Положение о разработке и ведении справочников и классификаторов технико-экономической информации железнодорожных администраций, участвующих в работе Совета по железнодорожному транспорту

(Утверждено в г. Душанбе 01.10.2003 на 36-ом заседании Совета по железнодорожному транспорту СНГ)

(с изм. и доп. от 27.11.2020)

1. Общие положения

1.1. Настоящее Положение определяет процесс разработки и ведения справочников и классификаторов железнодорожных администраций, участвующих в работе Совета по железнодорожному транспорту, необходимых для взаимодействия в рамках межгосударственного информационного обмена.

1.2 Настоящее Положение включает в себя:

а) порядок разработки справочников и классификаторов;

б) актуализацию справочников и классификаторов;

в) технические требования к единой структуре Документа «Справочник (Классификатор)»;

г) применение справочников и классификаторов;

д) порядок формирования единого фонда справочников и классификаторов железнодорожных администраций, участвующих в работе Совета по железнодорожному транспорту.

1.3 Участниками разработки и ведения справочников и классификаторов являются:

а) Дирекция Совета по железнодорожному транспорту, осуществляющая организацию утверждения документов, регламентирующих работы в данной области.

б) Комиссия специалистов по информатизации железнодорожного транспорта, осуществляющая:

• рассмотрение предложений железнодорожных администраций и органов Совета по железнодорожному транспорту (комиссий, рабочих групп) о разработке и ведении новых справочников и классификаторов и об актуализации действующих справочников и классификаторов;
• рассмотрение вопроса о необходимости назначения организации разработчика для создания новых справочников и классификаторов и актуализации действующих справочников и классификаторов;
• утверждение плана работы Постоянной рабочей группы по классификации и кодированию в части разработки и ведения новых справочников и классификаторов и актуализации действующих справочников и классификаторов;
• направление новых и актуализированных справочников и классификаторов на согласование органами Совета по железнодорожному транспорту (комиссиями, рабочими группами);
• утверждение новых и актуализированных справочников и классификаторов, обеспечивает введение их в действие;
• исключение утративших актуальность справочников и классификаторов;
• решение спорных вопросов в данной области.

в) Постоянная рабочая группа по информационному взаимодействию железнодорожных администраций, осуществляющая:

• согласование плана работы Постоянной рабочей группы по классификации и кодированию в части разработки и ведения новых справочников и классификаторов и актуализации действующих справочников и классификаторов для дальнейшего утверждения на Комиссии специалистов по информатизации железнодорожного транспорта;
• разработку предложений по применению справочников и классификаторов при межгосударственном обмене информацией;
• проведение экспертиз технических требований на вновь разрабатываемые справочники и классификаторы;
• рассмотрение предложений Постоянной рабочей группы по классификации и кодированию по вопросам внесения изменений и дополнений в действующие справочники и классификаторы, о необходимости разработки новых;
• рассмотрение и согласование проектов разработанных справочников и классификаторов, используемых в автоматизированных системах и задачах межгосударственного уровня.

г) Постоянная рабочая группа по классификации и кодированию, осуществляющая:

• рассмотрение поступивших от железнодорожных администраций и органов Совета по железнодорожному транспорту (комиссий, рабочих групп) предложений по разработке и актуализации (пересмотру) справочников и классификаторов;
• разработку основных принципов по организации системы ведения классификаторов;
• проведение экспертизы технических требований в области классификации и кодирования по вновь разрабатываемым, актуализированным и действующим справочникам и классификаторам;
• разработку новых справочников и классификаторов;
• актуализацию действующих справочников и классификаторов;
• подготовку материалов по вопросам разработки и ведения новых и актуализированных справочников и классификаторов для рассмотрения на Комиссии специалистов по информатизации;
• ведение справочников и классификаторов, по которым ПРГ ККИ определена Ведущей организацией.

д) Головная организация, осуществляющая:

• регистрацию справочников и классификаторов, включаемых в ФКИ ЖА;
• ведение справочников и классификаторов, входящих в ФКИ ЖА;
• обеспечение методического единства в применении классификаторов, используемых в межгосударственных системах обмена информацией.

е) Ведущая организация, осуществляющая, ведение справочников и классификаторов, входящих в ФКИ ЖА по поручению Комиссии по информатизации.

ж) Ответственная организация, осуществляющая, формирование и ведение справочников и классификаторов ФКИ ЖА на уровне железнодорожной администрации.

з) Организация разработчик, осуществляющая, разработку справочников и классификаторов и актуализацию действующих справочников и классификаторов по поручению Комиссии по информатизации.

1.4 Для целей настоящего Положения используются понятия, которые означают следующее:

• «актуализация справочника (классификатора)» — внесение изменений в справочник (классификатор), в том числе путем его гармонизации в случае изменения доверенного источника;
• «алфавит кода» — система знаков (символов), принятых для образования кода;
• «ведение справочника (классификатора)» — поддержание классификатора в достоверном (актуальном) состоянии;
• «гармонизация справочников (классификаторов)» — приведение справочников (классификаторов) в соответствие с доверенным источником путем применения методов гармонизации;
• «глубина классификации» — число ступеней классификации;
• «длина кода» — число знаков в коде (без учета пробелов или других разделительных знаков);
• «доверенный источник» — международный справочник (классификатор) или стандарт, межгосударственный (региональный) классификатор или стандарт, государственный справочник (классификатор), определенные в качестве основы для гармонизации справочников (классификаторов), а также нормативные документы государств — участников Содружества;
• «иерархический метод классификации» — последовательное разделение множества объектов систематизации (классификации) на подчиненные классификационные группировки;
• «инструктивно-методические документы» — документы, необходимые для нормативно-методического обеспечения единой системы, применяемые для разработки, ведения и применения справочников и классификаторов;
• «классификатор» — систематизированный, структурированный и кодифицированный перечень наименований объектов классификации;
• «классификационная группировка» — подмножество объектов систематизации (классификации), полученное в результате классификации;
• «классификация» — процесс распределения заданного множества объектов систематизации (классификации) на подмножества (классификационные группировки) в соответствии с установленными правилами, признаками их различия или сходства;
• «код» — знак или совокупность знаков, принятых для обозначения классификационной группировки или объекта систематизации (классификации);
• «кодирование» — присвоение кода классификационной группировке или объекту классификации.
• «комбинированный метод классификации» — разделение множества объектов систематизации (классификации) на классификационные группировки путем применения иерархического и фасетного методов классификации;
• «межгосударственный (региональный) классификатор» — классификатор, принятый Межгосударственным советом по стандартизации, метрологии и сертификации Содружества Независимых Государств, иными межгосударственными (региональными) органами (организациями);
• «межгосударственный стандарт» — региональный стандарт, принятый Межгосударственным советом по стандартизации, метрологии и сертификации Содружества Независимых Государств;
• «международный справочник (классификатор)» — справочник (классификатор), принятый международной организацией;
• «международный стандарт» — стандарт, принятый международной организацией по стандартизации;
• «метод классификации» — способ разделения множества объектов систематизации (классификации) на подмножества (классификационные группировки);
• «метод кодирования» — способ формирования и присвоения кода классификационной группировке и (или) объекту систематизации (классификации) для обеспечения их однозначной идентификации;
• «метод систематизации» — способ упорядочения объектов систематизации (классификации);
• «объект классификации» — элемент классифицируемого множества;
• «параллельный метод кодирования» — формирование и присвоение кода классификационной группировке и (или) объекту систематизации (классификации) с использованием кодов независимых группировок, полученных путем применения фасетного метода классификации;
• «перекодировочная таблица» — таблица, устанавливающая соответствие объекта классификации (систематизации) или классификационной группировки из справочника (классификатора), в который вносятся изменения, одному или нескольким объектам классификации (систематизации) либо классификационным группировкам из справочника (классификатора), в который внесены изменения;
• «порядковый метод классификации» — упорядочение множества объектов классификации (систематизации) по определенному принципу (хронологическому, алфавитному и др.);
• «последовательный метод кодирования» — формирование и присвоение кода классификационной группировке и (или) объекту систематизации (классификации) с использованием кодов последовательно расположенных подчиненных группировок, полученных путем применения иерархического метода классификации;
• «переходной ключ» — таблица, устанавливающая соответствие каждой группировке или объекту классификации одного классификатора одной или нескольким группировкам или объектам классификации другого классификатора;
• «признак классификации (систематизации)» — свойство или характеристика объекта классификации (систематизации), по которому производится классификация (систематизация);
• «разряд» — позиция знака (символа) в коде;
• «резервная емкость кода» — совокупность незаполненных позиций в справочнике (классификаторе);
• «связанные справочники (классификаторы)» — справочники (классификаторы), включенные в состав ресурсов единой системы, между объектами систематизации (классификации) которых установлены связи на уровне кодов;
• «серийно-порядковый метод кодирования» — формирование и присвоение классификационной группировке и (или) объекту систематизации (классификации) кода, состоящего из натуральных чисел, с одновременным закреплением отдельных серий или диапазонов этих чисел за объектами систематизации (классификации) с одинаковыми признаками;
• «систематизация» — процесс упорядоченного расположения объектов по сходству или различию присущих им признаков;
• «справочник» — систематизированный, структурированный и кодифицированный перечень однородной по своему содержанию или сути информации;
• «структура кода» — условное обозначение состава и последовательности расположения знаков в коде;
• «структура справочника (классификатора)» — совокупность сведений о составе полей справочника (классификатора), их множественности, областях их значений и правилах формирования;
• «ступень классификации» — этап классификации при иерархическом методе классификации, в результате которого получается совокупность классификационных группировок;
• «фасетный метод классификации» — параллельное разделение множества объектов систематизации (классификации) на независимые классификационные группировки.
• «ФКИ ЖА» — межгосударственный фонд справочников и классификаторов технико-экономической информации железнодорожных администраций государств-участников Содружества.
• «государства-участники Содружества» — государства входящие в состав Совета по железнодорожному транспорту.

2. Порядок разработки справочников и классификаторов и их актуализация

2.1 Общие положения

Предложения по разработке и актуализации справочников и классификаторов вносятся железнодорожными администрациями и органами Совета по железнодорожному транспорту (комиссиями, рабочими группами), которые по поручению Комиссии специалистов по информатизации рассматриваются Постоянной рабочей группой по классификации и кодированию.

Постоянная рабочая группа по классификации и кодированию информации проводит экспертизу и подготавливает заключение о необходимости разработки или пересмотре справочника (классификатора).

2.2 Порядок разработки справочников и классификаторов

Справочник разрабатывается как систематизированный, структурированный и кодифицированный перечень однородной по своему содержанию или сути информации. Разновидностями справочников являются сборники, таблицы, словари.

Классификатор разрабатывается как систематизированный, структурированный и кодифицированный перечень наименований объектов классификации.

Для справочников и классификаторов установлены следующие стадии разработки:

• разработка нового справочника (классификатора);
• актуализация (пересмотр) действующего справочника (классификатора).

2.2.1. Разработка нового справочника (классификатора) предусматривает поэтапное проведение работ, которые организует Комиссия по информатизации и проводит ПРГ ККИ или организация разработчик справочника (классификатора).

2.2.1.1. 1-й этап:

• проведение исследований, определяющих исходное множество объектов, подлежащих классификации;
• выбор метода классификации и классификационных признаков, позволяющих упорядочить объекты в систему.

2.2.1.2. 2-й этап — разработка методики создания справочника (классификатора), содержащей:

• состав и характеристику объектов классификации;
• описание классификационных признаков и методов классификации и кодирования объектов, включаемых в справочник (классификатор);
• установление полного перечня объектов классификации и упорядочение этих объектов в систему;
• структуру справочника (классификатора).

2.2.1.3. 3-й этап — оформление проекта справочника (классификатора), осуществляется в соответствии с техническими требованиями к единой структуре Документа «Справочник (Классификатор)» приведенной в Таблице 1:

Таблица 1

Структура элементов разделов справочника (классификатора)

Значение и описание элементов разделов справочника (классификатора)

А1. Форма Титульного листа

Совет по железнодорожному транспорту государств-участников Содружества Наименование справочника (классификатора) Год ввода в действие

А2. Форма Расположения информационных данных

Разработан: Утвержден: Введен в действие: Взамен: Введен в действие:

А3. Оглавление

В оглавление документа приводится его содержание с перечислением разделов, частей и т.п. Пример:

Содержание Введение справочника (классификатора) ............................... Структура справочника (классификатора) ............................. Порядок ведения справочника (классификатора) ..................... Содержание справочника (классификатора) ............................ Приложение 1. Заявка на внесение изменений в справочник (классификатор) Приложение 2. Извещение о внесении изменений в справочник (классификатор) Приложение 3. Инструкция по оформлению заявки (приложения оформляются по мере необходимости)

А4. Введение

Предназначен для ........ Используется ..... Особенностями применения являются ....... Используются следующие понятия и определения .......

А5. Структура

Состоит из .... блоков (структура приведена в таблице ...): - блока идентификации; - блока наименования объекта; - дополнительного информационного блока.

Блок идентификации построен с использованием: (порядковой) (серийно-порядковой) и т.п. системы кодирования объектов классификации.

Формула структуры кодового обозначения в классификаторе ... (отображение и описание структуры кодового обозначения)

Контрольное число рассчитано в соответствии с (ссылка на методику расчета)

Описание структуры (описание полей и порядок их заполнения)

А6. Порядок ведения

Ведение справочника (классификатора) осуществляет (описание) Изменения вносятся в соответствии (описание) Информирование об изменениях производится (описание)

А7. Содержание

Наполнение элемента раздела справочника (классификатора) осуществляется по заявкам железнодорожных администраций или в соответствии с изменениями содержания доверенного источника

А8. Приложение 1. Заявка

Заявка на внесение изменений в ________________________________________ (наименование и его регистрационный номер)

Директива

Заполняются позиции по структуре справочника

1

1. Включить 2. Аннулировать

3. Изменить (исправить) Стало

Было

Ответственный от железнодорожной администрации Исп. Тел. или

№ поля

Наименование состава показателей

Значения показателя

До изменения

После изменения

1

Директива: включить, изменить, аннулировать

А9. Приложение 2. Извещение

Извещение на внесение изменений в _______________________ (наименование и его регистрационный номер)

Директива

Заполняются позиции по структуре справочника

1

1. Включить 2. Аннулировать

3. Изменить (исправить) Стало

Было

Начальник ИВЦ ЖА Исп. Тел.

Примечание: при составлении заявки используются следующие директивы:

Директива

Назначение

Примечание

А

Аннулировать

Исключение позиции из классификатора

И

Изменить

Изменение данных в позиции классификатора (директива не применяется при изменении кодового обозначения)

В

Включить

Включение новой позиции в классификатор

ИР

Исправить

Исправление обнаруженных неточностей и/или ошибок допущенных в процессе ведения классификатора

А10. Инструкция по заполнению заявки

Инструкция по заполнению заявки — оформляется по мере необходимости

2.2.1.4. 4-й этап — согласование Документа «Справочник (Классификатор)».

• направление на рассмотрение органов Совета по железнодорожному транспорту (комиссий, рабочих групп) в сфере, ведения которой находится данная область применения;
• обработка замечаний;
• подготовка проекта новой редакции к утверждению.

2.2.1.5. 5-й этап — утверждение Документа «Справочник (Классификатор)».

Утверждение Документа «Справочник (Классификатор)» производит Комиссия по информатизации.

2.3. Порядок актуализации (пересмотр) действующего Документа «Справочник (Классификатор)».

2.3.1. Актуализацию (пересмотр) действующего Документа «Справочник (Классификатор)» организует Комиссия по информатизации и проводит ПРГ ККИ или организация разработчик справочника (классификатора).

Работы по актуализации (пересмотру) действующего Документа «Справочник (Классификатор)» связаны с изменениями элементов разделов Документа «Справочник (Классификатор)»:

• «структура справочника (классификатора)», осуществляемой в рамках изменения системы кодирования объектов классификации, формулы структуры кодового обозначения, а также изменения связанные с расширением (уменьшением) количества полей справочника (классификатора) и их значности;
• «порядка ведения справочника (классификатора)»;
• «содержание справочника (классификатора)», т.е. приведение содержания справочника в соответствии с изменением содержания доверенного источника;

2.3.2. Оформление проекта новой редакции действующего Документа «Справочник (Классификатор)» производится на основании включения новых описаний элементов разделов структуры Документа «Справочник (Классификатора)» (см. Таблицу 1 данного Положения) в соответствии с выполненными работами по актуализации (пересмотру) действующего справочника (классификатора).

2.3.3. Согласование новой редакции действующего Документа «Справочник (Классификатор)» проводится в следующей последовательности:

• направление новой редакции действующего Документа «Справочник (Классификатор)» на рассмотрение органами Совета по железнодорожному транспорту (комиссиями, рабочими группами) в сфере ведения которых находится данная область применения;
• обработка замечаний;
• подготовка проекта новой редакции действующего Документа «Справочник (Классификатор)» к утверждению.

2.3.4. Утверждение новой редакции действующего Документа «Справочник (Классификатор)» производится Комиссией по информатизации.

2.4. Порядок ввода в действие справочников и классификаторов и прекращения их действия.

2.4.1. Дата ввода в действие нового Документа «Справочник (Классификатор)».

Дата ввода в действие нового Документа «Справочник (Классификатор)» устанавливается Комиссией специалистов по информатизации железнодорожного транспорта.

Если дата ввода в действия нового Документа «Справочник (Классификатор)» Комиссией специалистов по информатизации железнодорожного транспорта не установлена, то ввод в действие осуществляется с очередного отчетного периода, следующего после даты проведения комиссии.

2.4.2. Ввод в действие новой редакции действующего Документа «Справочник (Классификатор)».

2.4.2.1. Ввод в действие новой редакции действующего справочника (классификатора), без выполнения работ по изменению элемента раздела Документа «Справочник (Классификатор)» (см. Таблицу 1 данного Положения) «Структура справочника», осуществляется всеми железнодорожными администрациями с даты определенной Комиссией специалистов по информатизации железнодорожного транспорта.

2.4.2.2. Дата ввода в действие новой редакции действующего справочника (классификатора), с выполнением работ по изменению элемента раздела Документа «Справочник (Классификатор)» (см. Таблицу 1 данного Положения) «Структура справочника», осуществляется в следующем порядке:

• ИВЦ ЖА направляет железнодорожным администрациям запрос о длительности подготовительного периода, необходимого для ввода в действие и адаптации своих информационных систем к работе с новой редакции действующего справочника (классификатора);
• Железнодорожные администрации в период не более 20 календарных дней со дня получения запроса подготавливают обоснованное заключение о длительности подготовительного периода, необходимого для ввода в действие новой редакции действующего справочника (классификатора), и направляют его в ИВЦ ЖА;
• ИВЦ ЖА обобщает ответы железнодорожных администраций, определяет оптимальный срок подготовительного периода и направляет в адрес железнодорожных администраций уведомление о дате ввода в действие новой редакции действующего справочника (классификатора).

Примечание: При неполучении ответа от железнодорожной администрации на запрос ИВЦ ЖА считается, что у железнодорожной администрации нет необходимости в установлении подготовительного периода для адаптации своих информационных систем к работе с новой редакцией действующего справочника (классификатора).

2.4.3 Прекращение действия Документа «Справочник (Классификатор)»

3. Регистрация справочников и классификаторов

3.1. Утвержденный Документ «Справочник (Классификатор)» является составной частью межгосударственного фонда справочников и классификаторов технико-экономической информации железнодорожных администраций государств-участников Содружества (ФКИ ЖА).

3.2. Утвержденный Документ «Справочник (Классификатор)» регистрируется в каталоге межгосударственного фонда справочников и классификаторов технико-экономической информации железнодорожных администраций государств — участников Содружества. Каталог ФКИ ЖА ведется отдельным документом.

3.3. При регистрации утвержденного Документа «Справочник (Классификатор)» в каталоге ФКИ ЖА ему присваивается регистрационный код согласно формуле его структуры, описанной в каталоге ФКИ ЖА.

3.4. Документ «Справочник (Классификатор)» утративший актуальность, из каталога ФКИ ЖА не исключается и делается пометка, что решением Комиссии по информатизации железнодорожного транспорта он не действует.

4. Ведение справочников и классификаторов

Ведение утвержденных и актуализированных Документов «Справочник (Классификатор)» осуществляется в соответствии с описанным элементом раздела «Порядок ведения» структуры Документа «Справочник (Классификатор)».

5. Применение справочников и классификаторов

5.1. Документ «Справочник (Классификатор)» используется при разработке нормативных документов, а также при создании информационных систем и ресурсов. Использование документа «Справочник (Классификатор)» осуществляется путем:

• прямого применения справочников и классификаторов (выборки позиций из справочников и классификаторов) без изменения принятых кодов и наименований позиций;
• включения в классификаторы (выборки позиций из справочников и классификаторов) дополнительных объектов классификации и классификационных признаков, не нарушающих коды и наименования позиций справочников и классификаторов, предусмотренных в них резервных позиций.

5.2. Для проведения сопоставимости объектов классификации или их группировок из различных справочников и классификаторов могут создаваться и использоваться переходные ключи, которые следует рассматривать в качестве справочно-поискового аппарата.

Переходные ключи могут разрабатываться:

• между справочниками, классификаторами, в которых по разным признакам классифицируются одни и те же объекты классификации;
• между справочниками, классификаторами, имеющими взаимосвязанные объекты классификации и т.п.

5.3. Документ «Справочник (Классификатор)» применяется при межгосударственном обмене информацией, создании межгосударственных информационных систем и ресурсов, действующих в рамках железнодорожных администраций.

Железнодорожная администрация обеспечивает использование Документов «Справочник (Классификатор)» пользователями, являющимися резидентами государства местонахождения данной железнодорожной администрации.

5.4. Применение незарегистрированных в каталоге ФКИ ЖА Документов «Справочник (Классификатор)» в разрабатываемых и эксплуатируемых межгосударственных автоматизированных системах запрещено.

---