Нормы времени на работы и услуги, выполняемые государственными архивами
Федеральное архивное агентствоДействующий акт
Актуально на 09.11.2026.
Как цитировать: "Нормы времени на работы и услуги, выполняемые государственными архивами". https://bukva.ai/docs/normy-vremeni-na-raboty-i-uslugi-vypolnyaemye
(утв. Росархивом)
Примечание
При применении данного документа необходимо учитывать, что Приказом Росархива от 08.08.2022 № 111 утверждены типовые нормы времени и выработки на работы (услуги), выполняемые (оказываемые) государственными и муниципальными архивами.
ФЕДЕРАЛЬНОЕ АРХИВНОЕ АГЕНТСТВО
НОРМЫ ВРЕМЕНИ НА РАБОТЫ И УСЛУГИ, ВЫПОЛНЯЕМЫЕ
ГОСУДАРСТВЕННЫМИ АРХИВАМИ
Нормы времени рекомендованы для применения в государственных архивах, хранящих управленческую документацию, документы личного происхождения и по личному составу. По отдельным позициям они могут быть использованы в архивах, хранящих научно-техническую документацию, кинофотофонодокументы, а также в муниципальных архивах, с учетом законов субъектов Российской Федерации.
Основные положения
Нормы времени на работы и услуги рассчитаны на применение в государственных архивах, хранящих управленческую документацию, документы личного происхождения и по личному составу. По отдельным позициям они могут быть использованы в деятельности архивов, хранящих научно-техническую документацию, кинофотофонодокументы, а также в муниципальных архивах с учетом законов субъектов Российской Федерации.
Нормы времени необходимы для определения трудоемкости работ при планировании деятельности архива, его структурных подразделений и конкретных исполнителей, для расчета и обоснования необходимой численности основного персонала, анализа фактических затрат рабочего времени при составлении отчетов структурных подразделений.
Разработка данного нормативного сборника необходима <1> в связи с установлением 40-часовой рабочей недели (Закон Российской Федерации от 25.09.1992 № 3543-1), принятием российского архивного законодательства, появлением новых архивных работ и услуг, с изменениями технологии и содержания работ, введением новых отраслевых нормативных и методических разработок, обеспечивающих организацию деятельности архивов.
<1> Действующие «Типовые нормы времени и выработки на основные виды работ, выполняемые в государственных архивах» (М., 1988) не соответствуют трудовому и архивному законодательству, отраслевым и методическим разработкам, не отражают весь комплекс работ, осуществляемых в архивах.
Правовая и методическая основа пересмотра и уточнения нормативов по труду (норм времени, норм выработки) заложена в следующих нормативных правовых документах: Трудовой кодекс Российской Федерации, раздел 6 «Оплата и нормирование труда», глава 22 «Нормирование труда», ст. 160 «Нормы труда» и ст. 161 «Разработка и утверждение типовых норм труда»; Постановление Правительства Российской Федерации от 11 ноября 2002 г. № 804 «О правилах разработки и утверждения типовых норм труда»; совместное Постановление Государственного комитета СССР по труду и социальным вопросам и Президиума ВЦСПС от 19 июня 1986 г. № 226/П-6 «Об утверждении Положения об организации нормирования труда в народном хозяйстве» (с изменениями на 15 августа 1989 г.); Положение об организации нормирования труда в учреждениях Государственной архивной службы СССР (утверждено Приказом Главного архивного управления при СМ СССР от 4 сентября 1989 г. № 57); Основные правила работы государственных архивов Российской Федерации (М., 2002).
Нормы разработаны применительно к усредненному технологическому процессу на типовые работы и услуги с учетом рациональной организации труда и использования необходимых средств и предметов труда. С увеличением сложности работы, внесением новых элементов в процесс ее выполнения, с появлением новых работ, услуг архивы разрабатывают местные (собственные) нормы на основе хронометражных наблюдений и самофотографии рабочего времени. Местные нормы могут быть более детализированными, учитывать опыт и уровень квалификации исполнителей, сложность работы, условия хранения документов и другие факторы, влияющие на количественные показатели норм. В результате в отдельных случаях они могут быть ниже или выше норм, рекомендуемых в настоящем сборнике.
Основой разработки норм времени на работы и услуги являются: результаты анализа нормативных сборников (местных норм) и анкетных данных о состоянии нормирования работ, полученные из федеральных архивов и государственных архивов субъектов Российской Федерации, данные о технологии, содержании работ (услуг) и затратах времени на них, полученные проведением хронометражных наблюдений и самофотографии рабочего времени в федеральных архивах и государственных архивах субъектов Российской Федерации.
Количественные выражения норм времени и выработки получены путем расчета средних гармонических величин на основе местных норм, хронометражных наблюдений и самофотографии рабочего времени.
Для унификации содержания и процесса конкретного вида работы, услуги использовались Основные правила работы государственных архивов Российской Федерации.
Нормы установлены на рабочий день продолжительностью 8 часов при 40-часовой рабочей неделе.
Нормы разработаны на работы с документами 18 — 20 веков. Работы с документами более ранних периодов не включены в данный нормативный сборник, так как не подлежат типизации и нормы на их выполнение должны разрабатываться архивами, хранящими эти документы.
При работе с документами в архивохранилищах (проверка наличия, выдача или размещение дел, обеспыливание документов и др.) допускается снижение норм выработки на 15 — 20% при высоте потолков более 2,5 метров, двухъярусном и трехъярусном хранении документов, при условии работы в неприспособленных архивохранилищах. Кроме того, на эти же работы с документами, хранящимися в связках, норма может быть уменьшена на 10%.
Для работ, трудоемкость которых зависит от исторического периода или характера документов, установлены дифференцированные нормы, например, для документов досоветского, советского и постсоветского периодов, управленческой документации, картографических документов, документов личного происхождения и т.д.
Работы и количественные показатели их результатов даны в «Нормативной части» по основным направлениям деятельности государственных архивов.
В «Нормативной части» приведены наименования и содержание выполняемых работ, услуг и установленные на них количественные показатели норм времени или выработки.
Нормы учитывают время на подготовительно-заключительные, вспомогательные работы и организацию обслуживания рабочего места.
Подготовительно-заключительная работа — это время, используемое на подготовку к выполнению задания, или действия, связанные с его окончанием.
Вспомогательная работа — это время, затрачиваемое на действия, обеспечивающие выполнение основной работы.
Время обслуживания рабочего места включает организацию рабочего места и уход за ним.
С учетом специфики деятельности и условий труда работников архивов в нормах учтено время на отдых и личные надобности в размере не менее 30 минут в течение рабочего дня (без учета времени на регламентированные перерывы).
Нормы времени установлены в днях на принятую единицу измерения объема работы. Нормы выработки даны в единицах объема работ, производимых в течение 8-часового рабочего дня. На отдельные архивные работы указаны и нормы выработки, и нормы времени (в минутах).
Нормы времени на работы, выполняемые специалистами или операторами с применением ПЭВМ (раздел 6) даны в минутах. Время работы на компьютерах составляет 4 часа на одного работника в рабочий день. При этом имеется в виду, что оставшиеся 4 часа рабочего дня специалист или оператор выполняют обязанности в соответствии со своей должностной инструкцией.
В предлагаемых нормах приняты основные единицы измерения: единица хранения, документ, печатный лист, машинописный лист, лист, карточка, карта, микрофильм, микрофиша, коробка, связка, бюкс, ролик и т.д.
Под единицей хранения управленческой документации понимается дело на бумажной основе в объеме 150 листов размером 210 x 297 мм (формат A4), для документов личного происхождения — 50 листов того же формата (Нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти/ЦБНТ. М., 2002. С. 3 — 4).
За единицу измерения объема работы — коробка (связка) — принимается коробка (связка), вмещающая 10 единиц хранения (там же, С. 4).
За единицу измерения объема работы — лист — принимается единица листажа архивного дела (текст с одной стороны листа).
За единицу измерения объема работы — машинописный лист — принимается машинописный текстовой оригинал размером 210 x 297 мм (формат A4), напечатанный через два интервала на пишущей машинке на одной стороне листа с числом строк в полной странице 29 +/- 1 и с количеством печатных знаков в каждой строке 60 +/- 2 (Мильчин А.Э. Издательский словарь-справочник. М.: Юрист, 1998. С. 207).
За единицу измерения объема работы — авторский лист — принимается материал, содержащий 40000 печатных знаков текста. Печатными знаками считаются все знаки препинания, буквы, цифры, символы, каждый пробел между словами. Авторский лист равняется 22 — 23 листам машинописного текста на русском языке. Неполные концевые строки считаются за полные (там же, С. 21).
За единицу измерения объема работы — учетно-издательский лист — принимается единица измерения объема издания, равная, как и авторский лист, 40000 печатным знакам (там же, С. 405).
Организация труда
Государственные архивы проводят комплекс работ по обеспечению сохранности, учету, созданию научно-справочного аппарата к документам, их использованию и комплектованию, руководствуясь Основными правилами работы архивов, отраслевыми или самостоятельными нормативно-методическими разработками.
Деятельность конкретного государственного архива осуществляется на основе его Устава.
Функции работников архива регламентируются должностными инструкциями, разработанными в соответствии с действующим квалификационным справочником.
Организационно-техническими условиями предусматриваются рациональная организация рабочих мест в служебных помещениях, соблюдение рационального режима труда и отдыха работников и установленных санитарных норм.
Режим труда и отдыха работников архивов устанавливается в соответствии с правилами внутреннего распорядка с учетом регламентации всех обязательных работ и выполнения наиболее сложных из них в первой половине рабочего дня.
Архивохранилища должны быть изолированы от служебных помещений.
Размеры служебных помещений устанавливаются в зависимости от характера выполняемых работ и в соответствии с санитарно-техническими нормами.
Площадь помещения, выделяемая под кабинеты для руководителей структурных подразделений, должна быть не менее 10 кв. м. Минимальная площадь на одно рабочее место — 4 кв. м. Наиболее рациональное размещение — три работника в служебном помещении (Инструкция по проектированию архивов. СН 426-82/Госгражданстрой. М., 1983. С. 8; Освоение помещений, выделяемых под ведомственные или государственные хранилища и иные функциональные архивные службы. Рекомендации. М., 1996. Деп. в ОЦНТИ ВНИИДАД 14.02.1997, № 174-97. С. 130).
Рабочее место специалиста оснащается одно- или двухтумбовым столом, подъемно-поворотным креслом (стулом), книжными шкафами, полками, канцелярскими принадлежностями, необходимым для работы оборудованием. Для выбора оборудования рекомендуется «Перечень средств и оборудования для оснащения архивов и архивных служб организаций и предприятий». БД «Оборудование»/ВНИИДАД. М., 2006.
Для создания благоприятных условий труда в служебных помещениях должен поддерживаться оптимальный температурно-влажностный режим: температура +17 — 19 °C и относительная влажность воздуха 50 — 55% (Освоение помещений, выделяемых под ведомственные или государственные хранилища и иные функциональные архивные службы. Рекомендации. М., 1996. С. 40).
Освещенность служебных помещений при общем освещении составляет 300 — 400 лк (СанПиН 2.2.1/2.1.1.1278-03. Санитарные правила и нормы. Гигиенические требования к естественному, искусственному и совмещенному освещению жилых и общественных зданий. Введ. 2003-06-15. М., 2003).
Яркость освещения всего служебного помещения должна быть одинаковой, а рабочего места — индивидуальной для каждого работника. Для этого могут использоваться дополнительные светильники.
В служебных помещениях для работников, занимающихся умственной деятельностью, допустимый уровень шума составляет не более 50 дБ, в помещениях, где используются пишущие или счетные машинки, допустим уровень шума до 60 дБ (Основы научной организации труда в государственных архивах. Метод. рекомендации/ВНИИДАД. М., 1986. С. 41).
Организация труда при работе на ПЭВМ
Помещения, где располагаются ПЭВМ, должны иметь естественное и искусственное освещение. Желательна ориентация оконных проемов на север или северо-восток. Оконные проемы должны иметь регулируемые жалюзи или занавеси, позволяющие полностью закрывать (при необходимости) оконные проемы.
Режим труда и отдыха операторов и специалистов, работающих с персональными компьютерами, зависит от характера выполняемой работы: ввод данных, текстов, редактирование, чтение информации с экрана и т.д.
Общая продолжительность работы на ПЭВМ в течение 8-часового рабочего дня не должна превышать 4 часов (или 50% рабочего времени) (СанПиН 2.2.2/2.4.1340-03. Гигиена труда, технологические процессы, сырье, материалы, оборудование, рабочий инструмент. Введ. 2003-06-30. М., 2003).
Продолжительность непрерывной работы на ПЭВМ не должна составлять более 2 часов, при этом после каждого часа работы обязателен перерыв не менее 10 минут (Нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти/ЦБНТ. М., 2002. С. 7).
Рабочие места для использования ПЭВМ оборудуют специальными столами, приставками, подъемно-поворотными креслами (стульями), регулируемыми по высоте и углам наклона сиденья и спинки.
Минимальная площадь на одно рабочее место должна составлять не менее 6 кв. м. При размещении рабочих мест с ПЭВМ расстояние между рабочими столами с видеомониторами должно быть не менее 2 метров, а расстояние между боковыми поверхностями мониторов — не менее 1,2 метра (СанПиН 2.2.2/2.4.1340-03. Гигиенические требования к персональным электронно-вычислительным машинам и организации работы. Введ. 2003-06-30. М.: Минздрав России, 2003).
Освещенность поверхности экрана не должна быть более 300 лк, освещенность на поверхности стола в зоне размещения рабочего документа — 300 — 500 лк. Рекомендуемый микроклимат в помещениях при работе с ПЭВМ: температура воздуха +19 — 21 °C, относительная влажность 55 — 62% (там же).
Нормативная часть
В нормативный сборник включены нормы времени и выработки на работы и услуги по следующим направлениям деятельности государственных архивов: «Обеспечение сохранности документов», «Учет документов в архиве», «Комплектование архива и экспертиза ценности документов», «Описание архивных документов и научно-справочный аппарат к документам архива», «Использование документов архива», «Организация работы архива». В сборнике представлен раздел «Работы по вводу, поиску, выводу и копированию информации». Однако нормы времени на сканирование, цифровую обработку фотографий и другие работы должны определяться архивами для конкретного рабочего места на основе хронометража рабочего времени, так как существует прямая зависимость выработки от мощности применяемого для этих работ оборудования и сложности сканируемого материала.
Отдельные виды работ, специфичные для архивов, хранящих научно-техническую документацию, документы по литературе и искусству, личному составу, не включены в настоящий сборник и должны быть разработаны самостоятельно этими архивами.
Архивам, осуществляющим подготовку таких справочно-информационных изданий, как путеводители, обзоры, каталоги и другие, целесообразно разрабатывать собственные нормы в зависимости от вида справочника с учетом характера документов архива, методической базы, квалификации исполнителей, организационно-технических условий. Однако архивы могут использовать нормы времени на работы, вошедшие в раздел 4 «Описание архивных документов и научно-справочный аппарат к документам архива» и раздел 5 «Использование документов архива» настоящего нормативного сборника, а также «Комплексные нормы времени на работы по подготовке публикаций документов и справочников по документам ГАФ СССР, выполняемые в государственных архивах, хранящих управленческую документацию и документы личного происхождения» (ч. I — III. М., 1990 — 1992).
В Приложении к настоящему сборнику помещен Перечень литературы и нормативных материалов по нормированию труда, с которым необходимо ознакомиться работникам архивов, занятым вопросами подготовки новых или уточнения действующих норм.
Нормы прошли апробацию и рецензирование в архивах разного уровня и в структурных подразделениях Федерального архивного агентства.
Настоящий нормативный сборник рекомендован Федеральным архивным агентством для использования в практической деятельности государственных архивов.
1. Обеспечение сохранности документов архива
| Индекс | Наименование работы (услуги) | Содержание работы (услуги) | Единица измерения | Норма времени, раб. дн. | Норма выработки на 1 раб. дн. |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
| 1.1 | Контроль наличия и физического состояния документов. Выявление документов с повреждениями носителя и текстов. Специальная обработка документов | ||||
| 1.1.1 | Выверка учетной документации перед проверкой наличия и состояния документов | Установление полноты учетных документов на проверяемый фонд и документы, сверка их сопоставимых показателей, уточнение порядка нумерации единиц хранения по описи (книге учета и описания), проверка правильности составления их итоговых записей | Описательная статья описи | 1000 | |
| 1.1.2 | Проверка наличия и состояния документов: | ||||
| 1.1.2.1 | досоветского периода | ||||
| 1.1.2.1.1 | документов 18 века | Проверка наличия и физического состояния дел, сверка описательных статей описи с заголовками дел на обложках, визуальный осмотр дел, сверка фактического наличия дел с итоговыми записями в описях, заполнение листа проверки наличия и состояния дел | Единица хранения | 100 | |
| 1.1.2.1.2 | документов 19 — начала 20 веков | То же | Единица хранения | 130 | |
| 1.1.2.2 | документов советского и постсоветского периодов | То же | Единица хранения | 300 | |
| 1.1.2.3 | несброшюрованных дел | То же | Лист | 2500 | |
| 1.1.2.4 | картографических документов | То же | Карта | 80 | |
| 1.1.2.5 | фотодокументов | То же | Фотодокумент | 80 | |
| 1.1.2.6 | документов личного происхождения | То же | Единица хранения | 60 | |
| 1.1.2.7 | особо ценных дел с полистным просмотром | То же с полистным просмотром | Единица хранения -------- Лист | 10 ---- 1500 | |
| 1.1.2.8 | печатных изданий | То же без полистного просмотра | Экземпляр | 130 | |
| 1.1.2.9 | карточек каталогов и картотек в хранилищах | Сверка соответствия индексов карточек рубрикам и подрубрикам каталогов и картотек, заполнение листа проверки наличия | Карточка | 1100 | |
| 1.1.2.10 | описей | Проверка наличия описей на местах хранения, составление карточки с указанием номеров фонда и описи, регистрация номера по реестру описей, выверка соответствия данных в реестре с картотекой, отметка в реестре о наличии экземпляров описи | Опись | 190 | |
| 1.1.2.11 | микрофильмов (микрофиш) страхового фонда и фонда пользования | Проверка правильности ведения книги учета поступлений микрофильмов (комплектов микрофиш) и картотеки фонда пользования, сверка описи с поисковыми данными на бюксах (конвертах с микрофишами), проверка соответствия поисковых данных на ракордах микрофильмов и на бюксах, составление листа проверки наличия микрофильмов (микрофиш), составление карточек на микрофильмы (микрофиши), имеющие повреждения | Рулон микрофильма, бюкс, комплект микрофиш | 230 | |
| 1.1.2.12 | Оформление результатов проверки наличия и состояния документов | Заполнение акта проверки наличия и состояния документов по установленной форме, отметка в описи об окончании проверки | Акт на 350 единиц хранения | 1 | |
| 1.1.2.13 | Оформление результатов проверки наличия страхового фонда и фонда пользования | Заполнение акта проверки наличия микрофильмов по установленной форме | Акт на 300 рулонов | 1 | |
| 1.1.2.14 | Опечатывание коробок и связок с малоиспользуемыми фондами, прошедшими проверку наличия | Проставление на листе бумаги (бумажной ленте) даты опечатывания, подписи исполнителя, наклеивание бумаги (бумажной ленты) на коробку или связку | Коробка ------- Связка | 120 --- 80 | |
| 1.1.3 | Выявление документов с повреждениями носителя и текста | ||||
| 1.1.3.1 | Выявление документов | Полистный просмотр дел, выявление дефектов носителя и текста То же с буквенноцифровой индексацией повреждения | Единица хранения Единица хранения | 30 10 | |
| 1.1.3.2 | Составление карточек учета документов с повреждениями носителя и текста | Заполнение карточки с повреждениями носителя по установленной форме, включение карточки в картотеку учета физического состояния документов То же с повреждениями текста | Карточка Карточка | 40 40 | |
| 1.1.4 | Работы с уникальными и особо ценными документами | ||||
| 1.1.4.1 | Выявление уникальных и особо ценных документов | ||||
| 1.1.4.1.1 | по описям дел с управленческой документацией | Изучение НСА, составление перечня фондов, предположительно содержащих особо ценные дела, просмотр описей, выявление дел для просмотра | Описательная статья описи | 550 | |
| 1.1.4.1.2 | по делам с управленческой документацией: | ||||
| 1.1.4.1.2.1 | досоветского периода | Полистный просмотр дел, выявление особо ценных документов | Единица хранения | 15 | |
| 1.1.4.1.2.2 | советского и постсоветского периодов | То же | Единица хранения | 30 | |
| 1.1.4.1.3 | по описям документов личного происхождения | Изучение НСА, составление перечня фондов, предположительно содержащих особо ценные дела, просмотр описей, выявление дел для просмотра | Описательная статья описи | 350 | |
| 1.1.4.1.4 | по документам личного происхождения | Полистный просмотр дел, выявление особо ценных документов | Единица хранения | 25 | |
| 1.1.4.2 | Составление описей на особо ценные дела, документы | Составление описи особо ценных дел и документов по установленной форме, оформление титульного листа | Описательная статья описи | 25 | |
| 1.1.4.3 | Составление номерников (перечня номеров) особо ценных дел | Написание номеров особо ценных дел (на основании актов о выявлении особо ценных документов) по установленной форме | Номер единицы хранения | 500 | |
| 1.1.4.4 | Простановка отметки «ОЦ»: | ||||
| 1.1.4.4.1 | на делах и коробках | Выемка дел из коробки, сверка дела с актом, проставление отметки «ОЦ» на обложке дела и на коробке, размещение дел в коробку | Отметка «ОЦ» | 300 | |
| 1.1.4.4.2 | в описях | Проставление отметок к описательным статьям описи | Отметка «ОЦ» | 400 | |
| 1.1.4.5 | Составление листов учета и описания уникальных документов | Заполнение листа учета и описания по установленной форме | Единица хранения | 4 | |
| 1.1.5 | Подготовка документов (печатных изданий, описей) на реставрацию, переплет, микрофильмирование, ксерокопирование: | ||||
| 1.1.5.1 | без нумерации листов в делах и проверки листажа | Подбор дел по листам проверки наличия и карточкам учета физического состояния дел, написание картзаместителей, выемка дел, сверка поисковых данных и заголовков дел с описью, регистрация в книге выдачи документов из хранилища, оформление заказа | Единица хранения | 100 | |
| 1.1.5.2 | с нумерацией листов: | ||||
| 1.1.5.2.1 | в делах досоветского периода | Подбор дел, написание картзаместителей, выемка дел, сверка поисковых данных и заголовков дел с описью, нумерация листов, составление листа использования и листазаверителя с описанием особенностей в оформлении документов, регистрация в книге выдачи документов из хранилища, оформление заказа | Лист | 1450 | |
| 1.1.5.2.2 | в делах советского и постсоветского периодов | То же | Лист | 1750 | |
| 1.1.5.3 | с проверкой нумерации листов в делах: | ||||
| 1.1.5.3.1 | досоветского периода | Подбор дел, написание картзаместителей, выемка дел, сверка поисковых данных и заголовков дел с описью, проверка нумерации листов в деле, составление листа использования и листазаверителя с описанием особенностей в оформлении документов, регистрация в книге выдачи документов из хранилища, оформление заказа | Лист | 2000 | |
| 1.1.5.3.2 | советского и постсоветского периодов | То же | Лист | 3500 | |
| 1.1.5.4 | с систематизацией листов в делах | Подбор дел, написание картзаместителей, выемка дел, сверка поисковых данных и заголовков дел с описью, нумерация листов в деле, составление листа использования и листазаверителя, регистрация в книге выдачи документов из хранилища, оформление заказа | Лист | 700 | |
| 1.1.5.5 | дел, имеющих особенности в оформлении документов: | ||||
| 1.1.5.5.1 | досоветского периода | Подбор дел, написание картзаместителей, сверка поисковых данных и заголовков дел с описью, нумерация (проверка нумерации) листов в деле, составление листа-заверителя с описанием особенностей оформления документов, знаков почтового обращения, наличия материальных вложений, художественных и графических документов, печатных изданий, документов, имеющих материальную и коллекционную ценность, регистрация в книге выдачи из хранилища, оформление заказа | Лист | 1300 | |
| 1.1.5.5.2 | советского и постсоветского периодов | То же | Лист | 2000 | |
| 1.1.5.5.3 | документов личного происхождения | То же | Лист | 800 | |
| 1.1.5.6 | документов с разрушающейся основой | Подбор дел по листам проверки наличия и карточкам учета физического состояния дел, написание картзаместителей, выемка дел, сверка поисковых данных и заголовков дел с описью, составление листа использования и листа-заверителя, регистрация в книге выдачи документов из хранилища, оформление заказа | Лист | 1200 | |
| 1.1.5.7 | документов с угасающим и слабоконтрастным текстом | То же | Лист | 1600 | |
| 1.1.5.8 | картографических документов | Подбор дел по листам проверки наличия и карточкам учета технического состояния, написание картзаместителей, сверка поисковых данных и заголовков документов с описью, регистрация в книге выдачи документов из хранилища, оформление заказа | Лист | 60 | |
| 1.1.5.9 | печатных изданий | Подбор печатных изданий, полистный просмотр каждого экземпляра, регистрация в книге выдачи документов из хранилища, оформление заказа | Единица хранения -------- Лист | 25 ---- 2500 | |
| 1.1.5.10 | газет | Подбор газет по листам проверки наличия и карточкам учета физического состояния, полистный просмотр газет, регистрация в книге выдачи из хранилища, оформление заказа | Лист | 100 | |
| 1.1.5.11 | описей для переплета | Подбор описей, проверка нумерации листов, составление листа-заверителя, регистрация в книге выдачи из хранилища, оформление заказа | Лист | 1750 | |
| 1.1.6 | Выявление и подготовка документов к микрофильмированию с целью создания страхового фонда и фонда пользования | ||||
| 1.1.6.1 | Выявление дел по описям: | ||||
| 1.1.6.1.1 | досоветского периода | Ознакомление с общим составом и содержанием документов фонда по описям с целью определения целесообразности их микрофильмирования, выявление дел по описям | Описательная статья описи | 650 | |
| 1.1.6.1.2 | советского и постсоветского периодов | То же | Описательная статья описи | 1300 | |
| 1.1.6.2 | Выявление документов с полистным просмотром дел | Полистный просмотр дел с закладкой документов, подлежащих микрофильмированию | Лист | 800 | |
| 1.1.6.3 | Подготовка дел к микрофильмированию: | ||||
| 1.1.6.3.1 | с выявлением дублетных экземпляров документов | Визуальный осмотр дел, проверка правильности нумерации листов, описание особенностей оригинала, выявление и изъятие дублетных экземпляров, составление листа-заверителя | Лист | 1500 | |
| 1.1.6.3.2 | без выявления дублетных экземпляров документов | Визуальный осмотр дел, проверка правильности нумерации листов, описание особенностей оригинала, составление листа-заверителя | Лист | 1800 | |
| 1.1.6.3.3 | картографических документов | То же | Лист | 60 | |
| 1.1.6.4 | Подготовка описей к микрофильмированию | Визуальный осмотр описей, проверка правильности нумерации листов, составление листа-заверителя | Лист | 2000 | |
| 1.1.6.5 | Оформление заказов на микрофильмирование | Подбор, систематизация дел, документов, описей по архивным шифрам, формирование подготовленных дел в связки, заполнение заказа на выполнение работы в 3-х экземплярах, визирование его у руководства и в бухгалтерии архива, регистрация выдачи и передача в лабораторию | Единица хранения -------- Лист | 100 ------ 15000 | |
| 1.1.6.6 | Проверка качества микрофильмов страхового фонда и фонда пользования: | ||||
| 1.1.6.6.1 | с просмотром на монтажном столе | Просмотр микрофильма на монтажном столе с целью проверки его технического состояния, перемотка микрофильма в соответствии с ГОСТом (техническими характеристиками), написание заключения о результатах проверки | Кадр | 20000 | |
| 1.1.6.6.2 | без просмотра на монтажном столе | Визуальный просмотр технического состояния микрофильма, написание заключения о результатах проверки | Кадр | 12500 | |
| 1.1.6.7 | Проверка читаемости микрофильмов (микрофиш) | Покадровый просмотр микрофильмов (микрофиш) с помощью читального аппарата для проверки читаемости текста на пленке, написание заключения о результатах проверки | Кадр | 3000 | |
| 1.1.6.8 | Прием дел после микрофильмирования, реставрации и переплета: | ||||
| 1.1.6.8.1 | с выборочной проверкой нумерации листов | Поединичный прием дел из лаборатории, проверка их физического состояния, выборочная проверка нумерации листов, отметка в книге выдачи документов о возвращении дел, размещение дел на места хранения, выемка карт-заместителей | Единица хранения | 75 | |
| 1.1.6.8.2 | с полистным просмотром дел | То же с полистным просмотром | Единица хранения -------- Лист | 30 ---- 1500 | |
| 1.1.6.9 | Прием описей после микрофильмирования, переплета: | ||||
| 1.1.6.9.1 | без полистного просмотра | Поединичный прием описей из лаборатории, проверка их физического состояния, отметка в книге выдачи документов из хранилища о возвращении описей, размещение их на места хранения, выемка карт-заместителей | Опись | 80 | |
| 1.1.6.9.2 | с полистным просмотром | То же с полистным просмотром | Опись ----- Лист | 30 ---- 1500 | |
| 1.1.6.10 | Простановка отметки о микрофильмировании дел в описях | Проставление в описи отметки «СФ», отметка в листе-заверителе описи о количестве замикрофильмированных документов | Описательная статья описи | 400 | |
| 1.1.6.11 | Подготовка микрофильмов и комплектов микрофиш к отправке на спецхранение | Доставка микрофильмов (комплектов микрофиш) на рабочее место, сверка описи страхового фонда с поисковыми данными на бюксах и конвертах с микрофишами, проверка соответствия поисковых данных на ракордах пленки и на бюксах, упаковка страховых копий, оформление акта приема-передачи страховых копий и сопроводительного документа на транспортную тару | Кадр | 20000 | |
| 1.1.7 | Выдача (или прием) дел (описей, печатных изданий) из хранилища | ||||
| 1.1.7.1 | Выдача (или прием): | ||||
| 1.1.7.1.1 | дел | При выдаче: ознакомление с заказом (требованием), регистрация заказа, уточнение мест хранения дел по топографическому указателю, выемка дел, проверка их физического состояния, заполнение карт заместителей, проверка соответствия шифра и заголовка на обложке дела и в заказе, регистрация в книге выдачи документов из хранилища При приеме: регистрация приема выданных дел, разборка дел по фондам, проверка правильности заполнения листов использования, проверка физического состояния дел, отметка в книге выдачи о возвращении дел в хранилище, размещение дел на места хранения, выемка карт-заместителей | Единица хранения Единица хранения | 100 100 | |
| 1.1.7.1.2 | нестандартных по формату дел | То же | Единица хранения | 65 | |
| 1.1.7.1.3 | картографических документов | То же | Карта | 80 | |
| 1.1.7.1.4 | фотодокументов | То же | Фотодокумент | 65 | |
| 1.1.7.1.5 | дел с полистной проверкой | То же с полистной проверкой дел и отметкой о проверке в листе-заверителе | Единица хранения | 20 | |
| 1.1.7.1.6 | описей | При выдаче: ознакомление с заказом (требованием), регистрация заказа, выемка описей, проверка их физического состояния, заполнение картзаместителей, проверка соответствия шифра и названия фонда на обложке описи и в заказе, регистрация в книге выдачи из хранилища При приеме: отметка о приеме выданных описей, проверка их физического состояния, проверка правильности заполнения листа использования, размещение описей на места хранения, выемка карт-заместителей | Единица хранения Единица хранения | 170 170 | |
| 1.1.7.1.7 | микрофильмов, комплектов микрофиш | При выдаче: ознакомление с заказом (требованием), регистрация заказа, выемка микрофильмов, микрофиш, проверка их физического состояния, заполнение и размещение картзаместителей, регистрация в книге выдачи копий фонда пользования из хранилища, выдача микрофильмов, микрофиш При приеме: отметка о приеме выданных микрофильмов, микрофиш, проверка их физического состояния и соответствия шифров на бюксе (конверте с микрофишами), проверка количества и порядка размещения микрофиш в комплекте, размещение микрофильмов, микрофиш на места хранения, выемка картзаместителей | Единица хранения, бюкс, комплект микрофиш Единица хранения, бюкс, комплект микрофиш | 150 150 | |
| 1.1.7.1.8 | карточек каталогов, картотек (из хранилища) | При выдаче: ознакомление с заказом, подбор карточек, картотек, заполнение картзаместителей, регистрация в книге выдачи При приеме: регистрация приема, проверка комплекта карточек, размещение их на места хранения, выемка карт-заместителей | Карточка Карточка | 3700 3700 | |
| 1.1.7.1.9 | печатных изданий | При выдаче: ознакомление с заказом (требованием), подбор изданий в соответствии с заказом, проверка их физического состояния, заполнение картзаместителей, проверка соответствия шифра и названия на обложке издания и в заказе, регистрация в книге выдачи печатных изданий из хранилища При приеме: регистрация приема выданных изданий, проверка их физического состояния, проверка заполнения листа использования, полистная проверка изданий, отметка в книге выдачи о возвращении печатных изданий, размещение их на места хранения, выемка карт-заместителей | Единица хранения Единица хранения | 100 100 | |
| 1.1.7.2 | Выдача (или прием) документов во временное пользование с оформлением актов: | ||||
| 1.1.7.2.1 | досоветского периода | При выдаче: регистрация заказа, выемка дел, проверка физического состояния дел и листажа в них, оформление акта о выдаче по установленной форме, регистрация в книге выдачи документов во временное пользование При приеме: оформление приема документов по установленной форме, регистрация в книге выдачи о возврате документов, проверка нумерации листов, размещение дел на места хранения | Единица хранения -------- Акт (1 организация) Единица хранения -------- Акт (1 организация) | 10 -- 1 10 -- 1 | |
| 1.1.7.2.2 | советского и постсоветского периодов | То же | Единица хранения -------- Акт (1 организация) | 40 -- 1 | |
| 1.1.7.3 | Заполнение и подклейка листов использования документов | Заполнение листов использования документов по установленной форме, подклейка листов в дела | Лист использования | 130 | |
| 1.1.7.4 | Страхование документов | Определение категории ценности документов и определение величины страховой оценки в соответствии с отраслевыми методическими разработками, оформление акта страховой оценки по установленной форме | Акт (на 1 документ) | 0,5 (4 часа) | |
| 1.1.8 | Работы по рациональному размещению документов и улучшению их физического состояния | ||||
| 1.1.8.1 | Размещение на места хранения: | ||||
| 1.1.8.1.1 | дел | Размещение дел в хранилище с целью рациональной организации хранения, улучшения обеспечения их сохранности, техники безопасности и охраны труда работников, отметка в топографическом указателе о местонахождении дел | Единица хранения | 900 | |
| 1.1.8.1.2 | коробок, связок | То же | Коробка, связка | 90 | |
| 1.1.8.1.3 | микрофильмов, микрофиш | То же | Бюкс, комплект микрофиш | 300 | |
| 1.1.8.1.4 | описей | Размещение описей на места хранения по порядку номеров фондов и описей | Опись | 600 | |
| 1.1.8.1.5 | печатных изданий, подшивок газет | Размещение печатных изданий, подшивок газет с целью их рационального размещения в хранилище | Единица хранения, подшивка | 150 | |
| 1.1.8.2 | Проверка правильности размещения дел, микрофильмов, микрофиш, печатных изданий на места хранения после использования | Сверка записей в книге выдачи дел, микрофильмов, микрофиш, изданий из хранилища с фактическим их наличием на местах хранения, уточнение их месторасположения по указателям, проверка правильности размещения документов, микрофильмов, микрофиш, изданий, оформление листа проверки | Единица хранения, бюкс, комплект микрофиш | 200 | |
| 1.1.8.3 | Перемещение дел из одного хранилища в другое | Перемещение дел из одного хранилища в другое, оформление акта приема-передачи, внесение изменений в топографические указатели | Единица хранения | 220 | |
| 1.1.8.4 | Прием-передача дел на постоянное хранение в хранилище | Прием дел поединично, сопоставление описания дела на обложке с описью, выверка учетных документов, оформление приема в установленном порядке | Единица хранения | 270 | |
| 1.1.8.5 | Составление и систематизация карточек для пофондового и постеллажного топографических указателей | ||||
| 1.1.8.5.1 | составление карточек для пофондового топографического указателя | Написание карточки на каждый фонд по установленной форме | Карточка | 70 | |
| 1.1.8.5.2 | составление карточек для постеллажного топографического указателя | То же на каждый стеллаж | Карточка | 50 | |
| 1.1.8.5.3 | систематизация карточек для указателей | Группировка карточек по порядку номеров фондов или по порядку номеров стеллажей в пределах одного помещения | Карточка | 500 | |
| 1.1.8.6 | Контроль температурновлажностного режима хранения документов | Измерение температуры и относительной влажности комнатного и наружного воздуха, фиксирование показаний контрольноизмерительных приборов в специальных регистрационных журналах, регулирование температурновлажностного режима посредством кондиционеров, вентиляторов, проветривания помещения, увлажнения воздуха | Наблюдение | 20 минут (0,04 раб. дн.) | |
| 1.1.8.7 | Обеспыливание: | ||||
| 1.1.8.7.1 | стеллажей | ||||
| 1.1.8.7.1.1 | пылесосом | Снятие коробок, связок со стеллажа, удаление пыли с поверхности стеллажа | Погонный метр | 200 | |
| 1.1.8.7.1.2 | увлажненной тканью | То же увлажненной тканью | Погонный метр | 100 | |
| 1.1.8.7.2 | коробок, связок без выемки документов | Снятие коробок, связок со стеллажей, удаление пыли увлажненной тканью | Коробка, связка | 130 | |
| 1.1.8.7.3 | коробок, связок с выемкой документов | Снятие коробок, связок со стеллажа, удаление пыли с поверхности коробки, связки, выемка дел из коробки или связки, протирка поверхности дела, укладка дел в коробку или увязка в связку, размещение их на стеллаже | Коробка, связка | 20 | |
| 1.1.8.7.4 | дел | Протирка поверхности дела мягкой тканью | Единица хранения | 450 | |
| 1.1.8.7.5 | описей | То же описи | Единица хранения | 500 | |
| 1.1.8.7.6 | печатных изданий | То же печатного издания | Единица хранения | 500 | |
| 1.1.8.8 | Дезинфекция документов | Выемка дел из коробки, протирка коробки, влажная обработка дел тканью с использованием специальных средств, укладка дел в коробку | Лист -------- Единица хранения | 1200 ---- 15 | |
| 1.1.8.9 | Реставрация и мелкий ремонт документов (описей, печатных изданий) | ||||
| 1.1.8.9.1 | реставрация листов | Наращивание листа до необходимого формата, обрезка краев листа, просушивание, проглаживание и прессование листа | Лист | 70 | |
| 1.1.8.9.2 | реставрация листов с укреплением разрывов основы | Монтаж листа из отдельных фрагментов, подрезка мятых и рваных краев, укрепление мелких разрывов основы, сушка листа, проглаживание и прессование листа | Лист | 30 | |
| 1.1.8.9.3 | подклейка порванных листов | Подклейка порванного листа микалентной бумагой, проглаживание листа | Лист | 200 | |
| 1.1.8.10 | Картонирование: | ||||
| 1.1.8.10.1 | дел | Размещение дел в коробку по порядку номеров, простановка архивного шифра на коробке, размещение коробок на стеллаже | Единица хранения | 450 | |
| 1.1.8.10.2 | картографических документов | Размещение картографических документов в крупноформатные папки, простановка архивного шифра на папке | Папка | 20 | |
| 1.1.8.10.3 | микрофильмов, комплектов микрофиш | Укладка бюксов с микрофильмами в ячейки микротеки, комплектов микрофиш — в конверты (коробки) по порядку номеров смикрофильмированных дел | Бюкс, микрофиша | 900 | |
| 1.1.8.11 | Перекартонирование дел | Выемка дел из старой коробки, размещение дел в новую коробку по порядку номеров, простановка архивного шифра на коробке, размещение коробки на стеллаже Если дела в связках: развязывание связок, размещение дел в коробку по порядку номеров, простановка архивного шифра на коробке, размещение коробки на стеллаже | Единица хранения Единица хранения | 500 300 | |
| 1.1.8.12 | Формирование связок дел: | ||||
| 1.1.8.12.1 | подлежащих хранению | Группировка дел по порядку номеров, написание на ярлыке номера фонда, описи, номеров дел в связке, прикрепление ярлыка к шпагату, перевязывание дел | Связка | 55 | |
| 1.1.8.12.2 | не подлежащих хранению | Группировка дел в связки, перевязывание дел | Связка | 75 | |
| 1.1.8.13 | Оформление ярлыков | ||||
| 1.1.8.13.1 | написание ярлыков | Написание на ярлыке номера фонда и описи, первого и последнего номера дела, номеров отсутствующих дел и номера коробки | Ярлык | 100 | |
| 1.1.8.13.2 | наклейка ярлыков | Промазывание ярлыка клеем и наклейка его на коробку, папку, бюкс | Ярлык | 160 | |
| 1.1.8.14 | Изготовление конвертов для хранения нестандартных по формату документов | Выкраивание конвертов по индивидуальным размерам документов, склеивание конвертов | Конверт | 30 | |
| 1.1.9 | Техническое оформление дел | ||||
| 1.1.9.1 | Подшивка дел, газет | ||||
| 1.1.9.1.1 | управленческой документации: | ||||
| 1.1.9.1.1.1 | объемом до 100 листов | Укладка листов в твердую обложку, прошивка их на четыре прокола, укрепление ниток узлом | Единица хранения | 50 | |
| 1.1.9.1.1.2 | объемом от 100 до 150 листов | То же | Единица хранения | 25 | |
| 1.1.9.1.1.3 | нестандартных по формату дел | То же | Единица хранения | 20 | |
| 1.1.9.1.2 | с одновременным ремонтом и элементами реставрации документов | Подшивка с элементами реставрации и ремонта документа, наращиванием корешка | Единица хранения | 10 | |
| 1.1.9.1.3 | подшивка газет <2> | Укладка листов газет в крупноформатную обложку, прошивка их на пять проколов | Подшивка газет | 4 | |
| 1.1.9.2 | Нумерация листов в делах <3>: | ||||
| 1.1.9.2.1 | досоветского периода | Нумерация листов в деле | Лист | 2000 | |
| 1.1.9.2.2 | советского и постсоветского периодов | То же | Лист | 2500 | |
| 1.1.9.2.3 | документов личного происхождения | То же | Лист | 1700 | |
| 1.1.9.2.4 | с особенностями оформления документов | То же | Лист | 900 | |
| 1.1.9.2.5 | с изобразительными материалами и фотографиями | То же | Лист | 600 | |
| 1.1.9.2.6 | нестандартных по формату и качеству листов | То же | Лист | 900 | |
| 1.1.9.3 | Оформление листовзаверителей | Заполнение листа-заверителя по установленной форме, вклейка листа в дело | Лист | 120 | |
| 1.1.9.4 | Проверка нумерации листов в делах: | ||||
| 1.1.9.4.1 | досоветского периода | Полистная проверка нумерации листов, выявление недостающих листов в деле или ошибок в нумерации, отметка в листезаверителе о допущенных ошибках | Лист | 3000 | |
| 1.1.9.4.2 | советского и постсоветского периодов | То же | Лист | 4000 | |
| 1.1.9.4.3 | личного происхождения | То же | Лист | 3000 | |
| 1.1.9.4.4 | в делах, имеющих особенности в оформлении | То же | Лист | 1800 | |
| 1.1.9.5 | Простановка штампа «Проверено» после проверки нумерации листов | Простановка штампа, даты, должности и подписи исполнителя в листезаверителе после проверки нумерации листов в деле | Штамп | 400 | |
| 1.1.9.6 | Оформление обложек дел и описей: | ||||
| 1.1.9.6.1 | типографские обложки | Написание на обложке (титульном листе) наименования фонда (фондообразователя), структурной части, заголовка документа дела, крайних дат документов, количества листов в деле в соответствии с описью | Обложка | 60 | |
| 1.1.9.6.2 | обложки без трафарета | То же с разлиновкой (разметкой) поверхности обложки | Обложка | 35 | |
| 1.1.9.6.3 | обложки крупноформатные | То же | Обложка | 20 | |
| 1.1.9.6.4 | с простановкой архивного шифра | То же с проставлением штампа на обложке, написанием шифра | Единица хранения | 45 | |
| 1.1.9.6.5 | обложек описей | Оформление обложки в соответствии с титульным листом описи | Обложка | 65 | |
| 1.1.9.7 | Простановка архивных шифров | ||||
| 1.1.9.7.1 | на карточках | Написание архивных шифров на отсистематизированных карточках | Карточка | 380 | |
| 1.1.9.7.2 | на обложках дел | Сверка заголовков дела с описью (карточкой), проставление штампа на обложке и написание шифра | Единица хранения | 280 | |
| 1.1.9.7.3 | на микрофильмах | Написание архивного шифра на крышке бюкса, нанесение шифра на отрезке пленки | Бюкс | 100 | |
| 1.1.9.7.4 | на фотографиях | Простановка архивного шифра на оборотной стороне позитива | Фотодокумент | 250 | |
| 1.1.9.7.5 | на картографических документах | Сверка заголовка документа с описью, простановка штампа на обложке, написание архивного шифра, номеров листов | Лист | 180 | |
| 1.1.9.8 | Простановка штампов и отметок о рассекречивании: | ||||
| 1.1.9.8.1 | на дела (листы) | Простановка штампа и отметки «Рассекречено» на обложке дела и на листах в деле | Единица хранения -------- Лист | 50 --- 500 | |
| 1.1.9.8.2 | в описи | Простановка штампа и отметки «Рассекречено» на обложке и к описательным статьям описи | Описательная статья описи | 350 | |
| 1.1.9.8.3 | на микрофильмы страхового фонда и фонда пользования | Простановка штампа или отметки «Рассекречено» в листе использования на основании акта | Ролик | 40 |
<2> Одна прошивка включает номера газеты за полугодие или квартал в зависимости от формата и объема издания.
<3> При нумерации ветхих и слабых листов, требующих осторожного обращения, норма может быть уменьшена на 20 — 30%.
2. Учет документов архива
| Индекс | Наименование работы (услуги) | Содержание работы (услуги) | Единица измерения | Норма времени, раб. дн. | Норма выработки на 1 раб. дн. |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
| 2.1 | Организация учета документов архива | ||||
| 2.1.1 | Ведение книги учета поступлений | Заполнение книги учета поступлений по установленной форме | Поступление | 35 | |
| 2.1.2 | Ведение списка фондов | Заполнение списка фондов по установленной форме | Запись | 70 | |
| 2.1.3 | Составление листов фондов | Внесение в лист фонда сведений по установленной форме | Лист фонда | 6 | |
| 2.1.4 | Составление карточек фондов | Заполнение на основании листа фонда карточки фонда по установленной форме | Карточка | 20 | |
| 2.1.5 | Формирование и ведение дел фондов | ||||
| 2.1.5.1 | формирование дел фондов | Включение в дело фонда документов по истории фондообразователя и фонда, учетных документов, систематизация их по датам, нумерация листов, составление внутренней описи на документы, включенные в дело фонда, составление листа-заверителя, подшивка документов | Дело фонда | 12 | |
| 2.1.5.2 | ведение дел фондов | Внесение необходимых изменений в комплекс документов, входящих в дело фонда | Дело фонда | 24 | |
| 2.1.6 | Внесение изменений в листы фондов | Внесение в лист фонда необходимых сведений о названии, составе, объеме или содержании документов | Изменение | 20 | |
| 2.1.7 | Внесение изменений в карточки фондов | Внесение в карточку на основании листа фонда необходимых сведений об изменениях в составе или содержании документов фонда | Карточка | 40 | |
| 2.1.8 | Внесение данных в Сведения об изменениях в составе и объеме фонда | Внесение в Сведения данных об изменениях в составе и объеме фонда по установленной форме | Архивный фонд | 22 | |
| 2.1.9 | Составление и ведение карточных указателей фондов | Составление карточки на каждое наименование фонда с указанием ссылочных данных и крайних дат документов, категории фонда, систематизация карточек по схеме, выбранной архивом | Карточка | 50 | |
| 2.1.10 | Ведение реестра описей | Ведение реестра по установленной форме | Опись | 40 | |
| 2.1.11 | Внесение изменений в учетные документы по результатам проверки наличия, реставрации, описания, рассекречивания документов, переработки описей и других архивных работ | Внесение изменений в учетные документы на основе актов: о технических ошибках в учетных документах, об обнаружении документов, не относящихся к данному архиву, фонду или неучтенных документов, о разделении, объединении дел, о переработке описей, акта о рассекречивании документов и дел | Единица хранения | 100 | |
| 2.1.12 | Внесение сведений в учетные документы о выбытии документов | Внесение на основании соответствующих актов в список фондов, лист фонда (для старых поступлений), в карточки фонда, в описи и номерники сведений о выбытии документов, составление новой итоговой записи в описи по установленной форме | Выбытие | 8 | |
| 2.1.13 | Оформление итоговых записей в описях | Внесение в итоговую запись описи (в трех ее экземплярах) выбывших, уничтоженных по акту, утраченных, переданных в другие фонды (архивы) дел | Опись | 8 | |
| 2.1.14 | Выдача (или прием) дел фондов | При выдаче: выемка дела фонда, размещение картызаместителя, запись в книгу учета выдачи дел фонда При приеме: отметка в книге выдачи о приеме дела фонда, размещение его на место хранения | Дело фонда | 170 | |
| 2.2 | Учет уникальных и особо ценных документов | ||||
| 2.2.1 | Ведение списка фондов, содержащих особо ценные и уникальные документы | Сверка с данными централизованного учета, заполнение граф списка по установленной форме | Архивный фонд | 20 | |
| 2.2.2 | Ведение реестра описей особо ценных дел, документов, номерников | Ведение реестра по установленной форме | Опись | 70 | |
| 2.2.3 | Ведение инвентарной книги учета дел, имеющих в оформлении или в приложении к ним драгоценные металлы и камни | Внесение в инвентарную книгу сведений по установленной форме, составление итоговой записи и заверительной надписи | Единица хранения | 20 | |
| 2.3 | Учет страхового фонда и фонда пользования документов | ||||
| 2.3.1 | Ведение книги учета поступлений страхового фонда и фонда пользования документов: | ||||
| 2.3.1.1 | изготовленного на рулонной пленке | Регистрация в книге учета каждого поступления микрофильмов по установленной форме | Кадр | 13000 | |
| 2.3.1.2 | изготовленного на микрофишах | Регистрация в книге учета каждого поступления микрофиш по установленной форме | Кадр | 13000 | |
| 2.3.2 | Составление описей страхового фонда документов: | ||||
| 2.3.2.1 | изготовленного на рулонной пленке | Заполнение граф описи по установленной форме, проверка количества кадров в рулоне, оформление заверительной надписи | Кадр | 13000 | |
| 2.3.2.2 | изготовленного на микрофишах | То же | Кадр | 13000 | |
| 2.4 | Составление паспорта архива | ||||
| 2.4.1 | для комплектующегося архива: | Подготовка данных по состоянию на 01.01.____, уточнение показателей по учетным документам архива, заполнение граф паспорта и составление пояснительной записки по установленной форме | Паспорт | 15 | |
| 2.4.2 | для некомплектующегося архива | То же | Паспорт | 12 | |
| 2.5 | Составление паспорта архивохранилища: | ||||
| 2.5.1 | для комплектующегося архива | Подготовка данных по архивохранилищу на 01.01 года, заполнение граф паспорта (в произвольной форме) | Паспорт | 5 | |
| 2.5.2 | для некомплектующегося архива | То же | Паспорт | 3 | |
| 2.6 | Прием и оформление учетной документации | Прием, проверка и регистрация описей, актов и других учетных документов, поступивших в группу учета документов, внесение изменений в учетные документы, оформление приема в установленном порядке | Фонд | 3 |
3. Комплектование архива и экспертиза ценности документов
| Индекс | Наименование работы (услуги) | Содержание работы (услуги) | Единица измерения | Норма времени, раб. дн. | Норма выработки на 1 раб. дн. |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
| 3.1 | Комплектование архива | ||||
| 3.1.1 | Комплектование архива управленческой документацией | ||||
| 3.1.1.1 | Составление списка организаций — источников комплектования: | ||||
| 3.1.1.1.1 | для архивов федерального органа исполнительной власти | Изучение примерных и отраслевых (ведомственных) списков источников комплектования, нормативной, методической и справочной литературы, выявление организаций, в деятельности которых создаются документы, профильные данному архиву, изучение функциональноцелевого назначения этих организаций, состава документов, сбор и обобщение сведений для обоснования включения организаций в список (исключения из списка), составление списка организаций — источников комплектования по установленной форме, согласование его с организациями, подготовка списка к обсуждению на ЭПК и доработка по результатам обсуждения, согласование с вышестоящим органом управления архивным делом, утверждение списка директором архива | Организация | 10 | |
| 3.1.1.1.2 | для государственных архивов субъекта РФ | То же | Организация | 7 | |
| 3.1.1.1.3 | для муниципальных архивов | То же | Организация | 3 | |
| 3.1.1.2 | Ведение списков организаций — источников комплектования | Внесение изменений, дополнений и уточнений в список, согласование их с организациями | Организация | 0,5 (4 часа) | |
| 3.1.1.3 | Проверка физического и санитарногигиенического состояния документов, подлежащих приему на постоянное хранение в архив | Визуальный осмотр дел, выборочный полистный просмотр документов в деле, составление акта при обнаружении дефектов, контроль за их устранением | Единица хранения | 250 | |
| 3.1.1.4 | Заключение договоров с организациями о приеме документов на постоянное хранение в архив | Составление текста и оформление договора с организацией о приеме документов на постоянное хранение в архив по установленной форме | Договор | 2 | |
| 3.1.1.5 | Прием документов на постоянное хранение: | ||||
| 3.1.1.5.1 | без проверки количества листов в делах | Прием дел поединично, сопоставление заголовков, архивных шифров, крайних дат документов в описи и на обложках дел, прием описей и НСА на передаваемые дела, оформление акта приема-передачи документов на постоянное хранение по установленной форме, отметка в описи о приеме документов в архив | Единица хранения | 200 | |
| 3.1.1.5.2 | с выборочной проверкой количества листов в делах | То же с выборочной проверкой нумерации листов | Единица хранения | 130 | |
| 3.1.1.5.3 | особо ценных документов | То же с проверкой количества листов в делах, прием описи на особо ценные дела | Единица хранения | 30 | |
| 3.1.1.5.4 | фотодокументов | Прием фотоотпечатков, сверка изображения с аннотацией, негатива — с контрольным отпечатком, запись в книгу поступления, раскладка негативов по размерам в коробку | Единица хранения | 300 | |
| 3.1.2 | Комплектование архива документами личного происхождения | ||||
| 3.1.2.1 | Выявление потенциальных владельцев документов личного происхождения | Уточнение по соответствующим источникам биографических сведений фондовладельца, основных этапов деятельности, уточнение фамилии, имени, отчества и адреса фондовладельца с целью ведения переговоров о передаче его документов в государственный архив, составление списка владельцев, его согласование и утверждение | Владелец документов | 2 | |
| 3.1.2.2 | Установление связей с владельцами документов личного происхождения | Составление писем в адрес владельцев документов об установлении контактов с целью ведения переговоров о передаче документов в государственный архив | Письмо | 0,5 (4 часа) | |
| 3.1.2.3 | Ведение переговоров с владельцами документов личного происхождения | Ведение переговоров с владельцем о сдаче документов в государственный архив, предварительное ознакомление на месте с личным фондом или отдельными документами с целью принятия решения о целесообразности (нецелесообразности) приема их в архив | Посещение | 1 | |
| 3.1.2.4 | Составление экспертных заключений | Написание заключения экспертнометодической комиссии с кратким изложением сведений о составе и содержании документов, предполагаемых к приему на хранение в архив | Заключение | 1 | |
| 3.1.2.5 | Экспертиза ценности документов личного происхождения в процессе комплектования | Полистный просмотр документов, определение их ценности на основании критериев происхождения, содержания и внешних особенностей, отбор документов, подлежащих возврату владельцу, первичная систематизация документов, предполагаемых к приему на хранение, формирование условных дел | Лист | 300 | |
| 3.1.2.6 | Составление сдаточных описей | Составление перечня документов в соответствии с их первичной систематизацией, с указанием способа написания и особенностей документов, составление итоговой записи | Описательная статья описи | 50 | |
| 3.1.2.7 | Составление и ведение списка физических лиц — источников комплектования архива документами личного происхождения | Составление списка по принятой в архиве форме с обязательным указанием фамилии, имени, отчества, адреса, места жительства физического лица, юридического обоснования возможности передачи его документов в архив, внесение изменений и уточнений в список | Владелец документов | 10 | |
| 3.1.2.8 | Временный учет документов личного происхождения | Включение в наблюдательное дело документов, образующихся в процессе комплектования, запись в книге учета поступлений документов в отдел комплектования, составление учетной карточки, внесение в карточку дополнительных сведений | Поступление | 0,3 (3 часа) | |
| 3.1.2.9 | Заключение договоров с владельцами о передаче документов на хранение в архив | Составление текста и оформление договора с владельцем документов личного происхождения о передаче документов в архив. При заключении договора куплипродажи — составление проекта оценочной описи с указанием денежной оценки документов, корректировка описи | Договор | 2 | |
| 3.1.2.10 | Прием и оформление приема документов личного происхождения на хранение в архив | Прием документов от владельца на основании его заявления, оформление приема актом приема на хранение, доставка документов в архив и размещение их на места хранения | Владелец | 1 | |
| 3.2 | Экспертиза ценности документов: | ||||
| 3.2.1 | управленческой документации: | ||||
| 3.2.1.1 | до 1945 года | ||||
| 3.2.1.1.1 | с полистным просмотром | Изучение истории организации и архивного фонда, состава и содержания документов, визуальный и полистный просмотр документов, определение ценности документов, выявление документов с повторяющейся информацией | Единица хранения | 15 | |
| 3.2.1.2 | после 1945 года | ||||
| 3.2.1.2.1 | с полистным просмотром | То же с отбором документов, не подлежащих хранению | Единица хранения | 30 | |
| 3.2.1.2.2 | без полистного просмотра | То же без полистного просмотра | Единица хранения | 80 | |
| 3.2.2 | документов по личному составу: | ||||
| 3.2.2.1 | с полистным просмотром | Изучение состава и содержания документов, визуальный и полистный просмотр документов, определение ценности документов, выявление дублетных документов | Единица хранения | 45 | |
| 3.2.2.2 | без полистного просмотра | То же без полистного просмотра | Единица хранения | 200 | |
| 3.2.3 | фотодокументов | Визуальный просмотр документов, изучение их содержания (изображения), определение ценности и полноты отражения сюжета, выявление дублетных документов | Единица хранения | 150 | |
| 3.2.4 | Выверка дублетов | Проверка документов, отобранных в процессе экспертизы, на дублетность | Единица хранения | 15 | |
| 3.2.5 | Оформление результатов экспертизы ценности документов | ||||
| 3.2.5.1 | Составление актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению | Написание акта по установленной форме, его оформление и утверждение | Позиция акта | 24 | |
| 3.2.5.2 | Подготовка дел, не подлежащих хранению, к уничтожению (утилизации) | Выемка дел, сверка поисковых данных с актом о выделении к уничтожению, формирование связок, перемещение дел в специальное помещение для хранения макулатуры, контроль за погрузкой и вывозом дел, оформление документов, подтверждающих уничтожение дел | Единица хранения | 170 | |
| 3.3 | Организационнометодическое руководство и контроль за работой архивов организаций и организацией документов в делопроизводстве | ||||
| 3.3.1 | Оказание методической и практической помощи организациям в подготовке нормативнометодических пособий по организации документов в делопроизводстве и их внедрении: | ||||
| 3.3.1.1 | инструкций по делопроизводству | Ознакомление с проектом инструкции, проверка соответствия ее положений требованиям государственных стандартов на документацию, типовым инструкциям, Основным правилам работы архивов организаций, подготовка замечаний и предложений, согласование их с организацией | Авторский лист инструкции | 1 | |
| 3.3.1.2 | номенклатур дел | ||||
| 3.3.1.2.1 | составленных по типовой или примерной номенклатуре дел | Ознакомление с проектом номенклатуры, проверка правильности ее составления в соответствии с типовой (или примерной) номенклатурой дел и требованиями нормативнометодических документов, уточнение полноты состава дел и документов, включенных в номенклатуру, подготовка замечаний и предложений, согласование их с организацией | Позиция номенклатуры | 200 | |
| 3.3.1.2.2 | конкретных номенклатур дел | Ознакомление с проектом номенклатуры, проверка правильности ее составления в соответствии с требованиями нормативнометодических документов, уточнение полноты состава дел и документов, включенных в номенклатуру, подготовка замечаний и предложений, согласование их с организацией | Позиция номенклатуры | 100 | |
| 3.3.1.3 | положений об архивах организаций | Ознакомление с проектом положения, проверка правильности его составления в соответствии с примерным положением и требованиями нормативнометодических документов, подготовка замечаний и предложений, согласование их с организацией | Положение | 1 | |
| 3.3.1.4 | положений о ЦЭК федерального органа исполнительной власти и ЭК организаций центрального архива | Ознакомление с проектом положения, проверка правильности его составления в соответствии с требованиями нормативнометодических документов, подготовка замечаний и предложений, согласование их с организацией | Положение | 1 | |
| 3.3.2 | Оказание методической и практической помощи организациям в подготовке описей: | ||||
| 3.3.2.1 | дел с управленческой документацией постоянного хранения | Ознакомление с описью дел, проверка правильности отбора документов на хранение, установление степени полноты состава дел и документов, включенных в опись, проверка качества описания дел, наличия необходимого НСА к описи, подготовка замечаний, согласование их с организацией | Описательная статья описи | 130 | |
| 3.3.2.2 | дел по личному составу | То же | Описательная статья описи | 200 | |
| 3.3.3 | Оказание методической помощи организациям в составлении актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению | Ознакомление с актом, составление замечаний по содержанию групп документов, не подлежащих хранению, согласование замечаний с организацией | Позиция акта | 130 | |
| 3.3.4 | Составление заключений на документы, представленные к рассмотрению ЭПК государственного архива: | ||||
| 3.3.4.1 | на номенклатуры дел | Ознакомление с номенклатурой, написание заключения | Позиция номенклатуры | 120 | |
| 3.3.4.2 | на описи дел постоянного хранения | Ознакомление с описью, написание заключения | Описательная статья описи | 200 | |
| 3.3.5 | Участие работников государственного архива: | ||||
| 3.3.5.1 | в работе ЦЭК (ЭК) организаций | Ознакомление с повесткой дня заседания, участие в обсуждении подготовленных вопросов | Совещание | 0,5 (4 часа) | |
| 3.3.5.2 | в подготовке и проведении семинаров и совещаний по вопросам организации делопроизводства и работы архивов организаций | Консультирование работников организаций по вопросам подготовки семинаров и совещаний, оказание им практической помощи в выработке повестки дня, организации выступлений, участие в работе семинаров и совещаний, выступление с лекцией, ответы на вопросы | Совещание | 10 | |
| 3.3.6 | Организация работы по составлению паспортов архивами организаций | Рассылка в организации бланков паспортов (2 экземпляра), оказание работникам архивов организаций методической и практической помощи в заполнении паспортов, проверка правильности паспортов и своевременного представления их в государственный архив, анализ результатов паспортизации | Организация | 2 | |
| 3.3.7 | Составление Сведений о состоянии хранения документов в организациях — источниках комплектования архива на 01.12.____ | Анализ паспортов организаций и учетных данных архивов организаций, обобщение сведений об архивах организаций, составе и состоянии их документов, заполнение граф Сведений по установленной форме, представление Сведений в вышестоящий орган управления архивным делом | Отчет на 100 организаций — источников комплектования | 7 | |
| 3.3.8 | Проведение комплексных проверок деятельности архивов организаций: | ||||
| 3.3.8.1 | федерального органа исполнительной власти | Изучение нормативно-методических и учетных документов архива организации, составление плана проверки, ознакомление с ним руководства организации, проверка выполнения положений, Основных правил работы архивов организаций и нормативных документов по вопросам делопроизводства и архивного дела, проверка состояния работы архива организации по всем направлениям его деятельности, работы ЦЭК (ЭК), организации документов в делопроизводстве, оформление результатов проверки и ознакомление с ним руководства организации, составление справки по итогам проверки и предложений по совершенствованию работы архива и организации документов в делопроизводстве, утверждение справки у руководства организации | Комплексная проверка | 14 | |
| 3.3.8.2 | субъектов РФ | То же | Комплексная проверка | 10 | |
| 3.3.8.3 | муниципального значения | То же | Комплексная проверка | 5 | |
| 3.3.9 | Проведение тематических проверок деятельности архивов организаций: | ||||
| 3.3.9.1 | федерального органа исполнительной власти | Изучение нормативнометодических и учетных документов архива организации, составление программы проверки и ознакомление с ней руководства организации, проверка в соответствии с программой отдельных направлений деятельности архива организации, работы ЦЭК (ЭК), ознакомление руководства организации с результатами проверки и обсуждение их с работниками делопроизводственной службы и архива, составление справки по итогам проверки, утверждение справки у руководства организации | Тематическая проверка | 4 | |
| 3.3.9.2 | субъектов РФ | То же | Тематическая проверка | 3 | |
| 3.3.9.3 | муниципального значения | То же | Тематическая проверка | 1 | |
| 3.3.10 | Проведение контрольных проверок деятельности архивов организаций | Проверка работы архива организации с целью выполнения предложений по итогам комплексных и тематических проверок, ознакомление руководства организации с результатами проверки, составление справки по итогам проверки и утверждение ее у руководства организации | Контрольная проверка | 2 | |
| 3.3.11 | Учет работы с организациями | ||||
| 3.3.11.1 | формирование и ведение наблюдательных дел на организации — источники комплектования | Включение в состав наблюдательного дела документов, характеризующих работу архива и организацию документов в делопроизводстве организации (копии приказов организации по этим вопросам, положения об архиве и ЭК, инструкции по делопроизводству, номенклатуры дел, материалы проверок и др. документы), составление внутренней описи наблюдательного дела, внесение в нее дополнений | Наблюдательное дело | 0,3 (3 часа) | |
| 3.3.11.2 | составление и ведение картотеки учета работы с организациями | Составление карточки по установленной в архиве форме, внесение необходимых изменений и дополнений в карточку | Карточка | 4 | |
| 3.3.12 | Консультирование работников архивных и делопроизводственных служб организаций: | ||||
| 3.3.12.1 | в государственном архиве | Консультирование по вопросам классификации документов, подготовки нормативнометодических пособий, номенклатур и описей дел, по вопросам практического применения методических пособий, обеспечения сохранности документов, формирования дел, экспертизы ценности документов организаций | Консультация | 0,5 (4 часа) | |
| 3.3.12.2 | в организациях (в архивах организаций) | То же | Консультация | 1 |
4. Описание архивных документов и научно-справочный аппарат к документам архива
| Индекс | Наименование работы (услуги) | Содержание работы (услуги) | Единица измерения | Норма времени, раб. дн. | Норма выработки на 1 раб. дн. |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
| 4.1 | Описание архивных документов | ||||
| 4.1.1 | Подготовка к описанию документов | Изучение исторической и справочной литературы, законодательных актов, деятельности фондообразователя (жизни и деятельности фондообразователя для документов личного происхождения), предварительное ознакомление с состоянием, составом и содержанием документов фонда, определение степени их упорядочения | Архивный фонд (500 единиц хранения) | 7 | |
| 4.1.2 | Разработка схемы систематизации документов: | ||||
| 4.1.2.1 | управленческой документации | Изучение методической литературы, выбор принципов систематизации документов на основании результатов подготовки к описанию фонда, составление схемы систематизации | Схема | 4 | |
| 4.1.2.2 | документов личного происхождения | То же | Схема | 2,5 | |
| 4.1.2.3 | документов по личному составу | То же | Схема | 1,5 | |
| 4.1.3 | Систематизация документов по основным группам в пределах фонда | Предварительная систематизация документов в соответствии со схемой систематизации данного фонда по группам документов | Лист | 900 | |
| 4.1.4 | Описание | ||||
| 4.1.4.1 | управленческой документации: | ||||
| 4.1.4.1.1 | досоветского периода | Полистный просмотр документов, определение и уточнение их фондовой принадлежности, выявление непрофильных документов, экспертиза ценности документов, определение крайних дат документов, составление текста заголовка и написание его на карточке | Единица хранения | 8 | |
| 4.1.4.1.2 | советского и постсоветского периодов | То же | Единица хранения | 20 | |
| 4.1.4.2 | документов личного происхождения | Определение количества листов в деле, просмотр документов, определение и уточнение их фондовой принадлежности, экспертиза ценности и атрибуция документов, определение крайних дат документов, составление текста заголовка и написание его на карточке | Единица хранения | 3 | |
| 4.1.4.3 | документов по личному составу | Полистный просмотр документов, определение и уточнение их фондовой принадлежности, выявление непрофильных документов, экспертиза ценности документов, определение крайних дат документов, составление текста заголовка и написание его на карточке | Единица хранения | 25 | |
| 4.1.5 | Текстологическая работа в процессе описания документов | Чтение и анализ текста документа, предварительная систематизация документов, расшифровка трудночитаемых текстов, идентификация разрозненных фрагментов, определение полноты текста | Лист | 100 | |
| 4.1.6 | Формирование дел из россыпи | ||||
| 4.1.6.1 | управленческой документации: | ||||
| 4.1.6.1.1 | досоветского периода | Изучение документов, группировка их в дело в соответствии с выбранным принципом формирования дел на основании экспертизы ценности, текстологической работы, атрибуции | Лист | 300 | |
| 4.1.6.1.2 | советского и постсоветского периодов | То же | Лист | 700 | |
| 4.1.6.2 | документов личного происхождения | То же | Лист | 300 | |
| 4.1.6.3 | картографических документов | Изучение документов, отбор и группировка их по вопросам, систематизация по хронологии, группировка документов в соответствии с выбранным принципом формирования картографических документов | Лист | 180 | |
| 4.1.6.4 | документов по личному составу | Изучение документов, отбор документов, систематизация их по хронологии и алфавиту, выделение из них дублетных и неправильно присоединенных документов | Лист | 850 | |
| 4.1.7 | Систематизация листов: | ||||
| 4.1.7.1 | в делах 18 — начала 20 веков | Систематизация листов внутри дела в соответствии с выбранным принципом формирования дела | Лист | 500 | |
| 4.1.7.2 | в делах 20 века | То же | Лист | 1000 | |
| 4.1.7.3 | в делах по личному составу | То же | Лист | 900 | |
| 4.1.7.4 | в делах личного происхождения | То же | Лист | 500 | |
| 4.1.7.5 | картографических документов | Систематизация листов в соответствии с выбранным принципом формирования | Лист | 180 | |
| 4.1.8 | Составление исторических справок | Изучение исторической и справочной литературы, законодательных актов, истории и документов фонда для определения дат возникновения, реорганизации, переименования и ликвидации фондообразователя, изучение его структуры, функций и места в системе организаций, характера и состояния документов, написание исторической справки | Машинописный лист исторической справки | 2 | |
| 4.1.9 | Составление внутренних описей дел | Внесение в опись заголовков документов в соответствии с их расположением в деле, с указанием номеров листов дела, на которых расположен каждый документ, составление итоговой записи | Описательная статья описи | 60 | |
| 4.1.10 | Составление заголовков дел | ||||
| 4.1.10.1 | управленческой документации: | ||||
| 4.1.10.1.1 | 18 века | Полистный просмотр дела, ознакомление с составом и содержанием документов, определение крайних дат, составление текста заголовка и написание его на карточке | Описательная статья описи | 10 | |
| 4.1.10.1.2 | 19 века | То же | Описательная статья описи | 15 | |
| 4.1.10.1.3 | 20 века до 1945 года 20 века после 1945 года | То же То же | Описательная статья описи То же | 20 35 | |
| 4.1.10.2 | документов личного происхождения: | ||||
| 4.1.10.2.1 | досоветского периода | То же | Описательная статья описи | 7 | |
| 4.1.10.2.2 | советского и постсоветского периодов | То же | Описательная статья описи | 20 | |
| 4.1.10.3 | документов по личному составу | То же | Описательная статья описи | 65 | |
| 4.1.10.4 | на фотодокументы: | ||||
| 4.1.10.4.1 | имеющие наиболее полную информацию | Визуальный просмотр фотоотпечатков, составление заголовка с изложением сведений о событиях, предметах и лицах, изображенных на фотодокументах, с уточнением необходимых сведений по НСА и документам архива | Описательная статья описи | 20 | |
| 4.1.10.4.2 | имеющие частичную информацию | То же с обращением к литературе, периодическим изданиям | Описательная статья описи | 15 | |
| 4.1.10.4.3 | имеющие минимальную информацию | То же | Описательная статья описи | 6 | |
| 4.1.11 | Редактирование и унификация заголовков дел | ||||
| 4.1.11.1 | с просмотром дел: | ||||
| 4.1.11.1.1 | управленческой документации досоветского периода | Анализ содержания заголовка, уточнение полноты и точности информации в нем с обращением к документам дела, внесение изменений в заголовок и его унификация | Описательная статья описи | 90 | |
| 4.1.11.1.2 | управленческой документации советского и постсоветского периодов | То же | Описательная статья описи | 110 | |
| 4.1.11.1.3 | документов по личному составу | То же | Описательная статья описи | 130 | |
| 4.1.11.1.4 | документов личного происхождения | Анализ содержания заголовка, уточнение даты, способа воспроизведения, опубликованности документа, редактирование, дополнение или пересоставление заголовка | Описательная статья описи | 50 | |
| 4.1.11.2 | без просмотра дел: | ||||
| 4.1.11.2.1 | управленческой документации досоветского периода | Унификация формы изложения сведений в заголовке, редактирование заголовка | Описательная статья описи | 150 | |
| 4.1.11.2.2 | управленческой документации советского и постсоветского периодов | То же | Описательная статья описи | 200 | |
| 4.1.11.2.3 | документов по личному составу | То же | Описательная статья описи | 220 | |
| 4.1.11.2.4 | документов личного происхождения | То же | Описательная статья описи | 90 | |
| 4.1.11.2.5 | фотодокументов | То же | Описательная статья описи | 200 | |
| 4.1.12 | Систематизация карточек с заголовками дел: | ||||
| 4.1.12.1 | по структурному и тематическому признакам | Группировка карточек в соответствии с принятой схемой систематизации дел по структурным частям, темам | Карточка | 380 | |
| 4.1.12.2 | по номинальному, хронологическому и алфавитному признакам | То же по хронологии или алфавиту корреспондентов | Карточка | 500 | |
| 4.1.13 | Простановка архивных шифров на карточках | Простановка архивного шифра на отсистематизированных карточках | Карточка | 400 | |
| 4.1.14 | Систематизация дел в пределах фонда организации | Подбор дел по карточкам, сопоставление заголовков на делах и карточках, расположение дел в соответствии с архивными шифрами на карточках | Единица хранения | 460 | |
| 4.1.15 | Систематизация дел в пределах фонда личного происхождения | Систематизация дел в соответствии со схемой систематизации дел фонда | Единица хранения | 200 | |
| 4.1.16 | Описание книг: | ||||
| 4.1.16.1 | с автографами | Запись содержания автографа (дарственной надписи) на основании результатов текстологической работы и атрибуции, составление списка книг по установленной форме | Книга (с одним автографом) | 65 | |
| 4.1.16.2 | с автографами на иностранных языках | То же | Книга (с одним автографом) | 40 | |
| 4.1.16.3 | без автографов | То же | Книга | 100 | |
| 4.1.17 | Составление предисловий к описям: | ||||
| 4.1.17.1 | фондов организаций | Изучение законодательной и научно-справочной литературы, истории фонда и его документов, учетных документов архива, определение дат и особенностей образования, а также переименования, ликвидации фондообразователя, изменений в его структуре, функций и места в системе организаций, изучение НСА к фонду, степени сохранности и состава документов, особенностей обработки и систематизации документов фонда, обоснование принятой схемы систематизации документов, составление текста предисловия | Машинописный лист предисловия | 1,5 | |
| 4.1.17.2 | фондов личного происхождения | То же | Машинописный лист предисловия | 2 | |
| 4.1.18 | Составление списков сокращений к описям | Просмотр текста описи, выявление сокращенных слов, установление их полного написания, систематизация сокращений в алфавитном порядке, написание списка | Наименование | 90 | |
| 4.1.19 | Составление переводных таблиц шифров дел | Написание старых архивных шифров по порядку номеров дел с указанием новых архивных шифров | Шифр (номер) дела | 380 | |
| 4.1.20 | Составление указателей к описям: | ||||
| 4.1.20.1 | предметных | Просмотр заголовков дел по описи, выявление и отбор наиболее значимых понятий, описание их на карточках с указанием ссылочных данных, выбор принципов систематизации понятий в указателе, обобщение сведений идентичных карточек, систематизация карточек, написание указателя | Карточка | 110 | |
| 4.1.20.2 | географических | Просмотр заголовков дел по описи, выявление географических названий и объектов, написание их на карточке с указанием ссылочных данных, систематизация карточек по алфавиту, обобщение сведений идентичных карточек, написание указателя | Карточка | 130 | |
| 4.1.20.3 | именных | Просмотр заголовков дел по описи, выявление фамилий, имен, отчеств, псевдонимов упоминаемых лиц и вынесение их на карточки с указанием ссылочных данных, систематизация карточек по алфавиту фамилий, имен, отчеств и т.д., обобщение сведений идентичных карточек, написание указателя | Карточка | 140 | |
| 4.1.20.4 | указателя наименований организаций (специального предметного указателя) | Просмотр заголовков дел по описи, выявление наименований организаций, написание карточек и систематизация их по алфавиту, обобщение сведений идентичных карточек, написание указателя | Карточка <4> | 120 | |
| 4.1.21 | Составление оглавлений (содержаний) к описям фондов | Написание оглавления (содержания) с включением в него предисловия, списка сокращенных слов, названий всех разделов (подразделов), указателей, переводной таблицы шифров, указание к ним соответствующих листов описи | Опись | 0,5 (4 часа) | |
| 4.1.22 | Составление описей | Составление описи по установленной форме | Описательная статья описи | 65 | |
| 4.1.22.1 | с внесением в опись иноязычных слов | То же с внесением в опись иноязычных слов | Описательная статья описи | 35 | |
| 4.1.23 | Оформление описей | Составление титульного листа, итоговой записи к каждой описи, нумерация листов описи, составление листа-заверителя | Опись | 0,5 (4 часа) | |
| 4.1.24 | Составление актов: | ||||
| 4.1.24.1 | об обнаружении документов, не относящихся к данному фонду, архиву, неучтенных и т.д. | Составление акта по установленной форме, оформление и утверждение акта | Позиция акта | 20 минут (0,04 раб. дн.) | 24 |
| 4.1.24.2 | о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению | Составление акта по установленной форме, подготовка к рассмотрению на ЭМК (ЭПК) | Позиция акта | 20 минут (0,04 раб. дн.) | 24 |
| 4.1.24.3 | акта возврата документов собственнику | Составление акта по установленной форме, оформление и утверждение акта | Позиция акта | 20 минут (0,04 раб. дн.) | 24 |
| 4.1.24.4 | о выявлении особо ценных документов | Написание акта с изложением краткой характеристики проделанной работы, перечислением архивных шифров выявленных документов, оформление и утверждение акта | Акт | 0,5 (4 часа) | |
| 4.1.24.5 | описания документов, переработки описей | Написание акта по установленной форме, оформление и утверждение акта | Акт | 0,5 | |
| 4.2 | Усовершенствование описей | ||||
| 4.2.1 | управленческой документации с просмотром дел: | ||||
| 4.2.1.1 | досоветского периода | Анализ качества заголовков в описи, редактирование заголовков с просмотром дел и (при необходимости) изучением истории фондообразователя, дополнение заголовка недостающими элементами описания, унификация понятий, терминов, упомянутых фамилий, имен, отчеств, составление недостающих элементов НСА к описи | Описательная статья описи | 20 | |
| 4.2.1.2 | советского и постсоветского периодов | То же | Описательная статья описи | 50 | |
| 4.2.2 | управленческой документации без просмотра дел | Анализ качества заголовков в описи, литературное редактирование, унификация понятий, терминов, упомянутых фамилий, имен, отчеств | Описательная статья описи | 180 | |
| 4.2.3 | документов личного происхождения: | ||||
| 4.2.3.1 | досоветского периода | Анализ качества заголовков в описи, редактирование заголовков с частичным просмотром документов для уточнения фондовой принадлежности документов и уточнения сведений фактографического характера, унификация понятий, терминов, упомянутых фамилий, имен, отчеств, составление недостающих элементов НСА к описи | Описательная статья описи | 14 | |
| 4.2.3.2 | советского и постсоветского периодов | То же | Описательная статья описи | 25 | |
| 4.3 | Переработка описей <5> | ||||
| 4.3.1 | управленческой документации: | ||||
| 4.3.1.1 | досоветского периода | Просмотр дел, экспертиза ценности документов, уточнение фондовой принадлежности, пересоставление заголовков дел, уточнение крайних дат, разработка новой схемы систематизации единиц хранения в описи, систематизация дел в соответствии со схемой, составление предисловия, переводной таблицы шифров дел и необходимого НСА к описи | Единица хранения | 12 | |
| 4.3.1.2 | советского и постсоветского периодов | ||||
| 4.3.1.2.1 | документов до 1945 года | То же | Единица хранения | 15 | |
| 4.3.1.2.2 | документов после 1945 года | То же | Единица хранения | 45 | |
| 4.3.2 | документов личного происхождения: | ||||
| 4.3.2.1 | досоветского периода | Просмотр документов, проведение экспертизы их ценности, уточнение фондовой принадлежности документов, разработка новой схемы систематизации документов фонда, переформирование дел, редактирование и пересоставление заголовков дел на карточках, оформление обложек дел, систематизация карточек по новой схеме, пересоставление НСА к описи | Единица хранения | 4 | |
| 4.3.2.2 | советского и постсоветского периодов | То же | Единица хранения | 8 | |
| 4.4 | Каталогизация документов | ||||
| 4.4.1 | Отбор дел для каталогизации по описям | ||||
| 4.4.1.1 | по описям 18 века | Просмотр описей для отбора дел на каталогизацию | Описательная статья описи | 600 | |
| 4.4.1.2 | по описям 19 века | То же | Описательная статья описи | 1000 | |
| 4.4.1.3 | по описям 20 века: | ||||
| 4.4.1.3.1 | до 1945 года | То же | Описательная статья описи | 1300 | |
| 4.4.1.3.2 | после 1945 года | То же | Описательная статья описи | 1600 | |
| 4.4.2 | Выявление документов для каталогизации по делам: | ||||
| 4.4.2.1 | 18 века | Полистный просмотр дела, выявление документов, подлежащих каталогизации, закладка этих документов для написания карточек | Единица хранения | 10 | |
| 4.4.2.2 | 19 века — до 1917 года | То же | Единица хранения | 20 | |
| 4.4.2.3 | документов советского и постсоветского периодов | То же | Единица хранения | 40 | |
| 4.4.3 | Создание и ведение систематического каталога | ||||
| 4.4.3.1 | Составление тематических карточек по заголовкам дел в описях | Просмотр описи, вынесение на карточку по установленной форме содержания одного или группы однородных дел, простановка штампа о каталогизации дела и отметка в листе использования описи о закаталогизированных делах | Карточка | 60 | |
| 4.4.3.2 | Составление тематических карточек на выявленные документы: | ||||
| 4.4.3.2.1 | по документам 18 века | Просмотр дела, заполнение реквизитов карточки по установленной форме, простановка штампа о каталогизации на обложке дела и отметка в листе использования дела о закаталогизированных документах | Карточка | 20 | |
| 4.4.3.2.2 | по документам 19 — 20 веков | То же | Карточка | 25 | |
| 4.4.3.3 | Индексирование карточек систематического каталога | Изучение содержания на карточке, индексирование карточки в соответствии со схемой классификации | Карточка | 170 | |
| 4.4.3.4 | Систематизация карточек систематического каталога | Группировка карточек в соответствии со схемой классификации данного каталога | Карточка | 450 | |
| 4.4.3.5 | Включение карточек в систематический каталог | Включение отсистематизированных карточек в каталог с соблюдением принципа расположения карточек в данном каталоге | Карточка | 260 | |
| 4.4.3.5.1 | с одновременной частичной пересистематизацией отдельных разделов | То же с частичной пересистематизацией отдельных разделов, уточнением индексов, формированием новых делений, пересоставлением разделителей, перестановкой карточек в другие ящики каталога (при необходимости) | Карточка | 180 | |
| 4.4.3.6 | Составление дублетных карточек | Написание второго экземпляра карточки, тождественного оригиналу | Карточка | 80 | |
| 4.4.3.7 | Объединение информации на тематических карточках | Изучение содержания на карточке, заполнение новой карточки по установленной форме | Карточка | 110 | |
| 4.4.3.8 | Редактирование тематических карточек: | ||||
| 4.4.3.8.1 | без просмотра дел | Редактирование содержания на карточке, унификация текста, исправление допущенных неточностей в карточке | Карточка | 250 | |
| 4.4.3.8.2 | с одновременным индексированием карточек | То же с простановкой индекса на карточке в соответствии со схемой классификации | Карточка | 140 | |
| 4.4.3.8.3 | с просмотром дел | Полистный просмотр дела с целью уточнения полноты и точности содержания карточки, внесение недостающих элементов описания, редактирование и унификация текста на карточке | Карточка | 70 | |
| 4.4.3.9 | Усовершенствование систематического каталога | Изучение схемы систематизации по разделам, уточнение содержания на тематических карточках, объединение описаний с однородной информацией по одному фонду или описи, изменение индексов, пересистематизация карточек и включение их в каталог, внесение изменений и дополнений в схему | Карточка | 80 | |
| 4.4.3.10 | Проверка систематизации карточек в систематическом каталоге | Проверка правильности систематизации карточек и исправление ошибок, неточностей | Карточка | 500 | |
| 4.4.4 | Создание и ведение именного каталога | ||||
| 4.4.4.1 | Составление именных карточек на выявленные документы: | ||||
| 4.4.4.1.1 | досоветского периода | Полистный просмотр дела, изучение документов, вынесение на карточку по установленной форме фамилий, имен, отчеств лиц, упоминаемых в документах или являющихся их авторами, простановка штампа о каталогизации на обложке дела и отметка в листе использования дела о закаталогизированных документах | Карточка | 20 | |
| 4.4.4.1.2 | советского и постсоветского периодов | То же | Карточка | 40 | |
| 4.4.4.2 | Систематизация именных карточек | Систематизация карточек по алфавиту фамилий, имен, отчеств, далее — в хронологической или логической последовательности | Карточка | 480 | |
| 4.4.4.3 | Включение именных карточек в каталог | Включение отсистематизированных именных карточек в каталог | Карточка | 350 | |
| 4.4.4.4 | Проверка систематизации карточек в именном каталоге | Проверка правильности систематизации карточек и исправление ошибок, неточностей | Карточка | 800 | |
| 4.4.5 | Создание и ведение алфавитных картотек по личному составу | ||||
| 4.4.5.1 | Составление алфавитных карточек: | ||||
| 4.4.5.1.1 | по документам досоветского периода | Полистный просмотр дела, вынесение на карточку по установленной форме фамилий, имен, отчеств, должностей и званий воинского состава и работников воинских частей и учреждений, простановка штампа о каталогизации на обложке дела и отметка в листе использования дела о закаталогизированных документах | Карточка | 60 | |
| 4.4.5.1.2 | по документам советского и постсоветского периодов | То же | Карточка | 100 | |
| 4.4.5.2 | Систематизация карточек | Систематизация карточек по алфавиту фамилий, имен, отчеств и году рождения упоминаемых лиц | Карточка | 480 | |
| 4.4.5.3 | Включение карточек в картотеку по личному составу | Включение отсистематизированных карточек в картотеку | Карточка | 500 | |
| 4.4.5.4 | Объединение информации на карточках по личному составу | Объединение поисковых данных на одно лицо с одновременным исключением дублетных карточек | Карточка | 160 | |
| 4.4.5.5 | Проверка систематизации карточек в картотеке по личному составу | Проверка правильности систематизации карточек | Карточка | 800 | |
| 4.4.6 | Нумерация карточек | Простановка порядковых номеров на карточках | Карточка | 1500 | |
| 4.4.7 | Написание и размещение разделителей в каталоге | Написание разделителей для рубрик, подрубрик каталогов, размещение разделителей в каталогах | Разделитель | 90 | |
| 4.4.8 | Ведение журнала (книги) учета использования каталогов | Заполнение журнала (книги) учета использования каталогов и картотек по установленной форме | Запись — обращение к каталогу | 40 |
<4> Карточка содержит одно понятие (наименование).
<5> Даны комплексные нормы, которые целесообразно использовать при планировании времени на данную работу. Для расчета времени по отдельным операциям см. нормы подраздела 4.1.4 «Описание».
5. Использование документов архива
| Индекс | Наименование работы (услуги) | Содержание работы (услуги) | Единица измерения | Норма времени, раб. дн. | Норма выработки на 1 раб. дн. |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
| 5.1 | Информационное обеспечение пользователей по их запросам | ||||
| 5.1.1 | Исполнение тематических запросов по определенной проблеме, теме, о событии или факте: | ||||
| 5.1.1.1 | по документам | Изучение НСА и описей, просмотр документов по делам, выявление сведений по теме запроса, составление ответа на запрос | Запрос | 3 | |
| 5.1.1.2 | по каталогам и картотекам | Поиск сведений по каталогам, картотекам, составление ответа на запрос | Запрос | 1 | |
| 5.1.2 | Исполнение генеалогических запросов (на 1 лицо): | ||||
| 5.1.2.1 | по НСА | Изучение НСА, поиск сведений по справочной литературе, составление ответа на запрос по установленной форме | Запрос | 1,5 | |
| 5.1.2.2 | по документам | Изучение НСА и описей, просмотр документов, выявление сведений биографического характера, составление ответа на запрос по установленной форме, при необходимости — выявление документов для копирования | Запрос | 4 | |
| 5.1.3 | Исполнение биографических запросов: | ||||
| 5.1.3.1 | по НСА | Изучение НСА, справочной литературы для установления сведений о жизнедеятельности и фактов биографии упоминаемого в запросе лица, составление ответа на запрос | Запрос | 1 | |
| 5.1.3.2 | по документам | Изучение НСА и описей, просмотр документов, выявление сведений о жизнедеятельности и фактов биографии упоминаемого в запросе лица, составление ответа на запрос | Запрос | 3 | |
| 5.1.4 | Исполнение запросов социальноправового характера | ||||
| 5.1.4.1 | подтверждающих трудовой стаж: | ||||
| 5.1.4.1.1 | по НСА | Изучение НСА, выявление запрашиваемых сведений, написание и оформление архивной справки или отрицательного ответа по установленной форме | Запрос | 10 | |
| 5.1.4.1.2 | по документам | Изучение НСА и описей, определение фондов и дел для просмотра, просмотр документов, выявление запрашиваемых сведений, написание и оформление архивной справки или отрицательного ответа по установленной форме | Запрос | 2 | |
| 5.1.4.2 | подтверждающих льготный трудовой стаж | То же | Запрос | 1 | |
| 5.1.4.3 | подтверждающих размер заработной платы | То же | Запрос | 1 | |
| 5.1.4.4 | о награждении государственными наградами | То же | Запрос | 4 | |
| 5.1.4.5 | о службах в воинских частях и формированиях | То же | Запрос | 1 | |
| 5.1.4.6 | о применении репрессий | То же | Запрос | 2 | |
| 5.1.4.7 | об имущественных правах | То же | Запрос | 3 | |
| 5.1.4.8 | об актах гражданского состояния | То же | Запрос | 3 | |
| 5.1.5 | Составление ответов на запросы: | ||||
| 5.1.5.1 | об отсутствии документов в архиве | Просмотр запроса и изучение НСА, составление ответа об отсутствии документов по установленной форме | Запрос | 14 | |
| 5.1.5.2 | с рекомендациями о месте хранения запрашиваемых документов | Просмотр запроса и изучение НСА, составление ответа по установленной форме с рекомендацией о месте хранения запрашиваемых документов | Запрос | 8 | |
| 5.1.5.3 | на непрофильные запросы | Просмотр запроса, составление ответа для пересылки его по принадлежности в другие архивы | Запрос | 50 | |
| 5.1.6 | Прием и консультации о социальноправовых запросах | Консультирование посетителя по содержанию запроса и оформлению заявления, проверка наличия запрашиваемых сведений в книге учета или БД | Консультация | 20 минут (0,04 раб. дн.) | 24 |
| 5.1.7 | Консультации о социальноправовых запросах по телефону | Консультации о наличии документов в архиве или их месте хранения, о порядке оформления заявления для исполнения запроса, о сроках исполнения запроса | Консультация | ||
| 5.2 | Инициативное информирование пользователей | ||||
| 5.2.1 | Подготовка информационных писем <6>: | ||||
| 5.2.1.1 | по документам досоветского периода | Изучение литературы, НСА и документов по теме или проблеме, выявление и аннотирование содержания документов на карточках, систематизация карточек, подготовка письма, содержащего информацию об имеющихся в архиве документах по определенной теме, проблеме | Информационное письмо | 5,5 | |
| 5.2.1.2 | по документам советского и постсоветского периодов | То же | Информационное письмо | 4,5 | |
| 5.2.2 | Подготовка тематических перечней документов: | ||||
| 5.2.2.1 | объемом до 0,3 авторского листа | Изучение литературы, НСА и документов по теме, выявление и аннотирование содержания документов на карточках, систематизация карточек, составление перечня заголовков документов или единиц хранения по теме, проблеме с указанием их дат и поисковых данных | Тематический перечень | 6 | |
| 5.2.2.2 | объемом до 0,5 авторского листа | То же | Тематический перечень | 7 | |
| 5.2.3 | Составление предисловий к тематическим перечням документов | Написание предисловия к тематическому перечню с характеристикой фондов, по которым проводилось выявление документов, изложение и обоснование принципов отбора документов, вошедших в перечень | Машинописный лист предисловия | 2,5 | |
| 5.2.4 | Подготовка тематических комплектов копий документов: | ||||
| 5.2.4.1 | по документам досоветского периода | Изучение НСА архива и определение фондов для просмотра, составление плана комплекта, выявление, аннотирование и отбор документов, подготовка их к съемке, комплектование тематического комплекта в соответствии с планом, оформление титульного листа перечня и исторической справки по теме запроса | Комплект до 30 копий | 15 | |
| 5.2.4.2 | по документам советского и постсоветского периодов | То же | Комплект до 30 копий | 10 | |
| 5.2.5 | Подготовка календарей знаменательных, памятных дат: | ||||
| 5.2.5.1 | без просмотра документов | Просмотр календарей предыдущих лет, изучение периодической печати, НСА архива, выявление необходимых сведений, вынесение их на карточку, систематизация карточек по хронологии, составление календаря, работа с редактором | Календарь на 100 статей | 12 | |
| 5.2.5.2 | с просмотром документов | То же с просмотром документов | Календарь на 100 статей | 23 | |
| 5.2.6 | Подготовка тематических обзоров документов | Просмотр литературы по теме и ее историографический анализ, изучение НСА и описей с целью выявления фондов для просмотра, просмотр дел, выявление документов, их источниковедческий анализ, вынесение содержания выявленных документов на карточки, систематизация карточек, составление обзора | Авторский лист обзора | 25 | |
| 5.3 | Работа читального зала архива | ||||
| 5.3.1 | Оформление пользователей для работы в читальном зале | Просмотр письма организации и заявления пользователя, проверка правильности заполнения им анкеты, ознакомление пользователя с правилами работы читального зала и пользования НСА архива, разъяснение о порядке заказа описей, дел, микрофильмов, внесение сведений в журнал регистрации пользователей и их личных дел | Пользователь | 12 | |
| 5.3.2 | Оформление и ведение личных дел пользователей | Группировка и подшивка в дело письма организации, анкеты пользователя, заказов на выдачу дел и копирование документов, оформление обложки дела, дополнение дела другими документами в процессе работы пользователя в архиве | Личное дело | 20 | |
| 5.3.3 | Составление и ведение карточек учета пользователей и тематики исследований | Заполнение карточек учета по установленной форме на основании личного дела пользователя, систематизация и вливание карточек в картотеку, анализ и обобщение сведений, содержащихся на карточках, для подготовки справки о тематике исследований по документам архива | Карточка | 25 | |
| 5.3.4 | Консультации пользователей по составу и содержанию документов архива | Консультирование пользователей о наличии в архиве документов по теме исследования, оказание помощи пользователям в поисках необходимых сведений по НСА архива, в отборе документов по теме исследования | Консультация | 10 | |
| 5.3.5 | Выдача пользователям в читальный зал: | ||||
| 5.3.5.1 | описей | Ознакомление с заказом, подбор описей, выдача описей пользователю по установленной форме | Опись | 100 | |
| 5.3.5.2 | дел | Ознакомление с заказом, проверка правильности его заполнения, передача заказа в хранилище, получение дел из хранилища и выдача их пользователям по установленной форме, контроль за соблюдением сроков возвращения дел | Единица хранения | 100 | |
| 5.3.5.3 | микрофильмов, комплектов микрофиш | Ознакомление с заказом, проверка правильности его заполнения, сверка с картотекой смикрофильмированных фондов, передача заказа в хранилище, получение микрофильмов (комплектов микрофиш) и выдача их пользователям по установленной форме, контроль за соблюдением правил пользования и сроками возвращения микрофильмов (микрофиш) | Бюкс, комплект микрофиш | 135 | |
| 5.3.6 | Прием в читальный зал от пользователей: | ||||
| 5.3.6.1 | дел | Прием дел от пользователя, полистная проверка их для определения сохранности документов, проверка правильности заполнения листа использования, отметка в заказе о возвращении дел, сдача дел в хранилище по установленной форме | Единица хранения | 100 | |
| 5.3.6.2 | описей | Прием описей от пользователя, отметка в заказе о возвращении описей, расстановка их на места хранения | Опись | 100 | |
| 5.3.6.3 | микрофильмов, комплектов микрофиш | Прием микрофильмов (микрофиш) от пользователя, выборочный визуальный осмотр, отметка в заказе о возвращении микрофильмов (микрофиш), сдача их в хранилище | Бюкс, комплект микрофиш | 135 | |
| 5.3.7 | Контроль за работой читального зала: | ||||
| 5.3.7.1 | читальный зал на 15 мест с 5 аппаратами для чтения микрофильмов, микрофиш | Подготовка читального зала к приему пользователей, включение (выключение) аппаратов для чтения микрофильмов, микрофиш, профилактическая проверка технического состояния аппаратов, контроль за соблюдением пользователем правил работы в читальном зале, противопожарным состоянием помещения читального зала, сохранностью документов и оборудования | Цикл операций в течение рабочего дня | 0,2 (1,5 часа) | |
| 5.3.7.2 | читальный зал на 60 мест с 20 аппаратами для чтения микрофильмов, микрофиш | То же | Цикл операций в течение рабочего дня | 0,3 (2,5 часа) | |
| 5.4 | Организация и подготовка выставок документов архива | ||||
| 5.4.1 | до 25 экспонатов: | ||||
| 5.4.1.1 | по документам досоветского периода | Определение круга фондов, составление библиографии, изучение литературы и НСА архива, составление плана выставки, выявление и отбор документов, иллюстративного материала, аннотирование документов, их систематизация, составление экспозиционного плана выставки, составление перечня фондов и изданий, изготовление схем, диаграмм, монтаж и художественное оформление выставки, демонтаж выставки | Выставка документов | 17 | |
| 5.4.1.2 | по документам советского и постсоветского периодов | То же | Выставка документов | 10 | |
| 5.4.2 | до 50 экспонатов: | ||||
| 5.4.2.1 | по документам досоветского периода | То же | Выставка документов | 30 | |
| 5.4.2.2 | по документам советского и постсоветского периодов | То же | Выставка документов | 20 | |
| 5.4.3 | до 100 экспонатов: | ||||
| 5.4.3.1 | по документам досоветского периода | То же | Выставка документов | 45 | |
| 5.4.3.2 | по документам советского и постсоветского периодов | То же | Выставка документов | 35 | |
| 5.4.4 | Подготовка постоянных экспозиций ведомственных музеев | Выявление и просмотр дел, отбор документов на копирование, шифровка копий | Выставка документов | 20 | |
| 5.5 | Использование документов архива в средствах массовой информации | ||||
| 5.5.1 | Подготовка статей о составе и содержании документов архива для периодической печати: | ||||
| 5.5.1.1 | по документам досоветского периода | Изучение литературы, НСА и документов архива, составление плана и написание текста статьи, работа с редактором | Статья объемом 1 авторский лист | 30 | |
| 5.5.1.2 | по документам советского и постсоветского периодов | То же | Статья объемом 1 авторский лист | 22 | |
| 5.5.2 | Подготовка радиопередач: | ||||
| 5.5.2.1 | продолжительностью до 5 минут эфирного времени | Составление плана радиопередачи, изучение литературы, НСА и документов, подготовка дикторского текста, работа с редактором, запись текста передачи | Радиопередача | 5 | |
| 5.5.2.2 | продолжительностью до 10 минут эфирного времени | То же | Радиопередача | 8 | |
| 5.5.3 | Подготовка телепередач (продолжительностью до 10 минут эфирного времени): | ||||
| 5.5.3.1 | по документам досоветского периода | Изучение литературы, НСА и документов архива, составление плана телепередачи, подготовка сценария и дикторского текста, работа с редактором и режиссером студии, запись телепередачи | Телепередача | 11 | |
| 5.5.3.2 | по документам советского и постсоветского периодов | То же | Телепередача | 8 | |
| 5.5.4 | Подготовка и проведение кинофотосъемок документов и архивохранилищ | Работа с участниками съемок, подготовка и отбор документов, сопровождение съемочной группы | Кинофотосъемка | 1 | |
| 5.6 | Организация и проведение информационных мероприятий | ||||
| 5.6.1 | Подготовка и проведение экскурсий в архиве (продолжительностью 2 академических часа): | ||||
| 5.6.1.1 | обзорных | Подготовка плана экскурсии, текста беседы, отбор и оформление документов для демонстрации их во время экскурсии, проведение экскурсии | Экскурсия | 3 | |
| 5.6.1.2 | тематических | То же | Экскурсия | 11 | |
| 5.6.2 | Подготовка текстов выступлений и проведение встреч с общественностью, уроков в школе, лекций, докладов, (продолжительностью 2 академических часа) | Изучение литературы, НСА и документов архива, составление плана выступления (сообщения), отбор документов и написание текста выступления | Выступление | 9 | |
| 5.7 | Учет использования документов архива | ||||
| 5.7.1 | Учет и регистрация запросов и ответов социальноправового характера | Изучение запроса, проверка его на повторность, заполнение регистрационной карточки по установленной форме или внесение необходимых сведений в БД, распечатка регистрационной карточки, отметка даты выдачи сотрудникам архива на исполнение, фамилии, имени и отчества исполнителя, отметка даты исполнения запроса и отправка ответа | Запрос | 50 | |
| 5.7.2 | Учет и регистрация тематических, биографических и генеалогических запросов | То же | Запрос | 35 | |
| 5.7.3 | Учет и регистрация подготовленных архивом информационных документов и других форм использования документов | Внесение на карточки, в журнал или БД сведений о пользователе, тематики исследования и поисковых данных использованных документов, характера использования документов, устроителей и партнеров организованных выставок, названия статей и других публикаций, названия и продолжительности радио и телевизионных передач, даты их выхода в эфир, названия кинофильмов, печатных изданий | Запись | 40 | |
| 5.8 | Копирование документов по заказам пользователей | ||||
| 5.8.1 | Оформление заказов на копирование документов | Заказ и просмотр дел в архивохранилищах, определение возможности и способа копирования документов, заполнение бланка заказа на копирование и согласование запроса с заведующим хранилища | Заказ на 100 листов (на 100 кадров микрофильма, микрофиш, 100 фотоотпечатков) | 0,5 (4 часа) | 2 |
| 5.8.2 | Учет заказов на копирование документов | Заполнение журнала учета заказов на копирование документов по установленной форме | Заказ | ||
| 5.8.3 | Оформление счетов на копирование документов | Калькуляция стоимости работ и заполнение бланка счета-фактуры, подпись его в установленном порядке | Счетфактура | 7 | |
| 5.8.4 | Составление сопроводительных писем к высылаемым счетамфактурам и копиям документов | Заполнение письма по установленной в архиве типовой форме, регистрация его в канцелярии | Письмо | 20 | |
| 5.8.5 | Регистрация счетов на копирование документов | Регистрация счетов в учетной книге бухгалтерии, регулярный контроль за оплатой счетов | Счет | 20 | |
| 5.8.6 | Подготовка документов к копированию: | ||||
| 5.8.6.1 | текстовых документов | Заказ и получение дел из хранилища, сверка полученных дел с данными бланка заказа, закладка документов для копирования, отправка дел на копирование, при необходимости — упаковка их в коробки или папки | Лист | 1500 | |
| 5.8.6.2 | картографических документов | То же | Единица хранения | 80 | |
| 5.8.7 | Оформление и выдача копий документов, изготовленных по заказам пользователей: | ||||
| 5.8.7.1 | ксерокопий | Получение копий, сверка их с оригиналом, проверка качества копирования, простановка поисковых данных на обороте копий и выдача их пользователям | Лист | 115 | |
| 5.8.7.2 | фотоотпечатков | То же | Фотоотпечаток | 100 | |
| 5.8.8 | Передача дел в хранилище после копирования документов | Визуальная проверка физического состояния дел после съемки, простановка отметок о копировании в листах использования, сдача дел в хранилище | Единица хранения | 100 | |
| 5.9 | Организация работы по рассекречиванию документов | ||||
| 5.9.1 | Просмотр описей и дел (микрофильмов) с целью рассекречивания | ||||
| 5.9.1.1 | просмотр описей | Просмотр описей, выявление дел, микрофильмов, микрофиш, подлежащих рассекречиванию | Описательная статья описи | 350 | |
| 5.9.1.2 | просмотр дел | Полистный просмотр дел для выявления документов с грифом «С» и «СС», составление по каждому делу списка документов для экспертизы | Лист | 350 | |
| 5.9.1.3 | просмотр микрофильмов, микрофиш | То же | Кадр | 280 | |
| 5.9.2 | Составление перечней документов для предоставления его на экспертизу членам Межведомственной комиссии (МВК) | Составление и редактирование заголовков отобранных на экспертизу документов, уточнение их поисковых данных, составление перечня по установленной форме | Позиция перечня | 25 | |
| 5.9.3 | Организация работы экспертов | Организация рабочих мест экспертов, предоставление им подлинных документов или их копий для экспертизы, а также перечней документов, обзоров, справок и другой необходимой информации | Эксперт | 0,5 (4 часа) | |
| 5.9.4 | Оформление результатов рассекречивания документов | Отметки в описи, заверительных надписях о рассекреченных документах, изъятие дел, оставшихся на секретном хранении, копирование рассекреченных описей или части описи, составление актов о рассекречивании, отметка о рассекречивании в реестре описей | Единица хранения | 10 | |
| 5.10 | Организация подготовки документальных публикаций | ||||
| 5.10.1 | Составление библиографии по теме публикации | Выявление источников и литературы по теме публикации, написание карточек, их систематизация, составление библиографического списка по теме | Карточка | 35 | |
| 5.10.2 | Изучение литературы по теме | Изучение литературы, определение историографии и источниковой базы темы | Учетноиздательский лист издания | 1,5 | |
| 5.10.3 | Формирование планапроспекта публикации | Определение круга и составление списка источников, написание планапроспекта с обоснованием необходимости данной публикации, ее научной актуальности, целей, задач, типа, вида и формы издания, его примерной структуры, хронологических рамок, объема и состава публикации, НСА к ней, подготовка к обсуждению и доработка по предложениям и замечаниям редколлегии, доработка планапроспекта после выявления документов | Авторский лист планапроспекта | 25 | |
| 5.10.4 | Просмотр описей для выявления дел по теме публикации: | ||||
| 5.10.4.1 | по описям 18 века | Изучение описей с целью отбора дел по теме публикации | Описательная статья описи | 500 | |
| 5.10.4.2 | по описям 19 века | То же | Описательная статья описи | 1000 | |
| 5.10.4.3 | по описям 20 века | То же | Описательная статья описи | 1400 | |
| 5.10.5 | Просмотр каталогов для выявления дел по теме публикации | Изучение каталогов с целью отбора дел по теме публикации | Карточка | 400 | |
| 5.10.6 | Выявление документов: | ||||
| 5.10.6.1 | по опубликованным источникам | Просмотр опубликованных источников, выявление документов по теме публикации | Учетноиздательский лист издания | 70 | |
| 5.10.6.2 | по газетам | Просмотр газет, выявление документов по теме публикации | Лист газеты | 200 | |
| 5.10.6.3 | по журналам | То же журналов | Учетноиздательский лист журнала | 20 | |
| 5.10.6.4 | по микрофильмам: | ||||
| 5.10.6.4.1 | машинописный, рукописный разборчивый текст | Покадровый просмотр микрофильмов, выявление документов по теме публикации | Кадр | 400 | |
| 5.10.6.4.2 | разборчивый рукописный текст с палеографическими особенностями | То же | Кадр | 200 | |
| 5.10.6.4.3 | трудночитаемый, малоконтрастный текст | То же | Кадр | 150 | |
| 5.10.6.4.4 | трудночитаемый, малоконтрастный текст с палеографическими особенностями | То же | Кадр | 75 | |
| 5.10.6.5 | Выявление документов по делам <7>: | ||||
| 5.10.6.5.1 | машинописный текст | Полистный просмотр дел, выявление документов по теме публикации | Лист | 1100 | |
| 5.10.6.5.2 | рукописный разборчивый текст 18 века | То же | Лист | 300 | |
| 5.10.6.5.3 | рукописный разборчивый текст 19 — 20 веков | То же | Лист | 700 | |
| 5.10.6.5.4 | трудночитаемый угасающий машинописный текст | То же | Лист | 350 | |
| 5.10.6.5.5 | трудночитаемый угасающий рукописный текст | То же | Лист | 100 | |
| 5.10.7 | Составление тематических карточек на выявленные документы: | ||||
| 5.10.7.1 | по опубликованным источникам | Написание карточки с отметкой о возможности использования документа | Карточка | 40 | |
| 5.10.7.2 | по газетам и журналам | То же | Карточка | 35 | |
| 5.10.7.3 | по делам | То же | Карточка | 25 | |
| 5.10.7.3.1 | по документам личного происхождения | То же | Карточка | 20 | |
| 5.10.8 | Проверка документов на опубликованность | Просмотр литературы, сборников документов, периодической печати для подтверждения опубликованности (неопубликованности) выявленных документов | Карточка | 180 | |
| 5.10.9 | Редактирование тематических карточек на выявленные документы | Редактирование заголовков и содержания документов на тематических карточках | Карточка | 200 | |
| 5.10.10 | Отбор документов | ||||
| 5.10.10.1 | предварительный (по тематическим карточкам) | Источниковедческий анализ выявленных документов: установление их подлинности и достоверности изложенных в них фактов, времени, места, условий происхождения и авторства документов, научной значимости и новизны содержащейся в документах информации, установление степени сохранности и способа воспроизведения документов, определение их внешних особенностей, соответствия документов критериям отбора согласно теме и задачам публикации, определение возможности использования каждого документа в публикации | Карточка | 300 | |
| 5.10.10.2 | окончательный (по копиям документов): | ||||
| 5.10.10.2.1 | досоветского периода | То же | Авторский лист публикации | 1,5 | |
| 5.10.10.2.2 | советского и постсоветского периодов | То же | Авторский лист публикации | 3,5 | |
| 5.10.11 | Археографическое оформление документов: | ||||
| 5.10.11.1 | досоветского периода | Составление редакционных заголовков документов, указание даты, составление легенды (контрольносправочных сведений) | Авторский лист публикации | 2,5 | |
| 5.10.11.2 | советского и постсоветского периодов | То же | Авторский лист публикации | 1,5 | |
| 5.10.12 | Формирование разделов публикации | Изучение состава (наполнения) разделов публикации, систематизация документов по разделам в соответствии с планомпроспектом и НСА к публикации, уточнение наименований разделов и их содержания | Авторский лист публикации | 1 | |
| 5.10.13 | Составление предисловий | ||||
| 5.10.13.1 | исторической части предисловий | Характеристика исторической обстановки, о которой идет речь или которую отражают документы, анализ научного значения вошедших в публикацию документов, написание предисловия с обоснованием темы публикации, историографическим анализом литературы по теме, источниковедческим анализом публикуемых документов | Машинописный лист предисловия | 1 | |
| 5.10.13.2 | археографической части предисловий | Написание предисловия с характеристикой использованных и неиспользованных источников, изложением и обоснованием принципов отбора документов для публикации, характеристикой особенностей подготовки публикации и ее НСА, изложением плана построения и указанием лиц, принимавших участие в подготовке публикации | Машинописный лист предисловия | 2 | |
| 5.10.14 | Составление примечаний по содержанию документов | Изучение содержания публикуемых документов, выявление дополнительных сведений по документам, не вошедшим в основной состав публикации, и печатным источникам, написание примечаний со ссылкой на соответствующие источники, нумерация примечаний | Авторский лист публикации | 4 | |
| 5.10.15 | Составление перечней: | ||||
| 5.10.15.1 | публикуемых документов | Просмотр документов, написание перечня с указанием порядкового номера, даты, заголовка документа и страницы издания, расположение документов в перечне в соответствии со структурой издания или в хронологическом порядке | Авторский лист публикации | 2,5 | |
| 5.10.15.2 | непубликуемых документов | Изучение документов, не вошедших в публикацию, систематизация документов или групп документов в соответствии со структурой публикации или по другим признакам (хронологии, тематическим рубрикам, месту хранения) | Документ | 25 | |
| 5.10.15.3 | использованных источников: | ||||
| 5.10.15.3.1 | архивных фондов | Просмотр документов публикации, расположение фондов по архивам с перечислением их номеров и наименований | Публикация | 1 | |
| 5.10.15.3.2 | печатных изданий | Просмотр печатных изданий и внесение их в перечень в алфавитном порядке с указанием места и времени издания | Публикация | 1 | |
| 5.10.16 | Составление списков сокращений | Просмотр документов, вынесение на карточки сокращенных слов и их полных наименований, систематизация карточек по алфавиту и написание списка сокращений | 10 авторских листов публикации | 2 | |
| 5.10.17 | Составление хроник событий | Просмотр документов, вошедших и не вошедших в публикацию, изучение ранее изданных документов, вынесение на карточки даты, факта, события и источников, на основании которых они установлены, написание хроники событий | Авторский лист публикации | 16 | |
| 5.10.18 | Составление указателей: | ||||
| 5.10.18.1 | именных | Просмотр документов публикации, вынесение на карточки и уточнение фамилий, имен, отчеств лиц, упоминаемых в тексте, и ссылочных данных, дополнительный поиск необходимых сведений по справочной литературе, систематизация карточек в алфавитном порядке, написание указателя | Авторский лист публикации | 2,5 | |
| 5.10.18.2 | географических | Просмотр документов публикации, вынесение на карточки географических наименований и ссылочных данных, уточнение сведений по справочной литературе, систематизация карточек в алфавитном порядке, написание указателя | Авторский лист публикации | 2 | |
| 5.10.18.3 | предметных | Просмотр документов публикации, вынесение на карточки предметных понятий или обозначений, их аннотирование, внесение ссылочных данных, систематизация карточек по рубрикам и подрубрикам в алфавитном порядке, написание указателя | Авторский лист публикации | 0,5 | |
| 5.10.19 | Составление оглавлений | Написание оглавления с перечислением структуры публикации, наименований разделов, НСА, приложений, иллюстраций | Публикация | 1 | |
| 5.10.20 | Авторская правка рукописей | Вычитка текста, унификация археографической обработки, проверка правильности систематизации документов, редакционная и другая правка примечаний, унификация названий, терминологии, уточнение дат | Авторский лист публикации | 2 | |
| 5.10.21 | Организация рецензирования и обсуждения публикаций | Рассылка рукописи публикации рецензентам, организация и проведение методических совещаний и Научного совета для обсуждения публикации | Публикация | 7 | |
| 5.10.22 | Доработка публикаций по замечаниям Научного совета, рецензентов | Редактирование публикации по замечаниям рецензентов, исправление ошибок и неточностей | Авторский лист публикации | 1 | |
| 5.10.23 | Подготовка публикаций к сдаче в издательство | Проверка подстрочных примечаний и перекрестных ссылок, нумерация листов, разметка комментариев, уточнение НСА в соответствии с окончательным составом документов публикации | Авторский лист публикации | 2 | |
| 5.10.24 | Работа с издательским редактором | Редактирование публикации по замечаниям издательства | Авторский лист публикации | 1,5 | |
| 5.10.25 | Сверка верстки с рукописью | Читка верстки публикации, выявление опечаток, правка по верстке | Авторский лист публикации | 4 | |
| 5.10.26 | Просмотр сигнальных экземпляров публикаций | Просмотр сигнального экземпляра публикации | Учетноиздательский лист публикации | 6 |
<6> Информационное письмо, тематический перечень или тематический комплект копий документов могут быть подготовлены по запросу пользователя.
<7> Нормы установлены на тексты с одной стороны листа.
6. Работы по вводу, поиску, выводу и копированию информации <8>
<8> Нормы времени в пунктах 6.1.1 — 6.2.3 даны из сборника «Нормы времени на работы и услуги по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления», утвержденные Постановлением Минтруда № 152 от 10 сентября 1993 г. На остальные нормы использованы «Типовые нормы времени и выработки на работы и услуги, выполняемые в государственных архивах с применением ПЭВМ», (М; 2001).
| Индекс | Наименование работы (услуги) | Содержание работы (услуги) | Единица измерения | Норма времени (в минутах) | Норма выработки на 1 раб. дн. |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
| 6.1 | Работы по вводу, выводу и копированию информации | ||||
| 6.1.1 | Ввод информации о документе при длине записи: — до 100 байт — до 200 байт — до 300 байт | Ввод из документа всех имеющихся реквизитов | Байт | 1,5 2 3 | |
| 6.1.2 | Подбор ключевых слов при количестве терминов: — 5 терминов — 6 терминов — 7 терминов — 8 терминов — 9 терминов — 10 терминов | Ввод ключевых слов, выбираемых из текста документа и используемых для индексирования этого документа | Термин | 4 5 6 7 8 9 | |
| 6.1.3 | Создание поискового образа документов — редактирование поискового образа — перенос терминов в словарь поискового образа документов — просмотр словаря для подтверждения правильности вышедшей информации | Ввод описания документа, выраженного на информационнопоисковом языке и характеризующего основное смысловое содержание или какие-либо другие признаки этого документа, необходимые для его поиска по запросу | Термин Термин Термин Термин | 6 6 1 2 | |
| 6.1.4 | Ввод содержания документов | Ввод текста документа на ПЭВМ | Машинописный лист -------- Байт/час | 1,1 ---- 2000 | |
| 6.2 | Поиск информации | ||||
| 6.2.1 | Формирование запросов по ключевым словам: — 3 термина — 4 термина — 5 терминов — 6 терминов — 7 терминов — 8 терминов — 9 терминов — 10 терминов | Ввод текста на естественном языке | Термин | 3 4 5 6 7 8 9 10,5 | |
| 6.2.2 | Составление поисковых предписаний и их ввод в ПЭВМ | Ввод текста, выражающего смысловое содержание запроса и содержащего указания, необходимые для осуществления поиска документа | Поисковое предписание | 5 | |
| 6.2.3 | Поиск в диалоговом режиме — выбор условий поиска — набор системы ограничений — просмотр найденного материала | Ввод системы ограничивающих признаков | Ответ на запрос | 3 3 60 | |
| 6.3 | Ввод информации | ||||
| 6.3.1 | Ввод текстовой информации в базу данных <9> | Ввод в БД текста с листа или карточки, подготовленных работниками архива | Машинописный лист -------- Байт/час | 6 — 8 ----------- 2700 — 3600 | |
| 6.3.2 | Ввод текста для подготовки публикаций: | ||||
| 6.3.2.1 | машинописного | Ввод текста с археографическим оформлением и редактированием | Машинописный лист -------- Байт/час | 7 — 8 ----------- 3150 — 3600 | |
| 6.3.2.2 | рукописного | То же | Машинописный лист | 5 — 6 ----------- 2250 — 2700 | |
| 6.3.2.3 | рукописного с палеографическими особенностями | То же | Байт/час Машинописный лист -------- Байт/час | 3 — 4 ----------- 1350 — 1800 | |
| 6.4 | Сканирование документов (формата A-4 с учетом типа сканера и плотности разрешения в dpi) | Машинописный лист | |||
| 6.4.1 | планшетное разрешение до 400 dpi | Оцифрование информации документа — преобразование электронного файла данных через монитор или печать в факсимильный документ | Машинописный лист | 8 | |
| 6.4.2 | сканирование с распознаванием текста (формат А-4 до 600 dpi) | Настройка и запуск программы оптического распознавания символов, копирование текста | Машинописный лист | 4 |
<9> На одном машинописном листе — 1800 печатных знаков (байт). Время на ввод увеличивается на 30%, если текст на старославянском или на иностранном языках.
7. Организация работы архива
| Индекс | Наименование работы (услуги) | Содержание работы (услуги) | Единица измерения | Норма времени, раб. дн. | Норма выработки на 1 раб. дн. |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
| 7.1 | Планирование и отчетность | ||||
| 7.1.1 | Составление плана работы архивов на год: | ||||
| 7.1.1.1 | федеральных архивов | Определение задач и приоритетных направлений деятельности архива, видов и объемов работ на предстоящий год с учетом штатнофинансовых возможностей архива, расчет планового бюджета рабочего времени на основе действующих норм времени и выработки, составление плана в соответствии с действующей в архивных учреждениях Системой планово-отчетной документации, обсуждение, доработка, согласование и утверждение плана | План | 40 | |
| 7.1.1.2 | государственных архивов субъектов Российской Федерации | То же | План | 25 | |
| 7.1.2 | Составление плана работы структурных подразделений архивов на год: | ||||
| 7.1.2.1 | на 15 человек и более | Определение задач годового плана, расчет плановых объемов работ и бюджета рабочего времени подразделения, заполнение формы плана, координация показателей плана и видов работ с другими подразделениями архива и организациями, обсуждение, доработка и утверждение плана | План | 10 | |
| 7.1.2.2 | на 10 человек | То же | План | 6 | |
| 7.1.2.3 | на 8 человек | То же | План | 4 | |
| 7.1.2.4 | менее 8 человек | То же | План | 3 | |
| 7.1.3 | Составление индивидуальных планов работы работников архивов на год | Определение руководителем структурного подразделения объемов работ каждого работника в соответствии с планом работы структурного подразделения, составление плана по установленной в архиве форме, утверждение плана | План | 0,5 (4 часа) | |
| 7.1.4 | Составление отчета о выполнении плана работы архивов за год: | ||||
| 7.1.4.1 | федеральных архивов | Анализ основных итогов работы за год, характеристика результатов проведенных организационнометодических мероприятий, составление отчета по схеме плана, обсуждение, доработка и утверждение отчета | Отчет | 28 | |
| 7.1.4.2 | государственных архивов субъектов Российской Федерации | То же | Отчет | 18 | |
| 7.1.5 | Составление отчета о выполнении плана работы структурных подразделений архивов за год: | ||||
| 7.1.5.1 | на 15 человек и более | Составление отчета по итогам фактических объемов работ и затрат рабочего времени за год, заполнение формы отчета, обсуждение, доработка, утверждение | Отчет | 6 | |
| 7.1.5.2 | на 10 человек | То же | Отчет | 3,5 | |
| 7.1.5.3 | на 8 человек | То же | Отчет | 3 | |
| 7.1.5.4 | менее 8 человек | То же | Отчет | 2 | |
| 7.1.6 | Составление индивидуальных отчетов о выполнении планов работниками за год | Составление отчета по установленной в архиве форме с указанием фактических объемов и затрат рабочего времени на проделанные работы | Отчет | 1,5 | |
| 7.1.7 | Подготовка докладов об итогах работы архивов за год | Анализ итогов работы подразделений архива, систематизация сведений, написание доклада | Доклад | 5 | |
| 7.2 | Научнометодическая работа архивов | ||||
| 7.2.1 | Подготовка научных докладов, статей, аналитических обзоров | Изучение литературы, архивных документов, сбор материалов, их анализ, систематизация собранных сведений, написание текста доклада, статьи, обзора, обсуждение и доработка по замечаниям | Авторский лист подготовленного текста | 15 | |
| 7.2.2 | Разработка методических пособий (рекомендаций, инструкций, памяток и др.) | Изучение литературы, документов, разработка плана пособия, написание проекта пособия, рецензирование и обсуждение ЭПК, доработка текста, утверждение пособия руководством архива | Авторский лист пособия | 15 | |
| 7.2.3 | Подготовка лекций к занятиям по повышению квалификации | Изучение литературы, сбор необходимых материалов, составление плана лекции, анализ и систематизация сведений, написание текста лекции | Авторский лист лекции | 10 | |
| 7.2.4 | Рецензирование научных и методических разработок других архивов, научных и иных организаций | Просмотр и изучение рецензируемых разработок, составление текста рецензии (отзыва) | Авторский лист рецензируемой работы | 3 | |
| 7.2.5 | Научнометодическое консультирование: | ||||
| 7.2.5.1 | сотрудников архива | Консультирование по вопросам практического применения рекомендаций, методик, инструкций, памяток при выполнении конкретных работ | Консультация | 8 | |
| 7.2.5.2 | командированных специалистов | То же с показом каталогов, хранилищ, рабочих мест и т.д. | Консультация | 3 | |
| 7.3 | Организация работы совещательных органов архивов | ||||
| 7.3.1 | Подготовка заседаний дирекции | Формирование повестки дня заседания, оповещение членов дирекции и приглашенных о проведении заседания и повестке дня, подготовка проекта решения дирекции, ведение и оформление протокола | Заседание | 1 | |
| 7.3.2 | Подготовка сообщений для дирекции | Изучение и анализ необходимых материалов, написание сообщения | Машинописный лист сообщения | 2 | |
| 7.3.3 | Участие в работе дирекции | Подготовка предложений, замечаний по обсуждаемым на заседании вопросам, участие в работе дирекции | Заседание | 0,5 (4 часа) | |
| 7.3.4 | Подготовка заседаний Научного совета | Формирование повестки дня заседания, определение состава участников, времени и места проведения заседания, ксерокопирование материалов для участников совета и оповещение их о заседании, организация выступлений, проведение заседания, ведение протокола | Заседание | 6 | |
| 7.3.5 | Подготовка докладов, выступлений, сообщений для Научного совета | Изучение литературы, сбор материалов, их анализ, систематизация собранных сведений, написание текста доклада, выступления, сообщения, обсуждение и доработка текста по замечаниям | Авторский лист доклада | 15 | |
| 7.3.6 | Участие в работе Научного совета | Присутствие на заседаниях Научного совета | Заседание | 0,5 (4 часа) | |
| 7.3.7 | Оформление протоколов заседаний Научного совета | Оформление протокола с уточнением отдельных вопросов по темам выступлений | Авторский лист протокола | 4 | |
| 7.3.8 | Подготовка заседаний Методической комиссии | Формирование повестки дня заседания комиссии, ознакомление с материалами, представленными к рассмотрению, подготовка замечаний, ведение и оформление протокола заседания | Заседание | 3 | |
| 7.3.9 | Участие в работе Методической комиссии | Присутствие на заседаниях Методической комиссии | Заседание | 0,25 (2 часа) | |
| 7.3.10 | Подготовка заседаний Экспертнопроверочной комиссии (ЭПК) | Формирование повестки дня заседания, оповещение участников заседания и выдача материалов для ознакомления, оформление документов ЭПК, учет утвержденных описей, ведение и оформление протокола | Заседание | 3 | |
| 7.3.11 | Участие в работе Экспертнопроверочной комиссии (ЭПК) | Ознакомление с представленными на ЭПК материалами, подготовка заключений и рекомендаций, участие в обсуждении материалов | Заседание | 2 | |
| 7.3.12 | Подготовка заседаний комиссии по рассекречиванию документов | Формирование повестки дня заседания, оповещение участников заседания, оформление документов комиссии, ведение и оформление протокола | Заседание | 3 | |
| 7.3.13 | Участие в работе комиссии по рассекречиванию документов | Присутствие на заседаниях комиссии по рассекречиванию архивных документов | Заседание | 0,25 (2 часа) | |
| 7.3.14 | Подготовка служебных совещаний | Формирование повестки дня совещания, изучение материалов к совещанию, разработка основных выводов, написание проекта решения, ведение и оформление протокола совещания | Совещание | 1 | |
| 7.3.15 | Участие в служебных совещаниях | Участие в совещании | Совещание | 0,25 (2 часа) | |
| 7.4 | Подготовка и оформление договоров на выполнение архивом работ и услуг | ||||
| 7.4.1 | Экспертиза предмета договора | Определение и обсуждение с заказчиком предмета договора, определение сроков выполнения работ, объемов и стоимости предполагаемых работ | Проект договора | 1 | |
| 7.4.2 | Заключение договоров | Составление текста договора и приложений, согласование условий договора с заказчиком, выезд к заказчику, регистрация договора, подписание договора руководством архива и заказчиком | Договор | 5 | |
| 7.5 | Работа Центра научнотехнической информации, информационного обеспечения основных направлений деятельности архива (СИФ) | ||||
| 7.5.1. | Комплектование фонда СИФ | ||||
| 7.5.1.1 | Составление годовых планов комплектования | Изучение Перечня новых поступлений неопубликованных разработок и материалов, имеющихся в ОЦНТИ ВНИИДАД, просмотр прайс-листов ВНИИДАД (возможно — через Интернет) с целью комплектования ими СИФ архива, изучение библиографических или реферативных изданий смежных с архивами организаций для отбора соответствующих нормативных и других разработок, составление плана комплектования, его утверждение | Позиция | 30 | |
| 7.5.1.2 | Организация и ведение картотеки комплектования | Составление карточек с указанием автора (названия организации), заглавия (названия работы, темы), выходных данных, расстановка карточек в картотеки по установленной в архиве системе | Карточка | 60 | |
| 7.5.1.3 | Отбор материалов для заказа копий | Изучение Перечня новых поступлений неопубликованных разработок и материалов, имеющихся в ОЦНТИ ВНИИДАД, просмотр прайс-листов ВНИИДАД (возможно — через Интернет), отбор необходимых материалов | Наименование | 100 | |
| 7.5.1.4 | Составление заявок на получение копий материалов из ОЦНТИ ВНИИДАД | Составление заявки с перечислением наименований необходимых архиву копий неопубликованных и депонированных рукописей, оформление заявки в установленном порядке | Заявка | 20 | |
| 7.5.2 | Прием и учет поступлений в СИФ | Сверка полученных материалов с сопроводительной документацией, запись в книге названия поступления, выходных данных, шифра и количества экземпляров, передача сопроводительной документации в бухгалтерию | Экземпляр | 110 | |
| 7.5.3 | Учет и статистика работы СИФ | Заполнение журнала регистрации использования документов СИФ по произведенным подсчетам в установленной форме | Запись | 40 | |
| 7.5.4 | Учет мероприятий по обмену опытом, научнометодической и справочноинформационной деятельности СИФ | Заполнение типовых форм первичной документации по учету информационной деятельности | Запись | 40 | |
| 7.5.5 | Техническая обработка материалов | Написание формуляров, индексов, шифров, ярлыков, наклейка кармашков | Экземпляр | 90 | |
| 7.5.6 | Расстановка материалов в хранилище: | ||||
| 7.5.6.1 | при систематической организации фонда | Подбор и расстановка поступивших в СИФ книг, периодических изданий и других материалов, оформление и расстановка полочных разделителей | Экземпляр | 150 | |
| 7.5.6.2 | при алфавитнохронологической организации фонда | То же | Экземпляр | 450 | |
| 7.5.7 | Выдача (или прием) материалов | При выдаче: ознакомление с заказом на выдачу, уточнение места хранения выдаваемых материалов, выемка и проверка соответствия шифра и названия документа с заказом, регистрация в книге выдачи, контроль за своевременным возвращением материалов При приеме: оформление приема в установленном порядке, отметка о возвращении в книге выдачи, проверка нумерации листов, размещение материалов на места хранения | Экземпляр Экземпляр | 150 150 | |
| 7.5.8 | Перемещение материалов СИФ | Перемещение (перестановка) материалов в хранилище, внесение изменений в полочные разделители | Экземпляр | 280 | |
| 7.5.9 | Проведение инвентаризации и упорядочения материалов СИФ | ||||
| 7.5.9.1 | в хранилище при систематической организации фонда | Проверка правильности расстановки материалов в отдельных массивах фонда, перестановка материалов в хранилище | Экземпляр | 480 | |
| 7.5.9.2 | в хранилище при алфавитнохронологической организации фонда | То же | Экземпляр | 1500 | |
| 7.5.10 | Проверка наличия материалов СИФ | Проверка наличия и физического состояния материалов на местах хранения, сверка фактического наличия с регистрационными журналами, внесение в журналы соответствующих отметок, розыск необнаруженных материалов, отметка в журналах о необнаруженных материалах | Экземпляр | 150 | |
| 7.5.11 | Экспертиза ценности материалов СИФ | Просмотр и отбор ветхих, устаревших, дублетных, редко используемых или утративших научную и практическую ценность материалов | Экземпляр | 120 | |
| 7.5.12 | Составление актов о выделении к уничтожению не подлежащих хранению материалов СИФ | Написание акта по установленной форме, оформление и утверждение акта | Позиция акта | 40 | |
| 7.5.13 | Передача материалов на уничтожение | Передача не подлежащих хранению материалов на уничтожение, отметка в инвентарной и суммарной книгах о выбытии материалов | Документ | 120 | |
| 7.5.14 | Создание справочнопоискового аппарата (СПА) | ||||
| 7.5.14.1 | Индексирование материалов СИФ по принятым классификациям | Изучение и анализ материалов, определение основного содержания и темы, поиск индексов по классификатору, простановка индексов на материалах, проверка правильности определения индексов и авторских знаков | Документ | 80 | |
| 7.5.14.2 | Организация и ведение алфавитного каталога | Подбор и расстановка карточек, оформление каталога: написание разделителей и справочных карточек | Карточка | 400 | |
| 7.5.14.3 | Организация и ведение систематического каталога | Подбор карточек в соответствии с Рубрикатором, расстановка карточек, оформление каталога: написание разделителей и справочных карточек | Карточка | 300 | |
| 7.5.14.4 | Организация и ведение тематической картотеки СИФ | Просмотр материалов, составление карточек по установленной форме с аннотированием содержания материала, редактирование карточек, расстановка карточек в картотеке | Карточка | 30 | |
| 7.5.14.5 | Редактирование карточек в каталогах СИФ | Проверка правильности библиографического описания и расстановки карточек, устранение ошибок, изъятие карточек на исключенные из фонда документы | Карточка | 200 | |
| 7.5.15 | Организация использования материалов СИФ | ||||
| 7.5.15.1 | Библиотечное обслуживание по материалам СИФ | Поиск и отбор материалов в соответствии с запросом, оформление и выдача материалов, контроль своевременного их возвращения | Экземпляр | 90 | |
| 7.5.15.2 | Подготовка фактографических справок по запросам | Получение и регистрация запроса, поиск и отбор материалов по запросу, изучение и анализ материалов, содержащих данные по запросу, составление фактографической справки | Справка | 7 | |
| 7.5.15.3 | Подготовка аналитических справок по запросам | Тоже аналитической справки | Справка | 2 | |
| 7.5.15.4 | Информирование пользователей о составе и содержании СИФ | Изучение, анализ и отбор материалов, в том числе вновь поступивших, составление перечня материалов, ознакомление с ним пользователей | Библиографическое описание | 30 | |
| 7.5.15.5 | Организация, подготовка и проведение устных обзоров по составу СИФ | Выявление и отбор материалов по темам на основе анализа запросов пользователей и текущих поступлений, проведение обзора, прием заказов на копирование документов | Обзор | 3 | |
| 7.5.15.6 | Организация и проведение дней информации в архиве | Отбор материалов из текущих поступлений по определенным темам, подготовка в рамках дня информации выставки новых поступлений, проведение дня информации, обслуживание посетителей | День информации | 2 | |
| 7.5.15.7 | Организация тематических выставок материалов СИФ: | ||||
| 7.5.15.7.1 | до 20 документов | Разработка и утверждение тематического плана, оформление и монтаж выставки, организация посещения и обслуживание посетителей, проведение консультаций по составу и содержанию выставочных материалов, анализ и оценка проведения выставки, подготовка отчета о работе выставки, разработка предложений по использованию материалов СИФ, представленных на выставке | Выставка | 3 | |
| 7.5.15.7.2 | до 50 документов | То же | Выставка | 4 | |
| 7.5.15.7.3 | до 100 документов | То же | Выставка | 6 | |
| 7.5.16 | Посещение дней информации в ОЦНТИ ВНИИДАД | Посещение дней информации, участие в семинарах по вопросам информационного обеспечения архива, получение консультаций в ОЦНТИ ВНИИДАД, при необходимости — копий материалов или подлинников во временное пользование | Посещение | 1 |
ПЕРЕЧЕНЬ ЛИТЕРАТУРЫ И НОРМАТИВНЫХ МАТЕРИАЛОВ ПО НОРМИРОВАНИЮ ТРУДА
1. Инструкция по проектированию архивов. СН 426-82/Госгражданстрой. М., 1983.
2. Комплексные нормы на работы по подготовке публикаций документов и справочников по документам ГАФ СССР, выполняемые в государственных архивах, хранящих управленческую документацию и документы личного происхождения. Ч. I. М., 1990.
3. Комплексные нормы времени на работы по подготовке публикаций документов и справочников по документам ГАФ СССР, выполняемые в государственных архивах, хранящих управленческую документацию, документы личного происхождения, фонодокументы. Ч. II. М., 1991.
4. Комплексные нормы времени на работы по подготовке публикаций документов и справочников по документам архивных фондов Российской Федерации, выполняемые в государственных архивах, хранящих управленческую документацию, документы личного происхождения. Ч. III. М., 1992.
5. Методика расчета штатной численности государственных архивов на основе нормативов по труду/Росархив, ВНИИДАД. М., 2004.
6. Мильчин А.Э. Издательский словарь-справочник. М., 1998.
7. Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления: утв. Постановлением Минтруда № 152 от 10.09.1993.
8. Нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти/ЦБНТ. М., 2002.
9. Перечень средств и оборудования для оснащения архивов и архивных служб организаций и предприятий. БД «Оборудование»/ВНИИДАД. М., 2006.
10. Освоение помещений, выделяемых под ведомственные или государственные хранилища и иные функциональные архивные службы: рекомендации/ВНИИДАД. М., 1996.
11. Организация и нормирование труда. М., 1999.
12. Основы научной организации труда в государственных архивах: метод рекомендации/ВНИИДАД. М., 1986.
13. СанПиН 2.2.1/2.1.1.1278-03. Санитарные правила и нормы. Гигиенические требования к естественному, искусственному и совмещенному освещению жилых и общественных зданий. Введ. 2003-06-15. М.: Минздрав России, 2003.
14. СанПиН 2.2.2/2.4.1340-03. Гигиенические требования к персональным электронно-вычислительным машинам и организации работы. Введ. 2003-06-30. М.: Минздрав России, 2003.
15. Терминологический словарь по библиотечному делу и смежным отраслям знаний. М., 1995.
16. Типовые нормы времени и выработки на работы и услуги, выполняемые в государственных архивах с применением ПЭВМ. М., 2001.