II. ПРАВИЛА ПОДГОТОВКИ И ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
Статья 33. СертификацияРД-22-05-2006. Инструкция по делопроизводству в центральном аппарате федеральной службы по экологическому, технологическому и атомному надзору
Документ утратил силу 16.10.2026.
Актуально на 31.10.2026.
Как цитировать: Статья 33. Сертификация. "РД-22-05-2006. Инструкция по делопроизводству в центральном аппарате федеральной службы по экологическому, технологическому и атомному надзору". 928. https://bukva.ai/docs/instruktsiya-928/statya-33
I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Инструкция по делопроизводству в центральном аппарате Федеральной службы по экологическому, технологическому и атомному надзору (далее именуется — Инструкция) разработана на основе Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 8 ноября 2005 г. № 536, зарегистрированным Министерством юстиции Российской Федерации 27 января 2006 г. № 7418, а также в соответствии с Постановлением Правительства Российской Федерации от 19 января 2005 г. № 30 «О Типовом регламенте взаимодействия федеральных органов исполнительной власти» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, № 4, ст. 305), Типовым регламентом внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 28 июля 2005 г. № 452 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, № 31, ст. 3233).
1.2. Инструкция устанавливает общие требования к документационному обеспечению управления, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в центральном аппарате Федеральной службы по экологическому, технологическому и атомному надзору (далее — Служба).
1.3. Территориальные органы Службы, а также находящиеся в ее ведении организации осуществляют свою деятельность по документационному обеспечению управления на основе требований настоящей Инструкции с учетом особенностей конкретного территориального органа, организации (штатной структуры, фактической численности работников, технической базы, финансовых возможностей и других особенностей). Для этого каждый территориальный орган Службы и находящаяся в ее ведении организация разрабатывают собственную инструкцию по делопроизводству, утверждаемую ее руководителем с последующим направлением одного экземпляра в Управление делами.
1.4. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.
Автоматизированные технологии обработки документной информации, применяемые в Службе, должны отвечать требованиям настоящей Инструкции.
1.5. Правила работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, установлены в Положении о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, утвержденном Постановлением Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 г. № 1233 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, № 30 (ч. II), ст. 3165).
1.6. Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления на основе единой технической политики и применение современных технических средств в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в подразделениях Службы осуществляются Управлением делами, на которое возложены функции по документационному обеспечению управления.
II. ПРАВИЛА ПОДГОТОВКИ И ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
2.1. ПОДГОТОВКА И ОФОРМЛЕНИЕ ПРОЕКТОВ ЗАКОНОДАТЕЛЬНЫХ АКТОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
2.1.1. Служба, осуществляющая функции по нормативно-правовому регулированию в установленной сфере деятельности, разрабатывает проекты федеральных законов во исполнение актов законодательства Российской Федерации, планов законопроектной деятельности Правительства Российской Федерации и соответствующих поручений, а также по собственной инициативе.
Методические правила по организации законопроектной работы федеральных органов исполнительной власти приведены в приложении № 1 (не приводится).
2.1.2. Законопроекты, подготавливаемые для внесения в Правительство Российской Федерации, печатаются шрифтом № 15 на стандартных листах бумаги формата А4.
На первой странице законопроекта в пределах верхней и правой границ текстового поля проставляется пометка: «Вносится Правительством Российской Федерации». Пометка печатается через 1 интервал и выравнивается по левой границе.
На расстоянии межстрочного интервала 24 пт от пометки у правой границы текстового поля печатается слово «Проект».
2.1.3 Законопроект имеет следующие реквизиты:
2.1.3.1. Наименование государства — РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ — печатается прописными буквами и выделяется полужирным шрифтом. Выравнивается по центру.
2.1.3.2. Наименование вида акта — ФЕДЕРАЛЬНЫЙ КОНСТИТУЦИОННЫЙ ЗАКОН или ФЕДЕРАЛЬНЫЙ ЗАКОН — отделяется от первого реквизита межстрочным интервалом 24 пт, печатается прописными буквами размером шрифта не более № 17 и может быть выделено полужирным шрифтом. Выравнивается по центру.
2.1.3.3. Заголовок отделяется от предыдущего реквизита межстрочным интервалом 36 пт и печатается через 1 интервал, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Пишется с прописной буквы и отвечает на вопрос «О чем?» издан закон, или в нем приводится название кодекса (например: Арбитражный процессуальный кодекс Российской Федерации). Точка в конце заголовка не ставится.
2.1.3.4. В заголовке законопроекта о внесении изменений в действующие законы необходимо называть причины внесения изменений или конкретную норму, в которую вносятся изменения, а в случае неоднократного изменения одной и той же нормы дополнительно указывать, в какой именно части она изменяется.
О внесении изменений
в законодательные акты Российской Федерации
об административных правонарушениях в связи с принятием
Земельного кодекса Российской Федерации
О внесении изменений в пункт 2 статьи 855
Гражданского кодекса Российской Федерации в части
платежей в бюджет и во внебюджетные фонды
2.1.3.5. Текст отделяется от заголовка межстрочными интервалами 36 — 48 пт и печатается через межстрочный интервал 24 пт.
2.1.3.6. Текстовая часть законопроекта может подразделяться на преамбулу и основную часть.
2.1.3.7. Основная часть текста законопроекта может подразделяться на части, разделы, подразделы, главы, параграфы, статьи.
2.1.3.8. Заголовки частей и разделов печатаются прописными буквами полужирным шрифтом и выравниваются по центру. Точка в конце заголовка не ставится. Номера проставляются римскими цифрами.
2.1.3.9. Подраздел имеет порядковый номер, обозначенный римскими цифрами, и наименование. Обозначение подраздела печатается с прописной буквы с абзацного отступа. Наименование подраздела печатается полужирным шрифтом.
Подраздел I. Общие положения об обязательствах
2.1.3.10. Главы нумеруются арабскими цифрами и имеют заголовки. Обозначение главы печатается с прописной буквы с абзацного отступа. Заголовок главы печатается полужирным шрифтом в одну строку с обозначением номера, после которого ставится точка.
Глава 5. Права, обязанности и ответственность
2.1.3.11. Параграф обозначается знаком §, имеет порядковый номер, обозначенный арабскими цифрами, и заголовок. Заголовок параграфа пишется с прописной буквы полужирным шрифтом в одну строку с обозначением номера параграфа, после которого ставится точка.
§ 1. Хозяйственные товарищества и общества
2.1.3.12. Статьи имеют единую сквозную нумерацию. Порядковый номер статьи обозначается арабскими цифрами. Обозначение статьи печатается с прописной буквы с абзацного отступа. Заголовок статьи печатается с прописной буквы полужирным шрифтом в одну строку с обозначением номера, после которого ставится точка.
В исключительных случаях статья может не иметь заголовка. При его отсутствии слово «статья» и номер выделяют полужирным шрифтом.
2.1.3.13. В зависимости от содержания статья может подразделяться на части, пункты, подпункты, абзацы. Части обозначаются арабскими цифрами с точкой. Нумерация пунктов осуществляется арабскими цифрами с закрывающей круглой скобкой. Подпункты обозначаются буквами русского алфавита с закрывающей круглой скобкой.
2.1.3.14. Подпись отделяется от текста межстрочным интервалом 36 пт и состоит из слов «Президент Российской Федерации». Слова «Президент» и «Российской Федерации» печатаются в 2 строки через один межстрочный интервал. Слова «Российской Федерации» печатаются от левой границы текстового поля, а слово «Президент» выравнивается по центру относительно этих слов.
2.1.3.15. Инициал имени и фамилия Президента Российской Федерации указываются при оформлении принятого закона в Государственной Думе.
2.1.3.16. Визы проставляются на лицевой стороне последнего листа законопроекта в нижней его части.
2.1.3.17. Образец оформления законопроекта приведен в Приложении № 2.
2.1.4 Требования по оформлению пояснительной записки к законопроекту:
2.1.4.1. Пояснительная записка к законопроекту печатается шрифтом № 14 на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297) и имеет следующие реквизиты.
2.1.4.2. Наименование вида документа печатается прописными буквами ниже границы верхнего поля страницы на 24 пт, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру.
2.1.4.3. Заголовок отделяется от предыдущего реквизита межстрочным интервалом 24 пт, печатается строчными буквами через 1 интервал, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Точка в конце заголовка не ставится.
2.1.4.4. В заголовке к тексту указывается полное название законопроекта, к которому подготовлена пояснительная записка.
К проекту федерального закона
«О внесении изменений в статью 1 Закона Российской Федерации
„О подоходном налоге с физических лиц“»
2.1.4.5. Текст отделяется от заголовка межстрочным интервалом 24 — 36 пт и печатается через интервал 18 пт на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.
2.1.4.6. Текст должен содержать обоснование необходимости принятия законопроекта, включающее развернутую характеристику законопроекта, его целей, основных положений, места в системе действующего законодательства, а также прогноз социально-экономических и иных последствий его принятия.
2.2.1. Подготовка и оформление проектов актов (указов и распоряжений) Президента Российской Федерации производится Службой в соответствии с порядком, установленным Президентом Российской Федерации, Администрацией Президента Российской Федерации, Правительством Российской Федерации и настоящей Инструкцией.
2.2.2. Проекты актов Президента Российской Федерации и приложения к ним печатаются на стандартных листах бумаги А4 шрифтом № 15. Верхнее поле документа устанавливается границами бланка. Левое поле — 2,75 см, правое — 2,25 см и нижнее — не менее 2 см. При оформлении проекта акта на двух и более страницах верхнее поле второй и последующих страниц составляет не менее 2,5 см.
2.2.3. Проекты актов Президента Российской Федерации имеют следующие реквизиты: наименование вида акта (Указ Президента Российской Федерации или распоряжение Президента Российской Федерации), заголовок и текст.
2.2.3.1. Заголовок печатается на расстоянии не менее 9 см от верхнего края листа, пишется с прописной буквы, выделяется полужирным шрифтом. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал.
2.2.3.2. Начало и конец каждой строки заголовка центрируются относительно слов «Президент Российской Федерации». В отдельных распоряжениях Президента Российской Федерации заголовок может отсутствовать.
2.2.3.3. Текст отделяется от заголовка дополнительным интервалом 24 пт и печатается через интервал 18 пт.
Примечание. Допускается уменьшение интервалов между реквизитами «Заголовок», «Текст», «Подпись» и «Место издания» при необходимости размещения текста проекта указа, распоряжения Президента Российской Федерации на одной странице.
2.2.3.4. Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.
2.2.3.5. Текстовая часть может подразделяться на констатирующую часть — преамбулу и постановляющую часть (в распоряжении — распорядительную часть).
2.2.3.6. Преамбула в указах Президента Российской Федерации завершается словом «постановляю», которое печатается вразрядку.
2.2.3.7. Пункты в тексте нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.
2.2.3.8. Пункты могут разделяться на подпункты, которые могут нумероваться арабскими цифрами или строчными буквами с закрывающей круглой скобкой.
2.2.3.9. Все изменения и дополнения, вносимые в ранее принятый указ (распоряжение), должны соответствовать структуре основного нормативного акта.
2.2.3.10. При наличии приложений к указу (распоряжению) Президента Российской Федерации в тексте на них обязательно делается ссылка.
2.2.3.11. Допускается печатать прописными буквами и выделять шрифтом другой насыщенности фамилии при подготовке проектов указов (распоряжений) Президента Российской Федерации по вопросам награждения государственными наградами, присвоения почетных, воинских и специальных званий Российской Федерации (в других случаях не рекомендуется).
2.2.3.12. Подпись отделяется от текста дополнительным интервалом 32 пт и состоит из слов «Президент Российской Федерации», инициала имени и фамилии Президента Российской Федерации.
2.2.3.13. Слова «Президент» и «Российской Федерации» печатаются в две строки через 1 межстрочный интервал. От границы левого поля печатаются слова «Российской Федерации», а слово «Президент» центрируется относительно этих слов. Инициал имени и фамилия Президента Российской Федерации печатаются у правой границы текстового поля.
2.2.3.14. Место издания отделяется от подписи, как правило, дополнительным интервалом 48 пт, межстрочными интервалами и печатается от границы левого поля:
2.2.3.15 На распоряжениях место издания не печатается.
2.2.3.16. Дата проставляется после подписания документа, оформляется словесно-цифровым способом и отделяется от реквизита «Место издания» межстрочным интервалом 18 пт. Печатается от левой границы текстового поля.
2.2.3.17. Номер проставляется после подписания, печатается от левой границы текстового поля и отделяется от реквизита «Дата» межстрочным интервалом 18 пт.
2.2.3.18. К порядковому номеру распоряжения Президента Российской Федерации через дефис добавляются строчные буквы «рп».
2.2.3.19. Приложения к проектам указов и распоряжений Президента Российской Федерации оформляются на отдельных листах бумаги.
2.2.3.20. Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании приложений идентичны размерам, применяемым при печатании текстов указов (распоряжений).
2.2.3.21. Приложениями являются положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и др. Приложения визируются руководителем органа, внесшего проект.
2.2.3.22. Если в тексте дается ссылка «согласно приложению», то на первой странице приложения в правом верхнем углу пишется слово ПРИЛОЖЕНИЕ, ниже через межстрочный интервал 18 пт дается ссылка на указ или распоряжение Президента Российской Федерации. Все составные части реквизита центруются относительно самой длинной строки и печатаются через 1 межстрочный интервал. При наличии нескольких приложений, они нумеруются.
к Указу Президента
Российской Федерации
_________ N ________
2.2.3.23. Приложения заканчиваются чертой, расположенной по центру текста на расстоянии примерно 3 межстрочных интервалов. Длина черты составляет 2 — 3 см.
2.2.3.24. При наличии в тексте акта формулировки «Утвердить» (прилагаемое положение, состав комиссии, перечень мероприятий и т.д.) на самом приложении в правом верхнем углу располагается слово УТВЕРЖДЕНО или УТВЕРЖДЕН со ссылкой на нормативный акт, его дату, номер.
Указом Президента
Российской Федерации
__________ N _______
2.2.3.25. Слова УТВЕРЖДЕНО и УТВЕРЖДЕН в приложениях согласуются в роде и числе с видом утверждаемого документа: положение — УТВЕРЖДЕНО, программа — УТВЕРЖДЕНА, мероприятия — УТВЕРЖДЕНЫ.
2.2.3.26. Заголовок к тексту приложения печатается центрованным способом. Наименование вида документа — приложения (первое слово заголовка приложения) выделяется прописными буквами, полужирным шрифтом и может быть напечатано вразрядку (ПОЛОЖЕНИЕ, ПЕРЕЧЕНЬ, СПИСОК т.д.). Межстрочный интервал между первой строкой заголовка и последующими строками может быть увеличен на 6 пт.
2.2.3.27. Заголовок приложения отделяется от даты и номера акта дополнительным интервалом 70 пт, интервалами от текста приложения — дополнительным интервалом 24 пт.
2.2.3.28. При наличии в тексте приложения нескольких разделов их заголовки печатаются центрованным способом (относительно границ текста). Точка в конце заголовка не ставится. Допускается выделять заголовки разделов полужирным шрифтом.
2.2.3.29. Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками.
2.2.3.30. Если таблицу печатают более чем на одной странице, заголовочная часть таблицы (наименование граф) повторяется на каждой странице.
2.2.3.31. Листы приложения нумеруются самостоятельно, начиная со второго листа.
2.2.3.32. При наличии в тексте приложений ссылки на сноску она оформляется звездочкой или цифрой со скобкой. Текст сноски печатается через 1 межстрочный интервал в конце каждой страницы или после приложения в целом под чертой. После символа сноски ее текст печатается с прописной буквы. В конце текста сноски ставится точка.
2.2.3.33 На одной странице не должно проставляться более трех сносок.
2.2.3.34. В положениях, программах, уставах и других подобных документах разделы и главы нумеруются, как правило, римскими цифрами, а пункты и подпункты — так же, как и в тексте указа (распоряжения) Президента Российской Федерации. В указанных документах их составные части (разделы, подразделы, пункты, подпункты) можно также нумеровать арабскими цифрами. Подразделы нумеруют в пределах раздела. Номер подраздела должен состоять из номера раздела и номера подраздела, разделенных точкой (например, 1.2.). Номер пункта должен состоять из номера раздела, подраздела и пункта, разделенных точками (например, 2.3.1.). Пункты при необходимости могут подразделяться на подпункты, которые должны иметь порядковую нумерацию в пределах каждого пункта (например, 1.2.2.1.).
2.2.3.35. Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа проекта указа (распоряжения) в нижней его части.
2.2.3.36. На приложениях к проектам указов (распоряжений) визы проставляются также на оборотной стороне последнего листа приложения.
2.2.3.37. Образец оформления проекта указа Президента Российской Федерации приведен в Приложении № 3.
2.3.1. Подготовка и оформление проектов актов (постановлений и распоряжений) Правительства Российской Федерации производится Службой в соответствии с порядком, устанавливаемым Правительством Российской Федерации.
2.3.2. Проект постановления или распоряжения Правительства Российской Федерации печатается на стандартном листе бумаги формата А4 шрифтом размером № 14. Проект акта имеет следующие реквизиты:
2.3.2.1. Наименование вида акта — постановление Правительства Российской Федерации или распоряжение Правительства Российской Федерации.
2.3.2.2. Дата акта отделяется от наименования вида акта, как правило, межстрочным интервалом 24 пт, оформляется словесно-цифровым способом, печатается центрованным способом, проставляется при подписании акта.
2.3.2.3. Индекс (номер) печатается арабскими цифрами и состоит из знака «N» и порядкового номера документа, например № 143.
2.3.2.4. К порядковому номеру распоряжения через дефис добавляется буква «р», например № 153-р.
2.3.2.5. Место издания — отделяется от реквизитов «Дата» и «Номер» межстрочным интервалом 24 пт и оформляется центрованным способом.
2.3.2.6. Заголовок — порядок оформления заголовка аналогичен оформлению этого реквизита в проектах указов (распоряжений) Президента Российской Федерации.
2.3.2.7. Текст отделяется от заголовка межстрочным интервалом 24 — 36 пт и печатается шрифтом размером № 14 с интервалом 18 пт.
Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы поля.
Текст может подразделяться на констатирующую часть (преамбулу) и постановляющую часть (в распоряжениях — распорядительную).
2.3.2.8. Преамбула в проектах постановлений Правительства Российской Федерации завершается словами «Правительство Российской Федерации постановляет», последнее слово печатается полужирным шрифтом вразрядку.
Преамбула может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении.
2.3.2.9. Постановляющая (распорядительная) часть проектов постановлений (распоряжений) Правительства Российской Федерации, как правило, подразделяется на пункты.
2.3.2.10. Пункты нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.
2.3.2.11. При наличии приложений к постановлению (распоряжению) Правительства Российской Федерации в тексте на них обязательно делается ссылка.
2.3.2.12. Подпись отделяется от текста межстрочным интервалом 36 пт и состоит из слов «Председатель Правительства Российской Федерации», инициала имени и фамилии Председателя Правительства Российской Федерации. Слова «Председатель Правительства» и «Российской Федерации» печатаются в две строки через 1 межстрочный интервал. Слова «Председатель Правительства» печатаются от левой границы текстового поля, а слова «Российской Федерации» центрируются относительно первой строки реквизита. Инициал имени и фамилия Председателя Правительства Российской Федерации печатаются у правой границы текстового поля.
2.3.2.13. Приложения к проектам актов (постановлений и распоряжений) Правительства Российской Федерации печатаются на отдельных листах бумаги и визируются.
2.3.2.14. Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании текста идентичны размерам, применяемым при оформлении текстов постановлений (распоряжений).
2.3.2.15. Порядок оформления приложений к проекту постановления (распоряжения) Правительства Российской Федерации аналогичен оформлению приложений к проектам указов (распоряжений) Президента Российской Федерации.
2.3.2.16. Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра (подлинника) проекта постановления (распоряжения) в нижней его части.
2.3.2.17. Образцы оформления постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации приведены в Приложениях № 4 — 7.
2.3.3. Если в тексте проекта акта Правительства Российской Федерации упоминаются ранее принятые акты Президента Российской Федерации или Правительства Российской Федерации, то делается ссылка на соответствующий официальный источник их опубликования, например: «(Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, № 3, ст. 6)».
Если подготавливаемый акт Правительства Российской Федерации влечет за собой внесение изменений или дополнений в другие акты Правительства Российской Федерации, эти изменения или дополнения включаются в проект подготавливаемого акта или представляются в виде самостоятельного акта одновременно с ним.
Проект акта Правительства Российской Федерации по организации исполнения федерального закона или акта Президента Российской Федерации должен содержать ссылку на соответствующий федеральный закон или акт Президента Российской Федерации.
2.3.4. В проектах постановлений Правительства Российской Федерации употребляются полные официальные наименования органов и организаций, в проектах распоряжений — их сокращенные официальные наименования.
2.3.5. Документы (программы, положения, регламенты, планы, нормы и т.п.), которые предлагается утвердить подготавливаемым проектом акта Правительства Российской Федерации, в обязательном порядке прилагаются к данному проекту акта.
2.3.6. Справка к проекту постановления (распоряжения) оформляется на стандартных листах бумаги формата А4 и имеет следующие реквизиты:
2.3.6.1. Наименование вида документа печатается прописными буквами с 2 межстрочными интервалами, ниже верхней границы текстового поля, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру.
2.3.6.2. Заголовок отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается строчными буквами через 1 интервал, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Точка в конце заголовка не ставится.
В заголовке указывается полное название проекта постановления (распоряжения), к которому подготовлена справка.
2.3.6.3. Текст отделяется от заголовка 3 межстрочными интервалами, печатается шрифтом размером № 14 через 1,5 интервала.
Первая строка абзаца печатается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.
В тексте кратко излагаются мотивы внесения проекта, обоснование и суть проекта, наличие разногласий, результаты проработки и экспертизы.
2.3.6.4 Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами.
Подпись включает наименование должности лица, подписывающего справку, его личную подпись и расшифровку подписи (инициалы и фамилию).
Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки.
Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалом имени и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.
При наличии нескольких подписей они располагаются одна под другой в соответствии с занимаемыми должностями.
Подписи отделяются одна от другой 1 — 2 пустыми строками.
2.4.1. Нормативные правовые акты Службы издаются в пределах ее компетенции в соответствии с положением о ней в виде постановлений, приказов, распоряжений, правил, инструкций и положений.
2.4.2. Издание нормативных правовых актов Службы в виде писем и телеграмм не допускается.
2.4.3. Порядок подготовки и оформления нормативных правовых актов Службы устанавливается Правилами подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 13.08.1997 № 1009 (Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, № 33, ст. 3895), регламентом Службы, разрабатываемым на основании Типового регламента взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, утвержденного Постановлением Правительства Российской Федерации от 19.01.2005 № 30 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, № 4, ст. 305), и Типового регламента внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, утвержденного Постановлением Правительства Российской Федерации от 28 июля 2005 г. № 452 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, № 31, ст. 3233), и утверждаемого руководителем Ростехнадзора.
2.4.4. В отношении руководящих документов Службы настоящая Инструкция действует в части, не противоречащей Положению о порядке разработки руководящих документов Федеральной службы по экологическому, технологическому и атомному надзору (РД-03-12-2005).
2.4.5. При подготовке документов рекомендуется применять текстовый редактор Word for Windows версии 6.0 и выше с использованием шрифтов Times New Roman Cyr размером № 12 (для оформления табличных материалов), 13, 14, 15, Times DL размером № 12, 13, 14 через 1 — 2 интервала.
2.5.1. Документы Службы должны, как правило, оформляться на бланках и иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и порядок их расположения.
Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги форматов А4 (210 х 297 мм), А5 (148 х 210 мм).
Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:
2.5.2 В Службе применяются следующие бланки:
бланк конкретного вида документа.
В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков — угловой и продольный.
Реквизиты бланка и ограничительные отметки для реквизитов в пределах границ зон расположения реквизитов размещают центрованно (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов) или флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).
Виды и формы применяемых в Службе бланков утверждает ее руководитель по представлению Управления делами.
2.5.3. Бланки с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации изготавливаются полиграфическими предприятиями, имеющими лицензии на соответствующий вид деятельности, по заказам Службы.
2.5.4 Управление делами:
формирует заявки на изготовление бланков организационно-распорядительных документов, а также образцы (макеты) других бланков, согласованные с начальником Контрольного управления, или лицом, исполняющим его обязанности;
оформляет и направляет в соответствующие типографии заказы на изготовление бланков, осуществляет контроль за своевременным выполнением этих заказов, получает из типографий готовые бланки (с выборочной проверкой качества их полиграфического исполнения), осуществляет в установленном порядке учет, хранение и выдачу бланков. На гербовых бланках типографским способом или нумератором проставляются порядковые номера.
2.5.5. Бланки, указанные в п. 2.5.2 настоящей Инструкции, являются бланками строгой отчетности, подлежат учету в отделе документооборота и архива, выдаются ответственным за ведение делопроизводства в соответствующем подразделении для подготовки проектов документов с записью в журнале учета выданных бланков Федеральной службы по экологическому, технологическому и атомному надзору (Приложение № 8).
2.5.6. Бланки документов, применяемые в Службе, должны использоваться строго по назначению и без соответствующего разрешения не могут передаваться другим организациям или лицам.
2.5.7. Нормативные правовые акты, организационно-распорядительные документы и письма Службы оформляются на бланках в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» с учетом последующих изменений.
2.5.8. Отдел документооборота и архива обеспечивает контроль за правильностью использования бланков документов.
2.5.9. Руководители подразделений несут ответственность за обеспечение сохранности бланков документов и правильность их использования.
2.5.10. Документы, издаваемые от имени двух или более организаций, как правило, оформляются на стандартных листах бумаги без бланка.
2.5.11. Введение в обращение по мере необходимости новых бланков документов осуществляется по разрешению (поручению) руководителя Службы. Соответствующие предложения вносятся начальником Управления делами вместе с образцами предлагаемых бланков.
2.6.1. Служба имеет печать с изображением Государственного герба Российской Федерации (далее — гербовая печать Службы) и печати без изображения государственной символики (далее — негербовая печать).
2.6.2. Оттиск гербовой печати Службы ставится на документах, требующих особого удостоверения их подлинности.
Гербовая печать Службы проставляется на отдельных документах Службы только за подписью руководителя Службы, его заместителей и начальников управлений или в другом порядке, установленном организационно-распорядительным документом руководителя Службы. Гербовая печать проставляется на договорах, документах международного характера, на платежных поручениях, других финансовых документах на получение денежных средств, доверенностях, при оформлении гарантийных писем и в иных установленных случаях, а также на удостоверениях должностных лиц, подписанных руководителем Службы.
2.6.3. Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.
2.6.4. Оттиск печати должен захватывать окончание наименования должности лица, подписавшего документ.
2.6.5. Простые круглые негербовые печати ставятся на копиях документов для удостоверения их соответствия подлинникам.
2.6.6. При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» делается заверительная запись «Верно» с указанием должности лица, заверившего копию, расшифровки подписи (инициалов, фамилии), даты заверения. Указанная запись удостоверяется соответствующей подписью.
Верно Должность Личная подпись И. О. Фамилия
09.08.2006 Печать
2.6.7. Для проставления отметок о получении, регистрации, прохождении, исполнении документов и других отметок справочного характера применяются соответствующие мастичные (резиновые) штампы.
2.6.8. Изготовление гербовых печатей Службы и негербовых печатей для обеспечения потребностей управлений осуществляется на основании организационно-распорядительных документов руководителя Службы, принимаемых в соответствии с представляемыми на его имя соответствующими письменными ходатайствами начальников управлений. В ходатайствах приводятся эскизы оттисков печатей, согласованные с начальниками Управления делами и Управления организационно-правового обеспечения регулирующей деятельности.
2.6.9. Изготовление требующихся управлениям штампов осуществляется по письменным заявкам начальников управлений. В заявках приводятся эскизы штампов.
2.6.10. Упомянутые в п. 2.6.8 и 2.6.9 настоящей Инструкции ходатайства (после наложения на них резолюций руководителя Службы) и заявки направляются в отдел хозяйственного обеспечения Управления делами для оформления соответствующих заказов.
2.6.11. Управление делами имеет круглую печать (негербовую) со своим наименованием, оттиск которой ставится на направляемых адресатам копиях постановлений, приказов, распоряжений Службы и других документах, не требующих гербовой печати.
2.6.12. Управление международного сотрудничества имеет круглую печать (негербовую) со своим наименованием в целях заверения документов, требующихся для оформления служебных загранпаспортов работникам Службы, оформления виз при командировании работников Службы за границу, а также заверения документов, направляемых в посольства зарубежных стран в Российской Федерации, заверения документов, направляемых в Консульский департамент МИД России, на получение российских въездных виз иностранным делегациям и отдельным специалистам, въезжающим на территорию Российской Федерации по приглашению Службы; оформления приглашений Службы, с которыми иностранные граждане обращаются в консульские представительства Российской Федерации за рубежом для получения российских въездных виз, а также при переписке с Центральным УВИРом МВД России и в других случаях, согласованных с руководителем Службы.
2.6.13. Изготовленные печати и штампы учитываются в отделе защиты государственной тайны и мобилизационных мероприятий Управления по вопросам государственной службы, кадровой политики и защиты государственной тайны (далее — отдел защиты государственной тайны) в специальных журналах (Приложение № 9) и выдаются под расписку.
2.6.14. Журналы для учета печатей и штампов изготовляются и ведутся ответственными за делопроизводство в соответствующем подразделении, на них проставляется пометка «Для служебного пользования». Листы журналов нумеруются, прошиваются и опечатываются.
2.6.15. Гербовая печать Службы согласно организационно-распорядительному документу руководителя Службы передается уполномоченному работнику Управления делами на ответственное хранение и для использования в работе по назначению.
2.6.16. Печати и штампы должны храниться в запираемых столах, шкафах или сейфах.
2.6.17. Контроль за правильностью хранения и использования печатей и штампов и соответствующие периодические проверки осуществляет отдел защиты государственной тайны. Об утере печати, штампа отдел защиты государственной тайны должен быть незамедлительно поставлен в известность работником управления центрального аппарата, расписавшимся в журнале учета печатей и штампов за полученную печать или штамп.
2.6.18. Пришедшие в негодность и аннулированные печати и штампы возвращаются в отдел защиты государственной тайны и уничтожаются по акту. В журналах учета делаются соответствующие отметки.
2.6.19. Ответственность и контроль за соблюдением порядка использования и хранения печатей и штампов в подразделениях центрального аппарата Службы возлагаются на их руководителей.
2.6.20. При смене лиц, ответственных за хранение и использование печатей и штампов, последние передаются по акту с отметками в соответствующих журналах учета подразделения и отдела защиты государственной тайны.
При подготовке организационно-распорядительных документов работники Службы оформляют реквизиты документов с учетом ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
2.7.1 Государственный герб Российской Федерации.
Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, № 52, часть I, ст. 5021).
2.7.2 Код федерального органа исполнительной власти.
Примечание. Указывают по усмотрению федерального органа исполнительной власти.
Код Службы проставляют по Общероссийскому классификатору органов государственной власти и управления (ОКОГУ), а также по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).
2.7.3. Основной государственный регистрационный номер юридического лица.
Примечание. Указывают по усмотрению федерального органа исполнительной власти.
Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) Службы проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
2.7.4. Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет.
Примечание. Указывают по усмотрению федерального органа исполнительной власти.
Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
2.7.5 Наименование Службы .
Наименование Службы должно соответствовать его наименованию, указанному в положении об этом федеральном органе исполнительной власти.
При наличии сокращенного наименования федерального органа исполнительной власти его помещают в скобках ниже полного.
2.7.6 Справочные данные о Службе.
Справочные данные о Службе включают почтовый адрес, номер телефона и другие сведения по усмотрению руководства Службы (номера факсов, телексов, адрес электронной почты и т.д.).
2.7.7 Наименование вида документа.
Наименование вида документа, создаваемого Службой, должно соответствовать видам документов, предусмотренным Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД).
2.7.8 Код формы документа.
Примечание. Указывают по усмотрению федерального органа исполнительной власти.
Код формы документа проставляют в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации.
2.7.9 Дата документа.
Датой документа является дата его подписания (распорядительные документы, письма) или события, зафиксированного в документе (протокол, акт). Для утверждаемого документа (регламент, план, инструкция, положение, отчет) — дата утверждения.
Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. При подготовке проекта документа печатается только обозначение месяца и года.
Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться.
Документы, изданные Службой совместно с другими федеральными органами исполнительной власти, должны иметь одну (единую) дату.
Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год — четырьмя арабскими цифрами.
Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например:
2.7.10 Регистрационный номер документа.
Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.
Регистрационный номер документа, составленного несколькими юридическими лицами, состоит из присвоенных ими регистрационных номеров документа, перечисленных в порядке перечисления авторов документа через косую черту.
2.7.11 Ссылка на регистрационный номер и дату документа.
Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.
2.7.12 Место составления или издания документа.
Место издания документа указывается в том случае, если затруднено его определение по реквизитам общего бланка или бланка конкретного вида документа. Место составления или издания документа указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает только общепринятые сокращения.
2.7.13 Адресат.
Документы адресуют органам, организациям, их структурным подразделениям, должностным или физическим лицам.
2.7.13.1. При адресовании документа организации, ее структурному подразделению без указания должностного лица их наименования пишутся в именительном падеже.
Допускается центрировать все строчки реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке.
Правительство Российской Федерации или Аппарат Правительства Российской Федерации Департамент отраслевого развития Правительства Российской Федерации или Министерство культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации Административно-правовой департамент
2.7.13.2. При направлении документа конкретному должностному лицу наименование организации и подразделения указывается в именительном падеже, а должность и фамилия — в дательном.
Министерство образования и науки Российской Федерации Департамент управления делами Ведущему специалисту
А.И.Петрову
2.7.13.3. При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата.
Генеральному директору объединения «Ростекстиль»
В.Д.Иванову
В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.
2.7.13.4. При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес.
Государственное учреждение Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела
Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117393
2.7.13.5. При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем — почтовый адрес.
Новоясеневский просп., д. 12, кв. 32,
Москва, 117574
При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при адресовании физическому лицу — после нее.
2.7.14 Утверждение документа.
На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения проставляется справа на верхнем поле первого листа документа.
Гриф утверждения оформляется следующим образом:
Руководитель Федеральной службы
по экологическому, технологическому
и атомному надзору
_______________ __________________
(личная подпись) (инициалы, фамилия)
15.08.2006
При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слов УТВЕРЖДЕНО (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕН), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера. Слово «УТВЕРЖДЕНО» согласуется в роде и числе с видом утверждаемого документа.
Приказом Федеральной службы
по экологическому, технологическому
и атомному надзору
от 16.08.2006 N 1505
2.7.15 Резолюция.
В состав резолюции входят следующие элементы: фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись, дата.
В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам, равным по должности, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координация их работы.
Основной исполнитель и соисполнитель вправе давать поручения в виде резолюций лицам, непосредственно им подчиненным.
На документах, не требующих указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указываются исполнитель, подпись автора резолюции, дата.
Резолюция может оформляться на отдельном листе с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится.
2.7.16 Заголовок к тексту документа.
Заголовок к тексту документа должен быть кратким, точно передавать содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа.
Заголовок должен отвечать на вопросы:
Об изменении штатного расписания
Должностной регламент главного специалиста...
Заголовок составляется лицом, готовящим проект документа.
К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок может не составляться.
2.7.17 Отметка о контроле.
Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой «К», словом или штампом «Контроль».
2.7.18 Текст документа.
Текст документа оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.
2.7.18.1. При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени (имеете, были, находились и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.
2.7.18.2. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.
2.7.18.2. Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указываются причины, цели, основания создания документа; во второй (заключительной) — решения, выводы, просьбы, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы — распорядительную часть без констатирующей, письма — просьбу без пояснения). В тексте документа, подготовленного на основании или во исполнение ранее изданного документа, указывают его реквизиты: наименование документа и организации-автора, дату, регистрационный номер, заголовок к тексту.
2.7.18.3. Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., его можно разбить на разделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.
2.7.18.4. В организационно-распорядительных документах Службы, а также во внутренних документах, адресованных руководству, текст излагают от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю», «прошу»).
2.7.18.5. В документах коллегиальных органов Службы текст излагают от третьего лица единственного числа («постановляет», «решил»).
2.7.18.6. В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»).
2.7.18.7. Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «решили»).
2.7.18.8 В письмах используют следующие формы изложения:
от первого лица множественного числа («просим предоставить...», «направляем в Ваш адрес»);
от первого лица единственного числа («прошу выслать», «считаю необходимым»);
от третьего лица единственного числа («Федеральная служба по экологическому, технологическому и атомному надзору не возражает...»).
2.7.19 Отметка о наличии приложений.
Если письмо имеет приложения, не названные в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:
Приложение: 1. Справка о... на 3 л. в 2 экз.
2. Проект... на 8 л. в 3 экз.
Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают.
Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:
Приложение: письмо Службы от 07.03.2006 № БК-10/452 и приложение к нему, всего на 3 л.
Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:
Приложение: на 3 л. в 5 экз., только в первый адрес.
В приложении к организационно-распорядительному документу (постановлению, приказу, распоряжению, правилам, инструкции, положению, решению) на первом его листе в правом верхнем углу пишут «Приложение N» с указанием наименования организационно-распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:
Приложение № 2 к Приказу Федеральной службы по экологическому, технологическому и атомному надзору от 16.08.2006 № 154
Допускается выражение «ПРИЛОЖЕНИЕ N» печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например:
ПРИЛОЖЕНИЕ № 2 к Приказу Федеральной службы по экологическому, технологическому и атомному надзору от 16.08.2006 № 154
2.7.20 Подпись.
Документы, направляемые в вышестоящие органы, федеральные органы представительной и судебной власти, подписываются руководителем Службы или, по его поручению, заместителем руководителя.
Документы, направляемые подчиненным и другим органам, организациям, гражданам, подписываются руководителем, его заместителями или руководителями структурных подразделений в соответствии с их компетенцией.
В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ (при использовании должностного бланка наименование должности не указывается), личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия).
Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его инициалы и фамилия (исправления можно внести от руки или машинописным способом, например: «и.о.», «зам»). Не допускается подписывать документы с предлогом «за» или проставлением косой черты перед наименованием должности.
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне или одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.
При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, подписи располагают на одном уровне.
2.7.21 Согласование проекта документа.
2.7.21.1. Согласование проекта документа проводится при необходимости оценки обоснованности документа, соответствия его правовым актам и ранее принятым решениям.
2.7.21.2. Представляемые на подпись документы визируются исполнителем (ответственным исполнителем) и руководителем подразделения, где готовился проект документа. Документы, содержащие поручения работникам Службы, ими должны быть завизированы.
2.7.21.3. Согласование проекта документа оформляется визой на документе (внутреннее согласование) или грифом согласования (внешнее согласование).
2.7.21.4. Виза включает в себя должность визирующего документ, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату.
2.7.21.5. Виза проставляется в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника нормативно-правового акта Службы. На проекте законодательного акта, на внутреннем документе и на копии отправляемого документа визы проставляются на лицевой стороне документа.
2.7.21.6. Замечания, особые мнения и дополнения к проекту документа оформляются на отдельном листе. В этом случае виза оформляется следующим образом:
Замечания прилагаются Начальник юридического отдела Личная подпись А.С. Иванов Дата
Замечания докладываются руководителю, подписывающему документ.
2.7.21.7. Согласование проекта документа с федеральными органами исполнительной власти и организациями, интересы которых в нем затрагиваются, — внешнее согласование.
2.7.21.8. Внешнее согласование документа оформляется грифом согласования, который включает в себя слово СОГЛАСОВАНО, наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись, расшифровку подписи и дату согласования.
Заместитель Министра юстиции Российской Федерации
________________ ___________________ (личная подпись) (инициалы, фамилия)
15.08.2006
2.7.21.9. Гриф согласования располагается ниже реквизита «Подпись» в левом нижнем поле документа.
Грифы согласования могут располагаться на отдельном «Листе согласования», если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций. На документе делается отметка «Лист согласования прилагается».
2.7.21.10 Согласование документа осуществляется в следующей последовательности:
с должностными лицами федеральных органов исполнительной власти;
с руководителями подчиненных организаций, интересы которых затрагиваются в документе;
с федеральными органами исполнительной власти, интересы которых затрагивает содержание документа;
при необходимости с органами, осуществляющими государственный надведомственный контроль (надзор) в определенной области (экологический, пожарный и т.п.), с общественными организациями;
с вышестоящими органами — в случаях, когда законодательством предусматривается возможность совершения управленческих действий только с согласия этих органов.
2.7.22 Отметка об исполнителе.
Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа подлинника документа.
Отметка включает инициалы, фамилию исполнителя и номер его телефона, например:
На документе, подготовленном по поручению руководителя группой исполнителей, в отметке об исполнителе указывается фамилия основного исполнителя.
2.7.23 Отметка об исполнении документа.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа — краткие сведения об исполнении; слова «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.
2.7.24 Отметка о поступлении документа.
Отметка о поступлении документа в Службу содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости — время поступления). Допускается проставлять отметку о поступлении документа в виде штампа.
2.7.25 Идентификатор электронной копии документа.
Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в Службе.
2.8.1. Постановление, приказ, распоряжение
2.8.1.1. Приказами и распоряжениями оформляются решения нормативного характера, а также по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам работы Службы.
Проекты приказов (распоряжений) готовят и вносят подразделения на основании поручений руководителя Службы, его заместителей либо в инициативном порядке.
Проекты приказов по кадровым вопросам готовит Управление по вопросам государственной службы, кадровой политики и защиты государственной тайны на основании соответствующих представлений.
Обеспечение качественной подготовки проектов приказов (распоряжений) и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на руководителей подразделений, которые готовят и вносят проект.
Контроль за правильностью оформления проектов постановлений, приказов (распоряжений) осуществляет Управление делами.
2.8.1.2. В случаях, определяемых руководителем Службы или его заместителем, организующим и контролирующим деятельность подразделения, разработавшего соответствующий проект, этот проект сопровождается пояснительной запиской, которая должна содержать краткое изложение существа подготовленного документа, обоснование необходимости его принятия (издания) и правовые основания для этого, а также сведения о согласовании данного документа.
2.8.1.3. Проекты приказов (распоряжений) и приложения к ним визируются исполнителем и руководителем подразделения, внесшим проект, руководителями подразделений, которым в проекте предусматриваются задания и поручения, а также руководителями Управления делами и Управления организационно-правового обеспечения регулирующей деятельности. Возражения по проекту приказа (распоряжения), возникающие при согласовании, излагаются в справке, которая прилагается к проекту.
Если в процессе согласования в проект приказа вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит перепечатке и повторному согласованию.
Проекты приказов (распоряжений), представляемые руководителю на подпись, визируются заместителями руководителя в соответствии с распределением обязанностей.
2.8.1.4. Проекты приказов (распоряжений) печатаются на стандартных бланках установленной формы и докладываются для подписи при необходимости со справкой, которая должна содержать краткое изложение сути приказа, обоснование его необходимости, а также сведения о том, на основании чего подготовлен проект и с кем согласован.
2.8.1.5. Оформление проекта постановления, приказа, распоряжения в точном соответствии с установленными требованиями является обязанностью непосредственного исполнителя этого проекта.
2.8.1.6. Ответственность за своевременную и качественную подготовку проектов постановлений, приказов и распоряжений, их согласование с заинтересованными сторонами несут руководители подразделений, на которых возложены подготовка и представление проектов этих документов.
2.8.1.7. Оборотная сторона последнего листа проекта постановления, приказа, распоряжения Службы должна быть оформлена в соответствии с Приложением № 10.
2.8.1.8. Проекты постановлений, приказов и распоряжений визируют и согласовывают нижеуказанные должностные лица в следующей последовательности.
начальник отдела документооборота и архива Управления делами;
начальник управления, подготовившего соответствующий проект (проект вносит);
должностное лицо, осуществляющее правовое обеспечение деятельности Службы.
начальники управлений, которым в соответствующем проекте предусматриваются задания и поручения;
начальники управлений, в части содержащихся в соответствующем проекте вопросов, относящихся к их компетенции;
начальник Управления организационно-правового обеспечения регулирующей деятельности;
начальник Контрольного управления;
заместитель руководителя Службы, координирующий и контролирующий деятельность подразделения, подготовившего соответствующий проект.
Примечание. При временном отсутствии (отпуск, болезнь, командировка) руководителя, начальника из числа указанных в настоящем пункте визирование проекта постановления, приказа, распоряжения вправе осуществлять лицо, исполняющее его обязанности.
2.8.1.9. Согласование проекта при числе участвующих в нем лиц более трех может быть оформлено в листе согласования (Приложения № 11 - 13).
В случае, если проект надлежит согласовать с территориально удаленными должностными лицами или при необходимости выполнения поручения в сжатые сроки, допускается сбор согласующих подписей на листах согласования, предусмотренных для каждого должностного лица (Приложение № 12). В этом случае на обороте последнего листа проекта реквизит «Проект согласован:» оформляется следующим образом: «Проект согласован. Листы согласования прилагаются: указываются фамилии и инициалы должностных лиц, согласовавших проект».
2.8.1.10. Если при представлении проекта постановления, приказа, распоряжения на визирование тому или иному руководителю, начальнику у него возникает возражение против содержания данного проекта, несогласие с его отдельными положениями, а также по приложениям к нему, то проект документа обязательно должен быть завизирован со ссылкой на наличие возражений (замечаний). Это возражение (несогласие) с соответствующим обоснованием должно быть изложено в справке о разногласиях в табличной форме, прилагаемой к данному проекту (Приложение № 14).
2.8.1.11. В случаях, когда приложением к проекту постановления или приказа является проект руководящего документа Службы или проект изменения в руководящий документ Службы, необходимо руководствоваться специальной процедурой визирования (согласования) такого приложения, установленной в РД-03-12-2005.
2.8.1.12. Приложения к постановлениям, приказам, распоряжениям визируются (на обороте последнего листа указанного проекта документа) должностным лицом, внесшим проект документа, который несет ответственность за точность указанных в приложении данных.
2.8.1.13. Визы проставляются на уровне не ниже 2 см от нижнего края листа. Возражения по проекту документа излагаются в отдельной справке, которая прилагается к проекту.
2.8.1.14. Если в процессе согласования в проект документа вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит повторному визированию. Повторное визирование не требуется, если при доработке в проект документа внесены уточнения редакционного характера, не изменившие его содержания.
2.8.1.15. Основные организационные принципы деятельности Коллегии Службы и порядок документирования результатов ее заседаний определены Положением о Коллегии Федеральной службы по экологическому, технологическому и атомному надзору, утвержденным Приказом Службы от 20 марта 2006 г. № 220.
2.8.1.16. Если по результатам рассмотрения представленного на визирование проекта постановления, приказа, распоряжения усматривается необходимость внесения в него принципиального изменения, то этот проект должен быть перепечатан и повторно представлен на визирование.
2.8.1.17. При выявлении в проекте постановления, приказа, распоряжения (на этапе его рассмотрения на предмет возможности визирования) редакционных и иных ошибок, не влияющих на существо проекта, он подлежит перепечатке с целью устранения этих ошибок, при этом представлять его на повторное визирование не требуется.
2.8.1.18. Проекты постановлений, приказов, распоряжений представляются на подпись только после завершения процесса их визирования лицами, указанными в п. 2.8.1.8 Инструкции. Вместе с соответствующим проектом в необходимых случаях представляется пояснительная записка, предусмотренная п. 2.8.1.2 Инструкции.
После подписания подлинник постановления, приказа, распоряжения незамедлительно передается в Управление делами для регистрации и размножения. Вместе с подлинником в указанное управление передается указатель рассылки документов (далее — указатель рассылки), составляемый по формам, предусмотренным Приложениями № 15 и 16, а также текст подлинника с приложениями (если таковые имеются) в электронной форме на дискете 3,5 дюйма с наименованием файла в установленном порядке для внесения в базу данных САДД.
2.8.1.19. Датой постановления, приказа, распоряжения Службы является дата его подписания.
2.8.1.20. Постановления, приказы, распоряжения нумеруются по каждой группе документов отдельно порядковой нумерацией в пределах календарного года.
2.8.1.21. Подписанные вышеперечисленные документы (кроме приказов по личному составу) направляются в отдел документооборота и архива.
2.8.1.22. Приказы по личному составу регистрируются Управлением по вопросам государственной службы, кадровой политики и защиты государственной тайны.
2.8.1.23. Подлинники организационно-распорядительных документов хранятся в течение одного года по месту их регистрации, а затем передаются на архивное хранение.
2.8.1.24. Размноженные экземпляры постановлений, приказов, распоряжений заверяются (при необходимости) печатью Управления делами или «для документов» и направляются адресатам согласно указателям рассылки.
В указателях рассылки во всех случаях предусматривается направление по одному размноженному экземпляру вышеуказанных документов руководителю Службы, его заместителям и структурному подразделению, разработавшему соответствующий документ.
2.8.1.25. Замена разосланного документа (в случае обнаружения в нем опечаток или по другим причинам) производится по распоряжению руководителя Службы или его заместителя, подписавшего документ.
2.8.1.26. Проект приказа (распоряжения) во исполнение постановления Правительства Российской Федерации должен быть подготовлен в течение 10 дней, если не установлен другой срок.
2.8.1.27 Приказ (распоряжение) имеет следующие реквизиты:
2.8.1.27.1 Герб Российской Федерации.
2.8.1.27.2 Наименование федерального органа исполнительной власти.
2.8.1.27.3 Наименование вида документа — приказ.
2.8.1.27.4. Дата и номер приказа. Дата оформляется словесно-цифровым способом, номер состоит из знака «N» и порядкового номера приказа.
2.8.1.27.5. Заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста приказа. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок печатается полужирным шрифтом через 1 межстрочный интервал.
Об утверждении и введении в действие Методических указаний
по проведению экспертизы промышленной безопасности
ленточных конвейерных установок
Заголовок к документам, оформленным на бланках с продольным расположением реквизитов, выравнивается по центру.
Распоряжения, как правило, заголовка не имеют.
2.8.1.27.6. Текст (постановления, приказа, распоряжения) отделяется от заголовка 2 — 3 межстрочными интервалами и печатается шрифтом размером № 14 через 1,5 интервала от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.
Текст приказа может состоять из 2 частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.
2.8.1.27.7. В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами «в целях», «во исполнение» и т.д. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа в родительном падеже, его автор, дата, номер и заголовок.
2.8.1.27.8. Для постановления Службы констатирующая часть завершается фразой «Федеральная служба по экологическому, технологическому и атомному надзору постановляет:», для решения коллегии Службы — фразой «коллегия Федеральной службы по экологическому, технологическому и атомному надзору решила:». Слова «постановляет» и «решила» печатаются строчными буквами обычным шрифтом вразрядку 2 пт и в отдельную строку не выносятся.
2.8.1.27.9. Преамбула в проектах приказов завершается словом «приказываю», которое печатается обычным шрифтом вразрядку 2 пт и в отдельную строку не выносится.
Преамбула в проектах совместных приказов завершается словом «приказываем», которое печатается строчными буквами обычным шрифтом вразрядку 2 пт и в отдельную строку не выносится.
2.8.1.27.10. Текст приказа может содержать одну распорядительную часть (без констатирующей), начинающуюся словом «Приказываю:», которое печатается от левой границы текстового поля (с абзацным отступом).
Распоряжение может состоять только из распорядительной части.
2.8.1.27.11. Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются структурные подразделения или конкретные должностные лица. Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о подразделении или должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа.
2.8.1.27.12. Если при подготовке проекта постановления, приказа, распоряжения усматривается необходимость признания утратившим силу какого-либо действующего постановления, приказа, распоряжения, то в готовящемся проекте должен быть предусмотрен пункт о признании утратившим силу действующего постановления, приказа, распоряжения, начинающийся словами «Признать утратившим силу», и далее содержащий информацию о его принадлежности к федеральному органу исполнительной власти, дате, номере и полном наименовании признаваемого утратившим силу постановления, приказа, распоряжения. Например, «Признать утратившим силу Приказ Федеральной службы по экологическому, технологическому и атомному надзору от 25 августа 2004 г. № 256 „Об утверждении и введении в действие Инструкции (приводится полностью)“.»
2.8.1.27.13. В части, касающейся постановлений, приказов, распоряжений, изданных Госатомнадзором России и Госгортехнадзором России, упомянутый в предыдущем абзаце пункт должен начинаться словами «Считать не подлежащим применению...» и далее содержать информацию о принадлежности постановления, приказа, распоряжения к федеральному органу исполнительной власти (Госатомнадзору России или Госгортехнадзору России), дате, номере и полном наименовании считаемого не подлежащим применению постановления, приказа, распоряжения.
2.8.1.27.14. Если при подготовке проекта постановления, приказа, распоряжения усматривается необходимость корректировки какого-либо требования (положения), содержащегося в действующем постановлении, приказе, распоряжении или в приложении к нему, то в готовящемся проекте должен быть предусмотрен пункт о признании утратившим силу (отмене) или изменении соответствующего требования (положения).
2.8.1.27.15. В приказ не следует включать пункт «Приказ довести до сведения...». Подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится приказ, перечисляются в указателе рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа.
2.8.1.27.16. Визы включают должности визирующих, личные подписи, расшифровку подписей и дату. Место расположения виз аналогично их расположению на указах (распоряжениях) Президента Российской Федерации.
2.8.1.27.17. Подпись состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия).
2.8.1.27.18. Наименование должности печатается от левой границы текстового поля, инициалы и фамилия — от правой границы текстового поля.
2.8.1.27.19. Приказы (распоряжения) подписывает руководитель Федеральной службы по экологическому, технологическому и атомному надзору, а в его отсутствие — лицо, его замещающее.
2.8.1.27.20. Приложения к приказу визируются руководителем структурного подразделения, подготовившего проект, а при его временном отсутствии (отпуск, болезнь, командировка) — лицом, исполняющим обязанности этого руководителя. При наличии нескольких приложений приложения нумеруются. Листы каждого приложения должны нумероваться отдельно, начиная со второго листа.
2.8.1.28. При наличии в тексте приложений ссылки на сноску, эта сноска обозначается звездочкой или цифрой. Текст сноски печатается через 1 межстрочный интервал в конце каждой страницы или после приложения в целом, под чертой. Длина черты 4 — 5 см. Текст сноски печатается с прописной буквы. В конце текста сноски ставится точка.
На одной странице не должно быть более трех сносок.
Внесение изменений в подписанный приказ, распоряжение, а также в согласованный проект документа не допускается.
2.8.1.29. Совместные приказы Службы и других печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм).
При оформлении совместного приказа:
наименования федеральных органов исполнительной власти располагаются на одном уровне;
наименование вида документа — приказ — располагается центрованно;
дата совместного приказа — единая, соответствует дате более поздней подписи;
регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе;
подписи руководителей федеральных органов исполнительной власти располагаются ниже текста на одном уровне.
Образцы оформления постановлений, приказов и распоряжений приведены в Приложениях № 17 - 20.
2.8.2. Положение, правила, инструкция
2.8.2.1. Положение принимается в том случае, если в нем устанавливаются системно связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к компетенции Службы.
В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения.
В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных и иных нормативных актов.
Положения (правила, инструкции) применяются как самостоятельные правовые акты, которые подписываются руководителем, или как акты, утверждаемые Службой; утверждение оформляется в форме грифа утверждения или путем издания распорядительного документа об их утверждении. Решение о порядке принятия положений, правил и инструкций находится в ведении Службы.
2.8.2.2. Порядок подготовки проекта положения (правил, инструкции) соответствует общему порядку подготовки проектов нормативных актов.
2.8.2.3. Текст проекта положения (правил, инструкции) печатается на общем бланке Службы. Если проект положения (правил, инструкции) утверждается организационно-распорядительным документом, то положение (правила, инструкция) печатается на стандартном листе бумаги формата А4.
Текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова: «должен», «следует», «необходимо», «запрещается», «не допускается».
Заголовок к тексту положения (правил, инструкции) должен отвечать на вопрос «О чем?»; заголовок к инструкции, содержащей должностные требования и порядок проведения работ (должностная инструкция), отвечает на вопрос «Кого?» (должностная инструкция главного специалиста).
Констатирующей частью положения (правил, инструкции) служит глава «Общие положения», в которой указываются основания разработки, основное назначение нормативного акта и сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил и технологий.
Основной текст положения (правил, инструкции) может делиться на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия.
Главы нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами.
2.8.2.4. Подготовка и оформление положений и инструкций, относящихся к категории руководящих документов, осуществляются в соответствии с требованиями РД-03-12-2005.
2.8.3. Соглашение
2.8.3.1. Соглашения составляются в случае принятия руководством Службы решения о сотрудничестве (в сфере надзорной деятельности, об экономических, научных и культурных связях) между Службой и органами государственной власти, а в необходимых случаях — с иными органами, организациями (Приложение № 21).
2.8.3.2. Проект соглашения готовится в двух экземплярах работниками соответствующего подразделения совместно с работниками органа, организации, с которой заключается соглашение, одновременно с подготовкой проекта организационно-распорядительного документа Службы об утверждении соглашения.
2.8.3.3. Соглашение и проект организационно-распорядительного документа обязательно визируются руководителем подразделения, подготовившего соглашение, начальником отдела документооборота и архива и Управления организационно-правового обеспечения регулирующей деятельности или лицами, исполняющими их обязанности.
Соглашения и организационно-распорядительные документы подписываются руководителем Службы или его заместителями в соответствии с распределением обязанностей и руководством органа, организации, с которой соглашение заключается.
Подписи на соглашениях заверяются гербовыми печатями сторон.
2.8.3.4. Соглашения и организационно-распорядительные документы по ним сдаются в отдел документооборота и архива для регистрации с приложением проекта текста документа в электронной форме на дискете 3,5 дюйма с наименованием файла в установленном порядке для внесения в САДД «Дело» при регистрации после подписи.
Соглашение составляется в двух идентичных экземплярах, имеющих одинаковую юридическую силу. Один из экземпляров передается (пересылается) в орган, с которым заключено соглашение, второй экземпляр — в отдел документооборота и архива с передачей заверенной копии в подразделение, подготовившее соглашение.
2.8.4. Протокол
2.8.4.1. Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др.
2.8.4.2. В Службе протоколы могут издаваться в полной (Приложение № 22) или краткой форме (Приложение № 23), при которой опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение.
2.8.4.3. Текст полного протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной.
Председатель или Председательствующий
Присутствовали (подчеркивается) — список присутствовавших или отсылка к прилагаемому списку присутствовавших, если их количество превышает 15 человек.
Вводная часть заканчивается повесткой дня — перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости, с указанием докладчика по каждому пункту повестки дня. Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой и его наименование начинается с предлога «О» («Об»), который печатается от границы левого поля.
Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:
СЛУШАЛИ — ВЫСТУПИЛИ — ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).
Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему; в последнем случае в тексте делается сноска «Текст выступления прилагается». Постановление (решение) — в тексте протокола печатается полностью; при необходимости приводятся итоги голосования.
Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).
2.8.4.4. Текст краткого протокола также состоит из двух частей. Во вводной части указываются инициалы и фамилии председательствующего (председателя), а также должности, инициалы, фамилии лиц, присутствовавших на заседании.
Слово «Присутствовали» печатается от границы левого поля, подчеркивается, в конце слова ставится двоеточие. Ниже указываются наименования должностей, инициалы и фамилии присутствующих. Наименования должностей могут указываться обобщенно, например:
Заместитель Министра культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации
заместители руководителя Федерального архивного агентства Российской Федерации.
Многострочные наименования должностей присутствующих указываются через 1 межстрочный интервал.
Список отделяется от основной части протокола сплошной чертой.
Основная часть протокола включает рассматриваемые вопросы и принятые по ним решения. Наименование вопроса нумеруется римской цифрой и начинается с предлога «О» («Об»), печатается центрованно размером шрифта № 15 и подчеркивается одной чертой ниже последней строки. Под чертой указываются фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса. Фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал.
Затем указывается принятое по вопросу решение.
2.8.4.5. Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Датой протокола является дата заседания.
Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний коллегии, протоколы технических, научных и экспертных советов и др. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании.
Номера постановлений (решений), принятых на заседаниях, состоят из номера протокола, номера рассматриваемого вопроса в повестке дня и порядкового номера постановления (решения) в пределах вопроса.
К номерам протоколов и постановлений (решений) могут прибавляться буквенные коды в соответствии с поисковой системой, принятой в Службе.
2.8.4.6. Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки; указатель составляет и подписывает ответственный исполнитель подразделения, готовившего рассмотрение вопроса. Копии протоколов заверяются печатью Управления делами или печатью «Для документов».
Принятые решения доводятся до исполнителей в виде выписок из протоколов, которые оформляются на соответствующем бланке и заверяются печатью Управления делами или печатью «Для документов».
2.8.4.7. Протоколы печатаются на стандартном бланке протокола размером шрифта № 14 или на общем бланке Службы формата А4 и имеют следующие реквизиты:
Наименование документа — слово ПРОТОКОЛ печатается от границы верхнего поля прописными буквами вразрядку, полужирным шрифтом размером № 17 и выравнивается по центру.
Вид заседания, совещания — отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается полужирным шрифтом через 1 интервал и выравнивается по центру.
Место проведения заседания, совещания — указывается (при необходимости), у кого проводится совещание, выравнивается по центру и отделяется от реквизитов «дата» и «номер» протокола линейкой.
Дата и номер протокола. Дата оформляется словесно-цифровым способом и печатается через 2 межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита. Номер протокола печатается арабскими цифрами и состоит из знака «N» и порядкового номера протокола.
Основная часть протокола печатается через 1,5 межстрочных интервала.
Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личной подписи, расшифровки подписи (инициалы и фамилия).
Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки.
Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. При оформлении расшифровки подписи, включающей только инициал имени и фамилию, пробел между точкой после инициала имени и фамилией не ставится. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.
2.8.5. Служебные письма
2.8.5.1. Служебные письма готовятся в соответствии с общими требованиями к оформлению документов (Приложения № 24 - 30).
как ответы о выполнении поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации;
как ответы на письма министерств и ведомств;
как исполнение поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации по обращениям граждан по вопросам, относящимся к компетенции Службы;
как сопроводительные письма к проектам законодательных актов Российской Федерации, проектов актов Президента Российской Федерации и актов Правительства Российской Федерации;
как ответы на запросы различных организаций, предприятий и частных лиц;
2.8.5.2. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией руководителя на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора резолюции.
Тексты ответных писем должны точно соответствовать поручениям, зафиксированным в резолюции руководителя. Сроки подготовки инициативных писем определяются руководителями структурных подразделений.
2.8.5.3. Служебные письма печатаются на стандартных бланках формата А4 или А5; изготовление бланков писем с изображением государственного герба Российской Федерации средствами электронно-вычислительной техники запрещается.
2.8.5.4. В реквизите «заголовок документа» и в тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов (Приложение № 31), указывают их реквизиты: заголовок к тексту, а под чертой — наименование документа, наименование организации — автора документа, дату документа, регистрационный номер документа.
2.8.5.5. Служебные письма, подписываемые руководителем (заместителями руководителя) Службы совместно с руководителями (заместителями руководителей) федеральных органов исполнительной власти, оформляются на стандартном листе бумаги формата А4. При этом данные о наименовании федеральных органов исполнительной власти, подписавших письмо, включаются в наименование должности в реквизите «подпись».
2.8.5.6. При оформлении письма (так же, как и организационно-распорядительного документа) на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются по середине верхнего поля листа арабскими цифрами.
2.8.5.7. Служебное письмо, направляемое внутри страны, составляется на русском языке. Текст служебного письма, как правило, должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата.
2.8.5.8 Текст письма излагается от 3-го лица единственного числа.
«Федеральная служба по экологическому, технологическому и атомному надзору считает...», «Федеральная служба по экологическому, технологическому и атомному надзору рассмотрела...».
Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то его текст излагается от 1-го лица единственного числа: «прошу...», «направляю...».
Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.
2.8.5.9. При подготовке ответов на запросы Правительства Российской Федерации, федеральных органов исполнительной власти за подписью руководителя Службы обеспечивать визирование и согласование проектов ответов всеми заинтересованными должностными лицами в следующей последовательности:
начальник отдела документооборота и архива Управления делами;
начальник управления, подготовившего соответствующий проект ответа.
начальник Управления организационно-правового обеспечения регулирующей деятельности;
начальник Контрольного управления;
заместитель руководителя Службы (советник, помощник руководителя Службы), координирующий и контролирующий деятельность подразделения, подготовившего соответствующий проект ответа.
2.8.5.10. При подготовке ответов на запросы Правительства Российской Федерации, федеральных органов исполнительной власти, подведомственных и сторонних организаций за подписью заместителя руководителя Службы обеспечивать визирование и согласование проектов ответов всеми заинтересованными должностными лицами в следующей последовательности:
начальник управления, подготовившего соответствующий проект ответа.
начальник Управления организационно-правового обеспечения регулирующей деятельности.
2.8.5.11. Дата письма — дата принятия решения, зафиксированного в тексте. Датой письма является дата его подписания.
Право подписи служебных писем устанавливается в положении, в том числе в положениях о структурных подразделениях, в должностных инструкциях и в должностных регламентах; в названных документах должен быть предусмотрен порядок подписания при отсутствии руководящих должностных лиц.
2.8.5.12. Перечень должностных лиц Службы, имеющих право подписывать документы, адресуемые Президенту Российской Федерации и высшим органам государственной власти Российской Федерации, приведен в Приложении № 32.
2.8.5.13. Особенности оформления служебных писем при переписке с зарубежными адресатами изложены в Приложении № 33.
3.1.1. Движение документов в центральном аппарате Службы с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот.
Основные виды работы отдела документооборота и архива и работников, ответственных за ведение делопроизводства в подразделениях в области организации документооборота, перечислены в Приложении № 34.
3.1.2. Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в Службе, регламентируются Типовым регламентом взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 19.01.2005 № 30 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, № 4, ст. 305), Типовым регламентом внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 28 июля 2005 г. № 452 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, № 31, ст. 3233), настоящей Инструкцией, Регламентом Федеральной службы по экологическому, технологическому и атомному надзору, табелем унифицированных форм документов и должностными регламентами.
3.1.3. При применении в Службе электронного документооборота отделом документооборота и архива совместно со специалистами автоматизации разрабатываются маршруты движения документов.
Использование маршрутов позволяет определить последовательность операций, производимых с документом, и путь его движения уже на начальном этапе подготовки проекта или при поступлении документа в Службу. Варианты схем прохождения документов приводятся в приложениях № 35 — 37 (не приводятся).
3.1.4. Основные функции работы с документами и существующие возможности их автоматизации, требования к организации и технологии работы с документами в условиях использования САДД «Дело» и термины в области документационного обеспечения управления и их определения изложены в Приложениях № 38 - 40.
3.2.1. Доставка документов в Службу осуществляется, как правило, средствами почтовой, фельдъегерской и электрической связи.
С помощью почтовой связи в Службу доставляется письменная корреспонденция в виде простых и регистрируемых писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания.
3.2.2. По каналам электрической связи поступают: телеграммы (телетайпограммы), факсограммы, телефонограммы, электронные документы, носителем которых является электронная среда (могут быть приняты или переданы по компьютерной сети через Internet, на магнитном диске или ленте, на компакт-диске и так далее).
3.3.1. Корреспонденция, поступающая в Службу на бумажных носителях, проходит этапы первичной обработки, предварительного рассмотрения (с целью уяснения правильности адресования), регистрации в САДД «Дело», рассмотрения руководством и ввода резолюции руководства в регистрационную карточку документа (далее — РК). После прохождения корреспонденцией указанных этапов она в соответствии с резолюцией руководства передается по назначению для исполнения.
Поступившие документы учитываются и распределяются на регистрируемые в САДД «Дело» и нерегистрируемые (Приложение № 41).
На полученном регистрируемом документе проставляется регистрационный штамп, а при возврате зарегистрированных, ошибочно присланных писем регистрационный штамп погашается.
3.3.2 Первичная обработка поступающей корреспонденции осуществляется:
в части документов, адресованных Службе и руководителю Службы, — уполномоченными работниками отдела документооборота и архива;
в части документов, адресованных заместителям руководителя Службы, — работниками, ответственными за ведение делопроизводства этих заместителей;
в части документов, адресованных структурным подразделениям центрального аппарата Службы, — работниками этих подразделений, ответственными за ведение делопроизводства в подразделении.
3.3.3 Первичная обработка поступившей корреспонденции включает в себя:
проверку правильности направления корреспонденции (по адресу, указанному на ее упаковке) и целостности этой упаковки (здесь и далее под упаковкой следует понимать конверт, пакет, бандероль, ящик, мешок и т.п.);
вскрытие упаковки с корреспонденцией (за исключением упаковок с пометками «Лично» и «Вручить лично», которые вскрываются самим адресатом или уполномоченным им лицом);
проверку наличия вложенных в упаковку документов (с полистной проверкой количества листов, включая листы приложений, если таковые указаны в соответствующем документе);
учет извлеченных из упаковок документов и их распределение на подлежащие регистрации в САДД «Дело» и не подлежащие такой регистрации;
постановку на подлежащих регистрации документах соответствующего штампа (с внесением в его оттиск предусмотренных данных).
При первичной обработке поступившей корреспонденции необходимо руководствоваться следующим:
а) в случаях неправильного адресования (ошибочной отправки) корреспонденции:
если факт неправильного адресования (ошибочной отправки) установлен по соответствующим сведениям на упаковке, то такая упаковка не вскрывается и возвращается отправителю;
если факт неправильного адресования (ошибочной отправки) установлен после вскрытия упаковки, то вложенные в нее документы вместе со вскрытой упаковкой возвращаются отправителю (или по согласованию с ним направляются в другой адрес), при этом поставленный на указанных документах регистрационный штамп погашается перекрестием;
б) в случаях отсутствия в упаковке документов, приложений к ним, а также при выявлении в упаковке меньшего или большего количества листов, чем это указано в сопроводительном документе, принявший упаковку работник составляет справку, которая прилагается к упаковке и передается начальнику своего подразделения для принятия решения;
в) в случаях получения от граждан письменных обращений с приложенными к ним личными документами (паспортами, военными билетами, трудовыми книжками, пенсионными и иными удостоверениями, фотографиями и т.п.) или их копиями — все эти документы, а также конверт, пакет отправителя обращения, вырезка из матерчатой или бумажной упаковки с его адресом подкалываются под большую скрепку и помещаются впереди листа с текстом обращения;
г) в случаях получения упаковок с вложенными в них письмами, к которым приобщены ценные бумаги и/или деньги, принявший упаковку работник составляет об этом акт (в двух экземплярах), подписываемый им лично и еще двумя работниками подразделения. Первый экземпляр акта остается у работника, принявшего эту упаковку, второй экземпляр присоединяется к оригиналу письма, которое в дальнейшем передается в архив;
д) в случаях получения посылок от граждан эти посылки передаются без их вскрытия начальнику отдела документооборота и архива или его заместителю, который докладывает о получении посылки начальнику Управления делами и действует в соответствии с принятым им решением;
е) в случаях извлечения из упаковок поврежденных документов или при их повреждении в процессе извлечения (надрыве или разрыве) принявший упаковку работник обязан принять меры к устранению повреждения.
3.3.4. Документы, адресованные руководителю Службы, а также без указания конкретного лица или подразделения, предварительно рассматриваются в Управлении делами, а затем представляются руководителю Службы или направляются в подразделение по назначению.
3.3.5. Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно заместителям руководителя Службы, подразделениям или должностным лицам.
3.3.6. Поступающая корреспонденция на иностранных языках направляется предварительно для аннотирования или перевода в Управление международного сотрудничества.
3.3.7. Регистрация поступивших документов производится с вводом информации о них в САДД «Дело». В правой нижней части лицевой стороны первого листа зарегистрированного основного документа ставится оттиск регистрационного штампа с указанием в его строках даты регистрации документа, его входящего номера, а также количества листов основного документа и количества листов приложения к нему.
3.3.8. При регистрации документа на бумажном носителе, с приложением к нему текста в электронной форме, приложение прикрепляется в виде электронного файла к регистрационной карточке (РК) САДД «Дело».
3.3.9. Документы, полученные с доставкой нарочным под расписку, регистрируются в первую очередь.
3.3.10. Данные о зарегистрированных документах хранятся в электронной базе САДД «Дело». Регулярно (не реже одного раза в неделю) осуществляется резервное копирование базы данных САДД «Дело» на магнитных носителях, которые хранятся не менее 5 лет.
3.3.11. Регистрируются документы, поступающие из других организаций и от физических лиц, а также создаваемые — внутренние и отправляемые.
3.3.12. Документы регистрируются один раз: поступающие — в день поступления, создаваемые — в день подписания или утверждения. При передаче документа из одного подразделения в другое он повторно не регистрируется.
3.3.13. Регистрация документов производится в пределах групп, в зависимости от названия вида документа, автора и содержания. Например, отдельно регистрируются документы, поступившие из Правительства Российской Федерации, приказы Службы, служебная переписка, обращения граждан и т.п.
3.3.14. Подписанные руководителем Службы документы, отправляемые по факсимильной связи, и документы, направляемые по этому виду связи в адрес Службы и на имя ее руководителя регистрируются в САДД «Дело» отделом документооборота и архива.
3.3.15. Документы, поступающие на имя заместителей руководителя Службы и руководителей структурных подразделений ее центрального аппарата, а также исходящие документы, подписанные вышеуказанными должностными лицами, регистрируются в САДД «Дело» соответствующих заместителей руководителя Службы и подразделений.
3.3.16. Регистрационный номер документа состоит из исчисляемого в пределах календарного года порядкового номера, который исходя из информационных потребностей Службы может дополняться буквенным или цифровым индексом подразделения, индексом дела по номенклатуре дел, кодом документа по классификатору корреспондентов, исполнителей и др. Составные части регистрационного номера отделяются друг от друга дефисом, а в конце порядковый номер — косой чертой.
3.3.17. Для достижения информационной совместимости регистрационных данных и создания поисковых систем устанавливается следующий состав основных реквизитов регистрации:
наименование организации (автора или корреспондента);
дата и регистрационный номер документа;
заголовок к тексту (краткое содержание документа);
резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);
отметка об исполнении документа и направлении его в дело.
Состав обязательных реквизитов регистрации в зависимости от характера документа и задач использования информации может дополняться другими реквизитами:
гриф (пометка) ограничения доступа к документу;
внутренняя переадресация документов по исполнителям;
код по тематическому классификатору, ключевые слова;
должностное лицо, поставившее документ на контроль;
промежуточные сроки исполнения;
статус документа (проект, версия);
вид передачи документа (почтой, факсом и т.д.) и др.
3.3.18. Регистрация документов-ответов осуществляется в САДД «Дело» в группе исходящих документов. Документу-ответу присваивается порядковый номер в пределах соответствующего регистрационного массива в пределах календарного года.
3.3.19. При регистрации поступающей корреспонденции от граждан дата поступления обращения, регистрационный индекс и количество листов основного документа и приложения к нему указываются в оттиске регистрационного штампа, ставящегося в правой нижней части первого листа основного документа.
В САДД «Дело» указываются фамилии авторов в именительном падеже и инициалы. Если автор пересылает свое письмо через второе лицо, указывая его адрес и не указывая свой, то в графе «Адрес» отмечается, кому следует дать ответ.
Например: Петрову для Сидорова, ул. Садовая, д. 8, г. Прокопьевск, Кемеровская обл., 105225
Если письмо подписано двумя и более авторами, то указываются первые два автора и их общее число. Например: Сидоров, Иванов и др., всего 10 человек. Такое обращение считается коллективным, о чем делается соответствующая отметка в РК. Коллективными являются также бесфамильные обращения, поступившие от имени администрации предприятия или общественной организации конкретного предприятия, учреждения (заведения). В таком случае в графе «Ф.И.О.» учетной карточки пишется «коллективное».
Письма, подписанные членами одной семьи, считаются коллективными. В графе «Ф.И.О. заявителя» пишется: Сидоровы; Петровы. Если указаны инициалы членов семьи, то отмечается: Сидоров(а) И.И. (М.М.).
Делается отметка о том, кому адресовано обращение, определяется и отмечается вид обращения: жалоба, заявление, предложение.
Отмечается тип обращения (письмо, телеграмма). Если письмо переслано, то указывается, откуда оно поступило, проставляется исходящий номер и дата.
Заполняется адрес с соблюдением порядка, установленного для оформления почтовой корреспонденции.
Если адрес отсутствует и в письме, и на конверте, при определении территории заявителя следует руководствоваться данными почтового штемпеля по месту отправки. При отсутствии такового помечать «Москва».
Составляется аннотация на письмо, которая вносится в графу «Содержание» соответствующей учетной карточки. Она должна быть краткой, отражать суть предложения, заявления либо жалобы с определенными элементами конкретики.
Если автор прислал несколько писем, но по разным вопросам, то на каждое письмо заводится отдельная РК с соответствующей аннотацией.
3.3.20. Обращения граждан, направленные в Службу из Администрации Президента Российской Федерации, Аппарата Правительства Российской Федерации, Федерального Собрания Российской Федерации, а также из министерств, ведомств и других организаций, регистрируются в группе входящих документов — жалобы, предложения и обращения граждан.
3.3.21. Входящие документы с резолюцией руководителя Службы (подлинники или их электронные образы) направляются отделом документооборота и архива ответственным исполнителям, а копии этих документов — соисполнителям.
При наличии современных технических средств и кадрового обеспечения при регистрации в САДД «Дело» поступившего документа на бумажном носителе, может осуществляться преобразование его машинописного текста в электронную форму, которая прикрепляется к РК.
3.3.22. Документы с поручениями Президента Российской Федерации, Администрации Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, а также письма Аппарата Правительства Российской Федерации, Федерального Собрания Российской Федерации с пометками «Вручить немедленно», «Срочно» и другие, содержащие срочные и оперативные поручения, передаются работникам, ответственным за ведение делопроизводства в подразделении под расписку в РК с указанием даты и времени их вручения.
3.3.23. Регистрируемая и нерегистрируемая корреспонденция, адресованная подразделениям, передается отделом документооборота и архива представителям подразделений через ячейки корреспонденции с доступом к ним на протяжении всего рабочего времени.
3.3.24. Зарегистрированные в САДД «Дело» подлинники документов и их копии, а также корреспонденция с пометкой «Вручить лично» передаются по назначению в течение рабочего времени в день их поступления. При поступлении документов в конце рабочего дня, а также во внерабочее время, они передаются адресатам в первый рабочий день, следующий за днем их поступления (до 10.00).
3.3.25. Документы, доставленные в отдел документооборота и архива нарочным, а также с пометкой «Вручить немедленно», «Срочно» и другие, содержащие срочные и оперативные поручения, обрабатываются и вручаются немедленно руководителю Службы, а затем исполнителям согласно резолюции.
3.3.26. Документы, поступившие в нерабочее время, в выходные или праздничные дни через ответственного дежурного Службы с пометкой «Вручить немедленно», «Срочно» и другие, содержащие срочные и оперативные поручения, в первый рабочий день, следующий за днем их поступления, обрабатываются и вручаются немедленно руководителю Службы (до 10.00), а затем исполнителям согласно резолюции.
3.3.27. В целях информационного обеспечения деятельности руководства Службы и подразделений право просмотра электронной базы данных САДД «Дело» предоставляется всем ее пользователям, а лицам, ответственным за контроль исполнения документов, через подсистему ДЕЛО-Web.
3.4.1. Документы, поступившие в подразделение с резолюцией руководства Службы, работник, ответственный за ведение делопроизводства в подразделении, представляет руководителю подразделения, и после наложения им на этих документах резолюций вводит их содержание в САДД «Дело». Затем передает эти документы исполнителям, вводит отчет о ходе и результатах исполнения, по завершении исполнения передает подлинники документов и материалы по их исполнению в отдел документооборота и архива.
3.4.2 Руководители подразделений рассматривают документы в следующем порядке:
документы, поступившие в течение рабочего дня, рассматриваются по мере их поступления;
документы, поступившие в подразделение за два часа до окончания рабочего дня, рассматриваются до 10.00 следующего рабочего дня.
3.4.3. Поступившие в подразделения федеральные законы, акты и поручения Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации и с соответствующими указаниями Аппарата Правительства Российской Федерации, документы с пометками «Вручить немедленно» и «Срочно» и другие, содержащие срочные и оперативные поручения, рассматриваются руководителем подразделения (лицом, его замещающим) в течение часа после их поступления.
3.4.4. Руководитель подразделения дает непосредственным исполнителям указания по организации исполнения документов, оформляя эти указания в письменном виде. Данные об исполнителях и о сроках исполнения документов вносятся в РК документов работником, ответственным за ведение делопроизводства в подразделении. После этого подлинники документов передаются исполнителю в соответствии с указаниями руководителя подразделения.
Доступ к электронным РК в САДД «Дело» предоставляется исполнителям после соответствующего адресования им документов.
3.4.5. Управление делами контролирует (в сфере организации и обеспечения документооборота) прохождение в подразделениях документов с поручениями руководителя Службы и ежеквартально информирует руководителя Службы.
3.4.6. Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются по тем же правилам, что и письма, а затем передаются на рассмотрение руководству и исполнителям.
Поступившие телефонограммы регистрируются по тем же правилам, что и письма.
3.4.7. Текст поступившей телефонограммы записывается (печатается) получателем на специальном бланке или в журнале и оперативно передается руководителю, которому она адресована.
3.4.8. Прием и первичная обработка документов, поступивших непосредственно в подразделение без рассмотрения руководством Службы, производится работником, ответственным за ведение делопроизводства в подразделении. Данный работник осуществляет регистрацию документов в САДД «Дело», докладывает их руководителю подразделения, вводит в РК резолюцию руководителя, направляет документы исполнителям, отслеживает прохождение документов вплоть до завершения их исполнения, списывает в дело и готовит к передаче на архивное хранение в установленном порядке.
3.4.9. Ошибочно поступившая в подразделение корреспонденция незамедлительно возвращается с соответствующей пометкой работника, ответственного за ведение делопроизводства в подразделении, в отдел документооборота и архива.
3.4.10 Передача зарегистрированных документов из одного подразделения в другое производится в следующем порядке:
3.4.10.1. Передача документов, зарегистрированных отделом документооборота и архива, производится только через этот отдел с обязательным вводом им информации об этом в САДД «Дело».
3.4.10.2. Переадресация документов с поручениями руководителя Службы или его заместителей, поступивших в подразделение из службы делопроизводства руководителя Службы (его заместителей), производится с разрешения руководителя, давшего поручение.
3.4.10.3. Переадресация документов, направленных после регистрации отделом документооборота и архива, производится по договоренности между руководителями подразделений по согласованию с руководителем отдела документооборота и архива с обязательным возвратом подлинника документа в упомянутый отдел для оформления и передачи документа по назначению.
3.4.10.4. Переадресация документов, направленных после регистрации в подразделении, производится по договоренности между руководителями подразделений по согласованию с руководителем подразделения, в котором зарегистрирован документ, затем оформляется переадресация и документ передается по назначению.
3.4.11. Зарегистрированные в САДД «Дело» и поступившие в подразделение подлинники документов ежедневно сверяются работником, ответственным за ведение делопроизводства в подразделении, с перечнями документов в соответствующих электронных папках подразделения. При обнаружении несоответствия — сообщается в отдел документооборота и архива.
3.4.12. Документы, поступившие в адрес Службы и на имя руководства Службы из других организаций непосредственно в подразделение (незарегистрированные), в обязательном порядке направляются для регистрации в отдел документооборота и архива.
3.4.13. О поступивших в подразделение документах (подлинниках на бумаге и перечнях электронных копий иных документов) докладывается руководителю подразделения. Работником делопроизводства в первую очередь обрабатываются документы с указаниями, свидетельствующими о срочности их исполнения, или с пометками о срочности их доставки.
3.4.14. Отдел документооборота и архива контролирует прохождение документов и информирует об этом руководство Службы.
3.4.15. Ответственные за ведение делопроизводства в подразделении регулярно вносят представленные исполнителями данные о ходе исполнения документов в их электронные карточки и не реже одного раза в неделю докладывают о ходе исполнения документов своим непосредственным начальникам.
3.4.16. Регистрация исходящих документов, подписанных руководителем подразделения, осуществляется работником, ответственным за ведение делопроизводства в подразделении, с вводом информации о них в САДД «Дело».
3.4.17. Подлинник документа, зарегистрированного в отделе документооборота и архива, исполненного в подразделении в соответствии с указанием руководства Службы, возвращается вместе с копией исходящего документа в упомянутый отдел.
3.4.18. Исполненные документы в 10-дневный срок передаются исполнителями работнику, ответственному за ведение делопроизводства в подразделении, для формирования дел в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.
3.4.19. Работник, ответственный за ведение делопроизводства в подразделении, не реже одного раза в месяц сверяет наличие документов, находящихся у работников подразделения, со сведениями, занесенными в САДД «Дело».
Документы, отправляемые Службой, передаются почтовой и электрической связью. Нарочным способом (при необходимости ускорения доставки документов адресату) работниками отдела документооборота и архива передаются документы, как правило, в Администрацию Президента Российской Федерации, Аппарат Правительства Российской Федерации, Федеральное Собрание Российской Федерации с соответствующим реестром.
Доставка документов Службы адресату может быть осуществлена средствами фельдъегерской связи на договорной основе. Фельдсвязь, как правило, используется отделом защиты государственной тайны, а отделом документооборота и архива ограниченно — в порядке, установленном руководством Службы.
По каналам электрической связи из Службы отправляются телеграммы (телетайпограммы), факсограммы, телефонограммы, сообщения по электронной почте.
3.5.1. Отправка корреспонденции почтовой связью
3.5.1.1. Обработка документов, подписанных руководителем Службы, для отправки почтовой связью осуществляется отделом документооборота и архива, а подписанных заместителями руководителя Службы, — работниками, ответственными за ведение делопроизводства соответствующего заместителя руководителя Службы. Обработанные документы передаются работнику участка отправки почты отдела документооборота и архива (далее — работник участка отправки почты).
3.5.1.2. Обработка документов для отправки почтовой связью, подписанных руководителями подразделений, осуществляется работниками, ответственными за ведение делопроизводства соответствующего управления. Обработанные документы передаются работнику участка отправки почты:
а) для отправки в Администрацию Президента Российской Федерации, Федеральное Собрание Российской Федерации, Аппарат Правительства Российской Федерации, министерства, ведомства, территориальные органы Службы и подведомственные ей организации передаются исполнителем без конвертов.
Реквизит «Адресат» отправляемого документа не должен содержать более четырех адресатов. При большем числе адресатов исполнителем документа составляется указатель рассылки (Приложения № 15, 42);
б) другим организациям и физическим лицам корреспонденция исполнителем документа передается в незапечатанном конверте, с указанием на нем точного адреса и почтового индекса отделения связи адресата.
В случае отсутствия полных реквизитов адресата на письме и на конверте указываются те реквизиты, которые были указаны адресатом.
3.5.1.3. При необходимости доставки почты не простым видом отправки, а заказным или с уведомлением, в указателе рассылки должен быть указан конкретный вид оформления отправки с приложением подписанного списка отправки (Приложение № 43).
3.5.1.4. При возврате почтовой корреспонденции, отправленной адресатам с неправильно оформленным почтовым адресом, или по другим причинам, они работником участка отправки почты возвращаются исполнителям.
3.5.1.5. Документы, требующие срочной отправки нарочным в Администрацию Президента Российской Федерации, Аппарат Правительства Российской Федерации, Государственную Думу и Совет Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, передаются исполнителями полностью оформленными в соответствии с главой II настоящей Инструкции непосредственно начальнику отдела документооборота и архива, а в его отсутствие (командировка, отпуск и т.п.) — лицу, его замещающему.
3.5.1.6. Документы, требующие срочной отправки нарочным в министерства и ведомства, доставляются адресату непосредственно исполнителями.
3.5.1.7. Документы, подлежащие отправке почтовой связью, должны обрабатываться в день их подписания, а подписанные во второй половине рабочего дня — не позднее следующего рабочего дня передаваться работнику участка отправки почты и отправляться адресату в срок не более двух — трех последующих рабочих дней.
3.5.1.8. Документы с пометкой «Для служебного пользования» пересылаются сторонним организациям заказной почтой (с оформлением отправки согласно п. 3.5.1.3).
3.5.1.9. Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляется по указанию лица, подписавшего документ, или начальника Управления делами через начальника отдела документооборота и архива этого управления или лиц их заменяющих.
3.5.2. Телеграмма
3.5.2.1. Отправка телеграмм осуществляется в соответствии с Правилами предоставления услуг телеграфной связи, утвержденными соответствующим Постановлением Правительства Российской Федерации.
3.5.2.2. Проекты телеграмм, составляемых в Службы, принимаются отделом документооборота и архива для представления на подпись руководителю Службы завизированными и оформленными в установленном порядке, а подписанные — с отметкой о категории, времени и виде отправления.
3.5.2.3. Объем текста телеграммы не должен превышать, как правило, половины листа формата А4.
3.5.2.4. Адрес получателя телеграммы, текст и реквизит подписи печатаются прописными буквами на чистом листе бумаги (неправительственная) на одной стороне листа (Приложение № 44).
Правительственная — на едином телеграфном бланке с указанием реквизита — «ПРАВИТЕЛЬСТВЕННАЯ» (Приложение № 45) на одной стороне листа.
3.5.2.5. Адрес получателя телеграммы печатается через один межстрочный интервал и выравнивается по центру.
3.5.2.6. Текст печатается через один межстрочный интервал, в виде одного абзаца, с отступом первой строки на 1,25 см от левой границы текстового поля.
Между словами делается пробел в два знака.
3.5.2.7. Подпись в телеграмме оформляется отдельной строкой через два межстрочных интервала прописными буквами.
3.5.2.8. Адрес получателя телеграммы и ее текст печатаются без переноса слов.
3.5.2.9. Текст излагается предельно сжато: из одного логического элемента — заключения. Лишь в исключительных случаях можно допустить краткое доказательство.
3.5.2.10. Текст телеграммы пишется телеграфным языком, по возможности без предлогов, союзов, знаков препинания.
Союзы, предлоги, местоимения и знаки препинания в тексте опускаются, если при этом не искажается смысл телеграммы.
3.5.2.11. Смысловые оттенки слов и их связь передаются порядком расположения слов в предложении и их окончаниями.
3.5.2.12. Если знаки препинания все же необходимы, они пишутся сокращенно строчными буквами: точка — тчк; запятая — зпт; двоеточие — двтч; кавычки — квч; скобки — скб.
Словами в телеграмме всегда пишутся цифровые данные и такие знаки, как N — номер (можно нр.); «-» — минус; «+» — плюс; «!» — восклицательный знак; «?» — вопросительный знак; «%» — проценты; «:» — деление и др.
Даты обозначаются арабскими цифрами: число, месяц, год, между которыми разделительный знак (точка) не ставится, например, 05 10 2004.
3.5.2.13. Ниже текста проводится черта, под которой указываются служебные сведения, не подлежащие передаче: наименование подразделения, исполнитель и его телефон, ставятся визы, делаются отметка об отправлении, подпись и расшифровка подписи отправителя.
3.5.2.14. Телеграммы категории «ПРАВИТЕЛЬСТВЕННАЯ» подписываются руководителем Службы, а в случае его отсутствия — лицом, исполняющим его обязанности, и, при необходимости, заверяются гербовой печатью.
3.5.2.15. Телеграмма с вызовом работников в Москву подписывается только руководителем Службы или лицом, исполняющим его обязанности.
3.5.2.16. Подпись на телеграмме должна соответствовать напечатанной фамилии. Подпись должна сопровождаться указанием должности лица, подписавшего телеграмму.
3.5.2.17. В телеграмме, направляемой в несколько адресов, каждый адрес указывается индивидуально.
3.5.2.18. Телеграмма, адресованная более чем в четыре адреса, передается в отдел документооборота и архива с приложением указателя рассылки, составленного и подписанного исполнителем, подготовившим текст телеграммы.
3.5.2.19. Поступившие телеграммы передаются адресату после их регистрации в отделе документооборота и архива или подразделениях.
3.5.3. Телефонограмма
3.5.3.1. Передача информации с помощью телефонограмм осуществляется устно по каналам телефонной связи и записывается (печатается) получателем.
3.5.3.2. Текст телефонограммы (не более 50 слов) составляется в одном экземпляре. В ней не рекомендуется употреблять труднопроизносимые слова и сложные обороты речи.
3.5.3.3. Телефонограмма исполняется на чистом листе бумаги с указанием ниже ее текста следующих реквизитов: исходящий регистрационный номер отправляемой телефонограммы, должность, фамилия, имя, отчество лица, отправившего телефонограмму, подпись лица, принявшего телефонограмму и входящий регистрационный номер полученной телефонограммы (Приложение № 46).
3.5.3.4. Если телефонограмма передается нескольким адресатам, к ней должны быть приложены указатель рассылки и номера телефонов, по которым она должна быть принята.
3.5.3.5. Поступившие телефонограммы записываются (печатаются) получателями на специальном бланке или в журнале и оперативно передаются руководителям, которым они адресованы.
3.6.1. Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления должно соответствовать прохождению отправляемых документов, а на этапе исполнения — поступающих документов.
3.6.2. Большинством документов, отправляемых из подразделений и направляемых им в пределах Службы, являются служебные записки (в их числе докладные, объяснительные и пояснительные записки), а также документы информационно-справочного характера — справки, сводки, обзоры, акты, письма, телеграммы, телефонограммы и др.
3.6.2.1. Внутренние документы носят вспомогательный характер по отношению к организационно-распорядительным документам.
3.6.2.2. Информация, содержащаяся в документах, может побуждать к действию или может быть лишь принята к сведению.
3.6.2.3. Служебная записка — документ, адресованный руководителю (заместителю руководителя) Службы или начальнику (заместителю начальника) подразделения и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, о выполненной работе, содержащей выводы и предложения составителя.
3.6.2.4. Служебная записка готовится как по инициативе автора, так и по указанию руководства. Поэтому ее текст должен четко делиться на две части — первую, где излагаются имевшие место факты (возникшие ситуации), и вторую, где излагаются предложения, просьбы.
3.6.2.5. Цель инициативной служебной записки — побудить руководителя принять определенное решение. Поэтому ее текст четко делится на две части: первая — констатирующая (описательная), где излагаются имевшие место факты или описывается ситуация, и вторая — где излагаются предложения, просьбы.
3.6.2.6. Тексту служебной записки должен предшествовать заголовок. Служебные записки, представляемые руководителю Службы или подразделения, оформляются на простом листе бумаги по типу общего бланка. Все реквизиты воспроизводятся машинописным (компьютерным) способом.
3.6.3. Передача регистрируемых служебных записок между подразделениями осуществляется через работников, ответственных за ведение делопроизводства в подразделениях, с соответствующей отметкой в РК САДД «Дело».
3.6.4. Перед уходом в отпуск или убытием в командировку, а также в случае болезни, перемещения или увольнения работник отдела обязан передать через работника, ответственного за ведение делопроизводства в своем подразделении, все находящиеся у него на исполнении документы другому работнику, определенному начальником отдела (в необходимых случаях — руководителем подразделения).
3.6.5. О случаях утраты зарегистрированного документа работник обязан незамедлительно доложить своему непосредственному начальнику. Руководитель подразделения назначает служебное расследование, о результатах которого в недельный срок сообщает в отдел документооборота и контроля.
3.6.6. Вновь принятый в подразделение работник, на которого предусматривается возложить обязанности ответственного за ведение делопроизводства в данном подразделении, до начала выполнения этих обязанностей должен быть направлен на инструктаж в отдел документооборота и архива.
3.6.7. При переводе (переходе) работника, ответственного за ведение делопроизводства в подразделении, на другую работу, передача всех числящихся за ним документов вновь назначенному на его место работнику производится по акту, утверждаемому руководителем подразделения. Копия утвержденного акта направляется в отдел документооборота и архива.
3.6.8. Работать с документами, поступившими в Службу, вне служебных помещений и вносить неоговоренные исправления не разрешается.
3.6.9 Содержание служебных документов не подлежит разглашению.
3.6.10. Использование сведений, содержащихся в этих документах, в печати и других средствах массовой информации, передача документов или их копий работникам других организаций допускается только с разрешения руководства Службы или руководителя соответствующего подразделения.
3.7.1. Пометка «Для служебного пользования» или «ДСП» ставится на отдельных документах (изданиях) нормативного, информационного и справочного характера, содержащих несекретные сведения ограниченного распространения. К ним относятся сведения, не подлежащие опубликованию в открытой печати, а также требующие ограничения знакомящихся с ними лиц.
3.7.2. На документах (в случае необходимости — и на их проектах), содержащих служебную информацию ограниченного распространения, проставляются пометка «Для служебного пользования» и номер экземпляра.
Пометка ограничения доступа к документу печатается с подчеркиванием в правом верхнем углу первого листа документа, на обложке или титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма. Номер экземпляра печатается ниже пометки через 1,5 межстрочного интервала и центруется по отношению к ним.
Для служебного пользования Экз. № 1
3.7.3. Необходимость проставления пометки «Для служебного пользования» определяется исполнителем документа, руководителем подразделения или должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ.
3.7.4. На лицевой стороне или обороте последнего листа каждого отпечатанного экземпляра документа должны быть указаны: инициалы имени, отчества, фамилия и телефон исполнителя, а на визовом экземпляре на обороте последнего листа в левом нижнем углу указываются количество отпечатанных экземпляров, который из них кому направлен, инициалы имени, отчества, фамилия того, кто отпечатал, и дата печатания документа. Например:
Отпечатано 3 экз.: № 1 — адресату № 2 — в дело № 3 — 14 Упр. — А.И. Иванову А.А. Антонов
15.08.2006
На визовом экземпляре, наряду с другими визами, должна быть виза начальника Управления делами или лица, исполняющего его обязанности.
3.7.5. Документы с пометкой «Для служебного пользования» передаются работникам подразделений под расписку.
3.7.6. Размножение документов с пометкой «Для служебного пользования» осуществляется только через отдел документооборота и архива с письменного разрешения руководства Службы или начальника Управления делами или лиц, исполняющих их обязанности. Учет размноженных документов «Для служебного пользования» осуществляется по каждому экземпляру путем приложения к размноженному документу указателя рассылки с указанием номера копии переданного документа.
3.7.7. Исполненные документы с пометкой «Для служебного пользования» формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел несекретного делопроизводства. При этом на обложке дела, в котором помещены такие документы, проставляется пометка «Для служебного пользования».
3.7.8. Порядок работы с документами категории «Для служебного пользования» устанавливается Положением о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 г. № 1233.
3.8.1. Электронная почта — один из компонентов системы автоматизации документооборота, средство отправки информации и ее передачи между пользователями как внутри Службы, так и между организациями, имеющими соответствующие аппаратные и программные средства.
3.8.2. Электронные сообщения, посылаемые по электронной почте, исполняются аналогично документам на бумажных носителях с учетом наличия определенной специфики в процессе исполнения.
3.8.3. Отправитель электронного сообщения запускает программу отправки почты и создает файл сообщения, указывает его имя, дату и время отправки. Сообщения можно вводить и редактировать с помощью текстовых редакторов. Электронные сообщения передаются адресатам в соответствии с указателем рассылки.
Адресат получает изображение документа на экране компьютера, а затем печатает его на бумажном носителе.
Каждому абоненту в электронной почте выделяется индивидуальный почтовый ящик (область памяти ЭВМ), которому присваивается код пользователя, и обмен электронными сообщениями осуществляется через эти почтовые ящики.
3.8.4. Прием факсограмм, а также их учет осуществляет лицо, назначенное ответственным за использование факсимильных аппаратов.
Подлинник принятой факсограммы передается руководителю подразделения (его заместителю) и направляется с его указаниями исполнителю или на рассмотрение руководству Службы (в день их приема, срочные — немедленно), о чем делается пометка в соответствующем журнале.
В местах дежурства, где установлены средства факсимильной связи, указанные функции ответственного лица могут быть возложены руководителем подразделения на лиц, привлекаемых к дежурству.
3.8.5. Принятые (отправленные) факсограммы учитываются в журналах установленной формы (Приложение № 47) без проставления регистрационных штампов или по указанию руководства Службы могут быть зарегистрированы в САДД «Дело» и переданы на исполнение в установленном порядке. При поступлении вслед за факсограммой подлинника этого документа на нем ставится регистрационный штамп с указанием даты его получения и дублируется регистрационный номер, проставленный на ранее полученной факсограмме этого документа с приставкой впереди буквенного знака «К». Подлинник документа прикрепляется к данной факсограмме.
При получении подлинника документа вслед за факсограммой, которая была зафиксирована в журнале, но не была зарегистрирована, подлинник документа регистрируется в обычном порядке.
3.8.6. При передаче и приеме текстов служебных документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями:
объем передаваемого документа (текста, схемы, графического изображения), выполненного на бумаге формата А4 черным цветом, не должен превышать 5 листов;
документ для передачи по каналу факсимильной связи сдается с заявкой установленного образца, подписанной исполнителем. Заявки хранятся в течение одного года;
факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму;
запрещается передавать текст документов с пометкой «Для служебного пользования»;
подлежащий передаче документ учитывается в журнале установленной формы. Подлинники документов после передачи возвращаются исполнителям с отметкой о времени отправки;
факсограммы, полученные на иностранных языках, доставляются адресату без перевода.
3.8.7. Персональная ответственность за правильность передачи (приема), учет и подшивку в дела факсограмм возлагается на лиц, ответственных за использование факсимильных аппаратов.
3.8.8. Ответственность за содержание информации, передаваемой с использованием средств факсимильной связи, возлагается на исполнителя, подготовившего факсограмму для передачи, и руководителя соответствующего подразделения.
3.9.1 Все документы печатаются в подразделениях.
3.9.2. Выполнение копировально-множительных работ в центральном аппарате Службы производится централизованно в отделе документооборота и архива, а также на копировальных аппаратах, установленных в других подразделениях.
3.9.3. В отделе документооборота и архива копируются и тиражируются служебные материалы и документы по заявкам работников Службы.
3.9.4. Основанием для выполнения копировальных работ в отделе документооборота и архива является заявка, оформляемая на бланке установленной формы (Приложение № 48), которая подписывается исполнителем либо руководителем (заместителем) подразделения.
К документу, передаваемому на тиражирование, прилагается указатель его рассылки, подписанный исполнителем.
3.9.5. Документы «Для служебного пользования» принимаются для тиражирования независимо от количества копий только с письменного разрешения руководителя Службы или одного из его заместителей, или начальника Управления делами.
Руководящие документы Службы принимаются для тиражирования только после их регистрации в порядке, установленном в РД-03-12-2005, о чем должно свидетельствовать наличие на их титульном листе оттиска регистрационного штампа установленной формы.
3.9.6. Заказ на тиражирование документов, суммарный объем тиража которых превышает 1000 листов копий, обязательно визируется у начальника отдела документооборота и архива.
3.9.7. Многотиражные материалы (объем тиража более 100 листов копий) тиражируются, как правило, с уменьшением и использованием обеих сторон листов.
3.9.8. Копированию и тиражированию подлежат документы, напечатанные четко и разборчиво, правильно оформленные, подписанные или завизированные, не превышающие формата А3 и разброшюрованные.
3.9.9. Документы копируются с первого экземпляра подлинника, согласующие визы закрываются.
3.9.10 Копирование бланков документов любого вида запрещается.
3.9.11. Документы неслужебного характера на копирование, тиражирование не принимаются.
3.9.12. Копирование документов осуществляется в порядке их поступления.
В первоочередном порядке копируются служебные документы, подлежащие направлению в Администрацию Президента Российской Федерации, Правительство Российской Федерации, палаты Федерального Собрания и по поручению руководителя Службы или его заместителей.
3.9.13. Срочное копирование выполняется вне очереди. Срочность копирования служебных документов определяется соответствующей пометкой и личной подписью на бланке заказа руководителями подразделений.
3.9.14. Документы, находящиеся на архивном хранении в центральном аппарате Службы, копируются по заказам, подписанным начальником подразделения или его заместителем по согласованию с начальником отдела документооборота и архива.
3.9.15. Работники отдела документооборота и архива, выполняющие копировально-множительные работы, несут ответственность за их исполнение в точном соответствии с требованиями, указанными в заказе. Изготовленные копии вместе с подлинником выдаются заказчику под расписку.
3.9.16. Ответственность за правильное установление для тиражируемого документа количества его копий несет лицо, подписавшее заказ на тиражирование.
3.9.17. На копировальных аппаратах, установленных в подразделениях, разрешается копирование служебных материалов и документов необходимого объема и тиража. Ответственность за правильное использование копировальной техники несет руководитель подразделения, в котором установлена копировальная техника.
3.10.1. Учет и анализ документооборота (входящие, исходящие и внутренние документы) за определенный период времени (год, месяц) проводятся по РК в САДД «Дело» и относятся к числу постоянных задач отдела документооборота и архива.
3.10.2. За единицу учета количества документов принимается сам документ, без учета копий, создаваемых при его печатании и тиражировании.
3.10.3. Количество тиражированных документов учитывается отдельно от документооборота.
Тиражированные экземпляры подсчитываются отдельно работником, осуществляющим копировально-множительную работу, согласно записям в журнале регистрации выполнения заказов на копировально-множительные работы.
3.10.4. Учет количества документов может проводиться по центральному аппарату Службы в целом или по его отдельным подразделениям.
3.10.5 Поступающие и создающиеся документы подсчитываются отдельно.
3.10.6. Итоговые данные подсчета объема документооборота представляются руководству Службы в табличной форме (Приложение № 49).
3.11.1. В подразделениях рассматриваются в первую очередь входящие документы, содержащие поручения Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации; запросы и обращения членов Совета Федерации и депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации; письма федеральных органов исполнительной власти по организации работы в соответствии с Регламентом Правительства Российской Федерации, а также поступившие со сроком исполнения три дня или имеющие в тексте пометку «срочно», «вне очереди», «весьма срочно», «оперативно», «в возможно короткие сроки».
3.11.2. Если поручение дано нескольким должностным лицам, то указанный в поручении первым или обозначенный словом «созыв» является ответственным (головным) исполнителем поручения, а остальные — соисполнителями.
3.11.3. Отдел документооборота и архива направляет ответственному исполнителю через работника, ответственного за ведение делопроизводства в соответствующем подразделении, подлинник документа, а соисполнителям (каждому в отдельности) передает копию документа с отметкой в САДД «Дело» о дате передачи. При установленном сроке исполнения до пяти дней документ передается работнику, ответственному за ведение делопроизводства соответствующего подразделения, под расписку в РК, в которой проставляется не только дата, но и время вручения — часы, минуты.
3.11.4. Руководители подразделений обеспечивают оперативное рассмотрение документов, доведение их до исполнителей в день поступления, контроль за качественным исполнением документов по существу вопроса.
3.11.5. При рассмотрении документов руководитель подразделения выделяет документы, требующие срочного исполнения. Срочные документы передаются по назначению немедленно. При необходимости размножения документа или задержках исполнителю передается РК или используется иная форма его информирования.
3.11.6. Исполнение документа предусматривает: сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подписание (утверждение) руководством Службы или руководителями подразделений, подготовку к пересылке адресату.
3.11.7. Ответственный исполнитель согласовывает с соисполнителями сроки представления предложений, порядок согласования и подготовки итогового проекта документа. При исполнении поручений со сроками исполнения до пяти дней, ответственный исполнитель, по согласованию с руководством Службы, организует исполнение поручения в оперативном порядке, для чего создает рабочие группы (например, при подготовке проектов актов нормативного характера) и проводит согласительные совещания в установленном порядке.
3.11.8. При оперативном решении вопросов без составления дополнительных документов исполнитель делает отметки на документе: о дате поступления (если образовался интервал времени между поступлением документа и его доставкой исполнителю), о датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и т.д.), о дате и результатах окончательного исполнения.
Все отметки размещаются на свободных от текста местах или на обороте последнего листа основного документа.
3.11.9. Соисполнители представляют свои предложения ответственному исполнителю, как правило, в срок не более половины отведенного времени на исполнение, если автором поручения или ответственным исполнителем не установлен другой порядок и срок исполнения.
3.11.10. Соисполнители ответственны за своевременный и качественный анализ информации и своевременное представление ответственному исполнителю необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений и т.д.).
3.11.11. Ответственный исполнитель несет ответственность перед автором поручения за исполнение поручения в установленные ему сроки, за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа.
3.11.12. Датой исполнения поручения Правительства Российской Федерации является дата регистрации доклада Службы об исполнении этого поручения в Аппарате Правительства Российской Федерации.
3.12.1. Общие положения
3.12.1.1. Обращения граждан поступают в виде предложений, заявлений, жалоб. Работа с предложениями, заявлениями и жалобами граждан осуществляется в соответствии с Конституцией Российской Федерации, Федеральным законом от 2 мая 2006 г. № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации», действующим законодательством и настоящей Инструкцией.
3.12.1.2. Прием, регистрация и организация своевременного рассмотрения письменных, устных и поступающих в электронной форме обращений граждан осуществляется Управлением делами.
3.12.1.3. Для приема обращений граждан в форме электронных сообщений (Интернет-обращений), как правило, применяется специализированное программное обеспечение, предусматривающее заполнение заявителем реквизитов, необходимых для работы с обращениями и для письменного ответа, и, в случае незаполнения указанных реквизитов, информирующее заявителя о невозможности принять его обращение. Адрес электронной почты автора и электронная цифровая подпись являются дополнительной информацией.
В случае, если в Интернет-обращении заявителем указан адрес электронной почты, по этому адресу направляется уведомление о приеме обращения или об отказе в рассмотрении (с обоснованием причин отказа), после чего обращение распечатывается и дальнейшая работа с ним ведется как с письменным обращением.
3.12.1.4. Сообщения, в том числе анонимные, о совершенных или готовящихся преступлениях пересылаются Службой в соответствующие правоохранительные органы.
3.12.1.5. На зарегистрированном письме (телеграмме) на лицевой стороне первого листа в правом нижнем углу проставляется штамп установленного образца с указанием даты поступления обращения, регистрационного номера.
3.12.1.6. Письма на языках народов стран СНГ и других направляются для перевода, после чего они регистрируются и с ними ведется работа в установленном порядке.
Сроки рассмотрения таких писем исчисляются с момента поступления их к исполнителю после перевода, о чем делается отметка в РК САДД «Дело».
3.12.1.7. Возникающие в отделе документооборота и архива вопросы, связанные с обращениями граждан, решаются во взаимодействии с соответствующими подразделениями.
3.12.1.8. Передача зарегистрированных письменных обращений граждан из одного подразделения в другое производится только через отдел документооборота и архива.
3.12.1.9 Исполнители:
рассматривают или при необходимости направляют обращения на рассмотрение в те территориальные органы Службы, организации и учреждения, которые компетентны решать поставленные авторами вопросы. Запрещается направлять жалобы граждан для рассмотрения тем должностным лицам, действия которых обжалуются;
готовят совместно с соответствующими подразделениями центрального аппарата или с территориальными органами Службы для доклада руководству ответ на поставленные в письме вопросы;
проводят отбор предложений, заявлений и жалоб по территориальным органам Службы и отдельным темам для обзоров почты, аналитических записок и информации. С этой целью исполнители снимают копии писем и систематизируют их в накопительных папках, подчеркивают части текста писем, содержание которых необходимо ввести в САДД «Дело» и передают необходимую информацию для ввода в САДД «Дело» работнику, ответственному за ведение делопроизводства в подразделении;
проверяют документы, подготовленные к отправке. Если к письму приложены документы (паспорт, трудовая книжка, военный билет и т.п.), то об этом указывается в РК и сопроводительном письме.
3.12.2. Повторные письма
3.12.2.1. Повторными письмами считаются предложения, заявления и жалобы, поступившие от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого обращения истек установленный законодательством срок рассмотрения или заявитель не согласен с принятым по его обращению решением. Повторным письмам граждан присваивается порядковый регистрационный номер, связывающий его с первым обращением, и они, как правило, ставятся на контроль.
3.12.2.2. При работе с повторными письмами работники отдела документооборота и архива подбирают исполнителю имеющиеся в Управлении делами документы по предыдущим обращениям заявителя по конкретному вопросу.
3.12.2.3. Письма одного и того же автора по одному и тому же вопросу, поступившие до истечения срока рассмотрения, считаются первичными.
3.12.2.4. Не считаются повторными письма одного и того же автора, но по разным вопросам.
Письма, по которым принято решение, в дальнейшем не рассматриваются.
3.12.2.5. Во всех случаях проверка писем на повторность возлагается на отдел документооборота и контроля и исполнителей, о чем они делают отметки в РК САДД «Дело».
3.12.3. Анонимные обращения
3.12.3.1. Анонимными обращениями признаются не подписанные или подписанные неразборчиво, без указания фамилии и почтового адреса для ответа.
3.12.3.2. В учетной карточке в графе «Ф.И.О.» делается запись «Анонимное», в графе «Адрес» указывается территория по почтовому штемпелю. Содержание таких писем аннотируется так же, как и у других обращений граждан.
3.12.3.3. Анонимные письма, как правило, регистрации и рассмотрению не подлежат. Если начальник Управления делами или его заместитель приняли иное решение, то они обосновывают его в аннотации и письмо направляется руководству Службы для соответствующей резолюции.
3.12.4. Ответы на обращения граждан
3.12.4.1. Все авторы обращений должны извещаться в письменной или устной форме о результатах рассмотрения или о том, куда направлены для рассмотрения их письма или телеграммы.
3.12.4.2. Если автору письма извещение не посылается, то обоснование этого должно быть изложено в аннотации исполнителя и получено согласие руководителя, давшего поручение исполнителю. Об этом в РК САДД «Дело» делается особая отметка.
3.12.4.3. Обращения, не поддающиеся прочтению, содержащие нецензурные выражения, а также дубликатные обращения (второй и последующие экземпляры одного обращения, направленные гражданином в различные органы государственной власти, или обращения, повторяющие текст предыдущего обращения, на которое дан ответ) в Службе, как правило, не рассматриваются. В случае поступления дубликатных обращений могут направляться уведомления о ранее данных ответах или копии этих ответов.
3.12.4.4. Если письменное обращение гражданина содержит вопросы, отнесенные к компетенции других органов исполнительной власти или органов местного самоуправления, и не требует ответа Службы, то оно с сопроводительным письмом (за подписью руководства Службы или начальника Управления делами, или лица, исполняющего его обязанности) направляется в 7-дневный срок по принадлежности на рассмотрение в органы и организации, к компетенции которых относятся поставленные в письме вопросы; одновременно информируется об этом автор письма.
Обращения граждан, направленные на рассмотрение Службы Администрацией Президента Российской Федерации и Аппаратом Правительства Российской Федерации, могут быть переадресованы в другие органы и организации только по устному или письменному согласованию с отправителем.
В сопроводительном письме, при необходимости, оговаривается порядок ответа автору письма и информирование Службы.
3.12.4.7. Ответ на Интернет-обращение может направляться как в письменной форме (Приложение № 30), так и в форме электронного сообщения.
3.12.4.8. Основанием для отказа в рассмотрении Интернет-обращения, помимо оснований, указанных в пункте 3.12.4.3 настоящей Инструкции, также может являться:
а) указание автором недействительных сведений о себе и/или адреса для ответа;
б) поступление дубликата уже принятого электронного сообщения;
в) некорректность содержания электронного сообщения;
г) невозможность рассмотрения обращения без необходимых документов и личной подписи (в отношении обращений, для которых установлен специальный порядок рассмотрения).
3.12.4.9. Об ответах должностных лиц Службы на письма граждан в тех случаях, когда есть указание этих должностных лиц, исполнителям следует извещать авторов обращений по телефону или при личном приеме, а также договариваться с соответствующими организациями о необходимых разъяснениях авторам с уведомлением их о принятых мерах.
3.12.4.10. Об ответах должностных лиц Службы на письма граждан, переданных их авторам лично по телефону или через соответствующие организации, исполнители должны сделать запись в правом нижнем углу первого листа письменного обращения, либо доложить об этом служебной запиской руководству Службы с указанием даты уведомления.
3.12.4.11. Копии всех документов, связанных с рассмотрением письменных обращений граждан в подразделениях, направляются вместе с подлинником письма и ответом автору в отдел документооборота и архива, где они формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел.
3.12.4.12. Обращения граждан считаются разрешенными, если рассмотрены все поставленные в них вопросы, приняты необходимые меры и даны письменные ответы. При повторном обращении дополнительное рассмотрение разрешенных обращений граждан проводится руководителями структурных подразделений в случае выявления новых обстоятельств или изменения нормативного правового регулирования в сфере, касающейся решения вопроса, вызвавшего указанные обращения.
3.12.5. Анализ и обобщение вопросов, поднимаемых в письменных и устных обращениях граждан
3.12.5.1. Управлением делами совместно с Контрольным управлением ведется информационно-справочная и аналитическая работа по поступившим обращениям граждан во взаимодействии с подразделениями, территориальными органами Службы и находящимися в ее ведении организациями.
3.12.5.2. Работники, ответственные за работу с обращениями граждан, проводят анализ характера обращений, социального состава посетителей, результатов ответов на письменные обращения и устные обращения на приеме посетителей, готовят необходимую статистическую информацию для подготовки аналитических материалов.
3.12.6. Организация работы по приему граждан
3.12.6.1. Прием граждан ведут руководитель Службы, его заместители и руководители подразделений, а также руководитель Общественной приемной и его заместитель в соответствии с Регламентом Общественной приемной.
3.12.6.2. Предварительную запись на прием к руководителю Службы осуществляет ответственный работник приемной руководителя, к заместителям руководителя Службы — работники соответствующих приемных, а к начальникам управлений и их заместителям — работники, ответственные за ведение делопроизводства в управлениях с необходимой дальнейшей проработкой конкретного вопроса.
3.12.6.3. На каждое первичное обращение работники, ответственные за ведение делопроизводства в подразделениях, заполняют в одном экземпляре учетную карточку приема граждан, в которую вносятся сведения, предусмотренные Приложением № 50.
3.12.6.4. Во время записи устанавливается кратность устного или письменного обращения гражданина в Службу.
3.12.6.5. При записи на прием гражданину назначается время приема, а работник, ведущий запись, делает запрос о всех имеющихся материалах по этому заявителю (карточка приема, РК САДД «Дело», а также архивный материал) и передает их ответственному работнику по обеспечению приема граждан в Общественной приемной центрального аппарата Службы для дальнейшей передачи руководителю, ведущему личный прием.
3.12.6.6. Ожидающие приема граждане приглашаются на беседу ответственным работником Общественной приемной либо работником, осуществившим запись на прием, или в ином, установленном порядке.
3.12.6.7. Руководитель, выслушав посетителя, рассмотрев и проанализировав представленные материалы, делает в карточке приема краткую запись его просьбы, фиксирует принятое по ней решение и сразу после осуществления приема передает материалы ответственному работнику Общественной приемной для передачи в срок не позднее двух дней в отдел документооборота и архива для ввода в САДД «Дело», постановки на контроль и передачи материалов исполнителю.
3.12.7. Работа с корреспонденцией, поступившей на личном приеме
3.12.7.1. Корреспонденция, поступившая руководителю на личном приеме, вскрывается в присутствии сдающего, проверяется характер почты (личная, служебная), уточняется полный адрес, фамилия, имя, отчество, личная подпись заявителя и передается на регистрацию.
3.12.7.2. Рассмотрение обращения считается завершенным после списания материалов по его рассмотрению «в дело».
3.13.1. Подготовка и направление ответов на парламентские запросы, запросы и обращения членов Совета Федерации, депутатов Государственной Думы, а также на обращения комитетов и комиссий палат Федерального Собрания (далее — парламентские запросы, запросы и обращения соответственно) осуществляются в соответствии с законодательством Российской Федерации о статусе члена Совета Федерации и статусе депутата Государственной Думы.
3.13.2. Подготовка и направление ответов на обращения и запросы депутатов разных уровней осуществляются Службой в соответствии с законодательством Российской Федерации о статусе депутата.
3.13.3. В качестве обращения и запроса рассматривается письмо, написанное на бланке депутата, имеющее подпись депутата и дату.
3.13.4. При поступлении в Службу обращения депутата о предоставлении ему в установленном порядке имеющейся информации, относящейся к компетенции Службы, связанной с его депутатской деятельностью, должностные лица Службы должны предоставить данную информацию в установленные сроки.
3.13.5. Должностное лицо, которому направлен запрос депутата, должно дать ответ на него в письменной форме безотлагательно, а при необходимости получения дополнительных материалов — не позднее 30 дней со дня получения обращения или в иной, согласованный с инициатором запроса срок.
В случае необходимости проведения в связи с запросом дополнительной проверки или дополнительного изучения каких-либо вопросов следует сообщить об этом автору запроса в 3-дневный срок со дня его получения.
При этом сведения, составляющие государственную тайну, предоставляются в порядке, установленном Федеральным законом «О государственной тайне».
3.13.6. Должностное лицо, которому направлен парламентский запрос, должно дать ответ на него в устной (на заседании соответствующей палаты Федерального Собрания Российской Федерации) или письменной форме не позднее чем через 15 дней со дня получения парламентского запроса или в иной, установленный соответствующей палатой Федерального Собрания Российской Федерации срок.
3.13.7. Ответ должен быть подписан тем должностным лицом, которому направлен парламентский запрос, либо лицом, временно исполняющим его обязанности.
3.13.8. Прием, обработка и направление исполнителям поступающих обращений и запросов депутатов в адрес Службы и его руководителя осуществляются отделом документооборота и архива в соответствии с установленным порядком работы с поступающими документами.
3.13.9. В подразделениях по обращениям и запросам в соответствии с указаниями руководства оперативно готовятся проекты ответов, а в необходимых случаях проекты поручений соответствующим организациям.
3.13.10. Обращения и запросы депутатов и документы по их рассмотрению формируют в дела в соответствии с номенклатурой дел.
3.13.11. Контрольное управление анализирует количество, характер и содержание обращений членов Совета Федерации, депутатов Государственной Думы, обращений комитетов и комиссий палат Федерального Собрания, соблюдение сроков данных им ответов, их качество и информирует об этом руководство Службы.
4.1.1. Основой построения поисковых систем является регистрация документов — запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.
4.1.2. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях.
Регистрируются документы, поступающие из других организаций и от физических лиц, а также создаваемые — внутренние и отправляемые.
Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.
4.1.3. Документы регистрируются один раз: поступающие — в день поступления, создаваемые — в день подписания или утверждения. При передаче документа из одного подразделения в другое новый регистрационный номер на документе не проставляется.
4.1.4. Регистрация документов производится в пределах групп, в зависимости от названия вида документа, автора и содержания. Например, отдельно регистрируются документы, поступившие из Правительства Российской Федерации, приказы руководителя Службы по основной деятельности, приказы по личному составу, служебная переписка, обращения граждан и другие документы.
4.1.5. Регистрация поступающих, внутренних и отправляемых документов производится в местах исполнения и создания документов. Документы, полученные из Администрации Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, поступающие на рассмотрение руководителя Службы, распорядительные документы и переписка за подписью руководителя Службы, протоколы и решения коллегиальных органов регистрируются отделом документооборота и архива.
Документы, создаваемые по направлениям деятельности Службы, регистрируются в картотеках заместителей руководителя Службы и структурных подразделений.
Документы, передаваемые или принимаемые по каналам факсимильной связи, регистрируются Управлением делами в центральной картотеке руководителя Службы или в картотеках заместителей руководителя Службы, а также в структурных подразделениях, осуществляющих их прием и передачу.
4.1.6 Документы регистрируются в электронных РК (САДД) «Дело».
4.1.7. Регистрационный номер документа состоит из порядкового номера, который исходя из информационных потребностей Службы может дополняться буквенным или цифровым индексом структурного подразделения, индексом дела по номенклатуре дел, кодом документа по классификатору корреспондентов, исполнителей и др. Составные части регистрационного номера отделяются друг от друга дефисом, а порядковый номер — косой чертой.
4.1.8. Для создания поисковых систем и достижения информационной совместимости регистрационных данных устанавливается следующий состав основных реквизитов регистрации:
наименование организации (автора или корреспондента);
дата и регистрационный номер документа;
заголовок к тексту (краткое содержание документа);
резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);
отметка об исполнении документа и направлении его в дело.
Состав основных реквизитов регистрации в зависимости от характера документа и задач использования информации может дополняться другими реквизитами:
гриф (отметка) ограничения доступа к документу;
внутренняя переадресация документов по исполнителям;
код по тематическому классификатору;
должностное лицо, поставившее документ на контроль;
промежуточные сроки исполнения;
статус документа (проект, версия);
вид передачи документа (почтой, факсом и т.д.) и др.
4.1.9. Регистрация документов-ответов осуществляется в РК инициативных документов. Документу-ответу присваивается порядковый номер в пределах соответствующего регистрационного массива.
4.2.1. Для обеспечения эффективного использования информации при принятии решений в Службы создаются поисковые системы по документам в электронном виде.
4.2.2. Информация о документах, полученная при их регистрации в (САДД) «Дело», поступает в поисковую систему, которая включает в себя картотеки и классификационные справочники.
4.2.3 Эффективность работы поисковой системы достигается путем разработки классификационных справочников:
классификатора вопросов деятельности федерального органа исполнительной власти;
классификатора видов документов;
классификатора корреспондентов;
классификатора результатов исполнения документов;
Помимо классификаторов, перечисленных в конкретной поисковой системе, могут использоваться и другие классификаторы в зависимости от потребностей ввода и поиска документов и информации.
4.2.4. В автоматизированных массивах поиск конкретного документа или подборки материалов осуществляется по реквизитам (заголовок, вид документа, дата принятия, номер документа и т.п.) или по контексту (по любому слову или фразе, содержащимся в искомом документе).
Поисковый запрос может содержать любую комбинацию реквизитов и элементов текста.
4.2.5. Поисковые системы должны обеспечивать поиск информации о деятельности Службы.
Порядок контроля и сроки исполнения документов в Службе определяются Типовым регламентом взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 19.01.2005 № 30 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, № 4, ст. 305), и Типовым регламентом внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 28 июля 2005 г. № 452 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, № 31, ст. 3233), и Регламентом Федеральной службы по экологическому, технологическому и атомному надзору.
5.1.1. Контролю подлежат зарегистрированные входящие документы, по которым руководителем Службы даны поручения, требующие исполнения в установленные сроки, а также поручения, содержащиеся в организационно-распорядительных документах Службы, протоколах совещаний у руководителя Службы и отдельные поручения руководителя Службы.
5.1.2 Контроль исполнения документов включает в себя:
постановку документа на контроль, предварительную проверку хода его исполнения, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов для доклада руководству Службы в целях своевременного и качественного исполнения поручений, снятие поручения с контроля, направление исполненного документа в дело.
5.1.3. Контроль сроков исполнения поручений руководителя Службы по входящим документам осуществляет Контрольное управление, а по внутренним документам — Управление делами (Приложения № 51 - 53).
5.1.4. При постановке документа на контроль на верхнем правом поле документа делается отметка о контроле, которую обозначают словом (штампом) «Контроль» или буквой «К».
5.1.5. Контроль исполнения документов, которые переданы в подразделения на исполнение, осуществляют руководители этих подразделений.
5.1.6. Контроль исполнения поручений, содержащихся в протоколах совещаний, проводимых руководителем Службы, осуществляется Управлением делами, а проводимых заместителем руководителя Службы — структурными подразделениями, ответственными за проведение соответствующих совещаний, и лицами, обеспечивающими деятельность заместителя руководителя Службы.
5.1.7 Контроль исполнения документов строится по РК САДД «Дело».
Подконтрольные документы систематизируются по срокам их исполнения, по исполнителям и группам документов (указы и распоряжения Президента Российской Федерации; постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации; поручения Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации; обращения и запросы членов Совета Федерации и депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации; письма федеральных органов исполнительной власти и других организаций; письменные и устные обращения граждан; постановления, приказы, распоряжения Службы; решения коллегиального органа, комплексные планы работы и др.).
5.1.8. Сроки исполнения входящих документов исчисляются в календарных днях: поступивших из вышестоящих органов государственной власти и внутренних — с даты подписания (утверждения) документа, а поступивших из других федеральных органов исполнительной власти, организаций и обращений граждан — с даты их поступления.
5.1.9. Документы подлежат исполнению в следующие сроки (отсчитывая их со дня регистрации документа, а в отношении исполняемого по поручению Правительства Российской Федерации документа — со дня подписания поручения):
в указанный срок — с конкретной датой исполнения;
в 3-дневный срок — имеющие в тексте пометку «срочно» или «вне очереди» без указания конкретной даты исполнения;
в 5-дневный срок — имеющие в тексте пометку «весьма срочно» без указания конкретной даты исполнения;
до 10 дней — имеющие в тексте пометку «оперативно», «в возможно короткие сроки», а также касающиеся:
проектов актов Правительства Российской Федерации (далее — Правительство), представленных руководителю Службы на согласование до их внесения в Правительство;
поручений Правительства, данных Службе в отношении доработки проектов постановлений и распоряжений, рассмотренных на заседании Правительства;
проектов постановлений и распоряжений Правительства, поступивших от ответственного исполнителя на согласование, если не указана конкретная дата исполнения (или в срок, указанный в документе);
поступивших на имя руководителя Службы обращений органов государственной власти, органов местного самоуправления и организаций, содержащих жалобы на нарушение законодательства Российской Федерации, Положения о Службе и Регламента Службы;
до 15 дней — в части, касающейся:
обращений с запросами депутатов всех уровней законодательной власти, не требующих дополнительного изучения и проверки — безотлагательно, но не позднее 15 дней со дня поступления;
запросов и писем органов государственной власти субъектов Российской Федерации и органов местного самоуправления, если не требуется дополнительное изучение и проверка;
запросов и писем Федеральных органов Российской Федерации, не требующих дополнительного изучения и проверки;
обращений, заявлений и жалоб граждан, если не требуется дополнительное изучение и проверка;
обращений Министерства иностранных дел Российской Федерации и входящих в его структуру дипломатических представительств по вопросам международного сотрудничества для рассмотрения без согласования с другими организациями, а с согласованием — 30 дней;
не более 20 дней — в части, касающейся подготовки заключений проекта или официальных отзывов на законопроекты и представления их в Правительство (с даты поступления законопроекта в Правительство).
При невозможности представления заключения в указанный срок головной исполнитель согласовывает с субъектом права законодательной инициативы продление срока и письменно информирует Правительство о достигнутом согласии.
Срок представления проекта отзыва федеральным органом исполнительной власти, определенный головным исполнителем, может быть установлен Правительством более сжатым исходя из необходимых сроков его направления в палаты Федерального Собрания.
Представление Счетной палаты Российской Федерации по результатам проведенных контрольных мероприятий должно быть рассмотрено в указанный в представлении срок или, если срок не указан, в течение 20 дней со дня его получения. О принятом по представлению решении и о мерах по его реализации Счетная палата Российской Федерации уведомляется незамедлительно;
до одного месяца — в части, касающейся:
обращений министерств, ведомств и других организаций;
обращений, заявлений и жалоб граждан, если требуется дополнительное изучение и проверка;
обращений с официальными запросами депутатов всех уровней законодательной власти, требующих дополнительного изучения и проверки;
депутатских запросов, обращений членов Совета Федерации или депутатов Государственной Думы, если требуется дополнительное изучение и проверка.
5.1.10. В тех случаях, когда для разрешения заявления или жалобы граждан необходимо проведение специальной проверки, истребование дополнительных материалов либо принятие других мер, сроки разрешения заявления или жалобы могут быть в порядке исключения продлены руководителем Службы, но не более чем на один месяц, с сообщением об этом лицу, подавшему заявление или жалобу.
По заявлениям или жалобам граждан, поступившим из Администрации Президента Российской Федерации, палат Федерального Собрания Российской Федерации и Аппарата Правительства, если требуется обратная информация о результатах рассмотрения, продление сроков и переадресация по принадлежности должны быть обязательно с ними письменно или устно согласованы.
5.1.11. Если срок исполнения не указан, поручение подлежит исполнению в месячный срок (до соответствующего числа следующего месяца, а если в следующем месяце нет такого числа, то до последнего дня месяца), считая от даты подписания поручения. Если последний день исполнения поручения приходится на нерабочий день, оно подлежит исполнению в предшествующий ему рабочий день.
5.1.12. При необходимости изменения срока исполнения документа ответственный исполнитель не позднее, чем за 3 дня до окончания установленного срока, представляет на имя руководителя, давшего поручение, мотивированную просьбу о продлении этого срока.
5.1.13. Продление срока исполнения поручения Президента Российской Федерации, Федерального Собрания Российской Федерации или Правительства допускается в исключительных случаях, когда исполнение поручения невозможно осуществить в указанный срок по объективным причинам.
В этом случае руководитель Службы представляет автору поручения мотивированные предложения о продлении срока с указанием планируемой даты исполнения.
Такие предложения представляются не позднее чем в 10-дневный срок с даты подписания поручения.
5.1.14. Сроки исполнения срочных и оперативных поручений не продлеваются.
5.1.15. Проверка хода исполнения осуществляется до истечения сроков исполнения документов (предварительный контроль) в следующем порядке: задания последующих лет — не реже одного раза в год; задания последующих месяцев текущего года — не реже одного раза в месяц; задания текущего месяца — каждые 10 дней и за 5 дней до истечения срока.
Все напоминания исполнителям и информация о них фиксируются в РК.
5.1.16. В случае, если поручение не исполнено в установленный срок, ответственный исполнитель не позднее, чем в течение следующего рабочего дня после истечения срока, данного на исполнение поручения, представляет объяснительную записку руководителю, давшему поручение. В записке должно быть указано состояние исполнения поручения, причины его неисполнения в установленный срок с указанием лиц, на которых возложено исполнение поручения, и с предложением о мерах воздействия на работников, виновных в неисполнении поручения.
5.1.17. О всех случаях изменения срока исполнения документов руководителем, давшим поручение, ответственный исполнитель своевременно информирует отдел документооборота и архива для внесения изменений в РК САДД «Дело» (новый срок, дата изменения, подпись).
5.1.18. Приостанавливать исполнение входящих документов, а также отменять их имеют право только вышестоящие органы или федеральный орган (организация) — автор документа.
5.1.19. Срок исполнения указывается в резолюции руководителя Службы и фиксируется в САДД «Дело».
5.1.20. Исполненные документы (подлинник с регистрационным штампом) должны в 10-дневный срок сдаваться исполнителем в отдел документооборота и архива или работнику, ответственному за ведение делопроизводства в соответствующем подразделении, для формирования их в дела.
5.1.21. Перед уходом в отпуск или убытием в командировку, а также в случае болезни, перемещения или увольнения работник, у которого находятся на исполнении контролируемые документы, обязан передать их другому работнику по согласованию с непосредственным руководителем и работником, ответственным за ведение делопроизводства в подразделении, с оформлением приема-передачи документов в установленном порядке.
5.1.22. Снятие документа с контроля осуществляет руководитель Службы или по его поручению уполномоченные должностные лица Управления делами на основе отчетов в САДД «Дело» или письменного доклада о результатах исполнения, если об этом указано в поручении. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело ставится на свободном месте первого листа документа в левой нижней стороне.
5.1.23. Отдел документооборота и архива на основании отчетов исполнителей поручений не реже одного раза в месяц или в другие сроки, установленные руководителем Службы, а также по его запросам готовит сводные данные о состоянии исполнительской дисциплины, на основании которых формируются оперативные и аналитические отчеты для информирования руководства Службы.
5.2.1. На контроль ставятся все поступающие документы Президента Российской Федерации, Федерального Собрания Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, требующие исполнения.
В первую очередь рассматриваются документы с отметками «срочно».
5.2.2. Контроль за исполнением документов Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации и Федерального Собрания Российской Федерации, в том числе и срочных до трех дней, осуществляется непосредственно руководителем Службы либо по его поручению одним из его заместителей (в соответствии с распределением обязанностей).
5.2.3. Если поручение, содержащееся в документе Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации и Федерального Собрания Российской Федерации дано нескольким органам исполнительной власти или должностным лицам без указания за кем «созыв» или кто является ответственным (головным), то указанный в поручении первым является ответственным (головным) исполнителем поручения и организует работу по исполнению поручения.
5.2.4. Соисполнители — федеральные органы исполнительной власти в соответствии с Регламентом Правительства Российской Федерации в течение первой половины срока, отведенного на исполнение поручения, если в тексте поручения или ответственным исполнителем не установлен другой порядок, представляют головному исполнителю предложения, подписанные руководителем (заместителем руководителя) Службы. При необходимости соисполнители письменно информируются руководителями структурных подразделений или заместителями руководителя Службы о необходимости своевременного представления соответствующих предложений.
5.2.5. В случае, если Служба является головным исполнителем поручения, данного во исполнение поручения Президента Российской Федерации Правительству, проект доклада об исполнении поручения для последующего направления его Председателю Правительства или Заместителю Председателя Правительства представляется руководителю Службы не менее чем за 6 дней до истечения установленного Президентом Российской Федерации срока (если в поручении Председателя Правительства или Заместителя Председателя Правительства не указан иной срок) с приложением проекта доклада Президенту Российской Федерации.
В случае, если Президентом Российской Федерации дано поручение непосредственно руководителю Службы, проекты соответствующих докладов Президенту Российской Федерации и Председателю Правительства об исполнении (о ходе исполнения) поручения представляются на подпись руководителю Службы не менее чем за 3 дня до истечения установленного срока.
5.2.6. В случае, если Президентом Российской Федерации дано поручение Председателю Правительства или Заместителю Председателя Правительства и одновременно руководителю Службы, а Правительством дополнительное поручение руководителю Службы не дано, проект доклада Председателю Правительства (Заместителю Председателя Правительства) об исполнении поручения с приложением проекта доклада Президенту Российской Федерации и иных необходимых материалов также представляется на подпись руководителю Службы не менее чем за 6 дней до истечения срока, установленного Президентом Российской Федерации.
5.2.7. В случае, если Служба является соисполнителем поручения, соответствующие структурные подразделения подготавливают и в течение первой половины срока, отведенного на исполнение поручения, направляют головному исполнителю предложения, подписанные руководителем Службы или его заместителем (в соответствии с распределением обязанностей).
5.2.8. Об исполнении поручений, содержащихся в актах Правительства, протоколах заседаний Правительства, протоколах совещаний у Председателя Правительства, заседаний возглавляемых им координационных и совещательных органов и в его резолюциях, руководитель федерального органа исполнительной власти — головного исполнителя поручения докладывает Председателю Правительства.
Об исполнении поручений, содержащихся в протоколах совещаний у Заместителя Председателя Правительства, заседаний возглавляемых им координационных и совещательных органов и в его резолюциях, руководитель федерального органа исполнительной власти — головного исполнителя поручения докладывает Заместителю Председателя Правительства.
5.2.9. Исполнители обязаны без задержки (как правило, в течение часа после получения) рассматривать поступающие на согласование документы Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации и Федерального Собрания Российской Федерации, в кратчайшие сроки давать по ним соответствующие заключения или сообщать свое мнение в установленном порядке.
5.2.10. Не допускается направление доклада в Правительство Российской Федерации об исполнении поручения Президента Российской Федерации в предпоследний или последний день истечения установленного срока.
5.2.11. Следует учитывать, что срок исполнения поручения Правительства Российской Федерации исчисляется со дня его подписания, а фактическое исполнение поручения Правительства определяется не датой подписания доклада в Правительство руководителем Службы, а датой его получения Аппаратом Правительства Российской Федерации.
5.2.12. Отдел документооборота и архива делает соответствующие отметки в РК САДД «Дело»: вносит фамилию исполнителя, полное содержание резолюции, а все последующие отметки о прохождении и исполнении документов Президента Российской Федерации, Федерального Собрания Российской Федерации и Правительства Российской Федерации делает работник, ответственный за ведение делопроизводства в подразделении.
5.2.13. Отдел документооборота и архива еженедельно составляет сводку о ходе исполнения документов Президента Российской Федерации, Федерального Собрания Российской Федерации и Правительства Российской Федерации для последующего информирования руководителя Службы о состоянии исполнительской дисциплины.
Организация работы с документами в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел на делопроизводственной стадии и их передачу в архив центрального аппарата Службы (далее именуется — архив Службы) в соответствии с требованиями, установленными нормативно-методическими документами по архивному делу и делопроизводству Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации, Федерального архивного агентства и других федеральных органов исполнительной власти.
6.1.1. Номенклатура дел — систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в Службе, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
6.1.2. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться Положением о Федеральной службе по экологическому, технологическому и атомному надзору, утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 30 июля 2004 г. № 401 и положениями о его структурных подразделениях, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы. Изучаются документы, образующиеся в деятельности Службы, их виды, состав и содержание.
6.1.3. В Службе составляются номенклатуры дел структурных подразделений (Приложение № 54) и сводная номенклатура дел Службы (Приложение № 55).
6.1.4. Номенклатура дел структурного подразделения составляется (не позднее 15 ноября текущего года) работником, ответственным за делопроизводство структурного подразделения, согласовывается с работником, ответственным за работу архива Службы (далее — заведующий архивом Службы), и начальником отдела документооборота и архива, затем подписывается руководителем структурного подразделения и представляется в отдел документооборота и архива.
Вновь созданное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел подразделения и представить ее в отдел документооборота и архива.
6.1.5. Сводная номенклатура дел составляется отделом документооборота и архива на основе номенклатур дел структурных подразделений при методической помощи заведующего архивом Службы.
6.1.6. Сводная номенклатура дел Службы подписывается начальником Управления делами, а при временном отсутствии (отпуск, болезнь, командировка) начальника, — вправе подписать лицо, исполняющее его обязанности, согласовывается с Центральной экспертной комиссией (далее именуется — ЦЭК) Службы, с экспертной проверочной комиссией (далее именуется — ЭПК) федерального архива, в который документы передаются на постоянное хранение, и утверждается (не позднее конца текущего года) руководителем Службы. Согласовывается номенклатура дел с Государственным архивом Российской Федерации (далее — ГАРФ) не реже одного раза в 5 лет, если не было коренных изменений в функциях и структуре Службы.
6.1.7. После утверждения сводной номенклатуры дел подразделения Службы получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.
6.1.8. Сводная номенклатура дел печатается в необходимом количестве экземпляров. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения и включается в номенклатуру дел в раздел Управления делами. Второй — используется в отделе документооборота и архива в качестве рабочего. Третий — применяется в архиве Службы. Четвертый — в ГАРФ, с которым согласовывалась номенклатура дел.
6.1.9. Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.
6.1.10. Сводная номенклатура дел составляется и согласовывается заново в случае коренных изменений функций и структуры Службы.
6.1.11. Названиями разделов номенклатуры дел Службы являются названия структурных подразделений. В сводной номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой Службы.
6.1.12. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы Службы.
В номенклатуру дел не включаются периодические издания.
6.1.13 Графы номенклатур дел заполняются следующим образом:
6.1.13.1. В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в Службе цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 12-05, где 12 — обозначение структурного подразделения, 05 — порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.
6.1.13.2. В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений; для переходящих дел индекс сохраняется.
6.1.13.3. В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).
6.1.13.4. Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.
6.1.13.5. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка» и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов. Не допускается употребление сокращенных слов и сокращенных наименований федеральных органов исполнительной власти и учреждений.
6.1.13.6. Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.); название федерального органа исполнительной власти или структурного подразделения (автор документа); название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которым относятся документы дела.
6.1.13.7. В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.).
Документы о проведении семинаров, конференций по вопросам
деятельности Федеральной службы по экологическому,
технологическому и атомному надзору
(планы, списки, доклады, информации)
6.1.13.8. В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.
6.1.13.9. В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название.
Переписка с зарубежными организациями
по вопросам международного сотрудничества
6.1.13.10. В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются.
Переписка по допуску и применению технических устройств
на опасных производственных объектах
6.1.13.11. В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним.
Переписка с Министерством юстиции Российской Федерации
по вопросам подготовки нормативных правовых актов
Федеральной службы по экологическому, технологическому
и атомному надзору и их государственной регистрации
6.1.13.12. При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название.
Переписка с главами администраций областей по вопросам
контроля и надзора в области охраны окружающей среды
и безопасного ведения работ в промышленности
6.1.13.13. Если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела.
Переписка с Администрацией полномочного представителя
Президента Российской Федерации в Южном федеральном округе
по вопросам надзора за взрывоопасными и химически
опасными производствами и объектами
6.1.13.14. В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты).
Годовые отчеты Федеральной службы по экологическому,
технологическому и атомному надзору о состоянии
промышленной безопасности на поднадзорных
опасных производственных объектах
6.1.13.15. Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.
6.1.13.16. Заголовок приложения к делу, сформированного в отдельный том, должен соответствовать заголовку помещенного в этот том документа.
6.1.13.17. Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию.
6.1.13.18. Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.
6.1.13.19. Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.
6.1.13.20. В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по перечню, а при его отсутствии — по типовой или примерной номенклатуре дел, или согласованный с Центральной экспертно-проверочной комиссией Федерального архивного агентства срок хранения.
6.1.13.21. В графе 5 «Примечание» указываются названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах (например, переходящее с 2004 г.), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другой федеральный орган исполнительной власти для продолжения и др.
6.1.14. Если в течение года в Службе возникают новые документированные участки работы, непредусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.
6.1.15. По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).
6.2.1. Формирование дел — группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.
6.2.2. Дела формируются в Службе децентрализованно, т.е. в структурных подразделениях.
6.2.3. Исполненные и законченные делопроизводством документы должны в 10-дневный срок сдаваться исполнителем в отдел документооборота и архива или лицам, ответственным за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, для формирования их в дела. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет исполнитель или ответственный за ведение делопроизводства в подразделении в соответствии с номенклатурой дел.
6.2.4. Контроль за правильным формированием дел осуществляется отделом документооборота и архива.
6.2.5. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила: помещать в дело только исполненные документы, в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения; помещать в дела ксерокопии факсограмм, телефонограммы на общих основаниях; в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; по объему дело не должно превышать 250 листов. При наличии в деле нескольких томов (частей) номер (индекс) и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением «т. 1», «т. 2» и т.д.
6.2.6. Документы внутри дела располагаются сверху вниз в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.
6.2.6.1. Организационно-распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.
6.2.6.2. В отдельные дела по хронологии, в зависимости от вида документов, формируются копии принятых федеральных законов, актов Президента Российской Федерации, актов Правительства Российской Федерации и выписки из соответствующих протоколов заседаний Правительства Российской Федерации или его Президиума.
6.2.6.3. Все документы отчетного и информационного характера по исполнению акта Президента Российской Федерации или Правительства Российской Федерации, находящегося на контроле, подшиваются в заведенное на этот акт дело. Если на акт дело не заводилось, то отчетные документы подшиваются в дело переписки постоянного срока хранения за текущий год.
6.2.6.4. Если имеется документ о снятии с контроля нескольких актов, подшитых в разные дела, то следует подшить необходимое количество копий этого документа в соответствующие дела с указанием номера дела, в котором подшит подлинник этого документа.
6.2.6.5. Документы коллегий группируются в два дела: протоколы и решения коллегии; документы к заседаниям коллегии.
6.2.6.6. Положения, инструкции, утвержденные организационно-распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.
6.2.6.7. Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.
6.2.6.8. Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.
6.2.6.9. Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов.
6.2.6.10. Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.
6.2.6.11. Предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы Службы и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам.
6.2.6.12. Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; исходящий документ-ответ помещается за входящим документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.
6.2.7. Дела Службы подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дела — подготовка дела к хранению. Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи. Оформление дел проводится работниками отдела документооборота и архива и соответствующих структурных подразделений, в обязанность которых входит заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем заведующего архивом Службы.
6.2.8. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки дела по установленной форме (Приложение № 56); нумерацию листов в деле; составление листа-заверителя дела (Приложение № 57); составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела (Приложение № 58); подшивку или переплет дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.
6.2.9. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме. На обложке дела указываются реквизиты: полное наименование Службы (фондообразователя); наименование структурного подразделения; номер (индекс) дела; заголовок дела; дата дела (тома, части); количество листов в деле; срок хранения дела; архивный шифр дела.
6.2.9.1. Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом: наименование Службы указывается полностью, в именительном падеже, с указанием официально принятого сокращенного наименования, которое указывается в скобках после полного наименования; наименование структурного подразделения — записывается название структурного подразделения в соответствии с утвержденной структурой; номер дела — проставляется цифровое обозначение (индекс) дела по номенклатуре дел Службы; заголовок дела — переносится из номенклатуры дел Службы, согласованной с ЭПК федерального архива; дата дела — указывается год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датой дел, содержащих организационно-распорядительную документацию, а также для дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело.
6.2.9.2. Датой приложения к делу, сформированному в отдельный том, является дата регистрации основного документа, приложение к которому помещено в этот том. При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется полностью словами.
6.2.9.3. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа-заверителя дела и внутренней описи, нумеруются. Листы нумеруются простым карандашом последовательно сверху вниз дела, цифры проставляются в правом верхнем углу листа.
6.2.9.4. Лист большого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист в правом верхнем углу.
6.2.9.5. Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке.
6.2.9.6. Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.
6.2.9.7. Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.
6.2.9.8. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.
6.2.9.9. Приложения к делу, поступившие в переплете, оформляются как самостоятельный том и нумеруются отдельно.
После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела. В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т.п.).
6.2.9.10. Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с итоговой надписью.
Реквизит «срок хранения дела» переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне типовых документов или в перечне документов, образующихся в деятельности федерального органа, с указанием сроков хранения.
6.2.9.11 На делах постоянного хранения пишется: «Хранить постоянно».
6.2.9.12. Архивный шифр дела (состоит из номера фонда, номера описи и номера дела по описи) на обложках дел постоянного хранения проставляется в архиве Службы черными чернилами только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей, утвержденных ЭПК ГАРФ (до этого он проставляется карандашом).
6.2.9.13. На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования федерального архива, в который будут передаваться дела, кодов федерального архива и Службы по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) и Общероссийскому классификатору органов государственной власти и управления (ОКОГУ).
6.2.9.14. По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.
6.2.9.15. Наименования фондообразователя и подразделения, год и номер дела могут проставляться на обложке штампом.
6.2.10. Для учета документов определенных категорий постоянного и временного сроков (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т.д.), составляется внутренняя опись документов дела.
6.2.10.1. Внутренняя опись документов дела составляется также на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов.
6.2.10.2. Необходимость составления внутренней описи документов дела определяется настоящей Инструкцией. Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.
6.2.10.3. Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи. Заверенная составителем внутренняя опись документов дела подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.
6.2.11. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.
6.3.1. С момента заведения и до передачи в архив Службы документы и дела находятся на оперативном хранении по месту их формирования.
Руководители структурных подразделений и работники, отвечающие за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.
В целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются в шкафах в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.
На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел.
Завершенные дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение трех лет, а затем сдаются в архив Службы.
6.3.2. Выдача дел другим подразделениям производится на основании служебной записки с разрешения начальника Управления делами. Выдача дел работникам подразделений для работы осуществляется под расписку. На выданное дело заводится карта-заместитель (Приложение № 59). В ней указываются структурное подразделение, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.
Дела выдаются во временное пользование работникам структурных подразделений на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.
Сторонним организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководителя Службы или его заместителя, курирующего архив Службы, по актам.
Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя Службы с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.
Документы Службы являются федеральной собственностью и после проведения экспертизы их ценности в порядке, установленном Федеральным архивным агентством, подлежат обязательной передаче на постоянное хранение в ГАРФ как часть Архивного фонда Российской Федерации.
Для хранения документов Архивного фонда Российской Федерации, относящихся к государственной собственности, и документов временного (свыше 10 лет) срока хранения, имеющих практическое значение, а также документов по личному составу, их учета, использования, отбора и подготовки к передаче на постоянное хранение Служба образует архив Службы.
Подготовка документов к передаче на хранение в архив Службы включает работу отдела документооборота и архива и лиц, ответственных в структурных подразделениях за ведение делопроизводства, по проведению экспертизы ценности документов, формированию и оформлению дел, составлению описей дел и актов о выделении к уничтожению документов и дел.
7.1.1. Экспертиза ценности документов — изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации.
7.1.2. Экспертиза ценности документов в Службе на стадии делопроизводства проводится: при составлении номенклатуры дел; в процессе формирования дел и проверке правильности отнесения документов к делам; при подготовке дел к передаче в архив Службы.
7.1.3. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в Службе создается постоянно действующая центральная экспертная комиссия (далее именуется — ЦЭК) и, при необходимости, экспертные комиссии (далее именуется — ЭК) в управлениях Службы.
7.1.4. Функции и права ЦЭК (ЭК), а также организация их работы определяются положениями, которые утверждаются руководителем Службы (для ЦЭК) и начальником управления (для ЭК). Положение о ЦЭК до его утверждения подлежит согласованию с Федеральным архивным агентством.
7.1.5. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в структурных подразделениях непосредственно лицами, ответственными за ведение делопроизводства, совместно с ЦЭК (ЭК), под непосредственным методическим руководством заведующего архивом Службы.
7.1.6. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив Службы; отбор дел с временными сроками хранения и с пометкой «До минования надобности», подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.
7.1.7. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел Службы путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЦЭК Службы.
7.1.8. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.
7.1.9. Опись дела — архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией.
7.1.10. Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения, дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу, на дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.
7.1.11. В Службе в каждом структурном подразделении описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно под непосредственным методическим руководством заведующего архивом Службы. По этим описям документы сдаются в архив Службы.
Описи дел, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи дел Службы, которую готовит архив Службы и по которой он сдает дела на государственное хранение в ГАРФ.
7.1.12. Описи дел структурных подразделений составляются по установленной форме (Приложение № 60) и представляются в архив Службы не позднее чем через три года после завершения дел в делопроизводстве.
7.1.13. Описательная статья описи дел структурного подразделения имеет следующие элементы: порядковый номер дела (тома, части) по описи; индекс дела (тома, части); заголовок дела (тома, части); дата дела (тома, части); количество листов в деле (томе, части); срок хранения дела.
7.1.14. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования: каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть), в том числе сформированное в отдельный том приложение к делу, вносится в опись под самостоятельным номером); порядок нумерации дел в описи — валовый; графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела; при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами «то же», при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью); графа описи «примечание» используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.
7.1.15. В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указываются (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера и пропущенные номера).
7.1.16. Опись дел структурного подразделения подписывается ее составителем с указанием его должности, согласовывается с начальником Управления делами и утверждается руководителем структурного подразделения.
При наличии в структурном подразделении Службы ЭК опись дел до ее утверждения должна быть согласована с ЭК.
7.1.17. Опись дел структурного подразделения Службы составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в архив Службы, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в структурном подразделении. При наличии в структурном подразделении ЭК опись дел составляется в трех экземплярах, так как один экземпляр описи передается в ЭК для рассмотрения и согласования.
7.1.18. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению (Приложение № 61) производятся после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период. Указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЦЭК Службы одновременно. Согласованные ЦЭК Службы акты утверждаются руководителем Службы только после утверждения экспертно-проверочной комиссией ГАРФ, описей дел постоянного хранения; после этого Служба имеет право уничтожить дела, включенные в данные акты, в соответствии с установленным порядком.
7.1.19. Акт о выделении документов к уничтожению составляется, как правило, на дела всей Службы. Если в акте указаны дела нескольких структурных подразделений, то название каждого структурного подразделения указывается перед группой заголовков дел этого подразделения.
7.2.1. В архив Службы передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям дел.
7.2.2. Дела с исполненными документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив Службы не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве.
7.2.3. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив Службы, как правило, не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.
7.2.4. Передача дел в архив Службы осуществляется по графику, составленному архивом, согласованному с руководителями структурных подразделений и утвержденному начальником Управления делами.
7.2.5. В период подготовки дел структурным подразделением к передаче в архив Службы заведующим архивом Службы предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел Службы. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурного подразделения обязаны устранить.
7.2.6. Прием каждого дела производится заведующим архивом Службы в присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи заведующего архивом Службы и лица, передавшего дела.
Вместе с делами в архив Службы передаются регистрационные картотеки на документы и (или) программные средства и базы данных, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов. Заголовок каждой картотеки или базы данных включается в опись.
7.2.7. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения Службы лицо, ответственное за ведение делопроизводства данного структурного подразделения, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив Службы, независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.
7.2.8. Технические средства приема, хранения, обработки и передачи информации в целях ее защиты при ликвидации или реорганизации структурного подразделения передаются в другие подразделения, в архив Службы или уничтожаются по акту в соответствии с требованиями настоящей Инструкции.
Средства вычислительной техники, на которых обрабатывалась информация ограниченного доступа, перед передачей должны быть проверены на отсутствие в них остаточной информации с помощью специалистов подразделения, осуществляющего эксплуатацию объектов информатизации.
7.2.9. Машинные носители информации (гибкие и жесткие магнитные диски, оптические и магнитооптические компакт-диски и т.п.), используемые для работы с информацией ограниченного доступа, при ликвидации или реорганизации структурного подразделения, сдаются работнику структурного подразделения ответственному за обеспечение выполнения в подразделении предусмотренных мер защиты информации, для дальнейшего уничтожения в установленном порядке.
Руководитель
Федерального архивного агентства
В. П. Козлов
октябрь 2006 года
к п. 2.1.3
ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ ЗАКОНОПРОЕКТА
Российской Федерации
О ВНЕСЕНИИ ИЗМЕНЕНИЙ В СТАТЬЮ 18 ФЕДЕРАЛЬНОГО ЗАКОНА
«О ЛИЦЕНЗИРОВАНИИ ОТДЕЛЬНЫХ ВИДОВ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ»
Переход между статьями: Ctrl + ← / →