Письмо Банка России от 20.06.2007 № 15-2-1-6/2388

«Об отдельных вопросах заполнения кредитными организациями отчетности по форме 0409639 „Справка о внутреннем контроле в кредитной организации“»

(вместе с Информационным письмом Банка России от 20.06.2007 № 1)

ЦЕНТРАЛЬНЫЙ БАНК РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ДЕПАРТАМЕНТ БАНКОВСКОГО РЕГУЛИРОВАНИЯ И НАДЗОРА

ПИСЬМО от 20 июня 2007 г. № 15-2-1-6/2388

ОБ ОТДЕЛЬНЫХ ВОПРОСАХ ЗАПОЛНЕНИЯ КРЕДИТНЫМИ ОРГАНИЗАЦИЯМИ ОТЧЕТНОСТИ ПО ФОРМЕ 0409639 «СПРАВКА О ВНУТРЕННЕМ КОНТРОЛЕ В КРЕДИТНОЙ ОРГАНИЗАЦИИ»

В связи с поступающими запросами кредитных организаций и территориальных учреждений по отдельным вопросам, возникающим при составлении кредитными организациями отчетности по форме 0409639 «Справка о внутреннем контроле в кредитной организации», установленной приложением 1 к Указанию Банка России от 16 января 2004 года № 1376-У «О перечне, формах и порядке составления и представления форм отчетности кредитных организаций в Центральный банк Российской Федерации» (в редакции Указания Банка России от 17 февраля 2006 года № 1660-У), зарегистрированному Министерством юстиции Российской Федерации 23 января 2004 года № 5488; 23 марта 2006 года № 7613; 18 декабря 2006 года № 8630; 29 марта 2007 года № 9168 («Вестник Банка России» от 12 февраля 2004 года № 12-13; от 30 марта 2006 года № 19-20; от 21 декабря 2006 года № 71; от 30 марта 2007 года № 17), направляем для использования в работе разработанное Департаментом банковского регулирования и надзора Банка России в соответствии с Положением о Департаменте банковского регулирования и надзора Банка России Информационное письмо от 20 июня 2007 года № 1 «Об отдельных вопросах заполнения кредитными организациями отчетности по форме 0409639 „Справка о внутреннем контроле в кредитной организации“.»

Доведите настоящее письмо до сведения кредитных организаций.

Директор Департамента А. Ю. Симановский

Приложение

ИНФОРМАЦИОННОЕ ПИСЬМО от 20 июня 2007 г. № 1

ОБ ОТДЕЛЬНЫХ ВОПРОСАХ ЗАПОЛНЕНИЯ КРЕДИТНЫМИ ОРГАНИЗАЦИЯМИ ОТЧЕТНОСТИ ПО ФОРМЕ 0409639 «СПРАВКА О ВНУТРЕННЕМ КОНТРОЛЕ В КРЕДИТНОЙ ОРГАНИЗАЦИИ»

1. Каким образом следует отражать в «Справке о внутреннем контроле в кредитной организации» сведения о внутренних документах кредитной организации?

В строках 1 и 2 раздела 1 «Справки о внутреннем контроле в кредитной организации» (далее — Справка) указываются все документы кредитной организации, регламентирующие организацию внутреннего контроля и деятельность службы внутреннего контроля (внутреннего аудита) (далее — служба внутреннего контроля), в том числе учредительные документы.

В случае наличия положений, регулирующих деятельность службы внутреннего контроля, не только в Положении о службе внутреннего контроля, но и в других внутренних документах кредитной организации, в графе 2 раздела 1 Справки по соответствующим вопросам указывается информация о Положении о службе внутреннего контроля, а также об иных внутренних документах кредитной организации, определяющих порядок деятельности службы внутреннего контроля (например, планы работы службы внутреннего контроля, должностные инструкции служащих кредитной организации и так далее).

В строке 3 раздела 1 Справки указываются все документы кредитной организации, определяющие ее организационную структуру.

В строке 10 раздела 1 Справки перечисляются внутренние документы, не указанные в строках 1 - 9 раздела 1 Справки, в том числе документы, определяющие политику кредитной организации на всех сегментах финансовых рынков, включая депозитную и кредитную политику кредитной организации (документы, определяющие порядок привлечения и представления (возврата) кредитов, и так далее) и документы по вопросам осуществления внутреннего контроля за реализацией проводимой кредитной организацией депозитной и кредитной политики, политики по организации Интернет-банкинга и так далее.

2. Каким образом в Справке следует отражать информацию о документах, определяющих порядок управления банковскими рисками?

В строке 8 раздела 1 Справки сведения о внутренних документах кредитной организации, определяющих порядок управления банковскими рисками, рекомендуется группировать по видам рисков, принимаемых кредитной организацией. Также рекомендуется указывать внутренние документы, регламентирующие процедуры управления банковскими рисками.

3. Какие сведения следует отражать в графе «Примечание» к разделам Справки?

3.1. В графе «Примечания» раздела 1 Справки рекомендуется указывать дополнительные сведения к строкам или графам раздела 1 Справки, например, в краткой форме информацию о причинах отсутствия внутреннего документа («находится на утверждении», «разрабатывается» и тому подобное) или о внесении изменений в ранее действующие документы (указываются номер, дата и наименование внутреннего документа, а также орган управления, утвердивший внутренний документ).

3.2. В графе «Примечание» к строке 1 раздела 2 Справки рекомендуется указывать наименование, номер и дату принятия внутреннего документа, в котором установлена штатная численность служащих службы внутреннего контроля, а также сведения об органе управления кредитной организации, утвердившем указанный внутренний документ.

3.3. В графе «Примечание» к строке 1 раздела 3 Справки целесообразно указывать наименование плана проверок службы внутреннего контроля, номер и дату его принятия, орган управления кредитной организации, утвердивший план проверок, а при отсутствии плана проверок — в краткой форме информацию о причинах отсутствия указанного документа.

В графе «Примечание» к строке 2 раздела 3 Справки рекомендуется указывать сведения о внеплановых проверках, проведенных службой внутреннего контроля.

4. Какие сведения следует отражать в Комментариях к разделам Справки?

4.1. В Комментариях к разделу 1 Справки рекомендуется указывать более детальную информацию об отсутствии (непринятии) внутреннего документа, о причинах внесения изменений, о содержании изменений внутренних документов (допустимо как цитирование, так и подробное описание предусмотренного порядка, установленных правил и процедур). Также целесообразно указывать информацию о проблемах применения установленных внутренними документами правил и процедур на практике.

В Комментариях к строке 3 раздела 1 целесообразно приводить в краткой форме описание распределения полномочий между членами совета директоров (наблюдательного совета), коллегиального исполнительного органа, а также полномочий, подотчетности и ответственности подразделений кредитной организации и порядка взаимодействия между ними.

В Комментариях к строке 4 раздела 1 Справки кредитным организациям рекомендуется указывать информацию о распределении должностных обязанностей служащих в целях исключения конфликта интересов (противоречия между имущественными и иными интересами кредитной организации и (или) ее служащих и (или) клиентов, которое может повлечь за собой неблагоприятные последствия для кредитной организации и (или) ее клиентов) при совершении банковских операций и других сделок. Указанная информация может включать как цитирование внутренних документов кредитной организации, так и изложение положений внутренних документов.

В Комментариях к строке 8 раздела 1 Справки может быть приведено краткое описание процедур управления рисками в соответствии с группировкой внутренних документов по соответствующим рискам.

4.2 В Комментариях к разделу 2 Справки кредитным организациям целесообразно указывать:

причины несоответствия штатной численности и фактической численности служащих службы внутреннего контроля кредитной организации;

сведения о принятом в кредитной организации порядке обеспечения независимости деятельности службы внутреннего контроля, в том числе о порядке принятия решений по финансовым вопросам функционирования службы внутреннего контроля (например, указать внутренние документы, предусматривающие порядок согласования решений единоличного исполнительного органа по вопросам приема, увольнения, оплаты труда, вознаграждения, времени отдыха руководителя (его заместителей) службы внутреннего контроля с советом директоров (наблюдательным советом) кредитной организации, а также решений о закупке необходимого оборудования и материалов, необходимых для осуществления деятельности службы внутреннего контроля, и так далее).

В Комментариях к разделу 2 Справки кредитным организациям рекомендуется также указывать численность служащих кредитной организации в филиале (филиалах), количество филиалов, в которых имеется подразделение внутреннего контроля или представитель службы внутреннего контроля, численность служащих службы внутреннего контроля в филиале (филиалах).

4.3. В Комментариях к разделу 3 Справки, помимо перечня основных проверок и выявленных нарушений (недостатков), а также мер по их устранению, целесообразно указывать:

тематику проверок, проведенных службой внутреннего контроля в филиале (филиалах) кредитной организации;

причины, по которым выявленные нарушения (недостатки) не устранены;

сведения о повторяющихся нарушениях;

иные сведения о проверках, проведенных службой внутреннего контроля.

При определении перечня основных проверок кредитной организации целесообразно исходить из принципа существенности проверенных вопросов по отношению к ее деятельности. Кроме того, перечень проверок может быть составлен по группам вопросов, определяемым кредитной организацией исходя из функций службы внутреннего контроля, установленных внутренними документами кредитной организации в соответствии с строкой 4.4 Положения Банка России от 16.12.2003 № 242-П «Об организации внутреннего контроля в кредитных организациях и банковских группах», зарегистрированного Министерством юстиции Российской Федерации 27 января 2004 года, № 5489; 22 декабря 2004 года, № 6222 («Вестник Банка России» от 4 февраля 2004 года № 7; от 31 декабря 2004 года № 74) (далее - Положение Банка России № 242-П).

5. Каким образом территориальное учреждение Банка России может получить дополнительную информацию о состоянии внутреннего контроля в кредитной организации в случае недостаточности информации, содержащейся в Справке?

В соответствии с строкой 5.1 Положения Банка России № 242-П территориальные учреждения Банка России в целях оценки состояния внутреннего контроля в кредитной организации в случае необходимости вправе запрашивать у кредитной организации дополнительную информацию по вопросам организации системы внутреннего контроля, в том числе по итогам рассмотрения представленных кредитной организацией сведений по форме 0409639, а также сведений о существенных изменениях в системе внутреннего контроля.

Дополнительная информация запрашивается территориальным учреждением Банка России в письменном виде с указанием перечня внутренних документов кредитной организации по вопросам организации внутреннего контроля и иной информации, необходимой территориальному учреждению Банка России для оценки состояния внутреннего контроля в кредитной организации.

Материал подготовлен Департаментом банковского регулирования и надзора Банка России.

---