Статья. «Учет поступления товаров в аптеку»

(Е. В. Амелина)

(«Нормативные акты и комментарии для фармации», 2006 № 5)

Прием товаров и тары должен производиться в точном соответствии с ГОСТами, техническими условиями, особыми условиями поставки и др. по количеству мест и массе брутто, о чем делается отметка в первичных документах.

Прием товаров по количеству единиц и массе нетто осуществляется на месте (в аптеке) с привлечением представителя поставщика (до вскрытия тары). При этом делается пометка о времени начала и окончания приема товаров.

Если обнаружились расхождения между фактическим количеством и качеством поступивших ценностей и соответствующими данными, указанными в сопроводительных документах поставщика, заведующий аптекой, а при его отсутствии — первый заместитель создает комиссию, которая составляет акт по форме № 2-АП.

При приеме товаров, доставленных навалом, материально ответственные лица на всех экземплярах накладной, возвращаемой шоферу или экспедитору, подтверждая факт приема товаров, проставляют штамп по форме № 1-АП, заверяют своей подписью, а при отсутствии штампа ставят печать аптеки.

При доставке поставщиком в аптеку товаров, упакованных в ящики, контейнеры, мешки или другие виды упаковки, опломбированные и опечатанные, материально ответственные лица на всех экземплярах накладных подтверждают факт приема по количеству мест своими подписями и печатью. В случае расхождения (если оно имело место) между фактическим наличием товаров и данными накладных делается отметка о времени начала и окончания приема товара.

При доставке поставщиком товаров в аптеку кроме проверки массы брутто и количества мест представитель аптеки может потребовать вскрытия тары и проверки массы нетто, количества товарных единиц в каждом месте.

В случае обнаружения недостачи или повреждения груза, принимаемого аптекой на станции железной дороги, водной пристани или в аэропорту, приемщик груза должен потребовать от администрации транспортной организации составления коммерческого акта. При этом необходимо, как и в случае возникновения сомнения в полноценности прибывшего груза (вследствие подмочки, длительного нахождения в пути и т.д.), вскрыть соответствующие товарные места груза для проверки его содержимого, выявить фактический размер ущерба и включить все отклонения, связанные с указанными случаями, в коммерческий акт.

Все поступившие в аптеку товары приходуются и регистрируются в журнале регистрации поступления товаров по группам по форме № 5-АП. По окончании месяца итоги журнала подсчитываются по двум ценам (розничным и оптовым).

Учет движения товаров (включая рецептурную и материальную посуду, коробки) осуществляется в аптеке только в стоимостном выражении по продажной стоимости. Медикаменты, подлежащие предметно-количественному учету, учитываются обособленно в количественном выражении в журнале учета ядовитых, наркотических, дефицитных медикаментов и этилового спирта по форме № 10-АП.

Заведующий аптекой ведет учет товаров в регистре (ведомости), который является одновременно и товарным отчетом по форме № 25-АП. Отчет составляется в двух экземплярах.

Полученные материальные ценности, по которым составлен акт о бое, браке и порче, приходуются за итогом счета аптеки по форме № 72-АП на счете 004 «Товарно-материальные ценности, принятые на ответственное хранение».

Особенности ценообразования

Данные вопросы рассмотрены в Порядке формирования цен на лекарственные средства и изделия медицинского назначения (отдельные вопросы) (Приложение № 5 к Распоряжению премьера Правительства Москвы от 06.10.97 № 1093-РП).

В тех случаях, когда условиями договора между российскими фирмами предусмотрено, что оплата будет осуществляться по мере реализации лекарственных средств и их стоимость указывается в валюте, торговая надбавка должна применяться к цене, пересчитанной в рубли по курсу Центрального банка Российской Федерации на дату поступления лекарственных средств на склад покупателя.

Если в договоре предусматривается, что поставщик лекарственных средств предоставляет потребителю процентную скидку со свободной оптовой (отпускной) цены на лекарственные средства и указывает это в платежном документе, оптовая или торговая надбавка применяется к цене, уменьшенной на величину этой скидки.

В тех случаях, когда поставщик указывает потребителю в платежном документе, что из общего количества поставляемых лекарственных средств часть определенных препаратов отпускается в виде натуральной скидки, такая скидка должна рассматриваться по аналогии с процентной скидкой.

Если в договоре предусматривается, что по результатам совместного сотрудничества поставщик сверх основной поставки отпускает без оплаты лекарственные средства других наименований, дальнейшая их реализация производится с добавлением к ценам, указанным поставщиком в накладной на отпуск товара, оптовой или торговой надбавки в зависимости от вида реализации товара. Доход от реализации лекарственных средств, полученных бесплатно, направляется на результаты финансово-хозяйственной деятельности.

При выпуске фармацевтическим предприятием лекарственных средств из давальческого сырья с последующим предъявлением затрат на их производство собственнику сырья свободные оптовые (отпускные) цены на отечественную готовую продукцию могут быть сформированы собственником сырья исходя из ее себестоимости, а также спроса и предложения на оптовом рынке. При этом все затраты на производство такой продукции должны отражаться на балансе собственника готовой продукции.

Организация или предприниматель, поставившие давальческое сырье организации, имеющей лицензию на производство медпродукции, и заключившие договор о совместной деятельности с организацией-изготовителем, в котором указано, что собственником готовой для реализации продукции является владелец сырья, имеют право самостоятельно формировать отпускные оптовые цены.

Аптечные предприятия (фирмы), осуществляющие оптовую торговую деятельность и содержащие на своем балансе аптеки (без права юридического лица), но имеющие лицензии на право розничной торговли при условии раздельного учета по оптовому и розничному звену, формируют розничные цены на лекарственные средства и изделия медицинского назначения с применением одновременно двух надбавок (оптовой и розничной).

Цены на лекарственные средства, изготовляемые аптеками, формируются исходя из стоимости ингредиентов по розничным ценам, тары и тарифов на изготовление. Тарифы на изготовление лекарственных средств свободные и определяются аптеками.

Обмен лекарственных средств и изделий медицинского назначения осуществляется в следующем порядке:

• в розничном звене — по розничным ценам, сформированным аптеками с учетом торговой надбавки;
• в оптовом звене — по оптовым ценам, сформированным оптовым звеном с учетом торговой надбавки.

Обмен импортных лекарственных средств и изделий медицинского назначения, закупаемых оптовыми организациями за счет собственных валютных средств, производится по отпускным ценам, сформированным в соответствии с действующими нормативными документами.

Дальнейшая реализация поступившего по обмену товара производится по цене обмена без применения каких-либо торговых надбавок.

Учет расхода товаров

Учет расхода товаров, а также оборотной тары, вспомогательных материалов и других ценностей (в общих суммах) осуществляется в расходной части товарного отчета по форме № 25-АП и отчета аптеки по форме № 72-АП.

В отличие от прихода товарно-материальных ценностей, учитываемого в хронологическом порядке по каждой операции, записи в расходной части отчета в основном производятся в целом за месяц. Выбывшие товары, тара и другие материальные ценности записываются в расходной части отчета по каждому документу в отдельности. Причина выбытия указывается в текстовой части раздела. По окончании всех записей в расходной части отчета аптеки подсчитываются итоги по товарам, таре и другим материальным ценностям, после чего выводятся их остатки на конец отчетного периода.

На стоимость товаров, пришедших в аптеке в негодность вследствие порчи, боя и т.п., в момент установления этого факта составляется акт о порче товарно-материальных ценностей по форме № 20-АП. Стоимость таких товаров может быть списана в расход за счет аптеки только в том случае, если доказано отсутствие вины материально ответственных и других должностных лиц в нанесенном ущербе. Во всех других случаях стоимость брака, боя, порчи товара, допущенных вследствие небрежности или халатности работника аптеки, взыскивается с виновных лиц в установленном законодательством порядке.

Суммы потерь от описания лекарственных средств, срок годности которых истек, отражаются на счете 84 «Недостачи и потери от порчи ценностей» до решения вопроса об их списании или взыскании. Для определения потерь от списания лекарственных средств, срок годности которых истек, назначается комиссия.

Акт о порче лекарственных средств, срок годности которых истек, составляется раздельно по каждому отделу (материально ответственному лицу) аптечного учреждения в трех экземплярах под копирку и подписывается всеми членами комиссии, производившими проверку наличия этих лекарственных средств.

Списание и уничтожение наркотических лекарственных средств производится в соответствии с действующими нормативными документами (два раза в год).

Стоимость товаров, израсходованных в течение месяца на хозяйственные нужды аптеки (мыло, сода, хлорамин, крахмал, нашатырный спирт, воск, парафин и т.п. ), записывается в книгу учета расхода медицинских товаров по форме № 13-АП и по окончании месяца списывается в расход на основании справки об использовании товаров на хозяйственные нужды и оказание первой медицинской помощи по форме № 15-АП. В справке, составляемой в двух экземплярах, указываются количество и стоимость каждого предмета, отпущенного для стирки санспецодежды, натирки и мытья полов, дезинфекции посуды и других хозяйственных нужд.

Учет медицинских товаров, израсходованных для оказания первой медицинской помощи, производится в книге по форме № 14-АП. Записи в книге делают сразу после оказания первой медицинской помощи. По окончании месяца на основании этих записей составляют справку об использованных товарах для оказания первой медицинской помощи по форме № 15-АП, на основании которой списываются медицинские товары.

Внутриаптечный отпуск товаров из одного отдела аптеки в другой (равно как и аптечными пунктами, киосками) может быть произведен только в исключительных случаях по письменному распоряжению заведующего аптекой по накладной (требованию) по форме № 16-АП.

Учет тары

Тара одноразового пользования (однооборотная) в аптеке не учитывается (не приходуется) независимо от того, что стоимость ее наряду со стоимостью товара включена в счет поставщика.

Постоянная тара, служащая для хранения товара, учитывается в аптеке как имущество. Стеклянная аптекарская посуда, включая материальную посуду, в которой готовят или фасуют лекарственные средства в аптеке, учитывается как товар.

Оборотная тара, возвращенная поставщику или сданная тарособирающей организацией, а также выбывшая по другим причинам, списывается в аптеке в расход в товарном отчете по среднеучетным ценам на основаниях, аналогичных порядку оформления и учета движения товаров.

Учет фасовочных и лабораторных работ

Для учета проводимых аптекой работ по расфасовке медикаментов, а также заготовке сложных стандартных лекарственных средств ведутся раздельные книги учета фасовочных и лабораторных работ по форме № 11-АП. Книги должны быть пронумерованы, прошнурованы, скреплены печатью и подписаны.

В книге учета фасовочных работ медикаменты регистрируются по сериям и наименованиям, указывается количество единиц фасовки, их цена и стоимость изготовленной продукции. Записи в книгах подтверждаются подписями лиц, производивших и принявших расфасованные медикаменты.

В конце месяца работники, ответственные за изготовление и фасовку, в книгах лабораторных и фасовочных работ подсчитывают количество единиц жидкостей, сыпучих веществ, дозированных порошков, мазей, готовых лекарственных средств, таблеток, ампул, драже и т.п. и подписываются. Выявленная разница приходуется или списывается в расход по отчету на основании справки по форме № 12-АП.

Учет вспомогательных материалов

Учет вспомогательных материалов (моющих, дезинфицирующих и пр.) в аптеке осуществляется на карточках складского учета материалов по форме М-17 и в оборотных ведомостях, а их движение отражается в отчете аптеки по форме № 25-АП в стоимостном выражении по ценам приобретения.

Списание израсходованных вспомогательных материалов производится по справке о нормативном расходе вспомогательных материалов по форме № 53-АП. Вспомогательные материалы, использованные на обработку стеклянной аптекарской посуды (полученной от населения), стирку халатов, обработку рук и другие операции по содержанию помещения и оборудования, списываются по акту о списании средств на хозяйственные нужды по форме № 57-АП.

Учет основных средств, санспецодежды, малоценных и быстроизнашивающихся предметов

Оприходование основных средств, поступивших в аптеку, осуществляется на основании документов поставщиков, акта на изготовление предмета и сдачу его в эксплуатацию.

В аптеке составляется акт приемки-передачи основных средств по форме ОС-1, который передается в бухгалтерию. В бухгалтерии на поступившие основные средства заполняются инвентарные карточки учета основных средств для зданий и сооружений по форме ОС-6.

Для описания пришедших в негодность основных средств комиссией, назначенной руководителем учреждения, составляется акт по типовой форме ОС-4, на ликвидацию автотранспортных средств — по типовой форме ОС-4а.

Имущество, выбывшее вследствие полной изношенности или ввиду передачи по распоряжению вышестоящей организации другому учреждению, списывается в расход.

При передаче или приеме отремонтированных, реконструированных и модернизированных объектов основных средств составляется акт по типовой форме ОС-3.

Расчет амортизационных отчислений по основным средствам производится ежемесячно равными долями по форме № 54-АП.

Учет малоценного инвентаря осуществляется на карточках учета малоценных и быстроизнашивающихся предметов по типовой форме МБ-2.

Санспецодежда, выдаваемая работникам аптеки бесплатно (халаты, колпаки), учитывается в ведомости учета приемки и возврата санспецодежды по типовой форме МБ-7. В ведомости указываются дата, фамилия, имя, отчество работника, занимаемая должность, наименование выданных предметов санспецодежды, их количество, срок выдачи, расписка в получении, отметка о возврате (дата).

На каждый предмет санспецодежды, выданной работнику аптеки, наносится несмываемой краской штамп, воспроизводящий номер аптеки, год и месяц выдачи.

При увольнении работник должен сдать числящуюся за ним санспецодежду, спецобувь и другие ценности материально ответственному лицу аптеки.

Выбытие и списание малоценных и быстроизнашивающихся предметов, санспецодежды оформляется актами по типовым формам МБ-4 и МБ-8.

Акт выбытия малоценных и быстроизнашивающихся предметов по типовой форме МБ-4 составляется при их поломке и утере в одном экземпляре, а по вине работника аптеки — в двух экземплярах. Один экземпляр акта передается в централизованную бухгалтерию к удержанию, а второй экземпляр остается в аптеке.

Для оформления списания морально устаревших, изношенных малоценных и быстроизнашивающихся предметов, санспецодежды, спецобуви применяется акт на списание по форме МБ-8, который составляется в одном экземпляре.

В акте при списании санспецодежды и спецобуви комиссия отмечает, подлежит ли данная одежда списанию в связи с ее полной изношенностью или устанавливается дополнительный срок носки. Если она списывается в связи с полной изношенностью, то в акте указывается дата выдачи ее в эксплуатацию. Списание санспецодежды следует производить равномерно по истечении срока ее службы.

По окончании месяца (квартала) составляется отчет о движении основных средств, малоценных и быстроизнашивающихся предметов по форме № 56-АП, который представляется в бухгалтерию с отчетом аптеки. В тех случаях, когда за отчетный период движения этих ценностей не имелось, отчеты в централизованную бухгалтерию не представляются.

При организации и ведении бухгалтерского учета следует учитывать требования нормативной базы. К основным документам, регламентирующим порядок ведения бухгалтерского учета, относятся:

• Федеральный закон от 21.11.96 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (с изменениями и дополнениями от 23.07.98);
• Федеральный закон от 29.12.95 № 222-ФЗ «Об упрощенной системе налогообложения, учета и отчетности для субъектов малого предпринимательства»;
• Федеральный закон от 29.10.98 № 164-ФЗ «О лизинге»;
• Приказ Минфина России от 29.07.98 № 34н «Об утверждении Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации»;
• Приказ Минфина России от 09.12.98 № 60н «Об утверждении Положения по бухгалтерскому учету „Учетная политика организации“ (ПБУ 1/98)»;
• Приказ Минфина России от 25.11.98 № 56н «Об утверждении Положения по бухгалтерскому учету „События после отчетной даты“ (ПБУ 7/98)»;
• Приказ Минфина России от 25.11.98 № 57н «Об утверждении Положения по бухгалтерскому учету „Условные факты хозяйственной деятельности“ (ПБУ 8/98)»;
• Приказ Минфина России от 15.06.98 № 25н «Об утверждении Положения по бухгалтерскому учету „Учет материально-производственных запасов“ (ПБУ 5/98)»;
• Приказ Минфина России от 03.09.97 № 65н «Об утверждении Положения по бухгалтерскому учету „Учет основных средств“ (ПБУ 6/97)»;
• Приказ Минфина России от 13.06.95 № 50 «Об утверждении Положения по бухгалтерскому учету „Учет имущества и обязательств организации, стоимость которых выражена в иностранной валюте“ (ПБУ 3/95)»;
• Приказ Минфина России от 20.12.94 № 167 «Об утверждении Положения по бухгалтерскому учету „Учет договоров (контрактов) на капитальное строительство“ (ПБУ 2/94)»;
• Положение по бухгалтерскому учету малоценных и быстроизнашивающихся предметов (Приложение к Письму Минфина СССР от 18.10.79 № 166).

Автоматизированные системы учета

В целях создания условий для внедрения автоматизированных систем учета движения медикаментов в аптечных учреждениях Распоряжением первого заместителя премьера Правительства Москвы от 20.05.98 № 426-РЗП утверждено Положение о штриховом кодировании лекарственных средств и изделий медицинского назначения на территории Москвы, которым предусмотрено:

• создание условий для регулирования информационной поддержки лекарственного обеспечения населения;
• создание предпосылок для внедрения автоматизированных систем учета движения медикаментов в аптечных предприятиях города;
• внедрение страховых пластиковых карточек социального страхования лекарственного обеспечения;
• оперативное предоставление информации об использовании бюджетных средств на оплату бесплатных и льготных рецептов в Комитеты фармации и здравоохранения, в Правительство Москвы;
• обеспечение сбора достоверной информации об изготовлении и движении лекарственных средств и изделий медицинского назначения на уровне предприятий промышленности, оптовой и розничной торговли, а также в целях создания рыночных механизмов повышения качества лекарств, расширение ассортимента и приведение в соответствие стоимости медикаментов платежеспособному спросу;
• повышение качества и конкурентоспособности выпускаемой продукции, продвижение ее на фармацевтическом рынке.

Штриховое кодирование лекарственных средств и изделий медицинского назначения осуществляется в соответствии со стандартами международной Ассоциации товарной нумерации продукции (далее — EAN).

Аптечным предприятиям разрешается оптовая и розничная реализация лекарственных средств и изделий медицинского назначения только идентифицированная зарегистрированными штриховыми кодами, изготовленными и нанесенными по стандарту EAN/UPC. Данные требования не распространяются в обязательном порядке на лекарственные средства и изделия медицинского назначения, подлежащие дополнительной расфасовке, изготавливаемые по рецепту врача или по требованию лечебно-профилактических учреждений непосредственно в аптечном учреждении.

Штриховые коды на медикаменты подлежат обязательной регистрации в Едином городском классификаторе лекарственных средств и изделий медицинского назначения.

Нанесение графического изображения штриховых кодов на выпускаемую фармацевтическими предприятиями продукцию осуществляется производителями самостоятельно. Нанесение графического изображения штриховых кодов на лекарственные средства и изделия медицинского назначения, не идентифицированные производителем в соответствии с требованиями Положения, производится оптовыми аптечными предприятиями, осуществляющими отпуск в розничную аптечную сеть.

Для получения постоянного штрихового кода производителю медикаментов необходимо обратиться в региональное отделение EAN по месту своего нахождения.

Присвоение штриховых кодов отечественным производителям, а также производителям в странах СНГ возложено на Ассоциацию автоматической идентификации ЮНИСКАН.

При приеме медикаментов, предназначенных для розничной реализации на территории Москвы, аптека обязана проверять, нанесен ли на все упаковки штриховой код в стандарте EAN/UPC, и потребовать у организации-поставщика копию выписки из Единого городского классификатора лекарственных средств и изделий медицинского назначения. Штриховой код, нанесенный на упаковку медикамента, должен соответствовать предъявляемой копии выписки.

На упаковке может быть нанесен код производителя или временный отраслевой код. В последнем случае первыми тремя цифрами кода являются «277».

Допускается одновременное присутствие на упаковке двух штриховых кодов: кода производителя и временного отраслевого кода. В этом случае для идентификации упаковки при отпуске необходимо проводить считывание временного отраслевого штрихового кода. В предъявляемой организацией-поставщиком выписке может быть указан любой из двух кодов.

При приеме медикаментов рекомендуется проводить контрольное считывание штриховых кодов, чтобы убедиться в правильности нанесения его графического изображения производителем или организацией-поставщиком.

Аптека не имеет права принимать данную партию медикаментов на реализацию в следующих случаях:

• несоответствие кодов, нанесенных на упаковки, кодам, указанным в выписке;
• несоответствие поставленных упаковок тому, что указано в выписке;
• неудовлетворительные результаты контрольной проверки на считываемость штриховых кодов.

Издержки по нанесению графического изображения штриховых кодов на упаковки лекарственных препаратов относятся на счет организации-поставщика медикаментов.

Аптека имеет право наносить штриховой код на упаковки медикаментов самостоятельно при условии получения выписки из ЕГК в соответствии с Инструкцией по получению штриховых кодов на лекарственные средства и изделия медицинского назначения на территории Москвы.

---