Статья: Трудовая книжка и грядущие изменения

(Шадрина Т.)

(«Учреждения здравоохранения: бухгалтерский учет и налогообложение», 2018, № 7)

«Учреждения здравоохранения: бухгалтерский учет и налогообложение», 2018, № 7

Разговоры о переводе кадрового документооборота в электронную форму ведутся уже давно. Некоторые крупные компании (Газпромбанк, Ростелеком и ряд других) участвуют в эксперименте Минтруда и внедряют у себя определенные министерством кадровые документы: трудовой договор, график отпусков, оформление командировок и пр. Трудовые книжки Минтруд еще не затрагивает, хоть и разрабатывает законопроект об электронных трудовых книжках. Пока что ведомство подготовило проект нового порядка ведения трудовых книжек (общественное обсуждение проекта закончилось 07.05.2018). И сегодня мы расскажем, что изменится в правилах ведения бумажных вариантов трудовых книжек.

Вначале отметим, что новый порядок не сильно отличается от действующих в настоящее время Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках» (далее — Правила № 225). Тем не менее отличия все же есть. Но обо всем по порядку.

Общие положения о трудовой книжке

Как и прежде, закреплено, что:

• трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника;
• каждый работодатель (за исключением физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) должен вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего свыше пяти дней, если эта работа основная;
• работодатель обязан по письменному заявлению работника не позднее трех рабочих дней со дня его подачи выдать работнику копию трудовой книжки или заверенную установленным образом выписку из трудовой книжки.

Отметим, что из нового порядка полностью исключены положения об изготовлении бланков трудовой книжки и обеспечении ими работодателей.

Ведение трудовых книжек

Основное новшество — заполнение трудовой книжки должно будет осуществляться в соответствии с новым порядком. Видимо, планируется отменить в этой части Инструкцию по заполнению трудовых книжек, утвержденную Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69. Но как произойдет на самом деле, покажет время.

А пока все записи о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении, а также о награждении, произведенном учреждением, вносятся в трудовую книжку на основании приказа (распоряжения) не позднее недельного срока, а при увольнении — в день увольнения и должны точно соответствовать тексту приказа (распоряжения).

Записи в трудовой книжке должны производиться без каких-либо сокращений и иметь порядковый номер в пределах своего раздела.

Как и прежде, записи о причинах прекращения трудового договора должны вноситься в трудовую книжку в точном соответствии с формулировками Трудового кодекса или иного федерального закона. Порядок внесения записи показан в таблице.

Основание прекращения договора	Запись в трудовой книжке
Прекращение трудового договора в случаях, предусмотренных ст. 77 ТК РФ (за исключением случаев расторжения трудового договора по инициативе работодателя и по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон, — п. 4 и 10 ч. 1 этой статьи)	Делается запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующий пункт ч. 1 ст. 77 ТК РФ
Расторжение трудового договора по инициативе работодателя	Делается запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующий пункт ст. 81 ТК РФ
Прекращение трудового договора по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон	Делается запись об основаниях прекращения трудового договора со ссылкой на соответствующий пункт ст. 83 ТК РФ
Прекращение трудового договора по другим основаниям	Делается запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующие статью, пункт ТК РФ или иного федерального закона
Прекращение трудового договора с работником, осужденным по приговору суда к лишению права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью и не отбывшим наказание	Делается запись о том, на каком основании, на какой срок и какую должность работник лишен права занимать (какой деятельностью лишен права заниматься)

Сведения о работе по совместительству (об увольнении с этой работы) учреждение здравоохранения по месту основной работы сможет внести в трудовую книжку по желанию работника на основании документа, подтверждающего работу по совместительству.

В трудовую книжку по месту работы также вносится (с указанием соответствующих документов) запись:

• о времени военной службы в ВС РФ, органах внутренних дел, Государственной противопожарной службе, учреждениях и органах уголовно-исполнительной системы, органах налоговой полиции, органах по контролю за оборотом наркотических средств и психотропных веществ и таможенных органах;
• времени обучения на курсах и в школах по повышению квалификации, по переквалификации и подготовке кадров.

К сведению. Если работника привлекли к исправительным работам без лишения свободы, этот период не должен засчитываться в общий непрерывный стаж. Запись в трудовой книжке делается на основании справки органов внутренних дел. Такую запись нужно производить на момент окончания сотрудником работ. Если сотрудник был уволен и принят в другом месте, запись внесет уже новый работодатель.

Ничего не планируется менять и в правилах внесения записей о награждениях и поощрении. Поэтому в трудовой книжке отражаются следующие сведения о трудовых заслугах работников учреждений здравоохранения:

• о награждении государственными наградами, в том числе о присвоении государственных почетных званий (на основании соответствующих указов и иных решений);
• награждении почетными грамотами, присвоении званий и награждении нагрудными знаками, значками, дипломами, почетными грамотами, производимом работодателями;
• других видах поощрения, предусмотренных законодательством РФ, а также коллективными договорами, правилами внутреннего трудового распорядка, уставами и положениями о дисциплине.

Помните, что записи о премиях, предусмотренных системой оплаты труда или выплачиваемых на регулярной основе, в трудовые книжки не вносятся.

Отметим, что ныне действующая редакция Правил № 225 содержит норму, согласно которой с каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении работодатель обязан ознакомить ее владельца под роспись в его личной карточке, в которой повторяется запись, внесенная в трудовую книжку (п. 12). В новом порядке такая обязанность для работодателей не установлена.

Корректировка записей в трудовой книжке

Порядок исправления ошибок и неточностей в книжке практически не претерпит изменений. Так, изменение записей о фамилии, имени, отчестве и дате рождения, а также об образовании, профессии и специальности работника производится работодателем по последнему месту работы на основании паспорта, свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов.

При выявлении неправильной или неточной записи ее исправляют по месту работы, где она была внесена, либо по новому месту работы на основании официального документа работодателя, допустившего ошибку. Работодатель обязан в этом случае оказать работнику при его обращении необходимую помощь. Если та организация реорганизована, исправление производится ее правопреемником, а в случае ликвидации — работодателем по новому месту работы на основании соответствующего документа.

Обратите внимание! В разделах трудовой книжки, содержащих сведения о работе или сведения о награждении, зачеркивание неточных или неправильных записей не допускается. Записи изменяют путем признания их недействительными и внесения правильных. В таком же порядке изменяют записи об увольнении работника (переводе на другую постоянную работу) в случае признания их незаконными.

Исправленные сведения должны соответствовать документу, на основании которого они были исправлены. При этом показания свидетелей не могут служить основанием для исправления внесенных ранее записей, за исключением записей, в отношении которых имеется судебное решение.

Восстановление трудовой книжки. Дубликат

Ничего не планируется менять в действиях работника и работодателя при восстановлении трудовой книжки. Если книжка потеряна или пришла в негодность, работник заявляет об этом работодателю по последнему месту работы. Тот в свою очередь выдает работнику дубликат трудовой книжки. Сделать это нужно не позднее 15 дней со дня подачи работником соответствующего заявления.

Порядок оформления дубликата в новом порядке аналогичен установленному в п. 32, 33 Правил № 225. В него вносятся сведения:

• об общем и (или) непрерывном стаже работы работника до поступления к данному работодателю, подтвержденном документами;
• о работе и награждении (поощрении), которые вносились в трудовую книжку по последнему месту работы.

Общий стаж работы записывается суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения работодателя, периодов работы и должностей работника.

Напомним, что дубликат выдается работнику и в том случае, когда в книжке имеется запись об увольнении или переводе на другую работу, признанная недействительной. Для этого работник должен написать заявление с просьбой о выдаче дубликата, а работодатель оформить его, перенеся все записи в трудовой книжке, за исключением записи, признанной недействительной.

Выдача трудовой книжки при увольнении

В п. 35 Правил № 225 сказано, что при увольнении работника все записи, внесенные в его книжку за время работы у данного работодателя, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью работодателя и подписью самого работника. В новом порядке Минтруд предлагает заверять записи печатью организации (печатью кадровой службы) при наличии печати.

Примечание. Работодатель обязан выдать работнику в день увольнения (последний день работы) его трудовую книжку с внесенной в нее записью об увольнении.

При задержке выдачи работнику трудовой книжки по вине работодателя, внесении в трудовую книжку неправильной или не соответствующей федеральному закону формулировки причины увольнения работника работодатель обязан возместить работнику не полученный им за все время задержки заработок. Днем увольнения в таком случае будет считаться день выдачи трудовой книжки. О новом дне прекращения трудового договора издается приказ (распоряжение), а также вносится запись в трудовую книжку. Ранее внесенная запись о дне увольнения признается недействительной согласно новому порядку.

Отметим, проектом исключается положение, что при получении трудовой книжки в связи с увольнением работник оставляет подпись в личной карточке.

Учет и хранение трудовых книжек

Как и прежде, работодатели должны будут учитывать трудовые книжки при помощи:

• приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее (сюда вносятся сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, с указанием серии и номера каждого бланка; книга ведется бухгалтерией);
• книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (здесь регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные работникам вновь; книга ведется кадровой службой или другим подразделением, оформляющим прием и увольнение работников).

Эти формы нам знакомы по Постановлению Минтруда России от 10.10.2003 № 69. Думаем, что Минтруд не будет их менять, хотя возможны корректировки.

При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник оставляет подпись в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Обратите внимание! Минтруд в новом порядке предлагает отменить обязанность по опломбировке книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них или скреплению ее сургучной печатью. По мнению ведомства, достаточно скрепления печатью организации или кадровой службы (при наличии) и заверения подписью руководителя. А вот обязанности по прошивке и нумеровке страниц никто не собирается отменять.

Относительно хранения тоже не предполагается никаких изменений. Все также бланки трудовой книжки и вкладыша будут храниться в организации как документы строгой отчетности и выдаваться лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке. По окончании каждого месяца это лицо обязано представить в бухгалтерию отчет о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и о суммах, полученных за оформленные книжки и вкладыши, с приложением приходного ордера кассы организации.

Испорченные при заполнении бланки трудовой книжки и вкладыша в нее должны уничтожаться с составлением акта.

Трудовые книжки и дубликаты трудовых книжек, не полученные работниками при увольнении либо в случае смерти работника его ближайшими родственниками, должны храниться до востребования у работодателя (в организации или у физического лица, являющегося индивидуальным предпринимателем) в соответствии с требованиями к их хранению, установленными законодательством об архивном деле <1>.

---

<1> Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 утвержден Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, а также сроки их хранения.

Работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладышей в нее.

Новый порядок, предложенный Минтрудом, практически не меняет для работодателей ничего, за исключением некоторых моментов. Во-первых, приходно-расходную книгу по учету бланков и книгу учета движения трудовых книжек не нужно опломбировать или скреплять сургучной печатью, достаточно печати организации или кадровой службы и подписи руководителя. Во-вторых, исключена обязанность по ознакомлению работника с записями, внесенными в трудовую книжку, в личной карточке работника. Полагаем, проект нового порядка упрощает правила ведения и хранения трудовых книжек, что, несомненно, облегчит работу кадровым сотрудникам учреждений здравоохранения.

Т. Шадрина

---