Методика проведения технического аудита безопасности движения в структурных подразделениях

(утв. и введена в действие Распоряжением ОАО «РЖД» от 21.09.2011 № 2068р)

ИСТОРИЯ ИЗМЕНЕНИЙ НОРМАТИВНО-ТЕХНИЧЕСКИХ АКТОВ

flowchart LR
  n0["Методика проведения технического... (от 21.09.2011 N 2068р)"]:::rst
  click n0 "https://bukva.ai/docs/metodika-2068r" "Методика проведения технического аудита безопасности движения в структурных подразделениях (утв. и введена в действие Распоряжением ОАО'РЖД' от 21.09.2011 N 2068р)"
  n1["СТО РЖД 05.514.1-2014"]:::rst
  click n1 "https://bukva.ai/docs/standart-sto-rzhd-05-514-1-2014" "СТО РЖД 05.514.1-2014. Стандарт ОАО'РЖД'. Аудиты в системе менеджмента безопасности движения ОАО'РЖД'. Основные положения (утв. и введен в действие Распоряжением ОАО'РЖД' от 26.09."
  n2["СТО РЖД 02.050-2021"]:::doc
  click n2 "https://bukva.ai/docs/standart-sto-rzhd-02-050-2021" "СТО РЖД 02.050-2021. Стандарт ОАО'РЖД'. Аудиты в системе менеджмента безопасности движения ОАО'РЖД'. Основные положения (утв. и введен в действие Распоряжением ОАО'РЖД' от 27.12.20"
  n0 --> n1
  n1 --> n2
classDef rst fill:#FFEBEB,stroke:#8B0000,color:#000;
classDef doc fill:#EBFFEB,stroke:#006400,color:#000;
classDef notEnt fill:#FFFFEB,stroke:#FF8C00,color:#000;

Утверждена и введена в действие

1. Область применения

Настоящая методика устанавливает требования, процедуру и ответственность по проведению технического аудита системы менеджмента безопасности движения на уровне структурных подразделений железных дорог и структурных подразделений центральных дирекций — филиалов открытого акционерного общества «Российские железные дороги» (ОАО «РЖД»).

Требования настоящей методики распространяются на все подразделения аппарата управления ОАО «РЖД», филиалы ОАО «РЖД», структурные подразделения ОАО «РЖД» и ДЗО (далее — предприятия).

2. Нормативные ссылки

В настоящей методике использованы ссылки на следующие нормативные документы:

Федеральный закон от 10.01.2003 № 17-ФЗ «О железнодорожном транспорте в Российской Федерации»

ГОСТ Р ИСО 9000-2008 Система менеджмента качества. Основные положения и словарь

ГОСТ Р ИСО 19011-2003 Руководящие указания по проверке систем менеджмента качества и/или охраны окружающей среды

ГОСТ Р 22.2.08-96 Безопасность в чрезвычайных ситуациях. Безопасность движения поездов. Термины и определения

СТО РЖД 1.05.514.1-2009 Технические аудиты в системе управления безопасностью ОАО «РЖД». Основные положения

Положение о порядке создания систем менеджмента безопасности движения в холдинге «РЖД» и осуществления деятельности в сфере менеджмента безопасности движения с учетом Функциональной стратегии обеспечения гарантированной безопасности и надежности перевозочного процесса, утвержденное распоряжением ОАО «РЖД» от 17 декабря 2009 г. № 2608р.

3.1. В настоящей методике применены следующие термины с соответствующими определениями.

3.1.1. Аудит (проверка): систематический, независимый и документированный процесс получения свидетельств аудита и их объективного оценивания для определения степени соответствия критериям аудита (ГОСТ Р ИСО 19011).

3.1.2. Аудитор: лицо, обладающее компетентностью для проведения аудита (ГОСТ Р ИСО 19011).

3.1.3. Безопасность движения и эксплуатации железнодорожного транспорта: состояние защищенности процесса движения железнодорожного подвижного состава и самого железнодорожного подвижного состава, при котором отсутствует недопустимый риск возникновения транспортных происшествий и их последствий, влекущих за собой причинение вреда жизни или здоровью граждан, вреда окружающей среде, имуществу физических или юридических лиц (Федеральный закон от 10.01.2003 № 17-ФЗ).

3.1.4. Безопасность движения поезда: свойство движения поезда находиться в неопасном состоянии за расчетное время, когда отсутствует угроза сохранности жизни и здоровья пассажиров, технического персонала, населения, сохранности грузов, объектов хозяйствования, технических средств транспортной системы (ГОСТ Р 22.2.08).

3.1.5. Критерии аудита: совокупность политики, процедур или требований (ГОСТ Р ИСО 19011).

3.1.6. Комплексный аудит: аудит корпоративной интегрированной системы менеджмента качества и системы менеджмента безопасности движения, проводимый одновременно.

3.1.7. Несоответствие: невыполнение требования (ГОСТ Р ИСО 9000).

3.1.8. Область аудита: содержание и границы аудита (ГОСТ Р ИСО 19011).

3.1.9. План аудита: описание деятельности и мероприятий по проведению аудита (ГОСТ Р ИСО 19011).

3.1.10. Представитель проверяемого подразделения: специалист проверяемого подразделения, который назначается руководителем подразделения для сопровождения аудитора и ответов на поставленные им вопросы.

3.1.12. Свидетельства аудита: записи, изложение фактов или другая информация, которые имеют отношение к критериям аудита и могут быть проверены (ГОСТ Р ИСО 19011).

3.1.13. Система управления безопасностью движения (система менеджмента безопасности движения): совокупность взаимосвязанных и взаимодействующих элементов руководства и управления применительно к обеспечению безопасности движения, включающая в себя элементы: структура, функции, ресурсы, деятельность по планированию, реализации, мониторингу и улучшению процессов обеспечения безопасности движения.

3.1.14. Технический аудит системы менеджмента безопасности движения: независимая экспертиза, осуществляемая путем проведения плановых, внеплановых, комплексных и тематических проверок системы менеджмента безопасности движения, проводимая с целью оценки технического состояния объектов железнодорожного транспорта и направленная на предотвращение негативных явлений и тенденций в производственной области, а также на повышение уровня безопасности движения.

3.1.15. Технический эксперт: лицо, предоставляющее аудиторской группе свои знания или опыт по специальному вопросу (ГОСТ Р ИСО 19011).

3.2 В настоящей методике применяются следующие сокращения:

СТО — стандарт организации.

ОАО «РЖД» — открытое акционерное общество «Российские железные дороги».

СМБД — система менеджмента безопасности движения.

КИ СМК — корпоративная интегрированная система менеджмента качества.

НД — нормативная документация.

КД — корректирующие действия.

ПД — предупреждающие действия.

ПТЭ — правила технической эксплуатации.

РБ — ревизоры по безопасности движения поездов.

ТО — техническое обслуживание.

ТР — текущий ремонт.

4. Общие положения

4.1. Целью проведения технического аудита является повышение уровня безопасности движения в ОАО «РЖД» на основе систематизированного и последовательного анализа и оценки деятельности структурных подразделений железных дорог, центральных дирекций — филиалов ОАО «РЖД» по обеспечению безопасности движения.

4.2. Проведение технического аудита направлено на повышение уровня технического обслуживания и эксплуатационной деятельности структурного подразделения в целом, так как способствует раннему выявлению проблем, поиску их коренных причин, предотвращению проблем, определению рисков и управлению ими.

4.3. План технического аудита формируется после подведения итогов работы за прошедший год структурных подразделений филиала, дирекции. Проведение технического аудита планируется в структурных подразделениях, в которых допущено ухудшение состояния безопасности движения поездов, качества предоставления услуг, а также важнейших эксплуатационных показателей, влияющих на обеспечение безопасности движения поездов по сравнению с предыдущим годом. Технический аудит может быть назначен в случае выявления по результатам нескольких ревизорских проверок предприятия повторяющихся несоответствий, а также в случае выявления одинаковых несоответствий одновременно в нескольких предприятиях. В зависимости от срочности решения проблем и их значимости, технические аудиты могут быть проведены вне плана, по решению вышестоящего руководства непосредственно после ревизорской проверки или в течение определенного руководством времени.

4.4. Если до технического аудита в структурном подразделении был проведен аудит КИ СМК, руководитель подразделения (владелец процесса) обязан представить его результаты группе технического аудита.

4.5. Аудиторы, прошедшие соответствующую подготовку как аудиторы СМБД и КИ СМК, могут проводить комплексный аудит двух систем одновременно.

4.6. При одновременном проведении технического аудита структурных подразделений хозяйства (дирекции) группа технического аудита может подразделяться на подгруппы. Руководитель группы технического аудита анализирует отчеты аудиторских подгрупп и составляет общий отчет для представления его заказчику технического аудита (начальнику дороги, начальнику Дирекции и т.п.)

4.7 Технический аудит проводится по следующим этапам:

1. Подготовительный этап.

2. Этап проведения технических аудитов процессов, связанных с вопросами обеспечения безопасности движения, в структурных подразделениях службы (дирекции, филиала, ДЗО).

3. Этап проведения технического аудита системы менеджмента безопасности движения органов управления службы (дирекции, филиала, ДЗО).

4. Этап разработки корректирующих и предупреждающих действий по результатам проверки.

5. Этап проведения контрольных проверок и повторных (надзорных, инспекционных) технических аудитов.

Примечание - Объем плана технического аудита может варьироваться в зависимости от цели аудита, от характера и сложности проверяемых видов деятельности. Проведение технического аудита СМБД органов управления службы (этап 3) может быть выделено в отдельный план технического аудита.

Руководитель группы технического аудита несет ответственность за:

• разработку плана конкретного технического аудита;
• распределение обязанностей между аудиторами;
• обеспечение аудиторов необходимой документацией;
• внесение изменений, если это необходимо, в распределение обязанностей между аудиторами;
• проведение технического аудита;
• доведение до сведения руководителя проверяемого подразделения информации обо всех выявленных несоответствиях;
• утверждение отчетов о техническом аудите;
• точность, полноту, достоверность и своевременность составления итогового отчета и его рассылку;
• обеспечение контроля за разработкой необходимых корректирующих действий и предупреждающих мер;
• обеспечение проверки соответствия разработанного плана корректирующих действий и предупреждающих мер утвержденному итоговому отчету о техническом аудите.

Аудиторы при проведении технического аудита несут ответственность за:

• объективность и беспристрастность процесса технического аудита;
• сбор и анализ доказательств, необходимых для оценки соответствия проверяемой деятельности (системы) критериям аудита (объективных свидетельств аудита);
• ведение и сохранение записей в ходе аудита;

1. разработку приказа по предприятию о проведении технического аудита;

2. своевременное информирование персонала предприятия (подразделения) о целях, сроках и объемах предстоящего технического аудита;

3. назначение представителей, сопровождающих членов группы технического аудита, и полномочного решать все вопросы, связанные с организацией и проведением аудиторской проверки;

4. предоставление всей необходимой информации и документов по требованию аудиторов;

5. своевременную разработку и полноту реализации утвержденного плана корректирующих действий и предупреждающих мер;

6. своевременное формирование и предоставление установленным порядком отчетов о ходе реализации утвержденного плана корректирующих действий и предупреждающих мер.

Сопровождающие должны оказывать помощь группе по техническому аудиту и действовать по просьбе руководителя группы. В их обязанности входит:

а) обеспечение контактов и назначение времени для бесед с персоналом проверяемой организации;

б) обеспечение доступа для посещений аудитором определенных участков организации;

в) обеспечение соблюдения правил техники безопасности и ознакомление группы технического аудита с такими правилами.

6. Технический аудит процесса

6.1. Цель технического аудита процесса состоит в получении информации о процессе, позволяющей оценить процесс по отношению к требованиям, предъявляемым к его функционированию, управлению, результативности и эффективности, выходам и степени удовлетворенности потребителя. Технический аудит процесса основан на:

• анализе документов, регламентирующих процесс;
• проведении интервьюирования сотрудников, выполняющих процесс;
• анализе полученной информации о деятельности, в частности, по корректирующим и предупреждающим действиям, проводимым в процессе.

6.2 Технический аудит процесса по времени проведения может быть разделен на:

• аудит после разработки и внедрения документации, регламентирующей процесс;
• плановый аудит (проводится в соответствии с установленным планом проведения аудитов);
• внеплановый аудит (проводится по требованию владельца процесса либо вышестоящего руководителя).

6.3. Для проведения опроса и правильных выводов о состоянии процесса аудитору рекомендуется использовать диаграмму, приведенную на рисунке 1.

Ресурсы

                    ┌─-------------------------------─┐
  |  ┌─-------------└--------------┐     ┌-----------─┴─-----------─┐  |

  |  |            ЧТО?             |     |          КТО?            |  |
  |  | Инфраструктура (локомотивы, |     |   Участники процесса,    |  |
  |  |    вагоны, пути, средства   |     |   персонал (инженеры,    |  |
  |  |измерения, здания, сооружения|     |    машинисты, путевые    |  |

| | среда, материалы, финансы | |ревизоры, аудиторы и т.д.)| |

  |  |Стандарты, директивы, |            |  Показатели/метрики, |      |
  |  |инструкции, положения,|            |    достаточные для   |      |
  |  |руководства, методики |            |   принятия решений   |      |

<pre class="legal-pre">  |  └--------------┌-------┘            └------------┌---------┘      |
  |                 └─-------------------------------─┘                |</pre>

| Управляющие воздействия | |<------------------------------------------------------------------>| | Границы процесса |

Рисунок 1 — Диаграмма характеристик процесса

Аудитор в соответствии со схемой проверяет и анализирует процесс, а владелец процесса предоставляет информацию:

• по инфраструктуре процесса (например, состояние пути, тягового подвижного состава, вагонов, станков, производственной линии, измерительных средств, оснастки, зданий, сооружений и др.);
• по обслуживанию инфраструктуры и предупредительной деятельности, направленной на обеспечение безопасности движения;
• по необходимому обучению, знаниям или навыкам для результативной работы персонала в процессе;
• о прохождении персоналом процесса соответствующего обучения;
• о показателях результативности, измеряющих удовлетворенность потребителя;
• об использовании статистических методов для наблюдения за поведением процесса;
• о достаточности и актуальности необходимых инструкций, процедур или записей для поддержания и улучшения деятельности процесса;
• о проведении деятельности по планированию, разработке, организации работ и оценке результативности выполненных КД и ПД.

При необходимости, для получения дополнительной информации о степени удовлетворенности потребителя результатами деятельности процесса, аудитор может затребовать информацию из других процессов и подразделений предприятия.

6.4. По методам выявления несоответствий и их анализу технический аудит разделяется на два уровня.

6.4.1. Ответственным за организацию проверок (самооценки), разработку и выполнение корректирующих и предупреждающих действий при техническом аудите первого уровня является руководитель структурного подразделения (владелец процесса).

Для проведения технического аудита первого уровня владелец процесса создает из числа специалистов аудиторскую группу (1 — 3 человека, в зависимости от размера и сложности деятельности структурного подразделения).

Технический аудит первого уровня позволяет владельцу процесса выявить несоответствия до проведения ревизий и технических аудитов второго уровня и быть уверенным в выполнении требований к СМБД.

При техническом аудите первого уровня (самооценке) аудиторы, назначенные владельцем процесса, проверяют, по всем ли несоответствиям, выявленным в ходе всех проверок и осмотров (в том числе ревизорских проверок), разработаны корректирующие и предупреждающие действия, правильно ли они выбраны, в какой стадии выполнения они находятся.

При проведении технического аудита первого уровня следует пользоваться процедурой, представленной в разделе 7.2 настоящей методики, и СТО РЖД 1.05.514.1-2009.

6.4.2 При техническом аудите второго уровня аудиторская группа определяет:

• качество технического обслуживания объектов железнодорожного транспорта;
• состояние технических средств объектов инфраструктуры и/или подвижного состава;
• фактическое состояние безопасности движения объектов инфраструктуры, подвижного состава, действий и подготовленности персонала на соответствие нормативным требованиям.

При техническом аудите процесса аудиторской группой должно быть проверено:

• определены ли владельцем процесса (руководителем подразделения) несоответствия по факторам, влияющим на возникновение транспортных происшествий;
• достаточно ли компетентности владельца процесса, чтобы проводить анализ причин несоответствий и анализ рисков для разработки результативных корректирующих и предупреждающих действий;
• проведены ли корректирующие и предупреждающие действия.

При техническом аудите второго уровня проводится:

• анализ результативности корректирующих действий, разработанных по несоответствиям, обнаруженным при проведении технического аудита первого уровня;
• анализ проблем по вновь обнаруженным несоответствиям;
• обсуждаются с владельцем процесса варианты предложенных им корректирующих действий, проводится анализ рисков для разработки предупреждающих действий.

7. Процедура технического аудита на предприятии

7.1 Подготовительный этап

Члены аудиторской группы в зависимости от распределения обязанностей внутри группы должны:

1. Провести декомпозицию главного процесса, к которому относится задание по техническому аудиту (Приложение А).

2. Определить необходимые характеристики процесса.

3. Разработать план технического аудита (Приложение Б).

4. Уведомить владельца процесса о предстоящей проверке не менее чем за 3 недели до ее начала (отправить телеграмму (распоряжение) руководителю предприятия).

5. Запросить у владельца процесса:

• данные о деятельности процесса за определенный период времени;
• данные о мониторинге и контроле деятельности процесса по внутренним проверкам, ревизорским проверкам и т.п.;
• отчеты о проведенных ранее технических аудитах;
• план коррекций, корректирующих и предупреждающих действий;
• другие данные, необходимые для организации и проведения технического аудита.

6. Подготовить рабочие листы аудитора (пример приведен в Приложении В).

7. При необходимости составить вопросник дополнительно к декомпозиции процесса (необходимость определяется руководителем группы технического аудита). Пример приведен в Приложении Г.

7.2. Этап проведения технических аудитов процессов, связанных с вопросами обеспечения безопасности движения, в структурных подразделениях службы (дирекции, филиала)

7.2.1. Этап проведения технических аудитов процессов, связанных с вопросами обеспечения безопасности движения поездов, в структурных подразделениях дирекции, филиала начинается с проверки управления документацией и записями. Часть документов следует рассмотреть на подготовительном этапе, затем непосредственно на рабочих местах запросить документы, необходимые для выполнения задания по техническому аудиту. Это могут быть:

• Положение о подразделении;
• должностные и рабочие инструкции;
• описание процесса (Паспорт или карту процесса) (Приложение Д);

• результаты аудиторских проверок;
• результаты самооценки;
• записи о выполнении и мониторинге планов корректирующих и предупреждающих действий;
• другие документы, относящиеся к деятельности процесса, по выбору аудиторов.

7.2.2. Проведение в соответствии с планом технического аудита проверок деятельности структурных подразделений.

На основе полученных данных следует:

• проверить, как выполняются корректирующие действия по срокам и по запланированным мероприятиям;
• проверить деятельность процесса по определенным критериям (требования нормативных и правовых документов) согласно полученному заданию;
• определить и сформулировать несоответствия, задокументировать выявленные нарушения в вопросах обеспечения безопасности движения;
• провести анализ полученных результатов, выявить зоны и факторы риска процессов;
• определить области для улучшения деятельности структурных подразделений, оформить предложения по улучшению;
• сформулировать членами аудиторских подгрупп предложения для включения в итоговый отчет по техническому аудиту системы менеджмента безопасности движения соответствующих органов управления службы (дирекции, филиала);
• обсудить свои выводы с владельцем процесса;
• провести анализ предложенных владельцем процесса корректирующих действий, при необходимости организовать работу межфункциональной группы и предложить корректирующие и предупреждающие действия;
• оформить отчет о проведении технического аудита.

7.2.3 Составление отчета по техническому аудиту

Ответственность за подготовку и содержание отчета несет руководитель группы технического аудита.

В отчет включают перечень и описание несоответствий, выявленных при техническом аудите (Приложение Е), карты регистрации несоответствий (Приложение Ж), планы корректирующих и предупреждающих действий по обнаруженным несоответствиям.

Примечание - Карта регистрации несоответствия заполняется на критические и значительные несоответствия, которые требуют первоочередных корректирующих мер.

В отчет могут быть включены предложения по улучшению деятельности, протоколы вводного и заключительного совещаний, контрольные вопросники, план проведения технического аудита, перечень сотрудников проверенного предприятия, с которыми проводилось собеседование.

В Приложении И приведены примеры документов, которые могут быть использованы при проведении технического аудита:

• Организационная схема хозяйства.
• Данные по анализу рисков.
• Причинно-следственная диаграмма.

Отчет по техническому аудиту должен представлять полные, точные и достоверные сведения о проведенной работе, поэтому следует оформить приложения к отчету с исходными данными, на основании которых было сделано то или иное заключение о причинах обнаруженных несоответствий. Это могут быть диаграммы, графики, протоколы работы межфункциональных групп (если они были созданы), протоколы анализа рисков и т.п., кроме того отчет может комплектоваться фотоотчетом о выявленных несоответствиях.

Пример оформления первой страницы отчета и его содержания представлен в Приложении К.

7.2.4. Руководитель аудиторской группы проводит итоговое (заключительное) совещание с руководителем и персоналом структурного подразделения с вручением отчета по результатам технического аудита процессов, связанных с вопросами обеспечения безопасности движения поездов, а также предложений по выработке корректирующих и предупреждающих мероприятий.

Руководитель структурного подразделения в трехдневный срок должен провести анализ результатов проверки с приглашением руководителя аудиторской группы.

7.2.5 Предложения по улучшению деятельности проверяемого подразделения/процесса

При проведении технического аудита аудиторская группа кроме документирования выявленных нарушений (несоответствий) может оформить предложения по улучшению деятельности проверяемого подразделения/процесса. Для этого нужно:

1. Выделить несколько наиболее актуальных проблем (областей для улучшения) в проверяемом подразделении/процессе.

2. Выбрать (и обосновать свой выбор) одну ключевую проблему для дальнейшей разработки.

3. Проанализировать выбранную проблему, отвечая на следующие вопросы:

• В каких ситуациях, в каких формах, насколько регулярно проявляется определенная выше проблема?
• Кто и что является источником и решением, какие факторы оказывают наибольшее влияние на ее возникновение и решение?
• Каковы последствия проявления проблемы для всех участников ситуации (компании в целом, подразделений, отдельных сотрудников компании)?
• Кто может помочь в решении проблемы? С кем именно нужно взаимодействовать, кто будет участником команды по решению проблемы?

4. Описать смысл и содержание изменений (в общих чертах), которые необходимо провести для решения данной проблемы. Указать действующие документы, в которые необходимо внести изменения. Указать характер и существо этих изменений. (Если необходимо создать новые документы, написать их название и краткое содержание).

7.2.6 Типичные ошибки при проведении технического аудита и при принятии решений по результатам технического аудита:

• не выполняется план аудита;
• несоответствия повторяются от проверки к проверке;
• корректирующие действия подменяются коррекцией;
• не учитываются предложения по улучшению деятельности;
• поиск причин несоответствий (нарушений) подменяется поиском виновных;
• устраняются не истинные, а лишь видимые, поверхностные причины;
• нормативные документы (инструкции, методики) не актуализируются с учетом произошедших в этом структурном подразделении или ставших известными событий, и это не отражается в отчетах по техническому аудиту.

7.3. Этап проведения технического аудита системы менеджмента безопасности движения органов управления службы (дирекции, филиала)

Этап проведения технического аудита системы менеджмента безопасности движения органов управления службы (дирекции, филиала) осуществляется после окончания предыдущего этапа или выделяется в отдельный план технического аудита и включает в себя:

1. информирование руководителя органа управления службы (дирекции, филиала) о сроках и плане технического аудита не менее чем за 3 недели до начала;

2. проведение в соответствии с планом работы членами аудиторской группы проверок органов управления службы (дирекции, филиала);

3. рассмотрение документов, регламентирующих деятельность руководства службы (дирекции, филиала);

4. рассмотрение записей о работе органов управления службы (дирекции, филиала) со структурным подразделением;

5. документирование выявленных нарушений в вопросах обеспечения безопасности движения поездов;

6. анализ полученных результатов, выявления зон и факторов риска с учетом несоответствий (нарушений), обнаруженных в структурном подразделении;

7. рассмотрение предложений, выработанных по результатам проверок структурных подразделений и территориальных органов управления аудиторскими подгруппами для включения в итоговый документ;

8. оформление общего (итогового) отчета по результатам технического аудита службы (дирекции, филиала, хозяйства);

9. проведение руководителем аудиторской группы итогового совещания с руководителями органа управления службы с вручением отчета о результатах технического аудита системы управления безопасностью движения, а также предложений по выработке корректирующих и предупреждающих мероприятий;

10. проведение руководителем службы (дирекции, филиала) в 5-дневный срок после итогового совещания анализа результатов технического аудита системы управления безопасностью движения хозяйства с участием руководителя аудиторской группы.

7.4 Этап разработки и выполнения корректирующих и предупреждающих действий по результатам технического аудита

7.4.1. На основании анализа причин возникновения выявленного несоответствия руководитель проверяемого объекта принимает решение о необходимости применения корректирующих (предупреждающих) действий.

При необходимости руководитель проверяемого объекта может создать межфункциональную рабочую группу с привлечением специалистов причастных служб и аудиторов.

По предложениям межфункциональной рабочей группы руководитель проверяемого объекта разрабатывает план корректирующих и предупреждающих действий.

7.4.2. Руководитель проверяемого объекта должен согласовать с руководителем группы технического аудита (по факсу, электронной почте) план мероприятий по корректирующим (предупреждающим) действиям в срок не позднее 10 дней с момента подписания карты регистрации несоответствий (протокола о несоответствии).

7.4.3 План корректирующих (предупреждающих) действий должен включать следующие графы:

• корректирующие (предупреждающие) действия;
• срок реализации;
• ответственный за выполнение корректирующих (предупреждающих) действий персонал.

7.4.4. В случае возникновения разногласий между руководителем группы технического аудита и руководителем проверяемого объекта решение по корректирующим (предупреждающим) действиям принимает руководитель структурного подразделения, к которому относится проверяемый объект.

7.4.5. Руководитель проверяемого объекта должен обеспечить внедрение запланированных корректирующих (предупреждающих) действий в согласованные с руководителем аудиторской группы сроки. Если руководитель проверяемого объекта не может осуществить выполнение корректирующих (предупреждающих) действий на своем уровне, он обязан в письменном виде поставить об этом в известность вышестоящее руководство.

7.4.6. Руководитель проверяемого объекта обязан представить руководителю группы технического аудита информацию о выполнении корректирующих (предупреждающих) действий в течение 10 дней с момента реализации корректирующего (предупреждающего) действия.

7.4.7. В случае, если корректирующее (предупреждающее) действие не может быть выполнено в запланированные сроки, новый срок его выполнения (или замены другим корректирующим (предупреждающим) действием) определяется руководителем проверяемого объекта по согласованию с руководителем аудиторской группы.

7.4.8. В случае, если корректирующие (предупреждающие) действия не выполнены вовремя, руководитель группы технического аудита и руководитель (представитель) проверяемого объекта анализируют причины несвоевременного выполнения мероприятий, согласовывают новые сроки и мероприятия по выполнению корректирующих (предупреждающих) действий.

7.5 Этап проведения инспекционных технических аудитов

После плановой реализации корректирующего действия группой технического аудита может проводиться инспекционный технический аудит. Инспекционный технический аудит проводится в случае, когда по результатам предпринятых корректирующих и предупреждающих действий не достигнуто улучшение показателей проверяемого процесса.

При организации инспекционного технического аудита состав группы технического аудита по решению руководителя группы может быть изменен.

При инспекционном техническом аудите проводится оценка результативности и эффективности предпринятых корректирующих и предупреждающих действий.

Аудитор должен убедиться не только в том, что корректирующее действие предпринято и выполнено, но и в том, что деятельность предприятия (подразделения) улучшена и исключает возможность повторного появления несоответствия.

Инспекционный технический аудит целесообразно проводить через определенный временной интервал, например через три месяца после технического аудита. Если корректирующее действие не дало необходимого результата, работа над устранением причины несоответствия должна быть продолжена.

Приложение А (рекомендуемое)

ПРИМЕР ДЕКОМПОЗИЦИИ ПРОЦЕССОВ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ДИСТАНЦИИ ПУТИ (ПЧ-)

ГЛАВНЫЙ ПРОЦЕСС:

Исправное состояние пути, путевых устройств земляного полотна и искусственных сооружений.

ОСНОВНЫЕ ПРОЦЕССЫ:

• Эксплуатация.
• Ремонт.
• Материально-техническое оснащение.

ОСНОВНОЙ ПРОЦЕСС № 1 — Эксплуатация

ПРОЦЕСС 1.1 — Текущее содержание пути

ПРОЦЕСС 1.2 — ИССО

ПРОЦЕСС 1.3 — Земляное полотно

ПРОЦЕСС 1.4 — Дефектоскопия

ПРОЦЕСС 1.5 — Переезды

ОСНОВНОЙ ПРОЦЕСС № 2 — Ремонт

ПРОЦЕСС 2.1 — Капитальный ремонт пути

ПРОЦЕСС 2.2 — Средний ремонт пути

ПРОЦЕСС 2.3 — Ремонт стрелочных переводов

ПРОЦЕСС 2.4 — Ремонт переездов

ПРОЦЕСС 2.5 — Ремонт ИССО, БЗП

ОСНОВНОЙ ПРОЦЕСС № 3 — Материально-техническое снабжение

ПРОЦЕСС 3.1 — Заявочная компания

ПРОЦЕСС 3.2 — Снабжение через службу пути

ПРОЦЕСС 3.3 — Измерительный инструмент

ПРОЦЕСС 3.4 — Малая механизация

Руководитель группы технического аудита ___________________________________ (подпись) (Ф.И.О.)

Приложение Б (рекомендуемое)

ПРИМЕР ПЛАНА ТЕХНИЧЕСКОГО АУДИТА

                               ПЛАН
                  проведения технического аудита
            в ___________ дистанции пути _____________ -
                         филиала ОАО "РЖД"

1. Основание для проведения технического аудита — план проведения технических аудитов служб и дирекций ______________________ железной дороги в 2010 г., утвержденный начальником дороги _______________. (дата)

2. Период технического аудита: с ____ по ____ июня 20__ г.

3. Цели и критерии технического аудита: подтверждение того, что деятельность _____________________ дистанции пути удовлетворяет требованиям действующего законодательства РФ, ПТЭ ЖД РФ, нормативным и иным актам МПС России, ОАО «РЖД».

4. Объем технического аудита — осуществление проверки по процессам (аудит второго уровня):

4.1 Эксплуатация.

4.2 Ремонт.

4.3 Текущее содержание пути.

4.4 Организация текущего содержания искусственных сооружений дистанции

пути.

4.5 Материально-техническое обеспечение.

4.6 Управление деятельностью дистанции.

4.7 Организация текущего содержания земляного полотна.

4.8 Организация текущего содержания дистанции пути по переездам.

4.9 Организация работы участка диагностики пути.

5. Руководитель группы технического аудита — зам. РБ -

Аудиторы:              ____________________________________________________
                                (подпись)                   (Ф.И.О.)

                   ____________________________________________________
                            (подпись)                   (Ф.И.О.)

Специалисты от службы: ____________________________________________________

                            (подпись)                   (Ф.И.О.)<br>
                   ____________________________________________________

                            (подпись)                   (Ф.И.О.)

6. Ответственность за организацию технического аудита со стороны проверяемого подразделения несут — _______________________________________.

                                               (Ф.И.О.)

7. Отчет о результатах технического аудита направить: руководителю проверяемого подразделения — ПЧ-

8. Расписание аудита

Приложение В (рекомендуемое)

ПРИМЕР КОНТРОЛЬНОГО ВОПРОСНИКА ДЛЯ ПРОВЕДЕНИЯ ТЕХНИЧЕСКОГО АУДИТА ВТОРОГО УРОВНЯ СТРУКТУРНОГО ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ

1. Проводится ли технический аудит (самооценка) деятельности структурных подразделений, влияющих на безопасность движения?

2. Имеются ли планы проведения технического аудита?

3. Имеется ли персонал, обученный и отвечающий требованиям к аудитору?

4. Как определяется потребность проведения технического аудита (на основе чего)?

5. Проводился ли анализ рисков возникновения несоответствий (нарушений, отказов)? Осуществляется ли управление рисками?

6. Проводилось ли обучение персонала структурного подразделения требованиям СМБД?

7. Описана ли деятельность структурного подразделения в виде процесса?

8. Как оценивается деятельность структурного подразделения?

9. Есть ли изменения в результатах по сравнению с предыдущими периодами?

10. Проводится ли работа по претензиям от потребителей?

11. Как регистрируются несоответствия (внутренние и внешние)?

12. Какие несоответствия были выявлены во время проведения технического аудита первого уровня (самооценки) и второго уровня (ревизий, проверок)?

13. Разработаны ли мероприятия по устранению причин выявленных и потенциальных несоответствий?

14. Какие методы и инструменты улучшений применяются на этапах анализа?

15. Как осуществляется мониторинг проведения мероприятий по КД и ПД?

16. Как осуществляется анализ результативности и эффективности КД и ПД?

17. Какие документы (внутренние и внешние) регламентируют деятельность структурного подразделения?

18. Как ведется управление документацией (актуальность, управление изменениями, места хранения, архивы)?

19. Какими документами пользуется персонал на местах?

20. Как ведется деятельность по управлению персоналом (укомплектованность, режим работы, аттестация, обучение, наставничество)?

21. Какие записи ведутся по результатам деятельности по управлению персоналом?

22. Какая инфраструктура находится на балансе структурного подразделения?

23. Используется ли в деятельности структурного подразделения собственность потребителя?

24. Позволяют ли технологические мощность структурного подразделения выполнить требования потребителя?

25. Есть ли программа модернизации технологическая оборудования?

26. Проводится ли деятельность по прогнозированию в структурном подразделении?

Приложение Д (рекомендуемое)

ПРИМЕР КАРТЫ ПРОЦЕССА

Пример перечня несоответствий, выявленных при техническом аудите _________ дистанции пути

Приложение Ж (рекомендуемое)

ФОРМА КАРТЫ РЕГИСТРАЦИИ НЕСООТВЕТСТВИЯ

1. Объект

3. Выявленное несоответствие

4. Согласование (подтверждение)

6. Результаты КД

7. Утверждение результатов

ПРИМЕРЫ ДОКУМЕНТОВ ДЛЯ ПРОВЕДЕНИЯ ТЕХНИЧЕСКОГО АУДИТА

      \/                                                 \/

<pre class="legal-pre">     ┌───────────────────────────┐         ┌─────────────────────────┐
     │   Постоянные устройства   │         │Структура, обеспечивающая│
     │путевого хозяйства (верхнее│         │  содержание постоянных  │
     │строение пути, земполотно, │         │        устройств        │
     │   инженерные сооружения   │         │                         │
     └───────────────────────────┘         └───────────────────┬─────┘</pre>
                                                              \/
       ┌────────────┬───────────┬──────────┬────────────┬────────────┐
      \/           \/          \/         \/           \/           \/
┌────────────┐┌─────────┐┌─────────┐┌───────────┐┌───────────┐┌───────────┐
<pre class="legal-pre">│  Заводы -  ││ Путевые ││Дистанции││ Дорожные  ││Рельсо-    ││ Дорожный  │
│изготовители││машинные ││  пути   ││предприятия││сварочные  ││   центр   │
│ элементов  ││ станции ││         ││по ремонту ││предприятия││диагностики│
│  верхнего  ││         ││         ││  путевой  ││           ││ путевого  │
│  строения  ││         ││         ││  техники  ││           ││ хозяйства │
│    пути    ││         ││         ││           ││           ││           │</pre>
└────────────┘└─────────┘└─────────┘└───────────┘└───────────┘└───────────┘

Рисунок И.1 - Организационная структура путевого хозяйства

Основной задачей хозяйства пути и сооружений является обеспечение состояния железнодорожного пути, искусственных сооружений, земляного полотна соответствующим высоким скоростям движения поездов при безусловном обеспечении безопасности движения; сокращение эксплуатационных расходов на текущее содержание пути за счет внедрения современных технологий, его диагностики и ремонта с максимальным использованием автоматизации.
Примечание - Организационные структуры могут изменяться, перед проведением технического аудита хозяйства и структурного подразделения нужно определить актуальную структуру.

И.2. Пример причинно-следственной диаграммы

<pre class="legal-pre">              ┌────────────┐               ┌─────────────┐     ┌─────────────────────────┐
              │   Методы   │               │  Мониторинг │     │       Механизмы         │
              │(технологии)│               │(диагностика)│     │(оборудование/устройства)│
              └─────┬──────┘               └──────┬──────┘     └────────────┬────────────┘
                    │<── Сверхнормативный зазор   │                         │     Нарушение технических
Неисправности   ───>│                             │     Нарушение сроков    │<─── требований содержания
ИССО, земполотна    │<── Неисправность и/стыков   │<─── поверки, калибровки │     переездов
                    │                             │                         │
Просадка пути   ───>│<── Несвоевременная замена   │                         │<─── Неисправность СМ
                    │    ОРД                      │                         │     (др. путевых машин)
                    │                             │     Неисправности       │
Неисправности       │<── Сужение пути             │<─── измерительного      │
стрелочного         │<── Уширение пути            │     оборудования        │
перевода            │                             │                         │<─── Неисправность ССПС
                    │<── Нарушения температурного │                         │
                    │    режима                   │                         │<─── Нарушение габарита
Некачественная  ───>│                             │     Несоблюдение        │
очистка стрелочного │<── Перекос пути             │<─── сроков ремонта      │
перевода            │<── Углы в плане             │     оборудования        │
                    │                             │                         │<─── Неисправность УЗП
Отсутствие рельсовых│                             │     Нарушение технологии│
соединений      ───>│    Нарушение правил         │<─── проверки и          │
                    │<── производства работ       │     использования       │<─── Неисправные механизмы
Нарушение           │    исполнителем             │     средств диагностики │     малой механизации
ограждения мест ───>│                             │                         │
производства работ  │    Потери рабочего          │                         │
                    │<── времени                  │                         │     ┌──────────────────────────┐
                   \/                            \/                        \/     │Отказы технических средств│
─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────>│   в хозяйственном пути   │
                     /\          Низкая трудовая    /\                       /\   └──────────────────────────┘
Дефектные         ───>│          дисциплина      ───>│                        │
скрепления            │     Несовершенство       ───>│  Закорачивание р/ц ───>│<─── Отсутствие подъездов
                      │     мотивационной системы    │  посторонним предметом │     к месту производства
Утечка сигнального    │                              │                        │     работ
тока              ───>│     Несовершенство           │  Высокая конкуренция   │
                      │     системы оплаты труда ───>│  на рынке труда    ───>│<─── Наложение посторонних
Дефектные шпалы   ───>│                              │                        │     предметов
                      │     Недостающая          ───>│  Наезд на скот     ───>│
                      │     квалификация             │                        │<─── Погодные условия
Несоответствие    ───>│                              │  Попадание посторонних │
МВСП требования ГОСТ  │     Неукомплектованность ───>│  предметов между   ───>│
                      │     кадров                   │  остряком и рамным     │
                      │                              │  рельсом               │
                      │     Несоответствующие    ───>│                        │
                      │     условия труда            │                        │</pre>
 ┌────────────────────┴─────────────┐┌───────────────┴───────────┐┌───────────┴────────────────┐
 │Материалы (з/части, комплектующие)││        Менеджмент         ││          Макросреда        │
 └──────────────────────────────────┘│(люди/управление, персонал)││(окружающие/внешние условия)│
                                     └───────────────────────────┘└────────────────────────────┘

И.3. Пример анализа рисков процесса «Ремонт пути»

Меры по снижению уровня риска (по пунктам):

2 — Контроль этапа технической готовности проведения работ.

3 — Ремонт и обслуживание техники, техническая грамотность персонала (обучение).

4 — Обучение и назначение руководителей работ с учетом необходимой квалификации.

Последствия: Риск схода ПС.

Срыв графика движения.

ПРИМЕР ОФОРМЛЕНИЯ ОТЧЕТА

                   ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО
                   "РОССИЙСКИЕ ЖЕЛЕЗНЫЕ ДОРОГИ"
                            (ОАО "РЖД")

                              ФИЛИАЛ
                  "_____________ ЖЕЛЕЗНАЯ ДОРОГА"

ОТЧЕТ о результатах технического аудита дистанции пути ___________________ железной дороги

                              Процесс
             "Эксплуатация и ремонт пути и сооружений"

                            ___________
                             20__ год

Содержание