Статья. «Все, что следует знать о документообороте медучреждения»

(Ю.Локтева)

(«Бюджетные учреждения здравоохранения: бухгалтерский учет и налогообложение», 2009, № 3)

ВСЕ, ЧТО СЛЕДУЕТ ЗНАТЬ О ДОКУМЕНТООБОРОТЕ МЕДУЧРЕЖДЕНИЯ

Каждый бухгалтер знает, что система внутреннего документооборота учреждения — неотъемлемая составляющая бюджетного учета. Каковы ее общие принципы? В чем особенности движения документов в учреждениях здравоохранения? Какие перспективы у электронного документооборота? Ответы на эти и другие «документальные» бухгалтерские вопросы даны в статье с учетом последних изменений в бюджетном законодательстве.

Документооборот — это движение документов в учреждении с момента их создания или получения до завершения исполнения и отправки <*>. Организация документооборота предусматривает установление правил, в соответствии с которыми осуществляется движение документов в учреждении. Правильно поставленный документооборот необходим для обеспечения при принятии решения достоверной и достаточной информацией, а также документирования решения и надлежащего контроля за его выполнением.

---

<*> ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».

Основа документооборота закладывается в различных организационных документах. Среди них первое место занимает учетная политика учреждения, которую дополняют различные документы, необходимые для ведения учета и составления отчетности. Организация движения документов зависит от их объема, организационной структуры учреждения и формы работы с документами (централизованная, децентрализованная, смешанная), принятой в бюджетном учреждении технологии делопроизводства. Правила документооборота и технология обработки учетной информации наряду с другими решениями, необходимыми для организации бухгалтерского учета, устанавливаются в приложении к учетной политике учреждения (п. 3 ст. 6 Закона о бухгалтерском учете <*>, Письмо Минфина России от 28.05.2007 № 07-05-06/134).

---

<*> Федеральный закон от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете».

В чем заключаются принципы построения документооборота?

Рекомендации по составлению порядка документооборота даны в Положении о документах и документообороте <*>. Этот документ разработан задолго до реформирования бухгалтерского учета, поэтому он применяется в части, не противоречащей действующему законодательству (ст. 423 ТК РФ). В названном Положении даны указания по составлению и обработке первичных учетных документов, но эти рекомендации устарели по сравнению с требованиями, предъявляемыми к первичным документам Законом о бухгалтерском учете, поэтому в вопросе оформления документов следует опираться на более поздний нормативный акт.

---

<*> Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утв. Минфином СССР 29.07.1983 № 105.

В отличие от названного Закона Положение о документах и документообороте содержит прямое требование об обязательной проверке документов, поступающих в бухгалтерию. Документы проверяются как по форме (полнота и правильность заполнения реквизитов), так и по содержанию (законность документированных операций, логическая увязка отдельных показателей). В остальном требования к первичным документам неизменны. Они составляются на типовых утвержденных бланках, а при их отсутствии — по самостоятельно разработанным формам с указанием всех обязательных реквизитов. Перечень обязательных реквизитов первичного документа приведен в п. 2 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете. Оформить документ следует в момент совершения операции, а если это не представляется возможным — по ее окончании. Полным и правильным оформлением первичных документов пренебрегать не стоит, так как они подтверждают данные бухгалтерского учета и составляемой отчетности.

Следующим элементом документооборота учреждения являются учетные регистры. Их формы, порядок заполнения и обработки, в том числе в условиях автоматизированного учета, определяются учреждением самостоятельно таким образом, чтобы информацию можно было сгруппировать для составления бюджетной отчетности. При этом для ведения бюджетного учета в учреждениях применяются регистры, содержащие обязательные реквизиты и показатели, приведенные в Приложении 3 к Инструкции по бюджетному учету, утвержденной Приказом Минфина России от 30.12.2008 № 148н (далее — Инструкция № 148н) <*>.

---

<*> Инструкция № 148н зарегистрирована в Минюсте 12.02.2009 и распространяется на правоотношения, возникшие с 01.01.2009.

Движение первичных документов в учете регламентируется графиком, устанавливающим рациональный документооборот, когда число подразделений и исполнителей оптимально для соответствующего количества первичных документов. Завершает систему документооборота порядок хранения «первички» и учетных регистров, прописанный в Положении о документах и документообороте.

Итак, система документооборота включает в себя:

• первичные документы;
• учетные регистры, бухгалтерскую и налоговую отчетность;
• график документооборота;
• порядок хранения документов.

В Положении о документах и документообороте даны достаточно общие рекомендации по разработке документооборота, мы же рассмотрим отраслевые нюансы движения документов в учреждении здравоохранения. Начнем с перечня документов по учету отраслевых операций, связанных с оказанием медицинских услуг.

Первичные документы

Все хозяйственные операции, проводимые учреждениями, финансовыми органами, органами казначейства, оформляются первичными документами. Формы первичных учетных документов для бюджетных учреждений приведены в Приложении 2 к Инструкции № 148н. В названном Приложении учетные документы учреждения разделены на две группы по соответствующим классам Общероссийского классификатора управленческой документации ОК 011-93 <*> (далее — ОКУД):

• класса 03 ОКУД «Унифицированная система первичной учетной документации»;
• класса 05 ОКУД «Унифицированная система бюджетной финансовой, учетной и отчетной документации».

---

<*> Принят и введен в действие Постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 № 299.

В группу класса 03 ОКУД входит документация по учету основных средств (акты о приеме, передаче, списании основных средств), по ведению кассовых операций (приходные, расходные ордера), по учету материалов (акт о приемке, накладная на отпуск) и документы по учету работы автотранспорта (путевые листы на различные транспортные средства). На последней подгруппе документов остановимся подробнее. Станции скорой медицинской помощи при оказании услуг используют транспортные средства, значит, имеют дело с путевыми листами. Порядок их применения регулируется Минтрансом, который Приказом от 18.09.2008 № 152 утвердил Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов. При этом никто не отменял действующие формы путевых листов, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 № 78. В большей степени положения данного документа распространяются на специализированные автотранспортные предприятия (Письма Минфина России от 03.02.2006 № 03-03-04/2/23, от 07.04.2006 № 03-03-04/1/327). Остальные организации и учреждения вправе разработать свою форму путевого листа либо иного документа, подтверждающего произведенные расходы в виде горюче-смазочных материалов. Если учреждение воспользуется этим правом, оно должно указать в разработанных формах путевых листов все реквизиты, предусмотренные Приказом Минтранса России от 18.09.2008 № 152. Если же учреждение применяет традиционную унифицированную форму путевого листа, то в ней ничего менять не нужно, можно только добавить реквизиты, учитывающие особенности использования транспортных средств учреждениями здравоохранения <*>.

---

<*> С требованиями к заполнению обязательных реквизитов путевых листов можно ознакомиться в статье И.Зерновой «Порядок заполнения путевых листов», № 12, 2008 (с. 6-9).

В группу класса 05 ОКУД входят документы бюджетной специфики, такие как акт о списании мягкого и хозяйственного инвентаря, бланки строгой отчетности, уведомление о лимитах бюджетных обязательств, документы по расчетам между бюджетами и др. Если для оформления операции не предусмотрено формы первичного документа, бухгалтер вправе воспользоваться справкой, предназначенной для отражения совершаемых при исполнении бюджета и кассовом обслуживании дополнительных операций, не требующих документов от плательщиков и получателей средств бюджетов. На основании справки также производятся записи по прочим операциям, в том числе связанные с исправлением ошибок в журнале операций.

Отдельное внимание следует уделить бланкам строгой отчетности, которые используются учреждениями здравоохранения, оказывающими населению платные медицинские услуги. Применение бланков взамен использования кассовых аппаратов предусмотрено в п. 12 Правил предоставления платных медицинских услуг медицинскими учреждениями <*>. Одним из таких бланков является квитанция (ф. 0504510), утвержденная как прежней Инструкцией № 25н <**>, так и новой Инструкцией № 148н. Кроме того, форма квитанции упоминается в Приказе Минфина России от 23.09.2005 № 123н «Об утверждении форм регистров бюджетного учета». В Приказе предусмотрено, что в случае приема наличных денежных средств уполномоченными лицами они ежедневно сдают в кассу учреждения денежные средства с реестром сдачи документов (ф. 0504053), к которому прилагаются копии квитанций (ф. 0504510).

---

<*> Утверждены Постановлением Правительства РФ от 13.01.1996 № 27.

<**> Инструкция по бюджетному учету, утв. Приказом Минфина России от 10.02.2006 № 25н.

Примечание. Применение квитанции (ф. 0504510) не ограничено 01.12.2008 (Письмо Минфина России от 25.12.2008 № 02-06-07/4110). Бланки строгой отчетности, утвержденные до вступления в силу Положения об осуществлении наличных денежных расчетов, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 06.05.2008 № 359, могут применяться до их утверждения в соответствии с данным документом.

Кроме того, учреждения здравоохранения, оказывающие платные ветеринарные услуги, для расчетов с населением могут воспользоваться другим бланком строгой отчетности — квитанцией на оплату ветеринарных услуг, утвержденной Приказом Минфина России от 09.04.2008 № 39н. Учреждение может применять эту форму квитанции, как и предыдущую, без ограничений при условии правильного заполнения всех реквизитов.

Учетные регистры

Все регистры, применяемые учреждением, можно разделить на две группы:

• регистры аналитического учета, содержащие обязательные реквизиты и показатели, приведенные в Приложениях 2 и 3 к Инструкции № 148н (карточки, оборотные, накопительные ведомости, книги регистрации и аналитического учета, реестры, ведомости учета, инвентаризационные описи);
• регистры синтетического учета, в которых накопительным способом обобщаются данные регистров аналитического учета и наиболее важных первичных документов: журнала операций по счету «касса», журнала операций с безналичными денежными средствами, журнала операций расчетов с подотчетными лицами, журнала операций расчетов с поставщиками и подрядчиками, журнала операций расчетов с дебиторами по доходам, журнала операций расчетов по оплате труда, журнала операций по выбытию и перемещению нефинансовых активов, журнала по прочим операциям, главной книги.

На основе системы регистров бюджетного учета создаются различные прикладные бухгалтерские программы, в которых учетные регистры формируются в электронном виде с возможностью последующей печати на бумаге. Инструкцией № 148н предусмотрена автоматизация бюджетного учета, которая основывается на едином взаимосвязанном технологическом процессе обработки первичных учетных документов и отражения операций по соответствующим разделам Плана счетов бюджетного учета.

В условиях комплексной автоматизации бюджетного учета операции формируются в базах данных используемого программного комплекса. При выведении регистров бюджетного учета на бумажные носители допускается отличие выходной формы документа (машинограммы) от утвержденной формы документа, при этом должны оставаться неизменными обязательные реквизиты и показатели регистров бюджетного учета.

Не запрещается исходя из специфики бюджетного учета того или иного учреждения внесение в регистры бюджетного учета дополнительных реквизитов и показателей. Кроме того, форматы регистров бюджетного учета носят рекомендательный характер и при необходимости могут быть изменены, за исключением удаления отдельных реквизитов из регистров бюджетного учета, что, как было сказано выше, не допускается.

Состав бухгалтерских регистров учреждение определяет самостоятельно в учетной политике, которая является руководящим документом в целях применения норм бухгалтерского законодательства. Как правило, используемая в учреждении технология обработки учетной информации формирует показатели в первую очередь для подготовки данных учета и отчетности. В то же время система регистров может применяться как фундамент для организации налогового и управленческого учета.

И еще, в целях оптимизации распорядительной документации учреждения сроки оформления регистров и ответственных за их оформление должностных лиц целесообразно указать в графике документооборота отдельным разделом после отражения требований по оформлению и обработке первичных учетных документов.

График документооборота

График документооборота составляется для того, чтобы упорядочить движение документов и обеспечить своевременное получение бухгалтерской службой учреждения здравоохранения первичных документов, их учет и хранение. Следовательно, прежде всего в графике должны быть установлены сроки движения документов по основным этапам: создание (передача), проверка (обработка), хранение. График лучше оформить распоряжением руководителя как приложение к приказу об учетной политике. С ним следует ознакомить под расписку всех должностных лиц, ответственных за составление и представление тех или иных документов, в установленные сроки.

График документооборота может представлять собой схему или таблицу, одна из форм которых приведена в Положении о документах и документообороте. Преимущество схемы перед таблицей заключается в том, что в ней можно указать не только документы и ответственных за их составление лиц, но и движение документов как в целом по учреждению, так и по его отдельным структурным подразделениям. Однако составить график в виде схемы сложнее, чем в форме таблицы, поэтому бухгалтеру предстоит выбрать, какому варианту отдать предпочтение. Приведем пример графика документооборота отдельных документов учреждения в виде таблицы.

Наименование документа	Составление документа		Обработка документа		Передача в архив
	ответственное лицо	срок исполнения	ответственное лицо	срок обработки	ответственное лицо	срок передачи
Путевые листы	Секретарь	Ежедневно	Бухгалтер	Ежедневно	Бухгалтер	По истечении отчетного периода
Авансовые отчеты	Подотчетные лица	Не позднее трех рабочих дней	Бухгалтер	По представлению	Бухгалтер	По истечении отчетного периода
Кассовые документы	Бухгалтеркассир	Ежедневно	Бухгалтер	Ежедневно	Бухгалтер	По истечении отчетного периода

График документооборота должен соблюдаться всеми лицами, ответственными за составление и обработку документов. Ознакомление с таким графиком работников учреждения осуществляется посредством доведения до них отдельных выписок, в которых перечисляются документы, относящиеся к сфере деятельности конкретного исполнителя, сроки их представления и подразделения медучреждения, в которые они представляются. Ответственность за соблюдение графика несут все указанные в нем сотрудники. Контроль осуществляет главный бухгалтер, который для большей уверенности в том, что его не подведут, может предусмотреть обязанности по соблюдению графика документооборота и сбору документов в должностных инструкциях работников учреждения. Нельзя забывать и о конфиденциальности информации, содержащейся в отдельных документах, поэтому нужно принять меры по ограничению доступа к ним и защите их от несанкционированного использования. В этих целях документы следует хранить не более срока, в течение которого они могут понадобиться, а затем их необходимо сдать в архив на хранение.

Хранение документов и учетных регистров

Действующее законодательство обязывает учреждения не только документально оформлять каждую хозяйственную операцию, но и обеспечивать сохранность соответствующих документов. Сроки устанавливаются по правилам организации архивного дела, но они не могут быть менее пяти лет. Данным сроком ограничивается хранение:

• квартальных бухгалтерских отчетов (балансы и отчеты, пояснительные записки);
• утвержденного учреждением Плана счетов;
• учетных регистров (главная книга, журналы-ордера, разработанные таблицы, оборотные ведомости);
• первичных документов (кассовые, банковские документы, корешки трудовых книжек, ордера, табели, извещения банков, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, счета-фактуры, накладные и авансовые отчеты и др.).

Указанный срок установлен в п. 4.1. Перечня типовых управленческих документов <*>. Такие документы составляются и обрабатываются при осуществлении деятельности организации или учреждения. Из Перечня можно узнать точные сроки хранения других используемых учреждением здравоохранения документов. Например, План счетов бухгалтерского учета, утвержденный учетной политикой, должен храниться не менее пяти лет после того года, в котором он использовался для составления бухгалтерской отчетности. Срок хранения документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, на год меньше срока хранения бухгалтерских документов и составляет четыре года (пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ). Указывать сроки хранения в отдельном распорядительном документе нет необходимости, так как они определены на законодательном уровне. В системе документооборота следует предусмотреть другие сроки, в пределах которых документы передаются в архив учреждения, а также порядок их хранения.

---

<*> Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. Росархивом 06.10.2000.

О системе документооборота, которая позволяет поставить на контроль движение первичных документов, можно говорить только тогда, когда разработаны и утверждены в приложении к учетной политике все ее элементы. Поэтому учреждениям здравоохранения нужно уделить внимание не только графику документооборота, но и контролю за его соблюдением, правильным составлением первичных документов, учетных регистров и бюджетной отчетности.

Документооборот при наличии структурных подразделений

Подразделение не выделено на отдельный баланс. В этом случае документооборот строится на основе своевременной передачи в головное учреждение всех оформляемых обособленными подразделениями документов. Получив их, бухгалтерия головной организации отражает результаты деятельности подразделений на отдельных счетах аналитического учета, открываемых к основным счетам активов и обязательств. Для того чтобы исключить разногласия в части номенклатуры и количества передаваемых в головное подразделение документов, прием-передачу лучше оформить отдельным документом, например реестром передаваемых (принимаемых) документов. В нем указываются реквизиты (код) обособленного подразделения, перечень передаваемых документов и период, к которому они относятся, а также подписи должностных лиц о приеме-сдаче документов.

В системе документооборота обособленных подразделений, не выделенных на отдельный баланс, следует определить сроки представления всех документов в бухгалтерию. Отдельным распоряжением, доводимым до всех работников, главный бухгалтер устанавливает контроль за правильностью оформления документов. Те из них, которые составлены с нарушением установленного в учреждении порядка, могут быть возвращены для их дооформления структурному подразделению учреждения. Это касается всех документов, и в первую очередь — составляемых по операциям с денежной наличностью (приходные и расходные документы, авансовые отчеты и т.д.).

Подразделение выделено на отдельный баланс. В такой ситуации в головное учреждение передается не пакет документов, а уже систематизированная «готовая» информация о финансовом положении и результатах деятельности филиалов и иных обособленных подразделений. Как правило, эти показатели берутся из отчетности подразделений, но могут быть представлены и в их бухгалтерских регистрах. Для передачи активов в настоящий момент учреждения, имеющие структурные подразделения, используют извещение (код формы 0504805). Данный документ первичного учета предназначен для оформления материальных ценностей, полученных в порядке централизованного снабжения. В извещении помимо обязательных реквизитов первичного документа можно предусмотреть графы для указания корреспонденции счетов головного подразделения и филиала. В целях внутреннего контроля в извещении можно также отразить реквизиты документа, который служит основанием для передачи имущества. Разработав удобную в заполнении форму документа, учреждение может использовать ее для оформления передачи любых активов филиалу или, наоборот, центральному подразделению учреждения.

О перспективах электронного документооборота

Работающие сегодня учреждения здравоохранения рано или поздно сталкиваются с проблемой обработки большого объема документов. Одно из решений этой проблемы — внедрение системы электронного документооборота. Возможности обмена информацией в электронной цифровой форме посредством современных информационных технологий и сети Интернет используются в гражданском обороте. В настоящий момент представление об электронных документах дает Федеральный закон от 10.01.2002 № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи», но этого недостаточно: нужен порядок движения электронных документов с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления, а этому в названном нормативном акте не уделено внимания. Но это не останавливает организации и учреждения — электронные документы и электронные технологии они используют в документационном обеспечении управленческой деятельности. Заметим один нюанс. Составление и хранение первичных учетных документов на машинных носителях информации должны производиться с применением электронной цифровой подписи, равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе информации. Требование об обязательном наличии электронной цифровой подписи и является главной причиной, сужающей сферу применения первичных учетных документов в электронном виде.

Преимущества электронного документооборота очевидны. При его внедрении сотрудникам учреждения не придется тратить время на поиск нужных документов: в электронной базе найти их намного проще и быстрее, возможности поиска информации практически не ограничены. При этом электронные документы одновременно доступны всем имеющим к ним право доступа сотрудникам. Занимают меньше времени процесс согласования, утверждения и регистрации документов, передача документов между подразделениями, подготовка стандартных отчетов о движении документов. Разработчики систем электронного документооборота управленческой деятельности предлагают широкий выбор методов защиты информации, что тоже является немаловажным в организации документооборота учреждения. Разработчиками предлагаемых сегодня систем электронного документооборота автоматизированы практически все процессы обработки документов: регистрация документов на местах, создание архивов, маршрутизация документов, обработка корреспонденции, контроль исполнительской дисциплины, формирование отчетности о состоянии исполнения документов. Все это позволяет избежать потери документов и ускорить принятие важных решений.

Преимущества электронного документооборота перед бумажным, безусловно, есть. Но не так-то просто полностью отказаться от бумажных носителей информации и перейти к использованию электронных. И дело даже не в финансовой стороне вопроса, что тоже играет не последнюю роль. Кроме того что учреждение понесет затраты, ему придется обучить сотрудников принципам электронной технологии работы с документами. При внедрении электронного документооборота следует внести изменения в учетную политику, составить необходимые внутренние положения, должностные инструкции.

Как видим, трудностей и забот хватает даже при внедрении электронного документооборота в управленческих целях. Но перспективы есть, и, возможно, с совершенствованием технологий и разработкой нормативной базы в будущем электронный документооборот прочно войдет в деятельность учреждений. Пока же основу бюджетного учета и отчетности по исполнению бюджетных обязательств составляет привычный бумажный документооборот.

Подписано в печать

24.02.2009

---