Статья: Составляем график отпусков работников медучреждения на 2019 год
Актуально на 07.11.2026.
Как цитировать: Статья: Составляем график отпусков работников медучреждения на 2019 год. https://bukva.ai/docs/statya-sostavlyaem-grafik-otpuskov-rabotnikov
(Комиссарова Т.)
(«Учреждения здравоохранения: бухгалтерский учет и налогообложение», 2018, № 12)
«Учреждения здравоохранения: бухгалтерский учет и налогообложение», 2018, № 12
НА 2019 ГОД
Вот и подходит к концу 2018 год. Кадровым службам медицинских учреждений следует не забыть утвердить график отпусков. Последний возможный день для этого — 17 декабря, поскольку график должен быть утвержден не позднее чем за две недели до начала нового года (Письмо Минтруда России от 08.12.2017 № 14-2/ООГ-9399). Расскажем о том, как составить и утвердить этот документ, определяющий очередность предоставления отпуска сотрудникам учреждения.
Опрашиваем работников о желаемом времени отдыха
Первое, что должен сделать работодатель, — собрать пожелания работников о времени использования отпуска. Зачем это нужно? Основная масса отпусков используется в летний период. Каждый работник вправе рассчитывать минимум на 28 календарных дней ежегодного оплачиваемого отпуска. Чтобы работодатель не оказался без работников из-за того, что они все ушли в отпуск, следует равномерно распределить периоды отдыха с учетом производственных возможностей.
Какого-либо порядка или способа, как опросить работников о желаемом времени ухода в отпуск, нет. Как правило, в этих целях используется опросный лист, имеющий произвольный вид, или же непосредственно форма графика отпусков. Наличие такого документа поможет подтвердить, что график отпусков составлен с учетом мнения работников.
При распределении отпусков сотрудников стоит помнить, что есть работники, имеющие право на использование отпуска в удобное для них время. Не будем называть все категории (их довольно много), назовем лишь некоторые:
- беременные женщины и женщины после родов — они могут использовать отпуск перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него (ст. 260 ТК РФ);
- совместители — они могут использовать отпуск одновременно с отпуском по основному месту работы (ст. 286 ТК РФ);
- родитель (опекун, попечитель) несовершеннолетнего ребенка, сопровождающий его при поступлении в среднее или высшее учебное заведение, расположенное в другом регионе, если работодатель находится в районе Крайнего Севера или приравненной к нему местности (ст. 322 ТК РФ);
- несовершеннолетние (ст. 267 ТК РФ);
- один из родителей (опекун, попечитель, приемный родитель), воспитывающий ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет (ст. 262.1 ТК РФ);
- женщины, имеющие двух и более детей в возрасте до 12 лет (Решение ВС РФ от 17.06.2014 № АКПИ14-440);
- почетные доноры России и СССР (п. 1 ч. 1 и ч. 2 ст. 23 Федерального закона от 20.07.2012 № 125-ФЗ «О донорстве крови и ее компонентов»);
- ветераны боевых действий, инвалиды войны, участники Великой Отечественной войны (Федеральный закон от 12.01.1995 № 5-ФЗ «О ветеранах»).
Обратите внимание: с 22.10.2018 вступила в силу ст. 262.2 ТК РФ, согласно которой право на использование ежегодного отпуска в удобное время получили работники, имеющие трех и более детей в возрасте до 12 лет. Учитывайте это изменение при планировании отпусков на 2019 год.
Кого включаем в график отпусков?
Этот вопрос довольно актуален, единого мнения среди работодателей по нему нет. Например, непонятно, нужно ли планировать отпуска работников, которые совсем недавно приняты на работу (допустим, в ноябре) и не отработали полгода.
Действительно, право на использование отпуска за первый год работы возникает у работника по истечении 6 месяцев его непрерывной работы у данного работодателя (ст. 122 ТК РФ). Но это не значит, что таких работников не нужно включать в график. Ведь не только установленные полгода, но и их рабочий год, до окончания которого им нужно предоставить отпуск, завершатся раньше окончания 2019 года. Если желания предоставлять отпуск авансом нет, запланируйте отпуск для таких работников по истечении 6 месяцев работы.
До истечения 6 месяцев непрерывной работы отпуск вправе использовать женщины (в части отпуска перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него), несовершеннолетние работники, работники, усыновившие ребенка в возрасте до 3 месяцев, или работники, чьи жены находятся в отпуске по беременности и родам (ст. 122 ТК РФ).
Нужно ли включать в график работников, находящихся в отпуске по уходу за ребенком? Включение их в график зависит от времени их нахождения в данном отпуске. Если он только начался, то в их включении в график смысла нет: в следующем году они продолжат находиться в отпуске по уходу за ребенком, ежегодный отпуск предоставляться не будет. Если же отпуск по уходу за ребенком заканчивается в следующем календарном году, ежегодный отпуск запланировать нужно. При этом необходимо учитывать стаж работы и право на отпуск, установленное ст. 260 ТК РФ: работодатель обязан предоставить ежегодный оплачиваемый отпуск женщине по ее желанию непосредственно по окончании отпуска по уходу за ребенком независимо от стажа ее работы у данного работодателя.
Какие отпуска отражаем в графике отпусков?
Согласно ст. 123 ТК РФ график отпусков содержит информацию о ежегодном оплачиваемом отпуске, который состоит из основного оплачиваемого и дополнительного оплачиваемого отпусков (ст. 120 ТК РФ). Особенности предоставления дополнительных отпусков медицинским работникам раскрыты в ст. 350 ТК РФ. Как следует из норм данной статьи, продолжительность дополнительных отпусков устанавливает Правительство РФ.
Ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск предоставляется следующим категориям медицинских работников:
Иным медицинским работникам и лицам, которые осуществляют свою трудовую деятельность в учреждениях здравоохранения иного профиля, дополнительный отпуск может предоставляться при наличии оснований, перечисленных в ст. 117, 118, 119 ТК РФ. Так, медицинским работникам может предоставляться дополнительный отпуск, если условия труда на рабочем месте по результатам специальной оценки условий труда отнесены к вредным условиям труда 2, 3 или 4-й степени либо к опасным условиям труда. Минимальная продолжительность такого отпуска составляет 7 календарных дней (ст. 117 ТК РФ).
Некоторые работодатели не желают включать в график дополнительный отпуск за работу во вредных условиях труда. Связано это с тем, что данный отпуск предоставляется только за фактически отработанное время в соответствующих условиях, а определить точную продолжительность такого отпуска к моменту утверждения графика невозможно. Вместе с тем отразить данный отпуск нужно. Для этого в графе 6 формы Т-7 <1> отражается только дата начала отпуска, а дата окончания будет определена лишь ко дню составления приказа о предоставлении отпуска. В графе 5 графика отпусков необходимо отразить количество календарных дней отпуска, которое определится путем сложения количества дней основного оплачиваемого и дополнительного оплачиваемого отпусков. Например, сотруднику полагается 30 календарных дней основного оплачиваемого отпуска и 7 календарных дней дополнительного, значит, в графе 5 нужно написать: 37.
<1> Утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».
К сведению. Неиспользованные отпуска также нужно указывать в графике. Это необходимо для соблюдения ст. 122, 124 ТК РФ, которые допускают перенесение отпуска на следующий рабочий год с согласия работника, но при этом обязывают предоставить его не позднее 12 месяцев после окончания рабочего года, за который он предоставляется. Непредоставление ежегодного оплачиваемого отпуска в течение 2 лет подряд запрещено.
Составляем и утверждаем график отпусков
Для графика отпусков работодатель вправе разработать собственную форму, при этом необходимо, чтобы в ней присутствовали все обязательные реквизиты первичного учетного документа (п. 2, 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»). Но мы рекомендуем использовать унифицированную форму Т-7: она удобна, потому что в ней предусмотрены все нужные графы и сведения. Расскажем правила ее заполнения.
Сведения о работнике вносят в графы 1 — 4: указывают структурное подразделение, к которому относится работник, его должность (специальность), фамилию, имя и отчество, табельный номер.
В графе 5 указывается количество дней отпуска работника в календарных днях, на которые он имеет право в будущем году. Нужно учитывать все отпуска: основной, дополнительный, неиспользованный.
Примечание. На момент утверждения графика в нем должны быть заполнены графы 1 — 6.
Отдельной строкой в графе 5 оформляется информация о частях отпуска, если он разбивается. Напомним, что работодатель может по соглашению с работником поделить ежегодный оплачиваемый отпуск на части, причем одна из частей должна быть не менее 14 календарных дней (ст. 125 ТК РФ). Разделение отпуска на части должно быть показано в графике — в виде двух или более интервалов.
В графе 6 указывается дата начала отпуска.
После заполнения этих граф документ подписывается руководителем кадровой службы и утверждается руководителем организации или уполномоченным им лицом.
Если в учреждении имеется профсоюзный орган, график отпусков утверждается с учетом мотивированного мнения его выборного органа. Порядок учета мнения профсоюза определен ст. 372 ТК РФ. В частности, в выборный орган первичной профсоюзной организации направляется проект графика. Этот орган не позднее 5 рабочих дней со дня получения проекта графика направляет работодателю мотивированное мнение по нему в письменной форме.
Если профсоюз не согласен с очередностью предоставления отпусков, установленной графиком, либо предлагает скорректировать документ, работодатель может согласиться с этим или в течение 3 дней после получения мотивированного мнения провести дополнительные консультации с выборным органом первичной профсоюзной организации работников в целях достижения взаимоприемлемого решения. Если прийти к согласию так и не удалось, работодатель может утвердить график, составив протокол разногласий. Выборный орган первичной профсоюзной организации, в свою очередь, может обжаловать график в государственной инспекции труда (ГИТ) или суде. Кроме того, профсоюз имеет право начать процедуру коллективного трудового спора.
ГИТ при получении жалобы (заявления) профсоюзной организации обязана в течение месяца со дня получения провести проверку. В случае выявления нарушения работодателю выдается предписание об отмене утвержденного графика отпусков, обязательное для исполнения.
Обратите внимание! Ознакомьте работников с графиком отпусков, поскольку это локальный нормативный акт, обязательный для исполнения как работодателем, так и работниками. Ни работодатель, ни работник не вправе в одностороннем порядке изменить установленное графиком время ухода в отпуск. Для ознакомления можно ввести в унифицированную форму дополнительную графу «С графиком ознакомлен (дата, подпись)». Лучше сделать это с помощью приказа директора. Подобное дополнение не противоречит закону. Второй вариант — создать отдельный лист ознакомления в произвольном виде.
Графы 7 — 10 графика заполняются уже в течение года, на который он составлен, по мере предоставления отпусков. В графе 7 указывается дата, с которой работник фактически ушел в отпуск. В графе 8 отражается основание переноса отпуска, то есть реквизиты соответствующего приказа, в графе 9 — дата предполагаемого (перенесенного) отпуска. Графа 10 предназначена для примечаний специалиста, следящего за соблюдением графика отпусков. Она может содержать любую ознакомительную информацию, например причину переноса отпуска, отметку об отзыве из него или сведения, за какой рабочий год предоставлен отпуск.
Ответственность за отсутствие графика или нарушение сроков его утверждения
Статьей 5.27 КоАП РФ предусмотрена ответственность за нарушение положений трудового законодательства. Если не утвердить график отпусков или нарушить сроки (например, утвердить в январе текущего года или позднее), работодателю может грозить административный штраф:
Если несоблюдение правил утверждения графика будет выявлено уже не первый раз, штраф возрастет — он составит:
Кроме того, должностным лицам учреждения может грозить дисквалификация на срок от 1 до 3 лет.
О правомерности применения мер административной ответственности говорит и судебная практика (см., например, Решение Челябинского областного суда от 08.12.2016 № 7-1797/2016).
Процедура предоставления отпуска в соответствии с графиком
Чтобы предоставить отпуск по графику, нужно:
1. Вручить уведомление о начале отпуска не позднее чем за 2 недели до начала отпуска (ст. 123 ТК РФ). Если работника ознакомили с периодом отпуска в графике отпусков, отдельное уведомление составлять не нужно.
2. Издать приказ о предоставлении отпуска (ф. Т-6, Т-6а), в котором указываются табельный номер, фамилия, имя и отчество, должность работника, структурное подразделение, в котором он работает, период работы, за который предоставляется отпуск, а также вид отпуска и его продолжительность. Приказ подписывается руководителем организации или уполномоченным лицом. С данным документом работника знакомят под подпись.
3. Выплатить отпускные. Сделать это нужно не позднее чем за 3 дня до начала отпуска (ч. 9 ст. 136 ТК РФ). Если отпускные выплачены позже, работник вправе на основании ч. 2 ст. 124 ТК РФ потребовать переноса отпуска на другой срок.
4. Внести сведения об отпуске в соответствующий раздел личной карточки (ф. Т-2, Т-2ГС(МС)). Лучше сделать это по факту использования работником отдыха, чтобы не вносить изменения в случае переноса отпуска.
5. Отметить время отпуска в табеле учета рабочего времени.
Работник не обязан подавать заявление о предоставлении отпуска. Оно требуется лишь в случае переноса отпуска на другой срок, уточнения даты начала отпуска (если в графике отпусков запланирован лишь месяц) и в случае предоставления отпуска до истечения 6 месяцев непрерывной работы у данного работодателя.
Кратко сформулируем основные выводы.
График отпусков — важный документ, определяющий очередность предоставления работникам отдыха. Нужно утвердить его не позднее чем за 2 недели до наступления нового года (в 2018 году — до 17 декабря) и стараться соблюдать.
При нарушении сроков утверждения графика и при его отсутствии работодателю грозит административная ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ.
Эксперт журнала
«Учреждения здравоохранения:
бухгалтерский учет и налогообложение»
28.11.2018