и организаций, изменения структуры, должностных наименований и окладов, а также увеличение штатов против 1941 г., без разрешения указанной выше комиссии.

4. Правильность освобождения учреждений, предприятий и организаций от регистрации штатов.

5. Соблюдаются ли требования п. 27 инструкции НКФ СССР от 31 марта 1941 г. № 246/36 в части объема и форм материалов, представляемых на регистрацию.

6. Правильно ли заполняются регистрационные карточки и правильно ли ведется журнал регистрации штатов. Получают ли горфо регистрационные карточки от райфо и дают ли указания райфо об устранении недочетов, выявленных в результате рассмотрения регистрационных карточек.

7. Не нарушаются ли п. п. 9 - 14 инструкции НКФ СССР от 31 марта 1941 г. № 246/36, определяющие перечень должностей, подлежащих регистрации в финорганах.

8. Не допускается ли финорганами регистрация незаконно повышенных ставок заработной платы.

9. Соблюдается ли п. 16 инструкции, в частности:

а) не регистрируются ли персональные оклады как должностные;

б) не принимаются ли к регистрации фонды заработной платы, не предусмотренные п. 16 указанной инструкции (на оплату за сверхурочные работы, выходного пособия за работу в праздничные дни, компенсаций за неиспользованные отпуска и т.д.);

в) законность надбавок к заработной плате принятых к регистрации и

г) не принимаются ли к регистрации суммы на выплату премий по учреждениям и организациям, в которых применяется премиально-поощрительная система оплаты труда.

10. Проверяется ли правильность исчисления фондов зарплаты нештатных работников, в соответствии действительными потребностями и не принимаются ли к регистрации ассигнования на содержание постоянных работников, а также на оплату работы, которые должны выполняться штатным персоналом.

11. Правильность регистрации смет административно-хозяйственных расходов с точки зрения соблюдения п. 18 инструкции НКФ СССР от 31 марта 1941 г. № 246/36.

Не принимаются ли к регистрации незаконные и излишние ассигнования. Особое внимание должно быть обращено на проверку правильности и законности ассигнований по таким статьям сметы, как командировочные, почто-телеграфные и «прочие расходы».

12. Во всех ли случаях при выявлении незаконных и излишних ассигнований составляются акты на изъятие их.

Не практикуют ли финорганы самостоятельного исправления штатных расписаний и смет административно-хозяйственных расходов, а также не принимают ли они к регистрации указанные документы, исправленные самими учреждениями, предприятиями и организациями, а не их вышестоящими органами.

13. Проверяется ли рай(гор)фо при регистрации наличный штат работников и выплачиваемые оклады, а также фактическое расходование фонда заработной платы и административно-хозяйственных расходов.

Какие меры принимались к устранению выявленных нарушений и своевременно ли, а также полностью ли устранены нарушения.

14. Не нарушается ли п. 31 инструкции НКФ СССР от 31 марта 1941 г. № 246/36, согласно которому материалы регистрации должны подписываться заведующими городскими и районными финансовыми отделами.

15. Требуют ли рай(гор)фо при оформлении регистрации штатов возврата учреждениями, предприятиями и организациями регистрационной карточки по ранее произведенной регистрации.

16. Своевременно ли рассматриваются горфо городов, имеющих районное деление, жалобы учреждений, предприятий и организаций на действия райфо по вопросам регистрации штатов и правильность принятых решений по жалобам.

При проверке правильности регистрации штатов ревизор обязан ознакомиться с решениями соответствующих исполкомов Советов депутатов трудящихся, а также с перепиской с учреждениями, предприятиями и организациями, кредитными учреждениями и финорганами.

V. Изъятие в бюджет незаконных и завышенных ассигнований

1. Во всех ли случаях при выявлении незаконных и завышенных ассигнований составляются акты на изъятие их.

2. Вручаются ли акты регистрируемым организациям, а также своевременно ли посылаются акты вышестоящим организациям, утвердившим штатные расписания и сметы.

3. Своевременно ли сообщается соответствующим учреждениям банка о суммах незаконных и завышенных ассигнований, подлежащих изъятию в бюджет по хозяйственным организациям и по внебюджетным средствам бюджетных учреждений.

4. Своевременно ли учреждения банка производят изъятие незаконных и завышенных ассигнований и осуществляют ли рай(гор)фо наблюдение за этим делом.

5. Ведется ли наблюдение за включением в отчеты бюджетными учреждениями сумм незаконных и завышенных ассигнований, выявленных финорганами.

VI. Проверка соблюдения штатно-сметной дисциплины

1. Как выполняется п. 37 инструкции НКФ СССР от 31 марта 1941 г. № 246/36, обязывающий не менее 1 раза в год производить на месте ревизию регистрируемых учреждений, предприятий и организаций по соблюдению ими штатно-сметной дисциплины.

Какое количество учреждений, предприятий и организаций обревизовано к моменту ревизии. Не практикуется ли, в погоне за количеством, производство ревизий в первую очередь наиболее мелких учреждений, предприятий и организаций.

Осуществляется ли одновременный охват ревизиями учреждений, предприятий и организаций одной системы. Обревизованы ли отделы исполкомов.

2. Качество ревизионных материалов, в частности:

а) не ограничиваются ли ревизоры лишь проверкой соблюдения установленных штатов и ставок заработной платы, а правильность расходования фондов заработной платы и использования ассигнования на адм. хоз. расходы не проверяют;

б) правильность и обоснованность записанных в акты фактов;

в) не составляются ли акты лишь на основании отчетов и справок учреждений и организаций без проверки и анализа их и без проверки первичных документов;

г) даются ли обревизованным учреждениям, предприятиям и организациям предложения об устранении выявленных ревизиями недочетов и нарушений.

3. Своевременность реализации ревизионных материалов. Передаются ли дела о нарушениях штатно-сметной дисциплины судебно-следственным органам, как этого требует постановление СНК СССР от 19 марта 1941 г. № 599.

Своевременно ли рассматриваются судебно-следственными органами эти дела и какие меры принимаются рай(гор)фо к своевременному их рассмотрению.

Своевременно ли и всем ли обревизованным учреждениям и организациям были даны рай(гор)фо письменные указания об устранении выявленных нарушений.

Не нарушались ли в этих указаниях сроки для устранения нарушений, установленные п. 40 инструкции НКФ СССР от 31 марта 1941 г. № 246/36.

4. Установлен ли контроль за выполнением указаний об устранении нарушений. Все ли организации, которым давались указания об устранении нарушений, представили приказы руководителей организаций об устранении нарушений и документы, подтверждающие проведение мероприятий, обеспечивающих восстановление допущенных перерасходов в установленный срок.

5. По всем ли организациям, в которых были выявлены нарушения, произведены в месячный срок повторные проверки.

6. Во всех ли случаях, когда нарушения штатной дисциплины не были устранены в установленный срок, применялись финансовые санкции в соответствии с постановлением СНК СССР от 13 мая 1935 г. № 895 и не снимались ли финансовые санкции раньше, чем были устранены нарушения.

7. Проверить в отдельных учреждениях и организациях, по которым длительное время не отменены примененные финансовые санкции, не получают ли они средства из банка (несмотря на применение финансовых санкций), или из каких либо других источников.

8. Ставятся ли результаты ревизий отдельных учреждений и организаций на обсуждение рай(гор)исполкомов Советов депутатов трудящихся и установлен ли контроль за выполнением их решений.

9. Обобщаются ли результаты ревизий и как они используются для укрепления штатно-сметной дисциплины в учреждениях, предприятиях и организациях.

10. Привлекается ли общественность к участию в ревизиях. Имеются ли контрольные посты в учреждениях и организациях, а также общественные инспектора. Сколько имеется их. Какая ведется с ними работа. Эффективность работы контрольных постов и общественных инспекторов. Осуществляется ли с комиссиями по зарплате фабрично-заводских и местных комитетов необходимая связь. Освещаются ли результаты ревизий в печати.

VII. Построение и исполнение бюджета по разделу «Управленческие расходы»

1. Не превышен ли при построении бюджета лимит управленческих расходов, штатный контингент, средние ставки зарплаты и нормы расходов, установленные СНК СССР, исполкомами краевых (областных) Советов депутатов трудящихся для городов и районов (в которых проверяется штатная работа).

Если имеется превышение — установить причины этого.

2. Правильно ли распределены лимиты и штатные контингенты между отдельными звеньями аппарата.

Нет ли случаев необоснованного сокращения лимитов и штатных контингентов по нижестоящим звеньям аппарата, с целью увеличения их по вышестоящим звеньям.

3. Нет ли случаев отнесения управленческих расходов, как при построении, так и при исполнении бюджета на сетевые учреждения и мероприятия, а также на себестоимость продукции предприятий и др. незаконные источники.

4. Не включены ли в бюджет по разделу «Управление» незаконные и излишние ассигнования.

5. Как исполнен бюджет по разделу «Управление» за ревизуемый период. Нет ли перерасходов и фактов незаконного и неправильного расходования средств.

Не принимались ли в процессе исполнения бюджета дополнительные расходы, законность и целесообразность их и источники покрытия.

Соблюдаются ли установленные штаты и ставки заработной платы.

Не нарушаются ли установленные нормы и лимиты соцбытовых расходов.

6. Мероприятия ревизуемых рай(гор)фо по недопущению излишеств и сокращению управленческих расходов.

---