СТО РЖД 05.514.1-2014. Стандарт ОАО «РЖД». Аудиты в системе менеджмента безопасности движения ОАО «РЖД». Основные положения

(утв. и введен в действие Распоряжением ОАО «РЖД» от 26.09.2014 № 2369р)

ИСТОРИЯ ИЗМЕНЕНИЙ НОРМАТИВНО-ТЕХНИЧЕСКИХ АКТОВ

flowchart LR
  n0["Методика проведения технического... (от 21.09.2011 N 2068р)"]:::rst
  click n0 "https://bukva.ai/docs/metodika-2068r" "Методика проведения технического аудита безопасности движения в структурных подразделениях (утв. и введена в действие Распоряжением ОАО'РЖД' от 21.09.2011 N 2068р)"
  n1["СТО РЖД 05.514.1-2014"]:::rst
  click n1 "https://bukva.ai/docs/standart-sto-rzhd-05-514-1-2014" "СТО РЖД 05.514.1-2014. Стандарт ОАО'РЖД'. Аудиты в системе менеджмента безопасности движения ОАО'РЖД'. Основные положения (утв. и введен в действие Распоряжением ОАО'РЖД' от 26.09."
  n2["СТО РЖД 02.050-2021"]:::doc
  click n2 "https://bukva.ai/docs/standart-sto-rzhd-02-050-2021" "СТО РЖД 02.050-2021. Стандарт ОАО'РЖД'. Аудиты в системе менеджмента безопасности движения ОАО'РЖД'. Основные положения (утв. и введен в действие Распоряжением ОАО'РЖД' от 27.12.20"
  n1 --> n2
  n0 --> n1
classDef rst fill:#FFEBEB,stroke:#8B0000,color:#000;
classDef doc fill:#EBFFEB,stroke:#006400,color:#000;
classDef notEnt fill:#FFFFEB,stroke:#FF8C00,color:#000;

Утвержден и введен в действие Распоряжением ОАО «РЖД»

Дата введения

Предисловие

1 РАЗРАБОТАН Обществом с ограниченной ответственностью «Институт экономики, права и управления»

2 ВНЕСЕН Департаментом безопасности движения ОАО «РЖД»

3 УТВЕРЖДЕН И ВВЕДЕН В ДЕЙСТВИЕ Распоряжением ОАО «РЖД» от 26.09.2014 г. № 2369р

4 ВЗАМЕН СТО «РЖД» 1.05.514.1-2009

Примечание - При пользовании настоящим стандартом целесообразно проверить действие ссылочных стандартов на текущий момент времени на территории государства в информационной системе общего пользования — на официальном сайте Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии в сети Интернет или по ежегодно издаваемому информационному указателю «Национальные стандарты», составленному по состоянию на 1 января текущего года, и по соответствующим информационным указателям, опубликованным в текущем году, а также по единой информационной базе ОАО «РЖД». Если ссылочный документ заменен (изменен), то при пользовании настоящим стандартом следует руководствоваться замененным (измененным) стандартом. Если ссылочный документ отменен без замены, то положение, в котором дана ссылка на него, применяется в части, не затрагивающей эту ссылку.

1 Область применения

Настоящий стандарт устанавливает порядок выполнения деятельности по подготовке и проведению аудитов в системе менеджмента безопасности движения ОАО «РЖД», документированного оформления результатов, оценки результативности и контроля выполнения, предупреждающих и корректирующих действий по результатам аудита.

Настоящий стандарт предназначен для применения подразделениями аппарата управления ОАО «РЖД», филиалами и иными структурными подразделениями ОАО «РЖД».

Применение настоящего стандарта ДЗО обществами ОАО «РЖД» устанавливается соглашениями о взаимодействии между ОАО «РЖД» и ДЗО.

Применение настоящего стандарта сторонними организациями оговаривается в договорах (соглашениях) с ОАО «РЖД».

При применении настоящего стандарта необходимо пользоваться международными и национальными нормативными документами, которые регламентируют аудиты систем менеджмента.

2 Нормативные ссылки

В настоящем стандарте использованы ссылки на следующие нормативные документы:

Положение о порядке создания систем менеджмента безопасности движения в холдинге «РЖД» и осуществления деятельности в сфере менеджмента безопасности движения с учетом Функциональной стратегии обеспечения гарантированной безопасности и надежности перевозочного процесса, утвержденное распоряжением ОАО «РЖД» от 17 декабря 2009 г. № 2608р.

3 Термины, определения и сокращения

3.1 В настоящем стандарте применены следующие термины с соответствующими определениями:

3.1.1 аудит системы менеджмента безопасности движения в ОАО «РЖД» (аудит СМБД) — независимая экспертиза, осуществляемая путем проведения плановых, внеплановых, комплексных и тематических проверок систем менеджмента безопасности движения, проводимая внутренними аудиторами с целью оценки технического состояния объектов железнодорожного транспорта и инфраструктуры, направленная на повышение результативности и эффективности ее функционирования.

3.1.9 несоответствие: Невыполнение требования.

[ГОСТ Р ИСО 19011-2012, статья 3.19]

ОАО «РЖД» — открытое акционерное общество «Российские железные дороги»;

ДЗО — дочернее и зависимое общество ОАО «РЖД»;

СМБД — система менеджмента безопасности движения;

КИ СМК — корпоративная интегрированная система менеджмента качества;

КД — корректирующие действия;

ПД — предупреждающие действия;

РЦКУ — железная дорога, выполняющая функции регионального центра корпоративного управления.

4 Общие положения

4.1 Приоритетными направлениями при проведении аудита СМБД являются:

а) анализ и оценка системы обеспечения безопасности движения в организации, подвергаемой аудиту;

б) анализ и оценка эффективности действующей системы управления рисками;

в) ранжирование процессов в соответствии с рисками безопасности, выделение процессов и услуг с высокими рисками нарушения безопасности;

г) оценка результативности применяемых ПД по снижению рисков;

д) оценка результативности КД, принимаемых руководителем процесса;

е) предоставление аудиторских рекомендаций по повышению эффективности и результативности внутренних процессов.

4.2 Основные функции аудита СМБД:

а) осуществление проверок систем управления, предоставление обоснованных предложений по устранению выявленных несоответствий в СМБД и рекомендаций по повышению эффективности управления;

б) осуществление экспертных оценок различных сторон функционирования организации и предоставление обоснованных предложений по их совершенствованию.

4.3 При аудите системы менеджмента безопасности движения проверяют:

соответствие выполняемых процессов, связанных с обеспечением безопасности движения требованиям нормативных документов МПС России, ОАО «РЖД» и иных нормативных правовых актов, регламентирующих работу проверяемых подразделений по обеспечению безопасности движения поездов.

4.4 По цели осуществляемых проверок аудит СМБД подразделяют на следующие виды:

а) аудит видов деятельности (обследование и всесторонний анализ определенных видов деятельности с целью выявления возможностей их улучшения);

б) аудит процессов, связанных с обеспечением безопасности движения поездов.

4.5 Аудиты СМБД подразделяются на плановые, внеплановые или повторные.

4.5.1 Плановые аудиты СМБД проводятся в соответствии с утвержденным графиком (приложение А).

4.5.2 Внеплановые аудиты СМБД назначают в следующих случаях:

• при снижении качества услуг, предоставляемых структурными подразделениями холдинга РЖД;
• при получении многочисленных претензий от потребителей услуг ОАО «РЖД»;
• по необходимости, с целью совершенствования документов СМБД и КИ СМК, вызванной «внутренними» причинами (изменение целей в области обеспечения безопасности и качества, структуры управления и т.п.) или «внешними» причинами (изменение требований потребителей и рынка, требования органов государственного надзора и т.п.);
• при получении отрицательных результатов внутренних и внешних аудитов систем менеджмента;
• при получении оперативных данных по опасным отказам технических средств и опасных отступлений от норм содержания;
• на основании результатов проведенного расследования допущенных нарушений безопасности движения;
• по распоряжению руководителя ОАО «РЖД», филиала ОАО «РЖД», руководителя структурного подразделения филиала «РЖД»;
• по заявкам руководителей подразделений ОАО «РЖД» и организаций холдинга «РЖД».

Решение о необходимости проведения внепланового аудита СМБД или изменения срока проведения планового аудита СМБД принимается руководителем ОАО «РЖД», филиала ОАО «РЖД», руководителем структурного подразделения филиала «РЖД», утверждавшим график проведения плановых технических аудитов соответствующего уровня. В этом случае в утвержденные графики (планы) аудитов СМБД вносятся соответствующие изменения.

4.6 Повторный аудит СМБД может быть назначен с целью проверки устранения причин несоответствий, выявленных по результатам предыдущих аудитов, а также выполнения требуемых корректирующих и предупреждающих мероприятий (их мониторинга с указанием статуса выполнения). Повторные аудиты СМБД могут быть проведены в рамках проведения плановых или внеплановых аудитов СМБД.

5 Планирование аудита СМБД

5.1 В январе месяце года, следующего за отчетным, на основании данных факторного анализа, результатов проведенных ревизорских проверок (аудитов СМБД), фактических показателей состояния безопасности движения поездов формируется и утверждается годовой график проведения аудитов СМБД (приложение А), с указанием направлений, периодов и подразделений, в которых аудит СМБД должен быть проведен.

5.2 При росте количества нарушений безопасности движения в соответствующем филиале (подразделении) частота аудитов СМБД может быть увеличена.

6 Организация аудита СМБД

6.1 Формирование группы аудита СМБД

6.1.1 Отделом аудита Департамента безопасности движения ОАО «РЖД» формируется группа аудита для проведения аудита СМБД в подразделении холдинга «РЖД».

6.1.2 В РЦКУ группа аудита СМБД формируется аппаратом главных ревизоров по безопасности движения железных дорог из числа работников ревизорского аппарата.

6.1.3 В остальных случаях группа аудита СМБД формируется в порядке, установленном в соответствующем филиале (структурном подразделении филиала) «РЖД».

6.1.4 В зависимости от целей аудита в состав группы аудита могут включаться технические эксперты.

6.2 Порядок назначения аудита

6.2.1 Аудит СМБД назначается в соответствии с утвержденным графиком распоряжением (приказом) по филиалу (структурному подразделению филиала) ОАО «РЖД». Допускается назначение аудита СМБД телеграфным указанием руководителя функционального филиала или его структурного подразделения.

6.2.2 Распоряжение, телеграфное указание (приказ) о назначении аудита издается и направляется руководителю проверяемой стороны не позднее 10 рабочих дней до начала аудита СМБД. Предложения по составу группы аудита, указанной в распоряжении, дает руководитель аудиторской группы.

6.2.3 После издания распоряжения, приказа, телеграфного указания разрабатывается программа проведения аудита СМБД (Приложение Б), с указанием конкретных объектов аудита на месте, времени их проведения, причастных членов группы аудита и основных проверяемых вопросов.

6.2.4 Разработанная программа аудита СМБД согласовывается с руководителем проверяемого подразделения и утверждается уполномоченным представителем подразделения проводящего аудит СМБД. Процедура согласования и утверждения программы аудита СМБД должна быть завершена не позднее 5 рабочих дней до начала проведения аудита СМБД на месте.

6.2.5 В зависимости от целей и в соответствии с критериями аудита СМБД, по решению руководителя группы аудита, аудиторами (техническими экспертами) могут быть составлены чек-листы.

При этом осуществление оценки объектов аудита СМБД, определенных в чек-листах, допускается в формате ДА/НЕТ или по шкале от 0 до 10.

6.3 Аудит проводится компетентными специалистами, независимыми от той части организации или деятельности, которая подвергается аудиту СМБД.

6.4 Аудиторы должны соответствовать следующим требованиям:

• беспристрастность;
• компетентность по оцениваемым вопросам;
• наблюдательность;
• разносторонность;
• наличие документа из аккредитованной организации о прохождении обучения методологии проведения аудита;
• опыт работы в технической сфере;
• способность работать в группе аудиторов (команде);
• объективность;
• умение быть предельно точным и аккуратным в оценках и высказываниях;
• честность;
• умение работать с людьми;
• наличие аналитических способностей;
• способность к убеждению;
• настойчивость, т.е. стойкость и ориентированность на достижение цели.

6.5 Аудитор при проведении аудита СМБД наряду с умением получать и объективно оценивать свидетельства аудита должен быть способен выявлять причинно-следственные связи возникновения нарушений требований безопасности движения, предпосылки и факторы, влияющие на возникновение транспортных происшествий.

6.6 Аудитор должен понимать не только, как проводить аудиты СМБД, но и каким образом достигать наилучших результатов при разработке КД и ПД, не только разбирать произошедшие чрезвычайные происшествия, но и прогнозировать их возможность и предлагать ПД.

6.7 В рамках организации аудитов руководитель подразделения, проводящего аудиты СМБД несет ответственность за:

• формирование годового графика проведения аудитов СМБД;
• информирование руководства о результатах аудитов СМБД;
• мониторинг выполнения программ аудитов СМБД;
• мониторинг и анализ результатов аудитов СМБД;
• контроль выполнения КД и ПД.

6.8 Руководитель группы аудита несет ответственность за:

• разработку плана конкретного аудита СМБД;
• формирование группы аудита;
• распределение обязанностей между аудиторами;
• обеспечение аудиторов необходимой документацией;
• внесение изменений, если это необходимо, в распределение обязанностей между аудиторами;
• проведение аудита СМБД;
• доведение информации обо всех выявленных несоответствиях до сведения руководителя проверяемого подразделения;
• утверждение отчетов по результатам аудита СМБД;
• точность, полноту, достоверность и своевременность составления итогового отчета, и его рассылку;
• анализ потенциала по улучшению.

6.9 Аудиторы при проведении аудита СМБД несут ответственность за:

• объективность и беспристрастность процесса аудита СМБД;
• сбор и анализ доказательств, необходимых для оценки соответствия проверяемой деятельности (системы) критериям аудита СМБД;
• ведение и сохранение записей в ходе аудита СМБД;
• сохранение конфиденциальности.

6.10 Руководитель проверяемого подразделения несет ответственность за:

• назначение сопровождающих и ответственных лиц для участия в аудите СМБД;
• информирование своих работников о предстоящем аудите СМБД и его результатах;
• предоставление аудиторам необходимой документации;
• предоставление аудиторам достоверной информации;
• содействие аудиту СМБД;
• разработку, согласование, утверждение и реализацию КД и ПД.

6.11 Сопровождающие лица должны оказывать помощь группе аудита и содействовать предложениям руководителя группы аудита.

В их обязанности входит:

• обеспечение контактов и назначение времени для бесед с работниками проверяемой организации;
• обеспечение посещений определенных участков организации;
• обеспечение соблюдения правил техники безопасности и ознакомление группы по аудиту с такими правилами.

7 Объекты аудита СМБД

7.1 Объектами аудитов СМБД являются производственные процессы и СМБД.

7.2 Аудит процессов проводят для определения степени выполнения требований, установленных в технологической документации, инструкциях, руководствах, документации СМБД для обеспечения выполнения целей и задач процессов в области обеспечения безопасности движения.

7.3 При аудите процесса должны быть проверены действия владельца процесса (руководителя подразделения) по определению несоответствий по факторам, влияющим на возникновение транспортных происшествий, компетентность владельца процесса (руководителя подразделения) проводить анализ рисков и анализ причин несоответствий для разработки результативных КД и ПД и их реализацию.

7.4 Аудит процесса проводится в соответствии с планом аудитов СМБД и включает проверку элементов:

• цель процесса;
• идентификация процесса;
• документированность процесса;
• взаимосвязь и взаимодействия процесса;
• элементы на входе и выходе;
• критерии результативности процесса;
• измерение и мониторинг процесса;
• поставщики и потребители процесса;
• последовательность действий;
• ресурсы для обеспечения процесса;
• наличие элементов управления (процедуры, инструкции, нормативная документация, регламенты и т.п.);
• ответственность и полномочия;
• оценивание результативности процесса;
• сохранение достигнутых значений;
• мероприятия по улучшению процессов;
• оценку степени удовлетворенности потребителей;
• соответствие квалификации персонала установленным требованиям;
• установленный порядок внесения изменений в процессы и доведение их до заинтересованных лиц;
• состояние технологического, контрольного и измерительного оборудования;
• записи.

7.5 При проведении аудита СМБД необходимо дать оценку:

• уровня обеспечения безопасности движения в проверяемом подразделении;
• действующей системы управления рисками;
• результативности КД, предпринятых руководителем процесса.

8 Проведение аудита СМБД

8.1 Принципы проведения аудита

Процесс проведения аудитов СМБД основывается на следующих принципах:

а) целостность — основа профессионализма;

б) беспристрастность — обязательство предоставлять правдивые и точные отчеты;

в) профессиональная осмотрительность — прилежание и умение принимать правильные решения при проведении аудита СМБД;

г) конфиденциальность — сохранность информации. (В случае имеющегося требования сторон аудита);

д) независимость — основа беспристрастности и объективности заключений по результатам аудита СМБД;

е) подход, основанный на свидетельстве — разумная основа для достижения надежных и воспроизводимых заключений аудита в процессе систематического аудита.

8.2 Проведение аудита СМБД на месте

8.2.1 Руководитель группы аудита проводит вводное совещание с участниками проверяемого подразделения (владельца процесса).

8.2.2 Руководитель группы аудита на вводном совещании представляет членов группы аудита, уточняет план аудита СМБД, а также рассматривает и решает другие вопросы, связанные с процессом проведения аудита СМБД на месте.

8.2.3 В соответствии с планом аудита группа аудиторов проводит исследование проверяемого подразделения (владельца процесса) (опросы, наблюдения, экспертизу и анализ документации, выполнение деятельности на проверяемых объектах, выполнение КД и ПД).

8.2.4 В ходе аудита члены аудиторской группы ведут рабочие записи, в которых отражают наблюдения аудита СМБД.

8.2.5 Несоответствия и замечания, установленные в процессе проведения аудита включаются в перечень (приложение В) и подписываются уполномоченными представителями проверяемого подразделения.

8.2.6 Несоответствия ранжируются следующим образом:

а) критическое — несоответствие, оказывающее прямое влияние на безопасность движения поездов, которое подлежит немедленному устранению;

а) значительное — несоответствие, в результате которого повышается уровень риска возникновения нарушения безопасности движения поездов, подлежащее первоочередному устранению;

б) незначительное — несоответствие, которое в дальнейшем может привести к значительному и подлежащее устранению в плановом порядке.

8.2.7 На основании изучения полученных в ходе аудита СМБД данных проводится предварительный анализ полученных результатов аудита СМБД.

По итогам анализа руководитель группы аудита принимает решение о включении полученных результатов в проект отчета по результатам аудита СМБД.

8.2.8 В соответствии с планом аудита СМБД руководитель группы аудита проводит итоговое совещание с участниками проверяемого подразделения (владельца процесса), на котором доводит до участников совещания основные результаты аудита и совместно с владельцем процесса определяет конкретные даты подписания и вручения отчета по результатам аудита СМБД.

8.2.9 Результаты итогового совещания оформляются протоколом, в порядке, установленном в ОАО «РЖД».

8.2.10 На итоговом совещании руководитель группы аудита представляет основные результаты аудита СМБД, выявленные несоответствия, предложения аудиторов по реализации КД и ПД.

9 Подготовка отчета по аудиту СМБД

9.1 Руководитель группы аудита готовит проект отчета по результатам проведенного аудита СМБД.

9.2 Аудиторский отчет должен содержать полную, точную, четкую и ясную информацию (записи) об аудите СМБД и должен включать или ссылаться на следующее:

а) цели аудита;

б) масштаб аудита, в частности определение структурных и функциональных единиц и процессов, подлежащих аудиту, и требуемый период времени;

в) определение заказчика аудита;

г) определение руководителя и членов группы по аудиту;

д) дату и место проведения аудита;

е) критерии аудита;

ж) наблюдения аудита;

з) заключение по результатам аудита.

9.3 Руководитель группы аудита представляет проект отчет по аудиту СМБД руководителю проверяемой организации (владельцу процесса) проверяемой организации в рамках согласованного периода времени.

9.4 Руководитель проверяемого подразделения (владельца процесса) проводит анализ проекта отчета и согласовывает его.

9.5 Руководитель группы аудита после официального подписания отчета сторонами аудита СМБД рассылает отчет заинтересованным лицам. При необходимости готовит проект докладной записки заказчику аудита СМБД.

9.6 Руководитель группы аудита регистрирует результаты аудита СМБД в ведущемся в подразделении реестре аудитов (приложение Г).

9.7 Руководитель проверенного подразделения (владелец процесса) доводит результаты аудита СМБД до причастных работников и своего непосредственного руководства.

10 Подведение итогов аудита СМБД

Итогом аудита СМБД в зависимости от поставленных целей аудита СМБД могут являться заключения об уровне обеспечения безопасности движения, оценка функционирования СМБД в проверенном подразделении, оценка работы руководителя подразделения по анализу несоответствий, выявленных при всех видах ранее проведенных ревизий, проверок (аудитов СМБД), а также по выполнению ранее запланированных мероприятий КД и ПД, использованию в работе процедур менеджмента риска и выполнения мер по управлению рисками, а также рекомендации по возможным улучшениям.

11 Анализ результатов аудита СМБД

11.1 Руководитель проверяемого подразделения (владелец процесса) в течение 10 рабочих дней с момента получения отчета о результатах аудита анализирует его, разрабатывает в соответствии с [1] план мероприятий по КД и ПД, и направляет его на согласование руководителю аудиторской группы Департамента безопасности движения.

11.2 Руководитель аудиторской группы Департамента безопасности движения в течение 5 рабочих дней рассматривает содержащиеся в плане мероприятия по КД и ПД, и принимает решение о возможности их согласования.

11.3 Руководитель проверяемого подразделения (владелец процесса), после согласования плана мероприятий по КД и ПД руководителем аудиторской группы Департамента безопасности движения, незамедлительно направляет его на утверждение в порядке, установленном в ОАО «РЖД».

11.4 Руководитель проверяемого подразделения (владелец процесса) после утверждения плана мероприятий по КД и ПД контролируют его выполнение в подведомственных структурных подразделениях.

11.5 Руководитель проверяемого подразделения (владелец процесса) выполняет план мероприятий по КД и ПД, при этом информирует установленным порядком ответственных руководителей подразделений ОАО «РЖД» о ходе его реализации.

11.6 Руководитель проверяемого подразделения (владелец процесса) в случае невозможности или необходимости изменения сроков выполнения КД и ПД направляет руководителю аудиторской группы Департамента безопасности движения соответствующее обоснование, согласованное с причастными руководителями филиалов ОАО «РЖД».

11.7 Руководитель проверяемого подразделения (владелец процесса) в течение 10 рабочих дней с момента завершения всех КД и ПД предоставляет руководителю аудиторской группы Департамента безопасности движения отчет о выполнении плана мероприятий по КД и ПД. К отчету прикладываются документально оформленные подтверждения реализации мероприятий по КД и ПД (документы, мероприятия, процедуры и т.д.).

11.8 Руководитель аудиторской группы Департамента безопасности движения рассматривает предоставленные отчеты и принимает решение о необходимости выезда непосредственно на место проведения аудита СМБД с целью проверки фактического выполнения мероприятий.

11.9 КД и ПД считаются завершенными, при условии полного выполнения запланированных мероприятий и согласования Департаментом безопасности движения отчета об их выполнении.

12 Завершение аудита

Аудит считается завершенным, когда вся деятельность, предусмотренная программой аудита, выполнена, и отчет по аудиту СМБД представлен согласованным сторонам аудита.

Приложение А (Рекомендуемое)

Руководитель подразделения, ответственного за составление графика ______________________ подпись ФИО

ПРОГРАММА проведения (вид аудита) аудита системы менеджмента безопасности движения в __________________________

Таблица 1

<*> — В программе все мероприятия указаны по местному времени. Время проведения мероприятий, определенных на вводном совещании, может корректироваться в ходе аудита.

БИБЛИОГРАФИЯ

1. СТО РЖД 1.05.515-7-2009 Методы и инструменты улучшений. Формат корректирующих действий. Метод «5W+1H+1S»

2. Положение о порядке создания систем менеджмента безопасности движения в холдинге «РЖД» и осуществления деятельности в сфере менеджмента безопасности движения с учетом Функциональной стратегии обеспечения гарантированной безопасности и надежности перевозочного процесса, утвержденное распоряжением ОАО «РЖД» от 17 декабря 2009 г. № 2608р

------------------------------------------------------------------