Заключения и рекомендации Специальной комиссии по практическому применению Конвенции об апостиле
Актуально на 11.11.2026.
Как цитировать: "Заключения и рекомендации Специальной комиссии по практическому применению Конвенции об апостиле". https://bukva.ai/docs/zaklyucheniya-i-rekomendatsii-spetsialnoy-gaagskaya-konferentsiya-po
(Приняты в г. Гааге 02.11.2016 — 04.11.2016)
ЗАКЛЮЧЕНИЯ И РЕКОМЕНДАЦИИ
СПЕЦИАЛЬНОЙ КОМИССИИ ПО ПРАКТИЧЕСКОМУ ПРИМЕНЕНИЮ
КОНВЕНЦИИ ОБ АПОСТИЛЕ <>**
<**> Conclusions & Recommendations of the 2016 Special Commission on the Practical Operation of the Apostille Convention.
Специальная комиссия (SC) провела заседание в Гааге с 2 по 4 ноября 2016 г. с целью пересмотра практического применения Гаагской конвенции от 5 октября 1961 г., отменяющей требование легализации иностранных официальных документов (Конвенция об апостиле или Конвенция). Практическое применение Конвенции ранее рассматривалось SC в 2003, 2009 и 2012 гг. На заседании SC присутствовали более 180 участников более чем из 65 государств и международных организаций.
SC единогласно утвердила следующие заключения и рекомендации:
1. Специальная комиссия одобряет большое число новых присоединений к Конвенции и, как следствие, расширение глобальной сферы действия Конвенции с момента ее последнего заседания в 2012 г. SC также с удовлетворением отмечает объявления, сделанные Гватемалой, Ираном и Филиппинами, о своем намерении присоединиться к Конвенции как можно скорее. SC также с удовлетворением отмечает выражение интереса в присоединении к Конвенции у Гайаны и Индонезии, равно как и открытость Китая при рассмотрении вопросов применения Конвенции на основной территории Китая.
2. Что касается новых присоединений, SC надлежащим образом учитывает заключения и рекомендации № 4, принятые Советом по общим вопросам и политике Конференции (Совет) на заседании в марте 2016 г <*>. Она также выражает свое мнение о том, что вступление в силу Конвенции между двумя договаривающимися сторонами не может ограничивать позицию государств, у которых имеются возражения, в том числе основывающиеся на вопросах признания статуса государства, в отношении присоединения одного из них <**>.
<*> Заключения и рекомендации № 4 следующего содержания:
«Новые ратификации/присоединения: роль Депозитария и Постоянного Бюро»
4. Совет обращает внимание на несколько мнений, выраженных по вопросу. Он напомнил об актуальности Венской конвенции 1969 г. о праве международных договоров, в частности, Статей 76(2) и 77 о функциях депозитариев, а также положениях и требованиях соответствующей Гаагской конвенции. Если после передачи на хранение ратификационных грамот, документов об одобрении и присоединении, Депозитарий впоследствии получает возражение от Договаривающегося государства, в том числе основанное на вопросе признания статуса государства, Депозитарий выносит вопрос на рассмотрение всех Договаривающихся государств — участников соответствующей Конвенции«.»
<**> Специальная Комиссия обращает внимание, что более 20 государств, помня положения Резолюции Совета безопасности ООН 1244, представили возражения против присоединения Косово к Конвенции, ссылаясь на отсутствие признания статуса государства.
3. По случаю первого заседания SC с момента опубликования в 2013 г. Руководства по практическому применению Конвенции об апостиле (Руководство по апостилю) <*> SC приветствует настоящую публикацию и с большим удовлетворением отмечает ее ценность в качестве важного и удобного в использовании инструмента, повышающего практическое применение Конвенции, а также с удовлетворением отмечает публикации переводов Греции, Испании и Вьетнама на соответствующие языки. SC весьма высоко оценивает добровольные вклады участников Конференции, которые сделали возможным указанные переводы. SC приветствует заявление, сделанное Германией, о том, что в настоящее время готовится к выпуску перевод Руководства по апостилю на немецкий язык при участии соответствующих органов власти Австрии и Швейцарии. Также SC приветствует заявление Российской Федерации о том, что перевод Руководства по апостилю на русский язык был завершен и находится в процессе окончательного утверждения. SC отмечает, что Постоянное бюро должно разработать обновленную редакцию Руководства по апостилю, учитывая обмен мнениями, произошедший на заседании SC. Указанная обновленная редакция Руководства должна быть предоставлена на рассмотрение Совету ЕС для утверждения.
<*> Все последующие ссылки в данных заключениях и рекомендациях на Руководство по апостилю указывают на номера параграфов, как установлено в первой редакции (2013 г).
4. SC поздравляет Постоянное Бюро с обновленным веб-сайтом Гаагской Конференции и, в частности, с легкой навигацией сайта и функциональными возможностями мультиплатформы. SC рекомендует Постоянному бюро рассмотреть и внедрять, насколько это возможно, новые модификации, которые оно может признать целесообразными, в том числе совершенствование оформления таблицы состояния Конвенции.
5. SC отмечает, что Европейский Союз принял Регламент (ЕС) 2016/1191 Европейского Парламента и Совета ЕС от 6 июля 2016 г. о содействии свободному перемещению граждан путем упрощения требований по представлению некоторых официальных документов в Европейском Союзе и об изменении Регламента (ЕС) 1024/2012, который вступил в силу 15 августа 2016 г. и запланирован к применению с февраля 2019 г. Указанный Регламент повлияет на устранение необходимости проставления апостиля на некоторых официальных документах государств-членов ЕС. SC отмечает, что указанный Регламент не оказывает влияния на применение Конвенции в отношении третьих стран.
6. SC признает выдающийся вклад Постоянного Бюро и его региональных департаментов в предоставление услуг и оказание помощи после вступления Конвенции в силу, включая содействие более широкой реализации программы проставления электронных апостилей (e-APP). Кроме того, SC приветствует продолжающуюся помощь и положительное влияние мировой практики, направленной на торговлю и конкурентоспособность, Всемирного банка и Международной финансовой корпорации, а также других организаций по содействию дополнительному присоединению к Конвенции и ее практической имплементации.
7. SC подтверждает заключения и рекомендации № 12, принятые на заседании 2012 г., как это установлено в параграфе 112 Руководства по апостилю, что именно законодательство места происхождения документа определяет официальный характер документа.
8. SC признает, что Конвенция не содержит положений, которые исключают возможность ее применения к документам, касающимся экстрадиции, и отмечает, что ответы на опросный лист 2016 г. продемонстрировали многообразие практик, касающихся использования апостилей для указанных документов.
9. В отношении классификации медицинских сертификатов и переводов официальных документов SC отсылает к заключениям и рекомендациям № 7.
10. Рассматривая заключения и рекомендации № 15, принятые на заседании в 2012 г., SC определяет, что категории исключений, предусмотренных в Статье 1(3)(a) и (b), должны быть истолкованы очень узко. В частности, SC подтверждает, что документы, которые только выдаются дипломатическими или консульскими агентами, но не оформляются ими, могут быть апостилированы при необходимости. SC считает, что указанная концепция только выдачи применяется к документам, сформированным в дипломатическом представительстве, и к документам, переданным из базы данных представляемого государства <*>.
<*> В данном контексте термин «представляемое государство» используется в качестве специального термина, содержащегося и в Венской конвенции от 24 апреля 1963 г. о консульских сношениях, и в Венской конвенции от 18 апреля 1961 г. о дипломатических сношениях.
11. SC отмечает, что вопросы возникают у большинства сторон в отношении процесса аутентификации документов, сформированных межгосударственными и межправительственными организациями. SC рекомендует, чтобы Совет указал Постоянному бюро на необходимость созыва группы для изучения данных вопросов и подготовил рекомендации, касающиеся возможного применения Конвенции к указанным документам.
12. SC отмечает, что некоторые организации, такие как Торговые палаты, могут рассматриваться либо в качестве частных, либо в качестве публичных организаций в соответствии с применимым законодательством. SC повторно подтверждает, что Конвенция применяется исключительно к официальным документам, и SC снова ссылается на вышеуказанные заключения и рекомендации № 7.
13. SC рекомендует Договаривающимся сторонам, которым стало известно о представителях органов власти, которые не являются Договаривающимися сторонами Конвенции, выдающими сертификаты, заявленные как апостили, или принимающими к исполнению апостили, проставленные в Договаривающихся сторонах, обмениваться данной информацией с Постоянным бюро.
14. SC с удовлетворением отмечает, что в ряде случаев за пределами рамки, содержащей 10 стандартных информационных полей, добавляется текст, уточняющий характер и значение апостиля. SC настоятельно рекомендует тем компетентным органам, которые не делают этого, рассмотреть практическую значимость указанного текста при пояснении функции апостиля и противодействии мошенничеству.
15. SC отмечает практику использования в некоторых договаривающихся государствах единого сертификата для аутентификации документов путем проставления апостиля и для аутентификации документов, осуществляемой за пределами сферы действия Конвенции.
16. SC известно о запросах некоторых договаривающихся государств, запрашивающих подтверждение от других компетентных органов в отношении их процедур проставления апостиля в контексте возможного отказа. SC напоминает о параграфе 318 Руководства по апостилю, в котором рассматриваются обоснованность указанных запросов и рекомендации договаривающимся сторонам, которые получают указанные запросы, по решению вопросов в двустороннем порядке.
17. SC высоко оценивает действия компетентных органов и национальных органов в области информационно-просветительской деятельности, касающиеся Конвенции и ее действия. В частности, программы, ориентированные на учреждения, имеющие отношение к принятию апостилей, в значительной степени способствуют повышению эффективности Конвенции.
18. SC отмечает отчеты нескольких договаривающихся сторон, подчеркивающих преимущества децентрализации компетентных органов, которые оказывают соответствующие и качественные услуги населению, а также отмечает важность выделения соответствующих ресурсов и персонала, подготовленного для обеспечения качества оказания услуг. По опыту одной Договаривающейся стороны использование ресурсов в режиме онлайн стало ключевым фактором в достижении указанной цели.
19. SC отмечает опыт двух Договаривающихся сторон в организации проставления апостилей своими дипломатическими и консульскими представительствами на некоторых официальных документах. Другие Договаривающиеся Стороны прокомментировали, что практические и правовые соображения могут помешать им при осуществлении указанного процесса.
20. SC приветствует пополнение экспертной группы на настоящем заседании и будет рада видеть аналогичные группы в качестве участников своих будущих заседаний.
21. SC поддерживает заключения и рекомендации 10-го международного форума по e-APP, которые приводятся в Приложении I к настоящему документу.
22. SC рекомендует Совету, чтобы SC снова была созвана приблизительно через четыре года с учетом комплексной рабочей программы Конференции.
Первого ноября 2016 г. более 180 экспертов более чем из 65 государств (являющихся Договаривающимися сторонами Конвенции и не являющихся ее Договаривающимися сторонами), а также иные приглашенные наблюдатели собрались в Гааге, Нидерланды, для участия в 10-м Международном форуме по программе проставления электронных апостилей (e-APP), что является самым большим числом участников за всю историю реализации программы e-APP.
Форум был организован Постоянным Бюро и приурочен к заседанию SC по практическому применению Гаагской конвенции от 5 октября 1961 г., отменяющей требование легализации иностранных официальных документов (Конвенция об апостиле или Конвенция).
Участники подчеркнули, что интерес к Конвенции об апостиле и программе проставления электронных апостилей продолжает расти, ожидается присоединение к Конвенции многих стран и рассматривается вопрос о дальнейшей реализации программы e-APP.
Учитывая, что это 10-й подобный форум и признавая ценность предыдущих форумов, участники приняли решение отметить событие путем объединения многочисленных Заключений и рекомендаций (C&R) предыдущих форумов в дополнение к принятым новым Заключениям в целях создания следующего официального сборника Заключений и рекомендаций форума о программе e-APP, который был единогласно согласован:
Программа проставления электронных апостилей (e-APP) в целом
1. Участники с большим удовлетворением отметили, что более 200 компетентных органов из 29 Договаривающихся сторон на сегодняшний день имплементировали один или оба компонента программы e-APP. В частности, они приветствовали юрисдикции, которые присоединились к программе e-APP после проведения в 2014 г. Гонконгского форума, а именно Австралию, Австрию, Бразилию, Чили, Румынию, Таджикистан и один регион Мексики (Южная Нижняя Калифорния). Кроме того, участники поздравили те Договаривающиеся стороны, которые находятся в процессе имплементации одного или обоих компонентов программы e-APP. Участники с удовлетворением отметили, что высокий процент вновь вступивших Договаривающихся сторон присоединяется и к программе e-APP.
2. Участники вновь подчеркнули, что программа e-APP обеспечивает Конвенции об апостиле возможность постоянно совершенствоваться. Они напомнили о ценности программы e-APP как инструмента содействия более широкому безопасному и эффективному действию Конвенции. Кроме того, участники отметили продолжающийся рост проставления электронных апостилей, постоянно повышающийся на них спрос, а также увеличение количества проверок апостилей с помощью электронных реестров.
3. Участники вновь подчеркнули, что дух и буква Конвенции об апостиле не может служить препятствием в использовании современной технологии, и ее применение и действие может быть улучшено в дальнейшем посредством использования указанной технологии.
4. Участники настоятельно рекомендовали действующим и будущим компетентным органам рассмотреть возможность имплементации обоих компонентов программы e-APP. В этом направлении участники отметили возрастающую легкость имплементации указанных компонентов, главным образом благодаря растущему количеству Договаривающихся сторон, которые имеют необходимый имплементационный опыт. Указанные Договаривающиеся стороны доступны для проведения консультаций и оказания помощи новым Договаривающимся сторонам, особенно в том, что касается решения вопросов конфиденциальности, безопасности, технологических и иных вопросов. Таким образом, участники подтверждают, что эффективное сотрудничество между компетентными органами в отношении имплементации программы e-APP будет способствовать развитию надлежащей практики, а также будет повышать осведомленность среди органов различных действующих систем e-APP.
5. Участники вновь подтвердили надлежащую практику информирования Постоянного Бюро Гаагской конференции в случаях, если Договаривающиеся стороны начинают проставлять электронные апостили или вести электронные реестры. В прошлом некоторые Договаривающиеся стороны также уведомляли об этом депозитарий (например, Министерство внутренних дел Королевства Нидерландов).
6. Участники с заинтересованностью отметили опубликованную информацию об изменениях и обновленную информацию, представленную экспертами из числа приглашенных лиц от Договаривающихся сторон и от приглашенных наблюдателей. В частности, форум с большим интересом отметил инициативы Ассоциации управления цифровыми объектами (DONA) и международного научно-исследовательского проекта InterPARES, признавая практическую ценность использования обширных возможностей таких технологий, как Система управления, хранение документов в Облаке и блокчейн. Участники были приглашены продолжить изучение актуальности указанных и иных технологий программы e-APP.
Электронные апостили
7. Участники отметили, что в настоящий момент между Договаривающимися сторонами Конвенции используются две разные системы, касающиеся проставления электронных апостилей: динамическая система и статическая система, первая из которых используется большинством Договаривающихся сторон, которые имплементировали компонент «электронный апостиль», а вторая — одной Договаривающейся Стороной. В соответствии с динамической системой электронный файл, содержащий электронный апостиль и электронный официальный документ, передается в электронной форме от «государства происхождения» в «государство назначения» <*>. После этого электронный апостиль должен быть проверен в электронном реестре компетентного органа. В соответствии со статической системой электронный файл, содержащий электронный апостиль и электронный официальный документ, содержится в хранилище данных компетентного органа (обычно в его электронном реестре) и не передается. В дальнейшем файл может быть просмотрен заявителем и/или получателем путем получения доступа к хранилищу данных компетентного органа.
<*> В рамках указанных Заключений и рекомендаций термины «государство происхождения» и «государство назначения» используются в качестве спецтерминов и имеют значение, присвоенное им в Глоссарии к Руководству по практическому применению Конвенции об апостиле.
8. Участники отметили, что несмотря на различия между системами, касающимся проставления электронных апостилей, обе системы хорошо зарекомендовали себя на практике. Несколько Договаривающихся сторон сообщили о полученных положительных отзывах, касающихся проставления ими электронных апостилей.
9. Участники отметили увеличение количества электронных официальных документов, выданных в разных странах мира, а также отметили, что электронные апостили являются единственным решением для апостилирования электронных официальных документов в их первоначальном формате. Участники отметили, что некоторые Договаривающиеся стороны, которые не имплементировали компонент «электронный апостиль», в настоящее время проставляют письменные апостили для электронных официальных документов. Это осуществляется путем прикрепления апостиля, оформленного на бумажном носителе, к распечатке электронного официального документа, что, как представляется, может подорвать цель и практическую ценность электронных официальных документов. На практике электронные апостили являются единственным решением для апостилирования электронных официальных документов, сохраняя тем самым преимущества указанных документов в отношении безопасности, оперативности и легкости передачи.
10. Участники также отметили, что компетентные органы все чаще проставляют электронные апостили для письменных официальных документов, которые впоследствии сканируются или оцифровываются. Законодательством проставляющей апостиль стороны определяется, каким образом и кем письменные официальные документы должны быть отсканированы или оцифрованы. Участники отметили различные практики и вновь подтвердили основную функцию компетентных органов по проверке аутентичности официальных документов и необходимость принятия практик, которые позволяют оценивать подлинный характер всех документов, представленных в качестве официальных документов для проставления апостиля.
11. Участники отметили, что некоторые компетентные органы начали проставлять исключительно электронные апостили и для электронных официальных документов, и для письменных официальных документов, которые впоследствии сканируются и оцифровываются. В указанных юрисдикциях апостили на бумажном носителе больше не проставляются, и исключительно электронные апостили подлежат проставлению на официальных документах.
12. Участники признали преимущества использования современных технологий при оказании услуг по проставлению апостиля (в том числе сокращение общего срока проставления апостиля) и отметили, что как минимум одна Договаривающаяся сторона (Колумбия) внедрила онлайн-услугу проставления электронного апостиля, которая доступна 24 часа в сутки семь дней в неделю. Кроме того, использование современных технологий способствует реализации одностадийного процесса (например, отсутствует необходимость предварительной аутентификации в пределах «государства происхождения» до того, как официальный документ может быть представлен компетентному органу для апостилирования).
13. Участники отметили, что некоторые юрисдикции, применяющие программу e-APP, приняли законодательные или регламентарные положения, специально предназначенные для обеспечения своим компетентным органам возможности проставления электронных апостилей, тогда как другие юрисдикции не увидели необходимости в принятии указанных мер. Законодательством проставляющей апостиль стороны определяется необходимость применения указанных мер (см. также Заключения и рекомендации № 18).
14. Участники также напомнили, что апостили в электронной или письменной форме должны быть скреплены с соответствующим официальным документом (Статья 4 Конвенции об апостиле).
Принятие электронных апостилей
15. Участники вновь подчеркнули основной принцип Конвенции, в соответствии с которым апостиль, проставленный в установленном порядке одной Договаривающейся стороной, должен быть принят другими договаривающимися сторонами; участники форума подчеркнули, что указанный принцип в равной мере применяется к электронным апостилям, проставленным в соответствии с национальным законодательством проставляющей апостиль стороны. Нераспространение указанного основного принципа на электронные апостили наделило бы принимающие стороны более широкими полномочиями в электронной среде, чем они имеют в условиях проставления письменных апостилей. Такой двойной стандарт был бы нежелательным и неудовлетворительным, так как использование электронных апостилей предлагает более высокий стандарт безопасности, чем письменные апостили, потому что письменные апостили могут быть легче сфальсифицированы или подделаны, чем электронные апостили. Указанное принятие иностранных апостилей также опирается на тот факт, что большинство Договаривающихся сторон приняло законодательство о том, что электронные подписи являются функциональным аналогом рукописных (живых) подписей. Наконец, участники форума подчеркнули огромное преимущество параллельного использования электронных реестров в тех случаях, если и когда компетентные органы проставляют электронные апостили; возможность также проверить происхождение электронного апостиля в соответствующем электронном реестре должна обеспечить получателей электронных апостилей всеми необходимыми гарантиями.
16. Участники отметили, что «государство назначения» не может отказать в принятии электронных апостилей на том основании, что «государство происхождения» или «государство назначения» не имеют законодательства, касающегося электронных апостилей. Кроме того, участники напомнили, что апостили, независимо от того, проставлены они в письменной или в электронной форме, не влияют на приемлемость, допустимость или доказательственную силу основного официального документа.
17. Были рассмотрены типовые законодательные акты, обнародованные ЮНСИТРАЛом, касающиеся вопросов регулирования электронной торговли и электронных подписей. Участники были приглашены провести работу со своими компетентными органами в целях обеспечения в допустимых случаях того, чтобы национальное законодательство отвечало требованиям получения основных официальных документов в электронной форме для сокращения, насколько это возможно, риска отказа в принятии основных официальных документов в «государстве назначения».
18. Участники отметили, что электронные апостили получают широкое признание и представляют большой интерес для пользователей. В случаях если имели место факты отказов на том основании, что основной официальный документ должен быть представлен в письменной форме в соответствии с национальным законодательством «страны назначения», компетентные органы предприняли ряд действий, таких как обращение в дипломатическую миссию «государства назначения» и вступление в диалог, в целях более подробного разъяснения процесса проставления апостилей с целью устранения проблем, касающихся безопасности, и решения иных вопросов. В результате указанного диалога некоторые компетентные органы проставляют письменный апостиль для удовлетворения (зачастую не терпящих отлагательства) запросов заявителей.
Внешний вид и оформление
19. Участники также отметили, что внешний вид и оформление апостилей (в письменной и в электронной форме) должно соответствовать образцу, приложенному к Конвенции. В целях облегчения оборота официальных документов участники напомнили о полезности как можно более точного соответствия указанному образцу, а также о значимости двуязычных и трехъязычных апостилированных свидетельств и включения дополнительного текста за пределами рамки, содержащей 10 стандартных информационных полей.
Электронные подписи и цифровые сертификаты
20. Участники отметили, что большинство Договаривающихся Сторон приняли законодательные акты, признающие, что электронные подписи являются функциональным эквивалентом собственноручных подписей.
21. Участники Форума вновь подтвердили надлежащую практику применения высоких стандартов для выдачи цифровых удостоверений и их контроля для использования при проставлении цифровых подписей на электронных апостилях. Настоящее положение включает в себя выбор сертифицирующего органа, который хорошо зарекомендовал себя в сфере предоставления цифровых сертификатов, доступных во всех основных поисковых системах и совместимых с форматом документов, выбранным компетентным органом.
22. Участники подтвердили надлежащую практику предоставления информации о том, каким образом признавать действительными подписи на электронных апостилях, и в применимых случаях практику обеспечения того, что все проставленные электронные апостили подлежат включению в электронный реестр.
Неограниченное действие апостиля
23. Участники также напомнили, что апостили не имеют даты истечения срока действия, электронные апостили сохраняют юридическую силу даже после истечения срока действия цифрового сертификата лица, подписывающего электронный апостиль, при условии, что указанный сертификат был действителен на момент проставления апостиля. Участники пригласили компетентные органы принимать указанную ситуацию во внимание при выборе и использовании цифровых сертификатов для проставления апостилей, отмечая доступность долгосрочных подписей, которые сохраняют юридическую силу по истечении срока действия цифрового удостоверения, таких как «Квалифицированные электронные подписи» для PDF (PAdES) и HML (XAdES-T).
Электронные реестры
24. Участники вновь подтвердили, что электронный реестр является бесценным инструментом для облегчения и повышения качества использования реестров апостилей для проверки происхождения апостилей, обеспечивающим эффективные способы проверки и как следствие дополнительные гарантии для пользователей.
25. Участники также отметили доказанные выгоды электронных реестров при организации проверки апостилей, проставленных в письменной и в электронной форме, но также отметили и тот факт, что невозможность аннулирования электронного апостиля, в частности, значительно повышается при параллельном использовании электронных реестров.
26. Участники подчеркнули, что частые и более систематические проверки апостилей имеют принципиальное значение при борьбе с мошенничеством. В целях содействия этому участники рекомендовали Договаривающимся сторонам рассмотреть вопрос о внедрении электронных реестров, которые позволяют вводить поисковые запросы на английском и французском языках с простыми удобными в использовании интерфейсами.
27. Участники отметили, что так же, как и письменные реестры, электронные реестры должны соответствовать требованиям, установленным в Статье 7 Конвенции об апостиле. Соответственно электронный реестр должен содержать как минимум следующие сведения: (i) номер и дату апостиля и (ii) имя лица, подписавшего официальный документ, и качество, в котором оно выступало, или, в отношении неподписанных документов, наименование органа, который проставил печать или штамп. Электронный реестр также должен обеспечить получателю апостиля (будь то письменный апостиль или электронный апостиль) возможность проверить каждое из перечисленных сведений.
28. Участники отметили, что основные электронные реестры (Категория 1 электронных реестров, которые просто подтверждают, был ли проставлен апостиль, совпадающий по номеру и дате, введенными пользователем) не позволяют компетентным органам выполнять свои обязательства в соответствии со Статьей 7 Конвенции об апостиле, а также не обеспечивают получателя возможностью проверить имя лица, которое подписало официальный документ, и качество, в котором указанное лицо выступало, или, в отношении неподписанных документов, наименование органа, который проставил печать или штамп. Кроме того, категория 1 электронных реестров не предусматривает гарантии того, что соответствующий апостиль действительно был проставлен на основном официальном документе, для которого он был изначально проставлен. В связи с этим компетентным органам рекомендуется вести электронные реестры, которые предусматривают как минимум основное описание и/или изображение апостиля и/или основного официального документа (Категория 2 электронных реестров) или которые также предусматривают цифровую проверку апостиля и/или основного официального документа (Категория 3 электронных реестров). Далее Участники напомнили, что полное представление данных апостиля и/или основного официального документа подпадает под сферу действия законодательства о защите данных юрисдикции, осуществляющей ведение электронных апостилей.
29. Участники подчеркнули значимость предотвращения необоснованных проверок (например, попытки пользователей электронными реестрами собрать информацию об апостилях, которые они не получали) при использовании электронных реестров и предложили вводить уникальную информацию, касающуюся полученных апостилей; наиболее эффективным средством достижения указанной цели является непоследовательная (или в ином произвольном порядке) нумерация апостилей компетентными органами и запрос электронного реестра к получателю о введении указанного уникального идентификатора в электронный реестр вместе с датой проставления апостиля. Если апостили нумеруются последовательно, то рекомендуется указывать код на апостиле (по возможности буквенно-цифровой и сгенерированный в электронной форме) за рамкой, содержащей 10 стандартных информационных полей апостиля, и запрашивать у получателя введение указанного кода вместе с номером и датой проставления апостиля для получения доступа в электронный реестр.
30. С целью обеспечения комплексной системы проверки всех проставленных апостилей участники рекомендовали Договаривающимся сторонам ввести в действие, если это возможно, централизованный электронный реестр, соединяющий компетентные органы указанной Договаривающейся стороны.
31. Участники снова подтвердили ценность и значимость четко отображенных инструкций для получения доступа к электронному реестру за информацией об апостилированном сертификате, сопровождающихся сообщением о том, что происхождение апостиля может быть проверено онлайн с помощью электронного реестра. В связи с этим участники с удовлетворением отметили различные практики Договаривающихся сторон, начиная от предоставления простого URL-адреса с уникальным идентификатором и заканчивая предоставлением кода быстрого реагирования (QR). В частности, участники отметили, что электронные реестры постоянно предлагают пользователям ввести случайно генерируемое слово и/или число для того, чтобы удостовериться в том, что пользователем является физическое лицо, а не компьютер. Данная практика рекомендована к применению, поскольку способствует предотвращению распространения спама. Участники отметили, что соответствующая технология развивается и что иные методы и средства могут привести к тем же результатам.
32. В интересах безопасности соответствующего веб-сайта участники рекомендовали Договаривающимся сторонам использовать SSL-Сертификаты аналогичной технологии (часто обозначаются зеленым цветом в строке URL веб-браузера), которые обеспечивают доказательства проверки независимой третьей стороной, что веб-сайт принадлежит органу, лицу или компании, которой, как предполагается, он принадлежит. Таким образом, посетителям веб-сайта (например, в данном случае тем, кто заинтересован в проверке апостиля) представляются доказательства идентичности и уверенности в надежности и безопасности онлайн-коммуникаций.
33. В соответствии с национальными правовыми и практическими требованиями проставляющим апостиль компетентным органам рекомендуется хранить записи электронных реестров, доступными онлайн как можно дольше, для того, чтобы обеспечить постоянную онлайн-проверку апостилей.