Статья. «Разъездной характер работы в медорганизации»

(Я. Э. Люблинская)

(«Главбух». Приложение «Учет в медицине», 2006, № 4)

РАЗЪЕЗДНОЙ ХАРАКТЕР РАБОТЫ В МЕДОРГАНИЗАЦИИ

В медицинской организации работа некоторых сотрудников связана с разъездами. Как возмещать данные расходы? Какие налоги нужно исчислить и уплатить в бюджет? И какие документы работнику следует представить в бухгалтерию организации? Разобраться в этих вопросах нам поможет новая редакция Трудового кодекса РФ, вступившая в действие с 6 октября 2006 г., а также мнение финансистов, выраженное в Письме Минфина России от 29 августа 2006 г. № 03-03-04/1/642.

Примечание. Изменения в Трудовой кодекс РФ внесены Федеральным законом от 30 июня 2006 г. № 90-ФЗ.

Понятие «разъездной характер работы»

Трудовой кодекс РФ дополнен ст. 168.1., согласно которой работникам, постоянная работа которых имеет разъездной характер, работодатель возмещает связанные со служебными поездками расходы по проезду. Размеры и порядок возмещения таких расходов, а также перечень работ, профессий, должностей этих работников устанавливаются коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами. Размеры и порядок возмещения расходов на разъездной характер работы должны также устанавливаться и трудовым договором. Обязанность работодателя включить в трудовой договор условие о разъездном характере работы следует из ст. 57 Трудового кодекса РФ.

Документальное оформление расходов на проезд

При любом из способов компенсаций проезда в медицинской организации должны быть оформлены следующие документы:

• коллективный договор, в котором работодатель обязуется возмещать расходы, связанные с разъездным характером работы;
• трудовые договоры, подписанные работодателем и работником, в которых обязательно указывается, что работа носит разъездной характер;
• локальный нормативный акт организации (приказ руководителя, положение или иной документ), в котором определяются способы возмещения работникам расходов, порядок использования проездных билетов и автотранспорта, размер и сроки возмещения расходов по каждой должности, порядок представления авансовых отчетов, виды транспорта, на которые приобретаются проездные билеты.

Перечень должностей, размеры и порядок возмещения расходов целесообразно указывать именно в локальном нормативном акте, а не в коллективном договоре.

Это связано с тем, что эти данные могут ежемесячно меняться в зависимости от нужд медорганизации, а коллективный договор в большинстве случаев заключается на несколько лет и не нуждается в частом пересмотре.

Способы возмещения расходов

Расходы, связанные со служебными «разъездами», могут быть возмещены различными способами.

1. Предоставление проездных билетов:

• путем централизованной закупки, оплачиваемой организацией через банк по договору с транспортной организацией;
• путем выдачи наличных денежных средств под отчет сотруднику для самостоятельного приобретения проездного билета.

2. Предоставление служебного автотранспорта.

3. Возмещение работнику расходов, связанных с эксплуатацией личного автотранспорта в служебных целях.

4. Аренда личного автотранспорта работника с выплатой арендной платы.

В некоторых медицинских организациях оплата расходов по разъездному характеру работы оформляется как материальная помощь или надбавка к зарплате, но, разумеется, такие выплаты нельзя назвать компенсациями, которые предусмотрены в ст. 164 Трудового кодекса РФ.

Рассмотрим из этих способов возмещения расходов два первых — наиболее распространенные.

Предоставление проездного билета

Это самый распространенный случай оплаты компенсации проезда работникам медицинских организаций.

Медицинская организация может приобрести билеты для каждого сотрудника, имеющего разъездной характер работы, а может и ограничиться меньшим количеством билетов, если служебные разъезды не носят ежедневный характер для работника из утвержденного списка.

Компенсируются только служебные разъезды: проездной билет должен выдаваться сотруднику после его прибытия на рабочее место и сдаваться им в конце рабочего дня.

Обычно местом хранения проездных билетов является касса медицинской организации, что должно быть определено ее локальным нормативным актом.

Выдача и возврат проездных билетов отражаются в книге регистрации, где указываются фамилия и инициалы работника, дата, время выдачи и возврата билета, цель поездки и название организации, в которую он ездил.

Проездной билет, срок использования которого истек, хранится в кассе организации, подшивается к документам поставщика, по которым он был оприходован при оплате через банк, или к авансовому отчету, если денежные средства на приобретение проездного билета выдавали наличными.

Предоставление служебного автотранспорта

Подтверждается записью в путевом листе служебного автомобиля. В некоторых случаях, несмотря на закрепление за работником служебного автотранспорта, ему приходится пересаживаться на городской транспорт.

В такой ситуации должен быть издан отдельный приказ руководителя, подтверждающий необходимость замены. В числе прочего, это возможно, например, в следующих случаях:

• при нахождении автотранспорта в ремонте;
• лишения работника водительских прав.

Налогообложение расходов

Расходы, связанные с разъездным характером работы, не включаются в налоговые базы по налогу на прибыль, ЕСН, налогу на доходы физических лиц, обязательному пенсионному страхованию только при соблюдении определенных условий. Рассмотрим их подробнее.

Налог на прибыль

Согласно ст. 253 Налогового кодекса РФ расходы, связанные с производством и реализацией, включают в себя расходы на оплату труда. В эту группу расходов входят в том числе начисления компенсирующего характера, связанные с режимом работы и условиями труда (п. 3 ст. 255 Налогового кодекса РФ).

В то же время на основании п. 26 ст. 270 Налогового кодекса РФ при определении налоговой базы по налогу на прибыль не учитываются расходы на оплату проезда к месту работы и обратно транспортом общего пользования, специальными маршрутами, ведомственным транспортом, за исключением следующих сумм:

• подлежащих включению в состав расходов на производство и реализацию товаров (работ, услуг) в силу технологических особенностей производства;
• расходов на оплату проезда к месту работы и обратно, предусмотренных трудовыми договорами (контрактами) и (или) коллективными договорами.

Таким образом, размер компенсации стоимости проездных билетов, используемых в служебных целях, может быть включен в состав расходов, учитываемых в целях налогообложения прибыли, но при соответствующем документальном оформлении.

Данное мнение подтверждено Письмом Минфина России от 29 августа 2006 г. № 03-03-04/1/642.

Налог на доходы физических лиц

В соответствии с Письмом Минфина России от 6 мая 2006 г. № 03-05-01-04/117 суммы возмещения организацией проезда работников не являются объектом налогообложения НДФЛ только при условии, что транспортные расходы осуществляются непосредственно в целях выполнения работником трудовых обязанностей.

Кроме того, Письмо Минфина России от 29 августа 2006 г. № 03-05-01-04/252 дает дополнительные разъяснения: разъездной характер работы должен быть подтвержден коллективным и трудовым договорами, а также локальным нормативным актом.

Единый социальный налог

В соответствии с п. 1 ст. 236 Налогового кодекса РФ объектом налогообложения ЕСН признаются выплаты, начисляемые налогоплательщиком в пользу физических лиц за выполнение работ и оказание услуг по трудовым, гражданско-правовым и авторским договорам. При этом, если данные выплаты налогоплательщики-организации не могут отнести к расходам, уменьшающим налогооблагаемую базу по налогу на прибыль, то есть если данные выплаты осуществляются за счет чистой прибыли организации, их суммы не могут облагаться и ЕСН.

Кроме того, на основании ст. 238 Налогового кодекса РФ не подлежат налогообложению все виды установленных законодательством РФ компенсационных выплат в пределах установленных норм, связанных в том числе с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей.

Поэтому следует обратить внимание на то, что оплата транспортных расходов, осуществленных в служебных целях, не является выплатой по трудовому договору и, соответственно, не облагается ЕСН. Такого же мнения придерживаются чиновники Минфина России в Письме от 4 мая 2006 г. № 03-05-01-04/112.

Таким образом, если в трудовом и коллективном договорах, а также в локальных нормативных актах медорганизации предусмотрены компенсации проезда в служебных целях, то эти расходы ЕСН не облагаются, что подтверждается Письмом Минфина России от 21 августа 2006 г. № 03-05-02-04/130.

Если организация осуществляет данные расходы, но при этом они не перечислены в коллективном и трудовом договорах, а также локальных нормативных актах организации, то расходы осуществляются за счет чистой прибыли и, следовательно, также не облагаются ЕСН.

Взносы на обязательное пенсионное страхование

Поскольку сумма расходов на оплату разъездного характера в любом случае не является объектом обложения единым социальным налогом, указанные выплаты не облагаются страховыми взносами на обязательное пенсионное страхование (п. 2 ст. 10 Федерального закона от 15 декабря 2001 г. № 167-ФЗ).

Взносы на страхование от несчастных случаев на производстве

На основании Перечня выплат, на которые не начисляются страховые взносы в Фонд социального страхования РФ, определяемого в соответствии с Постановлением Правительства РФ от 7 июля 1999 г. № 765, формируется налоговая база по страхованию от несчастных случаев на производстве. В частности, на основании п. 13 данного списка в нее не включается стоимость льгот по проезду, предоставляемых отдельным категориям работников законодательством РФ.

Медицинским работникам оплата расходов на «служебные разъезды» российским законодательством не установлена, поэтому сумма оплаты включается в налоговую базу.

Заместитель главного бухгалтера

13.11.2006

---