Письмо Минфина РФ от 16.05.1995 № 14-03-01

<О Рекомендациях по осуществлению контрольной работы за расходованием средств на управление>

МИНИСТЕРСТВО ФИНАНСОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ПИСЬМО

Правительство Российской Федерации Постановлением от 19 августа 1994 г. № 984 «Об утверждении Положения о Министерстве финансов Российской Федерации» возложило на Министерство финансов Российской Федерации функции по осуществлению контроля за рациональным и целевым расходованием бюджетных средств и методологическому руководству работой финорганов в этой области.

В соответствии с указанным Положением Министерство финансов Российской Федерации направляет для использования в практической работе Рекомендации по осуществлению контрольной работы за расходованием средств на управление.

В Рекомендациях предлагается процедура действий финансовых органов в вопросах организации и порядке проведения проверок, их реализации и оформлении.

Предложения и вопросы, возникающие в практике применения указанных Рекомендаций, следует направлять в Департамент финансирования государственного аппарата Министерства финансов Российской Федерации.

РЕКОМЕНДАЦИИ ПО ОСУЩЕСТВЛЕНИЮ КОНТРОЛЬНОЙ РАБОТЫ ЗА РАСХОДОВАНИЕМ СРЕДСТВ НА УПРАВЛЕНИЕ

I. Организация и порядок проведения проверок

Основными задачами контрольной работы финансовых органов является проверка законности расходования государственных средств на содержание аппарата управления организаций и учреждений, финансируемых за счет средств бюджета, а также государственных предприятий.

1. Проверки проводятся:

в федеральных органах исполнительной власти — Министерством финансов Российской Федерации;

в органах исполнительной власти субъектов Российской Федерации, а также в организациях, учреждениях и предприятиях, расположенных на территории района, города, независимо от их подчиненности — соответствующими финансовыми органами.

2. Финансовые органы ведут учет организаций, учреждений и предприятий, в которых проводятся проверки, в специальном журнале.

3. Проверки проводятся по годовым или квартальным планам во взаимодействии с другими контролирующими органами (аппаратом КРУ и Главного управления федерального казначейства Минфина России, Госналогслужбы России), а также самостоятельно в соответствии с годовыми планами основных вопросов экономической и контрольной работы Минфина России, указаниями директивных и вышестоящих органов. В случае необходимости проводятся тематические проверки.

4. Проверке подлежат планы, сметы, денежные документы, регистры бухгалтерского учета, отчеты и иные документы, связанные с содержанием и оплатой труда управленческого персонала.

5. При проверке следует проанализировать периодическую отчетность, связанную с расходами на управление, обратив особое внимание на ее качество и достоверность.

6. Перед проверкой проверяющий знакомит руководителя организации, учреждения, предприятия с программой проверки.

7. Проверяющий обязан:

строго руководствоваться в своей работе действующим законодательством, а также приказами и инструкциями Министерства финансов Российской Федерации и другими нормативными актами;

принимать участие в выработке предложений по устранению выявленных в результате проверок нарушений и осуществлять контроль за их устранением.

8. Смета расходов является основным плановым документом, определяющим объем, целевое направление, поквартальное распределение средств, отпускаемых из бюджета на содержание учреждений (организаций).

Ассигнования по отдельным статьям сметы расходов предусматриваются в порядке и в составе статей классификации доходов и расходов бюджетов в Российской Федерации, утвержденных Приказом Министерства финансов Российской Федерации от 14 августа 1992 г. № 71. Состав статей расходов приведен в приложении № 2 к указанному Приказу «Указания по применению отдельных подразделений расходов бюджетов в Российской Федерации». С 1 января 1995 года введена новая редакция Бюджетной классификации Российской Федерации, одобренная Комитетом по бюджету, налогам, банкам и финансам Государственной Думы 12 декабря 1994 года (утверждена Приказом Министерства Российской Федерации от 29 декабря 1994 г. № 177).

Учет исполнения смет расходов по бюджету и внебюджетным средствам учреждения и организации, состоящие на федеральном бюджете Российской Федерации, бюджетах субъектов Российской Федерации и местных бюджетах, а также централизованные бухгалтерии при министерствах, ведомствах, администрациях и их управлениях (отделах) осуществляют в соответствии с Положением о бухгалтерском учете и отчетности в Российской Федерации, утвержденным Приказом Министерства финансов Российской Федерации от 20 марта 1992 г. № 10 с учетом дополнений, внесенных письмом Министерства финансов Российской Федерации от 4 июня 1993 г. № 68 (с 1 января 1995 года в соответствии с Положением о бухгалтерском учете и отчетности в Российской Федерации, утвержденным Приказом Министерства финансов Российской Федерации от 26 декабря 1994 г. № 170, а также Инструкцией по бухгалтерскому учету в учреждениях и организациях, состоящих на бюджете, утвержденной Приказом Министерства финансов Российской Федерации от 3 ноября 1993 г. № 122.

Учет расходов на содержание аппарата управления на предприятиях осуществляется в соответствии с Планом счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности предприятий и Инструкцией по его применению, утвержденными Приказом Министерства финансов СССР от 1 ноября 1991 г. № 56 с учетом изменений согласно приложению к Приказу Министерства финансов Российской Федерации от 28 декабря 1994 г. № 173.

Порядок ведения кассовых операций организуется в соответствии с Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным решением Совета директоров Банка России от 22 сентября 1993 г. № 40 и сообщенным учреждениям банков письмом Банка России от 4 октября 1993 г. № 18.

9. Исполнение смет расходов учреждений ведется по кассовым и фактическим расходам. Кассовыми расходами бюджета считаются все суммы, выданные банком как путем безналичных расчетов, так и наличными деньгами. Однако по ним нельзя судить о фактическом использовании средств бюджета. Они не включают такие расходы, которые начислены за выполнение работы или произведены, но еще не оплачены (например, начисленная заработная плата, причитающиеся кредиторам суммы за фактически выполненные работы и др.).

Суммы, составляющие действительные затраты, произведенные за счет средств бюджета, а также начисленные или произведенные, но еще не оплаченные расходы, являются фактическими расходами. Фактические расходы дают более полные данные об окончательно произведенных расходах, чем кассовые.

10. При проверке исполнения сметы расходов на содержание аппарата управления организации, учреждения следует установить:

а) наличие утвержденной в установленном порядке сметы расходов, а также доведенного фонда оплаты труда (заработной платы). Правильность внесения изменений в смету расходов и финансирования;

б) не допускаются ли излишества в расходовании средств, нет ли перерасходов сметных назначений, а при их наличии установить, по каким причинам они допущены, а также причины неосвоения средств по отдельным статьям;

в) какая работа проводится по обеспечению экономного и рационального расходования средств на содержание аппарата управления;

г) целесообразно ли расходуются средства на хозяйственные расходы и оплату информационно-вычислительных услуг, нет ли случаев излишних расходов на выписку газет и журналов;

д) правильно ли расходуются средства на содержание служебных легковых автомобилей. При этом необходимо руководствоваться Постановлениями Совета Министров РСФСР от 16 февраля 1990 г. № 56 и от 30 сентября 1990 г. № 402, Постановлением Правительства Российской Федерации от 24 июля 1992 г. № 520 и действующими размерами расходов на наем и содержание служебных легковых автомобилей;

е) соблюдается ли порядок и нормы компенсации за использование личных легковых автомобилей для служебных поездок (Постановления Правительства Российской Федерации от 20 июня 1992 г. № 414 и от 24 мая 1993 г. № 487 сообщены письмами Министерства финансов Российской Федерации от 21 июля 1992 г. № 57, от 16 июня 1993 г. № 74 и от 26 августа 1994 г. № 116);

ж) порядок командирования и правильность возмещения командировочных расходов (при этом необходимо руководствоваться статьей 116 КЗоТ Российской Федерации и Постановлением Правительства Российской Федерации от 26 февраля 1992 г. № 122 «О нормах возмещения командировочных расходов», а также последующими изменениями норм возмещения командировочных расходов, доведенных до финансовых органов письмами Министерства финансов Российской Федерации).

При направлении работников в командировки в государства — участники Содружества Независимых Государств выплата суточных производится по нормам, установленным распоряжением Совета Министров — Правительства Российской Федерации от 27 июля 1993 г. № 1330-р, причем в государствах, не использующих рубль в качестве платежа, выплата суточных производится в национальной валюте этих государств, исходя из установленного соотношения рубля и национальной валюты.

Размер и порядок выплаты суточных при краткосрочных командировках на территории других иностранных государств регулируется Постановлением Совета Министров — Правительства Российской Федерации от 1 декабря 1993 г. № 1261.

При проверках следует иметь в виду, что дополнительные выплаты, производимые по решению руководителя предприятия, организации, учреждения в порядке исключения, связанные с командировками и компенсациями за использование личных автомобилей для служебных поездок, сверх норм возмещения, предусмотренных законодательством, осуществляются:

• в бюджетных учреждениях — за счет экономии по сметам на их содержание;
• в организациях, финансируемых из специальных фондов и других источников, — в пределах имеющихся средств;
• в других организациях и на предприятиях — за счет прибыли, остающейся в их распоряжении после уплаты установленных действующим законодательством налогов и других обязательных платежей в бюджет;

з) целесообразно и правильно ли используются средства на капитальный ремонт административных зданий и жилых домов, наличие технических смет и сметно-финансовых расчетов на проводимый ремонт, правильность применения действующих расценок, нет ли удорожания стоимости ремонта, не имеется ли случаев осуществления нового строительства за счет средств капитального ремонта;

и) нет ли случаев незаконного расходования средств на проведение банкетов, юбилеев, вечеров, на оплату концертов и т.п.;

к) правильность расходования средств на прием иностранных делегаций (регулируется Постановлением Правительства Российской Федерации от 21 марта 1994 г. № 222 «О порядке расходования средств на прием и обслуживание иностранных делегаций и отдельных лиц федеральными органами исполнительной власти, органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации, а также финансируемыми за счет бюджетных средств организаций и учреждений» с учетом уточнений норм расходов на эти цели согласно письмам Министерства финансов России от 8 августа 1994 г. № 103 и от 29 декабря 1994 г. № 176);

л) правильность определения и расходования средств на премирование.

11. Проверка расходования подотчетных сумм производится по карточкам, накопительным ведомостям и авансовым отчетам. Все авансовые отчеты подвергаются проверке в точки зрения законности произведенных расходов и достоверности приложенных к ним оправдательных документов. Необходимо установить, не значатся ли длительное время за отдельными работниками крупные суммы авансов, а при наличии таковых проверить, имеются ли у подотчетных лиц оправдательные документы на их расходование.

Необходимо также проверить, соблюдается ли установленный порядок выдачи авансов на адм. хозрасходы и на служебные командировки, а также на другие цели, своевременность представления подотчетными лицами отчетов об использовании средств на эти цели.

12. Путем ознакомления с утвержденной сметой расходов на содержание аппарата управления и установленным фондом оплаты труда, годовой и периодической отчетностью, штатным расписанием, приказами, расчетно-платежными и платежными ведомостями и другими бухгалтерскими документами необходимо установить:

а) нет ли перерасхода фонда оплаты труда, а если имеется, то установить причины;

б) правильность назначения надбавок и их выплата высококвалифицированным работникам за высокие достижения в труде в размере до 50% должностного оклада;

в) правильность расходования средств на оказание материальной помощи;

г) нет ли случаев незаконных доплат к заработной плате штатным работникам за работы, входящие в круг их обязанностей, незаконных выплат за совместительство и заместительство, совмещение профессий (должностей), расширение зон обслуживания, выплат сторонним лицам за работы, подлежащие выполнению штатными работниками, или за работы, которые не выполнялись (вопросы совместительства регулируются Постановлением Совета Министров СССР от 22 сентября 1988 г. № 1111 «О работе по совместительству» и Положением об условиях работы по совместительству, утвержденным Постановлением Госкомтруда СССР, Минюста СССР и Секретариата ВЦСПС от 9 марта 1989 г. № 81/604-К-3/6-84. Вопросы оплаты труда при совмещении профессий (должностей) регулируются КЗоТ РСФСР с учетом изменений и дополнений, внесенных Законом Российской Федерации от 25 сентября 1992 г. № 3543-12 «О внесении изменений и дополнений в Кодекс законов о труде РСФСР» (статья 87);

д) имели ли место случаи, когда государственные служащие в нарушение Указа Президента Российской Федерации от 4 апреля 1992 г. № 361 «О борьбе с коррупцией в системе государственной службы» занимались предпринимательской деятельностью или оказывали содействие в осуществлении предпринимательской деятельности, используя свое служебное положение и получая за это вознаграждение и другие льготы;

е) правильно ли производятся выплаты за замещение отсутствующих работников, доплаты за выполнение обязанностей временно отсутствующих работников (разъяснение Госкомтруда и Секретариата ВЦСПС от 29 декабря 1965 г. № 30/39 «О порядке оплаты временного заместительства», утвержденное Постановлением Госкомтруда и Секретариата ВЦСПС от 29 декабря 1965 г. № 820/39, с учетом изменений и дополнений, внесенных в это разъяснение Постановлением Госкомтруда СССР и Секретариатом ВЦСПС от 11 декабря 1986 г. № 521/30-18);

ж) правильно ли выплачиваются прочие надбавки: районные коэффициенты, процентные надбавки за работу в районах Крайнего Севера и приравненных к ним районах (регулируется Постановлением Совета Министров РСФСР от 4 февраля 1991 г. № 76, ст. 10 Закона Российской Федерации «О государственных гарантиях и компенсациях для лиц, работающих и проживающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях» от 19 февраля 1993 г. № 4520-1). По вопросу процентных надбавок к заработной плате за непрерывный стаж работы в районах Крайнего Севера следует руководствоваться следующими нормативными актами:

Инструкцией о порядке предоставления социальных гарантий и компенсаций лицам, работающим в районах Крайнего Севера и в местностях, приравненных к районам Крайнего Севера, утвержденной Приказом Минтруда РСФСР от 22 ноября 1990 г. № 2 (Постановление Совета Министров РСФСР от 22 октября 1990 г. № 458), с учетом дополнений и изменений, внесенных Приказом Минтруда РСФСР от 11 июля 1991 г. № 77;

Указом Президента РСФСР от 15 ноября 1991 г. № 210, согласно которому отменены ограничения размера заработка, на который начисляется районный коэффициент и северные надбавки;

Постановлением Правительства РСФСР от 27 октября 1991 г. № 25 «Об отнесении городов и районов Архангельской области к районам Крайнего Севера и местностям, приравненным к районам Крайнего Севера» и распоряжением Правительства РСФСР от 12 декабря 1991 г. № 132 «О включении в перечень районов проживания народностей Севера территорий республики Тува»;

Законом Российской Федерации от 19 февраля 1993 г. № 4520-1 «О государственных гарантиях и компенсациях для лиц, работающих и проживающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях»;

Указом Президента Российской Федерации от 24 декабря 1993 г. № 2288 «О мерах по приведению законодательства Российской Федерации в соответствие с Конституцией Российской Федерации»;

Постановлением Правительства Российской Федерации от 7 октября 1993 г. № 1012 «О порядке установления и исчисления трудового стажа для получения процентной надбавки к заработной плате лицам, работающим в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях и в остальных районах Крайнего Севера»;

Постановлением Совета Министров — Правительства Российской Федерации от 27 апреля 1993 г. № 371 «О выплате процентных надбавок за работу в Уватском районе Тюменской области, отнесенном к местностям, приравненным к районам Крайнего Севера»;

Законом Верховного Совета Российской Федерации от 2 июня 1993 г. № 5082-1 «О внесении изменений в ст. 16 Закона Российской Федерации „О государственных гарантиях и компенсациях для лиц, работающих и проживающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях“;»

Постановлением Правительства Российской Федерации от 25 февраля 1994 г. № 155 «Об отнесении отдельных территорий Республики Карелия к районам Крайнего Севера и приравненным к ним местностям»;

Указом Президента Российской Федерации от 22 марта 1994 г. № 577 «Об уточнении перечня районов Крайнего Севера и приравненных к ним местностей».

Совершенствование регионального и межотраслевого регулирования оплаты труда осуществляет Минтруд России в соответствии с Положением о Министерстве труда Российской Федерации, утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 18 декабря 1992 г. № 993;

з) правильность выплаты заработной платы сторонним лицам за выполненный объем работ в соответствии с действующими нормами и расценками, нет ли случаев выплаты им сумм по фиктивным трудовым соглашениям и нарядам.

Кроме того, на государственных предприятиях проверяется соблюдение Постановления Правительства Российской Федерации от 21 марта 1994 г. № 210 «Об условиях оплаты труда руководителей государственных предприятий при заключении с ними трудовых договоров (контрактов)».

13. При проверке спецсредств следует проверить: учет, правильность их образования и расходования. При этом необходимо руководствоваться Инструкцией Министерства финансов СССР от 12 июня 1981 г. № 120 «О порядке планирования, использования и учета внебюджетных средств, а также отчетности по ним».

14. Контроль за использованием средств, полученных не от основной деятельности.

Следует установить, имелись ли факты сдачи помещений и оборудования коммерческим структурам без возмещения ими расходов по аренде, хозяйственному обслуживанию и другим расходам или оплаты этих расходов по заниженным расценкам, а также факты продажи коммерческим организациям оборудования, мебели, инвентаря, средств оргтехники и других материальных ценностей, в том числе по сниженным ценам и без соответствующего оформления этих операций по бухгалтерскому учету.

Правильность расходования средств, полученных в результате коммерческой, хоздоговорной или иной деятельности.

Не имели ли место случаи перечисления бюджетных средств на депозитные вклады коммерческих банков и на оказание финансовой помощи коммерческим структурам.

II. Оформление и реализация материалов проверок

1. Результаты проверок организаций и учреждений оформляются актами, в которых должны быть изложены конкретные данные о выявленных нарушениях действующего законодательства в расходовании средств на управление.

В актах проверок выявленные нарушения должны быть отражены по каждому виду нарушений отдельными разделами с приложением документов или их копий, свидетельствующих о незаконном расходовании средств на управление или допущенных излишествах.

2. Акт подписывается должностными лицами, проводившими проверку, а также руководителем организации, учреждения и главным бухгалтером проверенной организации, учреждения.

В акте проверки указывается, за какой период проведена проверка и какие документы подвергнуты сплошной и выборочной проверке.

Результаты проверки излагаются в акте только на основе проверенных данных и фактов, вытекающих из документов и материалов.

В акте проверки должна быть соблюдена строгая объективность, ясность и точность выявленных фактов и данных.

В случаях несогласия с фактами, изложенными в акте проверки, лица, подписавшие акт, делают об этом оговорку перед своей подписью и представляют письменные пояснения и документы, подтверждающие эти возражения.

3. Руководитель финансового органа, организовавшего проверку, в течение 10 дней со дня подписания акта проверки должен принять по нему соответствующее решение.

При представлении возражений со стороны должностных лиц проверенной организации материалы проверки рассматриваются в их присутствии и проверяющего. Если эти должностные лица после их извещения о месте и времени рассмотрения материалов проверки не явились, возражения рассматриваются в их отсутствие, а проверяющий должен проверить правильность фактов, приведенных в объяснении, и дать по ним письменное заключение. О результатах рассмотрения материалов проверки во всех случаях сообщается руководителю проверенной организации и вносятся предложения по устранению выявленных нарушений.

---