Статья: Робот в помощь. Как обосновать затраты на автоматизацию HR

(Маскина Н.)

(«Фармацевтический вестник», 2019, № 11)

Еще не так давно помещения кадровых служб были уставлены рядами шкафов с документами. Сегодня благодаря автоматизации картина изменилась. Кадровый документооборот переведен в цифру. Писчей бумаги, которую раньше выписывали на месяц, теперь хватает на год. На рутинные вопросы сотрудников отвечают чат-боты. Но эйч-ары идут дальше — автоматизируют и совершенствуют процессы поиска и подбора, обучения и развития персонала. Однако вопрос часто упирается в бюджет.

Просвещенный абсолютизм

Как убедить руководство выделить деньги на инновации? Этому, зачастую ключевому вопросу была посвящена панельная дискуссия в рамках делового завтрака «Практика управления персоналом в фармкомпаниях: автоматизация процессов поиска, подбора, обучения и развития», организованного группой «Просперити Медиа» и CFO-Russia. В дискуссии приняли участие представители HR, IT и финансов — все заинтересованные стороны.

«В автоматизации HR главное не выбор системы, поставщика, не запуск программы, не обратная связь от пользователей, а принятие решения по бюджету», — задал тон дискуссии вице-президент по управлению персоналом и оргразвитию «Р-Фарм» Иван Семенов.

Главная фигура в принятии решения — генеральный директор. Хорошо, если компании достался технологически просвещенный, демократичный директор, а не «восточный деспот», разоткровенничались участники. Но, скорее всего, придется иметь дело со средним вариантом — «просвещенным монархом».

Для начала HR-директору нужно завоевать авторитет, а для этого следует профессионально делать свое дело, посоветовал Иван Семенов. «Когда авторитет есть и вы планируете проект стоимостью не в 40 тыс., а в 12 млн, первое, что надо сделать, — обратиться к коллегам. Сколотите вокруг себя команду единомышленников. Без финансистов не обойтись. Они помогут найти ошибки в аргументации. Далее сделайте красивый макет и покажите генеральному».

«Каким бы красивым ни был макет, все упирается в цифры», — возразила руководитель корпоративного учебного центра компании Stada Снежанна Настасьина.

Злой гений

Фарма — богатая отрасль с точки зрения инвестиций в IT-технологии. Она выделяет на эти цели в среднем 3 — 4% бюджета, FMCG — лишь 1,5 — 2%, т.е. деньги есть, надо лишь доказать эффективность инвестиций.

Финансового директора эйч-ары часто называют злым гением, который может зарубить любой проект. Однако, когда речь идет об автоматизации, он, как правило, не против. «Это тот случай, когда финансовый директор всегда за, только покажите, где изюм, какая экономия, что принесет бизнесу проект, — заметил финансовый директор компании „Фармфорвард“ Максим Тарасенко. — Скажем, вы обещаете, что за счет автоматизации можно через два года сократить 20 человек. Так подсчитайте экономию затрат на персонал, возврат инвестиций, покажите эффект в цифрах».

«Некрасивый интерфейс» или «неудобно работать» не аргументы для финансового директора. Нужны цифры, желательно выраженные в конкретном плане, где указаны выгоды для компании, например сокращение затрат, увеличение потока пользователей, скорости откликов.

Тут же вспомнили впечатляющий пример из практики Сбербанка, когда были уволены 3 тыс. юристов. Часть рутинных функций этих специалистов взяли на себя автоматизированные системы.

Железный аргумент

Конечно, не всегда можно посчитать в цифрах прямой эффект, который принесет автоматизация HR. Но и здесь можно найти аргументы. Что, к примеру, дает автоматизация процессов рекрутмента?

Как рассказала руководитель отдела поиска и подбора персонала компании «Биннофарм» Надежда Перехрест, автоматизированные системы управления опытом кандидатов экономят время рекрутеров и сокращают бюджеты компаний на подбор сотрудников. С помощью таких систем можно формировать базы данных о кандидатах, где будет содержаться вся история взаимодействия компании со специалистом, накапливаться информация о его росте и карьерном движении. Автоматизация сделает подбор более быстрым и точным, а это скажется на качестве сотрудников компании.

Понятно, что уже внедренные системы документооборота, поиска и подбора персонала или электронного обучения надо развивать. Но не всегда на эти цели начальство готово выделять бюджет. Логика проста: «Зачем? Система и так неплохо работает». Здесь тоже надо аргументированно доказывать, что улучшение нужно вовсе не для того, чтобы у сотрудника появилось время пить чай. Технологичность процессов высвобождает время для решения более сложных, творческих задач, выводит работу на более качественный уровень.

Из квадратного в круглое

Когда деньги посчитаны и решение принято, возникает вопрос: кто будет ответственным за проект — HR, IT или финдиректор? В разных компаниях этот вопрос решается по-разному. Никто лучше эйч-ара не знает HR-процессы. В то же время команды из HR и IT не всегда могут найти общий язык. Какие ошибки, по мнению IT-специалистов, совершают эйч-ары?

HR приходит в IT-службу и говорит: «Сделайте как-нибудь так, чтобы работало вот так». Но директивный подход «мы ставим задачу — вы ее исполняете» не работает. Должно быть взаимодействие сторон и в постановке задачи, и в ее исполнении, считает IT-директор Sanofi Антон Загребельный.

Или другая ситуация: «Хочу так же, как в другой компании». Однако внедрение системы без учета технического контекста, тех платформ, которые уже есть в компании, вряд ли будет успешным. Подход «хотим круглое, а у нас все квадратное» тоже не сработает.

Снежанна Настасьина: «Горячая тема — разница в языках HR и IT».

«Чтобы взаимодействие было эффективным, нужен подход, основанный на бизнес-партнерстве, — сказал Антон Загребельный. — У нас в компании есть функция, которая одной ногой находится в бизнесе, другой в IT. Эти люди понимают задачи, проблемы бизнеса и технологии, сложности, тренды».

«У нас появилась функция Business Excellence, которая понимает запросы бизнеса и подсказывает решения HR», — добавила руководитель направления подбора персонала компании Dr. Reddy's в России Наталья Плотникова.

«Мы все HR-бизнес-партнеры, — подвела черту модератор дискуссии, советник по оргразвитию и управлению персоналом компании „Инвитро“ Анна Борисенко. — Хотите быть убедительны, значит, должны хорошо разбираться в бизнесе и понимать, для чего проект нужен вашей компании, какой толчок развитию бизнеса даст автоматизация».

Н. Маскина

---