Положение о Центральном архиве Министерства путей сообщения Российской Федерации

(утв. МПС РФ 30.03.1993 № ЦН-157)

Утверждаю Заместитель Министра путей сообщения О. А. Мошенко 30 марта 1993 г. № ЦН-157

Согласовано Заместитель Председателя Росархива А. Ф. Прокопенко

ПОЛОЖЕНИЕ О ЦЕНТРАЛЬНОМ АРХИВЕ МИНИСТЕРСТВА ПУТЕЙ СООБЩЕНИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

1. Общие положения

1.1. Центральный архив Министерства путей сообщения Российской Федерации является структурным подразделением Управления делами Министерства путей сообщения на правах отдела.

1.2. В Центральном архиве МПС хранятся документы, образующиеся в деятельности Министерства путей сообщения, которые имеют историческое, культурное, научное, социальное, экономическое и политическое значение, являются частью Архивного фонда Российской Федерации и подлежат постоянному хранению в Государственном архиве Российской Федерации; эти документы Центральный архив МПС хранит временно, в пределах установленных сроков, до передачи на государственное хранение.

1.3. Центральный архив МПС хранит документы центрального аппарата министерства, осуществляет организационно-методическое руководство и контроль за постановкой архивного дела в управлениях и отделах МПС, на железных дорогах, в учреждениях, организациях и предприятиях железнодорожного транспорта, организует отбор, учет, сохранность, использование и своевременную подготовку и передачу документов на государственное хранение.

1.4. В своей работе Центральный архив МПС руководствуется законодательством Российской Федерации, правилами, инструкциями, перечнями и другими нормативно-методическими документами Государственной архивной службы России (Росархива) и Государственного архива Российской Федерации, приказами, указаниями и другими нормативными актами МПС, Положением об Управлении делами МПС и настоящим Положением.

1.5 Центральный архив МПС имеет печать со своим наименованием.

1.6. Центральный архив МПС работает по планам, утвержденным руководством Управления делами МПС и отчитывается перед ним о своей работе.

2. Состав документов

Центральный архив хранит:

2.1 Законченные делопроизводством центрального аппарата Министерства путей сообщения Российской Федерации:

документы постоянного хранения, имеющие историческое, культурное, научное, социальное, экономическое и политическое значение; документы временного (свыше 10 лет) срока хранения, необходимые в практической деятельности министерства; документы по личному составу.

2.2. Документы постоянного хранения, временного (свыше 10 лет), и по личному составу упраздненного Министерства путей сообщения СССР.

2.3. Документы по личному составу ликвидированных учреждений и организаций, непосредственно подчиненных упраздненному Министерству путей сообщения СССР, расположенных в г. Москве.

2.4. Документы по личному составу ликвидированных учреждений и организаций, непосредственно подчиненных Министерству путей сообщения Российской Федерации, не имеющих правопреемников, расположенных в г. Москве и Московской области.

2.5. Документы личного происхождения видных деятелей железнодорожного транспорта.

2.6. Страховой фонд копий особо ценных документов Архивного фонда Российской Федерации, микрофотокопии и другие копии документов, необходимые для практической работы министерства.

2.7 Научно-справочный аппарат к документам архива.

3. Основные задачи и функции

3.1 Основными задачами Центрального архива МПС являются:

3.1.1. Комплектование документами, состав которых предусмотрен разделом 2 настоящего Положения.

3.1.2. Учет, обеспечение сохранности, использование документов, хранящиеся, в архиве, создание научно-справочного аппарата к ним.

3.1.3. Подготовка и своевременная передача документов на государственное хранение с соблюдением установленных правил.

3.1.4. Методическое руководство и контроль за работой архивов учреждений, организаций и предприятий железнодорожного транспорта.

3.1.5. Контроль за организацией документов в делопроизводстве, структурных подразделений министерства.

3.2 В соответствии с возложенными на него задачами Центральный архив МПС осуществляет следующие функции:

3.2.1. Разрабатывает и согласовывает с Государственным архивам Российской Федерации и Российским государственным архивом экономики графики представления описей дел постоянного хранения на рассмотрение экспертно-проверочных комиссий (ЭПК) госархивов и передачи документов на государственное хранение.

3.2.2. В соответствии с графиками принимает документы структурных подразделений министерства, обработанные в соответствии с требованиями, установленными Государственной архивной службой России, не позднее чем через 3 года после завершения их делопроизводством.

3.2.3. Осуществляет учет и обеспечивает полную сохранность принятых на хранение дел, организует проверку их наличия.

3.2.4 Осуществляет выявление и учет особо ценных дел и документов.

3.2.5. Организует работу по созданию и хранению страхового фонда копий особо ценных дел и документов и ведет учет этих копий.

3.2.6. Составляет и представляет не позднее, чем через 4 года после завершения дел делопроизводством сводные годовые разделы описей дел постоянного хранения на рассмотрение Центральной экспертной комиссии (ЦЭК) МПС и утверждение ЭПК Государственного архива Российской Федерации и Российского государственного архива экономики.

3.2.7. Создает, совершенствует и пополняет научно-справочный аппарат к хранящимся в Центральном архиве МПС делам и документам (описи, каталоги, указатели и т.п.) на уровне требований, обеспечивающих его преемственность с научно-справочным аппаратом к фондам Центрального государственного архива Российской Федерации и Российского государственного архива экономики.

3.2.8 Организует использование документов:

информирует руководство и работников министерства о содержании документов архива, по поручению руководства министерства осуществляет выявление документов; выдает в установленном порядке для работы в читальном зале и во временное пользование дела и копии документов работникам министерства и заинтересованным учреждениям, организациям и предприятиям в целях служебного и научного использования; исполняет запросы учреждений, организаций, предприятий и заявления граждан о подтверждении трудового стажа и другим вопросам социально-правового характера, в установленном порядке выдает копии документов и архивные справки, консультирует учреждения и отдельных лиц по вопросам местонахождения документов, необходимых для наведения архивных справок.

3.2.9. Проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в архиве, представляет на рассмотрение ЦЭК МПС описи дел, подлежащих хранению, и акты о выделении к уничтожению дел с истекшими сроками хранения.

3.2.10. Оказывает методическую помощь в организации и проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях министерства.

3.2.11. Устанавливает совместно с ЦЭК МПС и канцелярией Управления делами МПС порядок проведения экспертизы ценности документов в центральном аппарате министерства, готовит заключения на документы, представляемые на рассмотрение ЦЭК МПС.

3.2.12. Рассматривает и согласовывает номенклатуры дел, оказывает методическую помощь в их составлении, контролирует правильность формирования, оформления и хранения дел в структурных подразделениях министерства, а также подготовку дел к передаче на государственное хранение.

3.2.13. Разрабатывает нормативно-методические пособия по архивному делу и принимает участие, совместно с канцелярией Управления делами МПС, в подготовке нормативно-методических документов по делопроизводству.

3.2.14. Участвует совместно с канцелярией Управления делами МПС в организации и проведении мероприятий по повышению деловой квалификации работников архивов и делопроизводственной службы министерства, учреждений, организаций и предприятий железнодорожного транспорта.

3.2.15. Проводит совместно с канцелярией Управления делами МПС мероприятия (совещания, семинары, инструктажи и т.д.) по внедрению нормативно-методических пособий по архивному делу и делопроизводству в министерстве, учреждениях, организациях и предприятиях железнодорожного транспорта.

3.2.16. Осуществляет проверки деятельности архивов (в том числе научно-технических) в учреждениях, организациях и предприятиях железнодорожного транспорта; обобщает опыт работы архивов и готовит соответствующие предложения руководству министерства по улучшению архивного дела на железнодорожном транспорте.

3.2.17. Оказывает методическую помощь в работе объединенным архивам управлений и отделений железных дорог.

3.2.18. Подготавливает и в установленном порядке передает на государственное хранение документы Архивного фонда Российской Федерации.

3.2.19. Представляет в Государственный архив Российской Федерации сведения о составе и объеме документов по установленной форме.

3.2.20. Обеспечивает режим секретности и защиту секретных и служебных сведений от разглашения.

4. Права и ответственность начальника Центрального архива МПС

4.1. Центральный архив МПС возглавляет начальник, назначаемый руководством МПС.

4.2 Начальник Центрального архива МПС имеет право:

4.2.1. Представлять в установленном порядке руководству министерства предложения по совершенствованию архивного дела на железнодорожном транспорте.

4.2.2. Контролировать выполнение установленных правил работы с документами в структурных подразделениях, в учреждениях, организациях и предприятиях железнодорожного транспорта.

4.2.3. Давать в установленном порядке указания структурным подразделениям министерства, учреждениям, организациям и предприятиям железнодорожного транспорта по вопросам, входящим в компетенцию Центрального архива МПС.

4.2.4. Запрашивать от структурных подразделений министерства и подведомственных ему учреждений, организаций и предприятий сведения и документы, необходимые для работы Центрального архива МПС.

4.2.5. Рассматривать и согласовывать нормативные и методические документы по вопросам организации архивного дела.

4.2.6. Выдавать за своей подписью по заявлениям граждан и запросам учреждений, организаций и предприятий архивные справки, копии и выписки из документов архива.

4.2.7. Начальник Центрального архива МПС несет ответственность за выполнение задач, предусмотренных настоящим Положением, действующего законодательства, приказов, указаний и других нормативных актов МПС.

4.2.8. Обязанности работников Центрального архива МПС определяются должностными инструкциями, утвержденными начальником Управления делами МПС.

4.2.9. Положение о Центральном архиве Министерства путей сообщения, утвержденное МПС СССР в 1984 г. № ЦН/4235, признается не действующим в системе МПС России.

---