(утв. и введен в действие Постановлением Госстандарта СССР от 31.10.1983 № 5231)
| Термин | Определение |
| ОБЩИЕ ПОНЯТИЯ |
| 1. Делопроизводство | Деятельность, охватывающая документирование и организацию работы с документами |
| 2. Архивное дело | Отрасль деятельности, охватывающая вопросы организации хранения и использования архивных документов |
| 3. Документ | Материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве |
| 4. Документирование | Создание документов |
| 5. Документная информация Ндп. Документальная информация | - |
| 6. Автор документа | Организация или лицо, создавшие документ |
| Автор | Примечание. Слово «организация» (в предметном значении) здесь и далее употребляется вместо слов «учреждение, предприятие, организация» |
| 7. Текст документа | Речевая информация, зафиксированная любым типом письма или любой системой звукозаписи |
| Текст |
| 8. Текстовый документ | Документ, содержащий речевую информацию |
| 9. Письменный документ | Текстовый документ, информация которого зафиксирована любым типом письма |
| 10. Рукописный документ | Письменный документ, при создании которого знаки письма наносятся от руки |
| 11. Машинописный документ | Письменный документ, при создании которого знаки письма наносятся с помощью пишущей машины |
| Ндп. Рукопись |
| 12. Автограф | Текст, написанный собственноручно |
| 13. Черновой документ | Рукописный или машинописный документ, отражающий работу автора над текстом документа |
| 14. Беловой документ | Рукописный или машинописный документ, текст которого переписан с чернового документа или написан без помарок и исправлений |
| 15. Изобразительный документ | Документ, содержащий информацию, выраженную посредством изображения какого-либо объекта или каких-либо объектов |
| 16. Графический документ | Изобразительный документ, в котором изображение объекта получено посредством линий, штрихов, светотени |
| 17. Фотодокумент | Изобразительный документ, созданный фотографическим способом |
| 18. Аудиовизуальный документ | Документ, содержащий изобразительную и звуковую информацию |
| 19. Кинодокумент | Изобразительный или аудиовизуальный документ, созданный кинематографическим способом |
| 20. Фонодокумент | Документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи |
| 21. Подлинный документ | Документ, сведения о времени и месте создания которого и/или об авторе, содержащиеся в самом документе или выявленные каким-либо путем, соответствуют действительности |
| 22. Копия документа | Документ, воспроизводящий информацию другого документа и все его внешние признаки или часть их. |
| Копия |
| Примечание. Под внешними признаками понимаются признаки, характеризующие способ фиксирования информации, носитель, физическое состояние и размер документа, элементы его правового, делопроизводственного, художественного оформления |
| 23. Микрофильм | По ГОСТ 13.101-74 |
| 24. Личный документ | Официальный документ, удостоверяющий личность человека и/или его права, обязанности, а также служебное либо общественное положение и могущий содержать другие сведения биографического характера |
| 25. Документ личного происхождения | Документ, созданный лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей |
| Ндп. Личный документ |
| ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО |
| Официальный документ |
| 26. Официальный документ | Документ, созданный организацией или должностным лицом и оформленный в установленном порядке |
| Примечание. Под должностным лицом понимается лицо, которое осуществляет функцию представителя власти или занимает должность, связанную с выполнением организационно-распорядительных или административно-хозяйственных обязанностей |
| 27. Управленческий документ | - |
| 28. Автор официального документа | Организация или должностное лицо, от которых исходит официальный документ |
| 29. Реквизит документа | Элемент официального документа |
| Реквизит | |
| 30. Оформление официального документа | Проставление необходимых реквизитов |
| 31. Бланк официального документа | Стандартный лист бумаги с воспроизведенной на нем постоянной информацией документа и местом, отведенным для переменной |
| Бланк документа |
| 32. Подлинник официального документа | Первый или единственный экземпляр официального документа |
| Подлинник |
| 33. Дубликат документа | Повторный экземпляр официального документа, имеющий юридическую силу подлинника |
| Дубликат |
| 34. Выписка из официального документа | Копия официального документа, воспроизводящая его часть и заверенная в установленном порядке |
| Выписка |
| 35. Унифицированный документ | По ГОСТ 6.10.2-83 |
| 36.Формуляр-образец документа | По ГОСТ 6.10.2-83 |
| Формуляр-образец |
| ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ |
| 37. Документооборот | Движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки |
| 38. Объем документооборота | Количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период |
| 39. Регистрация документов | Фиксация факта создания либо получения документов путем присвоения им порядковых номеров и записи установленных сведений о них |
| 40. Дело | Совокупность документов или документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности и помещенные в отдельную обложку |
| 41. Номенклатура дел | Систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке |
| 42. Формирование дела | Отнесение документов к определенному делу и систематизация документов внутри дела |
| 43. Оформление дела | Определяемая установленными правилами подготовка дела к хранению |
| 44. Единая государственная система делопроизводства ЕГСД | Система документационного обеспечения управленческой деятельности, определяющая типовые процессы документирования и организации работы с документами |
| АРХИВНОЕ ДЕЛО |
| Государственная архивная служба и организация документов Государственного архивного фонда СССР |
| 45. Архив | Организация или ее структурное подразделение, осуществляющие прием и хранение документов с целью использования ретроспективной документной информации |
| Ндп. Архивохранилище |
| 46. Архивохранилище | Специально оборудованное помещение архива, предназначенное для хранения архивных документов |
| Ндп. Архив |
| 47. Государственный архив | Архив, непосредственно подчиненный какому-либо органу управления архивным делом или исполкому районного (городского) Совета народных депутатов |
| 48. Ведомственный архив | Архив, находящийся в непосредственном подчинении соответствующей организации, не входящей в систему государственной архивной службы, либо являющийся структурным подразделением организации |
| 49. Архивный документ | - |
| Ндп. Документальные материалы | |
| Архивные материалы | |
| 50. Ценный документ | Документ, имеющий политическое, народнохозяйственное, научное, социально-культурное значение и на этом основании подлежащий государственному учету и приему на государственное хранение |
| 51. Особо ценный документ | Ценный документ, имеющий для государства непреходящее значение и незаменимый при утрате |
| 52. Государственный архивный фонд СССР | Совокупность ценных архивных документов, являющихся собственностью Советского государства |
| ГАФ СССР |
| 53. Государственная архивная служба | Система государственных органов управления архивным делом и подведомственных им государственных архивов |
| ГАС |
| 54. Государственное хранение документов | Постоянное хранение архивных документов, осуществляемое государственными архивами, а также некоторыми другими организациями, имеющими на это право |
| Государственное хранение |
| 55. Ведомственное хранение документов | Хранение архивных документов какой- либо организацией в течение установленных сроков |
| Ведомственное хранение |
| 56. Профиль архива | Установленная для данного архива совокупность содержательных или формальных признаков документов, в соответствии с которой определяется состав документов, подлежащих хранению в нем |
| Примечание. Под формальным признаком документа понимается способ закрепления информации на носителе |
| 57. Сеть государственных архивов | Система государственных архивов, созданная в соответствии с их профилями, а также национально-государственным устройством и административно-территориальным делением |
| 58. Комплектование архива | Систематическое пополнение архива документами, соответствующими его профилю |
| Комплектование |
| 59. Источники комплектования архивов | Организации или лица, передающие документы в государственные или ведомственные архивы |
| Источники комплектования |
| 60. Документальный фонд | Совокупность документов, образовавшихся в деятельности организации либо лица |
| Ндп. Архив |
| Личный архив |
| Документальный фонд |
| 61. Фондообразователь | Организация или лицо, в деятельности которых образуется документальный фонд |
| Ндп. Фондодержатель |
| 62. Архивный фонд | Учетная и классификационная единица Государственного архивного фонда СССР, представляющая собой часть документального фонда, принятую на государственное хранение, либо сформированную в архиве обособленную совокупность документов, исторически и/или логически связанных между собой |
| Фонд |
| Ндп. Архив |
| 63. Объединенный архивный фонд | Архивный фонд, сформированный из документов двух или более фондообразователей |
| Ндп. Архив |
| Групповой архивный фонд |
| Комплексный архивный фонд |
| 64. Архивный фонд личного происхождения | Архивный фонд, представляющий собой принятую на государственное хранение часть документального фонда, а в ряде случаев — документальный фонд лица, семьи или рода |
| 65. Архивная коллекция | Архивный фонд, представляющий собой совокупность отдельных документов, образовавшихся в деятельности различных фондообразователей и объединенных по одному или нескольким признакам |
| Коллекция |
| 66. Фондирование документов | Классифицирование документов по архивным фондам |
| Фондирование |
| 67. Экспертиза ценности документов | Определение ценности документов с целью отбора их на государственное хранение или установление сроков их хранения |
| Экспертиза ценности |
| ОБЕСПЕЧЕНИЕ СОХРАННОСТИ ДОКУМЕНТОВ |
| 68. Обеспечение сохранности документов | Обеспечение физической сохранности документов и их учет |
| Обеспечение сохранности |
| 69. Обеспечение физической сохранности документов | Создание и поддержание оптимальных условий хранения документов, осуществление их консервации, реставрации, биохимической защиты, создание и пополнение фонда пользования |
| Обеспечение физической сохранности |
| 70. Учет архивных документов | Установление и фиксация в учетных документах количества архивных документов в единицах учета |
| Учет документов |
| 71. Учетный документ архива | Документ установленной формы, фиксирующий прием, выбытие, количество, состав и состояние архивных документов в единицах учета и предназначенный для контроля за сохранностью архивных документов и закрепления их организации |
| Учетный документ |
| 72. Государственный учет документов ГАФ СССР | Учет архивных документов, осуществляемый учреждениями государственной архивной службы по единым формам учетных документов |
| 73. Централизованный государственный учет документов ГАФ СССР | Учет количества и мест хранения документов Государственного архивного фонда СССР по документам установленной формы в Центральном фондовом каталоге Главного архивного управления при Совете Министров СССР |
| Централизованный учет |
| 74. Карточка архивного фонда | Учетный документ, предназначенный для государственного и централизованного учета документов Государственного архивного фонда СССР |
| Карточка фонда |
| Ндп. Фондовая карточка |
| 75. Список фондов архива | Учетный документ, фиксирующий присвоение номеров архивным фондам и выбытие архивных фондов |
| Список фондов |
| 76. Лист архивного фонда | Учетный документ, фиксирующий изменения в количестве и составе документов архивного фонда |
| Лист фонда |
| 77. Единица хранения архивных документов | Наименьшая единица счета количества документов, представляющая собой совокупность документов либо отдельный физически обособленный документ, имеющие самостоятельное значение |
| Единица хранения |
| 78. Единица учета архивных документов | Принятая в архивном деле единица счета количества документов, состоящая из одной или многих взаимосвязанных единиц хранения |
| Единица учета |
| 79. Проверка наличия и состояния документов | Установление соответствия фактического наличия единиц хранения записям в учетных документах архива, а также выявление документов, требующих консервации, реставрации, дезинсекции, дезинфекции |
| Проверка наличия |
| 80. Страховая копия документа | Копия особо ценного документа, изготовленная на случай его утраты или повреждения |
| Страховая копия |
| 81. Страховой фонд копий документов | Совокупность страховых копий документов |
| Страховой фонд |
| 82. Фонд пользования архивными документами | Совокупность копий архивных документов, предназначенных для пользования вместо оригиналов с целью предотвращения их износа |
| Фонд пользования |
| НАУЧНО-ИНФОРМАЦИОННАЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ АРХИВОВ |
| 83. Система научно-справочного аппарата к документам ГАФ СССР | Совокупность взаимосвязанных учетных документов, архивных справочников, механизированных и автоматизированных информационно-поисковых систем, созданных на единых методологических и научно-методических основах для обеспечения сохранности и поиска архивных документов и ретроспективной документной информации |
| СНСА ГАФ СССР |
| 84. Архивный справочник | Информационно-поисковая система, в которой поиск информации об архивных документах производится вручную |
| 85. Архивная опись | Архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения, а также предназначенный для их учета и закрепления систематизации |
| Опись |
| 86. Путеводитель по фондам архива (архивов) | Архивный справочник, содержащий систематизированный перечень характеристик архивных фондов или комплексов архивных документов либо краткие сведения о них |
| Путеводитель по фондам |
| 87. Архивный каталог | Архивный справочник, содержащий систематизированные сведения из документов, расположенные в соответствии с принятой в нем логической или алфавитной структурой построения |
| Каталог |
| Ндп. картотека |
| 88. Каталогизация архивных документов | Создание и обеспечение функционирования архивных каталогов |
| Каталогизация |
| 89. Обзор архивных документов | Архивный справочник, содержащий систематизированные сведения об архивных документах, дополненные в необходимых случаях их источниковедческим анализом |
| Обзор документов |
| 90. Пользование архивными документами | Прочтение либо просмотр и/или прослушивание архивных документов, регламентированные правилами |
| Пользование документами |
| 91. Использование архивных документов | Применение информации архивных документов в интересах государства, общества и законных интересах граждан |
| Использование документов |
| 92. Архивная справка | Официальный документ архива, содержащий сведения из архивных документов, относящиеся к предмету запроса, с указанием адресов документов |
| 93. Архивная копия | Официальный документ архива, воспроизводящий текст архивного письменного документа либо изображение архивного графического документа с указанием их адресов |
| 94. Архивная выписка | Архивная копия, воспроизводящая часть текста архивного письменного документа |