Статья 2.РД-22-05-2006. Инструкция по делопроизводству в центральном аппарате федеральной службы по экологическому, технологическому и атомному надзору

....................................

Президент Российской Федерации

Приложение № 3

ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ ПРОЕКТА УКАЗА ПРЕЗИДЕНТА

Проект

УКАЗ

ВОПРОСЫ СТРУКТУРЫ ФЕДЕРАЛЬНЫХ ОРГАНОВ

В целях совершенствования структуры федеральных органов исполнительной власти, в соответствии со статьей 112 Конституции Российской Федерации и Федеральным конституционным законом от 17 декабря 1997 г. № 2-ФКЗ «О Правительстве Российской Федерации» постановляю:

1. Преобразовать Министерство ________________________________

3. Преобразовать Федеральную службу по технологическому надзору и Федеральную службу по атомному надзору в Федеральную службу по экологическому, технологическому и атомному надзору, руководство которой осуществляет Правительство Российской Федерации.

4. ___________________________________________________________

Президент Российской Федерации

Приложение № 4

<pre class="legal-pre">             ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ ПРОЕКТА ПОСТАНОВЛЕНИЯ       │
                ПРАВИТЕЛЬСТВА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ          │</pre>
                                                            │
                                                      Проект│
                                                            │
<pre class="legal-pre">    Шрифт N 16 ПРАВИТЕЛЬСТВО РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ           │ не
          ────>                                             │менее
                           ПОСТАНОВЛЕНИЕ    <─── Шрифт N 14 │10 см
                           /\                               │</pre>

  \/                                                    \/

1 инт. ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛОЖЕНИЯ О ПОРЯДКЕ ПРОХОЖДЕНИЯ

      /\        АЛЬТЕРНАТИВНОЙ ГРАЖДАНСКОЙ СЛУЖБЫ
      │                         /\                Шрифт N 14

                             2 - 3 инт. (24 - 36 пт)

                            \/

 │   1,25 см
 \/ <───────>    В соответствии с   Федеральным  законом "Об

1,5 инт. (18 пт)

 /\ альтернативной    гражданской    службе"   Правительство
 │  Российской Федерации постановляет:
  ──────────>    Утвердить прилагаемое Положение  о  порядке<─────
 левое поле                                                 правое
   2,5 см                                                    поле
    прохождения альтернативной гражданской службы.          2,5 см

                            /\

                       3 инт. (36 пт)

                            \/

   │   Председатель Правительства
   \/    Российской Федерации                           И. Фамилия

1 инт. /\

   ________________________________________________
   /\         Нижнее поле не менее 2 см

Приложение № 5

<pre class="legal-pre">             ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ ПРИЛОЖЕНИЯ К ПРОЕКТУ             │
         ПОСТАНОВЛЕНИЯ ПРАВИТЕЛЬСТВА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ        │</pre>
                                                                 │
                                                           Проект│
                                                                 │
Наименование вида документа                    УТВЕРЖДЕНО        │
- приложения (первое слово                         /\            │
<pre class="legal-pre">заголовка) выделяется                        18 пт │             │
прописными буквами,                                \/            │
полужирным шрифтом и может           Постановлением Правительства│
быть напечатано вразрядку            │   Российской Федерации    │
(ПОЛОЖЕНИЕ, ПЕРЕЧЕНЬ, СПИСОК         │     от         г. N       │
и т.д.)────────────────────┐         │   /\                      │
                           │         │<──┼──  длина строки ─────>│
                           │             │    не более 8 см      │
Межстрочный интервал       │           4 инт.                    │
между первой строкой       │             │                       │
заголовка и последующими   \/            \/                      │
строками может быть        ПОЛОЖЕНИЕ                             │
увеличен на 0,5                                                  │
интервала ─────────────────>                                     │</pre>
                                                                 │
     о порядке прохождения альтернативной гражданской службы     │

I. Общие положения

1. Альтернативная гражданская служба — особый вид трудовой деятельности в интересах общества и государства, осуществляемый гражданами взамен военной службы по призыву.

2. Прохождение в Российской Федерации альтернативной гражданской службы осуществляется в соответствии с Конституцией Российской Федерации, Федеральным законом «Об альтернативной гражданской службе» (далее — Федеральный закон), другими федеральными законами, настоящим Положением, иными нормативными правовыми актами и международными договорами Российской Федерации в области альтернативной гражданской службы.

3. Особенности организации и прохождения альтернативной гражданской службы в период мобилизации, военного положения и в военное время определяются федеральными конституционными законами, федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.

4. Граждане проходят альтернативную гражданскую службу индивидуально, а также в составе групп или формирований:

а) в организациях, подведомственных федеральным органам исполнительной власти;

б) в организациях, подведомственных органам исполнительной власти субъектов Российской Федерации;

в) в организациях Вооруженных Сил Российской Федерации, других войск, воинских формирований и органов в качестве гражданского персонала.

5. Началом альтернативной гражданской службы гражданина считается день убытия его к месту прохождения альтернативной гражданской службы, указанный в предписании военного комиссариата, а окончанием — день прекращения работодателем срочного трудового договора при увольнении гражданина с альтернативной гражданской службы.

6. Сроки альтернативной гражданской службы установлены:

а) для граждан, проходящих альтернативную гражданскую службу в организациях, подведомственных федеральным органам исполнительной власти и органам исполнительной власти субъектов Российской Федерации, — 42 месяца, в том числе окончивших государственные, муниципальные или имеющие государственную аккредитацию по соответствующим направлениям подготовки (специальностям) негосударственные образовательные учреждения высшего профессионального образования, — 21 месяц;

б) для граждан, проходящих альтернативную гражданскую службу в организациях Вооруженных Сил Российской Федерации, других войск, воинских формирований и органов, — 36 месяцев, в том числе окончивших государственные, муниципальные или имеющие государственную аккредитацию по соответствующим направлениям подготовки (специальностям) негосударственные образовательные учреждения высшего профессионального образования, — 18 месяцев.

(Далее текст не приводится)

При постановке на воинский учет удостоверение и учетная карта сдаются в военный комиссариат.

/
3 инт. │ / _________________________ /\

            Заканчивается чертой. Длина черты 2 - 3 см.

Приложение № 6

<pre class="legal-pre">  ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ ПРОЕКТА РАСПОРЯЖЕНИЯ ПРАВИТЕЛЬСТВА  │
                    РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ                 │</pre>
                                                         │
                                                   Проект│
                                                         │не менее
            ПРАВИТЕЛЬСТВО РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ           │10 см от
                                                         │верхнего
<pre class="legal-pre">                       РАСПОРЯЖЕНИЕ                      │  края
                           /\                            │ листа</pre>

1,25 см / <─────> 1. Утвердить прилагаемый состав Правительственной /
│1,5 инт. (18 пт) / комиссии по противодействию нарушениям в сфере интеллектуальной собственности.

    2. Признать утратившими силу:

        распоряжение Правительства Российской Федерации от  27
───> декабря  2002 г.   N 1853-р   (Собрание  законодательства
ле-  Российской Федерации, 2003, N 1, ст. 142);
вое     распоряжение Правительства  Российской   Федерации от <───
поле 16 сентября 2003 г. N 1344-р (Собрание  законодательства пра-
2,5  Российской Федерации, 2003, N 39, ст. 3781);             вое
*см*      распоряжение   Правительства Российской Федерации  от поле
     25 октября 2003 г. N 1546-р  (Собрание  законодательства 2,5
     Российской Федерации, 2003, N 44, ст. 4336).             см

        /\
        │ 36 пт

       \/  Председатель Правительства
1 инт.   Российской Федерации                           И. Фамилия

/\

   ________________________________________________
   /\         Нижнее поле не менее 2 см

Приложение № 7

ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ ПРИЛОЖЕНИЯ К ПРОЕКТУ РАСПОРЯЖЕНИЯ

УТВЕРЖДЕН распоряжением Правительства Российской Федерации от __________ г. N ____

СОСТАВ

Фурсенко А.А.               Министр образования и науки Российской
                            Федерации  (заместитель   председателя

                        Комиссии)

Веревкин-Рахальский С.В.    заместитель Министра внутренних дел
                            Российской    Федерации   -  начальник
                            Федеральной  службы по экономическим и

                        налоговым преступлениям МВД России

Кашеваров А.Б. заместитель руководителя Федеральной антимонопольной службы

(Далее текст не приводится)

Приложение № 8

ФОРМА ЖУРНАЛА УЧЕТА ВЫДАННЫХ ГЕРБОВЫХ БЛАНКОВ СЛУЖБЫ

ЖУРНАЛ

           (наименование вида именного бланка)

Приложение № 9

ФОРМА ЖУРНАЛА УЧЕТА ВЫДАННЫХ НА ОТВЕТСТВЕННОЕ ХРАНЕНИЕ

Журнал учета

Приложение № 10

ФОРМА ОФОРМЛЕНИЯ ОБОРОТНОЙ СТОРОНЫ ПОСЛЕДНЕГО ЛИСТА

Проект вносит:

Должность          подпись     инициалы и фамилия руководителя

Проект согласован:

    Должность          подпись     инициалы и фамилия руководителя

    Должность          подпись     инициалы и фамилия руководителя

    Должность          подпись     инициалы и фамилия руководителя

Примечание. Должности располагаются в следующем порядке: заместитель руководителя Службы, координирующий и контролирующий деятельность подразделения, подготовившего соответствующий проект; начальник Контрольного управления; начальник Управления делами; начальник Управления организационно-правового обеспечения регулирующей деятельности; начальники управлений, в части содержащихся в соответствующем проекте вопросов, относящихся к их компетенции; начальники управлений, которым в соответствующем проекте предусматриваются задания и поручения.

Разослать (1 экз.):

Федеральная служба по экологическому, технологическому и атомному надзору:

1 — 5 и 11, 14 управления центрального аппарата

Территориальные органы согласно указателю рассылки

или

Разослать согласно прилагаемому(ым) указателю(ям) рассылки

Личная подпись исполнителя

дата

инициалы и фамилия

телефон

Приложение № 11

ФОРМА ЛИСТА СОГЛАСОВАНИЯ ПРОЕКТА

Лист согласования

Проект вносит:

Должность инициалы и фамилия руководителя

Проект согласован:

    Должность                      инициалы и фамилия руководителя

    Должность                      инициалы и фамилия руководителя

    Должность                      инициалы и фамилия руководителя

    Должность                      инициалы и фамилия руководителя

    Должность                      инициалы и фамилия руководителя

    Должность                      инициалы и фамилия руководителя

    Должность                      инициалы и фамилия руководителя

Личная подпись исполнителя

дата

инициалы и фамилия

телефон

Приложение № 12

ФОРМА ЛИСТА СОГЛАСОВАНИЯ ПРОЕКТА ПОСТАНОВЛЕНИЯ

Лист согласования

Примечание. Форма листа согласования проекта руководящего документа приведена в приложении № 7 к РД-03-12-2005, утвержденному Приказом Федеральной службы по экологическому, технологическому и атомному надзору от 14 апреля 2005 г. № 219 «Об утверждении и введении в действие Положения о порядке разработки руководящих документов Федеральной службы по экологическому, технологическому и атомному надзору».

Приложение № 13

ФОРМА ЛИСТА СОГЛАСОВАНИЯ ПРОЕКТА ПОСТАНОВЛЕНИЯ

Лист согласования

Проект вносит: Должность инициалы и фамилия руководителя Проект согласован.

Листы согласования прилагаются: Фамилия И.О., Фамилия И.О., Фамилия И.О., Фамилия И.О., Фамилия И.О., Фамилия И.О., Фамилия И.О., Фамилия И.О., Фамилия И.О., Фамилия И.О., Фамилия И.О., Фамилия И.О., Фамилия И.О., Фамилия И.О., Фамилия И.О.

Разослать:

1 Управление — 2 экз.

10 Управление — 1 экз.

Территориальные органы — указатель рассылки прилагается.

Личная подпись исполнителя

дата

инициалы и фамилия

телефон

Приложение № 14

ФОРМА СПРАВКИ О РАЗНОГЛАСИЯХ ПО ПРОЕКТУ ПОСТАНОВЛЕНИЯ

СПРАВКА О РАЗНОГЛАСИЯХ

Должность руководителя подразделения, ответственного за разработку проекта документа подпись И. О. Фамилия

Приложение № 15

ФОРМА УКАЗАТЕЛЯ РАССЫЛКИ

УКАЗАТЕЛЬ РАССЫЛКИ

Отправитель: _____________________________________________________

        (Наименование документа, его номер и дата)

Кол-во листов в 1 экз. формата: А4 ___ А5 ___ Вид отправки _______

ВСЕГО: _______

Подпись работника Управления, установившего тираж и рассылку: _____________________ (расшифровка подписи)

Дата «__» _______________ 200_ г.

Приложение № 16

ФОРМА УКАЗАТЕЛЯ РАССЫЛКИ ПО ТЕРРИТОРИАЛЬНЫМ ОРГАНАМ СЛУЖБЫ

УКАЗАТЕЛЬ РАССЫЛКИ

Отправитель: _____________________________________________________ (подразделение)

   (исходящий номер и дата документа или его заголовок)

Кол-во листов в 1 экз. формата: А4 ___ А5 ___ Вид отправки _______

ВСЕГО: ___________

Подпись работника подразделения, составившего указатель рассылки: Дата «__» ______________ 200_ г. ___________________________ (расшифровка подписи)

                                   ___________________________
                                       (контактный телефон)

Приложение № 17

ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ ПРОЕКТА ПОСТАНОВЛЕНИЯ СЛУЖБЫ

Герб Российской Федерации

ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

_____________________ N _________________

                          Москва
                            /\
                            │ 2- 3 инт. (24 - 36 пт)
                            \/

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ И ВВЕДЕНИИ В ДЕЙСТВИЕ ФЕДЕРАЛЬНЫХ НОРМ И ПРАВИЛ В ОБЛАСТИ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ АТОМНОЙ ЭНЕРГИИ «ПРАВИЛА ЯДЕРНОЙ БЕЗОПАСНОСТИ ПОДКРИТИЧЕСКИХ СТЕНДОВ» /\

  1,25 см                   \/

Приложение № 18

ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ ПРОЕКТА ПРИКАЗА СЛУЖБЫ

Герб Российской Федерации

ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА

ПРИКАЗ

______________________ N _________________

                          Москва
                            /\
                            │ 2- 3 инт. (24 - 36 пт)
                            \/

О СРОКАХ ПРЕДСТАВЛЕНИЯ КВАРТАЛЬНОЙ И ГОДОВОЙ БУХГАЛТЕРСКОЙ ОТЧЕТНОСТИ ОБ ИСПОЛНЕНИИ СМЕТ ДОХОДОВ И РАСХОДОВ ПОЛУЧАТЕЛЕЙ СРЕДСТВ ФЕДЕРАЛЬНОГО БЮДЖЕТА В СООТВЕТСТВИИ С БЮДЖЕТНОЙ РОСПИСЬЮ ФЕДЕРАЛЬНОГО БЮДЖЕТА ЗА 2004 И 2005 ГОДЫ /
│ 2- 3 инт. (24 — 36 пт) 1,25 см /

Приложение № 19

ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ ПРОЕКТА СОВМЕСТНОГО ПРИКАЗА

    ФЕДЕРАЛЬНАЯ                                 ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА
     НАЛОГОВАЯ                                  ПО ЭКОЛОГИЧЕСКОМУ,
      СЛУЖБА                                     ТЕХНОЛОГИЧЕСКОМУ

                                            И АТОМНОМУ НАДЗОРУ

ПРИКАЗ

___________________ N __________________

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ СОГЛАШЕНИЯ О ВЗАИМОДЕЙСТВИИ

В целях обеспечения эффективного выполнения возложенных на Федеральную налоговую службу и Федеральную службу по экологическому, технологическому и атомному надзору задач приказываем:

1. Утвердить прилагаемое Соглашение о взаимодействии Федеральной налоговой службы и Федеральной службы по экологическому, технологическому и атомному надзору в части государственного горного надзора.

2. Контроль исполнения настоящего Приказа возложить на заместителя руководителя Федеральной налоговой службы Фамилия И.О. и начальника Управления горного надзора Федеральной службы по экологическому, технологическому и атомному надзору Фамилия И.О.

Руководитель Федеральной           Руководитель Федеральной службы
налоговой службы                   по экологическому,

                               технологическому
                               и атомному надзору

                    пробел                            пробел

                       \/                                \/
                    И.О. Фамилия                      И.О. Фамилия

Приложение № 20

ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ ПРОЕКТА РАСПОРЯЖЕНИЯ СЛУЖБЫ

Герб Российской Федерации

ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА

РАСПОРЯЖЕНИЕ

___________________ N __________________

                          Москва
                            /\
                            │ 2- 3 инт. (24 - 36 пт)
                            \/

О РЕГИСТРАЦИИ ОБЪЕКТОВ В ГОСУДАРСТВЕННОМ РЕЕСТРЕ ОПАСНЫХ ПРОИЗВОДСТВЕННЫХ ОБЪЕКТОВ /
│ 2- 3 инт. (24 — 36 пт) 1,25 см /

Приложение № 21

ОБРАЗЕЦ ПРОЕКТА СОГЛАШЕНИЯ

СОГЛАШЕНИЕ

Федеральная служба по экологическому, технологическому и атомному надзору (далее — Служба) в лице руководителя Фамилия Имя Отчество и правительство Мурманской области (далее — Субъект) в лице губернатора Фамилия Имя Отчество, именуемые далее «Сторонами», (далее текст не приводится)..., заключили настоящее Соглашение о нижеследующем.

I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

II. ОСНОВНЫЕ НАПРАВЛЕНИЯ И СФЕРЫ ВЗАИМОДЕЙСТВИЙ

Для достижения целей настоящего Соглашения Стороны:

1. (далее текст не приводится)

РЕКВИЗИТЫ СТОРОН

Руководитель Федеральной службы              Губернатор Мурманской
по экологическому, технологическому,         области

и атомному надзору

                      И.О. Фамилия                    И.О. Фамилия

М.П.                                          М.П.

"  "                 2006 г.                  "  "         2006 г.

Приложение № 22

ОБРАЗЕЦ ПРОЕКТА ПОЛНОГО ПРОТОКОЛА ЗАСЕДАНИЯ

Герб Российской Федерации

ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА

ПРОТОКОЛ

___________________ N __________________

                          Москва

Председательствующий — Смирнов С.С.

Секретарь — Антонова М.И.

Присутствовали: 30 человек (список прилагается)

ПОВЕСТКА ДНЯ:

1. О разработке и принципах...

Доклад заместителя руководителя...

2. О...

1. Слушали:

Соколову А.И. — текст доклада прилагается

Выступили:

Иванов М.И. — краткая запись выступления

Петров Н.И. — краткая запись выступления

Постановили:

1.2. ...

2. Слушали:

Выступили:

Постановили:

Председательствующий        Подпись            Расшифровка подписи
Секретарь                   Подпись            Расшифровка подписи

Приложение № 23

ОБРАЗЕЦ ПРОЕКТА КРАТКОГО ПРОТОКОЛА ЗАСЕДАНИЯ

Герб Российской Федерации

ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА

ПРОТОКОЛ

___________________ N __________________

МОСКВА

Председательствовал Фамилия, инициалы

Присутствовали:

    члены коллегии                  Фамилия, инициалы

    руководители                    Фамилия, инициалы

управлений,
работники
центрального
аппарата

                 I. О кадровых назначениях
           ___________________________________
           (перечисляются фамилии выступающих)

Коллегия приняла решение:

1. Согласиться с предложением Управления ......... о рекомендации кандидатуры .............. для назначения на должность .....................

2. Направить для согласования соответствующее предложение ..............

Руководитель подпись расшифровка подписи

Приложение № 24

ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ <*>

<*> Правила оформления конкретных видов документов устанавливают требования, которые могут выходить за рамки общих требований.

Гриф (пометка) ограничения доступа к документу

Гриф секретности или пометка «Для служебного пользования» с указанием номера экземпляра проставляются на первой странице документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к документам, содержащим секретную и служебную информацию ограниченного распространения.

Заголовок к тексту документа

Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа и должен быть согласован с наименованием вида документа. Заголовок может отвечать на вопросы «о чем (о ком)?», «чего (кого)?», например: «О выделении...», «Об изменении...», «Об отмене...», «Об организации...», «О создании...» и т.д.

Заголовок составляется лицом, готовящим проект документа.

К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок допускается не указывать.

Заголовок, состоящий из 2 и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал, точка в конце заголовка не ставится.

Текст документа

Текст документа составляют на государственном языке Российской Федерации или на государственных языках субъектов Российской Федерации в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации.

Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структурных элементов.

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («имеете», «владеете» или «были», «находились» и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) — решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы — распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления — просьбу без пояснения).

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации — автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

В документах (приказ, распоряжение и т.д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю», «прошу»).

В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа («постановляет», «решил»).

В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»).

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили», «решили»).

В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции», «в состав объединения входят», «комиссия установила»).

Абзацный отступ и концевая строка

Для выделения абзаца его начинают с новой строки. Первую строку абзаца начинают с отступа. В рамках одного документа все абзацные отступы должны быть строго одинаковыми. Равенство абзацных отступов может быть нарушено лишь в тех случаях, когда по другим правилам требуется выровнять начало текстовых строк, например в перечислениях с нумерацией, где абзацный отступ сохраняется у наибольшего по количеству цифр номера, а у номеров с меньшим количеством цифр отступ увеличивается.

Концевой строкой называют последнюю строку абзаца. Чаще всего концевые строки бывают неполными, т.е. текст в них не занимает всей длины строки и выровнен по левому краю. Однако отдельные концевые строки могут быть полностью заняты текстом.

Длина концевой строки должна быть в полтора — два раза больше абзацного отступа, т.е. содержать не менее 5 — 7 символов. При невозможности выполнения этого необходимо отредактировать предыдущий текст абзаца (путем вставки или сокращения).

Если в документе отсутствуют абзацные отступы, то для обозначения абзацев все концевые строки должны быть неполными.

Концевые строки не должны состоять только из сокращений типа «и т.д.» или из цифр с сокращениями вида «15 кг».

Окончания текстовых строк и перенос слов

    В  конце текстовых строк не рекомендуется оставлять предлоги и
союзы  из  одной  -  трех  букв,  если  они  начинают предложение.
Например:                                                    "...В

некоторых случаях...». Или: «...При определенных обстоятельствах...».

    Не   рекомендуется   оставлять   в   конце   текстовых   строк
однобуквенные  предлоги  и  союзы, находящиеся внутри предложения.
Например:                                                    "...и

для этого...». Или «...с учетом этих...».

    Не   допускается   размещение   в  разных  строках  инициалов,
инициалов   и   фамилии,   но   разрешается  перенос фамилии. Так,
неверно:                                                    "...П.

В. Петров...». Или «...В.А. Винокуров...», но верно: «...Н.П. Ста- риков...».

    Не  допускается  размещение  в  разных  строках  сокращений  и
фамилий,  а  также цифр и относящихся к ним сокращений или знаков.
Так, неверно:                                            "...проф.

Фомичев...». Или «...700 МГц...». Или «...34 %...».

В конце строки не может быть оставлена цифра со скобкой или с точкой, используемая для нумерации в перечислении.

Переносы при вводе текста выполняются по правилам грамматики, но с учетом определенных ограничений.

Не рекомендуется делать переносы более чем в четырех строках подряд.

Не рекомендуется заканчивать пять строк подряд разными знаками препинания (дефисом, точкой, запятой, двоеточием и т.д.). При невозможности выполнения этой рекомендации, следующие три — четыре строки не должны содержать переносов.

Нельзя делать переносы во всех видах заголовков, отделенных от основного текста.

Исключены переносы, вызывающие двусмысленные толкования слов или образующие неблагозвучные части слов.

Знаки препинания, скобки, черточки и кавычки

При вводе текста особые правила установлены для знаков препинания.

В заголовке или подзаголовке не ставится точка в конце, если они отделены от основного текста.

Не ставится точка в конце подрисуночной подписи, в заголовке таблицы и внутри нее.

Точка и запятая в тексте не отделяются от предшествующего им символа.

Точку и запятую, используемые как разделитель целой и дробной части числа, не отделяют от предшествующей и последующей цифр.

Точку с запятой («;»), двоеточие («:»), восклицательный («!») и вопросительный («?») знаки не отделяют от предшествующего символа.

Дефис никогда не отделяют от предшествующего и последующего символов, кроме случаев, когда он оказывается в словах, представленных вразрядку, но не в качестве знака переноса.

Тире внутри текста отделяют от предшествующего и последующего символов, но между цифрами в значении «от-до» от них не отделяют (например, интервал 45-60).

Скобки при вводе текста — круглые прямые, круглые курсивные и квадратные — никогда не отделяются от заключенных в них слов, а от слов за скобками отделяются обычными междусловными пробелами.

Все знаки препинания, встречающиеся в основном тексте, всегда ставят за закрывающей скобкой (иногда делают исключение для вопросительного и восклицательного знаков и многоточия), не отделяя их друг от друга.

В случае, когда текст в скобках заканчивается точкой как знаком сокращения, то ее обязательно оставляют внутри скобки, а если это конец предложения, то за скобкой ставят вторую точку. Например:

«Не рекомендуется заканчивать пять строк подряд разными знаками препинания (точкой, запятой, двоеточием и т.д.).»

Черточки, употребляемые при вводе текста, бывают трех типов.

Первый тип — это дефис, который употребляется в таких словах, как «когда-нибудь (-то)» и им подобных, а также в знаках переноса.

Второй тип — это знак тире. Он существенно шире дефиса.

Третий тип — это знак минус. Этот знак меньше тире и располагается чуть ниже: «-». Он используется для представления отрицательных чисел и обозначения операции вычитания в математических формулах. Кроме того, рекомендуется использовать его между числами при представлении диапазона значений (пример не приводится).

Кавычки от заключенных в них слов не отделяются.

В компьютерном наборе текста могут быть использованы различные виды кавычек.

В отечественной полиграфической практике принято использовать кавычки вида <<...>> и «...» (соответствующие символы набираются комбинациями клавиш Alt + 0171, Alt + 0187, Alt + 0148). При этом наличие двух пар кавычек позволяет довольно просто и явно делать вложенные кавычки: издательство «Издательский дом „Прометей“.»

Оформление абзаца

Внешне абзац ограничивается абзацным отступом и/или неполной концевой строкой.

Оформление абзаца подразумевает задание:

величины абзацного отступа;

величины отступов от границ листа;

типы выравнивания строк;

величины межстрочных интервалов;

величины отступов перед и после абзаца.

Абзацный отступ указывает на начало абзаца и имеет следующие варианты оформления:

выступ;

отступ;

отсутствие абзацного отступа.

Абзац выше — это пример абзаца с выступом, в котором первая строка абзаца выступает вправо относительно остальных строк, т.е. отступ имеют все строки, кроме первой.

Большинство абзацев настоящей Инструкции имеют абзацный отступ.

А это пример абзаца без отступа, в котором все строки либо вообще не имеют отступа, либо он для всех имеет один и тот же размер, и тогда признаком абзаца является неполная концевая строка и/или увеличенные интервалы между абзацами.

Отступы от границ листа устанавливаются для всех строк абзаца и устанавливаются для правых и левых границ строк.

Это пример отступа от левой границы листа. Он используется

    в  том  случае,  когда  нужно  на  общем фоне текста документа
    выделить  какое-либо  место,  например, с  цитатой  из важного

источника информации.

    А это   пример  отступа   от   правой   границы  листа. Он
также используется  для  выделения  тех  или  иных  фрагментов
текста документа,  например   имеющих   важное  и  контрастное
содержание по отношению к фрагментам, оформленным  абзацами  с

отступом от левой границы листа.

В некоторых случаях устанавливают отступы от обеих границ листа, например для цитирования достаточно крупных фрагментов другого документа.

Строки абзаца могут быть выровнены следующим образом:

по правому краю;

по левому краю;

центрированы;

по всей ширине строки.

Абзацы с выравниванием строк по левому краю (как в данном случае) имеют ровный левый край и неровный (ступенчатый) правый край. Подавляющее количество документов оформляется именно с таким выравниванием строк абзацев, поскольку исторически так сложилось под влиянием некомпьютерных технологий подготовки текстов на основе использования различных видов пишущих машин.

Достаточно распространенным вариантом выравнивания строк абзаца является одновременное выравнивание по обоим краям. Это придает тексту эстетически выверенный вид и позволяет хорошо воспринимать документ в целом.

Величина межстрочных интервалов устанавливается как в терминах, привычных для традиционных способов подготовки текста (одинарный, полуторный или двойной), так и путем задания точных числовых размеров.

Обычно в текстах документов устанавливается полуторный интервал. Это опять-таки объясняется историческими причинами, а также тем, что такой интервал наиболее удобен для восприятия текста.

Одинарный интервал способствует большей емкости одной страницы документа, а также может быть использован в том случае, когда необходимо разместить текст документа на 1 — 2 страницах.

Установление двойного интервала может быть оправдано в одном из двух случаев. Первый, когда готовится черновой вариант документа, подлежащий последующей ручной и существенной правке. И второй, когда текстовый компонент одностраничного документа невелик и необходимо разместить его достаточно равномерно по всей площади листа.

Установление величин отступов до абзаца и интервалов перед абзацем необходимо в тех случаях, когда от текста отделяется заголовок.

Оформление страницы

Документы достаточно большого объема занимают несколько страниц, что требует определения основных параметров их оформления и организации. Под страницей понимается одна сторона бумажного листа, на котором размещаются (печатаются) компоненты документа. В подавляющем большинстве случаев документы оформляются на листах стандартного размера формата А4 (210 х 297 мм), а в некоторых случаях используются листы большего (А3 — 297 х 420 мм) или меньшего (А5 — 148 х 210 мм; А6 — 105 х 148 мм) размеров.

Структура страницы включает в себя:

поля (верхнее, нижнее, правое и левое);

основное поле для размещения содержательных компонентов документа;

колонтитулы (верхний и нижний).

Размер полей указывает, насколько отступают от соответствующих краев листа границы основного поля документа, в котором размещаются содержательные компоненты документа. Установлены следующие размеры полей:

левое 25 мм;

правое 10 — 15 мм;

верхнее 20 мм;

нижнее 20 мм.

Основное поле находится в пределах полей, и все отступы, предусмотренные при оформлении абзацев, устанавливаются относительно его границ, а не краев листа.

Колонтитулы, размещаемые над и под основным полем, предназначены для размещения в них справочной информации незначительного объема: для указания номера страницы, названий разделов и т.п.

Наименования актов Президента Российской Федерации пишутся:

Указ Президента Российской Федерации от 20 мая 2004 г. № 649 «Вопросы структуры федеральных органов исполнительной власти»

указы Президента Российской Федерации от 9 марта 2004 г. № 314 «О системе и структуре федеральных органов исполнительной власти» и от 20 мая 2004 г. № 649 «Вопросы структуры федеральных органов исполнительной власти»

проект указа Президента Российской Федерации (наименование в кавычках)

распоряжение Президента Российской Федерации от 8 февраля 2005 г. № 55-рп «О проведении Петербургского международного экономического форума 2005 года»

распоряжение Президента Российской Федерации от 8 февраля 2005 г. № 55-рп

распоряжение Администрации Президента Российской Федерации

Послание Президента Российской Федерации Федеральному Собранию Российской Федерации на 2005 год

Наименования актов Федерального Собрания Российской Федерации пишутся:

с прописной буквы:

Конституция Российской Федерации,

Конституция, но: конституции республик

Закон РСФСР от 26 июня 1991 г. № 1490-1 «О приоритетном обеспечении агропромышленного комплекса материально-техническими ресурсами»

Закон Российской Федерации от 29 мая 1992 г. № 287-1 «О залоге»

Федеральный конституционный закон от 25 марта 2004 г. № 1-ФКЗ «Об образовании в составе Российской Федерации нового субъекта Российской Федерации в результате объединения Пермской области и Коми-Пермяцкого автономного округа»

Федеральный закон от 23 ноября 1995 г. № 174-ФЗ «Об экологической экспертизе»

Основы законодательства Российской Федерации об охране здоровья граждан

Бюджетный кодекс Российской Федерации

Трудовой кодекс Российской Федерации

со строчной буквы:

законы Российской Федерации

федеральные конституционные законы

федеральные законы

проект федерального конституционного закона (регистрационный номер, наименование в кавычках)

проект федерального закона (регистрационный номер, наименование в кавычках)

постановление Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации от 26 января 2005 г. № 4-СФ «О подтверждении полномочий членов Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации»

постановление Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации от 2 февраля 2005 г. № 1460-IV ГД «Об изменениях в составах некоторых комитетов Государственной Думы»

Наименования актов Правительства Российской Федерации пишутся со строчной буквы:

постановление Правительства Российской Федерации от 30 июля 2004 г. № 401 «О Федеральной службе по экологическому, технологическому и атомному надзору»

распоряжение Правительства Российской Федерации от 2 июля 2004 г. № 905-р «О временном исполнении обязанностей руководителя Федеральной службы по экологическому, технологическому и атомному надзору»

Наименование классных чинов государственной службы Российской Федерации пишутся со строчной буквы:

действительный государственный советник Российской Федерации 1 (2, 3) класса

государственный советник Российской Федерации 1 (2, 3) класса

советник государственной гражданской службы Российской Федерации 1 (2, 3) класса

референт государственной гражданской службы Российской Федерации 1 (2, 3) класса

секретарь государственной гражданской службы Российской Федерации 1 (2, 3) класса

Наименования должностей государственных и общественных органов и организаций

Органы при Президенте Российской Федерации

С прописной буквы:

Председатель Совета Безопасности Российской Федерации

Секретарь Совета Безопасности Российской Федерации

Руководитель Администрации Президента Российской Федерации

Со строчной буквы:

председатель Государственного совета Российской Федерации

секретарь Государственного совета Российской Федерации

председатель Совета при Президенте Российской Федерации по культуре и искусству

председатель Государственного совета при Президенте Российской Федерации — государственный герольдмейстер

председатель Комитета при Президенте Российской Федерации по реабилитации жертв политических репрессий

заместитель Руководителя Администрации Президента Российской Федерации — помощник Президента Российской Федерации

помощник Президента Российской Федерации — начальник Государственно-правового управления Президента Российской Федерации

руководитель протокола Президента Российской Федерации

пресс-секретарь Президента Российской Федерации

полномочный представитель Президента Российской Федерации в Центральном федеральном округе

заместитель полномочного представителя Президента Российской Федерации в Дальневосточном федеральном округе

полномочный представитель Президента Российской Федерации в Совете Федерации Федерального Собрания Российской Федерации

полномочный представитель Президента Российской Федерации в Государственной Думе Федерального Собрания Российской Федерации

заведующий Канцелярией Президента Российской Федерации

начальник Управления Президента Российской Федерации по обеспечению конституционных прав граждан

руководитель Секретариата Руководителя Администрации Президента Российской Федерации

помощник Президента Российской Федерации

советник Президента Российской Федерации

старший референт Президента Российской Федерации

начальник департамента протокольного обеспечения Протокольно-организационного управления Президента Российской Федерации

специальный представитель Президента Российской Федерации по вопросам гуманитарного сотрудничества с государствами — участниками Содружества Независимых Государств

специальный представитель Президента Российской Федерации по вопросам международного сотрудничества в борьбе с терроризмом и транснациональной организованной преступностью

Совет Федерации Федерального Собрания Российской Федерации

С прописной буквы:

Председатель Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации

Руководитель Аппарата Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации

Со строчной буквы:

заместитель Председателя Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации

председатель Комитета Совета Федерации по науке, культуре, образованию, здравоохранению и экологии

председатель Комиссии Совета Федерации (наименование)

член Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации — представитель в Совете Федерации Федерального Собрания Российской Федерации от Правительства Удмуртской Республики

первый заместитель (заместитель) Руководителя Аппарата Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации

руководитель Секретариата Председателя Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации

управляющий делами Совета Федерации

помощник Председателя Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации

советник Председателя Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации

руководитель аппарата Комитета Совета Федерации по науке, культуре, образованию, здравоохранению и экологии

Государственная Дума Федерального Собрания Российской Федерации

С прописной буквы:

Председатель Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации

Первый заместитель Председателя Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации

Уполномоченный по правам человека в Российской Федерации

Руководитель Аппарата Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации

Со строчной буквы:

заместитель Председателя Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации

председатель Комитета Государственной Думы по экологии

председатель Комиссии Государственной Думы (наименование)

руководитель Секретариата Председателя Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации

помощник Председателя Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации

советник Председателя Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации

руководитель аппарата Комитета Государственной Думы (наименование)

Правительство Российской Федерации, министерства и другие федеральные органы исполнительной власти

С прописной буквы:

Председатель Правительства Российской Федерации

Министр юстиции Российской Федерации

Руководитель Аппарата Правительства Российской Федерации — Министр Российской Федерации

Со строчной буквы:

заместитель Председателя Правительства Российской Федерации

заместитель Руководителя Аппарата Правительства Российской Федерации

руководитель Секретариата Председателя Правительства Российской Федерации

полномочный представитель Правительства Российской Федерации в Совете Федерации Федерального Собрания Российской Федерации

полномочный представитель Правительства Российской Федерации в Государственной Думе Федерального Собрания Российской Федерации

полномочный представитель Правительства Российской Федерации в Конституционном Суде Российской Федерации, Верховном Суде Российской Федерации и Высшем Арбитражном Суде Российской Федерации

директор Департамента международного сотрудничества Аппарата Правительства Российской Федерации

заместитель руководителя Секретариата Председателя Правительства Российской Федерации — помощник Председателя Правительства Российской Федерации

начальник отдела прохождения документов Департамента делопроизводства и контроля Правительства Российской Федерации

первый заместитель Министра...

заместитель Министра...

руководитель Федеральной службы по экологическому, технологическому и атомному надзору

руководитель Федерального агентства по атомной энергии

руководитель Федерального архивного агентства

директор Федеральной регистрационной службы — главный государственный регистратор Российской Федерации

Вооруженные Силы Российской Федерации

Верховный Главнокомандующий Вооруженными Силами Российской Федерации

начальник Генерального штаба Вооруженных Сил Российской Федерации — первый заместитель Министра обороны Российской Федерации

главнокомандующий Военно-воздушными силами

главнокомандующий Военно-Морским Флотом

командующий Воздушно-десантными войсками

командующий Железнодорожными войсками

командующий войсками Московского военного округа

командующий Северным флотом

Общественные объединения, акционерные общества, предприятия, учреждения, организации

Наименования должностей руководителей пишутся со строчной буквы:

председатель Федерации независимых профсоюзов России

президент Общероссийской общественной организации «Российский союз промышленников и предпринимателей (работодателей)»

генеральный директор акционерного общества «Росконтракт»

председатель совета директоров Российского акционерного общества «Газпром»

президент Российской академии наук

ректор Академии хорового искусства

Написание дат и чисел

Для подписания, утверждения и согласования документов используются словесно-цифровой и цифровой способы датирования.

Словесно-цифровой способ датирования применяется при написании дат в текстах правовых актов, протоколов, поручений, финансовых документов, писем, служебных записок, телеграмм (например: 13 октября 1996 г.).

Цифровой способ датирования используется при визировании, написании резолюций, проставлении отметок о прохождении и исполнении документа, передаче телефонограмм, оформлении заказов на размножение документов и в иных случаях. При этом дата проставляется тремя парами цифр, разделенных точками, в последовательности: число, месяц, год (например: 15.02.2005).

Даты и календарные сроки в тексте проектов организационно-распорядительных документов необходимо писать следующим образом:

В 2005 году, в 2001 — 2005 годах, в 2002-м (если нет слова «год»); август — сентябрь, в IV квартале 2005 г., в декабре 2005 г., в первом полугодии 2005 г., в зимний период 2005/06 года, в зимний период 2005 — 2006 года, 80-е и 90-е годы, за 80 — 90-е годы, за 11 месяцев 2005 года, за 25 лет, с 2000 по 2005 год, от одного до трех лет, день — два, 1 сентября 2005 г., 8 — 9 мая 2006 года, в 20-х числах сентября, бюджет на 2006 год, в 3-дневный срок, в месячный срок, в 2-месячный срок, в двухмесячный срок, или: представлять ежемесячно, до 8 числа, в Административно-контрольное управление информацию о состоянии исполнительской дисциплины.

В названиях праздников и знаменательных дат с прописной буквы пишутся первое слово и имена собственные: Восьмое марта, Новый год, но: День Победы, Рождество Христово.

Если начальное порядковое числительное в таком названии написано цифрой, то с прописной буквы пишется следующее за ним слово. Порядковое числительное при этом не имеет наращения: 8 Марта.

Порядковое числительное пишется словами и со строчной буквы в словосочетаниях типа: представители Российской Федерации на восемьдесят пятом заседании Генеральной Ассамблеи ООН.

Порядковые числительные, обозначаемые арабскими цифрами, пишутся с наращением: 8-й ряд, 80-е годы. Порядковые числительные, обозначаемые римскими цифрами, пишутся без наращения: II очередь строительства.

Если подряд идут два порядковых числительных, обозначенных арабскими цифрами и разделенных запятой или соединенных союзом, падежное окончание наращивается у каждого, например: 5-й, 6-й класс; 9-е и 10-е классы; в 8-й или 9-й класс; советники государственной службы 2-го и 3-го классов.

Если несколько (более двух) порядковых числительных, обозначенных арабскими цифрами, идут подряд, падежное окончание наращивается только у последнего, например: ученики 5, 7, 9-х классов; референты государственной службы 1, 2 и 3-го классов.

Если два порядковых числительных, обозначенных арабскими цифрами, написаны через тире, то падежное окончание наращивается только у второго, например: 8 — 10-е классы, 2000 — 2004-е годы, в 2000 — 2004-х годах.

Не требуют наращения падежных окончаний такие порядковые числительные, обозначенные арабскими цифрами, как номера томов, глав, страниц, иллюстраций, приложений и т.п., если родовое слово предшествует числительным, например: в томе 6, в главе 5, на странице 85, на рисунке 15, в таблице № 8, из приложения № 6.

Знак номера ставится перед порядковыми номерами приложений и таблиц, но не ставится перед порядковыми номерами иллюстраций, глав, страниц, например: приложение № 2, таблица № 1, глава 4, страница 5.

Римскими цифрами (без наращения падежного окончания) по традиции принято обозначать века, кварталы, порядковые номера конференций, конгрессов, международных объединений, ассамблей, годовщин, спортивных состязаний, например:

XXI век, XIX — ХХ века, XXII столетие

I квартал, II квартал, III квартал, IV квартал

XV Международный съезд горноспасателей

XVI Олимпийские игры

XXIX Всемирная ассамблея здравоохранения.

Для написания чисел используется буквенная (четыре режущие машины, пять ЭВМ), цифровая (25 ЭВМ, 20 печатных листов) и буквенно-цифровая (130-тысячный) формы чисел.

Буквенно-цифровая форма чисел рекомендуется для обозначения крупных круглых чисел в виде сочетания цифр с сокращениями тыс., млн., млрд.: 5 тыс. рублей, 12 млн. рублей, 251 млрд. рублей, но: 251 миллиард нам выделили...

Составные количественные числительные пишутся раздельно в полной или сокращенной форме: один миллион девятьсот сорок пять тысяч шестьсот сорок один рубль (1945641 руб.).

В тексте составные количественные числительные рекомендуется писать цифрами, а в начале абзаца — словами.

Если при числе дано сокращенное обозначение единицы измерения, число (даже однозначное) должно быть дано цифрами, например: 3 л, 12 г, 580 кг.

Если в предложении, наряду с однозначными, часто встречаются и многозначные количественные числительные, в целях унификации следует и однозначные количественные числительные писать цифрами, за исключением числительных в косвенных надежах, например: в библиотеку поступило 5 ЭВМ, а в архив — 3 или: в библиотеке не хватает трех машин, в архиве — двух.

Названия единиц измерения в тексте организационно-распорядительных документов рекомендуется писать: 5 тыс. метров, 16 тонн, 120 кв. метров, 15 тыс. кв. метров, 27,5 тыс. кв. метров, 4 куб. метра, 60 куб. метров, 5,67 куб. метра, 20 млн. тонн; в приложениях — сокращенно: 5 тыс. м,. 16 т, 120 кв. м, 60 куб. м, 20 млн. т.

Существительное после дробного числа согласуется с дробной его частью и ставится в родительном падеже единственного числа: 28,5 метра, 46,2 кв. метра, но 28,5 тыс. метров.

При обозначении количества предметов, а также количества людей не употребляются слова «штук», «человек»: 10 автомобилей, а не штук автомобилей; 5 программистов, а не 5 человек программистов. Но пишется: 10 листов бумаги, 10 бланков.

Сложные существительные и прилагательные, имеющие в своем составе числительные, пишутся: 150-летие, 3-месячный срок, 25-процентный, 3-дневный, 1-, 2- и 3-секционные шкафы.

Если в документе встречаются выражения с числительными типа 1,95 раза, то в том же документе подобные числительные, которые обычно рекомендуется писать словами, также пишутся цифрами, например: ...при увеличении скорости в 1,95 раза производительность труда увеличится в 1,5 раза... (но не «в полтора раза»).

В пять-шесть раз (но: в пять — десять раз); в 7, 10, 12 раз (если в одном ряду цифры до и после десяти); 1, 2, 3-й ряды (если более двух числительных).

Числа приблизительные, когда они стоят на втором месте, рекомендуется писать словами, например: ...получено пачек двести бумаги..., ...человек триста.

В номерах телефонов принято отделять дефисом (или пробелом) справа налево по две цифры, например: 45-12, 3-45-12, 29-02-10, 123-45-12.

Между частями двойного номера дома ставится косая черта, например: ул. Петровская, д. 90/2.

Литера пишется слитно с номером дома, например: Пушкинский пер., д. 7а.

Знаки номера, параграфа, процентов, градуса, минуты и секунды ставятся только при цифрах, к которым они относятся, и в заголовках граф табличных форм.

Когда цифры пишутся словами, знаки номера, параграфа, процентов и т.п. также пишутся словами.

Знаки N, §, % и т.д. при нескольких числах (т.е. когда они обозначают соответствующие понятия во множественном числе) не удваиваются и ставятся только один раз, до или после ряда чисел, например, «...и составляют 75, 68 и 82%», «...N 5, 8, 15».

Математические обозначения =, <, >, +, — и др. допускается применять только в формулах; в тексте документов их необходимо передавать словами равно, меньше, больше, плюс, минус.

При оформлении дат, календарных сроков, денежных выражений, а также в названиях праздников и знаменательных дат не рекомендуется отрывать словесные выражения от цифровых, переносить их на другую строку или страницу.

Не рекомендуется также отрывать знаки номера, параграфа, процентов, градуса, минуты и секунды от соответствующих цифр.

В этих целях между цифровыми и словесными выражениями проставляется жесткий пробел.

Написание часто употребляемых сокращений слов

В русском языке различают следующие виды сокращений:

буквенная аббревиатура (сокращенное слово, составленное из первых букв слов, входящих в полное название: СНГ, ООН, РФ, втуз);

сложносокращенное слово (слово, составленное из частей сокращенных слов или усеченных и полных слов: госдума);

сокращение по начальным буквам (слову «год» соответствует «г.», слову «век» соответствует «в.»);

сокращение по частям слов (слову «смотри» соответствует «см.», слову «прочее» соответствует «пр.»);

сокращение по характерным буквам (слову «миллиард» соответствует «млрд.», слову «киловатт» соответствует «квт»);

сокращение по начальным и конечным буквам (слову «фабрика» соответствует «ф-ка», слову «проспект» соответствует «пр-т»);

буквенные обозначения единиц измерения (кг, см).

Все буквенные аббревиатуры вводят без точек и без пробелов между буквами. Сложносокращенные слова и сокращения по буквам и частям слов вводят как обычный текст.

Буквенные сокращения единиц измерения представляют строчными буквами (кроме случаев, когда сокращение образовано от фамилии ученого — тогда сокращение начинается с прописной буквы) без точек. Точки употребляют как знак сокращения в словах, входящих в наименование единицы измерения, например «мм рт. ст.».

Индексы и специальные знаки, встречающиеся в сокращениях, 2 никогда не отделяют от относящихся к ним символов: «кг/мм ».

При сокращении двойными буквами точек между ними не ставят и друг от друга не отделяют: «XVI — XVII вв.».

В организационно-распорядительных документах следует избегать употребления сокращенных слов, наименования упоминаемых органов, учреждений и организаций приводятся в полном соответствии с их официальным наименованием. В приложениях к ним все сокращения слов и наименований должны быть общепринятыми (например — МИД России, МВД России).

В официальных документах не допускается употребление сокращения «РФ» вместо слов «Российская Федерация».

При необходимости многократного употребления наименования органа, его подразделения, учреждения, организации в рамках одного документа при первом упоминании приводится его полное, а в скобках сокращенное наименование, например: Федеральная служба по экологическому, технологическому и атомному надзору (далее именуется — Служба).

Написание буквенных аббревиатур.

Аббревиатуры, читаемые по названиям букв, не склоняются и пишутся прописными буквами. Например: МВД, ЭВМ, МПС, МГУ, ООН, а так же формы собственности организации (ОАО, ООО, ФГУП и др.). Аббревиатуры, читаемые по слогам, склоняются и пишутся:

а) прописными буквами, если образованы от имени собственного. Например: МИД, ВАК, (МИДа, ВАКу), а также ГОСТ (ГОСТом);

б) строчными буквами, если образованы от имени нарицательного. Например: вуз (вуза).

Знаки обозначения единиц измерения

Знаки процента (%), градуса (°), минуты (') и секунды («) применяют только с относящимися к ним числами. При употреблении их без чисел знаки должны быть заменены соответствующими словами.»

Указанные знаки никогда не отделяют от относящихся к ним чисел, а от другого текста отделяют междусловным пробелом (например, «15% от суммы платежа», «6° тепла», «15' 40» северной широты»).

Если знаки относятся к нескольким числам, то их ставят после последнего из них (например, «...и составляет соответственно 10, 20 и 30%»).

При указании значения температуры в той или иной системе представления (по Цельсию или Кельвину) соответствующее обозначение от знака градуса не отделяется: °С и °К.

Все сокращения слов и наименований должны быть общепринятыми, а их написание — унифицировано.

Например, сокращенно записываются:

1. названия единиц измерения (при цифрах):

метр — м

миллиметр — мм

килограмм — кг

грамм — г

центнер — ц

2. различные обозначения:

область — обл.

район — р-н (при названии)

город — г.

поселок городского типа — пгт.

поселок — пос.

село — с. (при названии)

проспект — просп.

площадь — пл.

бульвар — бул.

улица — ул.

проезд — пр.

дом — д. (д. 5в, д. 9а)

корпус — корп.

подъезд — под.

этаж — эт.

кабинет — каб.

комната — к.

почтовое отделение — п/о

год, годы — г., гг. (при цифрах)

тысяча — тыс.

тонна — т

гектар — га

секунда — с

миллион — млн.

миллиард — млрд.

рубль — р. (руб.)

железнодорожный — ж.д.

страница — с. (при цифрах)

таблица — табл.

рисунок — рис.

другой (другие) — др.

смотри — см.

прочее — пр.

и тому подобное — и т.п.

то есть — т.е.

и так далее — и т.д.

Округление числовых значений величин до первого, второго, третьего и последующих десятичных знаков для различных типов, размеров, видов, одного названия, как правило, должно быть одинаковым. Например: 89,775; 16,323.

В написании имен, географических названий, терминов, должностей, учреждений и т.д. должно соблюдаться единообразие принципов и форм сокращения. Например, при сокращении после цифр слов год, годы, необходимо сокращать и слова век, века после цифр, обозначающих столетия.

Если однажды в тексте фамилия написана с двумя инициалами, например: Иванов В.В. или В.В. Иванов, она и в дальнейшем должна писаться так же.

Не рекомендуется отрывать инициалы имени и отчества от фамилии, переносить их на другую строку или страницу.

Фамилии и имена

Русские и иноязычные фамилии, оканчивающиеся на согласный звук, склоняются, если относятся к мужчинам, и не склоняются, если относятся к женщинам. Например: студенту Кулику — студентке Кулик, у Карла Зегерса — у Анны Зегерс.

Частые отступления от правил (несклоняемость мужских фамилий, оканчивающихся на согласный звук) наблюдаются в тех случаях, когда фамилия созвучна с названием животного или предмета неодушевленного (Гусь, Ремень, Кочерга), во избежание непривычных или курьезных сочетаний, например: «у госп. Гуся», «господину Ремню». Нередко в подобных случаях сохраняют фамилию в начальной форме, например: «Правительство Российской Федерации высоко оценило заслуги Сергея Яковлевича Гусь», или вносят изменения в данный тип склонения, например: сохраняет в формах косвенных падежей беглый гласный звук «О награждении Гребеня Д.К. Почетной грамотой».

В двойных фамилиях и псевдонимах каждая часть начинается с прописной буквы. Например: Римский-Корсаков, Немирович-Данченко, Новиков-Прибой.

Мужские фамилии, оканчивающиеся на твердую или мягкую согласную, склоняются. Например: Озолинг — Озолинга, Коломиец — Коломийца, Хмель — Хмеля, Берзинь — Берзиня.

Женские фамилии, оканчивающиеся на твердую или мягкую согласную, не склоняются. Например; Мария Озолинг — Марии Озолинг, Елена Коломиец — Елены Коломиец, Надежда Хмель — Надежды Хмель.

Из фамилий на ударяемые -а, -я склоняются только славянские: у писателя Майбороды, к философу Сковороде.

Нерусские фамилии, оканчивающиеся на неударяемую гласную -а, -я (в основном славянские и романские), склоняются, за исключением фамилий, в которых окончанию -а предшествует гласная -и-. Например: Ян Неруда — творчество Яна Неруды, стихи Пабло Неруды, Петрарка — Петрарки, Капабланка — Капабланки, но: Гарсиа, Гулиа.

Славянские фамилии, оканчивающиеся на ударяемую гласную -а, -я, также склоняются. Например: Головня — Головни, Лобода — Лободы.

Неславянские фамилии, оканчивающиеся на ударяемую гласную -а, -я, не склоняются. Например: Дюма, Золя.

Фамилии мужчин, созвучные с названием животного, склоняются. Например: Заяц — Зайца, Лебедь — Лебедя, Волк — Волка.

Не склоняются фамилии, оканчивающиеся на -аго, -яго, -обо, -их, -ых, -ко, -ово. Например: Шамбинаго, Дубяго, Гладких, Долгих, Седых, Красных, Петренко, Хитрово, Дурново.

Частицы, предлоги и союзы ле, ла, фон, дер, дас, ван, да, де, дель, дю и другие, входящие в состав имен и фамилий, пишутся со строчной буквы и отдельно от других составных частей. Например: Людвиг ван Бетховен, Леонардо да Винчи, Ги Де Мопассан, Женни фон Вестфален.

Предлоги и частицы, которые слились с фамилиями или присоединяются к ним при помощи дефиса, или такие, без которых фамилия не употребляется, пишутся с прописной буквы. Например: Фонвизин, Вэн-Дейк, Лэфонтен, Сен-Санс, Де Костер, Сен Мартин.

В арабских, тюркских и других восточных фамилиях начальная частица Ибн, обозначающая отчество, пишется с прописной буквы. Например: Ибн Сина, Ибн аль-Фарид.

Части тюркских и татарских собственных имен, обозначающие родственные отношения, социальное положение: оглы, заде, бей, паша, ал, аль, аш, бек, зуль, шах, ед, хан, эль, — пишутся со строчной буквы через дефис. Например: Турсун-заде, Осман-паша, ал-Бируни, Омар аш-Шариф.

В азербайджанских именах слово оглы, входящее в состав отчества, пишется отдельно со строчной буквы, слово же оглу, входящее в состав фамилии, пишется слитно. Например: Алиев Ариф Сарадж оглы, но Кероглу.

В иностранных фамилиях на -ин, -ов в творительном падеже единственного числа пишется -ом. Например: Даренном, Бюловом.

/\

                         длина строки адресата не более 8,5 см

    /\О согласовании проекта Постановления              правое

        \/                                                    не
           /\                                               более
           │ текст от заголовка отделяется на 2 - 3 инт.    1,5 см

1,25 см / <──────> Во исполнение поручения Правительства Российской<─────

левое   Федерации от  23  декабря  2004 г.  N АЖ-П12-6789  и
─────>  пункта  99  Постановления  Правительства  Российской
поле    Федерации от 30  июля  2004  г.  N  715  Федеральная
2,5 см  служба   по   экологическому,   технологическому   и
        атомному    надзору    повторно    направляет    для
Текст   согласования   доработанный   проект   Постановления
печа-   Правительства      Российской      Федерации      "О
тается  совершенствовании управления в сфере государственной
через   экологической  экспертизы",  с  учетом  замечаний  и
 1,5    предложений заинтересованных   федеральных   органов
 инт.   исполнительной власти.
 (18        Просим   рассмотреть   вышеуказанный  проект   в
 пт)    соответствии с порядком,  установленным  Регламентом
        Правительства  Российской  Федерации,   утвержденным
  │     Постановлением Правительства Российской Федерации от
  \/    1 июня 2004 г. N 260.
 1,5        Приложения: 1.       Проект        Постановления
 инт.          /\       Правительства  Российской  Федерации

                    на 2 л. в 1 экз.
                                     /\
                    Подпись от текста│
                    отделяется 2 - 3 │

                              инт.       \/

        Руководитель                            И.О. Фамилия

         <────── Отметка об исполнителе

        Место для    печатается в нижнем левом
           визы      углу на лицевой стороне
        исполнителя  последнего листа письма

                 шрифтом N 12
                                     Визы проставляются

        И.О. Фамилия                     на лицевой стороне
        269-95-59                        последнего листа

                                     второго экз. в
                                     нижней части (не
                                     ниже 2 см от нижней
                                     границы листа)


    Вторая и последующие страницы нумеруются      /\ нижнее

    цифрами шрифтом N 14                          \/ менее 2
                                                       см

Герб Российской Федерации

             ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА                 Министру экономического развития
    ПО ЭКОЛОГИЧЕСКОМУ, ТЕХНОЛОГИЧЕСКОМУ         и торговли Российской Федерации

        И АТОМНОМУ НАДЗОРУ
                                            Г.О. Грефу

ул. Таганская, д. 34, стр. 1, Москва, 109147

Телефон: (095) 912-39-11 Факс: (095) 912-40-41  Министру промышленности
          Телетайп: 111633 "БРИДЕР"             и энергетики Российской Федерации

      E-mail: atomnadzor@gan.ru
           http://www.gan.ru                В.Б. Христенко
   ОКПО 00083701, ОГРН 1047796607650
      ИНН/КПП 7709561778/770901001          Министру природных ресурсов
                                            Российской Федерации

_____________________ N ______________________ На N ________________ от _____________________ Ю.П. Трутневу

О Международном конгрессе и выставке по управлению отходами

Федеральная служба по экологическому, технологическому и атомному надзору (далее — Служба) сообщает, что в Москве с 31 мая по 3 июня 2005 г. в комплексе «Крокус-Экспо» состоится IV Международный конгресс и техническая выставка по управлению отходами «ВэйстТэк-2005».

Программа конгресса и выставки охватывает весь спектр проблем в области сбора, хранения, транспортировки, обезвреживания и использования отходов производства и потребления. В программу включены вопросы очистки выбросов загрязняющих веществ в атмосферный воздух от стационарных и передвижных источников загрязнения, очистки сточных вод, реабилитации загрязненных территорий.

В целях успешного проведения конгресса и выставки Служба предлагает принять активное участие в работе по подготовке мероприятия.

Приложение: информационный бюллетень в 3 экз.

Руководитель И.О. Фамилия

И.О. Фамилия
123-45-67

Управление методологии               Начальникам управлений
и организации регулирующей           центрального  аппарата
деятельности                         (согласно указателю рассылки)

Служебная записка

16.02.2005 № 02-19/165

Со сводкой отзывов на первую редакцию проекта Положения

8 декабря 2004 г. 2 Управление при исх. № 2-11/1238 направило начальникам управлений центрального аппарата на отзыв первую редакцию проекта Положения о порядке разработки руководящих документов Федеральной службы по экологическому, технологическому и атомному надзору.

К настоящему времени изучение поступивших отзывов завершено, содержащиеся в них предложения и замечания проанализированы и сведены в сводку отзывов, которая направляется Вам для рассмотрения.

Прошу при отсутствии замечаний согласовать изложенные в сводке заключения разработчика вышеуказанной редакции и направить в наш адрес официальное уведомление об этом.

Учитывая объективно обусловленную острую потребность в скорейшем введении в действие единого порядка разработки руководящих документов Службы, представляется необходимым получить от Вас вышеупомянутое уведомление в возможно короткий срок (не позднее 4 марта 2005 г.)

Приложение: на 36 л. в 1 экз.

Начальник Управления И.О. Фамилия

В.А. Сидоров
911-60-37

Примечания:

1. Служебная записка может быть внешней и внутренней. Внешняя — составляется на бланке Службы, а внутренняя оформляется на стандартном листе бумаги (не на бланке Службы) с теми же реквизитами, что и внешняя служебная записка.

2. Текст внутреннего письма допускается печатать через один межстрочный интервал.

Герб Российской Федерации

             ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА                   Образцову О.П.
    ПО ЭКОЛОГИЧЕСКОМУ, ТЕХНОЛОГИЧЕСКОМУ           ул. Садовая, д. 5, кв. 12,
            И АТОМНОМУ НАДЗОРУ                    г. Липки, Киреевский р-н,

                                              Тульская обл., 301234

ул. Таганская, д. 34, стр. 1, Москва, 109147 Телефон: (095) 912-39-11, Факс: (095) 912-40-41 Телетайп: 111633 «БРИДЕР» E-mail: atomnadzor@gan.ru http://www.gan.ru ОКПО 00083701, ОГРН 1047796607650 ИНН/КПП 7709561778/770901001

_____________________ N ______________________ На N ________________ от _____________________

Федеральная служба по экологическому, технологическому и атомному надзору рассмотрела Ваше обращение и сообщает.

Учитывая, что поднимаемые в обращении вопросы в соответствии с действующим законодательством находятся в ведении органов местного самоуправления, оно направлено для принятия решения в (наименование организации) с просьбой сообщить Вам о результатах.

Руководитель И.О. Фамилия

И.О. Фамилия
123-45-67

Герб Российской Федерации

             ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА                   Гражданам, направившим
    ПО ЭКОЛОГИЧЕСКОМУ, ТЕХНОЛОГИЧЕСКОМУ           обращения на имя Президента
            И АТОМНОМУ НАДЗОРУ                    Российской Федерации

                                              по информационной сети

ул. Таганская, д. 34, стр. 1, Москва, 109147 «Интернет» Телефон: (095) 912-39-11, Факс: (095) 912-40-41

          Телетайп: 111633 "БРИДЕР"               amurseu@tsl.ru
          E-mail: atomnadzor@gan.ru               cherryhelp@nm.ru
               http://www.gan.ru                  isarrfe@vlad.ru
       ОКПО 00083701, ОГРН 1047796607650          lua@rambler.ru
          ИНН/КПП 7709561778/770901001            (далее по списку)

_____________________ N ______________________ На N ________________ от _____________________

О результатах рассмотрения обращений граждан по сети «Интернет»

Федеральная служба по экологическому, технологическому и атомному надзору (далее — Служба) рассмотрела обращения граждан, поступивших на имя Президента Российской Федерации по информационной сети «Интернет», по вопросу соблюдения законодательства Российской Федерации при проведении государственной экологической экспертизы материалов «Обоснования инвестиций в строительстве нефтепроводной системы „Восточная Сибирь — Тихий океан“ (ОИ) и сообщает.»

Руководитель И.О. Фамилия

И.О. Фамилия
123-45-67

Письма зарубежным адресатам оформляются на соответствующем бланке (образец прилагается), либо на стандартных листах бумаги без реквизитов, предусмотренных для бланков.

Проекты указанных писем печатаются с использованием текстового редактора WinWord шрифтом Times New Roman размером N 14 с межстрочным интервалом 18 пт. При использовании других версий текстового редактора тип шрифта, его величина, а также межстрочный интервал должны соответствовать указанным выше.

Служебное письмо состоит из следующих частей: реквизитов бланка (при оформлении на бланке) или названия города и даты отправления (при оформлении на стандартных листах бумаги), наименования и адреса получателя письма, вступительного обращения, основного текста, заключительной формы вежливости, указания на приложение, если оно имеется. Внизу последнего листа указываются фамилия исполнителя и номер его служебного телефона.

Переписка с зарубежными адресатами осуществляется в соответствии с нормами и правилами государственной протокольной практики и прецедентами.

Адресат. При оформлении письма президенту, премьер-министру, чрезвычайному и полномочному послу или другому должностному лицу подобного ранга зарубежного государства реквизит "Адресат" включает титул, инициал имени, фамилию (имя и фамилию) адресата, полное наименование его должности и название города, где он находится. Все составные части реквизита, кроме названия города, печатаются прописными буквами.

Реквизит "Адресат" печатается через 1 межстрочный интервал и располагается в левом нижнем углу первого листа, независимо от количества листов письма. Например:

ЕГО ВЕЛИЧЕСТВУ

ХАРАЛЬДУ V,

КОРОЛЮ НОРВЕГИИ

г. Осло

или

ГЕНЕРАЛЬНОМУ ДИРЕКТОРУ

ГЕНЕРАЛЬНОГО ДИРЕКТОРАТА

КОМИССИИ ЕВРОПЕЙСКИХ

И ТРАНСПОРТУ

СООБЩЕСТВ ПО ЭНЕРГЕТИКЕ

господину Ф.ЛАМУРЕ

г. Брюссель

Текст письма начинается с обращения, формулируемого в соответствии с традициями страны назначения, статусом и уровнем взаимоотношений должностных лиц. Например: "Ваше Превосходительство", "Уважаемый Александр Григорьевич", "Ваше Величество". Обращение печатается с красной строки.

В качестве заключительной формулы вежливости используются такие фразы, как "С уважением", "Искренне Ваш", "С глубоким уважением". В ответном письме целесообразно употребить аналогичный комплимент.

Подпись состоит из наименования должности лица, от имени которого посылается письмо, его личной подписи, инициала имени и фамилии.

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки.

При оформлении проекта письма на персональном бланке наименование должности не указывается.

При оформлении писем должностных лиц Службы зарубежным адресатам:

Адресат включает инициал имени и фамилию (имя и фамилию) адресата, его должность, наименование организации (фирмы), номер дома, название улицы, название населенного пункта, почтовый код (индекс) или номер почтового маршрута и название страны. Если письмо направляется в США, то после названия города дается, часто сокращенное, название штата. При адресовании писем в Великобританию может быть указано название графства. Составные части реквизита излагаются в последовательности, соответствующей традициям страны назначения.

Адресат располагается в правом верхнем углу первого листа письма. В соответствии с международными стандартами составные части реквизита выравниваются по левой его границе. Количество строк адресата должно быть не более 6, а количество знаков в строке - не более 30. Если в строке более 30 знаков, то адресат можно оформить шрифтом меньшего размера. Адресат должен быть написан компактно, без разрядки и подчеркиваний. Рекомендуется писать прописными буквами название местности (город, регион, провинция, штат, графство, кантон и т.д.), учреждения, осуществляющего доставку (в виде почтового кода, как правило), и страну назначения.

Если письмо адресуется организации, то сначала указывается ее название, затем почтовый адрес. Например:

American National Social Institute 28 Noth 37nd Street NEW YORK, N.Y. 12148 USA

Если письмо адресуется должностному лицу организации, то сначала указываются его имя (инициал имени), фамилия, должность, название организации, затем почтовый адрес. Например:

Mr. A. Widmar, Chairman, D. Coke and Son Ltd LONDON SWK48C ENGLAND

Если письмо адресуется частному лицу, то сначала указываются его имя (инициал имени), фамилия, затем почтовый адрес. Например:

Mr. Luis Serrano Correcher 34 Calle Alcala 6a pl. (servicio de prenca) MADRID 28071 ESPANA

Дата письма проставляется в соответствии с расположением этого реквизита на бланке и оформляется словесно-цифровым способом.

Регистрационный номер письма проставляется в соответствии с расположением этого реквизита на бланке документа.

Заголовок к тексту в письмах зарубежным адресатам не является обязательным реквизитом.

Ссылка на регистрационный номер и дату документа оформляется только в письмах-ответах. Ссылка проставляется в соответствии с расположением этого реквизита на бланке письма. Сведения в реквизит переносятся с поступившего документа.

Текст письма начинается, как правило, с обращения. В деловой переписке используются следующие обращения:

"Уважаемые господа" - к организации в целом;

"Уважаемый господин Блэк" - к мужчине;

"Уважаемая госпожа Смит" - к женщине;

"Уважаемый господин Председатель (Директор)" - к должностному лицу, фамилия которого неизвестна.

В персональных обращениях имя (инициал имени) адресата обычно опускается, остается только фамилия.

Смысловые части текста документа разделяются абзацами.

В качестве заключительной формулы вежливости могут быть использованы следующие фразы: "С уважением", "Искренне Ваш", "Наилучшие пожелания".

Текст письма печатается с красной строки в установленных границах полей.

Отметка о наличии приложения располагается под текстом письма.

Варианты оформления этого реквизита приводятся в пункте 18.13 Приложения N 18.

Подпись включает наименование должности лица, подписавшего документ, его личную подпись, инициал имени и фамилию.

Подпись располагается под текстом документа или под отметкой о наличии приложения.

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал и центрируется относительно максимальной строки, длина которой не должна превышать 8 см.

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности у правой границы текстового поля. Между инициалом имени и фамилией пробел не ставится.

Отметка об исполнителе и номер его служебного телефона на подлиннике письма зарубежному адресату не проставляются, а указываются на копии письма, остающейся в деле.

В особых случаях при оформлении писем в адрес зарубежных корреспондентов следует придерживаться той формы письма, которую рекомендует Управление протокола Президента Российской Федерации и Департамент государственного протокола Министерства иностранных дел Российской Федерации.

Не допускаются исправления и подчистки в тексте подлинника. Документы требуют к себе надлежащего внимания и предполагают ответ со стороны того, кому они направлены.

При оформлении письма зарубежным адресатам на русском языке на бланке установленной формы, как правило, необходимо приложить неофициальный перевод текста письма с расшифровкой подписи и полного наименования должности лица, подписывающего документ.

Российская Федерация, 105066,           телефон +7 (495) 411-60-21
Москва, ул. Лукьянова 4, корп. 8        факс +7 (495)411-60-22

_____ ______ 2006 N _______________

Благодарю Вас за приглашение принять участие в международной конференции по распространению результатов, полученных при выполнении проектов по программе Тасис «Ядерная безопасность», которая состоится в Москве 18 — 20 октября 2005 года.

Хотел бы отметить важность проведения указанной конференции, на которой будут представлены и проанализированы результаты уже выполненных проектов.

Руководитель И.О. Фамилия

Mr. Roland Schenkel

Acting Director-General

Joint Research Centre

Directorate-General

European Commission

B-0951 Brussels

Belgium

Lukyanova str., 4 - 8, Moscow             Phone +7 (495) 411-60-21
105066, Russian Federation                Fax +7 (495) 411-60-22

_____ ______ 2006 N _______________

1.1. Прием и обработка документов в условиях использования в структурных подразделениях центрального аппарата Службы системы автоматизации делопроизводства и документооборота (САДД) «Дело» осуществляется работниками отдела документооборота и архива Управления делами (далее — отдел документооборота и архива) и ответственными за ведение делопроизводства в подразделениях.

1.2. Работа с документами в структурных подразделениях Службы, подключенных к САДД «Дело», осуществляется в соответствии с данными требованиями.

1.3. Работа в САДД «Дело» основывается на принципе однократной регистрации документов. Зарегистрированные в системе и поступившие в подразделение из отдела документооборота и архива или других подразделений документы повторно не регистрируются.

В связи с этим необходимость в ведении рукописных журналов регистрации отпадает.

Документирование передачи документов между структурными подразделениями и внутри подразделений может осуществляться путем росписи в формируемых САДД «Дело» реестрах или регистрационных карточках.

1.4. САДД «Дело» позволяет заводить различные грифы не только для РК документов, но также и для прикрепленных к РК файлов с документами. Кроме этого, каждому пользователю присваивается право работать с документами, имеющими определенные грифы. В связи с этим в САДД «Дело» можно ограничить права доступа пользователей к конфиденциальным документам (это касается не только РК, но и прикрепленных файлов).

1.5. Организационно-методическое руководство и контроль за организацией делопроизводства и документооборота в Службе в условиях применения САДД «Дело» осуществляет отдел документооборота и архива.

Указания (в устной или письменной форме) работников отдела документооборота и архива — администраторов САДД «Дело» о порядке пользования системой и технологии работы с ней обязательны для всех пользователей.

1.6. Работники структурных подразделений Службы включаются в число пользователей САДД «Дело» на основании заявки отделу документооборота и архива на регистрацию пользователей в Единой информационной системе Службы, подписанной руководителем структурного подразделения. В приложении к заявке должны быть указаны функции пользователя в САДД «Дело» и права доступа (грифы «Общий», «ДСП»).

Установка клиентских мест САДД «Дело» производится по согласованию с отделом документооборота и архива в установленном порядке.

Отдел документооборота и архива обеспечивает ввод в САДД «Дело» персональных идентификаторов и первичных паролей пользователей.

1.7. Ответственность за организацию использования САДД «Дело» в структурном подразделении Службы возлагается на его руководителя.

Руководитель структурного подразделения назначает должностное лицо, ответственное за обеспечение правильного использования САДД «Дело» и своевременное представление информации о пользователях (увольнении, переходе в другое подразделение или изменении полномочий) в отдел документооборота и архива для внесения изменений в САДД «Дело» администратором системы.

1.8. Контроль за соблюдением порядка работы со сведениями ограниченного распространения в САДД «Дело» осуществляется отделом документооборота и архива.

1.9. К работе с САДД «Дело» допускаются работники, прошедшие специальное обучение.

Пользователям САДД «Дело» запрещается передавать свои идентификаторы и пароли другим лицам. Пользователи должны периодически (при необходимости, но не реже 1 раза в квартал) менять свои пароли.

2.1. Программное обеспечение САДД «Дело» предусматривает обработку различных видов документов в привязке к трем типам регистрационных карточек (РК):

РК входящих документов,

РК исходящих документов,

РК внутренних документов.

Принятая в Службе классификация документов в привязке к типам РК отражена в классификаторе САДД «Дело» «Группы документов», который может дополняться по мере распространения САДД «Дело» на работу с другими видами документов.

2.2. Документооборот Службы составляют входящие, исходящие и внутренние документы.

2.3. Входящие документы на имя руководителя Службы и исходящие документы, подписанные руководителем Службы, регистрируются в отделе документооборота и архива в САДД «Дело» Службы («Кабинет руководителя», «Центральная картотека»).

2.4. Входящие документы на имя заместителей руководителя Службы и исходящие из Службы документы, подписанные заместителями руководителя Службы, регистрируются работниками, ответственными за ведение делопроизводства в приемных заместителей руководителя Службы в САДД «Дело» (кабинеты и картотеки соответствующих заместителей).

2.5. Входящие документы на имя руководителей подразделений Службы и исходящие из Службы документы, подписанные руководителями подразделений Службы, в том числе внутренняя переписка по центральному аппарату, регистрируются работниками, ответственными за ведение делопроизводства в подразделениях в САДД «Дело» (кабинеты и картотеки соответствующих структурных подразделений).

2.6. К внутренним документам относится переписка между подразделениями Службы (в частности, письма, служебные записки и т.п.), а также организационно-распорядительные документы и поручения руководства Службы. Внутренние документы регистрируются работниками, ответственными за ведение делопроизводства подразделения, создавшего документ, в своем кабинете САДД «Дело». Их отличительным признаком является классификационный индекс структурного подразделения, проставляемый перед порядковым номером документа.

2.7. Организационно-распорядительные документы Службы регистрируются отделом документооборота и архива в САДД «Дело» («Кабинет руководителя», «Центральная картотека») как внутренние документы. Их отличительным признаком являются индексы, проставляемые перед порядковым номером соответствующего вида документов.

2.8. Регистрируемым документам в САДД автоматически присваивается сквозная нумерация.

3.1.1. При работе с входящими документами работник службы ДОУ, выполняющий указанный вид работ, передает на рассмотрение руководству зарегистрированные в САДД «Дело» документы. По завершении рассмотрения документов вводит резолюции в САДД «Дело» и передает документы в подразделения по назначению для исполнения.

3.1.2. Исполненные документы, переданные в соответствующее подразделение, списываются в дело (при этом в САДД «Дело» в журнале передачи документов указывается номер дела, в которое был списан данный документ).

3.1.3. При работе с исходящими из Службы документами после визирования и подписания документа работник подразделения-исполнителя передает их в службу ДОУ для регистрации в установленном порядке.

3.1.4. Исходящие документы, подготовленные непосредственно в приемных заместителей руководителя Службы и ими подписанные, регистрируются в САДД «Дело» этих приемных (в «Кабинете зам. руководителя») и при необходимости делается рассылка по кабинетам центрального аппарата. Документ списывается в дело, а в поле «Оригинал» вводится отметка о передаче документа по назначению, после чего документ отправляется в дело.

3.1.5. При работе с внутренними документами работник, ответственный за ведение делопроизводства в подразделении, регистрирует в САДД «Дело» созданные в его структурном подразделении документы (поручения), вводит к ним резолюции, при необходимости организует копирование документов, передает их исполнителям и списывает в дело.

3.1.6. При работе с организационно-распорядительными документами и внутренними документами с поручениями работник, ответственный за ведение делопроизводства в подразделении, осуществляет контроль, используя папку «На контроле».

3.1.7. По завершении исполнения поручения работник, ответственный за ведение делопроизводства в подразделении исполнителя, вводит в САДД «Дело» «Отчет» и возвращает в отдел документооборота и контроля оригинал документа и копию документа об исполнении.

3.1.8. Внутренние документы, поступившие работнику, ответственному за ведение делопроизводства руководителя Службы или его заместителей, после рассмотрения возвращаются в структурное подразделение — автор документа для передачи исполнителям и ввода в САДД «Дело» поручения руководства.

3.1.9. Работники, ответственные за ведение делопроизводства в подразделениях, осуществляют ежедневный контроль за содержанием папок «Поступившие», «На исполнении» и «На контроле».

3.1.10. Работники, ответственные за ведение делопроизводства в подразделениях, имеют право доступа ко всем «Картотекам» САДД «Дело» в режиме поиска документов.

3.1.11. При необходимости работники, ответственные за ведение делопроизводства в подразделениях, используют САДД «Дело» для контроля за исполнением внутренних документов, а также для распечатки перечней документов и сводок о документообороте.

3.2.1. По входящим документам структурных подразделений — редактирование, при необходимости, поля «Содержание» документа, поступившего из отдела документооборота и архива; внесение информации по результатам рассмотрения документа руководством Службы (ввод резолюции, постановка на внутренний контроль, направление на исполнение); контроль исполнения; ввод отчета об исполнении; связывание документов; поиск документов; информационно-справочная работа о прохождении документов; списание в дело; вывод на печать выходных форм.

3.2.2. По исходящим и внутренним документам — регистрация; аннотирование; ввод резолюции; постановка на контроль; направление на исполнение; контроль исполнения; редактирование регистрационной карточки; связывание документов; поиск документов; информационно-справочная работа о прохождении документов; списание в дело; вывод на печать выходных форм.

3.2.3. По поручениям (пунктам) внутренних документов Службы, поставленным на контроль, — ввод резолюции руководства структурного подразделения; постановка, при необходимости, на внутренний контроль; направление на исполнение; контроль исполнения; ввод отчета об исполнении; поиск поручений; информационно-справочная работа; вывод на печать выходных форм.

3.2.4. Права на регистрацию конкретных категорий документов по классификатору предоставляются работникам, ответственным за ведение делопроизводства в подразделениях, в соответствии с утвержденным списком пользователей.

3.3.1. При поступлении в подразделение документа из отдела документооборота и контроля (входящие и организационно-распорядительные документы) или непосредственно из других подразделений Службы (внутренние документы) работник, ответственный за ведение делопроизводства в подразделении, находит в папке «Поступившие» своего «Кабинета» в САДД регистрационную карточку документа и отмечает его получение («Принять к исполнению»).

3.3.2. Работник, ответственный за ведение делопроизводства в подразделении, работая в папке «На исполнении», после рассмотрения документа руководителем подразделения вводит в САДД «Дело» резолюцию и, при необходимости постановки на внутренний контроль, плановую дату исполнения.

3.3.3. По завершении исполнения документа работник, ответственный за ведение делопроизводства в подразделении, вводит отчеты исполнителей, не являющихся пользователями системы, и снимает документ с внутреннего контроля. После чего отчитывается перед Управлением делами об исполнении документов с резолюциями руководства Службы: заполняет поле «отчет исполнителя» в САДД «Дело» и возвращает оригинал входящего документа (по документам, поставленным на контроль).

3.3.4. Документ-оригинал должен быть «списан в дело» из папки «В дело». При необходимости списания в дело копии документа, информация вносится в поле «Основание для списания в дело».

3.3.5. Не допускается стирать аннотации документов, введенные в отделе документооборота и контроля, а также ранее сделанные записи в поле «Комментарий».

3.3.6. Обязательным является заполнение поля «Связки» с использованием соответствующего классификатора, если регистрируемый документ является ответом на какой-либо документ, дополнением к нему или связан тематически.

3.3.7. При списании документа в дело заполняются соответствующие реквизиты карточки («Дело» и «Дата списания в дело») с использованием классификатора «Номенклатура дел».

3.3.8. Работник, ответственный за ведение делопроизводства в подразделении, вводит в карточку документа информацию о передаче в отдел документооборота и контроля оригинала и, если необходимо, копии документа для формирования реестра передачи документов.

3.4.1. Работники, ответственные за ведение делопроизводства в подразделениях, регистрируют в САДД «Дело» внутреннюю переписку между подразделениями центрального аппарата Службы и другую внутреннюю документацию подразделения (состав регистрируемой внутренней документации определяется руководством структурного подразделения).

3.4.2. Сопроводительные записки, касающиеся исполнения зарегистрированных в САДД «Дело» входящих документов при передаче их на рассмотрение в другое структурное подразделение, в качестве внутренней переписки не регистрируются (т.е. если входящий документ зарегистрирован в САДД «Дело» и передается на рассмотрение в другое структурное подразделение вместе с сопроводительной запиской, то карточка внутреннего документа в САДД «Дело» не создается). При этом передача документа отмечается при вводе «Резолюции» (типовые тексты резолюций — «По рассылке», «Для использования в работе», «На визирование проекта ответа (приказа)», «Согласно договоренности просьба рассмотреть», «Просьба высказать мнение...», «Просьба дать заключение по изложенным в документе вопросам», «С запиской» и т.п.) и, при необходимости, в поле «Оригинал».

3.4.3. Регистрация внутренних документов выполняется с заполнением всех требуемых реквизитов карточки данного документа.

При этом поле «Адресат» не заполняется. В регистрационные карточки вводится типовая резолюция «По рассылке», «Автор резолюции» — руководитель структурного подразделения, подготовившего документ, и в качестве исполнителей выбираются фамилии руководителей подразделений, в которые направляется документ.

3.4.4. Для внутренних документов, подлежащих исполнению, вводится резолюция, исполнение которой контролируется.

3.4.5. Обязательным является заполнение поля «Связки» с использованием соответствующего классификатора, если регистрируемый документ является ответом на какой-либо документ, дополнением к нему или связан тематически.

3.4.6. При списании документа в дело заполняются соответствующие реквизиты карточки («Дело» и «Дата списания в дело») с использованием классификатора «Номенклатура дел». Если внутренний документ, зарегистрированный работником, ответственным за ведение делопроизводства в подразделении руководства, не списан при регистрации в дело, то он должен быть списан в дело в структурном подразделении, куда направлен на исполнение.

3.4.7. Работник, ответственный за ведение делопроизводства в подразделении, вводит в регистрационную карточку документа (РК) информацию о передаче оригинала и копий документа, формирует реестр передачи документов в подразделения, передает оригиналы и копии документа работникам соответствующих подразделений под роспись в РК или в журнале передачи документов исполнителям в подразделении.

3.4.7.1. Управление делами еженедельно на оперативном совещании у руководителя Службы обеспечивает доведение принятых нормативных актов до сведения начальников управлений Службы с отметкой в специальном журнале или на листе ознакомления (форма прилагается).

3.4.7.2. Начальники управлений центрального аппарата Службы обеспечивают доведение принятых нормативных правовых актов Службы до сведения работников управлений на еженедельных совещаниях, проводимых в структурных подразделениях.

3.4.8. Требования к аннотации документа (поле «Содержание») для входящих, исходящих и внутренних документов.

В аннотации должна быть указана четкая формулировка, кратко передающая содержание документа, его смысл (какому вопросу посвящен документ?). Если в документе затрагиваются вопросы деятельности конкретной организации, то ее наименование необходимо включить в аннотацию. Для периодической отчетности допускается использование сокращенных аннотаций (например, «ф. 904»). Не разрешается вместо аннотаций использовать разного рода символы (например, ***) или заголовки типа «Информация на рассмотрение», не раскрывающие смысла документа.

3.4.9. По запросам руководства или сотрудников подразделения работник, ответственный за ведение делопроизводства в подразделении, выполняет поиск документов, отвечающих заданным критериям.

3.4.10. Работник, ответственный за ведение делопроизводства в подразделении, обязан оперативно отвечать на запросы других структурных подразделений об исполнителях документов, по которым ведется совместная работа.

3.4.11. При поступлении телефонных запросов по входящим документам от корреспондентов им сообщается информация о ходе рассмотрения документа.

В случае, если документ передан на исполнение из одного структурного подразделения в другое по резолюции, то работник, ответственный за ведение делопроизводства в подразделении, необходимую информацию об исполнителе получает с использованием возможностей САДД «Дело» (как правило, не делая запрос по телефону).

3.4.12. По указанию руководства подразделения работник, ответственный за ведение делопроизводства в подразделении, готовит отчеты (сводки) по работе с документами в данном подразделении.

3.4.13. Работнику, ответственному за ведение делопроизводства в подразделении, для того, чтобы поставить в САДД «Дело» отметку о списании документа в дело, необходимо открыть РК документа, войти в журнал передачи и, нажав клавишу «Списать документ в дело», выбрать номер дела по номенклатуре, в которое был списан данный документ.

3.4.14. После введения в САДД «Дело» резолюций руководства Службы и должностных лиц структурных подразделений их редактирование (изменение содержания, состава исполнителей) не разрешается.

3.4.15. Для отражения в регистрационной карточке хода рассмотрения документа вводятся новые резолюции, уточняющие порядок исполнения документа в структурных подразделениях.

3.5.1. Регистрационные карточки документов с резолюциями в адрес исполнителя переводятся им из папки «Поступившие» в папку «На исполнении». После окончания работы над документом исполнитель вводит информацию о ходе и результатах исполнения в поле «Отчет» адресованной ему резолюции и, при необходимости, связывает (с использованием классификатора «Связка») регистрационную карточку исполняемого документа с регистрационной карточкой одного или нескольких документов, на которые ссылается в своем отчете (например, в случае подготовки исполнителем исходящего или внутреннего документа). После ввода отчета по резолюции документ автоматически пересылается на рабочее место ответственного исполнителя по данной резолюции.

3.5.2. Ответственный исполнитель или работник, ответственный за ведение делопроизводства в подразделении, после получения отчетов всех исполнителей вводит в систему текст и дату итогового отчета, после чего отчет автоматически пересылается в «Кабинет» автора резолюции (для резолюций руководителя Службы таким кабинетом является «Кабинет руководителя»).

3.5.3. Данный порядок исполнения используется как для контрольных, так и неконтрольных документов.

3.5.4. Регистрационные карточки контрольных документов вместе с отчетами остаются в кабинетах исполнителей до тех пор, пока резолюция не будет снята с контроля. После снятия документа с контроля его регистрационные карточки автоматически удаляются из соответствующих папок кабинетов всех исполнителей.

3.5.5. При работе с документом исполнитель определяет необходимость тематической рубрикации документа в САДД «Дело». Соответствующая тематическая рубрика вводится в карточку документа исполнителем или работником, ответственным за делопроизводство подразделения.

3.5.6. В своей работе исполнитель — работник структурного подразделения использует право поиска документов по «Картотеке» данного структурного подразделения.

3.5.7. Исполнители, являющиеся пользователями САДД «Дело», имеют возможность формировать свои рабочие «папки» из числа документов, зарегистрированных в системе.

3.6.1. Документ или отдельный его фрагмент (например, пункт постановления, приказа, распоряжения, протокола и т.п.) может быть поставлен на контроль в отделе документооборота и контроля либо в структурном подразделении в соответствии с резолюцией его руководителя.

3.6.2. Компьютерная регистрационная карточка контрольного документа выделяется отметкой «К» или «Контроль». Срок исполнения документа указывается в поле «Плановая дата».

3.6.3. При постановке документа на контроль его регистрационная карточка поступает в папку «На контроле». Доступ к этой папке имеют работники, ответственные за ведение делопроизводства в подразделениях, осуществляющие контроль за исполнением документов.

3.6.4. Работники, ответственные за ведение делопроизводства в подразделениях, осуществляющие контроль, обязаны ежедневно просматривать папку «На контроле», а также осуществлять рассылку «напоминаний» по установленной форме ответственным исполнителям и информировать руководство подразделения о ходе исполнения документов.

3.6.5. По всем контрольным документам работником, ответственным за ведение делопроизводства в подразделении (по данным исполнителя), вводится отчет об исполнении (заполняется поле «Отчет исполнителя»).

3.6.6. Если во исполнение контрольного документа подготовлен исходящий или внутренний документ и он зарегистрирован в САДД «Дело» со связкой с контрольным, то в «Отчете исполнителя» достаточно указать дату и номер документа-ответа.

3.6.7. При устном ответе или исполнении документа, не связанном с подготовкой исходящего документа, отчет исполнителя должен содержать следующую информацию: кому доложено (сообщено), когда, кем и что (кратко).

3.6.8. Если подразделение является ответственным исполнителем документа, то составляется сводный отчет об исполнении.

3.6.9. Снятие с контроля документов, исполнение которых контролируется отделом документооборота и контроля, осуществляется работниками этого отдела после возврата соответствующими работниками, ответственными за ведение делопроизводства в подразделении, оригинала входящего документа и копии документа об исполнении.

3.6.10. Информация о продлении руководством срока исполнения документа вводится работником, ответственным за ведение делопроизводства в подразделении, в поле «Отчет». Корректировка срока осуществляется работником отдела документооборота и архива при получении контрольной карточки с росписью.

3.6.11. Снятие с контроля документов, поставленных на контроль в структурном подразделении, осуществляется уполномоченными работниками данного подразделения посредством заполнения поля «Фактическая дата» (для документов, контролируемых отделом документооборота и архива, доступ в данное поле закрыт).

3.6.12. Рекомендуется также заполнять поле «Основание для снятия с контроля».

3.6.13. При работе с контрольными документами (работа в режиме редактирования резолюции) необходимо обратить внимание на доступные данному пользователю функции (ввод, просмотр и редактирование отчета, ведение списка исполнителей и др.), которые обозначены соответствующими клавишами в строке «Исполнители».

3.6.14. По документам, контролируемым отделом документооборота и архива, набор функций ограничен.

3.7.1. Передача оригиналов и копий документов, зарегистрированных в САДД «Дело», в обязательном порядке отражается в соответствующих реквизитах регистрационной карточки.

3.7.2. При необходимости формируется и печатается реестр документов для их последующей передачи под расписку. Реестр формируется на основании фиксируемых в системе данных о передаче оригиналов и копий документов.

3.7.3. Передача входящих документов, поступивших из отдела документооборота и контроля, на исполнение в другое структурное подразделение осуществляется только через отдел документооборота и архива.

3.7.4. Если оригинал или копия зарегистрированного в САДД входящего документа передается на рассмотрение в другое структурное подразделение, требуется ввести в САДД «Дело» резолюцию о передаче документа на рассмотрение. При необходимости работник, ответственный за ведение делопроизводства в подразделении, выводит на печать текст резолюции, который должен быть подписан руководителем, направляющим документ.

3.7.5. Передача на исполнение в другое структурное подразделение входящего документа, имеющего резолюцию руководителя Службы или его заместителя, осуществляется на основании новой резолюции лица, давшего данное поручение.

3.7.6. В том случае, если при рассмотрении входящего документа (не имеющего резолюции руководства Службы) в структурном подразделении выяснилось, что документ должен исполняться в другом структурном подразделении, его следует передать по принадлежности. При этом решение о передаче документа в другое структурное подразделение принимает руководитель, рассмотревший данный документ, по согласованию с руководством соответствующего структурного подразделения.

3.7.7. Работник, ответственный за ведение делопроизводства в подразделении, в поле «Оригинал» регистрационной карточки САДД делает отметку о передаче документа в отдел документооборота и архива, затем вводит типовую резолюцию руководителя «Передать по принадлежности в (название подразделения) по согласованию с (фамилия руководителя)» с указанием в поле «Исполнители» фамилии руководителя подразделения, куда передается на исполнение документ.

3.7.8. Документ вместе с реестром передается в отдел документооборота и архива. При этом реестр передачи документов распечатывается в двух экземплярах. Работник отдела документооборота и архива расписывается в одном экземпляре реестра, который будет храниться в подразделении, передавшем документ. Отдел документооборота и архива организует передачу со вторым экземпляром реестра в соответствующее структурное подразделение с распиской о получении на данном экземпляре реестра. Этот экземпляр реестра затем хранится в отделе документооборота и архива.

4.1. Ведение классификаторов САДД «Дело» осуществляется отделом документооборота и архива.

4.2. Работник, ответственный за ведение делопроизводства в подразделении, должен знать основные разделы классификатора «Организации», «Группы документов» и состав классификаторов «Подразделения» и «Номенклатура дел» по разделу данного структурного подразделения.

4.3. Вносить новые организации в классификатор «Организации» при регистрации документов могут работники, ответственные за ведение делопроизводства в подразделении, которым предоставлено соответствующее право, предварительно убедившись в отсутствии этой организации в классификаторе.

4.4. Номенклатура дел данного подразделения на очередной год вводится в классификатор «Номенклатура дел» администратором САДД «Дело» в соответствии с утвержденным разделом номенклатуры.

4.5. При необходимости изменения уточнений и дополнений номенклатур дел вносятся в классификатор после согласования с отделом документооборота и архива.

5.1. Контроль за правильностью заполнения информационных полей в структурных подразделениях возлагается на лицо, ответственное за организацию использования системы в данном структурном подразделении.

5.2. Отдел документооборота и архива периодически контролирует правильность заполнения информационных полей (при необходимости — с использованием записей протокола системы о работе пользователей) и результаты докладывает начальнику Управления делами.

6.1. Тексты документов должны готовиться в текстовом процессоре Microsoft Word версии 8.0 или выше. Должны быть соблюдены следующие правила форматирования.

6.3. Заголовок должен быть отделен от текста 2 — 3 межстрочными интервалами.

6.4. Текст должен быть отформатирован по ширине, заголовок — по центру текстового поля.

6.5. Недопустимо использовать в тексте специальные символы. «Длинные» тире в тексте документа должны быть заменены дефисом с пробелами до и после.

6.7. Недопустимо использовать в тексте документа маркированные списки, созданные средствами Microsoft Word. Списки должны создаваться с помощью стандартных функций форматирования.

6.8. Недопустима подмена русских букв латинскими, схожими по начертанию (например, «е — е», «с — с» и т.д.).

6.9. Недопустимо использование в тексте документа сносок, созданных средствами Microsoft Word.

6.10. Графические иллюстрации необходимо преобразовывать к растровой графике с цветовым разрешением — 256 цветов системной палитры. Подписи к иллюстрациям должны быть как в оригинале документа.

6.11. Формулы необходимо набирать средствами Microsoft Equation с последующим преобразованием формулы в растровое изображение.

6.12. Формы бланков должны набираться моноширинным шрифтом. Число символов в строке не должно превышать 68 знаков, включая пробелы.

Исторически в учреждениях России и стран СНГ сложилась единая и строго регламентированная методика организации работы с документами. Современные технологии электронного документооборота позволяют существенно расширить возможности этой методики. САДД «Дело» — это программная система, позволяющая создать в организации полноценный электронный документооборот и одновременно автоматизировать работу с бумажными документами. Это комплексное решение, реализующее смешанный бумажно-электронный документооборот и автоматизирующее все аспекты документационного обеспечения управленческой деятельности современных предприятий и организаций.

САДД «Дело» поддерживает полный жизненный цикл документа в организации от создания проекта документа до списания в дело и передачи в архив.

По данным западных консалтинговых компаний, при работе с бумажными документами:

• около 15% всех документов безвозвратно теряется;
• до 30% рабочего времени сотрудников затрачивается на поиски нужных материалов;
• создается, в среднем, 19 копий каждого документа.

САДД «Дело» создает принципиально новые условия для более эффективной организации работы с документами:

Информационный ресурс «Организационно-распорядительные документы Службы (далее — Ростехнадзора)» включает около 2000 текстов организационно-распорядительных документов, принятых в период с 2001 по 2004 гг. Ростехнадзором и его предшественниками.

Документы, содержащиеся в нем, структурированы в хронологическом порядке в соответствии с принявшими их органами и видами самих организационно-распорядительных документов.

Федеральная служба по экологическому, технологическому и атомному надзору (Ростехнадзор)

                ┌──────────────────────────────────┐
<pre class="legal-pre">                │Постановления                     │
                │Приказы                           │
                │Распоряжения                      │</pre>
                └──────────────────────────────────┘

<pre class="legal-pre">  Федеральная служба по             Федеральная служба по атомному
 технологическому надзору                         надзору
┌───────────────────────┐           ┌────────────────────────────┐
│Приказы                │           │Постановления               │
│Распоряжения           │           │Приказы                     │
│                       │           │Распоряжения                │
└───────────────────────┘           └────────────────────────────┘

   Федеральный горный и          Федеральный надзор России по ядерной
промышленный надзор России           и радиационной безопасности
 (Госгортехнадзор России)                (Госатомнадзор России)
┌─────────────────────────┐         ┌────────────────────────────┐
│Постановления            │         │Постановления               │
│Постановления коллегии   │         │Приказы                     │
│Приказы                  │         │Распоряжения                │
│Распоряжения             │         │Решения коллегии            │
│Указания                 │         │Указания                    │
└─────────────────────────┘         └────────────────────────────┘</pre>

Документы приведены в полном объеме, включая таблицы, формулы и рисунки.

Информационный ресурс «Организационно-распорядительные документы Ростехнадзора» является полнотекстовой базой данных и работает под управлением программного комплекса «Кодекс — Сервер».

Программный комплекс «Кодекс-Сервер» представляет собой приложение для Windows NT/2000/XP/2003, Linux или UNIX (Free BSD). Программный комплекс «Кодекс-Сервер» обеспечивает необходимый уровень безопасности и разграничения доступа пользователей, в том числе удаленных, к информационным ресурсам. Быстрое освоение программного комплекса обеспечивают дружественный и интуитивно понятный интерфейс, а также использование стандартных браузеров.

В программном комплексе «Кодекс-Сервер» использована технология «клиент-сервер», а выполнение поисковых операций производится непосредственно на сервере, по сети же передаются только поисковые запросы и результаты поиска. Такой подход обеспечивает без существенной загрузки сети возможность одновременной работы большого числа пользователей, в том числе территориально удаленных.

Программный комплекс «Кодекс-Сервер» обладает мощными поисковыми возможностями. Поиск конкретного документа или подборки информационных материалов можно осуществить по атрибутам (названию, виду документа, дате принятия, номеру документа и т.п.) или по контексту (по любому слову или фразе, содержащимся в искомом документе). Поисковый запрос может содержать любую комбинацию атрибутов и элементов текста, причем контекстный запрос может содержать логические операторы «и», «или», «нет». Запрос интеллектуального поиска формируется на естественном языке, а найденные материалы сортируются в порядке их «близости» к содержанию запроса.

При преобразовании системой документов из формата «Кодекс» в HTML-формат сохраняются все параметры форматирования, тексты, таблицы, формулы, иллюстрации и гипертекстовые переходы, что позволяет свободно перемещаться между документами, имеющими ссылки друг на друга.

К безусловным достоинствам программного комплекса «Кодекс-Сервер» следует добавить также значительное снижение нагрузки на сеть, а использование стандартных Web-браузеров снижает, в том числе, затраты на приобретение дополнительного программного обеспечения и обучение персонала.

В 2001 г. был разработана интеграция САДД «Дело» с полнотекстовой базой данных на основе программного комплекса «Кодекс-Сервер». Механизм работы интеграции заключается в следующем: работая с электронной базой данных, пользователь может в любой момент вызвать интерфейс привязки текущего документа к регистрационной карточке, находящейся в САДД «Дело». При этом размещение собственных документов в единой полнотекстовой базе данных «Кодекс» осуществляется с помощью специализированного программного обеспечения «Кодекс-Мастер». С точки зрения пользователя системы документооборота все осталось по-прежнему, если к регистрационной карточке привязан электронный документ, то щелчком мыши текст этого документа будет загружен из программного комплекта «Кодекс-Сервер» и отображен в окне стандартного Интернет-браузера.

Внедрение такого подхода позволяет не только повысить культуру работы с документами и частично сократить объем документооборота, но и снизить материальные и временные затраты при копировании и сканирование бумажных документов.

Ответы на вопросы по работе с САДД «Дело» и программным комплексом «Кодекс — Сервер» можно получить по телефонам горячей линии службы поддержки консалтинговой группы «ТЕРМИКА»: (095) 956-21-01 (многоканальный), факс: (095) 234-18-92 или по электронной почте: support(5)termika.ru, а также в разделе «Поддержка» сайта www.termika.ru

Акт — обобщенное наименование официальных документов (например, законодательный акт, правовой акт) либо документ, составленный несколькими лицами (членами комиссии) и подтверждающий установленные факты и события (например, акт ревизии, акт приема-передачи дел).

Доверенность — документ, дающий полномочия указанному в нем лицу на выполнение определенных действий от имени доверителя.

Договор — документ, фиксирующий соглашение сторон об установлении каких-либо отношений и регулирующий эти отношения.

Доклад — документ, содержащий изложение определенных вопросов, выводов, предложений и иногда предназначенный для прочтения перед аудиторией.

Докладная записка — документ, адресованный руководителю подразделения или учреждения, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

Документ — средство закрепления различным способом на специальном материале (бумаге, фотопленке, ином носителе) информации о фактах, событиях, явлениях объективной действительности и мыслительной деятельности человека.

Документационное обеспечение управления — комплекс документов и методов (способов, процессов) работы с ними, осуществляемых органом, организацией, учреждением в ходе выполнения своих задач и функций. Документационное обеспечение управления включает также комплекс работ с готовыми документами, созданными данным органом, организацией, учреждением, и документами, полученными извне (прием, распределение, регистрация, контроль исполнения, справочная работа, формирование дел, предархивная обработка, использование документов и их хранение).

Документирование управленческой деятельности — совокупность процессов по созданию и обработке всех видов документов, отражающих деятельность органа, организации, учреждения. Документирование включает все операции по подготовке, составлению, согласованию, оформлению и изготовлению документов.

Документооборот — движение документов в органе, организации, учреждении с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.

Должностной регламент — документ, устанавливающий права, обязанности и ответственность работника.

Заключение — документ, содержащий мнение, вывод учреждения, комиссии, специалиста по какому-либо документу или вопросу.

Инструкция — документ, в котором излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных и иных нормативных актов.

Объяснительная записка — письменное сообщение должностного лица вышестоящему руководителю с пояснением какого-либо факта, действия, обстоятельств.

Отзыв — документ, содержащий мнение учреждения или специалиста по поводу какой-либо работы, присланной на рассмотрение.

Отчет — документ, содержащий сведения о выполнении планов, заданий, мероприятий, представляемый вышестоящей организации или должностному лицу.

Перечень — систематизированное перечисление документов или иных предметов, объектов или работ, составленное в целях распространения на них определенных норм или требований.

Письмо — обобщенное название различных по содержанию документов, используемых для коммуникации между организациями, а также физическими лицами.

План — документ, устанавливающий перечень намечаемых к выполнению работ или мероприятий, их последовательность, сроки реализации, исполнителей.

Пояснительная записка — документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта и др.).

Положение — документ, определяющий общие правила организации и выполнения работ по конкретному направлению сферы деятельности.

Принимается в том случае, если в нем устанавливаются системно связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к компетенции федеральных органов исполнительной власти.

Постановление — правовой акт, принимаемый органами коллегиального управления в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами, и установления стабильных норм, правил поведения.

Приказ — правовой акт, издаваемый руководителем организации в целях реализации ее основных и оперативных задач.

Протокол — документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях и заседаниях коллегиальных органов.

Распоряжение — правовой акт, издаваемый руководителем организации или ее подразделения в целях разрешения оперативных вопросов.

Решение — правовой акт, принимаемый по наиболее важным вопросам компетенции организации.

Служебная записка — документ, используемый, как правило, для ведения в организации внутренней переписки (докладная записка, объяснительная записка, пояснительная записка).

Справка — документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов и событий.

Сводка — документ, представляющий собой обобщенные сведения по одному вопросу (сводка предложений, замечаний, требований и т.п.).

Список — документ, содержащий перечисление лиц или предметов в определенном порядке, составленный в целях информации или регистрации.

Устав — правовой акт, определяющий наименование юридического лица, место его нахождения, порядок управления деятельностью, а также содержащий другие сведения, предусмотренные законом для юридических лиц соответствующего вида.

1. Формы статистической отчетности.

2. Балансы предприятий, бухгалтерские документы (без сопроводительного письма).

3. Сводки и информации, присланные для сведения.

4. Учебные планы, программы.

5. Печатные издания (газеты, книги, журналы, брошюры, бюллетени, рекламные издания, проспекты, авторефераты).

6. Материалы информационно-справочного характера, статистические сборники, книги, проспекты с научно-технической информацией.

7. Поздравительные письма, открытки и поздравительные телеграммы, пригласительные билеты и т.п.

__________________________________________________________________ (исходящий номер и дата документа или его заголовок)

Отправитель: _________________________________________________
                            (подразделение)
Кол-во листов в 1 экз. формата: А4 __ А5 __ Вид отправки _____

ВСЕГО: 9 экз.

Подпись работника подразделения, составившего указатель рассылки: Дата "__" ______________ 200_ г. ___________________________ (расшифровка подписи)

                                   ___________________________
                                       (контактный телефон)

105066

Москва, ул. Александра Лукьянова, д. 4, корп. 8

Итого: 12 гр Всего: 8,60

Должность ответственного        Должность ответственного работника
работника службы ДОУ           Финансово-экономического Управления

               И.О. Фамилия                           И.О. Фамилия

ПРОШУ ПРИБЫТЬ МОСКВУ УЧАСТИЯ РАБОТЕ СОВЕЩАНИЯ УГЛЕДОБЫВАЮЩИХ РЕГИОНОВ ПРОВОДИТСЯ ДВАДЦАТОГО СЕНТЯБРЯ ДЕСЯТЬ ЧАСОВ АДРЕСУ МОСКВА УЛИЦА ТАГАНСКАЯ ДОМ ТРИДЦАТЬ ЧЕТЫРЕ ЗАЛ ЗАСЕДАНИЙ ПОДТВЕРДИТЕ ГОТОВНОСТЬ СООБЩИТЕ НЕОБХОДИМОСТЬ ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ ГОСТИНИЦЫ ДО 17 09 2005 ТЕЛЕФОНУ ФАКСУ 161 64 64

РУКОВОДИТЕЛЬ ФЕДЕРАЛЬНОЙ СЛУЖБЫ ПО ЭКОЛОГИЧЕСКОМУ, ТЕХНОЛОГИЧЕСКОМУ И АТОМНОМУ НАДЗОРУ И.О. ФАМИЛИЯ

Наименование структурного подразделения (отправителя)

И. О. Фамилия исполнителя

телефон

УВАЖАЕМЫЙ ИВАН ИВАНОВИЧ ПРИМИТЕ САМЫЕ ИСКРЕННИЕ И СЕРДЕЧНЫЕ ПОЗДРАВЛЕНИЯ ПО СЛУЧАЮ ДЕСЯТИЛЕТИЯ СО ДНЯ ОБРАЗОВАНИЯ ОТКРЫТОГО АКЦИОНЕРНОГО ОБЩЕСТВА МЕТАЛЛОАРМ ЖЕЛАЮ ВАШЕМУ КОЛЛЕКТИВУ БЫТЬ ЛИДЕРОМ СРЕДИ ХИМИЧЕСКИХ ПРЕДПРИЯТИЙ РЕАЛИЗАЦИИ САМЫХ СМЕЛЫХ ПЛАНОВ ЗАМЫСЛОВ ЗДОРОВЬЯ СЧАСТЬЯ УСПЕХОВ НА БЛАГО И ПРОЦВЕТАНИЕ РОССИИ

РУКОВОДИТЕЛЬ ФЕДЕРАЛЬНОЙ СЛУЖБЫ ПО ЭКОЛОГИЧЕСКОМУ, ТЕХНОЛОГИЧЕСКОМУ И АТОМНОМУ НАДЗОРУ И.О. ФАМИЛИЯ

Наименование структурного подразделения (отправителя)

И. О. Фамилия исполнителя

телефон

┌────────────────────────────────────────────────────────────────┐
<pre class="legal-pre">│Наименование учреждения-автора                 Адресат          │
│         Должность,                           Должность,        │
│   инициалы и фамилия лица,            Инициалы и фамилия лица, │
│  передавшего телефонограмму,         принявшего телефонограмму,│
│      номер его телефона                  номер его телефона,   │
│                                     время приема телефонограммы│
│                                                                │
│ТЕЛЕФОНОГРАММА                                                  │
│                                                                │
│дата N _______                                                  │
│место создания                                                  │
│                                                                │
│    Текст телефонограммы (не более 50 слов)                     │
│                                                                │
│Должность лица, подписавшего телефонограмму,                    │
│или от имени которого телефонограмма передается                 │
│Подпись                                                         │</pre>
└────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Например:

┌────────────────────────────────────────────────────────────────┐
<pre class="legal-pre">│Управление пассажирского транспорта     Руководителям служб     │
│Передала секретарь И.О.Фамилия,         движения                │
│тел. 432 12 12                          Приняла секретарь       │
│                                        И.О.Фамилия,            │
│                                        тел. 422 03 15          │
│                                        15.09.2006 18 ч. 20 мин.│
│                                                                │
│ТЕЛЕФОНОГРАММА                                                  │
│                                                                │
│15.09.2006  N 25                                                │
│Москва                                                          │
│                                                                │
│    19  сентября  с  13  до  16 ч.  будет  снято  напряжение   в│
│контактной   сети   трамваев   маршрутов  2 и 5. Заблаговременно│
│известите пассажиров по линии названных маршрутов и  организуйте│
│по ним движение других видов транспорта.                        │
│                                                                │
│Зам. начальника городского управления                           │
│пассажирского транспорта                            И.О. Фамилия│</pre>
└────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Примечание. Принятые и отправленные факсограммы учитываются отдельно по вышеуказанной форме: принятые — в журнале учета принятых факсограмм, а отправленные — в журнале отправленных факсограмм.

От _______________________________________________________________ (Управление)

Начальник (зам. нач-ка) (Управления, отдела)

(подпись лица, давшего задание) (расшифровка подписи)

Работу на исполнение сдал:

                            (подпись лица, сдавшего документы)

______________       ____________________    _____________________
 (дата сдачи)        (контактный телефон)    (расшифровка подписи)

Выполненную работу получил:

________              ___________           ______________________
 (дата)                (подпись)            (расшифровка подписи)

за __________ 200_ года (месяц)

Наименование должности Подпись Расшифровка подписи

Дата

Дата и время записи на прием «__» ______ 200_ г. ___ час. ___ мин. Вид записи (по телефону, на личном приеме и т.п.) и кто записал __

Ф.И.О. посетителя ________________________________________________

Место его работы _________________________________________________

Должность ________________________________________________________

Адрес (прописка) _________________________________________________

По какому вопросу ________________________________________________

Когда, по какому вопросу обращался(ась) ранее ____________________

Записан(а) на прием к (Ф.И.О., должность) ________________________

Дата, назначенная на прием «__» ____ 200_ г. в ___ час., комн. N _

Подпись осуществившего запись ______________________ (расшифровка подписи)

(обратная сторона)

(Заполняется должностным лицом Федеральной службы по экологическому, технологическому и атомному надзору, осуществляющим прием)

Дата приема «__» ________________ 200_ г. в ____ час. _______ мин.

Отметка о полученной корреспонденции во время приема _____________

Даны поручения: __________________________________________________ (Ф.И.О. исполнителей)

Содержание поручения:

Срок исполнения: _____________

Подпись осуществившего прием _____________________ (расшифровка подписи)

Отметка об ответе заявителю:

Отметка о снятии с контроля:

По состоянию на 00.00.0000 00:00

Наименование должности работника Подпись Расшифровка подписи

Дата

По состоянию на 00.00.0000 00:00

Наименование должности работника Подпись Расшифровка подписи

Дата

Наименование должности руководителя службы ДОУ Подпись Расшифровка подписи

Дата

Наименование должности руководителя службы ДОУ Подпись Расшифровка подписи

Дата

Наименование должности руководителя службы ДОУ Подпись Расшифровка подписи

Дата

Федеральная служба по экологическому, технологическому и атомному надзору

Наименование структурного подразделения

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

00.00.0000 N ______

(место составления)

На ____________ год <1>

Наименование должности руководителя структурного подразделения Подпись Расшифровка подписи

Дата

СОГЛАСОВАНО <2> Протокол ЭК структурного подразделения от ________________ N ________________

Наименование должности работника, ответственного за ведение делопроизводства в подразделении Подпись Расшифровка подписи

Дата

Итоговая запись о категориях и кол-ве дел, заведенных в __________ году в структурном подразделении

Наименование должности руководителя подразделения, курирующего вопросы делопроизводства и архива Подпись Расшифровка подписи

Дата

Итоговые сведения переданы в Управление делами

Наименование должности, передавшего сведения Подпись Расшифровка подписи

Дата

                                      Формат А4 (210 х 297 мм)

<1> К выписке из номенклатуры дел Службы для данного структурного подразделения по окончании календарного года составляется итоговая запись по вышеуказанной форме.

<2> При наличии ЭК структурного подразделения.

Федеральная служба по экологическому,     УТВЕРЖДАЮ
технологическому и атомному надзору       Руководитель Федеральной службы

                                      по экологическому, технологическому
                                      и атомному надзору

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

00.00.0000 N _________ Подпись Расшифровка подписи

(место составления) Дата

На _______________ год

Наименование должности руководителя Управления делами Подпись Расшифровка подписи

Дата

Виза руководителя отдела документооборота и архива Управления делами и зав. архивом (лица, ответственного за архив)

СОГЛАСОВАНО                       СОГЛАСОВАНО
Протокол ЦЭК                      Протокол ЭПК федерального архива
от ____________ N ____            от _____________ N _____________

Итоговая запись о категориях и кол-ве дел, заведенных в ______________ году в Федеральной службе по экологическому, технологическому и атомному надзору

Наименование должности руководителя Управления делами Подпись Расшифровка подписи

Дата

Визы руководителя отдела документооборота и архива Управления делами и зав. архивом (лица, ответственного за архив)

Наименование должности, передавшего сведения Подпись Расшифровка подписи

Дата

                                      Формат А4 (210 x 297 мм)

код федерального архива ______________ код Федеральной службы по экологическому, технологическому и атомному надзору ___________________

                                         ┌───────────────────────┐
________________________________________ │Ф. N _________________ │
________________________________________ │Оп. N ________________ │
________________________________________ │Д. N _________________ │
                                         └───────────────────────┘

(НАИМЕНОВАНИЕ ФЕДЕРАЛЬНОГО АРХИВА)

(Федеральная служба по экологическому, технологическому и атомному надзору)

ДЕЛО N ___ ТОМ N ___

                     (ЗАГОЛОВОК ДЕЛА)

                          (ДАТА)

                                         На ___________ листах
                                         Хранить _____________

┌───────────────────────┐
│Ф. N _________________ │
│Оп. N ________________ │
│Д. N _________________ │
└───────────────────────┘

Лист-заверитель дела N _____

В деле подшито и пронумеровано ______________________ лист(ов)
                               (цифрами и прописью)

в том числе литерные листы ___________ пропущенные номера ________

• листов внутренней описи ________________________________________

Наименование должности работника Подпись Расшифровка подписи

Дата

                                      Формат А4 (210 х 297 мм)

Итого _____________________________________________ документов (цифрами и прописью) Количество листов внутренней описи _______________________________ (цифрами и прописью)

Наименование должности лица, составившего внутреннюю опись документов дела Подпись Расшифровка подписи

Дата

Федеральная служба по экологическому, технологическому и атомному надзору

         (наименование структурного подразделения)

КАРТА-ЗАМЕСТИТЕЛЬ ДЕЛА

Дело _____________________________________________________________ (N и название)

Опись ____________________________________________________________ (N и название)

Фонд _____________________________________________________________ (N и название)

Выдано во временное пользование (читальный зал):

Федеральная служба по экологическому, технологическому и атомному надзору

         (наименование структурного подразделения)

                                         УТВЕРЖДАЮ
                           Наименование должности руководителя
                           структурного подразделения

                           Подпись                 Расшифровка
                                                     подписи

                           Дата

                           ОПИСЬ N

В данную опись внесено ___________________________ дел с N _______ (цифрами и прописью) по N _____________________, в том числе:

литерные номера:

пропущенные номера:

Наименование должности

составителя описи Подпись Расшифровка подписи

Дата

СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО <2>

Наименование должности руководителя       Протокол ЭК структурного
службы ДОУ                                Подразделения

Расшифровка подписи                       от _________ N _________

Дата

Передал ______________________________________________________ дел (цифрами и прописью)

и ___________ регистрационно-контрольных картотек к документам <3> (цифрами и прописью)

Наименование должности сотрудника структурного подразделения Подпись Расшифровка подписи

Дата

Принял ___________________________ дел и _________________________

          (цифрами и прописью)             (цифрами и прописью)

регистрационно-контрольных картотек  к документам

Наименование должности работника архива Федеральной службы по экологическому, технологическому и атомному надзору Подпись Расшифровка подписи

Дата Формат А4 (210 х 297 мм)

<1> Графа 6 опускается в описях дел постоянного хранения.

<2> При наличии ЭК структурного подразделения.

<3> Передаются вместе с делами канцелярии.

Федеральная служба по экологическому,    УТВЕРЖДАЮ
технологическому и атомному надзору      Руководитель Федеральной

                                     службы по экологическому,
                                     технологическому
                                     и атомному надзору

АКТ

________ N __________                    Подпись       Расшифровка
_____________________                                    подписи

(место составления) _____________________ Дата

о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению

На основании

(название и выходные данные перечня документов с указанием сроков их хранения)

отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение документы фонда N _____________ (название фонда)

Итого ___________________________ дел за ____________________ годы (цифрами и прописью)

Описи дел постоянного хранения за __________ годы утверждены, а по личному составу согласованы с ЭПК ________________________________ (наименование архивного учреждения) (протокол от ____________________________ N _____________________)

Наименование должности лица, проводившего экспертизу ценности документов Подпись Расшифровка подписи

Дата

СОГЛАСОВАНО Протокол ЦЭК (ЭК) от ____ N ______

Документы в количестве _______________________________________ дел (цифрами и прописью) весом ______ кг сданы в __________________________________________ (наименование организации) на переработку по приемо-сдаточной накладной от ________ N _______

Наименование должности работника Федеральной службы по экологическому, технологическому и атомному надзору, сдавшего документы Подпись Расшифровка подписи

Изменения в учетные документы внесены

Наименование должности работника архива (службы ДОУ), внесшего изменения в учетные документы Подпись Расшифровка подписи

Дата

                                      Формат А4 (210 х 297 мм)