Статья. «Учет бланков строгой отчетности» (окончание)

(М.Волчкова)

(«Бюджетные учреждения здравоохранения: бухгалтерский учет и налогообложение», 2006, № 10)

бухгалтерский учет и налогообложение», 2006, № 9

В бухгалтерском учете бланки строгой отчетности числятся на забалансовом счете. Несмотря на то что организация забалансового учета достаточно проста, требования к оформлению и отражению реквизитов бланков строгой отчетности, а также хранение бланков у одних лиц, оформление и выдача их другими лицами, приводят к тому, что учет бланков строгой отчетности в учреждениях здравоохранения можно поставить наравне с балансовым учетом.

Для того чтобы не допустить ошибок и нарушений, руководителям и финансовым отделам учреждений к организации и ведению учета бланков строгой отчетности следует относиться не менее внимательно, чем к бюджетному учету на балансовых счетах. В продолжение темы автор статьи рассматривает, какие бланки строгой отчетности и как составляются при приеме на хранение имущества больного, поступившего в приемное отделение, при сдаче крови или плазмы донорами.

Бланки строгой отчетности, подтверждающие оказание иных услуг, оказываемых медицинскими учреждениями

В лечебно-профилактических учреждениях здравоохранения при поступлении к ним больных производятся прием, учет, хранение и выдача вещей, денег, денежных документов и ценностей, принадлежащих больным. Прием вещей, денежных документов и ценностей больных оформляется бланками строгой отчетности.

Порядок приема и оформления вещей, денежных документов и ценностей больных регулируется отдельными нормативными актами департаментов здравоохранения субъектов РФ, Москвы, Санкт-Петербурга и др. <*> Так, согласно Методическим рекомендациям «Организация работы приемного отделения», утвержденным Департаментом здравоохранения Москвы от 21.07.2003 № 25 (далее — Методические рекомендации), вещи и ценности госпитализированных больных согласно описи сдаются на хранение в больницу. Для этого в приемном отделении выделяется специальное помещение для временного хранения вещей больных. В последующем вещи сдаются на вещевой склад. Ответственность за их сохранность до сдачи на вещевой склад (под расписку на квитанции) несет медицинская сестра приемного отделения, после — старшая медсестра приемного отделения.

<*> До 2003 г. данный порядок регулировался Инструкцией по приему, учету, хранению и выдаче вещей, денег, денежных документов и ценностей, принадлежащих больным, находящимся в лечебно-профилактических учреждениях здравоохранения, утвержденной Приказом Минздрава СССР от 17.10.1986 № 1374. Данный Приказ согласно Приказу Минздрава СССР от 21.06.2003 № 273 «О признании недействующими на территории РФ нормативных правовых актов Минздрава СССР по разделу: „Экономическое развитие“ не применяется на территории РФ.»

Согласно п. 10.2. Методических рекомендаций деньги и ценности больных по приходному кассовому ордеру сдаются кассиру, а в случае его отсутствия — дежурной медицинской сестре с росписью на корешке квитанции. Ценные вещи и деньги больных хранятся в кассе больницы и выдаются больным согласно их заявлению по разрешению главного врача.

В соответствии с п. 10.3. Методических рекомендаций при сдаче на хранение вещей, документов, денег, ценностей оформляются:

• приемная квитанция (ф. № 1-73 МЗ РФ) — заполняется медсестрой приемного отделения в двух экземплярах на сданные больным на хранение вещи и документы. Один экземпляр приемной квитанции хранится в истории болезни до выписки (смерти) больного;
• квитанция на прием вещей, ценностей от больного (ф. № 5-МЗ МЗ РФ);
• квитанция к ордеру на прием денег и денежных документов от больного на хранение (ф. № 41-МЗ) <*>, которая вместе с ордером заполняется в одном экземпляре медсестрой приемного отделения и хранится в истории болезни. Квитанция предъявляется при выписке больного из стационара.

<*> Методические рекомендации предлагают использовать данный бланк, несмотря на то что Приказ, его утвердивший, уже не применяется на территории РФ.

Когда при поступлении в стационар больной не сдает ни вещей, ни денег, ни ценностей, на титульном листе истории болезни делается отметка: «Вещи, документы у больного на руках» (п. 10.5. Методических рекомендаций).

Рассмотрим, как в бухгалтерском учете отражаются операции по приобретению и выдаче бланков строгой отчетности.

Пример. В лечебно-профилактическом учреждении здравоохранения прием, учет, хранение и выдача вещей, денег, денежных документов и ценностей, принадлежащих поступающим в него больным, оформляются бланками строгой отчетности. Учет использования бланков в учреждении ведет бухгалтерия, учет использования бланков в приемном отделении — старшая медицинская сестра.

В июне 2006 г. учреждение приобрело 20000 квитанций ф. № 1-73 МЗ РФ на сумму 10000 руб. и 15000 квитанций к ордерам ф. № 41-МЗ на общую сумму 6000 руб. Бланки оприходованы на специально оборудованный для их хранения склад. Материально-ответственное лицо — кладовщик.

В этом же месяце старшей медсестре выдано под отчет 500 квитанций ф. № 1-73 МЗ РФ и 300 квитанций к ордерам ф. № 41-МЗ. За июль в приемный покой учреждения поступили больные, от которых получены на хранение вещи и денежные средства. Всего выписано 420 квитанций ф. № 1-73 МЗ РФ и 290 квитанций к ордерам ф. № 41-МЗ.

В конце месяца старшая медсестра представила «Реестр сдачи документов» с приложенными квитанционными книжками с третьими экземплярами ф. № 1-73 МЗ РФ и квитанциями к ордерам ф. № 41-МЗ. Составлен Акт о списании бланков строгой отчетности (ф. 0504816), на основании которого списаны использованные бланки.

В учете будут составлены следующие записи:

К сведению: в таблице были использованы забалансовые счета:

• 03/1 «Бланки строгой отчетности у материально-ответственного лица»;
• 03/2 «Бланки строгой отчетности, выданные под отчет».

Бланки строгой отчетности, выдаваемые медицинскими учреждениями населению в соответствии с законодательством

К бланкам строгой отчетности, представляемым медицинскими учреждениями населению в соответствии с законодательством, можно отнести справки и талоны, выдаваемые донорам при сдаче ими крови или плазмы.

Согласно действующему законодательству, в частности Инструкции по учету крови при ее заготовке и переработке в учреждениях и организациях здравоохранения, утвержденной Приказом Минздрава СССР от 15.09.1987 № 1035 (далее — Инструкция № 1035), в целях соблюдения прав доноров на питание, получения компенсаций, сохранения среднего заработка и предоставления дней отдыха им выдаются справки и талоны на питание, которые признаются бланками строгой отчетности.

После проведения медицинского обследования или взятия крови у донора на основании предъявленной им отрывной части «Направления на кроводачу, плазмаферез и др.» формы 404/у учреждением выдаются (п. 5.1. Инструкции № 1035):

• Справка донору об обследовании ф. 401/у;
• Справка донору об освобождении от работы в день кроводачи и представлении ему дополнительного дня отдыха ф. 402/у;
• талон на получение разового питания.

Аналитический учет справок и талонов на питание ведется отдельно по каждому их виду и местам хранения в книге учета бланков строгой отчетности. Они выдаются бухгалтерией под отчет старшей медицинской сестре или ответственному лицу соответствующего отделения станции переливания крови или лечебно-профилактического учреждения, назначенным приказом руководителя учреждения (организации). Бланки справок и талонов на питание хранятся в бухгалтерии и отделениях в железных шкафах (сейфах).

Выдача справок и талонов донорам производится по ведомости формы № 12-МЗ. Также справки и талоны изготавливаются типографским способом, при этом талоны производятся в виде блокнотов в окантовке с типографскими серией и номером. Талон действителен только в день сдачи крови, о чем в нем делается соответствующая отметка (п. 5.6. Инструкции № 1035).

Справки форм № 401/у и 402/у донор представляет по месту работы, чтобы за эти дни ему был начислен средний заработок и предоставлены соответствующие дни отдыха.

Обратите внимание: доноры, сдающие кровь безвозмездно, то есть доноры резерва, получают справки форм № 401/у и 402/у, а также талоны на питание на основании Карт доноров резерва формы № 407/у по отдельной ведомости формы № 12-МЗ (п. 5.5. Инструкции № 1035).

Бланки строгой отчетности, используемые учреждениями при осуществлении финансово-хозяйственной деятельности

Медицинские учреждения, кроме бланков строгой отчетности, отражающих специфику их деятельности и выдаваемых ими, используют бланки строгой отчетности, применяемые практически всеми бюджетными учреждениями, например бланки трудовых книжек и вкладышей в них, удостоверений и др.

Правила ведения и хранения трудовых книжек и вкладышей в них, а также их формы определены Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 <*> (далее — Постановление № 225). Порядок изготовления бланков трудовых книжек и вкладышей в них установлен Приказом Минфина России от 22.12.2003 № 117н «О трудовых книжках».

<*> Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках».

В п. 40 Правил <*> указано, что учет бланков трудовых книжек и вкладышей в них ведется в Приходно-расходной книге по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, которые пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы.

<*> Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденные Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225.

Согласно п. 42 Правил бланки трудовых книжек и вкладыши в них хранятся в организации как документы строгой отчетности и выдаются лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке. Списание испорченных бланков трудовых книжек и вкладышей в них оформляется «Актом о списании бланков строгой отчетности» (ф. 0504816).

От редакции: подробнее об учете бланков трудовых книжек и вкладышей в них читайте в статье А.Павелина «Трудовые книжки: документальный и бухгалтерский учет», опубликованной в журнале «Бюджетные учреждения здравоохранения: бухгалтерский учет и налогообложение», № 7, 2006.

Инвентаризация бланков строгой отчетности

Бланки строгой отчетности подлежат инвентаризации. В соответствии с п. 5 Инструкции о порядке составления и представления годовой, квартальной и месячной бюджетной отчетности <*> (далее — Инструкция № 5н) показатели годовой бюджетной отчетности должны быть подтверждены данными инвентаризации, то есть инвентаризация бланков строгой отчетности в обязательном порядке проводится перед составлением годовой отчетности. Порядок и сроки проведения промежуточных инвентаризаций бланков устанавливаются либо в учетной политике учреждения, либо приказом руководителя. Как правило, их инвентаризацию совмещают с проведением инвентаризации денежных средств и денежных документов.

<*> Инструкция о порядке составления и представления годовой, квартальной и месячной бюджетной отчетности, утвержденная Приказом Минфина России от 21.01.2005 № 5н (в ред. Приказа Минфина России от 11.11.2005 № 137н).

Кроме этого, в соответствии с п. 1.5. Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств (далее — Указания № 49) <*> проведение инвентаризации обязательно:

<*> Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденные Приказом Минфина России от 13.06.1995 № 49.

• при передаче имущества организации в аренду, его выкупе, продаже, а также в случаях, предусмотренных законодательством при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;
• перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года;
• при смене материально-ответственных лиц (на день приемки-передачи дел);
• при установлении фактов хищений или злоупотреблений, а также порчи ценностей;
• в случае стихийных бедствий, пожара, аварий или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
• при ликвидации (реорганизации) организации перед составлением ликвидационного (разделительного) баланса и в других случаях, предусмотренных законодательством или нормативными актами Минфина.

Проверка фактического наличия бланков ценных бумаг и других документов строгой отчетности производится по видам бланков с учетом начальных и конечных номеров тех или иных бланков, а также по каждому месту хранения и материально-ответственным лицам.

Обратите внимание: бюджетные учреждения не используют бланки актов и описей по результатам проведенной инвентаризации, утвержденные Указаниями № 49. Формы регистров бюджетного учета, в том числе № 0504086 «Инвентаризационная опись (сличительная ведомость) бланков строгой отчетности и денежных документов», а также Рекомендации по их заполнению утверждены Приказом № 123н <*>.

<*> Приказ Минфина России от 23.09.2005 № 123н «Об утверждении форм регистров бюджетного учета».

В инвентаризационной описи обязательно отражаются: наименование и код бланка строгой отчетности, единица измерения, сведения о фактическом наличии (цена, количество), сведения по данным бюджетного учета (количество, сумма), сведения о результатах инвентаризации (по недостаче и по излишкам — количество, сумма). Следовательно, учреждение должно обеспечить полный учет бланков строгой отчетности. Некоторые программные продукты не предусматривают ведение «аналитики» по каждому бланку, поэтому бухгалтеру следует учитывать такие моменты при работе с программистами, которые организуют и ведут бухгалтерские программы, или учитывать бланки вручную.

Основные ошибки, допускаемые учреждениями при ведении

забалансового счета 03 «Бланки строгой отчетности»

Самая распространенная ошибка учреждений — отсутствие забалансового учета 03 «Бланки строгой отчетности». Как следствие, отсутствует первичная документация по операциям с бланками строгой отчетности либо некорректное их оформление. Требования к оформлению бланков как первичных документов определены Федеральным законом от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Следующим нарушением, допускаемым бюджетными учреждениями, осуществляющими учет бланков строгой отчетности, является отсутствие регистров накопительного учета. Некоторые бухгалтеры считают, что учет на забалансовых счетах не влияет на состояние бухгалтерской отчетности, поэтому вести регистры бухгалтерского учета по операциям, связанным с использованием бланков строгой отчетности, не нужно. Однако они заблуждаются, и забалансовый учет бланков должен осуществляться в пронумерованных и сброшюрованных книгах, исключающих возможность произвольного внесения изменений или исправлений в них.

Кроме того, отсутствие инвентаризации бланков строгой отчетности также классифицируется контрольными органами как нарушение. Ведь проверить соответствие данных бухгалтерского учета с фактическим наличием бланков можно только по результатам инвентаризации.

Подписано в печать

28.09.2006