Статья. «Учет бланков строгой отчетности»

(И.Зернова)

(«Бюджетные учреждения здравоохранения: бухгалтерский учет и налогообложение», 2010, № 5)

УЧЕТ БЛАНКОВ СТРОГОЙ ОТЧЕТНОСТИ

В настоящее время в деятельности учреждений здравоохранения применяются различные виды бланков строгой отчетности. Поскольку к учету некоторых из них предъявляются особые требования, в этой статье мы не только рассмотрим порядок отражения бланков строгой отчетности в бюджетном учете, но и озвучим требования к организации учета отдельных из них.

Бюджетный учет бланков строгой отчетности

Инструкцией № 148н <*> предусмотрено, что для учета бланков строгой отчетности используется забалансовый счет 03 «Бланки строгой отчетности».

---

<*> Инструкция по бюджетному учету, утв. Приказом Минфина России от 30.12.2008 № 148н.

Согласно Отраслевым особенностям бюджетного учета в системе здравоохранения Российской Федерации, утвержденным Минздравсоцразвития России 09.06.2007, на забалансовом счете 03 учитываются находящиеся на хранении и выдаваемые под отчет бланки:

• трудовых книжек и вкладышей к ним;
• родовых сертификатов;
• справок на сохранение среднего заработка и получение дней отдыха, выдаваемых донорам;
• талонов на питание, выдаваемых донорам;
• листков нетрудоспособности;
• санаторно-курортных путевок;
• квитанционных книжек;
• аттестатов и дипломов;
• удостоверений и др.

Использование забалансового счета способствует обеспечению контроля за сохранностью бланков строгой отчетности, своевременному оформлению документов на их поступление и выбытие, а также получению полной информации о наличии таких бланков.

Перечень документов, являющихся в учреждении здравоохранения бланками строгой отчетности, порядок их хранения, выдачи, инвентаризации устанавливаются приказом руководителя учреждения здравоохранения.

Кроме того, в учетной политике учреждения, которая утверждается приказом руководителя, следует привести перечень лиц, ответственных за получение, хранение и выдачу бланков. С каждым из них заключается договор о полной индивидуальной материальной ответственности по форме, утвержденной Постановлением Минтруда России от 31.12.2002 № 85 «Об утверждении Перечней должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности, а также типовых форм договоров о полной материальной ответственности».

Учет на забалансовых счетах ведется без использования метода двойной записи. Записи делаются только при поступлении и выбытии учитываемых бланков.

На забалансовом счете 03 бланки строгой отчетности учитываются в условной оценке 1 руб. за один бланк. Аналитический учет по данному счету ведется по каждому виду бланков и местам их хранения в книге по учету бланков строгой отчетности. Вместе с этим ежемесячно формируется журнал по прочим операциям по этому счету, к которому подшиваются первичные документы, подтверждающие движение бланков строгой отчетности.

Пример. В октябре 2009 г. медицинским учреждением от регионального отделения ФСС получено в пределах квартальной потребности 400 бланков листков нетрудоспособности. Данные бланки были выданы лечащим врачам. Вместе с этим врачи сдали ответственному за получение, хранение и выдачу бланков строгой отчетности лицу 250 корешков листков нетрудоспособности.

В декабре на основании акта были списаны 380 корешков бланков листков нетрудоспособности и 10 испорченных бланков, срок хранения которых истек. Учетной политикой медицинского учреждения утверждены следующие аналитические счета:

• 03/1 — для учета принятых и выданных бланков листков нетрудоспособности;
• 03/2 — для учета корешков бланков листков нетрудоспособности;
• 03/3 — для учета испорченных бланков листов нетрудоспособности.

В данном случае движение бланков строгой отчетности будет выглядеть следующим образом:

Содержание операции	Дебет	Кредит	Количество, шт.	Сумма, руб.
Октябрь 2009 г.
Полученные бланки листков нетрудоспособности учтены на забалансовом счете	03/1		400	400
Бланки листков нетрудоспособности выданы лечащим врачам		03/1	400	400
Приняты от лечащих врачей корешки бланков листков нетрудоспособности, выданных больным	03/2		250	250
Декабрь 2009 г.
На основании акта об уничтожении списаны:
- корешки листков нетрудоспособности		03/2	380	380
- испорченные бланки листков нетрудоспособности		03/3	10	10

Как уже было указано выше, к учету отдельных бланков строгой отчетности предъявляются особые требования. Далее предлагаем рассмотреть порядок учета бланков родовых сертификатов и листков нетрудоспособности.

Организация учета бланков строгой отчетности

Основными документами, устанавливающими порядок организации учета бланков родовых сертификатов и листков нетрудоспособности, являются:

• Порядок обеспечения родовыми сертификатами государственных и муниципальных учреждений здравоохранения, их учета и хранения <*>;
• Инструкция о порядке обеспечения бланками листков нетрудоспособности, их учета и хранения <**>.

---

<*> Утвержден Приказом Минздравсоцразвития России от 28.11.2005 № 701 (далее — Порядок № 701).

<**> Утверждена Приказом ФСС РФ и Минздрава России от 29.01.2004 № 18/29 (далее — Инструкция № 18/29).

Данными документами определены требования к условиям хранения бланков родовых сертификатов и листков нетрудоспособности: они должны храниться в специальных помещениях, сейфах или в специально изготовленных шкафах, обитых оцинкованным железом, с надежными внутренними или навесными замками, опечатанных печатью, а также требования к учету указанных бланков.

Согласно п. 14 Инструкции № 18/29 и п. 13 Порядка № 701 учреждения здравоохранения обязаны ежеквартально, в срок до 5-го числа месяца, следующего за отчетным кварталом, представлять в региональные отделения ФСС отчеты-заявки на получение бланков листков нетрудоспособности и родовых сертификатов (далее — отчеты-заявки) на соответствующий квартал. Их формы приведены в Приложении 7 к Инструкции № 18/29 и в Приложении 7 к Порядку № 701. Причем отчеты-заявки представляются независимо от того, имеется ли у учреждения здравоохранения потребность в новых бланках. Дело в том, что с помощью отчетов-заявок учреждение не только заказывает бланки строгой отчетности, но и отчитывается об использовании ранее полученных бланков. Напомним, отчеты-заявки оформляются за отчетный период (квартал) и количество бланков строгой отчетности расшифровывается в них в разрезе следующих показателей: остаток на начало отчетного квартала, заказано на отчетный квартал, получено в отчетном квартале, израсходовано в отчетном квартале, остаток на конец отчетного квартала и заказано на следующий квартал.

К сведению. Ежеквартальные отчеты-заявки и годовые заявки подписываются руководителем и главным бухгалтером учреждения здравоохранения и заверяются печатью (п. 13 Порядка № 701, п. 14 Инструкции № 18/29).

Помимо ежеквартальных отчетов-заявок, медицинские учреждения ежегодно, до 1 февраля текущего года, представляют заявку на необходимое им количество бланков родовых сертификатов и листков нетрудоспособности (далее — заявка) на следующий календарный год с поквартальной разбивкой (Приложение 8 к Порядку № 701 и Приложение 8 к Инструкции № 18/29).

Поступление бланков строгой отчетности. Сведения о поступивших бланках родовых сертификатов и листков нетрудоспособности отражаются в специальных книгах, а именно:

а) в книге учета прихода родовых сертификатов женской консультацией (Приложение 2 к Порядку № 701);

б) в книге получения бланков листков нетрудоспособности медицинской организации (Приложение 2 к Инструкции № 18/29).

В этих книгах указываются следующие сведения:

• номер и дата отчета-заявки;
• дата получения бланков;
• реквизиты бланков (серия и номер);
• остаток бланков от предыдущей партии;
• количество полученных бланков;
• общее количество бланков.

Кроме перечисленных сведений, в книге получения бланков листков нетрудоспособности медицинской организации указываются также данные о получателе (Ф.И.О., номер и дата доверенности, наименование и ОГРН <*> организации).

---

<*> Основной государственный регистрационный номер, который переносится из документа, подтверждающего государственную регистрацию.

Распределение бланков строгой отчетности. Сведения о распределенных бланках родовых сертификатов и листков нетрудоспособности отражаются:

а) в книге учета распределения родовых сертификатов женской консультацией (Приложение 3 к Порядку № 701);

б) в книге распределения бланков листков нетрудоспособности медицинской организации (Приложение 3 к Инструкции № 18/29).

В эти книги вносят следующие сведения:

• количество бланков (в наличии и выданных);
• реквизиты бланков (серию и номер);
• сведения о получателе (Ф.И.О. получателя либо лица, сдающего корешки бланков, и его должность) (структурные подразделения медицинского учреждения указывают также номер и дату заявки);
• реквизиты корешков бланков (серию и номер);
• количество возвращенных корешков;
• данные о лице, ответственном за хранение бланков родовых сертификатов и листков нетрудоспособности и их корешков (Ф.И.О. и занимаемую должность).

Кроме того, в названных книгах ставится подпись лица, получающего или возвращающего корешки бланков, а также подпись ответственного за хранение бланков и их корешков лица.

Следует отметить, что листы в приведенных выше книгах должны быть пронумерованы, прошнурованы, последний лист должен иметь следующие записи: наименование организации, количество страниц, печать организации и подпись руководителя. Записи в книгах производятся в хронологическом порядке лицом, ответственным за получение, выдачу и хранение бланков (далее — ответственное лицо) (п. 8 Порядка № 701, п. 9 Инструкции № 18/29).

К сведению. В учреждениях здравоохранения осуществляется сверка данных книги получения бланков листков нетрудоспособности и книги распределения бланков листков нетрудоспособности не реже одного раза в квартал (п. 8.2 Инструкции № 18/29).

Учет испорченных бланков строгой отчетности

Родовые сертификаты, листки нетрудоспособности могут быть заполнены с ошибками либо утеряны или похищены. Поэтому в учреждениях здравоохранения следует вести:

• книгу учета испорченных, утерянных, похищенных родовых сертификатов (Приложение 5 к Порядку № 701);
• книгу учета испорченных, утерянных, похищенных бланков листков нетрудоспособности (Приложение 5 к Инструкции № 18/29).

Информацию об испорченных, утерянных и похищенных родовых сертификатах и листках нетрудоспособности учреждения здравоохранения передают в конце года в исполнительные органы ФСС.

Для справки. Испорченные бланки строгой отчетности должны храниться в учреждениях здравоохранения в отдельной папке с их описью, в которой указываются фамилия, имя, отчество лечащего врача, выдавшего бланк, дата сдачи, номера и серии испорченных бланков (п. 12 Порядка № 701, п. 13 Инструкции № 18/29).

Сроки хранения бланков строгой отчетности

Как долго должны храниться в учреждениях здравоохранения испорченные бланки строгой отчетности, а также оформленные корешки бланков?

Согласно п. 11 Порядка № 701 и п. 13 Инструкции № 18/29 испорченные бланки родовых сертификатов и листов нетрудоспособности, а также оформленные корешки бланков хранятся в учреждении в течение трех лет.

По истечении указанного срока комиссия, созданная по приказу руководителя учреждения, производит уничтожение:

• испорченных родовых сертификатов — по акту об уничтожении испорченных родовых сертификатов (Приложение 6 к Порядку № 701);
• оформленных корешков родовых сертификатов — по акту об уничтожении корешков родовых сертификатов, срок хранения которых истек (Приложение 4 к Порядку № 701);
• оформленных корешков бланков листков нетрудоспособности — по акту об уничтожении корешков бланков листков нетрудоспособности, срок хранения которых истек (Приложение 4 к Инструкции № 18/29);
• испорченных бланков листков нетрудоспособности — по акту об уничтожении испорченных бланков листков нетрудоспособности (Приложение 6 к Инструкции № 18/29).

Контроль за организацией учета, хранения и правильностью выдачи бланков строгой отчетности

Поскольку к учету бланков родовых сертификатов и листков нетрудоспособности предъявляются особые требования, осуществляется контроль за их соблюдением.

Родовые сертификаты. С целью осуществления контроля за организацией учета, хранения, правильностью выдачи и обоснованностью предъявления к оплате талонов родовых сертификатов ФСС разработал Рекомендации по проведению проверок <*>. В свете этих Рекомендаций проверка отделениями ФСС и их филиалами учреждений здравоохранения, оказывающих медицинскую помощь женщинам в период беременности, в период родов на основании родового сертификата (далее — проверка), производится в целях совершенствования деятельности и представляет собой комплекс мероприятий по изучению, анализу и оценке деятельности учреждений здравоохранения по организации хранения и учета родовых сертификатов, оценку состояния работы по правильности выдачи учреждениями здравоохранения родовых сертификатов.

---

<*> Рекомендации по проведению проверок государственными учреждениями — региональными отделениями Фонда социального страхования Российской Федерации (их филиалами) государственных и муниципальных учреждений здравоохранения (а при их отсутствии — медицинских организаций, в которых в установленном законодательством Российской Федерации порядке размещен государственный и (или) муниципальный заказ) с целью осуществления контроля за организацией учета, хранения, правильностью выдачи и обоснованностью предъявления к оплате талонов родовых сертификатов, направлены Письмом ФСС РФ от 06.02.2009 № 02-10/04-956.

Проверка осуществляется на основании решения руководителя территориального отделения (филиала отделения) ФСС, принимаемого в соответствии с ежеквартальным планом проведения проверок, в котором указывается проверяемое учреждение здравоохранения, состав членов проверяющей комиссии, ее полномочия, а также период проведения проверки.

Для справки. Проверка организации хранения и учета родовых сертификатов, оценка состояния работы по правильности выдачи учреждениями здравоохранения родовых сертификатов должны производиться не реже одного раза в год (п. 7 Рекомендаций по проведению проверок).

Срок проверки исчисляется в календарных днях и не может превышать пять дней. При проведении проверок учреждений здравоохранения, имеющих филиалы, период проверки увеличивается на срок не более трех дней на проведение проверки каждого филиала.

В случае выявления в ходе проверки нарушений, допущенных учреждением здравоохранения при хранении, учете и выдаче родовых сертификатов, отражаемых в справке о проведенной проверке, сроки исправления нарушений указываются в решении, вынесенном по результатам рассмотрения материалов проверки.

По необоснованно выданным родовым сертификатам израсходованные учреждением нецелевым образом средства засчитываются в счет последующих платежей ФСС либо подлежат возврату.

Листки нетрудоспособности. Контроль за организацией экспертизы временной нетрудоспособности, рациональным расходованием средств государственного социального страхования на выплату пособий по временной нетрудоспособности, беременности и родам в лечебно-профилактических учреждениях осуществляется в соответствии с Инструкцией № 291/167 <*>. Контроль может быть ведомственным и вневедомственным (межведомственным). Согласно п. 3 данной Инструкции функции контроля за состоянием экспертизы временной нетрудоспособности исполняют:

• должностные лица территориальных органов управления здравоохранением и учреждений здравоохранения — при ведомственном контроле;
• специалисты исполнительных органов ФСС совместно с территориальными органами управления здравоохранением и учреждениями здравоохранения — при вневедомственном (межведомственном) контроле.

---

<*> Инструкция о порядке осуществления контроля за организацией экспертизы временной нетрудоспособности, утв. Приказом Минздрава России и ФСС РФ от 06.10.1998 № 291/167.

В последнем случае к проведению экспертизы могут привлекаться (при необходимости) представители лицензионно-аккредитационных комиссий, страховых медицинских организаций, территориальных ФОМС, профессиональных медицинских ассоциаций, учреждений высшего профессионального образования, научно-исследовательских институтов, других учреждений здравоохранения и независимые эксперты в пределах их компетенции.

Подписано в печать

30.04.2010

---