Статья. «Учет кассовых операций и денежных документов»

(А.Гусев)

(«Бюджетные учреждения здравоохранения: бухгалтерский учет и налогообложение», 2006, № 12)

Бюджетные учреждения здравоохранения, как и другие организации, имеют кассу для осуществления расчетов наличными деньгами. Соответственно, они должны соблюдать кассовую дисциплину, регулируемую нормами законодательства.

Данная статья освещает порядок учета кассовых операций, а также типичные ошибки, совершаемые при их ведении.

Прием и выдача денежных средств через кассу

Наличные деньги, полученные учреждениями в банке, расходуются на цели, указанные в чеке. Чековые книжки выдаются бюджетному учреждению органами Федерального казначейства бесплатно по его заявлению в порядке, установленном Приказом Минфина России от 21.09.2004 № 85н <*>.

---

<*> Приказ Минфина России от 21.09.2004 № 85н «О порядке обеспечения наличными деньгами получателей средств бюджетов бюджетной системы Российской Федерации».

Учреждение в установленные органом Федерального казначейства сроки представляет ему кассовую заявку на предстоящий квартал в одном экземпляре.

Накануне дня получения наличных денег учреждение представляет в орган Федерального казначейства заявку на их получение в двух экземплярах. В этой заявке указывают серию, номер и дату денежного чека, номер лицевого счета получателя средств (номер лицевого счета по дополнительному бюджетному финансированию, номер лицевого счета по учету внебюджетных средств), должность, фамилию, имя и отчество представителя учреждения, на которого выписан чек, данные паспорта или иного удостоверяющего личность документа, показатели бюджетной классификации РФ, соответствующие целям получения наличных денег по данному чеку.

Одновременно с заявкой учреждение представляет в орган Федерального казначейства заполненный денежный чек.

Уполномоченный работник Федерального казначейства проверяет правильность заполнения заявки и чека. На лицевой стороне чека ставятся печать и подписи лиц, включенные в карточку с образцами подписей органа Федерального казначейства. После этого чек возвращают получателю средств.

Обратите внимание: в соответствии со ст. 15.14. КоАП РФ использование бюджетных средств получателем бюджетных средств на цели, не соответствующие условиям их получения, определенным в утвержденном бюджете, бюджетной росписи, уведомлении о бюджетных ассигнованиях, смете доходов и расходов либо в ином документе, являющемся основанием для получения бюджетных средств, влечет наложение административного штрафа: на должностных лиц в размере от сорока до пятидесяти минимальных размеров оплаты труда; на юридических лиц — от четырехсот до пятисот минимальных размеров оплаты труда.

Учреждения выдают наличные деньги под отчет на хозяйственно-операционные расходы, а также на расходы экспедиций, геологоразведочных партий, отдельных подразделений хозяйственных организаций, в том числе филиалов, не состоящих на самостоятельном балансе и находящихся вне района деятельности учреждения, в размерах и на сроки, которые определяются руководителями предприятий.

В соответствии с Указанием ЦБ РФ от 14.11.2001 № 1050-У «Об установлении предельного размера расчетов наличными деньгами в Российской Федерации между юридическими лицами по одной сделке» предельный размер расчетов наличными деньгами между юридическими лицами по одной сделке установлен в сумме 60000 руб. Согласно ст. 15.1. КоАП РФ превышение данного предельного размера является административным правонарушением и влечет наложение административного штрафа:

• на должностных лиц учреждения в размере от 40 до 50 минимальных размеров оплаты труда;
• на юридических лиц — от 400 до 500 минимальных размеров оплаты труда.

Предельный размер расчетов наличными деньгами относится к расчетам, производимым по одному договору, заключенному между юридическими лицами. Расчеты наличными деньгами, осуществляемые между юридическими лицами по одному или нескольким денежным документам в рамках одного договора, не могут превышать предельный размер расчетов наличными деньгами (Письмо МНС России и ЦБ РФ от 01.07.2002 и 02.07.2002 № № 24-2-02/252, 85-Т «По вопросам осуществления расчетов между юридическими лицами наличными деньгами»).

На основании п. 94 Инструкции № 25н <*> бюджетные учреждения должны осуществлять кассовые операции в соответствии с Порядком ведения кассовых операций в РФ <**> (далее — Порядок).

---

<*> Приказ Минфина России от 10.02.2006 № 25н «Об утверждении Инструкции по бюджетному учету».

<**> Порядок ведения кассовых операций в РФ, утв. Решением Совета Директоров ЦБ РФ от 22.09.1993 № 40.

Прием в кассу бюджетного учреждения наличных денежных средств производится согласно первичным учетным документам — квитанциям (ф. 0504510) и приходным кассовым ордерам (ф. 0310001). Квитанции используют в том случае, когда наличные деньги принимают в установленном порядке от физических лиц без применения контрольно-кассовых машин. В случае приема наличных денежных средств уполномоченными лицами последние ежедневно сдают в кассу учреждения денежные средства, оформленные реестром сдачи документов с приложением квитанций (копий).

Согласно п. 1 ст. 2 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ <*> учреждения, осуществляющие наличные денежные расчеты или расчеты с использованием платежных карт, в случаях продажи товаров, выполнения работ или оказания услуг обязаны применять контрольно-кассовую технику. Однако согласно п.п. 2, 3 ст. 2 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ контрольно-кассовая техника может не применяться при оказании услуг населению в случае выдачи соответствующих бланков строгой отчетности.

---

<*> Федеральный закон от 22.05.2003 № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт».

Обратите внимание: согласно п. 2 Постановления Правительства РФ от 31.03.2005 № 171 «Об утверждении Положения об осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники» формы бланков строгой отчетности, утвержденные в соответствии с ранее установленными требованиями, могут применяться до утверждения форм бланков строгой отчетности в соответствии с Положением, предусмотренным настоящим Постановлением, но не позднее 1 января 2007 г.

Для определения перечня услуг, оказываемых населению, необходимо руководствоваться Общероссийским классификатором услуг населению ОК 002-93 (ОКУН), утвержденным Постановлением Госстандарта России от 28.06.1993 № 163.

Выдача наличных денежных средств из кассы учреждения производится по расходным кассовым ордерам (ф. 0310002), а в случае выдачи денежных средств в подотчет нескольким лицам применяется Ведомость на выдачу денег из кассы подотчетным лицам (ф. 0504501). При выдаче из кассы наличных денежных средств раздатчикам, определенным приказом руководителя учреждения, с которыми заключены договоры о полной материальной ответственности, кассир ведет учет в Книге учета выданных раздатчикам денег на выплату заработной платы, денежного довольствия военнослужащих и стипендий по унифицированной форме 0504046, утвержденной Приказом № 123н <*>. Документы на выдачу денег должны быть подписаны руководителем, главным бухгалтером предприятия или лицами на это уполномоченными. Выдача денег кассиром и раздатчиком по одной ведомости запрещается.

---

<*> Приказ Минфина России от 23.09.2005 № 123н «Об утверждении форм регистров бюджетного учета».

В тех случаях, когда на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах, заявлениях, счетах и т.д. имеется разрешительная надпись руководителя предприятия, его подпись на расходных кассовых ордерах необязательна (п. 14 Порядка).

Обратите внимание: без подписи главного бухгалтера денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению (п. 3 ст. 7 Федерального закона № 129-ФЗ <*>).

---

<*> Федеральный закон от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Заработную плату, пенсии, пособия по временной нетрудоспособности, премии, стипендии выдают из кассы не по кассовым ордерам, а по платежным или расчетно-платежным ведомостям, подписанным руководителем организации и главным бухгалтером. На титульном (заглавном) листе платежной (расчетно-платежной) ведомости делается разрешительная надпись о выдаче денег с подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия или лиц, на это уполномоченных.

По истечении установленных для оплаты труда трех (пяти) рабочих дней выплаты пособий по социальному страхованию и стипендий кассир обязан:

• поставить штамп или сделать отметку от руки «Депонировано» в платежной (расчетно-платежной) ведомости напротив фамилий лиц, которым не произведены указанные выплаты;
• составить реестр депонированных сумм (по форме 0504047, утвержденной Приказом Минфина России от 23.09.2005 № 123н «Об утверждении форм регистров бюджетного учета»);
• сделать надпись в конце платежной (расчетно-платежной) ведомости о фактически выплаченных и подлежащих депонированию суммах, сверить их с общим итогом по платежной ведомости и скрепить надпись своей подписью. Если деньги выдавались не кассиром, а другим лицом, то на ведомости дополнительно делается надпись «Деньги по ведомости выдавал (подпись)»;
• записать в кассовую книгу фактически выплаченную сумму и поставить на ведомости штамп «Расходный кассовый ордер N _».

Лимит остатка кассы

В соответствии с п. 2.5. Положения ЦБ РФ от 05.01.1998 № 14-П «О правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации» <*> лимиты остатка кассы распорядителей и получателей средств федерального бюджета, открывших лицевые счета в органах Федерального казначейства, устанавливаются учреждениями Банка России или уполномоченными кредитными организациями органам Федерального казначейства Российской Федерации с учетом указанных распорядителей и получателей средств федерального бюджета. Расчет на установление лимита остатка кассы в этом случае представляется органами Федерального казначейства с учетом распорядителей и получателей средств федерального бюджета, открывших лицевые счета в органах Федерального казначейства в установленном порядке.

---

<*> Положение ЦБ РФ от 05.01.1998 № 14-П «О правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации», утвержденных ЦБ РФ 19.12.1997.

У учреждения, не представившего расчет на установление лимита остатка наличных денег в кассе ни в одно из обслуживающих учреждений банка, лимит остатка кассы считается нулевым, а не сданная в банк денежная наличность — сверхлимитной.

Лимит остатка кассы определяется исходя из объемов налично-денежного оборота учреждения с учетом особенностей режима его деятельности, порядка и сроков сдачи наличных денежных средств в банки, обеспечения сохранности и сокращения встречных перевозок ценностей.

Бюджетные учреждения имеют право хранить в своих кассах наличные деньги сверх установленных лимитов только для оплаты труда, выплаты пособий по социальному страхованию и стипендий не свыше трех рабочих дней (предприятия, расположенные в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, — до пяти дней), включая день получения денег в банке (п. 9 Порядка).

Обратите внимание: превышение установленного лимита остатка наличных денежных средств в кассе учреждения является одним из грубейших нарушений кассовой дисциплины.

Выдача денежных средств подотчетным лицам

В соответствии с п. 155 Инструкции № 25н авансы под отчет выдаются по распоряжению руководителя учреждения на основании письменного заявления получателя с указанием назначения аванса и срока, на который он выдается. На заявлении о выдаче сумм под отчет работником бухгалтерии проставляется соответствующий счет аналитического учета счета 208 00 000 «Расчеты с подотчетными лицами» и делается отметка об отсутствии за подотчетным лицом задолженности по предыдущим авансам.

Выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели.

Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.

Выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу.

Передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому запрещается (п. 11 Порядка).

При выдаче денег по расходному кассовому ордеру или заменяющему его документу отдельному лицу кассир требует предъявления документа, удостоверяющего личность получателя, записывает наименование и номер документа, кем и когда он выдан и отбирает расписку получателя. Если заменяющий расходный кассовый ордер документ на выдачу денег составлен нескольким лицам, то получатели также предъявляют указанные документы, удостоверяющие их личность, и расписываются в соответствующей графе платежных документов. Однако в последнем случае запись о данных документа, удостоверяющего личность, на денежном документе, заменяющем кассовый расходный ордер, не производится.

Расписка в получении денег может быть сделана получателем только собственноручно чернилами или шариковой ручкой с указанием полученной суммы: рублей — прописью, копеек — цифрами. При получении денег по платежной (расчетно-платежной) ведомости сумма прописью не указывается.

Обратите внимание: выдача денежных средств из кассы, не подтвержденная распиской получателя в расходном кассовом ордере или другом заменяющем его документе, в оправдание остатка наличных денег в кассе не принимается. Эта сумма считается недостачей и взыскивается с кассира. Наличные деньги, не подтвержденные приходными кассовыми ордерами, считаются излишком кассы и зачисляются в доход предприятия (п. 27 Порядка).

Выдача денег лицам, не состоящим в списочном составе предприятия, производится по расходным кассовым ордерам, выписываемым отдельно на каждое лицо, или по отдельной ведомости на основании заключенных договоров.

Выдачу денег кассир производит только лицу, указанному в расходном кассовом ордере или заменяющем его документе. Если выдача денег осуществляется по доверенности, оформленной в установленном порядке, то в ордере после фамилии, имени и отчества получателя денег бухгалтерия указывает фамилию, имя и отчество лица, которому доверено получение денег. Если выдача денег производится по ведомости, то перед распиской в получении денег кассир делает надпись «По доверенности». Доверенность остается в документах дня как приложение к расходному кассовому ордеру или ведомости.

Приходные и расходные кассовые ордера, а также документы, их заменяющие, до передачи в кассу регистрируются в Журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов по унифицированной форме № КО-3, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88. Нумерация приходных и расходных кассовых ордеров осуществляется раздельно (отдельно по приходным и расходным ордерам) и не должна иметь пропусков.

Внесение изменений в кассовые документы

Согласно п. 5 ст. 9 Федерального закона № 129-ФЗ внесение исправлений в расходные и приходные кассовые документы не допускается. Прием и выдача денег по кассовым ордерам могут производиться только в день их составления.

Приложенные документы к приходным и расходным кассовым ордерам, согласно п. 20 Порядка, погашаются штампом «Оплачено».

Учет кассовых операций

Учет кассовых операций в учреждениях ведется в Кассовой книге (ф. 0504514) как в рублях, так и в иностранной валюте (п. 94 Инструкции № 25н).

Поступление и расходование наличных денежных средств в иностранной валюте ведутся на отдельных листах кассовой книги по видам иностранных валют.

Все поступления и выдачи наличных денег предприятия учитывают в кассовой книге.

Учреждение ведет только одну кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью. Количество листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера данного предприятия. Нередки случаи, когда учреждения злоупотребляют данным правилом и заводят в своем учете три кассовых книги: отдельно по бюджету, внебюджетным средствам и по денежным документам. Сразу же отметим, что это неправильно, так как Кассовая книга по форме 0504514 предусматривает отражение поступления наличных денежных средств как по бюджетным, так и по внебюджетным средствам, а ведение кассовой книги по денежным документам не предусмотрено ни Порядком ведения кассовых операций, ни Инструкцией № 25н, ни иным нормативным документом. Согласно п. 97 Инструкции № 25н учет денежных документов ведется по их видам в Карточке учета средств и расчетов по форме 0504051, утвержденной Приказом Минфина России от 23.09.2005 № 123н «Об утверждении форм регистров бюджетного учета».

Записи в кассовой книге ведутся в двух экземплярах через копировальную бумагу чернилами или шариковой ручкой. Вторые экземпляры листов должны быть отрывными и служат отчетом кассира. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами.

В отличие от приходных и расходных кассовых документов в кассовую книгу могут вноситься исправления, но лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций. Это должно быть подтверждено подписями тех же лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения исправлений. Подчистки и неоговоренные исправления в кассовой книге не допускаются (п. 5 ст. 9 Федерального закона № 129-ФЗ).

Согласно п. 24 Порядка записи в кассовую книгу производятся кассиром сразу же после получения или выдачи денег подотчетными лицами по каждому ордеру или другому заменяющему его документу. Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число и передает в бухгалтерию в качестве отчета кассира второй отрывной лист (копию записей в кассовой книге за день) с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге.

Ответственность за сохранность денег и других ценностей, находящихся в кассе, несет кассир. После издания приказа (решения, постановления) о назначении кассира руководитель предприятия обязан под расписку ознакомить его с порядком ведения кассовых операций в РФ, после чего с ним заключается договор о полной материальной ответственности.

Типовая форма договора о полной индивидуальной материальной ответственности представлена в Приложении № 2 к Постановлению Минтруда России от 31.12.2002 № 85 «Об утверждении перечней должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности, а также типовых форм договоров о полной материальной ответственности».

Кассир, в соответствии с действующим законодательством о материальной ответственности рабочих и служащих, несет полную материальную ответственность за сохранность всех принятых им ценностей и за ущерб, причиненный предприятию как в результате умышленных действий, так и в результате небрежного или недобросовестного отношения к своим обязанностям (п. 33 Порядка).

Данный договор должен предусматривать ответственность кассира за сохранность ценностей в кассе фирмы и за оформление кассовых документов.

Договор составляют в двух экземплярах:

• один экземпляр остается у кассира;
• второй экземпляр передают в кадровую службу или бухгалтерию.

Со стороны предприятия договор подписывает руководитель или другой уполномоченный им работник.

Хранение денежных средств в кассе

Согласно п. 1 Порядка бюджетные учреждения должны хранить денежные средства в банках, а для расходования наличных денежных средств в учреждении должна быть касса. Денежные средства могут храниться в кассе учреждения в пределах лимитов, установленных банком по согласованию с руководителями учреждений (при необходимости лимиты остатков касс пересматриваются). Наличные денежные средства, превышающие установленный лимит остатка денежных средств, должны сдаваться в банк.

Все наличные деньги и ценные бумаги в учреждениях должны храниться в несгораемых металлических шкафах, а в отдельных случаях — в комбинированных и обычных металлических шкафах, которые по окончании работы кассы закрываются ключом и опечатываются печатью кассира.

Ключи от металлических шкафов и печати хранятся у кассиров, которым запрещается оставлять их в условленных местах, передавать посторонним лицам либо изготавливать неучтенные дубликаты.

Учтенные дубликаты ключей в опечатанных кассирами пакетах, шкатулках и т.д. хранятся у руководителей предприятий. Не реже одного раза в квартал проводится их проверка комиссией, назначаемой руководителем предприятия, результаты ее фиксируются в акте.

Хранение в кассе наличных денег и других ценностей, не принадлежащих данному предприятию, запрещается.

В сроки, установленные руководителем учреждения, а также при смене кассиров производится ревизия кассы с полным полистным пересчетом денежной наличности и проверкой других ценностей, находящихся в кассе. Остаток денежной наличности в кассе сверяется с данными учета по кассовой книге. Для проведения ревизии кассы приказом руководителя предприятия назначается комиссия, которая составляет акт по форме 0504088, утвержденной Приказом № 123н. При обнаружении недостачи или излишка ценностей в кассе в акте указывается их сумма и обстоятельства возникновения.

Перед началом инвентаризации кассир дает расписку в том, что все поступившие деньги или другие ценности (денежные документы, ювелирные изделия и т.д.) оприходованы, выбывшие — списаны, а все первичные документы по ним сданы в бухгалтерию. Во время ревизии никакие операции, связанные с приемом или выдачей ценностей из кассы, не проводятся.

Акт подписывают все члены комиссии, а также кассир. Если акт не подписал хотя бы один член комиссии, то результаты инвентаризации считаются недействительными.

Бухгалтерский учет кассовых операций

Для учета кассовых операций в бюджетном учете применяется счет 201 04 000 «Касса».

Пример 1. Бюджетное учреждение здравоохранения в кассу учреждения получило денежные средства на выплату заработной платы в размере 1100000,00 руб., а также на приобретение материальных запасов в сумме 20000 руб. Из кассы денежные средства в течение трех дней были выданы сотрудникам. По истечении данного срока после получения денежных средств подотчетное лицо отчиталось за приобретенные материальные ценности и сдало остаток денежных средств в кассу учреждения.

Бюджетный учет кассовых операций можно представить следующим образом:

Содержание операции	Дебет	Кредит	Сумма, руб.
Подана заявка в органы Федерального казначейства на получение наличных денежных средств на выдачу заработной платы	1 210 03 560	1 304 05 211	1100000
Подана заявка в органы Федерального казначейства на получение наличных денежных средств на приобретение материальных запасов	1 210 03 560	1 304 05 340	20000
Поступление наличных денежных средств в кассу учреждения	1 201 04 510	1 210 03 660	1120000
Выдана заработная плата из кассы	1 302 01 830	1 201 04 610	1100000
Выданы денежные средства под отчет	1 208 22 560	1 201 04 610	20000
Израсходованные денежные средства приняты к учету	1 105 05 340	1 208 22 660	19000
Остаток средств внесен в кассу учреждения	1 201 04 510	1 208 14 660	1000

В кассу могут поступать не только деньги, но и денежные документы. В соответствии с п. 96 Инструкции № 25н к ним относятся оплаченные талоны на бензин и масла, на питание и т.п., оплаченные путевки в дома отдыха, санатории, турбазы, полученные извещения на почтовые переводы, почтовые марки и марки государственной пошлины и т.п. Денежные документы хранятся в кассе учреждения.

Прием в кассу и выдача из кассы таких документов оформляются приходными кассовыми ордерами (ф. 0310001) и расходными кассовыми ордерами (ф. 0310002). Приходные и расходные кассовые ордера регистрируются в Журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (ф. 0310003) отдельно от операций по денежным средствам.

Аналитический учет денежных документов ведется по их видам в Карточке учета средств и расчетов.

Учет операций с денежными документами ведется в Журнале по прочим операциям.

Для учета денежных документов в бюджетном учете применяется счет 201 05 000 «Денежные документы».

Пример 2. Бюджетное учреждение приобрело талоны на бензин на сумму 10000 руб., которые были выданы подотчетному лицу.

В учете данные хозяйственные операции будут отражены следующим образом:

Содержание операции	Дебет	Кредит	Сумма, руб.
Приобретены талоны на бензин	1 201 05 510	1 302 22 730	10000
Оплачены талоны на бензин	1 302 22 830	1 304 05 340	10000
Талоны на бензин выданы в подотчет	1 208 22 560	1 201 05 610	10000
Списана стоимость талонов на бензин	1 105 06 340	1 208 22 660	10000

Подписано в печать

27.11.2006

---