Методические рекомендации по организации проектной деятельности в федеральных органах исполнительной власти

(утв. Аппаратом Правительства РФ 12.03.2018 № 1937п-П6)

Утверждаю Заместитель Руководителя Аппарата

МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ

1. Общие положения

1.3. Настоящие методические рекомендации содержат перечень процессов и подпроцессов проектной деятельности для следующих элементов (групп процессов) проектной деятельности:

---

2. Перечень процессов и подпроцессов элемента «Стратегическое планирование и управление портфелем проектов»

Элемент «Стратегическое планирование и управление портфелем проектов» включает следующие процессы и подпроцессы <2>:

---

<2> Процессы и подпроцессы элемента «Стратегическое планирование и управление портфелем проектов» могут осуществляться, планироваться и выполняться по аналогии с порядком, предусмотренным постановлениями Правительства Российской Федерации от 12 октября 2017 г. № 1242 «О разработке, реализации и об оценке эффективности отдельных государственных программ Российской Федерации».

2.1 Процесс «Идентификация», включающий подпроцессы:

а) ежегодное планирование мероприятий по управлению портфелем проектов (далее — портфель);

б) формирование перечня предложений по проектам (далее — предложения);

в) проверка предложений на соответствие целям, определенным документами стратегического планирования;

г) определение формы реализации предложения как проекта или процесса;

д) устранение дублирования предложений;

е) согласование реестра предложений и отдельных предложений с ведомственным координационным органом (далее — координационный орган).

2.2 Процесс «Экспертиза», включающий подпроцессы:

2.3 Процесс «Ранжирование и балансировка», включающий подпроцессы:

в) ранжирование портфеля;

г) экспертная оценка результатов ранжирования;

д) балансировка, формирование альтернатив и выбор рекомендуемого сценария портфеля.

2.4 Процесс «Авторизация портфеля», включающий подпроцессы:

а) формирование паспортов проектов (по отобранным предложениям);

б) экспертиза паспортов проектов (по отобранным предложениям);

в) подготовка заседания координационного органа и одобрение портфеля;

г) информирование инициаторов проектов об одобрении портфеля.

2.5 Процесс «Мониторинг портфеля и показателей», включающий подпроцессы:

а) сбор и формирование отчетности, принятие управленческих решений по портфелю;

б) формирование, согласование и принятие решений по запросам на изменение портфеля;

в) формирование годового отчета по портфелю.

3. Перечень процессов и подпроцессов элемента «Управление проектом»

Элемент «Управление проектом» включает следующие процессы и подпроцессы:

3.1 Процесс «Запуск проекта», включающий подпроцессы:

а) определение цели и ключевых результатов проекта, разработка модели достижения показателей;

б) назначение ключевых участников проекта (ролей);

в) проведение совещаний и мероприятий по запуску проекта;

г) разработка модели функционирования результатов;

д) планирование контрольных точек уровня паспорта проекта;

е) определение ресурсов на подготовку и реализацию проекта;

ж) подготовка финансово-экономического обоснования проекта;

з) оценка рисков;

и) формирование паспорта проекта; согласование паспорта проекта с заинтересованными сторонами;

к) утверждение паспорта проекта.

3.2 Процесс «Планирование проекта», включающий подпроцессы:

а) формирование организационной структуры проекта;

б) вовлечение заинтересованных сторон;

в) определение и согласование состава рабочих органов проекта (ресурсного плана);

г) детализация модели достижения показателей;

л) планирование закупок и поставщиков;

м) формирование сводного плана проекта;

н) согласование сводного плана с заинтересованными сторонами;

о) утверждение сводного плана проекта.

3.3 Процесс «Оперативное управление», включающий подпроцессы:

а) назначение участников рабочих органов;

б) организация и проведение совещаний;

в) контроль актуальности модели функционирования результатов и достижения показателей;

г) подтверждение выделения финансового обеспечения проекта;

д) формирование рабочего плана проекта;

е) принятие решений о начале и завершении этапов проекта;

ж) согласование закупок и заключение договоров;

з) принятие решений по минимизации и управлению рисками;

и) развитие и обучение участников рабочих органов;

к) проведение совещаний и мероприятий по обмену знаниями;

л) исполнение плана коммуникаций;

м) обеспечение и контроль качества в проекте;

н) управление созданием и приемка результатов;

о) управление сроками и подтверждение достижения контрольных точек.

3.4 Процесс «Мониторинг и управление изменениями», включающий подпроцессы:

а) мониторинг цели и достижения показателей проекта;

б) мониторинг достижения результатов;

в) мониторинг выполнения бюджета проекта;

г) мониторинг состава и функционирования рабочих органов;

д) мониторинг и контроль мероприятий по закупке;

е) мониторинг выполнения планов коммуникаций;

ж) мониторинг рисков и возможностей;

з) подготовка и согласование запросов на изменения;

и) мониторинг достижения контрольных точек;

к) подготовка и согласование отчета о ходе реализации проекта.

3.5 Процесс «Оценки и иные контрольные мероприятия», включающий подпроцессы:

а) оценка организационной структуры, взаимодействия с заинтересованными сторонами;

б) оценка мониторинга цели и достижения показателей;

в) оценка планирования, достижения и эксплуатации результатов;

г) оценка достижения контрольных точек;

д) оценка управления бюджетом;

е) оценка планирования и мониторинга;

ж) оценка управления изменениями;

з) оценка управления рисками и возможностями;

и) оценка управления ресурсами;

к) оценка управления коммуникациями и информацией;

л) оценка управления качеством;

м) оценка управления закупками.

3.6 Процесс «Завершение», включающий подпроцессы:

а) получение обратной связи от заинтересованных сторон;

б) анализ достижения цели и показателей проекта;

в) анализ достижения результатов проекта;

г) анализ сроков проекта;

д) анализ исполнения бюджета проекта и финансового обеспечения эксплуатации результатов на период после завершения проекта;

е) анализ изменений в проекте;

ж) анализ рисков проекта;

з) анализ закупок и конкурсных процедур;

и) проведение итоговых совещаний;

к) планирование достижения показателей на период после завершения проекта;

л) завершение договоров закупок и поставок;

м) расформирование рабочих органов проекта;

н) формирование итогового отчета;

о) формирование отчета по извлеченным урокам;

п) закрепление ответственности за достижение показателей после завершения проекта;

р) архивирование документации по проекту.

4. Перечень процессов и подпроцессов элемента «Принятие решений и организационная поддержка»

Элемент «Принятие решений и организационная поддержка» включает следующие процессы и подпроцессы:

4.1. Процесс «Организация проектной деятельности, организация и функционирование координационных органов», включающий подпроцессы:

а) организация проектной деятельности (нормативная база);

б) формирование координационного органа;

в) функционирование координационного органа.

4.2 Процесс «Организация и функционирование проектных офисов», включающий подпроцессы:

а) формирование проектного офиса;

б) администрирование проектов;

в) методическое обеспечение проектной деятельности со стороны проектного офиса;

г) координация развития проектной деятельности со стороны проектного офиса;

д) координация формирования и развития автоматизированной информационной системы проектной деятельности;

е) взаимодействие проектных офисов разных уровней (при их наличии);

ж) популяризация проектной деятельности и развитие проектной культуры.

4.3 Процесс «Организация и функционирование проектных комитетов», включающий подпроцессы:

а) формирование проектных комитетов;

б) функционирование проектных комитетов.

4.4 Процесс «Взаимодействие с внешними экспертными и общественными сообществами», включающий подпроцессы:

а) формирование общественно-деловых советов;

б) функционирование общественно-деловых советов;

в) формирование экспертных групп;

г) функционирование экспертных групп.

5. Перечень процессов и подпроцессов элемента «Развитие компетенций и культуры эффективности»

Элемент «Развитие компетенций и культуры эффективности» включает следующие процессы и подпроцессы:

5.1 Процесс «Организация и проведение обучения», включающий подпроцессы:

5.2 Процесс «Оценка уровня квалификации участников проектной деятельности», включающий подпроцессы:

а) проведение оценки уровня квалификации участников проектной деятельности;

б) формирование реестра участников проектной деятельности, подтвердивших уровень квалификации.

5.3 Процесс «Формирование и развитие кадрового резерва участников проектной деятельности», включающий подпроцессы:

а) проведение процедуры отбора кандидатов в кадровый резерв участников проектной деятельности;

б) работа с кадровым резервом участников проектной деятельности;

в) использование кадрового резерва при назначении на проектные роли.

6. Перечень процессов и подпроцессов элемента «Управление стимулированием участников проектов»

Элемент «Управление стимулированием участников проектов» включает следующие процессы и подпроцессы:

6.1 Процесс «Ведение реестра участников проектной деятельности», включающий подпроцесс:

а) учет фактической загрузки участников проектной деятельности.

6.2. Процесс «Планирование и оценка эффективности и результативности участников проектной деятельности», включающий подпроцессы:

а) определение плановых ключевых показателей эффективности участников проектной деятельности;

б) оценка фактически достигнутых значений ключевых показателей эффективности участников проектной деятельности.

6.3 Процесс «Осуществление материального стимулирования», включающий подпроцессы:

а) планирование размера материального стимулирования участников проектной деятельности, включая бюджет на выплату премий;

б) расчет фактического размера материального стимулирования участников проектной деятельности;

в) осуществление материального стимулирования участников проектной деятельности.

6.4 Процесс «Осуществление нематериального стимулирования», включающий подпроцесс:

а) осуществление нематериального стимулирования участников проектной деятельности.

7. Оценка качества организации проектной деятельности в федеральном органе исполнительной власти и подведомственных ему организациях

Приложение

Контрольный лист (чек-лист) для проверки федеральным органом исполнительной власти выполнения основных мероприятий по организации проектной деятельности

№ п/п	Наименование критерия	Пояснения к критерию	Сведения о выполнении <1>
I. Элемент «Стратегическое планирование и управление портфелем проектов»
1.1.	Определены приоритетные направления и цели деятельности федерального органа исполнительной власти	Руководителем федерального органа исполнительной власти определены (актуализированы) приоритетные направления и цели деятельности федерального органа исполнительной власти. В приоритетные направления деятельности включены соответствующие приоритетные проекты
1.2.	Утверждена модель ранжирования	Модель ранжирования рекомендуется разрабатывать и утверждать по аналогии с порядком, предусмотренным постановлением Правительства Российской Федерации от 12 октября 2017 г. № 1242 «О разработке, реализации и об оценке эффективности отдельных государственных программ Российской Федерации», методическими рекомендациями по проведению ранжирования проектов (программ) и ведомственных целевых программ с учетом оценки достижения целей пилотных государственных программ, утвержденными Министерством экономического развития Российской Федерации
1.3.	Проведена оценка обеспеченности целей деятельности федерального органа исполнительной власти проектами <2>	Оценка обеспеченности целей деятельности федерального органа исполнительной власти проектами позволяет определить, в какой степени предлагаемый к реализации портфель проектов позволяет обеспечить достижение указанных целей
1.4.	Сформированы предложения по проектам, согласован реестр предложений по проектам	Рекомендуется формировать предложения по проектам, направленным на достижение целей деятельности федерального органа исполнительной власти, которые по итогам проведенной в п. 1.3 оценки не обеспечены проектами
1.5.	Разработаны (паспорта проектов) проекты и одобрены координационным органом	В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации «Об организации проектной деятельности в Правительстве Российской Федерации» от 15 октября 2016 г. № 1050, положением об организации проектной деятельности в федеральном органе исполнительной власти (далее — положение федерального органа исполнительной власти), а также с учетом соответствующих методических рекомендаций, разрабатываемых федеральным проектным офисом <3>
1.6.	Проведено ранжирование проектов, на основе результатов ранжирования сформирован портфель	Ранжирование проектов рекомендуется осуществлять по аналогии с порядком, предусмотренным постановлением Правительства Российской Федерации от 12 октября 2017 г. № 1242 «О разработке, реализации и об оценке эффективности отдельных государственных программ Российской Федерации», в соответствии с утвержденной моделью ранжирования. Формирование портфеля осуществляется исходя из определенных приоритетных направлений и целей деятельности федерального органа исполнительной власти
1.7.	Проведена балансировка проектов	В ходе балансировки рекомендуется формировать перечень проектов портфеля с учетом их рейтинга, полученного в ходе ранжирования проектов в соответствии с п. 1.6, обязательности реализации, взаимосвязей между проектами и финансового обеспечения. Указанный перечень проектов портфеля должен обеспечивать в максимальной степени достижение целей деятельности федерального органа исполнительной власти
1.8.	Утверждены паспорта проектов, включенных в портфель	В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации «Об организации проектной деятельности в Правительстве Российской Федерации» от 15 октября 2016 г. № 1050, положением федерального органа исполнительной власти, а также с учетом соответствующих методических рекомендаций, разрабатываемых федеральным проектным офисом
1.9.	Осуществляется регулярный мониторинг портфеля	Рекомендуется обеспечить рассмотрение координационным органом информации о ходе реализации портфеля и одобрение соответствующих отчетов в соответствии с функциональной структурой системы управления проектной деятельностью в Правительстве Российской Федерации, утвержденной постановлением Правительства Российской Федерации от 15 октября 2016 г. № 1050, функциональной структурой системы управления проектной деятельностью в федеральном органе исполнительной власти (далее — функциональная структура федерального органа исполнительной власти)
II. Элемент «Управление проектом»
2.1.	Утверждены положение и функциональная структура федерального органа исполнительной власти	Разработку положения и функциональной структуры федерального органа исполнительной власти рекомендуется осуществлять с учетом Положения об организации проектной деятельности в Правительстве Российской Федерации и функциональной структуры системы управления проектной деятельностью в Правительстве Российской Федерации, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 октября 2016 г. № 1050. Разработку положения и функциональной структуры федерального органа исполнительной власти рекомендуется осуществлять также с учетом примерного положения об организации проектной деятельности и функциональной структуры системы управления проектной деятельностью в федеральном органе исполнительной власти, приведенных в методических рекомендациях по реализации первоочередных мероприятий в части организации проектной деятельности в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных федеральным проектным офисом (далее — примерное положение, примерная функциональная структура)
2.2.	Утверждены методические рекомендации, описывающие: а) подготовку предложения по проекту, паспорта, сводного плана проекта; б) мониторинг проектов; в) реализацию и управление изменениями проектов; г) завершение проектов; д) оценку и иные контрольные мероприятия реализации проектов	Разработку методических рекомендаций рекомендуется осуществлять с учетом соответствующих методических рекомендаций, разрабатываемых федеральным проектным офисом. Допускается применение в отношении ведомственных проектов методических рекомендаций, разрабатываемых федеральным проектным офисом по приоритетным проектам, при наличии соответствующей ссылки в положении федерального органа исполнительной власти
2.3.	Утверждены паспорта проектов	В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации «Об организации проектной деятельности в Правительстве Российской Федерации» от 15 октября 2016 г. № 1050, положением федерального органа исполнительной власти, а также с учетом соответствующих методических рекомендаций, разрабатываемых федеральным проектным офисом
2.4.	Утверждены сводные планы проектов
2.5.	Назначены и функционируют ключевые участники проекта	Назначены куратор, руководитель и функциональный заказчик проекта, сформирован проектный комитет, общественно-деловой совет и экспертная группа. Формирование, назначение и функционирование ключевых участников проекта, общественно-делового совета и экспертной группы рекомендуется осуществлять в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации «Об организации проектной деятельности в Правительстве Российской Федерации» от 15 октября 2016 г. № 1050, а также положением федерального органа исполнительной власти. Рекомендуется утвердить порядок работы общественно-делового совета и экспертной группы
2.6.	Сформированы и функционируют общественно-деловой совет и экспертная группа
2.7.	Назначены и функционируют участники рабочих органов проекта	В рабочие органы проекта рекомендуется включать участников, в том числе от иных федеральных органов исполнительной власти, органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации (при наличии региональной составляющей), иных органов и организаций
2.8.	Осуществляется регулярная подготовка отчетности по проекту	Подготовку регулярной отчетности по проекту (включающей сведения о статусе достижения показателей, получения результатов, исполнения бюджета, достижения контрольных точек проекта) и организацию внутреннего мониторинга проекта рекомендуется возложить на руководителя проекта и осуществлять с учетом соответствующих методических рекомендаций, разрабатываемых федеральным проектным офисом
2.9.	Осуществляется регулярный мониторинг реализации проекта	Рекомендуется обеспечить регулярное рассмотрение проектным комитетом информации о ходе реализации проекта и принятие управленческих решений на основе подготовленной руководителем проекта отчетности в соответствии с методическими рекомендациями федерального проектного офиса
2.10.	Применяются процедуры внесения изменений, ведется перечень запросов на изменения в паспорт и сводный план проекта	Подготовку запроса на изменение проекта рекомендуется осуществлять в соответствии с методическими рекомендациями федерального проектного офиса
III. Элемент «Принятие решений и организационная поддержка»
3.1.	Сформирован и функционирует координационный орган проектной деятельности	Формирование координационного органа проектной деятельности осуществляется в соответствии с функциональной структурой системы управления проектной деятельностью в Правительстве Российской Федерации, утвержденной постановлением Правительства Российской Федерации от 15 октября 2016 г. № 1050. Координационный орган возглавляет руководитель федерального органа исполнительной власти. Заседания координационного органа рекомендуется проводить не реже чем один раз в квартал
3.2.	Определен заместитель руководителя федерального органа исполнительной власти, ответственный за организацию проектной деятельности	Согласование кандидатуры заместителя руководителя федерального органа исполнительной власти, ответственного за организацию проектной деятельности, осуществляет Президиум Совета при Президенте Российской Федерации по стратегическому развитию и приоритетным проектам в соответствии с функциональной структурой системы управления проектной деятельностью в Правительстве Российской Федерации, утвержденной постановлением Правительства Российской Федерации от 15 октября 2016 г. № 1050
3.3.	Сформирован и функционирует проектный офис	При формировании проектного офиса рекомендуется создавать новое структурное подразделение или возлагать функции проектного офиса на существующее подразделение федерального органа исполнительной власти с выделением сотрудников на полную занятость для непосредственного выполнения указанных функций
3.4.	Утверждены методические рекомендации по организации проектной деятельности в подведомственных организациях	Разработка методических рекомендаций осуществляется (при необходимости) с учетом примерного положения, примерной функциональной структуры и соответствующих методических рекомендаций, разрабатываемых федеральным проектным офисом
IV. Элемент «Развитие компетенций и культуры эффективности»
4.1.	Утверждены планы развития компетенций участников проектной деятельности, включая вопросы финансового обеспечения	Рекомендуется осуществлять развитие компетенций участников проектной деятельности в соответствии с рекомендациями Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации по вопросам организации дополнительного профессионального образования и иных мероприятий по профессиональному развитию государственных гражданских служащих Российской Федерации и примерным перечнем дополнительных профессиональных программ по приоритетным направлениям дополнительного профессионального образования государственных гражданских служащих
4.2.	Участники проектной деятельности прошли обучение по проектному управлению в соответствии с утвержденными планами и графиками обучения	Рекомендуется обеспечить обучение ключевых участников проектной деятельности по образовательным программам, объем и содержание которых соответствуют требованиям, предъявляемым к участникам проектной деятельности в части, касающейся уровня их квалификации в сфере проектного управления (протокол заседания президиума Совета при Президенте Российской Федерации по стратегическому развитию и приоритетным проектам от 22 марта 2017 г. № 3)
4.3.	Проведена оценка уровня квалификации участников проектной деятельности, сформирован реестр участников, подтвердивших уровень квалификации	Оценку уровня квалификации участников проектной деятельности рекомендуется осуществлять в соответствии с методическими рекомендациями по организации и проведению оценки квалификации государственных гражданских служащих в сфере проектной деятельности (письмо Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 16 февраля 2018 г. № 18-1/10/В-1083)
4.4.	Сформирован кадровый резерв участников проектной деятельности в целях формировании органов управления проектной деятельностью	В кадровый резерв участников проектной деятельности рекомендуется включать государственных гражданских служащих федеральных органов исполнительной власти (далее — гражданские служащие) и (или) граждан, которые подтвердили уровень квалификации в сфере проектного управления. Координацию ведения кадрового резерва участников проектной деятельности рекомендуется возложить на проектный офис
V. Элемент «Управление стимулированием участников проектов»
5.1.	Внесены изменения в правовые акты и иные документы федерального органа исполнительной власти в целях организации и внедрения системы материального стимулирования гражданских служащих, являющихся участниками реализации проектов	Рекомендуется внести изменения в порядок выплаты премий за выполнение особо важных и сложных заданий гражданским служащим в части дополнения их положениями о порядке премирования за участие в подготовке и реализации проектов, а также обеспечить внесение изменений в должностные регламенты гражданских служащих в части дополнения их показателями, отражающими эффективность проектной деятельности
5.2.	В органе исполнительной власти организован учет гражданских служащих, являющихся участниками реализации проектов, учет данных о плановых и фактических уровнях занятости участников проектной деятельности, контроль за соблюдением требований к предельному уровню занятости	Ведение учета и контроль за соблюдением требований к предельному уровню занятости рекомендуется осуществлять в соответствии с методическими рекомендациями по материальному стимулированию федеральных государственных гражданских служащих федеральных органов исполнительной власти, являющихся участниками реализации приоритетных проектов (программ), одобренными на заседании рабочей группы по развитию проектной деятельности при президиуме Совета при Президенте Российской Федерации по стратегическому развитию и приоритетным проектам (протокол от 26 мая 2017 г. № 5). Ведение указанного учета и осуществление контроля рекомендуется возложить на проектный офис
5.3.	В органе исполнительной власти утверждаются ключевые показатели эффективности (плановые и фактические) (далее — КПЭ) участников проектной деятельности. На основании результатов регулярного мониторинга КПЭ осуществляется расчет размера проектной премии, осуществляется материальное и нематериальное стимулирование участников проектной деятельности	Порядок установления КПЭ участников проектной деятельности и их расчет, определение размера проектной премии участников проектной деятельности рекомендуется осуществлять в соответствии с методическими рекомендациями по материальному стимулированию федеральных государственных гражданских служащих федеральных органов исполнительной власти, являющихся участниками реализации приоритетных проектов (программ), одобренными на заседании рабочей группы по развитию проектной деятельности при президиуме Совета при Президенте Российской Федерации по стратегическому развитию и приоритетным проектам (протокол от 26 мая 2017 г. № 5), и правовыми актами и иными документами федерального органа исполнительной власти, регулирующими данные вопросы

---

---