Примерное положение о секторе архивов управления железной дороги

(утв. МПС РФ 04.01.1994 № ЦН-222)

28 декабря 1993 года

ПРИМЕРНОЕ ПОЛОЖЕНИЕ

1. Общие положения

1.1. Сектор архивов является структурным подразделением управления железной дороги.

1.2. В секторе архивов хранятся документы, которые образуются в деятельности управления железной дороги и подведомственных ему предприятий, организаций и учреждений, имеют историческое, научное, социальное, экономическое, политическое, культурное значение, являются частью Архивного фонда Российской Федерации и подлежат постоянному хранению в государственном архиве.

До передачи на государственное хранение эти документы временно в пределах, установленных Постановлением Совета Министров — Правительства Российской Федерации от 03.03.93 № 191 сроков, хранятся в управлении железной дороги, соответствующих предприятиях, организациях, учреждениях и секторе архивов.

1.3. Сектор архивов хранит документы управления железной дороги и подведомственных ему предприятий, организаций и учреждений, организует учет, использование, отбор, подготовку и передачу документов на государственное хранение, осуществляет организационно-методическое руководство и контроль за постановкой архивного дела в объединенных архивах отделений железной дороги, структурных подразделениях управления железной дороги и подведомственных ему предприятиях, организациях и учреждениях.

1.4. В своей работе сектор архивов руководствуется законодательством Российской Федерации, правилами, инструкциями и другими нормативно-методическими документами Государственной архивной службы России, приказами, указаниями и другими нормативными актами МПС России, руководства железной дороги и настоящим Положением.

1.5. Сектор архивов имеет круглую печать с обозначением своего наименования.

1.6. Сектор архивов работает по планам, утверждаемым руководством дороги, и отчитывается перед ним о своей работе.

2. Состав документов

Сектор архивов хранит:

2.1. Законченные делопроизводством управления железной дороги и подведомственных ему предприятий, организаций и учреждений:

документы постоянного хранения, имеющие историческое, научно-социальное, экономическое, политическое и культурное значение;

документы временного (свыше 10 лет) срока хранения, необходимые в практической деятельности;

документы по личному составу.

2.2. Документы по личному составу ликвидированных предприятий, организаций и учреждений, подчинявшихся управлению железной дороги, а также управлений железных дорог, действовавших на территории железной дороги;

2.3. Документы по личному составу ликвидированных предприятий организаций и учреждений, расположенных на территории железной дороги и подчинявшихся непосредственно министерству (в случае отсутствия у них правопреемников).

2.4. Документы личного происхождения видных деятелей железнодорожного транспорта, работавших на предприятиях, в учреждениях и организациях железной дороги.

2.5. Страховой фонд копий особо ценных документов Архивного Фонда Российской Федерации, микрофотокопии и другие копии документов, необходимые для практической работы управления железной дороги.

2.6 Научно-справочный аппарат к документам сектора архивов.

3. Основные задачи и функции

3.1 Основными задачами сектора архивов являются:

3.1.1 Комплектование документами, состав которых предусмотрен разделом 2 настоящего Положения;

3.1.2. Учет, обеспечение сохранности, использование документов, хранящихся в секторе архивов, создание научно-справочного аппарата к ним;

3.1.3 Подготовка и своевременная передача документов на государственное хранение;

3.1.4. Методическое руководство и контроль за работой объединенных архивов отделений железной дороги, архивов предприятий, организаций и учреждений, подведомственных управлению железной дороги;

3.1.5. Контроль за формированием дел в делопроизводстве структурных подразделений управления железной дороги и подготовкой дел к передаче в сектор архивов.

3.2 В соответствии с возложенными на сектор архивов задачами он осуществляет следующие функции:

3.2.1. Составляет список предприятий, организаций и учреждений железной дороги — источников комплектования сектора архивов, представляет его на согласование экспертно-проверочной комиссии (ЭПК) соответствующего архивного учреждения и на утверждение руководству железной дороги;

3.2.2. Разрабатывает и согласовывает с соответствующим государственным архивом графики представления описей на ЭПК архивного учреждения и передачи документов на государственное хранение;

3.2.3. В соответствии с графиками принимает от структурных подразделений управления железной дороги, предприятий, организаций и учреждений — источников комплектования сектора архивов документы, обработанные в соответствии с требованиями, установленными Государственной архивной службой России, не позднее чем через 3 года, а документы по личному составу — через 5 лет после завершения их делопроизводством;

3.2.4 Осуществляет учет и обеспечивает полную сохранность принятых на хранение дел, организует проверку их наличия;

3.2.5 Осуществляет выявление и учет особо ценных дел и документов;

3.2.6. Организует работу по созданию и хранению страхового фонда копий особо ценных дел и документов и ведет учет этих копий;

3.2.7. Представляет описи дел постоянного хранения на утверждение и по личному составу на согласование ЭПК архивного учреждения не позднее чем через 4 года после завершения дел делопроизводством;

3.2.8. Создает, совершенствует и пополняет научно-справочный аппарат к хранящимся в секторе архивов делам и документам (описи, каталоги, указатели и т.п.) на уровне требований, обеспечивающих его преемственность с научно-справочным аппаратом к фондам соответствующего государственного архива;

3.2.9 Организует использование документов:

информирует руководство и работников управления железной дороги о содержании документов, хранящихся в секторе архивов, по поручению руководства дороги осуществляет выявление документов;

выдает в установленном порядке дела и копии документов для работы в читальном зале и во временное, пользование в целях служебного и научного использования;

исполняет запросы организаций и заявления граждан о подтверждении трудового стажа и другим вопросам социально-правового характера, в установленном порядке выдает копии документов и архивные справки, консультирует организации и отдельных лиц по вопросам местонахождения документов, необходимых для наведения архивных справок;

3.2.10. Проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в секторе архивов, и представляет на рассмотрение экспертной комиссии управления железной дороги описи дел, подлежащих хранению, и акты о выделении к уничтожению дел с истекшими сроками хранения;

3.2.11. Устанавливает совместно с экспертной комиссией и службой делопроизводства управления железной дороги порядок проведения экспертизы ценности документов в структурных подразделениях управления железной дороги, оказывает им методическую помощь в ее организации и проведении;

3.2.12. Готовит заключения на документы, представляемые на рассмотрение экспертной комиссии управления железной дороги и ЭПК архивного учреждения;

3.2.13. Оказывает структурным подразделениям управления железной дороги методическую помощь в составлении номенклатур дел, рассматривает и согласовывает номенклатуры дел; контролирует правильность формирования, оформления, хранения дел, а также подготовку дел к передаче в сектор архивов;

3.2.14. Участвует совместно со службой делопроизводства управления железной дороги в организации и проведении мероприятий по повышению квалификации работников архивов и лиц, ответственных за делопроизводство, управления железной дороги, объединенных архивов отделений, предприятий, организаций и учреждений дороги;

3.2.15. Разрабатывает нормативные и методические пособия по архивному делу (инструкции, памятки, типовые номенклатуры дел и др.), принимает участие в подготовке методических документов по делопроизводству;

3.2.16. Проводит в установленном порядке мероприятия (совещания, семинары и т.п.) по внедрению нормативно-методических пособий по архивному делу в управлении железной дороги, предприятиях, организациях и учреждениях дороги;

3.2.17. Осуществляет проверки деятельности объединенных архивов отделений железной дороги, архивов предприятий, организаций и учреждений подведомственных управлению железной дороги, оказывает им методическую помощь в работе;

3.2.18. Обобщает опыт работы архивов и готовит соответствующие предложения руководству железной дороги о совершенствовании архивного дела на дороге;

3.2.19. Подготавливает и в установленном порядке передает на государственное хранение документы Архивного фонда Российской Федерации и страховые копии особо ценных дел и документов;

3.2.20 Представляет в государственный архив сведения о составе и объеме документов по установленной форме;

3.2.21. Обеспечивает режим секретности и защиту секретных и служебных сведений от разглашения.

4. Права и ответственность начальника сектора архивов

4.1. Сектор архивов возглавляет начальник, назначаемый в соответствии с установленной номенклатурой должностей.

4.2 Начальник сектора архивов имеет право:

4.2.1. Представлять в установленном порядке руководству железной дороги предложения по совершенствованию архивного дела на дороге;

---