Типовая инструкция по учету, хранению и расходованию бланков свидетельств о регистрации актов гражданского состояния

(утв. Минюстом СССР 16.12.1974)

16 декабря 1974 года

ТИПОВАЯ ИНСТРУКЦИЯ ПО УЧЕТУ, ХРАНЕНИЮ И РАСХОДОВАНИЮ БЛАНКОВ СВИДЕТЕЛЬСТВ О РЕГИСТРАЦИИ АКТОВ ГРАЖДАНСКОГО СОСТОЯНИЯ

1. При регистрации актов гражданского состояния органами загса выдаются свидетельства о рождении, заключении брака, расторжении брака, установлении отцовства, усыновлении (удочерении), перемене фамилии, имени, отчества, смерти на бланках, изготовленных типографией Гознака по единому для всей страны образцу, утвержденному Советом Министров СССР.

Повторные свидетельства о регистрации актов гражданского состояния выдаются (высылаются) на таких же бланках утвержденного Советом Министров СССР образца.

Использование бланков свидетельств других образцов запрещается.

2. Бланки свидетельств о регистрации актов гражданского состояния, являющиеся документами строгой отчетности, хранятся исполкомами сельских, поселковых, городских (районного подчинения) Советов депутатов трудящихся, отделами (бюро) записи актов гражданского состояния исполкомов районных (городских) Советов депутатов трудящихся, архивами органов загса, отделами (секторами) загса исполкомов областных, городских (городов республиканского подчинения), краевых Советов депутатов трудящихся, Советов Министров АССР, а в союзных республиках без областного деления — министерствами юстиции (республиканскими управлениями (бюро) загса) — в сейфах, несгораемых шкафах или железных ящиках, а в случае необходимости — в специально оборудованных помещениях.

В нерабочее время сейфы, несгораемые шкафы и железные ящики с бланками свидетельств, а также специально оборудованные для хранения бланков помещения должны быть опечатаны.

Доступ к бланкам свидетельств имеют лица, ответственные за их хранение, и в их присутствии вышестоящие начальники этих лиц, а также должностные лица, имеющие право проверки их деятельности.

3. Ответственными за хранение бланков свидетельств о регистрации актов гражданского состояния являются:

а) в исполкомах сельских, поселковых, городских (районного подчинения) Советов депутатов трудящихся — должностные лица, на которых эта обязанность возложена распоряжением исполкома соответствующего Совета депутатов трудящихся;

б) в отделах (бюро) загса исполкомов районных (городских) Советов депутатов трудящихся — заведующие отделами (бюро) загса либо другие должностные лица, на которых ответственность за хранение бланков возложена распоряжением исполкома районного (городского) Совета депутатов трудящихся;

в) в отделах (секторах) загса исполкомов областных, городских (городов республиканского подчинения), краевых Советов депутатов трудящихся, Советов Министров АССР — заведующие отделами (секторами) загса либо другие должностные лица, на которых ответственность за хранение бланков возложена распоряжением исполкома областного, городского (городов республиканского подчинения), краевого Совета депутатов трудящихся, Совета Министров АССР;

г) в областных, городских (городов республиканского подчинения), краевых, республиканских (АССР) архивах органов загса — заведующие архивами или другие должностные лица, на которых ответственность за хранение бланков возложена распоряжением исполкома областного, городского (городов республиканского подчинения), краевого Совета депутатов трудящихся, Совета Министров АССР;

д) в республиканских управлениях (бюро) загса — начальники управлений (бюро), их заместители или другие должностные лица, на которых ответственность за хранение бланков возложена приказом Министра юстиции союзной республики;

е) в республиканских архивах органов загса — заведующие архивами или другие должностные лица, на которых ответственность за хранение бланков возложена приказом министра юстиции союзной республики.

На время отсутствия лиц, ответственных за хранение бланков свидетельств (отпуск, командировка, болезнь и т.д.), бланки свидетельств должны передаваться по акту лицам, временно исполняющим их обязанности.

4. При смене должностного лица органа загса, ответственного за хранение бланков свидетельств о регистрации актов гражданского состояния, прием-передача бланков свидетельств и учетной документации по ним в обязательном порядке производится в присутствии представителя вышестоящего органа загса, который после окончания приема-сдачи бланков обязан дать вновь назначенному лицу соответствующий инструктаж о порядке учета, хранения, правильного расходования и отчетности по бланкам свидетельств.

При смене должностного лица, ответственного за хранение бланков свидетельств о регистрации актов гражданского состояния в исполкомах сельских, поселковых, городских (районного подчинения) Советов депутатов трудящихся, прием-передача бланков свидетельств и учетной документации по ним в обязательном порядке производится в присутствии заведующего отделом (бюро) загса исполкома районного (городского) Совета депутатов трудящихся.

После окончания приема-сдачи бланков заведующий отделом (бюро) загса обязан дать вновь назначенному лицу соответствующий инструктаж о порядке учета, хранения, правильного расходования и отчетности по бланкам свидетельств.

5. Министерства юстиции союзных республик <1> ежегодно дают соответствующую заявку в Гознак, указывая в ней конкретно число и наименование бланков, требующееся для определенных областей, городов республиканского подчинения, краев и республик.

---

<1> В РСФСР действует порядок, установленный Постановлением Совета Министров РСФСР от 27 апреля 1963 г. № 493 (пункт 6).

Изготовленные бланки по указанию Министерства юстиции союзной республики направляются Гознаком непосредственно в отделы (секторы) загсов исполкомов областных, городских (городов республиканского подчинения), краевых Советов депутатов трудящихся, Советов Министров АССР, а в союзных республиках без областного деления — в министерство юстиции республики (Республиканское управление (бюро) загса).

6. Отделы (бюро) загса исполкомов районных (городских) Советов депутатов трудящихся, областные, городские (городов республиканского подчинения), краевые, республиканские архивы органов загса получают бланки свидетельств по соответствующим заявкам от отделов (секторов) загса исполкомов областных, городских (городов республиканского подчинения), краевых Советов депутатов трудящихся, Советов Министров АССР, а в союзных республиках без областного деления — от министерств юстиции (республиканских управлений (бюро) загса).

Исполкомы сельских, поселковых, городских (районного подчинения) Советов депутатов трудящихся получают бланки свидетельств по соответствующим заявкам от отделов (бюро) загса исполкомов районных (городских) Советов депутатов трудящихся.

Бланки свидетельств о регистрации актов гражданского состояния выдаются по доверенностям под расписку или направляются спецсвязью либо ценным письмом с соответствующим препроводительным документом после представления отчета об израсходовании бланков за соответствующий период.

7. В отделы (бюро) загса исполкомов районных (городских) Советов депутатов трудящихся, областные, городские (городов республиканского подчинения), краевые, республиканские архивы органов загса бланки свидетельств направляются из расчета шестимесячной потребности в них, а в исполкомы сельских, поселковых, городских (районного подчинения) Советов депутатов трудящихся — из расчета трехмесячной потребности в бланках.

Отделы (секторы) загса исполкомов областных, городских (городов республиканского подчинения), краевых Советов депутатов трудящихся, Советов Министров АССР, а в союзных республиках без областного деления — министерства юстиции (республиканские управления (бюро) загса) должны иметь двух-трехгодичный запас бланков.

8. В отделах (секторах) загса исполкомов областных, городских (городов республиканского подчинения), краевых Советов депутатов трудящихся, Советов Министров АССР, а в союзных республиках без областного деления — в министерствах юстиции (республиканских управлениях (бюро) загса) для приема бланков соответственно распоряжением исполкома, Совета Министров АССР, приказом министра юстиции союзной республики создаются комиссии, которые проверяют соответствие полученных от Гознака бланков препроводительным документам. В комиссию включаются представители соответствующих органов загса, финансовых органов и общественности.

О результатах приема бланков составляется акт в одном экземпляре, который хранится в данном органе загса.

9. Для приема бланков в отделах (бюро) загса исполкомов районных (городских) Советов депутатов трудящихся, в областных, городских (городов республиканского подчинения), краевых, республиканских архивах загса соответственно распоряжением исполкома, Совета Министров АССР, приказом министра юстиции создаются комиссии, которые проверяют соответствие полученных бланков препроводительным документам. В комиссию включаются представители соответствующих органов загса, финансовых органов и общественности.

При приеме бланков каждый бланк просматривается комиссией в отдельности.

О результатах приема бланков составляется акт в одном экземпляре, который хранится в данном органе загса.

В случае обнаружения дефектных бланков (отсутствие или повреждение защитной сетки, печатного текста, отсутствие серий или номеров на бланках, наличие дублированных номеров и т.д.), недостачи или несоответствия серий и номеров бланков наклейке Гознака на пачках составляется акт в двух экземплярах, один экземпляр которого с наклейкой Гознака и дефектными бланками направляется в отдел (сектор) загса исполкома областного, городского (городов республиканского подчинения), краевого Совета депутатов трудящихся, Совета Министров АССР, а в союзных республиках без областного деления — в министерство юстиции союзной республики (Республиканское управление (бюро) загса).

10. Для приема бланков свидетельств в исполкомах сельских, поселковых, городских (районного подчинения) Советов депутатов трудящихся распоряжением исполкома создаются комиссии, которые проверяют соответствие полученных бланков препроводительным документам.

О результатах приема бланков составляется акт в одном экземпляре, который хранится в данном исполкоме.

В случае обнаружения дефектных бланков, недостачи или несоответствия серий и номеров бланков препроводительным документам составляется акт в двух экземплярах, один из которых вместе с дефектными бланками направляется в отдел (бюро) загса исполкома районного (городского) Совета депутатов трудящихся.

11. Полученные исполкомами сельских, поселковых, городских (районного подчинения) Советов депутатов трудящихся, архивами и отделами (бюро, секторами) загса бланки свидетельств в тот же день на основании препроводительных документов должны быть оприходованы должностным лицом, ответственным за их хранение.

12. В отделах (секторах) загса исполкомов областных, городских (городов республиканского подчинения), краевых Советов депутатов трудящихся, Советов Министров АССР, а в союзных республиках без областного деления — в министерствах юстиции (республиканских управлениях (бюро) загса) все поступившие бланки регистрируются в книге по учету прихода и расхода бланков.

Направленные в отделы (бюро) загса исполкомов районных (городских) Советов депутатов трудящихся, в областные, городские (городов республиканского подчинения), краевые, республиканские архивы загса бланки заносятся в книгу лицевых счетов по учету выдачи и расходования бланков соответствующими органами загса.

В областных, городских (городов республиканского подчинения), краевых, республиканских архивах органов загса для учета поступления и расходования бланков ведутся книга по учету прихода и расхода бланков, а также книга выдачи (высылки) повторных свидетельств.

В отделах (бюро) загса исполкомов районных (городских) Советов депутатов трудящихся для учета поступления и расходования бланков ведутся:

• книга по учету прихода и расхода бланков;
• книга лицевых счетов по учету выдачи и расходования бланков исполкомами сельских, поселковых, городских (районного подчинения) Советов депутатов трудящихся;
• книга выдачи (высылки) повторных свидетельств.

В исполкомах сельских, поселковых, городских (районного подчинения) Советов депутатов трудящихся ведется книга по учету прихода и расхода бланков свидетельств.

13. Книги по учету прихода и расхода бланков свидетельств, книги лицевых счетов по учету выдачи и расходования бланков, а также книги выдачи (высылки) повторных свидетельств во всех органах загса, архивах, а также в исполкомах сельских, поселковых, городских (районного подчинения) Советов депутатов трудящихся должны заполняться чернилами, четким, разборчивым почерком. Подчистки в указанных выше книгах не допускаются. Каждое исправление должно быть соответствующим образом оговорено и заверено печатью.

Книги должны быть прошнурованы, их листы пронумерованы. Общее число листов в книге заверяется подписью лица, ответственного за ведение книг, и печатью.

14. Книгами по учету прихода и расхода бланков, выдачи (высылки) повторных свидетельств, а также книгами лицевых счетов по учету выдачи и расходования бланков снабжаются:

исполкомы сельских, поселковых, городских (районного подчинения) Советов депутатов трудящихся — отделами (бюро) загса исполкомов районных (городских) Советов депутатов трудящихся;

отделы (бюро) загса исполкомов районных (городских) Советов депутатов трудящихся, областные, городские (городов республиканского подчинения), краевые, республиканские архивы органов загса — отделами (секторами) загса исполкомов областных, городских (городов республиканского подчинения), краевых Советов депутатов трудящихся, Советов Министров АССР, а в союзных республиках без областного деления — министерствами юстиции союзных республик (республиканскими управлениями (бюро) загса);

отделы (секторы) загса исполкомов областных, городских (городов республиканского подчинения), краевых Советов депутатов трудящихся, Советов Министров АССР — исполкомами соответствующих Советов депутатов трудящихся, Советами Министров АССР.

15. Установить следующую отчетность органов загса в использовании бланков:

а) исполкомы сельских, поселковых, городских (районного подчинения) Советов депутатов трудящихся отчитываются в использовании полученных бланков перед отделами (бюро) загса исполкомов районных (городских) Советов депутатов трудящихся ежеквартально не позднее 10-го числа следующего за отчетным кварталом месяца;

б) отделы (бюро) загса исполкомов районных (городских) Советов депутатов трудящихся, областные, городские (городов республиканского подчинения), краевые, республиканские архивы загса отчитываются в использовании полученных бланков соответственно перед отделами (секторами) загса исполкомов областных, городских (городов республиканского подчинения), краевых Советов депутатов трудящихся, Советов Министров АССР, а в союзных республиках без областного деления — перед министерствами юстиции союзных республик (республиканскими управлениями (бюро) загса) ежеквартально не позднее 20-го числа следующего за отчетным кварталом месяца;

в) отделы (секторы) загса исполкомов областных, городских (городов республиканского подчинения), краевых Советов депутатов трудящихся, Советов Министров АССР отчитываются в использовании полученных бланков перед министерством юстиции союзной республики один раз в год не позднее 1 марта следующего за отчетным года.

Отчет представляется по установленной форме (Приложение).

16. Во всех органах загса испорченные при заполнении бланки, изношенные, найденные или аннулированные свидетельства, а также свидетельства, сданные для обмена в связи с внесением исправлений в записи или в связи с получением свидетельств, предназначенных для использования за границей, один раз в год уничтожаются комиссией, созданной для приема бланков, по акту, составленному в двух экземплярах, один из которых представляется в вышестоящий орган загса, а в союзных республиках без областного деления — в министерство юстиции республики (Республиканское управление (бюро) загса). Уничтожение производится путем сожжения.

Исполкомы сельских, поселковых, городских (районного подчинения) Советов депутатов трудящихся направляют свидетельства, подлежащие уничтожению, в отдел (бюро) загса исполкома районного (городского) Совета депутатов трудящихся.

Уничтожению по истечении одного года подлежат также повторные свидетельства, присланные другими органами загса и не полученные гражданами в течение этого срока.

17. В случае утраты или хищения бланков орган загса, обнаруживший утрату или хищение, обязан в тот же день сообщить об этом, конкретно указав виды утерянных или похищенных бланков, их серии и номера, в вышестоящий орган загса, исполком соответствующего Совета депутатов трудящихся, а также в органы Министерства внутренних дел для принятия мер к розыску утерянных или похищенных бланков.

Республиканское управление (бюро) загса, отдел (сектор) загса Совета Министров АССР, исполкома краевого, областного, городского (городов республиканского подчинения) Совета депутатов трудящихся обязаны немедленно сообщить в министерство юстиции союзной республики о каждом случае утери или хищения бланков свидетельств, указав виды, серии и номера всех утерянных или похищенных бланков.

18. По каждому случаю утери или хищения бланков свидетельств вышестоящим органом загса должно быть проведено служебное расследование с целью установления лиц, виновных в утрате бланков, а также приняты все необходимые меры к обеспечению сохранности бланков.

В необходимых случаях в отношении лиц, виновных в утрате бланков свидетельств, материалы должны быть переданы в следственные органы.

19. При проверках работы органов загса в обязательном порядке проверяется состояние учета, хранения и использования бланков свидетельств о регистрации актов гражданского состояния.

Наименование бланков свидетельств о регистрации актов гражданского состояния	Остаток бланков на начало отчетного периода	Получено бланков за отчетный период	Израсходовано бланков за отчетный период					Остаток бланков на конец отчетного периода
			Выдано первичных свидетельств	Выдано повторных свидетельств	Испорчено при заполнении	Утрачено	Всего израсходовано
1	2	3	4	5	6	7	8	9
1. О рождении 2. О заключении брака 3. О расторжении брака 4. Об усыновлении (удочерении) 5. Об установлении отцовства 6. О перемене фамилии, имени и отчества 7. О смерти

---