Статья: Уточненный расчет по форме 6-НДФЛ за 2021 год при возврате излишне удержанного налога

(Новикова С.)

(«Учреждения здравоохранения: бухгалтерский учет и налогообложение», 2022, № 6)

«Учреждения здравоохранения: бухгалтерский учет и налогообложение», 2022, № 6

Если медицинская организация при выплате дохода своим сотрудникам удержала и перечислила в бюджет НДФЛ в сумме больше, чем требовалась, она обязана вернуть им эту переплату. Процедура возврата определена ст. 231 НК РФ. А если это переплата налога за 2021 год, за который организация уже успела подать расчет по форме 6-НДФЛ, то ей следует еще и представить уточненный расчет. О том, как вернуть переплату и заполнить уточненный расчет по форме 6-НДФЛ, расскажем в статье.

Основания для возврата НДФЛ налоговым агентом

В соответствии с пп. 1 п. 3 ст. 24 НК РФ налоговые агенты обязаны правильно и своевременно исчислять, удерживать из денежных средств, выплачиваемых налогоплательщикам, и перечислять налоги в бюджетную систему РФ на соответствующие счета Федерального казначейства.

Налоговый агент (работодатель) обязан вернуть НДФЛ налогоплательщику (сотруднику, физлицу), если удержал эту сумму по ошибке, — п. 1 ст. 231 НК РФ. Подобная ситуация возможна, к примеру, в случае применения более высокой ставки при удержании налога, счетной ошибки, предоставления сотруднику социального или имущественного вычета с середины года (то есть с момента, когда он получил от ИФНС подтверждение права на такой вычет).

Если НДФЛ с выплаченных доходов был удержан налоговым агентом правомерно, оснований для возврата этих сумм не имеется (см. Письмо Минфина России от 23.06.2021 № 03-04-09/49447).

Обратите внимание! На период 2021 — 2023 годов Федеральным законом от 26.03.2022 № 67-ФЗ введено специальное правило по налогообложению материальной выгоды. В частности, ст. 217 НК РФ (где приведены доходы, которые не подлежат обложению НДФЛ (освобождаются от налогообложения)) дополнена новым п. 90, согласно которому доходы в виде любой материальной выгоды, полученные в указанные годы, НДФЛ не облагаются. Так как новое правило распространяется на доходы физлиц, полученные начиная с налогового периода 2021 года (а сам Закон вступил в силу 26 марта 2022 года), работодателям необходимо скорректировать их и вернуть работникам налог, излишне уплаченный за 2021, 2022 годы.

Согласно п. 1 ст. 231 НК РФ излишне удержанная налоговым агентом из дохода налогоплательщика сумма НДФЛ подлежит возврату агентом на основании письменного заявления налогоплательщика. Другими словами, излишне удержанный с сотрудника НДФЛ должен вернуть именно налоговый агент (Письма ФНС России от 11.03.2021 № СД-3-11/1761@, от 01.12.2020 № БС-3-11/7918@), а не ИФНС. Как подчеркнул КС РФ в Определении от 17.02.2015 № 262-О, налоговики не вправе это делать (см. также Кассационное определение ВС РФ от 01.02.2019 № 14-КГ18-48).

Минфин России в Письме от 21.07.2020 № 03-04-06/63250 пояснил: переплата по НДФЛ, возникшая у налогоплательщика из-за ошибочных действий налогового агента (например, из-за счетной ошибки), подлежит возврату в порядке, установленном ст. 231 НК РФ. В остальных случаях (например, при перечислении в бюджет суммы больше, чем нужно) при возврате налога налоговому агенту следует руководствоваться нормами ст. 78 и 79 НК РФ.

Обратите внимание! Вернуть НДФЛ налоговый агент обязан только тому лицу, из доходов которого был излишне удержан налог. Возврат налога другим лицам, в том числе наследникам физлица, Налоговым кодексом не предусмотрен (см. Письмо Минфина России от 07.03.2013 № 03-04-06/7028).

Также налоговый агент не вправе вернуть налогоплательщику НДФЛ, излишне удержанный другим налоговым агентом (см. Письмо Минфина России от 06.07.2016 № 03-04-10/39533). Поэтому при смене места работы налогоплательщик должен подать заявление о возврате излишне удержанного НДФЛ своему предыдущему работодателю.

Процедура возврата налоговым агентом переплаты по НДФЛ

Для возврата переплаты по НДФЛ сотруднику медицинская организация должна выполнить следующие действия (п. 1 ст. 231 НК РФ):

1. письменно сообщить сотруднику (уведомить его) о факте излишнего удержания налога;

2. получить от сотрудника заявление о возврате излишне удержанной суммы НДФЛ.

Уведомление об излишне удержанном налоге

Организация должна сообщить сотруднику о том, что с его доходов был излишне удержан НДФЛ, в течение 10 рабочих дней после обнаружения этого факта (п. 6 ст. 6.1, п. 1 ст. 231 НК РФ).

Такое сообщение налоговый агент может составить в произвольной форме, поскольку каких-либо специальных требований на этот счет (равно как и утвержденной формы) ни в ст. 231 НК РФ, ни в иной норме гл. 23 НК РФ нет. Полагаем, что в сообщении целесообразно указать период излишнего удержания налога из дохода сотрудника и, конечно, саму сумму излишне удержанного налога. Также следует запросить у сотрудника сведения о банковских реквизитах счета для возврата переплаты, поскольку возврат средств налогоплательщику должен осуществляться только в безналичной форме (о чем прямо сказано в п. 1 ст. 231 НК РФ).

Ввиду отсутствия в налоговых нормах четких указаний организация может направить сотруднику сообщение о переплате любым способом: на бумажном носителе или в электронном виде.

Заявление на возврат излишне удержанного налога

Для получения излишне удержанной суммы НДФЛ сотрудник должен подать соответствующее письменное заявление налоговому агенту (п. 1 ст. 231 НК РФ, Письмо Минфина России от 27.09.2021 № 03-04-06/78016). Утвержденной формы нет, следовательно, его можно составить в произвольной форме, а также по форме, разработанной налоговым агентом.

В любом случае в заявлении должны содержаться сведения о налогоплательщике, обратившемся за возвратом, и налоговом агенте (который должен осуществить этот возврат). Главное — указать реквизиты банковского счета для перечисления денег.

Статьей 231 НК РФ не установлены способы представления налоговому агенту заявления на возврат излишне удержанного НДФЛ.

В силу п. 1 ст. 6 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» информация в электронной форме, подписанная квалифицированной ЭП, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, и может применяться в любых правоотношениях согласно законодательству РФ, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе.

Таким образом, медицинская организация вправе самостоятельно определить способы представления своими сотрудниками заявления на возврат излишне удержанного НДФЛ (в том числе в электронном виде), не противоречащие действующему законодательству (см. Письма ФНС России от 09.09.2021 № БС-4-11/12811@, Минфина России от 08.07.2019 № 03-04-06/51172). То есть заявление на возврат переплаты по НДФЛ сотрудник может направить организации и на бумажном носителе, и в электронной форме.

Обратите внимание! Заявление на возврат излишне удержанного НДФЛ налогоплательщик может представить в течение трех лет с даты перечисления излишне удержанного налога (п. 7 ст. 78 НК РФ). Если этот срок пропущен, налоговый агент не обязан возвращать переплату по налогу.

Срок возврата излишне удержанного НДФЛ

Возвратить переплату по налогу налоговый агент обязан в течение трех месяцев со дня получения заявления от сотрудника (абз. 3 п. 1 ст. 231 НК РФ). Уведомлять ИФНС о произведенном возврате сотруднику излишне удержанного НДФЛ организация не обязана (см. Письмо Минфина России от 18.10.2013 № 03-04-06/43608).

Пример 1. Сотрудник медицинской организации 16 марта 2022 года подал заявление о возврате НДФЛ, излишне удержанного за 2021 год.

В данном случае организация должна вернуть работнику переплату по НДФЛ до 16 июня 2022 года включительно.

Если организация — налоговый агент возвращает переплату с нарушением установленного срока, то помимо самой излишне уплаченной суммы налога она должна дополнительно выплатить сотруднику проценты за нарушение сроков возврата денежных средств. Проценты начисляются за каждый календарный день просрочки, а процентная ставка принимается равной ставке рефинансирования ЦБ РФ (абз. 5 п. 1 ст. 231 НК РФ).

Пример 2. Воспользуемся данными предыдущего примера. Излишне удержанный НДФЛ организация вернула сотруднику 8 июля 2022 года.

Согласно п. 1 ст. 231 НК РФ организация должна была вернуть НДФЛ сотруднику до 16 июня 2022 года. Просрочка составила 22 дня.

Таким образом, организация должна начислить и выплатить сотруднику проценты за эти дни, исходя из ставки рефинансирования, действующей в данный период.

К сведению. Если после увольнения сотрудника налоговый агент обнаружит факт излишнего удержания у него НДФЛ, он также обязан вернуть этому работнику переплату по налогу. Прекращение трудовых отношений не влияет на обязанность, установленную ст. 231 НК РФ (см. Письма Минфина России от 24.12.2012 № 03-04-05/6-1430, от 02.07.2012 № 03-04-06/6-193). Налог в такой ситуации возвращается в обычном порядке: сначала уволенному сотруднику сообщается о факте излишнего удержания налога, а после получения заявления сумма переплаты перечисляется ему на расчетный счет.

Источник средств для возврата излишне удержанного НДФЛ

Возврат можно осуществить за счет сумм НДФЛ, подлежащих перечислению в бюджетную систему РФ в счет предстоящих платежей, как по указанному налогоплательщику, так и по иным налогоплательщикам, с доходов которых налоговый агент удерживает налог, но только если сумма предстоящих платежей по НДФЛ окажется больше, чем сумма, которую надо вернуть сотруднику (п. 1 ст. 231 НК РФ, Письмо Минфина России от 23.06.2021 № 03-04-09/49447).

Иными словами, вместо перечисления в бюджет НДФЛ организация должна перечислить сотруднику сумму излишне удержанного налога. При этом неважно, с чьих доходов удержан налог: с доходов сотрудника, которому необходимо вернуть переплату, или с доходов других лиц. Для возврата НДФЛ также не имеет значения, какие именно доходы выплачивает агент и по какой ставке они облагаются налогом (см. Письмо Минфина России от 05.12.2012 № 03-04-06/4-342).

Если сумма налога, подлежащая возврату сотруднику, больше предстоящих платежей по НДФЛ, налоговый агент вправе обратиться в ИФНС по месту своего учета за возвратом излишне удержанного налога. Для этого организация в течение 10 дней со дня подачи сотрудником заявления должна направить в инспекцию заявление о возврате излишне удержанной ею суммы налога (абз. 6 п. 1 ст. 231 НК РФ).

Организации также нужно представить в инспекцию:

• выписку из налогового регистра по НДФЛ за период, в котором был излишне удержан налог;
• документы, подтверждающие переплату (в частности, копии платежных поручений).

Обратите внимание! Наличие переплаты выявляется путем сравнения сумм налога, подлежащих уплате за определенный налоговый период, с платежными документами, относящимися к тому же периоду, с учетом сведений о расчетах налогоплательщика с бюджетами (см. Постановление Президиума ВАС РФ от 28.02.2006 № 11074/05). Этот факт применительно к налоговому агенту может быть установлен только путем сверки удержанных у сотрудников сумм с фактически перечисленными по спорным платежным поручениям денежными средствами.

В данном случае основанием для возврата суммы налога является не совместная сверка расчетов с бюджетом, предусмотренная п. 3 ст. 78 НК РФ, а представленные со стороны налогового агента документы, подтверждающие либо излишнее удержание НДФЛ с доходов своих сотрудников, либо то, что перечисленные суммы представляют собой личные средства налогового агента. Указанные факты могут быть подтверждены, например, регистрами бухучета, справками бухгалтера, первичными документами, регистрами налогового учета (см. также Постановление АС МО от 07.12.2021 № Ф05-24728/2021 по делу № А40-143395/2020).

Налоговая инспекция должна вернуть переплату по НДФЛ на расчетный счет налогового агента в течение месяца со дня подачи этих документов (п. 6 ст. 78 НК РФ). Налоговый агент в свою очередь должен перечислить полученную из бюджета сумму налога на счет сотрудника в обычном порядке.

К сведению. До возврата из бюджета налоговому агенту излишне удержанной и перечисленной в бюджет им с налогоплательщика суммы налога агент вправе вернуть эту сумму за счет собственных средств (абз. 9 п. 1 ст. 231 НК РФ).

Возврат излишне выплаченного налога

Итак, вернуть излишне удержанный при выплате доходов сотруднику НДФЛ медицинская организация обязана в течение трех месяцев с момента получения соответствующего заявления от сотрудника. При возврате налога с нарушением указанного срока организация обязана начислить проценты (исходя из ставки рефинансирования) за каждый календарный день просрочки.

Возврат НДФЛ можно осуществить только в безналичном порядке. Если собственных средств на выплату у организации не хватает, она вправе запросить возврат средств у налогового органа. В этом случае помимо заявления необходимо подать документы (регистры бухгалтерского и налогового учета, справки, первичные документы), которые могут доказать один из следующих фактов:

• НДФЛ был излишне удержан при выплате доходов сотрудникам;
• организация перечислила в бюджет собственные средства.

Акт совместной сверки с бюджетом в данном случае не может быть основанием для возврата НДФЛ.

Подача уточненного расчета по форме 6-НДФЛ за 2021 год

Уточнение данных, отраженных в первичном расчете по форме 6-НДФЛ, не только допустимо, но и вменено в обязанность налоговому агенту (что следует из п. 6 ст. 81 НК РФ). Невыполнение этой обязанности (что приводит к искажению сведений, представленных в ИФНС) наказывается штрафом по п. 1 ст. 126.1 НК РФ.

Уточненный расчет представляется по точно такой же форме, как и первичный, но только должен содержать правильные данные. Поэтому заполнять его надо, руководствуясь теми же правилами, которые установлены для составления первичного отчета. Для формы 6-НДФЛ эти правила установлены Приказом ФНС России от 15.10.2020 № ЕД-7-11/753@.

Уточненный расчет представляется по форме 6-НДФЛ в ИФНС теми же способами, что и первичный. Установленных сроков для представления «уточненки» нет. Но в интересах налогового агента — максимально быстро внести исправления, это позволит ему избежать штрафа за искажение данных отчета (п. 2 ст. 126.1 НК РФ).

Сразу оговоримся, уточненный расчет по форме 6-НДФЛ за 2021 год медицинской организации нужно сдать вместе с корректирующими (аннулирующими) справками о доходах (Приложением 1 к расчету) только в отношении тех налогоплательщиков, по которым уточняются данные (см., например, Письмо ФНС России от 28.03.2022 № БС-4-11/3695@).

Обратите внимание! Если производится возврат излишне удержанного организацией НДФЛ с дохода в виде материальной выгоды, то она должна направить в ИФНС уточненные расчеты по форме 6-НДФЛ не только за 2021 год, но и за I квартал, полугодие, девять месяцев данного года в зависимости от того, когда материальная выгода впервые была отражена в расчете (см. Письмо ФНС России от 06.04.2022 № БС-4-11/4160@).

В справках (Приложение 1 к расчету) корректировке подлежат доходы, с которых излишне удержан налог. К примеру, если корректировка проводится в связи с излишним удержанием НДФЛ с материальной выгоды от экономии на процентах, то нужно уточнить сведения по коду дохода 2610. При этом удержанный НДФЛ в корректирующих справках нужно указать за вычетом НДФЛ с материальной выгоды (или иного дохода).

В самой форме 6-НДФЛ за 2021 год показатели нужно скорректировать так:

• исключить из расчета доход (например, материальную выгоду) и излишне удержанный из него НДФЛ из полей 110 и 140 разд. 2 (если это была материальная выгода от экономии на процентах, нужно скорректировать раздел, который заполнялся по ставке 35%);
• удержанный налог в поле 160 разд. 2, а также в полях 020 и 022 разд. 1 исправлять не нужно;
• в поле 180 надо отразить сумму НДФЛ, подлежащую возврату налогоплательщику.

В дальнейшем эту же сумму нужно указать в поле 190 разд. 2 и полях 030 и 032 разд. 1 формы 6-НДФЛ за тот период 2022 года, когда налог фактически будет возвращен сотруднику. При этом сумма налога, возвращенная за последние три месяца отчетного периода, указанная в поле 030, должна соответствовать сумме значений всех заполненных полей 032. Дата возврата налога проставляется в поле 031 разд. 1.

С. Новикова

---